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一、公文正文寫作的“三要素”

公文正文部分的寫作是有規律的，它根據“干什么”、“為什么”和“怎么樣”的邏輯起點劃分，一篇標準的公文正文可由“主旨”、“依據”和“分旨”三個要素構成。三個要素各有一套恒定的“類型”+“文字標志”的表達特征以便區別；同時，三個要素按照“內容集中、先后有序、詳略得當”的結構標準和“主旨明確、正確、切實；依據真實、切題、充分；分旨具體、周密、可行”的內容標準組合在一起，傳遞著形形色色的行政管理信息。

（一）、公文的主旨

1、公文主旨的語言文字和數字標志

主旨即一篇公文最主要的意義或目的。它回答一篇公文要“干什么”的問題。任何一篇公文，幾十字也好，幾千字也好，總能概括成管理者或被管理者的某種基本意圖或目的。例如下行文：“為了正確貫徹國家的工商稅收政策,維護稅收法令的嚴肅性，確保國家稅收收入，國務院決定，必須對納稅單位和個人在納稅中發生偷漏、拖欠工商稅收的情況，進行一次認真的檢查清理。”“現將《山東公共場所治安管理辦法》發給你們，請貫徹執行”“關于縣以上地方各級人民政府懸掛國徽和掛機關名稱牌子的問題答復如下”。又如上行文：“為確保庫區安全生產，做到常備無患，急需修建地下消火栓四處，需要資金4.4萬元。妥否，請審查批示”“現將我市1992年上半年城市經濟改革情況報上，請指正”。再如平行文：“擬派上海海員醫藥藥劑師某某某赴香港接受為期一周的培訓，妥否，請函示”“現將我部會同國家計委等有關部門單位共同編制的《南水北調限期第一期工程計劃任務書（草案）》一式五份發去。請結合你省實際情況，提出修改意見，于1992年某日前告我部某某司”等等，這樁樁件件意圖或目的概括即為“主旨”。

通過上述，我們可以看出，主旨是一篇公文中最基本的不可或缺的頭號要素，否則，文字再多，也只能是令人不知所云的一紙空文。上級不知下級所請何事，下級不知上級所命何為。

2、主旨的類型

(1)按照公文“欲進行之行為”（干什么）的過程，主旨可以分為“目的”和“意圖”（希望達到某種目的的打算）兩種基本類型。“為了正確貫徹國家的工商稅收政策，維護稅收法令的嚴肅性，確保國家稅收收入”“為確保庫區安全生產，做到常備無患”一句均表現為“目的”范疇；“國務院決定，必須對納稅單位和個人在納稅中發生偷漏、拖欠工商稅收的情況，進行一次認真的檢查清理”、“急需修建地下消火栓四處，需要資金4.4萬元。妥否，請審查批示。”一句均表現為意圖“范疇”。

(2)按照公文“欲進行之行為”的性質，主旨又可以分為“祈使性”和“告知性”兩種基本類型。

所謂“祈使性”主旨，是指發文機關要求受文機關對所發公文有所動作或有所遵從—這里，也可以分為兩方面的意思—一方面謂之“祈求”：指下級機關要求上級機關或平級機關要求平級機關對所發公文有所幫助有所批準，如上行文“急需修建地下消火栓四處（飼養場一處、肉聯場一處、冷庫一處、蛋禽場與蛋庫之間一處），需要資金4.4萬元。妥否，請審查批示”等句，“我們擬同意寧波港和清水港建立友好關系”一句；再如平行文：“擬派上海海員醫藥藥劑師某某某赴香港接受為期一周的培訓，妥否，請函示”一句，“因此，建議在新機場正式啟用前，擬請將濟南機場（張莊）易名，以避免兩個機場名稱使用上矛盾。請予支持。”幾句等，均是發文機關要求收文機關幫助或批準的某種“請求”或“建議”。另一方面謂之“使令”：指上級機關要求下級機關對所發公文有所執行有所遵循，如下行文，“國務院決定，必須對納稅單位和個人在納稅中發生偷漏、拖欠工商稅收的情況，進行一次認真的檢查清理”一句，現將《山東公共場所治安管理辦法》發給你們，請貫徹執行”兩句，“國務院同意衛生部、國家工商行政管理局、國家技術監督局、國家醫藥管理局、國家中醫藥管理局、公安部《關于嚴厲打擊制售假劣醫藥商品違法活動的報告》，現發給你們，請遵照執行”一段；“省政府同意在原山東省經濟技術協作總公司的基礎上組建山東省經濟結構發展總公司”一句，均是發文機關要求收文機關執行或遵循的某種“指示”或“要求”。

