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電子檔案查詢系統建設是檔案工作的一項新內容，是運用信息化技術提高檔案利用工作質量和效率的重要手段。近年來，谷城縣檔案局（館）以電子檔案查詢系統建設為重點，以增強檔案資源的開發利用效能為目標，全面提升檔案工作管理水平，取得了較好成效，受到了省市檔案部門的好評和縣委、縣政府的充分肯定。在2009年1月召開的湖北省檔案工作會議上，我縣就開展電子檔案查詢系統建設工作情況作了經驗交流。

一、落實“三個到位”，加快電子檔案查詢系統建設步伐

一是增強責任感，確保認識到位。多年來，谷城縣檔案局（館）一直把檔案信息化建設作為檔案管理上水平的突破口，有計劃、有步驟地開展檔案數字化工作，并取得了一定成績。但數字化成果的應用相對滯后，特別是社會公眾能直接進行計算機檢索、查詢檔案的工作一直沒有開展。20*年，省檔案局成功研發的“電子檔案查詢系統”軟件，具有通用、便捷、操作簡單的特點，是面向普通查詢者利用計算機檢索、查詢檔案而開發的專用軟件系統。在全省第一批電子檔案查詢系統推廣試點單位確定后，我縣雖然沒有列入其中，但是我們積極向省檔案局領導匯報，請求把谷城也作為試點單位，得到批準后，更加堅定了搞好現代化管理的信心和決心，把電子檔案查詢系統建設作為加快檔案信息化建設的助推劑。為消除檔案館干部職工中存在的畏難情緒，我們多次召開領導班子會議，進一步統一思想認識，使大家充分認識到搞好電子檔案查詢系統建設不僅是提高檔案部門現代化管理水平，促進檔案事業新發展的需要，而且是檔案干部適應新形勢、迎接新挑戰，提高自身業務素質的需要，更是檔案工作實現以人為本，搭建服務民生新平臺的迫切需要，從而增強責任感和緊迫感。同時，我們還成立了以館長任組長、分管領導為副組長、相關科室和人員為專班成員的電子檔案查詢系統建設領導小組，保障電子檔案查詢系統建設工作的穩步推進。

二是增添先進設備，確保投入到位。檔案基礎設施建設是加快電子檔案查詢系統、實現信息化建設的基礎和保障。近年來，我們積極爭取縣委、縣政府的重視和支持，先后投入專項資金50多萬元，建成了400多平方米的檔案庫房，配備了34列204節檔案密集架，添置了空調、防磁柜、去濕機等設施，投入15萬元購置了專用于檔案數字化處理的計算機、掃描儀、數碼攝像機、數碼相機、數據刻錄機和移動硬盤等設備，安裝了世紀科怡檔案管理系統專用軟件，為信息化建設提供了設備支持。

三是加強技能培訓，確保人員到位。熟練掌握計算機等信息管理技術，是信息時代對檔案工作者的新要求。近年來，我們通過集中培訓、平時自學、請進來走出去等方式，不斷加強工作人員計算機基礎知識、應用軟件和網絡知識以及英語的培訓，注重學以致用，提高操作能力，收到了良好效果。現在，我們局（館）全員人人達到“四會”。即：會用鍵盤輸入漢字、會用文字處理軟件編輯文件、會上網查閱有關資料、會收發電子郵件。局館整體現代化管理素質的提高，加快了現代化和信息化建設的步伐。2007年，我們又報經縣編委批準，新增了“信息技術科”，配備了兩名業務能力強懂計算機應用的年輕同志，專門負責編制全縣檔案信息化建設規劃，檢查指導全縣檔案信息化建設，負責檔案信息資源的開發利用和安全管理、檔案館基本數據庫建設和谷城檔案信息網的管理與維護，為加強全縣檔案信息化建設提供了機構人員保障。

