導語：如何才能寫好一篇電子合同歸檔管理，這就需要搜集整理更多的資料和文獻，歡迎閱讀由公務員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

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關鍵詞：合同檔案管理 部門立卷 信息化 編研

【分類號】U231.3；G271

0 引言

地鐵工程建設周期長、參建單位眾多、專業復雜，地鐵工程圓滿順利地建成，合同的作用功不可滅。建設單位是通過合同制約、管理和監督各參建單位，參建單位依據合同完成各自工程項目。合同在中間是一個橋梁作用。而一旦發生糾紛，雙方可以及時運用合同檔案記載的內容依法維護各自的合法權益，合同又起到了一個憑據作用。另外，通過對合同檔案信息地提煉，把死檔案變成活信息。管理好合同檔案的意義就可見一斑。本文結合地鐵工程合同的特點及類別，針對合同管理過程中出現的問題，對地鐵工程合同檔案管理進行了探討，從而規范合同檔案管理，提高合同檔案管理水平。

1 地鐵工程合同特點及類別

地鐵工程合同檔案具有檔案和合同的共性，又因地鐵工程的特殊性和復雜性決定了合同檔案還具有以下特點為：專業性強，合同數量大，種類多。合同按內容可分為工程建設類合同、運營管理類合同、資源開發類合同、公司人事及行政事務管理類合同及綜合類合同。工程建設類合同分為勘察、設計、監理、咨詢、建筑承包、安裝承包、裝修承包、物資設備采購、工程、技術咨詢和專題研究合同、工程征地、拆遷、借地等與建設有關的其他合同、地鐵建設工程其他資金來源的合同等。合同按檔案類別又可分為管理類合同、基建合同、科研合同、設備合同、勞動人事合同等；

2合同檔案管理現狀

2.1.合同文件材料不符合歸檔要求：合同支撐性材料有些原件缺失，有些為復印件，附件不齊全等。公司合同管理實行的是承辦部門與相關部門審查會簽相結合的制度，每份合同都應產生合同審批簽發單、律師意見書、財務意見、各相關業務部門意見及其修改稿件和會議紀要等等合同支撐性文件材料，但是這些附件材料總是不齊，時有時無。

2.2部分合同未能及時向檔案室移交歸檔。目前除合約部主管的建設工程類合同定期向檔案室移交歸檔外，其它部門及下屬公司的合同很多還留存在各自手上。如運營公司在運營期間產生的國產化、科研技改合同；實業公司的物業租賃、廣告發包承包、合同、房地產開發、物資采購等合同；辦公室汽車采購、維修合同、辦公用品采購、其他行政管理合同；

2.3移交歸檔的合同文件材料散亂未經整理，合同整理組卷困難。因檔案人員對合同評審過程不了解，在對合同進行整理組卷時，常常對一些看似與合同無關的材料拿不準、傷腦筋，對于過程中反復修改的合同稿順序更是迷惑，而且因合同附件材料很雜亂，合同附件材料是否齊全、簽章手續是否完善也很難把握

2.4合同整理組卷工作積壓嚴重。地鐵工程合同量大，平時合同都是批量移交，批量簽收。每逢合同利用時或是突擊組卷或只能提供散份合同文件。未裝訂合同借出可能有合同附件遺失風險。

2.5合同電子文件目前尚未歸檔。

2.6合同檔案管理還停留在初級的合同整理、歸檔階段，尚未著手合同的編研，合同檔案資源價值尚待開發利用。

3合同檔案管理思路

3.1建立合同檔案網絡管理體系，推行部門立卷制。

由公司檔案室負責統籌、協調、組織、整理、保管公司所有合同檔案，并負責指導、監督、檢查和培訓合約部門及各下屬公司的合同檔案管理工作。合約部門及各下屬公司應分別確定一名合同檔案管理人員，負責合同及其相關文件材料的組卷歸檔工作。企業檔案管理規范明確指出誰產生誰收集，誰負責誰組卷。因為每份合同具體有哪些附件材料，材料之間相互關系只有承辦人員是最清楚的。讓具體承辦人預立卷，各部門下屬公司合同檔案管理人員組卷，實施部門立卷制才能保證合同檔案齊全、完整、系統，又能避免合同組卷工作大量積壓。

3.2制定合同檔案管理制度。用制度固化合同管理各部門的職責。

合同檔案管理制度是合同管理制度的一部分，通過建設合同檔案管理制度，規范合同檔案管理，提高合同管理水平，完整保存合同及其相關憑據材料。通過合同檔案管理制度明確合同檔案管理部門職責，合同歸檔具體要求及合同的利用。通過制度界定各部門各責任人的整理組卷的義務責任。通過歸檔制度明確合同及其相關文件材料的歸檔范圍及保管期限、歸檔時間、歸檔程序、歸檔質量要求以及歸檔控制措施。用歸檔范圍指導哪些文件材料應歸檔范圍。例如有關修改合同的文書、圖表、傳真件及合同成果性資料等均應為合同的組成部分，而一些跟簽發合同并無直接關系的審計材料、其它行政收發文及聯系單就不應歸入合同。通過歸檔要求固化合同移交清單，明確合同移交附件的準確頁數。通過合同利用制度明確合同正本原件無特殊情況不外借，避免合同借出遺失風險。各分公司、各部門員工確因工作需要須借出，須經分公司、分管領導簽字同意。合同還應每年清理一次。發現損毀、遺失，要查明原因及時處理，并追究相關人員責任。單份合同文本達二頁以上的須加蓋騎縫章，這些均需在合同歸檔要求中明確。

3.3 開展公司合同管理人員內部培訓，提升合同管理水平。

在公司內部開展法制宣傳，增強公司各部門合同管理人員法律觀念，增強合同歸檔意識。講解合同管理辦法及歸檔要求，明確合同整理細則，如何鑒定歸檔文件，如何排序，提高預立卷的案卷質量。同時可通過培訓對合同管理人員日常的合同副本文件的接收、借閱、發放管理等進行規范。進一步提升合同管理質理和水平。通過內部溝通交流，為下步實現合同電子文件的移交歸檔做好準備。

4.4加快合同檔案信息化建設

公司目前已開發運用合同管理系統用以對合同執行情況進行跟蹤。但是合同管理系統與檔案管理系統還不能對接。檔案管理系統的合同信息完全還完全依套手工錄制目錄和掛接電子文件目錄。如果把兩者對接起來，就能避免大批量的合同文件電子目錄掛接工作量，減少人為失誤。實現以后同步合同電子目錄與電子文件同步傳輸，即便于合同檔案管理，又方便合同查詢利用利用。

3.5開展合同檔案編研工作，加強合同檔案資源開發。

通過對合同信息進行著錄，根據各部門需求，編制各類合同信息小冊子和合同檔案檢索表，發放到相應部門，或是通過如OA平臺或是信息管理系統平臺合同目錄信息等活動，即可以從合同中提煉出重要信息方便各部門利用需求，又可通過對合同信息的匯總給領導層提供決策參考。合同不僅是一種憑證，更是一種資源。把死檔案變成活資源，把死合同變成活信息。

