導語：如何才能寫好一篇檔案管理體系建設，這就需要搜集整理更多的資料和文獻，歡迎閱讀由公務員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

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【關鍵詞】企業檔案；管理體系；建設措施

企業檔案對于企業自身的發展有著極其重要的作用，為此做好企業檔案的管理，加強企業檔案管理體系的建設就顯得非常必要，如何加強企業檔案管理體系的建設，成為了相關工作者急于探討解決的問題。基于此，本文就加強企業檔案管理體系建設的措施進行了探討，給出了一系列相應的措施，相信對有關方面的需要能有一定的幫助。

1.建立與完善檔案管理組織與制度體系，打好“依法治檔”攻堅戰

檔案管理組織與制度體系是檔案管理法治化的一把大刀，是“依法治檔”的根本保障。在組織體系中，特別要打破過去每個部門設立一名兼職檔案員的做法，尊重“誰形成誰移交”的原則，把形成檔案的所有崗位都列入檔案管理組織體系范圍，并且把每個部門的主要技術負責人指定為部門主要兼職檔案人員。新型的組織機制，注重檔案管理網絡功能的發揮與網絡結構的包容性，無論部門與人員如何調整都不會削弱網絡功能，強調責任到具體“崗位”與“人”，是檔案管理體系的組織基礎與人力保證。由于現代企業經營模式的綜合性和多樣性，所形成的檔案屬文書檔案的范疇，而建設工程檔案則屬于科技檔案的范疇，應按照檔案各自的形成規律和管理標準進行科學管理。結合企業實際編制檔案的分類方案，制定各類檔案的管理標準。并注重檔案信息的管理，用科學的方法和現代化的管理手段借助計算機技術，對檔案信息進行綜合管理，建立數字化全文數據庫，實現科學、方便、快捷的檔案管理和利用。

在制度體系中，首先要對國家、地區與行業的規范作全面深入的總結與梳理，在尊重國家規范的前提下，從行業的角度，結合企業自身的特點進行制訂與修訂。要突出在信息化背景下“收集是檔案第一要務”“簡化整理”“注重服務功能”，強調規范的實際可操作性。宏觀層面修訂《檔案管理辦法》，微觀層面修訂各類檔案的收集、整理、保管、利用、考核等全過程的檔案管理規范體系，制訂側重于企業信息化、檔案數字化、資源整合與共享的檔案信息化管理規范體系，以及檔案管理的各類制度體系。對于信息化的新產物――數碼照片、視頻文件的管理，結合實踐，進行科學創新，制訂《照片與視頻檔案管理規范》。制度體系建設是一項長期的工作，要不斷去探索、發現、改進、優化制度中存在的問題，并記錄下來，積累到一定程度集中修訂與完善，保障制度的有效發揮，堅決打好“依法治檔”的攻堅戰。

2.創建信息時代檔案流程管理體系，避免制度流于形式與表面

在傳統檔案管理中，往往制度流于形式，工作銜接上不協調，細節上缺乏具體的操作方法，存在責任不明、有令不行、執行不力等問題，致使檔案收集難、管理難等問題。在日常管理中，很多時候職能部門并不是不愿管或不愿配合，而是缺乏具體的落實與操作細則去指導實踐。流程就是執行力，是規范的具體落實，而規范又是流程管理的執法依據，兩者相輔相成。流程管理就是將檔案管理的目標進行逐個分解，并具體落實在流程上面，各個環節緊密聯系，有嚴格的先后順序，讓處于流程環節中的所有人都懂得，檔案的事務分別由誰來做、怎么做以及如何做好的標準就一目了然。檔案流程化管理，有利于職責清楚、責任分明，消除了人浮于事、扯皮推諉、執行不力的痼疾，徹底消除原有工作環節之間的摩擦，大大提高檔案管理的效率與管理品質。房地產的檔案現代化管理也是如此的。房地產檔案管理要朝著現代化信息化的發展， 要吧電子管理工程建設起來， 把電子信息技術運用到各種檔案考核，檔案管理之中去。

3.定期下達《歸檔任務書》，打破制度的框框，解決檔案收集難

收集是檔案的第一要務，是傳統檔案工作中的難點。《歸檔任務書》是把各門類檔案所要收集的資料集中匯編并明細，將責任落實到崗位與人。《歸檔任務書》打破了規范的條條框框，尤其在業務操作上缺乏靈活性以及其內容與形式在辦法、規范中所不能表達的地方，講究實用性與可操作性，是對管理規范的重要補充，是流程管理的進一步細化與落實，是檔案管理體系的重要組成部分。它緊緊圍繞“收集是檔案工作第一要務”的宗旨，做到“檔案收集全覆蓋”“責任落實全到位”“歸檔資料全明細”，每年根據企業發展的實際情況修訂、編制成冊，并在頭年12月份定期下達，可以徹底解決檔案收集難的問題。

《歸檔任務書》主要包括收集范圍明細表、歸檔文件要求、移交時間及移交要求。特別是收集范圍用各類明細表的形式，羅列重要檔案項目資料的詳細清單，讓部門人員有針對性地去收集。

4.實現規范化操作，規范檔案管理操作流程

（1）要對檔案管理的流程有明確的認識，結合企業的內外因素，全面掌握企業的業務進行情況，對企業業務的了解不能停留在表面，還要更加深入全面的分析，以了解業務活動的方方面面，對企業的業務活動爛熟于心，對其面臨的問題，問題的對策等等也要下足功夫。

（2）要確定檔案的來源，也就是說確定檔案在哪些業務過程中形成，這是檔案整理歸檔的依據，要切實重視起來，避免出現問題。

（3）就要按照一系列流程完成企業檔案管理的程序，檔案管理工作要做到細心、認真，發現錯誤及時糾正，以保證檔案具有實用價值。

房地產企業要想做大做強，就一定不能忽視管理的重要性，我們不難看出，一個企業的生死存亡往往就決定于一個企業的管理水平的高低，企業要樹立正確的認識，將管理貫徹企業生產經營的始終，對于房地產企業來說，檔案管理應當引起足夠的重視，作為企業管理活動中的重要一環，其作用不容小覷。俗話說，千里之堤毀于蟻穴，一個小小的紕漏就可能引發大的危機，所以對企業來說要不斷提高檔案管理水平，使其為實現企業利潤的最大化服務。

5.全面整合檔案資源，構建檔案信息網絡化與共享

服務整合檔案資源，實現網絡共享，是檔案工作的最終目的與方向。它是以檔案管理系統軟件為橋梁，通過電子數據的導入、與企業主要業務系統之間的接口鏈接開發等手段，實現檔案資源的全面整合，通過條目檢索與全文檢索，實現檔案資源的共享服務。房地產企業檔案管理的過程， 需要尋求多個企業的合作， 行業的合作也將為房地產檔案管理提供更多的發展空間。各企業在合作的過程之中， 可以互相學習， 吸收各自的發展經驗和優勢， 提高自身的競爭力。

在信息化的現代企業，要配置適合信息量大、傳播速度快、網絡化的檔案管理的軟硬件設施設備，開發檔案管理系統與企業主要業務系統的關聯接口，通過創建數字化檔案室與檔案登記備份，實現傳統檔案、企業各業務系統，各類電子文件等檔案資源的全面整合與網絡共享服務，構建檔案信息的網絡化收集、管理、存儲、服務等各環節的管理體系。

6.結語

綜上所述，加強企業檔案管理體系的建設對企業自身的發展有著極大的促進作用，因此，我們就需要通過有效的途徑，采取有效的措施，做好檔案管理體系相應的工作，以完善和提高檔案管理體系的建設，從而在一定程度上促進企業的發展。 [科]

【參考文獻】

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【關鍵詞】高校 檔案管理 質量保障

高校檔案管理的工作是衡量高校教育水平的重要因素，對高校的可持續發展起著重要的作用。而且隨著高等教育事業的不斷發展，社會的多元化以及政策的改動，高校檔案管理質量保障體系需要不斷完善。規范管理，重視改革，構建科學的評估體系，才能使高校檔案管理的工作與時俱進。

一、高校檔案管理工作中的問題

目前，隨著高校教育事業的不斷發展與進步，高校檔案管理的工作卻顯得有些滯后。調查顯示，部分高校對檔案管理工作不給予重視，使高校教育水平有所下降，高校正常運行中遇到諸多問題，主要體現在以下幾方面。