二、著眼“三個加強”，提高電子檔案查詢系統建設水平

一是加強軟件調試工作，掌握系統運行技能。省檔案局免費發放“電子檔案查詢系統”軟件后，我們積極做好電子檔案查詢系統安裝和數據導入工作。在試用過程中，發現系統存在安裝、導入和運用等方面的諸多問題，比如網頁打不開或無法訪問網址、數據已導入但在利用端檢索不到或者檢索不全的問題，部分需要倒放或橫放的特殊文檔全文掃描后卻不能設置旋轉正放格式不便查閱的問題，系統因數據導入緩慢而死機的問題等等。我們及時向省檔案局和武漢開思源信息技術有限公司“檔案客服”系統反饋意見，尋求技術支持。公司針對我們提出的問題和建議，完善了檔案數據遷移工具，制作了系統補丁，增加了管理端調卷和全文旋轉模塊，使電子檔案查詢系統的實用性和可操作性更強，我們也在實際安裝調試和操作過程中，更多更好地掌握了“電子檔案查詢系統”的操作和使用技能，為進一步開展工作打下了牢固的基礎。

二是加強檔案數字化建設，豐富系統檔案資源。電子檔案查詢系統的基礎是檔案數據庫建設。豐富的檔案數字化資源，為電子檔案查詢系統廣泛使用、提高利用率提供了可靠的保障。為做好檔案數字化工作，我們將局館熟悉計算機運用技術的六名年輕同志組成專班，要求每人每年完成檔案目錄錄入任務6000條、重要檔案全文掃描2000幅。將信息化工作納入機關目標管理考核內容，實行獎懲激勵機制。同時，要求新接收進館的檔案必須有完整的電子目錄數據方可入庫，對涉及民生的檔案優先建立全文數據庫，及時導入“電子檔案查詢系統”。目前，已完成對全縣2006年以前的婚姻檔案和破產改制企業檔案的接收工作，累計錄入案卷級和文件級目錄達15萬條，重要文件數字化3.8萬幅。其中有關民生的條目及全文達6萬多條（幅），知青檔案、婚姻檔案、招工檔案、復員退伍軍人檔案等實現了電腦查詢，為群眾提供了便捷、高效、準確的查詢服務。

三是加強政府信息公開工作，推動電子檔案查詢系統建設。《中華人民共和國政府信息公開條例》自20*年5月1日實施以來，谷城縣人民政府為了更好地開展政府信息公開工作，最大限度地保障公民、法人和其他組織方便、快捷地獲取所需要的政府信息，在檔案館設立了“谷城縣政府信息查閱場所”。通過對已公開現行文件的歸類整理、掃描錄入和數字化處理，利用谷城黨建信息網、政府網等公眾信息平臺建立政府信息查詢系統，采取分級、分權限的方式，為縣直機關、企事業單位、鄉鎮和社會公眾提供自助查詢服務。目前，我們已完成對縣政府1998年-20*年所有文件的掃描錄入工作，建立了檔案信息共享平臺，為群眾提供了方便快捷的遠程服務。

三、強化“三項服務”，擴大電子檔案查詢系統建設效能

一是強化對檔案部門自身建設提供塑形增效服務。電子檔案查詢系統是檔案利用手段上的一項重大變革，促進了館藏檔案信息資源的開發利用，樹立了檔案部門對外服務的新形象。通過電子檔案查詢系統建設和應用，檢驗了檔案部門幾年來信息化建設的成果，進一步促進了館藏檔案數字化工作，達到了“邊建邊用、以用促建”的目的，在全體干部中也樹立了依靠科技發展檔案事業的新思想，增強了敢于用現代化管理技術挑戰傳統落后方式的新理念，破除了封閉保守、坐等上門的舊習慣。電子檔案查詢系統的使用，使檔案利用的查全率、查準率以及檢索速度顯著提高，特別是對檔案要素掌握不多的利用者，更是增加了希望和滿意度。我們還運用網絡技術開展了檔案信息網上服務，依法公布開放檔案目錄，開辦檔案服務專題欄目，使檔案館的開發利用由被動轉為主動。現在，縣領導及縣直各單位在網上都能夠看到縣檔案館提供的服務信息，縣內各媒體均了檔案信息上網服務的消息。

二是強化對全縣經濟建設提供信息支撐服務。電子檔案查詢系統為全縣經濟建設、招商引資工作提供了高效服務。一位來自溫州的投資商準備投資上億元開發谷城石花大酒店，該酒店是90年代留下的爛尾樓，由于時間久遠，投資商需要查閱當年興建石花大酒店的政策依據及資料，當投資商通過電子檔案查詢系統查閱到所需資料后，高興地說，沒想到在谷城這樣一個山區小縣竟然也能享受到如此快捷的服務，僅憑身份證號登錄查詢系統就可以了解到方方面面的政策，為我們節省了很多程序和時間。這位投資商后來又通過電子檔案查詢系統了解到我縣有關招商引資的優惠政策，投資2.7億元興建溫州汽車工業園，成為我縣又一重大建設項目。

