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摘要：隨著經濟社會的持續(xù)健康發(fā)展，各級政府部門和企事業(yè)單位的管理發(fā)展正朝著數(shù)字化和信息化的方向發(fā)展，這也促使數(shù)字化檔案管理在各級政府部門和企事業(yè)單位發(fā)揮著前所未有的重要作用。本文分析了數(shù)字化檔案管理方法在自然資源和規(guī)劃部門管理中所具有的內涵和自身的主要意義，研究并探討了數(shù)字化檔案管理在自然資源和規(guī)劃部門中具有的適用性，以期為自然資源和規(guī)劃部門數(shù)字化檔案管理工作的發(fā)展和進步貢獻一份力量。

關鍵詞：自然資源和規(guī)劃；檔案管理；數(shù)字化管理；適用性

數(shù)字化檔案管理就是借助數(shù)字信息技術進行檔案資源的管理工作。通過數(shù)字化檔案管理能夠實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化整合，促使單位內部的整體工作向數(shù)字化方向轉型。由于數(shù)字化檔案自身具有傳統(tǒng)檔案管理方式所不具備的方便查閱、存儲和物理空間占用少的優(yōu)點，這就使得相關單位在進行檔案信息數(shù)字化管理過程中能夠有效提升檔案信息的安全性。同時，檔案管理借助信息技術能夠實現(xiàn)檔案資源的有效整合，并且能夠統(tǒng)一檔案規(guī)范模式，便于單位內部進行檔案信息的共享，并借助信息技術的發(fā)展為自然資源和規(guī)劃部門的日常管理工作減少負擔。

一、自然資源和規(guī)劃檔案數(shù)字化建設的內涵和主要意義

現(xiàn)階段，自然資源和規(guī)劃單位正在進行檔案管理的數(shù)字化處理。數(shù)字化管理就是運用數(shù)字信息技術將傳統(tǒng)的紙質檔案信息錄入相應的存儲模塊中，從而實現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理，促使自然資源和規(guī)劃單位的傳統(tǒng)紙質檔案管理轉向新型的數(shù)字化檔案管理，從而大大提高相關部門的工作效率，減輕檔案管理人員的工作負擔，實現(xiàn)檔案管理的高效性和有序性。同時在實現(xiàn)傳統(tǒng)檔案轉化為數(shù)字化檔案的過程中，需要一些先進設備和技術的支持。只有通過相關人員的正確操作和合理使用，才能切實推進現(xiàn)階段自然資源和規(guī)劃單位的數(shù)字化檔案管理進程。從目前的情況來看，現(xiàn)階段我國大部分自然資源和規(guī)劃單位還是使用紙質檔案進行信息管理，這種傳統(tǒng)的檔案管理形式不僅在存放檔案時會面臨一定的空間問題，而且隨著檔案信息的不斷增加也會導致紙質檔案信息的共享出現(xiàn)一定的困難。相反，隨著現(xiàn)階段數(shù)字信息領域的發(fā)展，將自然資源和規(guī)劃部門的檔案進行數(shù)字化管理能夠有效改善檔案存放的問題和信息共享的問題。由于計算機和局域網的不斷普及和發(fā)展，單位內部進行組網的現(xiàn)象越來越普遍。隨著組網工作的不斷開展，越來越多的單位認識到信息技術的重要性，這就使得現(xiàn)階段我國相當一部分自然資源和規(guī)劃單位在進行檔案管理時采用數(shù)字化檔案管理的方式。與此同時，也就導致了自然資源和規(guī)劃部門在進行檔案管理時出現(xiàn)紙質檔案管理和數(shù)字化檔案管理糅合的情況。但隨著信息技術的不斷發(fā)展，這種多種檔案管理方式糅合的局面肯定會朝著數(shù)字化檔案管理的方向進行傾斜[1]。也只有這樣，才能實現(xiàn)自然資源和規(guī)劃檔案管理工作的有序和高效，實現(xiàn)提升單位自身社會價值的目的。

