導(dǎo)語(yǔ)：如何才能寫(xiě)好一篇電子文件管理，這就需要搜集整理更多的資料和文獻(xiàn)，歡迎閱讀由公務(wù)員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

篇1

一、 電子文件的主要特點(diǎn)

電子文件，是指人們?cè)谏鐣?huì)活動(dòng)中形成的，以計(jì)算機(jī)、磁盤(pán)和光盤(pán)等化學(xué)磁性材料為載體的文字材料。主要包括電子文書(shū)、電子信件、電子報(bào)表、電子圖紙等。電子文件有著較強(qiáng)的特殊性，所以必須要科學(xué)地管理好電子文件，必須要了解、熟悉、電子文件的特點(diǎn)。一是電子文件不是直觀的紙質(zhì)文件，它需要有現(xiàn)代化辦公設(shè)備幫助才能夠閱讀和利用；二是電子文件可以直接由計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代辦公設(shè)備迅速處理和傳遞；三是電子文件的利用可以共享，不受時(shí)間和距離的影響；四是電子文件的保存條件和環(huán)境要求與紙質(zhì)文件不同，它對(duì)環(huán)境的溫濕度、防磁性等條件要求很高；五是電子文件的不穩(wěn)定性高，它依賴(lài)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的穩(wěn)定性；六是計(jì)算機(jī)軟、硬件系統(tǒng)更新?lián)Q代的速度快，要求電子文件存儲(chǔ)兼容及其數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)轉(zhuǎn)換能力強(qiáng)；七是電子文件具有可變性，真實(shí)可靠性不如紙質(zhì)文件，隨時(shí)面臨被修改、盜竊、丟失、甚至銷(xiāo)毀等危險(xiǎn)。

二、 電子文件與傳統(tǒng)檔案的區(qū)別

1.電子文件歸檔時(shí)間與傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件歸檔時(shí)間不同。傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件歸檔時(shí)間是在第二年的上半年歸檔，一年歸檔一次。而電子文件可在文件辦理結(jié)束后隨時(shí)歸檔，或在某一時(shí)間周期歸檔。電子文件可由文件形成部門(mén)通過(guò)網(wǎng)絡(luò)傳送給檔案部門(mén)，并用電子數(shù)碼簽名、封簽認(rèn)證。由檔案館接收登記，按照事由的原則、性質(zhì)，設(shè)定訪(fǎng)問(wèn)級(jí)別，以待查找利用。

2.電子文件和紙質(zhì)文件的歸檔方式不同。傳統(tǒng)檔案是以紙質(zhì)材料為主，經(jīng)過(guò)長(zhǎng)期實(shí)踐，總結(jié)出一套工作流程及方法、原則和各項(xiàng)規(guī)章制度，是文件歸檔整理工作流程的起點(diǎn)，也是文書(shū)工作和檔案工作的結(jié)合點(diǎn)，文件形成后，由文書(shū)部門(mén)收集、立卷、歸檔后，移交到檔案部門(mén)。而電子文件則取代了以往的文字材料。但由于電子文件采用的是電子編碼技術(shù)，可以編輯修改而不留痕跡，載體及鑒別文件、原始憑證等關(guān)鍵信息，也可以更改，這些都使電子文件的原始憑證、辯別復(fù)雜而困難。因此，電子文件中要隨時(shí)進(jìn)行數(shù)字簽名、信息認(rèn)證、身份驗(yàn)證和加密保護(hù)，保證文件在傳輸、處理過(guò)程中不會(huì)再出錯(cuò)誤，確保電子文件的原始性、真實(shí)性和準(zhǔn)確性。

3.電子文件管理和紙質(zhì)文件管理方式方法不同。電子文件可以在文件辦理結(jié)束后隨時(shí)歸檔，或在某一時(shí)間周期歸檔，由文件形成部門(mén)通過(guò)網(wǎng)絡(luò)傳送給檔案部門(mén)，并用電子數(shù)碼簽名、封簽認(rèn)證，由檔案工作人員接收登記，按照事由原則性質(zhì)，設(shè)定訪(fǎng)問(wèn)限制級(jí)別，以便將來(lái)查找利用。電子文件隨時(shí)歸檔，一方面避免文件漏歸，保證歸檔率和完整率，結(jié)合電子文件自身的特點(diǎn)，快速便捷，還可以避免文件的流失和病毒的破壞。電子文件歸檔必須以磁盤(pán)或光盤(pán)形式移交。依據(jù)電子文件的特殊性，電子文件的分類(lèi)編目等管理方式與紙質(zhì)文件是不同，可以達(dá)到一級(jí)管理，檔案部門(mén)在接受電子文件的同時(shí)，必須給每份文件編制文件號(hào)，根據(jù)上、下行文之間的關(guān)系，并給出相應(yīng)的分類(lèi)號(hào)和檔案號(hào)。在歸檔的同時(shí)，進(jìn)行主題詞標(biāo)引、著錄。技術(shù)條件允許時(shí)可以編制多角度、全方位的檢索工具，方便檢索查詢(xún)信息。在電子文件利用時(shí)只須給出文件分類(lèi)號(hào)或主題詞，即可找出相應(yīng)的文件和相關(guān)的文件及附件，提高工作效率。

三、建立電子文件應(yīng)采取的方法

1.電子文件的收集。電子文件的特殊性決定了電子文件的收集不同于紙質(zhì)文件，其收集、積累的范圍、方法和要求也不同于紙質(zhì)文件。如對(duì)草稿文件，由于不具備正式文件的功能，所以一般情況下可不保留。但如果對(duì)正式的紙質(zhì)文件有進(jìn)行全文信息自動(dòng)化檢索要求時(shí)，或者從保留文件重要過(guò)程的信息考慮，則應(yīng)及時(shí)收集和積累。對(duì)起輔助作用或正式作用的文件，也應(yīng)及時(shí)收集，并與其相應(yīng)的紙質(zhì)文件之間建立標(biāo)識(shí)關(guān)系，尤其是對(duì)無(wú)紙化生成的電子文件，應(yīng)當(dāng)有嚴(yán)格的措施。必要時(shí)，在應(yīng)收集積累過(guò)程中制作成紙質(zhì)拷貝件或者制成微縮品，以免系統(tǒng)發(fā)生以外情況時(shí)電子文件信息丟失。

2.做好歸檔電子文件的技術(shù)處理工作，實(shí)施電子文件管理戰(zhàn)略。檔案工作者必須深入到現(xiàn)行文件工作領(lǐng)域，對(duì)產(chǎn)生的電子文件進(jìn)行接受、處置及存儲(chǔ)工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)。保護(hù)電子文件的原始信息，了解文件信息重新組合的來(lái)龍去脈。通過(guò)采取技術(shù)處理，將已歸檔的電子文件改為“只讀性”文件，即只能讀不能寫(xiě)和不可更改的文件，從而識(shí)別和保護(hù)電子文件的原始結(jié)構(gòu)，保證電子文件的可靠性，使之與紙質(zhì)文件一樣發(fā)揮社會(huì)作用。

3.解決好電子文件的保存問(wèn)題。以化學(xué)磁性材料為載體的電子文件，從理論上講能夠長(zhǎng)期保存，因?yàn)樗男畔⒆x出是無(wú)接觸式的，不存在磨損。電子文件記錄在介質(zhì)層上的信息被密封在塑料保護(hù)層內(nèi)，不怕外界磁場(chǎng)的影響，不會(huì)直接受到空氣中的灰塵、水分及有害氣體的侵害。但是，由于電子文件形成時(shí)間短，缺乏實(shí)際貯存驗(yàn)證，所以，在電子文件中原始信息的長(zhǎng)期保存問(wèn)題是有待檔案工作者進(jìn)行深入研究和探討的重要課題。目前，對(duì)于長(zhǎng)久保存的電子文件，需要定期進(jìn)行復(fù)制，以防止信息損失。

4.健全電子文件管理的檢查審核制度和規(guī)范公文制作及控制程序。2001年10月國(guó)務(wù)院下發(fā)的《電子公文傳輸暫行辦法》中明確指出：“電子公文與相同內(nèi)容的紙質(zhì)文件具有同等法律效力”。因此，電子公文管理工作需要得到強(qiáng)化，就必須建立相應(yīng)的檢查制度，定期對(duì)檢查歸檔文件是否齊全完整，形成的過(guò)程手續(xù)是否齊全，是否符合歸檔、立卷和網(wǎng)上傳輸?shù)囊蟆?duì)形成新的公文檔案要指定一個(gè)終端，經(jīng)終端審核后統(tǒng)一在網(wǎng)上發(fā)送，統(tǒng)一格式和結(jié)構(gòu)，便于規(guī)范處理和控制。

篇2

一、電子文件管理標(biāo)準(zhǔn)體系構(gòu)建的理論基礎(chǔ)

1、英國(guó)國(guó)際數(shù)字保管中心電子文件生命周期模型

電子文件標(biāo)準(zhǔn)體系的設(shè)計(jì)必須要有理論基礎(chǔ)，其中文件生命周期模型在文件、檔案領(lǐng)域歷來(lái)是理論研究的基石。2008年，《國(guó)際數(shù)字保管期刊》(International lour-nal of Distal Curafion)了英國(guó)國(guó)際數(shù)字保管中心(Distal Curafion Centre)研究提出的電子文件生命周期最新模型，該模型在國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)《ISO 14721：2002開(kāi)放檔案信息系統(tǒng)參考模型(OAIS)》的總體框架下，根據(jù)電子文件的自身特點(diǎn)，建立了電子文件生命周期模型，見(jiàn)圖1。

該模型將電子文件生命周期流程分為兩個(gè)層次：電子文件核心流程層和特定流程層。核心流程層指貫穿電子文件整個(gè)生命周期的流程，即電子文件的整個(gè)生命周期都需要進(jìn)行的流程活動(dòng)。核心流程層用封閉圓圈表示，圍繞著中心的電子文件從外至內(nèi)依次為：“電子文件管理和保存”、“電子文件標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范控制”、“電子文件長(zhǎng)期保存計(jì)劃”、“電子文件管理元數(shù)據(jù)”。這四個(gè)圈針對(duì)任何類(lèi)型的電子文件，是共性流程，亦即它們是貫穿整個(gè)電子文件生命周期的。

特定流程層指僅在電子文件生命周期的某個(gè)階段涉及到的職能活動(dòng)，這些職能活動(dòng)在整個(gè)電子文件生命周期中有先后順序，所以也被稱(chēng)為順序流程(Sequential Ac—fions)。特定流程層用模型外層的箭頭圍繞成圈表示，包括文件的“創(chuàng)建與接收”、“鑒定與選擇”、“銷(xiāo)毀”、“移交”、“保存”、“存放”、“利用與再使用”、“遷移”等。特定流程，由于其是特定的，所以可以根據(jù)不同類(lèi)型電子文件生命周期的特殊性而有所變化。

該電子文件生命周期模型不同于傳統(tǒng)文件生命周期模型的單層一維架構(gòu)，分為了核心流程層和特定流程層兩個(gè)層次，其中，核心流程層相對(duì)穩(wěn)定，特定流程層相對(duì)靈活，既能兼顧電子文件生命周期的共性流程，又能兼顧電子文件生命周期的特定流程，為電子文件管理標(biāo)準(zhǔn)體系的構(gòu)建提供了基本依據(jù)。

2、中國(guó)特色的電子文件生命周期核心流程與特定流程

根據(jù)國(guó)際電子文件生命周期模型，結(jié)合我國(guó)電子文件管理實(shí)踐，具有中國(guó)特色的電子文件生命周期核心流程與特定流程，可以設(shè)計(jì)如下：

第一，核心流程層：

(1)管理范圍，是指明確電子文件在其整個(gè)生命周期所要涉及的范圍；

(2)管理原則，是指制定電子文件在其整個(gè)生命周期中涉及的管理原則；

(3)邏輯文件與物理文件元數(shù)據(jù)需求，是指根據(jù)電子文件管理元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)捕獲電子文件的管理元數(shù)據(jù)、描述元數(shù)據(jù)、技術(shù)元數(shù)據(jù)和長(zhǎng)期保存元數(shù)據(jù)，以確保對(duì)電子文件的長(zhǎng)期控制。

(4)保管與長(zhǎng)期保存需求，是指在整個(gè)生命周期內(nèi)電子文件的管理需求與長(zhǎng)期保存需求，具體是指為電子文件在其整個(gè)生命周期中制定保存需求與長(zhǎng)期保存計(jì)劃，例如電子文件的鑒定需求與計(jì)劃、移交需求與計(jì)劃、遷移需求與計(jì)劃等。

很顯然，以上這些都是貫穿電子文件整個(gè)生命周期的職能活動(dòng)，沒(méi)有這些貫穿電子文件整個(gè)生命周期的職能活動(dòng)，電子文件就無(wú)法實(shí)施具體的管理。

第二，特定流程層：

(1)概念計(jì)劃階段，主要是制定電子文件的創(chuàng)建計(jì)劃，包括捕獲方法和存儲(chǔ)方法；

(2)創(chuàng)建階段，主要是電子文件的捕獲、鑒定與選擇、分類(lèi)、著錄及電子文件的歸檔移交；

(3)保存階段，主要是電子文件的接收、再次鑒定、存儲(chǔ)、遷移及更新。該階段應(yīng)采取措施確保電子文件的真實(shí)、可靠、完整和可用，進(jìn)而確保電子文件的憑證性和長(zhǎng)期保存。

(4)利用階段，主要是電子文件的檢索利用即利用權(quán)限控制與使用。該階段可以采用利用控制和驗(yàn)證電子文件真實(shí)性的方法，確保電子文件可以被特定對(duì)象利用或再使用。

