導(dǎo)語：檔案管理建設(shè)若干問題探究一文來源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點(diǎn)，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

一、什么是檔案信息化管理

1.數(shù)字化的管理模式。所謂檔案管理信息化，從字面上就可以明顯的看出，它與數(shù)字信息有著極為密切的聯(lián)系。對檔案進(jìn)行信息化的管理就是指基于數(shù)字化的基礎(chǔ)上，對各類文件文件或者是圖紙進(jìn)行掃描，進(jìn)而轉(zhuǎn)化成為電子資源的形式。電子資源的最大優(yōu)勢就是能最大限度的節(jié)省空間，提高管理工作的效率和準(zhǔn)確性，而且在查詢和整理環(huán)節(jié)，也提供了巨大的便捷。2.網(wǎng)絡(luò)化的基礎(chǔ)。實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理，很重要的基礎(chǔ)就是網(wǎng)絡(luò)。檔案信息化管理的一大特性就是網(wǎng)絡(luò)化。隨著互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)的運(yùn)用已經(jīng)滲透到各行各業(yè)。基于網(wǎng)絡(luò)化的基礎(chǔ)上進(jìn)行檔案的管理，不僅能夠提高檔案管理的工作效率，還能最大限度的節(jié)省相關(guān)的人力物力，對于檔案完整性的保持上，網(wǎng)絡(luò)化的運(yùn)作也體現(xiàn)出最大的優(yōu)勢。3.一體化的利用方式。對檔案進(jìn)行管理，最終的目的是對檔案的信息進(jìn)行使用。采用信息化管理的模式不僅能夠提高管理的效率同時(shí)也能提高對于檔案信息的使用效率。上文已經(jīng)對檔案信息化管理的含義有了一定的了解，而結(jié)合我國檔案管理的現(xiàn)狀來看，檔案信息化管理的推進(jìn)還有著一定的現(xiàn)實(shí)意義，檔案信息化管理的實(shí)現(xiàn)不僅能夠?qū)⒐芾碚邚姆爆嵉墓芾砉ぷ髦薪夥懦鰜恚貙捪嚓P(guān)的利用空間之外，還能促進(jìn)整個(gè)社會的檔案意識的形成。由此可見，檔案管理工作的信息化是我國檔案改革勢在必行的重要改革措施。

二、檔案管理信息化過程中應(yīng)注意的問題

從上文中我們已經(jīng)看到對檔案管理工作實(shí)行信息化管理的必要性，那么在具體的信息化建設(shè)中應(yīng)注意哪些問題呢？1.要有明確的規(guī)劃。檔案的信息化管理建設(shè)是建立在計(jì)算機(jī)的基礎(chǔ)上，建立相關(guān)的數(shù)據(jù)庫，對所有的檔案進(jìn)行歸類和整理。因此在信息化建設(shè)開始之前，一定要進(jìn)行明確的規(guī)劃，比如比較詳盡的分類目錄，或者是歸類整理。檔案的管理者在這一過程中應(yīng)該承擔(dān)起相應(yīng)的職責(zé)，盡量避免差錯(cuò)。2.較高的技術(shù)要求。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)是一項(xiàng)新型技術(shù)，而檔案本身具有“三保”的特性，即保真性、保密性以及保養(yǎng)性，這三個(gè)特性對于技術(shù)操作有著較高的要求，因此對于網(wǎng)絡(luò)的專業(yè)操作，一定要配備專業(yè)的技術(shù)人員，同時(shí)在設(shè)施設(shè)備的配置上，也應(yīng)盡量完善。3.制度方面的規(guī)范。對檔案進(jìn)行有效的管理，實(shí)現(xiàn)信息化的基礎(chǔ)上，同樣不能忘了制度上的規(guī)范。檔案管理上層應(yīng)建立較為完善的信息管理制度和規(guī)范。即對檔案的管理者進(jìn)行要求，也對檔案的使用者進(jìn)行相關(guān)的規(guī)定，這樣才能保證在檔案的使用過程中，不會被人為的損壞或者某些社會個(gè)人或團(tuán)體的刻意危害。

