導語：如何才能寫好一篇會計檔案管理制度，這就需要搜集整理更多的資料和文獻，歡迎閱讀由公務員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

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第二條國家機關、社會團體、企業、事業單位、按規定應當建賬的個體工商戶和其他組織(以下簡稱各單位),應當依照本辦法管理會計檔案。

第三條各級人民政府財政部門和檔案行政管理部門共同負責會計檔案工作的指導、監督和檢查。

第四條各單位必須加強對會計檔案管理工作的領導,建立會計檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理制度,保證會計檔案妥善保管、有序存放、方便查閱、嚴防毀損、散失和泄密。

第五條會計檔案是指會計憑證,會計賬簿和財務報告等會計核算專業材料,是記錄和反映單位經濟業務的重要史料和證據。具體包括：

(一)會計憑證類：原始憑證,記賬憑證、匯總憑證,其他會計憑證。

(二)會計賬簿類：總賬,明細賬,日記賬,固定資產卡片,輔助賬簿,其他會計賬薄。

(三)財務報告類：月度、季度、年度財務報告,包括會計報表、附表、附注及文字說明,其他財務報告。

(四)其他類：銀行存款余額調節表,銀行對賬單,其他應當保存的會計核算專業資料,會計檔案移交清冊,會計檔案保管清冊,會計檔案銷毀清冊。

第六條各單位每年形成的會計檔案,應當由會計機構按照歸檔要求,負責整理立卷,裝訂成冊,編制會計檔案保管清冊。

當年形成的會計檔案,在會計年度終了后,可暫由會計機構保管一年,期滿之后,應當由會計機構編制移交清冊,移交本單位檔案機構統一保管；未設立檔案機構的,應當在會計機構內部指定專人保管。出納入員不得兼管會計檔案。

移交本單位檔案機構保管的會計檔案,原則上應當保持原卷冊的封裝。個別需要拆封重新整理的,檔案機構應當會同會計機構和經辦人員共同拆封整理,以分清責任。車船使用稅按年征收、分期繳納。納稅期限由省、自治區、直轄市人民政府確定。

第七條各單位保存的會計檔案不得借出。如有特殊需要,經本單位負責人批準,可以提供查閱或者復制,并辦理登記手續。查閱或者復制會計檔案的人員,嚴禁在會計檔案上涂畫、拆封和抽換。

各單位應當建立健全會計檔案查閱、復制登記制度。

第八條會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年5類。

會計檔案的保管期限,從會計年度終了后的第一天算起。

第九條本辦法規定的會計檔案保管期限為最低保管期限,各類會計檔案的保管原則上應當按照本辦法附表所列期限執行。

各單位會計檔案的具體名稱如有同本辦法附表所列檔案名稱不相符的,可以比照類似檔案的保管期限辦理。

第十條保管期滿的會計檔案,除本辦法第十一條規定的情形外,可以按照以下程序銷毀：

(一)由本單位檔案機構會同會計機構提出銷毀意見,編制會計檔案銷毀清冊,列明銷毀會計檔案的名稱。卷號、冊數、起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期限、銷毀時間等內容。

(二)單位負責人在會計檔案銷毀清冊上簽署意見。

(三)銷毀會計檔案時,應當由檔案機構和會計機構共同派員監銷。國家機關銷毀會計檔案時,應當由同級財政部門、審計部門派員參加監銷。財政部門銷毀會計檔案時,應當由同級審計部門派員參加監銷。

(四)監銷人在銷毀會計檔案前,應當按照會計檔案銷毀清冊所列內容清點核對所要銷毀的會計檔案了銷毀后,應當在會計檔案銷毀清冊上簽名蓋章,并將監銷情況報告本單位負責人。

第十一條保管期滿但未結清的債權債務原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證,不得銷毀,應當單獨抽出立卷,保管到末了事項完結時為止。單獨抽出立卷的會計檔案,應當在會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。

正在項目建設期間的建設單位,其保管期滿的會計檔案不得銷毀。

第十二條采用電子計算機進行會計核算的單位,應當保存打印出的紙質會計檔案。

具備采用磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等磁性介質保存會計檔案條件的,由國務院業務主管部門統一規定,并報財政部、國家檔案局備案。

第十三條單位因撤銷、解散、破產或者其他原因而終止的,在終止和辦理注銷登記手續之前形成的會計檔案,應當由終止單位的業務主管部門或財產所有者代管或移交有關檔案館代管,法律、行政法規另有規定的,從其規定。

第十四條單位分立后原單位存續的,其會計檔案應當由分立后的存續方統一保管,其他方可查閱、復制與其業務相關的會計檔案；單位分立后原單位解散的,共會計檔案應當經各方協商后由其中一方代管或移交檔案館代管,各方可查閱、復制與其業務相關的會計檔案。單位分立中未結清的會計事項所涉及的原始憑證,應當單獨抽出由業務相關方保存,并按規定辦理交接手續。

單位因業務移交其他單位辦理所涉及的會計檔案,應當由原單位保管,承接業務單位可查閱,復制與其業務相關的會計檔案,對其中未結清的會計事項所涉及的原始憑證,應當單獨抽出由業務承接單位保存,并按規定辦理交接手續。

第十五條單位合并后原各單位解散或一方存續其他方解散的,原各單位的會計檔案應當由合并后的單位統一保管；單位合并后原各單位仍存續的,其會計檔案仍應由原各單位保管。

第十六條建設單位在項目建設期間形成的會計檔案,應當在辦理竣工決算后移交給建設項目的接受單位,并按規定辦理交接手續。

第十七條單位之間交接會計檔案的,交接雙方應當辦理會計檔案交按手續。

移交會計檔案的單位,應當編制會計檔案移交清冊,列明應當移交的會計檔案名稱、卷號,冊數,起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期限等內容。

交接會計檔案時,交接雙人應當按照會計檔案移交清冊所列內容逐項交接,并由交接雙方的單位負責人負責監交。交接完畢后、交接雙方經辦人和監交人應當在會計檔案移交清冊上簽名或者益章。

第十八條我國境內所有單位的會計檔案不得攜帶出境。駐外機構和境內單位在境外設立的企業(簡稱境外單位)的會計檔案,應當按照本辦法和國家有關規定進行管理。

篇2

為了加強和規范會計檔案管理，建立健全會計檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理制度，保證會計檔案妥善保管、有序存放、方便查閱，嚴防毀損、散失和泄密，根據《會計法》和《會計檔案管理辦法》的規定，結合本單位工作實際情況，特制定本制度。

第一條會計檔案的歸檔范圍。

會計檔案是指會計憑證、會計賬簿、財務報告、會計年度數據備份盤、會計核算系統軟件、操作人的密碼等會計核算專業資料，是記錄和反映單位經濟業務的重要史料和證據。具體包括：

(一)會計憑證類。包括原始憑證、記賬憑證、匯總憑證、其他會計憑證。

(二)會計賬簿類。包括總賬、明細賬、日記賬、固資產明細賬、輔助賬簿、其他會計賬簿。

(三)財務報告類。包括月度、年度財務報告、其他財務報告，報告中要有會計報表、附表、附注及必要的文字說明。

(四)其他類。包括銀行存款余額調節表、銀行對賬單、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊及其他在會計核算工作中直接形成的對國家和社會及各核算單位具有保存價值的會計核算資料。

