導語：交通廳電子公文流轉及OA系統運行規則條例一文來源于網友上傳，不代表本站觀點，若需要原創文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

第一章總則

第一條為加強我廳辦公自動化系統（簡稱OA系統）管理，確保電子公文流轉規范、精簡高效、安全可靠，根據《國家行政機關公文處理辦法》（國發〔2000〕23號）、《中華人民共和國電子簽名法》及部省關于精簡公文等相關法規要求，結合我廳實際，特制定本規則。

第二條電子公文是指按照國家、省有關公文處理辦法，以OA系統公文管理模塊為平臺，借助計算機系統閱讀、處理并可在通信網絡上傳輸，具有規范格式的公文電子數據。

電子公文的種類、格式及行文規則與紙質公文相同，加蓋電子印章后視為正式公文，與紙質公文具有同等法律效力。

第三條本規則所指的電子公文流轉程序，包括電子公文的傳輸（收文、發文）、辦理、用印和歸檔等。

第四條本規則適用于廳機關及經批準使用我廳OA系統的廳直單位、重點工程、市州交通部門及其使用人員。

第五條涉密文件(含資料)不得在OA系統中進行交換和處理。

第二章管理機構、人員及職責

第六條廳辦公室是電子公文處理及OA系統的管理機構，負責組織和協調廳機關電子公文管理、培訓等工作，指導全省交通系統電子公文管理工作。

廳科教處負責相關技術協調工作。

廳信息中心負責OA系統軟件開發、調試安裝、運行維護和日常管理工作。

第七條凡需要使用OA系統的單位，應向廳辦公室提出書面申請，經審核批準后由廳信息中心負責辦理注冊手續并取得帳號和密碼。因使用單位名稱、公章、用戶出現變更、撤銷、合并等情況而需要在OA系統中做相應處理的，均應向廳辦公室提出書面申請。

第八條各使用單位必須明確一位領導負責電子公文處理及OA系統管理工作，并確定一名專職或兼職管理人員負責本單位OA系統的日常管理和使用，并做好與省廳OA系統的銜接。

第九條使用人員取得帳號和初始密碼后應立即修改密碼，妥善保管好帳號和密碼，并定期（建議每60天）更改密碼。如忘記密碼應由本單位系統管理員報廳信息中心進行處理。

如因用戶使用初始密碼、簡單密碼或者密碼外泄等原因造成不良后果的，追究使用人員的責任。

第十條因工作需要進行遠程辦公的，應向廳辦公室提出申請，審核通過后，由廳信息中心負責辦理并發放VPN軟件、密鑰文件。使用人員應妥善保管VPN軟件、密鑰文件，不得外泄他人使用。

第十一條為正常使用OA系統短信通知功能，各單位應指定專人負責接受短信，并向廳辦公室提供使用人員手機號碼，如手機換號應及時向廳辦公室提出更換。

第十二條廳機關全體工作人員必須在工作日上班第一時間登錄辦公自動化系統，及時辦理和閱畢電子公文。

如因出差等原因不能及時處理公文的，應設置委托代辦，指定授權的代辦人代為處理工作。

第十三條各使用單位必須在工作日內不少于四次登錄OA系統接收公文，時間分別為每日8時、11時、14時、16時，確保文件得到及時處理。

對有時限的急件，在接到短信或電話通知后要立即查閱、辦理。

第三章電子公文形式及精簡要求

第十四條根據我廳實際，電子公文形式主要包括：湖北省交通廳（黨組）文件、湖北省交通廳函、湖北省交通廳辦公室文件、湖北省交通廳明傳電報、湖北省交通廳專用文件、湖北省交通廳會議通知、湖北省交通廳簽報等。

第十五條電子公文應厲行“少發文、發短文”的原則，嚴格控制文件規格、減少文件數量、壓縮文件篇幅、提高文件質量，確保公文的權威性、針對性和實效性。

第十六條凡能通過電話、傳真、電子郵件、便函等方式解決問題的不印發文件。能以廳辦公室名義印發的不以廳名義印發。能以函或內部傳真的形式印發的，不以文件形式印發。

能以電話、當面匯報等方式解決問題的，不向廳領導呈送簽報。

第十七條凡已及時公開的文件，各地、各部門不再層層轉發。廳領導的講話，不宜公開的，以交通內部情況通報形式印發；可公開公布的，應在交通廳政府網站及時。廳領導講話的主要內容已在交通廳政府網站，或巳印發會議材料，或會后已由部門印發的，一般不再印發情況通報。

