導(dǎo)語：如何才能寫好一篇會計檔案，這就需要搜集整理更多的資料和文獻(xiàn)，歡迎閱讀由公務(wù)員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

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關(guān)鍵詞：會計檔案 管理 作用

1.前言

會計檔案為會計核算工作處理的專業(yè)資料，其映射出單位各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，具體涵蓋會計憑證、賬目、報表材料、信息化應(yīng)用存儲軟件等。其屬于國家檔案資料的重要內(nèi)容之一，在企業(yè)、事業(yè)單位會計管理與經(jīng)濟(jì)發(fā)展中發(fā)揮了核心價值作用。為此，強(qiáng)化會計檔案管理尤為重要，我們只有明晰其現(xiàn)實(shí)特征，針對管理階段中存在的問題制定科學(xué)有效的應(yīng)對策略，方能激發(fā)會計檔案優(yōu)質(zhì)作用，提升企事業(yè)單位核心競爭力。

2.會計檔案特征

會計檔案的形成需要應(yīng)用會計核算手段，其同企事業(yè)單位從事的經(jīng)濟(jì)活動以及財務(wù)收支密切關(guān)聯(lián)，因而需體現(xiàn)科學(xué)專業(yè)性。會計核算主體應(yīng)用賬戶的設(shè)置、填寫與管理憑證、記賬、經(jīng)營成本核算、資產(chǎn)清查管理與會計報表等方式，針對會計對象實(shí)施持續(xù)全面的詳細(xì)登記以及管理監(jiān)督。由此決定會計核算應(yīng)體現(xiàn)實(shí)踐的嚴(yán)密性。

3.會計檔案核心作用

會計檔案為企事業(yè)單位從事會計分析以及審計核查必不可少的依據(jù)，因此其體現(xiàn)了優(yōu)質(zhì)的依據(jù)作用。同時會計檔案還體現(xiàn)了一定的憑證作用，可成為單位考察評估會計事項(xiàng)的有效證明材料。會計檔案可作為企事業(yè)單位探索經(jīng)濟(jì)發(fā)展、研究財政事務(wù)的優(yōu)質(zhì)資料，因此，可將會計檔案用作某個區(qū)域或機(jī)構(gòu)經(jīng)濟(jì)發(fā)展、財務(wù)管理的史料基礎(chǔ)。

4.會計檔案實(shí)踐管理中包含的問題

目前，企事業(yè)單位管理會計檔案工作中，體現(xiàn)了一定現(xiàn)實(shí)問題，即管理制度不全面。一些單位決策領(lǐng)導(dǎo)層忽略了會計檔案管理的重要性，沒有形成整體的會計檔案建檔、歸檔管理、查閱借還以及銷毀體制，進(jìn)一步令會計檔案實(shí)踐管理體現(xiàn)出一定的無序性。對于檔案資料的裝訂也存在不規(guī)范性，一些企事業(yè)單位財務(wù)機(jī)構(gòu)，主體由管理檔案員工進(jìn)行資料的裝訂，較易令檔案保存一段時間后，形成破損或丟失。再者，一些企事業(yè)單位保管會計檔案欠缺妥善性，令應(yīng)用壽命顯著下降，沒有達(dá)到管理的標(biāo)準(zhǔn)期限。

5.強(qiáng)化會計檔案管理科學(xué)策略

5.1優(yōu)化會計檔案管理工作體制，完善裝訂立卷

為完善會計檔案管理，各企事業(yè)單位財務(wù)機(jī)構(gòu)人員，應(yīng)正視會計檔案管理工作重要性，依據(jù)財政部門以及檔案管理機(jī)構(gòu)相關(guān)精神，就實(shí)際發(fā)展?fàn)顩r，編制管理會計檔案工作機(jī)制。應(yīng)就檔案的歸檔管理、立卷、查借歸還、管理期限、銷毀以及資料移交等制度進(jìn)行細(xì)化明確，令其有據(jù)可依，逐步邁上科學(xué)管控的軌道。檔案資料的立卷裝訂為管理工作的起步階段，可為后續(xù)的優(yōu)化管理夯實(shí)基礎(chǔ)。為此，工作人員應(yīng)提升責(zé)任感，依據(jù)會計檔案管理規(guī)定，將會計憑證按冊裝訂。應(yīng)認(rèn)真細(xì)致的核查原始會計憑證在裝訂粘貼過程中是否牢固，內(nèi)容是否完整，每冊厚度是否相同，應(yīng)確保裝訂的完整、結(jié)實(shí)，同時體現(xiàn)一定的美觀性。

5.2規(guī)范會計檔案資料查借手續(xù)，做好移交管理

規(guī)范的會計檔案管理可預(yù)防信息資料的不良丟失，因此企事業(yè)單位財務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)創(chuàng)建細(xì)致全面的查借手續(xù)。內(nèi)部會計人員可進(jìn)行直接的借閱。而他類部門員工與外單位員工在借閱時應(yīng)履行詳細(xì)登記手續(xù)，填寫姓名、借閱的檔案信息以及時間，并簽字確認(rèn)。在還回會計檔案之時，工作人員則應(yīng)細(xì)致的檢驗(yàn)，確認(rèn)是否完好無損，有否存在涂改以及破壞資料的現(xiàn)象，預(yù)防會計檔案流通階段中的缺損、不完整、丟失以及泄露現(xiàn)象。財務(wù)部門應(yīng)依據(jù)會計檔案管理規(guī)定，定期移交應(yīng)予以歸檔的會計資料到管理檔案機(jī)構(gòu)，不應(yīng)隨意進(jìn)行封閉的保管。同時檔案部門應(yīng)定期進(jìn)行會計檔案資料的點(diǎn)收，履行工作職責(zé)，做好交接手續(xù)的辦理。對會計憑證檔案應(yīng)按冊以及序號進(jìn)行逐個清點(diǎn)，并遵循記賬要領(lǐng)進(jìn)行賬簿的全面核實(shí)。同時應(yīng)核查備案資料完整性，確保賬表一致、信息相符，提升會計檔案信息的真實(shí)性以及充實(shí)性。歸檔處理的各項(xiàng)會計檔案，應(yīng)遵循原卷冊封袋的原則，倘若需要進(jìn)行拆卷，則應(yīng)聯(lián)合經(jīng)辦人一同負(fù)責(zé)整理，明確職責(zé)分工。

5.3科學(xué)開展會計檔案的綜合鑒定以及銷毀工作

做好會計檔案的綜合鑒定與銷毀工作尤為重要，應(yīng)依據(jù)規(guī)范原則標(biāo)準(zhǔn)，對超期檔案信息進(jìn)行再次評估，分析其應(yīng)用價值。將不具保存效用的會計檔案全面剔除銷毀。實(shí)踐工作中應(yīng)體現(xiàn)良好的科學(xué)性，檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)出具鑒定意見，并聯(lián)合單位會計部門構(gòu)建鑒定小組，進(jìn)行全面細(xì)致的評估。資料需要銷毀時，應(yīng)撰寫銷毀報告，填寫審批表格，報告之中應(yīng)涵蓋鑒定評估檔案信息的具體時間，資料銷毀的總量以及簡要的內(nèi)容信息等，而后經(jīng)手人以及負(fù)責(zé)銷毀人員應(yīng)履行必要的簽字蓋章手續(xù)。當(dāng)銷毀報告通過審批后便可實(shí)施具體的銷毀，同時檔案以及財務(wù)部門應(yīng)委派工作人員進(jìn)行現(xiàn)場監(jiān)督，確保安全、順利、高效的操作。

6.結(jié)語

總之，會計檔案資料信息量豐富，具有良好的應(yīng)用價值。為此我們應(yīng)明確其核心作用，針對實(shí)踐管理中存在的問題制定科學(xué)有效的應(yīng)對策略，方能激發(fā)會計檔案優(yōu)質(zhì)作用，提升其應(yīng)用效率水平，為企事業(yè)單位的經(jīng)營建設(shè)、經(jīng)濟(jì)活動管理、創(chuàng)新探索提供科學(xué)參考依據(jù)，促進(jìn)其實(shí)現(xiàn)可持續(xù)的全面發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

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[2]孫紅雁、邱明東、王櫻樺.淺探信息化條件下會計檔案的電子化管理[J].商業(yè)會計，2012（19）

篇2

1、會計檔案監(jiān)督機(jī)制不健全

會計工作是企業(yè)發(fā)展運(yùn)營中的關(guān)鍵步驟，然而根據(jù)調(diào)查我們發(fā)現(xiàn)，目前我國會計檔案監(jiān)督機(jī)制并不健全，主要表現(xiàn)在會計信息披露過程中政府監(jiān)管不足，準(zhǔn)則、法規(guī)的執(zhí)行監(jiān)督不力；注冊會計師制度不完善。會計師資格證是對于會計師專業(yè)素質(zhì)的基本界定。注冊會計師不僅需要對受托單位的會計信息進(jìn)行客觀公正的審計，還要收取審計費(fèi)用，這導(dǎo)致注冊會計師對審計單位的依賴性比較強(qiáng)，另外，注冊會計師行業(yè)目前還沒有形成有效的監(jiān)督機(jī)制，再加上企業(yè)內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制不完善、領(lǐng)導(dǎo)不重視等，使得內(nèi)部機(jī)制不健全，會計基礎(chǔ)工作比較薄弱。在新會計準(zhǔn)則下，這些情況成為會計檔案管理工作開展的重要障礙。

2、檔案管理信息化系統(tǒng)存在安全隱患

在當(dāng)今時代，科學(xué)技術(shù)迅速發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)已經(jīng)逐漸普及，電子計算機(jī)已經(jīng)成為企業(yè)會計工作的主要手段，對于會計檔案也不例外。然而企業(yè)會計軟件等主要是在市場上進(jìn)行購買然后進(jìn)行有關(guān)調(diào)試，這在一定程度上增加了會計檔案管理的安全隱患。2014年新修訂的會計準(zhǔn)則，《會計準(zhǔn)則第33號合并財務(wù)報表》、《企業(yè)會計準(zhǔn)則第9號職工薪酬準(zhǔn)則》、《企業(yè)會計準(zhǔn)則第30號財務(wù)報表列報會計準(zhǔn)則》等，都對會計數(shù)據(jù)進(jìn)行了針對性的要求，可見新會計準(zhǔn)則對于電子計算機(jī)的依賴性比較大，因此這些電子計算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)安全以及會計軟件等使得新形勢下會計檔案的管理形式更加嚴(yán)峻。