第二條會計檔案的整理。

會計年度終了后，應將裝訂成冊的會計檔案進行整理立卷。各種會計檔案應按會計檔案材料的關聯性，分門別類地組成幾個類型的案卷，將各卷按順序編號。

（一）會計憑證

(1)按月立卷：每月末將裝訂成冊的憑證，統一登記案卷目錄，每月立卷一份。

(2)分散裝訂：根據憑證的多少，分散裝訂，做到整齊、牢固、美觀。

(3)裝訂封面的所有內容要填寫齊全，包括：單位名稱、年度、月份、起止日期、號碼、裝訂人簽章等。

（二）會計賬簿：各種會計賬簿辦理完年度結賬后，除跨年使用的賬簿外，其它均需整理妥善保管。

(1)會計賬簿在辦理完年度結賬后，只在下一行的摘要欄填寫“結轉下年”字樣，不填其它內容。

(2)會計賬簿在裝訂前，應按賬簿啟用表的使用頁數，核對各個賬戶賬面是否齊全，是否按順序排列。

(3)活頁賬簿去空白頁后，將本賬面數項填寫齊(！)全，撤去賬殼，用堅固耐磨的紙張做封面、封底，裝訂成冊。不同規格的活頁賬不得裝訂在一起。

(4)會計賬簿的裝訂順序：

a.會計賬簿裝訂封面；

b.賬簿啟用表；

c.賬戶目錄；

d.按本賬簿頁數，順序裝訂項頁；

e.會計賬簿裝訂封底。

(5)裝訂后的會計賬簿應牢固、平整、不得有折角，掉頁現象。

(6)賬簿裝訂的封口處，應加蓋裝訂人印章。

(7)裝訂后，會計賬簿的脊背應平整，并注明所屬年度及賬簿名稱和編號。

(8)會計賬簿的編號為一年一編，編號順序為總、現金日記賬、銀行存款日記、分戶明細賬、輔助賬。

（三）會計報表

會計報表編制完成并按時報送后，留存報表均應按月裝訂成冊，年度終了統一歸檔保管。

第三條會計檔案的歸檔保管。

（一）當年的會計檔案在會計年度終了后，可暫由業務人員保管一年，期滿后轉入檔案室并由專人保管。

（二）會計檔案管理人員負責全部會計檔案的整理、立卷、保管、調閱、銷毀等一系列工作。

（三）機構變動或檔案管理人員調動時，應辦理交接手續，由原管理人員編制會計檔案移交清冊，將全部案卷逐一點交，接管人員逐一接收。

（四）磁性介質會計資料的歸檔。年度終了，系統管理員將當年賬簿、報表等會計電算化資料備份并詳細標注，裝盒交檔案室歸檔。包括：會計年度數據備份盤；同期的操作系統、相關應用程序軟件及會計核算系統軟件；操作人的密碼、操作日志等其他會計資料。會計檔案磁性資料保管期限與書面資料一致。會計軟件保管期截止該軟件停止使用或有重大更改后五年。以磁性介質保存的會計資料，根據保管期限，由系統管理員定期復制，且應標識清楚，雙份歸檔，異地存放。

第四條會計檔案的保管期限。會計檔案的保管期限分為永久保存和定期保存兩類。定期保存的會計檔案其保存期限從會計年度終了后的第一天算起，分為3年、5年、10年、15年、25年5類。詳見附表一。

第五條會計檔案的借閱。

（一）建立會計檔案清冊和借閱登記清冊。

（二）凡需借會計檔案的人員，須經領導批準后，方可辦理調閱手續。

（三）借閱會計檔案人員，不得在案卷中標畫，不得拆散原卷冊，更不得抽換。

（四）借閱會計檔案人員，不得將會計檔案攜帶出外，特殊情況，須經局領導批準，需要復制會計檔案的，須經局領導批準后方可復制。

第六條會計檔案的銷毀。保管期滿的會計檔案，除本辦法第七條規定的情形外，按照以下程序銷毀：

(一)會計檔案保管期滿，由檔案管理人員會同財務人員提出銷毀意見，編制會計檔案銷毀清冊，列明銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數，起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期限、銷毀時間等內容。

(二)局分管領導要在會計檔案銷毀清冊上簽署意見．

(三)銷毀會計檔案時，應由同級檔案機構、財政部門和審計部門派人員監銷。

(四)監銷人在銷毀會計檔案前，應當按照會計檔案銷毀清冊所列內容清點核對所要銷毀的會計檔案。銷毀后，應當在會計檔案銷毀清冊上簽名蓋章，并將監銷情況報告本單位負責人。

第七條保管期滿但未結清的債權債務原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證，不得銷毀，應當單獨抽出立卷，保管到未了事項完結時為止。單獨抽出立卷的會計檔案，應當在會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。

在建項目尚未完成的會計檔案，保管期限已滿也不得銷毀。

第八條會計檔案的移交。移交會計檔案，雙應當辦理會計檔案交接手續。

移交會計檔案時，應當編制會計檔案移交清冊，列明應當移交的會計檔案名稱，卷號、冊數，起止年度和檔案編號，應保管期限，已保管期限等內容。

交接會計檔案時，交接雙方應當按照會計檔案移交清冊所列內容逐項交接，并由交接雙方的單位負責人監交。交接完畢后，交接雙方經辦人和監交人應當在會計檔案移交清冊上簽名或蓋章。

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關鍵詞：行政事業單位；會計檔案；問題；對策

中圖分類號：F23 文獻標識碼：A

原標題：淺談行政事業單位會計檔案管理存在的問題及對策

收錄日期：2013年11月6日

會計檔案是記錄和反映經濟業務主體經濟活動的重要史料和證據，是國家檔案的重要組成部分，其收納范圍包括會計憑證、會計賬簿和財務報告等會計核算專業材料。在實行會計電算化的情況下，除了打印輸出的證、賬、表以外，整個系統開發形成的全套文檔資料、存儲有會計數據的有關介質等都屬于會計檔案的范疇，也應妥善保管。

行政事業單位會計檔案作為記錄單位經濟業務的重要史料證據，在加強財政財務管理、開展資金績效評估、實施責任審計、提供宏觀決策信息等方面具有不可替代的作用。在具體工作中，盡管《中華人民共和國會計法》、《會計基礎工作規范》以及財政部《會計檔案管理辦法》等都對會計檔案管理作了明確具體的規定，但由于客觀條件的變化和主觀因素的影響，各行政事業單位的會計檔案管理還是存在許多問題，一定程度上成為了財務管理工作的一個薄弱環節，直接影響了財務管理的質量和水平。加強和規范行政事業單位會計檔案管理，進一步提高會計檔案的管理水平，充分發揮會計檔案的重要作用，成為當前迫切需要解決的問題之一。本文擬從存在的主要問題、原因分析和對策建議三個方面探討完善行政事業單位的會計檔案管理制度。