第十八條省廳印發的文件一般不超過3000字，廳辦公室印發的文件一般不超過1000字。廳領導講話印發情況通報時，應視情作必要的精簡，原則上不超過5000字。簡報一般不超過1000字。調研報告一般不超過4000字。對超過字數要求的，由承辦處室負責精簡、壓縮。

第十九條起草文件要注重針對性、指導性和可操作性，突出主題，盡量減少一般性論述。倡導清新簡練的文風，做到言簡意賅、條理清楚、文字精煉。

第四章收文管理

第二十條電子公文收文管理一般包括簽收、登記、擬辦、批辦、分辦、承辦、催辦和立卷歸檔等環節。

（一）簽收和登記。對主送我廳的公文，由廳辦公室文書在1個工作日內進行簽收、掃描、登記；對主送或抄送各處室的公文，由各處室在1個工作日內進行簽收、掃描、登記；對越級上報、主旨不明、多頭請示等類來文，經廳辦公室主任同意后退回原單位；對與我廳無關的抄送類來文，不在OA系統中流轉。

廳直單位、重點工程和市州交通部門來文，一律通過oa系統上報。

對省廳發文，機關各處室、廳直各單位、各重點工程和各市州交通局應明確專人，每日定時簽收、登記和辦理。

（二）分辦和擬辦。電子公文經文書登記后，由廳辦公室主任（或副主任）根據內容和性質，在當日提出明確擬辦意見，分送廳領導批示或送有關處室辦理。其中，部、省來文一般直接送廳領導批示，時間緊迫可同時送相關處室同步辦理；下級單位來文，一般分送有關處室辦理，由相關處室提出處理意見后報廳領導批示。

（三）批辦。廳領導對送簽的公文，應在2個工作日內簽批完畢，并送回廳辦公室處理。

涉及幾個部門共同辦理的文件，應明確主辦處（室），由主辦處（室）商有關部門會辦。

（四）分辦。廳辦公室應在廳領導簽批意見后在1個工作日內將審簽后的公文發送給相關領導閱示或相關部門辦理；對廳領導有具體執行指示的文件，必須經廳辦公室主任閱知后再分發轉辦。

（五）承辦。承辦單位應根據領導簽批意見及時處理公文，遵守辦文時限，禁止積壓、延誤公文。

公文辦理時限一般為平件15個工作日，急件5個工作日，特急件3個工作日。

對各地、各部門請示事項，承辦人員要快辦快結，并及時回復辦理情況，急件即辦即復，一般件不得超過10個工作日；情況比較復雜、一時難以辦結的事項，也要按上述時限要求及時反饋工作進展情況，做到事事有著落、件件有回音。

對不屬于本單位職權范圍或不適宜由本單位辦理的，應當在1個工作日內退回廳辦并說明理由。

公文辦理中凡涉及其它部門的事項，主辦部門要主動會同有關部門協商處理；協辦部門要積極予以配合。

（六）催辦。根據省交通廳政務督辦辦法有關規定，廳辦公室應當建立公文檢查催辦制度，做到緊急公文跟蹤催，重要公文重點催，一般公文定期催，并依托手機短信提示系統、催辦通知單等方式及時提醒催辦，對超過辦理時限要求的，按月在網上進行公布。

系統自動催辦期一般為平件第10個工作日，急件第3個工作日、特急件第2個工作日。

（七）備查。電子公文處理完畢，應當及時辦結，并將文件辦理情況準確記錄于辦理意見中，如內容較多，可上傳于附件中，以備查詢和歸檔。

第二十一條接收單位應對電子公文的發送單位、公文的完整性和文體格式等審核無誤后方可進行打印或進入本單位流程公文流轉，對不符合要求或不能正常接收的電子公文，應及時要求重發或與廳辦公室聯系。

