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【關鍵詞】煤礦企業；檔案管理；人事檔案；要點分析

在煤礦企業檔案管理中，人事檔案由于種類特殊，在具體的管理中對檔案保管、檔案信息的更新以及檔案借閱行為有著明確的要求，要想做好人事檔案管理工作，就要從這幾個方面入手，重點做好檔案的保管、信息更新和借閱程序的規范。所以，在煤礦企業檔案管理工作中，我們不但要掌握正確的管理原則，同時還要對人事檔案管理的重點和要點有所了解，做到正確、規范、有效，解決人事檔案管理中存在的問題，提高煤礦企業人事檔案管理的有效性，滿足煤礦企業人事檔案管理需要。

一、煤礦企業人事檔案管理應做好檔案保管

在煤礦企業檔案中，人事檔案相對特殊，由于人事檔案記錄了所有干部和基本員工的人事信息，是干部晉升和員工培訓的基本依據，對煤礦企業的人力資源管理工作有著重要影響。基于對煤礦企業人事檔案管理工作的了解，要想提高人事檔案管理質量，做好檔案保管是關鍵。具體應從以下幾個方面入手：（一）建立專門的人事檔案保管場所。為了提高人事檔案管理質量，提高人事檔案的保管效果，煤礦企業應建立專門的人事檔案保管場所，溫度、濕度等指標都要達到檔案的保管條件。同時還要有專門的管理人員進行管理，確保人事檔案管理工作得到有效開展。（二）將人事檔案分類保管。在人事檔案保管過程中，應將干部檔案與普通員工檔案分開保管，起到分類保管提高保管針對性的目的，提高人事檔案管理的針對性和有效性，因此，分類保管是人事檔案管理的重要著力點。（三）建立人事檔案檢索目錄。由于人事檔案數量較多，在管理過程中只有建立專門的檢索目錄，才能提高人事檔案的查閱質量，為人事檔案的管理和調閱提供有力的支持。所以，建立人事檔案檢索目錄是人事檔案管理的重點。

二、煤礦企業人事檔案管理應及時更新檔案信息

由于煤礦企業的干部職工隊伍經常會發生人員崗位變動以及個人的人事信息也會出現變動，這就需要在人事檔案中進行體現，并及時更新檔案信息。因此，做好人事檔案信息的更新，應成為煤礦企業人事檔案管理的重要內容，具體應做好以下工作：（一）及時記錄并更新人事信息。考慮到煤礦企業干部職工人事信息的頻繁變動，在人事檔案中應對變動信息進行全面體現，這就需要煤礦企業人事檔案管理工作中應及時記錄人事信息，并對人事信息進行及時分析，提高人事檔案的全面性。（二）對人事檔案信息進行及時歸檔。人事檔案在發生變動之后，應進行及時歸檔，如果不及時歸檔，容易造成人事檔案信息混亂，不利于人事檔案管理工作的開展。因此，對人事檔案信息進行及時歸檔是提高人事檔案管理質量的關鍵。（三）加強對人事檔案信息的審核，提高準確性。鑒于人事檔案的特殊性和嚴肅性，在人事檔案管理過程中，應對檔案中的信息準確性負責，除了要及時記錄人事信息之外，還要加強人事信息的審核，保證人事檔案信息準確性能夠滿足實際需要。

三、煤礦企業人事檔案管理應規范借閱程序

考慮到人事檔案信息的特殊性，在人事檔案管理過程中，做好人事檔案管理的借閱工作，對于規范人事檔案管理工作和提高人事檔案管理質量具有重要意義。為此，應從以下幾個方面入手：（一）對人事檔案借閱進行準確登記。煤礦企業在人力資源管理工作中，會對人事檔案進行調閱，為了規范人事檔案的調閱管理質量，應對人事檔案借閱進行準確登記，對借閱人、借閱用途以及借閱方式都進行全面準確的登記。（二）對借閱歸還的人事檔案進行檢查。人事檔案在外借歸還之后，檔案管理部門需要對借閱歸還的人事檔案進行檢查，避免人事檔案發生涂抹或者丟失內容的現象，使人事檔案做到和借閱之前一樣，規范人事檔案借閱行為。（三）建立人事檔案借閱臺賬，規范借閱行為。為了有效記錄人事檔案的借閱情況，在人事檔案管理中應建立人事檔案借閱臺賬，并對借閱行為進行規范，對借閱期限進行明確，保證人事檔案借閱能夠按期歸還。

四、結論

通過本文的分析可知，在煤礦企業人事檔案管理中，要想提高人事檔案管理工作質量，就要結合煤礦企業檔案管理實際，根據人事檔案管理工作特點，具體從做好檔案保管、及時更新檔案信息以及規范借閱程序等方面入手，使煤礦企業人事檔案管理工作能夠得到有效開展，最終達到提高煤礦企業人事檔案管理質量的目的。因此，我們應立足煤礦企業人事檔案管理實際，總結成熟的管理經驗，掌握管理要點，為煤礦企業人事檔案管理提供有力的支持。

【參考文獻】

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[5]金銀珠.淺談企業檔案管理工作中的幾點體會[J].黑龍江史志，2014（23）.

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關鍵詞：重點工程；項目檔案；檔案管理；思考

重點工程建設項目對我國國民經濟的發展有著至關重要的作用，重點工程建設項目檔案管理工作是企業的基礎管理，也是承包商項目管理水平的體現，但由于建設項目建設周期長、人員調動頻繁、數據管理人員分散、數據放置地點多變等問題，重點工程建設項目檔案管理工作開展并不順利，基于此，本文將圍繞重點工程建設項目檔案管理工作展開進行相關分析，并給予可實施路徑。

一、重點工程建設項目檔案管理工作的必要性

重點工程建設項目開展的順利進行離不開項目檔案管理工作，這是因為該項工作對重點工程建設項目以及其他日常管理工作提供資料參考，以此推進管理工作效率的有效提升，項目數據收集、分類、整理和通過整個監管過程進行。項目檔案是合規管理的重要載體，做好檔案管理將使重點工程建設項目工作開展有例可循、各項決策有據可依、各項巡查審計有證可查、項目成果有史可溯，是可持續發展的基石。

二、重點工程建設項目檔案管理工作現存問題

（一）對檔案重視程度不足。在當前的檔案管理工作中，在管理手段、管理人員和管理體制等方面都存在一些問題。由于檔案管理不能直接給項目帶來經濟效益，重視程度不高，重點工程建設項目檔案管理工作也得不到應有的尊重和發展，而在重點工程建設項目檔案管理工作基礎建設中，規章制度和管理人員培訓等方面缺乏長遠的規劃。（二）檔案管理者的專業素養有待提升。在重點工程建設項目中檔案管理者并不是專業從事于此崗位，管理工作大多由其他崗位人員兼職完成，導致檔案管理質量不高，兼職人員的主要精力在于自己的工作，很難花太多的時間和精力去學習相關的專業知識，進而導致檔案管理者的專業素養不高，無法高效、快速地完成檔案管理任務。（三）檔案管理者工作態度不端正。檔案管理工作單調乏味，需要檔案管理人員花費大量的時間和精力來完成。此外，大部分時間為人員整理、歸檔、鑒定、核實檔案資料，造成檔案管理人員的不當態度。檔案管理工作重復性強、單調性強，工作人員在工作中容易產生厭煩和厭倦感。（四）信息化水平不足。檔案管理信息化水平低是當前困擾眾多重點工程建設項目檔案管理工作的主要問題之一。這主要有兩個原因，一是檔案管理人員缺乏信息技術培訓，無法實現檔案管理信息化轉型，無法利用現代化設施有效提高重點建設項目檔案管理效率；二是重點工程建設項目檔案管理復雜，檔案管理人員缺乏對檔案管理重要性的認識，并且高層領導缺乏引進專業人才的思想，將檔案管理的發展過程局限于信息化，使信息的保存、檢索和存取費時費力，此管理方法已然是拉低工作質量，無法高效工作。（五）檔案管理體系的不完善。檔案管理制度的缺失是重點工程建設項目檔案管理工作不能有效完成的重要原因之一。檔案管理制度并沒有歸入發展重點，導致檔案管理人員在工作中缺乏準確規范的指導方針，逐漸降低了檔案管理工作質量以及效率。

