導語：如何才能寫好一篇檔案工作思路，這就需要搜集整理更多的資料和文獻，歡迎閱讀由公務員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

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（一）明確“一個重點”。

省檔案局推出的電子檔案登記備份工作是對傳統檔案保管理念的挑戰和創新，是檔案部門堅持科學發展觀，服務“兩創”總戰略、服務和諧社會建設的重要抓手，是切實解決日益突出的經濟社會領域檔案安全問題，大力提高檔案工作現實服務能力的重要舉措。首先要著手制訂數字檔案建設規劃方案，以貫徹落實省委關于電子檔案的有關規定為契機，加快電子文檔管理和監督業務知識的培訓，提升監管能力和服務水平；其次，選準切入點推進全面應用，從民生領域、婚姻登記、建設系統業務數據登記備份著手，逐步向全市機關部門和單位推開。

（二）強化“兩個監督”。

我市正處在經濟快速發展期、社會穩定的敏感期，關注民生也處于重要時期，檔案事業發展的挑戰和機遇期已經來到。文書、業務檔案，音像、電子等特種載體檔案，記載民生內容的檔案比重加大，科學發展檔案事業處于關鍵時期。

檔案一旦形成，具有不可再生的特點，它的真實性和安全完整除了受法律保護外，還必須以行政手段實施監管、監督。一是對行政、事業單位、國有企業單位產生的檔案應分介質、按類別、劃時限接收監督管理；二是對鎮、街下屬的村居、民營企業檔案實行監督指導。

（三）著力“三個推進”。

1、推進效能建設。

加強思想政治建設。牢牢把握發展是執政興國的第一要務，以科學發展觀統領檔案工作的全過程。樹立服務大局、執政為民、加快發展的理念，克服無所作為、按部就班的守舊思想。在工作中實踐科學、民主決策，增強檔案事業發展的體制與機制創新，真正做到情為民所系，關注民生，發揮檔案在執政服務中的作用。切實維護人民群眾的合法權益，為構建和諧社會提供人民群眾可以信賴的佐證。

轉變工作作風。進一步整改與社會經濟發展不相適應的行業條款行為，遵循實事求是的態度，加強調查研究，面向民眾，服務基層，積極探索，求真務實，由管理型轉向服務型。在檔案的接收、移交、保管、利用上有新的突破，力求工作作風更貼近基層、貼近實際、貼近民生。

增強責任意識。檔案的根本作用是服務社會、服務民生，加快檔案事業的設施建設是檔案為民眾服務的基礎，面對檔案事業發展的機遇，要敢于負責，克服麻痹和懈怠情緒，敢于迎接發展中的挑戰。學習新業務知識，掌握基本的技能，提高服務的本領，為機關移交檔案、安全保管檔案、方便人民群眾查閱利用檔案提升實際操作水平。增強保障檔案安全的責任意識，建立責任監督機制，完善健全保管制度，提高應對發展過程中解決問題的能力。

2、推進檔案資源建設。

傳統檔案館向現代檔案館轉型的主要標志是檔案資源功能組合。要拓寬評價檔案載體視野，調整檔案接收范圍，整合檔案資源，實現檔案資源面向社會化服務。組織力量征集除傳統的紙質檔案外的實物檔案、特種材料檔案，延伸檔案服務領域，增加宣傳教育功能。保護民俗文化遺產，引領發展健康的農村文化，采集姓氏宗譜，保管村志、人物志，擴大集體企業的檔案的接收和《新聞》視頻的采集，進一步豐富檔案資源。方便查閱利用，提高檔案館信息化傳播頻率，增加檔案網站內容，擴大“檔案信息中心”宣傳作用，為實現檔案信息共享、遠程利用檔案提供平臺。

3、推進檔案執法和指導。

加大重點建設項目檔案的檢查力度。進一步貫徹落實《省重點建設項目專項驗收標準》、《省重點建設項目檔案管理辦法》，加強對我市重點建設項目檔案的業務指導與檢查，跟蹤督查每年新建和續建重點工程項目的檔案收集、整理、保管，按照標準化、規范化的要求，確保重點項目檔案資料的齊全、完整、系統和安全。

“三農”建設檔案是服務新農村建設的基礎檔案。檔案部門要與鎮街形成合力，共同監督指導村（居）、社區檔案的保管移交。開展鎮街道、行政村創建省級示范化（規范化）檔案室建設，推進涉及居民切身利益方面材料的建檔、保管、利用服務。著重在舊村改造的文件材料收集整理，不斷提高檔案為新農村建設服務的能力和水平。根據不同的基礎條件，通過指導，每年有一批村、社區創建成省級示范化檔案室。

開展機關企事業單位檔案工作目標管理省級認定業務指導，重點指導與民生檔案關系較為密切的部門，實行目標管理工作的省級認定（如：地稅商城分局、人勞保障就業處等），提升我市檔案工作整體水平。指導一批二級立檔單位檔案目標管理工作上等級。

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人事檔案工作是一項專門業務，是一門專門學科，需要進行理論研究和探討。只有不斷摸索總結其規律性和科學性，才能用以指導人事檔案工作的實踐。根據人事干部檔案的特點，要經常地收集和整理干部個人信息資料，建立和開發人事檔案信息內容的電子計算機網絡管理系統，提高人事信息管理工作水平，進行科學管理才能為組織在培養、了解、考察、選拔干部工作中提供客觀公正實用的依據。

知人才能善任，而要真正做到“知人”，就必需全面地、歷史地了解人，客觀地認識其本來面目。所謂“全面”，就是既要了解其德，又要了解其才；既要了解其?L，又要了解其短。所謂“歷史”，就是既要了解其今，又要了解其昔。“檔案工作有它的特點，就是平時不起眼，也不引人注目，但是，一旦當你需要時，如果平時工作沒有做好，臨時掘井，就悔之晚矣”。因此，檔案人員要經常地收集和整理干部檔案材料，對材料進行科學管理，并進一步加強高校人事檔案管理的創新，更好地發揮干部人事檔案在服務從嚴管理干部和精準科學選人用人中的重要作用。

二、人事檔案管理工作的現狀

檔案管理人員自身的素質較低，雖然在我國現有的狀況下，人事管理檔案的工作人員大多數都是黨員或者是知識分子，已經不再是以前的那種后勤人員監管或者是的狀況，但是，現在的檔案管理人員依舊是直接上崗，沒有經過系統的，科學的，完整的培訓，他們沒有真正的認識到檔案管理工作對于單位，對于個人，對于一個集體的重要性，每每有需要及時歸檔的紙質檔案時，都是直接隨手的放入檔案盒，不會在檔案管理工作上花費足夠多的時間和精力，檔案葉很少的能夠及時的歸檔和整理，往往是在由上級領導過來單位視察工作的時候才匆匆忙忙的進行蜻蜓點水般的整理，以應付領導的檢查。這樣的做法，嚴重的影響了檔案的管理工作，給事業單位和單位的工作人員都留下了比較大的工作上的隱患。

檔案管理工作崗位上的設備不齊全，要不然就是設備已經老化，給管理工作造成了一定的麻煩，浪費了工作人員寶貴的時間和精力。人事檔案既然作為重要的人才管理的信息檔案，就理所應當的得到重視，被妥善的保管起來，那么防潮工作，防止陽光的直接照射等工作就應當做到位，避免水分使紙張變軟，字跡被暈開、模糊，導致重要信息丟失，陽光的照射造成紙張發黃、發皺等情況的發生，紙質檔案應當被妥善的干燥，避光的地方保管。

三、人事檔案管理工作思路探索建議

（一）豐富人事檔案管理工作內容

人事檔案工作的發展方向是為了給社會建設提供有效的、適應社會發展的人才檔案內容并且能夠比較全面的展現每個人才的個體綜合水平，是對各個員工的綜合信息的縮影，能夠直接的反映員工的德才以及個人特點和水平的重要途徑之一，是人力資源部門選拔人才和推薦人才的重要依據，能夠豐富人事檔案管理工作內容，可以極大程度的提升人才管理的綜合能力，能夠更加豐富的呈現人才的多樣化特點，從而更加的知人善任全面的了解。