三是強化對社會公眾提供維權維穩服務。電子檔案查詢系統建成以來，接待較多的是普通群眾，占查閱者總數的70.1%，都是為了解決涉及切身利益的問題前來尋找有關文件依據的，主要有農民、下崗職工、殘疾人等，查找的文件主要集中在土地征用、落實戶口、核定工齡、傷殘等級評定、領取撫恤金補助等方面。對查閱非本館保存檔案的來訪者，我們積極主動地提供線索，給予力所能及的幫助。在館內我們還設立了民生檔案服務咨詢熱線，接受群眾電話預約查檔，這些人性化的服務方式架起了檔案館服務民生的“連心橋”，讓人民群眾高興而來，滿意而歸，在保障公民權益的同時，也維護了社會穩定。如：石花鎮復員退伍軍人徐宗宏，1970年入伍前，其父病故后其母改嫁郭姓而更名為郭忠洪，1975年退伍后與郭姓分居，根據本人意愿改用原名徐忠宏，原居住地倒座公社集體八大隊和石花區革命委員會均寫有證明函，而這些內容在當地派出所戶籍中沒有反映，只有曾用名郭忠洪的戶籍檔案，通過電子檔案查詢系統，順利的查找并提取了曾用名郭忠洪的檔案，為該同志復印了相關證明材料，使該同志順利地更改了戶籍檔案，同時我們在電子檔案查詢系統中加注了現名徐宗宏，方便以后查閱利用。又如，《谷城報》于2002年根據國家規定停辦，報社全部檔案移交縣檔案館。原報社所屬印刷廠、新達實業公司和新達商社，2000年均由報社職工陳洪勇承包經營，后全部買斷，但其房產均未過戶，去年想過戶到個人名下，需原報社出具相關證明，經縣委宣傳部同意，我們通過電子檔案查詢系統，迅速查找到已移交檔案館的原報社印章，為其證明加蓋印章，幫助他順利辦理了房產過戶手續。

四、注重“三個保障”，推進電子檔案查詢系統建設縱深發展

電子檔案查詢系統建設是一項全新的工作。我們在實踐中感覺到，隨著系統的不斷完善升級，要想進一步提高檔案現代化管理水平，更好地為領導決策和社會公眾服務，必須要依托強有力的組織保障、大量的財力保障和專門的人才保障。

1、領導高度重視，是電子檔案查詢系統建設的組織保障。電子檔案查詢系統建設是一項復雜的系統工程，要確保各階段、各層次、各環節工作的有序、高效、協調進行，高質量地完成建設任務，領導重視是關鍵。電子檔案查詢系統是信息化領域，也是檔案管理領域一個全新的組織形式和管理形式，只有廣泛宣傳、充分造勢，引起領導的重視，才能使電子檔案查詢系統建設順利開展。檔案部門自上而下要大力宣傳電子檔案查詢系統建設的必要性、可行性，大力宣傳檔案部門的主體地位，積極匯報爭取各級領導支持，利用各種機會爭取相關部門配合。

2、加大資金投入，是電子檔案查詢系統建設的財力保障。檔案部門是清水衙門，縣級財政也是吃飯財政，我們在前期的建設過程中，克服了資金短缺等重重困難，壓縮其它開支，多方籌措，合理調配資金，確保了電子檔案查詢系統建設啟動經費。但是要想進一步加大系統建設力度，增加和改善相關設備，全面提高電子檔案查詢系統建設水平，促進系統建設上檔次、上臺階，還需要進一步加大資金投入，這就需要上級檔案部門爭取國家專項扶持資金，尤其是爭取扶持縣級檔案館的建設經費問題。

3、加強人員培訓，是電子檔案查詢系統建設的人才保障。面對快速發展的電子技術給檔案信息化建設帶來的挑戰，檔案部門要加強人員培訓，大力培養專業技術人才，為電子檔案查詢系統建設提供智力支持。檔案工作者要用心學習，熟練掌握檔案軟件，做一個稱職的現代檔案人；要多鉆研，發揮熟悉檔案業務掌握應用需求的長處；大膽實踐，逐步開發完善檔案應用軟件；積極進取，做好增量信息歸檔工作，不斷提高自身的信息化管理技術和水平。