第二十二條電子公文接收失敗時，收文單位應及時向發文單位提出申請，說明原因，請求重發；如果是因OA系統故障造成的，應及時向廳信息中心反饋。

第五章發文管理

第二十三條電子公文發文管理一般包括擬稿、核稿、會簽、審核、簽發、編號、制版、校對、用印、分發、立卷、歸檔等環節。

第二十四條發文程序：

（一）廳（黨組）發文程序：主辦處室承辦人擬稿——處室領導核稿——相關部門會簽——廳辦公室審核（上報部、省的文件，經廳辦公室主任核稿）——廳領導審閱簽發——廳辦公室編號、制版——擬稿人校對——廳辦公室印刷、用印、分發。

（二）廳辦公室發文程序：與廳發文程序基本相同，由廳辦公室主任簽發。

（三）廳專用文件發文程序：主辦處室承辦人擬稿——處室領導核稿——廳領導簽發——主辦處室編號——廳辦公室制版——擬稿人校對——廳辦公室印刷——主辦處室用印、分發。

（四）廳明傳電報發文程序：主辦處室承辦人擬稿——處室領導核稿——廳辦公室審核——廳領導簽發——廳辦公室編號、制版、用印——主辦處室分發。

（五）廳部門發函程序：主辦處室承辦人擬稿——處室領導核稿、簽發——處室承辦人編號、制版、用印、分發。

（六）建議提案發文程序：主辦處室承辦人擬稿——處室領導核稿——廳辦公室送簽——廳領導簽發——廳辦公室制版——擬稿人校對——廳辦公室用印、分發。

第二十五條廳發公文送廳領導簽發之前，應當由廳辦公室審核。審核的重點是：是否需要行文；是否符合國家的法律、法規和方針、政策及部省有關規定；是否與有關部門協商、會簽；文字表述、文種使用、公文格式等是否符合有關規定；公文的依據文及附件是否齊全。對不符合要求的文件應及時退經辦人修改或重辦。

第二十六條廳發公文一般按廳領導分工，由分管廳領導簽發；上報部、省或重要的下發文，先送分管廳領導審核，再送廳長或其授權的副廳長簽發；

第二十七條廳領導簽批公文應有明確意見，公文簽發人對所簽發的公文內容全面負責。

對廳領導批示不同意、有需修改或具體執行指示的文件，必須經廳辦公室主任閱知后再轉辦。

第二十八條廳發文均由廳辦公室文印室負責制版，由主辦處室擬稿人負責校對。校對過程中，如需對文稿進行重大修改，應請示原簽發人同意。

第二十九條發文管理人員要嚴格按照公文要求的范圍發送，認真核對受文單位，并定時檢查公文接收情況，實施有效監控，必要時電話或短信通知受文單位及時閱文。

特急公文、會議通知應同時以短信或電話形式通知。

第六章電子印章的制作和管理

第三十條電子印章是對電子公文進行數字簽名的印章，與實物印章具有同等法律效力，應嚴格管理，妥善保管。

電子印章的制作式樣和標準，參照國務院《關于國家行政機關和企業事業單位社會團體印章管理的規定》(國發〔1999〕25號)執行。

第三十一條電子印章的制作、變更或銷毀工作統一由廳辦公室負責。

各使用單位需要制作、補發、變更或銷毀本單位電子印章的，由本單位提出書面申請，經本單位負責人簽字同意后，報廳辦公室審批，由廳信息中心具體辦理。

第三十二條對電子印章（含加密設備）的管理等同于實物印章，印章密碼必須由各使用單位指定專人保管和使用。

保管使用人不能正常負責保管和使用電子印章期間，應另行指定專門人代為妥善負責保管和使用電子印章。

人員變動時，應嚴格做好印章交接和密碼更換工作。

電子印章管理人員不得向無關人員透露操作程序或提供個人密碼等相關設備和軟件。

第三十三條若需要在紙質文件上使用交通廳公章，各處室必須填寫用印申請，選擇需公章類型及份數，經本處室領導審核，送廳領導簽批后使用。

第三十四條電子印章（含加密設備）如有遺失，應立即向廳信息中心掛失，并向廳辦公室申請補發，同時將舊電子印章交回廳辦公室。如因遺失造成嚴重后果的，將追究相關人員責任。

