導(dǎo)語：如何才能寫好一篇安全檔案管理制度，這就需要搜集整理更多的資料和文獻，歡迎閱讀由公務(wù)員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

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同步布置 同等要求　助推“林改”穩(wěn)步發(fā)展

林權(quán)登記檔案管理是林權(quán)管理的一項重要工作，同時也是林改工作的重要組成部分，因此，福建省十分重視林權(quán)登記和集體林權(quán)制度改革的檔案工作。省委辦公廳、省政府辦公廳在《關(guān)于繼續(xù)做好集體林權(quán)制度改革工作的通知》中明確要求“要建立健全集體林權(quán)制度改革和林權(quán)登記檔案管理制度，切實做到檔案資料齊全、立卷歸檔、專柜存放、專人保管”。全省各級林業(yè)主管部門認真落實省委、省政府的指示精神，高度重視集體林權(quán)制度改革過程和林權(quán)登記發(fā)證過程中的檔案工作，在“林改”全過程對檔案工作始終都是同步布置、同等要求。各級領(lǐng)導(dǎo)十分強調(diào)林改和林權(quán)檔案的收集、歸檔及保管利用工作，在集體林權(quán)制度改革與林權(quán)登記發(fā)證初始試點階段就開始注重林權(quán)檔案工作，提出加強建立林權(quán)檔案的要求，配備專、兼職檔案管理人員，開展林權(quán)檔案管理知識和業(yè)務(wù)培訓(xùn)。

各級檔案行政管理部門主動與各級林業(yè)主管部門緊密配合，認真履行職能，積極參與調(diào)研，并在檔案人員培訓(xùn)、保管場地設(shè)置、各項制度建立、檔案業(yè)務(wù)管理等方面及時提供指導(dǎo)與服務(wù)，使全省林權(quán)檔案管理逐步走上軌道，達到完整、規(guī)范、安全的要求。

省林業(yè)廳專門召開廳長辦公會議對林權(quán)檔案管理工作進行專題研究，并在充分調(diào)研與試點的基礎(chǔ)上出臺了《福建省林木林地權(quán)屬檔案管理辦法》、《檔案工作人員崗位職責(zé)》、《林權(quán)材料歸檔制度》、《林權(quán)檔案利用制度》、《林權(quán)檔案保管制度》、《一般性林權(quán)文書檔案鑒銷制度》等，為全省林權(quán)登記檔案制度建設(shè)和林權(quán)檔案的規(guī)范性管理奠定了基礎(chǔ)。幾年來省林業(yè)廳安排了近千萬元經(jīng)費用于購置電腦、打印機，印制林權(quán)圖、表、冊、袋，以及使用國家檔案局推薦的檔案密集架與圖柜，并已連續(xù)兩年撥專款用于基層林權(quán)檔案基礎(chǔ)建設(shè)。目前，全省近60％的縣市區(qū)擁有較為完善的林權(quán)檔案管理設(shè)施，基本上達到有制度、有場所、有人管、設(shè)施安全以及紙制檔案與電子檔案相結(jié)合。

通過采取以上有力措施，加上把好檔案驗收關(guān)，即：從開展集體林權(quán)制度改革試點的驗收，到全省的集體林權(quán)制度改革全面驗收，始終都把林改及林權(quán)登記檔案工作作為驗收的重要內(nèi)容，作為評分不可缺少的依據(jù)。這樣，檔案工作就貫穿于“林改”的全過程，有力助推了“林改”的穩(wěn)步開展。

依法治檔　鞏固“林改”成果　推進配套改革

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企業(yè)檔案工作自從產(chǎn)生之日起就是與企業(yè)相伴而行的，企業(yè)的發(fā)展需要檔案工作，這一點是毋庸諱言的。在市場經(jīng)濟條件下企業(yè)面臨的形勢更為復(fù)雜，檔案工作不僅為企業(yè)的日常管理與生產(chǎn)活動提供服務(wù)，而且還能在發(fā)生經(jīng)濟糾紛的時候維護企業(yè)的合法權(quán)益。建立現(xiàn)代企業(yè)檔案管理制度是企業(yè)改革中的重要內(nèi)容，也是企業(yè)檔案工作保持健康發(fā)展的必然階段。①企業(yè)改革需要檔案管理制度的創(chuàng)新。檔案為企業(yè)調(diào)整組織和產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)提供重要的信息和依據(jù)。②社會主義市場經(jīng)濟體制的建立，對檔案工作提出更新更高的要求，為檔案事業(yè)進一步發(fā)展創(chuàng)造了機遇。③現(xiàn)代企業(yè)制度的建立對檔案工作也提出了新的要求。檔案部門要積極探索檔案工作發(fā)展的新思路，著手進行改革，實現(xiàn)檔案管理制度的創(chuàng)新。

2現(xiàn)代企業(yè)檔案管理制度的作用

①市場經(jīng)濟體制的逐步深入，現(xiàn)代企業(yè)制度的確立，要求檔案以情報、信息的形態(tài)為企業(yè)現(xiàn)實活動服務(wù)。由于各企業(yè)規(guī)模、經(jīng)營、技術(shù)、管理形態(tài)的不同，不僅檔案工作的機構(gòu)設(shè)置、運行機制不同，而且在檔案管理的形態(tài)、方式、手段上也會有所區(qū)別，企業(yè)要根據(jù)自身情況，在充分借鑒傳統(tǒng)企業(yè)檔案規(guī)范化管理制度上建立現(xiàn)代企業(yè)檔案管理制度，縮短檔案的利用周期。②隨著企業(yè)的不斷發(fā)展，檔案的歸類范圍也在不斷地變化著。部分企業(yè)檔案建設(shè)基礎(chǔ)設(shè)施薄弱，設(shè)施落后，檔案業(yè)務(wù)難以開展，信息的公開程度低，處于較為封閉、閑置的狀態(tài)，在共享性上與資源集聚、信息流動的現(xiàn)代管理理念不相適應(yīng)，這就需要檔案人員科學(xué)的管理，使檔案能夠有效地應(yīng)用。③現(xiàn)代企業(yè)檔案管理要以“統(tǒng)一指導(dǎo)、分級保管”為原則，檔案管理為企業(yè)產(chǎn)品的技術(shù)創(chuàng)新提供了信息保障，規(guī)范化、科學(xué)化的檔案管理制度對于提升企業(yè)的核心競爭力有著積極的意義。④現(xiàn)代企業(yè)檔案管理制度將更多地引入效益觀念，實行對內(nèi)以價值計算服務(wù)水平，對外走經(jīng)營之路，向?qū)崿F(xiàn)檔案信息商品化過渡。⑤現(xiàn)代企業(yè)檔案管理制度的基本條件是檔案部門能夠真正獨立地擁有和行使監(jiān)督、指導(dǎo)、檢查的權(quán)利。

3如何建立現(xiàn)代企業(yè)檔案管理制度

3.1現(xiàn)代企業(yè)檔案管理制度是現(xiàn)代企業(yè)制度的內(nèi)容之一，是企業(yè)管理的基礎(chǔ)。檔案工作可以為企業(yè)的生產(chǎn)建設(shè)、經(jīng)營決策、宣傳教育、政治穩(wěn)定等方面提供可靠依據(jù)和重要參考，因此企業(yè)要根據(jù)戰(zhàn)略規(guī)劃，圍繞企業(yè)檔案工作的方針、目標(biāo)及管理模式，建立規(guī)范化、科學(xué)化的檔案管理系統(tǒng)。

