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根據《*市電子文件歸檔及管理暫行辦法》的規定，結合*市機關檔案工作實際，制定本實施意見。*市各市級機關和列入進館單位的其他社會組織按照本實施意見執行。

一、電子文件的管理

包括電子文件的收集、整理、歸檔、移交、保管、利用、統計、鑒定和銷毀等各個環節。

1.電子文件的收集

(1)收集范圍：

按國家關于文件歸檔范圍的現行規定執行。

①網上流轉的電子文件，包括上級下發的文件，同級的平行文件，下級上報的文件和本單位形成的文件。

②非網上流轉的紙質文件，包括會議記錄、統計報表、會議文件等不經文書處理的文件采取相應技術手段轉換成的電子文件。

③其他門類的電子文件，包括數碼照片、CAD圖紙、視頻文件、音頻文件和其他多媒體電子文件等。

(2)收集要求：

①各單位要保留電子文件流轉的重要過程，包括重要的修改、領導審閱簽署的重要意見、電子簽名等。

②要在電子文件與紙質文件之間建立準確、可靠的標識關系，一般用檔號來標識。

③保證電子文件在流轉過程中不被非正常修改，由技術部門設置權限，并在運行過程中做好實時監控，確保安全。每天在線備份一次，每3個月脫機保存一次。

④電子文件的存儲格式一般為PC機上可讀取的通用文件格式，必要時連同專用軟件一并收集。

(3)收集辦法：

①通過*市電子公文流轉系統(以下簡稱OA系統)進行收集。

②非網上流轉的紙質文件通過掃描等技術手段轉化為電子文件。

③其他門類的電子文件做到“誰辦理，誰收集”。

2.電子文件的整理

(1)整理要求：

電子文件的整理要求與紙質文件相同，按年度—保管期限—機構(問題)整理。

(2)整理方法：

通過OA系統、歸檔管理軟件，分別按要求進行著錄，必須著錄的項目有全宗號、年度、機構(問題)名稱、機構(問題)代碼、件號、檔號、題名、文號、責任者、成文日期、載體類型、載體數量、保管期限、密級(公開、國內)、主題詞及相應的電子文件聯接等，按年度、保管期限、機構或問題等形成機讀目錄。

(3)歸檔電子文件載體的整理：

脫機歸檔的載體可以采取按時間順序編大流水號的方法，填寫《電子文件載體登記表》和《歸檔載體內部目錄登記表》(見表1、表2)。

3.電子文件的歸檔

(1)歸檔時間：

①邏輯歸檔應實時進行，隨辦隨歸。

②物理歸檔應定期完成，一般每三個月一次制成光盤脫機保管。

③每年的第一季度必須向單位檔案部門移交上一年度的所有歸檔電子文件數據集，并刻錄成光盤等脫機保管載體。

(2)歸檔檢測：

在進行電子文件歸檔時，應按其基本技術條件進行檢測。檢測內容包括：

①硬件環境的有效性；

②軟件環境的有效性：

③信息記錄格式的通用性。

(3)歸檔鑒定：

在對電子文件的有效性和完整性進行審核后，必須由業務部門負責人簽署意見，檔案部門還應出具鑒定結果報告。鑒定內容包括：

①電子文件的損壞鑒定：

②電子文件的有效性和完整性鑒定；

③電子文件流轉過程的完整性鑒定；

④電子文件與歸檔的紙質文件的關聯性鑒定。

(4)保管期限的劃分：

電子文件保管期限劃分，按國家關于紙質文件歸檔的現行規定執行。

(5)歸檔要求：

①數據集歸檔。向本單位檔案部門移交脫機保管的歸檔電子文件光盤等載體，至少一式2套，一套封存保管，一套供查閱使用。必要時，復制第3套，異地保存。其內容包括上一年度歸檔的永久、長期、短期的電子文件全文、目錄及相關信息，上一年度文書處理收文、發文數據集。

②采用的載體按優先級別分別為只讀光盤、一次寫光盤、可擦寫光盤、磁帶等，禁止使用軟磁盤作為歸檔電子文件長期保存的載體。

③在移交脫機保管載體的同時，文書部門必須將上一年度歸檔的永久、長期電子文件制成紙質文件一同歸檔，紙質文件的歸檔整理方法不變。

④其他非文本文件，包括非網上流轉的紙質文件掃描成的電子文件應按統一的數據格式進行歸檔。

4.電子文件的歸檔移交

電子文件歸檔后按有關規定移交至本單位檔案部門保管。

(1)歸檔載體的標識：

存儲歸檔電子文件的載體或包裝盒上應貼有標簽，標簽內填寫編號、名稱、時間、載體類型、密級、保管期限等。

(2)歸檔載體的檢驗：

各單位檔案保管部門應配備相應的技術處理設備，包括：1臺與服務器相連的計算機，1臺能閱讀歸檔載體的設備(如光驅、磁帶機等)，1臺激光打印機，以及其他必須的設備(設備型號、技術指標由技術部門另行確定)，以滿足歸檔載體檢驗的需求。歸檔的每套載體均應接受檢驗，包括載體外觀檢驗，病毒檢驗等。合格率應達到100％。