（一）高校檔案工作重視不夠

目前，部分高校缺乏對高校檔案的管理，不給予重視。有的甚至沒有制定規范的制度，有的雖然制定了一些規章制度，但是并沒有落實到實處。這些都是高校對檔案工作重視不夠的表現，從而導致高校頻繁出現檔案丟失、破損嚴重等現象，嚴重影響了高校管理工作的進行。

（二）沒有建立長期的管理規劃

目前，部分高校缺乏對檔案管理的長期規劃，影響高校管理工作的可持續開展。雖然有的高校也制定了規章制度，但是并沒有建立長期的高校檔案的管理規劃，只在一時有顯著的作用，但長久下去不利于高校教育事業的發展。因此，建立高校檔案的長期管理規劃至關重要。

（三）資金投入不足

對于部分高校來說，科研事業和人才培養一直是重點事項，因此對于檔案管理工作就缺乏資金的投入，導致高校的工作無法高效的進行。主要體現在以下幾方面：首先，缺乏對緊急事故處理的資金投入以及規避風險。例如：檔案長期受潮，導致檔案字跡不清楚，但是卻沒有資金的投入對其進行規避。其次，對于剛剛接手檔案管理的職員，但是缺乏資金的投入，未對其進行嚴格的培訓，這就使高校教育事業不能高效的進行。

（四）缺乏規范的管理制度

目前，對于部分高校來說檔案管理僅僅是簡單的堆砌，并沒有經過嚴格的制度分類排放，沒有妥善的保存和歸檔。問題主要體現在以下幾方面：首先，檔案的缺失和遺漏嚴重。例如：在教師做評價時，有的學生沒有上交，沒有做到及時歸檔。其次，檔案管理沒有完善的規章制度，檔案借閱經常出現過期未還，也有可能造成檔案的缺失。

（五）檔案管理措施的落后

目前，全球信息化大爆炸，信息化的管理系統已經相當完善。但是部分高校檔案管理的措施還是很落后，采用紙質統計管理明顯不及信息系統的管理。人工管理檔案浪費人力又浪費物力，并且效率低，出錯率高，這樣下去不利于高校檔案管理的進程。

二、高校檔案管理質量保障體系的建立

綜上所述，高校的檔案管理質量保障體系都有所完善，但是想要更好的適應社會的發展，該體系還需要不斷完善。針對上述存在的問題，下述給予了適當的解決措施。

（一）建立完善的管理制度

為了解決高校檔案的管理不規范，不能及時歸檔，遺漏缺失等問題，高校需要建立完善的檔案管理質量保障體系。用來約束借檔者的行為規范，提高高校教育工作的效率。高校需要做到下面幾點：首先，隨著社會的進步，規章制度用來約束人們的行為，可以使社會更高效的運行。因此，高校需要制定嚴格的規范制度，用來規范借檔者的行為。其次，高校間的實際情況不盡相同，各高校應該根據自身實際情況，制定出適合本校的最佳制度。

（二）建立完善的管理體系

對于信息化的今天，建立完善的高校檔案管理體系，可以深入到高校的方方面面，在一定程度上可以提高高校的檔案管理效率，為教師和學生提供更好的服務。如何建立完善的管理體系，可以從以下兩個方面進行：首先，高校檔案管理不僅要保存和管理紙質版的檔案，而且要對紙質版的檔案進行電子版保存，以備日后的查找及永久保存。利用數據庫對高校檔案保存的紙質版材料進行儲存和備份，數據庫可以對檔案進行檢索，這樣既有效地保存了紙質版檔案，又可以提高師生們查閱檔案的效率，通過數據庫向師生們進行檔案的展示，同時也可以開放很多系統的功能，減少用戶的查詢時間，便于其他人進行查閱。

（三）建立健全的考核機制

對于高校檔案的管理者來說，他們的工作就是服務廣大師生，服務的質量好與壞只有通過建立完善的考核機制才可以評鑒。另外，通過完善的考核機制，既能提高高校檔案管理者的工作激情，而且還能夠提升他們的服務意識和服務態度。建立完善的考核機制可以從以下幾個方面著手，首先，要制定詳細的考核制度，結合高校檔案管理的特點，細化其標準，考核對象為全體高校檔案管理者，考核內容包括工作情況和工作內容，老師和學生們要對高校檔案管理者的服務態度和效果進行評價，客觀上做出評價。其次，加強檔案管理隊伍的建設，提高他們的素質。加強高校檔案管理者在互聯網這方面的培訓以適應新世紀的要求，對那些服務態度好或者工作很出色的高校檔案管理者進行一定的物質和精神獎勵。

三、結語

高校檔案管理的工作是衡量高校教育水平的重要因素，對高校的可持續發展起著重要的作用。在新時期的挑戰下，需要高校檔案管理質量保障體系的不斷完善，建立完善的管理制度與體系，以及建立健全的考核機制，使高校教育事業高效的用作。

參考文獻：

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[3]徐亞群.高校檔案管理質量保障體系建設探究[J].統計與管理，2014，（8）：159-160.

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摘 要 近年來，隨著網絡技術的普及運用，社會逐漸面向信息化、數據化發展，如何保障信息系統運行的安全性、高效性以及準確性是當前各行業急需解決的問題。在大數據的發展步伐中，信息系統的規范化運行維護以及體系建設日趨重要，檔案管理系統運行維護的主要目的是保證網絡系統的高速運行，逐步提高企業檔案管理的信息化程度，以此更好的促進數據歸檔的有效性。基于此，本文簡要提出企業檔案管理系統運行維護以及體系建設的要點，并以石油企業為例，提出當前我國石油企業檔案管理系統工作中存在的主要問題以及解決措施，得以為相關工作人員提供理論參考依據。

關鍵詞 企業檔案管理系統 運行維護 體系建設

隨著信息化技術的快速發展，檔案管理系統在各個領域中的運用更加廣泛，發展空間也隨著擴大。現階段，為了適應社會發展的步伐，企業對其檔案管理系統的運行質量提出了更高的要求，同時，企業檔案管理工作中信息化技術的優勢越來越突出。信息化電子檔案作為新時期企業發展中必不可少一項工作方式以及工具，其運行水平直接關系到企業檔案管理工作的正常運行，尤其是在石油企業中，強化其檔案管理系統的運行維護以及體系建設具有重要的意義。因此，相關工作人員應當積極分析檔案管理運行系統中存在的主要問題并提出有效的措施加以解決。

一、企業檔案管理系統運行維護和體系建設要點

在企業檔案管理系統的運行管理工作中，通過有效的手段維護以及管理一個已經建設完畢信息系統，保障其長期性的順利運行并長時間發揮其運用效益，比新系統的建設更具價值。

（一）企業檔案管理系統任務

在企業檔案管理實踐工作中發現，信息管理系統的運行以及維護并非簡單的維持系統的順利運行，同時，也包含多方面的工作任務，具體如：在保證系統正常運行的基礎上，對系統運行功能的應用加以推廣；不斷充實、修改、更新系統中的信息資源，盡可能避免以及排除檔案系統的運行風險以及系統錯誤；逐漸完善以及強化系統功能；實現檔案信息系統的實時監控；創新相關新系統的建設；充分發揮檔案的利用率等。

（二）企業檔案管理系統建設原則

在企業檔案管理系統的建設過程中，應當遵循三個基本原則：（1）預警性原則。一般來說，企業檔案管理運維系統包括多種預案，爭在系統出現故障性問題或者系統的緊急狀態，能夠及時預警并找出相關應急措施，這對于系統運行維護效率的提高以及運維成本的降低具有重要意義。（2）科學性原則。企業檔案運行維護管理系統的不能處于事務性處理這一局面，同時，各級運行維護系統應當避免問題的重復性處理，逐步實現系統工作的科學化。（3）指導性原則。在實際的系統運維中得出，系統問題的發現以及解Q與系統的完善與開發、系統優化機制以及相關業務流程具有緊密的聯系，因此，企業檔案管理系統運行維護工作具備指導性原則。

（三）企業檔案管理系統建設功能

運行維護技術對于檔案管理系統平臺功能有著至關重要的影響。一方面，系統平臺應當實現問題的分析、處理以及問題反饋的高速運行，保障信息系統的正常工作，以此逐步實現系統數據的準確性目標。另一方面，系統平臺應當具備指導以及操作功能，企業分公司在使用管理系統的過程中，由于存在系統更新、工作人員缺乏經驗、業務變動等問題，常常由于系統缺乏有效的功能指導，應當系統功能的發揮。在系統工作環節，通過有效的指導以最大限度的降低數據故障以及系統故障，能夠降低系統運行維護的壓力，并逐步提高系統運行維護的準確性。

