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**縣共有四個干部人事檔案管理機構，專職檔案員4人，兼職檔案員2人，管理干部人事檔案13811卷，專業技術人員職稱檔案7537卷，其他檔案1918卷。5月下旬，縣委組織部部務會議決定，由組織部干部人事檔案室牽頭，對我縣四個有干部人事檔案管理職責的單位進行了一次以“工作檢查、業務指導、查找問題、共同提高”為內容的調研活動。

在此次調研活動中，我們發現：近幾年來各級干部人事檔案管理部門認真貫徹落實《檔案法》和中組部《干部檔案工作條例》精神，切實加強了對干部檔案工作的領導，努力改善干部檔案的基礎設施建設，基本上做到了思想上有位置、工作中有部署、執行中有措施、落實中有檢查。各單位檔案工作標準化、規范化、現代化水平在不斷提高，為我縣的組織、人事、人才工作提供了有效服務，發揮了顯著作用。

但是，我縣干部人事檔案管理還存在著檔案意識不強，檔案管理機制不全和管理手段、方法滯后等問題，本文在分析存在這些問題原因的基礎上，就如何解決這些問題，談點看法，并提出一些有針對性的意見和建議。

一、干部人事檔案管理存在的主要問題

(一)、檔案管理不完善，影響檔案質量。通過對四個單位80卷檔案的抽查，發現檔案材料收集、整理、歸檔中的完整率\準確率和齊全率沒有達標，普遍存在以下問題：一是檔案材料收集不齊，特別是一些重要的材料如入黨材料、考察材料沒有收集齊全；二是檔案材料內容填寫失真，有的干部檔案“年齡越填越小，參加工作時間越填越早，文化程度越填越高”；三是目錄書寫不規范、不工整，有的使用圓珠筆填寫；四是歸檔材料未編頁碼的現象較為普遍，有的頁碼與目錄不相符；五是整理不夠規范，部分材料歸類不準確，不該歸檔的材料也歸了檔，如自考單科合格證等；六是有少量的履歷表、自傳未蓋組織人事部門公章；七是零散材料沒有及時歸檔。

(二)、內容陳舊，多頭管理。新時期人事檔案的價值正在發生著變化，其社會價值已不如以前那樣重要，在傳統人事制度下形成的人事檔案，有些陳舊的信息內容已不能滿足現代社會對人事檔案價值的需求。如人事檔案中記載個人履歷、社會關系、政治面貌等基本情況的內容多，而反映個人工作能力、技術特長等方面的材料少。在調研中我們還發現，干部人事檔案分散、多頭管理現象嚴重。如軍轉干部、新招錄公務員的檔案在公務員管理股,大中專畢業生的檔案，有的在考培中心，有的在人才中心，企業改制人員檔案在組織部門，專業技術人員職稱檔案在人事部門，這樣不利于檔案的保管、使用、轉遞。

(三)、管理手段落后，效率低下。被檢的四個單位，三個單位沒有啟用電子信息化管理，只有一個單位啟用了《通用組織干部人事管理多媒體系統》，二個單位用電子表格啟動了音序檢索工具，把檔號、姓名輸入了電腦。在整理檔案過程中，大部分是靠手工操作，如裁疊文件、打頁碼、裝訂、編制封面等都是手工操作，費時、費力，效率低。

二、存在問題的原因分析

我縣干部人事檔案管理工作存在的諸多問題，在一定程度上阻礙了干部人事檔案工作的健康發展，造成這些問題的原因是多方面的，既有人為因素，又有社會客觀因素，既有內部原因又有外部原因，綜合起來有以下幾個方面：

(一)、少數單位對檔案管理工作不夠重視，投入少。一些單位領導對干部檔案工作“說起來重要、排起來次要、忙起來不要”，沒有把檔案工作作為組織人事工作一個重要組成部分，列入議事日程，擺上位置，對檔案基礎設施投入少，檔案室“六防”不到位，影響檔案安全。

