論文關(guān)鍵詞：基層人民法院檔案管理利用

論文摘要：如何做好法院檔案管理工作，實(shí)現(xiàn)法院檔案工作規(guī)范化、制度化、科學(xué)化、便捷化，使人民法院檔案工作在推進(jìn)依法治國(guó)、建設(shè)社會(huì)主義法治國(guó)家進(jìn)程中發(fā)揮其應(yīng)有的作用，是當(dāng)前基層人民法院亟待解決的問(wèn)題。基層人民法院作為國(guó)家審判機(jī)關(guān)的前沿陣地，不僅承擔(dān)了大量的刑事、民商事、行政和執(zhí)行等多項(xiàng)審判工作，也是構(gòu)建和諧司法、展示國(guó)家司法權(quán)威和提高司法公信力的“第一道防線”。

隨著社會(huì)的不斷進(jìn)步，檔案的擁有量和使用量日益增多，法院檔案的管理工作必須堅(jiān)持高起點(diǎn)、高標(biāo)準(zhǔn)、高要求，不斷提高法院檔案質(zhì)量和檔案的有效開(kāi)發(fā)和利用，更好地服務(wù)審判服務(wù)社會(huì)。如何做好法院檔案管理工作，實(shí)現(xiàn)法院檔案工作規(guī)范化、制度化、科學(xué)化、便捷化，使人民法院檔案工作在推進(jìn)依法治國(guó)、建設(shè)社會(huì)主義法治國(guó)家進(jìn)程中發(fā)揮其應(yīng)有的作用，是當(dāng)前基層人民法院亟待解決的問(wèn)題。

人民法院的檔案是國(guó)家檔案的重要組成部分，真實(shí)地記錄了人民法院的審判工作和其他各項(xiàng)活動(dòng)，為實(shí)行審判監(jiān)督提供了重要依據(jù)和必要條件，是做好法院各項(xiàng)工作不可缺少的重要環(huán)節(jié)和條件。

一、基層法院檔案管理利用面臨的形勢(shì)

（一）訴訟檔案數(shù)量急速遞增

增強(qiáng)檔案管理意識(shí)提高檔案管理水平

區(qū)法院加強(qiáng)檔案管理工作公務(wù)員之家版權(quán)所有，全國(guó)公務(wù)員共同的天地!

根據(jù)省高院歸檔和檔案管理工作會(huì)議精神，法院依據(jù)《檔案法》的要求，堅(jiān)持檔案工作“集中統(tǒng)一管理，維護(hù)完整與安全，便于提供利用”的基本原則和“為審判工作服務(wù)”的基本宗旨，不斷加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，完善措施，規(guī)范管理，有效促進(jìn)了檔案管理工作。

高度重視，全員學(xué)習(xí)，提高檔案管理意識(shí)。一是強(qiáng)化檔案法規(guī)教育，培養(yǎng)全員檔案意識(shí)。今年以來(lái)，該院領(lǐng)導(dǎo)高度重視檔案工作教育，多次組織全院干警學(xué)習(xí)檔案知識(shí)，反復(fù)宣傳檔案管理法律法規(guī)，定期考查學(xué)習(xí)情況并分庭室進(jìn)行評(píng)分，增強(qiáng)了全員檔案意識(shí)，提高了各庭室歸檔意識(shí)，營(yíng)造人人關(guān)心檔案管理工作的強(qiáng)烈氛圍，形成全員重視、齊抓共管的良好局面。二是強(qiáng)化業(yè)務(wù)規(guī)范，提高檔案管理質(zhì)量水平。該院將檔案工作納入法院工作的總體規(guī)劃，制定檔案工作管理目標(biāo)，明確檔案工作責(zé)任制，與其它工作一起部署、一起檢查、一起考核；并調(diào)整了檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組、檔案鑒定領(lǐng)導(dǎo)小組及保密工作領(lǐng)導(dǎo)小組，嚴(yán)格負(fù)責(zé)檔案工作規(guī)劃的制定、檔案管理措施的落實(shí)以及檔案安全保管等有關(guān)事宜。同時(shí)每年派員參加區(qū)舉辦專(zhuān)職檔案員培訓(xùn)班，進(jìn)行檔案業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)、指導(dǎo)，使檔案管理有條不紊地推進(jìn)。

