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為進一步規范對各類文件的管理，根據中央和市委有關文件精神，結合本部具體情況，特作如下規定：

一、關于文件的閱讀范圍

1、中央文件（包括中央組織部文件）：

發至縣團級的中央文件，可供黨政機關、企業、事業單位中處級和相當處級以上職務的黨員干部閱讀。

2、市委文件（包括市委組織部文件）：

（1）發至區縣局以上單位的市委文件，可供黨政機關、企業、事業單位中處級和相當處級以上職務的黨員干部閱讀。

（2）發至縣團級的市委文件，可供黨政機關、企業、事業單位中科級和相當科級以上職務的黨員干部閱讀。文件注明傳達范圍的，按規定辦理。

3、區委文件（包括區委組織部文件）：

由單位領導決定閱讀范圍。文件注明傳達范圍的，按規定辦理。

4、離、退休干部閱讀文件的規定：

離、退休干部，可按原來的職級或規定享受的政治待遇閱讀相應級別的中央文件和市委文件及區委文件，由原所在單位黨組織根據實際情況組織閱讀或傳達。

5、文件有領導批示的，按批示范圍傳閱。

二、關于文件的處理程序

1、簽收和啟封：文件的收發由專人履行簽收手續，其他人員不得隨意簽收和啟封。如果標有具體人員親收、親拆的公文、信函，除本人委托外，任何人不得啟封，應原封不動交給親收人或指定人員。辦公室收到的各類公文及重要資料、刊物須及時交送有關領導和相關科（室），按有關程序和規定及時處理，防止耽擱、延誤。

2、登記：登記文件必須將收發文時間、來文單位（發往單位）、文件字號、密級、標題、緩急程序、份數及處理時間、處理情況逐項登記清楚。登記文件應按來文單位類型分別登記，登記簿應裝訂成冊，易于保存、查詢，妥善保存5年后銷毀。

3、辦理：經辦人員必須根據文件的內容和閱知的范圍，及時、迅速傳閱、辦理，不得拖延，事后必須在辦文單上簽字或寫明辦理經過及結果，需向領導反饋情況的必須及時反饋。領導批示后的文件，應按領導批示意見進行辦理。凡經注辦的文件，辦公室要及時對承辦情況進行督促檢查，做好催辦工作，以避免漏辦和延誤。

4、傳閱：傳閱文件應突出一個“快”，隨時掌握文件的去向，避免文件漏傳、誤傳和延誤、遺失。

(1)嚴格登記手續。文件傳閱時應做好登記手續或請傳閱者做好傳閱簽收。

(2)文件傳閱時，應設立必要的文件傳閱夾和辦文單，以便區別于其他材料和領導閱后簽字、批示。要提醒傳閱者不要隨意抽取文件夾里的文件，以避免文件漏傳。

(3)文件傳閱應在部內的辦公室進行，不得將文件帶到住所或公共場所閱處。

(4)文件傳閱必須根據規定的文件閱讀范圍進行傳閱，應由專人按部領導的排序或主次先后遞送。對傳閱的文件應及時收回，重要文件應當天送達，當天收回。要避免文件在傳閱對象之間發生相互傳遞的“橫傳”現象，以免傳閱的文件失去控制，造成文件積壓、丟失和下落不明等情況。要加快文件傳閱的速度，送文人員應盡可能了解有關領導人和有關部門的工作規律與時間安排，有時間閱讀的要及時送閱，如領導外出，可適當調整傳閱秩序，要盡量減少文件傳閱時的停留時間，縮短文件傳閱周期。

三、關于文件的保管

文件的保管、存放必須明確專人負責，并建立健全管理制度。

1、對傳閱好的文件、辦理好的文件，應及時核對清點，并分門別類保管存放。

2、文件借閱時，必須符合規定的文件閱知范圍，辦理借閱文件的登記手續，在規定的場所閱讀。如遇特殊情況需要攜帶文件外出時，必須經本單位主管領導批準，并采取必要的保密措施。涉及密級的公文和內部重要資料，要注意保密。凡是有密級的文件，不得隨意復印，確因工作需要必須經辦公室負責人同意才可復印，其復印件按正式文件管理。

3、文件的存放場所應安全、保密，不得將文件隨意放在辦公桌面上或存放在玻璃櫥和敞開式的櫥柜中。

四、關于文件的清退、銷毀

要建立定期的文件清理制度，定期做好文件的清退和銷毀工作。清退和銷毀文件，必須嚴格履行登記手續。文件銷毀時需經主管領導人批準同意。個人不得擅自銷毀文件。

(1)中央文件、市委文件清退工作，按區委辦公室下發的文件清退單，認真核對應清退的文件，按時、如數將清退的文件送區委機要室并辦理清退、注銷手續。

(2)區委文件和本單位的文件根據有關歸檔要求，要定期清理歸檔，并做好歸檔手續。

(3)對不需要歸檔的其他文件、資料及內部刊物，應按區委保密辦的規定進行清退、銷毀。

(4)文件管理人員在工作調動、離職時，應先辦理文件的移交手續，清退所持的全部文件，方可辦理調動、離職手續。任何個人不得私自帶走文件或私自銷毀文件。

五、關于文件管理職責

1、辦公室是文件管理的職能部門，應加強對文件，特別是中央文件、市委文件的管理，嚴格執行有關規定和保密紀律，做到既充分發揮每份文件的作用，又嚴防失密、泄密現象的發生。

2、辦公室主任應定期檢查文件的收發、登記、傳閱、保管和清退、銷毀情況，加強文件管理和保密教育。

3、辦公室負責文件處理、保管的人員要增強責任性和保密意識，忠于職守，嚴格遵守有關規章制度和保密紀律，勤懇工作，確保文件正常運轉，防止遺失。