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1檔案信息化管理的內涵

檔案信息化是近年來研究的熱點問題，中職學校檔案信息化應以促進、完善學校信息化和提升檔案管理現代化水平為總目標，并堅持技術與管理并重、與學校信息化協調同步的原則，在學校各信息系統的開發與實現過程中，也應充分考慮檔案管理的要求。究其內容則主要有電子文件的歸檔、傳統載體檔案數字化、電子檔案的管理、檔案網絡化服務、檔案管理系統軟件等，知識貴在活用，而活用的過程不外乎“內隱知識外顯化與外顯知識的內隱化”之交互作用的歷程。因此知識若能加以靈活運用，則可精益求精、增進效能，由此可見知識管理之重要性。③

2中職學校檔案信息化建設與管理的重要性

在當代世界中有可供使用的大量信息，知識的類型亦相當繁多，尤其身處在信息時代，更是充斥著各式各類的知識，而哪些才是教育工作人員所需要的？能夠為教學過程帶來何種效益？如何使眾多知識有系統的呈現？如何搜集、精煉、儲存、分享、創造知識，管理這眾多知識，便是知識“管理”的目的。如何善用知識，將會是未來競爭的主要關鍵因素。人類的知識不斷被開發出來，而信息也將面臨“數據過剩，卻信息不足”的失調問題，教學資源的多樣化，使得教育工作者無法忽視知識管理的重要性。相信未來在科技上的進步，并不只在于信息的生產，更也不會是信息的傳播，最困難的問題將是在于如何減少和篩選信息。未來儲存信息的能力是相當可觀的，但是要如何從我們記憶中取出有用信息的能力確實相當貧乏。真正的知識管理，便是要做到取出每個人腦袋里所需要的信息，凡能藉由知識管理系統而不斷學習的組織單位，才能發揮知識的最大功能，帶來競爭優勢。④

3文檔一體化管理模式下中職學校檔案信息化建設的策略

3.1強化中職學校檔案信息化建設的意識

教育被視為一專業工作，于是乎需以專業知識為基礎，而教育專業知識是由教育研究、研習中學習而得，亦能由教師的實務經驗及省思所產生。教師所累積的教學實務經驗，往往是教師教學智慧的結晶，十分珍貴。但遺憾的是，學校方面往往忽略了教師長年所累積下來的專業知識，并伴隨著教師調動或是退休而消逝無蹤，無法有效的經驗傳承及保存；同樣地，教師本身亦往往不清楚自己所擁有的專業知識，而造成無法儲存、應用甚至分享，更不用說是創造新的知識。教師所擁有的教師專業知識乃是學校組織中的重要資產，然而，學校和教師對于知識管理的內涵，卻仍一知半解。

3.2加強對檔案人員信息技術應用能力的培訓

學習與檔案信息化相關的計算機應用基礎知識、數字化技術知識、網絡技術知識、現代管理技術知識、外語知識等，提高檔案工作者掌握和運用現代化技術的技能，以適應檔案信息化的發展。⑤我們有必要將這些珍貴的知識或經驗須予以搜集、儲存并傳承分享，以至于其它教師得以透過這些珍貴知識而提升教學質量、活絡教學過程，“教師個人知識管理”便因此被孕育而生。對教師而言，知識管理是一種專業學習的過程，也是獲取專業知識的手段，再者將知識管理應用于教育的領域，早已成為近年來教育研究的主要議題。學校本身可視為是一個教師社群的結合，而教師知識更是學校的重要資產，更應珍惜并積極管理。若教師知識管理得宜，教師將不再只局限于自我的知識，可借助他人所分享的知識，達到教師專業成長的理想。教師個人專業理論有許多屬于內隱的、特殊的以及不斷建構、變動的特性，大體上是透過團體合作、自我省思、深度對話等活動而得。知識的生成變化是個體其內在個體經驗、意義結構在社會或特定文化脈絡之中，交互影響歷程中，不斷經由詮釋、反當、轉化的結果。因此，教師的知識管理策略，必需著重在整體的教師專業實踐歷程。⑥

3.3加大檔案現代化管理的投入

制約檔案現代化管理的因素有很多，如資金、人才等，但起主要決定因素的是領導者的現代化意識水平，應投入大量的精力關心和支持這一工作，沒有資金，應想方設法創造條件投入資金；沒有設備，應千方百計配置先進設備；沒有管理人才，應積極培養、選拔高素質的專業人才；把檔案現代化管理納入中職學校檔案管理工作計劃，列入中職學校檔案部門重要達標的內容進行考核。

4結論

總之，檔案信息存儲和處理的數字化、收集與傳遞的網絡化已勢在必行，檔案中蘊藏的豐富信息將在新世紀發展的各個領域中發揮不可替代的作用，所以我們必須加快電子檔案的現代化建設管理進程，確保中職學校檔案為學校的發展和建設服務。

作者:陳梅英單位:廣東省食品藥品職業技術學校