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摘要：隨著互聯(lián)網(wǎng)和信息技術(shù)的迅速發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)信息數(shù)據(jù)處理成為檔案文件管理業(yè)務(wù)中最常見的應(yīng)用技術(shù)，現(xiàn)代文件管理方法不僅邏輯清晰，而且比傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件管理方法更高效。目前國內(nèi)多數(shù)高校的檔案文件管理業(yè)務(wù)相對薄弱，歸檔文件管理復(fù)雜性相對高、管理業(yè)務(wù)人員需求相對大，文件存檔業(yè)務(wù)也存在較多問題。為創(chuàng)新和改革檔案文件管理方式，本文通過對高校檔案管理信息化方面存在問題進(jìn)行分析，找出各單位文件管理業(yè)務(wù)高效率的組合狀況，提出管理對策，以適應(yīng)新時代高校檔案管理需求、提高管理業(yè)務(wù)效率。

關(guān)鍵詞：檔案管理；高校；信息化；建設(shè)研究

一、緒論

傳統(tǒng)的高校檔案管理和審核方式都是線下完成的——即檔案管理員線下通知相關(guān)老師和部門整理、準(zhǔn)備好檔案信息，將整理好的檔案打印出來上交給檔案管理員，檔案管理員再對檔案進(jìn)行審核。審核結(jié)束后，管理員將檔案入庫保存。這種線下提交和審批的方式已經(jīng)維持了很久，而且管理員已經(jīng)習(xí)慣于這樣的檔案管理和審批方式。2020年，由于新冠肺炎疫情的傳播，基本上所有的學(xué)校都延時開學(xué)。一切的活動都轉(zhuǎn)到線上進(jìn)行，檔案的提交和審核作為高校管理工作的一個環(huán)節(jié)自然也必須通過線上完成。經(jīng)過一年的嘗試和使用，人們越來越感覺到線上將檔案管理提交和審核進(jìn)行數(shù)字化后的好處[1]。在信息化的時代下，存儲文檔要求能夠快速、準(zhǔn)確地找到，要可以極大地提高業(yè)務(wù)單元的業(yè)務(wù)效率[2]。然而，在檔案管理的過程中，有許多問題，高校必須面對問題并加以解決。如果這些問題沒有及時發(fā)現(xiàn)和解決，可能會對高校管理產(chǎn)生非常負(fù)面的影響，因此對高校檔案管理的研究發(fā)展有著非常大的必要性，進(jìn)而使得各高校適應(yīng)新時代管理系統(tǒng)的變化趨勢[3]。

二、高校檔案管理信息化的意義

（一）減輕工作人員工作強(qiáng)度

比較傳統(tǒng)的文件收集管理方法，高校要對被管理的文件進(jìn)行收集和直接存儲，需要大量的工作人員，同時工作效率較低，也耗費(fèi)了大量的時間和精力[4]。如果現(xiàn)代高校采用電子信息記錄管理檔案的方式，將能夠更快地實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)采集管理，具有自動化、網(wǎng)絡(luò)化、實(shí)時性的優(yōu)勢，實(shí)現(xiàn)檔案共享的同時降低了管理工作人員的工作強(qiáng)度，有效提高管理工作效率。[5]

（二）保證快速查詢

網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)進(jìn)步發(fā)展的時代下，傳統(tǒng)的管理方法有效地處理了高校存檔文件，加強(qiáng)了監(jiān)督，訪問管理人員在詳細(xì)查看存檔文件的倉庫就能直接基于所需的文檔，這一方法是困難的。然而，如果使用計(jì)算機(jī)檢索所需的檔案，可以找到的信息相對更快和更準(zhǔn)確。這有效地降低了管理組的工作強(qiáng)度，使查找更快捷、更方便。文獻(xiàn)數(shù)字化建設(shè)是適應(yīng)時代發(fā)展的一項(xiàng)新舉措，它能夠提高檔案文獻(xiàn)管理的單一化操作，打破文獻(xiàn)存儲的地域性[6]。通過采用信息化保存的方法，可以有效地提高管理工作效率，不需要大量的人工操作工作，可以讓管理人員更快的收集和編輯記錄。