嚴(yán)格制度，著重落實(shí)，提高檔案管理效率。一是健全規(guī)章制度，規(guī)范檔案管理工作。該院根據(jù)檔案目標(biāo)管理要求，建立健全了一整套檔案統(tǒng)一管理制度。（）歸檔限期制度。制定了《立案歸檔制度》，訴訟案卷審結(jié)即移交檔案室，嚴(yán)格辦理移交手續(xù)，編制歸檔目錄，逐一檢查，逐一簽名，做到歸檔及時(shí)、歸檔文件材料齊全、完整、規(guī)范，提高歸檔率、完整率。（）借卷審批制度。制定了調(diào)閱、借閱、查閱檔案規(guī)定，嚴(yán)格借閱訴訟檔案的管理，本院各部門(mén)借閱、查閱檔案的，應(yīng)填寫(xiě)借閱、查閱案卷函，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人同意，辦公室負(fù)責(zé)人審核批準(zhǔn)后方可辦理。本院干警借閱期限為個(gè)月，到期未還需按規(guī)定辦理續(xù)借手續(xù)；如外單位或個(gè)人借閱，需經(jīng)主管院長(zhǎng)簽字批準(zhǔn)后方可到檔案室借調(diào)檔案。《調(diào)閱、借閱、查閱檔案規(guī)定》的實(shí)施，一方面保證法院審理工作和檔案室管理井然有序，另一方面也保證了審判資料不流失、有效保護(hù)了當(dāng)事人的秘密。二是按章辦事，嚴(yán)格日常檢查，嚴(yán)把質(zhì)量關(guān)。檔案人員按照檔案管理的要求逐份檢查，檢查的內(nèi)容包括：檔案盒標(biāo)注的名稱(chēng)、內(nèi)容是否正確、案卷封皮填寫(xiě)是否正確、案卷數(shù)是否正確等等。每年集中歸檔期一結(jié)束，檔案人員把歸檔中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題匯報(bào)給主管領(lǐng)導(dǎo)，在主管領(lǐng)導(dǎo)指導(dǎo)下及時(shí)糾正解決。三是注重開(kāi)發(fā)利用，提高服務(wù)效果，充分發(fā)揮各類(lèi)檔案的使用價(jià)值。為了充分發(fā)揮檔案的潛在作用，方便利用，該院檔案室注重編制檔案檢索工具，共編制案卷目錄、全引目錄、專(zhuān)題目錄、文號(hào)目錄種以及檔案工具索引、庫(kù)房檔案存放示意圖等。注重匯編資料，將收集到的檔案信息重新組合，進(jìn)行深加工，編制成芝山區(qū)法院組織機(jī)構(gòu)沿革、大事記、各類(lèi)案件結(jié)案基礎(chǔ)數(shù)字統(tǒng)計(jì)、基礎(chǔ)數(shù)字匯編、檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)帳、案例編研等匯編資料，以確保利用檔案的各種需要。注重為各個(gè)處室提供良好的檔案服務(wù)，把“死檔案”變成了“活資料”。公務(wù)員之家版權(quán)所有，全國(guó)公務(wù)員共同的天地!

加大投入，完備設(shè)施，改善檔案管理環(huán)境。該院領(lǐng)導(dǎo)經(jīng)常到檔案室實(shí)地檢查，針對(duì)管理要求，下決心為檔案室添置、更新了部分設(shè)備，購(gòu)置了電腦、增設(shè)了新檔案柜、更新窗簾、溫濕度計(jì)、滅火器等，使庫(kù)房達(dá)到防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防蟲(chóng)、防鼠“八防”要求，優(yōu)化了檔案室的管理環(huán)境。

一、加強(qiáng)檔案工作的指導(dǎo)思想是為審判、偵查、公訴服務(wù)，為當(dāng)事人服務(wù)。

二、組卷必須符合有關(guān)規(guī)定的要求。

三、立卷歸檔必須符合有關(guān)規(guī)定的要求。

三、除本院院長(zhǎng)外，任何單位、人員借閱卷宗必須填寫(xiě)借卷單并經(jīng)辦公室分管檔案工作的負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。

四、本院黨組成員借閱案卷的，應(yīng)當(dāng)辦理借閱手續(xù)。

五、辦案人員因辦案需要借閱案卷時(shí)，須本人親自借閱。委托其他人員借閱的，需要填寫(xiě)委托借閱書(shū)。

近幾年，電子信息技術(shù)取得飛速發(fā)展。辦公自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)化漸趨完善，許多日常工作可以直接在計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)上辦結(jié)，文件從產(chǎn)生到處理結(jié)案幾乎可以不使用紙和筆，產(chǎn)生了大量的電子文件。法院電子信息檔案也經(jīng)歷了一個(gè)從無(wú)到有、從不規(guī)范到規(guī)范化管理的過(guò)程。從電子文件形成的過(guò)程和特點(diǎn)看，電子文件仍像普通文件一樣具有形成階段、管理階段、處置階段。根據(jù)文件生命周期理論，電子文件的處置階段（歸檔）仍應(yīng)由檔案部門(mén)集中統(tǒng)一管理。電子文件需要全新的管理形式，傳統(tǒng)的檔案管理方式和方法已經(jīng)無(wú)法適應(yīng)。因此，對(duì)電子文件實(shí)行檔案化管理成為一個(gè)可供選擇的出路。

一、電子文件檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理的區(qū)別

1、電子文件檔案的歸檔時(shí)間與傳統(tǒng)檔案不同。電子文件檔案可以在文件辦理結(jié)案后隨時(shí)歸檔，或在某一時(shí)間周期定時(shí)統(tǒng)一歸檔，由文件形成部門(mén)通過(guò)網(wǎng)絡(luò)傳送給檔案部門(mén)，并用電子數(shù)碼簽名封簽認(rèn)證，由檔案工作人員接收登記，按事由原則給出檔案分類(lèi)號(hào)，設(shè)定訪問(wèn)限制級(jí)別，以便將來(lái)用戶(hù)查找利用。這樣隨時(shí)歸檔，一方面可以避免文件漏歸，保證歸檔率和完整率，另一方面也符合電子文件自身的特點(diǎn)，快速便捷，還可以避免檔案的流失和病毒的破壞。

