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一、立卷歸檔受政策法規變化的影響大

近年來，國家、省、市組織部門都對干部人事檔案管理工作進行統一法規性文件指導，這些文件的實施使得干部檔案的管理工作在一定時期、一定程度上基本實現了制度化、規范化。但有的法規文件要求不統一、變化相對快，有的條款只是暫時的并多次改變，如工資級別登記表1992年以前立卷歸檔時沒放，1992年以后要放，并只須放九類1-1號，可是2000年又發文規定新整檔案工資級別登記表不要放。這不僅給檔案立卷工作造成一定難度，也在一定程度上影響了檔案的美觀。如審計材料，入黨積極分子考察表，預備黨員考察表，2000年下文要求歸檔，而要求從1996年收集，這樣收集起來就有一定難度。

二、干部檔案立卷不規范

1、歷史遺留問題多。以前大部分管檔人員專業程度普遍偏低，且又多屬兼職，有的自身要求不嚴，對立卷歸檔的材料沒有認真把關、鑒別，再加上部分單位領導干部對檔案管理工作重視程度不夠，使許多該歸檔的材料，有的沒歸檔，有的填寫不全，不該歸檔的材料混入了檔案內，造成了案卷質量低。近年來對干部檔案進行目標考核，干部檔案管理部門為保證檔案材料的完整，雖多次催交，但有的材料年代久遠，原件無法找到。責成有關部門補辦的材料雖經認真鑒別，但有失歷史原貌，影響了檔案的完整性、系統性和真實性。

2、紙張不統一，表格不規范。雖然明文規文秘雜燴網定檔案材料要統一使用十六開規格辦公用紙，不得使用圓珠筆、紅筆、鉛筆等書寫，但材料形成過程中，有的紙張大小不一，大的要切，小的要糊，有的表格印制超過裝訂線等，無形中給干部檔案立卷歸檔工作帶來了麻煩。檔案目標管理要求紙張必須19×26.5規格，組織部門印制的表格都達到了此要求，但人事、教育、公檢法等部門形成的材料大部分用a4紙，如報送的學歷材料絕大部分都是用a4紙。凡此種種問題的出現，又必將影響到將來的檔案立卷工作，影響案卷質量。

3、檔案意識淡薄，部分材料散失嚴重，歸檔不及時。隨著人們檔案意識的增強，大多數檔案都能及時立卷歸檔，但立卷中發現，有的檔案材料短缺，如表彰材料散失嚴重。

三、檔案管理人員不穩定，素質有待提高

干部檔案立卷工作是一項專業性、知識性較強的工作，需要有一定業務知識的人才能做好。但現實并非如此，檔案管理人員身兼數職，疲于應付，沒有足夠時間和精力從事檔案管理工作，再加上有的基層領導重視程度不夠，還有些檔案人員認為“政治上沒奔頭、搞檔案無盡頭”，導致了干檔人員調整頻繁，剛剛熟悉業務，又被調到其它崗位。新的檔案管理人員又開始新一輪熟悉業務的過程。

以上問題已經影響到干部檔案立卷工作和案卷質量。為切實加強理檔案立卷工作，提高檔案管理水平，針對檔案立卷管理工作中出現的問題，基層檔案管理部門和上級部門要高度重視。

首先，統一標準，強化管理。要建立健全各項規章制度，統一標準，強化管理。文件的類別、條款等盡量少改動。要求形成干部檔案材料單位的紙張規格要用a4紙，特別是高校的一些學籍材料。這樣會避免少拆卷，少改動，少切紙，避免浪費過多的人力、物力，同時也有助于保持檔案的美觀，使干部檔案立卷工作在統一的法規文件指導下，走上健康發展的道路。

其次，嚴格把關，認真鑒別歸檔材料。干檔管理人員讓送材料者填寫移交單，對每一份材料都要認真鑒別。一要看材料填寫是否規范，有無漏填，有無使用純藍、圓珠筆、鉛筆、紅墨水等，若不規范退回重填。二要看材料是否經組織審查蓋章或本人簽字，只有在蓋章簽字后，才能歸檔。三要看表格是否印制規范。鑒別審核后要核實移交單，看該送材料的單位還有哪些沒送來，然后及時催交，并及時歸檔，這樣就不會遺留問題，使檔案管理工作走上正常化軌道。同時，各有關部門要把收集移交干部檔案材料作為應盡的責任，及時移交。為解決立卷中存在的問題，干部檔案管理部門要建立健全嚴格的歸檔制度，使收集整理經常化，不拖延、不積壓、認真鑒別，及時歸檔，牢牢嚴把入口關。

再次，加強領導，建好隊伍。各級組織人事部門的領導，不僅要把檔案立卷管理工作列入每年的工作計劃目標，還要明確領導分管，對考核、任免等工作中形成的材料明確要求，責成相關科室手續齊全后及時送交干部檔案室，在配備檔案專兼職人員時，要選擇政治思想好、事業心強、能熟練掌握檔案專業知識的人擔任，并注意保持人員的相對穩定。各級組織人事部門的領導對干部檔案管理人員，在工作上要多關心，幫助解決收集、整理方面遇到的難題，要在檔案的庫房設備，經費使用上給予保；對兼職干檔管理人員要在工作時間上給予保證；在政治上要多關懷。為了提高專兼職干檔人員的素質，要不斷強化業務培訓和交流，有計劃地組織舉辦檔案業務知識培訓班，舉辦有針對性的業務講座，以及內部觀摩交流或外出參觀學習，不斷開闊干部人事檔案管理人員的視野，提高他們的政治理論素質和業務素質，提高他們的檔案管理水平，更好的服務于干部人事工作。