二、新會計準(zhǔn)則下加強(qiáng)會計檔案管理的措施

1、不斷改善手段，加強(qiáng)會計檔案信息的真實(shí)性、可靠性

會計檔案信息失真是指會計主體通過弄虛作假、舞弊等手段對外提供的會計檔案信息無法真實(shí)的反映企業(yè)的財務(wù)狀況。信息化時代，會計信息安全隱患一直是會計檔案管理中的重要問題。2014年修訂與的新會計準(zhǔn)則中我們可以看到，財務(wù)報表、薪酬準(zhǔn)則等成為修訂的主要方面，這些方面會計信息主要是通過數(shù)據(jù)、報表進(jìn)行信息記錄的，因此對于會計檔案信息的真實(shí)性、可靠性有了更加嚴(yán)格的要求。在新時期，加強(qiáng)會計軟件的開發(fā)、加強(qiáng)電子信息系統(tǒng)安全防護(hù)墻的改善等成為企業(yè)會計檔案信息真實(shí)性、可靠性的主要保障。公允價值量也是2014年新修訂與的會計準(zhǔn)則中的重點(diǎn)，公允價值量涉及到了存貨、固定資產(chǎn)、無形資產(chǎn)、生物資產(chǎn)、資產(chǎn)減值、長期股權(quán)投資等科目的有效核算，使用公允價值量進(jìn)行企業(yè)資產(chǎn)與負(fù)債的估量，可以幫助信息使用者根據(jù)當(dāng)下情況做出正確的經(jīng)濟(jì)決策。這些新的檔案信息成為新會計準(zhǔn)則下檔案信息管理中的主要部分，因此不斷加強(qiáng)檔案管理人員的責(zé)任心，加強(qiáng)新的電子計算機(jī)系統(tǒng)與會計軟件的有效開發(fā)，對于企業(yè)檔案管理有著重要的意義。

2、加強(qiáng)會計監(jiān)督體系的建設(shè)，為會計檔案管理工作的開展提供保障

在目前新會計準(zhǔn)則的指導(dǎo)下，結(jié)合當(dāng)下企業(yè)的發(fā)展?fàn)顩r以及我國社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展現(xiàn)狀，保證會計檔案管理工作的順利開展需要國家、政府等部門的協(xié)助，加強(qiáng)會計監(jiān)督體系的有效構(gòu)建。新會計準(zhǔn)則《企業(yè)會計第41號——在其他主體中權(quán)益的披露》中對于主體會計信息披露進(jìn)行了明確的規(guī)定有助于促進(jìn)會計信息的透明，有助于加強(qiáng)對于會計檔案的監(jiān)督。在新會計準(zhǔn)則指導(dǎo)下不斷的完善會計規(guī)范體系，完善規(guī)章制度，加強(qiáng)對于會計檔案的有效監(jiān)督，有助于促進(jìn)會計檔案管理工作的有效開展。

三、結(jié)束語

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【關(guān)鍵詞】會計委派制；會計檔案；管理；措施

中圖分類號：C93文獻(xiàn)標(biāo)識碼： A

1 會計委派制概述

會計委派制是由政府部門和產(chǎn)權(quán)管理部門以所有者身份，委派會計代表政府和產(chǎn)權(quán)管理部門監(jiān)督國有單位或集體企業(yè)資產(chǎn)經(jīng)營和財務(wù)管理的一種制度。實(shí)行會計委派制度是我國會計管理工作中的新生事物，是對傳統(tǒng)會計管理體制的重大改革。行政事業(yè)單位會計委派制有兩種形式，一種叫“會計委派直接管理”，另一種叫“財務(wù)集中制”。

1.1“會計委派直接管理”形式

即以地方政府的名義向所屬的行政事業(yè)單位直接委派會計人員。在這種形式下，委派對象大多是單位的財會負(fù)責(zé)人、主管會計，管理方式大多采用直接管理，即對會計人員的人事檔案、職務(wù)晉升、工作調(diào)動等實(shí)行集中統(tǒng)一管理，會計人員獨(dú)立，并實(shí)行在單位之間定期輪崗制度。

1.2 “財務(wù)集中制”形式。

即在基層成立行政事業(yè)單位財務(wù)會計核算中心，在保持各單位資金所有權(quán)、使用權(quán)，財務(wù)自、審批權(quán)不變的前提下，各單位不再設(shè)置會計機(jī)構(gòu)，不配備會計人員，只設(shè)報賬員，將招考來的會計的行政關(guān)系等轉(zhuǎn)到核算中心，割斷了會計人員與其服務(wù)單位的人事隸屬關(guān)系和經(jīng)濟(jì)利益關(guān)系，將會計核算權(quán)從單位行政管理權(quán)分離出來，取消各單位銀行賬戶，統(tǒng)一進(jìn)行會計核算、報送財務(wù)報告，保管會計檔案等財務(wù)活動，實(shí)行“集中管理，分戶核算”，融會計服務(wù)與監(jiān)督管理為一體。委托單位資金的所有權(quán)、審批權(quán)、使用權(quán)不變，委托單位有權(quán)向會計核算中心查詢本單位的財務(wù)狀況、資金結(jié)余等情況。核算中心是在雙方簽訂的委托書所授權(quán)的范圍內(nèi)對單位資金享有財務(wù)核算權(quán)和資金使用的監(jiān)督權(quán)，無支配和使用權(quán)。

2 會計委派制下會計檔案管理的現(xiàn)狀分析

目前，會計委派制下會計檔案管理的現(xiàn)狀大致是：

2.1 委派會計受財政部門委派，直接到行政事業(yè)單位進(jìn)行會計工作，所形成的會計檔案由委派會計整理立卷，會計檔案實(shí)體仍在原單位保存，即保持了原單位全宗的完整性。但這種模式到了基層，特別是鄉(xiāng)村一級，會計檔案管理方式卻發(fā)生了變化。各村的財務(wù)全部由鄉(xiāng)鎮(zhèn)的委派會計統(tǒng)一核算、報賬，各村形成的會計檔案也集中在鄉(xiāng)鎮(zhèn)統(tǒng)一管理，不再向各村返回會計檔案。

2.2 會計集中核算地區(qū)或部門，在會計核算中心形成的會計檔案由核算中心進(jìn)行整理、歸檔、保管、提供利用。這其中，有的核算中心將委派單位的會計檔案暫保管一年后向委托單位返回；有的則不按《會計檔案管理辦法規(guī)定》及時向委托單位返回，而是自行保管。由于沒有專門的會計檔案庫房和專門的檔案員，加之各單位的報賬人員頻繁往來，環(huán)境嘈雜，十分不利于檔案的安全保管，其形成的會計檔案也基本沒有規(guī)范整理，混亂堆放在柜子里。

3 會計委派制下的會計檔案管理存在的問題

當(dāng)前會計委派制下的會計檔案管理仍存在一些問題，其主要表現(xiàn)為：

3.1有的會計核算中心沒有或不及時向委托單位移交會計檔案

這不符合《檔案法》特別是《會計檔案管理辦法》的規(guī)定。《會計檔案管理辦法》第六條明確指出：“當(dāng)年形成的會計檔案，在會計年度終結(jié)后，可暫由會計機(jī)構(gòu)保管一年，期滿之后，應(yīng)當(dāng)由會計機(jī)構(gòu)編制移交清冊，移交本單位檔案機(jī)構(gòu)統(tǒng)一保管”。會計核算中心成立后形成的會計檔案是委托單位委托被委托單位進(jìn)行會計核算而形成的，盡管會計檔案的實(shí)體由于保管單位的變更而變更，但他的所有權(quán)仍是委托單位，屬于委托單位全宗的一個門類，應(yīng)當(dāng)保持一個單位全宗的完整性和連續(xù)性。

3.2 紙質(zhì)會計檔案與存儲會計數(shù)據(jù)的磁介質(zhì)檔案沒有同步歸檔

會計工作由傳統(tǒng)的手工記賬形式到運(yùn)用電子計算機(jī)形式記賬，會計核算形式發(fā)生了變化，財政部頒發(fā)的《會計電算化工作規(guī)范》第四章第七條明確指出：“電算化會計檔案，包括存儲在計算機(jī)硬盤中的會計數(shù)據(jù)、其他磁性介質(zhì)或光盤存儲的會計數(shù)據(jù)和計算機(jī)打印出來書面形式的會計數(shù)據(jù)。”《會計基礎(chǔ)工作規(guī)范》第四十五條規(guī)定：“實(shí)行會計電算化的單位，有關(guān)電子數(shù)據(jù)、會計軟件資料等應(yīng)當(dāng)作為會計檔案進(jìn)行管理。”然而實(shí)際工作中，會計委派制核算的地區(qū)或部門，基本都實(shí)行了電算化會計，形成大量的磁介質(zhì)會計檔案都保存在會計核算中心，即便是定期向委托單位移交會計檔案的核算中心，也只移交紙質(zhì)會計檔案。

3.3 會計工作與會計檔案管理相脫節(jié)

會計檔案是會計核算的產(chǎn)物，它產(chǎn)生于會計業(yè)務(wù)工作中，是會計工作的延伸，也是會計工作的終結(jié)。但在實(shí)際工作中，會計委派制管理下的會計人員對會計業(yè)務(wù)非常熟練，經(jīng)常參加會計業(yè)務(wù)的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，但對檔案知識，特別是對會計檔案規(guī)范化整理標(biāo)準(zhǔn)知之甚少，也沒有參加過會計檔案管理的培訓(xùn)與學(xué)習(xí)。各單位普遍重會計業(yè)務(wù)，輕會計檔案管理。在各單位制定的會計制度中突出強(qiáng)調(diào)了會計業(yè)務(wù)，卻忽視制訂詳細(xì)的具有可操作性的會計檔案管理制度，沒有把會計檔案的規(guī)范化管理納入會計人員崗位職責(zé)中。在會計人員上崗前，沒有邀請檔案專業(yè)人員講授會計檔案管理的基本知識與操作技能，造成會計檔案整理質(zhì)量不高，封面內(nèi)容填寫不全，裝訂不整齊，有的分類、排列不規(guī)范，無目錄等現(xiàn)象，使整理出的會計檔案沒有達(dá)到規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)，更談不上科學(xué)管理。

3.4 財政部門與檔案行政管理部門缺乏必要的溝通與合作

由于會計委派制是近些年來新型的管理模式，其業(yè)務(wù)主要接受同級財政部門的監(jiān)管。然而從其成立至今，無論財政部門還是檔案部門都沒有對新管理模式下會計檔案的管理作出具體的要求和規(guī)定，檔案部門也沒有主動地介入其中進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)與監(jiān)督。財政部門只管會計業(yè)務(wù)規(guī)范與否，而對會計檔案規(guī)范與否少有問津，使會計委派制下的會計檔案基本屬于“失控”狀態(tài)。

4 會計委派制下的會計檔案管理的改進(jìn)措施

針對會計管理體制的改革給會計檔案管理帶來的上述問題，筆者認(rèn)為，應(yīng)做好以下幾個方面的工作：

4.1 加強(qiáng)會計檔案管理，理順會計檔案管理體制

實(shí)行委派制管理的會計檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照《檔案法》、《會計法》、《會計檔案管理辦法》等有關(guān)規(guī)定，明確會計檔案的所有權(quán)是委托單位，將委托單位的會計檔案整理規(guī)范，在核算中心暫保管一年，期滿后編制會計檔案的案卷目錄，連同打印出的紙質(zhì)會計檔案和存儲會計數(shù)據(jù)的磁介質(zhì)會計檔案，向委托單位的檔案機(jī)構(gòu)移交。