3.2企業(yè)主管部門必須切實對檔案工作重視起來，設(shè)立專門的部門和專業(yè)人員開展檔案管理工作，實行檔案分級保管。傳統(tǒng)的檔案格局已經(jīng)逐漸發(fā)生了改變，企業(yè)要解放思想，樹立檔案直接為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營服務(wù)的觀念，以發(fā)展的眼光來看待企業(yè)檔案管理，實行檔案信息資源開發(fā)責(zé)任制，強化落實，抓住重點，在做好常規(guī)工作的同時，拓展渠道，調(diào)整接收范圍，定期開展檔案利用服務(wù)意見征詢活動，保證檔案服務(wù)透明、快捷、方便、高效，確定企業(yè)檔案管理的優(yōu)勢并加以完善和提高。

3.3盡快建立和完善檔案服務(wù)機制。企業(yè)要強化檔案的管理工作，自主決定檔案的存毀、出售或轉(zhuǎn)讓。企業(yè)要改善檔案服務(wù)條件，拓寬檔案服務(wù)領(lǐng)域，創(chuàng)新檔案服務(wù)機制，滿足新形勢下企業(yè)對檔案利用與管理的要求，實現(xiàn)企業(yè)檔案信息資產(chǎn)的保值和增值。

3.4加快企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化步伐。由于時代的發(fā)展和科技的進步，為了適應(yīng)新形勢，要結(jié)合企業(yè)檔案管理和利用的特點，建立行之有效的科學(xué)管理、安全防范和應(yīng)急處置機制，對紙質(zhì)檔案實體進行數(shù)字化處理，加大檔案管理的資金投入，大力搞好檔案館舍建設(shè)，建立健全檔案管理制度，實行檔案安全管理目標(biāo)責(zé)任制，定期進行檔案安全檢查，確保檔案的安全，加強檔案隊伍的建設(shè)，培養(yǎng)和選用檔案計算機管理專門人才，加強檔案管理人員專業(yè)知識的學(xué)習(xí)，使其在結(jié)構(gòu)、功能、容量等方面都能適應(yīng)新時期檔案事業(yè)發(fā)展的需要。

4總結(jié)

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1.1醫(yī)院檔案管理設(shè)備落后，管理人員不專業(yè)

檔案管理屬于醫(yī)院建設(shè)“軟實力”的內(nèi)容，卻沒有受到足夠的重視、引起足夠的關(guān)注。一方面，在檔案管理規(guī)范化中出現(xiàn)檔案管理人員缺乏專業(yè)知識、檔案管理人員隊伍不穩(wěn)定的情況，轉(zhuǎn)崗、工作輪換致使檔案管理人員的隨機性、流動性增大，帶來許多問題與隱患。檔案管理人員的專業(yè)知識與技能匱乏，沒有受到專業(yè)的訓(xùn)練，管理素質(zhì)差異大，降低了檔案管理的效率，延緩了檔案管理規(guī)范化的進程。另一方面，檔案室的設(shè)備落后，使檔案檢索復(fù)雜、耗時且檢索方式單一，影響檔案的使用價值，阻礙檔案管理規(guī)范化的發(fā)展。

1.2醫(yī)院檔案管理制度不健全，檔案安全意識不強

檔案管理工作在醫(yī)院管理系統(tǒng)中占有重要位置，但各醫(yī)院的風(fēng)險檔案管理制度并不健全，例如，光片、財務(wù)及病例等檔案資料分散于各管理部門，使檔案不完整，缺乏系統(tǒng)性的安全管理。檔案資料的分散，造成風(fēng)險檔案不能得到持續(xù)、全面的后期更新，因此，建立具有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的檔案管理制度非常必要，這對于醫(yī)院“軟實力”的提高以及質(zhì)量安全的改進不可或缺。檔案管理制度不健全降低了檔案管理人員的工作積極性，使其檔案安全意識薄弱，從而導(dǎo)致檔案信息滯后、檔案管理工作落后于醫(yī)院建設(shè)。

2醫(yī)院檔案規(guī)范化管理的有效措施

2.1建立完整的風(fēng)險管理檔案工作組織

醫(yī)院組建管理組織，成立以院長為領(lǐng)導(dǎo)的三級管理委員會，制定醫(yī)院風(fēng)險管理政策，對管理工作進行評審和改進；制定醫(yī)院風(fēng)險管理程序，處理與風(fēng)險管理檔案有關(guān)事宜；定期召開會議評估風(fēng)險，并組織危險因素調(diào)查，根據(jù)問題發(fā)展的態(tài)勢，制定出解決方法和改進措施。醫(yī)院質(zhì)量控制部要按照風(fēng)險管理原則制定調(diào)查表或報告，按時向醫(yī)院管理委員會報告。

2.2創(chuàng)新管理檔案信息

根據(jù)大醫(yī)院體系龐大、部門數(shù)量多以及科室林立的情況，實現(xiàn)檔案信息化管理是今后發(fā)展的必然趨勢，它可以實現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化和具體化，具有開發(fā)性和實用性。為實現(xiàn)現(xiàn)代醫(yī)院檔案管理的規(guī)范化和價值性，信息化檔案管理可以使檔案資料準(zhǔn)確、完整和可信。醫(yī)院各部門要根據(jù)具體情況，結(jié)合自身條件，使用多元化的檔案信息管理手段，使信息化管理既與現(xiàn)代化醫(yī)學(xué)管理相連接，又形成獨立的信息化管理系統(tǒng)。

2.3完善檔案管理制度

醫(yī)院檔案管理必須具有嚴(yán)格性，條理清晰，提高醫(yī)院檔案管理水平離不開系統(tǒng)完整的檔案管理制度，要制定嚴(yán)格明確的規(guī)章制度，設(shè)立高效合理的管理程序，積極完善檔案管理制度。查找現(xiàn)存管理制度上的缺陷，認真調(diào)查檔案信息管理中的漏洞，做好信息的收集、整理工作。根據(jù)各個部門的需要，具體情況具體分析，實行多種載體存檔，檔案統(tǒng)一監(jiān)督，為后期信息檔案的查找、利用與開發(fā)打下良好基礎(chǔ)。

2.4提高檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)

醫(yī)院風(fēng)險檔案管理需要較高專業(yè)素質(zhì)的管理人員，以提高檔案管理的效率，進一步推動醫(yī)院檔案管理的規(guī)范化。例如，在《檔案法》中規(guī)定檔案管理人員必須盡職盡責(zé)，遵守紀(jì)律和規(guī)則，與此同時，要不斷提高自己的專業(yè)知識。檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)的提高，可通過培訓(xùn)、實行高位責(zé)任制以及配合硬件設(shè)施建設(shè)等形式，提高管理人員的工作積極性，提高其責(zé)任心，并定期進行工作總結(jié)。

2.5加大資金投入

第一，改進檔案管理環(huán)境，安排專門的檔案室，建立獨立的檔案室、閱覽室以及辦公室，設(shè)置陳列室、微機室。關(guān)注檔案保護，配備全套的保護設(shè)備，制定完整的檔案資料保護措施。例如，防火，防潮和防蟲等。檔案管理人員要保持檔案室的清潔、整齊，延長檔案資料的保存時間。第二，更換檔案管理硬件設(shè)施，配備計算機、網(wǎng)絡(luò)、打印機、掃描儀；安裝防盜門、鐵窗欄、遮陽布；添加溫度計、吸塵器、滅火器；配備檔案柜、密集架等，做到“八防”。