（三）便于信息的安全以及保密

對于高校而言，檔案文件是一種相對重要的信息資源，直接影響著高校的生存和發(fā)展，檔案中的信息具有較高的價值。高校檔案中的信息一旦損壞，就會給高校帶來不可避免的損失，也可能直接影響到高校人員的利益。通過檔案文件的信息化手段，可以有效地提高信息的安全性和保密性[7]。與傳統(tǒng)的紙質(zhì)保存相比，它更快、更機(jī)密，有效地保證了數(shù)據(jù)信息的安全。同時，可以通過使用加密等手段有效防止信息泄露和信息被盜，從而保證高校的利益，傳統(tǒng)的檔案管理方法已不適應(yīng)信息時代的要求。

三、高校檔案管理信息化存在的問題

（一）沒有重視檔案信息化的管理

對于一些高校來說，由于在學(xué)校發(fā)展過程中沒有建立專業(yè)的檔案文件信息管理部門來節(jié)約成本資源，無法承擔(dān)檔案文件管理信息的發(fā)展。即使一些部門監(jiān)督檔案文件管理信息的發(fā)展，也只是以形式出現(xiàn)。監(jiān)督管理人員往往只是一個簡單的分類，歸檔文件的集合不配備檔案的知識文檔，因此責(zé)任不強(qiáng)，從而歸檔文件的管理部門不規(guī)范。信息管理至關(guān)重要，如果管理不嚴(yán)謹(jǐn)，高校檔案文件可能被大量非法使用。

（二）檔案文件管理在信息發(fā)展水平上存在一定差距

因?yàn)橛泻芏嘞鄬鹘y(tǒng)的高校受這些傳統(tǒng)的限制，信息技術(shù)不發(fā)達(dá)，大部分的高校仍然采用手工歸檔，對如何管理信息不符合市場發(fā)展規(guī)律沒有創(chuàng)新的想法。與一些先進(jìn)高校相比，這些高校沒有一定的技術(shù)和能力。說到先進(jìn)高校，他們認(rèn)識到檔案信息管理的重要性，投資于檔案信息領(lǐng)域，把檔案信息管理作為高校生存發(fā)展的基礎(chǔ)。這使得高校可以在社會上獲得更多的信息和支持，有效地結(jié)合網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，不斷開發(fā)文檔資源，進(jìn)一步加速高校的發(fā)展[8]。

（三）檔案管理人員存在的問題

1.檔案文件管理規(guī)定的業(yè)務(wù)態(tài)度缺失。在一個高校的發(fā)展過程中，擁有大量檔案管理經(jīng)驗(yàn)是相當(dāng)不錯的，管理檔案文件的單位的工作人員也是如此。許多高校的文件存儲管理都有一種應(yīng)對業(yè)務(wù)流程的態(tài)度，并沒有及時更新文件歸檔或者缺乏清理工作，同時也發(fā)現(xiàn)工作人員缺乏適當(dāng)?shù)哪托模@對高校管理業(yè)務(wù)單位的發(fā)展產(chǎn)生了非常大的負(fù)面影響。2.檔案文件管理重新建立后的存儲文件管理。現(xiàn)代高校的檔案文件管理，常采用紙質(zhì)歸檔文檔管理，在涉及許多其他部門臨時員工，在校學(xué)生的歸檔文件管理，大部分管理成員沒有專業(yè)知識。阻礙了檔案文件管理事業(yè)的發(fā)展。當(dāng)許多檔案管理部門的文檔管理人員被替換時，文檔管理接管工作沒有很好地完成，許多文檔被丟棄。這對高校來說是巨大的錯誤。

（四）高校沒有采用相應(yīng)的措施保管好檔案

大部分的高校仍然采用手工歸檔文檔管理領(lǐng)域的工作，對如何管理信息不符合市場發(fā)展規(guī)律沒有創(chuàng)新的想法。與一些先進(jìn)高校相比，這些高校沒有一定的技術(shù)和能力。相對先進(jìn)高校，檔案文件管理上存在許多欠缺。因此，加強(qiáng)存儲業(yè)務(wù)的管理，同時明確這些文件容易損壞的特殊性質(zhì)，特別保管。1.檔案文件管理業(yè)務(wù)單位不規(guī)范。檔案文件的管理是一項(xiàng)復(fù)雜的業(yè)務(wù)，在高校中，沒有存儲文件的管理規(guī)范。另外，檔案館的文件混亂無序，需要花很多時間才能找到，影響了管理的效率。2.業(yè)務(wù)單位個人資料更新不及時。大多數(shù)業(yè)務(wù)單位不能及時更新檔案，或者更新速度慢。隨著時代在變化，科技在進(jìn)步，一切都在變化，這就要求管理檔案文件不能停留在一個階段，而是要跟上時代的進(jìn)步。3.對企業(yè)集團(tuán)引進(jìn)先進(jìn)技術(shù)進(jìn)行文件歸檔的管理和保護(hù)意識不強(qiáng)。隨著時代的進(jìn)步，現(xiàn)有的存檔管理方法和設(shè)施，已經(jīng)無法適應(yīng)時代的發(fā)展，但許多業(yè)務(wù)單位都沒有意識到問題的嚴(yán)重性，有必要引進(jìn)高科技產(chǎn)品，進(jìn)行全面高效的管理。4.關(guān)于法律法規(guī)的制定。在我國，當(dāng)前管理業(yè)務(wù)單元，開發(fā)過程起步相對較晚，因此相關(guān)法律法規(guī)不是很完整，歸檔文檔管理的內(nèi)容暫時無法進(jìn)一步提升，單位負(fù)責(zé)人有大量的檔案文件，無法妥善管理，由于低效率的歸檔文件管理，混亂的檔案文件管理業(yè)務(wù)多，也存在歸檔文件的損失。因?yàn)闆]有法律保護(hù)，沒有辦法對其處理。

