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摘要：合同檔案記載了合同履行全部情況的文字資料，是各單位從事經濟管理活動的重要憑據，在經濟活動中具有重要作用。當前，傳統紙質合同的管理中存在諸多困難，將區塊鏈技術應用于合同檔案管理，為合同管理信息化和增強合同管理能力提供技術支撐，能夠有效提升企業檔案管理效率、檔案規范化水平以及檔案安全風險防控能力，為企業科研生產和經營管理做好信息保障。

關鍵詞：區塊鏈；合同檔案；檔案信息化

一、區塊鏈技術及在我國的發展現狀

1.區塊鏈技術的內涵及主要特征。區塊鏈技術起源于化名為“中本聰”的學者在2008年發表的奠基性論文《比特幣：一種點對點電子現金系統》。它是一種鏈式數據結構，鏈上的每個數據單元即數據區塊按照時間順序依次相連，并以密碼學方式保證其不可篡改和不可偽造，區塊鏈同時存儲在多個節點上，也稱為分布式賬本。區塊鏈改變了傳統的依賴中心節點的信息驗證模式，大大降低了信用建立成本。區塊鏈技術的特點主要包括四個方面，即去中心化、共識機制、隱私保護和不可篡改。去中心化的本質是通過分布式賬本技術和智能合約記載、存儲所有歷史交易，每個參與方都是獨立的，任何一方發生錯誤都不會影響到總賬的結果，但同時各個參與方又相互協作共同維護交易總賬。共識機制解決的問題主要是如何讓鏈上各個獨立的參與方對某項交易的結果達成一致意見，這就需要在特定的算法的基礎上，建立協商一致的運行機制來讓各參與方自動遵守某種規則，從而對同一交易事項進行集體確認。隱私保護主要通過非對稱密碼技術來對交易信息進行加密處理，從而使得整個區塊鏈系統信息高度透明，同時交易各參與方的信息得到隱私保護，系統只能按照對應的密鑰授權登錄，杜絕人為干預。不可篡改性是指通過對鏈上的數據加蓋時間戳從而賦予時間順序后，任何數據一旦發生修改都可以追本溯源，從而保證了數據鏈的完整性和可靠性，使得區塊鏈技術具有天然的防偽特征。2.區塊鏈技術在我國的發展現狀。近年來，隨著數字經濟在全球的迅速發展，新一代信息技術的影響日益擴大，我國對于區塊鏈技術的重視程度不斷提升，積極推動應用區塊鏈產業發展的政策相繼出臺，為區塊鏈技術的發展營造了良好的環境。2016年，區塊鏈技術作為戰略性前沿技術，首次被列入國務院印發的《“十三五”國家信息化規劃》。2018年，在兩院院士大會上提出，“以人工智能、量子信息、移動通信、物聯網、區塊鏈為代表的新一代信息技術加速突破應用”，對于提高全社會勞動生產率、培育新市場和產業增長點、實現經濟可持續增長做出重要貢獻，成為拉動國民經濟快速增長的新動力。據統計，2018年以來，全國有40余個省市級政府頒布了40余項政策措施，重點扶持區塊鏈應用，以帶動地方區塊鏈相關產業發展。2019年10月，中共中央政治局就區塊鏈技術發展現狀和趨勢進行第十八次集體學習時指出，區塊鏈技術應用已延伸到數字金融、物聯網、智能制造、供應鏈管理、數字資產交易等存證需求突出的領域，在解決業務發展的痛點、難點、改變行業創新模式、推動供給側改革等方面具有重要意義。與此同時，可以想象在未來很長一段時期內，區塊鏈技術將加速向更廣泛的行業領域延伸拓展，這將為傳統檔案行業全面提升信息化水平，促進服務模式轉型發展，甚至實現行業革新開拓思路，提供經驗和借鑒。