2、電子文件的歸檔方式與傳統(tǒng)檔案不同。電子文件由于采用電子編碼技術(shù)，可以編輯修改而不留痕跡，載體無(wú)法固定，某些鑒別文件原始憑證性的關(guān)鍵信息也可以更改，這些都使電子文件的原始憑證性辨別變得復(fù)雜而困難。因此，電子文件在形成過(guò)程中要隨時(shí)進(jìn)行數(shù)字簽名、信息認(rèn)證、身份驗(yàn)證和加密保護(hù)，保證文件在傳輸、處理過(guò)程中不會(huì)出現(xiàn)錯(cuò)誤，以確保檔案部門(mén)收到的電子文件的原始性、真實(shí)性和準(zhǔn)確性，保證電子文件的法律憑證地位。

3、電子文件在保管方式上和傳統(tǒng)檔案有差異。電子文件載體易老化變質(zhì)及信息多媒體、新存貯介質(zhì)的產(chǎn)生和發(fā)展，都會(huì)影響電子文件的長(zhǎng)期可讀性。檔案部門(mén)可以在接收到電子文件后打印出一份紙質(zhì)檔案以作備份，但最終的解決辦法還是需要計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展和文件形成部門(mén)的配合，檔案部門(mén)在接收到電子文件后對(duì)文件進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換，以通用、統(tǒng)一的格式存儲(chǔ)接收到的電子文件檔案，以便將來(lái)計(jì)算機(jī)技術(shù)發(fā)展后，仍能讀取以前存儲(chǔ)的檔案，保證信息資源方便利用。

4、電子文件的分類(lèi)、編目等管理方式與傳統(tǒng)檔案不同。因?yàn)殡娮游募奶厥庑裕梢赃_(dá)到文件一級(jí)的管理，所以，檔案部門(mén)在接收到文件同時(shí)，可以馬上給每份文件編制一個(gè)唯一的文件號(hào)，并給出相應(yīng)的分類(lèi)號(hào)和檔案號(hào)，根據(jù)上下行文之間的關(guān)系，再給出相關(guān)文件號(hào)，在歸檔的同時(shí)進(jìn)行主題詞標(biāo)引、著錄。技術(shù)條件允許時(shí)可以編制多角度、全方位的檢索工具方便檢索查詢(xún)信息。用戶(hù)只須給出文件分類(lèi)號(hào)或主題詞，即可以找出相應(yīng)的文件和相關(guān)的上下級(jí)行文及附件，從而大大減輕檔案工作人員的勞動(dòng)強(qiáng)度。

近幾年，電子信息技術(shù)取得飛速發(fā)展。辦公自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)化漸趨完善，許多日常工作可以直接在計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)上辦結(jié)，文件從產(chǎn)生到處理結(jié)案幾乎可以不使用紙和筆，產(chǎn)生了大量的電子文件。法院電子信息檔案也經(jīng)歷了一個(gè)從無(wú)到有、從不規(guī)范到規(guī)范化管理的過(guò)程。從電子文件形成的過(guò)程和特點(diǎn)看，電子文件仍像普通文件一樣具有形成階段、管理階段、處置階段。根據(jù)文件生命周期理論，電子文件的處置階段（歸檔）仍應(yīng)由檔案部門(mén)集中統(tǒng)一管理。電子文件需要全新的管理形式，傳統(tǒng)的檔案管理方式和方法已經(jīng)無(wú)法適應(yīng)。因此，對(duì)電子文件實(shí)行檔案化管理成為一個(gè)可供選擇的出路。

一、電子文件檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理的區(qū)別

1、電子文件檔案的歸檔時(shí)間與傳統(tǒng)檔案不同。電子文件檔案可以在文件辦理結(jié)案后隨時(shí)歸檔，或在某一時(shí)間周期定時(shí)統(tǒng)一歸檔，由文件形成部門(mén)通過(guò)網(wǎng)絡(luò)傳送給檔案部門(mén)，并用電子數(shù)碼簽名封簽認(rèn)證，由檔案工作人員接收登記，按事由原則給出檔案分類(lèi)號(hào)，設(shè)定訪問(wèn)限制級(jí)別，以便將來(lái)用戶(hù)查找利用。這樣隨時(shí)歸檔，一方面可以避免文件漏歸，保證歸檔率和完整率，另一方面也符合電子文件自身的特點(diǎn)，快速便捷，還可以避免檔案的流失和病毒的破壞。

2、電子文件的歸檔方式與傳統(tǒng)檔案不同。電子文件由于采用電子編碼技術(shù)，可以編輯修改而不留痕跡，載體無(wú)法固定，某些鑒別文件原始憑證性的關(guān)鍵信息也可以更改，這些都使電子文件的原始憑證性辨別變得復(fù)雜而困難。因此，電子文件在形成過(guò)程中要隨時(shí)進(jìn)行數(shù)字簽名、信息認(rèn)證、身份驗(yàn)證和加密保護(hù)，保證文件在傳輸、處理過(guò)程中不會(huì)出現(xiàn)錯(cuò)誤，以確保檔案部門(mén)收到的電子文件的原始性、真實(shí)性和準(zhǔn)確性，保證電子文件的法律憑證地位。

3、電子文件在保管方式上和傳統(tǒng)檔案有差異。電子文件載體易老化變質(zhì)及信息多媒體、新存貯介質(zhì)的產(chǎn)生和發(fā)展，都會(huì)影響電子文件的長(zhǎng)期可讀性。檔案部門(mén)可以在接收到電子文件后打印出一份紙質(zhì)檔案以作備份，但最終的解決辦法還是需要計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展和文件形成部門(mén)的配合，檔案部門(mén)在接收到電子文件后對(duì)文件進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換，以通用、統(tǒng)一的格式存儲(chǔ)接收到的電子文件檔案，以便將來(lái)計(jì)算機(jī)技術(shù)發(fā)展后，仍能讀取以前存儲(chǔ)的檔案，保證信息資源方便利用。