一、存在的主要問題

（一）相關人員對會計檔案管理的重要性認識不夠。從會計檔案的責任者、管理者、使用者分析，都存在對其重要性認識不足的問題。從責任者的角度看，一方面很多財會人員明知會計檔案管理是財務管理的重要環節，但秉持“鐵路警察，各管一段”的錯誤理念，認為僅是會計檔案管理人員的事，卻不知會計檔案的管理與其形成過程是緊密相關的；另一方面，會計檔案管理人員又認為每一份會計檔案在其各個責任環節分別有經辦人、審核人、歸檔人等責任主體，會計檔案的管理就是保管和銷毀。從管理者的角度看，單位領導甚至財務負責人對資金管理和會計核算一般都很重視，但對會計檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理工作往往忽視。從使用者的角度看，在需要的時候會很重視會計檔案管理，但對會計檔案使用的相關手續辦理卻不很理解，甚至覺得繁瑣，對檔案管理人員不尊重。

（二）會計檔案管理制度不完善或執行不嚴格。絕大多數行政事業單位沒有根據國家規定結合自身實際制定本單位會計檔案管理制度，或僅作為財務會計制度的一個部分。有些單位雖然有制度，但也沒有嚴格執行。兩者共同的結果，往往是單位會計檔案管理職責不清、程序不嚴、要求不明、手續不全，久而久之，單位會計檔案管理就會錯漏叢生，問題不斷。

（三）會計檔案管理投入不足。一是硬件投入不足，表現在檔案存放場所過于簡陋、防盜防潮防火防蟲防光防溫防塵等設施不齊全、檔案陳列架、盒等存放設施不符合要求等，同時很多單位沒有電子檔案和圖片檔案管理設施；二是軟件方面，沒有配備必要的管理軟件、也沒有制定和嚴格執行相應的制度措施；三是部分單位沒有配備專（兼）職會計檔案保管人員，已配備的單位，往往也存在業務素質不高的問題。

（四）會計檔案立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等工作不規范。在立卷和歸檔上，有些單位沒有建立預設案卷制度，導致分類、立卷和歸檔混亂。在保管上，沒有建立會計檔案定期歸檔、入庫驗收等制度，導致部分會計檔案得不到及時歸檔整理，同時一些裝訂不規范、簽章不齊全的會計檔案“蒙混過關”進入了保管庫房。在查閱和銷毀上，主要是手續不齊全、交接不清楚、程序不規范，造成查閱困難、銷毀不及時、積案過多、毀損嚴重等。

二、主要原因分析

（一）單位沒有建立會計檔案人員長效培訓機制。會計檔案的整理歸檔一般都由會計人員完成，會計檔案案卷質量的高低則取決于會計人員對會計檔案規范化整理的熟練程度。但是，幾乎所有單位都沒有組織相關人員進行會計檔案管理知識培訓，財政部門和檔案管理機構也很少進行相關業務指導，絕大多數的會計檔案歸檔和技術處理主要靠本單位老會計人員的言傳身教。這樣的后果：一是造成相關會計檔案管理人員和責任對象沒有規范的檔案法制意識；二是沒有規范的檔案管理技術可供借鑒和參考，容易和檔案事業發展的技術脫節；三是對會計檔案管理的重要性缺乏認識，在工作中容易忽視管理細節，責任心不強。

（二）檔案管理制度不完善、甚至缺失。由于行政事業單位類別較多，情況龐雜，很多行政事業單位對業務工作檔案很重視，管理制度很規范、措施也得力，但對會計檔案管理，往往認為僅是財務人員的事，沒有必要制定單獨的管理制度。特別是規模小、人員少的單位，由于財務工作業務量不大，單位會計有可能是外聘人員承擔，由于外聘人員流動性大，加之單位領導不熟悉財政財務管理工作，“費力不討好”的會計檔案管理很容易成為邊緣工作而無人過問，更別提制定和完善相應的會計檔案管理制度了。

（三）經費不足，工作條件有限。一方面會計檔案管理作為單位內部管理的一部分，檔案主管部門和財政部門都沒有經費投入的明確規定，其管理人員、管理場所、設施設備等經費投入，一般是由單位領導臨時安排，沒有例行的經費預算提供保障；另一方面很多單位領導和財會人員對會計檔案管理的重要性、專業性認識不足，難以保證會計檔案存放在時間、空間、設施、環境等方面得到足夠的重視，認為會計檔案只要不丟失就可以了，舍不得投入。

（四）會計檔案管理監管力度不夠。在單位接受的各項會計業務檢查和審計工作中，很少有將會計檔案規范化管理作為檢要事項的情況。在單位內部，也很少有單位將會計檔案管理真正融入到財政財務管理工作的全過程，作為單位財政財務管理的固有環節來對待，很少建立各環節相互制約、相互促進的會計檔案監管機制，影響了會計檔案的質量和管理的成效，最終影響會計檔案的有效利用。

三、對策建議

（一）加強會計人員檔案知識培訓，提高會計檔案管理意識和水平。首先，財政部門和各行政事業單位應高度重視會計檔案管理業務培訓，將會計檔案管理及操作技能培訓納入會計人員崗前培訓和繼續教育培訓的重要內容，努力使會計人員熟練掌握會計檔案整理的基本知識、基礎業務與操作技能，從源頭上做好會計檔案管理的基礎工作；其次，檔案主管機關要從規范管理的角度，對行政事業單位開展會計檔案管理的業務指導，進一步提高會計檔案管理的水平；最后，單位財務機構內部財務人員之間要做好“傳、幫、帶”工作，將好的意識、好的技術、好的經驗認真傳承。

（二）全面梳理檔案管理流程，完善檔案管理制度。要根據《中華人民共和國會計法》、《中華人民共和國檔案法》、《會計基礎工作規范》以及財政部《會計檔案管理辦法》等法規的規定，認真全面地梳理本單位會計檔案管理流程，結合自身實際，從“定崗位、定職責、定目標、定措施”等方面著手，制定契合本單位要求的檔案管理制度，落實檔案管理人員的崗位責任制。

（三）加大經費投入，理順會計檔案管理體制。一方面要在硬件上加大投入，確保會計檔案管理場所和相關設施符合要求；另一方面要理順會計檔案管理體制，嚴格按照有關規定，明確會計檔案保管的責任機構，由財務部門將相關經費列入本單位年度預算，保障檔案管理經費有穩定可靠的來源。此外，規模再小的單位，也要高度重視會計檔案管理問題，配備必要的場所，在人員更替時注重會計檔案的完整交接和保管，配備必要的保管設施并嚴格執行相關制度。

（四）規范會計檔案立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等工作

1、規范會計檔案立卷、歸檔。要結合本單位會計業務的內容、會計檔案的數量等實際，制定科學合理的立卷、歸檔方案，準備好預設案卷；二是及時規范整理會計檔案。日常產生的會計憑證要及時整理裝訂，規范封粘、簽章。在檢查確認憑證封面所列事項記載完整后進行裝訂，憑證厚薄要適中。裝訂完畢確保沒有散頁后按月份先后順序放入檔案盒中，并逐項填寫檔案盒上的內容；三是年度終了，若在手工記賬環境下，必須將活頁賬簿中的空白頁取出，并按賬頁編號順序填寫目錄，認真填寫賬簿啟用表，活頁賬簿、目錄及賬簿啟用表一并裝訂完成后封粘，裝訂人員在封粘處簽章；若在電算化會計情況下，年終要將打印輸出的各類會計賬頁分類整理，按科目及時間順序用號碼機打印序號后編制目錄，按科目填寫賬簿啟用表，分類分科目裝訂后封粘，裝訂人員在封粘處簽章。將會計報表分月逐頁編制序號，并按序號編制目錄，最后按時間先后順序裝訂，裝訂人員在封粘處簽章。其他會計資料的裝訂同會計報表的裝訂。

