導(dǎo)語：財務(wù)共享服務(wù)中信息溝通與管理研究一文來源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

［提要］隨著社會的進步，信息管理與溝通對于一個企業(yè)的發(fā)展來說也逐漸變得越來越重要。而財務(wù)共享服務(wù)模式也是近年來逐漸流行的一種新型財務(wù)管理模式。本文旨在通過信息溝通與管理為財務(wù)共享中心帶來的影響，發(fā)現(xiàn)信息管理與溝通在財務(wù)共享服務(wù)中存在的一系列問題，并提出合理的優(yōu)化建議，以提高共享服務(wù)中心的信息管理與溝通能力，從而為企業(yè)總部帶來更高的價值利益。

關(guān)鍵詞：信息管理；信息溝通；財務(wù)共享

高效的信息管理與溝通能力是財務(wù)共享服務(wù)中心成功實施過程中必不可少的一項條件，即通過有效的溝通、正確的管理，使財務(wù)共享服務(wù)中心能夠及時地、準(zhǔn)確地獲取附屬子公司的信息，并將信息匯總傳遞給公司總部，公司總部的高層再根據(jù)獲取到的信息做出正確的決策，為公司的未來發(fā)展做出正確的規(guī)劃。目前，財務(wù)共享服務(wù)中心已有的信息管理和溝通能力已經(jīng)滿足共享中心的基礎(chǔ)要求，但由于財務(wù)共享服務(wù)中心的特殊性與復(fù)雜性，簡單統(tǒng)一的信息管理并不能保證完全的信息溝通，而溝通能力較弱的服務(wù)中心就很有可能導(dǎo)致傳遞給總部的信息存在少許偏差，影響總部管理層的決策。因此，本文旨在通過信息溝通與管理對共享服務(wù)中心產(chǎn)生的影響，分析信息溝通與管理在財務(wù)共享服務(wù)中心存在的一些問題，并對這些問題進行優(yōu)化研究。

一、信息溝通與管理與財務(wù)共享服務(wù)中心的關(guān)系

（一）信息溝通與管理相關(guān)概念。所謂信息溝通與管理，可以理解為一個公司的管理層為了實現(xiàn)公司的戰(zhàn)略目標(biāo)，在實施過程中所需要進行的有方式有方法的有效信息的準(zhǔn)確傳遞。也就是說，一個公司為了取得最終盈利的目標(biāo)，讓公司的信息通過人與人之間、部門與部門之間傳遞的過程，不僅僅是情感的交流還有信息的交換，讓主體與主體、主體與客體、客體與客體之間完成彼此交流和信任的過程。對于一個企業(yè)來說，身為公司的主管人員都可以體會到實施溝通控制的實際困難，所以單單只是描述溝通的方式和原則、方法也是無濟于事的，更需要對溝通過程的信息進行管理和控制，以便溝通能夠更加健康、更加有效地進行。因此，一個完善的企業(yè)內(nèi)部信息體系包括：企業(yè)內(nèi)信息的收集、企業(yè)內(nèi)信息的處理及企業(yè)內(nèi)信息的傳遞。（二）財務(wù)共享服務(wù)中心相關(guān)概念。