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第一章總則

第一條為規范建設行政執法行為，提高全省建設行政執法（處罰）文書制作水平，依照《中華人民共和國行政處罰法》的規定，結合我省建設系統行政執法工作實際，制定本規范。

第二條本規范適用于我省建設系統監督檢查、行政處罰等執法（處罰）文書的制作。

第三條建設行政執法（處罰）文書的內容必須符合有關法律、法規和規章的規定，做到格式統一、內容完整、表述清楚、用語規范。

建設行政執法（處罰）文書不得隨意修改。各市委局根據本部門實際需要調整的，須報省廳備案。

第四條建設行政執法文書分為內部文書和外部文書。

內部文書是指在建設行政執法機關內部使用，記錄內部工作流程，規范執法工作運轉程序的文書。

外部文書是指在建設行政執法機關對外使用，對執法機關和行政相對人均具有法律效力的文書。

第二章文書制作基本要求

第五條建設行政執法文書應當按照規定的格式制作。

文書應當使用藍黑色或黑色筆填寫，做到字跡清楚、文面整潔。

建設行政執法機關制作文書時應當按照規定的格式印制后填寫。有條件的，可以按照規定的格式打印制作。

第六條文書設定的欄目，應當逐項填寫，不得遺漏和隨意修改。無需填寫的，應當用斜線劃去。

文書中除編號和價格、數量等必須使用阿拉伯數字的外，應當使用漢字。

第七條文書應當使用公文語體，語言規范、簡練、嚴謹、平實。

應當正確使用標點符號，避免產生歧義。

第八條文書中“案由”填寫為“違法行為定性＋案”，例如：未取得施工許可證擅自施工案。

在立案和調查取證階段文書中“案由”應當填寫為：“涉嫌+違法行為定性＋案”，例如：涉嫌未取得施工許可證擅自施工案。

第九條建設行政處罰文書編注案號實行一案一號。

簡易程序：當場處罰決定書“案號”為“行政區劃簡稱＋處罰機關簡稱＋執法類別＋簡罰＋年份＋序號”。例如：遼寧省建設廳規劃部門制作的文書，“案號”可編寫為遼建規簡罰號。

一般程序：行政處罰立案審批表、行政處罰事先告知書、行政處罰決定書等文書“案號”統一為“行政區劃簡稱＋處罰機關簡稱＋執法類別＋罰＋年份＋序號”，例如：遼建規罰。

第十條文書中當事人情況應當按如下要求填寫：

（一）根據案件情況確定“個人”或者“單位”，“個人”、“單位”兩欄不能同時填寫。

（二）當事人為個人的，姓名應填寫身份證或戶口簿上的姓名；住址應填寫常住地址或居住地址：“年齡”應以公歷周歲為準。

（三）當事人為法人或者其他組織的，填寫的單位名稱、法定代表人（負責人）、地址等事項應與工商登記注冊信息一致。

（四）當事人名稱前后應一致。

第十一條詢問筆錄、現場檢查（勘驗）筆錄、聽證筆錄等文書，應當場交當事人閱讀或者向當事人宣讀，并由當事人逐頁簽字或蓋章確認。當事人拒絕簽字蓋章或拒不到場的，執法人員應當在筆錄中注明，并可以邀請在場的其他人員簽字。

