導語：信息化下行政機關檔案管理探究一文來源于網友上傳，不代表本站觀點，若需要原創文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

摘要：在社會的高速發展時期，市場經濟影響不斷擴大，行政機關的檔案管理也進入新的發展階段，亟待優化與改革?；?a href="http://www.uv63h8.cn/lunwen/xinzhen/daxxhlw/202103/737501.html" target="_blank">信息化背景之下，行政機關的檔案管理也要與時俱進，加快信息化建設，以更好適應社會發展需求，加速實現檔案信息社會共享的目標。行政機關隸屬國家機構，承擔國家行政事務。行政機關檔案是其履行職責的重要材料，很多涉及國家機密。因此，要全面加強行政機關檔案管理，對傳統檔案管理模式進行轉變，積極創新和探究，切實提升檔案信息化管理的水平和能力，加快行政機構檔案管理向著的科學化、規范化和信息化的方向發展。

關鍵詞：信息化；行政機關；檔案管理

在信息時代，行政機關檔案規模與數量不斷擴大，類型繁雜，對管理效率和質量都提出較高標準。依托計算機信息技術，行政機關檔案管理獲取全新發展手段，突破傳統檔案管理模式的束縛，依托先進的管理方式，切實提高管理效率，為檔案查詢與使用奠定基礎。因此，要以信息時代為背景，對行政機構檔案管理工作進行全面探討，尋求切實可行的發展之路。

一、信息化對行政機關檔案管理產生的影響

（一）突破傳統檔案管理方式的束縛，信息管理與利用效率顯著提升。在信息時代背景之下，檔案信息化管理強化對傳統檔案管理方式的優化與改變，強調以檔案服務為核心，依托信息化分類、加工和整理，達到對信息的高度整合與提取，提升檔案管理效率。在傳統檔案管理中，查詢難度較大，效率不高，一旦需要進行調整，面臨復雜的流程。信息化支持下，實現對傳統模式的有效改善，彌補不足之處，在方便檔案信息保存的同時，為修改提供便利，提升檔案信息查詢的速度。另外，網絡信息技術支持信息高效傳遞，檔案利用效率顯著提升，管理成本大幅降低。（二）與行政機關檔案管理工作相契合，信息化建設加速。在當前行政機關檔案管理工作，主要手段仍為手工的形式，需要面對較大工作量，工作效率不高。即使部分機關檔案管理工作中引入了信息技術，但只是停留在基本的信息輸入進系統中，尤其是查詢與搜索建設緩慢，整體檔案信息化水平不高。在新時期，行政機關重視推廣無紙化辦公，為檔案信息化建設創造條件，加快其檔案管理方式的轉變，推進檔案信息化建設進程，切實提升檔案信息化管理水平。（三）提供檔案收集與加工處理效率，管理成本大幅降低。對于檔案信息化管理而言，強調檔案內容的信息化處理，加快檔案實體向信息化檔案管理的過度。檔案信息化管理的應用能夠強化對信息的有效區分，促進信息收集與加工處理，切實提升信息整合與提高效率，檔案管理更顯高效性和效益。信息化管理靈活性與效益性突出，強化對傳統方式不足之處的完善，信息共享度增強，操作更加便捷。除此之外，在信息化管理之下，檔案信息利用率顯著提升，有利于檔案價值的發揮，合理降低檔案管理的人工成本。（四）與時代同步，信息化管理模式保持較強的先進性在人工檔案管理之下，管理流程復雜而繁瑣，使得機關檔案管理工作凸顯局限性。另外，在檔案信息查詢使用中，也借助人工方式實施，管理成本顯著提升，降低信息共享性，無法保證檔案管理與利用服務發展同步。為了更好地適應社會的發展需求以及信息化的普及，行政機關需要對檔案管理模式進行積極地探究，不斷進行優化與調整，引進先進管理技能，滿足社會和時代的發展需求，從真正意義上實現現代化的檔案信息化管理。

二、行政機關檔案管理中存在的不足

目前檔案數字化工作中在制度、人員、管理上有一定問題，制約著檔案建設水平的提升，主要有以下方面。首先，檔案管理方式滯后。當前，很多行政機構雖然具備檔案信息化管理的工具，但是，使用率不高。還有些單位對檔案管理工作缺乏足夠的重視，投入有限，設備落后，配置與需求不相符，阻礙了信息化建設速度。另外，很多檔案管理人員并非全職，兼職較多，很難全身心投入工作實踐。還有些檔案管理的人員素質不高，信息化素養不強，尚未具備豐富的信息化知識，知識結構尚未得到及時更顯，對傳統的模式管理檔案方式依賴性較強。其次，檔案歸檔缺乏規范性。行政機關檔案類型多樣，不同類型具有差異化的歸檔范圍、管理期限和重要性。但是，當前檔案管理人員知識面有限，認識層面參差不齊，很難形成對檔案資料的端正認識，影響操作的規范性。因此，同一個檔案的歸檔極有可能被歸到不同的類別，引發管理混亂，大大降低檔案調取的效率，影響檔案資料完整性，浪費人力物力和空間的同時，檔案歸檔不科學，誘發檔案資料缺失。最后，鑒于長期紙質檔案管理方式的影響，檔案管理制度缺乏更新，尤其是面對電子檔案日益普及的情況，很多單位尚未建立全新的電子檔案管理制度。面對檔案數字化的不斷發展，檔案管理制度需要不斷更新，保證具有前瞻性和統概性，以更好地適應檔案管理的發展。