財務(wù)共享服務(wù)模式是將各個子公司之間、公司的各部門之間重復(fù)的工作統(tǒng)一到財務(wù)共享服務(wù)中心整合操作，讓企業(yè)與各個部門可以把更多的精力放在核心工作上，來達到降低時間成本、提高工作效率目的的一種新型的財務(wù)管理模式。這種模式一般都是在具有一定規(guī)模性的大企業(yè)進行應(yīng)用，使企業(yè)的各個子公司、公司的各個部門之間進行服務(wù)，然后通過這樣的財務(wù)管理模式實現(xiàn)規(guī)模經(jīng)濟，降低時間成本，提高工作效率，在運行方式和運行效果上都能體現(xiàn)出企業(yè)規(guī)模大的特點。同時，財務(wù)共享這種新型的財務(wù)管理模式的出現(xiàn)，讓我國的企業(yè)進一步發(fā)揮了規(guī)模效應(yīng)和協(xié)同效應(yīng)的目的，使資源得到了有效合理的配置。企業(yè)運行財務(wù)管理模式以后，重復(fù)性的工作都交給共享服務(wù)中心處理，取消了各個公司不必要的部門，使公司將更多的精力放在核心業(yè)務(wù)上，不僅大大降低了成本，還提高了工作效率。（三）信息溝通與管理對財務(wù)共享服務(wù)中心產(chǎn)生的影響。信息溝通與管理對財務(wù)共享服務(wù)中心的影響可以分為以下兩個方面：一是信息的溝通與管理會影響財務(wù)共享服務(wù)中心的工作效率。財務(wù)共享服務(wù)模式的誕生，根本的原因就在于這是一種提高工作效率、降低公司成本的模式。財務(wù)共享服務(wù)中心通過減少重復(fù)性的操作收集整合信息，提升工作效率，但是財務(wù)共享服務(wù)中心內(nèi)部的信息溝通和管理不當(dāng)反而會使財務(wù)共享服務(wù)中心失去該種優(yōu)勢，正確的信息溝通與管理會讓工作效率翻倍提升；相反，無效的信息溝通與管理會讓財務(wù)共享服務(wù)中心的工作變得更加繁瑣，使得工作周期大大延長，不但工作效率沒有提升，公司成本也會因此而大大增加。二是信息的溝通與管理會影響財務(wù)共享服務(wù)中心未來的發(fā)展。信息的溝通與管理之所以重要，就是因為它與公司未來發(fā)展的好壞息息相關(guān)。在現(xiàn)如今這個大數(shù)據(jù)時代，越來越離不開的就是信息的交流和交換。當(dāng)財務(wù)共享服務(wù)中心內(nèi)部出現(xiàn)了信息傳遞錯漏或者不及時、不準(zhǔn)確的情況，那么傳遞給公司總部的信息就會有所偏差，公司總部的領(lǐng)導(dǎo)層是根據(jù)財務(wù)共享服務(wù)中心的信息作出決策的，一旦因信息錯誤作出錯誤的決策，就會影響財務(wù)共享服務(wù)中心在我國市場中的應(yīng)用。也就是說，信息充分的溝通和正確的管理會讓財務(wù)共享服務(wù)中心的效率事半功倍，不恰當(dāng)?shù)臏贤ê褪韬龅墓芾頃屫攧?wù)共享服務(wù)中心逐漸走向衰敗。所以說，信息的溝通與管理對財務(wù)共享服務(wù)中心來說影響也是很大的。