（二）建立人事檔案信息服務平臺

在人事檔案管理中全文數據庫的作用是非常大的，不僅能夠為人事檔案信息提供良好的、便捷的服務，還能更加準確的、全面的對人事檔案進行綜合性的總和和維護更新，能夠包括人員的基本信息的同時還能提供一些個人特點包括一些科研成果等等的社會關系集，所以通過數據庫可以更快的知道人員的工作簡歷信息，可以對人員的信息查詢進一步的進行統計、檢索以及分析，進一步的發現人才和更大程度的挖掘人才的潛力。通過全文數據庫可以建立人事檔案信息服務平臺，通過多媒體以及網絡技術，增加各個人員的各方面的工作信息，為企業等提供一個更為便捷的、直觀的人事檔案信息服務平臺。

（三）積極主動的提供人事信息

人事檔案管理工作其實是相對繁瑣的，但是就算繁瑣也應該提升自身的專業素養，積極的為企業或者其他人才人員提供有效的、真實的、可靠的人事檔案管理信息，改變過去傳統保守的觀念、比較被動的工作狀態，其實對于人事檔案管理工作人員來說，對人事檔案的保密工作是需要有極強的態度的，不能根據自己的意愿泄露他人的檔案信息，而且這還是違法行為，所以積極主動的提供人事信息的前提是需要獲取一定的法律權限的人員才能夠做的，但是這不是說一定是被動的才能獲取檔案信息，這一點觀念是必須得轉變的，其次，對待人事檔案信息的管理該保密的絕對要保密，可以提供的信息往往都是公開化的信息，是可以選擇利用的，所以積極主動的提供信息就是指除了保密之外的個人信息，其他信息是可以根據情況自身運用和知曉的。

（四）提高人事檔案的管理水平

在計算機技術的推動下，人事檔案管理要進入信息化管理系統內。首先是必須建立起完善的計算機系統，改變傳統的紙質檔案管理方式，逐漸建立從業人員的個人電子檔案，以數字化的方式記錄從業人員的檔案信息。電子化的檔案資料不僅利于查找和調閱，而且提高了檔案資料的安全系數。其次是注重人事檔案的安全性。一是制定嚴格的檔案管理制度，規定從業人員人事檔案的調取方式，記錄方式，以便后期進行追蹤；二是加強網絡安全建設，設置防火墻，避免被病毒感染或者是黑客侵入而出現從業人員信息檔案泄露的現象。

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當人們剛剛適應信息時代的工作生活方式時，“大數據”時代已經以其山呼海嘯的速度改變著人們的生產、生活和思維方式。大數據是近年來隨著云計算、物聯網、社交網絡、移動互聯網等技術的發展而產生的新的科技名詞，他已經在商業、學術、科技等領域得到了應用。作為真實記錄學校在教學、科研等活動并且是各業務數據終點的檔案數據，也迎來了檔案大數據時代，檔案管理工作也面臨新的變革。面對大數據的機遇和挑戰，將“大數據”與高校檔案工作有機結合，滿足師生、社會的需求，提升檔案利用價值，是高校檔案管理部門應該面臨的重要任務。

一、大數據與大數據特性

“大數據時代”最早被麥肯錫公司提出的，自2012年開始，“大數據”一詞被越來越多的人提起與應用，人們用它來描述信息爆炸時代的海量數據，近年來已經在商界、科技界廣泛應用。但是理論界尚未對“大數據”形成統一的定義，但是一致認為大數據不是簡單的對數據量大小的描述，而是在數據量巨大，數據種類龐雜的信息中通過數據處理、數據分析來獲取有效信息的一種觀念、技術和方法的統稱。

與“大數據”定義不同，大數據的特征普遍得到業界共識，即大數據一般歸納為4V：數據量巨大（Volume），從TB級躍升到PB級甚至ZB級，而且在不斷增大；處理速度快（Velocity）主要表現在數據流和大數據移動性，此特性要求必須在第一時間處理數據；數據種類繁多（Variety），數據種類不僅包括文檔、圖片等傳統類型，還包括視頻、音頻、網頁、電子郵件等；數據價值高（Value），此特性是大數據運用的真實意義所在，其價值具有稀缺性。

二、大數據時代下高校檔案工作的新特性

大數據時代的來臨，使人們對信息資源的認識更進一步，同時也提出了新的需求，在大數據時代的大環境下，學校各個業務部門均上線各自業務系統，作為這些業務數據的終點數據，檔案數據也有了新的變化，同時對檔案管理工作也有了新的發展特征。

1、檔案數據量巨大

高校檔案記錄著高校在教學、科研等各種活動中直接形成的、清晰的原始信息。在大數據時代背景下，學校各業務系統（例如公文系統、財務系統、學生成績系統）每時每刻都在產生著數據量，這些業務系統產生一切的具有保存價值的文件、音頻、視頻、圖片均屬于檔案收集范圍。因此，檔案數據量將大的驚人。同時，科技的進步直接導致各種數碼設備的普遍使用，形成各部門各種活動的照片視頻等，也構成很大一部分數據量。

另外，檔案數據還包括檔案本身的數字化建設數據，人工方式生成的數據。最普遍的就是將館藏實體檔案通過數字化技術轉化為檔案數據，例如掃描、拍照，近幾年檔案數字化成都不斷增強，此部分檔案數據也在呈幾何級的速度增長。

2、檔案數據多源異構

高校檔案涉及高校內的眾多業務，包括教學、科研、活動等，這些業務部門的不同業務和不同業務系統直接導致產生的檔案數據是各不相同的，形成了檔案數據多源異構的態勢。如文檔、圖片、照片、音頻、視頻等，形成非結構化數據、半結構化數據、結構化數據共同存在的現象，而這些數據之間也并非毫無關聯，存在一定的內在聯系。

3、利用檔案需求多樣化

大數據時代，高校各業務系統既是檔案數據的產生者也是檔案數據的利用者，在利用檔案數據方面設計教學管理、科研管理、校園文化等各個方面。首先，廣大師生對學校的政策、規定等信息的需求正在不斷增加；其次，作為不斷發展的高校，高校的宣傳活動必不可少，而宣傳活動中用到的歷史檔案、名人檔案和特色檔案也在不斷增多。由此可見，大數據時代不同使用者對各種類型檔案的需求產生了多樣化的態勢。

4、高校檔案價值更加高精尖

大數據真正價值在于對海量數據的分析、挖掘，得出真實可靠的信息。高校檔案是記錄高校從事教學、科研、管理等活動直接形成具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄，是最真實、最可靠、最權威的的信息。并且在大數據時代背景下，各業務產生的各種中間數據、重點數據均是利用者可利用數據，因此，在對這些數據進行分析、挖掘之后產生的檔案數據變成了高精尖的檔案數據。

三、大數據時代高校檔案面臨的挑戰

大數據時代的到來，使得檔案數據變得數量巨大、多源異構、需求增多、數據高精尖化，給檔案發展帶來了機遇，同時也給檔案工作帶來了新的挑戰。

1、大量數據存儲挑戰

檔案大數據化，使得高校檔案的數據必須具備大容量的存儲。對如此海量的檔案數據首先要將其保存下來，同時考慮到數據多源異構的特性，應該將檔案數據存儲在不同類型的數據中，另外存儲的數據并不是簡單的存放，應該彼此有關聯有機的進行融合，因此不同存儲空間應該有合理“連接器”。