4.2 加強(qiáng)會計人員崗位培訓(xùn)，提高會計檔案的案卷質(zhì)量

會計人員是會計檔案整理的第一責(zé)任人。會計人員對會計檔案規(guī)范化整理的熟知、熟練程度，決定了會計檔案案卷質(zhì)量的高低。因此，必須將會計檔案管理及操作技能的培訓(xùn)，納入會計人員上崗前的培訓(xùn)，從會計檔案整理的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)學(xué)起，使其熟練掌握會計檔案管理的基本知識與操作技能，進(jìn)而從源頭上做好會計檔案的整理規(guī)范工作。

4.3 財政部門與檔案部門聯(lián)手，共同加大對新的會計管理體制下形成的會計檔案的監(jiān)管

結(jié)合實(shí)際，聯(lián)合制發(fā)包含新的會計體制下會計檔案工作內(nèi)容的《會計檔案管理實(shí)施細(xì)則》，進(jìn)一步細(xì)化會計檔案的分類、組卷、排列、編頁、案卷目錄、裝訂、移交等操作規(guī)程。在各項(xiàng)會計業(yè)務(wù)工作檢查中，將會計檔案的規(guī)范化管理納入其中，加大對會計工作的整體性和連續(xù)性的檢查與監(jiān)督。

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1.1會計檔案收集與整理階段

會計檔案收集是會計檔案工作的基礎(chǔ)性工作，它要求收集會計憑證、會計賬簿、會計報表和其他會計核算資料，這些都是記錄經(jīng)濟(jì)發(fā)展和業(yè)務(wù)情況的重要指標(biāo)，是會計檔案工作的基礎(chǔ)。因此，在此階段，檔案管理人員要熟悉會計檔案的收集范圍，根據(jù)會計檔案工作要求，規(guī)整重要檔案，以備后用。

1.2會計檔案形成與保管階段

會計檔案形成與保管是會計檔案管理的重點(diǎn)。在收集與整理會計資料后，要對會計檔案進(jìn)行整理立卷，并按要求裝訂成冊。把會計檔案放在財務(wù)資產(chǎn)保管部保存1年，期滿后，由財務(wù)資產(chǎn)部編制移交清冊，然后由檔案機(jī)構(gòu)統(tǒng)一保管。會計檔案要放在干燥防水的地方，并遠(yuǎn)離易燃品堆放地，此外，還要注意防蟲蛀，保持清潔衛(wèi)生。

1.3會計檔案移交階段

《會計檔案管理辦法》規(guī)定：“財務(wù)部門和經(jīng)辦人必須按期將應(yīng)當(dāng)歸檔的會計檔案全部移交檔案管理部門，不得自行封閉保存。”因此，檔案部門要嚴(yán)格遵照國家法律規(guī)定，按期點(diǎn)收，不得找借口托辭。財務(wù)資產(chǎn)部門要將保存滿1年的會計檔案即時移交給檔案管理部門，并做好交接手續(xù)，及時編制好會計檔案移交清冊。

1.4會計檔案借閱階段

《會計檔案管理辦法》規(guī)定：“當(dāng)年會計檔案，在會計年度終了后，可暫由單位的財務(wù)部門保管1年。”企業(yè)要加強(qiáng)會計檔案管理，避免出現(xiàn)會計檔案丟失的現(xiàn)象。因此，財務(wù)部門要建立嚴(yán)格的會計檔案借閱制度。內(nèi)部人員借閱會計檔案的管理標(biāo)準(zhǔn)：內(nèi)部人員查閱會計檔案，需經(jīng)財務(wù)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，按照檔案管理有關(guān)規(guī)定，辦理借閱手續(xù)。填寫會計檔案借閱審批表，注明借閱人姓名、時間和會計檔案名稱，經(jīng)由會計機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字，可提供復(fù)印件，并在專設(shè)的登記簿上登記。外部單位借閱、查詢會計檔案時，除執(zhí)行內(nèi)部借閱條款外，還要借閱單位出據(jù)介紹信，并由負(fù)責(zé)人簽字方可借閱。借閱人歸還會計檔案時，會計檔案管理人員要認(rèn)真檢查檔案的完好性，仔細(xì)核實(shí)有無涂改、損壞情況，防止會計檔案在流動過程中散失、缺損、抽換或任意銷毀，確保會計檔案的安全性和完整性，避免秘密文件丟失、泄密。

1.5會計檔案銷毀階段

會計檔案銷毀是會計檔案管理的最后一個階段。在該階段，企業(yè)要按照一定原則和標(biāo)準(zhǔn)，對會計檔案的鑒定和銷毀做出明確要求，對過期的會計檔案進(jìn)行價值估算，并銷毀沒有價值的會計檔案。檔案管理部門要提出鑒定意見，和財務(wù)部門共同組成鑒定工作小組，對檔案逐冊、逐頁進(jìn)行鑒定，對確無保管價值的會計檔案編制銷毀清冊。銷毀情況形成書面文件和銷毀清冊一同存入檔案。

2會計檔案的管理策略

第一，結(jié)合財務(wù)管理實(shí)際需求，建立完善的會計管理機(jī)制，以全面規(guī)制會計工作內(nèi)容，從而保證會計工作流程的規(guī)范性、有效性。第二，把所有經(jīng)濟(jì)活動都?xì)w入會計監(jiān)督管控的范圍，按照制度要求，保持會計檔案工作特色，實(shí)施精細(xì)化、電子化管理模式，嚴(yán)控會計檔案歸口，確保會計檔案的真實(shí)性、有效性、準(zhǔn)確性和時效性。第三，企業(yè)要做好教育和專業(yè)培訓(xùn)工作，努力提高會計檔案管理人員的素質(zhì)和專業(yè)水平，以保證會計管理工作有效進(jìn)行。

3會計檔案管理創(chuàng)新實(shí)踐

3.1會計檔案電子化、信息化革新

紙質(zhì)檔案仍然是當(dāng)今會計檔案的主要載體，但是，隨著電算化的跨躍，財務(wù)系統(tǒng)軟件從遠(yuǎn)光到FMIS，再到ERP、財務(wù)管控系統(tǒng)等多系統(tǒng)并行，將會計電子檔案的推行提上日程。依據(jù)會計檔案管理的最新要求，2014年，財務(wù)資產(chǎn)部協(xié)同財務(wù)管控組，將成立以來的全部賬目編制成電子檔案，以電子檔案盒為載體，設(shè)立內(nèi)部局域網(wǎng)管理，對電子檔案進(jìn)行專項(xiàng)管理，滿足會計電子檔案異地、防災(zāi)存儲的要求。在地市沒有服務(wù)器網(wǎng)絡(luò)的情況下，實(shí)現(xiàn)對以前年度會計信息進(jìn)行電子查詢，為查詢紙質(zhì)檔案起到“衛(wèi)星定位”的作用。

3.2優(yōu)化人員配置，確保會計檔案專業(yè)專職管理

財務(wù)資產(chǎn)部設(shè)置會計檔案管理崗位，配備專業(yè)財務(wù)人員負(fù)責(zé)會計檔案管理，在保證會計檔案質(zhì)量的同時，提升會計檔案管理水平。注重會計檔案人員的職業(yè)素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平，要求會計檔案管理人員必須具備會計從業(yè)資格證書，大學(xué)專科及以上學(xué)歷，且有5年以上會計工作經(jīng)驗(yàn)，政治表現(xiàn)好，具有良好的道德品行。建立會計崗位輪換制，采用A、B崗機(jī)制確保會計檔案管理有序進(jìn)行，工作銜接流暢，財務(wù)管理職能進(jìn)一步強(qiáng)化。

3.3重視業(yè)務(wù)水平，加強(qiáng)培訓(xùn)管理

會計檔案管理人員除應(yīng)兼顧財務(wù)會計專業(yè)和文書檔案專業(yè)知識外，還要具備計算機(jī)方面的專業(yè)知識。因此，對會計檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)要求也相對高于其他崗位。定期或不定期地對會計檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，提高其業(yè)務(wù)能力和道德素質(zhì)，使其能勝任檔案管理工作。

4未來的設(shè)想和發(fā)展方向

篇5

關(guān)鍵詞：

會計檔案；價值；研究

中圖分類號：

F23

文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

文章編號：16723198（2013）12010702

摘要提到過，會計檔案可以創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)價值與社會價值。對國內(nèi)外研究現(xiàn)狀進(jìn)行分析后，發(fā)現(xiàn)其一般會從管理學(xué)的角度來闡述會計檔案接收、歸檔還有保管方面的內(nèi)容，而往往忽視其內(nèi)在本質(zhì)。即使如今已有學(xué)者充分了解到了會計檔案創(chuàng)造價值的能力，并且也呼吁企業(yè)要大力加強(qiáng)對其信息資源的開發(fā)利用，但由于檔案管理人員在掌握信息資源和自身的專業(yè)道德素質(zhì)都存在缺陷，對于其開發(fā)和利用都只停留在組織層面，不符合企業(yè)實(shí)際管理需求。因此，本文將會對如何充分利用會計檔案進(jìn)行探討。

1企業(yè)會計檔案

1.1會計檔案的含義

企業(yè)的會計檔案是一種文件檔案，基本都是以文本形式存在，在計算機(jī)中儲存的檔案基本都會以文件形式保存，打印出紙質(zhì)文件進(jìn)行保管。企業(yè)會計檔案主要內(nèi)容有會計憑證和賬簿，另外還包括了財務(wù)報告和財務(wù)核算資料，這些資料都是反映企業(yè)經(jīng)濟(jì)情況的核心資料。企業(yè)財務(wù)會計的工作包括了會計資料分析、核算以及檢查，其中會計核算是會計工作的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，在核算期間會產(chǎn)生較多的會計檔案，并且能夠反映出企業(yè)的總體經(jīng)濟(jì)情況。會計憑證是企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動和部門職責(zé)的證明材料，會計賬簿是根據(jù)會計憑證進(jìn)行制定的賬目記錄。會計報表是通過統(tǒng)一的貨幣計量，是反映企業(yè)在某個時間段的經(jīng)濟(jì)活動的具體收入和支出情況的報告，會計報表分為年際報表、季度報表和月季報表。上述的會計檔案都是由企業(yè)財務(wù)部門統(tǒng)一收集進(jìn)行保管。

1.2企業(yè)會計檔案的特征

（1）專業(yè)性。企業(yè)會計檔案是企業(yè)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)和財務(wù)收支相結(jié)合的產(chǎn)物，與企業(yè)會計活動有直接關(guān)系。

（2）廣泛性。企業(yè)會計檔案存在于每個企業(yè)和事業(yè)單位，只要是為了盈利的事業(yè)單位，在其財務(wù)部門都會設(shè)立有專項(xiàng)的檔案管理部門，對企業(yè)會計檔案進(jìn)行專項(xiàng)管理，具有廣泛性。

（3）嚴(yán)密性。企業(yè)會計檔案是企業(yè)日常文件管理的重要資料，企業(yè)會計檔案的收集和管理對企業(yè)的運(yùn)營有著十分重要的作用，過程非常嚴(yán)密，環(huán)節(jié)緊扣。

1.3會計檔案的功能

（1）會計檔案掌握了整個企業(yè)全部資金狀況。企業(yè)管理者能夠隨時對企業(yè)的會計資料進(jìn)行查詢，能夠及時的了解和掌握企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動的整體效益和資金具體流向狀況。包括了基本信息和企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動的詳細(xì)收支記錄以及企業(yè)資金結(jié)余情況。通過對這些信息資料的掌握，能夠有效提升其分析市場的能力。

