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最近，國家稅務總局局長謝旭人指出，要充分利用信息化手段，建立統(tǒng)一的電子稅源檔案庫，對納稅人的相關資料實行“一戶式”存儲，實現(xiàn)信息共享，這樣既可以方便查詢，減輕納稅人負擔，又可以加強稅源管理。如何把總局領導指示精神落到實處，盡快實現(xiàn)《江蘇省國稅系統(tǒng)基層三化建設三年發(fā)展規(guī)劃》中提出檔案資料管理信息化的目標，筆者認為，只有充分利用現(xiàn)有網(wǎng)絡資源和信息化手段，實行稅收征管檔案資料的電子化采集，才能實現(xiàn)一次采集、反復利用、信息共享，為稅收征管檔案資料信息化走出一條新路子。

一、分析檔案管理現(xiàn)狀，充分認識稅收征管檔案一戶式管理的必要性

1、從稅收檔案資料管理的現(xiàn)狀分析，稅收征管檔案一戶式管理是減輕國稅機關檔案管理工作強度，節(jié)約檔案管理成本，實現(xiàn)檔案信息資源共享的有效途徑。現(xiàn)行稅收資料管理過程中，整理工作量大、時間跨度長、資料查找難、利用效率低等問題逐漸暴露出來。一是工作效率低。從收集整理到裝訂，全是手工操作，費時費力，消耗資財。后期調閱也以手工為主，勞動強度大，手工檢索速度慢，調閱效率低。二是綜合利用程度低。現(xiàn)行稅收資料的檔案管理在查詢分析核對和執(zhí)法責任檢查落實等綜合利用方面效果不佳。三是共享程度低。由于存檔的紙質資料移動性能差，不能直接為國稅機關各崗位、各環(huán)節(jié)提供信息來源和執(zhí)法依據(jù)。四是存貯成本高。紙質資料存貯成本高，占用空間大。五是管理不規(guī)范。稅收資料多頭受理、重復歸檔，是戶管和還是類管資料，歸檔標準不統(tǒng)一。

2、從為納稅人提供優(yōu)質服務的角度考慮，稅收征管檔案一戶式管理是提高工作效率，降低辦稅成本，方便納稅人的重大改革。為了加強稅收管理，國稅機關要求納稅人辦理的各項證件和填報的涉稅資料十分繁雜，同樣的資料，在不同的崗位和不同的時間要反復提供和查驗，少一樣都可能辦不成事情，既增加了納稅人的辦稅成本，又影響了稅務機關的工作效率。稅收征管檔案資料的信息化，可以做到了一次采集歸檔，多環(huán)節(jié)、多層次的反復利用，可以極大地方便了納稅人，也減少了國稅機關內部資料傳遞的麻煩。

3、從稅收信息化建設的要求出發(fā)，稅收征管檔案一戶式管理成為必然趨勢。近幾年的稅收征管改革，在征管體制、征管機制、信息化程度等方面取得了重大突破，但是稅收資料檔案管理作為一項重要的征管基礎工作，還停留于手工操作的狀態(tài)，其管理的信息化水平還比較低。隨著稅收信息化建步伐不斷加快，征管軟件不斷應用升級，同時申報方式電子化以及辦公自動化等信息技術的廣泛運用，稅收征管檔案一戶式管理已成為必然趨勢，同時也是《國稅系統(tǒng)基層三化建設三年規(guī)化》的一項重要內容，是注重涉稅信息的深度開發(fā)，提高檔案信息利用價值，創(chuàng)新檔案管理信息化的新舉措。

4、從稅源管理責任制落實的客觀需要，稅收征管檔案一戶式管理是強化稅源監(jiān)控和加強執(zhí)法監(jiān)督的重要手段。從長遠看，稅收整個操作過程的電子化和信息化，是稅收征管改革真正的最終目標。通過稅收征管檔案資料信息化就可以將大量歸檔存查歷史資料轉化為稅源監(jiān)控分析的信息，從而實現(xiàn)對納稅人稅務登記、一般納稅人認定、防偽稅控認定、納稅申報情況、發(fā)票使用情況、涉稅事項變更和注銷等各項涉稅行為進行實時監(jiān)控，就能夠做到不僅注重結果的監(jiān)督，而且實現(xiàn)了過程的跟蹤管理，稅源監(jiān)控重點和對象，一目了然。