2、檔案服務內容、方式需革新

大數據時代下的檔案利用，走向了結論化、知識化和智能化，應該改變以往簡單查閱、復制等利用方式，檔案利用者也不僅僅是對檔案信息本身的需求，更希望從大量數據中經過挖掘，得到自己想要的檔案信息。例如，隨著出國留學人員的日益增多，學生有了將中文成績單翻譯成英文成績單的需求，而并不是簡單的對中文成績的復印。

3、檔案信息安全受到威脅

大數據時代背景下，檔案數據的安全受到了很大的威脅。各個業務系統的上線，并未遵循統一標準，但是均需要與檔案系統進行對接；同時，檔案數據價值變得越來越高，越容易受到各種不法分子的共計；另外，在對結構型數據和非結構型數據進行融合時，可能會對傳統檔案信息安全體系帶來較大沖擊。

4、對檔案從業人員提出較高要求

在大數據時代背景下，檔案的收、管、用方面均有了新的時代特征，新的檔案管理業務對檔案從業人員提出了更高的要求，不僅要通曉檔案業務，更要具備計算機相關知識，并且具備較高的學習能力，才能不斷跟隨時展，做好檔案工作。

四、大數據時代檔案管理工作思路

大數據時代，高校檔案工作要有新的工作思路，充分整合利用檔案資源，以服務為宗旨，不斷改進工作方式，適應時展要求。

1、建立數據規范，整合資源

高校各業務部門間的業務系統可能采用不同的數據庫，而產生不同格式的數據，大量異構數據形成信息孤島，建立標準化、規范化的體系，消除信息孤島，形成資源共享是大數據時代背景下首要解決的數據問題。

對結構化數據和非結構化數據合理整合，結構化數據和非結構化數據合理整合，努力實現對結構化數據和非結構化數據的合并管理，云計算、大數據技術的運用才能成為可能，分析挖掘海量數據才能成為可能。

2、改善工作模式

大數據時代背景下，各業務系統的建立，各業務數據的歸檔，對傳統的收、管、用，均提出了新的要求。

檔案的“收”要做到貫穿全流程，做到前端控制，提前做好各個業務系統的調研，要針對不同數據類別采取不同的處理方法，與檔案系統建立接口；檔案的“管”要做到全技術支持，大數據時代背景下，檔案管理已經不可避免的涵蓋了計算機知識，同時海量的檔案數據處理也需要計算機技術處理，在檔案安全方面也需要做到備份與系統日志管理；檔案的“用”要做到全智能服務，大數據時代，檔案數據不應該是簡單的存放在那里的“死”數據，應該“活”起來，而“活”即是對數據的分析與挖掘，應該具備智能化的服務，真正為檔案利用者服務。

3、增強檔案信息安全管理

大數據時代檔案安全性不言而喻，高校檔案工作需特別強調檔案信息安全。首先要以技術為支撐，加強檔案信息安全全程管理。包括身份認證、單點登錄、密碼技術給數據加密、設置權限、做好備份機制、保留操作日志等。其次，要建立安全規章制度，確保各項工作有章可循。特別要做好檔案開放標準和保密制度，在信息安全的前提下實現數據共享利用。

4、建立高質量的人才隊伍

大數據時代下的檔案工作，已經不是簡單的把檔案收集起來，裝裝訂訂，檔案利用也不在是簡單查閱、復印，檔案從業人員應該以大數據的思維去管理檔案。這就對檔案從業人員提出了更高的要求，要具備專業的檔案知識，還要有數據分析能力、數據建模分析能力和處理數據能力，最重要的是要具備較高的自學能力，緊跟不斷出現的時代要求，才能更好的做好大數據時代下的檔案工作。

參考文獻

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[3]鄒華英.試論大數據時代的檔案工作[J].檔案與建設，2013（12）.

[4]周美蘭.大數據時代高校檔案資源體系建設的思考[J].山西檔案，2015（1）.

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本文分析了當前檔案管理中存在的問題,提出了加強檔案管理工作的對策。要提高檔案工作人員的專業技能和素質;激發檔案管理人員工作積極性;加強檔案信息化建設;開拓創新,確立檔案工作的新觀念。使檔案工作發揮應有的作用。

【關鍵詞】

檔案管理;新觀念;新思路



在構建和諧社會的實踐中,常常遇到因檔案管理工作不足,導致檔案服務與需求產生沖突,不能有效發揮檔案的功能及作用。因此,如何處理檔案服務與需求之間的矛盾是構建和諧社會實踐中一個值得我們重視的問題。 

一、當前檔案管理中存在的問題 

1、檔案管理人員專業素養有待提高

盡管我們已擁有穩定發展的檔案干部隊伍,但進入新世紀后,面臨眾多新的挑戰與新的問題,這支隊伍文化教育程度及專業培養的素質已不能適應新時期開展檔案工作的需要,尤其是那些不僅熟悉檔案內容,而且能夠針對檔案信息進行深層次研究和開發的專業人才十分匱乏。 

2、檔案管理制度的規范性較為欠缺

盡管大多數企業或單位對于檔案管理工作的制度進行了必要的更新,但是在一些大型的企事業單位或專業檔案館卻仍然普遍存在管理制度欠缺,主要表現在一些細節問題的疏忽:例如,檔號缺失,散亂;案卷標題較為隨意,不規范;大部分案卷中缺乏卷內目錄;組卷混亂現象較為嚴重。

3、檔案管理的人為色彩較重

在理性的檔案管理工作中,因具體工作中政策實施過程中的人為色彩,易導致工作的公益性有失公平。

4、求多不精導致檢索效率低效

檔案檢索方式目前主要包括手工檢索和計算機檢索。但實際工作中傳統的手工檢索仍占有相當比重。為簡化檢索程序,節約時間,各檔案部門在手工檢索的途徑上做了大量的工作,編制了多種形式的檢索工具,但編制檢索工具中出現了求“多”不求“精”的現象,誤認為編制的檢索工具越多檔案工作服務質量越高,反而導致實際操作過程中的效率低效。 

二、把握時代與實際工作要求,做好檔案管理工作的對策 

在新的目標要求下,我們一方面應該提高檔案管理工作的高效性,滿足不同人群對服務的訴求。另一方面,更重要的是實現檔案管理的規范化和建立公平正義檔案管理制度的工作目標。

1、加強檔案工作人員專業技能和素質的再深造

檔案管理工作深入化有利于經濟增長,也有利于社會進步、政治穩定、更重要的是與構建和諧社會密切相關。因此,檔案管理工作人員的專業技能與素質的提高是保證這一工作深化的基礎。要多充實有精湛專業知識及專業技術、技能的人才。但更切合實際的是加強現有人員的再深造教育。要使現有人員“不甘現狀”,認識到社會經濟的快速發展,新行業、新領域的不斷擴張,勢必沖擊原有的檔案業務的管理思路和服務工作。因而加強自身的業務及專業的再深化、再學習,拓寬視野,提升對所涉及工作領域的現狀及發展動態的了解,將檔案學科新理論、新技術引入現有工作中,對其進行相應的指導和改進,將傳統的單一思維轉化為多樣復合思維。與此同時,應制定相應的鼓勵政策,切實有效地推行專業繼續再教育。 

2、激發檔案管理人員的工作積極性 

(1)轉變服務意識。檔案工作人員面臨的工作是長期、單調且枯燥的,工作方法也相應地較為傳統而落后,如何應對市場變化的靈活性,超前服務于市場、社會和企業,成為檔案管理工作人員應關注的焦點。因此,改變工作人員的意識,將主觀意識中伸手的概念調整為先行和創造,即檔案工作人員由事后收集材料者轉變成為事前介入、事中參與的共同參與者,從而形成新的檔案工作理念。

(2)強化激勵機制。打破“鐵飯碗”,引進適宜競爭激勵機制,積極推行聘任合同制,通過這些手段對現有人員優勝劣汰,實行擇優上崗,使得能者上庸者下,從而激勵檔案工作者重新對自身工作有新的認識,激發個體的潛在工作活力,最大限度地發揮個人能力,開拓創新工作局面。