（2）監(jiān)控資金使用狀況。利用會計檔案能夠隨時檢測企業(yè)資金異動，為企業(yè)減少投資、融資、匯率以及擔(dān)保方面的風(fēng)險。與此同時，為企業(yè)管理者和監(jiān)督部門提供了便利，能夠摸清企業(yè)家底，找出問題產(chǎn)生原因并及時采取對策，堵塞漏洞，有效防范風(fēng)險和提升企業(yè)管理水平，促進(jìn)企業(yè)得到改革和持續(xù)發(fā)展。

（3）改善企業(yè)資金利用效果。財務(wù)部門對企業(yè)的會計檔案資料合理的使用，能夠改善資金利用效果，提高資金利用率，幫助企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)更好的進(jìn)行經(jīng)濟(jì)決策。減少開支，降低成本，避免資金浪費(fèi)，全方面的提升企業(yè)資金使用價值。

（4）預(yù)測資金情況，提供決策依據(jù)。根據(jù)企業(yè)總體資金的實(shí)際情況，通過科學(xué)的資金預(yù)測，分析經(jīng)濟(jì)活動資金交易詳情信息，制定最優(yōu)資金使用計劃；通過分析企業(yè)內(nèi)部現(xiàn)金流量，作出完整合理的資金規(guī)劃；通過綜合比較分析各商業(yè)銀行之間存款利率、存款余額以及實(shí)際貸款利率，對存款和融資結(jié)構(gòu)進(jìn)行合理規(guī)劃。

（5）加強(qiáng)資金預(yù)算管理。通過對企業(yè)會計檔案科學(xué)合理的使用，擴(kuò)大企業(yè)的賬戶規(guī)模，加強(qiáng)企業(yè)管理和運(yùn)作能力。并加強(qiáng)稅務(wù)統(tǒng)籌，爭取得到更多稅收優(yōu)惠政策。

（6）能夠理清產(chǎn)權(quán)關(guān)系和經(jīng)濟(jì)責(zé)任。部分企業(yè)的財會部門人動較為頻繁，其范圍也較大，情況比較特殊。對于某些遺留問題，可通過查詢企業(yè)會計檔案，明確單位以及成員之間的各自產(chǎn)權(quán)關(guān)系，劃清經(jīng)濟(jì)責(zé)任。

2企業(yè)會計檔案的利用

最近，非法隱藏企業(yè)會計檔案的事件時有發(fā)生，很多經(jīng)濟(jì)案件都會涉及到企業(yè)的會計檔案，在對證券市場進(jìn)行規(guī)范整改時也會發(fā)現(xiàn)諸多問題。下面來探討它對于企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益和社會效益的提成作用。

2.1 基礎(chǔ)性利用

對會計檔案進(jìn)行日常性和一般性的利用稱為基礎(chǔ)性利用，這項(xiàng)活動對于企業(yè)會計檔案的管理有著重要意義，比如利用會計檔案信息資源可以為調(diào)查和統(tǒng)計提供數(shù)據(jù)、妥善解決經(jīng)濟(jì)糾紛、滿足外部審計和調(diào)查的資料需求等。這個基礎(chǔ)性利用對于普遍性和長期性的特點(diǎn)，雖然在某些方面對于提升企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的效果不是很明顯，但是能較大的體現(xiàn)出其所利用的社會價值。

（1）充分利用會計憑證。企業(yè)會計檔案中，會計憑證的地位很高。會計憑證記錄了企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動的全部數(shù)據(jù)，詳細(xì)并且具體，能夠明確經(jīng)濟(jì)責(zé)任和產(chǎn)權(quán)界限。在企業(yè)管理工作中充分利用會計憑證能夠使得內(nèi)部制度相互制約，有利于企業(yè)內(nèi)部各部門之間的分工協(xié)作。在各種審計與檢查工作中合理的使用會計憑證可以監(jiān)督企業(yè)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生的合法性，從而保證企業(yè)各項(xiàng)財務(wù)計劃和制度都能貫徹執(zhí)行，提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。

（2）重視檔案編研工作。企業(yè)發(fā)展歷程會涉及到各個層面，但不論怎樣，企業(yè)重視的還是經(jīng)濟(jì)效益和規(guī)模。企業(yè)會計檔案是企業(yè)進(jìn)行深化改革的重要依據(jù)，也是改革信息來源的主要方式，提供具有很多重要作用的信息資源。這些信息資源不僅有利于企業(yè)明確自身發(fā)展?fàn)顩r，作出科學(xué)合理的自我評價，還有利于企業(yè)提高知名度，為企業(yè)進(jìn)行科學(xué)決策和政府制定相關(guān)政策提供了參考。

（3）利用會計檔案進(jìn)行統(tǒng)計調(diào)查。會計與統(tǒng)計之間關(guān)系密切，會計信息是統(tǒng)計資源的重要來源。在統(tǒng)計調(diào)查過程中利用各種原始憑證作為調(diào)查基礎(chǔ)，根據(jù)統(tǒng)一的表格進(jìn)行填寫。另外，上下級資料提供是目前企業(yè)報送統(tǒng)計表的重要方式。

2.2深層次利用

在企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動中會出現(xiàn)一些針對性較強(qiáng)并且能夠在很大程度上提升企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的經(jīng)濟(jì)活動。目前，國內(nèi)企業(yè)面臨著兩方面的壓力，一個是市場外部競爭，另一個就是國內(nèi)經(jīng)常出現(xiàn)反傾銷訴訟，使得企業(yè)難以解決。這從某方面上來講迫使企業(yè)重視會計檔案的管理和利用。

（1）在建立企業(yè)財務(wù)危機(jī)的預(yù)警系統(tǒng)時能夠利用會計檔案。企業(yè)是國家經(jīng)濟(jì)的市場主體，其生產(chǎn)經(jīng)營狀況關(guān)系到股東、債權(quán)人、內(nèi)部管理著及政府等方面的利益。我國會計檔案管理建設(shè)較為落后，信息普遍失真，使其企業(yè)財務(wù)危機(jī)預(yù)警系統(tǒng)的預(yù)測能力大大降低。會計檔案由于其自身所具有的真實(shí)性、規(guī)律性、連續(xù)性以及相關(guān)性，提供給企業(yè)預(yù)警系統(tǒng)這樣的資料，能夠保障預(yù)警系統(tǒng)的正常工作。這樣就要求企業(yè)相關(guān)部門必須要抓緊這方面的工作：一是做好企業(yè)會計檔案的基本工作，從根本上杜絕信息失真；二是建立一個科學(xué)有效的數(shù)據(jù)庫，通過數(shù)據(jù)庫來對各項(xiàng)信息資源進(jìn)行有效管理，可以通過對預(yù)警數(shù)據(jù)的實(shí)時追蹤，及時的更新數(shù)據(jù)資料，及時的將問題反映給相關(guān)人員，以便于在第一時間做出決策，避免企業(yè)財政危機(jī)。

（2）在企業(yè)反傾銷應(yīng)訴中利用會計檔案。反傾銷在國際貿(mào)易中很受關(guān)注，因?yàn)樗粌H影響一國進(jìn)出口貿(mào)易水平，還關(guān)系到國內(nèi)產(chǎn)業(yè)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展。隨著我國加入WTO，市場變得越來越開闊，我國也成為了反傾銷訴訟的重要地區(qū)，然而國內(nèi)的勝訴率和應(yīng)訴率較其他國家都非常的低，主要是因?yàn)閲鴥?nèi)的企業(yè)會計制度和國外的制度存在很大的差異，另外，國內(nèi)的企業(yè)會計檔案資料收集的比較少，沒有國外企業(yè)收集的資料齊全，也沒有規(guī)范性。因此在反傾銷訴訟中，可以利用企業(yè)資本或股本構(gòu)成、被調(diào)查產(chǎn)品在國及在本國的各項(xiàng)價格及其費(fèi)用制度等，利用企業(yè)會計檔案的法律效用，在反傾銷應(yīng)訴中發(fā)揮出說服力，切實(shí)維護(hù)我國的正當(dāng)權(quán)益。

對企業(yè)會計檔案進(jìn)行基礎(chǔ)性和深層次的利用，能夠提升會計檔案數(shù)據(jù)的真實(shí)性，為各項(xiàng)審計和調(diào)查工作以及國際反傾銷案件提供有利憑證。因此各企業(yè)應(yīng)重視對會計檔案的科學(xué)管理和合理利用，提升企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益和社會效益。

參考文獻(xiàn)

[1]趙萍.淺談電力企業(yè)會計檔案的利用[J].科技創(chuàng)新與應(yīng)用，2012，（15）.

篇6

為加強(qiáng)對全縣財政支出的監(jiān)管,堵塞財務(wù)支出漏洞,許昌縣于2001年10月起實(shí)行會計委派制度,各財務(wù)獨(dú)立核算單位每月集中到會計核算中心進(jìn)行財務(wù)收支核算,形成的會計檔案集中由會計核算中心整理保管。因所有會計檔案處于分散管理狀態(tài),加之各項(xiàng)制度不健全,在調(diào)閱利用過程中,涂改原始數(shù)據(jù)、抽調(diào)原始憑證的現(xiàn)象時有發(fā)生。為規(guī)范管理,2005年9月,經(jīng)縣政府協(xié)調(diào),縣會計局與縣檔案局簽署了會計檔案寄存協(xié)議,由縣檔案館負(fù)責(zé)對會計核算中心形成的會計檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理和提供利用。

2　寄存情況

縣會計局撥出專款為檔案館購置了密集架,檔案館騰出一個專門庫房。2005年10月,會計核算中心首批110多個單位的會計檔案4356卷冊正式“搬家”到縣檔案館。截至2009年底,縣檔案館共寄存會計核算中心移交的200個集中核算單位2001年至2008年的會計檔案17000卷冊;5年來,共為全縣各部門提供會計檔案利用1200人次,15000卷次。

2.1　整理

2.1.1　會計檔案的移交。根據(jù)縣會計局和檔案局簽訂的寄存協(xié)議,會計檔案的前期裝訂、整理工作由會計核算中心依據(jù)《會計檔案管理辦法》,在會計年度終了并保管一年后向檔案館移交。移交時,由會計局分核算單位統(tǒng)一裝箱、加封,運(yùn)送到檔案館,然后,由會計局、會計核算中心、檔案館三方有關(guān)人員共同啟封開箱,逐件核對驗(yàn)收。核對無誤后,三方簽字蓋章。

2.1.2　管理單位的確定、編號。對于寄存的會計檔案來說,無法按全宗來進(jìn)行管理,在實(shí)踐中,我們采取了在建立寄存會計檔案專庫的基礎(chǔ)上,設(shè)立臨時管理單位的辦法加以解決。即,以會計核算單位為一個臨時管理單位,分別賦予一個臨時編號。臨時編號的原則是:會計核算單位在檔案館有全宗號的,沿用原有的號。新成立的一級機(jī)構(gòu),按設(shè)置原則,賦予一個新的全宗號,沒有全宗號的二級機(jī)構(gòu)排在其主管單位后,其臨時編號為主管單位全宗號+固定的順序號。

