導(dǎo)語：機(jī)關(guān)檔案工作現(xiàn)代化調(diào)研報(bào)告一文來源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點(diǎn)，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

熟悉檔案工作的人都知道歸檔文件整理是檔案業(yè)務(wù)工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容，也是一個(gè)重要的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)，這項(xiàng)工作的完成質(zhì)量直接影響到一個(gè)單位整個(gè)檔案工作的管理水平。但傳統(tǒng)的立卷整理方法由于整理程序過于繁瑣、標(biāo)準(zhǔn)存在主觀隨意性，使每年的文書立卷成為多數(shù)檔案人員的負(fù)擔(dān)。為改變這一現(xiàn)狀，*區(qū)檔案局從今年3月下旬開始正式在全區(qū)機(jī)關(guān)啟動文書立卷改革，經(jīng)過四個(gè)多月的努力，全區(qū)115個(gè)機(jī)關(guān)部門按照新的整理方法已基本完成了20*年度文件材料的整理歸檔工作。實(shí)踐證明，《歸檔文件整理規(guī)則》的出臺順應(yīng)了新時(shí)期檔案工作的發(fā)展要求。它的實(shí)施不僅簡化了文件整理的歸檔程序、降低了文秘檔案人員的工作強(qiáng)度、提高了工作效率，還促進(jìn)了機(jī)關(guān)檔案工作現(xiàn)代化管理水平的提高。筆者有幸參與了這次新規(guī)則的推廣和具體實(shí)施工作，感觸頗深。簡單歸納幾點(diǎn)，以求同行批評指正。

一、廣泛宣傳、統(tǒng)一認(rèn)識新規(guī)則的實(shí)施不僅僅是對傳統(tǒng)立卷方法的改變，更是對目前檔案管理方式和思想觀念的變革。為保證改革工作的順利進(jìn)行，首先必須讓廣大檔案工作人員對這次改革有清醒的、統(tǒng)一的認(rèn)識。因此我們最早從去年下半年始就利用開會、業(yè)務(wù)指導(dǎo)和創(chuàng)先評優(yōu)等各種機(jī)會對機(jī)關(guān)檔案工作者進(jìn)行宣傳。并把此項(xiàng)工作作為今年*區(qū)檔案工作創(chuàng)新的一項(xiàng)重要年度目標(biāo)加以部署與落實(shí)。通過廣泛的宣傳，不僅統(tǒng)一了廣大檔案工作者的思想，還增強(qiáng)了他們實(shí)施改革的自覺性，為改革工作的順利進(jìn)行提供了良好的思想保障。

二、充分調(diào)研、制訂方案為讓改革工作少走彎路，我們在反復(fù)學(xué)習(xí)國家檔案局制定的《歸檔文件整理規(guī)則》和省檔案局印發(fā)的《江蘇省〈歸檔文件整理規(guī)則〉實(shí)施辦法》的同時(shí)，還組織部分業(yè)務(wù)骨干赴深圳、南通等地參觀學(xué)習(xí)。尤其是參加省局組織的歸檔整理培訓(xùn)班后，使我們對如何開展改革工作有了比較清晰的思路。在深入領(lǐng)會“強(qiáng)化收集、簡化整理、細(xì)化檢索、深化利用”十六字方針的前提下，我們結(jié)合*區(qū)的實(shí)際情況，制訂了*區(qū)貫徹實(shí)施《歸檔文件整理規(guī)則》的詳細(xì)方案。為保證積極穩(wěn)妥地推行立卷改革，我們在充分調(diào)研的基礎(chǔ)上又?jǐn)?shù)易其稿，力求完善。由于前期準(zhǔn)備工作充分，同時(shí)也是為了爭取時(shí)間，我們大膽提出“縮短進(jìn)程、雙管齊下、一步到位”的設(shè)想（即不搞試點(diǎn)，直接面上推廣和實(shí)體整理指導(dǎo)與軟件升級同步進(jìn)行），這一想法很快得到領(lǐng)導(dǎo)的支持。另外鑒于今年是立卷改革的第一年，且絕大多數(shù)單位歸檔文件采用了集中收集方式，所以在這次改革中我們確立了“新老銜接、平穩(wěn)過渡”的工作思路，即雖然歸檔文件統(tǒng)一采用“年度——保管期限”的分類方法，但在同一保管期限內(nèi)，文件材料適當(dāng)兼顧問題或部門集中排列，這樣不僅符合多數(shù)檔案人員按問題或部門分類的習(xí)慣，從一定程度上也方便了目錄的手工檢索，給檔案人員思想觀念的轉(zhuǎn)變和整理方法的改變一個(gè)“緩沖區(qū)”。我區(qū)立卷改革工作能在短短四個(gè)月內(nèi)取得成效正是對這一實(shí)施方案的最好證明。