(3)重新定位,實現自我價值。由于對檔案工作重要性存在誤解,使得工作人員為工作而工作,忽視了自我價值及自我從事職業對社會影響的認知。因此,相關領導應加大對檔案管理工作重要性的宣傳和教育工作,使人們特別是檔案人員對工作有重新定位。促進檔案人員積極進取,糾正以往守攤看點,倉庫保管員的認識,提升自我職業認同,最大程度發揮自我能力,為檔案管理工作創造更豐厚的社會效益和經濟效益貢獻自身力量。 

3、加強信息化建設,發揮檔案工作在構建和諧社會中的作用

如今在激烈競爭的時代,人們對檔案服務的需求越來越高。我們的專業標準正在日益趨近發達國家,無論法律、技術、物質都要和國際接軌,我們要認真努力改變檔案服務的薄弱環節,努力滿足公眾需求。不能只做一些門面工程、形象工程。要給大眾提供其服務的實在性,面向公眾提供具體檔案查詢利用服務,使檔案的現代化與企業的信息化同步。為達到此目標,檔案部門應最大程度利用現代化電子技術,在適應檔案自身發展的基礎上,實現檔案的現代化管理。為防止電子檔案有誤對實踐工作帶來危害,應建立專職部門負責檢驗電子文件。

要糾正檔案的現代化建設就是簡單地用計算機代替手工勞動的觀念,更不能錯誤認識檔案的現代化建設就是把傳統的管理方式搬到網絡管理上去。應正確的認識我們是借助現代化信息技術,結合先進管理理念,從而改革檔案管理中不適應時代要求發展的一些做法,它是更高層次的認識,因此要求我們不斷吸納接受新知識,使檔案管理工作在構建和諧社會中發揮重要作用。

4、與時俱進,開拓創新,確立檔案工作的新觀念

檔案信息使用周期加快,需求量增多,尤其是科技檔案和經濟類的法規文件的使用率大大提高。大多數科研部門面臨著改制,將有更多的科研成果走向市場,怎樣迅速地把科研成果轉變為生產力,需要檔案部門提供大量科技檔案資料和經濟類的法規文件,為領導決策、為生產、科研、經營管理等提供有價值的信息。同時,由于經濟的快速發展,要求政府工作提速,也要求檔案工作提速。

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【參考文獻】

李晶群.與時俱進開拓檔案管理工作的新思路.牡丹江師范學院學報(哲學社會科學版),2005.1.126-127.

[2] 李文娟.淺述學校檔案管理工作的新思路.安陽師范學院學報,2003.107-108.

[3] 王曉云.淺談開拓檔案管理工作的新思路.山東省青年管理干部學院學報,2003.7(4)118.

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摘要：檔案工作者的重要使命就是要充分開發和利用好檔案信息資源。因此，要改變檔案工作現狀，應努力使檔案工作形成由事后搜集材料變為事前介入、事中參與的新的檔案管理工作理念，盡可能地通過計算機網絡為用戶提供準確、快捷、優質的服務，不斷創新，打破檔案、圖書、情報等部門各自為政的局面，實行一體化管理，充分發揮整體優勢。

關鍵詞：檔案工作 創新思路 可持續發展

檔案工作的發展，應保持與時俱進，不斷創新，才能使我們的檔案工作適應于社會發展，服務于社會各項事業，才能使檔案工作充滿生機和活力。當前，檔案工作者的重要使命就是要充分開發和利用好檔案信息資源，有條件的要盡可能地通過計算機網絡為用戶提供準確、快捷、優質的服務，不斷創新檔案服務機制，積極主動地為經濟建設服務。

一、增強檔案工作整體創新意識

1.管理思路的創新。檔案工作如何創新，如何主動、超前地為經濟建設服務，這首先需要在檔案工作管理思路上要有創新意識。因此，要改變檔案工作現狀，應努力使檔案工作形成由事后搜集材料變為事前介入、事中參與的新的檔案管理工作理念，盡可能地通過計算機網絡為用戶提供準確、快捷、優質的服務，不斷創新檔案服務機制，才能以超前的意識、超前的節奏、超前的服務，展示我們檔案工作是經濟建設不可缺少的重要組成部分。

2.管理模式創新。檔案工作許多傳統的做法和管理模式對做好不同時期的檔案工作起到了積極作用，但也有一些傳統做法已不再適應當前社會發展的需要，必須進行創新。其中包括檔案工作六個環節和一些具體的操作手段的革新，要在立卷制度上更新，在工作手段上改進，盡量簡化檔案部門長期推行的一些煩瑣的操作步驟。如在組卷的形式到裝訂的手段上，怎樣做到既不影響日后調檔利用，又能盡快完成歸檔程序，取消一些繁瑣的不必要的過程、環節、步驟，盡量縮短立卷歸檔周期，這樣也便于推行立卷工作，能起到事半功倍之效。有許多檔案工作可以利用現代化技術來提高我們的工作效率。如采用條形碼來代替檔號，既安全可靠，又方便快捷，可大大提高借閱歸還檔案的速度。類似這種借助計算機來完成本來較繁瑣的手工操作的方法應該是很多的，因為無論是檔案的業務工作，還是檔案的管理工作以及檔案信息的交流，都可以應用計算機進行現代化管理，幫助解決具體問題，提高工作效率和管理水平。

3.管理機制的創新。長期以來，檔案工作以經驗管理居多，工作人員的選配往往也是以具有檔案工作經驗為先決條件，這在某種程度上制約了人才的流動，容易產生不思進取的思想，更談不上去創新了。應當引進競爭激勵機制，改變在檔案部門實際存在的“鐵飯碗”現象，從源頭上解決創新的根本問題。積極推行全員聘任合同制，對現有人員實行公平競爭、擇優上崗，真正做到優勝劣汰，從而使擋案工作者清楚地認識到自己的工作成績與其生存和發展息息相關，每個人隨時都有被淘汰的危機感，從而激發每個人的工作活力使檔案工作出現充滿競爭活力、開拓創新的新局面。同時，要建立一些相應的創新激勵機制，如鼓勵創新的用人制度、分配制度、獎勵制度，將個人創新的內容作為考核的重要指標，進行考核，并與勞動報酬、晉職嚴格掛鉤，努力營造一種鼓勵創新的氣氛和環境，促進檔案工作的良性循環。

二、創新服務手段

1.建立檔案館（室）網頁，開展網上利用服務。隨著檔案館（室）內部局域網的建立，檔案部門將充分利用企事業單位的網站制作自己的網業，積極組織上網數據和信息，使檔案管理服務系統聯上企事業單位的網站，實現檔案信息的網上檢索，為用戶提供更好的服務。目前許多單位檔案館（室）利用互聯網開展的網上服務，已成為社會和單位提供檔案利用服務的一種重要形式。檔案工作者要以網站為基礎，進一步加快檔案信息資源數據庫建設，尤其是電子文件全文數據庫建設，在網站上實現電子文件的實時管理與利用，實現檔案信息資源數字化、數據庫化，檔案信息服務利用網絡化，檔案管理工作自動化，檔案信息管理法制化。如：輸入目錄管理數據庫，在網上公開部分檔案目錄，方便查詢檢索。

2.建立“電子文件（檔案）數據管理中心”。檔案（館）室與企事業單位信息管理部門可加強密切配合，建立“電子文件（檔案）數據管理中心”。該中心設在企事業單位檔案（館）室，是企事業單位信息資源庫的重要組成部分。電子文件（檔案）數據管理中心集中管理網站內各單位的歸檔電子文件，并在網站上提供有限制性或非保密電子文件查詢、利用服務，實現電子文件信息資源共享。其優點是覆蓋面廣，內容豐富，利用律高。