(3)電子文件的檢驗：

要對歸檔電子文件進行抽查，從文件真實性、完整性、有效性三個方面進行檢驗。抽查比例不少于20％，抽查合格率要求達到100％。各單位檔案部門要把歸檔載體上的文件與網上文件進行比照，具體要求如下：

①文件真實性檢驗：檢驗電子文件的內容、結構和其他信息(如修改、簽署意見等)經過處理后是否與原始狀況一致。

②文件完整性檢驗：檢驗電子文件的內容是否有缺損，頁數是否一致。

③文件有效性檢驗：檢驗電子文件是否具備可利用性、數據的可識別性等，即文件是否能閱讀，是否能進行處理。

(4)移交手續：

驗收合格后，各單位檔案部門在電子文件入庫登記表上簽字蓋章。網上邏輯歸檔與歸檔載體的接收同時辦理手續。一式2份，一份交電子文件移交部門，一份自存(見表3)。

5.電子文件的移交進館

列入進館范圍的單位，其所有歸檔的永久、長期非涉密電子文件應于每年4月底前向市檔案館進行網上移交并辦理相關手續。各單位具體移交時間表、手續、方法，由市檔案館另行通知。

歸檔電子文件網上移交前，檔案形成單位必須認真檢測歸檔電子文件，并接受市檔案局的業務指導。

6.歸檔電子文件的保管

電子文件保管除應具備紙質檔案的一般要求外，還應符合下列條件：

(1)環境溫度：14℃~24℃；

(2)相對濕度：45％~60％；

(3)遠離強磁場；

(4)與有害氣體隔離；

(5)采取防潮措施。

7.歸檔電子文件的利用

(1)電子文件的封存載體不得外借。

(2)利用時使用拷貝件，利用者對電子文件的使用應在權限規定的范圍之內進行。

8.歸檔電子文件的統計

各單位檔案保管部門應及時按年度對電子文件的保管、利用等情況進行統計。

9.電子文件的鑒定銷毀

(1)電子文件的鑒定，按國家現行規定執行。

(2)電子文件的銷毀，應在辦理審批手續后實施。

(3)非涉密電子文件可進行邏輯刪除。

10涉密電子文件的管理

(1)涉密電子文件的范圍：

指含有國家秘密、工作秘密、內部信息的涉密文件、內部文書、重要會議記錄等，包括密級類別中內部、秘密、機密、絕密4個類別。

(2)涉密電子文件的整理：

在文件分類時設為保密類，目錄單列。涉密電子文件必須在與公共信息網絡(國際互聯網)、電子政務外網物理隔離的計算機單機和錄入設備上單獨整理(包括電子掃描、信息輸入等)。

(3)涉密電子文件的歸檔、移交和保存：

①涉密電子文件必須加密保存在脫機載體上，并在脫機載體上標明密級后向單位檔案室移交。向市檔案館移交加密脫機載體時，需通過機要交通或由專人送達。

②嚴禁通過公共信息網絡(國際互聯網)、電子政務外網傳輸包括目錄在內的涉密歸檔的電子文件信息。

③涉密電子文件需要使用數據庫保存時，應單獨建庫，與公共信息網絡(國際互聯網)、電子政務外網物理隔離，并采取與所保護的電子文件密級相一致的經國家主管部門批準的加密技術進行加密保存。

(4)涉密電子文件的利用：

涉密電子文件的利用與涉密紙質文件的利用相一致，需根據《國家秘密載體保密管理規定》(中辦廳字［2000］58號)的要求，明確利用權限、審批程序和利用者應當承擔的保密責任及義務，并嚴格審批手續。

(5)涉密電子文件的銷毀：

涉密電子文件需要銷毀時，應確保存儲載體與涉密信息一并銷毀，不能一并銷毀的，應采取強消磁等技術措施徹底清除涉密信息。

二、電子文件管理的技術要求．

(一)電子文件管理設備要求

1.硬件配置：英特爾奔騰Ⅲ以上級別中央處理器的PC機(內存要求在128MB以上，硬盤要求在80GB以上)，掃描儀，光盤刻錄機。

2.軟件配置：微軟公司Windows98以上級別的操作系統，InternetExplorer5．0以上版本的瀏覽器，市信息辦統一標準的OA歸檔管理系統。

(二)歸檔電子文件存儲格式

歸檔電子文件存儲格式是指在PC機上可讀取利用的文件格式。

該文件格式應按本意見提供的《歸檔電子文件存儲格式及載體》(參照下表)選擇存儲格式和載體，其中用于脫機保存的電子文件載體上應標明編號。