三、重點工程建設項目檔案管理工作的可實施路徑

（一）加強檔案管理培訓。借助權威專家的講解，重新認識檔案管理的重要性，普及檔案管理的理論知識，提升思想認識，為后期工作的推動奠定思想基礎，減少阻力。可聘請專業老師就重點工程建設項目檔案管理的內容、方法、體系建設等知識，給檔案管理者進行相關培訓，培訓過程應使檔案管理者深刻地認識到重點工程建設項目檔案管理工作的所存問題、系統管理能力缺乏。通過專家的指導在一定程度上提升檔案管理者的檔案管理理論水平，認識到檔案管理的重要性，同時可明確下一階段工作的方向。（二）構建檔案管理團隊。成立檔案管理項目小組，建立重點工程建設項目檔案管理體系，以“統一管控，實際操作”為原則，責任落實到人。檔案管理組組長主要負責整個項目工作的統籌，協調重點工程建設項目檔案管理的相關事務，制定檔案管理的工作。計劃和檔案管理制度。項目成員負責推動、落實檔案管理工作。在檔案收集、歸檔階段，堅持“由誰產生，誰歸檔”的原則，從而提升檔案管理工作質量以及效率。（三）梳理歸檔文檔，制成文檔目錄表確定應納入檔案管理文件的范疇，鎖定檔案收集的對象。經整理、分析、歸納，確定應該收集什么文件，保存什么文件，統一收集文件的標準。集中統一保管，降低了重要資料丟失的風險，確保了文件資料的安全，特別是工程建設過程的原始記錄、變更資料等。（四）歸總文檔目錄，制成檔案目錄表。通過對歸檔文件的梳理，歸總成《重點工程建設項目文檔目錄大綱》，確定了各類文件的收集部門和歸檔時間，并明確了檔案材質和保存方式（電子或實物保存），檔案目錄大綱，在全面征求意見并得到了相關領導的充分認可后，作為后期檔案收集的標準性文件。采用卷內目錄、案卷目錄、重點工程建設項目文檔檔案目錄表為一體的三級檔案目錄管理，使得檔案管理的保管、查詢、借閱更簡單、直觀。（五）下發體系文件，確定檔案管理標準。《檔案管理辦法》規定檔案管理實行一級所有、兩級管理體系，全宗單位對本單位的檔案具有完全的管理權限，負責檔案室的建立，檔案的收集、整理、歸檔、借用以及日常維護管理工作。《檔案管理辦法》規定檔案的歸檔、分類、編號原則，以及借用程序，界定各管理部門的職責，并包括了對檔案管理工作人員的考核和激勵機制。檔案管理辦法搭建完整的檔案管理體系，對檔案的收集、歸檔等工作提供了標準，構建檔案管理人員體系、制度體系的已搭建完備，使得檔案工作有章可循，有法可施。（六）及時歸檔項目檔案。經過前期的準備工作，及時對工程建設項目每階段的檔案進行收集、整理、歸檔。前期立項審批、勘察設計、征地拆遷、施工階段、交（竣）工等各類檔案都需要一一歸檔，實現檔案的集中管理。（七）落實檔案管理的信息化進程。提高檔案管理信息化水平，不僅對規范檔案管理具有積極意義，而且將大大提高檔案利用效率，減少人員工作量。信息管理的方便、規范、快捷等優點，使人們能夠在最短的時間內通過搜索引擎快速檢索檔案。另外，網絡管理的實現可以幫助工程檔案紙質資料的數字化轉換，利用大數據技術提高信息傳輸和共享的效率，進而建立和完善網絡檔案管理系統。（八）提升檔案管理意識。要進一步提升全員檔案管理意識，使之內化于心、外化于行；要建立健全重點工程建設項目檔案管理工作分級分類授權機制，做好保密工作，確保重點工程建設項目歸檔安全有效；要加強檔案管理制度建設，確保重點工程建設項目檔案制度體系合法合規，可操作性強；要規范檔案移交，加強檔案管理考核，確保檔案移交的完整性、符合性和時效性；要加強培訓與交流，著力提升檔案業務專兼職人員業務技能；要以外審、內審為抓手，規范檔案管理，推進重點工程建設項目檔案管理工作合規管理取得實效。

四、總結

綜上所述，項目小組和完備的體系能有效地推動檔案管理進度。檔案管理工作是一個長期、持續的工作，需要保持管理體系的穩定，培育檔案管理意識。靈活實用的管理手段能更有效地推進項目檔案管理，避免重復工作，在信息化時代，充分借助計算機軟件技術提升檔案管理的效率和水平，納入管理體系，從而推動重點工程建設項目檔案工作可持續發展。

參考文獻：

[1]陸光梅.新時期高速公路檔案管理人員素質建設先現狀與對策[J].傳播力研究,2019,3(16):239.

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【關鍵詞】國有企業；經濟；檔案管理；建設重點

檔案管理，是在西方國家經濟日益發展和信息化不斷進步的情況下提出的。我國將檔案管理這一概念引入正是改革化進程不斷深入的產物。信息資源的整合有利于國有企業朝著更好的方向發展。但是我國的企業正面臨著投資并購混合所有制等轉型階段，如何提高檔案管理水平，成為企業關注的熱點。

一、國有企業應當培養檔案意識

企業應該具備良好的檔案管理意識。隨著檔案信息化進程的加快，我國的檔案管理水平也在不斷提高。企業應該國家的檔案管理事業“同發展，共命運”。

（一）企業領導。作為企業的決策者，面對市場競爭，企業領導不能只把公司的財力物力放在如何提高生產、創造效益上，要對企業檔案管理加強關心，是以此從實際上帶動企業發展。[1]要想真正促進企業進步，領導就要發揮自身的領導價值，把對檔案的管理工作納入到企業發展的整體規劃上來。因此只有制定一套完善的管理制度，同時予以資金和人力支持，才能促進企業檔案管理工作的順利開展。檔案庫房作為檔案最終的“歸屬地”，“八防”措施這項管理指標，必須要引起領導足夠的重視。檔案庫房內的溫、濕度，防鼠、防盜、防光等措施必須落實到位，才能保證檔案相對的安全性和保管的長久性，而為達到此目的，必須投入大量的建設資金購置密集架、加濕器、干燥機等設備以實時監測和調節。