3醫(yī)院風(fēng)險管理檔案規(guī)范化的重要性

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食品衛(wèi)生、食品安全建設(shè)是我國的重點民生項目之一，是我國特色社會主義建設(shè)的重要組成部分，隨著我國基礎(chǔ)食品衛(wèi)生監(jiān)督、管理工作的逐年開展，它已逐漸融入人們生活的點點滴滴之中。食品衛(wèi)生監(jiān)督管理中的檔案管理工作是我國職責(zé)部門進行有關(guān)食品監(jiān)督工作的重點部分，是后續(xù)基礎(chǔ)監(jiān)督工作的前期保障。

食品衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理的意義

它是指在有關(guān)職責(zé)部門在開展針對食品衛(wèi)生監(jiān)察工作時，將對科研成果宣傳、培訓(xùn)，對違法違紀(jì)的食品安全處理結(jié)果，對食品相關(guān)企業(yè)的安全評價以及與上述有關(guān)的食品衛(wèi)生法律、法規(guī)等政策、規(guī)章以記錄的形式留存的一種綜合性記錄形式。它記載著我國食品衛(wèi)生監(jiān)督管理的發(fā)展歷程，為我國未來的食品監(jiān)督工作的開展作出前期指導(dǎo)。同時，肩負相關(guān)管理職責(zé)的人員可以通過行政執(zhí)行人員記錄的食品衛(wèi)生現(xiàn)場監(jiān)督、檢查的情況，來考核該人員的綜合素質(zhì)，所以將食品衛(wèi)生檔案管理規(guī)范化、是我國發(fā)展健全的食品安全衛(wèi)生監(jiān)督管理體系的必經(jīng)之路，同時也為后續(xù)的發(fā)展打下夯實的基礎(chǔ)、提供理論依據(jù)。

檔案管理的具體實施做法

制定合理方案，將標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一化。方正市食品衛(wèi)生管理局剛組建，經(jīng)驗較少，工作中需要管理的檔案并不十分繁雜，但同樣，由于組織部門新成立相關(guān)管理人員經(jīng)驗不足等問題比較嚴(yán)重所以，針對這一問題，我們可以進行優(yōu)化。

制定適合的立檔方案，將歸檔標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一化。由于地方特性，方正食品安全管理局其下屬地的商戶流動性較強，變動較為頻繁等原因缺乏統(tǒng)一的管理，由此針對該地區(qū)監(jiān)管工作很難及時、規(guī)范的進行。所以，地方職責(zé)部門制定了一系列的立檔方案，通過食品生產(chǎn)、經(jīng)營單位等的行業(yè)特性等制定了“一戶雙檔案管理制度”，即為同一商戶同時設(shè)立綜合信息卡片及分戶檔案管理，與此同時，將相關(guān)檔案的填寫、使用規(guī)范、食品衛(wèi)生檢查制度等相關(guān)管理明細在檔案管理者等職責(zé)部門，用以規(guī)范未來工作進程。同時，增設(shè)“食品抽樣檢測”“行政案例處理分析”的地方特色模塊，以期為后續(xù)統(tǒng)計、分析工作打下基礎(chǔ)。

對檔案資料做到及時收集、整理歸檔。在食品衛(wèi)生監(jiān)督管理的檔案管理中，對檔案中所需的資料做到及時、規(guī)范的整理尤為重要，及時將生產(chǎn)、經(jīng)營個體的各項基礎(chǔ)信息、量化測評鄧相關(guān)資料做備查準(zhǔn)備，使得檔案與實際情況溝通密切，避免發(fā)生“檔實分離”。

加強管理，提高存檔人員的工作質(zhì)量。檔案管理人員的基本素質(zhì)是保障相關(guān)檔案管理妥善進行的重點，如果想要提高檔案管理的質(zhì)量就必須對檔案管理人員進行較為嚴(yán)格的業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)。采取定期組織高級檔案管理人員進行專業(yè)技能的培訓(xùn)、定期組織有關(guān)檔案管理制度的宣講，通過提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，從而提升整體食品衛(wèi)生管理檔案管理的水平。

食品衛(wèi)生檔案管理的體會

首先，領(lǐng)導(dǎo)層的重視程度是進行一起管理體系改善的前提條件，直接影響檔案管理相關(guān)工作能否妥善的進行。有了領(lǐng)導(dǎo)層的支持，建立妥善的檔案管理制度更容易被落實、實施。從而實現(xiàn)“上下齊心，共同監(jiān)管，橫縱制約”的健康管理體系。

其次，準(zhǔn)備較為充分的資料準(zhǔn)備是檔案管理體系正常進行的基礎(chǔ)，存檔資料的不細致、不全面直接導(dǎo)致了食品衛(wèi)生檔案管理的無意義。所以檔案管理人員在進行檔案歸檔管理的同時需要尤為注意歸檔資料的真實性。

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檔案管理部門應(yīng)該制定一套完備的醫(yī)療檔案安全管理規(guī)范系統(tǒng)，嚴(yán)格規(guī)定檔案管理的每一個細節(jié)內(nèi)容，并對檔案管理制度遵守和執(zhí)行情況進行實時的監(jiān)督和檢測，保證管理規(guī)范的每一步都落到實處，在檔案安全管理制度的制定和執(zhí)行兩個方面上都盡量做到最好，達到雙管齊下的效果。在實踐中完善和健全醫(yī)療數(shù)字檔案信息安全管理制度，確保醫(yī)療數(shù)字檔案在進行信息化建設(shè)時的信息安全性。要做好醫(yī)療檔案數(shù)字信息安全保障工作，必須從設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)、系統(tǒng)、數(shù)據(jù)等多個方面進行綜合管理，形成一個協(xié)調(diào)配合的信息防護系統(tǒng)來防止醫(yī)院數(shù)字檔案信息的外漏和非法傳播。這里需要注意的是，電子文件檔案具有易被改動、易被竊取、易于傳播、易于丟失的特點，而且它是一種不能直接識讀只能依靠特定設(shè)備和軟件才能讀取的信息，因此，在逐步提高檔案存儲技術(shù)的同時，也要加強對電子文件檔案的管理，通過制訂科學(xué)的管理方案和健全相關(guān)管理制度來達到電子檔案的保真、保密、保存、保讀取的目的。

二、加強檔案安全的管理設(shè)施建設(shè)

檔案安全的管理設(shè)施對于是否能保證檔案存放的安全性十分重要，科學(xué)建設(shè)和完善檔案安全相關(guān)基礎(chǔ)管理設(shè)施，給檔案管理提供一個安全、穩(wěn)定的環(huán)境是實現(xiàn)檔案安全管理的重要前提。近年來頻繁發(fā)生的自然災(zāi)害和人為災(zāi)害給檔案的管理帶來了更多的安全隱患，由此可見，在建設(shè)醫(yī)院檔案館庫的過程中做好醫(yī)療檔案管理的防震、抗災(zāi)、防火等各項防護工作非常有必要。在進行醫(yī)院的檔案館庫時，要保證其符合國家檔案建設(shè)規(guī)范規(guī)定的各項標(biāo)準(zhǔn)，如堅固性、安全性、環(huán)保性、實用性等，都要嚴(yán)格根據(jù)設(shè)計標(biāo)準(zhǔn)進行建設(shè)。檔案的存儲工具要確保能保障檔案的安全性，實踐證明，檔案多節(jié)柜是能夠有效保證檔案安全的裝具。存放音像、電子檔案要使用防磁柜。在溫濕度的控制方面，要把溫濕度控制在檔案可承受范圍之內(nèi)。除此之外，還要加強對檔案管理相關(guān)的視頻監(jiān)控、門禁、火災(zāi)報警、消防、溫濕度監(jiān)控、計算機安全等系統(tǒng)的建設(shè)，保障醫(yī)療檔案安全管理體系基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的科學(xué)性和全面性。