二、信息溝通與管理在財務(wù)共享中心服務(wù)中存在的問題

（一）員工缺乏溝通活力以及溝通反饋。由于財務(wù)共享服務(wù)模式的特殊性，許多在新應(yīng)用該模式的公司會將原公司的一些部門取消，一些老員工會繼續(xù)到共享服務(wù)中心為公司服務(wù)，但是這就會產(chǎn)生一些溝通方面的問題，比如新員工與老員工之間存在學(xué)歷上的差距，還有經(jīng)驗上的差距以及年齡差距所產(chǎn)生的代溝都會成為新老員工在溝通交流時的阻礙，使新老員工相互產(chǎn)生不愿溝通的心理，也就缺乏了溝通的積極性。而部門與部門之間的溝通也存在相似的問題，各個部門的員工之間也并不是相互很了解，對彼此的認知和定位也存在著一定的偏差，而財務(wù)共享服務(wù)中心是對員工間、部門間的信息溝通效率要求非常高的，效率低下的溝通能力會給財務(wù)共享服務(wù)中心帶來很大的風(fēng)險。由于員工間存在這些差距，再加上員工本身也缺乏溝通認知，且還缺乏相應(yīng)的溝通技能，使得員工之間的溝通問題嚴重地影響到了部門間的溝通，從而導(dǎo)致最后的溝通效率比較低，溝通活力也大大降低。（二）管理層忽略對信息溝通與管理的重要性。財務(wù)共享服務(wù)中心的信息是否進行了有效的溝通和正確的管理，與公司管理層對其的重視程度息息相關(guān)。也就是說，當(dāng)一個公司的領(lǐng)導(dǎo)層忽略了信息溝通與管理的重要性，再加上員工間缺乏溝通活力以及溝通認知的情況下，那財務(wù)共享服務(wù)中心所提供給公司的信息更是不夠準(zhǔn)確的。公司總部的管理層身為領(lǐng)導(dǎo)者，身上肩負的是為了企業(yè)謀發(fā)展作決策，工作的重心也都是些公司的重大事項，往往會忽視了公司內(nèi)部的信息溝通與管理。隨著時代的發(fā)展，溝通的方式也應(yīng)隨之改變，那些過時的、陳舊的觀念都不利于信息的溝通以及溝通效率的提升。但是，很多公司都會忽略溝通的重要性，尤其財務(wù)共享服務(wù)模式對信息溝通高標(biāo)準(zhǔn)的特殊性，這種忽略更是致命的存在。一旦管理層對其忽略，整個服務(wù)中心內(nèi)部也會對信息的溝通產(chǎn)生較弱的心理認知。（三）財務(wù)共享模式多樣化，信息系統(tǒng)管理不完善。企業(yè)的財務(wù)共享模式并不是單一統(tǒng)一的，它一共分為基本型、市場型和高度市場型三類。基本型是財務(wù)共享服務(wù)模式中最基礎(chǔ)的一種模式，主要的工作是著手于一些最基礎(chǔ)的業(yè)務(wù)，例如應(yīng)付賬款的處理、應(yīng)付職工薪酬的處理等。這種最基礎(chǔ)的服務(wù)模式一般是不存在第三方的，所有業(yè)務(wù)直接由公司內(nèi)部員工完成即可；所謂的市場型是指客戶與企業(yè)兩者達成了某種契約的關(guān)系，使得財務(wù)共享服務(wù)中心需要為客戶提供服務(wù)來滿足客戶的需求，相比基礎(chǔ)型而言，市場型更加豐富也更加復(fù)雜，財務(wù)共享服務(wù)中心需要根據(jù)客戶的需求，將所獲得的信息進行匯總整合處理，然后再將信息分散給中心的各個部門，使服務(wù)中心能為客戶提供每一方面的服務(wù)；高度市場型是相比市場型還要更加復(fù)雜的一種模式，除了與客戶達成契約關(guān)系外，如果客戶對其服務(wù)感到不滿，客戶有權(quán)選擇購買其他更好的服務(wù)。但是，目前此種服務(wù)并沒有普及，很多財務(wù)共享服務(wù)中心還無法滿足這種多方面的服務(wù)，要想實現(xiàn)該種服務(wù)還有待進一步提高。因此，財務(wù)共享服務(wù)中心共享模式的多樣化也就要求公司在做信息溝通與管理時要進行相應(yīng)的調(diào)整。簡單統(tǒng)一的信息溝通對于基礎(chǔ)型的服務(wù)而言足以滿足，但是隨著公司發(fā)展成為市場型時，溝通方式和管理技巧還一成不變，包括財務(wù)共享服務(wù)中心的一些系統(tǒng)也沒有及時更新。比如，有些企業(yè)的財務(wù)共享服務(wù)中心現(xiàn)有的信息系統(tǒng)接入端少、系統(tǒng)兼容性也比較差，且附屬子公司較多，信息系統(tǒng)無法將信息及時、準(zhǔn)確地傳遞給財務(wù)共享服務(wù)中心，就容易導(dǎo)致總部面臨由于信息缺失帶來的各種災(zāi)難性問題，不利于共享服務(wù)中心對公司未來業(yè)務(wù)發(fā)展的支持。

三、優(yōu)化信息溝通與管理設(shè)計、完善財務(wù)共享中心建設(shè)