3.電子文件的自動上傳收集。目前在單機上形成的電子文件的收集工作，已成為檔案管理部門不容忽視的問題。與傳統紙質檔案收集有很大差異的是，許多電子文件的形成通過下載和上傳就完成了，因此，檔案部門可以改變傳統工作模式，在網頁上建立電子文件自動上傳的工作窗口，在第一時間將其收集到，并在檔案館（室）的服務器上歸檔。

4.開展在線服務。在信息化時代里，社會的全面信息化改變了人們工作、學習和生活的環境，使人們更注重信息的時效性，希望通過信息系統、信息網絡即使準確地獲得多種信息。因此，被動的、手工式的檔案提供利用方式必然逐步被主動的、現代化的檔案服務方式所代替。

5.開展現行文件閱覽服務。隨著改革開放的不斷深化，到檔案館（室）查閱黨政機關及有關部門制定的文件的人員越來越多。為適應新形勢發展要求，進一步轉變工作職能，提高工作效率。密切黨和政府與人民群眾的聯系，維護廣大人民群眾的根本利益，各級應建立綜合檔案館（室）或服務中心，以便更好地提供檔案查詢和咨訊服務。

三、拓展服務領域

1、信息服務的社會化、多主體。由主要為企事業單位內的對象服務轉化為社會全方位服務，這是因為檔案部門既要面對黨政機關、企事業單位等一切社會活動中利用或可能利用檔案信息的組織和個人，又要針對性地為特殊利用者提供特定服務。隨著科學技術的發展，人們從事的科學研究和生產建設、行政管理活動變得越來越復雜，越離不開信息服務。對檔案信息的單一需求必然將被對檔案、文件、圖書、情報檢索資料的綜合需求所代替。

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【關鍵詞】監督利用；絕密檔案管理；檔案保密等級劃分；保密教育

企業檔案是企業秘密的重要組成部分，是企業的寶貴財富，是各領域科學技術研究成果、商業機密等生產經營工作的真實記錄。在不同的領域，形成著各自不同的檔案材料，這些檔案材料形成的內容、產生的渠道不同，它的服務對象和保密范圍就必然不同。因此，增強人員在新形勢下對保密工作重要性和緊迫性的認識，提高保守企業秘密的自覺性，確保企業秘密安全。下面就如何加強企業檔案保密工作談談自己的看法：

一、做好檔案利用過程中的監督工作

檔案利用監督是做好檔案利用過程中保密工作的一項重要措施，它能有效地發現并制止糾正檔案利用過程中不利于檔案保密的各種不良行為，從而做到既能利用檔案，又能保證檔案利用安全。具體說來，檔案利用監督可以從以下幾個方面實施：

1.制度建設。檔案利用規章制度一般有閱覽制度、外借制度、復制制度等。根據實際情況，對不同層次的利用人員確定不同的利用范圍，規定不同的審批手續，使提供利用工作有章可循，在大力開展檔案利用工作的同時，確保不失密、不泄密及文件的完好無損。各項檔案利用規章制度的條文應嚴密而簡明，便于執行，并在實踐中認真加以總結，不斷充實和完善。

2.隊伍建設。擔負利用服務工作的檔案管理人員，是利用制度的直接貫徹者，對檔案的安全負有直接責任，必須具備較高的素質。一是政治素質，要有高度的政治責任心，熱愛檔案和檔案事業；二是業務素質，要具備專業知識，熟悉所保管的檔案內容，熟悉檔案法規；三是文化素質，要有較高的文化知識，能總結和分析利用工作中的經驗與問題，從中掌握利用工作的規律。此外，還要有認真扎實的工作能力和敏銳的觀察能力，善于做利用者的工作，能獨立處理利用中出現的一般問題。

3.監督措施。在利用中，要根據不同的利用對象的不同目的，加強重點監護。有條件的檔案館還可以安裝攝像監視器。對某些為獲取憑證而來館查閱檔案的利用者，要防止偷撕或涂改檔案；做好利用監督，還要做到三勤：一是嘴勤，勤宣傳利用檔案的制度與規定，勤與利用者交談，掌握其利用目的；二是眼勤，勤觀察動態，置每個利用者于視覺之中；三是手勤腦勤，勤了解利用者的情況并在利用登記簿上備注說明。對于損毀檔案較為嚴重的違法行為，應及時報告有關領導，以便及時查處，挽回損失。

二、加強絕密檔案的管理和保密工作

絕密檔案是企業的核心秘密，它關系到企業的安全，關系到企業的發展與成敗。因此必須加強絕密檔案的保管。

（1）絕密檔案應與非絕密檔案分別保管。要設保險柜、保險鎖、防盜器，從保管條件上確保絕密檔案的安全。

（2）提高絕密檔案管理人員的素質。絕密檔案管理人員具有特殊的地位和身份，有知密早、知密多的特點。他們對保守企業的秘密負有比一般工作人員更為重大的責任，因此，檔案保密工作好與壞，檔案管理人員的素質是個關鍵。

（3）加強絕密檔案的日常管理。絕密檔案的調閱、移出、銷毀等應嚴格按規定手續辦理，必須企業保密委員會審批，認真履行登記、簽字手續，任何人無權擅自調閱。絕密檔案使用完畢后應及時清對、檢查，發現失密、泄密問題，應及時查明原因，進行補救。

三、進一步做好檔案開放中的保密工作

一成不變地看待檔案的秘密性，無視其秘密性的時效和范圍，是不對的；但如果缺乏保密觀念，對檔案無視其秘密性，無限地擴大開放利用范圍，也是錯誤的。因此，在開放檔案為企業所利用的同時，應當做好相應的保密工作。

1.做好檔案的審查工作。審查工作是檔案開放前的一項重要工作，也是開放檔案工作的一個重要環節，其主要任務是科學而準確地區分、判定檔案的開放與控制使用范圍。對這項工作可以分三步進行：一是初審，檔案館工作人員根據標準，對開放期限內的檔案逐件進行審查，初步判定開放與控制使用范圍。二是中審，由具有較高政策水平和業務能力的同志，重點審查初審中沒能判定開放與控制使用的部分檔案，以確定其取舍。三是終審，由有關領導，根據初審和中審的情況，權衡利弊，進行綜合分析、審查，最終決定與批準檔案的開放與否。

2.做好檔案的解密工作。保密檔案是有等級的，其劃分等級是根據《保密法》規定，劃分為“絕密”、“機密”、“秘密”三級。確定檔案的密級，就是為了讓檔案工作人員根據不同的密級采取不同的管理措施，最大限度地提供利用檔案。但是秘密不是一成不變的，一旦秘密保管期限屆滿，便失去了它的保密價值，為此我們就不能按原有的保密文件管理，而應該按照公開文件進行管理。這就是檔案保密的時效性。向社會各界開放的檔案，必須是到了一定時限的檔案，要開放，必須先進行劃密解密，把未解密的列入控制使用的范圍。過去，許多檔案館，對其所保管的注有密級的檔案，沒有定期解密，影響了檔案的開放利用。對劃密檔案進行解密工作，應當遵循《保密法》第16條規定。即解密是由原確定密級的機關、單位或上級機關進行。

3.做好檔案開放前的基礎工作。開放檔案首先要做好檔案開放的基礎工作。1）提高開放檔案案卷的內在質量。利用原有基礎，進行系統整理，達到分類科學、組卷合理、編目清楚、排列系統的要求。2）建立健全檔號。要適應開放后檢索與管理的要求。3）編制檢索工具。如《開放檔案目錄》等。4）對珍貴的檔案、重要的檔案、應當進行復制，搞好檔案副本。

四、增強檔案保密知識宣傳教育

1.召開保密宣傳教育座談會

召開保密宣傳教育工作座談會，傳達學習保密工作的重要指示，學習國家保密局的有關情況通報以及《檔案法》，交流保密宣傳工作好的經驗和做法。使各人員進一步認清當前保密工作面臨的嚴峻形勢，增強政治使命感、責任感和緊迫感；加強理解保密知識，統一思想認識，統一行動，明確保密宣創工作的任務要求和努力方向，增強貫徹落實好《保密法》的信心和決心。