4、電子文件的分類(lèi)、編目等管理方式與傳統(tǒng)檔案不同。因?yàn)殡娮游募奶厥庑裕梢赃_(dá)到文件一級(jí)的管理，所以，檔案部門(mén)在接收到文件同時(shí)，可以馬上給每份文件編制一個(gè)唯一的文件號(hào)，并給出相應(yīng)的分類(lèi)號(hào)和檔案號(hào)，根據(jù)上下行文之間的關(guān)系，再給出相關(guān)文件號(hào)，在歸檔的同時(shí)進(jìn)行主題詞標(biāo)引、著錄。技術(shù)條件允許時(shí)可以編制多角度、全方位的檢索工具方便檢索查詢(xún)信息。用戶(hù)只須給出文件分類(lèi)號(hào)或主題詞，即可以找出相應(yīng)的文件和相關(guān)的上下級(jí)行文及附件，從而大大減輕檔案工作人員的勞動(dòng)強(qiáng)度。

近幾年，電子信息技術(shù)取得飛速發(fā)展。辦公自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)化漸趨完善，許多日常工作可以直接在計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)上辦結(jié)，文件從產(chǎn)生到處理結(jié)案幾乎可以不使用紙和筆，產(chǎn)生了大量的電子文件。法院電子信息檔案也經(jīng)歷了一個(gè)從無(wú)到有、從不規(guī)范到規(guī)范化管理的過(guò)程。從電子文件形成的過(guò)程和特點(diǎn)看，電子文件仍像普通文件一樣具有形成階段、管理階段、處置階段。根據(jù)文件生命周期理論，電子文件的處置階段（歸檔）仍應(yīng)由檔案部門(mén)集中統(tǒng)一管理。電子文件需要全新的管理形式，傳統(tǒng)的檔案管理方式和方法已經(jīng)無(wú)法適應(yīng)。因此，對(duì)電子文件實(shí)行檔案化管理成為一個(gè)可供選擇的出路。

一、電子文件檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理的區(qū)別

1、電子文件檔案的歸檔時(shí)間與傳統(tǒng)檔案不同。電子文件檔案可以在文件辦理結(jié)案后隨時(shí)歸檔，或在某一時(shí)間周期定時(shí)統(tǒng)一歸檔，由文件形成部門(mén)通過(guò)網(wǎng)絡(luò)傳送給檔案部門(mén)，并用電子數(shù)碼簽名封簽認(rèn)證，由檔案工作人員接收登記，按事由原則給出檔案分類(lèi)號(hào)，設(shè)定訪問(wèn)限制級(jí)別，以便將來(lái)用戶(hù)查找利用。這樣隨時(shí)歸檔，一方面可以避免文件漏歸，保證歸檔率和完整率，另一方面也符合電子文件自身的特點(diǎn)，快速便捷，還可以避免檔案的流失和病毒的破壞。

2、電子文件的歸檔方式與傳統(tǒng)檔案不同。電子文件由于采用電子編碼技術(shù)，可以編輯修改而不留痕跡，載體無(wú)法固定，某些鑒別文件原始憑證性的關(guān)鍵信息也可以更改，這些都使電子文件的原始憑證性辨別變得復(fù)雜而困難。因此，電子文件在形成過(guò)程中要隨時(shí)進(jìn)行數(shù)字簽名、信息認(rèn)證、身份驗(yàn)證和加密保護(hù)，保證文件在傳輸、處理過(guò)程中不會(huì)出現(xiàn)錯(cuò)誤，以確保檔案部門(mén)收到的電子文件的原始性、真實(shí)性和準(zhǔn)確性，保證電子文件的法律憑證地位。

3、電子文件在保管方式上和傳統(tǒng)檔案有差異。電子文件載體易老化變質(zhì)及信息多媒體、新存貯介質(zhì)的產(chǎn)生和發(fā)展，都會(huì)影響電子文件的長(zhǎng)期可讀性。檔案部門(mén)可以在接收到電子文件后打印出一份紙質(zhì)檔案以作備份，但最終的解決辦法還是需要計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展和文件形成部門(mén)的配合，檔案部門(mén)在接收到電子文件后對(duì)文件進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換，以通用、統(tǒng)一的格式存儲(chǔ)接收到的電子文件檔案，以便將來(lái)計(jì)算機(jī)技術(shù)發(fā)展后，仍能讀取以前存儲(chǔ)的檔案，保證信息資源方便利用。

4、電子文件的分類(lèi)、編目等管理方式與傳統(tǒng)檔案不同。因?yàn)殡娮游募奶厥庑裕梢赃_(dá)到文件一級(jí)的管理，所以，檔案部門(mén)在接收到文件同時(shí)，可以馬上給每份文件編制一個(gè)唯一的文件號(hào)，并給出相應(yīng)的分類(lèi)號(hào)和檔案號(hào)，根據(jù)上下行文之間的關(guān)系，再給出相關(guān)文件號(hào)，在歸檔的同時(shí)進(jìn)行主題詞標(biāo)引、著錄。技術(shù)條件允許時(shí)可以編制多角度、全方位的檢索工具方便檢索查詢(xún)信息。用戶(hù)只須給出文件分類(lèi)號(hào)或主題詞，即可以找出相應(yīng)的文件和相關(guān)的上下級(jí)行文及附件，從而大大減輕檔案工作人員的勞動(dòng)強(qiáng)度。