記錄有遺漏或者有差錯的，可以補充和修改，并由當事人在改動處簽章或按指印確認。

第十二條執法文書首頁不夠記錄時，可以附紙記錄，但應當注明頁碼，由相關人員簽名并注明日期。

第十三條文書中承辦機構、法制部門和行政機關的審核或審批意見應表述明確，沒有歧義。

第十四條需要交付當事人的外部文書中設有簽收欄的，由當事人直接簽收；也可以由其成年直系親屬代簽收。

文書中沒有設簽收欄的，應當使用送達回證。

第十五條文書中注明加蓋公章的地方必須加蓋公章，加蓋公章應當清晰、端正，要“騎年蓋月”。

第三章具體文書適用及制作

第十六條當場處罰決定書是指建設行政執法機關適用簡易程序，現場作出處罰決定的文書。

“違法事實”應當寫明違法行為發生的時間、地點、違法行為的情節、性質、手段及危害后果等情況。

“處罰依據及內容”應當寫明作出處罰所依據的法律、法規的全稱并具體到條、款、項、目；處罰內容應當具體、明確、清楚。

第十七條建設行政處罰案件立案審批表是指建設行政執法機關在辦理一般程序案件中，用以履行報批立案手續的文書。

“案件來源”欄應當按照檢查發現、投訴舉報、上級交辦、其它等情況據實填寫。

“案情簡介”欄應當寫明當事人涉嫌違法的事實、證據等簡要情況以及涉嫌違反的相關法律規定。

第十八條建設行政執法責令停止違法行為通知書和責令改正通知書是指建設行政執法機關依據有關法律、法規的規定，責令違法行為人立即或在一定期限內糾正違法行為的文書。

責令停止違法行為通知書應當寫明停止具體的違法行為和具體的法律依據；責令改正通知書應當寫明具體的違法事實、時限改正和具體的法律依據。

第十九條詢問筆錄是指為查明案件事實，收集證據，而向相關人員調查了解有關案件情況的文字記載。

詢問筆錄應當記錄被詢問人提供的與案件有關的全部情況，包括案件發生的時間、地點、情形、事實經過、因果關系及后果等。

詢問時應當有兩名以上執法人員在場，并做到一個被詢問人一份筆錄，一問一答。詢問人提出的問題，如被詢問人不回答或者拒絕回答的，應當寫明被詢問人的態度，如“不回答”或者“沉默”等，并用括號標記。

第二十條現場檢查（勘驗）筆錄是指執法人員對與涉嫌違法行為有關的物品、場所等進行檢查或者勘驗的文字圖形記載和描述。

現場檢查（勘驗）筆錄要對所檢查的物品名稱、數量、包裝形式、規格或所勘驗的現場具體地點、范圍、狀況等作全面、客觀、準確的記錄。

需要繪制勘驗圖的，可另附紙。

對現場繪制的勘驗圖、拍攝的照片和攝像、錄音等資料應當在筆錄中注明。

第二十一條抽樣取證憑證通知書中各欄目信息，應當按照物品（產品）包裝、標簽上標注的內容填寫。

證據登記保存清單是指建設行政執法機關在查處案件過程中，對可能滅失或者以后難以取得的證據進行登記保存時使用的文書。

執法機關應當根據需要選擇就地或異地保存。

執法機關可以在證據登記保存的相關物品和場所加貼封條，封條應當標明日期，并加蓋印章。

文書中應當對被保存物品的名稱、規格、數量、生產日期、生產單位作清楚記錄。

第二十二條登記保存物品處理通知書是指建設行政執法機關在規定的期限內對被登記保存的物品作出處理決定并告知當事人的文書。

處理通知書應當寫明當事人姓名（或名稱）、登記保存作出的時間及具體處理決定。

執法機關可視具體處理情況制作物品清單。

第二十三條行政處罰事先告知書、行政處罰聽證告知書是指建設行政執法機關在作出行政處罰決定前，告知當事人擬作出的行政處罰決定的事實、理由、依據以及當事人依法享有的權利的文書。

執法機關應當根據案件是否符合聽證條件（聽證條件：擬作出責令停產停業、吊銷許可證執照、較大額罰款），決定適用事先告知書文書或聽證告知書文書。

行政處罰事先告知書、行政處罰聽證告知書應當寫明當事人的違法事實、違反的法律條款、擬作出行政處罰的種類、幅度及法律依據，并告知當事人享有的陳述和申辯的權利、要求舉行聽證的權利及法定期限，并注明聯系人、聯系電話和行政處罰機關地址等。

對違法事實的描述應當完整、明確、客觀，不得使用結論性語言。

第二十四條行政處罰聽證通知書是指建設行政執法機關決定舉行聽證會并向當事人告知聽證會事項的文書。

行政處罰聽證通知書中應當告知當事人舉行聽證會的時間、地點、方式（公開或不公開）、主持人的姓名、工作單位及職務以及可以申請回避和委托人等事項。

第二十五條聽證筆錄是指記錄聽證過程和內容的文書。

聽證記錄應當寫明案件調查人員提出的違法事實、證據和處罰意見，當事人陳述、申辯的理由和以及是否提供新的證據，證人證言、質證過程等內容。

案件調查人員、當事人或其委托人應當在筆錄上逐頁簽名并在尾頁注明日期；證人應當在記錄其證言之頁簽名。

第二十六條建設行政處罰聽證報告書是指聽證會結束后，聽證主持人向行政執法機關負責人報告聽證會情況并提出案件處理意見的文書。

“聽證基本情況摘要”欄應當填寫聽證會的時間、地點、案由、聽證參加人的基本情況；聽證中發現新的問題和新的情況應予以說明；聽證認定的事實、證據。

“聽證結論及處理意見”應當由聽證人員根據聽證情況，對擬作出的行政處罰決定的事實、理由、依據做出評判并提出傾向性處理意見。

聽證主持人向處罰機關負責人提交報告書時，應當附聽證筆錄。

第二十七條建設行政處罰案件處理審批表是指案件經過調查取證、陳述或者聽證，承辦機構提出處理意見報請法制部門審核、行政機關負責人審批的文書。

“調查結論及處理意見”欄應當由承辦機構根據案件調查情況和有關法律、法規的規定提出處理意見；涉及行政處罰規定有裁量幅度時，承辦機構根據當事人違法事實和情節，依據行政處罰自由裁量權指導標準確定裁量幅度。對立案的違法事實不存在的，應當寫明建議終結調查并結案等內容；對依法應給予行政處罰的，應當寫明給予行政處罰的種類、幅度及法律依據等。