另外，針對企業方案管理系統而言，還應當具備系統優化功能，即在系統運行維護過程中及時發現系統存在的問題，并不斷積累解決問題的經驗，進而通過系統的優化設計以及系統功能的不斷完善，進一步提高系統的運行功能。同時，檔案管理系統也應當具備信息倉庫功能，通過信息倉庫收集系統故障及其解決措施，這對于系統信息的再利用具有重要的意義；信息倉庫也包含信息流轉、系統功能運行指導等方面的信息，能夠為系統的推廣運用奠定良好的基礎。

（四）制度保障體系的必要性

在企業檔案管理系統的運行維護以及體系建設過程中，管理人員應當建設相關制度保障體系，比如系統運行維護管理制度、考核制度以及應急制度等，以此不斷提高系統運維系統的有效性以及實用性。從某種程度上來說，運維制度的完善是系統安全穩定運行的前提，系統管理人員的有效維護，能夠降低系統運行中的風險，有效改善系統工作的質量以及系統服務水平。通過科學的考核以及激勵體制，合理評價信息系統管理人員的行為，不僅能夠激發其工作熱情，同時也能夠有效提升工作效率，促進系統運行維護的健康發展。

二、石油企業檔案管理系統運行維護和體系建設現狀

石油企業是我國經濟產業發展中的重要組成部分，企業管理人員應當提高對于其檔案管理系統維護管理工作的重視，建設統一化的信息資源管理平臺。現階段，石油企業的檔案管理系統全面記錄著企業的發展歷史，是企業發展方向的一大依據，通過檔案資料的有效分析，不僅能夠明確其自身發展目標、揚長避短，促進企業的長遠發展。同時，通過檔案資料的管理方便與企業領導及時了解其各個單位的發展情況，并以檔案作為實際出發點制定一系列管理方案，保障企業經營的有效性。當就目前而言，我國許多石油企業的檔案管理工作依然存在諸多不足，還需不斷完善和改進。

（一）真實性問題

一方面，現代社會處于信息化發展的新時代，檔案是石油企業中重要的信息資源，管理人員應當確保其真實性。以往的檔案管理模式難以保障檔案信息以及相關重要數據的安全，使用檔案文件時很有可能出現信息篡改或者數據遺失的情況，無法保障信息的安全，極大降低了企業檔案信息的真實性。另一方面，在石油企業中，石油企業的檔案管理系統中多為圖表資料，檔案資料的負責人不明確，無法保障資料的權威性，或者存在檔案資料的刪改情況也難以發現，因此，企業檔案管理的真實性問題是應當逐漸引起重視。

（二）保密性問題

隨著信息化技術的進步，以往的電子式文件檔案或者手寫檔案已經難以適應社會的發展，文件檔案容易出現遺失等問題，極大影響其安全性以及保密性。而使用計算機作為網絡終端，能夠極大提高信息傳遞速度，提高檔案管理的工作效率，但是不利于檔案資料的保密。

（三）長久性問題

隨著辦公系統的數據化發展，許多單位逐步面向無人辦公狀態發展，信息化文件檔案的運用范圍也不斷拓寬。現階段，企I信息、數據均可以儲存在電子檔案中，工作人員只需手動操作就可以在較短時間內得到企業所需要的信息，企業檔案管理的信息化方式簡化了辦公程序，但是一旦計算機出現故障，就會導致檔案信息在較短時間內全部遺失，造成難以估量的后果，影響企業檔案管理的長久性發展。

（四）廣泛性問題

檔案管理按照原來傳統管理制度，利用率并不高，查閱資料難，不能準確、快速的找到相關文檔，檔案不能被廣泛應用。企業檔案管理系統運行維護后，可以快速定位檔案位置，準確找到原始檔案，并能讓存放的檔案內容得到更好的運用，充分發揮歷史檔案資源的作用。

三、企業檔案管理系統運行維護和體系建設措施

（一）庫房的智能化管理

隨著信息化技術的不斷推進，其在企業各個領域的運用更加深入，有關工作人員應當以計算機技術作為基礎，建設全新的、能夠與之適應的檔案庫房管理系統，并充分發揮計算機的優勢，通過其時效性特點逐漸實現庫房的實時監控，有效控制庫房的空調設備以及溫度，在提高工作效率的同時，逐步實現庫房管理的現代化以及智能化。

（二）建設檔案管理相應的網絡

現代化社會的信息數據量不斷擴大，檔案管理部門的工作質量已經逐漸成為企業市場競爭中不可忽視的一個成分，因此，在這一時代中，企業應當不斷完善其檔案管理模式，充分發揮企業檔案管理系統的價值。建設檔案管理系統是改善傳統管理方式中問題的主要手段，信息化系統的建設不僅能夠促進計算機技術在檔案管理中的推廣化運用，同時也能滿足數據量劇增情況下人們的工作需求。企業應當根據自身的實際發展需求，不斷創新更加方便的管理方式，通過計算機的硬件共享，有效建設檔案管理部分與企業其他部門的聯系，實現檔案資源的共享。

（三）提高工作人員綜合素質

在石油企業中，檔案管理工作人員的素質直接影響其工作水平，因此，管理人員應當提高重視，定期組織企業檔案管理系統運行維護管理與體系建設的工作人員開展培訓工作，在提高其職業技能的同時，強化對于工作人員職業素養的培養。同時，石油企業應當加大人員培訓投資，邀請相關專家舉辦講座培訓活動，需要指出的是，在實際的培訓過程中，管理人員不僅要重視理論知識的學習，也應結合實際案例進行實際演練，以此培養工作人員發現問題，解決問題的能力，為企業檔案管理工作質量的提高創造條件。

（四）積極引進信息技術的應用

近年來，我國經濟發展速度較快，信息技術逐漸被運用在各個領域。尤其是在企業檔案管理國策過程中，信息技術的運用從根本上轉變了以往的工作方式，在企業的經營過程中發揮著積極作用。然而，就現階段來說，我國信息技術水平與發達國家相比仍然存在一定差距，尤其是石油企業的檔案管理系統運行與體系建設并不完善，因此，相關管理人員應當樹立正確的意識，充分意識到技術發展的中心作用，引進國內外先進管理技術，通過有效措施提高信息化系統在檔案管理中的可靠性。

四、結語

石油企業的發展不僅關系到人民的正常生活，同時也影響我國國民經濟的健康發展。企業檔案管理系統運行水平影響著企業的正常運營，在信息技術的支持下，企業檔案管理系統的運行維護以及體系建設水平將進一步提高，有關人員應當引起重視，積極分析其中存在的問題，并通過有效措施加以解決，以促進企業的健康發展。

參考文獻：

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檔案，作為國家歷史文獻中的精品，作為社會歷史記憶的承載著，能否實現安全性的保管和有效的利用，充分體現了國家對于信息資源的控制能力，以及國家對歷史文化的傳承程度。檔案的安全主要包括檔案實體的安全和檔案信息的安全兩個方面。目前我國的自然災害和群體性災害經常出現，電子檔案信息安全存在很大危險，為了能夠竭盡全力保證檔案的安全，管理檔案的相關部門應該采用全面的、系統的、有效的措施，建立一個完善的檔案安全保障體系。下面從以下幾個方面來闡述如何建設檔案安全保障體系。

一、加強對檔案庫房內部和外部環境的安全建設

檔案庫房是長期保存檔案的場所，不同于其他的辦公用房，它對能否使檔案永久性地保存具有直接的影響。因此，國家也相繼出臺了一些相關的法律進行規范檔案庫房的建設，有《檔案館建筑設計規范》、《檔案館建設標準》、《建筑設計防火規范》、《建筑抗震設計規范》等等。

首先，檔案必須存放在密閉、干凈、適宜的地方，所以檔案庫房要根據地理位置和氣象條件等因素因地制宜的選擇好位置。如果選擇了地質條件較差、地勢較低、排水不通暢的地區，則容易發生水災；如果選擇了離海岸線較近的地區，則容易發生臺風或海嘯；如果選擇了離山體較近的地區，則容易發生泥石流等災害；如果選擇了離油庫或者加油站較近的地區，則容易發生火災。其次，檔案庫房建設在設計和選材方面一定要考慮抗震、防火和防水、防盜等因素，地震、洪水、泥石流等突如其來的一些自然災害，人類是無法抵抗的，如果發生了，對檔案會造成具有毀滅性的破壞。所以，檔案庫房的抗震設防烈度一定要比普通的公用建筑的設防烈度高；要選用防火的建筑材料來建造，同時要安裝自動消防的報警裝置和其他的一些防火滅火裝置。