(5)銷(xiāo)毀階段，主要是銷(xiāo)毀不需要長(zhǎng)期保存的電子文件。為確保電子文件的安全銷(xiāo)毀，銷(xiāo)毀必須遵循相應(yīng)的法規(guī)、政策和指南。

以上電子文件生命周期的各個(gè)階段是電子文件管理期間必然要涉及的階段，各個(gè)階段中的各項(xiàng)具體職能活動(dòng)，是電子文件生命周期中的特定活動(dòng)，具有順序性和階段性。

根據(jù)以上對(duì)我國(guó)電子文件管理生命周期模型核心流程層及特定流程層的設(shè)計(jì)，我們就可以形成具有中國(guó)特色的電子文件生命周期模型，見(jiàn)圖2。

對(duì)應(yīng)我國(guó)電子文件生命周期模型的核心流程，我們可以建立起貫穿電子文件整個(gè)生命周期的全程類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)體系；對(duì)應(yīng)其特定流程——即概念計(jì)劃與設(shè)計(jì)階段、創(chuàng)建階段、保存階段、利用階段和銷(xiāo)毀階段，我們可以建立起相對(duì)于電子文件生命周期相應(yīng)階段的四個(gè)標(biāo)準(zhǔn)子體系，并且根據(jù)電子文件具體的職能活動(dòng)，一方面通過(guò)調(diào)研歸納出相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，另一方面通過(guò)功能需求分析演繹出相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，形成一系列標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，最終形成我國(guó)電子文件管理標(biāo)準(zhǔn)體系。

二、我國(guó)電子文件管理標(biāo)準(zhǔn)體系的構(gòu)建

1、電子文件管理標(biāo)準(zhǔn)體系框架

根據(jù)上述電子文件生命周期模型，我國(guó)電子文件管理標(biāo)準(zhǔn)體系框架的構(gòu)建需包括：

(1)電子文件管理全程類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)：包括電子文件管理原則標(biāo)準(zhǔn)、電子文件管理范圍標(biāo)準(zhǔn)、電子文件元數(shù)據(jù)需求標(biāo)準(zhǔn)、電子文件管理需求標(biāo)準(zhǔn)、電子文件保存需求標(biāo)準(zhǔn)。

(2)電子文件管理階段類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)：包括電子文件管理概念計(jì)劃與設(shè)計(jì)階段的標(biāo)準(zhǔn)、電子文件管理創(chuàng)建階段的標(biāo)準(zhǔn)、電子文件管理保存階段的標(biāo)準(zhǔn)、電子文件管理利用階段的標(biāo)準(zhǔn)、電子文件管理銷(xiāo)毀階段的標(biāo)準(zhǔn)。

其中，我國(guó)電子文件管理標(biāo)準(zhǔn)體系框架與電子文件生命周期模型的對(duì)應(yīng)見(jiàn)圖3。

2、電子文件管理標(biāo)準(zhǔn)體系

根據(jù)以上電子文件管理標(biāo)準(zhǔn)體系框架，進(jìn)一步展開(kāi)細(xì)化，就可以構(gòu)建出更為全面詳盡的電子文件管理標(biāo)準(zhǔn)體系。

(1)電子文件管理全程類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)體系

電子文件管理原則標(biāo)準(zhǔn)子體系，包括通用電子文件管理原則標(biāo)準(zhǔn)和專(zhuān)門(mén)電子文件(如CAD電子文件、衛(wèi)星地圖文件、電子郵件等)管理原則標(biāo)準(zhǔn)。

電子文件管理范圍標(biāo)準(zhǔn)子體系，包括通用電子文件管理范圍標(biāo)準(zhǔn)和專(zhuān)用電子文件(如CAD電子文件、衛(wèi)星地圖文件、電子郵件等)管理范圍標(biāo)準(zhǔn)。

電子文件元數(shù)據(jù)需求標(biāo)準(zhǔn)子體系，包括通用電子文件管理元數(shù)據(jù)需求標(biāo)準(zhǔn)和專(zhuān)用電子文件(如CAD電子文件、衛(wèi)星地圖文件、電子郵件等)管理元數(shù)據(jù)需求標(biāo)準(zhǔn)。

電子文件保存需求標(biāo)準(zhǔn)子體系，具體指電子文件長(zhǎng)久保存標(biāo)準(zhǔn)，包括通用格式電子文件長(zhǎng)久保存標(biāo)準(zhǔn)和專(zhuān)門(mén)格式電子文件(如圖像文件、視頻電子文件、多媒體電子文件等)長(zhǎng)久保存標(biāo)準(zhǔn)。

電子文件管理需求標(biāo)準(zhǔn)子體系，具體指基礎(chǔ)保障類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)，包括電子文件管理術(shù)語(yǔ)標(biāo)準(zhǔn)、電子文件管理評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)、電子文件安全管理標(biāo)準(zhǔn)、電子文件鑒定、移交與遷移標(biāo)準(zhǔn)等。

(2)電子文件管理階段類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)體系

電子文件概念計(jì)劃與設(shè)計(jì)階段標(biāo)準(zhǔn)子體系，包括電子文件管理系統(tǒng)及其文件管理需求、電子文件分類(lèi)方案、電子文件保管期限表、電子文件命名規(guī)范等標(biāo)準(zhǔn)。

電子文件創(chuàng)建階段標(biāo)準(zhǔn)子體系，包括電子文件登記標(biāo)準(zhǔn)、電子文件捕獲標(biāo)準(zhǔn)、電子文件整理規(guī)范、電子文件著錄規(guī)則、電子文件真實(shí)性保障標(biāo)準(zhǔn)及其他標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。其中電子文件著錄規(guī)則又可細(xì)化為數(shù)據(jù)值標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、數(shù)據(jù)內(nèi)容標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范(又可分為目錄數(shù)據(jù)庫(kù)、全文數(shù)據(jù)庫(kù)和多媒體數(shù)據(jù)庫(kù))。

電子文件保存階段標(biāo)準(zhǔn)子體系，包括電子文件再次鑒定標(biāo)準(zhǔn)、電子文件移交歸檔標(biāo)準(zhǔn)、電子文件轉(zhuǎn)換標(biāo)準(zhǔn)、電子文件更新標(biāo)準(zhǔn)、電子文件存儲(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)及其他標(biāo)準(zhǔn)。

電子文件利用階段標(biāo)準(zhǔn)子體系，包括電子文件檢索標(biāo)準(zhǔn)、電子文件存取標(biāo)準(zhǔn)、電子文件使用標(biāo)準(zhǔn)及其他標(biāo)準(zhǔn)(如電子文件利用權(quán)限、電子文件的密級(jí)管理等標(biāo)準(zhǔn))。

篇3

[關(guān)鍵詞]電子文件；管理工作；淺見(jiàn)

一、電子文件對(duì)檔案業(yè)務(wù)管理工作的影響

（一）傳統(tǒng)的檔案工作以紙質(zhì)文件材料為工作對(duì)象，而應(yīng)用計(jì)算機(jī)后，電子文件取代了以往的文字材料，它是由擬稿者直接寫(xiě)在磁盤(pán)上，并在磁盤(pán)上進(jìn)行修改，一經(jīng)形成后，馬上存貯到辦公信息數(shù)據(jù)中，由檔案人員、技術(shù)人員所共享。這就使得文件與檔案之間不再有明顯的界限。紙質(zhì)檔案的管理工作經(jīng)過(guò)長(zhǎng)期實(shí)踐，已總結(jié)出一套工作流程及方法、原則，如文件的立卷歸檔制度。文件的歸檔立卷工作是檔案工作流程的起點(diǎn)，也是文書(shū)工作和檔案工作的結(jié)合點(diǎn)，文件形成后，由文書(shū)部門(mén)收集立卷后，交檔案部門(mén)管理，一般一年歸檔一次。而電子文件隨時(shí)產(chǎn)生，隨時(shí)更改，存貯在計(jì)算機(jī)磁盤(pán)或光盤(pán)中。因此，它對(duì)計(jì)算機(jī)有很強(qiáng)的依賴(lài)性。如果歸檔，必須以磁盤(pán)或光盤(pán)的形式移交，歸檔范圍也不能只是“辦理完畢，具有保存價(jià)值”的文件，還應(yīng)包括該文件的讀取軟件甚至操作系統(tǒng)。

（二）由于電子文件信息與載體的可分離性，檔案實(shí)體分類(lèi)也可能將被概念分類(lèi)整理所取代，因?yàn)閷?shí)體分類(lèi)的結(jié)果只能體現(xiàn)一種屬性聯(lián)系，這種單線(xiàn)排列的方式是手工操作管理檔案的需要，但在當(dāng)今電子文件的環(huán)境中，文件的形式特征和內(nèi)容特征均發(fā)生了變化，電子文件可以通過(guò)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行迅速、有效、多角度的整序，不再需要對(duì)它進(jìn)行象紙質(zhì)文件那樣的分類(lèi)整理。不同的用戶(hù)可以根據(jù)不同的需要，利用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)對(duì)電子文件進(jìn)行自由組合分類(lèi)。

（三）由于電子文件的保存價(jià)值同時(shí)取決于其自身價(jià)值和可讀性，其鑒定的方法、內(nèi)容、標(biāo)準(zhǔn)均將發(fā)生變化，原有的檔案價(jià)值理論分析范圍也將擴(kuò)大，要分析電子文件的讀取軟件甚至操作系統(tǒng)。根據(jù)傳統(tǒng)的檔案價(jià)值鑒定理論，文件應(yīng)根據(jù)其憑證價(jià)值和參考價(jià)值確定保管期限，而電子文件一方面由于制作方便，將產(chǎn)生比以往更多的文件，另一方面由于用戶(hù)的需要，信息和數(shù)據(jù)不斷地修改和補(bǔ)充，因此很難劃定固定的保管期限，況且目前電子文件的憑證價(jià)值尚無(wú)法律保證。因此，其鑒定、管理方法亦無(wú)定論。此外，由于電子文件信息載體的特殊性，其保管方法、要求以及檢索和對(duì)外利用等方面也與紙質(zhì)文件有許多不同之處。

二、檔案管理工作的對(duì)策

（一）做好歸檔電子文件的技術(shù)處理工作，實(shí)施電子文件管理戰(zhàn)略。新型文件材料的歸檔勢(shì)在必行，這就要求檔案工作者必須深入到現(xiàn)行文件工作領(lǐng)域，對(duì)產(chǎn)生的大量電子文件的接收、處置乃至存儲(chǔ)工作進(jìn)行指導(dǎo)，保護(hù)電子文件的原始信息，了解文件信息重新組合的來(lái)龍去脈。也就是說(shuō)，通過(guò)采取技術(shù)處理，將已歸檔的電子文件改為“只讀性”文件，即只能讀不能寫(xiě)的不可更改的文件，從而識(shí)別和保護(hù)電子文件的原始結(jié)構(gòu)，保證電子文件的可靠性，使之與紙質(zhì)文件一樣發(fā)揮社會(huì)效用。

（二）解決好電子文件的保存問(wèn)題。以化學(xué)磁性材料為載體的電子文件，從理論上講能夠長(zhǎng)期保存，因?yàn)樗男畔⒆x出是無(wú)接觸式的，不存在磨損。電子文件記錄在介質(zhì)層上的信息被密封在塑料保護(hù)層內(nèi)，不怕外界磁場(chǎng)的影響，不會(huì)直接受到空氣中的灰塵、水份及有害氣體的侵害。但是，由于電子文件形成的時(shí)間短，缺乏實(shí)際貯存的驗(yàn)證，所以，電子文件中原始信息的長(zhǎng)期保存問(wèn)題是有待檔案工作者進(jìn)行深入研究和探討的重要課題。目前，對(duì)于長(zhǎng)久保存的電子文件，需要定期進(jìn)行復(fù)制，以防止信息損失。

篇4

電子文件管理元數(shù)據(jù)宏觀結(jié)構(gòu)分面化的基本概念

電子文件管理元數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)分為宏觀結(jié)構(gòu)和微觀結(jié)構(gòu)，所謂宏觀結(jié)構(gòu)就是電子文件管理元數(shù)據(jù)頂層框架的架構(gòu)，而微觀結(jié)構(gòu)是指電子文件管理元數(shù)據(jù)元素的構(gòu)成。本文主要研究的是電子文件管理元數(shù)據(jù)宏觀結(jié)構(gòu)的分面化問(wèn)題。

所謂“分面”，是指可以表征一類(lèi)事物某一方面屬性的一組簡(jiǎn)單概念元素。對(duì)于同一類(lèi)事物，可以用多種屬性作為劃分標(biāo)準(zhǔn)，形成多個(gè)面——分解[1]。在所形成的多個(gè)分面之間，是相互獨(dú)立并行的，因此各分面內(nèi)的元素就可以進(jìn)行組合——組配。這種組配由于有“多個(gè)面”參與，所以可以多維地、全面地揭示事物的屬性；由于參與的“多個(gè)面”是組配的，所以又可以靈活地、方便地揭示事物的屬性。

而所謂的“分面化”，則是指從系統(tǒng)角度出發(fā)，運(yùn)用分解和組配的方法建立電子文件管理元數(shù)據(jù)宏觀結(jié)構(gòu)的架構(gòu)過(guò)程。分面化往往是相對(duì)于單一線(xiàn)型化而言的。由于在電子文件管理元數(shù)據(jù)的宏觀結(jié)構(gòu)的架構(gòu)上存在著多維分面化架構(gòu)與單一線(xiàn)型化的架構(gòu)，而且，在時(shí)間上，單一線(xiàn)型化的架構(gòu)產(chǎn)生于多維分面化的架構(gòu)之前，所以，研究電子文件管理元數(shù)據(jù)宏觀結(jié)構(gòu)的多維分面化，首先應(yīng)該研究電子文件管理元數(shù)據(jù)單一線(xiàn)型化的架構(gòu)。