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關鍵詞：行政管理 電子文件 電子檔案 管理

隨著科技的進步，計算機技術、網絡技術的發展，電子計算機和信息網絡技術已經進入人們工作、生活的各個領域。電子文件做為計算機技術與辦公自動化技術及結合與發展體也走入我們行政管理日常工作之中，已成為人們完成各種行政管理工作的重要工具，逐步被普及和確認并被廣泛應用。今天，人們坐在舒適的辦公室里，利用計算機鍵盤、鼠標、網絡，將行政管理決策、指令、行動方案、合同等電子文件發出（或接收），即可履行職責、完成業務活動。現代信息技術完全徹底地改變文件寫作、傳輸、接收、存儲、搜索、獲取、拷貝、加工、控制等各項工作，使我們傳統的工作方式等諸多方面產生了革命性的變革。然而電子文件的管理并不是一項簡單的工作，在人類發展的歷史長河中，從最初的“結繩記事”到電子文件出現前的各類型載體檔案，沒有什么像電子文件能給行政工作中的檔案管理帶來深刻的震撼與變革。電子文件歸檔后即形成電子檔案，作為一種新的信息集合體已經進入檔案管理的范圍。電子檔案管理是一項極其復雜的技術工程，從這個意義上說，也可把電子檔案管理稱為“電子檔案技術工程”。經過幾年的探索，目前各國檔案界對電子文件有了初步統一的認識，并對電子文件管理有了一定的實踐經驗，在信息化飛速發展的今天，檔案已不再局限于傳統意義上的紙質檔案，電子檔案"檔案數字化"檔案信息網絡化延伸了傳統檔案的內涵! 人們在行政管理日常工作中對電子文件和電子檔案的管理問題越來越關注，電子文件歸檔工作的推行大大方便了文書檔案的利用，提高了檔案管理工作的現代化水平，同時也引出諸多值得思考的問題。

一 電子文件的定義及特點

電子文件的定義

電子文件是人們為了某一目的，在計算機上，用一定的格式和處理方式生成的信息的組合，使人們在社會活動中形成的，以計算機盤片、磁盤和光盤等化學磁性材料為載體的文字材料，依賴計算機系統閱讀、處理，并可在通信網絡上傳送的文件。它主要包括電子文書、電子信件、電子報表、電子圖紙等。電子文件的某些特性與紙質文件存在著很大的區別。要利用和管理好電子文件，就必須了解其特性及特點。

電子文件的特點

1．應用發展的階段性。

辦公自動化的應用是不斷發展變化的過程。設備的規模不斷擴大，例如一些單位的計算機網絡，就是分別由幾前的十幾臺終端的小局域網，發展到現在的數百臺終端的大型網絡，甚至連接成國際網，處理的業務也由點發展到面，幾乎覆蓋了辦公業務的全部流程。在不同的應用發展階段，電子文件的作用也不同，它們分別是草稿性電子文件（計算機只起打字機作用）、輔電子文件（紙質文件為主，電子文件為輔），正式電子文件（電子文件為主，紙質文件為輔），無紙電子文件（使用中完全取消紙質形式的電子文件）。

2．設備依賴性。

離開了計算機及相應的軟件，電子文件就無法生成、傳遞、識別，決定其設備依賴性的因素有：數字編碼因素、硬件因素、軟件因素、設備更新因素、加密因素等。僅設備更新因素，就會給電子文件的長久保管帶來很大困難。一般的計算機幾年后就可能被更新，而一些耐久性的光盤等電子文件載體也許可以保存幾十年甚至100年。若干年后很可能出現雖然有保存完好的光盤，但是已找不到讀取設備了。

3．電子文件信息與載體的相分離性。

電子文件可以在不同的計算機之間傳遞，也可以在不同的載體之間相互復制，而信息形態無任何變化。于是很難象紙質文件那樣確定哪個是“原件”。這個性質直接影響到如何才能保證電子文件的真實性、可靠性和完整性。 

4．電子文件的易更改性。

電子文件在其生成、運轉、歸檔過程中文件內容極易被修改，并且修改更改能做到不留任何痕跡，所以為保證其安全及原始性，需要解決很多的技術難題。電子文件的多媒體集成性，文字、圖形、聲音、影像等多種媒體信息均可以單獨或相互搭配構成電子文件的內容，使得其組成和結構要比紙質文件復雜得多，甚至會造成同一份電子文件的信息存在不同的載體上，給保管帶來很多問題。 

5．電子文件非實體歸檔的可能性。

不論電子文件實際存在什么位置，都可以做到在不改變其物理存儲位置的情況下進行邏輯歸檔。也就是說，人們認為是“集中”歸檔保存的電子文件，實際上可能分布在計算機網絡的各個角落，甚至相距十萬八千里。由此而來的問題是一旦網絡毀壞，電子文件就可能永遠丟失了。

 6．電于文件對背景信息和元數據的依賴性。

背景信息是指伴隨著電子文件的生成和運作過程產生的人員和機構等方面的信息，對于普通紙質文件來說，一般的原件上或附帶的表格中直接記錄了單位交接，報批簽署等背景性內容，也就是說文件本身已包含了背景信息，電子文件則不同，背景信息與文件內容信息常常被分離保存，如果背景信息丟失，會直接影響電子文件的憑證作用或價值。元數據是指構成電子文件數據的數據，系統平臺和軟件資料等一切與生成和恢復電子文件有關的數據。元數據由于具有隱含性而使人往往忽視了它的存在，可是一旦元數據被丟失或破壞，電子文件原始的形態就會改變，甚至會失去可讀性，可見保證背景信息和元數據的完整與正確是至關重要的。值得重視的電子文件特性還有不少，例如信息共享性、非直讀性、標準化依賴性等，制定電子文件歸檔管理辦法的標準時，必須針對上述性質采取措施。

二、電子文件的發展趨勢

辦公自動化、無紙化等事務的出現，使檔案的生成方式發生很大的變化，諸如文件的起草、簽發、催辦、歸檔等運作過程在計算機和通訊線路中進行，這樣檔案的前身必須以機讀文件為主要形態，那么檔案也自然以機讀形式存在，這些檔案的利用方式與紙質載體檔案的利用方式有很大差異。這種變化預示著檔案工作者將面對更多的機讀性是以磁盤為載體的檔案。廣大信息檢索者關心的是信息的內容，這些信息可能來自不同的機讀形式的檔案中，把這些檔案信息綜合系統的提供出來是檔案工作者義不容辭的責任。不失時機的提供有價值的檔案信息，必須有一個“去粗取精，去偽存真”的過程，使得機讀形式的檔案信息具有系統性、真實性、有價值性，用戶才能獲得更為完善的服務。由此看來，檔案信息電子化是檔案利用工作發展的必然趨勢。

