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摘要：檔案管理工作人員必須及時調(diào)整自己的角色，來適應時展的要求，談談信息化給檔案管理工作帶來的變化。

關(guān)鍵詞：信息化；檔案管理；變化

計算機網(wǎng)絡、高密度存儲技術(shù)和現(xiàn)代通訊技術(shù)的飛速發(fā)展，信息技術(shù)革命已成為全球經(jīng)濟和社會發(fā)展的強大動力，我們也隨之進入了信息時代。企業(yè)管理的信息化對檔案管理工作產(chǎn)生了巨大影響。檔案管理工作人員的職能及扮演的角色，其知識結(jié)構(gòu)、專業(yè)技能和傳統(tǒng)的服務模式已不適應現(xiàn)代信息服務手段變革的要求。因此，檔案管理工作人員必須及時調(diào)整自己的角色，來適應時展的要求。

1檔案管理信息化的表現(xiàn)

檔案管理信息化是充分利用現(xiàn)代計算機技術(shù)、網(wǎng)絡技術(shù)、多媒體技術(shù)對檔案信息進行收集、整理，并進一步處理、分析和開發(fā)，力圖由簡單管理模式向社會服務模式轉(zhuǎn)變。應該具有四個條件：一是配備開放式電腦查詢檢索系統(tǒng)，向利用者提供快捷、方便的檔案信息服務；二是建立檔案用戶信息庫，及時分析、了解用戶對檔案的需求，有針對性地編輯完整、系統(tǒng)的檔案信息，提高檔案利用率；三是緊緊圍繞中心工作，多角度、多層次、多形式地開展利用宣傳活動；四是加快局域網(wǎng)絡建設，為利用者提供快捷方便的服務方式。

2檔案管理信息化對檔案管理工作者的角色期望

檔案管理者的角色同社會的發(fā)展和進步一直是息息相關(guān)的。以計算機、網(wǎng)絡為代表的現(xiàn)代信息技術(shù)的引入，掀開了檔案工作發(fā)展的新篇章。檔案管理工作人員作為檔案工作的主體，對檔案事業(yè)的興衰起著決定性作用。檔案工作人員素質(zhì)的高低直接影響檔案管理信息化的進程。一名合格的檔案管理工作者既應具有扎實的檔案理論知識、精湛的業(yè)務技能，還應掌握計算機技術(shù)在檔案管理工作中的應用，根據(jù)檔案的發(fā)展規(guī)律，開發(fā)出更新更有利用價值的檔案信息資源，更多更好地為企業(yè)管理服務。

3檔案管理工作者的角色轉(zhuǎn)換

檔案管理工作信息化在工作手段、流程、服務對象和服務內(nèi)容等方面發(fā)生了很大變化，它對管理者提出了更新更高的角色要求。檔案管理工作者要實現(xiàn)好“三個”轉(zhuǎn)換，即：一是從檔案看護者向信息開發(fā)者轉(zhuǎn)換。長期以來，檔案機構(gòu)與社會隔離開來，處于一種封閉狀態(tài)，檔案人員也主要是“看堆守攤”。隨著社會的進步，檔案利用的總量和結(jié)構(gòu)發(fā)生了很大的變化，呈現(xiàn)了多樣化的趨勢。各類檔案利用的需求逐步擴大，利用類型、利用用途的多樣化，導致對檔案內(nèi)容、載體傳遞形式等方面的需求也多樣化。因此檔案管理要在服務內(nèi)容上從單一的“看管”向提供各種形式大量信息資源的轉(zhuǎn)變；在服務方式上從“以自我為中心”向以“用戶為中心”的服務方式的轉(zhuǎn)變；在服務質(zhì)量上從低水平、低層次“坐等”式服務向高質(zhì)量、深層次主動式的信息服務的轉(zhuǎn)變；在服務對象上要從單一封閉小范圍向多元化多層次大范圍轉(zhuǎn)變。二是從實踐型人員向科學型人員的轉(zhuǎn)換。檔案是一種原始信息資源，檔案管理信息化是社會信息化的一個重要組成部分，以往檔案信息的“應答”模式已經(jīng)不適應需要了，它對檔案利用提出新要求。單一的實踐型已經(jīng)落伍，檔案人員必須從專業(yè)單一型的人員向全方位學習型人才轉(zhuǎn)換。從專注管理操作的實踐者向注重深度研發(fā)的研究者轉(zhuǎn)變。在知識經(jīng)濟時代，單一的知識結(jié)構(gòu)是不夠的，需要既懂專業(yè)知識，又懂信息技術(shù)的新型檔案專業(yè)人才，具備信息認識能力、信息獲取能力、信息處理能力、信息利用能力，進而實現(xiàn)從“技能單一”到“一專多能”的轉(zhuǎn)變。三是從被動服務人員向信息提供的引導者轉(zhuǎn)換。檔案的價值在于利用。過去檔案利用工作，一般為“等客上門”，“你查我找”的被動服務方式，現(xiàn)在已不適應知識經(jīng)濟的需要，要發(fā)揮檔案的更大作用，必須改變傳統(tǒng)被動型的服務方式，做到主動服務。一要做好檔案利用預測工作。在項目實施前或者改革政策出臺前，都需要大量的調(diào)查研究工作，這時檔案的利用率最高。檔案工作者只有及時了解工作動態(tài)，提早準備，工作才能有的放矢，最快、最好地滿足利用者的需求。二要檔案工作為領(lǐng)導決策服務。科學決策需要匯集各種真實的統(tǒng)計數(shù)字、文件匯編、資料等，在領(lǐng)導決策之前，檔案部門就要根據(jù)領(lǐng)導意圖，查找有關(guān)的歷史數(shù)據(jù)和文件材料，并加工處理、編輯，為領(lǐng)導決策提供依據(jù)，促進領(lǐng)導決策民主化和科學化。檔案工作人員既是文獻資源的組織者、提供者、傳遞者，又是獲取文獻信息的指導者，文獻資源利用的中介者，檔案工作者應經(jīng)常性的走出去，深入開展調(diào)查研究，隨時收集信息，掌握第一手資料，積極主動地為利用者提供優(yōu)質(zhì)服務，就會使檔案管理工作擁有廣闊的前景和市場。