在設備和設置方面，檔案庫房還應該具備安全的裝備，比如空調設備、濕度計和溫度計、殺蟲設備、消防器材等。《國家檔案局關于加強副省級市以上國家檔案館安全技術防范系統建設工作的通知》就規定了門禁、溫濕度監控、消防、視頻監控、計算機安全等系統建設的安全標準。各地方的檔案館應該嚴格按照通知執行，盡早盡快地確保檔案的安全。在庫房的內外部環境方面，加強檔案庫房周圍的綠化，一些綠色的植物可以吸收周圍的有害氣體，還可以有阻擋和吸附灰塵的功效。所以提高綠化率，既可以美化庫房的外部，也可以凈化空氣，降低污染物對檔案造成的破壞，延長了檔案的壽命。

二、提高檔案部門的工作人員素質

我國檔案部門的一些工作人員素質不高，大多數的檔案員只能說是一個檔案業務工作者，而不是一個管理檔案的行家。缺乏全面系統的檔案專業基礎理論知識，缺乏現代化技術，尤其是現代信息科學技術，缺乏對檔案部門的未來發展的前瞻性眼光。而且地方的檔案部門的工作人員的來源背景也比較復雜，普遍學歷層次不高。因此要大力加強檔案安全的管理隊伍建設，提高檔案人員的思想政治覺悟，從根本上重視檔案的安全性。首先，加強對現有的檔案人員的教育與培養，定期地進行進修、培訓、實習和實際演練操作等，經常開展檔案的安全培訓，提高并強化檔案人員的安全意識和責任意識，普及保障檔案安全的常規知識和技能。其次，再選擇一些政治覺悟高、工作責任心強、業務精通，有一定專長的檔案人員組成檔案安全管理小組。只有這樣提高檔案部門的全體工作人員的專業素質，才能增強檔案人員的檔案安全保障能力。最后，要加強檔案人安全意識，構筑起堅固的思想防線。要樹立“檔案安全事關黨和國家根本利益”的思想；要樹立“安全第一”的思想；要樹立“安全問題無所不在”的思想；要樹立“安全問題人人有責”的思想。檔案工作者應當具有極強的風險意識、防范意識和責任意識。

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一、公共檔案館的功能定位

公共檔案館作為公共組織，是以管理社會公共事務，提供公共產品和公共服務，維護和實現社會公共利益為目的，擁有法定的或授予的公共權力的組織實體。

20世紀50年代中期至80年代中期，檔案館基本處于封閉狀態。1987年頒布的《檔案法》從法律上明確了公共檔案館的性質，由此至90年代末，檔案館開始從封閉走向開放。2000年，全國檔案館工作會議提出，要把檔案館建成保管黨和國家重要檔案的基地和愛國主義教育基地，建成為改革開放和現代化建設事業提供檔案信息服務的中心。2004年，全國檔案局館長會議提出了“四位一體”的功能定位。2006年，全國檔案館拓展社會服務功能座談會召開，檔案館的功能在組織、內容、形式和效果等方面不斷提高。2007年出臺的《中華人民共和國政府信息公開條例》中指定國家檔案館為政府信息查閱場所。2008年全國檔案工作會議提出“兩個體系”建設的新要求。

理清檔案館發展的脈絡后，我們不難發現，目前我國公共檔案館的功能包含了以下幾點：

一是政策法律的執行功能。現代公共管理要實現民主化、科學化、法制化的管理，離不開公共政策的指導作用，離不開法律的規范作用。因而，無論政府組織還是非政府公共組織，雖然在發揮具體作用上有一定差異，都具有政策與法律功能，這就是檔案事業的行政管理功能。

二是公共信息資源的收集保管功能。檔案館存史留鑒，安全保管是其他工作的基礎。公共檔案館要延續傳統的保管功能。此外，還應加強電子文件中心建設，確保電子文件的真實有效和長期可讀。

三是公共信息資源的查閱利用功能。檔案館應突破傳統的信息條塊分割的制約與束縛，發揮國家檔案事業主體的作用，擔負起信息的交匯、整合、跨行業區域共享的樞紐使命，成為信息時代政府信息、檔案資料等信息資源交匯和利用的中心。

四是歷史文化教育研究功能。檔案館收藏和保管來自于社會各方面的具有社會記憶意義的檔案資料，并通過檔案信息資源的開發，為科學研究、為社會建設發揮作用。此外，檔案館作為愛國主義教育基地還有教育、引導、傳承、激勵的作用。

五是提供公共文化休閑功能。檔案館作為人類文明的載體，是人類文化遺產的重要組成部分，檔案館的文化特征是檔案館社會屬性的重要內涵2_--。2002年，國務院《政府工作報告》要求“加強圖書館，博物館、文化館、科技館、檔案館等公共文化和體育設施建設。”隨著社會的發展，檔案館必然會成為公眾文化休閑的重要陣地。

二、建立覆蓋人民群眾的檔案資源體系是公共檔案館建設的內在需求

1　建立覆蓋人民群眾的檔案資源體系是由公共檔案館的性質所決定的

公共檔案館并非公務檔案館。公共檔案館至少應包含兩個要素：一是檔案館由國家和政府設立并管理；二是資源屬國家和社會全體公民并為全體公民所共享。著名檔案學家希拉里?詹金遜指出：“在普通公民看來，檔案不僅要涉及政府的職責和保護公民的個人利益，而且更多地還要為他們提供根源感、身份感、地方感和集體記憶。”發達國家公共檔案館非常重視對個人檔案的征集，如法國國家檔案館國家級的個人檔案就600個全宗，瑞士260個各類檔案館保存的個人檔案多達6000余個全宗。建立包含人民群眾的檔案資源體系有助于增強公民的“根源感、身份感、地方感和集體記憶”。

2　建立覆蓋人民群眾的檔案資源體系與當前日益增長的公共需求相符

馬斯洛需求層次理論把人的需求分成生理需求、安全需求、社交需求、尊重需求和自我實現需求五個層次。在不發達國家，生理需求和安全需求占主導的人數比例較大，而社交需求、尊重需求和自我實現需求比例較小，在發達國家，則剛好相反。隨著我國各項事業的發展，公眾的需求層次不斷提升，檔案與普通公眾的聯系越來越密切。以青島市檔案館為例，通過對近幾年利用檔案的統計數字我們發現利用檔案的主體發生了很大變化，首先是數量的飛速增長，由2000年的388人次到2008年的8541人次，增長了20余倍，其次是結構急劇變化，2000年主要還是工作查考，占49％，到2008年工作查考比例降到14.8％，維護權益成為主要構成，占19％。此外，通過對查檔目的的分析我們還發現關于維護權益、產權糾紛、了解政策、工齡計算、落實待遇等涉及民生的檔案利用率越來越高，到2008年年底已增長到5107人次，占總利用人次的60％。面對這些需求變化，我們必須調整資源體系結構，建立覆蓋人民群眾的檔案資源體系，滿足公共需求。

3　建立覆蓋人民群眾的檔案資源體系有利于公共檔案館自身建設與發展

首先建立覆蓋人民群眾的檔案資源體系有利于公共意識的培養與形成。現階段我國檔案館公共意識還較薄弱，檔案工作者對檔案是公共文化資源、利用者是納稅人的意識有待加強。檔案業務規范的制訂者、執行者在履行自己的職責時，伴隨重事輕人、重物輕人、重著名人物輕普通人物的傳統觀念的轉變，其自身的公共意識也就在悄然萌生。決策者和執行者公共意識的形成能進一步推動公共檔案館的健康持續發展。其次，公共服務的提高必然會獲得公共財政的傾斜。有為才有位。伴隨著覆蓋人民群眾的檔案資源體系的建立，檔案館的公共服務能力必定會進一步提升。當檔案館的公共價值被公民普遍認可時，其在國家公共管理中的地位也必然提高，由此會更容易獲得自身發展所必需的公共財政支持。

4　多措并舉。構建覆蓋人民群眾的檔案資源體系

一是要把反映黨和國家重要工作、反映本單位基本職能和涉及公民、關系廣大人民群眾切身利益的文件材料列入歸檔范圍，并延長其保管期限。二是要按照以人為本的思想修改接收范圍，把涉及人的檔案盡可能全面地接收進館。三是要積極進行檔案資源整合。四是加強征集工作，有重點、有計劃地征集散失在境內外的珍貴檔案，拍攝具有地方特色、反映城鄉變遷、市情民俗等與人民群眾生活密切相關的信息。