2.1.3　區(qū)分專賬核算單位、分類、加蓋檔號章。首先,對已接收的會計檔案進(jìn)行再次核對,區(qū)分核算單位內(nèi)專賬核算單位,確保每個會計核算單位內(nèi)專賬核算單位檔案的齊全完整。其次,對每個會計核算單位內(nèi)的檔案按年度——類型分類,分為會計憑證、會計賬簿、會計報表和其他等四大類。最后,在每冊會計檔案封面的右上角加蓋檔號章,按要求填寫內(nèi)容。

2.1.4　案卷排列、卷號的編制與填寫。考慮到會計檔案的特殊性,采取了重新編制卷號的方法。即每個單位內(nèi)按類別分開排列,從寄存的最早一年起,自“1”開始分別編一個流水號,一個自然冊為一個卷號。一個單位內(nèi)有幾個專賬核算單位的,不再單獨(dú)排列編號。每年,在局機(jī)關(guān)后按固定順序排列續(xù)編流水號。卷號編制完畢核對無誤后,填寫在檔號章框內(nèi)。

2.1.5　檔案的排架。整體上,寄存會計檔案按會計核算單位臨時編號+年度+類別順序排放。會計核算單位內(nèi),由于賬表與憑證規(guī)格不一,各單位賬表集中排放在前,憑證在后,每單位后面預(yù)留空格,方便接收。

2.2　管理

2.2.1　建立健全了各項(xiàng)管理制度。以縣政府辦名義下發(fā)了《關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)會計檔案管理工作的通知》,對會計檔案的立卷歸檔、保管、統(tǒng)計、利用、安全和保密制度做出了具體規(guī)定,嚴(yán)防寄存會計檔案的損毀、散失和泄密。

2.2.2　嚴(yán)格手續(xù),安全利用。設(shè)置了專門的會計檔案查閱室并提供了便利的辦公條件。需要查閱會計檔案的單位,需首先到縣會計局進(jìn)行資格審查,然后,持其開具的介紹信來查閱。嚴(yán)禁隨意借出會計檔案,調(diào)閱時間一般為7天,確需延長的,辦理續(xù)調(diào)閱手續(xù)。

2.2.3　實(shí)施查閱全程監(jiān)控措施。查閱時,須有工作人員在場,復(fù)印在館內(nèi)進(jìn)行,并登記檢查。

3　思考

3.1　寄存會計檔案的所有權(quán)問題。有人認(rèn)為,應(yīng)歸屬檔案的形成者即會計局,但會計局也屬各單位委托代管會計工作;有人認(rèn)為,應(yīng)歸屬各單位,但會計檔案內(nèi)的記賬憑證、賬簿、報表等又是由會計核算中心形成的。

篇7

論文摘要:隨著改革開放的不斷發(fā)展，會計信息檔案失真的現(xiàn)象也普遍出現(xiàn)。企業(yè)缺乏內(nèi)部控制制度、信息不對稱、會計自身的局限性是會計信息檔案失真的內(nèi)部原因;社會道德秩序失衡、上市公司制度存在嚴(yán)重缺陷是會計信息檔案失真的外部原因。政府誠信、企業(yè)誠信、社會誠信、制度建設(shè)是防范會計信息檔案失真的措施。

會計信息檔案是人們在經(jīng)濟(jì)活動過程中運(yùn)用會計理論和方法，通過會計實(shí)踐獲得反映會計主體價值運(yùn)行狀況的經(jīng)濟(jì)信息。真實(shí)的會計信息檔案可以如實(shí)、客觀地反映企業(yè)在過去一定時期內(nèi)發(fā)生的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)以及企業(yè)的財務(wù)狀況和經(jīng)營成果;可以幫助投資者和貸款人進(jìn)行合理決策;幫助政府部門進(jìn)行宏觀調(diào)控;幫助企業(yè)加強(qiáng)和改善經(jīng)營管理、評估和預(yù)測未來的資金流動。所胃的會計信息檔案失真，簡單的說就是企業(yè)對外提供的會計信息檔案嚴(yán)重偏離企業(yè)會計準(zhǔn)則的規(guī)定，不能真實(shí)地反映企業(yè)實(shí)際的財務(wù)狀況和經(jīng)營成果的一種現(xiàn)象。因此，真實(shí)的會計信息檔案對于企業(yè)本身，甚至對于整個國民經(jīng)濟(jì)都有著不可估量的作用。找出會計信息檔案失真的原因，研究行之有效的防范措施，是當(dāng)前會計改革的一項(xiàng)重要內(nèi)容。造成會扛十信息檔案失真的原因很多很復(fù)雜，下面列舉幾個主要方面的原因:

一　會計信息檔案失真的原因

對這個問題的研究我們應(yīng)該從會計行業(yè)所處的社會經(jīng)濟(jì)大環(huán)境和會計行業(yè)自身特點(diǎn)方面來進(jìn)行分析。

(一)會計信息檔案失真的外部原因

1.社會道德秩序失衡

任何經(jīng)濟(jì)活動和經(jīng)濟(jì)模式里面總是滲透著某種道德文化觀念。在逐利原則的驅(qū)動下，人們忽視了對道德的修養(yǎng)，出現(xiàn)了見利忘義等行為，侵蝕著會計領(lǐng)地，惡化會計環(huán)境，“真賬假做，假賬真做”，會計信息檔案嚴(yán)重失真，會計誠信面臨危機(jī)。

2.上市公司制度存在嚴(yán)重缺陷

我國大多數(shù)上市公司都是由國企改制而來的，由于改制不徹底，上市公司未能建立有效的制約機(jī)制，因此，在公司治理方面存在較為突出的問題。具體表現(xiàn)為:①股權(quán)結(jié)構(gòu)不合理，.‘一股獨(dú)大”現(xiàn)象普遍。在股東大會上，其他股東不可能在真正意義上對大股東形成約束。②董事會、監(jiān)事會存在缺陷。表現(xiàn)為缺乏必要機(jī)制來保障全體董事嚴(yán)格遵守義務(wù)，維護(hù)股東和其他相關(guān)者的利益;董事不履行誠信義務(wù)、不勤勉盡責(zé)的現(xiàn)象時有發(fā)生;獨(dú)立的非執(zhí)行董事缺乏保護(hù)中小股東權(quán)益的能力與動力;董事長的地位與作用過分突出。③上市公司與控股股東在人員、財務(wù)、資產(chǎn)、機(jī)構(gòu)、業(yè)務(wù)上沒有實(shí)現(xiàn)真正分開，與控股股東之間的關(guān)聯(lián)交易不規(guī)范，導(dǎo)致上市公司被大股東操縱，從而造成控股股東損害上市公司其他股東利益。加之我國目前缺乏一套有效機(jī)制來保證信息的公開、公正和有效傳遞，而信息量又空前增大，且瞬息萬變，這就為市場交易主體的不誠信和欺詐提供了可能。④失信成本低且處罰不妥。導(dǎo)致會計信息檔案失真的重要外部原因是直接的利益驅(qū)動。雖然提供虛假的會計信息有風(fēng)險，但會計造假帶來的收益卻是呈幾何級數(shù)放大。因此，在利益的驅(qū)使下，企業(yè)通過提供虛假會計信息騙取投資者、債權(quán)人及國家有關(guān)管理機(jī)關(guān)的信任，并因此獲得投資、貸款或減少稅金支出等經(jīng)濟(jì)利益，企業(yè)會計人員通過制造虛假會計信息檔案迎合企業(yè)負(fù)責(zé)人，騙取投資人的信任，并因此獲得職務(wù)、薪金、股票升值等方面的利益。

(二)會計信息檔案失真的內(nèi)部原因

1.缺乏內(nèi)部控制制度

制定嚴(yán)格的內(nèi)部控制制度，能在很大程度上防范錯誤和舞弊，提高會計信息檔案資料的可靠性。而目前我國企業(yè)的內(nèi)部控制從總體上看多屬于事后控制為主，這必然導(dǎo)致內(nèi)控成本較高而收效甚微，無法有效防止會計造假事件的發(fā)生。

2.信息不對稱

信息不對稱是指市場經(jīng)濟(jì)活動主體具有不相同的信息，表現(xiàn)為會計信息檔案的制造者與會計信息檔案的使用者的信息不對稱。由于會計信息檔案的制造者一般是直接參與公司的運(yùn)作管理，控制著企業(yè)經(jīng)營活動全過程，擁有企業(yè)內(nèi)部的各種信息，而會計信息檔案使用者由于不直接參與企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營，只能靠會計信息檔案制造者提供信息來了解企業(yè)的經(jīng)營狀況，這就使得會計信息檔案制造者有可能為著自己機(jī)會主義的動機(jī)和欲望冒著“道德風(fēng)險”進(jìn)行逆向選擇，違反誠信原則，提供虛假會計信息檔案。

3.會計自身的特點(diǎn)及局限性

由于會計原則或會計標(biāo)準(zhǔn)的選擇余地較大，而不同的選擇又會生成不同的會計信息，這就為會計造假提供了條件，具體表現(xiàn)為:①業(yè)績評價體系中會計指標(biāo)設(shè)計的局限性為會計信息檔案失真提供了可能。所謂會計信息檔案失真在很大程度上是指會計所提供的財務(wù)報告及相關(guān)的業(yè)績評價指標(biāo)不真實(shí)，虛報了企業(yè)實(shí)際情況。而我們的業(yè)績評價指標(biāo)大多數(shù)是針對特定目標(biāo)完成狀況的考核與衡量，如過去用的總產(chǎn)值、企業(yè)利潤，現(xiàn)在用的利潤率、企業(yè)價值等指標(biāo)，無一不是側(cè)重于對企業(yè)一定期間經(jīng)營成果的考核，而不問產(chǎn)生這種結(jié)果的程序或過程是否合理。這種過分強(qiáng)調(diào)結(jié)果而忽視產(chǎn)生過程的指導(dǎo)思想，誘發(fā)了會計造假行為的不斷產(chǎn)生。②會計原則為會計信息檔案失真提供了操作空間。現(xiàn)代財務(wù)會計以權(quán)責(zé)發(fā)生制為確認(rèn)基礎(chǔ)，從而產(chǎn)生了大量的應(yīng)計、預(yù)提和待攤費(fèi)用，會計信息檔案制造者可以通過操縱應(yīng)計項(xiàng)目確認(rèn)時間來制造虛假業(yè)績，如提前確認(rèn)收人，推遲確認(rèn)費(fèi)用等。③會計政策為企業(yè)提供了越來越寬的選擇范圍。會計信息檔案制造者總是在規(guī)定的范圍內(nèi)選擇有利于自身績效或其他會計目的的會計政策，給會計信息檔案使用者提供虛假的會計信息。

二　會計信息檔案失真的防范:實(shí)施五項(xiàng)“工程”