4實現(xiàn)角色轉(zhuǎn)換的措施

4.1提高認識，調(diào)整心態(tài)。要從思想上認識到角色轉(zhuǎn)變的必要性和緊迫性，要有危機感，清醒地認識到目前自身所具有的傳統(tǒng)技能和知識已很難適應信息時代檔案工作發(fā)展的需求，如果不及時轉(zhuǎn)換角色，就會被時代所淘汰。面對信息技術(shù)的進步，相當一部分人感到有一種無形的壓力。關(guān)鍵在于注重自己心態(tài)的調(diào)整，以勤奮、頑強、樂觀、進取的精神面對壓力，對新技術(shù)不回避不排斥，主動積極地去學習、掌握和應用新技術(shù)，直面新挑戰(zhàn)。4.2爭取領(lǐng)導重視，加大資金投入。要積極爭取領(lǐng)導重視，使上級領(lǐng)導充分認識到在信息社會，如果沒有豐富的文獻資源和先進的設備，檔案館就會變成一個“儲存庫”，難以成為知識的海洋和智慧的寶庫。領(lǐng)導的共識形成了，發(fā)展瓶頸就消除，發(fā)展中的財力、人力、物力就不成問題了，隨之而來的是資金大投入，落后設備得以更新?lián)Q代，引進新技術(shù)，建設更加先進完善的計算機管理系統(tǒng)就可以實現(xiàn)，促使檔案人員自覺地學習使用新技術(shù)，熟練掌握計算機基本操作技能，成為網(wǎng)絡信息技術(shù)的行家里手。4.3采取有效措施，提高館員素質(zhì)。1）通過自學，參加專業(yè)培訓，聽取專家、學者的報告會，專題講座，學術(shù)活動等形式，拓寬檔案管理人員的知識面，使其及時了解、掌握檔案事業(yè)發(fā)展的趨勢及學術(shù)研究的動態(tài)、焦點問題，引導檔案管理人員理論聯(lián)系實際地開展學術(shù)研究活動，提高其理論水平。2）通過專業(yè)技能的補缺培訓，使館員有針對性地調(diào)整完善知識結(jié)構(gòu)。進行現(xiàn)代信息網(wǎng)絡知識，數(shù)據(jù)庫知識，計算機知識與操作技能的培訓，使其具備現(xiàn)代信息技術(shù)的理論知識和實際應用的能力。通過外語水平的提高，提高上網(wǎng)搜尋信息，為用戶服務的能力。3）引入競爭機制。檔案工作的人才管理應該大膽地引入競爭機制，實行競爭上崗，競聘上崗制度，培養(yǎng)檔案管理人員的競爭意識和危機意識。通過競爭機制的外在壓力，促使檔案管理人員想方設法地積極主動地參加培訓或自學，自覺地提高自身綜合素質(zhì)，順利完成角色轉(zhuǎn)換。

作者:劉玉霞 單位:中國石油哈爾濱石化公司檔案中心

參考文獻

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[2]劉衛(wèi).檔案人員培訓工作重心轉(zhuǎn)變[Z].

[3]陸偉華.網(wǎng)絡環(huán)境下圖書館員的角色轉(zhuǎn)換[Z].