(二)、檔案人員配備不齊，兼職過多，業務素質偏低。一方面四個單位六個專兼職檔案員要管理23266卷檔案，兼職檔案員還要完成其他工作任務，人手不足，使檔案工作無法正常開展；另一方面這六名專兼職檔案員都是“半路出家”，業務不精。近三年業務主管部門未舉辦過業務培訓，缺乏提高業務能力，相互交流學習的機會。

(三)、檔案管理不完善，規章制度不健全。少數單位對新形勢下干部檔案工作中出現的新問題不能很好處理，規章制度不健全，導致對干部人事檔案歸屬不明，管理不善，出現了混亂、多頭管理現象。

(四)、缺乏創新意識。傳統的干部檔案管理方式使干部人事檔案工作停滯不前，落后于時展的需要，使檔案工作者整天沉緬在繁雜、冗長的拆、裝、查、找之中。

三、提高我縣干部人事檔案水平的措施

干部人事檔案工作是組織、人事部門工作中不可缺少的重要組成部分，是做好干部工作的基本前提。它既是一項政治性的工作，又是一項專業性的工作；既是一項服務性的工作，又是一項機密性的工作。針對干部人事檔案管理中存在的問題，特提出如下幾點建議和對策。

(一)、加強領導，完善管理制度，保證檔案質量。

一是組織、人事部門應加強對干部檔案工作的領導，成立“干部檔案工作領導小組”，并明確一名負責同志為組長，領導小組下設辦公室，辦公室人員負責對同級和下級的干部檔案工作在業務上負有監督、檢查和指導責任。二是建立健全干部人事檔案管理的十五種相關簿冊和十一項規章制度，做到制度上墻，責任到人。三是開展干部人事檔案管理工作評比活動。由組織部門牽頭定期組織檢查下級的干部檔案工作，開展評比活動，及時表揚先進，并對不足的提出建議，認真整改。

(二)、穩定隊伍，提高素質，加大投入。

一是穩定檔案員隊伍，按照《檔案法》規定：每管理1000份檔案配備一員專職檔案員，不要輕易調動他們的工作崗位，保持相對穩定。制訂檔案人員的崗位職責，明確工作紀律、工作態度、業務能力等考核標準，堅持用活的機制，兌現各種獎懲。落實檔案人員津貼，提高他們的工作積極性。二是加強業務學習，定期組織學習、交流，探討業務知識、專業知識、現代化管理知識，以及新技術的學習和掌握。三是強化業務指導，業務主管部門要主動開展指導。一方面請示上級主管部門的業務指導，多請示匯報，另一方面做好咨詢服務。四是落實必要經費，添置管理設施。每年在單位的財政預算中，設定專項資金用于檔案工作，確保檔案工作按時順利完成，并要解決庫房，添置檔案箱柜、空調、計算機及文檔一體化管理軟件，檔案整理裝訂用具等設備。

(三)、與時俱進，創新干部人事檔案管理新機制。

一是管理創新。一方面對全縣的干部人事檔案作一次全面清理，實行歸口、分類管理。如對改制企業已置換身份的干部人事檔案、大中專畢業生的“棄檔”“死檔”全部移交到縣人才交流中心統一管理，各專業技術人員職稱檔案歸并到本人的人事檔案中，改變人事檔案多頭管理的不良局面。另一方面就是加快檔案工作信息化建設。建立人事檔案數據庫系統，實施干部人事檔案動態管理，利用計算機、掃描儀等現代化設備和技術，將干部檔案資料整理輸入微機，通過相應技術處理，將文字、圖片甚至聲像資料變成數據資料，使干部檔案數據化、信息化，在檔案的查閱、借閱、歸檔、統計等日常工作方面實行微機化操作；二是內容創新。完善干部檔案內容，在收集干部基本情況的基礎上，建立干部工作業績檔案和干部能力檔案；三是整理手段創新。一方面改變部分材料的歸檔形式。如年度考核表、工資審批表，不進個人檔案，將此類表裝訂成冊歸入文書檔案，把考核結果、增資數額直接填入個人檔案目錄。另一方面改書本式檔案為活頁式檔案，這樣既可減輕裝訂檔案的勞動強度，又利于檔案保護。