三、建立方便人民群眾的檔案利用體系是提高公共服務能力，發揮公共檔案館功能的重要保障

檔案館資源再豐富、信息整合再科學、工作人員服務意識再好，但是沒有行之有效的服務手段，沒有方便人民群眾的檔案利用體系，“再好的戲也出不來”。加強檔案利用體系的建設，提高公共服務能力，是建設公共檔案館的重要內容。

一是構建文檔查閱平臺。文檔查閱平臺應包含六項服務內容：檔案利用中心、現行公開文件查閱中心、政務信息查閱中心、本地和國內各種歷史信息查閱中心、公民個人信息查閱中心和各種法律法規查閱中心等。除此之外，還應設立咨詢輔導員，制定咨詢輔導指南，以滿足廣泛的信息咨詢服務。根據利用者的需要，還可以增加送檔案文件下農村、進社區、法律援助、政務咨詢熱線等等新的服務內容，不斷延伸服務的深度。

二是構建網絡傳播平臺。作為開放的公共檔案館，在互聯網中必須有自己的服務平臺一網站。首先，網站是檔案館面向社會提供文檔信息的重要窗口。其次，網站是傳播地方歷史文化的窗口。第三，網站也是檔案工作交流和宣傳的窗口。通過網絡傳播平臺，檔案館架起了聯系社會的重要橋梁，開辟了一條服務社會的新途徑。

三是構建檔案編研平臺。一是注重質量，多出精品，出版有價值的、有社會影響的編研產品。二是開闊視野，貼近需求，多選擇一些既有史料價值，又有知識性、鑒賞性、趣味性的符合社會大眾文化需求的編研產品。

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關鍵詞：城市軌道交通；建設工程；檔案管理；問題對策

在當前我國社會經濟不斷快速發展的背景下，我國城市軌道交通在建設和發展過程中正處于鼎盛時期。通過對相關數據進行調查分析之后可以看出，一直到2012年年底的時候，我國大陸地區總共有7個軌道交通運營城市。以重慶市為例，根據新一輪《重慶市城市快速軌道交通線網規劃》，重慶市在具體規劃過程中，與自己的實際情況進行結合之后，規劃和建設23條軌道交通線路，線網的整個總里程達到了1070km。在這種狀態下，重慶市軌道交通工程將會逐漸形成大量的竣工檔案，這些檔案的內容和準確性對城市軌道交通建設工程而言，具有非常重要的影響和作用。

1城市軌道交通建設工程竣工檔案管理現存問題分析

城市軌道交通建設工程在具體實施過程中，竣工檔案管理其實主要是指在施工過程中，將與城市軌道交通建設工程相關的一些內容或者是文件進行歸檔處理。其中包括一些施工文件、監理文件或者是竣工驗收文件等，這些都是在竣工檔案管理實施過程中非常重要的檔案內容。與重慶市城市軌道交通工程竣工檔案質量管理的具體實踐情況進行分析之后，可以總結出在現階段城市軌道建設工程檔案管理存在的問題。

1.1原件不齊全

在城市軌道交通建設工程竣工檔案管理工作具體實施過程中，有很多重要的施工文件或者是一些監理文件，在下發以及轉發過程中，大多數都會直接利用復印件的方式。這樣做的根本目的并不是為了保護原件，而是有很多原件已經損失或者是丟失。原件的不齊全，很難滿足“重慶市地鐵公司竣工文件編制移交管理辦法”中的相關規定，同時也很難保證與竣工相關的工作能夠在實踐中得到有效落實[1]。

1.2填寫缺乏規范性特征

在城市軌道交通建設工程具體施工過程中，其具有復雜性比較強，施工周期比較長等一些特征。這些特征的存在，在某種程度上增加了城市軌道交通施工的難度，需要通過各種技術和施工方案的有效制定和落實，才能夠保證城市軌道交通的整體施工質量。但是需要注意的問題之一就是，無論是任何一個階段的施工，都需要按照施工文件和施工方案進行落實，而這些施工方案，就是城市軌道交通建設工程竣工檔案管理過程中必不可少的重要文件。這些文件的保存，不僅有利于對施工的實際情況進行及時有效的調查分析，而且還能夠為后期的維護保養提供一定的依據作為支持。但是在竣工檔案管理具體實施過程中，有很多報告文件不僅在欄目上沒有相對應的簽署意見，而且甚至有的監理工程師在簽名或者是注冊的方章上呈現出嚴重的不一致現象[2]。有的簽字甚至出現隨意涂改的現象，這種現象的存在，直接導致整個竣工檔案的填寫缺乏規范性特征。

1.3內容缺乏真實性

有部分施工文件在編制過程中，不能夠實現與城市軌道交通建設工程的同步。在這種狀態下，只能通過最終的杜撰對其進行操作，這樣很容易導致一些假文件或者是假數據的存在。甚至有部分變更通知單或者是一些技術核定單在收集時，缺乏完善性，這樣不僅會導致竣工圖上很多設計內容無法真實有效的展示出落，而且還會導致嚴重的錯誤或者是漏缺現象發生。

1.4歸檔不及時

有很多竣工檔案在制定和具體收集落實時，并沒有及時有效的完成歸檔，甚至部分竣工檔案只能利用催要的方式，但是卻完全無法滿足歸檔質量提出的基本要切。嚴重的情況下，部分竣工檔案在索要時，也會遇到一定的難題。尤其是對于工程在具體建設過程中，只經過第三方審計之后，就能夠對合同款項進行審計，在審計完成之后，就可以將這些合同全部都結算清楚[3]。針對這一現象，竣工檔案是否歸檔完全由第三方決定，這樣很容易對歸檔工作的順利開展造成嚴重的阻礙影響。

2城市軌道交通建設工程竣工檔案管理的具體實施措施

現階段，重慶市軌道交通建設建設工程竣工檔案在編制和具體落實過程中，基本都是按照“重慶市城市軌道交通工程檔案管理”的具體內容進行落實。在檔案材料的歸檔范圍、使用檔案裝具等方面，具有一定的優勢特點。與此同時，結合該規章制度。并且結合實際情況，與現存于重慶市城市軌道交通建設工程竣工檔案管理中的問題進行結合，提出有針對性的解決對策[4]。

2.1加強竣工檔案法律法規教育

城市軌道交通建設工程在具體實施過程中，雖然其施工周期比較長，具有一定的復雜性，但是通過一些新型技術的引進和利用，對城市軌道交通建設工程的質量而言，也能夠起到一定的保障性作用。但是在施工過程中所涉及到的一系列檔案、文件，比如施工文件、監理文件等，這些文件對整個建設工程而言，具有非常重要的影響和作用。與此同時，這些文件需要被進行有效的整合和收集，為竣工檔案管理提供準確有效數據資料，提高竣工檔案管理的質量和水平[5]。除此之外，凡是參與到城市軌道交通工程建設的監理或者是施工人員，自身都需要具有比較強的檔案法制意識，這樣才能夠對自己的行為產生一定的影響。另外，要在實踐中加強竣工檔案管理法律法規的學習、培訓和教育，讓所有參與到其中的工作人員能夠真正意識到，作為城市軌道交通的建設者，必須要保證工程質量，同時還要保證工程竣工檔案的質量。

2.2利用行政、經濟手段保證參建單位對檔案工作的重視

在城市軌道交通建設工程竣工檔案管理相關措施落實過程中，要與實際情況進行結合，保證軌道交通工程竣工檔案的完整性和準確性。為了實現這一根本目的，在具體操作過程中，需要從管理機制以及企業本身的行為方面出發，對其進行有效的約束。①需要對工程建設單位相關部門進行整合，并且在這些部門中推行檔案責任制度，將相關工作人員自身的責任落實到實處，體現在各個環節當中。②通過經濟手段科學合理的利用，起到良好的制約效果，在合同當中，對竣工文件進行重新的整編和歸檔，保證相關內容的有效落實。特別是對于由第三方審計的工程而言，在針對是否需要移交竣工檔案參建單位的時候，需要直接由重慶市地鐵公司檔案室對其進行審核和批準[6]。