三、提高檔案管理安全技術(shù)水平

檔案管理安全的關(guān)鍵技術(shù)包括醫(yī)院受損檔案搶救修復(fù)技術(shù)方法、醫(yī)院電子檔案真實性保證以及技術(shù)方法等，只有保證醫(yī)療檔案安全有科學(xué)的理論基礎(chǔ)和技術(shù)支持，才能實現(xiàn)檔案的安全管理。引入先進的檔案管理技術(shù)、方法以及設(shè)備，并不斷地推廣達到較為全面的應(yīng)用，在最大程度上增強醫(yī)院檔案安全管理的能力。加強在網(wǎng)絡(luò)信息安全方面的治理，通過改進和完善網(wǎng)絡(luò)信息安全管理技術(shù)，形成一個安全、穩(wěn)定的醫(yī)療數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)。對后臺管理操作系統(tǒng)的選擇，要綜合多種因素，選擇最為可靠的系統(tǒng)，同時還要保證配置的安全性。在網(wǎng)絡(luò)服務(wù)方面，對用戶合法性的認證工作要進行嚴(yán)格把控，防止登陸者進行違規(guī)操作，盜用系統(tǒng)內(nèi)部信息，保證醫(yī)院電子檔案被完好、安全地保存，實現(xiàn)醫(yī)療電子檔案和紙質(zhì)檔案的同步歸檔。除此之外，為防止數(shù)據(jù)信息丟失現(xiàn)象的發(fā)生，需要做好對醫(yī)療檔案重要信息的備份，對特別重要的電子文件要進行易質(zhì)或異地備份。這種備份是醫(yī)院的檔案部門在遇到突發(fā)事件或自然災(zāi)害時能夠保證重要檔案資料不丟失的重要途徑，它確保了檔案的完整性、安全性以及保密性，也是在當(dāng)前形勢下保護醫(yī)療電子檔案信息絕對保密性的最根本手段。

四、做好對檔案人員的專業(yè)技能培訓(xùn)工作

社會經(jīng)濟與科技的飛速發(fā)展帶動了檔案信息化建設(shè)事業(yè)的不斷加快，這也給醫(yī)療檔案管理人員提出了更多技能要求和職業(yè)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)。醫(yī)院檔案管理部門目前一個重要的工作就是要從整體上提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，不斷完善醫(yī)院檔案的安全管理系統(tǒng)。一方面，要定期組織醫(yī)院檔案管理人員進行安全知識教育和管理技能培訓(xùn)，增強他們對醫(yī)療檔案信息的安全意識、防范意識以及保密責(zé)任意識。另一方面，要積極引進和學(xué)習(xí)國內(nèi)外關(guān)于檔案信息安全防護的先進技術(shù)和方法，使檔案管理人員具備基本的檔案信息安全管理知識與技能，形成一個具有專業(yè)檔案管理技能和靈活運用多種科技設(shè)備并且具有強烈責(zé)任意識的醫(yī)療檔案管理隊伍。

五、結(jié)語

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一、實施檔案管理工作的重要性

檔案管理工作的是由檔案館或者檔案室規(guī)劃并實施的，對各類檔案的管理工作，與此同時通過各項服務(wù)項目為人們提供服務(wù)，它不僅是地方檔案事業(yè)發(fā)展的重要內(nèi)容，也是國家檔案事業(yè)發(fā)展的重要組成部分。新時期，我國經(jīng)濟、政治、文化的發(fā)展步伐加快，在這樣的環(huán)境下，檔案管理工作機遇與挑戰(zhàn)并存，必須提高檔案管理的水平，提高管理效能，這是滿足和諧社會發(fā)展要求的重要內(nèi)容，也是檔案事業(yè)向前發(fā)展的必然。檔案管理工作看似枯燥、乏味、對社會發(fā)展沒有顯著作用，但是從深層次上看，實施檔案管理工作不僅可以使人們了解國內(nèi)外的發(fā)展態(tài)勢，明確我國處于何種發(fā)展境態(tài)之下，以此為基礎(chǔ)人們可以快速、準(zhǔn)確的選取相關(guān)檔案，為各個行業(yè)發(fā)展提供依據(jù)。檔案館以及檔案室只有緊跟時代步伐，最大限度處理不斷發(fā)生變化的信息，并且不斷提高檔案管理水平才能促進檔案管理工作規(guī)范化、制度化、科學(xué)化發(fā)展，滿足國家以及檔案事業(yè)本身的發(fā)展，達到服務(wù)社會的目的[2]。

二、檔案管理工作中存在的問題

（一）忽視檔案管理工作的重要性，沒有形成明確的管理理念

隨著檔案事業(yè)的發(fā)展，越來越多的企業(yè)、單位建立起檔案管理機制，并且形成了一定的檔案管理意識，意識到檔案管理工作對社會發(fā)展的重要性，在不斷探索中完善檔案管理工作，使其服務(wù)于社會。但是，這只是各類行業(yè)中的一小部分企業(yè)，由于一些中小企業(yè)受到各種限制性因素的制約并沒有對檔案管理工作形成完整的認識，雖然有一定的認識，并不全面也不科學(xué)，忽視了檔案管理工作的重要性，只是簡單的將檔案管理工作劃分為人事檔案保存或者其他類型檔案的管理[3]。對于檔案管理工作缺少科學(xué)分析，沒有形成明確的管理理念，致使企業(yè)檔案工作出現(xiàn)雜亂、零散、散佚、混淆、孤本等問題還使其與系統(tǒng)的社會檔案使用相對立，達不到新時期人們對檔案價值利用的要求，非常不利于檔案管理工作發(fā)展。

（二）相關(guān)工作人員專業(yè)素質(zhì)差

檔案管理人員是檔案管理的第一責(zé)任人，其專業(yè)素質(zhì)直接影響著檔案管理工作的質(zhì)量與效率，正是由于檔案管理工作專業(yè)性強并且非常復(fù)雜，所以對管理人員的專業(yè)素質(zhì)提出了更高要求。但是就目前我國檔案管理工作的發(fā)展現(xiàn)狀來看，檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)差是其普遍存在的問題之一，影響了檔案管理工作效率的提高。

（三）檔案管理制度不健全

制度是實施一切工作的重要標(biāo)準(zhǔn)，完善的檔案管理制度可以使得檔案管理工作順利實施、有章可循，是企業(yè)檔案管理工作效率提高的重要依據(jù)，也是檔案管理工作質(zhì)量提高的重要保障。但是，我國大部分企業(yè)并沒有形成系統(tǒng)的檔案管理制度，雖然一些企業(yè)已經(jīng)初步形成了某種檔案管理制度，但是這些制度可操作性弱、達不到科學(xué)性管理、規(guī)范化管理的目的[4]。這使得企業(yè)的檔案管理工作一直處于混亂狀態(tài)，不能形成連續(xù)性管理、系統(tǒng)性管理。

