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摘要：檔案管理工作人員必須及時調整自己的角色，來適應時展的要求，談談信息化給檔案管理工作帶來的變化。

關鍵詞：信息化；檔案管理；變化

計算機網絡、高密度存儲技術和現代通訊技術的飛速發展，信息技術革命已成為全球經濟和社會發展的強大動力，我們也隨之進入了信息時代。企業管理的信息化對檔案管理工作產生了巨大影響。檔案管理工作人員的職能及扮演的角色，其知識結構、專業技能和傳統的服務模式已不適應現代信息服務手段變革的要求。因此，檔案管理工作人員必須及時調整自己的角色，來適應時展的要求。

1檔案管理信息化的表現

檔案管理信息化是充分利用現代計算機技術、網絡技術、多媒體技術對檔案信息進行收集、整理，并進一步處理、分析和開發，力圖由簡單管理模式向社會服務模式轉變。應該具有四個條件：一是配備開放式電腦查詢檢索系統，向利用者提供快捷、方便的檔案信息服務；二是建立檔案用戶信息庫，及時分析、了解用戶對檔案的需求，有針對性地編輯完整、系統的檔案信息，提高檔案利用率；三是緊緊圍繞中心工作，多角度、多層次、多形式地開展利用宣傳活動；四是加快局域網絡建設，為利用者提供快捷方便的服務方式。

2檔案管理信息化對檔案管理工作者的角色期望

檔案管理者的角色同社會的發展和進步一直是息息相關的。以計算機、網絡為代表的現代信息技術的引入，掀開了檔案工作發展的新篇章。檔案管理工作人員作為檔案工作的主體，對檔案事業的興衰起著決定性作用。檔案工作人員素質的高低直接影響檔案管理信息化的進程。一名合格的檔案管理工作者既應具有扎實的檔案理論知識、精湛的業務技能，還應掌握計算機技術在檔案管理工作中的應用，根據檔案的發展規律，開發出更新更有利用價值的檔案信息資源，更多更好地為企業管理服務。

3檔案管理工作者的角色轉換

檔案管理工作信息化在工作手段、流程、服務對象和服務內容等方面發生了很大變化，它對管理者提出了更新更高的角色要求。檔案管理工作者要實現好“三個”轉換，即：一是從檔案看護者向信息開發者轉換。長期以來，檔案機構與社會隔離開來，處于一種封閉狀態，檔案人員也主要是“看堆守攤”。隨著社會的進步，檔案利用的總量和結構發生了很大的變化，呈現了多樣化的趨勢。各類檔案利用的需求逐步擴大，利用類型、利用用途的多樣化，導致對檔案內容、載體傳遞形式等方面的需求也多樣化。因此檔案管理要在服務內容上從單一的“看管”向提供各種形式大量信息資源的轉變；在服務方式上從“以自我為中心”向以“用戶為中心”的服務方式的轉變；在服務質量上從低水平、低層次“坐等”式服務向高質量、深層次主動式的信息服務的轉變；在服務對象上要從單一封閉小范圍向多元化多層次大范圍轉變。二是從實踐型人員向科學型人員的轉換。檔案是一種原始信息資源，檔案管理信息化是社會信息化的一個重要組成部分，以往檔案信息的“應答”模式已經不適應需要了，它對檔案利用提出新要求。單一的實踐型已經落伍，檔案人員必須從專業單一型的人員向全方位學習型人才轉換。從專注管理操作的實踐者向注重深度研發的研究者轉變。在知識經濟時代，單一的知識結構是不夠的，需要既懂專業知識，又懂信息技術的新型檔案專業人才，具備信息認識能力、信息獲取能力、信息處理能力、信息利用能力，進而實現從“技能單一”到“一專多能”的轉變。三是從被動服務人員向信息提供的引導者轉換。檔案的價值在于利用。過去檔案利用工作，一般為“等客上門”，“你查我找”的被動服務方式，現在已不適應知識經濟的需要，要發揮檔案的更大作用，必須改變傳統被動型的服務方式，做到主動服務。一要做好檔案利用預測工作。在項目實施前或者改革政策出臺前，都需要大量的調查研究工作，這時檔案的利用率最高。檔案工作者只有及時了解工作動態，提早準備，工作才能有的放矢，最快、最好地滿足利用者的需求。二要檔案工作為領導決策服務。科學決策需要匯集各種真實的統計數字、文件匯編、資料等，在領導決策之前，檔案部門就要根據領導意圖，查找有關的歷史數據和文件材料，并加工處理、編輯，為領導決策提供依據，促進領導決策民主化和科學化。檔案工作人員既是文獻資源的組織者、提供者、傳遞者，又是獲取文獻信息的指導者，文獻資源利用的中介者，檔案工作者應經常性的走出去，深入開展調查研究，隨時收集信息，掌握第一手資料，積極主動地為利用者提供優質服務，就會使檔案管理工作擁有廣闊的前景和市場。

4實現角色轉換的措施

4.1提高認識，調整心態。要從思想上認識到角色轉變的必要性和緊迫性，要有危機感，清醒地認識到目前自身所具有的傳統技能和知識已很難適應信息時代檔案工作發展的需求，如果不及時轉換角色，就會被時代所淘汰。面對信息技術的進步，相當一部分人感到有一種無形的壓力。關鍵在于注重自己心態的調整，以勤奮、頑強、樂觀、進取的精神面對壓力，對新技術不回避不排斥，主動積極地去學習、掌握和應用新技術，直面新挑戰。4.2爭取領導重視，加大資金投入。要積極爭取領導重視，使上級領導充分認識到在信息社會，如果沒有豐富的文獻資源和先進的設備，檔案館就會變成一個“儲存庫”，難以成為知識的海洋和智慧的寶庫。領導的共識形成了，發展瓶頸就消除，發展中的財力、人力、物力就不成問題了，隨之而來的是資金大投入，落后設備得以更新換代，引進新技術，建設更加先進完善的計算機管理系統就可以實現，促使檔案人員自覺地學習使用新技術，熟練掌握計算機基本操作技能，成為網絡信息技術的行家里手。4.3采取有效措施，提高館員素質。1）通過自學，參加專業培訓，聽取專家、學者的報告會，專題講座，學術活動等形式，拓寬檔案管理人員的知識面，使其及時了解、掌握檔案事業發展的趨勢及學術研究的動態、焦點問題，引導檔案管理人員理論聯系實際地開展學術研究活動，提高其理論水平。2）通過專業技能的補缺培訓，使館員有針對性地調整完善知識結構。進行現代信息網絡知識，數據庫知識，計算機知識與操作技能的培訓，使其具備現代信息技術的理論知識和實際應用的能力。通過外語水平的提高，提高上網搜尋信息，為用戶服務的能力。3）引入競爭機制。檔案工作的人才管理應該大膽地引入競爭機制，實行競爭上崗，競聘上崗制度，培養檔案管理人員的競爭意識和危機意識。通過競爭機制的外在壓力，促使檔案管理人員想方設法地積極主動地參加培訓或自學，自覺地提高自身綜合素質，順利完成角色轉換。

作者:劉玉霞 單位:中國石油哈爾濱石化公司檔案中心

參考文獻

[1]張玉國.論現代檔案管理模式特點[Z].

[2]劉衛.檔案人員培訓工作重心轉變[Z].

[3]陸偉華.網絡環境下圖書館員的角色轉換[Z].