各位領(lǐng)導(dǎo)：

近年來(lái)，我院檔案管理工作在上級(jí)法院和市檔案局的指導(dǎo)下，認(rèn)真貫徹執(zhí)行《檔案法》、《檔案法實(shí)施辦法》、《檔案條例》、《人民法院檔案管理辦法》、《關(guān)于全國(guó)地方各級(jí)人民法院檔案管理工作中若干規(guī)定的通知》和《河南省檔案管理?xiàng)l例》，以實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和科學(xué)化為目標(biāo)，狠抓檔案管理質(zhì)量，開(kāi)拓進(jìn)取，扎實(shí)工作，開(kāi)創(chuàng)了法院檔案管理的新局面，多次被評(píng)為全國(guó)、省、市級(jí)檔案管理先進(jìn)單位。去年，隨著辦公樓的投入使用，辦公條件的不斷改善，我院的檔案工作也有了一個(gè)大的發(fā)展。目前，我院綜合檔案室現(xiàn)有高素質(zhì)檔案管理人員兩名，檔案專(zhuān)用房六間共計(jì)九十平方米，檔案辦公室二間，微機(jī)室一間，閱卷室一間。密集架108組，預(yù)計(jì)可容納到年的各大門(mén)類(lèi)全部檔案。同時(shí)檔案室還配備了微機(jī)一臺(tái)、復(fù)印機(jī)一臺(tái)，檔案庫(kù)房加裝了金屬防盜門(mén)、防盜窗，配備了空調(diào)機(jī)、去濕機(jī)、溫濕計(jì)和滅火器等必要的辦公設(shè)備，“六防措施”全部落實(shí)，保證了檔案室的防光、防火、防盜、防鼠、防蟲(chóng)、防潮和防高溫，確保了檔案的完整和安全。下面我分三個(gè)部分向領(lǐng)導(dǎo)和同志們匯報(bào)我院的檔案管理情況：

一、主要做法

（一）加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，提高對(duì)檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)。加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，完善檔案管理體制，是檔案工作順利進(jìn)行的重要保證。院黨組始終堅(jiān)持把檔案工作作為法院工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容，列入議事日程，給予充分的重視和支持。提出了檔案工作“爭(zhēng)創(chuàng)一流”的口號(hào)，無(wú)論是在物資裝備還是人員配置上，都注意向檔案管理工作傾斜。成立了以為組長(zhǎng)，以為副組長(zhǎng)，有關(guān)庭、處、室正職為成員的檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，并下發(fā)文件，明確規(guī)定領(lǐng)導(dǎo)小組的職責(zé)。并根據(jù)班子成員變動(dòng)情況，及時(shí)調(diào)整領(lǐng)導(dǎo)小組成員，保證了檔案管理工作的延續(xù)性。院領(lǐng)導(dǎo)經(jīng)常深入檔案室現(xiàn)場(chǎng)辦公，解決工作中出現(xiàn)的困難和問(wèn)題，在人力、物力上優(yōu)先保障。每季度聽(tīng)取一次檔案管理工作匯報(bào)，每半年講評(píng)一次各庭室訴訟和行政文書(shū)歸檔情況。高起點(diǎn)、高標(biāo)準(zhǔn)地建設(shè)檔案室及檔案庫(kù)房，購(gòu)置了鐵質(zhì)密集架，配備了滅火器、專(zhuān)用微機(jī)、防磁柜等現(xiàn)代化檔案管理設(shè)備，進(jìn)一步優(yōu)化了檔案管理工作環(huán)境。建立了院長(zhǎng)分管、辦公室主任主管、檔案員具體管的檔案工作管理體制。同時(shí)，院黨組還注重提高全院干警對(duì)檔案管理工作在法院審判工作中重要性的認(rèn)識(shí)，增強(qiáng)干警主動(dòng)參與檔案管理的積極性。重點(diǎn)在全院干警中抓了“三個(gè)克服，一個(gè)提高”。“三個(gè)克服”即克服檔案管理是檔案管理員的事，檔案管理與已無(wú)關(guān)的思想；克服只要搞好審判，檔案管理好壞無(wú)所謂的思想；克服檔案管理員低人一等，不出成績(jī)，干好干壞一個(gè)樣的思想。“一個(gè)提高”就是提高對(duì)檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)。目前，我院的檔案工作真正做到了組織上有保證，職責(zé)上有分工，日常工作有人問(wèn)，出現(xiàn)困難有人管，全院干警參與檔案管理的積極性有了普遍的提高。