（四）檔案管理工作的設(shè)施落后，管理手段僵化

檔案管理設(shè)備是保證檔案管理工作正常進行的重要保障，良好的管理條件是提高檔案管理效率的重要保證，不僅能夠促進檔案完整管理，還能促進檔案安全管理。但是，一些企業(yè)檔案室所擁有的管理條件非常差，甚至沒有專門的檔案室，基礎(chǔ)管理設(shè)備落后，設(shè)施不健全。例如，檔案室空間狹小，潮濕，防潮、防火、防蟲工作不到位，致使檔案材料發(fā)霉、丟失、被蟲蛀等問題頻頻發(fā)生。

三、提升檔案管理水平的幾點建議

（一）形成現(xiàn)代管理理念

要想形成現(xiàn)代管理理念需要實現(xiàn)兩個轉(zhuǎn)變，管理觀念的轉(zhuǎn)變，管理理念的轉(zhuǎn)變。管理觀念是檔案管理工作現(xiàn)代化的精髓，實現(xiàn)檔案管理工作現(xiàn)代化必須實現(xiàn)管理觀念與思想的現(xiàn)代化。在實際工作中，相關(guān)的檔案管理工作人員要緊跟時代步伐，形成現(xiàn)代管理理念，樹立科學(xué)管理、高效率管理的觀念，改變過去重視管理、忽視檔案利用的觀念，改變過去等客上門的觀念[5]。將檔案管理工作推向時展的大潮中，由被動服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃臃?wù)，由消極服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)榉e極服務(wù)，促進檔案管理工作面向世界、面向未來、面向現(xiàn)代化。

（二）加大資金投入

第一，保證檔案管理工作的經(jīng)費。檔案管理部門要不斷完善自己、提高自身的服務(wù)水平，提高工作質(zhì)量與效率，使得企業(yè)投入更多的資金。第二，深入挖掘檔案的價值。檔案本身具有重大的經(jīng)濟價值，只是人們忽略了其作用，沒有發(fā)現(xiàn)而已，因此，檔案管理部門要深入挖掘檔案的價值，促進檔案資料發(fā)揮更大的作用，通過檔案提升企業(yè)的競爭力。第三，提高服務(wù)質(zhì)量。檔案蘊藏著巨大的價值，檔案管理部門要將其潛在價值轉(zhuǎn)化為經(jīng)濟價值，更好的為人們服務(wù)，提高檔案的利用程度。

（三）建立健全檔案管理制度

第一，規(guī)范檔案管理流程，提高技術(shù)含量，提高管理環(huán)節(jié)的完成質(zhì)量。第二，形成相應(yīng)的安全措施，保證電子檔案或者電子文件的安全，確保其完整、安全。第三，形成標(biāo)準(zhǔn)化檔案管理制度。

（四）提高檔案管理工作人員的專業(yè)素質(zhì)

檔案管理工作人員的專業(yè)素質(zhì)是實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的關(guān)鍵，影響著檔案管理工作的質(zhì)量與管理效率。檔案管理部門要定期對管理人員進行培訓(xùn)，不斷提高其工作能力，確保各項工作高效展開，確保檔案信息的完整、安全。

篇7

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；人事檔案管理；問題；創(chuàng)新思路

近年來，隨著我國事業(yè)單位人事制度改革的不斷深入和發(fā)展，事業(yè)單位傳統(tǒng)的人事檔案管理存在的問題日益凸顯，導(dǎo)致人事檔案管理的效果不佳。如何改革和創(chuàng)新人事檔案管理，促進事業(yè)單位人事檔案管理再上新臺階，已經(jīng)成為事業(yè)單位面臨的一個重要問題。鑒于此，本文對這一課題的研究，對事業(yè)單位人事檔案管理具有一定的參考意義。

一、事業(yè)單位人事檔案管理存在的問題

（一）事業(yè)單位對人事檔案管理的重視程度不夠

目前，在事業(yè)單位中，人事檔案管理工作往往處于一種比較被動的位置，這是因為很多事業(yè)單位認為人事檔案管理工作只是對一些資料進行抄寫，除了應(yīng)對查檔等工作外沒有什么價值，從而就沒有將人事檔案管理工作納入到單位長期的發(fā)展戰(zhàn)略當(dāng)中，最終導(dǎo)致人事檔案管理質(zhì)量不佳。

（二）事業(yè)單位缺乏健全的人事檔案管理制度

由于單位對檔案管理不夠重視，因而也沒有重視管理制度的建設(shè)，管理制度的缺乏進一步導(dǎo)致了人事檔案管理水平低下的情況，因此，建立完善的人事檔案管理制度刻不容緩。

（三）檔案管理人員的素質(zhì)偏低，導(dǎo)致檔案收集工作力度不夠

在很多事業(yè)單位的人事檔案管理中，多數(shù)的管理人員并不是專業(yè)的檔案管理人員，并且還存在管理人員身兼數(shù)職的情況，這些情況都導(dǎo)致人事檔案管理工作中對檔案收集工作的力度不夠，從而影響了管理工作的效果。

（四）檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施不夠健全，檔案管理的質(zhì)量堪憂

檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施不夠健全是事業(yè)單位人事檔案管理中存在的一個比較嚴(yán)重的問題，導(dǎo)致檔案存在一定的安全隱患，檔案損毀以及丟失的情況屢見不鮮。另外，缺乏健全的基礎(chǔ)設(shè)施，還降低了人事檔案使用的效率，失去了人事檔案管理的意義。

二、事業(yè)單位人事檔案管理的創(chuàng)新思路

（一）事業(yè)單位要提高對人事檔案管理的重視程度，將其提到重要的議事日程上

首先，事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)該要充分認識到人事檔案管理的重要意義和價值，從而提高對人事檔案管理的重視程度，將其納入事業(yè)單位日常的管理工作中。其次，事業(yè)單位可以考慮針對人事檔案管理成立專門的領(lǐng)導(dǎo)小組，有領(lǐng)導(dǎo)者做組長，從而提高人事檔案管理的地位。最后，對人事檔案管理實行競爭上崗的制度，同時采取有效的考核制度，從而定性和定量兩個方面加強對人事檔案管理的考核工作，從而推動人事檔案管理向規(guī)范化和科學(xué)化的方向發(fā)展[1]。

（二）建立完善的人事檔案管理制度，不斷優(yōu)化人事檔案管理工作的體系

完善的人事檔案管理制度是做好人事檔案管理工作的基礎(chǔ)和前提，因此建立完善的人事檔案管理制度，優(yōu)化管理工作體系至關(guān)重要。首先，事業(yè)單位要在符合國家檔案文件管理規(guī)定的基礎(chǔ)上，根據(jù)本單位的實際情況來制定一套完善的、有針對性的、可操作的人事檔案管理制度，以便人事檔案管理工作有序進行。其次，根據(jù)人事檔案管理具體的工作內(nèi)容，不斷完善人事檔案管理工作的體系，從而保障各項管理工作真正落實到位，并取得良好的效果[2]。

（三）派遣專業(yè)的人事檔案管理人員從事相關(guān)的管理工作，做好檔案管理的基礎(chǔ)工作

首先，事業(yè)單位要派遣專業(yè)的檔案管理人員來負責(zé)人事檔案管理工作，為檔案管理工作提供良好的人才基礎(chǔ)，保障檔案管理工作的質(zhì)量。人事檔案管理屬于一項復(fù)雜的工作，相應(yīng)的對管理人員的要求也較高，因此事業(yè)單位要派遣專業(yè)的檔案管理人員從事相關(guān)的管理工作。其次，加強對管理人員的教育和培訓(xùn)工作，建設(shè)一支高素質(zhì)的人事檔案管理隊伍，從而提高人事檔案管理的效率和質(zhì)量[3]。