2.播放保密教育案例片

定期組織人員觀看保密教育案例片，開展人員警示教育。用鮮活的案例，深刻的教訓，發人深省的感悟，使大家清醒地認識當前保密與泄密斗爭尖銳復雜，形勢依然嚴峻。從教育片的泄密事件中吸取教訓強化泄密人員的保密意識，確保企業秘密安全。

3.舉辦保密干部和人員培訓班

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關鍵字：檔案管理工作；瓶頸；發展思路；探析

檔案是機關、社會組織或者個人在社會活動中形成的、作為原始記錄保存，具有保存和參考利用價值以備查考的圖表、文字、聲像及其他各種方式和載體的文件材料，是一種重要的社會信息資源。

當前，隨著我國經濟社會的不斷發展，社會信息化進程的不斷加快，檔案管理工作也面臨著新的任務和要求。作為檔案管理工作者我們要克服工作中的瓶頸，優化管理方法，提高工作效率，更加科學規范的做好檔案管理工作。為了適應新形勢下檔案管理工作的需要，我們要堅持與時俱進、科學發展，立足實際吸收并借鑒優秀的檔案管理工作的研究成果，逐步完善檔案管理工作制度，增強歷史責任感、使命感。激發檔案管理工作者的熱請，使其能隨著社會的發展更好地適應形勢需要，逐步走上科學化、規范化和法制化的道路。

1 檔案管理工作的瓶頸

1.1 檔案管理工作基礎不足

目前我國大部分機關、企事業單位檔案管理工作存在的主要問題是案卷質量差，檢索工具不完整。許多檔案管理部門的立卷、編目、檢索等，不能按國家檔案局制定的標準規范操作。又加上我國的檔案標準化工作起步較晚，已有的標準還沒有完全配套，推行工作也略顯遲緩，從而導致許多檔案部門檔案標準不盡規范統一。造成檔案部門的基礎工作普遍不標準、不規范，為檔案管理工作現代化建設造成很大困難。

1.2 檔案管理硬件建設落后

實現檔案管理現代化需要軟硬件全面配合，其中硬件是基礎，包括設備、人員等。就設備而言，各企事業單位檔案管理設備十分落后，嚴重阻礙了檔案管理工作現代化的發展。沒有標準固定的檔案庫房，有的就用幾個柜子存放檔案隨意搬移，沒有專門的人員管理檔案，導致檔案磨損、丟失現象頻頻發生。硬件設備落后，設施不全，現代化建設跟不上社會的發展，沒有計算機索引目錄和檢索工作，很多還是傳統人工操作，這些都大大制約了檔案管理現代化進程。

1.3 缺乏專業檔案管理人才

缺乏專業檔案管理人才，是目前檔案管理工作難實現現代化的最根本原因。我國大多企事業單位沒有專門的檔案管理人員，隨意安排人員進行檔案管理工作，檔案管理人員往往都是半路出家，沒經過業務學習和崗前培訓。眾多原因導致檔案管理工作者業務不精通，專業知識缺乏，極大阻礙了檔案管理工作的現代化建設。

1.4 檔案管理工作模式陳舊

隨著社會的進步發展，使得檔案管理工作形式多樣化、內容復雜化，檔案的范疇也逐漸擴大，但是許多單位仍然采用陳舊呆板的管理模式。新時期下，網絡技術的發展已覆蓋各行各業，但檔案管理技術沒跟上時展，很多企事業單位檔案管理部門沒采用網絡技術為管理服務，還沿用傳統手工操作模式，管理手段落后，模式陳舊。

2 檔案管理工作發展思路探析

隨著科學發展觀的不斷深入，作為檔案管理工作者應堅持依法治檔，做好檔案管理工作與現代信息和網絡技術的有機結合，科學規范的對檔案就行管理，開創檔案管理工作的新局面。

2.1 建立健全檔案管理制度，規范檔案管理

俗話說：“沒有規矩，不能成方圓”。實現檔案管理制度化是做好檔案管理工作的基礎，是提高檔案管理工作水平的保障。隨著檔案管理設備現代化程度越來越深、檔案管理種類多樣化等特點，就決定檔案管理方法要不斷改革，因此企事業單位要結合實際制定出操作性強的各項檔案管理規章制度，做到改革有章可循，按制度辦事。只有實現檔案管理的制度化，檔案管理工作才能發揮應有的作用，當然檔案管理制度化也要因地制宜，靈活運用。

2.2 實現檔案管理同現代技術的有機結合

隨著信息和網絡技術的高速發展，做好檔案管理工作迎來了新的挑戰。筆者認為只有正視這個挑戰，實現檔案管理同現代技術的有機結合，檔案管理工作才能走上良性發展的軌道。這要求檔案管理者準確把握檔案管理工作的特點，提高檔案管理人員的服務意識，掌握豐富的業務知識和現代化管理技能，充分發揮檔案的信息資源優勢，更好的服務于社會。檔案部門也應抓緊建設網絡環境下的檔案工作平臺，并更新軟、硬件設備，提升工作手段的能力，為我們檔案業務工作整體上臺階鋪墊良好基礎。 同時，可以充分發揮新設備、新手段的能力，為擴展新的工作領域、擴大服務范圍創造更為有利的條件。

近些年正是企事業單位信息工程的階段，電子檔案越來越多。例如，企事業單位在網絡建設中購進的各種系統軟件、光盤；一些工程建設所需的計算機輔助設計CAD電子文件等。這些文件用以往的傳統人工保存方法很容易出現問題，為了保證安全，就必須制定嚴密電子文件安全管理制度，完善電子文件流轉跟蹤登錄管理。同時設置自動啟動的電子文件操作日志，以備日后進行安全查考或真實性鑒定時作為依據。

2.3 加強檔案管理人才綜合素質的培養

檔案工作者既然是信息工作者，那么就要具備一定的信息能力，這才能適應信息資源管理工作的需要。 檔案工作人員要適應信息資源檔案管理工作的需要， 就必須提升信息收集和管理的能力，充分發揮主觀能動性、創造性，努力提高知識水平和管理能力，加強綜合素質培養。

2.4 加大檔案資源的開發利用

檔案保管的目的是為了利用，俗話說：“檔案貴在活，而重在于用”。隨著改革開放的不斷深化和政府職能的逐步轉變，隨著全民綜合素質的不斷提高，人們對檔案的認識和理解，不再僅僅局限于檔案的憑證依據作用，而是充分利用檔案

這種特殊載體所蘊藏的大量信息，進一步深層次的進行研究開發利用，更好地為社會服務。

在管理好檔案的基礎上，檔案管理工作也要適應社會發展的需要，尋求更有效的服務新途徑，以提高檔案利用的質量和水平，把“死”檔案變成“活”檔案，更加充分地發揮檔案的作用，在創造社會效益的同時，促進檔案事業的發展。所以，只有全力做好檔案管理工作，才能為社會的全面進步，經濟又好又快地發

展提供優質、高效的檔案服務。

3 結語

綜上所述，科學規范的檔案管理只有認真貫徹落實科學發展觀，堅持與時俱進，才能適應新形勢的需要，開創檔案管理工作的新局面。檔案管理工作者更要用科學的發展觀嚴格要求自己，不斷提高檔案管理的能力，為社會經濟發展社會穩定作出貢獻。

