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企業職工檔案是記錄職工招用、調配、培訓、考核、獎懲、選拔和任用等工作中形成的有關職工個人經歷、政治思想、業務技術水平、工作表現以及工作變動等情況的文件材料。是歷史地、全面地考察職工的依據，是國家檔案的組成部分。隨著市場經濟的深入發展，不少企業對職工的檔案建立和管理不夠重視，特別是民營企業、外資企業和私營企業更沒有建立職工檔案的意識；再者就是，職工與企業解除勞動合同后，其檔案不知如何管理。為此，本人就我市企業職工檔案管理問題談些粗淺的看法：

一、當前我市企業職工檔案管理的主要方式

自勞動部、國家檔案局*年頒發《企業職工檔案管理工作規定》?穴勞力字*號?雪實施以來，我市國有企業、集體企業、股份制企業和合資企業實施了職工的檔案管理工作。這些企業在檔案管理中的主要方式有如下幾種：

（一）企業干部的檔案，由企業主管部門建檔管理；

（二）企業職工的檔案，由企業設立的勞資科或辦公室建檔管理；

（三）個別企業的干部、職工檔案，一律由其企業主管部門統一管理；

（四）與企業終止或解除勞動關系的職工，其檔案交由當地勞動保障部門管理；

（五）與企業終止或解除勞動關系的企業干部，其檔案交由當地人事部門管理，有個別的企業干部檔案交由勞動保障部門管理。

二、我市企業職工檔案管理存在的主要問題

實施職工檔案管理，對記載歷史的真實情況，維護歷史的真實面目，保證職工的合法權益起著重要的作用。但我市不少企業在實施職工檔案管理過程中，也存在一些較為突出的問題。

（一）大部份非公有制企業的職工沒有檔案，職工合法權益得不到保障。就目前情況來看，我市個體、私營、民營企業較多，已占企業總數的70％以上，而這些企業又成為就業的主渠道，吸納了大量的從業人員，但由于種種原因，這些企業大部份沒有為企業人員簽訂勞動合同，也沒有參加社會保險等，更談不上建設職工檔案了；其次是臨時工、季節性工、外來工、進城農民工，企業更沒有為他們簽訂勞動合同、參加社會保險、建立檔案的理念，至使職工的合法權益得不到保障。

）二）從我市國有企業、集體企業、股份制企業和合資企業的職工檔案管理工作來看，檔案管理也存在如下不足：

1、姓名上的差別，主要是檔案記載的姓名與戶口簿、身份證姓名有差別，一是有的姓相同而名字不同，二是有的姓不同而名字相同，三是有的姓名都不同，出現幾個姓名。

2、年齡上歲數的差異。部分職工檔案材料記載出生日期有幾個不同的年、月，最明顯、最普遍的是60、70年代參加工作的職工，其最早招工一般填寫少1－3歲，有的甚至少10到20歲，致使檔案資料填寫的年齡與戶口簿、身份證與實際年齡不同，相差較大。

3、工種記載上的差異。一是檔案沒有詳細記錄職工工種，有的工人進入企業以后，變換了幾個工作崗位，從事了幾個不同的工種，但在檔案上沒有詳細記錄；二是檔案記載工種不夠準確，有的職工從事電工工作，在檔案記錄上卻是工人，有的職工從事焊工工作在檔案記載上也是填寫為工人等等。

4、檔案資料有涂改現象。

（1）個別企業在檔案管理上不嚴格，對檔案原始資料隨意進行涂寫、修改；

（2）由于涉及職工個人利益，個別企業勞資人員為職工個人涂改檔案資料：一是更改年齡，在檔案原始資料上把年齡改大，擬提早辦理退休；二是更改工種，在檔案原始資料上把普通工種改為特殊工種，以提高工資、福利及可以享按特殊工種提早辦理退休等。

5、企業在整理職工檔案時，未能按時間或記載順序裝訂檔案資料，有個別企業對職工的檔案資料根本上不整理、不裝訂。

6、職工檔案資料不夠完善。一是個別企業在招用職工時，沒有立即為其建立檔案，故沒有招工表等資料；二是個別企業雖然建立了職工檔案，但沒有把職工的定級表、勞動技能鑒定表等裝入檔案，以至有關資料遺漏遺失；三是個別企業改制后，沒有與職工簽勞動合同，對辭退的職工也沒有終止或解除合同，致使檔案中沒有《勞動合同書》或《解除勞動合同證明書》，職工檔案資料欠缺。