（四）完善人事檔案管理的硬件設(shè)施，提高人事檔案管理的質(zhì)量

完善的人事檔案管理硬件設(shè)施是保障檔案安全的基礎(chǔ)和必要條件，因此事業(yè)單位一定要配備先進的硬件設(shè)施。首先，事業(yè)單位要將檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)納入到單位整體的建設(shè)當(dāng)中，盡快完善所需的硬件設(shè)施。其次，配備具體的硬件設(shè)施，如檔案庫房、除濕機、計算機等，只有將硬件設(shè)施準(zhǔn)備好，才能保障人事檔案的安全，提高人事檔案管理的效率[4]。

三、結(jié)語

總而言之，事業(yè)單位要想提高人事檔案管理的效率和質(zhì)量，必須要對其管理手段進行創(chuàng)新，根據(jù)本單位的實際情況，積極的采取有效的措施來加強對人事檔案的管理，提高人事檔案管理的水平，只有這樣才能促進人事檔案管理發(fā)生根本性的轉(zhuǎn)變，充分發(fā)揮其積極效果，為事業(yè)單位的發(fā)展服務(wù)。

參考文獻：

[1]李鳳娟,牛穎.關(guān)于事業(yè)單位人事檔案管理創(chuàng)新思路的探討[J].黑龍江史志,2015,(1):272.

[2]張葒.事業(yè)單位人事檔案管理的創(chuàng)新思路分析[J].魅力中國,2014,(23):33.

[3]王愛榮.關(guān)于事業(yè)單位人事檔案管理創(chuàng)新思路的探討[J].黑龍江史志,2015,(8):65.

篇8

關(guān)鍵詞：檔案；管理；信息化；發(fā)展；趨勢

檔案是對信息進行整理歸納以及分類之后的形態(tài)的一種稱呼，是一個企業(yè)、公司或者是團體活動發(fā)展的記錄，也是信息的儲存。近年來，信息技g得到了廣泛的應(yīng)用和發(fā)展，使得其在檔案管理方面發(fā)揮著巨大的作用。隨著時代的發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理方式已不能適應(yīng)當(dāng)今世界計算機網(wǎng)絡(luò)信息化的發(fā)展，檔案管理信息化成為新形勢下檔案管理的發(fā)展趨勢。

一、檔案信息電子化

檔案管理信息化是指通過檔案信息資源的數(shù)字化和檔案管理過程的網(wǎng)絡(luò)化，經(jīng)系統(tǒng)加工和網(wǎng)絡(luò)傳輸后，實現(xiàn)檔案信息資源的合理配置和有效利用，最終實現(xiàn)檔案信息資源共享。隨著信息化的普及，政府、企事業(yè)單位都有自己的辦公自動化系統(tǒng)，為檔案的收集、保管以及使用提供了方便。管理人員也達到了人手一臺計算機的配置，這就為實現(xiàn)檔案管理的信息化提供了硬件基礎(chǔ)。同時也為檔案管理向信息化發(fā)展提供了充足的、完善的條件。在數(shù)字化信息化的大趨勢的推動下，檔案管理工作勢必受到重要影響，傳統(tǒng)檔案管理手段將逐漸被業(yè)界摒棄，取而代之的是全程數(shù)字化管理模式。

二、檔案管理方法科學(xué)化

檔案管理工作方法科學(xué)化，就是根據(jù)信息社會的特點和檔案工作的客觀規(guī)律，進行合理的組織計劃和控制。科技的飛速發(fā)展，不斷給檔案管理工作提供新理論、新方法和新要求。檔案管理辦法勢必打破傳

統(tǒng)一枝獨秀的局面，呈現(xiàn)百花齊放的態(tài)勢，這種良好的局面將不斷循環(huán)演變下去，預(yù)示著我國檔案管理水平走向成熟.管理方法的科學(xué)化是新形勢下檔案管理信息化現(xiàn)代化的核心。

三、管理人員素質(zhì)現(xiàn)代化

文件檔案管理需要耐心細致的工作，要需要具備敬業(yè)精神和專業(yè)素質(zhì)。因此，必須建立科學(xué)的引進人才制度，培養(yǎng)一批高素質(zhì)的檔案專業(yè)人才，同時還要對這些人員進行科學(xué)合理的培訓(xùn)，使得這些人員對檔案的業(yè)務(wù)很了解，使這些人的才能發(fā)揮好，在檔案管理方面進行高度的創(chuàng)新，保證檔案的信息安全。

四、檔案管理制度規(guī)范化

統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)是檔案管理信息化的保證。標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范化也是檔案信息化建設(shè)的重要基礎(chǔ)之一檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化包括：檔案整理標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)計標(biāo)準(zhǔn)、服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)各項技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等，它是衡量工作效率高低的尺度。檔案管理制度的規(guī)范和完整，能夠為檔案管理工作提供可靠的業(yè)務(wù)支撐，縱觀我國目前的檔案管理制度，尚存在一些問題，尤其是在數(shù)字管理平臺的籠罩下，還需要對檔案管理制度進行更深層次的規(guī)范和調(diào)整，使其適應(yīng)數(shù)字信息的發(fā)展需求，特別是加強對電子文檔的保存數(shù)據(jù)、交換技術(shù)、鑒定資源共享等眾多業(yè)務(wù)的規(guī)范，這些均是未來檔案管理制度發(fā)展過程中亟待解決的問題。

五、檔案管理滿足社會需求化

采用數(shù)字化管理模式對檔案管理體系進行優(yōu)化改革，歸根到底是為完善社會服務(wù)體系。隨著社會的高速發(fā)展，檔案管理也面臨了巨大的挑戰(zhàn)，為了更好的為人民和社會服務(wù)，我們首先要更好的利用信息與數(shù)字化這個平臺，對檔案資源進行有效積累分配，實現(xiàn)人盡其用，人盡其才。其次，我們將對檔案管理信息更加充分的開發(fā)與利用。在全國范圍內(nèi)形成高速的資源共享，從而形成面向全社會和人民的服務(wù)宗旨。

六、檔案管理的信息網(wǎng)絡(luò)化

篇9

首先，要建立一套安全有效的會計檔案管理制度與財務(wù)管理適應(yīng)，如操作管理制度、數(shù)據(jù)管理制度、機房管理制度等，這些管理制度同樣也是構(gòu)成單位內(nèi)部控制體系的重要組成部分。網(wǎng)絡(luò)安全是會計檔案的生命線，可以通過權(quán)限管理、加強密碼設(shè)置、安裝正版防毒工具等有效措施，使系統(tǒng)內(nèi)部的數(shù)據(jù)得到安全保護。其次，對會計檔案資料實行電子文件與紙質(zhì)文件共同管理的制度，將兩者同步歸檔，既對紙質(zhì)文件照常整理歸檔，又對電子文件中的相應(yīng)的會計信息數(shù)據(jù)錄入存檔，起到資源共享，共同互補的作用。最后，建立嚴(yán)格的會計檔案使用權(quán)限管理制度，既要防止內(nèi)部人員對外泄密，也要防止外部人員向內(nèi)竊取。