（二）檔案管理者。檔案管理者是最直接接觸檔案管理工作的，檔案工作者需要不斷提高管理意識，實現檔案管理的正規性。目前，很多企業的檔案管理人員工作意識薄弱，最有效的解決方式是接受在崗繼續教育培訓，只有管理意識增強，才能妥善保管好檔案，方便日后檔案的利用與統計。同時，檔案管理者要懂得并善于溝通，經常與其他部門尤其是檔案移交部門進行溝通，才能節省雙方時間，事半功倍；加強對所在企業專業性的學習也是必不可少的，例如接收項目檔案時，由于檔案內容專業性很強，檔案管理人員不能僅僅“照單全收”，要做到督促和提醒項目人員什么樣的材料應該歸檔，什么樣的材料不必歸檔，這樣才能保證檔案館接收的檔案是有長遠保存價值且對利用者是用利用價值的。

（三）檔案利用者。國有企業的檔案大多為企業內部機密，僅供內部人員所用。因此，提高檔案利用者的素質和意識與提高檔案管理者的管理水平互為因果。檔案管理人員的水平提高，意識增強，管理工作有效，則直接節省利用者的時間；利用者的檔案意識提高也能保證檔案管理人員的工作效率和避免重復性工作，督促檔案管理者加強改進管理方法，提高服務水平。

（四）檔案的銷毀。對于一些達到保管期限，并且不具備保存價值的檔案，可以進行銷毀。由于檔案銷毀“不可逆”性，需要經過嚴格的審查程序，首先，企業要設立檔案銷毀鑒定小組，由檔案管理人員向鑒定組提出銷毀書面申請，對于超過保存期限的檔案要經鑒定小組和相應專業人員組織鑒定，最終對確需銷毀的檔案要由主管領導層層審批，檔案管理人員要對確認銷毀的檔案進行詳盡登記，并保證銷毀檔案和登記目錄嚴格一致，銷毀現場要有監督人員和檔案人員一起見證全過程，銷毀登記清冊要永久保存。在鑒定過程當中對于有爭議的、利用價值模糊的檔案要適當延長保管期限。

二、檔案管理質量的提高和建設

（一）提高檔案收集水平。檔案收集是進行檔案管理工作的基礎。在很多國有企業中，經常出現部門對檔案的資料移交不及時、資料不完全或者檔案損壞等情況。[3]這需要管理者在收集檔案移交的時候，應該嚴格把控檔案和資料的質量關，對于移交材料的多少、文件材質、移交時間要有嚴格的制度，并作為監督者親自落實這些制度，并要有檔案專業主人翁精神，經常指導移交部門相應的移交常識，保證檔案室接收檔案的質量，并且可以采取相應的考核和管理措施進行收集。對于不同材質的檔案要高度重視。

（二）提高檔案工作者的業務水平。一些企業因為不重視管理人員的專業素養，多是安排一些業余人士進行管理，由此導致檔案管理缺乏科學性。要想實現國有企業的檔案管理工作的有序性，國有企業要將檔案管理人員的素質培養納入企業發展規劃中來。企業可以通過引進和培養現代管理人才的方法實現企業的發展。企業還要引進檔案管理、精通計算機的復合型人才，以此提高管理水平。檔案管理工作者需要不斷學習先進的檔案管理理念和技術方法，在熟悉企業的管理狀況上利用知識進行實踐，將檔案管理與企業生產更好地銜接，促進企業的檔案管理工作更好地為企業服務。

（三）實現數字檔案管理。企業應當建立科學的數字化檔案管理體系如借助企業OA辦公平臺開辟檔案管理板塊，亦或是直接開發出適合企業自身運行發展模式的檔案專業轉件，將檔案收集、借閱、統計等實現數字化發展，推動檔案管理向規范的方向發展。國有企業需要不斷了解數字檔案的地位和管理優勢，利用資金和物力支持促進企業的檔案管理工作更加規范、標準。

結語

隨著國家混合所有制企業發展的理念不斷深入，企業更加應該注重對檔案的科學化規范化管理，并保證檔案利用價值的最大化體現。檔案管理部門要在結合本單位生產和對檔案信息資源進行整合的基礎上，不斷加大開發力度，檔案管理者要能根據市場的需求和走向，提供具有價值的檔案資源，為企業提供更加高效的信息服務，為企業帶來經濟和社會效益。

參考文獻

[1]喬丹丹.國有企業電子文件管理與建設探索與實踐[J].科技創新與應用，2012，18：53-54.

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案管理的措施。

1 　 重點建設項目檔案管理中存在的主要問題

1. 1 　 檔案意識不強 ，沒有設立專職檔案員鑒于重點建設項目的特點 ，往往是工程量大 ，人員少 ，工期緊等。

建設單位領導往往只顧工程質量和進度 ，對于建設項目檔案的收集沒有委派專職檔案員 ，而由辦公室或工程科的有關人員代管。殊不知重點建設項目從開始到方案論證、 設計、 招標投標、 施工、 竣工等一系列活動中將形成大量的、 有機聯系的文字材料和圖紙 ，它們之間是前后銜接、 左右融合、 互相交叉的。

因此 ，重點建設項目的檔案管理必須設立專職檔案員。

1. 2 　 重點建設項目的檔案管理沒有與項目建設同步重點建設項目不同于一般的建設工程 ，它是許多單位工程的綜合 ，工程龐大。因此 ，整個工程建設中所形成的重點工程檔案的種類就不像一般工程那樣單一 ，數量也遠遠超出一般工程 ，重點工程既有主體工程 ，又有附屬工程;既有土建工程 ，又有機械設備安裝工程等等。參加工程建設的單位也多 ，因而使得工程建設中形成的檔案種類繁多、 數量浩大 ，而且整套重點工程檔案的構成也較復雜 ，除了以普通紙張作為載體材料外 ，還有圖紙、 照片以及錄音、 錄像材料等。

有的建設單位往往只顧工程進度和質量 ，對工程檔案的管理沒有納入工程計劃 ，檔案的管理沒有與建設同步進行。對所形成的檔案往往會束手無策 ，或干脆聽之任之 ，各階段、 各部門、 各施工單位形成的檔案都自行保管 ，久而久之 ，等到工程竣工后要求備案時 ，再想到動手對如此龐大而又復雜的檔案資料進行收集和整理時 ，往往會造成檔案的遺失和不完整這樣被動的局面。

1. 3 　 建設項目檔案質量不符合要求

建設項目檔案質量存在著諸多不盡如人意之處 ，其主要表現在:

① 工程資料不全 ，尤其是安裝及設備調試等方面所形成的資料。

② 字跡材料不符合要求 ，往往是圓珠筆和復印件占的比例較多。

③ 各種簽字、 簽章手續不完備。

④ 竣工圖沒有按要求用新藍圖繪制 ，竣工圖的編制往往不符合要求。以上種種都有悖于國家標準 《建設工程文件歸檔整理規范》 、 《城市建設檔案案卷質量規定》 和 《編制基本建設工程竣工圖的幾項暫行規定》 。

2 　 改進重點建設項目檔案管理的措施重點建設項目檔案是重點建設項目的重要組成部門 ，也是重點建設項目竣工驗收的必備條件 ，重點建設項目檔案的真實、 準確、 齊全、 完整和妥善保管及有效利用 ，對于確保重點建設項目安全使用和正常運行都具有非常重要的意義。因此 ，我們采取三個方面的措施來加強重點建設項目檔案的管理。