7、個別企業對職工檔案管理不重視，管理混亂，沒有專門的檔案柜等設備設施，也沒有管理制度，以至造成職工檔案遺漏遺失。

8、個別企業資不低債、倒閉或停產后，職工檔案無人管，以至職工檔案遺漏遺失。

三、解決我市企業職工檔案管理存在問題的主要辦法

對于國有企業、集體企業、股份制企業和合資企業的職工檔案管理問題，筆者認為只有實事求是，彌補不足，按規定移交合法機構管理，這樣才能維護職工的合法權益。

（一）對檔案記載的年齡與戶口簿、身份證年齡有差異的，應以最早參加工作招工表登記的出生年齡為準，從而核定其退休年齡；如果是檔案記載年齡有錯的，則需職工本人原籍戶口所在地公安部門出具最早戶口登記表并加蓋當地派出所公章為依據，從而核定其確切年齡。

（二）在審核是否特殊工種辦理退休手續時，遇到記載工種與實際操作的工種不一致時，則必須由職工原單位提供原始工資底冊、原始材料復印件加蓋公章，以作核定特殊工種的資料證明，經審核確定后方可申報辦理退休手續。

（三）對于有重筆或涂改、刀刨過的年齡或工種，則要認真審核，要求當事人和原單位作特別說明：對有意涂改年齡或工種的，則要當事人作出檢討，事情嚴重的要對當事人作出相應的處罰。

（四）對于遺漏遺失的職工檔案，則深入調查研究，了解事情真相，通過相關部門給予補辦有關資料，從而完善地建立職工檔案資料。

四、對完善企業職工檔案管理制度提出如下的建議

加強企業職工檔案管理工作，按照檔案完整、真實、精煉、實用的要求，實現檔案管理的科學化、規范化、制度化，使企業職工檔案工作納入勞動保障工作管理體系，更好地為市場經濟和社會主義現代化建設服務。根據《中華人民共和國檔案法》、《企業職工檔案管理工作規定》和《廣東省勞動保障事務暫行辦法》的規定，目前，企業職工檔案管理有了一種新的制度與辦法，就是勞動保障部門開展的“勞動保障事務工作”，這已深受企業和廣大職工歡迎。因此，從宏觀管理上，對完善企業的職工檔案管理工作，筆者提出如下建議：

（一）為確保企業職員的合法權益，建議政府部門應從新立法，規定不論是國有企業、集體企業、股份制企業、合資企業或是個體、?穴下轉32頁?雪?穴上接23頁?雪私營、民營企業，都必須建立職工檔案，記錄職工在工作、學習、生活中的真實情況。

（二）企業在建立職工檔案，其內容必須包括：

1、履歷材料；2、自傳材料；3、鑒定、考核、考察材料；4、評定崗位技能和學歷資料；5、政審材料；6、參加中國共產黨、共青團、派的材料；7、獎勵材料；8、處分材料；9、招用工、勞動合同、工種變換調動、聘用、復員退伍、轉業、農轉非、工資、保險福利待遇、出國、退休等材料；10、失業情況記錄；11、再就業情況記錄；12、其他有關材料。

（三）在企業工作的人員，無論其原身份是干部、職工或是農民工，當解除或終止勞動關系后，其檔案資料應移交企業所在地勞動保障部門職介中心管理，辦理勞動保障事務手續。

（四）對于沒有檔案管理能力或沒有檔案管理條件的企業?穴個體、私營、民營企業等?雪，其職工的檔案管理工作，可直接與當地勞動保障部門職介中心聯系，辦理勞動保障事務手續，實施檔案管理等工作。

（五）大中專?穴技工學校?雪畢業生畢業后，其檔案資料應統一移交學校所在地勞動保障部門職介中心辦理事務手續，當大中專?穴技工學校?雪畢業生到企業工作，勞動保障部門可根據學生意愿，將其檔案移交企業管理或移交企業所在地勞動保障部門職介中心辦理事務手續。

（六）對于職工流動的檔案管理，筆者認為檔案的移交保管方式有二種：一是職工與原單位解除或終止勞動合同后，招調到新單位，若新單位設立人事勞資部門具有檔案管理條件的，可把檔案移交到新的單位進行管理，也可把檔案移交當地勞動保障部門職介中心辦理勞動保障事務代事；二是職工與原單位解除或終止勞動合同后，招調到新單位，若新單位沒有檔案管理條件的，則應把檔案移交到當地勞動保障部門的職業介紹服務中心進行管理，辦好勞動保障保障事務手續即可。

（七）嚴禁涂改或遺漏遺失檔案，當發生涂改或遺漏遺失檔案資料時，必須要追究有關部門或當事人的責任；并應及時采取補救措施到有關部門補辦有關資料。