而所謂“告知性”主旨，則是指發文機關僅僅要求受文機關對所發公文有所知曉有所了解，而并不要求受文機關有所動作或有所遵從，所發公文僅僅只是對某種情況或結果的一種“報告”或“告知”。“現將情況報告如下”一句，“現將我省某某市某某某鄉某某煤礦透水事故的調查處理情況報告如下”一句，“國務院決定該委員會為國務院直屬事業單位”一句，僅僅只是要求受文機關對本機關的工作情況或某種決策有所了解，并不要求受文機關對此有所行動。

（二）公文的依據

依據即為一篇公文主旨提出和成立的理由和根據。主旨的提出和成立，往往要建立在一定的理由或者事實的基礎之上，把這些理由或者事實寫到公文中去，便是依據。一篇公文如果缺少這種必要的理由和根據就會影響受文者對來文主旨的接受。主旨和依據這種依賴與被依賴的依存關系非常類似于議論文中論點和論據的依存關系。如果說論據是論點提出和成立的理由和根據的話，那么依據就是主旨提出和成立的理由和根據。

和主旨要素不同的是，在一些沒有必要說穿的情況下，依據要素可以省略。“為適應國民經濟發展的需要，進一步健全我國貨幣制度，方便流通使用和交易核算”再如“為改革我國在對外活動中有關贈禮、受禮的決定規定，特作如下規定開頭”。這些特殊情況下的省略現象并不意味著依據的要素地位會因之動搖，依據要素的類型也同論據一樣，可以分為理論依據和事實依據兩大類型：前者又可細分為黨和國家的政策法規，文件會議精神，領導指示以及發文主題自發的議論等四種小類型態；后者又可細分為現實狀況以及過去事實等兩種小類型態；另外，來文來函，會議通過，領導研究等等也是經常使用的事實引據。

依據句。依據要素在公文中往往作為開頭部分出現，其語言形式比較簡單的只有一兩句話：如：“你辦《關于成立山東省經濟協作發展總公司的請示》（[1992]魯經協秘字第108號）收悉。經研究”兩句話，“根據國務院辦公廳國辦發明電[1992]5號要求”，“一九八零年六月三日電悉”一句話。公務員之家

依據段。比較復雜的依據要素同主旨一樣也需擴展為段落來表達，特別是在一些回顧性的公文文體——如獎懲性的命令、決定、通報的下行文以及議案、請示、報告等上行文體中，由于事情經過或報請理由往往是表達的重點，依據要素甚至可以由多個段落來表達。

1、提示事實依據類：代表性的有“目的”、“當前”、“隨著”、“近來”、“以來”、“經”、“已經”、“業經”、“由于”、“鑒于”、“收悉”等十一個。

2、提示理論依據類：代表性的有“根據”、“遵照”、“認為”等三個。

a)于祈使性的主旨來說，分旨是一種實現主旨的具體辦法要求。

b)對于告知性的主旨來說，分旨則是一些補充詳述主旨的具體事項。

（三）、公文的分旨

分旨即為一篇公文中為實現主旨而制定的具體辦法、要求或補充詳述的具體事項。一般而言，公文正文三個要素中，依據要素和主旨要素文字要少，而分旨要素文字要多。根據以上公文正文三要素的結構原理.