參考文獻

[1]邵月娥.淺談新形勢下檔案管理存在的問題及對策[J].辦公室業務. 2012（21）

[2]姜秀范.淺談檔案管理的規范化[J].黑龍江科技信息.2011（23）

[3]劉旭波，歷建芳.做好檔案管理工作之我見[J].民營科技.2010（07）

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關鍵詞：石油企業；檔案管理；新思路

1 現階段石油企業檔案管理工作存在的問題分析

1.1 企業管理層對檔案管理問題重視程度不夠。在石油企業的管理中，領導雖然對檔案管理的重要性有了一定程度的認識，但在實際操作過程中，他們認為企業的生產經營是企業管理工作的重心，和檔案管理沒有太大的關系。因此，在關系企業發展的決策環節，都不要求檔案管理人員參與。造成很多檔案管理人員對企業發展認識不清，長此以往，會導致檔案管理人員缺乏工作積極性，對待工作不嚴肅、不認真，而疏忽了檔案管理工作。

1.2 檔案管理手段需持續跟進企業發展現狀。傳統手工檔案一般用紙質作為檔案收存的載體，但是紙質極易在高溫、高濕的環境下發生化學反應，造成字跡模糊、紙質破損等困擾，不利于檔案的長期保存。隨著現代科技的發展，檔案管理使用現代化設備必不可少。將傳統的紙質檔案單一管理模式，轉變為與電子檔案并存的模式，充分發揮了計算機和網絡資源的優勢。利用計算機網絡對企業各類別技術檔案的收集、整理、保管、利用等工作，實行文、檔一體化的管理，并能把檔案的管理工作做到細致化、精確化、高效化和資源共享化。查詢資料或文獻時，進入檔案電子服務系統中進行索引，為更多的借閱者提供可靠詳實的資料來源，促進了現代化企業的進步。

1.3 檔案管理人員的業務技能有待提高。由于企業檔案管理工作的艱巨性和復雜性，對負責檔案管理工作人員的要求也更嚴格。一般意義而言，合格的檔案管理人員不僅要具有豐富的知識結構和過硬的業務本領，具備對館藏的熟知能力和檔案編目能力，具備敏銳的社會需求探知能力和信息服務能力；還要與時俱進，具備時代前瞻能力，熟悉黨和國家有關檔案工作的各項方針、政策、檔案工作法規、工作標準、工作范圍、工作性質及職能等，以便及時、準確、有效地為社會服務；更要具備學習能力，努力鉆研相關的學科知識，掌握現代科技，利用現代化管理手段，實現檔案管理的信息化。而就目前而言，石油企業的檔案管理人員的專業技能還有待提高，主要表現在業務能力不強，缺乏創新意識，不能迅速掌握現代先進的科學技術手段為檔案管理工作服務。

2 加強石油企業檔案管理工作創新的思路

2.1 提高企業對檔案管理工作的重視程度。石油企業的領導要不斷與時俱進，更新檔案管理的觀念，明確檔案管理在石油企業中的引領地位，樹立以檔案管理為單位的實際發展提供支持的核心理念，加強單位員工參與單位檔案管理的意識。領導要真正加強對單位的檔案管理工作重視與管理，做好檔案管理中的信息工作。單位內部要通過廣泛的宣傳和教育，提升員工參與檔案管理的積極性。

2.2 創設良好的運行和管理機制。企業的檔案管理需要良好的運行和管理機制，以實現檔案功能的真正價值。首先，應建立良好的網絡信息運行系統，保障網絡信息系統的暢行無阻，提高企業部門及職工對檔案資源的查詢、利用，實現在企業范圍內更廣闊的資源共享。其次，還要建立有效的管理機制，相關部門要緊密配合，共同建設安全的檔案信息系統，如更新企業的防火墻系統，保障信息資源的安全，以便檔案管理能更好地發揮其作用，促進檔案信息高效利用和高效管理。

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1 科技檔案的特點

受到科學技術發展的特點，科技檔案具有其特殊性。首先，專業性。科學技術活動復雜，范圍廣泛，涉及多門學科[1]。特別是最近幾年，交叉學科現象越來越普遍，科學技術涉及對象的復雜程度也在不斷提升。發展科學技術的根本目的是服務生產與生活。科技檔案予以配合，需要將科學技術按照專業屬性進行嚴格區分，將復雜活動形成客觀的科技文件。因此，科技檔案依據的是不同類型科研生產技術活動進行分類，專業性表現的非常顯著。其次，特殊性與針對性。不同類型的科學技術活動，需依據對象利用術語與符號表現出來。而科技檔案也就將這些特殊的符號特點記錄下來。同時科學技術展開為描述和使用的特殊需要，具有明確的規格與質量。科技檔案是科研活動的實踐結果，同時也是科研人員指揮結晶，專業性與特殊性由此也就決定了科技檔案使用的針對性。最后，成套性。所有的科技生產活動都需依照相關的科學程序，保持相應規律實施。而這些活動生產科技資料都需要有系統性。將資料歸檔，需要保持相應的聯系，以此才可指導科研與生產。因此，成套性也是科技檔案的一項基本特點。

2 信息時代科技檔案管理的現狀

在信息技術快速發展下，科技檔案管理模式需要不斷更新，這樣才可滿足科技檔案發展的需要，才能夠?w現科技檔案的本質屬性。但分析科技檔案管理的現狀，效果并不理想。

首先，管理人員素質較低。無論是對企業還是對單位，任何檔案均具有一定的機密性，科技檔案也不例外。要想科技檔案管理工作達到理想的效果，就必須要求管理人員具備較高的專業素質。而實際中，完成科技檔案管理工作的人員并不受到工作單位的重視，也有部分原因受到編制因素的影響，導致檔案管理人員出現頻繁流動的現象[2]。有的用人單位甚至出現兼職管理的現象。由于管理科技檔案的工作沒有接受系統性的培訓，不具備與之相匹配的專業素質，導致在科技檔案歸檔、收集、整理期間出現多種差錯，難以高質量完成該項工作，由此對科技檔案管理工作的水平產生影響。

最后，信息化程度偏低。現代化社會，信息化時代，科學技術快速發展。信息化技術已經被廣泛應用于各個領域。即便部分用人單位在科技檔案管理工作中使用了計算機信息，但僅僅局限于檔案基本信息、目錄編制以及檔案轉發等方面，并沒有全面實現信息化管理。由于檔案信息化管理不具備整體性與系統化，由此導致科技檔案信息收集準確性不高，全面性受到影響，且信息更新速度明顯落后，由此影響到科技檔案管理的質量。

3 提高科技檔案管理效率的策略

研究分析可了解到科技檔案管理存在著較多的不足。這些不足之處對科技檔案管理的效率產生重要影響。因此，需要采取有效的策略，改善信息時代科技檔案管理現狀。

3.1 提高管理人員專業素質

與其他管理工作性質相對比，科技檔案管理工作的專業性與技術性均非常強。而要想這項工作能夠達到理想的效果，那么管理人員就需要提高專業素養。觀察分析當前科技檔案管理工作人員，兼職現象較為嚴重，普遍缺少檔案管理的專業知識與技能。為保證科技檔案管理工作的效率，工作人員就必須通過各方面加強專業管理知識，全面提高管理技能。基于此，單位也可對管理人員加強培訓，提高專業素質，以此全面提高科技檔案管理人員的業務知識能力與現代化科學技術。當然，管理人員還應不斷提高自身的修養、專業素質以及政治素養，擴充自身的知識面，促使科技檔案管理工作在實際中發揮作用。

3.2 加強現代化管理

隨著現代化科學技術水平的提高，科技檔案管理工作的信息化程度需要不斷提升，系統化管理機制的建立顯得較為重要，由此可促進管理工作順利展開，促使科技檔案管理工作規范化與制度化特點更為顯著。現代化的科技檔案管理工作，就必須對科技檔案材料的保存、保密、歸檔、鑒別以及轉遞進行管理，并不斷完善人事材料，及時補充更新人事材料。管理人員在收集和管理人事材料的時候，應做好鑒別工作，以此來保證檔案材料的準確性與完備性，提高科技檔案材料的真實性與客觀性。

