導語：整理歸檔電子文件制度一文來源于網友上傳，不代表本站觀點，若需要原創文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

1.總則

1.1為加強電子文件的歸檔與管理工作，提高歸檔電子文件的整理質量，特制定本標準。

1.2本標準規定了歸檔電子文件整理的原則和方法。

1.3本標準適用于我區各級機關、團體。企事業單位和其它社會組織可參照執行。

2.定義

本標準采用下列定義

2.1電子文件

指在數字設備及環境中生成，以數碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機等數字設備閱讀、處理，并可在通信網絡上傳送的文件。

2.2歸檔電子文件

指立檔單位在職能活動中產生的，具有參考和利用價值并作為檔案保存的電子文件，主要包括文本文件、背景信息和元素據。

2.2.1文本文件：一般用字處理技術處理形成的文字文件、表格文件，以及各種管理活動中形成的公文、報表和軟件說明等。

2.2.2背景信息：指描述電子文件形成的原因、作用、辦理過程、結果、上下關系以及對其產生明顯影響的歷史環境等信息。

2.2.3元數據――指描述電子文件數據屬性的數據，包括文件的格式、編排結構、硬件和軟件環境、文件處理軟件、字處理和圖形工具軟件、字符集等數據。

2.3歸檔電子文件整理

將歸檔電子文件以件為單位進行分類、排列、著錄、編號、編目，使之有序化的過程。

2.4件

歸檔電子文件的整理單位。每份歸檔電子文件為一件。

3.整理原則

遵循電子文件的形成規律，保持電子文件之間的有機聯系，區分不同價值，便于保管和利用。

4.質量要求

4.1歸檔的電子文件應齊全完整，特別是相關電子文件的支持軟件和管理數據的齊全完整。

4.2歸檔的電子文件應真實有效，歸檔電子文件的文本文件應是最后定稿，圖形文件應包括形成記錄和最新版本，各種文件的草稿、定稿依據需要歸檔。有條件的單位應采用電子文件簽章技術或認證體系等確認電子文件的有效性。

4.3歸檔的電子文件應采用國家規定的規范格式，以保證電子文件的長期可讀性。

4.4歸檔的電子文件應經過整理和編輯。

5.整理方法

邏輯歸檔的電子文件一般不要進行整理。物理歸檔的電子文件必須進行整理。

5.1分類

同一單位的電子文件應在其全總內按：

（1）檔案類別――年度――保管期限

（2）檔案類別――保管期限――年度

（3）檔案類別――年度――保管期限――機構（問題）

（4）檔案類別――保管期限――年度――年度――機構（問題）

等分類方案中的一種進行分類。同一全宗應保持分類方案的穩定。

5.1.1按年度分類

將電子文件按其形成年度分類。

5.1.2按保管期限分類

將電子文件按劃定保管期限分類。

5.1.3按機構（問題）分類

將電子文件按其形成或承辦結構（問題）分類。

指導性分類方案如下：

（1）所有單位都可按檔案類別――年度――保管期限分類方案進行分類。區直單位一般按檔案類別――年度――保管期限――結構分類方案進行分類。

（2）市縣級單位一般按檔案類別――年度――保管期限――問題分類方案進行分類。問題類包括黨群工作類、行政管理類、業務工作類三大類。

（3）自治區各級黨委、政府、人大、政協辦公廳（室）可按自治區檔案局制定的分類方案進行分類。(詳見文書檔案分類方案)

（4）有檔案工作行業標準的單位可按行業標準執行。

5.2排列

歸檔電子文件應在分類方案最低一級類目內，按電子文件成文時間先后順序排列。

5.3編號

歸檔電子文件應按分類方案和排列順序逐件編號。

5.4著錄標引

歸檔電子文件使用《**壯族自治區電子檔案管理系統》，按照《檔案著錄規則》著錄標引，著錄項目依照《**壯族自治區電子檔案管理系統》設置項目進行。

5.4.1檔案類別

電子文件檔案的一級類目名稱。

5.4.2類目

作為電子文件分類方案類目的結構（問題）名稱或規范化簡稱。

5.4.3保管期限

歸檔電子文件額保管期限的簡稱。

5.4.4年度

歸檔電子文件的形成年度，以四位阿拉伯數字標注公元紀年。如2005。

5.4.5全宗號

檔案館給立檔單位編制的代號。

5.4.6盒號

兩套制歸檔電子文件相對的紙質檔案盒的排列順序。

5.4.7件號

電子文件的排列順序號。編制方法位：在分類方案的最低一級類目內，按電子文件排列順序從“1”開始標注。

5.4.8題名

電子文件標題。沒有標題或標題不規范的，要自擬標題，外加“[]”號。

5.4.9文號

電子文件的發文字號。

5.4.10責任者

制發電子文件的組織或個人。即電子文件的發文機關或署名者。

5.4.11頁數

每一件歸檔電子文件的頁數。

5.4.12密級

電子文件保密程度的等級。

5.4.13備注

注釋電子文件需說明的情況。

5.4.14主題詞

在標引盒檢索中用以表達電子文件主題內容的規范化的詞或詞組。

5.4.15成文時間

電子文件的形成時間。以8位阿拉伯數字標注年月日，如20050303。

5.4.16稿本

電子文件的文稿。文本盒版本。

5.4.17載體類型

歸檔電子文件存儲載體類型的名稱。

5.4.18載體數量

采用阿拉伯數字標注。

5.4.19載體單位

電子文件存儲載體的統計單位。采用“張”、“盒”、“個”標注。

5.4.20載體規格

電子文件存儲載體的尺寸及型號等。

5.4.21電子文檔號

電子文件編號。各單位賦予每份電子文件的代碼。

5.4.22信息類型

電子文件的信息存在形式分類名稱。

5.4.23全文標識

對特別重要的電子文件的歷次草稿需要保存時，每一稿應以不同標識加以區別。

5.4.24電子文件背景信息

指描述電子文件形成的原因、作用、辦理過程、結果、上下關系以及對其產生明顯影響的歷史環境等信息。

5.4.25原文位置

描述機讀的電子文件全文位置及文件名、文件類型的一組字符串

5.5編目

歸檔電子文件應依據分類方案盒件號順序歸檔電子文件機讀目錄。

5.5.1歸檔電子文件應逐件編目。編目在《**壯族自治區電子檔案管理系統》進行。

5.5.2歸檔電子文件機讀目錄封面在《**壯族自治區電子檔案管理系統》生成。其中全宗名稱即立檔單位的名稱應使用全稱或規范性簡稱。

6.本標準解釋權在**壯族自治區檔案局。