“法制部門意見”欄，應當寫明具體核審意見，由負責人簽字。

“行政負責人審批意見”欄，由建設行政執法機關負責人寫明意見。對重大、復雜或者爭議較大的案件，行政執法機關的負責人應當組織集體討論，對案件進行分析和審議。

第二十八條建設行政處罰決定書是指建設行政執法機關依法適用一般程序，對當事人作出行政處罰決定時使用的文書。

對違法事實的描述應當全面、客觀，闡明違法行為的基本事實，即何時、何地、何人、采取何種方式或手段、產生何種行為后果等。

應當對當事人陳述（申辯）意見的采納情況及理由予以說明；對經過聽證程序的，文書中應當載明。

作出處罰決定所依據的法律、法規、規章應當寫明全稱，列明適用的條、款、項、目。

有從輕或者減輕情節，依法予以從輕或者減輕處罰的，應當寫明。

第二十九條送達回證是指建設行政處罰機關將執法文書送達當事人的回執證明文書。

“送達單位”指執法機關：“送達人”指執法機關的執法人員或委托的有關人員：“受送達人”指案件當事人：“收件人”不是當事人時，應當在備注欄中注明其身份和與當事人的關系。

第三十條建設行政處罰案件結案報告是指案件終結后，承辦機構報行政機關負責人的文書。

結案報告應當對案件的辦理情況進行總結，對給予行政處罰的，寫明處罰決定的內容及執行情況；不予行政處罰的應當寫明理由；予以撤銷案件的，寫明撤銷的理由。

第四章文書歸檔及管理

第三十一條一般程序案件應當按照一案一卷進行組卷；材料過多的，可一案多卷。

簡易程序案件可以多案合并組卷。

第三十二條卷內文書材料應當齊全完整，無重份或多余材料。

第三十三條案卷應當制作封面、卷內目錄和備考表。

封面題名應當由當事人和違法行為定性兩部分組成，例如：關于×××未取得施工許可證擅自施工案。

卷內目錄應當包括序號、材料名稱、頁號和備注等內容，按卷內文書材料排列順序逐件填寫。

備考表應當填寫卷中需要說明的情況，并由立卷人、檢查人簽名。

第三十四條案件文書材料按照下列順序整理歸檔：

（一）案卷封面；

（二）卷內目錄；

（三）行政處罰決定書；

（四）立案審批表；

（五）詢問筆錄、現場檢查（勘驗）筆錄、抽樣取證憑證、證據登記保存清單、登記物品處理通知書；

（六）案件處理審批表、行政處罰事先告知書等；

（七）行政處罰聽證會通知書、聽證筆錄、行政處罰聽證會報告書等聽證文書；

（八）執行的票據等材料；

（九）罰沒物品處理記錄等；

（十）送達回證等其他有關材料；

（十一）行政處罰結案報告；

（十二）備考表。

第三十五條不能隨文書裝訂立卷的錄音、錄像等證據材料應當放入證據袋中，并注明錄制內容、數量、時間、地點、制作人等，隨卷歸檔。

第三十六條當事人申請行政復議和提起行政訴訟或者行政機關申請人民法院強制執行的案卷，可以在案件辦結后附入原卷歸檔。

第三十七條卷內文件材料應當用阿拉伯數字從“1”開始依次編寫頁號；頁號編寫在有字跡頁面正面的右上角和背面的左上角；大張材料折疊后應當在有字跡頁面的右上角編寫頁號；A4橫印材料應當字頭朝裝訂線擺放好再編寫頁號。

第三十八條案卷裝訂前要做好文書材料的檢查。文書材料上的訂書釘等金屬物應當去掉。對破損的文書材料應當進行修補或復制。小頁紙應當用A4紙托底粘貼。紙張大于卷面的材料，應當按卷宗大小先對折再向外折疊。對字跡難以辨認的材料，應當附上抄件。

第三十九條案卷應當整齊美觀固定，不松散、不壓字跡、不掉頁、便于翻閱。

第四十條辦案人員完成立卷后，應當及時向檔案室移交，進行歸檔。

第四十一條案卷歸檔，不得私自增加或者抽取案卷材料，不得修改案卷內容。

第四十二條本規范由遼寧省建設廳負責解釋。

第四十三條本規范自20*年1月1日。