三、電子文件在歸檔管理上存在的問題

電子文件的形成、收集積累貫穿于行政公務、科技等工作的始終，電子文件的形成者或承辦者最熟悉電子文件內容和電子文件之間的關系，由他們收集積累并整理歸檔，才能保證電子檔案的質量。電子文件的形成、收集積累、整理和歸檔工作，應由形成者或承辦者按照歸檔要求將形成的電子文件收集積累下來，進行整理歸檔，向檔案部門移交。 電子文件的歸檔，應按歸檔工作程序和步驟進行，這樣才能有效地保證歸檔的電子文件的真實性、完整性；有利于歸檔工作的全過程管理；在電子文件形成階段就要做好收集積累工作，建立必要的記錄和登記。要求歸檔的電子文件必須真實、完整，要系統地反映工作的過程和結果，電子文件的歸檔應由形成者進行整理并編制歸檔說明，經有關領導審批后向檔案部門移交。歸檔前，檔案部門應協助電子文件形成者或承辦者進行整理，同時對歸檔的電子文件進行檢查、檢測、驗收。歸檔工作是由文件管理轉換為檔案管理的基礎，它的質量關系到整個檔案管理水平，因此必須有質量控制措施，以保證這項工作的正常進行。要嚴格電子文件歸檔的檢查、檢測程序和制度等。

據了解，在很多辦公自動化系統設計時沒有檔案工作者參與，或者因檔案工作者缺乏相關知識無法參與意見，使得電子文件從生成到歸檔存在著不少問題。已經發現，一些部門的電于文件管理不嚴密，存在被刪改的可能；還有的單位由于存儲器的容量問題，使新產生的電子文件可以不斷地覆蓋舊的電子文件，造成電子文件的不完整；有的存儲過于分散，未實現集中脫機保管，計算機系統如出現問題，電子文件可能丟失；還有的單位未考慮電子文件與紙質文件共同歸檔管理的適當辦法；甚至一些單位采用了“無紙”辦公方式，由于對電子文件管理存在隱患，可能造成更為嚴重的后果。以上問題，如果在電子文件歸檔時才考慮就已經無法挽回了，下面對一些主要問題進行分析介紹。

（一）網絡是電子文件的生存基礎也是引起管理問題的根源

電子文件之所以涉及范圍迅速擴展、數量急劇增加，最主要的原因就是計算機網絡化的快速發展。計算機網絡的發展在短短幾年中就深入到世界的各個角落，可以想象，網上的信息量無疑是天文數字，何況互聯網絡還正在高速發展過程之中。我國政府上網工程也已經啟動，1999年各個部委開始在互聯網絡中建立正式站點和主頁。一些較大部委符合開放條件的電子文件將會陸續進入互聯網絡，網絡化帶來的突出問題是，多數辦公自動化網絡的建設沒有檔案部門參加，而多數檔案工作者又對計算機網絡了解甚少，缺少參與的能力。

可以想見，這樣建成的網絡中，對電子文件的歸檔管理不可能完全符合檔案管理的要求，存在的問題不會少，例如從安全方面看，據計算機安全專家的調查，約有10％的局域網在新建立過程中就受到過病毒感染，運行3年后從未發現過病毒的網絡只剩約10％；而接入互聯網所遇到的非法訪問則難以計數，現有的“防火墻”等技術對“黑客”高手往往防不勝防。如果一些網絡只設計了電子文件的邏輯歸檔功能，而沒有考慮對其進行物理歸檔，一旦網絡毀壞，電子文件的丟失將難以避免。

（二）技術發展和更新過快，造成電子文件長久保管的困難

日新月異的多媒體技術使電子文件的技術環境及存儲結構更加復雜。如果只限于單純的文字處理范圍，電子文件信息處理的標準化程度還比較高，而且技術環境的復雜程度也有限，但是伴隨著多媒體化，電子文件就成了很復雜的多種信息的混合物。例如，為適應辦公習慣，在文字處理文本上，可以簽署具有圖形屬性的手跡批示，甚至聲音批示，使同一份文件的不同信息存放在不同地點或不同的數據庫中。又由于技術更新太快，非標準信息必然增多，使電子文件離開了特殊環境就失去了可讀性。

（三）電子文件的真實性。

實際工作中，影響電子文件真實性的因素有很多，從電子文件的生成到歸檔缺少規范的程序化管理；收集電子文件時，忽略采集背景信息和元數據；一些草稿性電子文件處于自生自滅的狀況；多數電子文件與其相對應的紙質文件之間未建立統一的管理方法；還有部分電子文件已實現無紙化，只對其進行了邏輯歸檔；存儲電子文件選用的載體不耐久；保證電子文件真實性的技術過于復雜，難以采用等。 

（四）電子文件的法律效力尚不明確

通常文件的法律效力都是與其載體相關來確定的，例如紙質文件、文件的縮微品等。電子文件由于沒有固定的載體。制定相應的法律認定條文就遇到很大困難。這也就是光盤、磁盤，磁帶及其他多種新型材料為載體的電子文件未能及時制定法律認定條文的原因。  

針對電子文件在歸檔管理上存在的問題的對策

面對大量的電子文件，檔案工作者不能消極等待，而必須積極行動，針對電子文件管理中的問題采取措施。以下是國內外對電子文件管理所采取的一些主要措施的歸納和介紹。

（一）檔案管理工作提前介入電子文件的運作和管理

各國的檔案管理工作一般都是與文件管理工作分開進行的。鑒于電子文件的特點，一些國家已開始采取措施，使檔案管理的要求向前延伸到文件管理工作中。例如，加拿大等國，按檔案工作要求制定的“文件保管期限表”，可以說就是考慮了檔案管理的要求從文件生成起建立起的文件檔案，并且編制了通用軟件包，實現了電子文件與紙質文件的統一管理。

我國檔案工作主管部門也在積極尋求對策，其設計中對策的主要目的是把目前的公文辦理和檔案保管的分段管理狀況，從對電子文件連續管理的角度統一起來，并提出符合檔案管理的原則要求，包括從電子文件的形成，運行到歸檔管理，應當由主管部門或負責人統一協調，指定專門機構或人員負責；在電子文件的形成，積累、歸檔、保管過程中，應及時登記設備環境，相關數據等，以保證電子文件歸檔的質量；生成電子文件的專用軟件必須一同歸檔；對已歸檔的電子文件的管理，應有嚴格的制度和有效的技術措施確保其信息的原始性、真實性和完整性；作為檔案長期保管的電子文件應與相同內容的紙質文件或硬拷貝一同歸檔；為確保歸檔電子文件的完整性和有效性，應當從電子文件形成起，就進行妥善的管理；定期把符合歸檔條件的電子文件信息聯機傳送，在計算機網絡上集中，并按檔案管理要求的格式存儲到可長期保存的脫機載體上；具有保密要求的電子文件，上網時必須符合國家或部門的規定，要有必要的安全保密措施。電子文件嚴禁上開放的網絡。

（二）相關標準的制定

由于電子文件涉及的技術環境較復雜，采用標準化的方法進行管理會更細致、周全、易于操作。我國也正在抓緊制定“CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求”和“電子文件歸檔及電子檔案管理方法”兩項標準，前者主要是對CAD電子文件的光盤存儲和保管進行規范。后者則是對公文類電子文件和電子檔案，從收集、積累、整理、歸檔、移交、保管、利用、統計等方面作出較細致的規定。 