2、規范會計檔案的保管。已建立綜合檔案室的單位，會計檔案可由財會部門暫管一年后（便于財會部門查閱近期資料）按照相關規定交由綜合檔案室保管。沒有建立綜合檔案室的單位，財會部門要明確專（兼）職人員負責妥善保管會計檔案，會計人員交接時，要認真辦理交接手續。

3、建立嚴格執行會計檔案的查閱、銷毀制度。一要嚴格會計檔案查閱利用手續，做到借出、送還、移交、銷毀各個環節都有規范的記錄，做到責任明確、內容完整、時間清楚；二要嚴格執行會計檔案查閱審批制度，未經有權限人員批準，任何人不得查閱會計檔案；三要嚴格執行會計檔案銷毀規定。要特別突出檔案銷毀的法律意識，依法依規進行檔案銷毀。要嚴格按照會計檔案管理相關法規，對已到保管期限需要銷毀的會計檔案編制銷毀清冊，列明名稱、卷號、冊數、起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期限、銷毀時間等內容，并由單位負責人在會計檔案銷毀清冊上簽署意見。保管期滿但未結清的債權債務原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證，按規定不得銷毀，應當單獨抽出立卷并在會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明，保管到未了事項完結時為止。銷毀會計檔案時，應嚴格執行由相關部門監銷制度。

（五）加大會計檔案管理的監管力度。財政、審計、稅務等部門在進行各項業務檢查時，應將會計檔案的規范化管理作為檢查的重要內容，促使單位規范會計檔案管理，進一步提高會計檔案管理水平，充分發揮會計檔案的重要利用價值。單位內部應將會計檔案監管作為內部控制的重要內容，融入單位財政財務管理的相關制度之中，在日常管理中嚴格遵循，形成長效機制。

以上是筆者對會計檔案管理的一些粗淺認識，若有不當之處，敬請大家提出寶貴意見，共同探索，使會計檔案管理走上規范化的軌道。

主要參考文獻：

篇4

關鍵詞：新形勢；科學事業單位；會計檔案管理

隨著社會經濟的發展，科學技術越來越發達，檔案管理的形式越來越多樣化，會計檔案管理已經成為科學事業單位發展管理中的重要組成部分，國家和政府越來越重視科學事業單位會計檔案的管理工作，同時，他們也采取很多措施來加強會計檔案管理工作，但是，由于種種原因，至今為止，我國科學事業單位會計檔案管理工作中還存在很多問題，這些問題直接影響著科學事業的發展，我們必須努力想出一切有效的措施來解決會計檔案管理工作中存在的問題，從而強化科學事業單位的管理工作，提高單位的核心競爭力。

一、加強事業單位會計檔案管理的必要性

加強事業單位會計檔案管理是黨風廉政建設和審計工作的需要 ?？茖W事業單位系中國科學事業的發展，他對于中國綜合國力的提升有著無可替代的意義?？茖W事業單位會計賬目清明公開也是非常重要的。有效的會計檔案會計管理能夠促進科學事業單位的管理和發展，所以，科學事業單位會計檔案管理非常有必要。

二、我國科學事業單位會計檔案管理存在的問題

（一）管理制度不完善

科學事業單位沒有足夠健全的管理制度，比如說對于單位人力資源的管理，就沒有建立完善的管理體制來進行管理，導致相關的管理人員逐漸形成松散的工作態度，對工作極不負責任，不能夠嚴格按照單位的規章制度來對單位會計檔案進行管理，每天都抱著應付的態度進行工作，這樣的管理制度，這樣的工作態度，勢必會影響科學事業單位會計檔案管理的工作質量。

（二）工作人員的檔案管理意識薄弱

在我國有很多科學事業單位的相關工作人員的會計檔案管理意識非常薄弱，即使單位領導重視會計檔案管理工作，但是一些工作人員就是對工作及其不負責任。比如說，由于工作人員對會計檔案的管理不當，導致單位中很多會計檔案都丟失或者被破壞。而且相關工作人員沒有去主動搜集單位會計檔案的意識，導致單位的許多重要的會計檔案都流落民間，無法找回加以保存。

三、強化科學事業單位會計檔案管理的具體措施

科學事業單位會計檔案管理管理工作是確保整個單位可持續發展的重要環節，也是單位開展工作的重要保障。因此，我們一定要投入更多的精力在加強單位會計檔案管理的工作上，提高其工作效率，實現更多的科學成果和發展。所以，針對目前科學事業單位會計檔案管理工作中存在的弊端，我們應該盡快探討出改善的措施，加強科學事業單位會計檔案管理工作，促進科學事業的可持續發展。以下從建立完善的管理制度、提升工作人員的會計檔案管理的意識、完善會計檔案管理管理等方面進行簡要的闡述，希望能夠對加強科學事業單位會計檔案管理工作產生積極影響。

（一）建立完善的管理制度

單位應該建立完善的管理制度，將有關的工作人員進行嚴格的管制。讓每一個工作人員都能夠嚴格按照單位的規章制度來工作，以百分之百的責任心來對待每一項工作。此外，單位應該建立完善的績效考核體制，定期對每一個工作人員的工作狀況進行審查，并且對其施以相應的獎懲，鼓勵他們能夠認真對待自己的工作，將自己的時間和精力都投入到科學事業會計檔案管理的工作中。

（二）提升工作人員的會計檔案管理的意識

單位應該增強公司每一個員工的對會計檔案管理的意識，每一個員工都有責任和義務為企業搜集相關的會計檔案，并且及時送到會計檔案管理部門進行歸檔。單位應該從領導階層就重視會計檔案管理工作，并且主動將這種意識大力推廣到單位的員工中，并且配備有效的設備和有資歷的人對檔案進行管理，只有這樣，單位的每一個員工才能以主人翁的意識去積極主動的加入到搜集單位會計檔案的行列中去，并且協助檔案管理部門一起將重要的檔案進行歸檔，有效加強科學事業單位會計檔案管理的工作質量和效率。

（三）完善會計檔案管理管理

會計檔案管理能夠有效的體現一個科學事業單位科學發展的整個歷程，它能夠生動的反應一個單位科學的發展歷史。所以，科學事業單位會計檔案管理部門的工作人員一定要積極的采取有效的措施征集各種各樣對企業發展有重要作用的檔案，只有這樣，才能逐漸將單位的會計管理完善，為企業建立一份完善的會計檔案，有效見證單位科學事業的發展。

四、結束語

總之，科學事業單位會計檔案管理工作對于單位的整體的管理工作有著非常重要的作用，它對國家經濟效益的發展也有著無可替代的意義。所以，科學事業單位要想加強自己的的管理工作，提升自己的綜合實力，就必須將會計檔案管理工作重視起來，正視會計檔案管理工作中存在的問題，并且采取有效的措施去解決這些問題，以強化單位會計檔案管理工作，從而加強單位的整體管理工作，增強單位科學發展的核心競爭力。

參考文獻：

[1]新形勢下加強事業單位會計檔案管理思考.財經界（學術版），2014（24）.

