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現代秘書應該具備怎樣的素質

秘書人員應該具備什么樣的素質？這是一個包含著許多深層次內容的問題。秘書是專門從事辦公室程序工作、協助領導處理政務及日常事務，并為領導決策及其實施提供服務的人員。其活動的主要對象是領導者，根本職能是輔助管理，基本功做方式是處理信息和事務，由于這一工作的重要性，對從業人員也提出了較高的素質要求。尤其在深化改革、擴大開放、推進社會主義現代化事業的新時期，更需要一支政治強、業務精、作風好、紀律嚴明的秘書隊伍。可以說，秘書素質的好壞是造就高素質秘書隊伍，推動秘書事業健康發展，保證各項工作正常運轉的關鍵。因此，研究秘書素質問題有著重要的現實意義。

一、素質及其對秘書工作的作用

素質，是指一個人在政治、思想、作風、道德品質和知識、技能等方面，經過長期鍛煉、學習所達到的一定水平。它是人的一種較為穩定的屬性，能對人的各種行為起到長期的、持續的影響甚至決定作用。

秘書作為領導身邊的參謀、助手，工作的特殊性決定了必須具有較高的素質。首先，高素質是秘書輔助領導貫徹執行好黨的路線、方針、政策的可靠保證；其次，高素質是提高秘書部門工作質量和工作效率的重要依托；第三，高素質是建立一支符合時代要求的優秀秘書隊伍的需要。秘書人員貼近領導，直接為領導的[本文轉載自網找文章，到網]工作服務，必須有較高的思想水平和政策水平，過硬的專業能力，高速的辦公效率，既能深刻領會黨的路線、方針、政策，又能熟悉和掌握本地、本部門的情況，把“上情”與“下情”有機地結合起來，運用現代化辦公手段，創造性地開展工作，做好綜合服務，才能適應時代要求，充分發揮秘書職能，做好秘書工作。

二、秘書從業人員的基本素質

（一）優良的思想政治素質

1、堅定的政治立場和政治態度。能否堅持正確的政治立場，對于秘書人員來說是十分重要的。尤其是在國際形勢紛繁復雜，國內改革逐步深化的今天，秘書人員必須站在黨和人民的立場來想問題、辦事情。不管在任何情況下，都要在政治上、思想上、行動上與黨中央保持高度一致，自覺地貫徹落實黨的路線、方針、政策。

2、較強的政治識別能力。秘書工作有較強的政治性，具備較強的政治鑒別力有利于秘書人員毫不動搖地堅持黨的路線、方針、政策，按黨的要求做好各項工作；有利于在工作中分清是非，奉公守法；有利于正確對待改革開放中的新情況、新問題，并正確地研究和解決。

3、較高的遵守紀律的自覺性。紀律具有十分重要的意義，正是依靠鐵的紀律，我們的黨才能和人民群眾萬眾一心，取得改革、發展、穩定的大好局面，取得政治、經濟和社會的全面發展。紀律是我們事業成功的重要保證。就秘書人員而言，紀律是推動一切工作正常運轉的根本。由于秘書人員貼近領導，輔助領導工作，所以必須高度自覺的嚴格要求和約束自己，把自己置于組織合群中的監督之下。

（二）良好的職業道德

職業道德是人們從事具體職業活動所應遵守的行為規范，是道德在各行各業的具體表現，充分反映了社會對各行各業的根本要求。各行各業都有自己特定的道德規范，秘書工作也是如此：

1、熱愛祖國，為人忠誠。這既是每個中華人民共和國公民最基本的人生準則和道德規范，也是秘書人員最基本的行為準則。忠于職守，即使忠于黨，忠于國家和人民利益的具體表現，也是要為本單位、本機關努力做好工作的要求，這兩個方面從根本上是統一的，秘書人員要把他們結合起來。

2、工作積極，求真務實。服務領導是秘書工作的基本職能。市場經濟瞬息萬變，令人難以把握，秘書人員要強化主動服務，及時把握經濟運行和社會發展變化情況。一要認真為領導決策服好務，做到知情早、曉事快、見事深、謀事準，堅持換位思考，多角度、全方位看問題；二要認真為基層群眾服務，轉變作風，走出機關，深入基層，聽取呼聲，做到下情上達，上情下傳，互相溝通；三要講求效率，求真務實。工作要雷厲風行、講求時效，這種工作作風是我們黨一直都在提倡的優良傳統。

3、與人為善，團結友善。秘書工作頭緒極多，同上下左右發生聯系，涉及面廣，往往需要多方面合作共同完成。因此，秘書人員要有團結合作的精神，與各個方面人員搞好團結，到相互配合，步調一致。