（三）電子文件的分布式管理 

由于電子文件具有的特性，如果按傳統方法集中到一個檔案館，會產生許多難以解決的問題，如頻繁的設備更新耗費大量的資金使檔案館難以承受，而一旦設備落伍，將危及電子文件和電子檔案的有效性，再如網絡上可以實時進行電子文件的歸檔工作，而向檔案館的集中則必須定期進行，會降低效率、增加成本和產生一些漏洞，所以澳大利亞等國家在檔案法中規定“對于具有持久價值的電子文件，檔案館不要求部門將電子文件的載體送交檔案館保存。但當電子文件保留在產生它的部門時，應由檔案館對這些電子文件進行登記，并加以控制。”此方法被稱為“電子文件的分布式保管”。

目前我國對電子文件和電子檔案的分布式管理尚未認可，但在一些分布式的辦公自動化網絡中，對電子文件的實時歸檔方面也采取了類似的方式。

（四）使電子文件歸檔時改變結構，脫離原來的軟、硬件環境，以便長久保管

 針對電子文件的設備依賴性，一些國家采取了相應措施，使電子文件脫離了原來的軟、硬件環境，以利于長久的保管要求。例如，挪威承擔了北歐國家共同的“電子文件管理工具（TEAM）”項目的開發。該工具軟件包將數據庫文件以展開方式存儲，由于去掉了原數據庫復雜的索引結構，使電子文件保管時不再受原數據庫的條件限制，在日后需要使用這些電子文件時，可通過查詢語言檢索，只是效率較低，不過通過查詢語言檢索還可重建原始數據庫的邏輯結構。 

我國目前還未發現采用此類方法的嘗試，原因可能是我國幅員遼闊，情況較復雜，用一個軟件包對多種數據庫的電子文件進行展開處理非常困難。另外，被展開存儲的電子文件，能否不改變地恢復成原來的模樣，尚存在問題。 

（五）對電子文件法律效力問題的解決

目前對電子文件的法律效力問題還未有很明確的解決方法。但是，鑒于電子文件已經大量產生，不少國家對此問題作了規定，一般是以嚴格的管理程序保證電子文件的憑證作用。例如加拿大等國家規定，符合國家規定的管理程序產生的電子文件具有憑證作用。不過在實際案例的操作中，并不是所有的法庭都認可電子文件的憑證作用。 

目前我國對電子文件的憑證作用，還沒有很明確的規定。實際上是把這個問題包含在計算機信息系統的整體法律認定上，例如，具有法人資格部門的計算機系統產生的電子文件記錄應當對該部門的活動具有憑證作用。很多國家當前也是采用了這種對策。看來，這個問題的解決除了行政辦法外，還要依靠更加嚴格的技術措施才行。 

（六）對電子文件真實性問題的解決

由于電子文件可以隨時變換載體，或被不留痕跡地改動，所以為保證電子文件的真實性要采取專門技術措施。電子文件的形成、處理、收集、積累、整理、歸檔、保管和利用等各個環節，都有信息更改、丟失的可能性，建立并執行一整套科學、合理、嚴密的管理制度，從每一個環節堵塞信息失真的隱患，對于維護電子文件的原始性、真實性十分重要。例如，有的辦公軟件用電子印章或電子簽名的方法對電子文件進行簽發處理，還有的辦公自動化網絡中，可自動對每份電子文件的修改，存取，傳輸等任何操作都進行實時登記，以密碼形式存儲并有防刪改措施，從而為隨時印證該電子文件的來龍去脈提供完整、細致的查考信息。

五、結論

檔案的電子化管理，檔案信息數字化，是檔案工作中的一個新課題，它面臨一些不可回避的新問題，它是在檔案工作初步實踐中的一個新生物，雖然還存在一些有待解決的問題，但我們不能不承認，電子檔案的管理，在檔案現代化管理中不僅減輕了勞動程度，而且極大地提高了工作效率，隨著現化化進程的不斷深入，檔案管理軟件系統的不斷開發，電子文件檔案的管理將在現代的檔案管理工作中發揮出它應有的作用。

  總之，對電子文件和電子檔案的管理問題已經引起了很多檔案工作者的重視，有關的研究工作正在逐步深入進行，相信將會有更多的經驗產生。

   

參考文獻：

[1] 《電子檔案管理基礎 》 清華大學出版社（ 王萍、宋雪雁 編著）

出版日期 ：2006 年 2 月

[2] 《電子文件管理教程》人民大學出版社（馮惠玲主編）

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[3]《檔案管理現代化》浙江大學出版社出版日期 ：2002 年 8 月

[4]《電子文件歸檔管理的探索》中國檔案出版社 （馬玉玲主編）

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[5] 檔案信息化建設導論[M].楊公之.中國檔案出版社,

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[6]《電子文件管理基礎》，丁海斌：中國檔案出版社，

出版時間：2002年版。

[7]《電子文件管理導論》，劉家真編著.武漢大學出版社

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（一）組織管理不到位。一是未建立合同管理制度。主要表現在：未明確合同授權審批和簽署權限，未建立會計財務部門與合同承辦部門溝通協調機制和合同履行的監督檢查機制，也沒有對合同起草、審核、簽訂、執行、監督等全過程控制；二是未設置具體的合同管理崗位及人員職責，未建立合同管理臺賬和合同管理檔案，合同分散在內部各主辦部門管理，保管又分散在各經辦人手中；三是合同印章使用不規范。如有些單位對簽訂合同使用的印章類型未作統一規定，對外簽訂合同有的使用單位行政公章、有的使用合同專用章，有的使用財務專用章或單位辦公室公章等；四是基層央行普遍未設立專職的法律顧問和公職律師。（二）合同訂立及審核環節管理不到位。1.合同條款約定不完整。一是未明確合同標的、數量、質量、價款、付款條件、違約責任、驗收日期、驗收方法等內容；二是未明確合同的有效期限和合同終止條件，少數裝修改造工程合同沒有對工期作出規定，也未約定款項的支付時間和方式以及收取質保金等內容；三是少數合同缺少關鍵條款，存在一定的法律風險，如某單位分別與兩家公司簽訂辦公樓窗戶改造安裝合同和空調維修保養合同，兩份合同中均未明確安裝（維修）人員的安全事故責任。2.合同簽訂存在瑕疵。一是未對合同主體資質進行考察，部分協議供貨單位未提供資質證明文件；二是少數合同沒有法人代表簽字（用簽章代替）；三是有些存在招標公示期未到即簽訂合同，或存在履約時間早于合同簽訂時間的現象；四是合同簽訂主體不合規。主要表現為：簽訂合同的主體為基層央行內設部門，由部門負責人（未經授權）簽字并加蓋部門印章。3.合同審核把關不嚴。一是有些簽訂的合同未經法律部門審核，或存在先簽訂合同后經法律部門審核的現象；二是少數合同雖經法律部門審核，但仍出現合同條款與招標文件不一致現象。如某單位與某基建項目管理公司簽訂《建設合同招標合同》，約定招標服務費由中標人支付，而招標文件中則確定由招標人支付服務費；三是法律部門審核意見未得到重視。主要表現在：少數基層央行對法律部門提出的修改意見或建議基本不予以采納，且未見理由。4.長期合作對象合同簽訂期限待規范。如基層央行與電信、聯通等網絡運營商存在長期租賃的關系，有些基層央行為減少合同簽訂的次數，一般簽訂的網絡租賃合同約定期限都是幾年以上，合同期限過長，在網絡資費不斷下調的趨勢下，基層央行的利益保護會受到限制，承擔的合同風險會相應上升。（三）合同履行和監控不到位。1.合同變更不規范。一是少數合同重要內容變更未簽訂補充協議。如某單位與物業管理公司簽訂物業服務合同，約定服務事項包括辦公樓保潔、保安、收發管理、綠化管理，但在合同履行期內，服務內容增加了老干部活動室、食堂等保潔工作，而又未簽訂補充協議；二是合同變更未經雙方確認。如某單位與某物業公司簽訂勞務合同，崗位數量由5個改變為4個，變更合同上僅有某物業公司一人簽字（加指印），未見用工方即某單位負責人或被授權人簽字。2.合同履行存在薄弱環節。主要表現：一是未追究違約責任。如某單位與施工單位簽訂的《建筑工程施工合同》竣工日期為2016年9月4日，而實際竣工日期為2016年10月28日，竣工延期了54天，未見三方確認同意的工程延期說明，也未按照合同要求履行違約責任；二是未按合同約定的標準進行驗收，或驗收手續不完善；三是未按合同約定時間付款，或未按規定留存質量保證金等。3.合同后續的跟蹤不到位。目前，基層央行普遍更注重對合同的事前審核，對合同的履行、變更、解除、違約責任、合同風險責任的追究等方面關注不夠，對合同的事中和事后監督管理缺位，未對合同的履行情況及實施效果進行監督檢查和分析，無法保證合同簽訂后的實施效果達到預期目的，同時也無法確認在合同履行過程中如果出現問題，能夠采取有效措施保護自身的利益。