2. 1 提高認識 ，加強領導 ，制定各專項制度重點建設項目檔案是建設項目的真實記錄 ，它不僅數量巨大、 種類多、 內容豐富 ，而且它所存儲的科技信息量大。所以 ，它不僅對本工程的當前和未來十分有用 ，而且對附近地區興建相同類型的工程 ，都有很大的參考價值。所以建設項目的分管領導、 項目責任人及項目檔案管理人員 ，都應該認真學習有關建設工程檔案管理方面的法律、 法規和規章 ，提高對建設項目檔案管理工作重要性的認識。

領導認識提高 ，還須要落實在實際工作中 ，必須做到:一是在檔案的收集上要專門配備專職檔案管理人員 ，并對專職檔案管理人員進行崗位培訓 ，以提高他們的業務素質。

二是為了改善建設項目檔案的管理 ，應組織人員專門制定 ，相對應的歸檔制度、 借閱登記制度、 責任制考核等一系列的重點工程建設項目的專項制度。把檔案管理真正落到實處 ，而不只停留在口頭上。三是要及時請業務指導人員一起到工地上去給監理單位、 施工單位等的相關人員進行指導。

2. 2 　 立項時應同時抓好重點項目檔案的收集

重點建設項目建設的周期往往比較長 ，因此形成重點工程檔案的周期也較長。針對這一特點 ，為了使重點工程檔案達到準確、 齊全的要求 ，第一 ，項目建設單位應抓住文件材料形成與工程進度同時性的特點 ，從工程建設的一開始就確定專人負責技術文件材料的收集和積累工作 ，做到檔案管理同工程建設同步。

第二 ，檔案工作人員應掌握建設項目全過程包括的工程檔案資料 ，以掌握建設項目全過程包括的工程檔案資料的主動權 ，在工程的進展中要把握好各階段的檔案管理工作 ，并要自上而下形成一個檔案管理 ，把檔案工作納入工程建設計劃 ，而且還要根據工程進度與實際情況采取分階段接收的辦法。

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1.檔案信息化和電子校務的發展脫節。從上世紀開始，計算機已經開始在我國得到廣泛的應用，各衛校也開始逐步的將計算機技術與自身的需求結合起來，開發了不同的信息系統。不同的職能部門由于各自工作的特點不同，其所建立的信息系統也不相同。這也就造成了多類信息共同發揮作用的局面。許多衛校也建立了網絡版的檔案管理系統，但是，不得不承認大部分的電子檔案都存在擴充性、靈活性以及開放性較差的問題。電子檔案無法與其他部門的管理系統協調，也就形成了信息溝通不暢，甚至是無法溝通的窘迫現狀，不僅限制了電子校務的統一規劃和發展，而且浪費了很多的人力、物力以及財力。所以怎樣實現電子檔案與學校其他部門的檔案管理系統的有機結合，以求達到信息的互通有無是許多衛校所面臨的一個巨大挑戰。

2.檔案的管理水平有待提高。電子校務的發展也帶來了另一個問題，如何實現校務的公開，快速便捷的查詢各種所需的檔案信息，這就要求對電子檔案有更高的管理水平。一般情況下，檔案的信息化內容可以分為兩個層次，檔案目錄的數字化以及全文信息的數字化。現在許多衛校的電子檔案只是停留在目錄信息的數字化，只是簡單的將檔案的目錄輸入電腦中，只能實現簡單的目錄查詢，這種狀況無疑影響了整個學校信息化的過程。

3.檔案的安全問題突出。檔案安全問題是電子檔案管理中的一個重要問題，電子校務的發展實現了檔案部門與其他的學校部門甚至是外界系統的信息交流，有效提高了學校檔案部門的工作效率，但是隨之而來的是檔案的安全得不到保障。網絡中的各種因素比如操作問題或是人們比較擔心的網絡黑客入侵，都在威脅著電子檔案的安全。這須引起各個衛校的注意，在注意到電子檔案安全的同時也要注意檔案原件的安全，一旦大量的檔案的流失，造成的損失將無法挽回。

二、衛校電子檔案管理的發展策略

電子校務的發展不僅為檔案管理帶來了機遇而且也提出了新的要求，這就需要衛校工作者進一步提升自己的能力。

1.加強信息資源共享。電子檔案的數據來自于不同的業務系統，內容包括教學、人事、科研、學生等。這之中，校園電子檔案與其他檔案系統的對接問題是實現資源共享的重點。目前，衛校應當推出與電子校務相適應的一種體系，以此來健全各種檔案服務系統，從而進一步實現資源共享。在各科室的共同協調下，實現檔案的統一化管理，可以有效地提高學校教職工的工作效率。

2.加強檔案信息化建設。在現階段，各個衛校的檔案中，只有一少部分在文件的形成階段就采用了數字化的記錄的形式，大部分的檔案還仍然是紙質的。實現檔案的信息化，可以進一步實現對衛校檔案的管理，還可以提高檔案服務的深度，這是實現電子檔案信息資源共享的關鍵環節。衛校的檔案眾多，不同類型的檔案的信息價值不同，保密程度也有所不同，并且最重要的是建立數字化檔案的花費依然很高，這些都是衛校電子檔案管理的難點。針對這些問題，學校應該有所選擇，盡量選擇價值高并且社會需求很大的檔案先進行數字化，再逐步普及到全校，進而建立高質量的數據庫。

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關鍵詞：電力企業；檔案信息化；重要性；檔案管理；資源管理

在信息技術不斷發展的基礎上，電力企業檔案的建設和管理逐漸實現數字化、信息化。信息化管理系統在檔案管理中的應用，很大程度上提高了檔案管理建設的質量和效率。但是在檔案信息化的背景下仍然存在很多的問題制約著檔案管理建設的效率提高，所以電力企業需要不斷加強檔案管理的信息系統建設，突出檔案管理對電力企業生產實踐發展發揮的積極性作用。文章就電力企業檔案信息化管理的重要性進行分析，對如何提高電力企業檔案信息化管理水平展開研究和討論。

1電力企業檔案信息化管理的重要性分析

電力企業承擔著電網建設和改造等工作，所以電力企業的很多檔案信息中包含著大量的磁介質和聲像等檔案信息文件。首先，實現檔案信息化可以將電力企業內部的檔案內容信息進行數字化的處理，利用現代化的設備技術，改變傳統檔案信息傳輸、共享和利用的不便；其次，電力企業的檔案管理實現信息化，可以提高文檔歸類、編輯的效率，尤其現在我國對企業檔案管理的要求非常嚴格，要求企業不僅做好檔案管理工作，還要求企業具有信息化管理的能力。所以電力企業檔案管理要實現信息化，符合國家對于檔案管理建設的要求；最后，電力企業檔案管理的信息化能夠預防檔案信息的丟失，因為信息化建設可以有效保證電力企業的檔案管理歷程逐步趨于數字化，電力企業可以備份檔案信息，如果發生檔案信息的損壞或者丟失，可以利用備份數據進行檔案信息恢復。

