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摘要

電子檔案管理系統已成為目前最流行的一種檔案管理系統，它結構簡單、操作方便，適合各層管理人士使用，受到各級管理層人士的青睞。檔案管理由電子管理模式替代了傳統的紙質管理模式.ASP是一個Web服務器端的開發環境,它可以產生和運行動態的、交互的、高性能的應用程序。本系統對檔案管理系統的體系結構、模塊功能進行了分析與設計，系統在ASP的開發環境下,使用Access數據庫,實現了企業職員檔案信息的錄入、查詢、修改、刪除、還原等功能。本系統從需求分析、系統的設計、具體功能的實現都嚴格遵循了軟件設計工程的思想。

關鍵詞：檔案管理；ASP；Web技術；管理系統

1引言

作為計算機應用的一部分，使用計算機對人事檔案進行管理，具有手工管理所無法比擬的優點，如：檢索迅速、查找方便、可靠性高、存儲量大、保密性好、壽命長、成本低等。而這些優點能夠極大地提高人事檔案信息的管理效率。檔案是人類從事各種社會活動而形成的具有一定價值的材料或實物，是人類的共同財富。檔案管理是一項必不可少的重要工作，如何科學地保管和有效利用檔案，是我們必須認真思考的問題。隨著社會發展，科技進步，檔案的載體發生了變化，出現了電子檔案。電子檔案不同于傳統的檔案，其保管方法也需要隨之改變。為了提高檔案管理的水平，很多企業、部門都采用了電子檔案管理系統，通過軟件來提高檔案管理的效率和水平。目前，針對各類檔案館對檔案管理現代化的迫切需求，眾多軟件廠商均推出自己的電子檔案管理系統軟件，并贏得了市場的認同。但目前這類軟件普遍存在的一些問題也制約著其在檔案管理領域的進一步拓展。這主要體現在以下幾個方面:

(1)價格昂貴。動輒幾萬元的一套管理系統對于大多數中小型檔案館來說還是難以接受的，也因此而制約其向更廣范圍的中小型檔案館和基層部門推廣。

(2)技術復雜、安裝維護困難。目前常見的檔案管理系統的安裝配置與系統管理都需要有較高的專業知識，用戶遇到問題很難自行解決，對開發商的依賴性很大。

(3)片面追求大而全。一些軟件廠商為了提高軟件的價格，采用了“以大充好”辦法。不顧及客戶的實際需求而本著多模塊也就高價格的“策略”。而在實際工作當中，一般檔案部門在應用中只需要幾個常用的模塊。在目前的實際運用中還鮮見一種價格便宜、性能穩定、安裝維護簡單、切實適合中小型檔案部門需求的、小巧靈活的檔案管理軟件。

2檔案管理系統系統分析

2.1系統需求分析

目前為了提高檔案管理的水平，檔案管理員需要對檔案信息的錄入、修改、查詢、刪除、還原的功能一體的管理系統；檔案管理系統的主要目的就是利用軟件實現檔案的錄入、查詢、修改、刪除的流程，使工作人員對檔案的管理更加容易，提高工作效率、降低管理成本。管理員對錄入員工信息要求準確、完全；管理員和員工能夠對錄入的基本信息隨時作更新修改，使管理員能夠得到員工的最新信息；為了確保信息安全和準確，為系統管理員和一般用戶建立完善管理權限和身份級別，而一般用戶不能對信息進行添加、刪除。本系統的目的是為了讓檔案信息管理員通過電子檔案系統快捷、方便的了解企業的人事信息，和收集最新的人事信息以便公司檔案的存取。

2.1.1用戶身份級別要求

根據用戶身份的不同從而對系統的使用權限有所不同，從權限大小大致可以分為：高級管理員和一般用戶。系統提供靈活的角色設定和權限的分配功能。

系統管理員：使用本系統的檔案管理員，是權限最大的用戶，擁有管理系統的所有權限。主要負責對檔案信息的錄入、查詢、修改、刪除、還原、打印和用戶的管理。

一般用戶：本系統的一般用戶，能夠對檔案信息進行查看、修改、打印和本身密碼的修改，但無錄入和刪除檔案信息的權限。2.1.2系統功能模塊設置

具體操作：對檔案信息進行錄入、修改、查詢、刪除、打印和管理和用戶的設置。

檔案信息的錄入：管理員對人事信息的添加

操作對象：管理員

瀏覽對象：管理員

具體功能：檔案管理員可以在檔案庫里新加檔案信息，需按員工實際信息錄入；

檔案信息的修改：管理員和一般用戶修改錄入的人事信息

操作對象：管理員和一般用戶

瀏覽對象：管理員和一般用戶

具體功能：用戶和管理員在檔案信息發生變化的時候可以對其變化信息進行更改，使員工信息隨時更新，便于管理員的管理，能及時得到最新的員工信息；

檔案信息的查詢：管理員和一般用戶查看錄入的人事信息

操作對象：管理員和一般用戶

瀏覽對象：管理員和一般用戶

具體功能：用戶和管理員可以查詢已錄入的檔案信息，系統提供了多種查詢方式，模糊查詢和常規查詢，如按姓名、性別、專業、工作單位等信息可以直接查詢；

檔案信息的刪除：管理員刪除錄入的人事信息

操作對象：管理員

瀏覽對象：管理員

具體功能：管理員可以將庫中多余的、辭退員工檔案信息移出，可以對其信息永久性的刪除，也可以將其暫時性的刪除到回收站中，在回收站中可以將需要的信息還原，也可以將其永久性的刪除；

檔案信息的打印：管理員和一般用戶打印錄入的人事信息

操作對象：管理員

瀏覽對象：管理員

具體功能：用戶和管理員都能通過Word文檔導出查詢出來的員工信息，便可以直接通過Word文檔對員工信息進行打印。為方便管理統計員工信息，也可以通過Word文檔導出查詢出來的某一類型所有員工列表，對其員工列表進行打印。

管理用戶的設置：管理員對其用戶名、密碼和用戶權限的設置

操作對象：管理員

瀏覽對象：管理員

具體功能：系統由高級管理員和一般用戶，一般用戶的權限是由高級用戶指定的，高級管理員可以對管理員用戶進行修改、添加、刪除，及用戶密碼的設置和修改，高級管理員擁有整個系統的全部功能，一般用戶就能對檔案信息的修改、查詢、打印的功能。