二、基層央行合同管理中存在問題的原因分析

（一）合同管理制度不健全。目前,基層央行的上級管理部門還沒有建立一套統一全面的合同管理基本制度，基層央行在建立和完善合同管理相關制度時，無章可循、無據可依，缺乏上級行系統部署和頂層設計的制度進行統一指導和規范，導致基層央行合同管理工作缺少制度規范，存在著一定的制度性風險。如：對合同履行情況的監督檢查，因缺乏上級行的政策指導，基層央行對做好此項工作的積極性不高，沒有建立合同履行監督檢查機制，也沒有履行監督檢查職責，影響合同履行效果。（二）合同管理職責落實不到位。首先，合同簽訂部門及經辦人員對自身在合同管理中的職責認識不足，認為合同管理應該是法律事務部門或集中采購部門的事情，所以在合同起草、談判等關鍵環節還存在把關不認真、核心條款審讀不仔細，致使條款內容不完整、必備要素缺失、合同后續管理松懈等；其次，基層央行法律事務部門多為兼職人員，日常事務較多，加之合同標的金額較小、合同對象較為固定，受慣有的工作習慣和“熟人”思想的影響，審核合同時容易產生麻痹思想，沒有引起足夠的重視，難免出現一些合同雖經法律部門審核但仍存在瑕疵的現象。（三）合同管理人員法律意識不強。基層央行合同管理人員多為事權部門綜合人員，雖然具有一定的專業技術知識和管理知識，但卻不具備法律專業知識，且缺乏相關法律知識培訓，不能滿足合同管理工作需要，給合同管理帶來風險隱患。還有部分合同管理人員風險意識淡薄，只注重合同起草，忽視合同簽訂、審核、執行等過程控制以及合同檔案管理，導致了無授權簽訂合同、合同條款約定不完整、法律部門意見未采納等現象發生。

篇4

【關鍵詞】機械；租賃合同；簽訂；履行；歸檔

世界首座“懸索+塔樓”景觀橋揚州萬福大橋位于市區新萬福路上，是揚州市區首座雙層大橋，橋寬22米，上層行車為機動車道，下層供非機動車和行人通行，實現人車分離。建造過程中，本項目租賃了汽車吊、塔吊、浮吊、半掛車等眾多起重設備和運輸設備。機械管理部門經深思熟慮，決定以機械租賃合同管理為抓手，超前、規范、嚴謹的開展各項工作。

1合同簽訂環節

1.1熟悉資料，仔細調研

首先進場后應第一時間熟悉施組、施工調查報告、營銷交底、項目管理策劃書等重要資料，對整個項目過程需求設備的規格型號、數量做到有的放矢。其次多方調查資源，確定設備來源，或內租或外租或自購或分包隊伍自帶。最后編制《項目總體性機械需求計劃及成本預算表》。

1.2合作伙伴，優先考慮

經過眾多項目的篩選，公司機械管理部門建立了《合格租賃供應商名單》。首先應與名單中的合適單位取得聯系，優先使用，其好處有三：（1）大大減少了尋找租賃資源的時間，提高了效率；（2）長期合作伙伴，有過合作經歷，對項目各項工作的適應性強；（3）可降低使用成本，減少資金支付比例。例如萬福橋租賃了浙江永安工程機械有限公司的振動錘，在項目需要時隨時進場，無需提前支付押金；租賃了陽新縣榮興信息咨詢服務部的平板駁，價格即合理又能保證24小時作業；租賃了之前合作過的25T汽車吊，月租單價為2.6萬（2個司機）。建議在公司層面，按地理區域劃分，壯大合作伙伴隊伍，及時更新《合格租賃供應商名單》。

1.3集中租賃，效益凸顯

萬福橋前期棧橋、水中墩施工共使用2臺50T履帶吊、2臺80T履帶吊，是首個在公司試行機械設備集中租賃的項目，通過公司集中招標確定供應商和租賃單價、項目簽訂合同和日常管理的集中租賃模式，使50T履帶吊月租單價控制在3.8萬（市場價4.5萬）、80T履帶吊月租單價控制在6萬（市場價6.5萬）的價格水平，以預計使用5個月計算，節省租費12萬，還不包括操作司機集中管理、資金支付、管理協調方面的收益。

1.4外拓資源，降低成本

萬福橋受廖家溝內河橋梁凈空的限制，全回轉浮吊無法進入施工水域。經項目部和公司機械管理部積極溝通，經多方尋找資源和租賃比選，租賃了一臺50T浮吊和80T浮吊，前者月租單價7.4萬（包括振動錘、發電機組），后者月租單價12萬，均為局指導價的一半，大大降低了機械租賃成本。

1.5合同范本，積極采用

公司范本合同，內容全面，雙方權利義務清晰，違約條款明確，因此我項目所有租賃合同均采用了公司范本合同，有效的規避了合同風險。

1.6公司授權，規范齊全

根據公司規定，本項目需兩級評審的合同均按要求進行了項目部評審和公司評審，經公司職能部門審核，單項授權后簽訂合同。通過層層合同把關，努力做到合同內容的完整性。

2合同履行環節

2.1重視租賃單價

嚴格控制機械租賃單價，通過多種途徑、多種方式，從源頭上做到低于局指導價和市場價格。

2.2重視租賃期限

因有些設備租賃期限較長，甚至超過1年或2年。在期限未知的情況下，應在合同中明確相應單價的租賃期限。如萬福橋80T浮吊合同中規定“租賃期限6個月內，租賃單價：壹拾貳萬元/月(￥：120000元/月)；超過6個月，從第7個月起租賃單價壹拾壹萬元/月(￥：110000元/月)。”

