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1高職院校信息化項目風險應對組織機制建設

高校信息化項目建設必須有一個合理的組織管理結構，才能夠應對各類風險。高職院校成立的學校信息化項目建設的風險管理組織機構，由專門責任部門、各部門負責人以及院系信息員組成。在信息化項目的建設中，由于風險管理組織機構的規(guī)劃、組織、協(xié)調(diào)能力還不夠，所以應對風險的能力還是比較弱。應該按照以下兩個方面來進行治理和調(diào)整。

1.1專設風險管理機構

高職院校沒有設立專門的風險管理機構，在應對突發(fā)風險時，顯得手忙腳亂，方寸全無，這既耽誤了應對風險的有利時機，也耗費了人力和財力。風險管理機構應由法人代表任組長，統(tǒng)籌管理項目的風險。項目風險管理小組另設專職副組長信息科科長1名，直接領導小組開展工作，審計處長，財務處長，信息科成員及招標采購小組為成員，分別負責信息化項目的日常事務的管理工作，對信息化項目的風險動態(tài)進行預測和把握，制定好風險應對措施，當風險發(fā)生時，風險管理機構對各個部門進行風險應對任務分配，協(xié)調(diào)統(tǒng)一作戰(zhàn)應對風險。項目風險管理小組密切跟蹤項目的開發(fā)進程中，每一時期、每一階段項目開發(fā)進程的各種風險不確定因素。項目風險管理小組依據(jù)權限和職責要求對這些風險因素進行處置，一些簡單、明確的風險事項可由項目風險管理小組直接處置，而對那些有重大風險事件項目則形成請示，提交項目領導小組做出決議。

1.2成立三個工作組共同應對風險

高職院校在信息化項目的建設中，不僅沒有細分項目工作組，并且工作組的權責還不夠分明。學院應該成立專門的信息化項目建設“領導小組”、“實施小組”、“監(jiān)理小組”，這三個小組各有任務，權責分明，相互制約。領導小組主要負責對項目建設總體方向的準確把握，對整個項目有明確的規(guī)劃，對項目的重大事項有決策權，對項目各個事項有組織協(xié)調(diào)的義務。實施小組主要由專業(yè)技術人員組成，主要負責項目的具體建設工作。監(jiān)理小組主要負責對施工質(zhì)量、施工進度以及項目在施工過程中出現(xiàn)的各類問題進行檢查、監(jiān)督和指導，并要積極向領導小組反應施工情況。這樣一來，在信息化項目遇到風險時，監(jiān)理小組發(fā)現(xiàn)風險問題，然后直接將情況反映到領導小組，領導小組在制定好風險應對措施后，對風險的重大決策由領導小組直接向各個部門發(fā)號如何應對風險的命令，這樣保證了風險問題的迅速解決，減少了風險帶來損失的幾率。

2高職院校信息化項目風險應對措施

根據(jù)對高職院校校園網(wǎng)項目各類風險的評估結果，我們依照風險評估順序分別對財務風險、質(zhì)量風險、規(guī)劃風險、項目進度風險、信息技術風險，領導風險的應對措施做進一步的分析和探討。

2.1財務風險應對

財務風險對項目的危害性極大，一旦發(fā)生對項目的影響非常巨大。所以，我們應當謹慎應對此類風險，解決控制財務風險不能盲目操作，需要綜合考慮各個方面：首先要在成本預算初期預留一定風險儲備金，避免在特殊情況下項目進展過程受阻，產(chǎn)生更多的預算外成本；其次，在項目開展過程中要協(xié)調(diào)好各子項目的進行速度，避免顧此失彼和重復建設的現(xiàn)象導致財政支出的浪費。

2.2質(zhì)量風險應對

學院對信息化項目質(zhì)量風險的應對重點是提高項目建設質(zhì)量，加強質(zhì)量管理，建立有效的質(zhì)量管理體系。首先由監(jiān)理組織對信息化項目的各個階段進行質(zhì)量把關和風險監(jiān)控。其次，由審計監(jiān)查部門制定出信息化施工質(zhì)量管理標準，其中包括對設備的型號和性能要求，對系統(tǒng)的效果要求，以及各工作人員的操作規(guī)范、權限和職責。第三，建立培訓機制，提高實施人員的操作技能，在一定程度上規(guī)避由于信息化項目實施人員的操作技能欠缺而導致的風險。

2.3規(guī)劃風險應對

在項目開始之前，高職院校應該根據(jù)每個階段的要求、目標等具體情況仔細選擇項目實施團隊及負責人。項目負責人除了指定總體規(guī)劃之外，還要預計項目在每個階段可能遇到的問題，同時制定出應急措施和解決辦法。在項目的開發(fā)過程中，領導小組制定的項目計劃必須明確各階段實施的重點，并研討確定可管理的各子任務階段的目標，避免項目范圍的蔓延，以便迅速地推進項目，更快地取得效果。采用風險規(guī)避措施來應對規(guī)劃風險的具體做法為回避整體目標風險。如規(guī)劃和決策不切實際，當風險發(fā)生時，很可能信息化項目要導致失敗，還會造成更大的損失，在確定不能找出其它有效方法來消除此風險的極端情況下。繼續(xù)項目的實施只會造成更大的浪費，應馬上中止或取消項目，回避風險。