(一)建設(shè)會計信息檔案的“龍頭示范工程”:政府誠信

政府誠信，主要指政府在行政過程的誠信，包括政策的權(quán)威性、連續(xù)性和執(zhí)行政策的公平、公正、公開性，特別是行政官員的言行一致性和誠心的人格的魅力fzl。就會計師行業(yè)來講，注冊會計師在審計中離不開政府提供的各種法律文件，如果這些不真實(shí)，會計師又奈何?因此，從這個意義上講，打造會計誠信信息檔案，需要加強(qiáng)政府誠信建設(shè)，大力弘揚(yáng)實(shí)事求是的優(yōu)良作風(fēng)，堅持依法行政，把誠實(shí)守信貫穿于一切工作之中。財政部門是會計的主管部門，它是執(zhí)行國家財經(jīng)政策及財經(jīng)法律的組織者，指揮者和監(jiān)督者，是會計界的龍頭。打造會計誠信信息檔案無疑首先要建設(shè)好這一“龍頭示范工程”。①加強(qiáng)行風(fēng)建設(shè)，進(jìn)一步提高財政部門對自己誠信信息重要性的認(rèn)識。②采取切實(shí)措施，解決存在的某些不誠信信息檔案問題。③嚴(yán)格把握會計從業(yè)資格證書的發(fā)放、注冊登記和年檢制度，定期對批準(zhǔn)設(shè)立的會計人員繼續(xù)教育培訓(xùn)單位的培訓(xùn)工作進(jìn)行檢查、考核和評估。④切實(shí)監(jiān)督檢查各個單位會計情況。

(二)建設(shè)會計信息檔案的“主體工程”:企業(yè)誠信

會計信息檔案在很大程度上取決于單位負(fù)責(zé)人的道德水準(zhǔn)，主導(dǎo)會計行為的是單位負(fù)責(zé)人，會計信息檔案的主體應(yīng)是單位負(fù)責(zé)人。單位負(fù)責(zé)人個人道德修養(yǎng)的好壞，直接關(guān)系到單位的整體信息誠信水平。事實(shí)證明:絕大多數(shù)會計信息檔案造假，雖經(jīng)會計人員之手，但卻是長官意志所為。因此，領(lǐng)導(dǎo)要帶頭開展“講誠信”。為此，企業(yè)及企業(yè)負(fù)責(zé)人在經(jīng)營理念上，須牢牢堅持誠信信息原則，在經(jīng)營活動中，加大對單位員工的誠信教育力度。

(三)建設(shè)會計信息檔案的“環(huán)境工程”:社會誠信

從會計信息與社會信息關(guān)聯(lián)性看，構(gòu)筑社會誠信信息這一“會計工程”最重要的是加強(qiáng)社會各行業(yè)人員規(guī)則意識的培養(yǎng)。要建立起一套與社會主義市場經(jīng)濟(jì)相適應(yīng)的、以誠信信息為基礎(chǔ)的社會主義道德規(guī)范體系;并在全社會范圍內(nèi)全方位、多形式地對會計人員開展持久、有效的職業(yè)道德教育，強(qiáng)化法律意識。會計職業(yè)道德即“敬業(yè)愛崗，熟悉法規(guī)，依法辦事，客觀公正，搞好服務(wù)，保守秘密”。具體包括:①正直客觀立場;②公正平等意識;③獨(dú)立自主人格;④會計職業(yè)判斷與責(zé)任能力;⑤廉潔奉公作風(fēng)。

(四)建設(shè)會計信息檔案的“防御工程”:制度建設(shè)

1.建立內(nèi)部控制制度

內(nèi)部管理控制制度是以提高經(jīng)營效益和工作效益、防止因混亂而導(dǎo)致經(jīng)濟(jì)數(shù)據(jù)嚴(yán)重失實(shí)為目的，用于行政和業(yè)務(wù)管理方面的方法、措施和程序[3]。為了確保會計信息檔案的真實(shí)完整，內(nèi)部控制制度不僅要貫穿于生產(chǎn)經(jīng)營與銷售的各個環(huán)節(jié)。如對資產(chǎn)的賬實(shí)核對，對成本費(fèi)用的指標(biāo)控制，對購銷業(yè)務(wù)的監(jiān)督考核，更是需要通過實(shí)施內(nèi)部管理控制制度，來保證其數(shù)據(jù)的真實(shí)完整，這不僅僅是會計機(jī)構(gòu)和會計人員的事情，它更與企事業(yè)的整體管理環(huán)境和程序密切相關(guān)，與生產(chǎn)、銷售、儲運(yùn)等部門密切相關(guān)，是一個系統(tǒng)工程。①建立責(zé)權(quán)控制制度及業(yè)務(wù)憑據(jù)流轉(zhuǎn)規(guī)程。建立責(zé)權(quán)控制制度就是要建立合理的、健全的組織機(jī)構(gòu)，明確各部門和人員的職責(zé)，使各部門之間既合理分工，相互制約;又協(xié)調(diào)配合，相互聯(lián)系。建立業(yè)務(wù)憑據(jù)流轉(zhuǎn)規(guī)程就是規(guī)定各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)憑據(jù)的傳遞程序。經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)憑據(jù)的傳遞程序既能體現(xiàn)各部門和人員應(yīng)負(fù)的責(zé)任，又能使各部門在憑據(jù)的傳遞中相互監(jiān)督。有了健全的憑據(jù)傳遞程序，經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)就能迅速地有條不紊地得到處理。如:材料采購業(yè)務(wù)要經(jīng)過申請、批準(zhǔn)、采購、驗(yàn)收、人庫、付款、入賬等手續(xù);產(chǎn)成品銷售要經(jīng)過簽訂合同、開單、收款(現(xiàn)銷)、發(fā)貨、委托收款(賒銷)、人賬手續(xù);成本費(fèi)用的發(fā)生要經(jīng)過申請、批準(zhǔn)、付款、簽字、報銷、人賬等手續(xù)。這些手續(xù)由誰簽字、由誰負(fù)責(zé)，要有明確規(guī)定。②建立信息檔案系統(tǒng)管理制度。建立計算機(jī)管理信息檔案系統(tǒng)，并制定相應(yīng)的信息檔案系統(tǒng)管理制度，將有效地加強(qiáng)對生產(chǎn)、銷售、財務(wù)各環(huán)節(jié)的管理，確保企業(yè)各環(huán)節(jié)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的信息和數(shù)據(jù)真實(shí)完整。③建立重大經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)決策制度。重大經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)決策制度就是重大經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)要有科學(xué)合理的決策和執(zhí)行程序。像巨額投資、大額成本支出、資產(chǎn)處理、資金調(diào)度等重大經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)決策，如果存在盲目決策、程序混亂、管理失誤的現(xiàn)象，將給國家、單位和社會造成重大的損失。因此，新修訂的會計法對重大經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的決策和執(zhí)行程序應(yīng)當(dāng)明確，做到制度化、規(guī)范法;在決策和執(zhí)行程序中，決策人員與執(zhí)行人員之間能夠相互監(jiān)督、相互制約。④建立成本控制制度。建立成本控制制度不僅能降低產(chǎn)品成本、提高經(jīng)濟(jì)效益，而且也是確保成本管理中成本數(shù)據(jù)真實(shí)完整的重要手段。成本控制制度是包括成本決策、成本預(yù)測、成本計劃、成本控制、成本核算和成本分析等環(huán)節(jié)構(gòu)成的成本管理體系。成本管理不是一項(xiàng)單純的財務(wù)工作，而是企業(yè)生產(chǎn)、技術(shù)、經(jīng)營的綜合成果。真實(shí)完整的產(chǎn)品成本數(shù)據(jù)應(yīng)是在生產(chǎn)經(jīng)營活動的全過程中形成的，而不是事后核算出來的。⑤建立業(yè)績考評分析制度。建立業(yè)績考評分析制度，就是要對企業(yè)的人員工資、財產(chǎn)規(guī)模、生產(chǎn)進(jìn)度、成本控制、產(chǎn)品銷售等狀況進(jìn)行全面系統(tǒng)地考評分析，以便于及時全面地反映生產(chǎn)經(jīng)營狀況，檢查發(fā)現(xiàn)生產(chǎn)經(jīng)營中存在的各種問題，確保各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確完整，為科學(xué)管理、科學(xué)決策提供依據(jù)。

篇8

關(guān)鍵詞：會計檔案；檔案管理

會計檔案是重要的經(jīng)濟(jì)檔案，是國家檔案工作的重要組成部分，也是各單位的重要檔案之一， 會計檔案是記錄和反映一個單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)，會計檔案管理是會計工作的重要組成部分。然而，會計檔案管理作為財務(wù)管理的最后一個環(huán)節(jié)，往往容易被忽視，形成財務(wù)管理工作的一個薄弱環(huán)節(jié)，直接影響了單位財務(wù)管理的質(zhì)量和水平。因此，加強(qiáng)會計檔案管理進(jìn)一步提高會計檔案的管理水平，充分發(fā)揮會計檔案在各項(xiàng)事業(yè)中的重要作用。

1 會計檔案的特點(diǎn)及其作用

1.1 會計檔案的特點(diǎn)

1、來源的廣泛性。會計檔案來源于具有獨(dú)立會計核算的單位。因此，凡是實(shí)行獨(dú)立經(jīng)濟(jì)核算、財務(wù)收支的單位都會形成會計檔案。

2、整體性。一個會計年度產(chǎn)生的會計憑證、會計賬簿、會計報表等，他們之間相互聯(lián)系，有了憑證，才有賬簿；有了賬簿，才有報表，這是一個不可分割的整體，保持會計檔案的整體性，是管理好會計檔案的基礎(chǔ)。

3、形成過程的嚴(yán)密性。會計核算是利用設(shè)置賬戶、復(fù)式記賬、填制和審核憑證、登記賬簿、成本核算、財產(chǎn)清查和會計報表等一系列專門方法，對會計對象進(jìn)行連續(xù)、系統(tǒng)、完整地記錄、反映和監(jiān)督。因此，會計核算的嚴(yán)密性也就決定了會計檔案形成過程的嚴(yán)密性。

4、規(guī)律性。一個會計年度所形成的會計憑證、會計賬簿、會計報表等，要反映某項(xiàng)經(jīng)濟(jì)活動時，從業(yè)務(wù)發(fā)生到結(jié)束上報，能連續(xù)不斷地記錄，便于進(jìn)行正確的計算和綜合分析，經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動之間相互制約、緊密聯(lián)系、環(huán)環(huán)相扣，這種內(nèi)在的規(guī)律性，遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過了其它檔案。

1.2 會計檔案的作用

1、會計檔案直接影響經(jīng)濟(jì)工作。會計檔案是預(yù)測、決策經(jīng)濟(jì)情況，開展會計分析的重要依據(jù)，真實(shí)、完整的會計檔案是反映、監(jiān)督、參與經(jīng)營管理的重要信息資源，國家利用各企事業(yè)、機(jī)關(guān)的會計檔案反映的數(shù)據(jù)逐級匯總，可以考核國民經(jīng)濟(jì)各部門有關(guān)計劃和預(yù)算的執(zhí)行情況，從而制訂更適應(yīng)國家經(jīng)濟(jì)建設(shè)的計劃和決策；還可以利用會計檔案提供的原始數(shù)據(jù)，科學(xué)地預(yù)測未來，制訂最優(yōu)化的管理方案，以最低的成本獲取最大的經(jīng)濟(jì)效益。