三、如何做好信息化背景下行政機關檔案管理工作

在檔案建設發展中，我們要多措并舉，從管理工作的方方面面入手全面推動檔案數字化工作的健康快速有序發展。（一）依托行政機關發展實際，構建檔案信息化發展規劃。為了將行政機構信息化檔案管理落到實處，要重視構建檔案管理信息化的規劃，結合機關發展方向與戰略，進行合理部署，依據實際情況，構建特色辦公模式，保證方向正確，目標清晰，重視實踐和探索，保證與時俱進，與時代同步，加快探索全方位的、多角度的大規模管理模式，以適應不同發展時期檔案管理信息化的目標，推動檔案管理信息化的健康、可持續發展。另外，對于行政機關而言，其檔案管理信息化以靈活性與延展性為特征，需要全面關注機關檔案信息化管理的發展和規劃，強化兩個特點的滲透，保證規劃與實際相符，提升檔案管理信息化發展的有效性，維護行政機關信息服務的高效性。（二）積極建立檔案信息化網站，加快行政機關檔案管理信息資源數字化建設。對于行政機關檔案信息化建設，首要在是構建與自身發展相符合的檔案網站，保證具有單位特色，實效性較強，便于提供更加有效的檔案服務。基于專業化的網站，能夠為檔案使用提供便利，借助網站搜索、查詢等功能，在最短時間內找到所需檔案信息，突破時空限制，提升工作效率與檔案管理的利用率。依托檔案信息網站，便捷性與高效性增強，避免人工方式的復雜流程以及資源浪費。信息網站逐步實現了對傳統手工操作的替代，代表了行政機關檔案管理信息化改革的發展方向。在信息化網站建設中，要積極構建完善的檔案管理體系，加快機構建設，強化檔案管理體系與行政機構管理體系的融合，保證整體上與行政機構發展中戰略的一致性，切實提升檔案信息共享的有效性，從而提高檔案管理的水平和能力。另外，鑒于信息化發展的不斷深入，檔案信息資源的數字化建設成為重點，強化對檔案原件的保護。數字化建設需要先進的信息手段，根據原始檔案建立成數據庫，并不斷對構建的數據庫進行及時地更新和內容整理，為人們的查詢和檢索更加便捷。對不斷更新的數據要進行信息整合，在整理和分析中提出信息的重點內容，促進檔案管理信息資源數字化建設模式的構建，使得行政機關的檔案管理體系更具科學性和規范性。（三）制定機關檔案信息化建設標準與規范，維護統一性與一致性。行政機關檔案的建設中，要加強標準與規范建設，這也是重中之重，重點內容之一，也是展現一個單位檔案管理是否達到現代化水平在行政機構檔案管理信息化建設中，要結合機構特征，分析其內部管理標準，進行妥善落實與執行，注重在過程中查缺補漏，實現對信息化體系的健全與完善。遵循國家相關標準，注重遵循便捷與精確標準，確保其發展能夠達到現代化水平。在信息化建設中，要實施統一的標準與規則，在構建中及時發現問題并采用有效的方式解決，尤其是對于軟件內容與格式，提升規范性，為資源共享提供便利。（四）全面提升檔案管理人員專業素質與能力。在檔案信息化建設中，發揮主導作用的是檔案管理人員，因此，要千方百計加強檔案管理人才隊伍建設。檔案信息化管理需要專業的從業人員進行相關的操作和工作，需要不斷地更新管理理念。具體講，要配備專業化的檔案管理人員，設置專門的崗位。另外，要重視加強專業化培訓，尤其是以信息技術為重點，學會多樣的管理方式和模式，提高搜索和索引的有效性，滿足人們對信息網站的需求，發揮檔案信息內容的最大價值和作用。落實檔案管理新方法和相關法律法規的培訓，積極完善檔案管理人員的知識儲備。除此之外，要注重行業交流，較強學習，善于吸收他人的先進經驗和好的方法。增強責任感，加強自我學習，不斷更新知識庫。（五）積極構建科學高效的檔案信息化管理機制。建立數字化管理制度。遵循國家相關檔案管理法規，進行深入剖析，結合實際情況，全面進行分析研究，構建具有信服力和指導性的檔案管理制度，為檔案數字化的良性發展奠定基礎。其次，加快構建數字化管理制度。具體講，要重視做好檔案原始數據和資料的收集和管理，保證規范性，遵循相關歸檔，維護數據信息的正確性、完整性；而后，對電子檔案進行合理分類，建立相關規章制度。除此之外，要落實查詢與使用工作，維護保密性與安全性，構建相關機制，維護使用效果，最大限度予以保密不外泄。再次，建立信息化標準制度。這部分工作強調信息收集格式的一致性，遵循標準規范，落實統一規劃與設計，加強檔案系統的科學規范化管理。同時也要在信息安全上執行嚴格的制度，做好相應的備份管理，保障數據的安全。

四、結束語

綜上，對于行政機關檔案管理工作，行政機關檔案信息化管理需要長時間的嘗試和探索需要以信息化為背景，加快信息化建設，維護其自身的長期性和系統性，以實踐為基礎，善于積累經驗，加強學習與培訓，認真做好每一環節的工作，穩抓穩打推動檔案信息化管理的順利開展，以期提供優質的檔案服務，更好地服務于社會發展與建設。先進的檔案管理模式應該適應社會和時展的需求，以創新為基礎，尋求突破，推動行政機關檔案管理信息化發展的有序推進。

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作者:陳莉 單位:二連浩特海關