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由“商場如戰場”看發行行業投訴

投訴作為組織管理中的一個環節,有其存在的必要性。在管理中投訴雖然只是一個小的方面，但從中可以分析出管理上很多方面存在的問題。服務行業中投訴有其兩面性，一方面是對現有服務質量的一種建議，另一方面是提高服務質量的“良言”。發行作為有著特殊性的服務行業，投訴面很寬，它是由不同讀者加載著不同層次用不同的態度來反映的，讀者群的培養和組建是以我們的辦報質量、水平、服務等各方面建立起來的。報社作為一個系統是由各個部門各負其責運作起來的。所謂商場如戰場，打一場戰役，招募兵員，先從思想上開始動員。政策的宣傳、武器的裝備都已經準備就緒。作為發行部門就要以服務來征服思想，讀者群就是我們的戰兵，隨著隊伍的壯大，戰場地位的越來越穩定。對開辟更多市場，就會有信心上的保障。但隨著戰場爭奪的激烈，戰士的沖鋒陷陣，傷亡在所難免。投訴作為后勤的保障，為傷員療傷，診治就要以服務到位，質量上檔次做為基礎，使傷員再次成為戰場的有生力量，重回戰場收復失地。加強投訴的管理是對組織管理的一種肯定，也是對我們服務行業的后勤保障的承諾。

以下是我對投訴處理的一點見解，以做什么、怎么做、為什么這么做的原則對現在各縣市區發行站投訴問題的現狀，產生問題的原因，以及處理問題的措施做出了以下分析。

一．投訴的產生

目前投訴情況是訂戶多以電話的方式來反映投訴，但這只是最終投訴的結果，實際上投訴之前就已經產生了潛在化的抱怨，即服務存在某種缺陷或沒有達到訂戶的要求。潛在的抱怨隨著時間推移就逐漸地變成顯在化抱怨。比如訂戶的報紙晚到了幾個小時或投遞質量不好，這時還沒有想到去投訴，但隨著類似情況的時常發生給訂戶帶來的不便越來越多，就變成顯在化抱怨，顯在化抱怨變成了潛在矛盾，最終就會產生投訴。

二．各發行站投訴現狀。

多數發行站的投訴薄失去原有記錄投訴的作用，變成隨手記錄瑣事的記事本。對于投訴薄中各欄要求的內容沒有真正達到要求。市區發行站情況相對好些。縣區發行站的投訴記錄查實人、負責人等要求欄沒有完整的記錄。投訴的內容記錄簡單化，只有記錄人能清楚其內容的含義，有的甚至省略不計。處理結果記錄以了了幾個字敷衍了事。對于投訴薄的保存沒有用心，多數是用時翻出，不用則棄之一旁。造成投訴薄的不整潔。對于投訴來源于科室還是站內的沒有標識。投訴反饋不及時，發行站處理投訴一般的程序是接到投訴后等負責相應段道的投遞員回班后通知其投訴內容，投遞員是否處理的得當就不得而知。電話回訪幾乎沒有。“投訴意見反饋表”除個別幾個發行站外其他發行站已經廢棄使用，沒有與訂戶更好的溝通。

三．投訴問題產生的原因

1、各發行站管理人員：分工不明，沒有專人兼職負責投訴問題的處理和記錄。“誰方便誰記錄”的現象普遍存在。雖然規定有站長牽頭負責，但一般是由站長、會計、業務員共同完成投訴處理的全過程。有的是業務員記錄站長查實，處理。有的是會計記錄業務員查實。形成“多頭管理”的現象。隨意性很大，沒有形成一定的約束力，不利于組織管理的協調和監督。

2、投遞員：與投訴訂戶缺乏必要的交流，有的投遞員在收到漏投，報紙丟失的投訴，在把應補報的補上后，沒有與用戶解釋和道歉得到用戶的答復就離開。這會使訂戶覺得自己的投訴得不到重視，損害了訂戶的的權利。在訂戶不在家的情況下，回站后應把情況向負責投訴的管理人員匯報。管理人員以電話回訪的形式得到肯定的答復后，投訴才算處理妥當。

3、組織管理：監督控制力度缺乏，由科室下達的一個投訴到相應的發行站，這個投訴就會根據此發行站的固定的程序去記錄去處理。由此產生的一系列影響是很難預料和控制的。投訴過程不規范，比如一段有方向的纜繩是由幾個要點控制去延伸的。對于處理投訴的問題不能太過細化，過分的分析追究細節會造成問題的反彈。只要找出處理過程的幾處要點加以規范、監督，使投訴的處理在可控制的范圍內運行。

四、處理投訴問題的措施和建議

1、責任明確，要有專門負責投訴處理的人員，使專門兼職負責投訴的人員，在做好自己應做的工作之外，負責投訴的記錄，意見反饋表的填寫和發放，查實投訴的處理以及電話回訪工作。對投訴到站后的全過程的管理。即專人不專職。站上要做好各種預防工作，使客戶投訴防患于未然。比如報紙應某些因素而晚到或某段道換新投遞員，站上可以在報中夾上事前準備好的道歉信以解釋原因，雖然不能從根本上解決由此給訂戶帶來的不便，但讓訂戶感覺受到了應有的重視。為此需要經常不斷地提高全體投遞員的素質和管理人員業務能力，樹立全心全意為訂戶服務的思想。

2、做好投訴統計工作，以月為單位，由投訴負責人把該站的投訴總量，責任人的責任投訴以數據的形式統計。并計算出責任人的責任投訴率（個人責任投訴總量/該站該月投訴總量）超過該站的投訴平均值（該站責任投訴總量/該站該月的投訴總量）的或連續三個月超過該值的分別處于不同程度的處罰，并以警告、部內通報等形式公布。數據是解決協調矛盾的一種直觀方式，通過這樣的統計形式從而指定具體的獎罰制度，協同其他方法輔助管理投訴的處理。公務員之家版權所有

3、科室傳達的投訴和站內的投訴要分別記錄，便于日后的統計和整理。來源于客服中心的，投訴時間積累不得超過一天，接到投訴應及時反映到相應的發行站，站上接到投訴后，在投遞員回班或有條件的電話通知其投訴內容，在訂戶不在家的情況下，投訴負責人應做好備忘錄，以待事后回訪。負責人以周為單位，根據本周投訴情節影響的程度列出回訪名單，進行電話回訪。每月回訪名單上交，以備查實。

4、投訴薄應注意保存，不得遺失。保持好記錄的清潔，整齊。為季度或年終統計，留檔分析做準備。投訴意見反饋表的填寫要注意內容與投訴薄相符合，投訴總量應與反饋表的數量一致。對每一起客戶投訴及其處理要做出詳細的記錄，包括投訴內容、處理過程、處理結果、客戶滿意程度等。通過記錄，吸取教訓，總結經驗，為以后更好地處理地好客戶投訴提供參考。

對于處理投訴問題上我是以有章可循，及時處理，分清責任，留檔分析，這四個方面分析闡述的。投訴的處理應以“先處理情感，后處理事件”為基礎，在此條件上去培養責任人的業務能力和自身素質。

穩定市場、擴大市場份額、壯大讀者群、發展適合自身條件的物流網絡。隨著市場競爭的日益激烈，就好比是正在進行的一場戰役，各個環節都要作好部署。投訴作為后勤保障的一個環節，應具備規范性、監督性和可控性，對投訴的處理應實行量化管理。