（二）從基礎(chǔ)做起，加強日常會計檔案管理工作。

會計檔案因存儲量大，可以通過計算機硬盤或刻錄光盤等將會計數(shù)據(jù)儲存。但電子的會計檔案資料易復(fù)制、易更改。而紙質(zhì)的會計檔案數(shù)據(jù)，字跡容易鑒定，有直觀可視性，這就決定了信息化會計檔案管理的要求遠比紙質(zhì)會計檔案要提升許多。同時，會計檔案有別于其他文書類檔案，具有法律憑證的性質(zhì)，是單位整個經(jīng)濟活動的全部真實記錄。因此，會計檔案的完整性尤為重要。首先，對電子設(shè)備和防病毒軟件時時進行更新與維護。隨著信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷更新與進步，計算機網(wǎng)絡(luò)病毒的攻擊力也越來越強，使得會計信息的重要數(shù)據(jù)容易被破壞。其次，定期對會計電子檔案進行備份。建議對數(shù)據(jù)進行雙重備份，并存放在不同的地點，以防止意外災(zāi)害給整個財務(wù)信息化系統(tǒng)造成無法挽回的后果。最后，注意電子檔案的存放方式。由于會計電子檔案對周圍環(huán)境要求苛刻，采用磁性介質(zhì)保存的會計檔案要防水、防火、防塵、防磁，這就體現(xiàn)了電子檔案管理的脆弱性。如果存放不當(dāng)，就有可能造成會計檔案信息的銷磁或者數(shù)據(jù)的丟失，所以應(yīng)遠離磁場，嚴(yán)密保管。

（三）注重綜合型人才的培養(yǎng)。

篇10

    自《銀行會計檔案管理辦法》實施以來,我國有關(guān)銀行檔案的管理已經(jīng)逐步地向規(guī)范化與完善性轉(zhuǎn)變。當(dāng)前,有關(guān)基層人民銀行的管理方法,主要采取的是發(fā)行會計以及基層國庫會計資料分散管理的方式:一是采取中心支行貨幣金銀部門,對有關(guān)會計資料進行事后監(jiān)督,在中心監(jiān)督完畢后,將有關(guān)資料返回至貨幣金銀部門,實現(xiàn)其自行裝訂、歸檔、保管等有關(guān)檔案管理的工作;二是縣支行國庫業(yè)務(wù)的會計憑證、賬表、清單、系統(tǒng)工作日志等會計資料經(jīng)事后監(jiān)督中心監(jiān)督完畢后,有關(guān)的檔案資料,需要定期返還至縣支行綜合檔案管理部門,由縣支行綜合檔案管理部門來實施有關(guān)檔案管理的歸檔、查詢以及事后監(jiān)督中心對賬表、清單、系統(tǒng)工作日志等會計資料負責(zé)裝訂的管理辦法。但是這種分散的管理方式,對于基層人民銀行的檔案管理就造成了諸多不容忽視的問題。一是對于會計檔案的定期檢查與修復(fù)工作,沒有依照預(yù)定日期如期進行;二是對于檔案中的磁介質(zhì)等相關(guān)的資料,管理不規(guī)范,容易產(chǎn)生磁介質(zhì)失去信息;三是檔案管理手段落后,有關(guān)檔案管理的自動化程度不高,難以對會計檔案的安全性以及完整性進行有效地維護;四是對于一些保管期滿的檔案沒有進行及時的銷毀與清理。五是磁介質(zhì)管理,比如,個別行核算系統(tǒng)數(shù)據(jù)未做到雙備份,對于個別行備份磁介質(zhì)、光介質(zhì)數(shù)據(jù)也沒有實施異地的存放等管理模式。對于檔案管理制度的執(zhí)行等情況,有關(guān)當(dāng)前檔案保管安全性方面,基層人民銀行的會計檔案管理現(xiàn)狀,主要體現(xiàn)在會計檔案的查詢、借閱以及檢查等程序方面。首先,對于會計檔案的查詢,會計檔案的查閱除應(yīng)會計業(yè)務(wù)檢查的要求恢復(fù)會計核算系統(tǒng)備份數(shù)據(jù),以查看是否存在磁介質(zhì)、光介質(zhì)會計檔案失效的情形外,均為紙介質(zhì)的會計檔案。基層人民銀行能夠?qū)崿F(xiàn)按照會計檔案管理制度中規(guī)定的相關(guān)法規(guī),嚴(yán)格的建立以及執(zhí)行有關(guān)會計檔案的登記、審批等制度,實現(xiàn)有關(guān)會計檔案的查詢工作的嚴(yán)格辦理,其次,對于會計檔案的復(fù)制,在基層人民銀行的會計管理中,為保證會計檔案能夠在有效的時間內(nèi)得到妥善的保管,主要采取的是對郵政局傳遞的傳真件形式的電報底稿進行復(fù)印保存的管理模式。再次,有關(guān)會計檔案的銷毀,基層人民銀行的銷毀工作的主要對象是一些紙介質(zhì)的檔案。但是由于基層人民銀行檔案銷毀管理工作的疏忽,對于一些諸如會計核算系統(tǒng)月終備份等磁介質(zhì)的會計檔案,沒有進行及時的銷毀。

    二、基層人民銀行會計檔案管理中存在的問題及原因探究

    當(dāng)前,人民銀行在實施會計檔案管理中,主要執(zhí)行的是中國人民銀行總行2005年制定、2006年月施行的《中國人民銀行會計基本制度》,這一管理制度并為專門對于會計檔案的管理制定專門的指導(dǎo)條款。但是隨著經(jīng)濟的發(fā)展以及人民銀行對于銀行會計電算化管理要求的迅猛發(fā)展,對于人民銀行實施檔案管理的內(nèi)容以及形式都發(fā)生了較大的變化。

    (一)會計檔案管理部門分散,統(tǒng)一管理流于形式

    當(dāng)前,基層人民銀行在實施會計檔案管理時,盡管一些檔案資料的管理已經(jīng)實現(xiàn)了事后監(jiān)管部門的集中化管理與監(jiān)督,盡管實施檔案管理的部門沒有進行統(tǒng)一的管理,對于一些資料的條約也主要是由事后監(jiān)管部門進行有關(guān)資料的管理,這樣就導(dǎo)致會計檔案與全行檔案的管理存在管理流于形式的問題。在這樣的管理狀態(tài)下,就會造成有關(guān)檔案資料的使用存在的管理上的漏洞及弊端:一是會計檔案入檔不及時,存在檔案遺失的風(fēng)險;二是由于內(nèi)部人員對于調(diào)閱檔案不履行審批程序等問題,造成有關(guān)檔案資料的歸類以及登記存在失真、不完整等問題;三是由于會計檔案資料主要實施的是各部門分散化管理,這就給有關(guān)會計檔案資料的保存與監(jiān)管帶來了管理條件上的限制;四是調(diào)閱資料主要是由事后監(jiān)管部門進行管理,這就給會計檔案的登記與管理造成隨意性大。上述有關(guān)會計檔案存在影響會計檔案安全性的問題,就很容易帶來會計檔案管理難以實現(xiàn)人民銀行會計檔案管理的“四防”“四無”基本管理標(biāo)準(zhǔn)。與此同時,由于會計檔案管理與核算系統(tǒng)的升級沒有實現(xiàn)同步化,結(jié)果就導(dǎo)致對于磁介質(zhì)檔案的調(diào)閱存在較大的難度。在實際的管理中,一些磁介質(zhì)會計檔案是在特定的應(yīng)用系統(tǒng)中生成的,那么在實施磁介質(zhì)的調(diào)閱中,就需要在特定的運行環(huán)境中進行。但是核算管理應(yīng)用系統(tǒng)版本的升級、更新,對于一些舊有的磁介質(zhì)檔案已經(jīng)無法實現(xiàn)調(diào)閱,這樣就失去了檔案管理在實施會計檔案管理的有效使用