2.3加強對竣工檔案質量管理的過程監督和指導

在針對監理人員或者是施工單位的一系列技術人員進行培訓和教育指導的時候，要真正讓這些工作人員能夠清楚的意識到竣工檔案管理的重要性。這樣不僅有利于強化這些工作人員的意識，而且對這些工作人員自身的行為也能夠產生一定的影響。在整個過程監督和指導過程中，要將重點放在檔案基礎知識、一些原始文件的簽證操作方法等方面。在實踐中，加強對竣工檔案的形成，對整個形成過程進行全方位實時有效的監督和控制，并且適當給予相對應的指導意見。除此之外，還需要在實踐中，將“三同步”管理制度落實到實處，對施工現場進行深入的檢查和分析。這樣不僅能夠在檢查過程中，針對各個參建單位遇到的問題進行分析，而且還能夠結合實際情況，提出有針對性的解決措施。在各個分部工程具體驗收之前，需要對檔案的收集、編制進行科學合理的把控，這樣才能夠保證竣工檔案的合理性和規范完整性。

2.4嚴格把控竣工驗收檔案質量

在竣工驗收過程中，其中非常重要的一點就是對竣工檔案是否達到項目的基本要求進行檢查和分析。因此，地鐵公司檔案管理人員以及相對應的監理工程師要結合實際情況，對竣工驗收質量進行嚴格有效的把控。特別是針對一些隱蔽工程而言，要對其本身的記錄是否具有真實性和有效性進行審核。

3結束語

城市軌道交通建設工程竣工檔案管理在具體實施過程中，為了保證檔案管理質量，需要加強監理、施工單位等各個部門在竣工檔案管理方面的水平。這樣不僅能夠從根本上促使交工驗收期限得到有效縮短，而且還能夠保證城市軌道交通建設工程竣工檔案管理質量的有效提升。

參考文獻

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一、狠抓檔案開發體系建設

（一）有效開發檔案信息資源。企業檔案作為記錄企業成長、發展歷程的載體，真實地記錄了企業文化建設所需的全部資料。企業檔案管理工作者順應時展趨勢，立足新的起點，明確企業系統檔案工作的科學發展方向，創新檔案工作理念，把檔案管理制度和要求，深入到企業的每一項工作中。同時，隨著信息產業化的快速發展，給企業檔案管理工作帶來了巨大影響。檔案管理工作在企業乃至社會的發展中起著非常重要的作用，進行檔案管理相當于將各類知識進行濃縮、融匯，是信息的傳承。認識到檔案管理的重要性，并對其進行合理的開發與利用，可以達到事半功倍的效果。

（二）繼續加大開發利用力度。改革是一場新的革命，它既是一場解放生產力的偉大變革，也是一場解放思想、轉變思想觀念的革命。隨著企業檔案升級活動的停止以及市場經濟的撞擊，檔案工作面臨著嚴峻的挑戰。因此，我們要加大開發檔案信息資源力度是檔案事業發展的需要。最大限度地滿足各個方面利用檔案信息資源的需要，是檔案工作的目的。檔案部門原來的“你來查，我去找”的工作方式已不能滿足社會需要。檔案部門必須加大開發檔案信息資源的力度，才能把“死檔案”變為“活信息”，使其在現代化建設中發揮作用。提升檔案服務水平；繼續加大制度建設力度。

（三）更新觀念創新模式，促進檔案事業科學發展。一個企業從創立到發展，涉及到科技圖紙、文件文書、財務報表、人事資料、信用憑證、科技成果等大量資料，包括文件、圖片、錄音和錄像和實物等等。將這些資料整理保存起來并加以利用就是檔案管理。檔案工作的主體地位形成之后，就要注重學校的未來方向，把握前瞻性的特點，在檔案資源、檔案人力、檔案開發、外部環境等方面進行全方位創新，這就能使檔案機構高效、安全、有位。各項工作從維持性向創造性發展，為檔案工作創造一個良好的氛圍。

二、狠抓檔案利用體系建設

（一）規范查檔流程，提升檔案服務效率和水平。檔案管理現代化是檔案不斷發展的一個顯著標志，也是提高企業管理效益和經濟效益的重要手段。傳統企業檔案管理實現價值的手段主要來源于企業資本和勞動力的投入，那么未來企業檔案管理存在價值則主要來源于知識，這是由新技術革命、企業未來走勢和檔案管理自身發展需求所決定的。因此，我們要進一步完善、修訂、健全企業檔案管理工作制度，如借閱制度、收集制度、鑒別歸檔制度、轉遞制度、檢查核對制度、保管保密制度、管理人員職責、遞交檔案材料歸檔制度等。些制度明確了檔案工作職責和任務，以及歸檔范圍及整理要求，使各有關單位對文件材料的形成、積累、收集、整理有據可依。德州市質監局的檔案管理由此逐步走向了規范化、科學化管理軌道。

（二）檔案工作人員應創新思路，開拓檔案管理的各項功能。檔案管理是企業管理中的重要組成，它不是只局限與某一領域的管理活動，也不僅僅是檔案部門和檔案管理人員的事情，而是需要企業中所有人員共同參與的情況下才能取得一定成效的事業。現代企業管理是一個有機的整體，企業檔案部門只是這個整體中的一“塊”而已，所以，如果想完整地體現企業檔案部門的管理職能，還必須取得企業中其他的“塊”即各相關職能部門的支持、配合與協調才行。這就有必要在企業各職能部門制訂、實施其崗位職責時，有意識地把他們在檔案管理方面應盡的義務職責明確地予以規定并體現出來，從而實現整個企業內在檔案管理工作方面的高度協調與配合。因此，我們就要積極探索和體現觀念、機制、管理的創新。

（三）加強對館藏檔案日常管理。檔案管理的好壞往往要通過對管理水平的評價來確定。根據發展的需要，對檔案館管理水平的評價不能單純地看場所、設備和館藏。檔案管理主要應看檔案館對資源的開發利用程度和服務效果。檔案館的管理工作重心要從對館舍設備、檔案資料的管理轉向對用戶和檔案員的管理。因此，我們要確保檔案信息安全、實體安全，杜絕發生檔案安全事故。檔案安全體系是確保檔案實體和信息安全的基礎設施和制度規范。包括檔案安全政策法規及規范保障、物質保障、機制保障和制度保障，檔案館建設、檔案搶救與保護、檔案工作突發事件應急處置。在檔案管理中必須十分強調有章可循、有法可依，規范工作程序和工作行為，要建立起科學、嚴密的量化管理制度，實行差錯告誡和責任追究制度，使工作人員做到事事、時時心中有“數”這樣才能確保工作質量，提高工作效率。

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一、人事檔案管理信息化建設的必要性和作用

近年來，社會信息化進程逐漸加快，信息資源成為人類社會經濟活動的重要戰略資源，而人事檔案作為個人成長歷史的重要載體，其在人力資源管理中的重要性日益凸顯，加上信息技術的發展和人事檔案管理開放化、社會化轉變，為人事檔案管理信息化建設提供了條件，這是時展的必然趨勢，也是我國信息化管理工作的迫切需要。

人事檔案信息化管理主要以計算機技術和網絡技術為支撐，改變了傳統的以紙質承載重要信息的方法，檔案信息通過電子文件保存在計算機內，不僅能夠為人事管理提供全面信息，還能有效避免信息的丟失，可見，進行人事檔案管理信息化建設對于保證檔案信息的安全、提供檔案資源利用率具有重要意義。

在人事檔案管理中必然會涉及大量新信息，通過網絡可以加快更新速度，對本部門管理范圍內的檔案信息進行實時更新，實現資源共享，消除傳統紙質信息更新的繁瑣工作，降低工作人員的勞動量，使管理人員有更多時間擴充知識，有利于提高工作人員的業務水平，信息數據庫上有關于員工和干部的最新考核信息，這些能夠為領導的選拔決策提供幫助，因而，人事檔案管理信息化建設是節約勞動力、加快信息更新速度、提高信息資源時效性的必要途徑，有利于提高人事檔案管理水平，提高工作效率和工作質量。

人事檔案信息化管理中，對于檔案的查詢、修改、更新等都是在計算機上進行的，有效避免了對原始檔案的破壞，保證了原始檔案的權威性與客觀性。每個人都有人事檔案知情權，人事檔案信息必須建立在尊重員工的基礎上，只有檔案信息得到員工的知情和認可，檔案才更具有使用價值，通過信息化建設，在進行人事檔案管理時，可以通過網絡使員工了解自己檔案，并對員工的疑義給出解答，有利于消除矛盾，體現了人性化服務。因此，人事檔案管理信息化建設是提高人力資源管理水平、創建和諧勞動關系的重要手段。