[2]對新形勢下加強事業單位會計檔案管理的思考.福建建設科技，2012（05）.

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一、會計電算化檔案工作的內容

1.機制會計檔案。包括從會計電算化系統打印輸出的會計憑證、會計賬簿、財務會計報告等紙介質檔案，也包括應當依法保存的會計檔案移交、保管、銷毀清冊等其他類檔案。

2.機讀會計檔案。包括以機硬盤、軟盤等磁性介質或光盤等其他介質存儲的、只能以數據狀態保存的會計數據，包括會計憑證、會計賬簿、會計報表（包括報表格式與計算公式）等數據和會計數據庫。

3.計算機系統檔案。包括計算機硬件系統型號、存儲空間和外部設備類型及其增減變化；計算機操作系統及操作系統型號；會計電算化軟件系統名稱、版本號，與之配套的安裝光盤、磁盤、用戶服務卡以及用戶手冊等全套文檔資料。

二、會計電算化下檔案管理特點

1.擴大了會計電算化檔案存儲的范圍和領域。會計電算化檔案不僅保留了傳統意義上的會計檔案，而且還包括存儲在計算機硬盤中的會計數據、其他磁性介質或光盤存儲的會計數據等。

2.會計電算化檔案的使用軟硬件環境有所改變。

傳統的會計檔案具有直觀可視性，而存儲在磁性介質上的會計檔案必須在特定的計算機硬件與軟件系統環境中才可以使用。

3.會計電算化檔案對安全性、完整性要求比較高。這主要是由于會計電算化檔案具有易遭破壞，難留痕跡的特點，同時它們又受載體的質量、載體存放環境、載體存儲信息的有效期等條件的影響。同時，實行電算化的時間越長，會計檔案與財務軟件的版本數越多，即會計電算化檔案更需要科學地管理。

三、當前煤炭企業會計電算化下檔案管理存在的問題

1.會計檔案保存不夠完整、規范。電算化會計雖已實施，但仍有一些財會人員和單位領導對會計電算檔案的組成內容不甚了解，缺乏管理會計檔案的經驗，很多單位只是將打印出的紙質檔案存檔，而沒有將存儲在計算機中的會計信息備份在磁性介質上歸檔保存，從而影響會計檔案的完整性。

2.會計檔案管理的軟硬件建設相對滯后。電算化會計檔案需在一定的系統內才可視，因此許多單位因為沒有將會計軟件的版式及軟件系統很好地保存，導致在電算化軟件升級后，不同版本下的會計數據不能被調用；有些單位受條件限制，沒有配備激光打印機或噴墨打印機，還在使用老的針式打印機，致使打印輸出的紙介質會計檔案達不到規定的保存期限；沒有按照國家檔案局規定的庫房管理制度標準，建立專門的電算化會計檔案房；未選擇質量優良的磁盤介質進行會計檔案數據備份，未實行備用盤與存儲盤分離存放，導致電子數據因此損壞或丟失。

3.會計檔案管理制度不完善。由于電算化會計檔案更易在不知覺的情況下被修改，因此在沒有及時修訂單位的會計檔案管理制度，沒有制定相應的會計電算檔案保管人員職責情況下，會計檔案的人為破壞和自然損壞現象在所難免。

4.缺乏必要的計算機維護、網絡安全人才。眾所周知，電算化下的檔案管理涉及到軟件、系統安全、維護等一系列專業的問題，但目前一般單位都僅僅對以前的會計人員進行一定的培訓，然后就去操作系統，在一定層面上而言，會計人員僅學會了操作，而管理與維護對他們而言就非常陌生，由此存在的潛在風險也非同小可。

四、加強煤炭企業電算化會計檔案管理的對策

1.健全和完善會計檔案管理制度。在遵循會計檔案管理辦法的前提下，制定與煤炭企業自身相符合的企業會計檔案管理制度。建立并逐步健全立卷、歸檔、保管、利用、鑒定、銷毀等制度，規范企業會計檔案工作。會計部門按規定編制會計檔案移交保管清冊，將會計檔案移交檔案部門管理。未設檔案部門的單位，應當設專人保管，落實工作責任。新晨

2.創造條件改進軟硬件設施建設。提供環境清潔與溫濕度穩定適宜的專用會計檔案存放倉庫；配備具有高清晰度打印能力的激光或噴墨打印機，以它們作為輸出紙質會計檔案的工具；選用功能符合本行業、本單位實際業務需要的電算化會計軟件，最好是具有檔案管理輔助功能的電算化軟件；強化系統的安全防護功能，利于互聯網，注意進行定期的補丁維護，避免因電腦安全或網絡安全，導致會計檔案泄密或被人為惡意修改。

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摘 要 隨著企業職工養老保險參保人群以及覆蓋人群的不斷增加，養老保險財務檔案管理工作日益繁重，原有的養老保險財務檔案管理已經不能適應現代檔案管理的要求，需要加強養老保險財務檔案管理工作的標準化、科學化以及規范化，不斷提高養老保險財務檔案管理的水平，因此本文針對企業職工養老保險財務檔案管理中存在的問題，探討其有效對策。

關鍵詞 養老保險財務 檔案管理 問題 對策

不斷完善社會的保障體系，是關系到改革、發展、穩定的重大問題，養老保險作為我國社會保障體系的重要組成部分，需要適應現代信息社會的發展，建成能夠體現出社會公平的新型財務檔案管理體系。養老保險財務檔案管理水平的提高有助于養老保險機制的有效運行，因此，需要及時解決養老保險財務檔案管理中存在的諸多問題。

一、養老保險財務檔案管理存在的問題

（一） 財務檔案管理信息化有待加強

隨著科技的進步，財務檔案管理技術也在不斷的發展之中，電子財務檔案信息的數據也面臨著諸多的問題，紙質化的會計財務檔案已經不能適應當前的財務發展需要，裝訂時分類的麻煩，更新信息的困難，都給財務檔案的管理帶來了不便，另外，財務檔案管理信息的透明化以及科學化較低，為了謀求巨大的利益，存在著對客觀數據的篡改以及隨意操作，違反財務檔案管理的規定，這給財務檔案管理帶來了潛在的威脅。作為會計憑證、財務會計報告等會計核算專業資料的會計檔案，它是記錄和反映檔案信息的重要證據，它是對一個單位經濟活動的記錄和反映，因此會計檔案的信息化管理，要始終核查是否財務活動遵守財經紀律，在會計資料中有無弄虛作假、違法亂紀等行為。