二、建立檔案管理制度，是實現(xiàn)稅收征管檔案一戶式管理的基礎

1、統(tǒng)一采集對象，資料種類規(guī)范到位。在稅收征管過程中，納稅人需要向稅務機關提供的以及稅務機關向納稅人發(fā)出的資料文書品種繁多，全部列入電子檔案資料的采集對象，既不需要，也不可能。因此，我們必須從有利于“明確納稅人納稅義務和落實稅源管理責任”為原則，可以確定戶籍管理類、減免退稅類、調查執(zhí)行類、登記備案類、稅收處罰類和統(tǒng)計備查類等基礎資料，作為我們一戶式管理采集歸檔的對象。

2、明確資料來源，文書格式規(guī)范到位。為了確保采集資料的真實可靠，應當明確資料采集的來源。當前主要有四個方面：一是納稅人在辦理稅務登記、一般納稅人和防偽稅控企業(yè)認定時所提供的各類資料原件；二是上級國稅機關對納稅人申請事項進行審批、資格確認時形成的各類資料原件；三是江蘇國稅管理信息系統(tǒng)形成的各類調查執(zhí)行和處罰資料原件；四是根據(jù)稅務機關管理工作需要，按年度從江蘇國稅管理信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫中導出的統(tǒng)計備查表格(如納稅申報情況明細表、發(fā)票發(fā)售分戶明細帳等)。

3、落實崗位職責，收集責任規(guī)范到位。檔案利用價值的大小在于資料是否齊全，而檔案齊全的關健環(huán)節(jié)在收集。因此，基層主管國稅機關要有專門的檔案工作小組，負責檢查各項資料的收集和歸檔工作落實情況，明確各責任區(qū)主崗人員為檔案資料收集工作第一責任人，凡規(guī)定實行一戶式管理歸檔的資料，除由檔案管理員從現(xiàn)有存檔資料庫中直接調取歸檔外，其他一律由主崗人員負責收集并形成電子文檔，上傳檔案管理員，凡收集不全的，列入個人崗位考核。

4、簡化流轉環(huán)節(jié)，資料傳遞規(guī)范到位。為了適應江蘇省國稅管理信息系統(tǒng)運行要求，在實現(xiàn)稅收征管檔案資料信息化的過程中，我們必須打破思維定式，在簡化合并現(xiàn)有征管資料的基礎上，作出硬性規(guī)定，凡是作為電子化收集歸檔的原始資料在國稅機關內部不再作為附報資料進行紙質流轉，一律由各崗位進入系統(tǒng)進行實時查核。如上級規(guī)定必須附報的資料，由最終上報審批的業(yè)務科室統(tǒng)一打印上報。

5、及時采集資料，歸檔辦法規(guī)范到位。為了保證稅收征管資料信息在稅收征管和納稅服務中及時的發(fā)揮作用，主管國稅機關應當對稅收征管資料收集責任人提出明確的工作要求，落實具體資料采集歸檔環(huán)節(jié)：要求納稅人提供的各類原始資料在調查環(huán)節(jié)由調查人負責在上報調查報告前采集歸檔；對上級稅務機關審批核準的原始資料在主管國稅機關登記分發(fā)前由檔案管理崗直接采集歸檔；對納稅人涉稅事項進行調查執(zhí)行的原始資料在調查執(zhí)行完畢后當日由執(zhí)行人負責采集歸檔；對納稅人年度納稅情況明細表等統(tǒng)計備查表格由責任區(qū)主崗人員在年度終了后規(guī)定的時限內采集歸檔。

6、實行資源共享，檔案利用規(guī)范到位。實行稅收征管檔案管理信息化的重要目標之一，就是要讓檔案信息超越時空的限制，實現(xiàn)多崗位、多層次的資源共享。因此，我們應當利用現(xiàn)有國稅系統(tǒng)統(tǒng)一的局域網(wǎng)為支持，實現(xiàn)了檔案信息資源利用不再受時空的限制，在國稅系統(tǒng)的內部辦公網(wǎng)的任何一臺工作站上都可以實時查詢到相關的檔案信息。只有這樣，才能讓檔案信息的增值利用成為現(xiàn)實。