2電力企業檔案信息化管理中存在的問題

2.1傳統檔案建設理念的束縛

在社會主義市場經濟體制不斷發展的背景下，我國電力企業檔案的建設和管理必須兼顧整體性，承擔一定的社會責任，認清自身檔案管理發展與社會外部因素之間的關系，促使檔案信息化建設與社會發展的總體方向保持高度的一致性。但是從檔案信息化建設的現狀來看，我國檔案建設具有一定的滯后性，難以與社會的發展保持同步。造成這種現象的主要原因是受到傳統檔案管理思想的束縛，我國很多檔案管理工作難以實現向信息化轉變。

2.2沒有健全的檔案管理制度

檔案信息化管理和運用比較混亂，主要表現在內部檔案信息難以保持協調穩定狀態。現在我國大部分電力企業沒有明確的檔案管理制度，只是將重點放在檔案建設的表面工作上，例如上級領導的檢查、相關的展覽活動等，真正能夠用于研究應用的檔案信息少之又少，所以導致現在很多檔案失去了其本身的意義和價值。管理制度的缺失勢必難以落實相關的責任，檔案信息化管理工作的開展也無章可循，不利于檔案信息化管理的發展。

2.3數字化建設的軟硬件設備準備不充分

提高檔案信息化管理的質量和效率，先進的軟硬件設備必不可少，但是現階段我國很多單位組織的硬件設備陳舊，軟件信息管理功能也不夠完善，整個硬件和軟件系統都處于比較落后的一個狀態。在這種情況下，檔案信息的互調難度和復雜性就會增大，也是制約檔案管理數字化建設的一大因素。

2.4檔案信息管理人員的綜合素質不高

檔案數字化管理和建設對檔案管理人員的專業水平技能和素質提出了較高的要求，但是我國電力企業的檔案信息管理人員并不具備專業的檔案管理的知識，沒有系統化的計算機數據的處理能力，并且檔案管理人員的素質不高，缺乏復合型信息化檔案管理人才，導致檔案管理工作的信息化水平都處在一個比較初級的階段。

3電力企業檔案信息化管理的具體措施

3.1構建完善的檔案管理網絡

電力企業的檔案管理部門具有業務指導性的職能，電力企業應該協調各個組織部門之間的合作，實現檔案管理與電力工程項目進度保持高度的協調性，積極發揮檔案管理部門的檔案信息歸類、處理職能，發揮其他參與協調部門的監督指導職能。各個職能部門應該設置兼職的檔案管理人員，做好本部門檔案信息的移交工作，完整地將檔案移交到檔案管理部門進行歸檔，形成一個完整的檔案管理網絡。

3.2強化檔案管理者的信息化管理意識

檔案信息化管理能夠有效地解決檔案管理建設工作與互聯網信息技術之間的矛盾，但是檔案數字化建設和信息化的管理是一個漫長的過程，也是檔案管理者與現代檔案信息管理客體之間不斷磨合的一個過程。所以需要強化檔案管理者的數字化意識，并且大力地宣傳檔案數字化管理理念，引起電力企業檔案管理的高度重視，這也要強化檔案管理者的數字化管理意識，數字化管理意識的提高是檔案管理者整體素質提高的基礎條件。綜合素質包括檔案管理人員的管理意識和專業能力，所以要培養檔案信息化管理的復合型人才。對管理者的責任心進行激化，對單位檔案管理人員進行思想政治教育，促使檔案管理人員在參與工作實踐的過程中樹立正確的人生觀和價值觀，有效地增強其愛崗敬業的精神。并且要對檔案管理人員進行專業理論知識的定期培訓，提高其專業技術技能，及時地掌握計算機應用技術技巧，提高檔案信息化管理建設服務能力，推進檔案管理工作的系統化和規范化。

3.3結合電力企業的實際，加強數據采集管理

首先，電力企業要建立完整的檔案信息數據資源庫，在電力工程項目實施的過程中，要將相關的任務模板下發到各個組織部門，各個部門及時地獲取、接受檔案信息，并做出具體的檢驗和校正，完善后的檔案信息移交到檔案管理部門進行歸檔；其次，要做好檔案信息資源的更新工作，電力企業的項目建設檔案具有很高的專業技術性，如果涉及到項目規模的改造擴建等，需要同步進行檔案信息的調整，這就需要電力企業實現紙質檔案和數字檔案的同步改進，實現檔案的動態化管理；最后，要加強檔案數據的資源的建設和管理，例如在電力企業一項工程項目完成之后，就要將紙質檔案和電子檔案同時移交到檔案管理部門進行檢驗，檔案管理部門做出合格判定，才算項目實施完畢。

3.4加強檔案信息數據安全管理

檔案歸檔整理的前提是對檔案信息進行安全的保存，數字化檔案信息一般是存儲在計算機中，所以要加強計算機的防火墻設置，防止病毒感染，確保檔案信息存儲位置的安全性。尤其電力企業的很多檔案信息是國家電網建設的保密性信息，電力企業必須確立數據的安全級別與使用權限。同時要嚴格制定、落實檔案信息化管理法規，盡快解決內部檔案數字化管理的混亂狀態。有效地落實責任問責制度，如果在檔案歸檔的過程中出現嚴重的失誤，則要將具體的責任落實到具體的管理人員身上，最大程度保證檔案數據的安全。

4結語

綜上所述，檔案管理在智能化、自動化發展的過程中，使得信息化管理系統在檔案管理中得到應用，很大程度上提高了檔案管理建設的質量和效率，但是檔案信息資源變得越來越復雜，導致電力企業的檔案管理難度越來越大。電力企業應該在認識到檔案信息化管理的重要性的同時，構建完善的檔案管理網絡系統，強化檔案管理者的信息化管理意識，結合電力企業的實際，加強數據采集管理和檔案信息數據安全管理。

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篇7

1電子技術在檔案管理領域應用的必然性

檔案工作要適應信息時代的要求，必須有一支政治素質好、專業水平高、工作能力強的檔案管理隊伍才能適應經濟社會發展的需要，提高檔案人員的信息技術應用能力勢在必行，它是提高檔案管理工作的前提。先進的科技手段打破了傳統的檔案管理的物理時空的限制，使人們對資源的查找有了快捷、便利和及時的方式，現代化的信息庫，也可以加強檔案管理系統之間的聯系和交流，為不同的用戶需求提供了多樣化的選擇空間，檔案工作要適應這些新的東西，要求我們檔案工作者，在整個檔案的信息管理工作方面，引進、消化、適應信息技術的成果，使檔案人員擁有廣博的知識，以適應信息技術發展的需要，檔案管理也只有滲透新理念、運用新技術、才能開創檔案管理工作的新局面。

2電子技術在檔案管理中的作用

通過上述研究可知，電子技術在檔案管理中的應用是社會發展的必然，所以，要檔案管理方面的相關人員要加強對電子技術的重視和學習。并且在研究其應用作用的基礎上促進電子技術的進一步發展。筆者在此對電子技術在檔案管理中的作用進行了一定的探索，希望可以提高檔案管理工作的水平而做出一些貢獻。