2.3重視司機數量

根據以往經驗，較多設備均要配備2名操作司機，滿足24小時作業的要求。在工程前期，確實也需要2名司機上崗，但在項目中后期隨著項目工作強度降低、工作時間減少，配備1名司機也可滿足施工要求，但仍按2個司機的費用支付租費。因此，萬福橋租賃的13m貨車在合同中就明確了1個司機和2個司機兩種租賃單價。

2.4重視資金支付比例

根據本項目施工合同“季度結算、過程支付比例為55%”的資金支付情況，首個向出租方提出了“結算后次月90日內支付上月結算金額的60%”的相應條款，經過耐心溝通，本著“長期合作、互惠共贏”原則，出租方均同意了此條款，這樣大大降低了項目的資金壓力，從合同上保持了機械租賃隊伍的穩定。

2.5重視發票

以往租賃合同中僅明確了含稅價多少或者規定出租方提供等額發票。至于提供什么種類的發票，是增值稅發票還是普通發票，是租賃發票還是運輸發票，很模糊。因發票的種類和稅點不同，就會出現出租方隨意開具發票，或者和當初簽訂的合同當事人名稱不一致，或者發票種類錯誤，對以后的付款、審計帶來系列問題。因此，在合同談判中，應和財務部門積極溝通，在合同中明確發票種類。

2.6重視安全環保

萬福橋靠近水源保護區，避免油污污染一直是業主擔心的問題。因此在合同中明確了船舶出租方需配備垃圾筒、吸油氈、木屑、棉紗及相應的違約條款等。

2.7重視燃油管理

萬福橋對通用機械設備（如履帶吊）合同范本作了補充條款：“乙方必須嚴格遵守甲方的燃油使用規定，如甲方發現乙方人員有盜賣甲方燃油或其它材料，甲方有權要求乙方賠償損失并承擔2倍月租金的違約金，且有權向司法機關舉報。”

2.8重視日常管理

萬福橋對通用機械設備（如履帶吊）合同范本作了補充條款：“乙方操作司機應認真、及時填寫《機械運轉手冊》和日常工作簽單，甲方機管人員在每月檢查中如發現上述記錄不規范或不及時，可在每月結算中扣除500元。”和“因甲方工期緊張，乙方除必要的休息時間和維修時間外，應滿足24小時工作制。”

3合同歸檔環節

3.1合同存檔應規范有序

無論是兩級評審的合同還是項目部單獨評審的合同，均應有合同編號。編號應不斷號、不重號，按合同編號有序排放，并建立合同臺賬。

3.2合同原件需妥善保存

合同原件必須在機電部留存一份，對合同原件均應掃描成電子版存檔。

篇5

一、資質管理方面工作情況

由于我以前從事出納工作，這是第一次接觸資質管理、合同管理的工作，這其中有個角色的轉變，雖然出納工作使我熟悉了我院的管理制度以及合同管理細則等，為以后的工作打下了良好的基礎，但由于資質管理工作以及分支機構生產經營管理的性質不同，使我在工作中有些被動接受、缺乏創新的工作作風，但在朱科長的關心和幫助下，使我很快就轉變了思想，進入了工作角色。

四月份完成了湖北省第九屆“守合同重信用”材料整理及申報工作，完成了院工商營業執照年檢以及企事業單位組織機構代碼證換證及年檢工作。并對全院各類資質進行了一次清理，按資質證件的使用范疇及用途重新分類，制作成相應的電子明細表，便于借閱人員查看，對日常資質證件（原件及復印件）借用進行了登記、維護管理工作。

五月份協助深圳分院、黃岡分院、珠海分院在當地建設部門登記備案工作，以及完成了當月的合同管理統計工作；協助院辦等部門，收集整理2002年院施工的重慶萬州草街子地質災害防治施工項目原始資料；以及各分支機構投標使用資質借用歸還登記管理工作。

六月份完成了“全國工程勘察設計單位誠信單位”牌匾、證書申領工作。協助各分支機構項目投標工作，做出謀劃策之功效，如：南寧分院參加南寧藝術館工程勘察項目投標，荊州分院武荊高速公路連接線粉噴樁檢測項目投標等工作。按市建委工程勘察設計處和武漢勘察設計協會的要求，將我院基本情況等相關資料報送《武漢勘察設計》網站，建武漢勘察設計網絡數據庫。完成1-6月份半年度合同統計工作，以及生產經營統計匯總工作。

七月份協助xxx科長順利完成了地質勘察資質（固體礦產勘察、水工環、液體礦產勘察）三個甲級資申報工作，這也是我第一次參與資質維護管理工作，實現中學到了很多的知識，豐富了我的工作經驗，此項工作已圓滿完成并已為我院取得了三個甲級資質。完成了我院《武漢市工程勘察設計行業誠信單位》申報工作，此項工作也得到了好的結果，我院被評為武漢市28家工程勘察設計誠信單位之一。

八至九月份協助并完成了測繪資質年檢工作，新的測繪資質也已領取，并對我院地災類（勘察、施工、評估、設計）資質復審材料進行整理工作。

十至十二月份完成了報送國土資源部地質災害治理工程勘察設計施工和危險性評估四個甲級資質復審材料申報工作，此項工作已由國土資源部審批過兩項地災施工和地災評估甲級資質，還將等待另兩項資質審批。完成了報送局企業指導處《單位資質和個人職業資格證書情況信息表》資料。完成了上報湖北省建筑行業十強申報工作。

二、合同管理以及分支機構服務方面工作情況

在合同管理方面對當年所簽訂的合同xxx多份合同進行了編號、蓋章登記，合同項目顧客評審表進行分類，并在OA系統上對所簽訂合同進行了電子數據管理，并在規定的時間里完成了*年每月生產經營統計匯總工作。對于各單位情況不同對合同管理也采取了不同方式催收歸檔工作，使其我院合同歸檔率占xxx%以上，有效防止了因合同原因而產生的不必要麻煩。

對于分支機構服務方面也是任勞任怨只有各分支機構有快件過來，都會想盡辦法為其辦理，并在最短時間內給他們寄郵回去，以不耽誤對方工作為目的，從不因個人問題而延誤工作。

完成了*年度省、市勘察協會會費上繳工作。

三、管理工作中的經驗與體會

1、由于我以前從事出納工作，這是第一次接觸資質管理、合同管理的工作，這其中有個角色的轉變，雖然出納工作使我熟悉了我院的管理制度以及合同管理細則等，為以后的工作打下了良好的基礎，但由于資質管理工作以及分支機構生產經營管理的性質不同，使我在工作中有些被動接受、缺乏創新的工作作風。

2、還需加強了部門間的溝通合作。作為企劃經營部，平日多與各部門加強聯系，做好協調服務管理工作。為了我院目標，各部門緊密協作，減少內耗，充分發揮團隊精神，利用集體的力量提高了我院整體作戰能力。