（二）明確責(zé)任，嚴(yán)格檔案管理規(guī)程。從院領(lǐng)導(dǎo)到一般人員充分調(diào)動(dòng)積極性，每人都理順與檔案管理工作的關(guān)系：專(zhuān)職保密員負(fù)責(zé)到上級(jí)法院和市委拿送文件、辦公室人員負(fù)責(zé)印章管理、行政處負(fù)責(zé)訴訟文書(shū)及行政文檔的排版印發(fā)、立案庭負(fù)責(zé)立案材料的入檔、審判人員負(fù)責(zé)卷宗內(nèi)容的審核和簽發(fā)、院領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)文件的簽發(fā)，保證檔案卷宗的正常流程管理。為使檔案管理目標(biāo)責(zé)任落實(shí)到每個(gè)人，規(guī)范檔案卷宗的書(shū)寫(xiě)與裝訂，我院還先后組織開(kāi)展了“書(shū)記員卷宗裝訂觀摩評(píng)比”、“優(yōu)秀法律文書(shū)評(píng)比”等活動(dòng)，并由審判監(jiān)督庭對(duì)案卷進(jìn)行評(píng)查，定期通報(bào)存在的問(wèn)題。使全院上下初步形成了人人重視檔案，人人會(huì)管理檔案的良好氛圍。

（三）強(qiáng)化管理，實(shí)現(xiàn)檔案管理的制度化。我院為使檔案管理工作進(jìn)一步規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，按照最高法院關(guān)于訴訟檔案立卷歸檔標(biāo)準(zhǔn)和《河南省檔案管理?xiàng)l例》的有關(guān)規(guī)定并結(jié)合審判工作特點(diǎn)，先后制定了文件材料歸檔制度、檔案保管制度、檔案查閱利用制度、檔案資料保密制度、檔案鑒定銷(xiāo)毀制度、檔案統(tǒng)計(jì)制度、檔案設(shè)備維護(hù)使用制度以及重大活動(dòng)檔案登記制度等16項(xiàng)制度，實(shí)行案件流程管理，及時(shí)歸檔。嚴(yán)格按照制度辦事，嚴(yán)把“三關(guān)”，即評(píng)查、歸檔和上架關(guān)。做到“細(xì)”，仔細(xì)查找檔案管理上存在的薄弱環(huán)節(jié)，不放過(guò)“蛛絲馬跡”，逐一整改和修正；“嚴(yán)”，請(qǐng)上級(jí)法院和市檔案局專(zhuān)業(yè)人員逐件驗(yàn)收，不符合質(zhì)量要求的，必須按要求整理，直至驗(yàn)收合格；“精”，對(duì)已歸檔的全部檢查，按要求歸類(lèi)、裝訂，并更換卷盒。現(xiàn)在，我院檔案室共有文書(shū)檔案

人民法院檔案是國(guó)家的重要檔案資源，是國(guó)家民主和法治建設(shè)縮影的一部分，它真實(shí)地記錄了人民法院的審判工作和其他各項(xiàng)活動(dòng)，同時(shí)又為實(shí)行審判監(jiān)督提供了重要依據(jù)和必要條件，因此檔案管理工作是法院工作不可分割的重要組成部分。如何做好法院檔案管理工作，實(shí)現(xiàn)法院檔案工作規(guī)范化、制度化、科學(xué)化、便捷化，使人民法院檔案工作在推進(jìn)依法治國(guó)、建設(shè)社會(huì)主義法治國(guó)家進(jìn)程中發(fā)揮其應(yīng)有的作用。筆者就如何做好基層法院檔案管理工作談幾點(diǎn)淺見(jiàn)。

一、抓好規(guī)范化，夯實(shí)基礎(chǔ)

人民法院檔案是人民法院在審判工作等活動(dòng)中形成的各種材料，反映了人民法院貫徹執(zhí)行黨的路線、方針、政策和國(guó)家法律、法令的情況以及人民法院的基本職能，又是人民法院進(jìn)行審判工作，實(shí)行審判監(jiān)督的重要依據(jù)和必要條件。抓好各類(lèi)檔案規(guī)范化是保證檔案管理質(zhì)量的基礎(chǔ)，是實(shí)現(xiàn)檔案保管利用價(jià)值的最大化、檔案完整化、檔案檢索便捷化的重要保障。因此在規(guī)范化上應(yīng)做到把好“三關(guān)”。

（一）把好“收集關(guān)”，基礎(chǔ)材料規(guī)范化

法院工作人員，特別是審判一線人員要嚴(yán)格樹(shù)立“對(duì)歷史負(fù)責(zé)”的高度責(zé)任感，嚴(yán)格按照法律、法規(guī)及上級(jí)的要求，認(rèn)真細(xì)致、按時(shí)保質(zhì)地收集各種文字圖表、音像等不同形式的歷史記錄，準(zhǔn)確反映整個(gè)訴訟活動(dòng)等工作的全過(guò)程，使整個(gè)法院檔案形成鏈條式的材料體系，準(zhǔn)確完整，從根本上提高檔案質(zhì)量。

（二）抓好“整理關(guān)”，科學(xué)立卷規(guī)范化

一、目前基層法院檔案管理存在的問(wèn)題

隨著法院檔案工作重要性的日益顯現(xiàn)，多數(shù)基層法院在加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)、注重軟硬件建設(shè)方面狠下功夫，如常州市天寧區(qū)人民法院撥出專(zhuān)款建立了400多平方米的檔案中心，做到辦公、庫(kù)房、閱卷三分開(kāi)，購(gòu)置高新檔案密集架等現(xiàn)代化設(shè)備，并采取措施強(qiáng)化檔案信息化建設(shè)，實(shí)施電子檔案、紙質(zhì)檔案雙式管理，取得一定成效。但不可否認(rèn)的是，目前基層法院檔案管理中仍存在一些不容忽視的問(wèn)題。

