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企業管理論文

通常，制定財務預算的過程是：討論幾個星期，填一堆表格，再討論一番，再填一堆表格。然后在最后期限到來之前，制定出"最后"預算。

預算制定完了，沒人會再翻開來看一眼，也沒人開會討論預算和實際之間差額的形成原因。或者也會討論一下原因，但卻沒人采取任何措施去糾正問題。于是就這樣拖下去，直到下個預算周期或年底。這不是做預算！這只是在填表，在消極地發現問題。它缺乏保證預算真正發揮作用的控制力和實際行動，缺乏跟進措施，也不進行調查研究，不能扭轉業已察覺的不利趨勢。離開了這些步驟，制定預算就遠沒有達到應有的目的。

怎樣看待預算？

做預算時，要留意以下幾點：

預算并非一錘定音。人們常錯誤地認為預算必須準確無誤，否則就是失敗。而事實上誰也沒要求你準確預測未來，無非是要求你勾勒未來可能發生的情形。

大多數人不善于猜測未來。作為預算的制定者，如果在切實的假設基礎上做預算，你就會取得更大的成功，并且增加信心。

猜測準確并沒有多大意義，制定最有效的、最切實可行的預算才有意義。因為只有這樣的預算，才能通過控制開支來增加利潤，從而影響未來。

預算的真正價值表現在與實際的差額上。并不是沒有差額的預算才有價值。預算的價值體現在它能提示出重要的、應該繼續追蹤和調查的差額。可惜，預算過程往往做不到這一點。

這正是問題的關鍵所在。如果不貫徹預算，不采取措施來扭轉不利趨勢或保持有利趨勢，制定預算就毫無意義。

假設是預算的基礎

有一種新的制定預算的方法，它基于一個簡單的思想：預算應以具體而明確的假設為基礎。這樣，出現結果以后，就可以把假設與實際對比。對比得到的是真正能控制未來的收支的信息。

你承不承認，各部門的辦公用品開支預算是這么做的：把上一處的實際開支增加5％，再把這個數字除以12，就成了每月預算。

但是怎么解釋超支呢？也許，更重要的問題是：是否曾經有人要求你做過解釋？如果解釋不了預算與實際的差額，預算又有什么意義呢？如果企業領導人不追究其中的原因，他們就沒有盡到責任。在這兩種情形下，預算都是失敗。

想象一下，如果預算的根據是大量合理假設，一有差額，就一目了然，這樣的預算該多有價值？例如，你部門的當前預算里就可以包括一筆辦公用品補貼。這一預算是在一系列假設基礎上制定的，其中考慮了每年的批量采購，又從供應商那里了解了目前的價格水平，此外分析也表明：如果部門員工增多，辦公用品支出會上升。

制定預算的步驟

制定基于假設的預算，可以按下步驟進行：

計劃好的預算出自明確的經營和市場計劃。因為計劃確立了當年的營銷目標。預測和預算就是這個目標在財務上的表現形式。它們體現出目標的現實可行性。

目標滿數字的工作任務單，應當是既定目標的財務表現形式及其實現過程。

假設預算的關鍵在于形成一些明智的假設。例如，銷售預測應該細分到各有關因素。如果依靠銷售人員實地去推銷產品，就應在對人員招募、各項目損耗和平均銷售能力等的假設的基礎上進行預測。

銷售預測由于經營和營銷計劃的前提是市場會為不斷擴大，并建立在由此而產生的種種假設的基礎上，因此制定銷售額是假設的第一步。銷售額應該劃分到不同市場、月份，如有必要，還應細分到各銷售辦事處或其它營銷單位，這樣做能幫你日后找出產生差額的根源。

預算做完銷售額預測和成本、開支預算后，接下來就輪到制定全年的資金流動計劃了，它可以檢驗整個計劃是否可行。

很多因素都會影響資金流動。例如，需要投資固定資產怎么力？如果帳上出現新的銷售額，但同時每月想應的成本和開支也要增加怎么處理？如果第一季度庫存就增加一倍怎么辦？這些時候需要額外增加資金。

每月預算檢查只有將預算與實際情況相比較，才能知道計劃是否真正有效。檢查要簡單易行，只需一份三列數字的報表：實際數額、預算額和差額。差額很少的話無需采取行動。差額如果大到難以接受的程度，應當采取下一步驟。

解釋之所以出現需要解釋預算的情況，大多數時候是因為缺乏合理的假設。如果預算建立在假設基礎上，就可以很容易地找出差額的成因。此后，由于已經了解癥結所在，采取措施也相對容易一些。

產生差額的原因只可能是下列四種原因中的一種：

1、預算沒有估計到某些事情；

2、預算的時間規劃不當，致使以后要做彌補；

3、內部財會體系導致差額：可能是代碼的錯誤，可能是某一項資金的自然增長或拔款淌有做到預算里面；

4、本來已經預見到了差額，預算也有良好的假設依據，但上層或財會部門自行更改了預算。

調查如果組織預算檢查的人或部門心中無數，找不到對預算的合理解釋，怎么辦？這時可以把任務指派給一個部門，或讓每位經理逐個檢查預算假設，以找出差額來源。

反應調查結束后，需要采取相應的措施。如果開支超過合理的預算水平，就應采取控制措施。

回顧一旦找到問題并采取了相應的補救措施，就可以進入回顧階段。這項任務應當持續不斷地開展下去，應該成為日常工作的一部分并處于優先地位。

益處

形成適當的假設可能相當費時費力，但是，根據適當假設制定出的預算，卻會為日后節省許多時間。理由如下：

有關預算的必要文件會減少下一年的工作。以假設為基礎的文件是一種部門計劃和組織形式。因此，它能節省時間，減少重復勞動，使整個工作更加輕松。

以假設為基礎的預算更容易得到批準。如果正確記錄下各項假設，預算能很快獲得通過，而且不需要象以前那樣反復修改。

保留與各項假設有關的文件，它們是反對隨意更改預算的有力武器。如果按上述步驟制定了整套預算文件，別人就不可能全面砍下10％，否則預算就會毫無作用，你的文件是最好的證據。

全年能省下不少尋找差額成因所花的時間。只消稍做分析就可以找出預算中哪里有問題，哪里要控制開支。

如果需要修改預算，也更容易判斷和實行。只要從頭考慮一遍原先的假設，根據前半年的實際情況做些修正，然后采用下列做法中的一種：或者控制開支，或者修改被原有預算忽略的幾項內容。

一旦每一科目都形成了合理的假設，制定新預算就會很快。如果你用以假設為基礎的文件制定當年的預算，那么實際執行結果簡直就是預算的再現。在制定新預算時參考上一輪預算，還可支培養做預算的能力、準確性和良好的規劃時間的感覺。