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關鍵詞: 施工合同；合同管理；解決對策

中圖分類號：TU723文獻標識碼： A

引言

近年來國內建筑市場上的競爭愈演愈烈,施工企業往往需“過五關斬六將”，通過建筑工程交易中心的資格審查、搖珠、競標、開標等一系列環節后，才可能承接到工程項目，而即使承攬到手，也大多僅有微利甚至可能是零利潤。建筑施工企業要繼續生存發展而不遭淘汰，關鍵在于建立良好的信譽和實力，施工企業能否實現合同工期是取得信譽的重要條件。因此，要在確保工期達到合同條件的前提下，盡可能降低工期成本，提高經濟效益。而施工項目的各種經濟活動都是以合同或協議的形式出現，所以要不斷建立和完善建設工程施工合同管理制度,為我國施工合同管理的制度化、規范化提供了有力保障。

一、施工合同管理

工程施工合同是在市場條件下進行的特殊交易活動，這種交易活動從投標開始，并持續于施工管理的全過程，因此必須依法簽訂合同，進行履約經營。合同管理的好壞直接涉及項目管理及工程管理及工程施工的技術經濟效果和目標實現。因此要從招投標開始，加強工程承包合同的簽訂、履約管理。合同主管部門對和合同的簽訂及履約管理不到位，現行的“施工合同示范文本”并未隨著工程量清單計價的風險分擔、價格風險因素調整、工程量清單項目價款與結算支付條件等沒有明確的界限，且可操作性不強，致使承發包雙方的合法利益難以在合同中約定。造成糾紛扯皮[1]。

二、施工合同管理中存在的問題

1、合同雙方法律意識淡薄

其主要表現在: 建設工程施工合同文本不規范;少數合同有失公正,合同文件存在合同雙方權利、義務不對等現象;“陰陽合同”充斥市場,嚴重擾亂了建筑市場秩序;合同履約程度低,違約現象嚴重;合同索賠工作難以實現;違法承包人利用其他承包商名義簽訂合同或超越本企業資質等級簽訂合同的情況普遍存在:違法簽訂轉包、分包合同情況普遍存在。

2、不重視合同管理體系和制度建設

合同歸口管理、分級管理和授權管理機制不健全,誰都可以簽合同。合同管理程序不明確,或有制度不執行,該履行的手續不履行,缺少必要的審查和評估步驟,缺乏對合同管理的有效監督和控制。

3、合同管理專業人才缺乏

建設合同涉及內容多、專業性強、知識面廣,合同管理人員需要有一定的專業技術知識、法律知識和造價管理知識。很多建設項目管理機構中,沒有專業技術人員管理合同,或合同管理人員缺少培訓,將合同管理簡單地視為一種事務性工作。一旦發生合同糾紛,缺少必要的法律支援。

4、不重視合同歸檔管理工作, 管理信息化程度不高,合同管理手段落后

一些建設項目合同管理仍處于分散管理狀態。合同的歸檔程序、要求沒有明確規定,合同履行過程中沒有嚴格監督控制,合同履行后沒有全面評估和總結,合同管理粗放。合同管理信息的采集、存儲加工和維護手段落后,合同管理應用軟件的開發和使用相對滯后,建設項目合同管理的信息化程度偏低。

5、施工合同背離招標文件和投標書內容

施工招投標文件是簽訂施工合同的主要依據之一,但有一些業主憑借其買方市場的優勢地位,或者要求附加條件,或者強調施工企業讓利墊資,不計風險包干費,簽訂的施工合同違背招標文件實質性內容,從而為施工合同的執行帶來很大困難。如業主強行要求施工企業墊資施工；隨意壓減工期,壓減造價,提高質量等級等等。該問題產生的主要原因是：相對于建設項目的數量和規模而言,建筑施工隊伍過剩,市場競爭激烈,承包商往往處于被動選擇的地位。

三、解決合同管理中存在問題的主要對策

1、規范建設各方責任主體行為的需要

目前,從建筑市場經濟活動及交易行為看,工程建設的參與各方缺少市場經濟所必須的法制觀念和誠信意識,不正當競爭行為時有發生,承發包雙方合同自律行為較差,加之市場機制難以發揮應有的作用,從而加劇了建筑市場經濟秩序的混亂。因此,政府行政管理部門必須加強建設工程施工合同的管理,規范市場主體的交易行為,促進建筑市場的健康穩定發展。

2、加強建設工程施工合同管理是市場經濟運行規律的要求

隨著市場經濟體制的發育和完善,政府管理部門轉變政府職能,更多的應用法律、法規和宏觀調控等手段調節和管理市場。特別是對國際市場慣用的 FIDIC 條款的認識和運用經驗的不足,將造成我國的建筑企業喪失大量參與國際競爭的機會,減少在國內和國際市場的占有份額。因此,承發包雙方應盡快樹立國際化意識,遵循市場規則和國際慣例, 然而承包商作為建筑市場的主體,進行建筑生產與管理活動,必須按照市場規律要求,健全和完善內部各項管理制度,其中合同管理制度是其管理制度的關鍵內容之一[2]。

3、建設工程施工合同是建設項目施工管理的核心

任何一個建設項目的實施,都是通過簽訂一系列的承發包合同來實現的。通過對承包內容、范圍、價款、工期和質量標準等合同條款的制訂和履行,業主和承包商可以在合同約定條件下調控建設項目的運行狀態。通過對合同管理目標責任的分解,可以規范項目管理機構的內部職能,緊密圍繞合同條款開展項目管理工作。因此,無論是對承包商的管理,還是對項目業主本身的內部管理,合同始終是建設項目管理的核心。

4、建設工程施工合同是承發包雙方履行義務、享有權利的法律基礎

為保證建設項目的順利實施,通過明確承發包雙方的職責、權利和義務,可以合理分攤承發包雙方的責任風險,建設工程合同通常界定了承發包雙方基本的權利義務關系。如發包方必須按時支付工程進度款,及時參加隱蔽工程驗收和中間驗收,及時組織工程竣工驗收和辦理竣工結算等。承包方則必須按施工圖紙和批準的施工組織設計組織施工,在合同約定的工期內,向業主提供符合約定質量標準的建筑產品等。合同中明確約定的各項權利和義務是承發包雙方的最高行為準則,是雙方履行義務、享有權利的法律基礎。

5、建設工程施工合同是處理建設項目實施過程中各種爭執和糾紛的法律證據建設項目由于建設周期長、合同金額大、參建單位眾多等特點,在合同履行過程中,業主與承包商之間、不同承包商之問、承包商與分包商之間以及業主與材料供應商之間不可避免地產生各種爭執和糾紛,而調處這些爭執和糾紛的主要尺度和依據應是承發包雙方在合同中事先做出的各種約定和承諾。

6、提高項目管理人員素質

提高從業人員和施工人員的綜合素質,對施工企業非常重要,特別應提高的是項目經理、項目總工、合同人員的素質。組織好在職員工的學習和對技能的培訓,抓好施工職工的繼續教育和合同法律實務培訓。培訓方式方法可以多種多樣:布置學習任務,定期檢查;進行短期、中期、培訓；邀請專家授課；鼓勵員工參加注冊造價師、注冊建造師、經濟師以及司法考試,提高職工擁有執業(職業)資格的比例,同時必須進行職業道德教育,通過以上努力,使其在崗位成才。