4、謙虛謹慎，平等待人。秘書人員接觸機要，接近領導，在人們心目中是領導機關和領導的代言人。他們的言行、道德修養、工作作風往往對群眾影響很大。因此，秘書的一言一行、一舉一動都要從維護領導機關的威信出發，擺正自己的位置，為領導當好參謀。

（三）扎實的業務素質

業務素質是能力的標志，也是其他素質的一種反映，又是各類素質綜合發揮作用的重要條件。對于秘書人員來講，業務素質主要包括以下幾方面：

1、認識事物的能力。

這種能力是指人們在時間經驗基礎上，對客觀事物的本質和規律能夠正確地了解和把握。秘書人員工作綜合性強，接觸面寬，經常會遇到各種事物和問題，如何去認識和解決需要較強的認識和識別能力。具體講，需要培養以下幾種能力：

觀察感知能力。觀察的客觀性和觀察的敏銳性，準確地掌握住觀察的目的、對象與重點、并及時將觀察加以升華，形成合乎實際的理性認識，對秘書人員十分重要。秘書只有具備較強的觀察感知能力，時時、事事、處處做有心人，善于觀察，善于發現容易忽略的“死角”，撲捉政治經濟生活中一切有價值的信息，才能變被動服務為主動服務。

辨別是非能力。秘書人員工作于領導身邊，又介于領導和群眾之間，在提供信息、綜合協調、接待來訪、洽談工作、解決問題等方面，必須明辨是非，處理得當。所謂辨別是非能力就是用辨證唯物主義認識論來觀察分析事物，把握事物的本質，從而作出正確的判斷。這種能力由秘書本身的政策水平、思維能力以及綜合知識、社會閱歷等因素決定。

分析綜合能力。分析綜合，就是要善于透過現象看本質，從個別的事物中找出他們的內在聯系和規律性。秘書人員能否較好地發揮參謀助手的作用，很大程度上取決與分析綜合能力的強弱。因此，秘書要自覺以科學的理論來指導自己的工作，提高思維能力，善于從多種思路、多種方法來探求同一種事物，盡量做到舉一反三，觸類旁通。

隨機應變能力。秘書承擔大量事物性工作，常會出現一些意想不到的情況，這就要求秘書人員要有遇事不慌、處事冷靜的應變能力，處理問題既要符合原則，又要機動靈活。

2、語言文字運用能力

語言文字運用能力包括口頭表達能力和文字表達能力。秘書部門是上下左右工作聯系的樞紐，信息交匯的中心，使秘書與語言文字結下了不解之緣，秘書必須具備全面而熟練的語言文字運用能力。主要包括以下方面：

閱讀能力。秘書人員要經常處理大量的文字材料，因此必須善于閱讀。一是要回精讀，如對重要文件或經典著作逐句逐字研究，從字里行間領會其微言大義；二是要能夠快讀和泛讀，如善于大致瀏覽，領會精神實質，提煉濃縮，摘要主旨。

視聽能力。就是要聽話并理解別人的話。秘書人員要善于耐心傾聽和正確理解別人的發言，并用清晰簡明精練的語言加以復述。

言談能力。語言能力是秘書的基本功之一。秘書人員語言能力的基本要求是：鮮明準確，簡練明晰，口吃清楚，語速適中，措辭得體，切合身份。

寫作能力。文字表達能力是文秘人員非常重要的基本功。秘書從事各種應用文的寫作，要求熟練掌握各種應用文體的寫作要領和技巧，迅速準確地撰寫出觀點正確、內容充實、結構嚴禁、表達流暢、格式規范、文筆精練的各類應用文。

技能操作能力。科技的發展和辦公自動化的普及對秘書提出更高的要求。它要求秘書人員必須掌握運用現代化先進辦公設備的能力。主要包括熟悉計算機操作技術、復印技術、打字技術、錄音技術、攝影攝像技術、微縮技術等現代辦公手段能夠熟練掌握現代辦公設備的使用方法。

3、組織協調社交能力。

主要包括管理能力、協調能力、社交能力和辦事能力。

管理能力。秘書要為領導出主意、當參謀、搞好工作服務，就要具有較強的管理能力。秘書要充分利用自己接觸全面工作機會較多的有利條件，自覺鍛煉自己立足全局、綜合分析的能力。判斷秘書人員管理能力的強弱，在于看他是否能夠滿足領導工作的客觀需要，在對領導交辦的事情的處理上，是否能夠靈活、果斷、雷厲風行、協調得力。