二、加快醫院檔案管理信息化建設的主要路徑

為改變醫院檔案管理現狀，實現醫院檔案管理的數字化管理，是檔案管理適應社會信息化發展的必然要求，也是全面提升檔案管理服務的必然選擇"加快檔案管理信息化建設，需要從更新管理念，提高管理人員業務素質，把信息網絡技術應用到醫院檔案管理當中，采用與檔案管理相關的信息技術及軟件系統，形成一個覆蓋醫院檔案管理全過程全方位的信息網絡平臺，實現檔案管理的資源共享。

（一）更新管理理念，是加快醫院檔案管理信息化建設的關鍵

醫院的不斷發展，業務技術水平的不斷提高，根本上是要樹立醫院現代化管理的意識，實現醫院檔案管理現代化就必須更新管理理念，適應新形勢下的醫院管理的新要求。加快信息化建設，徹底改變傳統檔案管理以人工手動方式的模式；加快信息化建設，縮小不同專業間的差距，充分發揮檔案管理人員的作用；加快信息化建設功在當今，利在夯實醫院的發展后勁。檔案管理信息化可以徹底改變以前收集整理時間長、立卷歸檔繁瑣、查詢利用效率低的落后狀況。用現代化的管理理念和手段，使檔案管理的信息化工作與辦公室工作的制度化同步發展，以實現文檔一體化的管理，適應信息化時代的要求，增強醫院檔案管理的時效性，提高檔案查詢、利用、開發的有效性。

（二）提高檔案管理人員的業務素質，是加快醫院檔案管理信息化建設的重要保證

檔案管理人員是醫院檔案工作的主體，檔案管理質量與水平與檔案管理人員業務水平和綜合能力密切相關，加快檔案管理人員業務水平的提高刻不容緩，只有不斷提高檔案管理人員的整體素質、專業技術水平、先進的工作方法、現代的管理手段，才能快速的推進醫院檔案管理的現代化，才能適應醫院檔案管理信息化的要求。只有把檔案管理專業知識與計算機技術相結合，才能加快建設信息化建設，促進檔案信息資源庫和數據庫的完善，把分散的檔案信息和數據進行統一管理，提高檔案管理的服務效率。

（三）采用現代化的信息技術是加快醫院檔案管理信息化建設的必要手段

醫院檔案管理現代化的標志就是信息化建設。醫院檔案管理的信息化就是將計算機技、通訊技術全面的運用到檔案管理之中，以獲得最好的管理結果和最佳的工作效率，從而改善檔案管理的工作現狀，加快檔案管理信息化建設，沖破檔案利用的種種局限，從封閉走向開放，利用檔案信息的獨特優勢為領導決策和醫院管理提供支持。

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關鍵詞：事業單位；檔案管理；信息化；科學管理

顧名思義，事業單位檔案的信息化建設過程，就是利用現代互聯網和多媒體存儲技術，對檔案保存方式進行有機變革，實現檔案內容的網絡化存儲和網絡查詢，是一種資源的現代化整合和利用方式。在事業單位檔案管理的過程中，要通過信息網絡資源的運用，建立數據庫等方式，實現檔案管理方法的提檔升級，是事業單位總體信息化建設的一個重要環節。

1 信息化建設對于事業單位管理的重要意義

隨著經濟社會的快速發展，我國事業單位在公共服務和管理職能行使方面，發揮著越來越重要的作用，是社會運作的重要機體。事業單位的檔案管理工作，從其本質來說，是對事業單位工作歷史痕跡的客觀記錄，是通過資料的收集和整理，為后續服務和科學決策提供重要依據。事業單位管理工作所積累的大量案例和大量數據，是現代社會實現科學發展所依托的重要載體。

隨著互聯網信息技術的發展，傳統的資料收集和查詢方式，明顯已經不能滿足現代社會大數據分析的要求，傳統檔案管理的弊端也在日益凸顯，包括占用空間、不利于查詢、不利于資料的跨區域利用等方面。因此，在事業單位檔案管理過程中，強化檔案資料管理的信息化建設，是事業單位總體信息化建設的重要組成部分。

以筆者所工作的環保單位來說，在提供環保咨詢服務的過程中，會形成大量的檔案資料，很多環保問題，具有跨區域的相似性，也具有臨近區域的特殊性，通過大量案例的整理和收集，可以有效實現環保問題解決方法的總結和創新，要實現這個目標，必須依托大量資料的收集和整理，通過檔案的信息化建設，實現資源的跨區域流動，不僅對于提升本單位的檔案管理水平具有重要意義，對于提升全國范圍的環保治理水平而言，也有著至關重要的作用，將這種觀點放大到所有事業單位的檔案管理，都具有相似性的特征。

2 事業單位檔案管理中的信息化建設瓶頸

2.1 資源利用效率低

在我國事業單位體系中，檔案的信息化建設水平相對較低，其中可利用的數字化信息資源很少，大量的資料堆積在各自的檔案室內，無法實現資源的有效利用，因此，強化事業單位檔案管理的信息化建設，具有十分重要的意義。據不完全統計，截至2015年，全國事業單位檔案館資料開放的總數為6301萬卷，這一數字，還不到我國事業單位檔案館藏資料總數的四分之一。

從總體來看，我國事業單位檔案管理的信息化建設已經取得了初步的成果，在全國范圍內建立了4000多個數字化信息數據庫，但是仍有大量的檔案資源被閑置，無法實現高效的利用。

2.2 事業單位檔案信息安全堪憂

在事業單位過程中，形成的很多檔案資料具有一定的特殊性，甚至涉及到國家秘密、商業秘密、個人隱私的問題，對于這種情況，在開展信息化建設的過程中，提升信息資料的安全保障性，具有十分重要的意義。通過對很多事業單位檔案管理信息化建設的研究來看，現代事業單位開展信息化建設，普遍存在一定的安全隱憂，比如內外網區分不明等，存在很多安全隱患，成為制約事業單位檔案管理信息化建設的重要因素。

3 加強事業單位檔案管理信息化水平的有效路徑

3.1 完善現代管理制度和體系

事業單位的檔案管理信息化建設問題，是一項系統性的工程，需要撾淮恿斕季霾卟忝行頂層設計。在現有法律法規體系下，事業單位的性質相對較為特殊，很多事業單位存在身份上模棱兩可的問題，因此，開展檔案信息化建設，也受到了制度層面的制約。要實現檔案管理信息化建設的有效開展，離不開系統的制度設計，建立現代事業單位檔案管理制度，為檔案管理的信息化建設提供制度上的保障和指引。

3.2 規范化建立檔案數據庫

在事業單位檔案管理過程中開展信息化建設，離不開科學規劃和系統安排，切忌盲目開展。在檔案管理信息化建設的過程中，要強化數據庫建立環節，利用無限的網絡存儲空間，分步驟、有條理的開展本單位數據庫建設，實現檔案內容的數字化備案過程，既有利于檔案的保管，同時對于信息調取和資源利用具有重要的意義。

3.3 強化檔案管理人員的信息處理能力

在事業單位檔案管理中，開展信息化建設，離不開人才的配套和支撐。在很多事業單位當中，負責檔案管理的人員，往往思想不夠創新，現代信息技術應用水平不足，因此，強化檔案管理人員的信息處理能力，對于事業單位檔案管理工作，具有至關重要的作用。由于事業單位的性質和技術所限，一般不具有專業化的信息技術能力水平，因此，通過服務購買等方式，和企業合作開展建設，是有效的信息化建設路徑。

4 結語

通過以上的論述可以得知，事業單位的檔案管理工作，在事業單位全局工作中占據著重要位置，事業單位檔案管理的信息化建設水平，直接關乎事業單位的服務和職能行使水平，具有十分重要的意義。由于我國歷史因素和現代制度的多方面制約，我國事業單位目前的檔案管理信息化水平并不容樂觀，是一個持久性的工程。綜上所述，強化事業單位檔案管理信息化的理論研究和實踐摸索，對于促進事業單位發展具有十分重要的意義，需要實踐工作者和理論研究者深入探索，尋求現代事業單位開展檔案管理信息化建設的有效路徑，從而促進事業單位發展，更好的服務社會，為我國全面建成小康社會做出應有的貢獻。