電子文件管理元數(shù)據(jù)單一線(xiàn)型化架構(gòu)的分析

所謂的電子文件管理元數(shù)據(jù)單一線(xiàn)型化架構(gòu)，就是指在架構(gòu)電子文件管理元數(shù)據(jù)的宏觀結(jié)構(gòu)時(shí)，將電子文件作為一個(gè)固定的實(shí)體，然后，按照文件管理流程一維地將電子文件劃分為不同的類(lèi)型的元數(shù)據(jù)，然后再依次對(duì)所劃分出的不同類(lèi)型元數(shù)據(jù)再進(jìn)行細(xì)分，由此所形成的單一線(xiàn)型的結(jié)構(gòu)。這種單一線(xiàn)型化的架構(gòu)方式，典型的是以澳大利亞維多利亞州《電子文件管理元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)》為代表，該標(biāo)準(zhǔn)首先是將電子文件依據(jù)文件管理流程劃分成幾個(gè)不同類(lèi)型的元數(shù)據(jù)，即劃分為“文稿、文件、文件組合、文件集”等類(lèi)型的元數(shù)據(jù)，然后在這基礎(chǔ)上，再進(jìn)一步對(duì)“文稿、文件、文件組合”進(jìn)行細(xì)分，從而在“文稿”下再列出文稿的特征元數(shù)據(jù)、在“文件”下再列出文件的特征元數(shù)據(jù)、在“文件組合”下再列出文件組合的特征元數(shù)據(jù)及在“文件集”下再列出文件集的特征元數(shù)據(jù)，由此便形成了單一逐級(jí)劃分的線(xiàn)型框架架構(gòu)。

具體來(lái)看，該標(biāo)準(zhǔn)對(duì)“文稿”細(xì)分出了“責(zé)任者”、“描述”、“語(yǔ)種”、“題名”、“主題”、“來(lái)源”、“功能”、“日期”、“關(guān)系”、“權(quán)限管理”、“內(nèi)容范圍”十一個(gè)特征元數(shù)據(jù)，這些特征元數(shù)據(jù)，都是描述“文稿”所應(yīng)有的；對(duì)“文件”的細(xì)分，也是分出了與“文稿”相同的十一個(gè)特征元數(shù)據(jù)，這是因?yàn)槲募c文稿都是具有相同性質(zhì)的電子文件，所以，描述它們特征的元數(shù)據(jù)也就必然是相同的，同樣，“文件組合”、“文件集”也是與“文稿”、“文件”具有相同性質(zhì)的電子文件，其差別僅僅是文稿、文件、文件組合和文件集是電子文件表現(xiàn)的不同形式和級(jí)次而已。所以，在對(duì)“文件組合”、“文件集”的細(xì)分，其細(xì)分出來(lái)的特征元數(shù)據(jù)也與文稿和文件的相同。

由此可看出這種單一線(xiàn)型化宏觀結(jié)構(gòu)中隱含著大量的相同的元數(shù)據(jù)元素，即元數(shù)據(jù)元素的冗余度很大，這種冗余度而且會(huì)隨著對(duì)元數(shù)據(jù)不斷細(xì)分，會(huì)呈幾倍或幾十倍的倍率增加，其結(jié)果相同元數(shù)據(jù)元素的數(shù)量極其龐大。

再對(duì)電子文件的文稿中的“責(zé)任者”進(jìn)行細(xì)分，又分出10個(gè)描述文稿“責(zé)任者”的特征元數(shù)據(jù)元素，分別為“責(zé)任者類(lèi)型”、“個(gè)人ID號(hào)”、“個(gè)人姓名”、“部門(mén)名稱(chēng)”、“職務(wù)名稱(chēng)”、“聯(lián)系方式”、“電子郵箱”、“數(shù)字化簽名”、“機(jī)構(gòu)標(biāo)識(shí)符”、“機(jī)構(gòu)名稱(chēng)”，同樣對(duì)文件、文件組合、文件集中“責(zé)任者”進(jìn)行細(xì)分，分出來(lái)的特征元數(shù)據(jù)元素與文稿中的“責(zé)任者”下的特征元數(shù)據(jù)元素也完全相同。由此可見(jiàn)，電子文件管理元數(shù)據(jù)單一線(xiàn)型化的宏觀架構(gòu)會(huì)導(dǎo)致元數(shù)據(jù)嚴(yán)重冗余，數(shù)量龐大，十分不科學(xué)。

為了降低冗余度，澳大利亞維多利亞州《電子文件管理元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)》采用了減少對(duì)元數(shù)據(jù)元素細(xì)分的方式來(lái)減少相同的元數(shù)據(jù)元素，其具體做法是對(duì)“文稿”下特征元數(shù)據(jù)元素都沒(méi)有進(jìn)一步細(xì)分，僅有如“責(zé)任者”、“題名”、“權(quán)限管理”、“主題”等特征元數(shù)據(jù)，而對(duì)“文件”、“文件組合”和“文件集”下的特征元數(shù)據(jù)都進(jìn)行了進(jìn)一步的細(xì)分。采用這種方式，可以減少“文稿”下特征元數(shù)據(jù)元素的冗余。但也有其局限性，就是降低了元數(shù)據(jù)元素的專(zhuān)指度，仍以“文稿”的“責(zé)任者”為例，如不對(duì)其進(jìn)行細(xì)分，那么這個(gè)“責(zé)任者”元素就很不專(zhuān)指，就很難確切地表達(dá)責(zé)任者的類(lèi)型，是機(jī)構(gòu)團(tuán)體責(zé)任者還是個(gè)人責(zé)任者，以及責(zé)任者的部門(mén)名稱(chēng)、職務(wù)、聯(lián)系方式、數(shù)字簽名等具體含義。

由此可見(jiàn)，單一線(xiàn)型化宏觀架構(gòu)局限性是：

(1)因其對(duì)電子文件是按照單一線(xiàn)型的逐級(jí)劃分方式進(jìn)行的，使得元數(shù)據(jù)冗余呈倍數(shù)上升，冗余度十分大；

(2)為降低冗余度，減少細(xì)分級(jí)次，又降低了電子文件管理元數(shù)據(jù)元素的專(zhuān)指度，表達(dá)語(yǔ)義不具體；

(3)因其是一維展開(kāi)的，難以多維、靈活地揭示電子文件的特征。

正因電子文件管理元數(shù)據(jù)單一線(xiàn)型化架構(gòu)存在以上的缺點(diǎn)，才促使人們努力完善電子文件管理元數(shù)據(jù)宏觀架構(gòu)，因而才有分面架構(gòu)的出現(xiàn)。

電子文件管理元數(shù)據(jù)多維分面化架構(gòu)的分析

所謂的電子文件管理元數(shù)據(jù)多維分面化架構(gòu)，就是指在架構(gòu)電子文件管理元數(shù)據(jù)的宏觀結(jié)構(gòu)時(shí)，利用分面的方法，將電子文件劃分成多個(gè)分面，各個(gè)分面內(nèi)的元數(shù)據(jù)元素可互相進(jìn)行組配，從而形成滿(mǎn)足各種需求的電子文件管理元數(shù)據(jù)，電子文件管理元數(shù)據(jù)的多維分面化架構(gòu)典型的是以《澳大利亞文件管理元數(shù)據(jù)方案》[2]標(biāo)準(zhǔn)為代表，該標(biāo)準(zhǔn)采用分面的方法，將電子文件實(shí)體分為“文件”面、“責(zé)任者”面、“業(yè)務(wù)處置”等面，其中，每一個(gè)分面之下，再細(xì)分成亞面——類(lèi)型面和依附于類(lèi)型面的亞面—特征描述面，這樣面和面之間可以組配，亞面和亞面之間也可以組配，便形成電子文件管理元數(shù)據(jù)多維分面化架構(gòu)。如以這樣的結(jié)構(gòu)同樣表示“文稿”、“文件”、“文件組合”和“文件集”的責(zé)任者特征，就可以將文件分面與責(zé)任者分面進(jìn)行組配來(lái)表達(dá)，見(jiàn)圖1所示。

圖1電子文件管理元數(shù)據(jù)的文件分面與責(zé)任者分面的組配

從圖1可以看出，文件分面下的“文稿、文件、文件組合、文件集”它們分別可與責(zé)任者分面進(jìn)行組配，從而可以形成多種責(zé)任者類(lèi)型——如文稿責(zé)任者類(lèi)型（內(nèi)部責(zé)任者和外部責(zé)任者）、文件責(zé)任者類(lèi)型（內(nèi)部責(zé)任者和外部責(zé)任者）、文件組合責(zé)任者類(lèi)型（內(nèi)部責(zé)任者和外部責(zé)任者）、文件集責(zé)任者類(lèi)型（內(nèi)部責(zé)任者和外部責(zé)任者），也就是說(shuō)采用多維分面化架構(gòu)可以達(dá)到同樣的單一線(xiàn)型架構(gòu)細(xì)分的效果，但是其結(jié)構(gòu)卻更簡(jiǎn)潔明了，元數(shù)據(jù)元素的冗余度也大大減少。由于多維分面化結(jié)構(gòu)是可以多維組配的，因此，除了分面與分面之間的組配外，還可以在各分面內(nèi)進(jìn)行亞面與亞面的組配，也就是各分面下的子分面與子分面進(jìn)行組配，如圖2所示。

從圖2可以看出，當(dāng)責(zé)任者的“內(nèi)部責(zé)任者”亞面與責(zé)任者的“特征”亞面組配時(shí)，就可以形成“人員責(zé)任者的ID，人員責(zé)任者名稱(chēng)、人員責(zé)任者時(shí)間、人員責(zé)任者授權(quán)、人員責(zé)任者聯(lián)系方式、人員責(zé)任者關(guān)系、人員責(zé)任者概況”等一系列表示人員責(zé)任者的元數(shù)據(jù)元素，同樣，將單位責(zé)任者、機(jī)構(gòu)責(zé)任者、組織責(zé)任者分別與責(zé)任者的特征亞面組配，也可以形成單位責(zé)任者、機(jī)構(gòu)責(zé)任者和組織責(zé)任者一系列表示責(zé)任者特征的元數(shù)據(jù)元素，其達(dá)到的效果也如前電子文件管理元數(shù)據(jù)單一線(xiàn)型架構(gòu)細(xì)分所列舉出的責(zé)任者特征效果一樣，同樣，采用這種多維分面化架構(gòu)，不僅元數(shù)據(jù)元素的冗余度大大減少，而且也使元數(shù)據(jù)的宏觀結(jié)構(gòu)的安排更合理。

圖2電子文件管理元數(shù)據(jù)的責(zé)任者亞面之間的組配

電子文件管理元數(shù)據(jù)多維分面化架構(gòu)的本質(zhì)

從上面對(duì)電子文件管理元數(shù)據(jù)多維分面化架構(gòu)的分析，似乎“組配”是多維分面化架構(gòu)的本質(zhì)，其實(shí)“組配”僅僅是其的表面現(xiàn)象，而其本質(zhì)卻是對(duì)電子文件管理元數(shù)據(jù)系統(tǒng)的分解。

從系統(tǒng)論的角度看，電子文件管理元數(shù)據(jù)也是一個(gè)系統(tǒng)，而多維分面化則正是通過(guò)對(duì)該系統(tǒng)科學(xué)分解而架構(gòu)起來(lái)的，即通過(guò)對(duì)電子文件管理元數(shù)據(jù)綜合分析，通過(guò)分解，建立起多維分面，而分面組配僅僅是對(duì)電子文件管理元數(shù)據(jù)系統(tǒng)的分解在結(jié)構(gòu)上所進(jìn)行的還原。由此可見(jiàn)，“組配”現(xiàn)象下隱含著“分解”。

因此，多維分面的分解必須科學(xué)，必須具有理論的指導(dǎo)，否則為分解而分解。

缺少目的性。目前在國(guó)際電子文件管理領(lǐng)域，電子文件管理元數(shù)據(jù)多維分面化架構(gòu)其分解都是基于電子文件管理連續(xù)體理論來(lái)進(jìn)行的。如前所述，將電子文件元數(shù)據(jù)系統(tǒng)，分解為文件面、責(zé)任者面和業(yè)務(wù)處置面，其理論根據(jù)主要是依據(jù)電子文件管理連續(xù)體理論的三個(gè)實(shí)體來(lái)劃分的，即依據(jù)文件管理連續(xù)體理論的文件實(shí)體軸形成文件面、責(zé)任者實(shí)體軸形成責(zé)任者面、業(yè)務(wù)處置實(shí)體軸形成業(yè)務(wù)處置面，所以，將電子文件管理元數(shù)據(jù)分解為文件面、責(zé)任者面和業(yè)務(wù)處置面是具有其內(nèi)在的科學(xué)性的。不僅如此，由于多維分面化架構(gòu)的科學(xué)性，因而其形成的分面架構(gòu)又被國(guó)際電子文件元數(shù)據(jù)管理領(lǐng)域所共同認(rèn)可，并進(jìn)而被國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)化組織(ISO)所制定的國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)《ISO23081-1信息與文件—文件管理過(guò)程—文件元數(shù)據(jù)—第一部分：原則》所采納，從而成為國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)的多維分面架構(gòu)。

由此可見(jiàn)，電子文件管理元數(shù)據(jù)多維分面化架構(gòu)具有很明顯的優(yōu)勢(shì)：

(1)依據(jù)電子文件管理連續(xù)體的基本理論進(jìn)行面的多維分解，符合電子文件管理的規(guī)律，具有科學(xué)性與理論基礎(chǔ)。

(2)采用面的多維組配，可靈活地組配形成所需的各種電子文件管理元數(shù)據(jù)，從而可多維地、全面地反映電子文件特征，因而功能更加強(qiáng)大。

(3)采用多維分面架構(gòu)，優(yōu)化了電子文件管理元數(shù)據(jù)的宏觀架構(gòu)，促進(jìn)了電子文件管理元數(shù)據(jù)的宏觀架構(gòu)的標(biāo)準(zhǔn)化，因而十分有益于電子文件真實(shí)性、可靠性、完整性和可利用性及法律憑證價(jià)值的實(shí)現(xiàn)。

綜上所述，通過(guò)以上對(duì)電子文件管理元數(shù)據(jù)單一線(xiàn)型結(jié)構(gòu)和多維分面結(jié)構(gòu)的比較分析可看出，單一線(xiàn)型結(jié)構(gòu)存在數(shù)據(jù)冗余、體系龐大、專(zhuān)指度不高等缺陷，還需要進(jìn)一步完善，而多維分面架構(gòu)卻有顯著的優(yōu)點(diǎn)，其采用分面的方法，使得電子文件管理元數(shù)據(jù)能更加靈活地運(yùn)用，能更加多維地全面地揭示電子文件的屬性，能更加完整地反映電子文件之間的關(guān)系，因此，在電子文件領(lǐng)域，多維分面方法是值得充分重視與研究的，同樣，在我國(guó)電子文件管理元數(shù)據(jù)宏觀架構(gòu)的制定過(guò)程中，也應(yīng)積極采用多維分面化架構(gòu)，從而提高我國(guó)電子文件管理元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化程度，提高對(duì)電子文件資源開(kāi)發(fā)與利用的效率.