電子印章（含加密設備）補發所需費用由使用單位承擔。

第三十五條各使用單位應按照國務院國發〔1999〕25號文件規定，參照本辦法制定本單位電子印章的管理使用辦法。

第七章電子公文的立卷、歸檔

第三十六條電子公文處理完畢后，應根據《中華人民共和國檔案法》、《交通文件材料立卷歸檔辦法》及有關規定，及時立卷歸檔，以維護電子公文的真實性、完整性、安全性和可識別性，保證電子公文長期有效利用。

第三十七條廳辦公室負責廳收發公文的立卷歸檔，各部門負責本部門公文的立卷歸檔。

第三十八條公文的原件應當保存完好，具有保存價值的電子文件，必須制成紙質文件。進行歸檔時，必須將電子文件與相應的紙質文件一并歸檔。

第三十九條整理好的案卷，應當按照有關規定定期向檔案部門移交。個人不得保管應歸檔的公文。

第八章安全保障

第四十條各單位要加強計算機及網絡安全保密知識教育，嚴格遵守“涉密信息不上網，上網信息不涉密”的原則和國家有關信息安全管理的有關規定。不得利用OA系統從事危害國家安全、泄露國家秘密的違法犯罪活動。不得復制和傳播妨礙社會治安或淫穢色情信息。不得將非法信息、帶電子病毒的文檔錄入系統。不得向無關人員透露操作程序或密碼等。

第四十一條各使用單位應按照OA系統配置要求，提供一臺經廳信息中心檢查認可的電腦，由廳信息中心負責安裝、調試并接入網絡。各單位要采取可靠的技術安全保障措施保障網絡安全。具體要求是：

（一）使用OA系統的電腦應指定專人管理和維護，必須設置開機密碼，并且密碼由六位以上復雜字符(字母+數字)組成；

（二）聯入OA系統的計算機必須安裝殺毒軟件，使用外來磁盤必須進行檢測，加強病毒防范工作，嚴防病毒破壞OA系統；禁止在聯入OA系統的計算機上玩電腦游戲，禁止瀏覽不安全網站等；

（三）使用OA系統的電腦原則上專機專用，如有需要，也可使用或接入經廳信息中心認可的其他系統或業務網絡。未經廳信息中心同意，使用單位不得擅自將無關設備或網絡接入OA系統。如因違反上述規定，造成不良后果的，將追究相關領導及人員的責任。

第四十二條廳信息中心應采取可靠的安全防護技術保障廳機關計算機網絡安全。系統管理員要定期檢查、維護接入OA系統的計算機網絡，及時檢查清除計算機病毒，發現問題要及時排除，確保系統正常運行。各使用單位對無法排除的問題，要立即與廳辦公室和廳信息中心聯系協助處理。

第四十三條按照誰使用、誰保管、誰負責的原則，嚴格管理使用單位和人員的用戶標識、密碼，并按照機密級保管。不得亂設、私設系統的使用人員，嚴格控制無關人員對公文收發系統的訪問。

第四十四條開通移動辦公系統的電腦筆記本中，直接載有省廳辦公自動化的安全信息，使用人員必須妥善管理，嚴防信息泄露。

第四十五條為確保電子公文數據安全，電子公文應當存放在指定服務器上，廳信息中心應切實加強數據庫管理，建立完善相關備份系統，每日定時備份電子公文數據。未經廳辦公室主任同意，不得隨意修改、刪除和打印。

第四十六條OA系統主機應保持24小時開機，確保網絡正常，確保電子公文通暢運行。如需進行網絡維護，必須報經廳辦公室批準，并及時通知公告。

第四十七條OA系統維護、培訓經費，由廳辦公室會同廳信息中心提出預算，列入部門預算管理。

第九章附則

第四十八條對違反本規則造成電子公文處理工作延誤或失泄密的單位和人員，予以通報批評；造成事故的，按照有關規定從嚴追究其責任。

第四十九條本規則由廳辦公室負責解釋。

第五十條本規則自印發之日起施行。各單位可參照本規則制定具體細則。廳其他有關公文處理的規定，凡與本規則不一致的，以本規則為準。