四、高校檔案管理的對策研究

鑒于檔案管理工作中存在的諸多問題，需要我們?nèi)ミM(jìn)行整改、去創(chuàng)新去發(fā)現(xiàn)，通過分析原因，結(jié)合現(xiàn)狀找到合適的解決措施，從而提高高校檔案管理的工作效率，促進(jìn)我們國家各高校檔案管理工作現(xiàn)狀的提升。

（一）制度建設(shè)方面

1.建設(shè)規(guī)范統(tǒng)一的管理平臺。檔案管理信息化的實(shí)現(xiàn)，首先要建立規(guī)范統(tǒng)一的管理平臺。明確規(guī)定信息采集標(biāo)準(zhǔn)、應(yīng)用軟件標(biāo)準(zhǔn)等內(nèi)容，確保相關(guān)規(guī)定不斷規(guī)范統(tǒng)一，使管理平臺能夠?qū)崿F(xiàn)與其他信息系統(tǒng)的集成。確保數(shù)據(jù)的完整性、真實(shí)性和有效性。在社會發(fā)展的當(dāng)下，業(yè)務(wù)集團(tuán)為社會做出了巨大的貢獻(xiàn)，檔案文件的管理在業(yè)務(wù)單位的發(fā)展中，發(fā)揮了相對重要的作用。因此，在高校中發(fā)展中，存儲文檔的管理，是建立一個相對嚴(yán)格的存儲文檔管理系統(tǒng)，在必要的業(yè)務(wù)單位，按照國家有關(guān)法律、法規(guī)，歸檔文件的管理監(jiān)督高校可以依規(guī)處理工作，確保安全的高校檔案文件。2.加強(qiáng)電子文件保管及技術(shù)。歸檔文件的管理必須首先改變自己的想法，必須積極認(rèn)識到電子文檔存儲的重要性，加強(qiáng)高校本身統(tǒng)一管理系統(tǒng)技術(shù)，保證個人信息的安全，歸檔工作小組應(yīng)該謹(jǐn)慎對待，注意歸檔文件的管理。各部門使用的存儲文件管理電子系統(tǒng)也必須與存儲文件管理系統(tǒng)相一致，實(shí)現(xiàn)一體化的存儲文件管理系統(tǒng)要有保障，保證準(zhǔn)確性和真實(shí)性。通過采用規(guī)范的制度，可以有效地提高數(shù)據(jù)庫的質(zhì)量，增強(qiáng)資源共享的力度，從而減少不必要的工作和資源成本。3.云存儲。作為高校，電子文檔的數(shù)量可能會穩(wěn)步增加，給內(nèi)存帶來壓力。在這種情況下，高校可以采用云存儲，云存儲具有大量的庫存和數(shù)據(jù)存儲以及業(yè)務(wù)訪問。通過提供在線存儲空間，確保最大安全性，高校也可以降低成本，提高資源利用率。另外，在信息技術(shù)飛速發(fā)展的今天，互聯(lián)網(wǎng)的應(yīng)用已經(jīng)滲透到各個行業(yè)，建立一個業(yè)務(wù)單位檔案管理的信息平臺是非常必要的。一種新形式的記錄管理方法可以快速發(fā)現(xiàn)記錄持有者的存儲位置，也可以方便地導(dǎo)入，可以減少記錄歸檔人員的工作壓力，一邊記錄管理也可以做一些更細(xì)微的工作。4.引進(jìn)先進(jìn)的設(shè)施，形成管理規(guī)則。如果存儲文檔管理設(shè)施被上鎖，必然會影響高校的發(fā)展，高校也要意識到已經(jīng)走出了傳統(tǒng)時代，應(yīng)該通過引進(jìn)先進(jìn)的設(shè)施來管理存儲文檔。電子檔案文件的使用是新時代檔案文件管理的必經(jīng)之路，存儲文件管理都應(yīng)朝著這個方向發(fā)展。只有這樣，才能加強(qiáng)檔案的服務(wù)。管理歸檔文檔應(yīng)逐步加強(qiáng)的過程中合理有效地管理文檔，補(bǔ)充自己的管理規(guī)則，不能陷入困境。文檔管理人力資源消耗高，高效管理文檔目前是所有高校的目標(biāo)，所以管理工作應(yīng)加強(qiáng)。5.及時更新檔案，合理有效地保存檔案。因?yàn)槊恳粋€新的人員波動，都需要對檔案文件，收集和歸檔，這對高校發(fā)展將有很大的幫助，也能夠快速收集，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)單元信息的歸檔。因?yàn)楦咝Ｐ枰男畔⒃谌魏螘r間，如為自己增加存檔文件的利用率和使用合理的現(xiàn)有記錄。各高校單位必須將注意力轉(zhuǎn)向現(xiàn)有檔案文件，及時了解有用的信息，這會是一個巨大的幫助，也能更好地發(fā)展高校。