（一）優(yōu)化信息溝通與管理的規(guī)范及流程。財務(wù)共享服務(wù)中心在進行信息溝通與管理的時候應(yīng)該建立一套行之有效的規(guī)章制度，來對財務(wù)共享服務(wù)中心的一系列溝通活動進行指導(dǎo)，否則會一直存在一種現(xiàn)象就是溝通效率比較低下。也就是說，在財務(wù)共享服務(wù)中心的各個部門以及不同的層級之間，應(yīng)該有一個很清楚地體現(xiàn)溝通時主體職責(zé)的一個說明，還需要將各個部門和層級的職責(zé)和各自的管理范圍進行一個詳細的說明，按照每個信息的傳遞方向，將主體和客體需要做的每一步所應(yīng)該遵循的規(guī)章和制度都有一個明確的說明，做到分工明確，職責(zé)到位。除此之外，還要不斷地將目前財務(wù)共享服務(wù)中心現(xiàn)存的制度進行進一步的規(guī)范，將平日工作中的一些不成文的規(guī)定等等都用文字表達出來。通過制度對財務(wù)共享服務(wù)中心溝通過程中存在的某些不規(guī)范行為進行一定的約束和制約，從而避免在不規(guī)范行為下產(chǎn)生無效溝通的結(jié)果，為服務(wù)中心帶來不必要的信息錯漏風(fēng)險。在建立了有效的規(guī)章制度后，財務(wù)共享服務(wù)中心還要對其流程進行監(jiān)督管理。一套有效的規(guī)章制度不嚴格按照執(zhí)行也是一種無效機制，因此有效的信息溝通與管理還應(yīng)該讓管理者經(jīng)常定期地對公司進行考察，查看財務(wù)共享服務(wù)中心內(nèi)部是否對建立的規(guī)范得到了有效地實行并查看其規(guī)范的流程是否可行。對于溝通的流程我們不能單一地遵循規(guī)章上的文字，應(yīng)該根據(jù)實際遇到的問題，靈活多面地應(yīng)對并對流程進行優(yōu)化和改進。（二）構(gòu)建良好的溝通氛圍。企業(yè)要想提高溝通的效率，必須要建立良好的溝通氛圍。一般是公司內(nèi)部的上級和下級之間的關(guān)系，以及部門之間關(guān)系的改善，以及公司員工愿意溝通等等。當(dāng)上級和下級溝通時，可以在不同的情況下使用不同的溝通技巧來幫助克服和完成。公司可以幫助下屬制定標(biāo)準(zhǔn)，在溝通過程中應(yīng)用一些策略，提高他們的工作技能。在公司內(nèi)部部門間的交流中，大多數(shù)沖突都是由相同的基本原因引起的，即部門間目標(biāo)的不同。雖然同一家公司對不同的部門都有比較嚴格的標(biāo)準(zhǔn)和方法來評價，但是對公司來說，各部門的目標(biāo)都是為了公司的發(fā)展，不管兩個部門的想法有什么不同，但還是有相同的地方，并共同努力。因此，在跨部門交流中，以統(tǒng)一共性作為目標(biāo)，將大大改善各部門之間的關(guān)系。要想確保溝通和管理的對象和主體的溝通過程是在一個愉快、放松的環(huán)境中進行，其中一個重要的方面是主體和主體愿意溝通。如果雙方都傾聽，結(jié)果就會不一樣。傾聽可以在表達自己意愿的方式之間產(chǎn)生巨大的相互激勵，也可以通過探索來獲取彼此的信息，相互了解對方，在即將結(jié)束的時候相互交流，通過重復(fù)來獲得對方的反饋，看看這種信息的交流是否充分，確保交流的有效性。（三）提高公司員工溝通技能。一個公司是由每個員工組成的，每個成員都是公司的溝通者。為了提高員工的溝通能力，不僅僅是員工的努力，還需要公司的各個部門和管理層共同努力和共同提高。首先，公司員工需要對溝通的重要性有一定程度的理解，當(dāng)公司經(jīng)理提供信息時，可以選擇溝通渠道關(guān)注最終溝通反饋的有效性，這樣公司的員工就可以提高他們的溝通技巧。另外，上下級間也要學(xué)會傾聽，這樣才會對這種溝通的效果有利。以下四項可以改進提高部分員工的溝通技巧：首先，員工必須有一個清晰的自我意識，確定后選擇一定的溝通策略進行溝通。其次，要學(xué)會換位思考，站在對方的角度上去理解和傾聽，這樣會讓交流變得更有效；再次，對于反饋要引起重視。一次有效的溝通需要通過反饋來進行檢查，主體和客體對于反饋是否足夠的重視，在很大程度上對本次信息的傳遞以及理解有著直接的影響，一次溝通，倘若沒有反饋的存在那么基本上這次溝通是一次無效的溝通。只有在反饋的幫助下才能及時地知道此次的溝通達到的結(jié)果和預(yù)期到底有多大的差距，這樣對此次溝通有一定的促進作用。最后，要學(xué)會彼此傾聽。在溝通的過程中，做一個積極的傾聽者能夠在很大程度上克服掉自己的失誤，使溝通過程更加有效。

四、結(jié)語

本文通過根據(jù)信息溝通與管理對財務(wù)共享服務(wù)中心的影響，發(fā)現(xiàn)其中的一些不足影響了公司未來持續(xù)發(fā)展的需要。信息溝通與管理對財務(wù)共享中心的障礙主要體現(xiàn)在管理層忽略對信息溝通與管理的重要性、員工間缺乏溝通認知及活力以及信息管理不完善等幾個方面。優(yōu)化設(shè)計包括構(gòu)建良好的溝通氛圍、優(yōu)化信息管理溝通規(guī)范及流程、提高員工溝通能力。這樣有助于財務(wù)共享服務(wù)中心內(nèi)部建立良好的信息溝通與管理模式，使得公司獲取到準(zhǔn)確完整的信息，以方便管理層能夠站在更好的平臺做出利于企業(yè)未來發(fā)展的決策和規(guī)劃。

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作者:陳香竹 張媛媛 單位:哈爾濱商業(yè)大學(xué)