協調能力。搞好協調是秘書部門的一項經常性工作。秘書人員的協調能力是指在領導的交辦下，積極主動地溝通信息，調節關系，統一步調，促進機關工作靈活運行，提高工作效率。一是對上協調，樹立全局意識。要站得高，看得遠，想得深。二是橫向協調，樹立商量意識。凡是由秘書部門主辦的事情，在醞釀、處理、決策之前，都要注意及時與有關部門協商溝通。三是對下協調，要樹立服務意識。在協調中要謙虛謹慎，擺正位置，搞好服務，出好主意。

社交能力。現代秘書人員經常跟隨領導參加一些社會活動或外出聯系工作。因而應具有較強的社會活動能力，善于待人接物，真正成為承上啟下、協調左右、聯系內外的行家。提高這種素質，需要秘書人員不斷鍛煉自己的社交能力，掌握公關的技能，諳熟人際交往的知識。

辦事能力。秘書人員要埋頭苦干、忠誠老實，但絕不是要機械被動。秘書人員所從事的管理事務，都要有秘書人員獨立思考，獨立完成。秘書雖不必是“專才”，但一定是能文能武、遇事不慌，繁簡巨細都能應付的“通才”，具有獨立辦事能力和組織管理能力。

（四）健康的心理素質

秘書的心理素質是決定秘書活動和行為好壞的一個重要因素。秘書工作的職業特點決定了秘書人員必須具備多方面的心理素質。秘書心理素質的好壞，集中表現在秘書的角色意識上，角色意識對于秘書的工作具有指導意義。秘書的角色意識是指秘書個體在社會實踐中發展起來的，通過思維、語言為核心的心理活動，對所從事的職業的認識和評價。秘書必須具備如下五個角色意識：

1、輔弼意識

輔弼意識主要是指秘書人員應該認識到對領導的輔弼功能，自覺地、心甘情愿地當好領導的參謀助手，演好領導的配角。秘書活動無論從工作方法還是工作內容看，都表現出輔弼管理的特性。秘書人員只有具備了輔弼意識，才能在領導的管理決策過程中，沿著領導工作的方向和目標，根據領導的決策意圖，隨時選擇有效的方法和途徑，為領導管理決策提供智力和體力服務，充分發揮秘書人員的參謀助手作用。

2、信息意識

對于現代的領導來說，即使掌握準確的信息，是進行科學決策和管理的前提和基礎。所謂秘書的信息意識，就是指秘書對信息作用的認識和高潮獲取信息的努力程度。秘書具有了信息意識，應能隨時根據領導的意圖、需求和愿望，通過理發的、合乎邏輯的方式去搜尋各種有鮮度、有價值的信息，及時準確供給領導者在管理決策活動中使用。

3、效率意識。“效率”原是一個經濟術語，即用最少的勞動消費獲取最大的經濟效益。現在一切工作目的的通用語，效率意識逐漸引入人們的行為規范中，成了衡量新型領導者和現代人才的標準。對秘書來說，效率意識就是他們在為領導提供有效服務時，對其成果大小的超前估價和認識，衡量秘書效率意識的強弱的標準就是看秘書活動成效的優劣。秘書效率意識的強弱程度如何，直接關系到秘書部門甚至領導部門工作效率，因此秘書如果不培養和樹立效率意識，要想提高對領導的服務質量，那只能是一句空話。

4、自我意識。自我意識是人類特有的一種心理現象，是一個人自己對自己的評估和看法。秘書的自我意識，即是秘書個體借助內部語言和思維，對自身狀態和心理變化進行感知和控制的一種心理活動，包括三方面內容：一是自我察覺，主要解決“我是一個什么樣的人”、“我是怎樣做的”問題；二是自稱分析，主要解決“我這個人怎么樣”、“我是否勝任工作”的問題；三是自稱控制，主要解決“我應當一個怎樣的人”、“目前我尚須作何努力”的問題。自稱意識對秘書角色的扮演是十分重要的，一些工作出色的秘書總是具有很強的自我意識。

5、創造意識。當代新思想、新總是、新事物層出不窮，秘書人員一個重要的心理素質就是必須具備勇于進取和大膽創新的精神。對秘書來說，創造意識就是要求他們打破舊觀念，克服“領導咋說就咋辦”的片面認識，充分發揮工作的積極性和創造性，不因循守舊，不墨守陳規，沖破舊框框，提出新見解，訂立新章法，采取新行動，更好地發揮他們的主觀能動性，實現自我價值。