（二）人員管理方面

1.加強(qiáng)對高校檔案管理人員的培訓(xùn)。高校檔案管理單位應(yīng)定期安排一組管理人員接受相關(guān)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，加強(qiáng)他們的專業(yè)知識，確保他們認(rèn)識到工作的重要性，樹立正確的業(yè)務(wù)態(tài)度。自改革開放的開始，我國的發(fā)展速度迅速，信息需求快速增長，文檔管理工作必須跟隨時代的發(fā)展，不能雇傭非專業(yè)人員。最好是在每個部門都認(rèn)真做好管理，特別是檔案管理的單位，應(yīng)該把管理質(zhì)量放在第一位。第二，管理監(jiān)督部門也進(jìn)行定期專業(yè)培訓(xùn)項(xiàng)目的管理保留文件，通過培養(yǎng)黨的思想教育項(xiàng)目，在許多方面增加高校整體發(fā)展，保證歸檔文件管理的操作項(xiàng)目。2.業(yè)務(wù)單位檔案文件的管理應(yīng)符合業(yè)務(wù)接管的相關(guān)規(guī)定。管理單位委員會應(yīng)嚴(yán)格規(guī)定檔案文件管理業(yè)務(wù)接管事宜。高校人員因故缺勤的，應(yīng)當(dāng)在離開前交接保管文件并在原單位發(fā)現(xiàn)問題時進(jìn)行及時交接。3.做好檔案文件管理的保護(hù)工作。加強(qiáng)檔案組的管理意識，定期檢查歸檔文件的完整情況，發(fā)現(xiàn)問題及時進(jìn)行修復(fù)和補(bǔ)充。歸檔業(yè)務(wù)似乎是一項(xiàng)非常復(fù)雜的業(yè)務(wù)，但事實(shí)并非如此。管理團(tuán)隊(duì)必須非常耐心，并且關(guān)注這個業(yè)務(wù)。

五、結(jié)論

在檔案管理中，目前許多高校都采用信息化平臺系統(tǒng)管理檔案。緊隨現(xiàn)代互聯(lián)網(wǎng)和信息技術(shù)的發(fā)展，各高校更加重視教育領(lǐng)域大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用，同時努力提高互聯(lián)網(wǎng)信息數(shù)據(jù)處理效率，促使現(xiàn)代文件管理更加清晰智能。這些工作既促進(jìn)了高校的發(fā)展，同時解決了文件信息的規(guī)范管理。高校的檔案管理工作并不是一朝一夕就能完成的，它是一項(xiàng)繁瑣、系統(tǒng)的工程，高校檔案管理人員不僅要做好傳統(tǒng)的檔案管理工作，還要結(jié)合檔案現(xiàn)代化管理需要，充分運(yùn)用信息化技術(shù)等先進(jìn)手段提高檔案科學(xué)管理水平，這樣才能使高校檔案工作不斷創(chuàng)新發(fā)展，適應(yīng)現(xiàn)代高校發(fā)展的需要。

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作者：秦姣