2、會計檔案保護(hù)國家利益不受侵犯。改革開放給經(jīng)濟(jì)建設(shè)帶來了生機(jī)和活力，但由于原有法律法規(guī)還不夠完善，一些單位和個人利用政策上的漏洞，巧立名目，鋪張浪費(fèi)，使國家財政收入大大流失。而會計檔案將這些違反國家財經(jīng)法紀(jì)的情況真實(shí)地記錄下來，及時發(fā)現(xiàn)問題，阻止腐敗的產(chǎn)生、蔓延、打擊經(jīng)濟(jì)領(lǐng)域的不法行為，解決經(jīng)濟(jì)糾紛，從而確保國家的經(jīng)濟(jì)利益。

2 我校會計檔案管理工作現(xiàn)狀

裝訂會計憑證使用會計憑證裝訂封皮，封粘裝訂線，并在封粘處加蓋會計人員印章。封皮表面的有關(guān)內(nèi)容逐項(xiàng)填寫齊全，裝訂完畢按月份的先后順序放入會計檔案（憑證）盒中，認(rèn)真逐項(xiàng)填寫檔案盒面上的內(nèi)容。年度終了會計賬簿按賬頁編號順序填寫“目錄”及“賬簿使用登記表”，與賬簿一并裝訂。會計報表逐頁編制序號，填寫“會計檔案卷內(nèi)目錄”。按照高等學(xué)校檔案要求在左上角蓋上全宗號、目錄號、案卷號印章，并填寫內(nèi)容，一年會計年度一個案卷號。 當(dāng)年會計檔案，在會計年度終了后，由財務(wù)部門保管一年，第二年年初移交學(xué)校檔案保管部門歸檔，原則上應(yīng)當(dāng)保持原卷冊的封裝。個別需要拆封重新整理的，綜合檔案室會同會計部門和經(jīng)辦人員共同拆封整理，以分清責(zé)任。同時會計檔案保管期滿，需要銷毀時，會計檔案管理部門提出銷毀意見，會同財務(wù)會計部門共同鑒定，嚴(yán)格審查后，編造會計檔案銷毀清冊，嚴(yán)格按照《會計檔案管理辦法》的規(guī)定執(zhí)行。對于其中未了結(jié)的債權(quán)債務(wù)的原始憑證，應(yīng)單獨(dú)抽出，另行立卷，由會計檔案保管部門保管到結(jié)清債權(quán)債務(wù)時為止。

3 會計檔案管理工作中存在的問題

1、對會計檔案管理工作的重要性認(rèn)識不夠 。單位領(lǐng)導(dǎo)和財務(wù)人員對財務(wù)檔案工作缺乏充分的認(rèn)識，只注重內(nèi)部財務(wù)項(xiàng)目的實(shí)施，輕會計檔案管理，存在會計業(yè)務(wù)與會計檔案管理相脫節(jié)的現(xiàn)象。

2、會計檔案管理制度不夠健全。首先是對會計檔案的管理不夠重視，認(rèn)為會計檔案只是綜合檔案管理的一部分，因而在制度建設(shè)中沒有建立一整套會計檔案管理制度。

3、會計檔案裝訂、立卷、歸檔不規(guī)范。有些單位不能及時裝訂會計憑證，或長時間放在一個紙盒里；會計憑證裝訂封皮項(xiàng)目填寫不全，或?qū)嫅{證、會計報表等資料混亂放置；會計檔案移交時雙方?jīng)]有按冊清點(diǎn)，沒有移交清單，沒有按照永久、定期兩類分別保管。造成日后工作中不僅查找非常困難，也影響了單位經(jīng)濟(jì)預(yù)測目標(biāo)的困難。

4 完善會計檔案管理工作的對策

1、統(tǒng)一思想，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，提高檔案管理的重要性認(rèn)識，規(guī)范管理。需嚴(yán)格按照《會計檔案管理辦法》第四條規(guī)定：“各單位必須加強(qiáng)對會計檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，保證會計檔案妥善保管、有序存放、方便查閱，嚴(yán)防毀損、散失和泄密”。單位的領(lǐng)導(dǎo)及檔案人員要加強(qiáng)會計檔案管理的意識，從法律的高度來依法加強(qiáng)管理，使會計檔案管理走上法制化的軌道。

2、健全會計檔案管理各項(xiàng)規(guī)章制度。要做好財務(wù)檔案管理工作，必須根據(jù)《會計檔案管理辦法》、并結(jié)合工作實(shí)際，建立和健全一整套檔案管理制度。如我單位綜合檔案管理辦法實(shí)施以來，先后制定了《財務(wù)檔案工作人員職責(zé)》《財務(wù)檔案保管制度》、《財務(wù)檔案移交、銷毀制度》等，進(jìn)一步規(guī)范學(xué)校會計檔案資料的收集、整理、歸檔、保存、利用等各項(xiàng)工作程序、使會計檔案管理工作有章可循。

3、規(guī)范會計檔案裝訂、立卷、歸檔和銷毀工作。根據(jù)學(xué)校檔案管理規(guī)章制度要求，進(jìn)一步加強(qiáng)會計檔案操作規(guī)程，提高學(xué)校會計檔案管理質(zhì)量。

篇9

1 在會計檔案的存放管理上，做到會計檔案專庫、專人管理

會計檔案不與其他門類檔案混放在一個庫房中，會計檔案用會計專柜存放，定制會計崗以專人來管理會計檔案，其他人不得隨意進(jìn)入會計檔案庫房。查閱會計檔案時安排在專用的閱覽室，并由會計檔案管理人員監(jiān)護(hù)，查閱人不得翻閱與查檔無關(guān)的其他內(nèi)容。

2 前端控制——檔案利用的審批印簽備案制度

2.1 在油田所屬各單位實(shí)行會計檔案利用的審批印簽備案制度。各單位根據(jù)油田《檔案借閱制度》的要求，同所在區(qū)域檔案室協(xié)商確定實(shí)行利用審批制度的檔案門類、審批部門和審批負(fù)責(zé)人(參見檔案利用審批印簽備案表)，然后，交到檔案室備案。一般每類檔案的審批負(fù)責(zé)人應(yīng)確定2人，以便第一審批負(fù)責(zé)人出差不能履行審批責(zé)任時，不影響正常的借閱審批。附表“利用審批負(fù)責(zé)人簽名”一欄，應(yīng)由利用審批負(fù)責(zé)人本人親筆簽名，不能使用個人印章代替。

2.2 油田外部單位人員借閱會計檔案審批備案制度。為了加強(qiáng)油田會計檔案的借閱管理，保護(hù)商業(yè)秘密，維護(hù)油田的合法權(quán)益，現(xiàn)將油田外部單位(人員)查閱油田會計檔案的審批、簽字備案規(guī)定如下：

2.2.1 油田外部紀(jì)委、檢察院等單位(人員)查閱油田會計檔案，由局紀(jì)委監(jiān)察處審批備案并通告局法律事務(wù)處，同時，通告局財務(wù)資產(chǎn)處或分公司財務(wù)資產(chǎn)部。

2.2.2 工商、稅務(wù)等部門及油田外部財務(wù)部門查閱油田會計檔案，分別由局財務(wù)資產(chǎn)處或分公司財務(wù)資產(chǎn)部審批備案，并通告局法律事務(wù)處。

2.2.3 地方法院、公安等單位及律師查閱油田會計檔案時，由局法律事務(wù)處審批備案，并通告局紀(jì)委監(jiān)察處，同時，通告局財務(wù)資產(chǎn)處或分公司財務(wù)資產(chǎn)部。

3 嚴(yán)把會計檔案借閱關(guān)

3.1 會計檔案為本單位提供利用，原則上不得借出，有特殊需要須經(jīng)上級主管單位或單位領(lǐng)導(dǎo)、會計主管人員審核批準(zhǔn)。借閱檔案必須持有所在單位介紹信，介紹信要注明借閱人姓名、用途、利用范圍、是否復(fù)制及借出時間等。檔案借閱歸口審批單位可在原介紹信上簽署意見并蓋章，也可換介紹信。經(jīng)過審批簽字后方可到檔案室進(jìn)行借閱或者復(fù)制，并做好登記。

3.2 借閱人憑審批權(quán)限規(guī)定的介紹信借閱會計檔案資料，檔案工作人員要嚴(yán)格審查介紹信內(nèi)容，不得任意擴(kuò)大借閱范圍。借閱或復(fù)制會計檔案的人員，嚴(yán)禁在會計檔案上涂畫、拆封等，要保證檔案資料的清潔、完整。查閱人需復(fù)印時，由檔案管理員陪同復(fù)印。對需要出具檔案證明的，要認(rèn)真核對摘抄或復(fù)制內(nèi)容。

3.3 嚴(yán)把入庫前檢查關(guān)。歸還會計檔案資料時，檔案管理人員要逐件、逐頁清點(diǎn)，檢查無誤后，在借閱登記本上注銷并簽名。

4 建立健全會計檔案保密制度

建立《會計檔案工作人員職責(zé)》、《會計檔案保密制度》和《會計檔案查閱制度》，使會計檔案管理工作有章可循。會計檔案利用保密制度要細(xì)化，應(yīng)具有可操作性，能指導(dǎo)會計檔案管理人員的具體工作。

5 加強(qiáng)會計檔案管理人員的職業(yè)道德建設(shè)

篇10

為了做好會計檔案管理工作，會計人員需要不斷的學(xué)習(xí)和認(rèn)真討論，以及創(chuàng)新，通過提高財務(wù)管理水平，首先要加強(qiáng)會計檔案管理，能夠促進(jìn)會計工作不斷完善，小康社會服務(wù)加快進(jìn)程。國家全部檔案中主要的組成部分之一是會計檔案，作為各單位、各部門的經(jīng)濟(jì)活動重要的信息資源載體，能夠充分的反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動和財務(wù)收入數(shù)據(jù)以及對數(shù)據(jù)認(rèn)真記錄的重要史料和基本證據(jù)，在經(jīng)濟(jì)管理中發(fā)揮主要作用。各專門檔案的數(shù)量，范圍以及普遍量都無法與會計檔案相比。為此，對會計檔案的管理和作用的常見情況進(jìn)行分析。

關(guān)鍵詞：

會計檔案；檔案管理

中圖分類號：

F23

文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

文章編號：16723198（2014）22011901

根據(jù)會計專業(yè)活動中所形成出現(xiàn)反應(yīng)以及記錄單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的主要依據(jù)和資料，能夠使當(dāng)代單位會計管理的預(yù)期值，控制數(shù)據(jù)以及基本解決中的基本依據(jù)。在各單位，企業(yè)的會計檔案管理有主要的實(shí)際意義，財務(wù)管理工作是檔案管理中，收尾工作通常不被管理人員和單位領(lǐng)導(dǎo)的重視，在財務(wù)管理整體中是薄弱工作，會導(dǎo)致財務(wù)管理的數(shù)量質(zhì)量的工作水平都有很大影響。