三、強(qiáng)化服務(wù)、措施落實(shí)今年是實(shí)施文書立卷改革的第一年，本來困難就很多，又適逢“非典”，真是難上加難。但是我們沒有畏懼，而是按照既定方案，強(qiáng)化服務(wù)，采取多種積極有效的措施，確保了我區(qū)機(jī)關(guān)立卷改革工作的順利進(jìn)行。

1、培訓(xùn)及時(shí)為了讓廣大檔案工作者及時(shí)了解掌握新的歸檔整理方法，我們排除一切困難，在三月底舉辦了機(jī)關(guān)文書立卷改革培訓(xùn)班，培訓(xùn)班上我們不僅講解一般整理方法、具體操作程序，還現(xiàn)場演示升級檔案管理軟件，強(qiáng)化檔案人員對計(jì)算機(jī)和軟件的應(yīng)用能力。我區(qū)絕大多數(shù)單位的文秘檔案人員和檔案目錄輸入人員參加了培訓(xùn)，為新規(guī)則的順利實(shí)施打下了扎實(shí)的業(yè)務(wù)基礎(chǔ)。

2、指導(dǎo)深入作為實(shí)施改革的第一年，業(yè)務(wù)指導(dǎo)的工作量是相當(dāng)艱巨的。為了讓有困難的單位及時(shí)得到指導(dǎo)，我們業(yè)務(wù)指導(dǎo)科一方面內(nèi)部作適當(dāng)分工，另一方面對全區(qū)的重點(diǎn)、難點(diǎn)部門和新手單位進(jìn)行排查摸底，認(rèn)真制定指導(dǎo)計(jì)劃，進(jìn)行上門指導(dǎo)。對其它單位，我們也通過電話及時(shí)了解進(jìn)展情況，必要時(shí)進(jìn)行口頭指導(dǎo)和督促。在指導(dǎo)中我們重點(diǎn)對各單位的部門歸檔率、文件完整率及歸檔目錄著錄的規(guī)范化程度進(jìn)行檢查，確保應(yīng)歸檔的文件材料齊全完整和電子歸檔目錄的準(zhǔn)確性。為增強(qiáng)有關(guān)業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)的可操作性，保證整理歸檔質(zhì)量，我們根據(jù)國家檔案局1987年制定的《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和不歸檔范圍》，結(jié)合我區(qū)各鎮(zhèn)實(shí)際情況，修訂了《*區(qū)鎮(zhèn)級機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和保管期限表》。由于深入的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，今年我區(qū)各單位歸檔工作的完成質(zhì)量有了很大提高。