【參考文獻(xiàn)】

篇5

1．1元數(shù)據(jù)的基本概念

元數(shù)據(jù)英文為“Metadata”，從構(gòu)詞法上看，“meta”來(lái)自于希臘語(yǔ)，其詞義為“在……旁邊、與……在一起、在……之后、與……連接”等。在近現(xiàn)代拉丁語(yǔ)和英語(yǔ)中，“meta”表示有“超越”的含義，而“Data”就是用于推理、討論和計(jì)算的事實(shí)信息，可以是數(shù)字、字詞、句子和一條條記錄。所以，元數(shù)據(jù)通常也就根據(jù)其字面解釋?zhuān)x為“關(guān)于數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)”。

在此基礎(chǔ)上，又衍生出許多有關(guān)元數(shù)據(jù)的定義，不下幾十個(gè)。但是，對(duì)元數(shù)據(jù)最為權(quán)威的定義有兩個(gè)：

（1）一個(gè)是國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)組織制定的國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)《ISO／IEC11179－1信息技術(shù)――元數(shù)據(jù)注冊(cè)――第一部分：數(shù)據(jù)元素的說(shuō)明及標(biāo)準(zhǔn)化框架》中所定義的：“元數(shù)據(jù)是定義和描述其他數(shù)據(jù)或過(guò)程的數(shù)據(jù)”。它是在“元數(shù)據(jù)是關(guān)于數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)”基礎(chǔ)上，首先將“關(guān)于”具體化為“定義和描述”，其次將被關(guān)于的“數(shù)據(jù)”擴(kuò)大為“數(shù)據(jù)或過(guò)程”，實(shí)際上這種擴(kuò)大可以看做是“擴(kuò)大的具體化”。

（2）一個(gè)是國(guó)際著名的元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化機(jī)構(gòu)――都柏林元數(shù)據(jù)機(jī)構(gòu)制定的《都柏林核心元數(shù)據(jù)應(yīng)用》中所定義的：“元數(shù)據(jù)是關(guān)于數(shù)據(jù)的結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)”，它是在“元數(shù)據(jù)是關(guān)于數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)”基礎(chǔ)上，將元數(shù)據(jù)限定為“結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)”，從而提示了“元數(shù)據(jù)”與所關(guān)于的原生“數(shù)據(jù)”的區(qū)別。

根據(jù)形式邏輯概念的定義結(jié)構(gòu)看，任何概念都是由“屬加種差”構(gòu)成，所以，“元數(shù)據(jù)”最為一般的“關(guān)于數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)”定義結(jié)構(gòu)，也可以由這兩部分構(gòu)成。而其后衍生出來(lái)的元數(shù)據(jù)的概念都是在“種差”和“屬概念”這兩個(gè)部分上的具體化，見(jiàn)圖1。

從圖1可以看出，國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)《ISO／IEC11179－1信息技術(shù)――元數(shù)據(jù)注冊(cè)――第一部分：數(shù)據(jù)元素的說(shuō)明及標(biāo)準(zhǔn)化框架》關(guān)于元數(shù)據(jù)的定義是在“種差”上進(jìn)行了具體化，而都柏林元數(shù)據(jù)機(jī)構(gòu)的定義則是在屬概念上進(jìn)行了具體化。由此我們可以看出一個(gè)趨勢(shì)，元數(shù)據(jù)定義的衍生基本上都是在具體化上衍生，由此形成了適用于各個(gè)專(zhuān)業(yè)領(lǐng)域的具體的元數(shù)據(jù)概念。

當(dāng)然，也有相對(duì)于具體化的“泛化”的元數(shù)據(jù)定義，如在2004年美國(guó)國(guó)家信息標(biāo)準(zhǔn)化組織出版的《理解元數(shù)據(jù)》中所定義的：“元數(shù)據(jù)是關(guān)于信息的信息”，其中“信息”就是對(duì)“數(shù)據(jù)”的泛化，但元數(shù)據(jù)這種定義在元數(shù)據(jù)領(lǐng)域中不占主導(dǎo)地位。

現(xiàn)在有關(guān)元數(shù)據(jù)的新的定義基本上都離不開(kāi)“具體化”與“泛化”這兩種形式，但不管元數(shù)據(jù)定義是具體化衍生，還是泛化衍生，其核心的性質(zhì)都是不變的，這核心的性質(zhì)就是元數(shù)據(jù)的“控制”性質(zhì)。我們以元數(shù)據(jù)最一般的定義“關(guān)于數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)”為例，元數(shù)據(jù)的這種“控制”性質(zhì)可以如圖2所示。

從圖2可以看出，首先，作為“數(shù)據(jù)2”，即元數(shù)據(jù)是對(duì)“被關(guān)于的原數(shù)據(jù)”，即“數(shù)據(jù)1”的超越，而不是“數(shù)據(jù)1”原樣的拷貝與復(fù)制，這種超越直接表現(xiàn)為，元數(shù)據(jù)是一種結(jié)構(gòu)化的數(shù)據(jù)，而相對(duì)于元數(shù)據(jù)而言的，“被關(guān)于的原數(shù)據(jù)”是一種非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，所以元數(shù)據(jù)是在有序度方面對(duì)“數(shù)據(jù)1”的超越，是一種有序度化的處理；其次，元數(shù)據(jù)的有序總是反映著“數(shù)據(jù)1”這種“被關(guān)于的原數(shù)據(jù)”的語(yǔ)義、結(jié)構(gòu)或過(guò)程的有序，也就是說(shuō)元數(shù)據(jù)的內(nèi)容具有很強(qiáng)的“指向性”，這種指向性，總是針對(duì)著“數(shù)據(jù)1”的。由此，從以上分析，我們可以看出：

（1）元數(shù)據(jù)是一種結(jié)構(gòu)上有序的數(shù)據(jù)；

（2）元數(shù)據(jù)是一種內(nèi)容上有序的數(shù)據(jù)。

以此為基礎(chǔ)，我們可以發(fā)現(xiàn)元數(shù)據(jù)本質(zhì)上是一種對(duì)原數(shù)據(jù)進(jìn)行處理的有序化數(shù)據(jù)，從系統(tǒng)論角度看有序化即意味著“控制”。所以，元數(shù)據(jù)控制性質(zhì)的示意又可以如圖3所示。

由于元數(shù)據(jù)對(duì)“數(shù)據(jù)1”具有控制作用，這就構(gòu)成了元數(shù)據(jù)對(duì)“數(shù)據(jù)1”具有控制的機(jī)理，所以，美國(guó)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)化組織2004年出版的《理解元數(shù)據(jù)》一書(shū)的開(kāi)篇醒目的大字，首先就指出了元數(shù)據(jù)的控制作用：“元數(shù)據(jù)是確保數(shù)據(jù)資源長(zhǎng)久保存下去并在未來(lái)可繼續(xù)利用的關(guān)鍵。”

1．2 電子文件管理元數(shù)據(jù)控制的機(jī)理

關(guān)于電子文件管理元數(shù)據(jù)的定義，在電子文件管理領(lǐng)域中現(xiàn)在已基本統(tǒng)一為2001年頒布的國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)《ISO15489－1信息與文獻(xiàn)――文件管理》中所定義的概念，即在文件管理領(lǐng)域，元數(shù)據(jù)是指“自始至終地描述文件的背景、內(nèi)容、結(jié)構(gòu)及其管理的數(shù)據(jù)”。該元數(shù)據(jù)概念在2003年頒布的國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)《ISO23081－1信息與文件――文件管理過(guò)程――文件元數(shù)據(jù)》中也得到了確認(rèn)，而且在2005年國(guó)際檔案理事會(huì)頒布的《電子文件管理業(yè)務(wù)手冊(cè)》中又再一次地得到了確認(rèn)。

顯然，這一電子文件管理元數(shù)據(jù)的概念是元數(shù)據(jù)一般概念在電子文件管理領(lǐng)域中的具體化，這種具體化表現(xiàn)在這樣幾個(gè)方面：

（1）對(duì)象的具體化，即由一般元數(shù)據(jù)概念中的“數(shù)據(jù)”對(duì)象具體化為“文件”和“管理”；

（2）方式的具體化，即由一般元數(shù)據(jù)概念中的“關(guān)于”方式具體化為“描述”方式；

（3）時(shí)間的具體化，即由一般元數(shù)據(jù)概念中無(wú)時(shí)間定義，具體化為“自始至終”的時(shí)間；

（4）內(nèi)容空間的具體化，即由一般元數(shù)據(jù)概念中“對(duì)象內(nèi)容”具體化為“對(duì)象的背景、內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和管理”。

電子文件管理元數(shù)據(jù)概念的這種具體化，反映了元數(shù)據(jù)在各領(lǐng)域中應(yīng)用的一般規(guī)律，同樣，電子文件管理元數(shù)據(jù)的這種具體化也并沒(méi)有改變?cè)獢?shù)據(jù)的“控制”機(jī)理，相反，由于通過(guò)其具體化，這種“控制”的機(jī)理反而得到了進(jìn)一步的增強(qiáng)，如圖4所示。

從圖4可以看出，電子文件管理元數(shù)據(jù)控制著電子文件的“背景、內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、管理”，也就是通過(guò)這種控制，元數(shù)據(jù)可以保證著電子文件所具有的最本質(zhì)的特性：

（1）真實(shí)性，即具有背景、結(jié)構(gòu)和內(nèi)容的文件其原始特征自始至終地保持一致，文件就是文件的本身。

（2）可靠性：即文件作為可靠憑證的性質(zhì)，文件作為證據(jù)的權(quán)威性和可信賴(lài)性。

（3）完整性：即文件是完全的，并且未經(jīng)作任何改變。

（4）可使用性：即定位、檢索、顯示和說(shuō)明文件的性質(zhì)。

而電子文件只有具備了以上這些本質(zhì)特征后，才能被稱(chēng)之為真正意義上的具有檔案憑證價(jià)值的電子文件，否則，就不能算是電子文件，而只是“電子文獻(xiàn)（Electronic Document）”。由此可知，電子文件管理元數(shù)據(jù)的“控制”機(jī)理，是使電子文件免于失去“真實(shí)性、可靠性、完整性和可使用性”的保證，也就是防范威脅這些本質(zhì)特征的風(fēng)險(xiǎn)產(chǎn)生的關(guān)鍵措施。

2． 電子文件管理元數(shù)據(jù)的功能與結(jié)構(gòu)

正是由于電子文件管理元數(shù)據(jù)的控制機(jī)理，電子文件管理元數(shù)據(jù)才具有了控制功能，其控制功能具體來(lái)說(shuō)體現(xiàn)在以下十個(gè)方面：

（1）自始至終地保護(hù)作為憑證的文件，確保其可利用性和可使用性；

（2）便于對(duì)文件的理解；

（3）支持與確保文件的憑證價(jià)值；

（4）確保文件的真實(shí)性、可靠性和完整性；

（5）對(duì)文件的利用、文件的內(nèi)容及文件利用的權(quán)限提供支持和管理；

（6）支持高效率的檢索；

（7）在創(chuàng)建和管理電子文件的不同的技術(shù)和業(yè)務(wù)環(huán)境中，支持文件的捕獲，從而支持互操作策略的實(shí)施，以及文件的長(zhǎng)期可利用性；

（8）以結(jié)構(gòu)化的、可靠的和有意義的方式提供文件與其創(chuàng)建、管理背景信息的邏輯關(guān)聯(lián)；

（9）為識(shí)別和形成數(shù)字文件的技術(shù)環(huán)境提供支持，同時(shí)對(duì)維護(hù)文件的現(xiàn)行技術(shù)環(huán)境的管理提供支持，以便可以利用文件；

（10）為高效、成功地實(shí)現(xiàn)電子文件從一種計(jì)算機(jī)平臺(tái)到另一種計(jì)算機(jī)平臺(tái)的遷移提供支持。

上述十個(gè)方面的電子文件的具體功能可概括成四大宏觀功能，即電子文件元數(shù)據(jù)在控制電子文件的背景，內(nèi)容，結(jié)構(gòu)，管理中所起到的：