    (二)內(nèi)部保密管理制度與司法執(zhí)行存在矛盾,會計檔案管理存在風(fēng)險

    為防止會計檔案在管理中造成的會計數(shù)據(jù)丟失或者泄密,中國人民銀行頒布了《銀行會計檔案管理辦法》,對于會計檔案的管理明確作出“各單位保存的會計檔案不得借出。如有特殊需要,經(jīng)本單位負責(zé)人批準(zhǔn),可以提供查閱或復(fù)制,并辦理登記手續(xù)。”這一嚴(yán)格的規(guī)定。但是這一有關(guān)會計檔案數(shù)據(jù)的內(nèi)部管理制度,與行政司法管理中的公開化、透明化監(jiān)管之間存在沖突,這就導(dǎo)致在實施的過程中存在執(zhí)行難度大、實施效度不充足等問題。比如對于司法部門執(zhí)行有關(guān)公務(wù)時,就會要求基層人民銀行出具有關(guān)的會計檔案憑證,基于上述分析,這樣就給會計檔案管理帶來比較大的困難。與此同時,由于基層會計檔案管理中存在的人手不足、職責(zé)不明以及會計檔案管理知識欠缺等問題,導(dǎo)致對于一些會計檔案的管理難以實現(xiàn)專人的保管,內(nèi)部管理制度執(zhí)行的不嚴(yán)格,就導(dǎo)致在會計檔案的管理中存在諸多的管理與監(jiān)督隱患。

    (三)會計檔案制度制定不完善,有關(guān)會計檔案監(jiān)督不到位

    在目前運作的會計檔案管理模式中,全轄市、縣兩級行包括事后監(jiān)督中心、業(yè)務(wù)核算部門和綜合檔案管理部門共9個部門參與會計檔案管理工作。對于會計工作檢查而言,會計檔案屬于其中一項最為基本的內(nèi)容,但是部分人民銀行在實際的會計工作檢查中,普遍存在只看登記簿的建立或檔案的裝訂整理等,對于一些檔案的入檔是否及時以及檔案的歸類是否正確等問題,實施檢查的比較少,結(jié)果就造成會計檔案監(jiān)督管理上存在漏洞。會計檔案制度制定不完善,主要表現(xiàn)在:一是對于會計檔案的保管期限不明確。在《中國人民銀行會計檔案保管期限表》中,涉及會計財務(wù)、國庫會計、貨幣發(fā)行會計等業(yè)務(wù)產(chǎn)生的會計資料的規(guī)定較為明確,但未提及事后監(jiān)督過程中產(chǎn)生的監(jiān)督資料保管期限。2004年下發(fā)的《中國人民銀行事后監(jiān)督中心工作規(guī)程》第二十七條規(guī)定:“事后監(jiān)督產(chǎn)生的文檔資料,由事后監(jiān)督中心按照檔案管理規(guī)定保管。”由于上述制度、規(guī)程對事后監(jiān)督過程中產(chǎn)生的監(jiān)督資料保管期限沒有明確、具體的規(guī)定,基層人民銀行在實施有關(guān)會計檔案的管理會出現(xiàn)真空和時緊時松現(xiàn)象,造成會計監(jiān)管的分散保存、多頭管理,這就造成一定程度上,有關(guān)會計檔案管理質(zhì)量得不到有效的保證。二是有關(guān)會計檔案監(jiān)督形成的資料歸類不明確。新的《中國人民銀行會計基本制度》明確了事后監(jiān)督部門的會計監(jiān)督職能,由于分別隸屬會計序列和政工序列的會計檔案管理部門,工作職責(zé)的側(cè)重點不同,管理力度、操作要求、執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)也不盡相同,涉及監(jiān)督形成的資料管理沒有明確歸屬哪一類會計資料。

    三、提升基層人民銀行會計檔案管理質(zhì)量的建議

    (一)嚴(yán)格會計檔案統(tǒng)一管理,明確管理部門責(zé)任劃分

    針對當(dāng)前存在的檔案管理部門分散帶來的問題,就應(yīng)在制定與實施相關(guān)會計檔案管理制度的基礎(chǔ)上,對檔案管理部門的職責(zé)進行明確的劃分,依據(jù)各部門之間存在的差異有效地規(guī)范會計檔案管理部門的職責(zé)。首先,為徹底解決基層人民銀行會計檔案管理存在的職責(zé)不明確、操作不規(guī)范、硬件不配套等問題,建議逐步實施“集中監(jiān)督,集中管理”的會計檔案管理模式。通過實施會計檔案資料的異地保管,定期對會計檔案進行復(fù)制,由事后監(jiān)督部門對監(jiān)督完畢的會計資料以及會計核算輔助資料進行統(tǒng)一整理歸檔,不再將監(jiān)督完畢的會計資料進行返還。其次,由于檔案管理涉及到多個管理部門,因此各部門要高度重視會計檔案管理工作,不斷強化自身在關(guān)于會計檔案制度管理方面的學(xué)習(xí),在掌握基本規(guī)定要求的基礎(chǔ)上,嚴(yán)格按照規(guī)章制度操作,嚴(yán)厲杜絕會計檔案管理工作中存在的主觀性和隨意性問題。再次,規(guī)范會計檔案交接、歸檔操作,嚴(yán)格會計檔案查閱手續(xù),庫房設(shè)施要滿足規(guī)定要求。不斷加強指導(dǎo)基層人民銀行還應(yīng)按照自身發(fā)展的實際,不斷地對本行的內(nèi)控制度中存在的問題進行及時的修訂,明確自身職責(zé),積極地將有關(guān)會計檔案管理的工作落實到人,對于檔案管理中存在的風(fēng)險進行有效的規(guī)避與防范。

    (二)完善基層人民銀行的制度管理,切實加大會計檔案的檢查力度

    為切實的強化基層人民銀行的日常管理,對于人民銀行的基層管理,就應(yīng)積極的強化自身的制度建設(shè)。首先,針對《中國人民銀行關(guān)于改進和加強事后監(jiān)督工作意見》強調(diào)了事后監(jiān)督職能定位,這一管理弊端,應(yīng)積極的將有關(guān)事后監(jiān)督資料劃歸到會計資料的管理范疇中,并及時的對事后監(jiān)管部門在實施監(jiān)管的過程中產(chǎn)生的主要監(jiān)督資料保管期限進行及時的明確;其次,針對會計檔案管理工作中的檢查,應(yīng)積極的從有關(guān)檔案登記薄記錄的完整性、整理的規(guī)范性、歸類的正確性以及入檔的及時性等方面著手,對于銷毀手續(xù)是否健全、安全措施是否符合規(guī)定等進行全面化的監(jiān)督與管理,以實現(xiàn)會計檔案保管的妥善以及存放的有序;再次,積極地對司法部門調(diào)閱會計檔案審批制度進行有效的完善,不僅要強化會計檔案管理人員的安全、保密教育,還應(yīng)對其在實施會計檔案管理中的保密與安全意識進行有效地提升,以積極的確保會計檔案的不泄密和信息的絕對安全;最后,為有效防止會計信息的安全管理,就應(yīng)加強與司法部門之間的溝通與聯(lián)系,積極的就基層人民銀行會計檔案信息的管理措施,進行有效的交流,從根本上確保人民銀行的信息管理安全。