2.1促進計算機網絡將館藏數字化

所謂“將館藏數字化”是指將傳統的以紙張、錄音帶、錄像帶為存貯介質的各種原始檔案資料，通過掃描、壓縮、轉化等手段轉換成圖片文件、聲音文件和錄像文件，對圖片文件可以通過文字識別等技術達到相配于每張圖片的科學手段，再運用存儲管理技術將圖片和索引字段存貯于光盤庫、磁帶庫等各種大容量的存貯介質上，并可通過各種方便的查詢手段迅速地檢索出所需要的檔案資料，可以到局域網、廣域網、企業內部網、國際互聯網，最終實現“數字化檔案”管理網絡的新興的檔案管理技術。

2.2利用網絡進行檔案著錄、標引等工作

技術的進步使得檔案著錄可以通過檔案管理軟件而在計算機上進行操作，著錄的內容包括檔案的題名、責任者、文本、密級、保管期限、時間、載體形態、檔號、分類號、主題詞以及內容摘要等方面。檔案標引是依據檔案分類法和主題法將檔案主題概念轉換為檔案標識的過程，這兩項內容為快速查找檔案提供了很好的途徑。傳統的著錄是在卡片上進行的，而在計算機上進行著錄和標引，使得查找檔案十分便捷。

2.3加強對電子文件進行管理

計算機網絡給傳統的檔案工作帶來的最大改革應該是電子文件的產生。電子文件是計算機技術運用的產物，從形式上看，它是數字化的，但由于它是通過代碼形式記錄于載體，它的內容只能通過設備來利用，人們在檢索和閱讀電子文件時要借助特定的硬件設備、操作系統和應用軟件進行解碼，才能夠獲得完整、可靠和準確的文件信息。所以它對傳統的檔案管理理論及管理模式等方面造成了極大的沖擊。因此，檔案部門應針對單位移交產生的電子文件開展研究，盡快建立健全電子文件歸檔、電子檔案管理的方法體系。

2.4利用網絡進行檔案信息網絡開發利用

篇8

論文摘要：網絡信息化時代的到采,對學校檔案管理工作提出了新的挑戰。本文擬通過對中職學校電子檔案管理工作現狀的分析,探尋適合中職學校檔案管理的有效策略。 

 

隨著信息社會化的發展,電子文件以其傳輸快捷、可復制等優點,正逐步代替紙質文件,這給傳統的檔案工作帶來了新的挑戰。學校檔案工作是辦好學校的重要基礎工作之一,是衡量學校教育質量和管理水平的一個重要標志,也是評估學校全面建設的重要內容之一。在職業院校學校檔案管理工作中,如何配合職業教育發展的需求,做好紙質檔案向電子檔案管理的轉變,適應網絡信息時代電子檔案管理的環境,已成為目前學校檔案工作者越來越關注的話題。 

 

一、中職學校電子檔案管理的現狀 

 

(一)重視程度不夠,管理不規范 

1　制度不完善,管理隨意性強。中職學校部門多,教育教學管理工作繁雜,如涉及到教務方面的工作有:教學計劃管理、課務管理、教材管理、考試管理、學生成績管理、學籍管理等等。由于工作繁雜,資料繁多,有些部門在計算機上起草制作的文件,經常被忽視,沒有采取很好的保護措施,甚至隨意對其進行增、刪、改等操作,使其與打印出來的紙質文件不相同,從而失去了歸檔保存的意義。 

2　歸檔程序不明確,存儲載體不安全。目前很多中職學校對電子文件的歸檔程序要求不夠明確,存儲過于分散,未實現集中脫機保管,計算機系統如出現問題,電子文件可能丟失;一些學校的電子文件只是簡單地保存在計算機硬盤存儲器上,或以軟磁盤作為電子文件存儲的介質,一旦系統出現問題。或軟磁盤遭到損壞,極有可能造成電子文件遭到破壞,甚至全部丟失的嚴重后果。 

3　歸檔不鑒定,真偽不辨別。歸檔電子文件的真假與價值,需要做辨別及鑒定,如果電子存檔只是將計算機上所有的文件都存到光盤上,這樣歸檔,一方面是達不到存真去偽、存精去雜的目的,另一方面是使大量珍貴的文件淹沒在價值不大的檔案材料之中,給歸檔的管理帶來諸多不便。 

 

(二)專業人才缺乏。設備落后 

中職學校電子文件的歸檔工作,不但必須具有一支具備一定的檔案專業知識、較好的計算機操作技能的人才隊伍,還要引進先進的計算機設備,及相應的管理軟件,這樣才能充分發揮專業人才的作用。 

 

二、中職學校電子檔案管理對策 

 

(一)健全規章制度,完善管理體系 

1　明確分工,形成檔案管理網絡。學校檔案要實事求是地記錄學校各項工作、活動,記錄教師工作業績、學生情況等等,這些是學校總結經驗、制訂計劃、進行決策、處理各種問題最有價值的參考資料,是教師評先晉級的憑證,學生成長的記錄。因此中職學校要明確學校各部門的檔案搜集、整理、歸檔、匯總等各環節的工作分工,形成科學的檔案管理體系,發揮檔案積極作用,促進學校健康發展。 

2　規范電子文件收集工作。在紙質檔案管理中,檔案收集是檔案工作諸環節的第一個環節,檔案收集工作如何,對后續各環節的影響很大。因為文件的收集歸檔是否有序規范,不僅會影響檔案的完整性,而且影響今后的開發利用。對于電子檔案來說,電子文件的收集也是諸環節的第一個環節,是做好電子檔案管理工作的基礎。電子文件的特性決定了電子文件的收集不同于紙質檔案,其收集、積累的范圍、方法和要求也不同于紙質檔案。如對草稿文件,由于不具備正式文件的功能,所以一般情況下可不保留。但是,如果對正式的紙質文件有進行全文信息自動檢索的要求時,或者從保留文件重要修改過程的信息考慮,則應對其進行收集和積累。對起輔助作用或正式作用的文件,則應及時收集和整理,并與其相應的紙質文件之間建立標識關系,尤其是對無紙化系統生成的電子文件,應當有更嚴格的措施。并應在收集積累過程中制作成紙質拷貝件,以免系統發生意外情況時電子文件信息丟失。 

3　嚴格電子文件的歸檔管理。電子文件歸檔,是將應當歸檔的電子文件,經過整理確定檔案屬性后,從計算機的存儲器或其網絡存儲器上,拷貝或刻錄到可脫機的存儲載體上,以便長期保存的工作過程。不同環境條件產生的電子文件,其歸檔的方法是不同的,如果是電子計算機網絡系統,按要求轉數據庫或記錄有歸檔的標識即可完成歸檔任務。但以存儲載體傳遞的電子文件歸檔,就必須做一些輔助和認證工作,運用“雙套式”管理模式,將電子文件以紙張和數字化載體(如磁盤、磁帶、光盤等)制作雙重備份,并分別歸檔管理,形成兩種介質、兩套同一內容的檔案。 

目前在學校檔案管理中,為了便于保管和利用,兩套同版本的電子文件,一套由檔案管理部門統一保管,另一套由相關業務部門保管。為確保電子文件的真實性,歸檔電子文件的格式,應為通用標準,如文檔文件宜采用txt格式或doc格式,數據文件宜采用dbf文件,圖像文件宜采用jpg格式等,在對電子文件進行歸檔的同時,應注意對電子文件的運行環境、使用的操作平臺、設備要求等進行說明,必要時運行電子文件的原程序應一并歸檔保管。 