（1）描述功能；

（2）發(fā)現(xiàn)功能；

（3）管理功能；

（4）長(zhǎng)期保存功能。

這兩種功能的對(duì)應(yīng)關(guān)系具體示意如圖5所示。

從圖5可見(jiàn)，電子文件管理元數(shù)據(jù)的功能主要集中在管理功能這一塊。對(duì)應(yīng)于元數(shù)據(jù)上述這四種功能，電子文件管理元數(shù)據(jù)的構(gòu)成也就可以劃分成四種類(lèi)型的元數(shù)據(jù)構(gòu)成，即電子文件管理元數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)中包括：描述類(lèi)元數(shù)據(jù)，發(fā)現(xiàn)類(lèi)元數(shù)據(jù)，管理類(lèi)元數(shù)據(jù)，長(zhǎng)期保存類(lèi)元數(shù)據(jù)。

（1）描述類(lèi)元數(shù)據(jù)：包括對(duì)電子文件本身和對(duì)電子文件背景信息進(jìn)行描述的元數(shù)據(jù)，對(duì)電子文件本身進(jìn)行描述的元數(shù)據(jù)，主要是針對(duì)電子文件的內(nèi)容特征進(jìn)行描述，如文件的題名，責(zé)任者等；對(duì)電子文件背景信息進(jìn)行描述的元數(shù)據(jù)包括電子文件的業(yè)務(wù)處理規(guī)則，政策法規(guī)環(huán)境，相關(guān)機(jī)構(gòu)等信息，例如文件的法律體系，行政管理沿革等元數(shù)據(jù)；

（2）發(fā)現(xiàn)類(lèi)元數(shù)據(jù)：主要是指電子文件的發(fā)現(xiàn)，即檢索功能類(lèi)元數(shù)據(jù)。例如電子文件的檢索詞，主題詞等元數(shù)據(jù)；

（3）管理類(lèi)元數(shù)據(jù)：主要是對(duì)電子文件進(jìn)行管理過(guò)程形成的元數(shù)據(jù)。例如電子文件的簽發(fā)，承辦，傳閱，鑒定，銷(xiāo)毀，審查等元數(shù)據(jù)；

（4）長(zhǎng)期保存類(lèi)元數(shù)據(jù)：主要是指支持電子文件的長(zhǎng)期保存類(lèi)元數(shù)據(jù)。例如電子文件的遷移軟件，硬件環(huán)境等元數(shù)據(jù)。

當(dāng)然，電子文件管理元數(shù)據(jù)的構(gòu)成還可以從其他角度加以劃分，如在國(guó)際電子文件管理領(lǐng)域除了上述按照功能劃分元數(shù)據(jù)構(gòu)成外，還有從電子文件生命周期理論角度進(jìn)行劃分的，如分為現(xiàn)行電子文件管理元數(shù)據(jù)和電子檔案管理元數(shù)據(jù)；從文件連續(xù)體理論角度進(jìn)行劃分的，如分為登錄、分類(lèi)元數(shù)據(jù)，內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景信息元數(shù)據(jù)，文件管理流程元數(shù)據(jù)，等等。但無(wú)論從何種角度進(jìn)行劃分，電子文件管理元數(shù)據(jù)構(gòu)成所要達(dá)到的功能――控制功能，這一目標(biāo)都是共同的，即要控制電子文件的內(nèi)容、背景、結(jié)構(gòu)和管理，從而確保電子文件的真實(shí)性，完整性，可靠性和可使用性。

3．電子文件管理元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化研究

電子文件管理元數(shù)據(jù)是一種內(nèi)容和結(jié)構(gòu)上有序的元數(shù)據(jù)，這種有序集中體現(xiàn)在電子文件管理元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)中。因而在制定電子文件管理元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)時(shí)，要注意宏觀上的標(biāo)準(zhǔn)化，同時(shí)也要注意每一個(gè)電子文件管理元數(shù)據(jù)語(yǔ)義內(nèi)容和語(yǔ)法結(jié)構(gòu)的標(biāo)準(zhǔn)化，即微觀的標(biāo)準(zhǔn)化。

從宏觀上來(lái)說(shuō)，電子文件管理元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)要達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化，應(yīng)當(dāng)保持三個(gè)一致：“與國(guó)際通用標(biāo)準(zhǔn)相一致”，“與現(xiàn)有國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)相一致”和“與專(zhuān)業(yè)領(lǐng)域標(biāo)準(zhǔn)相一致”。因?yàn)閲?guó)際的、國(guó)家的以及專(zhuān)業(yè)領(lǐng)域內(nèi)已有的元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)大都已得到了廣泛應(yīng)用，積累了大量的元數(shù)據(jù)資源，因而為避免重復(fù)建設(shè)資源，保證格式一致進(jìn)行互操作，保障信息組織的一致性，在設(shè)計(jì)元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)時(shí)應(yīng)當(dāng)遵循宏觀上一致性的原則。

從微觀來(lái)說(shuō)，每一個(gè)電子文件管理元數(shù)據(jù)的語(yǔ)義結(jié)構(gòu)和語(yǔ)法結(jié)構(gòu)的描述要達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化，即：電子文件管理元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化＝語(yǔ)義結(jié)構(gòu)標(biāo)準(zhǔn)化＋語(yǔ)法結(jié)構(gòu)標(biāo)準(zhǔn)化

元數(shù)據(jù)語(yǔ)義結(jié)構(gòu)的標(biāo)準(zhǔn)化是對(duì)元數(shù)據(jù)元素語(yǔ)義具體描述方法的規(guī)定，例如對(duì)元數(shù)據(jù)的每一個(gè)元素名稱(chēng)、標(biāo)識(shí)、定義等的描述規(guī)定。元數(shù)據(jù)語(yǔ)義結(jié)構(gòu)的標(biāo)準(zhǔn)化主要是對(duì)描述元數(shù)據(jù)置標(biāo)的語(yǔ)法作出規(guī)定。在元數(shù)據(jù)領(lǐng)域中，對(duì)元數(shù)據(jù)語(yǔ)義結(jié)構(gòu)和語(yǔ)法結(jié)構(gòu)進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化的這一做法，在國(guó)際上被稱(chēng)之為最佳實(shí)踐而被廣泛采納，其優(yōu)點(diǎn)如下。

（1）通過(guò)語(yǔ)義結(jié)構(gòu)的標(biāo)準(zhǔn)化可以統(tǒng)一對(duì)元數(shù)據(jù)的理解，保證對(duì)元數(shù)據(jù)表達(dá)的一致性，防止歧義；

（2）通過(guò)語(yǔ)法結(jié)構(gòu)的標(biāo)準(zhǔn)化可以統(tǒng)一對(duì)元數(shù)據(jù)的使用，保證對(duì)元數(shù)據(jù)置標(biāo)的一致性，防止誤操作。

一般而言，對(duì)電子文件管理元數(shù)據(jù)語(yǔ)義結(jié)構(gòu)和語(yǔ)法結(jié)構(gòu)的標(biāo)準(zhǔn)化，是由“語(yǔ)義結(jié)構(gòu)標(biāo)準(zhǔn)”和“語(yǔ)法結(jié)構(gòu)標(biāo)準(zhǔn)”構(gòu)成。前者如：元數(shù)據(jù)元素名稱(chēng)、元數(shù)據(jù)元素標(biāo)識(shí)、元數(shù)據(jù)元素定義、元數(shù)據(jù)元素必備性、元數(shù)據(jù)元素的可重復(fù)性、元數(shù)據(jù)元素屬性、元數(shù)據(jù)元素子元素、元數(shù)據(jù)元素?cái)?shù)據(jù)類(lèi)型、元數(shù)據(jù)元素注釋?zhuān)缓笳呷纾涸獢?shù)據(jù)元素的語(yǔ)法。

元數(shù)據(jù)的語(yǔ)義結(jié)構(gòu)，是由各個(gè)屬性所構(gòu)成的，如“題名”元素，其語(yǔ)義的構(gòu)成，就是由“名稱(chēng)，標(biāo)識(shí)、定義、用途、可重性、子元素、數(shù)據(jù)類(lèi)型、注釋”等這些屬性所構(gòu)成，而其語(yǔ)法結(jié)構(gòu)卻是由“HTML、XML、TXT”等這三種置標(biāo)語(yǔ)言所構(gòu)成。通過(guò)制定電子文件管理元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)來(lái)控制元數(shù)據(jù)的語(yǔ)義結(jié)構(gòu)和語(yǔ)法結(jié)構(gòu)，進(jìn)而控制電子文件管理原數(shù)據(jù)，確保電子文件憑證性，這就是電子文件管理元數(shù)據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)化的核心，其控制鏈?zhǔn)疽馊鐖D6所示

篇6

電子文件 高校管理 對(duì)策研究

一、高校電子文件管理形式分析 隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)不斷發(fā)展以及電子文件管理人員操控電腦水平的不斷提高，電子文件的便捷性、安全性、可靠性得到了廣泛的認(rèn)可。電子文件管理在高校的規(guī)劃管理中所占的比重越來(lái)越大，為高校管理工作的高效開(kāi)展創(chuàng)造了諸多有利的條件。隨著電子文件管理水平的提高和應(yīng)用范圍的擴(kuò)大，電子文件管理實(shí)現(xiàn)了不受時(shí)空限制和文字、影像等綜合信息方式的共享，分類(lèi)處理越來(lái)越細(xì)致化，逐漸形成了許多相應(yīng)的原則，如：電子文件管理的提前介入性原則、電子文件管理的真實(shí)性原則、電子文件信息保持不變性原則、電子文件管理的完整性原則、電子文件借助必要工具的可讀性原則。然而，在高校規(guī)劃管理升級(jí)的過(guò)程中，電子文件的不足之處也逐漸暴露了出來(lái)。例如：電子文件對(duì)讀取設(shè)備的依賴(lài)性越來(lái)越強(qiáng)，第三者可以不留痕跡地實(shí)現(xiàn)對(duì)文件的修改，電子文件載體的不穩(wěn)定性制約它難以長(zhǎng)期的保存等。這就需要管理人員認(rèn)真分析存在的問(wèn)題，及時(shí)改進(jìn)調(diào)整，以使電子管理發(fā)揮更好、更大的功能作用。

二、高校電子文件管理存在的問(wèn)題事物的發(fā)展，是一個(gè)不斷發(fā)現(xiàn)問(wèn)題、不斷解決問(wèn)題的逐步完善的過(guò)程。當(dāng)前，我國(guó)電子文件管理正在向高校管理的方方面面深入，但還普遍存在著一些不足，主要有以下幾點(diǎn)： （一）電子文件管理存在信息安全隱患 由于計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)自身存在的漏洞，很容易造成信息資料受損、丟失和被盜，這就造成了電子文件管理中的首要問(wèn)題――信息安全問(wèn)題。例如：隨著網(wǎng)絡(luò)開(kāi)放性的不斷增強(qiáng)和病毒技術(shù)的發(fā)展，電子文件常常會(huì)受到攻擊和破壞，甚至出現(xiàn)難以察覺(jué)的被惡意修改和竊取；電子管理的媒介的某個(gè)硬件或軟件出現(xiàn)問(wèn)題，就會(huì)導(dǎo)致信息系統(tǒng)損壞，電子文件的丟失等等。（二）高校對(duì)電子文件管理人才的培養(yǎng)重視度不夠雖然電子文件管理在高校得到了普及，但是很多高校對(duì)電子文件管理工作的仍然缺乏足夠的認(rèn)識(shí)，不注重電子文件管理專(zhuān)業(yè)人才的培養(yǎng)。由于電子文件管理對(duì)管理人員有著很高的專(zhuān)業(yè)技術(shù)素養(yǎng)要求，這就要求高校必須及時(shí)引進(jìn)高素質(zhì)的電子文件管理人才，這種人才必須具備高超的操控計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)的能力。而從當(dāng)前情況來(lái)看，這樣的人才引進(jìn)工作上還存在很大不足，針對(duì)此類(lèi)的實(shí)踐性專(zhuān)業(yè)業(yè)務(wù)培訓(xùn)還相當(dāng)缺乏。（三）電子文件管理所需的硬件、軟件系統(tǒng)不兼容電子文件管理對(duì)計(jì)算機(jī)硬件設(shè)備的性能和軟件的配置構(gòu)成要求很高，必須在兩者都符合電子文件管理的要求時(shí)，管理才能發(fā)揮其操作性能。這樣必然會(huì)存在一個(gè)硬件或者軟件不兼容的問(wèn)題。如計(jì)算機(jī)及其設(shè)備的不兼容、電子文件管理系統(tǒng)不兼容或者安裝不到位，這些都阻礙了電子文件管理工作的正常進(jìn)行。（四）電子文件管理制度不夠健全電子文件的高效管理必須依靠良好的管理制度。雖然國(guó)家已經(jīng)頒布了相關(guān)的制度規(guī)范，但是目前很多高校還是沒(méi)有建立規(guī)范、完善的管理制度，使得電子文件管理工作混亂不堪。比如：沒(méi)有完備的管理制度對(duì)職責(zé)分工進(jìn)行明確，出現(xiàn)了相關(guān)人員之間互相的推諉，從而導(dǎo)致電子文件的丟失、損壞等現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。而這種混亂局面也使得電子文件管理效率降低，管理的完整性、準(zhǔn)確性難以得到有效的保障。