二、合同檔案的重要價值

1.有利于保護合同當事人的合法權益。合同管理貫穿于項目實施的整個過程，合同簽訂之后就具有法律效力，明確了項目實施成本、時間和質量等目標，明確了甲乙雙方權利、責任、義務，真實有效，對整個項目的實施起著控制和保證的作用。合同管理的每個環節都需要項目各方形成履約意識，充分認識到合同的憑證意義和合同管理的重要性，處理好合同履行過程中出現的各類爭議問題。一旦發生糾紛，其中一方發生違約行為，另一方可以依法維護合法權益，追究違約方相應的法律責任和賠償。2.有利于控制項目質量、進度和成本。合同是聯系項目各參建方的橋梁，管理的好壞，直接關系項目各參建方責任和管理體制的落實效果，是項目管理的核心。保證合同的全面履行也就是確保所實施的項目達成安全、質量、進度、投資等目標。通過項目合同檔案的科學高效管理，從而創建良好的管理環境，提升項目管理水平，確保達到預期的效益目標。以軍工企業武器裝備外協合同為例，合同中有詳細的章節明確供方提供的產品功能和性能要求、質量保證規定和驗收要求，使質量控制嚴格落實在軍品合同的簽訂與監督執行過程中，確保產品質量萬無一失。此外，合同管理中還包含進度控制、成本管理等內容，以此來約束項目進程中的資金流動，規范參建各方行為，避免不必要的經濟損失。3.有利于加強項目建設的監督管理。加強合同的科學管理，實現檔案工作與項目建設同步，能夠有效促進項目管理的順利實施，實施全過程可追溯管理。近年來，上級機關對建設項目管理要求越來越高，固定資產投資項目評審、中期檢查、竣工財務決算審計、預審計、檔案專項驗收、預驗收、竣工驗收等各環節都要檢查合同檔案。完整、準確、有效的合同檔案為各類檢查、驗收及今后查考利用提供了憑證依據，有利于加強項目建設過程的監督管理，確保項目的全部合同事件處于受控狀態。

三、傳統紙質合同檔案管理中的難點

1.歸檔不及時，造成重要檔案遺漏。合同檔案屬于項目管理性文件，收集不及時是一個普遍難題，這一現象有多方面原因。從合同涵義來看，廣義的合同文件包含合同文本、合同前期文件、合同執行文件等，文件來源多樣、種類復雜，給檔案收集帶來了困難。從項目特點來看，有的項目特別是基建項目歷經可行性研究、勘察、設計、施工、竣工驗收等階段，，往往投資規模大、建設周期長、涉及單位及人員眾多、形成文件量大，人工處理歸檔流程效率低下，如果合同文件沒有分階段按期收集，容易導致損毀或丟失。另外，一些承辦部門擔心合同歸檔利用不方便，擅自保管檔案，也造成了合同文件的歸檔經常滯后。2.質量不審查，造成檔案內容不規范。常見的合同歸檔質量問題有以下幾類：從合同內容上看，文字不嚴謹，引發歧義和誤解；未簽署日期；合同簽訂日期晚于中標通知書規定的有效期或早于合同審批日期；金額或數量明顯錯誤；文件體例格式不符合規范；缺少某一方當事人的簽名或公章；對于權利、義務和違約責任直接套用合同模板，沒有根據項目的具體情況和要求做適應性的調整。從合同制成材料上看，歸檔的合同文件為不具備憑證作用的復印件或傳真件；使用圓珠筆、鉛筆等不耐久字跡材料；紙張磨損毀壞、字跡模糊不清，這些情況嚴重影響合同檔案的質量，在合同雙方產生爭議時有可能造成無法估計的損失。3.利用不規范，危及檔案安全。合同檔案工作的中心環節是為科研生產提供利用服務，合同檔案無時無刻不存在于投標、產品研制、生產加工、審計、項目驗收等利用過程中。“中心化”的檔案集中管理模式下，除檔案人員外，缺少第三方對檔案的保管狀況進行監督，難以及時發現問題。對于使用部門而言，一方面難以隨時隨地查閱使用檔案，利用起來難免有所怨言；另一方面在檔案利用過程中還要杜絕篡改、偽造、泄露等安全風險。此外，近年來在深化國有企業改革過程中，企業發生資產與產權變動是正常的經濟現象，為防止特別是破產企業檔案流失造成無法挽回的損失，更加需要運用現代信息技術，不斷提高化解風險、防范事故的能力，保障檔案的真實性、完整性、有效性和可用性。