3、服務(wù)到位我們一直堅(jiān)持“以服務(wù)樹形象”，牢固樹立服務(wù)意識。只要基層有困難，隨叫隨到，有問必答，答無不盡。我們在耐心細(xì)致地做好業(yè)務(wù)指導(dǎo)的同時(shí)，還積極主動的幫助基層檔案部門做好方方面面的協(xié)調(diào)工作。如有的檔案人員在材料收集中遇到困難，我們就向該單位領(lǐng)導(dǎo)宣傳、爭取他們的支持或讓檔案人員帶著我們一個(gè)部門一個(gè)部門的跑，取得他們的理解和幫助。根據(jù)調(diào)查和有關(guān)反映，有的檔案部門計(jì)算機(jī)等硬件設(shè)備不能到位，影響了整理歸檔工作的順利開展，對此我局領(lǐng)導(dǎo)專門向區(qū)分管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，由“兩辦”專門發(fā)文，要求各單位為檔案工作配置專用計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化設(shè)備，促進(jìn)了機(jī)關(guān)檔案工作的現(xiàn)代化建設(shè)。

四、加強(qiáng)監(jiān)督、鞏固成果全區(qū)機(jī)關(guān)立卷改革的工作雖然取得了階段性勝利，但為了及時(shí)總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、克服不足，不斷完善改革方案和擴(kuò)大新規(guī)則的實(shí)施范圍，我們沒有止步，而是加大了對各單位檔案管理情況監(jiān)督檢查的力度，主要是從三個(gè)方面來完善鞏固已取得的成果。一是繼續(xù)執(zhí)行歸檔目錄報(bào)送審核制度，即各單位完成本單位20*年度文書檔案歸檔工作后要在規(guī)定時(shí)間內(nèi)把這次整理歸檔工作中形成的紙質(zhì)和電子版的歸檔文件目錄各報(bào)送一份給*區(qū)檔案局業(yè)務(wù)指導(dǎo)科，以便在檢查統(tǒng)計(jì)各單位歸檔完成情況的同時(shí)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題反饋整改；二是實(shí)行歸檔完成情況通報(bào)制度，即定期對各單位歸檔工作中存在的問題和未按時(shí)完成歸檔工作的單位進(jìn)行通報(bào)，增強(qiáng)單位和檔案人員完成整理歸檔工作的緊迫感和責(zé)任感。三是開展自查、互查和抽查活動，即各單位先根據(jù)標(biāo)準(zhǔn)對本單位的歸檔工作完成質(zhì)量和整個(gè)檔案管理的現(xiàn)狀進(jìn)行自查自糾，接著由各協(xié)作組長組織互查，在這個(gè)基礎(chǔ)上*區(qū)檔案局再組織抽查。通過三個(gè)層次的檢查，不僅可以提高各單位歸檔工作的質(zhì)量，促進(jìn)檔案人員的相互交流，也讓我們及時(shí)了解掌握到各單位改革實(shí)踐中的各種反饋信息，為下一步廣泛深入的推行新規(guī)則提供了參考。

五、存在問題及今后設(shè)想辯證唯物主義認(rèn)為對新事物的認(rèn)知是有一個(gè)“從認(rèn)識到實(shí)踐、再認(rèn)識再實(shí)踐”的客觀過程。立卷改革對于我們來說是一個(gè)新事物，在認(rèn)識、實(shí)踐的過程中筆者也發(fā)現(xiàn)了一些問題，對今后的再實(shí)踐也有一些初步的設(shè)想。

1、加強(qiáng)溝通、實(shí)施監(jiān)管。在新規(guī)則的推廣實(shí)施過程中，我們遇到的最大阻力來自某些垂直管理部門。上級垂直管理部門對檔案工作重視從總體上看是促進(jìn)檔案工作發(fā)展的，但由于他們?nèi)鄙俸蜋n案主管部門的溝通，造成他們制定的部分檔案工作規(guī)章制度和業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)存在不規(guī)范、甚至錯(cuò)誤的現(xiàn)象，這給基層檔案工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)帶來很大負(fù)面影響。如某一金融機(jī)構(gòu)，上級業(yè)務(wù)主管部門從去年就要求下支機(jī)構(gòu)實(shí)行文書立卷改革，本為好事，但由于其標(biāo)準(zhǔn)過于繁瑣且存在明顯錯(cuò)誤，缺乏實(shí)際操作性。我們曾多次請示和協(xié)調(diào)，終因上級行堅(jiān)持而不了了之。因此筆者在此呼吁上級檔案行政管理部門要主動加強(qiáng)與其它專業(yè)主管部門的溝通和聯(lián)系，強(qiáng)化檔案部門在檔案工作業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)和行政規(guī)章制定方面的監(jiān)管力度。