三、解決高校電子文件管理中存在問(wèn)題的應(yīng)對(duì)之策電子文件管理存在的諸多問(wèn)題，必須得到應(yīng)有的重視。我們需要做的是揚(yáng)長(zhǎng)避短，找到解決問(wèn)題的方法，不斷提高管理水平，推動(dòng)電子文件管理的健康發(fā)展。筆者認(rèn)為要做好以下幾點(diǎn)： （一）把安全放在首位，不斷提高安全防護(hù)水平 嚴(yán)格實(shí)行“四位一體”的安全防護(hù)措施。1.電子文件管理要嚴(yán)格遵循定時(shí)定人、準(zhǔn)確核對(duì)鑒定等原則。2.設(shè)專(zhuān)人負(fù)責(zé)電子文件的實(shí)體安全，為保證系統(tǒng)設(shè)備的運(yùn)行安全，全天候?qū)﹄娮游募?chǔ)存的環(huán)境因素進(jìn)行調(diào)控。3.派專(zhuān)人負(fù)責(zé)虛擬網(wǎng)絡(luò)的嚴(yán)格監(jiān)控、防火墻和殺毒軟件的及時(shí)更新以及系統(tǒng)上流通的數(shù)據(jù)信息安全審核，對(duì)登錄人員操作進(jìn)行嚴(yán)格限制，為保證系統(tǒng)的安全運(yùn)行，不使用外來(lái)存儲(chǔ)介質(zhì)。4.重視電子文件載體的質(zhì)量，做好數(shù)據(jù)庫(kù)的備份工作，保證電子文件的存儲(chǔ)安全。 （二）提高認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)電子文件管理隊(duì)伍的建設(shè) 我們必須提高對(duì)電子文件管理工作重要性的認(rèn)識(shí)，這種認(rèn)識(shí)，要從高校的領(lǐng)導(dǎo)開(kāi)始，到具體做某一細(xì)節(jié)工作的普通工作人員終止。只有這樣，才能才能保證電子文件管理工作的完整、準(zhǔn)確、安全。在此基礎(chǔ)上，高校還要吸收一些責(zé)任心強(qiáng)、素質(zhì)好并熱心電子文件管理工作的專(zhuān)業(yè)人才，從而建立一支專(zhuān)業(yè)的電子文件管理隊(duì)伍。要積極開(kāi)展現(xiàn)有電子文件管理人員培訓(xùn)工作，鼓勵(lì)他們積極學(xué)習(xí)電子文件管理的相關(guān)知識(shí)和技能，不斷提高他們的高專(zhuān)業(yè)能力。 （三）未雨綢繆，解決管理系統(tǒng)的兼容問(wèn)題電子文件管理的工作效率，與管理系統(tǒng)的硬件、軟件的兼容性是密不可分的。這就要求在引進(jìn)計(jì)算機(jī)設(shè)備或管理系統(tǒng)時(shí)，我們要提前想到硬件和軟件之間的兼容性問(wèn)題，避免出現(xiàn)沖突而引起文件受損。對(duì)于已經(jīng)存在的不兼容系統(tǒng)，我們必須創(chuàng)造條件，積極尋找二者的結(jié)合點(diǎn)，通過(guò)相關(guān)部門(mén)的配合來(lái)實(shí)現(xiàn)二者的緊密連接。 （四）明確標(biāo)準(zhǔn)，共同協(xié)商，完善管理制度根據(jù)國(guó)家的相關(guān)規(guī)定，并結(jié)合學(xué)校自身的情況，電子文件應(yīng)逐步地完善其管理制度。在明確相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)上制定科學(xué)、可行的電子文件管理制度。管理制度的制定可以參考傳統(tǒng)的管理制度，更要注意制度的約束性和前瞻性。同時(shí)，要杜絕“一言堂”，要充分調(diào)動(dòng)相關(guān)部門(mén)的協(xié)商，以保證管理制度制成后能夠滿(mǎn)足電子文件管理的實(shí)際需要。 總之，隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展，高校電子文件管理也得到了深入快速的發(fā)展。隨著電子文件管理中存在的問(wèn)題不斷得以解決，電子文件管理工作在高校管理中的分量必將越來(lái)越重。各高校只有切實(shí)加強(qiáng)電子文件管理工作，才能與時(shí)俱進(jìn)，提高自身的管理水平。

參考文獻(xiàn)：

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由于電子證據(jù)的一些特殊性，與傳統(tǒng)證據(jù)相比，對(duì)電子證據(jù)進(jìn)行認(rèn)證要復(fù)雜得多，給認(rèn)證帶來(lái)了許多挑戰(zhàn)。關(guān)于電子證據(jù)在什么條件下能夠通過(guò)認(rèn)證具有可采性和證明力，目前已有的國(guó)際上或者各國(guó)的證據(jù)法律規(guī)定不一致，英美法系的國(guó)家和大陸法系也存在不統(tǒng)一，但是能夠得到統(tǒng)一認(rèn)可的是某一電子證據(jù)必須具有合法性和真實(shí)性才能作為定案的依據(jù)。電子證據(jù)的認(rèn)證標(biāo)準(zhǔn)同樣不能脫離這兩個(gè)標(biāo)準(zhǔn)。對(duì)此，結(jié)合英美法系的相關(guān)規(guī)定，筆者在理清電子認(rèn)證和電子文件管理之間關(guān)系的基礎(chǔ)上，著重探討了電子證據(jù)合法性以及真實(shí)性認(rèn)證給電子文件管理工作的啟示和要求。

一、電子認(rèn)證與電子文件管理的關(guān)系

1　電子證據(jù)與電子文件證據(jù)概念解析

法律學(xué)界將電子證據(jù)的含義概括為：電子證據(jù)是以電子形式存在的、用作證據(jù)使用的一切材料及其派生物；或者說(shuō)，借助電子技術(shù)或電子設(shè)備而形成的一切證據(jù)。檔案學(xué)界對(duì)電子文件的含義概括為：國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)《電子文件歸檔與管理規(guī)范(GB／T 18894―2002)》將電子文件界定為“在數(shù)字設(shè)備及網(wǎng)絡(luò)計(jì)算機(jī)環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲(chǔ)于磁帶、磁盤(pán)、光盤(pán)等載體，依賴(lài)計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備進(jìn)行閱讀、處理和存儲(chǔ)，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件。”電子文件是“數(shù)字信息”與“文件”兩個(gè)概念的交集，它既是有文件特征的數(shù)字信息，又是以數(shù)字信息為特征的文件。將電子文件用作證據(jù)使用時(shí)，即為電子文件證據(jù)。

通過(guò)對(duì)電子證據(jù)和電子文件證據(jù)的概念進(jìn)行分析可見(jiàn)：電子證據(jù)與電子文件證據(jù)是屬種關(guān)系，電子證據(jù)在外延上大于電子文件證據(jù)。

2　電子證據(jù)認(rèn)證與電子文件管理

美國(guó)著名的電子文件管理專(zhuān)家戴維?比爾曼(David Bearman)的著名專(zhuān)著《電子證據(jù)一當(dāng)代機(jī)構(gòu)文件管理戰(zhàn)略*的譯者王健教授在序言中針對(duì)為何將書(shū)名以為“電子證據(jù)”解釋到：“本書(shū)的書(shū)名反映了研究焦點(diǎn)的重大變遷……一年中，我愈益認(rèn)識(shí)到關(guān)鍵在于怎樣界定計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中的信息是否屬于文件―業(yè)務(wù)活動(dòng)的證據(jù)。我以‘電子證據(jù)’作為書(shū)名，就是為了強(qiáng)調(diào)一點(diǎn)，大多數(shù)電子數(shù)據(jù)、電子記錄或者信息匯集并非文件，因?yàn)樗鼈儾荒茏鳛閼{證。這是我們?cè)诩堎|(zhì)文件環(huán)境中不曾遇到過(guò)的。因此，必須為電子證據(jù)的管理創(chuàng)立方法論。”可見(jiàn)，在電子文件管理的研究中，已經(jīng)考慮到了將電子文件作為證據(jù)這一思想，也考慮到電子文件的法律效力。

所以，我們需要將證據(jù)的觀點(diǎn)納入到電子文件管理的范疇。基于此，我們必須考慮電子文件作為證據(jù)在法庭上被采納的認(rèn)證標(biāo)準(zhǔn)，明確什么樣的電子文件具有證據(jù)資格和證明力，這樣才能有效地推動(dòng)電子文件管理工作。本文主要是從證據(jù)的合法性和真實(shí)性認(rèn)證的兩個(gè)角度來(lái)討論其對(duì)電子文件管理的啟示。

二、電子證據(jù)合法性認(rèn)證對(duì)電子文件管理工作的啟示

1　電子證據(jù)合法性

電子證據(jù)合法與否與其生成、傳遞、存儲(chǔ)以及顯現(xiàn)有密切關(guān)系。其合法性是與電子證據(jù)的非法證據(jù)排除規(guī)則相對(duì)應(yīng)的，美國(guó)的《聯(lián)邦證據(jù)規(guī)則》針對(duì)電子證據(jù)調(diào)整了非法證據(jù)排除規(guī)則，我國(guó)也規(guī)定了有限的非法證據(jù)排除規(guī)則。具體來(lái)說(shuō)，電子證據(jù)作為非法證據(jù)加以排除的情形主要有：(1)通過(guò)竊取方式獲得的電子證據(jù)，不予采納；(2)通過(guò)非法搜查、扣押等方式獲得電子證據(jù)、情節(jié)嚴(yán)重的一般不予采納；(3)通過(guò)非核證程序得來(lái)的電子證據(jù)，在電子商務(wù)糾紛案件不予采納；(4)通過(guò)非法軟件得來(lái)的電子證據(jù)，在民事訴訟中一般不予采納。這四個(gè)方面，前兩者主要是指獲取方式不合法導(dǎo)致的電子證據(jù)不合法，而后兩者則指生成與保存電子證據(jù)的程序和軟件不合法導(dǎo)致的電子證據(jù)不可采納，與電子文件管理有關(guān)的也正是后兩者。系統(tǒng)核證主要是針對(duì)電子文件管理系統(tǒng)，它是指由專(zhuān)門(mén)機(jī)構(gòu)對(duì)有關(guān)的系統(tǒng)按照一定標(biāo)準(zhǔn)和步驟進(jìn)行審核，審核合格的就簽發(fā)核證證書(shū)。非法軟件主要包括非法售制的軟件與非法錄制的軟件兩大類(lèi)。前者是指研制過(guò)程違公益或國(guó)家法律的軟件，或者未通過(guò)國(guó)家登記備案而私自向社會(huì)銷(xiāo)售的軟件。后者是指未取得軟件合法所有權(quán)人授權(quán)而錄制的軟件，即俗稱(chēng)的盜版軟件。

2　啟示

非核證程序和非法軟件中得來(lái)的電子證據(jù)不予采納，給電子文件管理帶來(lái)的啟示包括：一是進(jìn)行系統(tǒng)核證，二是保證電子文件管理系統(tǒng)的合法。

進(jìn)行系統(tǒng)核證

一些國(guó)家已經(jīng)針對(duì)系統(tǒng)核證做了特別規(guī)定，例如新加坡就成立了專(zhuān)門(mén)的機(jī)構(gòu)進(jìn)行系統(tǒng)審核和簽發(fā)證書(shū)。我國(guó)尚未作出全面的規(guī)定，目前僅有一些對(duì)電子商務(wù)輔助活動(dòng)使用計(jì)算機(jī)軟件進(jìn)行核證的規(guī)定。如財(cái)政部1994年的《會(huì)計(jì)電算化管理辦法》針對(duì)會(huì)計(jì)行業(yè)的核算軟件的核證作出了規(guī)定；信息產(chǎn)業(yè)部的《電信設(shè)備進(jìn)網(wǎng)審批管理辦法》和中國(guó)證監(jiān)會(huì)的《網(wǎng)上證券委托暫行管理辦法》都對(duì)各自行業(yè)的系統(tǒng)核證進(jìn)行制度規(guī)定。但是，專(zhuān)門(mén)針對(duì)電子文件管理系統(tǒng)的核證制度目前還沒(méi)有明確法律規(guī)定，有的電子文件管理系統(tǒng)是企業(yè)與其他軟件公司合作開(kāi)發(fā)，有的甚至是自行研發(fā)的，沒(méi)有對(duì)電子文件管理系統(tǒng)確立統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)并核證。但是從確保安全的角度出發(fā)，對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行審核許可的時(shí)代遲早會(huì)來(lái)的。

保證電子文件管理系統(tǒng)的合法

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一、煙草行業(yè)電子文件管理現(xiàn)狀

1. 煙草行業(yè)電子文件存儲(chǔ)現(xiàn)狀。電子文件數(shù)量與種類(lèi)越來(lái)越多,但由于煙草行業(yè)檔案部門(mén)尚未開(kāi)展系統(tǒng)的電子文件歸檔管理工作,多數(shù)電子文件仍分散在形成部門(mén)的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)設(shè)備或脫機(jī)保存的存儲(chǔ)載體之中,甚至部分文件由于計(jì)算機(jī)更新?lián)Q代、硬盤(pán)損壞、軟件升級(jí)等原因已經(jīng)丟失或名存實(shí)亡。若不及時(shí)將這些電子文件整理歸檔,隨著電子文件載體的老化及軟件、硬件的更新,將會(huì)使大量電子文件丟失或無(wú)法讀取,這將給單位造成重大的經(jīng)濟(jì)損失。因此,將形成的電子文件規(guī)范化管理已成為信息時(shí)代煙草行業(yè)檔案管理工作的一項(xiàng)重要任務(wù)。

2. 煙草行業(yè)電子文件管理規(guī)范化的限制因素。由于煙草部門(mén)電子文件管理工作發(fā)展不平衡,大部分煙草部門(mén)尚未建立完善的“辦公自動(dòng)化系統(tǒng)”(Office Automation System,以下簡(jiǎn)稱(chēng)OA系統(tǒng))平臺(tái),電子文件處理過(guò)程中的背景信息難以記錄和收集,導(dǎo)致電子文件收集并不完整。同時(shí),檔案工作者由于相關(guān)設(shè)備、計(jì)算機(jī)水平限制及有關(guān)法律和標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)未能跟上,對(duì)電子文件歸檔工作比較滯后,且有關(guān)法規(guī)體系和標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)相對(duì)滯后,使電子文件管理工作進(jìn)展緩慢。