四、基于區塊鏈技術的合同檔案管理

1.全流程電子化管理提升檔案管理效率。基于區塊鏈技術的智能合同是一種以電子數據方式簽署、驗證、執行合同的計算機協議，允許在沒有第三方的情況下進行可信交易，并且這些交易可追蹤且不可逆轉。第一，智能合同突破了傳統紙質合同管理的局限，在很大程度上提高了簽署效率，降低了紙質合同需要專人傳遞以及后期管理等方面的人力成本。用戶在Web客戶端可以根據不同的應用場景從智能合同庫中調用模板，將合同的內容通過計算機代碼固定下來，形成智能合同并到區塊鏈執行，實現實名認證、意愿認證、起草合同、合同簽訂、合同執行、文檔存證、修改合同和查詢合同等全流程的電子化管理。合同一旦成功簽署，網絡中的節點會立即收到客戶端的通知，再由節點發送信息給其他節點集體確認，各節點可自動同步合同數據并將數據維護在自己的鏈上，確保數據的真實性和有效性，便于事后回顧追溯。第二，過去人工處理合同文檔時，需要人為一份份清點接收檔案，工作效率較低，文件附件不易收集完整且過程中容易出錯。智能合同提升了移交接收檔案的效率，推動檔案管理向自動化和高效化轉型升級。簽訂各方圍繞智能合同產生的所有行為和信息，包括前期對履行條件的商議、達成合意的過程以及合同履約過程，甚至合同執行過程中的變更行為都按照時間序列，以區塊鏈式數據結構實時自動記錄在數據庫中，并根據其內容計算得到固定長度的哈希值，通過數字加密技術及時間戳，同電子檔案的名稱、密級、數據大小等基本屬性一并存入區塊鏈，再通過業務接口同步在電子檔案管理系統中保存。檔案人員只需花費較少的精力在檔案管理系統中對記錄進行核對，從而徹底改變過去人工處理文檔的繁瑣流程，大大提高合同歸檔的效率。2.內容智能化審查提升檔案規范化水平。加強對合同內容有效性的審查，是防范和減少合同糾紛的關鍵環節。區塊鏈用于內容審查的價值主要體現在，通過區塊鏈技術生成了內容數據標識的“唯一性”和審查的共識性，能夠解決內容及其審查歷史流轉溯源可信的問題。基于區塊鏈的內容審查平臺應用人工智能技術，抓取合同文本及合同糾紛大數據后進行深度挖掘分析，實現無人工干預的合同智能化審查。審查的具體內容包括合同格式規范性審查、主體一致性與準確性審查、金額核算審查、完備性審查、權利義務審查、法律適用性審查等等。合同內容的智能化審查由區塊鏈網絡中多個具備審查權限的節點共同參與完成，可以由物資采購人員、合同管理人員、項目經理、檔案管理人員等角色建立審查聯盟共同承擔職責，彼此之間可相互驗證內容信息的有效性，并實時對業務風險進行預警，只有經過審查節點集體批準同意，相關信息才能并存檔入庫，從而從源頭上有效控制合同風險，確保了檔案的規范性、準確性和科學性。若信息未通過審查節點的審核，相應的審查意見和記錄也會被保留下來，為后續歷史追溯和監督檢查提供依據，也保證了審查的公正性和客觀性，避免了惡意審查情況的出現。3.數據存證技術提升檔案風險防控能力。區塊鏈在很大程度上削弱了人為因素給檔案安全帶來的不穩定因素，為數據安全提供可靠的保障。第一，可溯源的分布式存儲確保了檔案保管的安全性。利用區塊鏈技術“去中心化”的特性形成了一個分布式、全程可溯源的檔案管理網絡，合同檔案通過哈希值運算后在區塊鏈上進行分布式存儲和容災備份，由鏈上的包括檔案產生部門、檔案管理部門、檔案利用部門等所有節點進行檔案狀態的更新和維護，數據無法刪除、篡改和偽造，對數據的任何修改，勢必改變其他數據塊中的哈希值，且修改數據需得到超過半數以上節點的同意，使得篡改的成本極高，因此可以有效減少違法篡改檔案導致的數據安全問題，顯著提高檔案的安全性。此外，通過引入區塊鏈技術形成分布式合同檔案管理網絡，還可以實現對合同檔案產生、收集、整理、歸檔、利用等過程的全生命周期管理，能夠實現全方位信息追蹤。第二，非對稱加密技術確保了檔案利用的安全性。軍工科研院所涉及大量涉密合同檔案，保密責任重大。非對稱加密技術可以滿足檔案管理的保密要求，檔案部門使用公鑰對檔案數據進行加密，用戶只有持有對應的私鑰發起利用申請，通過身份認證后再經檔案管理部門同意才能為其開放，且用戶對所需信息數據的訪問過程被完整地記錄下來。如果經查驗認證用戶信息后未能解密檔案，說明該用戶沒有訪問相關檔案的權限。通過使用非對稱加密技術，僅授權一定范圍內的用戶查看和利用檔案，嚴格控制了檔案知悉范圍，降低了非法獲取檔案數據的可能性。另外，在整個數據加密過程中，公鑰的產生是不可逆轉的，也就是說無法通過公鑰反過來破解私鑰，這一特點無疑進一步確保了檔案的安全性。

五、結語

將區塊鏈技術應用于合同檔案管理，為合同管理信息化和增強合同管理能力提供了技術支撐，有效提升了企業檔案管理效率、檔案規范化水平以及檔案安全風險防控能力，充分發揮檔案“存憑留史”的作用。同時，對于區塊鏈這一新興技術需加強理論和實踐研究，檔案部門、信息化部門、項目管理部門要加強合作，從技術、人員、經費等方面提供有力支持，推動企業與新一代信息技術發展的浪潮同頻共振，共同發展。

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作者:侯悅 單位:中國電子科技集團公司第二十八研究所