三、秘書人員素質的培養

（一）貴在勤奮學習

學習是提高秘書人員素質的基礎環節，也是在當前政治、經濟、文化各方面深刻變革過程中，應對新形勢、新課題的當務之急。結合秘書工作，要突出抓好三個方面的學習：

1、努力學習馬列主義、思想、鄧小平理論、總書記“三個代表”重要論述，以及黨的方針、路線、政策，不斷提高理論和政策水平。首選要掌握黨的基本理論和各方政策。其次要深刻理解理論政策的精神實質，不但要知其然，還要知其所以然。只有這樣經過長期的努力，既做到深知熟記，又能在處理問題時融會貫通，才算是真正地做到了理解和掌握，整體素質才能有望提高。

2、針對辦公室工作的需要，學習好經濟、科技、管理、法律等專業知識，還要學習與自己工作相關的秘書業務知識。尤其要注意理論與實踐的聯系，從工作實踐中找學問。秘書工作人員每天要和社會各界打交道，只有書本知識而沒有實際經驗，寫文章就必然空發議論，紙上談兵，處理問題就可能脫離實際，束手無策。因此，學習要全面，要結合自身工作情況。

3、學習使用現代化辦公設備。現在，我們已進入了辦公自動化的時代，各種先進辦公設備的運用，互聯網技術的成熟與發展，大大提高了辦公效率，把秘書人員從過去瑣碎繁雜的工作方式中解脫出來，也給秘書人員提出了新的課題，作為秘書，必須努力掌握使用現代辦公設備的能力，以適應新要求，協助強領導順利決策，靈活指揮。

（二）重在實踐鍛煉

紙上得來終覺淺，絕知此事要躬行。素質的提高僅靠學習書本是難以完成的，一個稱職的高素質秘書人員必須經受實踐的鍛煉，才能牢固地打好基礎，充分發揮參謀、助手作用。

首選，領導要在實際工作中給秘書人員交任務、壓擔子，尤其對一些新進秘書部門工作的人員，要在嚴格要求的前提下，放手把一些重要任務交給他們去辦，使他們在艱苦磨煉中縮短“適應期”，迅速成長，早日成熟。這樣也有利于秘書部門工作人員的新老交替，以免形成老秘書忙得團團轉，新秘書在一旁看的現象，促進新老秘書的共同提高。

其次，要注意組織秘書人員深入基層，深入實際，了解情況。秘書人員由于長期在機關工作，在領導身邊，紙面上的東西掌握較多，而實踐經驗知道的少，容易出現脫離實際的偏向，因此，要有計劃地安排秘書人員到基層，深入到工作一線，了解情況，增長見識。這對于秘書人員增長感性認識，不斷提高分析、處理問題的能力，是大有益處的。

（三）嚴于管理監督。

秘書人員要具有較高的素質，除了自身努力之外，離不開工作環境、領導環境和管理三方面的影響。在良好的環境中，其愛鍛煉的程度就高，學到的東西就多，素質也隨之提高。因此，要建立一個較好外部環境：

1、工作環境。秘書部門是各級領導機關的辦事機構。作為領導的助手，其工作本身就具有其他部門和人員無法比擬的優越性和受教育的有利條件。秘書人員要充分利用、倍加珍惜這一難得的機會，努力工作，實實在在地學好本領。

2、領導環境。在影響秘書人員自我提高的諸多外部條件中，最重要的是領導者的作用。首先，領導應高度重視秘書工作和對秘書人員素質的培養。一是既要重視對秘書人員的使用，又要重視對他們的培養；二是要注意啟動秘書人員的內在動力，激發他們自我提高的意識。其次，要關心支持秘書人員自我素質的提高，多幫助，多鼓勵，為他們創造條件。

3、管理環境。由于秘書工作環境的特殊，使他們自身不免會產生優越感，因此，對他們必須嚴格管理，嚴格監督，實踐表明，良好的管理環境與秘書人員的素質培養和提高有直接關系。放松管理和缺乏有力監督，會使一些意志不堅定、思想不健康、作風不端正的秘書人員走上歧途。

秘書人員素質直接關系到秘書能否完成好本職工作，做好領導的參謀助手，將各項工作落實到實處，促進社會各項事業不斷向前發展。造就一支政治強、作風實、業務精、素質高的秘書隊伍，是建設社會主義現代化事業的客觀要求，也是新時代對我們秘書從業人員提出的一項新課題，是一項長期的任務，秘書工作者要在實踐中積極探索，積累經驗，逐步提高。