3. 對(duì)電子文件的科學(xué)化管理認(rèn)識(shí)不夠。在電子文件科學(xué)管理問(wèn)題上,有的人持“等待觀望”態(tài)度,有的持“有投入無(wú)產(chǎn)出”觀點(diǎn),少有將其納入單位的工作重點(diǎn)和中心工作,未引起足夠的重視。事實(shí)上,以電子文件管理為主要內(nèi)容的信息化建設(shè),雖然是“金檔工程”,尤其是在工作進(jìn)行之初,需要投入一定的人力、物力和財(cái)力,但并非資金投入的“無(wú)底洞”,并且從信息化建設(shè)成果及長(zhǎng)遠(yuǎn)利益來(lái)看,有其明顯的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。因此,應(yīng)該轉(zhuǎn)變思想觀念,以積極主動(dòng)的姿態(tài)支持和參與電子文件管理工作。

二、煙草行業(yè)電子文件管理科學(xué)化的幾點(diǎn)建議

1. 建立健全管理制度,完善標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。電子文件的運(yùn)作、管理是建立在一套標(biāo)準(zhǔn)化體系之上的,熟悉和建立電子文件的標(biāo)準(zhǔn)化體系,是保證煙草行業(yè)電子文件順利歸檔及有效管理的重要前提。近年來(lái),國(guó)家相繼頒布了一系列電子文件管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范性文件,為電子文件和電子檔案的規(guī)范管理奠定了良好的基礎(chǔ)。同時(shí),煙草行業(yè)也可以借鑒國(guó)外用于數(shù)字保存的最重要的規(guī)范OAIS即《開(kāi)放檔案信息系統(tǒng)參考模型》,該模型被全世界信息管理共同體用作數(shù)字保存的有效方法,它提出了全方位的檔案功能,包括攝取、存儲(chǔ)、管理和訪(fǎng)問(wèn)文件,也描述了數(shù)字資源歸檔要求。根據(jù)國(guó)家現(xiàn)行的主要標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范和管理辦法制定本單位的工作規(guī)范和管理制度,具體明確電子文件的管理體制、規(guī)定各部門(mén)的工作職責(zé)及電子文件歸檔管理各環(huán)節(jié)工作的程序和技術(shù)要求、安全保密措施等,保證電子文件管理工作順利開(kāi)展和電子文件的高效管理。

2. 正確認(rèn)識(shí)和處理技術(shù)與管理的關(guān)系。俗話(huà)說(shuō):“三分技術(shù),七分管理”,煙草行業(yè)中的電子文件管理也是如此。電子文件歸檔和管理工作是一項(xiàng)技術(shù)性較強(qiáng)的信息管理工作,需要計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的支持,在有相關(guān)技術(shù)支持的前提下,主要是工作標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范和管理制度的建設(shè)實(shí)施以及電子文件從產(chǎn)生到歸檔各環(huán)節(jié)中有關(guān)工作人員責(zé)任的落實(shí)。煙草行業(yè)在有功能齊全性能穩(wěn)定的系統(tǒng)軟件及與之相匹配的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、有完善的工作規(guī)范和管理制度的情況下,責(zé)任心強(qiáng)、具有計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)基礎(chǔ)知識(shí)的工作人員,就能勝任電子文件與電子檔案管理工作。若有較強(qiáng)的技術(shù)力量當(dāng)然好,工作方便效率高,但對(duì)于規(guī)模較小、人員編制較少的煙草檔案部門(mén),可以實(shí)行資源統(tǒng)一配置,在單位“網(wǎng)絡(luò)中心”內(nèi)設(shè)置信息管理機(jī)構(gòu)、配備專(zhuān)職技術(shù)人員,對(duì)單位檔案和現(xiàn)行文件信息系統(tǒng)服務(wù)器等網(wǎng)絡(luò)設(shè)備的安全與維護(hù)工作實(shí)行集中有效的管理。這樣既節(jié)省資金,也可以解決檔案室等其他部門(mén)技術(shù)人才缺乏問(wèn)題,又保證了這些部門(mén)工作的技術(shù)支持。

3. 實(shí)行“雙套制”管理模式。電子文件自身某些特點(diǎn)以及信息技術(shù)發(fā)展過(guò)程中的技術(shù)難題,給當(dāng)前電子文件管理工作帶來(lái)了一定的風(fēng)險(xiǎn)和較大的難度。因此,我國(guó)當(dāng)前的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定具有永久保存價(jià)值的電子文件(包括文書(shū)和圖片等),都必須做成紙質(zhì)文件或縮微品等同時(shí)保存,可以推斷今后相當(dāng)長(zhǎng)的一段時(shí)間里,都要實(shí)行電子文件與紙質(zhì)檔案共存的“雙套制”模式,以此來(lái)應(yīng)對(duì)電子文件存在的弱點(diǎn)。如在電子文件的法律地位不能確定時(shí)提供實(shí)體檔案,當(dāng)網(wǎng)絡(luò)不通時(shí)應(yīng)急提供實(shí)體利用服務(wù),若電子文件丟失則可以利用實(shí)體檔案重新生成電子文件。

4. 循序漸進(jìn)地開(kāi)展電子文件管理工作。與其他行業(yè)一樣,煙草行業(yè)發(fā)展也存在地域差異,電子文件管理工作的條件也不平衡,因此,各單位應(yīng)根據(jù)自身的實(shí)際情況,采取靈活有效的工作方式。檔案人員要充分行使電子文件管理工作的監(jiān)督指導(dǎo)職能,指導(dǎo)和監(jiān)督各業(yè)務(wù)部門(mén)將本部門(mén)形成和積累的電子文件及時(shí)按要求整理并存儲(chǔ)到耐久性強(qiáng)的載體中,定期向單位檔案館(室)移交。電子文件規(guī)范管理?xiàng)l件尚不成熟的單位,根據(jù)實(shí)際情況量力而行,循序漸進(jìn)做好電子文件的歸檔管理工作。對(duì)不同保管情況的電子文件,分別采取不同做法,逐步實(shí)現(xiàn)電子文件的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理。可先實(shí)現(xiàn)文本類(lèi)、照片和掃描圖像文件等電子文件的全文管理,然后逐步創(chuàng)造條件收集如音頻、視頻及多媒體等其他類(lèi)型的電子文件;若暫無(wú)集中保管條件,可以先由檔案館(室)統(tǒng)一編制電子文件載體的“分類(lèi)號(hào)”,暫時(shí)保管在文件形成部門(mén),待條件成熟后再統(tǒng)一接收,集中保管;先對(duì)電子文件的數(shù)字信息進(jìn)行整理并集中存儲(chǔ)于耐久性強(qiáng)的存儲(chǔ)載體脫機(jī)保存,待建成了功能完善的系統(tǒng)管理時(shí),再實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理和提供利用服務(wù)。

5. 行業(yè)內(nèi)使用統(tǒng)一的OA系統(tǒng)。若各省煙草部門(mén)使用統(tǒng)一的OA系統(tǒng),并將屬地?zé)煵莶块T(mén)納入同一平臺(tái)中管理,能有效地協(xié)調(diào)和促進(jìn)煙草部門(mén)信息化建設(shè)工作的全面發(fā)展,實(shí)現(xiàn)資源統(tǒng)一配置,為電子文件科學(xué)管理提供條件,真正實(shí)現(xiàn)“文檔一體化”。煙草行業(yè)可參考其他部門(mén)的“電子簽章系統(tǒng)”軟件,依照《中華人民共和國(guó)電子簽名法》,逐步完善電子文件的法律效力及其安全性、可靠性的保障措施。對(duì)于OA系統(tǒng)以外形成的公文,通過(guò)其他手段補(bǔ)全。如有些無(wú)“版頭”的電子文件,可以通過(guò)設(shè)計(jì)“公文版頭格式”程序來(lái)實(shí)現(xiàn)電子文件閱讀利用時(shí)輸出形態(tài)上公文內(nèi)容與格式統(tǒng)一的完整性;對(duì)要素不全文件,可以通過(guò)掃描文件收文簽、發(fā)文簽等辦法盡可能補(bǔ)齊相應(yīng)電子文件的背景信息,確保電子文件的完整性與可靠性。

6. 全面提高職工積累和管理電子文件的自覺(jué)性。電子文件管理是一項(xiàng)內(nèi)容復(fù)雜、技術(shù)性強(qiáng)的系統(tǒng)工程,這項(xiàng)工作的完成,除了資金、技術(shù)和法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)的支持外,還需要全面協(xié)調(diào)和調(diào)動(dòng)人的積極因素。大力宣傳電子文件管理的政策、法規(guī)和規(guī)范,并定期做好電子文件管理的培訓(xùn)業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作,全面提高職工對(duì)電子文件積累和歸檔管理的自覺(jué)性和規(guī)范性,全面提升管理人員的工作能力和業(yè)務(wù)水平。相信在領(lǐng)導(dǎo)的高度重視、檔案館(室)的工作人員積極努力和各業(yè)務(wù)部門(mén)的大力支持下(各業(yè)務(wù)部門(mén)電子文件承辦人和電子文件管理員在電子文件的形成、辦理、歸檔移交等工作環(huán)節(jié)中通力合作),實(shí)現(xiàn)實(shí)行電子文件科學(xué)管理的目標(biāo),就能促進(jìn)電子文件歸檔管理工作順利進(jìn)行和良性發(fā)展。

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篇9

【摘要】在信息社會(huì)與知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代來(lái)臨之際，企業(yè)的檔案工作也獲得了更為廣闊的生存與發(fā)展空間，并不斷地向著現(xiàn)代化與網(wǎng)絡(luò)化以及電子化的方向發(fā)展，但在發(fā)展的同時(shí)也免不了要面臨很多挑戰(zhàn)。本文就企業(yè)在電子文件管理方面的實(shí)際情況，從幾個(gè)方面探討加強(qiáng)企業(yè)的電子文件管理的重要性。

關(guān)鍵詞 企業(yè)電子文件；存在問(wèn)題；解決策略

在不斷發(fā)展的現(xiàn)代化科技中，計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用已經(jīng)涉及到了各個(gè)方面，它是解決生產(chǎn)問(wèn)題與管理問(wèn)題迫切需要的一項(xiàng)技術(shù)。在不斷加快的企業(yè)信息化進(jìn)程中，企業(yè)的各項(xiàng)生產(chǎn)，經(jīng)營(yíng)以及管理活動(dòng)中紙質(zhì)文件在逐漸減少，大量的電子文件漸漸取代了紙質(zhì)文件。而電子文件的大量涌現(xiàn)使得企業(yè)電子文件管理的形態(tài)與數(shù)量都在急劇變化，這極大地沖擊了以往的企業(yè)檔案管理工作，而這也說(shuō)明企業(yè)檔案工作已經(jīng)進(jìn)入了新的時(shí)代——數(shù)字時(shí)代。

一、存在問(wèn)題

（一）收集缺陷。在對(duì)檔案信息資源進(jìn)行建設(shè)的過(guò)程中，一些企業(yè)很少會(huì)去顧及對(duì)電子文件進(jìn)行適當(dāng)?shù)氖占瘹w檔，卻往往把重點(diǎn)放在了數(shù)字化的館藏檔案上。而這樣的結(jié)果一般會(huì)形成機(jī)構(gòu)處置電子文件的隨意性與檔案館重復(fù)數(shù)字化文件。再者，企業(yè)人才的頻繁流動(dòng)，使得崗位文件會(huì)因此而流失。還有，在收集電子文件的時(shí)候，沒(méi)有將文件的讀取軟件與流轉(zhuǎn)信息以及操作系統(tǒng)統(tǒng)一收集，以致造成后來(lái)讀取文件的失敗。

（二）鑒定不足。在越來(lái)越復(fù)雜的現(xiàn)代企業(yè)的各項(xiàng)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)與管理活動(dòng)中，電子文件相較于紙質(zhì)文件更容易被復(fù)制與記錄，而這造成了電子文件的數(shù)量也在急劇性的增加；一些有用的信息也被雜亂無(wú)章的無(wú)用信息埋沒(méi)；文獻(xiàn)數(shù)量增加，但質(zhì)量卻在下降。

（三）資源匱乏。很多企業(yè)開(kāi)始推進(jìn)屬于自己的信息化，這也就形成了多個(gè)不同的信息系統(tǒng)，比如科研管理系統(tǒng)，財(cái)務(wù)軟件系統(tǒng)，企業(yè)資源計(jì)劃等。每個(gè)部門(mén)的文件都有屬于自己的系統(tǒng)，且每個(gè)系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)以及數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)都不同，這樣就很難做到知識(shí)與信息資源的交換與共享，也就出現(xiàn)了“信息孤島”的局面。

二、解決策略

電子文件的數(shù)量多、知識(shí)含量高以及來(lái)源廣的特點(diǎn)使電子文件必須以較為先進(jìn)的理念作為導(dǎo)向，以一定的制度建設(shè)來(lái)做保障，并以完善的管理做依靠，與檔案隊(duì)伍的高素質(zhì)并行才能實(shí)現(xiàn)。所以，建立一定的檔案保障機(jī)制才能使檔案工作走可持續(xù)發(fā)展道路；只有將管理手段更加完善，才能提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)給使用者；只有優(yōu)質(zhì)的使用服務(wù)，才能獲取更多支持，理解。