4　健全電子文件管理的檢查審核制度。電子公文與相同內容的紙質公文具有同等法律效力。因此,電子公文管理工作要得到強化,就必須建立相應的核查制度,定期對文書、檔案部門進行管理檢查,重點檢查歸檔文件是否完整,公文檔案形成的過程手續是否齊全,是否符合歸檔、立卷和網上傳輸的要求等等。 

5　規范公文制作和控制程序。對形成的新的公文檔案要指定一個終端(專人或部門),各方面的公文檔案經終端審核后統一在網絡上發送,確保各種來源的檔案實現統一的格式和結構,便于規范處理和控制。檔案數據的傳輸交流和使用要本著“規范、先進、實用”的原則,盡量采用通用的文件格式。嚴格各環節的管理權限,對文件處理過程中的各類修改信息應予以保留,不可任意進行刪除處理。 

6　嚴格查閱制度。學校檔案保存要求完整、準確、系統、安全,便于開發利用,學校的電子檔案的查閱同樣必須按照檔案借查制度經學校相關負責人審批,嚴格履行登記手續,寫明查閱目的。明確電子檔案是否能隨意復制粘貼。 

 

(二)加大投入力度,充實硬件設備 

中職學校要積極開辟電子檔案存儲的新途徑,為檔案管理部門配備必要的計算機刻錄設備,對應歸檔的電子文件、數據資料采用通用格式的光盤存儲。要及時修補管理軟件的安全漏洞,對防火墻和防病毒軟件實現全天候自動升級。搞好檔案上傳、下載的安全等級和訪問權限。 

 

(三)加強隊伍建設,適應技術發展 

從事電子文檔管理必須具備檔案管理方面的基礎知識和計算機信息技術等多方面的技術技能。一要注意引進多方面的專業人才,充實檔案干部隊伍,建立復合型多層次的專業技術隊伍。如電子’計算機軟硬件技術或數字通信技術人才,接受過大學教育的檔案管理專業人才,對此類人才可以經過短期專業培訓就基本能夠達到電子檔案管理工作的需要。二是加大教育投入,對在職人員進行各種形式的再教育,使他們迅速掌握電子檔案管理的基本知識技能,以適應技術發展的需要。 

 

【參考文獻】 

 

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篇9

在實際工作中，在整理客戶信息時，非常容易出現以下三種問題：線路、電壓和電源問題。在電路出現問題時，用戶的用電信息不能夠及時準確的出現在供電線路上，使供電部門不能夠準確統計用戶的用電量。在進行電路檢修時，電力營銷部門一般會在提前通知用戶的狀況下進行工作，避免在用戶不知情下斷電所造成的影響。因此，在實際工作過程中，電路維修人員必須及時對電路進行檢修，保證電路的穩定，為用戶用電信息的準確性提供物質保障。

2提高電力管理中客戶檔案有效性的嘗試

2.1主要技術嘗試

2.1.1客戶復查工作管理方法研究

客戶信息在不斷地改變，只有將客戶信息的復查列為供電所班組的日常工作，才能夠很好的保證客戶信息的準確度。可以設定為周期性工作或者具有針對性的任務，結合于目前班組日常作業當中，研究客戶復查工作具體的管理辦法以及管理細則。本項目研究的重點是在不加重班組人員工作量與工作壓力的同時帶來客戶信息準確度的提升。

2.1.2信息化復查手段研究

要以臺區為單位開展客戶信息復查工作，并將其設定為周期性（臨時性）的工作計劃，將班組人員所負責的區域劃分都相互結合起來，并將工作計劃發送給各相關的供電所班組人員。對于工作提醒方面，在出現重要事件時，應以短信的方式（暫定方式）進行提醒，如工作計劃新增與變更、緊急任務通知及未完成情況通知等。要保證能夠按具體需求以每天、每周、每月的方式發送提醒短信以確保班組人員能夠及時獲悉自己的工作計劃的情況，并及時完成復查工作。針對現場客戶信息復查結果應用研究，以明確結果數據能夠以規范化的流程，及時的在相應的業務系統進行更新。通過信息化手段對復查工作的情況進行匯總，可以按照周期時間來統計復查工作的進度情況，發現問題能夠跟蹤到班組人員以分析原因，同時能夠配合考核管理制度來確保客戶信息復查工作的有序推行。對于現場客戶信息復查結果應用研究，通過明確的結果數據以規范化的流程在相應的業務系統及時進行更新。系統通過復查的工作計劃來明確所需要的客戶信息范圍，并提前將數據通過數據接口（暫定數據集成平臺）來獲取；通過數據同步服務將核查確認的數據同步到后臺管理系統。文章結合移動GIS電子地圖，用GPS定位模塊設定出客戶的復查路徑，以此為依據指引班組人員進行現場復查，幫助不熟悉現場的班組人員順利完成復查工作。除此之外，文章區分已復查的用戶點與待復查的用戶點通過的是移動GIS電子地圖上的顏色，不通顏色代表不同用戶，通過點擊相應的用戶點來查詢、編輯客戶信息。當一個用戶點做完復查之后，其狀態也會標示為已復查，同時在地圖上也會做相應的處理。復查人員可以直觀的看到待復查的用戶點位置，配合導航功能可以輕松的復查到每個用戶點。

2.2關鍵技術難點

通過尋找復查工作與班組現有工作的切入點將班組現有的工作結合起來，把復查工作平常化，且不會增加工作人員的工作負擔。并通過利用GPS、GIS電子地圖、客戶信息按臺區規劃復查路徑來實現客戶信息復查的自動導航。為了適應城市化建設的節奏，電子地圖需要定期進行更新維護，以保證客戶信息的準確。制定的自動化復查工作計劃主要是利用劃分好的班組人員來負責區域，將工作周期性的建立起來，無需工作人員手工逐條編排客戶信息，減輕了工作及管理壓力。在圖形處理方面，作者提供多種查詢方式滿足用戶的定位、定性查找設備，可核對設備的數據屬性信息，還可以實現在線確認提交和離線確認同步到后臺數據庫。本項目所涉及的技術研發包括以下兩點：一是后臺管理系統，二是現場復查終端。后臺主要負責的是復查工作計劃的編排，通知短信接口自動發送，將復查結果的查看情況與工作進度情況進行匯總。現場復查終端主要利用GIS電子地圖技術，并將其與GPS結合，形成客戶復查路徑導航，能夠很好地完成客戶信息的復查工作。具體結構如圖1所示。以任務為向導，將業務由戶內延伸至戶外，形成工作閉環。通過集成平臺把營配低壓客戶信息數據同步到后臺管理系統，由后臺管理系統將業務數據打包和工作單信息采用Push的方式下發到終端設備，核查人員在復查過程中通過圖形核對當前設備的位置和屬性信息，經過修改確認把數據提交到后臺管理系統。在GIS系統的支持下實現終端上設備離線、在線情況的可視化圖形查詢、數據信息核查。傳統上，數據信息核查是通過使用紙質地圖，用鉛筆勾勒形狀和設備信息，然后進入了一個地理信息系統或CAD系統將核查的數據信息保存到數據庫中。傳統的核查工作存在著多種弊端，主要概括為以下四個方面：第一、核查人員在工作過程中不到位，導致核查工作名不副實；第二、由于無法準確把握核查人員的工作狀態，給工作考核帶來了難度；第三、核查人員在工作過程中需要攜帶大量的工作資料，增加了核查工作的不便；第四、核查工作周期較長，核查結果無法及時反饋。使用平板電腦結合GIS移動技術，可以建立高度集中的移動地理信息系統，設計特定領域的工作流程，直接與地理數據庫進行同步。該項目充分利用了平板電腦的移動特性，結合GPS、無線通信等技術手段，從根本上解決了傳統核查工作中存在的問題。本項目的研究和開發涉及到嵌入式系統的開發，應用到嵌入式硬件軟件、移動計算和移動數據庫、移動GIS、無線通訊等關鍵技術。由于我單位現階段暫沒此方面人力資源和技術應用，所以需要外委單位合作完成項目，本項目選擇珠海市恒源信息技術有限公司為外委單位，該公司是廣東省信息產業廳認證的“雙軟企業”，針對供電系統領域開發各類應用軟件，并獲得所有客戶一致好評。該公司已在廣東電網、云南電網、廣西電網、貴州電網眾多供電局和供電公司成功實施配電網各類系統。公司多年來從事基于GPS技術電力配網采集和巡檢系統，掌握移動GIS、移動終端等關鍵技術的應用，產品先進性、科學性和實用性均領先于國內同類產品。