3.3 強化科技檔案管理的信息化建設

在信息化程度不斷提高的過程中，信息化技術應用于科技檔案管理中已經成為一種必然趨勢。建立全面、系統的信息化系統，有助于查閱科技檔案材料，提高工作效率，節約查閱資料所花費的時間。在科技檔案管理的過程中，將計算機信息化系統有效引入其中，可顯著提高科技檔案管理的工作效率[3]。但在此方面應加強風險的防范。信息化技術的應用，必然會給信息帶來安全帶來潛在性的威脅。對此，建立信息化管理通知系統的同時，創建與之相應的信息化安全維護系統，這樣就可從根本上保證科技檔案信息資料的機密性與安全性。信息化管理將是科技檔案發展的重要選擇。

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【關鍵詞】事業單位；檔案管理；現狀分析；措施探討

0.引言

檔案資料真實反映了事業單位發展歷程與日常工作巨細，能夠為事業單位行政工作提供決策依據，也能為基層政府的發展規劃提供正確指導，是廣大職工維護自身合法權益的重要憑證。可見，檔案管理在事業單位內部管理工作中的重要現實意義。鑒于這一職能工作仍處于發展階段，管理現狀亟待改善，只有提高全員認識、加大投資建設、注重隊伍素質，才能確保檔案管理工作為事業單位和諧發展提供有力支撐。

1.我國事業單位檔案管理日常工作的基本內容

事業單位檔案建設旨在能夠更好地為廣大職工與政府服務。實踐中，大多事業單位檔案日常管理工作的基本內容都涵蓋了有如在領導干部組織與職工群眾的支持下，利用完整、全面的檔案信息為社會主義新事業單位建設加強宣傳，為促進和諧事業單位發展提供可靠參考的資料；為單位建設發展理念的完善提供指導與借鑒；探索、構建和諧事業單位檔案工作基本體制，認清事業單位檔案工作層等方面強化檔案管理工作；幫助職工群眾加強對社會主義新事業單位建設的認識，為當前和諧建設提供理論支撐，規范各部門檔案管理的監督工作，以保障事業單位內部檔案管理工作的有序發展。

2.當前行政事業單位檔案管理工作中常見問題

（1）檔案管理配套基礎設施條件較差。健全的檔案管理工作體系必須配備完整且匹配的相應基礎設施與監管機制，但當前事業單位檔案管理工作普遍存在的一個問題在于檔案管理軟、硬件條件較差，有如檔案柜架等基礎設施的配備裝具參差不齊，致使檔案工作陷入被動局面。甚至部分基層檔案室建設缺乏專項啟動與維修資金，紙質檔案資料在長時間的存放下出現霉變、蟲蛀等現象，而就這一現象，由于資金的匱乏而使得電子化檔案室或數字化檔案室建設遙遙無期。另外，部分事業單位未設置檔案管理機構，在進行檔案資料查詢與使用等程序操作時極為繁雜，加上專業管理人員的缺失，現有檔案資料不能得到及時整理與妥善保管，形成檔案信息完整性與安全性兩相堪憂的局面。

（2）單位檔案管理工作重視程度不夠。就我國目前基層的行政事業單位檔案管理工作現狀來看，相當一部分檔案管理工作局限于行政管理階層，對基層檔案的重視程度不夠，甚至存在部分領導對社會主義新事業單位建設認知偏差現象，比如只關注單位經濟效益與發展前景，漠視檔案管理工作對事業單位經濟增長的積極作用，導致內部檔案管理工作長期缺乏有序部署與嚴格管控，檔案資料的收集歸檔不全、整理不規范、散亂等現象嚴重，繼而造成大量資料信息在長期管理工作不當的前提下流失殘損，難再為事業單位發展提供資料憑證。

（3）檔案管理人員隊伍素質亟待提高。據筆者于多地交流學習所獲，當前大多基層事業單位檔案管理隊伍普遍缺乏高素質的專業檔案管理人員，現有任職工作人員部分從其他科室或部門抽調任職，或是部分未經正規業務技能培訓的非專業人員，對檔案管理工作流程不熟悉，對檔案管理相關法律法規基本上都沒有相對深入了解，很多情況下這一類檔案管理人員是身兼多職，工作任務重但待遇低，從而喪失工作熱情，同時也就難以為檔案管理工作的有序開展提供人力與技術支持。

3.提升事業單位檔案管理工作效能的措施探討

（1）健全檔案服務體系，充分發揮檔案作用。事業單位開展內部檔案管理工作的最終目標主要是能夠使得單位內部檔案得以科學、合理地使用，以期讓檔案管理工作能充分發揮在事業單位經濟建設中的積極作用，促進并實現事業單位的和諧發展。由此，建立健全的檔案服務體系建設首要充分利用現有的檔案信息資源，優化事業單位工作的檔案信息查詢服務，最大程度的將程序便捷化、簡易化；其次借助現代信息技術建立數字化信息共享平臺，在公開部分檔案資料的同時，嚴密布控檔案信息的安全工作，讓檔案資源真正意義上的服務于社會主義新事業單位建設。

（2）轉變過時思想觀念，指正領導高度重視。工作實踐中，筆者發現事業單位檔案管理工作的開展首要局限點在于大眾對檔案管理觀念的認知偏差。基于這一前提之下，單位各層應轉變原有思想觀念，從意識層面提高對事業單位檔案重要性的認識，切實強化責任感與使命感，積極投身于社會主義新事業單位檔案工作中，深入學習國家與黨的政策方針，狠抓各項任務落實，提高服務意識，改革以往被動工作格局，以提高事業單位檔案管理工作的規范性、安全性與效益性為原則，以宣傳欄、廣播電視、網絡等為宣傳平臺，以事業單位干部與廣大基層群眾為宣傳對象，逐步強化相關方針政策與法律法規的宣傳力度，明確劃分各級部門權責歸屬，為事業單位檔案管理工作有序進行提供全面保障。

（3）積極開展定期培訓，強化管理人員素質。定期專業培訓活動能夠不斷強化管理人員的基礎理論知識，而只有提高檔案管理人員對事業單位檔案管理工作重要性的認識，充分了解到本職工作職責，樹立終身學習意識與創新意識，了解當前國內外檔案管理最新理論，在實際工作中自覺將理論應用于實踐，逐步提高專業技能，才能保證事業單位檔案管理工作高效有序地進行。須知事業單位檔案管理體系得以不斷完善，很大程度上要倚重于高素質的檔案管理隊伍。打造一支業務熟練、政治覺悟高的檔案管理隊伍，不僅要嚴格把關人才的篩選，還要在革新管理工作骨干思想觀念的同時注重隊伍年輕化建設，招用熱愛檔案工作、綜合素質良好的青年基層工作人員投身事業單位檔案管理事業。需要注意的是，要想留住人才，首先必須為他們提供良好工作環境，落實正式編制，提高福利待遇，使人才能夠專注于本職工作。除此之外，對于在職人員的培訓工作也不可怠慢，明確培訓目標，組織檔案管理人員深入業務知識與相關法律的進修，相互交流工作經驗與心得；在提高對檔案管理的信息化建設的同時還應要求相關工作人員熟練掌握基本信息技術，為電子檔案室、數字檔案室建設與推廣奠定技術基礎。

（4）夯實管理工作基礎，建立嚴謹規章制度。筆者認為，事業單位檔案管理工作要在提高認識、加強重視的基礎上，加大建設資金的投入，為檔案管理工作以專款專用、準確預算、恰當使用、詳細記錄、及時結算等位為準則設置專項資金，優化工作機構設置，在綜合考慮實際情況與能力范圍情況下，積極投建電子檔案室或數字檔案室，加強事業單位檔案管理信息化建設，實現事業單位檔案收集、整理歸檔、保管、利用等環節的安全便捷。此外，還應秉持《中華人民共和國檔案法》與黨的相關方針政策為依據，結合工作具體情況來制定行之有效的工作規范與獎懲機制，為檔案管理工作提供堅實的制度基礎。