三、建設(shè)檔案管理信息化的有效途徑

綜合上文中提到的在檔案信息化管理過程中需要注意的一些事項(xiàng)，那么在具體的檔案信息化管理建設(shè)的過程中，都有哪些比較有效的途徑呢？1.管理系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)化構(gòu)建。檔案管理的信息化建設(shè)并不是一項(xiàng)容易的工作，它涉及的環(huán)節(jié)較多，且存在許多容易被遺漏的地方，因此，在具體的信息化建設(shè)過程當(dāng)中，相關(guān)檔案主管部分應(yīng)提高重視程度，聘請相關(guān)的專家對管理系統(tǒng)的構(gòu)建做出一套詳盡的計(jì)劃，并且對于相關(guān)的工作原則以及工作任務(wù)的分工應(yīng)盡量細(xì)致到每個(gè)部分和環(huán)節(jié)，盡量減少疏漏。信息管理系統(tǒng)建設(shè)的過程中，提高相關(guān)的硬件操作上的要求，并且對于網(wǎng)絡(luò)安全問題采取相關(guān)的措施，按照行業(yè)化的標(biāo)準(zhǔn)對檔案信息化管理系統(tǒng)進(jìn)行科學(xué)合理的構(gòu)建。2.資源的有效化利用。檔案信息化管理的優(yōu)勢之一就是提高檔案資源的有效利用率，擴(kuò)展利用空間。因此在檔案管理信息化建設(shè)的過程中，應(yīng)密切注意優(yōu)化使用程序，減少繁瑣的環(huán)節(jié)，提高資源的使用率。但在資源的使用這一環(huán)節(jié)應(yīng)注意一下幾個(gè)問題：2.1資源的準(zhǔn)確性。檔案本身就具有嚴(yán)肅性的特性，對于檔案資源的掃描、入庫以及整理環(huán)節(jié)一定要注意資源的準(zhǔn)確性，不要出現(xiàn)一些過失性的錯(cuò)誤。2.2資源的完備性。檔案資源信息化系統(tǒng)建設(shè)之前仍需要一部分人力勞動(dòng)，而人力勞動(dòng)難免出現(xiàn)疏忽，因此，在信息的錄入過程中，相關(guān)的監(jiān)督人員應(yīng)履行相應(yīng)的職責(zé)，避免資源遺漏現(xiàn)象的出現(xiàn)。2.3定期的檢查和更新。隨著我國人口流動(dòng)性的加大，對于檔案管理工作的更新速度方面也有了新的要求，雖然檔案資源信息化建設(shè)提供了一些資源使用上的便利，但是對于檔案的更新方面，仍需要大量人力物力的投入，因此在檔案管理的信息化建設(shè)當(dāng)中，對于檔案的更新也應(yīng)得到一定的技術(shù)支持，同時(shí)還應(yīng)配備相關(guān)的專門的部門開展檔案的更新工作。2.4規(guī)范相關(guān)的管理機(jī)制。相較于傳統(tǒng)的檔案管理，檔案的信息化管理建設(shè)過程中，同樣應(yīng)該完善相關(guān)的管理機(jī)制，無規(guī)矩不成方圓，不管是對于檔案管理層的制約還是檔案資源使用者的規(guī)范都有著極為重大的意義。制定相關(guān)的管理機(jī)制，不僅能規(guī)范相關(guān)的操作步驟，更能有效促進(jìn)檔案資源的使用效率。2.5軟硬件設(shè)施的統(tǒng)一配備。相關(guān)軟件硬件設(shè)施的完善，是檔案信息化管理建設(shè)正常進(jìn)行的基礎(chǔ)保障，它會直接決定著檔案資源入庫后一系列工作的正常開展，因此對于軟件硬件設(shè)施的統(tǒng)一配備也是建設(shè)開始之前必不可少的準(zhǔn)備工作，它不僅有利于提高信息資源的使用率，對于一些網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的支持上，同樣也發(fā)揮著重要的作用。2.6提高管理工作者的工作素質(zhì)。檔案信息化管理雖然實(shí)現(xiàn)了從人力到電腦的過渡，但是仍然需要一部分管理人員進(jìn)行相關(guān)的操作，較以前的方式來看，進(jìn)入信息化管理體系的工作人員承擔(dān)的責(zé)任更大，所以，對于相關(guān)管理人員工作素質(zhì)的提高也是必不可少的保障措施。

四、結(jié)語

綜上所述，我們可以看到，互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展大大提高了人們的工作效率和生活節(jié)奏，對于信息的利用上來講，同時(shí)也面臨這一次速度上和有效性上的新的沖擊，因此檔案管理信息化建設(shè)不僅是優(yōu)化我國檔案管理體系的重要措施，更是時(shí)展的快節(jié)奏對檔案資源管理工作提出的新要求。因此，相關(guān)政府部門的檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)不斷完善相關(guān)的管理機(jī)制，提高管理的技術(shù)水平，構(gòu)建完整的信息化管理體系，優(yōu)化我國的檔案資源管理，為我國信息工程的發(fā)展提供持久的發(fā)展動(dòng)力。

本文作者：初娜工作單位：煙臺市福山區(qū)道路運(yùn)輸管理處