三、充分利用現(xiàn)有資源，積極推進稅收征管檔案一戶式管理工作進程

1、根據(jù)檔案管理要求，研究制定稅收征管檔案一戶式管理的業(yè)務需求。當前稅收征管資料一戶式管理的工作重點是要立足現(xiàn)實，實事求是，按照投入少、見效快的原則，將分散信息實現(xiàn)集中存儲管理的基礎上，實現(xiàn)對納稅人有關涉稅信息的統(tǒng)一展現(xiàn)和綜合利用。因此，該系統(tǒng)應當俱備的主要功能有：采集功能，利用基層主管國稅機關現(xiàn)有的電子掃描設備，對納稅人的涉稅信息資料(如營業(yè)執(zhí)照、稅務登記證、法人代碼證等)進行電子掃描；存儲功能，以基層主管國稅機關為單位，由專職的檔案管理崗人員對采集到的各類涉稅信息的掃描文件或數(shù)碼圖片在系統(tǒng)內進行集中存儲；查詢功能，對主管國稅機關有權使用檔案信息的人員進行系統(tǒng)維護(如登錄國稅內部網(wǎng)站方式)，確保各個崗位人員在需要時查詢納稅人的基礎信息，可以多人同時查詢；維護功能，主管國稅機關檔案管理崗人員要能夠及時對檔案信息庫的信息進行添加和刪除，確保信息準確完整；備份功能，按照稅收檔案資料管理辦法，現(xiàn)行的征管檔案資料至少保存三年以上，因此，該系統(tǒng)應當可以按年度將檔案資料進行備份存查，確保安全。

2、充分利用現(xiàn)有資源，建立納稅人一戶式涉稅信息傳遞和共享的技術平臺。從當前稅收征管檔案管理信息集中的現(xiàn)實情況看，首先要解決現(xiàn)行稅收征管軟件中各類涉稅信息的查詢和導出問題，因此應當在充分利用現(xiàn)有信息技術資源的基礎上做好數(shù)據(jù)共享和技術衍接，重點是解決信息傳遞的及時性和數(shù)據(jù)口徑的一致性問題，做到征管信息能夠準確傳遞和實時查詢。其次，研究開發(fā)的軟件應當具有以下特點：能夠反映稅收資料的原始狀態(tài)；實時錄入和上傳稅收資料；輸入查詢納稅人的管理碼或企業(yè)名稱就可即時查詢，操作簡便；稅收資料信息高度共享、安全可靠。第三，通過開發(fā)檔案管理信息系統(tǒng)，要能夠形成稅收資料考核管理機制，歸檔了何種資料，還有什么資料沒有歸檔，一查便知，使執(zhí)法責任檢查落實工作中做到目標準，責任明。

3、創(chuàng)新檔案管理機制，全面推進稅收征管檔案一戶式管理的進程。實行稅收征管檔案管理由紙質化轉為電子信息化，是檔案管理工作的新探索，也是檔案管理和檔案利用的一次革命。因此，我們要創(chuàng)新檔案管理方式和機制，充分發(fā)揮現(xiàn)有的檔案信息系統(tǒng)效能，優(yōu)化為納稅人服務，強化稅源監(jiān)控，提高稅收征管工作的效率。為此，筆者認為，在稅收檔案一戶式管理工作中，當前以基層分局為單位的“各管一方、單兵作戰(zhàn)”的管理現(xiàn)狀，已經(jīng)不適應稅收征管檔案管理信息化的要求，必須確立以市、縣局為單位的稅收征管檔案一戶式管理新機制，建立稅收征管檔案一戶式管理工作領導小組，統(tǒng)籌制定《稅收征管檔案資料一戶式管理辦法》，明確稅收征管檔案管理信息化工作的目標和要求，落實信息化數(shù)據(jù)采集、存貯和上傳的崗位與職責，以集中優(yōu)勢力量，實現(xiàn)對稅收征管檔案進行科學化和信息化管理，全面推進稅收征管檔案一戶式管理的進程。