2、完善配套制度、強(qiáng)化后續(xù)管理。新規(guī)則實(shí)施后，絕大多數(shù)檔案工作者認(rèn)為文書檔案的整理方法簡化了，但同時(shí)也有部分檔案人員擔(dān)心今后檢索不方便、檔案利用不安全。這種現(xiàn)象正好驗(yàn)證了新規(guī)則的實(shí)施不僅僅是檔案整理方法的改變，更是一次思想觀念和檔案管理方式的變革。新規(guī)則強(qiáng)化了計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化技術(shù)在檔案工作中的應(yīng)用，對檔案管理方式提出了更新更高的要求。這些也敦促著檔案人員必須及時(shí)轉(zhuǎn)變觀念，提高現(xiàn)代化技術(shù)應(yīng)用技能，適應(yīng)新形勢下檔案工作的發(fā)展要求。而檔案的統(tǒng)計(jì)、庫房管理和提供借閱等檔案管理制度也要相應(yīng)修改和完善，檔案整理的后續(xù)管理要強(qiáng)化，只有這樣才能使改革不致于“功虧一簣”。

3、規(guī)范電子歸檔、推進(jìn)文檔一體化。隨著時(shí)代的變遷、科技的發(fā)展和現(xiàn)代化辦公設(shè)備的普及，日常工作中形成的電子文件越來越多，如何整理、保管電子檔案已擺在廣大檔案工作者面前。新規(guī)則是為了適應(yīng)新時(shí)期檔案工作的發(fā)展而應(yīng)運(yùn)而生的，但筆者發(fā)現(xiàn)新規(guī)則對電子文件整理歸檔只字未提，因此在此建議上級檔案管理部門進(jìn)一步加強(qiáng)對電子文件整理歸檔工作的研究，盡快制定完善這方面的方法和標(biāo)準(zhǔn)。另外新的歸檔文件整理方法為實(shí)現(xiàn)“文檔一體化”提供了實(shí)踐可能，因此我們已對各單位2003年度文件歸檔整理工作提出“隨辦隨歸”的要求，以加快我區(qū)“文檔一體化”建設(shè)的進(jìn)程。

4、加強(qiáng)館室銜接，避免重復(fù)操作。大家都知道機(jī)關(guān)檔案的最終歸宿是各級各類檔案館。新規(guī)則的實(shí)施使文書檔案的整理方法和機(jī)關(guān)檔案室的后續(xù)檔案管理都發(fā)生了很大變化。而與之聯(lián)系密切的檔案館部分工作方法和管理方式（如檔案的接收、保管、統(tǒng)計(jì)等業(yè)務(wù)工作）也應(yīng)隨之變化，在方便管理的前提下最大限度的加強(qiáng)館室銜接，突顯新規(guī)則的優(yōu)越性。

5、擴(kuò)大實(shí)施范圍，統(tǒng)一整理方法。為了積極穩(wěn)妥的推行新規(guī)則，今年我們主要是在機(jī)關(guān)范圍內(nèi)實(shí)施立卷改革。在總結(jié)前一階段工作經(jīng)驗(yàn)的基礎(chǔ)上，我們準(zhǔn)備擴(kuò)大實(shí)施范圍。目前我們正在加強(qiáng)與有關(guān)主管部門的聯(lián)系，爭取在全區(qū)企事業(yè)單位推行新規(guī)則，徹底解決機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位檔案整理方法“各自為政”的局面，以統(tǒng)一機(jī)關(guān)企事業(yè)單位的檔案整理方法。