（二） 財務檔案管理工作管理力量薄弱

財務檔案工作管理力量的薄弱主要表現在下面幾個方面，第一，管理手段的落后，財務檔案管理硬件設施以及軟件設施落后，工作環境較差，由于管理資金的限制，在財務檔案管理上投入不足，尤其是信息化的管理手段尚未建立起來，系統化的管理缺乏，現代化的管理設備還沒有投入到使用，這給數量較大的檔案管理工作帶來一定的阻礙，過分地依賴人力以及物力，也給會計憑證以及報表資料的整理帶來困難，給會計檔案的查閱以及保管帶來不便；第二，管理制度不夠完善，財務檔案管理的制度是規范檔案管理的重要保障，目前的管理制度上，還沒有比較明確的責任劃定，工作職責范圍，管理制度在檔案的處理方面還沒有較為詳細的規定，給檔案管理工作帶來了一定的麻煩，造成檔案管理較為混亂，給檔案的查找帶來不便；第三，管理機構不健全，財務檔案管理的領導機構的健全對于加強檔案管理有著重要的意義，一方面的制度的嚴格落實與執行，另一方面是管理機構的有效監督，缺一不可，同時，管理機構在考核機制方面還要繼續完善，對于檔案管理的若干指標嚴格把關，嚴格核查會計憑證以及報表等資料，為以后的核查提供依據，對于工作中存在的問題要穩妥的解決，管理機構在協調溝通方面還有著一定的缺陷。

（三） 財務檔案管理人員素質有待提高

財務檔案管理工作人員作為直接接觸檔案的人員應該具備良好的業務素質以及職業道德，目前有的財務檔案管理人員只是為了應付財務檔案管理的大量工作從其他部門調配過來的，沒有專業的檔案管理經驗以及知識，不能徹底地檔案管理中的問題，造成問題的不斷積累，同時，由于檔案管理工作量較大，給這些管理人員的培訓時間也就一再縮短，給養老保險財務檔案的管理帶來了潛在的問題。

二、養老保險財務檔案管理問題的對策

（一） 加強財務檔案信息化管理建設

財務檔案管理的信息化建設可以從數據庫的建立以及網絡建設兩方面進行，第一，財務檔案數據庫的建立，檔案信息化是財務會計順利進行工作的基礎，改變了傳統的紙質資料的種種弊端，在一定程度上有利于財務工作者的工作，財務檔案數據庫要從數據的采集、儲存、錄入與管理等方面逐步建立起來，方便財務工作者對檔案的查詢、搜索、處理以及進一步的挖掘與管理，由于信息化建設人為因素的影響，可以在一定程度上保證會計原始憑證、會計憑證的真實完整，妥善保管檔案信息；第二，網絡建設，財務檔案管理的網絡化有利于檔案信息的傳輸與共享，提高檔案材料的利用率，財務檔案經過網絡傳輸再經過財務人員的處理，就可以進入財務檔案數據庫，檔案的處理時間將會縮短，提高工作效率，減少財務檔案重復錄入的工作量，方便會計原始憑證、會計憑證等資料之間信息的傳閱。

（二） 完善財務檔案工作的管理

財務檔案工作的管理可以從信息化管理、完善制度以及加強領導等方面做起，第一，信息化管理，利用現代先進技術，采用信息化管理軟件，實現養老保險業務檔案管理的信息化、規范化，增加硬件設施，投入計算機、打印機以及掃描儀等設備，建立標準化的檔案管理室，引入檔案管理軟件，解放人力資源，妥善解決會計憑證以及報表資料的快速裝訂以及保管工作，最大限度地完善檔案的管理工作；第二，健全管理制度，財務檔案管理制度的不斷完善有助于檔案管理能夠按章辦事，有所依據，嚴格管理，明確檔案管理的工作責任與職責范圍，另外還要積極探索檔案管理的有效制度，使檔案工作能夠更加的規范化、科學化，使得會計檔案資料的錄入、保管、借閱以及銷毀有據可依，保證會計憑證以及資料的完整性以及真實性；第三，增強管理機構的建設，財務管理機構的建設有賴于管理的考核，通過考核加強管理的積極性、發現工作中的不足，另外還可以建立專門的財務檔案管理領導小組，定期召開組織座談與工作交流會，對工作中出現的問題進行針對性的研究與處理，定期檢查檔案管理，開展評選先進、考核獎勵等活動，激發員工的工作熱情。

（三） 提高財務工作人員素質

提高工作人員素質需要從職業道德與技能兩方面同時入手，要教育工作人員為社會服務的觀念，增強主動服務意識，端正工作態度，以良好的精神風貌對待每一位參保人，強化財務檔案工作者的職業道德觀念，堅持據實立檔的作風，另外還要培養高素質的工作人員，利用講座培訓財務工作人員的業務素質，增強實踐性操作水平，豐富理論知識，樹立先進的管理理念。積極引進專業人才，打造高素質團隊，聘請專業教授進行實地指導，及時發現工作中的問題。

參考文獻：

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會計檔案是一個單位經濟往來的真實歷史記錄，是記錄和反映單位經濟業務的重要史料和證據。電算化會計檔案廣義上指存貯會計數據的各種憑證、賬簿、報表和程序的存貯介質，系統開發運行中編制的各種文檔以及其他會計資料，同時輔之以打印輸出的各種紙質賬簿、報表、憑證等。狹義的電算化會計檔案是指保存在磁盤、可讀寫光盤等存貯介質上的會計檔案。實行會計電算化以后，財務人員的所有日常工作以及歷年會計檔案的查找利用，均可在計算機上完成。

電算化會計檔案的內容

1、紙質會計檔案。指從會計電算化系統打印出來的書面形式的會計檔案，包括會計憑證、會計賬簿、財務會計報表、財務分析報告等，也包括應當依法保存的會計檔案移交、保管、銷毀清冊等其他類檔案。

2、非紙質會計檔案。指包括計算機硬盤磁性介質或光盤等其他介質存儲的、只能以電子數據狀態保存的會計數據，包括會計憑證、會計賬簿、會計報表等數據和會計數據庫。

3、計算機系統檔案。包括計算機硬件系統型號、存儲空間和外部設備類型及其增減變化；計算機操作系統及網絡操作系統型號；財務軟件的編程語言、數據庫系統類型；財務軟件的系統名稱、版本號，與之配套的安裝光盤、磁盤、用戶服務卡以及用戶手冊等全套文檔資料。

電算化會計檔案的特點

1、會計電算化檔案比本文由收集整理傳統會計檔案具有更廣泛的內涵。除了傳統意義上的紙質檔案外，還包含了電子資料和電子數據。

2、電算化會計檔案保存時間短，對環境的依賴性強受質量、溫度濕度、光和空氣、磁場等因素的影響較大，易受破壞。電子文件載體材料的壽命一般為5—10年。

3、檔案有特定的格式，電算化會計檔案是在經過計算機定的編制好的程序軟件環境下進行處理，產生會計數據資料，這樣會計檔案從會計分錄，到科目匯總表，賬簿都有特定的格式。不同的會計軟件或者同個軟件的不同版本所導出的會計檔案可能具有不相同的格式。

4、電算化會計檔案便于管理、分析，可迅速的獲得所需結果。通過計算機操作和網絡交流，不僅滿足日常條件查詢、統計分析、制作會計報表、開展數據交換的需要，達到檔案信息資源共享，無紙化查閱和方便快捷的目的，更節約了辦公成本，有利于專業管理，提高了工作效率和工作質量。

5、電算化會計檔案較傳統會計檔案易于修改，且不留痕跡，其原始性、真實性易于破壞。電子文件檔案在計算機系統中一經被改動，如未作備份，原來檔案就被覆蓋，內容很難被識別；另外病毒、黑客等日益猖獗的網絡環境，也使電子文件信息檔案的安全受到嚴重危害。而紙質文件的原始性、真實性可以通過字體、字跡、圖像、印章、紙張等內容來確認。