1、訴訟檔案的數(shù)量急速遞增。隨著社會(huì)主義法制的健全，普法教育的深入，人民群眾運(yùn)用法律武器保護(hù)自己合法權(quán)益的意識(shí)不斷增強(qiáng)，訴至法院的各類(lèi)糾紛也不斷增長(zhǎng)。同時(shí)由于2007年4月1日實(shí)施的《訴訟費(fèi)用交納辦法》從多個(gè)方面降低訴訟費(fèi)用收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)，直接導(dǎo)致基層法院收案數(shù)量的大幅度上升，檔案數(shù)量也隨之急速增長(zhǎng)。如常州市天寧區(qū)法院1980年至1990年的庫(kù)存檔案數(shù)量為465卷732冊(cè)，1991年至2000年的庫(kù)存檔案數(shù)量為27407卷48351冊(cè)，到2008年8月，全院庫(kù)存檔案數(shù)量已經(jīng)達(dá)到66378卷116953冊(cè)，其中僅2008年8個(gè)月的歸檔數(shù)量即有10452卷18712冊(cè)，增長(zhǎng)速度可見(jiàn)一斑。

2、人員配備相對(duì)不足。根據(jù)《人民法院檔案管理辦法》中的機(jī)構(gòu)和職責(zé)的第五條規(guī)定，各基層法院相繼都設(shè)置了檔案機(jī)構(gòu)，配備了專(zhuān)職檔案干部，這是做好檔案工作的必要條件。根據(jù)有關(guān)規(guī)定保存檔案一萬(wàn)卷（件）應(yīng)該設(shè)專(zhuān)職檔案干部一名為基數(shù)，超過(guò)部分每超過(guò)一萬(wàn)五千卷再增配一人，但受案多人少矛盾的影響，大部分基層法院的專(zhuān)職檔案員僅有1－2名。檔案工作人員的相對(duì)不足與急速增長(zhǎng)的檔案量和工作量之間的矛盾，導(dǎo)致檔案人員每天只能疲于應(yīng)付檔案的有關(guān)事宜，無(wú)法抽出更多的精力做好檔案的開(kāi)發(fā)利用、信息化管理等工作。

3、法律規(guī)定的相對(duì)滯后。最高人民法院于1991制定并實(shí)施《人民法院檔案管理辦法》（下稱(chēng)《辦法》），時(shí)至今日，隨著社會(huì)生活日新月異的變化，世界經(jīng)濟(jì)突飛猛進(jìn)的迅速發(fā)展，該辦法存在的弊端日益突出。如《辦法》規(guī)定“經(jīng)濟(jì)合同糾紛案件訴訟標(biāo)的在十五萬(wàn)元以上的，保管期限為永久，訴訟標(biāo)的在五萬(wàn)元以上十五萬(wàn)元以下的，保管期限為長(zhǎng)期”，然而隨著經(jīng)濟(jì)的迅猛發(fā)展，訴訟標(biāo)的數(shù)十萬(wàn)元甚至百萬(wàn)元的案件大量涌進(jìn)法院，若仍舊以十五萬(wàn)元的標(biāo)的作為永久保存的標(biāo)準(zhǔn)，必將導(dǎo)致檔案庫(kù)存量過(guò)大，筆者認(rèn)為將訴訟標(biāo)的在一百萬(wàn)元以上作為永久保存，五十萬(wàn)元以上作為長(zhǎng)期保存更為適宜。《辦法》規(guī)定“缺席判決的民事案件為永久卷”。如果公民的一件普通離婚案件，因被告下落不明，缺席判決就定為永久卷，或是一件標(biāo)的不滿1000元標(biāo)準(zhǔn)的普通案件，僅因被告經(jīng)傳喚未到庭應(yīng)訴缺席判決就定為永久卷，筆者認(rèn)為不妥，定為短期卷即可。《辦法》還規(guī)定“經(jīng)上級(jí)法院復(fù)查改判的民事、經(jīng)濟(jì)、行政訴訟案件定為永久卷”。一般上訴案件有三種結(jié)果：維持原判，依法改判、發(fā)回重審，而改判又分為部分改判或變更原判決的全部，此項(xiàng)規(guī)定較難執(zhí)行，這樣的案卷定為長(zhǎng)期卷即可。因此，《辦法》已遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能適應(yīng)當(dāng)前我國(guó)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，人民法院應(yīng)當(dāng)以對(duì)歷史負(fù)責(zé)、為現(xiàn)實(shí)服務(wù)、替未來(lái)著想的態(tài)度，根據(jù)新形勢(shì)新特點(diǎn)，重新確定相關(guān)管理辦法，發(fā)揮法院檔案利用的實(shí)際效益，更好地服務(wù)審判。

二、解決問(wèn)題的相關(guān)對(duì)策建議

一、了解信訪檔案的特點(diǎn)，為信訪工作全過(guò)程服務(wù)