1會計檔案的內(nèi)容

作為企業(yè)、事業(yè)以及機(jī)關(guān)單位和其他種類的經(jīng)濟(jì)組織形式的材料就是會計檔案，其中，會計賬簿、明細(xì)報告以及憑證等資料，在經(jīng)濟(jì)管理活動與工作中還存有基本使用價值，將會計核算所得的專業(yè)資料按照規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)妥善的保存。其中包括：會計報表、文字說明以及附表備注，還有原始、記賬、匯總等憑證，明細(xì)賬、日記賬和總賬，還包括銀行對賬單和銀行余額調(diào)節(jié)表等工作。通常要對檔案范圍明確、熟知，講建設(shè)銀行會計企業(yè)和建設(shè)單位會計、預(yù)算會計和經(jīng)濟(jì)事業(yè)組成的基本憑證、報表和賬簿等材料。但是，各單位業(yè)務(wù)往來出現(xiàn)的文書，工作報告和總業(yè)務(wù)總結(jié)以及預(yù)算、設(shè)計、基本制度和方針政策都吧是歸檔建檔的工作范疇內(nèi)。根據(jù)會計檔案進(jìn)行歸檔，分為兩種選擇形式：第一種是從事會計工作人員將本年中報表、賬簿、以及憑證等方面整理和保管，當(dāng)在年終結(jié)算時，按照業(yè)務(wù)種類進(jìn)行明確分工，初步整理，按照規(guī)范的要求保管報表、憑證和賬簿等材料，將整理后選擇有價值存在的會計檔案交回企業(yè)檔案室進(jìn)行集中管理、永久保存。第二種是年終結(jié)算得到領(lǐng)導(dǎo)審批，將會計賬簿、報表和憑證，由會計部門專業(yè)人員進(jìn)行初編成冊，統(tǒng)一移交到本單位的綜合檔案室進(jìn)行整理保管。因?yàn)闀嫴块T通常會對會計材料立卷建檔，能夠體現(xiàn)出檔案的形成過程，使會計檔案完整、齊全得到保障，充分的體現(xiàn)出會計責(zé)任的基本要求，從根本上能夠?qū)嫏n案的質(zhì)量保證。

2會計檔案的重要性

（1）會計檔案不僅是財務(wù)工作的基礎(chǔ)和依據(jù)，也是反映領(lǐng)導(dǎo)接受監(jiān)督，并且參與經(jīng)營管理的重要信息資料，它能夠?qū)ξ磥斫?jīng)濟(jì)發(fā)展進(jìn)行預(yù)測，使經(jīng)濟(jì)發(fā)展戰(zhàn)略更加迅速。會計檔案也能夠傳遞檔案管理的科學(xué)規(guī)劃方式，使決策發(fā)展會計信息過程得到控制，在經(jīng)營管理方面有著一定的支持和促進(jìn)作用。根據(jù)會計檔案對歷年的會計數(shù)據(jù)進(jìn)行分析和比較，能夠促進(jìn)企業(yè)部門、以及當(dāng)?shù)匚磥斫?jīng)濟(jì)的發(fā)展趨勢和發(fā)展方向，為決策者提供更好的資料，有利于符合該企業(yè)的經(jīng)營發(fā)展計劃。

（2）會計檔案是經(jīng)濟(jì)科學(xué)研究的可靠資料。

建立會計檔案是為了能夠更好的建立管理體系準(zhǔn)確的記錄單位的經(jīng)濟(jì)和賬目的進(jìn)出，為日后發(fā)展提供經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，也為研究經(jīng)濟(jì)科學(xué)提供了系統(tǒng)完善的資料和依據(jù)。

（3）會計檔案是打擊犯罪的重要依據(jù)。

會計檔案能夠做到將各項(xiàng)會計活動具體內(nèi)容進(jìn)行客觀的記錄，為打擊經(jīng)濟(jì)犯罪提供重要的原始資料依據(jù)，使一些經(jīng)濟(jì)犯罪活動事實(shí)無從狡辯。

（4）會計檔案是會計監(jiān)督的基礎(chǔ)資料。

在當(dāng)代社會的審計和稅務(wù)、工商、海關(guān)報關(guān)等行政機(jī)關(guān)檢查過程中，會計檔案是利用率較高的組成部分。經(jīng)過對會計資料進(jìn)行反復(fù)審核，確認(rèn)在審查過程中，會計處理是否真實(shí)，單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)是否合法，以及是否按照依法納稅等，一旦有經(jīng)濟(jì)問題出現(xiàn)，要提出科學(xué)的改正意見。

3會計檔案管理中存在的問題

（1）會計工作與會計檔案管理相脫節(jié)。

通過會計部門的專業(yè)人員對會計工作進(jìn)行工作延伸和年終總結(jié)，作為會計核算的成果，即為單位會計檔案資料，但是，由于專業(yè)會計人員在對會計基礎(chǔ)業(yè)務(wù)能做到非常熟練，而對會計檔案的管理知識卻了解的很少，對相關(guān)的規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)更是一竅不通。會計人員僅會單純的記賬工作，對憑證單據(jù)的裝訂不明確，原始統(tǒng)計數(shù)據(jù)憑證會出現(xiàn)遺忘和丟失等情況。

（2）會計檔案立卷不規(guī)范。

有部分單位的會計報表、賬簿和基本憑證以及整理完成的資料文件混亂，沒有明確的擺放位置，而對于活頁賬面沒有將其按照規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)對封面進(jìn)行填寫，未能夠按照年份、月份的時間順序排列整齊。還有些單位經(jīng)過裝訂后沒有按照要求進(jìn)行封貼，也出現(xiàn)在封貼處沒有會計人員的簽名蓋章但已經(jīng)封貼完成的情況，以及封皮名稱，序號相關(guān)內(nèi)容填寫不完全等常見現(xiàn)象。進(jìn)行會計檔案資料在雙方交接時，按照固定規(guī)定的時期保存，在進(jìn)行查找的時候特別困難，由于應(yīng)銷毀檔案不能夠及時銷毀，容易被混淆；也會導(dǎo)致積累的檔案多，沒有足夠的存放室。

（3）會計檔案保管不規(guī)范。

對于會計檔案管理工作，有部分企業(yè)單位做的不完善，不能夠及時的將企業(yè)和個人的檔案上交到綜合檔案室加以保管，而是由會計人員自己保存管理；有部分企業(yè)單位沒有建立綜合檔案室，而根據(jù)檔案的類型，指派專業(yè)的工作人員進(jìn)行保存、管理；還有部分單位雖然有專業(yè)的檔案管理人員，但是沒有按時管理檔案。

4搞好會計檔案管理的對策

（1）規(guī)范會計檔案保管出納不能兼管會計檔案。

對于已經(jīng)不再編制范圍內(nèi)的會計人員，要將會計檔案交回到本單位的綜合檔案室和財務(wù)部門進(jìn)行妥善的保管，不能自行存放。對沒有建立綜合檔案室的企業(yè)單位，暫由財會部門對會計檔案進(jìn)行妥善保管，確保由專人負(fù)責(zé)。

（2）規(guī)范會計檔案保管的期限管理和銷毀。

各單位對會計檔案管理方面，需要嚴(yán)格按照會計檔案管理辦法規(guī)范進(jìn)行整理，當(dāng)會計檔案保管期達(dá)到規(guī)定年限的時候，要將其銷毀處理，根據(jù)單位會計檔案管理部門提出銷毀意見，以及財會部門工作人員共同的鑒定，經(jīng)過嚴(yán)格的審查后，需要編制會計檔案銷毀清冊。對于機(jī)關(guān)和事業(yè)單位需要告知本單

位，經(jīng)過單位領(lǐng)導(dǎo)的批準(zhǔn)后方能銷毀；企業(yè)單位接受企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的詳細(xì)審查，經(jīng)過上級主管部門的批準(zhǔn)后可以銷毀處理。

（3）規(guī)范會計檔案立卷。

在進(jìn)行會計憑證裝訂時，要選用會計憑證裝訂封皮，將裝訂線封粘牢固，還要在封粘處加上會計人員專用的印章。認(rèn)真檢查封皮表面相關(guān)內(nèi)容要按順序項(xiàng)填寫完整。裝訂完成后，按照月份的先后順序，將檔案放入會計檔案盒內(nèi)，將檔案盒面上的內(nèi)容進(jìn)行完整填寫。在年終時，要按照規(guī)定封賬，對于活頁賬簿，要將空白賬頁全部取出，對已經(jīng)設(shè)置會計科目完成但是卻沒有業(yè)務(wù)發(fā)生的賬頁要予以保留。確定按照賬頁的編號順序?qū)ⅰ澳夸洝奔啊百~簿使用登記表”進(jìn)行填寫，與賬簿一起裝訂。在裝訂后，要將裝訂線封粘牢固，專業(yè)的會計人員需要在封粘處加蓋印章并且簽名。

（4）完善會計檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度。

會計檔案管理工作要進(jìn)行嚴(yán)格的辦理，如果會計檔案需要移交，要確保移交雙方的手續(xù)齊全，方能進(jìn)行交接，雙方的檔案員、會計人員、監(jiān)交人、報賬員要一同辦理交接手續(xù)，并且還要加蓋公章，對會計檔案進(jìn)行清點(diǎn)工作，認(rèn)真檢查檔案是否齊全、完整，賬目與實(shí)際是否相符，案卷整理質(zhì)量是否按照規(guī)范操作。最后要確保交接憑據(jù)要一式三份，雙方單位都需要各自保留憑據(jù)。

（5）對會計人員在上崗前進(jìn)行加強(qiáng)培訓(xùn)學(xué)習(xí)，會計人員作為會計檔案整理的責(zé)任人，提高會計檔案的案卷的質(zhì)量是目前的首要工作任務(wù)。根據(jù)會計人員對會計檔案規(guī)范化整理和認(rèn)知以及專業(yè)知識熟練的基本技能等方面的程度，決定會計檔案案卷質(zhì)量的優(yōu)良。對此，會計人員首先要進(jìn)行會計檔案管理和培訓(xùn)操作技能等基本知識掌握，在會計人員上崗培訓(xùn)的時候，所有培訓(xùn)人員都要從最基本的檔案資料基礎(chǔ)整理學(xué)起，更好的掌握檔案管理的基本操作技能和基礎(chǔ)知識，從根本上提高會計檔案管理人員的基本整理工作的能力。

（6）對會計檔案監(jiān)管加大力度，根據(jù)檔案的實(shí)際情況，做到理論與實(shí)際相結(jié)合，將會計檔案的案卷目錄、分類、編頁、排列、組卷、裝訂、移交等基本操作流程進(jìn)行詳細(xì)劃分。在對各項(xiàng)會計業(yè)務(wù)進(jìn)行檢查中，確保將會計檔案規(guī)范化管理工作作為檢點(diǎn)，保證會計工作的檢查與監(jiān)督得到整體性和連續(xù)性。

5結(jié)束語

為進(jìn)一步規(guī)范財務(wù)會計檔案管理，財務(wù)部和國家檔案局共同了《會計檔案管理辦法》，并隨后進(jìn)行了修訂，從法律的角度上強(qiáng)調(diào)了會計檔案管理的重要性，因此，只有嚴(yán)格按照各項(xiàng)法律法規(guī)的要求，并結(jié)合本單位實(shí)際情況，不斷研究新問題，提高會計人員責(zé)任心和使命感，會計檔案工作才會取得不斷的進(jìn)步。

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