二、數(shù)字化管理在自然資源和規(guī)劃檔案管理中的適用性

（一）緩解檔案占據(jù)空間大的問題。隨著經濟、科技的不斷發(fā)展和進步，我國現(xiàn)階段的自然資源和規(guī)劃建設項目越來越多，使得自然資源和規(guī)劃的檔案信息變得更加復雜，導致檔案數(shù)量出現(xiàn)指數(shù)式增長，檔案類型也變得更加豐富。同時，由于現(xiàn)階段自然資源和規(guī)劃單位的檔案管理轉型還處于發(fā)展階段，這也使得單位內部呈現(xiàn)紙質檔案和電子檔案并存的局面，檔案類型也出現(xiàn)更加具體的類型劃分。由于目前自然資源和規(guī)劃單位的檔案形式正朝著多元化的方向擴展，所以在進行檔案管理工作時應注重采用多元化管理方式，通過對不同類型的檔案進行劃分和對相同類型的檔案進行合并等方式，將檔案數(shù)據(jù)通過計算機等軟硬件的支持存儲到大型數(shù)據(jù)庫中。（二）解決檔案龐雜繁瑣的問題。在自然資源和規(guī)劃部門進行檔案數(shù)字化管理的過程中，應關注檔案的特性。這些特性不僅指檔案的種類繁多，也指對不同類型的檔案所采用的數(shù)字化管理方式有異，這就使得自然資源和規(guī)劃部門在進行數(shù)字化檔案管理過程中要進行的流程較為復雜[2]。針對這些問題，就應該提升檔案管理部門的人員素質和專業(yè)水平，加強數(shù)字化檔案管理知識的學習，并通過借助計算機等軟硬件的幫助實現(xiàn)檔案管理的高效性。

三、進一步加強自然資源和規(guī)劃檔案數(shù)字化建設和管理的措施

（一）對檔案數(shù)字化建設和管理引起足夠重視。在現(xiàn)階段自然資源和規(guī)劃部門的日常管理工作中，應切合實際，只有對數(shù)字化檔案管理工作引起足夠的重視，才能做到對數(shù)字化檔案管理工作理念的及時更新，達到實現(xiàn)積極推動我國自然資源和規(guī)劃部門檔案管理工作的目的。同時由于在自然資源和規(guī)劃單位下屬部門較多，這就使得在進行檔案管理工作時可能會面臨大量信息的整合問題，而且由于數(shù)字化管理的不普及會導致相關部門不能及時在數(shù)據(jù)庫內進行信息的記錄和更新，這些問題嚴重影響了檔案管理數(shù)字化的進程。所以這就要求自然資源和規(guī)劃單位應對單位內部的管理方式和理念進行及時更新，借助數(shù)字化信息技術為檔案管理工作提供一定的技術支撐，以推動自然資源和規(guī)劃單位內部的檔案數(shù)字化建設和管理工作。（二）及時制定數(shù)字化檔案管理細則。由于自然資源和規(guī)劃檔案管理工作涉及面廣，從而在進行數(shù)字化檔案管理工作過程中會面臨巨大的問題。因此，相關人員應提前認識到進行數(shù)字化檔案管理改革的難度，同時可以聯(lián)系上級部門進行單位內部的信息資源共享工作[3]。此外，還應投入相應的資金進行數(shù)字化檔案管理工作的開展和建設，同時引進數(shù)字化檔案管理的相關人才，在單位內部培養(yǎng)起良好的數(shù)字化工作意識。單位內部還應對數(shù)字化檔案管理工作的過程進行監(jiān)督和審查，確保整個數(shù)字化檔案管理工作過程中不會出現(xiàn)較大的紕漏，從而實現(xiàn)自然資源和規(guī)劃部門的數(shù)字化檔案管理的轉變，提升單位內部的管理效率。

綜上所述，由于自然資源和規(guī)劃部門的工作涉及面廣，從而導致其在進行數(shù)字化檔案建設和管理的過程中會遇到一定的困難，但隨著各級自然資源和規(guī)劃單位對數(shù)字化檔案管理工作認識的不斷加深，以及數(shù)字化檔案管理優(yōu)勢的不斷顯現(xiàn)，自然資源和規(guī)劃部門的數(shù)字化檔案工作將會隨著我國經濟社會的不斷發(fā)展得到長足發(fā)展。

參考文獻：

[1]傅宇.新時期加強國土資源檔案信息化建設的對策探討[J].浙江國土資源,2017(4).

[2]李群.國土資源業(yè)務檔案數(shù)字化管理存在的問題與對策[J].蘭臺內外,2017(2).

[3]馬卓敏,張先華,朱海龍.借助先進技術促進山東省國土檔案管理現(xiàn)代化[J].數(shù)碼世界,2018(7).

作者:崔鵬 單位:平邑縣自然資源和規(guī)劃局