信訪檔案與信訪工作息息相關(guān)，是一種專(zhuān)門(mén)檔案，它是信訪活動(dòng)的真實(shí)歷史記錄，在國(guó)家檔案中占據(jù)特殊地位。除具有一般文書(shū)檔案的原始記錄性、信息性、憑證性、價(jià)值性等特點(diǎn)外，還具有自身公正性的特點(diǎn)。一是信訪檔案是信訪工作全過(guò)程的重要記錄。它不僅是信訪工作活動(dòng)真實(shí)的歷史記錄，也是群眾信訪案件處理的重要?dú)v史資料，是信訪工作有形資產(chǎn)的依據(jù)和證明，更是信訪工作中一種無(wú)形資產(chǎn)的依據(jù)和證明。所以說(shuō)，信訪檔案是信訪工作管理和處理事務(wù)過(guò)程中形成的原始性、記錄性、知識(shí)性、信息性的重要信息資源。二是信訪檔案是信訪工作全過(guò)程的詳實(shí)記錄。一份完整的信訪檔案，詳實(shí)地記錄了信訪問(wèn)題發(fā)生的時(shí)間、地點(diǎn)、事情的經(jīng)過(guò)以及關(guān)聯(lián)的人物，不僅有信訪人和機(jī)關(guān)的印信，而且有主管機(jī)關(guān)的調(diào)查處理經(jīng)過(guò)和結(jié)論，上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)和當(dāng)事人對(duì)處理結(jié)論的態(tài)度，保留著真實(shí)的歷史標(biāo)記。

二、提高對(duì)信訪檔案工作作用的認(rèn)識(shí)，為信訪工作規(guī)范化建設(shè)服務(wù)

一是信訪檔案工作是信訪工作中一項(xiàng)不可缺少、不能替代、不容忽視的基礎(chǔ)性工作。通過(guò)查閱信訪檔案，可使領(lǐng)導(dǎo)掌握有關(guān)的歷史資料，了解信訪工作規(guī)律，便于對(duì)現(xiàn)實(shí)問(wèn)題做出正確的分析和判斷，同時(shí)也為貫徹有關(guān)政策和規(guī)定、指導(dǎo)工作提供了歷史依據(jù)和處理問(wèn)題的借鑒案例。二是信訪和各黨政機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體和企事業(yè)單位在各個(gè)時(shí)期、各個(gè)階段指導(dǎo)和開(kāi)展信訪活動(dòng)的情況，其中既有成功的經(jīng)驗(yàn)，又有失敗的教訓(xùn)。充分借鑒和利用信訪檔案材料，關(guān)于從歷史經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)中汲取知識(shí)養(yǎng)料，不僅有利于當(dāng)前工作的順利開(kāi)展，也有利于今后工作的統(tǒng)籌安排，為創(chuàng)造一個(gè)有利于經(jīng)濟(jì)社會(huì)協(xié)調(diào)發(fā)展的良好環(huán)境提供條件。三是信訪檔案中不僅有信訪者書(shū)寫(xiě)的材料，而且有組織的調(diào)查處理經(jīng)過(guò)和結(jié)論，對(duì)現(xiàn)實(shí)同類(lèi)問(wèn)題具有借鑒作用，對(duì)處理重信重訪、越級(jí)信訪、申訴信訪等是不可缺少的依據(jù)。特別是在處理歷史遺留信訪老案時(shí)，由于機(jī)構(gòu)更迭，人事變遷，僅靠大概回憶和口頭介紹都無(wú)液晶于事，只有借助于信訪檔案處理問(wèn)題，以信訪檔案為可靠依據(jù)，才能有效避免隨意性，減少失誤。只有完整齊全的信訪檔案，才可以變“死檔案”為“活證據(jù)”，從根本上解決問(wèn)題。

三、做好信訪檔案的歸檔工作，為信訪工作打下良好基礎(chǔ)

信訪檔案分案件檔案和文書(shū)檔案兩類(lèi)。案件檔案即信訪部門(mén)對(duì)一件信訪問(wèn)題從接待、調(diào)查、核實(shí)、處理等全過(guò)程中形成的具有保存價(jià)值的歸檔案卷；文書(shū)檔案則是信訪部門(mén)在工作中自身形成的和上級(jí)下發(fā)的業(yè)務(wù)性文件和資料等各種文書(shū)材料的歸檔卷宗。一是把以紙質(zhì)為載體的信訪事項(xiàng)，通過(guò)收集、整理、加工等程序，按每件信訪事項(xiàng)受理的編號(hào)順序，用專(zhuān)門(mén)的檔案裝具（盒、柜）存放。每件信訪檔案材料的排列次序一般為：領(lǐng)導(dǎo)批示、請(qǐng)示、處理單、調(diào)查報(bào)告、調(diào)查過(guò)程中的有關(guān)材料、原始信訪件、信封。二是對(duì)數(shù)字信訪檔案歸檔，就是對(duì)以光盤(pán)、硬盤(pán)、優(yōu)秀等新型介質(zhì)為載體的信訪檔案進(jìn)行歸檔。應(yīng)按本單位檔案分類(lèi)方案進(jìn)行分類(lèi)、整理，并拷貝至耐久好的載體上，一式三套，一套封存保管，一套異地保管，一套提供利用。電子公文形成單位必須將具有永久和長(zhǎng)期保存價(jià)值的電子公文，制成紙質(zhì)公文電子公文的存儲(chǔ)載體一同歸檔，并使兩者建立互聯(lián)，在數(shù)字信訪檔案與傳統(tǒng)信訪檔案之間，建立準(zhǔn)確、可靠的標(biāo)識(shí)關(guān)系，按照年度、類(lèi)目進(jìn)行打壓縮包，拷貝至新型介質(zhì)上，并貼上標(biāo)簽存檔。這樣，通過(guò)建立數(shù)字信訪檔案，既可以提高檔案的利用效率，又可以減少借閱過(guò)程中對(duì)紙質(zhì)檔案的人為磨損。