3結束語

篇10

關鍵詞：電子管理；檔案管理；重要性

隨著科學技術的發展，相關單位在檔案的管理上以子管理方式為主，此種情況下促進了電子檔案的形成。電子檔案實際上就是將一些存在相應價值的數據亦或是文件做好詳細的歸類，存儲而形成的電子文件。隨著我國國民經濟水平的飛速發展，我國科學技術水平也得到了突飛猛進的效果，這種便捷、合理的管理形式在相關領域得到了普遍的認可，在某種程度上將電子化水平加以提升，逐漸為檔案管理工作的開展帶來益處。對此，本文主要從以下幾方面對電子檔案在檔案管理中的重要性進行研究，筆者結合自身積累的經驗論述了電子檔案所產生的作用，并提出了自己的一些觀點，希望提供給相關人士，供以借鑒。

1 電子檔案管理的優越性體現

1.1 電子檔案方便快捷，能提高工作效率

相較于傳統人工管理方式，電子檔案管理最重要的特點就是方便快捷，工作人員無需再進行繁重的手工操作，只需用計算機處理檔案的歸檔、檢索等工作，這大大減輕了檔案管理人員的勞動強度。同時，電子檔案管理的準確性很高，操作起來也相對簡單，增刪信息的流程被簡化，有效提高檔案管理工作的效率。之外，電子檔案的傳輸速度也相應加快，檔案管理者通過網絡傳播就可以將檔案傳輸給需要者，達到網絡資源共享的目的。

1.2 電子檔案管理能夠防止文件丟失

傳統檔案管理都是紙質存檔，很容易丟失或者損壞，一旦丟失或者遺漏文件只能靠拆卷重裝來補救，繁重的工作給管理者增加了不小的負擔和麻煩。電子檔案管理就避免了這一問題的出現，本來進行紙質歸檔的文件上傳到網絡以后，可以隨時補漏增缺，可以多復制幾份進行存檔，就不會出現文件丟失等問題。

1.3 電子檔案管理形式多樣，易于保存

傳統的紙質檔案保存方式較為單一，電子檔案則不同，它的存儲形式多種多樣，包括文字、圖形、音像，影像等都可以保存在浩瀚的網絡媒介中。紙質檔案存在著被人亂涂亂畫或被有意銷毀的弊端，一旦損壞，很難有備份可以參考，那么，電子檔案則不會出現這樣的問題，它能夠將檔案長久的安全的保存下去，供人調配使用。

2 加強電子檔案管理的策略

即使電子檔案在具體的使用情況下有著顯著的效果，然而在實際的管理工作中依然有著諸多的不足之處，例如在檔案管理工作中所存在的安全問題，沒有制定出完善的規章制度，某些員工的文化水平不高等不足之處。因此，筆者依據此類現象進行分析，并提出合理化的解決方案，提供給相關人士，供以借鑒。

2.1 提高電子檔案存放空間的安全性

電子檔案的存放環境是保障其信息安全可靠的基本條件，加強電子檔案管理首先應該強化對電子檔案存放環境的保護措施。因此，需要工作人員對辦公場所加強管理，防止發生電擊、火災等突發事件，保證電子檔案能夠有一個安全可靠的存儲環境。與此同時，工作人員最好將電子檔案進行多個備份處理，放在不同的存儲位置能夠保證發生意外時及時予以補救。尤其是遇到電腦病毒入侵或者其他破壞程序的侵害時，因為有多個備份，就不必擔心數據或文件大量丟失。

2.2 完善電子檔案管理制度

相關人員在對檔案進行管理的時候，為了文件亦或是相應數據達到安全的目的提供重要的保障，一定要極大對管理制度設計工作的力度，建立一支積極進取的隊伍，并培養所有員工的專業能力和文化素養，對電子檔案進行相應的編制作業，在實際編制的過程中還需要遵循文件真實的工作理念，并且相關人員應當以檔案自身的等級當作劃分的依據，在第一時間對檔案做好認真的歸納、存儲等一系列工作，并且在保存檔案的前期階段一定遞交給相關人員檢查，從而確保存儲數據實現精準的目的。比如，依據某館藏的具體情況做好科學的整理，依據檔案的具體狀況來選擇恰當的存儲形式，包含照相機、光盤的應用，進而建立出相應的管理制度。

2.3 加強電子檔案系統管理設計

相關單位處理要進一步將儲存的安全性能加以提升以及不斷優化檔案管理制度之外，還應當加大檔案系統管理設計工作的力度就顯得格外重要。然而，檔案管理體系倘若沒有完善的系統，那么就會對信息的安全性帶來直接的影響。因此，依據此類情況，就要求相關設計人員在對檔案管理系統進行設計的時候采取加密的設計手段，并在特定的情況下更換相應的密碼，而且還應當設置有效的訪問權限，這樣做的目的是為了避免某些黑客通過獲取信息，會對檔案信息造成破壞的情況出現。與此同時，在特定的時間段，相關人員還需要對管理系統做好相應的維護工作，避免病毒進入而出現系統漏洞，進而最大程度確保電子檔案體系實現安全的目的。

2.4 提升工作人員的業務能力和水平

總的來說，隨著電子檔案管理的不斷發展中，會節省大量的人力，然而這不能表現所有的工作都不需要使用人力來促使系統的運行，在實際的操作中，相關人員自身所具備的能力就會對系統是否順利運作帶來不利影響。因此，為了確保具有一定的安全性，相關單位還應當加大培養員工的力度，不斷的掌握專業技能，從而為我國的檔案事業奉獻出一份力量。

結束語

總而言之，隨著當前網絡信息時代的不斷發展，無論是生產還是生活都會涉及到電子科學技術，而相關單位將電子檔案使用到相關領域中，采取智能化的設備將人工操作的方式取而代之是未來道路的發展趨勢。顯而易見的是，在檔案信息化建設的過程中，需要將相關硬件和軟件技術完美的結合起來，并將檔案管理制度加以完善，培養復合型人才，將電子文件制作效率加以提高，最終建立一套完善的管理體系，從而為我國的經濟建設做出一份貢獻。

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