2.4項目進度風險的應對

項目進度風險的發(fā)生多數(shù)與項目資金是否到位緊密相連，所以學校要保證資金的暢通，領導小組要對項目每個階段進行預算，將項目資金按預算安排至各個階段，在上一個階段結束后，領導小組要及時對資金進行核算，將盈余移至下一個施工階段，若有資金缺口，除了彌補缺口外，還應該及時查清問題的所在，以便吸取經(jīng)驗教訓進行下一個階段的施工。

2.5信息技術風險的應對

技術風險是極不希望發(fā)生的風險，通過控制、調(diào)整規(guī)劃，可以進一步減少風險或轉移風險。首先，由于該校是由項目相關的多個部門共同擬定業(yè)務需求，技術人員需分別與每個部門確認需求分析，加上由于學校是新合并而成，人員崗位調(diào)動較大，溝通協(xié)調(diào)困難。所以在項目過程中的信息化項目需求可能發(fā)生變化。加強部門間的及時溝通，從而減輕風險。其次，是小型機；開發(fā)、測試環(huán)境用Linux操作系統(tǒng)，生產(chǎn)環(huán)境用AIX操作系統(tǒng)；開發(fā)、測試環(huán)境在開發(fā)、測試環(huán)境與生產(chǎn)環(huán)境不同，因為信息化設備在開發(fā)、測試用的是PC服務器，生產(chǎn)環(huán)境局域網(wǎng)內(nèi)運行，生產(chǎn)環(huán)境在廣域網(wǎng)及局域網(wǎng)內(nèi)運行。再次，由于新系統(tǒng)流程改變了收發(fā)文件、學生入學后的信息采集方式，且涉及面廣，培訓等涉及的人員及工作量大。針對流程再造風險，通過學校網(wǎng)站等進行告知，并組織對涉及的人員進行新系統(tǒng)操作培訓。提前采取應對措施，減輕或降低風險。尋求有力的技術支持，實現(xiàn)風險轉移或分擔。為預防引進高新技術設備或者新技術應用出現(xiàn)的技術風險，可購買技術服務，尋找第三方技術支持。有關設備維護等可選擇網(wǎng)聯(lián)設備維保服務，將設備故障風險轉移。

2.6領導風險的應對

高職院校校園項目在開展信息化項目的建設時，必須要有一個固定的領導小組對其進行規(guī)劃、指導和決策。領導小組要明確高校信息化項目建設中各參與者在項目中的責任，任務和參與的方式，積極鼓勵參與者獻計獻策。領導小組必須合理評估項目的阻力、工作量，并合理設定各個階段的項目目標。建立一個專業(yè)素質(zhì)較高，值得信任的項目團隊和分層授權結構，領導小組給項目小組充分的授權，核心的項目小組由最高領導統(tǒng)一調(diào)度指揮，并根據(jù)項目組織和管理存在的局部問題適時調(diào)整和補充項目組織規(guī)定。通過風險減輕措施，一方面加強管理，減少低級操作失誤，另一方面落實匯報、檢查制度，及時發(fā)現(xiàn)并解決問題，使風險得到有效控制。如加強變更審批管理，通過加強管理監(jiān)控來有效降低風險發(fā)生和及時消除風險影響。

3高職院校信息化項目風險監(jiān)控

第一，監(jiān)控項目進展與風險處理過程。在高職院校信息化項目的推進過程中，信息化項目的情況變化，也就是項目推進過程和項目環(huán)境變化可能會導致風險管理過程與預期情況產(chǎn)生差別，期間項目風險可能會增大或衰退，所以在項目執(zhí)行過程中，項目領導小組、施工小組和監(jiān)理小組還要對風險處理過程進行有效監(jiān)控，核對風險控制情形是否有利于高校總體建設目標，核對風險管理實施情況和預見風險控制成效的是否基本一致。要求從風險監(jiān)控過程中及時獲取反饋意見，發(fā)現(xiàn)那些隨著項目推進而變化的或者新出現(xiàn)的風險，并根據(jù)項目進度和實際需求變化來改良和細化風險處理措施。良好的風險監(jiān)控措施能為高校信息化項目領導小組及時提供風險警報信息，有助于調(diào)整風險應對策略，以在風險發(fā)生時做出有效決策。第二，風險處理標準化。高職院校的信息化的領導小組應該通過識別和評估對該項目的重要風險進行深入了解，并通過與其它高校信息化項目相關工作人員進行交流來了解在高校信息化項目過程中的常見重要風險和處理方法。然后將經(jīng)常采用的風險應對方法制定成標準，這個標準包括，風險發(fā)生時領導小組該采取的決策，施工小組對項目的補救方法等，這樣使得若再發(fā)生相同或類似的風險，學校各部門不至于出現(xiàn)混亂的狀態(tài)，各個部門通過標準化的風險處理方法，第一時間采取屬于自己的風險應對任務，這樣節(jié)省了風險應對事件，降低了風險損失。總而言之，風險監(jiān)控貫穿于整個風險管理過程，主要是以風險管理計劃和應對措施為依據(jù)，根據(jù)實際風險發(fā)展變化情況，充分利用可用于風險控制的各類資源來進一步完善風險管理程序，獲取更好的風險管理效果。同時，風險監(jiān)控也是一個連續(xù)的過程，我們應在風險管理過程中引入不斷調(diào)整、持續(xù)改進的思想。在信息化項目建設過程中進行風險監(jiān)控的同時，還應該關注實際整個風險管理過程要根據(jù)情況變化，不斷地監(jiān)控、反思、分析、總結和改進，從而逐漸提高高校的信息化項目風險管理水平。

作者:勞甄妮 單位:廣西衛(wèi)生職業(yè)技術學院

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