6、電算化會計檔案缺乏直觀可視性。傳統的會計檔案具有直觀可視性，而存貯在磁性介質上的會計檔案必須在特定的計算機軟硬件環境中才可以使用。在無特

轉貼于

定的平臺電算化會計檔案則無法打開，這樣電算化會計檔案就失去利用價值。

會計電算化檔案管理存在的問題

1、對會計檔案的重視不夠。沒有對會計檔案設置專員管理使得會計檔案的裝訂，歸檔都由不同人員完成，工作的分散就使得會計檔案的管理工作達不到基本的操作規范，檔案在移交給管理機構時往往只移交紙質檔案，而不是紙質文檔與電子文檔同步歸檔，影響了檔案的整體性，未能達到電算化檔案管理工作的質量和效果。

2、缺乏計算機維護、網絡安全的相關人才。電算化下的檔案管理涉及到軟件、系統安全、維護等一系列專業的問題，目前會計檔案管理主要有會計人員兼任，他們掌握熟練的財會專業知識，但是欠缺計算機的日常維護技能，一旦計算機及服務器出現故障，就會造成財務數據丟失，給單位帶來無法挽回的經濟損失。

3、會計檔案管理制度不完善。實行電算化以來，會計檔案與財務軟件的版本越來越多，為了更好更有效地管理會計電算化檔案，使其發揮更大的作用，就必須形成一套科學實用的管理制度，包括存檔手續、分類管理辦法、使用審批手續、保存期限及銷毀手續等內容，以使相關管理制度常規化和規范化。同時，財務軟件也在不斷升級，與之前的電子檔案可能出現不兼容現象，嚴重影響對會計檔案的管理

建議和措施

1、加大軟硬件設備設施的投入。選擇功能符合本單位實際業務需要的電算化會計軟件，強化系統的安全防護功能，定期維護，避免因安全問題導致會計檔案泄密或被人惡意修改。定期檢測已歸檔的電算化會計檔案，及時做好數據備份防止磁性介質的損壞導致電子檔案的丟失或不完整。完善硬件設施建設，提供環境清潔與溫濕度穩定適宜的專用會計檔案存放倉庫。

2、加強防范，確保檔案安全。會計檔案是單位的重要資料，不得隨意觀看。因此應用會計系統的計算機不應直接連接互聯網，如果單位實行會計網絡化管理，一定做好內部網與互聯網的物理隔離，確保會計數據不受外部的影響，保證會計檔案的安全?？刹扇〉拇胧┌ǎ涸趩挝粌炔吭O置防火墻，安裝信息網關和安全路由器，設計授權和身份認證系統，進行信息加密，加強安全監測預警系統的實時監控等。

3、提高電算化會計檔案保管人員素質。由于會計檔案資料內容廣泛具有專業性和嚴密性的特點，所以要求檔案管理人員不僅要有會計檔案管理專業知識，還必須具備電算化、網絡工程和信息系統知識，具備較高的計算機操作技能。應該針對現有的檔案管理人員進行多途徑、多形式的培訓學習，提高他們的專業技能和責任心。以便加強對電算化會計檔案的管理，為電算化會計檔案的規范化、科學化、安全化管理提供保障。

4、完善電算化會計檔案管理的各項制度。要按照《電子文件歸檔和管理規范》和《會計檔案管理辦法》，建立健全電算化會計檔案的保管制度、操作制度、保密制度和檔案人員崗位責任制，并依據各單位具體的會計電算化實際情況來制定相應的檔案管理制度。明確檔案管理人，專人負責檔案的收集、整理、歸檔、查閱等日常檔案工作。

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【關鍵詞】醫院；財務檔案管理；現狀

一、醫院財務檔案管理現狀審視

（1）認識不足，重視不夠。財務檔案是醫院保存歷史、服務現實，承上啟下的一項重要工作，但不少醫院領導和財務負責人并沒有從根本上認識財務檔案工作的重要性，覺得無關緊要，在潛意識中存在應付思想。領導對財務檔案工作的認知觀念無形中會影響著干部職工對財務檔案工作的態度，同時，領導忽視往往導致財務檔案工作出現人員缺少、經費不足、設備陳舊等不利局面，在很大程度上制約了醫院財務檔案工作的有效發展。（2）財務檔案管理制度不健全，落實不到位。一般來說，大多數醫院都比較重視內部管理制度的建設，建立了較為完備的醫院管理制度體系，但涉及財務檔案管理的制度、職責、考核標準卻較少。由于缺乏系統、完備的財務檔案管理制度，使得醫院財務檔案管理松散無序，嚴重影響了財務檔案管理工作的規范化發展。（3）財務檔案沒有配備專業人員負責管理。許多醫院沒有設置專職人員管理財務檔案，由會計人員兼管的現象較為普遍，會計人員雖然熟悉會計專業知識，但大多未經檔案專業知識的相關培訓，容易導致整理出的財務檔案案卷質量不高，難以達到規范化的標準，不符合檔案管理的要求，更談不上進行科學化的管理。財務檔案管理人才素質不高成為制約醫院財務檔案事業發展的重要因素。（4）經費投入少，管理落后。財務檔案管理不能給醫院帶來直接的經濟效益，因此醫院財務檔案基礎設施建設往往被忽視，由于經費不足，財務檔案管理部門無法購置好的硬軟件，設備得不到及時的更新。這也造成了目前部分醫院的財務檔案管理仍采用傳統的手工管理方式，效率非常低下，信息化管理手段運用很少。這種管理很難適應信息化的發展要求，財務檔案管理難為醫院的發展提供高質量、高水平的主動服務。（5）財務檔案開發利用率低。財務檔案是醫院的重要經濟史料，目前財務檔案部門的管理職能僅停留在收集保管與提供簡單利用方面，而對于檔案的開發利用幾乎沒有展開，難以真正體現檔案的價值，這直接影響了人們對財務檔案重要性的認識，不利于財務檔案事業的長遠發展。

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關鍵詞：會計檔案；會計電算化；完善制度；專業人員；提高利用率

所謂的會計檔案是指會計憑證、會計賬簿、財務報告、財務軟件和會計數據存儲介質及其他會計核算專業資料（指合同、養老金繳納清冊、工資冊、會計檔案保管清冊、原始始票據存檔等）所形成的資料，是一個單位收入、支出的重要憑證。

事業單位是指國家以社會公益為目的，由國家機關舉辦或者其他組織利用國有資產舉辦的社會服務組織。事業單位成立目的不是為了生產經營獲取利潤，而是提供公共服務，是社會主義市場經濟發展中不可或缺的一部分。事業單位的財務檔案要想滿足人民群眾日益增長的物質和文化生活和公益服務的需求，就必需有一套完整的制度、強硬的賬務隊伍和可行的實施辦法。

一、目前，事業單位財務管理存在幾個問題

（一）制度的不健全勢必造成管理無章可循，不僅查找非常困難，而且銷毀檔案也不及時，造成會計檔案積累過多，無處存放。無用的檔案、無序的堆放、無章法的整理給單位會計檔案的管理和利用帶來許多麻煩，甚至出現找不到檔案的情況，造成不必要的損失。