參考文獻

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關鍵詞：信息化；檔案管理

中圖分類號： G271 文獻標識碼： A 文章編號：

前言

與傳統的紙質載體檔案管理相比，電子文件、電子檔案的管理具有技術含量高、更新快、相關因素多，關聯度高等特點，因此電子檔案對記錄的管理工作提出了更高的要求。檔案信息涉及到企業的方方面面，與各個不同的專業信息系統的數據都有密切聯系，例如辦公自動化系統等，檔案管理信息平臺就是利用各個不同專業信息系統的數據，實現電子文件與電子檔案一體化管理。

一、企業檔案信息化發展前景

近年來，湖南省送變電工程公司信息化建設發展很快。辦公自動化、無紙化等事物的出現，使檔案的生成方式發生很大變化。諸如文件的起草、簽發、催辦、歸檔等運作過程在計算機和網絡中進行，這樣檔案的前身必須以機讀文件為主要形態，那么檔案也自然以機讀形式存在，這些檔案的利用方式與紙質載體檔案的利用方式有很大差異。這種變化預示著企業將面對更多的機讀形式以磁盤為載體的檔案。在企業管理中，生產調度、安全監察、工程建設、招標投標、技術圖紙、人事管理、企業文化等方面，產生的大量的信息需要歸檔，對這些檔案信息及時搜集整理，是檔案工作者義不容辭的責任。 在此基礎上，“去粗取精，去偽存真”，使得機讀形式的檔案信息具有系統性、真實性，不失時機地為企業管理者提供有價值的檔案信息，為企業又好又快地科學發展提供更為完善的服務，這是信息化條件下企業檔案管理工作發展的新趨勢。

二、企業檔案信息化建設的意義

“檔案是歷史的原始記錄”，這種記錄就是一種信息。 但是要弄清信息化中的信息不僅僅限于檔案本身的記錄信息，它還包括將原始信息進行處理后與其他信息形式融合形成的更廣泛的信息。筆者認為，企業檔案信息化的內容應該有兩方面:一是，狹義上的信息化，就是將檔案自身的內容信息化；二是，廣義上的信息化，是將企業檔案信息與社會政治、經濟、文化等方面的信息進行融合處理的信息化。 所以，企業檔案信息化建設的目標就是在現代化的技術條件下，一方面促進企業檔案本身信息進入社會交流系統，在社會中廣為傳播，另一方面就是將企業檔案中的信息與其他社會信息形式融合使用， 在社會中傳播，廣泛地服務于企業和社會。當然這兩個方面的目標并不是孤立的，而是相互聯系，相互促進的。因為檔案信息一旦廣為社會大眾利用，狹義的檔案資源信息化，必然與社會發生普遍的聯系，必然要與社會中的其他信息交融而廣泛地交流和傳播，形成另外形式的信息，即廣泛意義的檔案信息化。

三、信息化推動傳統的檔案管理模式轉變

為做好企業檔案信息化建設，這里面有一個對現代化、信息化與數字化的理解問題。其實，對于現代化很早就提出來了，但是對于現代化至今也沒有一個權威性的解釋。在四屆人大說，我們國家要實現工業、農業和國防現代化。但是，現代化到底是個什么樣子并沒有一個嚴格的界定，隨著社會的發展、科技的進步，有一點是大家所共識的，即：早期的現代化是以實體管理為中心，而現在的信息化是以信息管理為中心，前者對應的是工業化社會，后者應該對應信息化社會。前者以工作自動化為特征；后者則以全文信息化為特征。其實這也就是現代化與信息化之間的關系。1997年召開的首屆全國信息化工作會議，對信息化和國家信息化定義為：“信息化是指培育、發展以智能化工具為代表的新的生產力并使之造福于社會的歷史過程。國家信息化就是在國家統一規劃和組織下，在農業、工業、科學技術、國防及社會生活各個方面應用現代信息技術，深入開發廣泛利用信息資源，加速實現國家現代化進程”。由此，也可以看出來，信息化是包含與現代化當中，是現代化發展的一種必然形式。

隨著電子檔案的大量產生，檔案工作也必將隨之而進入新的歷史發展階段，即：檔案管理現代化，而現在的檔案管理現代化與過去相比較又賦予了新的含義：那就是以檔案管理信息化為核心的檔案管理現代化。現在現代化的核心應該是信息化。因此，提倡現代化的同時也提倡信息化。但必需強調的是：檔案管理現代化是以檔案管理信息化為核心的檔案管理現代化。即：適應信息化建設的發展要求，基于檔案工作的基本原理，對信息系統中形成的電子文件、數據進行歸檔、存儲和管理，提供有效的全文檔案信息網絡化服務的新型檔案管理模式。有了全文，沒有網絡，就好比有了馬沒有鞍一樣。所以，我們要提倡提供有效的全文檔案信息網絡化服務。

在提倡信息化的同時，現在也提倡數字化。但目前有一種觀念認為，提倡信息化已經過時了，而應該轉為提倡數字化。其實不然，數字化是信息化發展的一種具體形式，現在的文檔則多是以數字形式形成文件、在磁光介載體上的保存、在局域網和互聯網上運行的模式。同時，將過去的紙制文件轉換成電子的數據，我們將其這樣一項工作、一種形式稱之為數字化。實際上信息化與數字化兩者關系應該是信息化大于數字化這么個關系。這就好比路與車的關系一樣。

四、企業檔案信息化要確保安全性和真實性

實現企業檔案信息化，必須建立有效的文件檔案管理計算機信息系統，為此要做好以下幾項工作：首先，改進和規范在應用計算機條件下文件檔案管理工作流程，使之適應檔案管理工作的需要；其次，依據文件處理流程進行檔案信息化系統軟件功能設計；再次，在信息系統中建立完善的內部控制制度，確保檔案的安全。企業在電子檔案使用過程中，應當充分注意到電子檔案的安全性問題。因為隨著信息化的快速發展，電子檔案涉及范圍迅速擴展，數量也急劇增加，特別是計算機網絡化的發展，隨之而來的問題是如何在網絡下防范計算機病毒以及黑客的攻擊，確保電子檔案的安全。與此同時，還要高度重視電子檔案的真實性問題。在實際工作中，由于從電子文件的生成到歸檔缺乏規范化和程序化管理，相當數量的草稿性電子文件處于自生自滅的狀況，多數電子檔案與其相對應的紙質檔案之間未建立統一的管理方法；加之儲存電子檔案選用的載體不耐久等原因，影響了檔案的完整性、可靠性，從而影響了檔案的真實性，企業檔案部門要采取切實的技術和管理措施保證檔案真實性。

五、提高人員素質適應檔案信息化管理的要求

現代化的設備需要人來操作，檔案工作信息化需要人來實現。企業檔案管理人員必須具備多元化知識背景才能適應要求，因此，建立一支具有現代科學技術知識和業務知識的檔案專業隊伍是至關重要的。首先，企業檔案工作者必須具有多元化的知識結構，現代科學成果在檔案管理中的大量運用， 迫使檔案工作人員必須學習和掌握理論、文化和管理等有關知識，其中尤為重要的是計算機、網絡方面的知識，它們對檔案管理實現現代化、信息化具有直接作用。其次，全面掌握檔案專業知識，如具備檔案學、檔案管理學、文書學、目錄學、檔案自動化管理以及檔案著錄、標引、檢索、編研、復制、修裱等有關檔案專業知識和基本技能。再次，從檔案管理現代化發展趨勢看，檔案工作人員必須具備掌握檔案管理現代化技術、進行檔案信息分析與研究、提供高層次檔案信息服務與咨詢等三方面的能力。檔案管理人員應當學習、學習、再學習，企業領導和檔案管理部門要積極創造條件，有計劃的選送檔案管理人員進行深造，離崗培訓，還可以采取以老帶新、以師帶徒的辦法，互幫互學建立復合型人才群和梯隊型人才結構。

六、結語

企業的檔案工作也應該是以企業檔案信息化的促進、完善企業信息化和提升檔案管理現代化水平作為企業檔案工作發展的總目標。無論是企業的領導者，還是企業的從業人員都應明確的認識到，企業信息化里如果缺少檔案的信息化，那么企業信息化就是有缺陷的。所以說，企業檔案信息化是對企業信息化的促進和完善。這既是企業檔案信息化建設的意義所在，也是企業檔案信息化的總體目標之一。同時，檔案信息化也是檔案工作發展的方向和趨勢，企業開展檔案工作也應該把企業檔案信息化建設，提升企業檔案管理現代化水平作為企業檔案發展的目標。

參考文獻：