（一）檔案工作保障體系的創(chuàng)建。對(duì)于一個(gè)企業(yè)來(lái)說(shuō)，保障檔案工作關(guān)乎到企業(yè)檔案工作是否可以持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展的關(guān)鍵，所以，建立一個(gè)相對(duì)的檔案工作保障體系，是十分有必要的。相比較紙質(zhì)文件，電子文件歸檔具有廣泛與受制約因素，單單是靠檔案管理部門(mén)很難完成，需結(jié)合電子文件的形成部門(mén)與檔案部門(mén)以及信息管理部門(mén)這三個(gè)部門(mén)來(lái)共同完成。這三個(gè)部門(mén)都有它自己的職能，三部門(mén)結(jié)合可以相互滲透，展現(xiàn)自己的優(yōu)勢(shì)，揚(yáng)長(zhǎng)避短，形成一體化，使電子文件的質(zhì)量有所提升。

（二）重視檔案收集工作。對(duì)于檔案管理工作來(lái)說(shuō)，收集是至關(guān)重要的，檔案管理工作要生存，收集的檔案數(shù)量和檔案質(zhì)量是前提。所以，在檔案的收集工作中，一定要做到豐富的數(shù)量，充實(shí)的成分，合理的結(jié)構(gòu)以及優(yōu)化的質(zhì)量。

（三）電子文件的鑒定工作要加強(qiáng)。在不斷發(fā)展的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，信息與文獻(xiàn)的數(shù)量正在大幅度地快速增加，形成信息的供過(guò)于求，這就要求人們?cè)诒Ｗo(hù)文件方面需要投入大量人力，物力以及時(shí)間等資源。所以，檔案工作人員要加強(qiáng)對(duì)文件的鑒定工作，去粗取精，保證文件質(zhì)量。為確保電子文件真實(shí)完整性，內(nèi)容與技術(shù)的鑒定必須同時(shí)進(jìn)行，缺一不可。

（四）合理選擇歸檔途徑。與紙質(zhì)檔案相比，電子文件的載體沒(méi)有紙質(zhì)文件那么穩(wěn)定安全，所以在歸檔的選擇方面是比較重要的。而一般的磁盤(pán)很容易造成數(shù)據(jù)的丟失，如果是質(zhì)量比較差的磁盤(pán)，還可能會(huì)影響到文件的可讀性；為了防止數(shù)據(jù)的丟失，很多人選用存多份備份的方式，這不僅加大了檔案管理的工作量，還增加了磁盤(pán)數(shù)量，極為不便。而采用網(wǎng)絡(luò)移交歸檔的方式，利用光盤(pán)存貯不僅簡(jiǎn)便還安全。具體方案是開(kāi)通一個(gè)文件歸檔專(zhuān)線(xiàn)，在文件的形成部門(mén)與檔案的管理部門(mén)之間進(jìn)行電子文件的傳遞，并和檔案管理系統(tǒng)之間形成無(wú)縫鏈接，建立起一個(gè)歸檔專(zhuān)用的文件收集系統(tǒng)。

（五）合理保管電子文件。從理論上來(lái)講，儲(chǔ)存電子文件的載體可以長(zhǎng)期保存文件，因?yàn)槠湫畔⒆x出的方式是無(wú)接觸式的，不會(huì)出現(xiàn)磨損狀況。文件信息被密封保護(hù)在塑料層內(nèi)，不會(huì)受外界磁場(chǎng)影響，也不會(huì)遭受到空氣中水分與一些有害氣體以及灰塵的侵害。但是對(duì)于一些長(zhǎng)期儲(chǔ)存的電子文件來(lái)說(shuō)，磁盤(pán)等的儲(chǔ)存還是有一定的不穩(wěn)定性的，所以要嚴(yán)格控制儲(chǔ)存專(zhuān)用庫(kù)房的溫度，且配置防塵，防磁場(chǎng)等的設(shè)施，而使用的設(shè)備也必須要注意對(duì)計(jì)算機(jī)病毒進(jìn)行防范；適時(shí)地檢查檔案，以確保檔案的無(wú)刪減與短缺現(xiàn)象發(fā)生。

參考文獻(xiàn)：

[1] 趙山乞. 檔案信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)[J]. 北京圖書(shū)館出版社，2013．

篇10

尊敬的馮惠玲副校長(zhǎng)，

尊敬的各位來(lái)賓、各位專(zhuān)家：

我很高興參加今天的電子文件管理國(guó)家戰(zhàn)略國(guó)際學(xué)術(shù)研討會(huì)，因?yàn)闀?huì)上各位專(zhuān)家的發(fā)言將給我提供關(guān)于電子文件管理方面的最新經(jīng)驗(yàn)，這對(duì)我們實(shí)施有中國(guó)特色的電子文件管理國(guó)家戰(zhàn)略是非常有益的。能在第一時(shí)間分享這些剛出爐的新鮮經(jīng)驗(yàn)，這是我的榮幸。在此，我代表國(guó)家檔案局，向與會(huì)的各位專(zhuān)家，特別是來(lái)自美國(guó)、加拿大、澳大利亞、荷蘭等國(guó)的國(guó)際友人表示熱烈歡迎和衷心感謝!

隨著電子文件的與日俱增，電子文件對(duì)檔案工作者的挑戰(zhàn)也與日俱增，同時(shí)，檔案工作者對(duì)電子文件管理的研究成果和應(yīng)對(duì)經(jīng)驗(yàn)也與日俱增。每個(gè)國(guó)家都在電子文件管理方面積累了一些經(jīng)驗(yàn)或教訓(xùn)。通過(guò)國(guó)際學(xué)術(shù)研討會(huì)來(lái)互相交流這些經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，對(duì)于我們互相借鑒、共同提高電子文件管理水平十分有利。所以，我們也要感謝這次研討會(huì)的組織者――中國(guó)人民大學(xué)信息資源管理學(xué)院。他們多年來(lái)一直致力于電子文件管理的研究，并為促進(jìn)我國(guó)電子文件管理的規(guī)范化發(fā)揮了重要作用。讓我們向他們致以熱誠(chéng)的感謝!

今天，我愿借這個(gè)學(xué)術(shù)研討的機(jī)會(huì)，作一個(gè)學(xué)術(shù)性的發(fā)言，向各國(guó)同行表達(dá)我個(gè)人對(duì)電子文件管理的一些學(xué)術(shù)觀點(diǎn)，歡迎大家批評(píng)指正。

電子文件的大量形成，是信息時(shí)代的一大特點(diǎn)，它給檔案工作帶來(lái)了新的難題，使檔案工作者面臨著新的考驗(yàn)。電子文件是一種易被改動(dòng)、易被竊取、易于傳播、易于消失的信息，特別是它還是一種不能直接識(shí)讀而必須依賴(lài)于特定的設(shè)備和軟件才能被讀取的信息，這就使電子文件的管理大大地不同于對(duì)其他文件的管理。管理好電子文件，關(guān)系到國(guó)家和社會(huì)歷史記憶的長(zhǎng)期保存，關(guān)系到人類(lèi)文明的傳承延續(xù)。對(duì)電子文件的管理，必須解決好它的保真、保密、保存、保讀取等巨大難題，尤其是對(duì)專(zhuān)門(mén)負(fù)責(zé)檔案信息長(zhǎng)久流傳的檔案工作者來(lái)說(shuō)，怎樣確保今天的電子文件在幾十年、幾百年后還能被人讀取利用，更是一個(gè)需要特別注意的重大問(wèn)題和特別要解決好的根本問(wèn)題。解決這些問(wèn)題，不僅需要技術(shù)，更重要的是要具有長(zhǎng)遠(yuǎn)的歷史眼光和強(qiáng)烈的職業(yè)責(zé)任感，否則，我們就有可能顧此失彼、圖小利而鑄大錯(cuò)，留下永久的歷史遺憾。

把更多有價(jià)值的信息留給未來(lái)，是我們檔案工作者的歷史責(zé)任。我們?cè)谧鲭娮游募拿恳环矫婀ぷ鲿r(shí)，都應(yīng)該始終以此為宗旨。就信息的長(zhǎng)久流傳來(lái)說(shuō)，電子文件本身具有一些與生俱來(lái)的致命弱點(diǎn)，或者說(shuō)，具有天生的、難以克服的脆弱性。只要電子文件的致命弱點(diǎn)還沒(méi)有完全被克服，我們就不得不在保存電子文件的同時(shí)也對(duì)它進(jìn)行異質(zhì)備份，把它轉(zhuǎn)化為不易被篡改但又易于識(shí)讀的其他載體。采取這種辦法，在目前來(lái)看，實(shí)屬萬(wàn)不得已，但卻行之有效。否則，就可能是一種冒險(xiǎn)，是對(duì)歷史的不負(fù)責(zé)任，是對(duì)我們神圣職責(zé)的褻瀆。因?yàn)橐苍S若干年后，人們會(huì)發(fā)現(xiàn)我們今天的電子文件，或者信息被改動(dòng)過(guò)，或者信息已經(jīng)從載體上無(wú)端地消失了，或者電子文件雖然存在，但能讀取它的設(shè)備和軟件卻沒(méi)有了，信息讀取不出來(lái)。

據(jù)我所知，在不少?lài)?guó)家，對(duì)電子文件的管理是不采取異質(zhì)備份的辦法的。在中國(guó)，盡管我們一直要求對(duì)重要的電子文件進(jìn)行異質(zhì)備份，但仍有一些單位沒(méi)有這樣做。其后果，已經(jīng)造成了不少電子信息的永遠(yuǎn)消失，從而給人類(lèi)的記憶、人類(lèi)的文明造成了難以逆轉(zhuǎn)和不可彌補(bǔ)的損失。遠(yuǎn)一些的，如40年前美國(guó)阿波羅登月的一些電子信息，近一些的，如十幾年前北京亞運(yùn)會(huì)的～些電子信息，今天都已經(jīng)無(wú)法讀出了。同樣的事例，可能每個(gè)國(guó)家都存在，可能今天在座的每個(gè)專(zhuān)家都曾遇到過(guò)或者聽(tīng)說(shuō)過(guò)。剛才馮校長(zhǎng)也提到了這樣的事情在各地比比皆是。如果不加控制，隨著時(shí)間的推移，這樣的悲劇還會(huì)繼續(xù)產(chǎn)生并將更多地產(chǎn)生。回首過(guò)去，這十分令人痛心；面向未來(lái)，這更十分令人擔(dān)憂(yōu)。作為檔案工作者，出現(xiàn)這種情況，我們很難說(shuō)是盡到了自己職責(zé)的，也是很難安心的。

也許，從財(cái)政的角度看，電子文件異質(zhì)備份要花費(fèi)更多的財(cái)力和人力，但它能確保電子文件中的信息真實(shí)地、長(zhǎng)久地流傳下去，為人類(lèi)的發(fā)展和文明的進(jìn)步持續(xù)地提供借鑒。這兩種價(jià)值，究竟哪一種更大、更值得我們追求呢?我想對(duì)檔案工作者來(lái)說(shuō)，應(yīng)該是不言而喻的。

也許，從技術(shù)的角度看，電子文件的載體可以保存幾十年、幾百年，但是，從過(guò)去的實(shí)踐看，幾十年后、幾百年后，能夠讀取今天電子文件載體的那些設(shè)備或軟件卻會(huì)消失，而且技術(shù)進(jìn)步得越快，這些設(shè)備或軟件就消失得越快，那時(shí)，僅有這些電子文件載體又有何用呢?同樣的例子，在音像檔案上就已經(jīng)發(fā)生過(guò)，在我的身邊，一些六七十年前的錄音帶，還有一些四五十年前的錄像帶，今天都因?yàn)橐呀?jīng)找不到播放它們的設(shè)備而成為死的物件而非活的信息。難道這一教訓(xùn)還不足以讓我們明智起來(lái)和清醒過(guò)來(lái)嗎?

也許，人們可以有一千條、一萬(wàn)條理由不贊成目前對(duì)電子文件進(jìn)行異質(zhì)備份，但我們卻有一條根本的理由贊成和堅(jiān)持這樣做，這條根本理由就是：確保電子文件的絕對(duì)安全是檔案工作者的首要職責(zé)和根本使命。除非電子文件的所有致命弱點(diǎn)已經(jīng)被我們完全克服，否則，我們是不應(yīng)該放棄這樣的認(rèn)識(shí)，也不應(yīng)該放棄這樣去做的。

在我個(gè)人看來(lái)，至少在今天，如果要避免過(guò)去那些令人痛心的電子文件信息消失的悲劇不再發(fā)生，如果要避免當(dāng)代哲人們關(guān)于“今天的信息時(shí)代未來(lái)可能會(huì)成為信息空白時(shí)代”的擔(dān)憂(yōu)成為現(xiàn)實(shí)，那么，對(duì)電子文件進(jìn)行異質(zhì)備份仍是最有效、最根本的辦法。否則，電子文件的未來(lái)將是不幸的，人類(lèi)文明的未來(lái)也將是不幸的。

目前，中國(guó)的電子文件國(guó)家管理戰(zhàn)略是，不僅要確保電子文件可以長(zhǎng)期不失真、不失密和不丟失，而且要確保重要的電子文件中的信息能夠在多年以后還能被讀取利用，也就是說(shuō)，我們不僅要考慮電子文件的今天，而且還要考慮它的明天和后天；不僅要考慮電子文件的短期效益，而且還要考慮它的長(zhǎng)遠(yuǎn)效益。因此，我們不僅注重電子文件的法律地位、標(biāo)準(zhǔn)化、可兼容性、可遷移、多套異地備份、保護(hù)、修復(fù)等問(wèn)題，而且強(qiáng)調(diào)對(duì)重要的電子文件要進(jìn)行異質(zhì)備份，及時(shí)轉(zhuǎn)換成膠卷、紙張等其他載體。我希望有更多的人認(rèn)識(shí)到這一點(diǎn)，我希望有更多的人來(lái)這樣做。這不僅是電子文件之幸，更是人類(lèi)文明之幸。