（二）正規的、專業的檔案管理人員和檔案整理人員配備太少，甚至沒有，現任的會計檔案人員大多由負責財務的人員兼管，缺乏相應的檔案管理知識；其次，沒有專門的會計檔案庫房，所謂的會計檔案只是一摞摞裝入箱子的會計憑證，從而導致會計檔案資料的利用率低，甚至出現檔案不移交、缺失等問題。

（三）會計電算化下形成的電子數據資料，缺少必要的網絡安全措施，電算化會計運用在會計檔案中有著方便、快捷、直觀、存儲量大等優勢，但是，由于網絡安全措施防衛不當，通過計算機技術手段的違法行為具有更強的隱蔽性和更大的破壞性。

（四）單位從上到下對財務檔案管理工作認識不足，重視不夠，在實際的經濟活動中，財務檔案是其進行經濟活動的最原始的記錄和最真實的反映。但是，就目前的情況看來，部分行政事業單位的管理人員和領導對財務檔案管理工作并沒有給予足夠的重視。

二、針對財務檔案中存在的幾個問題，提出如下建議

（一）建立健全完善的事業單位會計檔案制度?！稒n案法》和《會計檔案管理辦法》是財務管理制度的重要法律依據，首先單位應該從領導和管理人員的思想意識入手，充分認識財務檔案管理工作的重要性和必要性，認識到財務檔案管理工作對本單位發展所起到的重要作用，從而建立一套完整的會計檔案管理制度，進而達到會計檔案管理步入正規化管理。

（二）指定專業的高素質的會計檔案管理人員。邀請檔案專業人員，依據《檔案法》、《會計檔案管理辦法》對財務檔案人員進行技能培訓和職業道德教育，提高業務水平和綜合素質。會計檔案管理人員應該是集多種技能于一身的復合型人才，既要掌握檔案管理知識，又要精通財務知識，更要有過硬的法律意識，還要能熟練的應用計算機。

（三）對于會計電算化下形成的數據信息，要及時備份進行保存，防止會計數據信息的丟失；以紙介質形式連同其它會計檔案、電腦磁盤一同保管；同時要做好網絡的安全管理、計算機系統的安全管理，并指定專業的、固定的網絡安全人員對財務系統定期進行安全維護，防止惡意破壞網絡、篡改數據信息。

（四）提高會計檔案的利用率，由于歷史的原因，人為的對會計檔案蒙上了一層神秘有面紗，認為會計賬務有不可公開的保密性，以至于在檔案使用中遇到阻礙，從而導致會計檔案成為一堆死資料，不能發揮應有的作用。這就要求單位領導指定專門財務檔案管理人員，明確崗位責任制，實行責任追究。這樣才不至于讓檔案于檔案僅僅作為檔案保存，更能在單位的發展中發揮應有的作用。

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［關鍵詞］ 醫院；電算化；會計檔案；管理

doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2012 . 09. 007

［中圖分類號］ F231.3 ［文獻標識碼］ A ［文章編號］ 1673 - 0194（2012）09- 0011- 02

1 電算化會計檔案的內容與特點

電算化會計檔案，是指存儲在計算機中的會計數據（以磁性介質或光盤存儲的會計數據）和計算機打印出來的書面形式的會計數據。具體指記賬憑證、會計賬簿、會計報表（報表格式和計算公式）等數據，以及會計軟件系統開發運行中編制的各種文檔程序和其他會計資料。電算化會計檔案一般具有如下幾個特點：

（1）電算化會計檔案比傳統會計檔案具有更廣泛的內涵。它除了包含打印輸出的記賬憑證、會計賬簿、會計報表外，更重要的是指電算化會計系統中的所有系統軟件、會計軟件程序及其全套文檔資料。

（2）與傳統會計檔案相比，電算化會計檔案的查閱，對環境的要求更高。查閱傳統的會計檔案具有直觀性，而存儲在磁性介質上的會計檔案必須在特定的計算機硬件與軟件系統環境中才可以使用。

（3）電算化會計檔案較傳統會計檔案有更多的存儲需求，且對存放條件要求更高。它一方面以打印輸出的紙質賬簿、報表、憑證的形式存在；另一方面以磁性介質或光盤的形式存在，受存儲介質質量、存放環境和存儲有效期等因素的影響很大，保存不當容易遭到損壞。

（4）電算化會計檔案易于修改，且不留痕跡。

（5）對電算化會計檔案管理人員的素質要求更高。作為電算化會計檔案的管理人員，既要了解會計基本知識，又要了解計算機等相關知識。

2 醫院電算化會計檔案管理存在的問題

（1）電算化會計檔案管理內容不夠完整?，F階段醫院財務工作已經全面實現電算化管理，由于對會計檔案組成內容不甚了解，缺乏管理會計檔案的經驗，因此大多數醫院定期向檔案部門移交的只是打印出來的紙質會計檔案，而沒有移交存儲會計數據的磁性介質會計檔案和開發使用的全套電算化會計的應用軟件程序、系統軟件及文檔資料等。同時醫院不及時對會計電算化形成的賬、表定期打印輸出，過于依賴計算機存儲，沒有做到將電算化數據定期備份。一旦因意外或人為錯誤造成系統數據的丟失、破壞，就很難恢復原有的會計資料，從而影響電算化系統的正常工作，會計檔案的完整性、安全性得不到保證，從而制約了電算化會計檔案的利用，更無法適應電算化會計檔案的改革和發展。

（2）電算化會計檔案管理缺乏專業人員。電算化會計檔案管理要求管理人員既要懂會計專業知識，又要懂檔案業務知識和計算機知識。目前許多醫院只重視高級醫療專業人才的引進，對檔案管理工作不夠重視，會計檔案多由財務人員兼職管理，遇有上級主管部門檢查時忙于應付， 檔案管理意識滯后。

（3）電算化會計檔案管理制度有待完善。目前，《會計電算化工作規范》、《會計電算化管理辦法》、《會計檔案管理辦法》、《會計基礎工作規范》等文件，僅對會計電算化檔案做了基本的要求，未提及會計電算化檔案管理存在的問題及其防范，已不能適應電算化會計檔案管理新的需要。

3 加強醫院電算化會計檔案管理的對策

（1）制定嚴格的管理制度。財政部、國家檔案局頒布的《會計檔案管理辦法》第四條規定：“各單位必須加強對會計檔案管理工作的領導，建立會計檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理制度，保證會計檔案妥善保管、有序存放、方便檢查，防止毀損、散失和泄密”；第七條規定：“各單位應當建立健全會計檔案查閱、復制登記制度”。制定電算化會計檔案制度要貫穿管理和保存整個過程，要根據檔案的收集、記錄、查閱、移交、銷毀等一系列環節制定電算化會計檔案的移交程序、銷毀管理辦法和保管方法等各方面的管理制度。

（2）加強醫院財務檔案管理的基礎設施建設。在硬件方面，由于磁性介質的存儲受到環境影響很大，如環境的濕度、溫度、空氣的清新度、磁場等因素，所以要保證電算化會計檔案不受破壞，必須要有良好的存儲環境。在財務軟件方面，應采用一定的安全保密措施，建立和健全財務檔案管理責任制、電子文件簽入簽出制、安全日志制，從而保障財務檔案不被篡改或便于追溯使用過文件的人員。