結束語

隨著社會的不斷發展，企業必須增強施工合同意識,建立合同管理組織,使施工合同管理專業化,業主在簽訂合同時,應保證合同的可操作性和嚴格執行,監理人員加強合同管理意識, 嚴格按合同執行各種施工活動；并對施工合同中存在的問題進行分析,提出相應的科學的對策,并不斷培養專業性強、有施工經驗的專門的人員,這利于我國施工合同建設的不斷向前發展。

參考文獻：

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合同管理時建設工程項目管理的重要內容之一。合同管理不僅是動態的而且是系統及全過程的，從合同談判到草擬、評審、簽訂、生效、變更、解除直至失效。系統即各部門參與進來。所謂動態管理則是在合同履約過程中出現的修改、變更和補充。文章結合本人近些年合同管理的實際感受，提出幾點問題和解決方法。

1.招投標階段存在的問題

下游鋼結構企業歷來同質化競爭激烈，在因在手短缺，急于獲得訂單解決企業生存大計，對業主背景現狀了解不夠或資金狀況調查不清的情況下接單。如國內某上市公司的集團公司，在外省購入成片沿江土地用于大規模新建，眾多建筑施工企業覬覦龐大的施工任務量，均趨之若鶩參與投標，甚至無一例外地墊資施工。然而，由于建設企業擴張之巨、資本市場融資艱難、加上其實體銷售舉步維艱，導致該企業負債累累，工程款支付從項目動工初期就縮水到中途的拖欠到最終停付，資金問題一直未解決，參與該項目各家建筑企業均蒙受了巨大經濟損失。

2.合同簽訂階段的風險

（1）合同主體不當，資格存疑。合同當事人的主體資格，是合同有效的條件之一。尤其對于分包合同的主體，分包人在實際操作中，往往采取掛靠等方式取得資質，為節約管理費，有時鋌而走險，采取私刻公章，模仿簽字等違法行為簽訂合同。

（2）合同條款文字表達不嚴密。合同中文字表述不嚴謹，引起歧義并由此產生經濟上的損失。如某份合同條款中規定“施工單位負責施工場地道路鋪設”，試想，施工現場幾十畝的場地，如果道路均由鋼結構施工企業鋪設，顯然不合理，而且成本也遠遠超過鋼結構合同額。其實草擬合同人真實的意思表達是“施工單位負責施工場地吊裝道路鋪設”。

（3）合同條款存在明顯缺陷和漏洞。如某份鋼結構運輸分包合同中，有一條款“鋼結構運輸每車保底35噸，不足部分按35噸計算”。大家知道，鋼結構件是不規則件，每車噸位有高有低，不足噸位的現象也很普遍，平均噸位根本不可能達到35噸，合同中如果出現上述約束性條款，顯然對運輸單位極利，對鋼結構加工制造企業則明顯不公。這樣顯失公平的條款出現在合同中，且連續兩次出現在與同一家運輸單位簽訂的合同中。經查，排除了合同管理員的私利行為。而是由于他工作責任心不強，缺乏防范意識，將合同電子版傳給對方，對方私自改動未告知，他不加審核，且評審制度流于形式導致。

（4）合同違反國家法律規定，屬無效合同；無效的免責條款。法律規定，造成對方人身傷害、造成對方財產損失的，人身權和財產權受法律保護。如果合同中的條款對此予以侵犯，該條款為免責條款，是無效的。

3.合同履行階段存在的問題

施工過程中合同管理主要表現以下幾點：

（1）應當發出的時效性書面文件未發。及時發出各種必要的書函，既是合同管理的需要，也是施工企業自我保護的一種方式，只是實際中各級人員重視度不夠，導致受到處罰。

（2）應當變更的未變更。合同履行過程中，設計變更等是常有的事，合同內容的變化必然導致價格的變化，及時收集證據保護自己的利益免受損失。

（3）應辦理的簽證未辦理。施工現場，合同以外發生的零星事件極多，業主或總包單位往往口頭布置，施工企業為處理好雙方之間的合作關系，基本上有求必應，但如果不及時辦理簽證，讓對方書面確認，到施工臨近結束人員調離或撤場，補簽證就會變得異常困難。

（4）應行使的權力未行使。《合同法》規定：同時履行抗辯權指雙務合同的當事人一方在他方未為對待給付以前，有權拒絕自己的履行。

（5）忽視書面證據的收集保存。項目部人員變更或管理意識欠缺，將好不容易簽回的書面證據不及時歸檔存放，容易造成遺失，由此在資料保管方面也必須給予足夠重視。

（6）對索賠工作不重視。對明顯不能通過協商解決的久拖不決問題，施工企業往往等閑視之。

4.鋼結構企業合同管理存在問題的解決辦法

（1）人員。首先要對人，合同管理工作是千頭萬緒且需要責任心極強的人員擔任，馬大哈、條理不清、責任心差的人堅決不能用。其次人員的素質要持續提高，通過各類合同培訓班、參加法律或相關執業資格考試、布置任務定期檢查、深入現場實地考察等都不失為好的方式。最后，需要加強人員道德教育，切不可因利忘義。

（2）加強制度建設。首先企業必須設立合同崗位責任制，將合同管理人員的責任、權力、義務逐一進行規范，實行獎罰分明。其次，企業必須根據合同管理的全過程化，建立具體操作性強的管理制度，從合同淺談、草擬、評審、簽訂、下達、交底、學習、履行全過程。企業各層次也都應建立配套的支持性文件。

（3）組織機構建設。企業有上而下建立健全合同管理機構，發揮合同歸口管理部門的模范帶頭作用。設立合同專職管理部門，下轄承攬合同、材料設備采購合同、勞務合同、項目部合同管理等各個崗位的合同管理人員，并整合企業法律顧問團的優勢，起到法律咨詢、合同評審、履約監督的作用。

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摘要：企業合同管理的重要性越來越明顯,財務部門作為合同管理的重要一環,應積極參與企業的合同管理。本文從財務管理的角度分析了合同管理中存在的問題，并討論了企業如何加強合同管理，從而不斷提高經營管理水平。

關鍵詞 ：合同；合同管理；財務管理

一、加強合同財務管理的意義

隨著市場經濟的蓬勃發展，企業間的交易越來越頻繁，也越來越規范，更多地采用訂立合同的方式來進行。在這種大背景下，企業合同管理的重要性也越來越明顯。通常意義下的合同管理指的是企業對于與交易對手的合同依法進行訂立、履行、變更、解除、轉讓、終止以及審查、監督、控制等一系列行為的總稱。

加強企業合同的財務管理具有非常重要的意義。首先，企業合同本身蘊含了大量的財務信息。常見的企業合同包括銷售合同、采購合同、轉讓合同、租賃合同等，構成了財務會計核算與財務報表編制的原始憑證，加強合同的財務管理有助于保證信息的準確。其次，由于企業與外部單位和個人的交易通常是通過合同來進行，所以加強合同的財務管理可以在一定程度上降低企業交易的風險，有利于維護企業的經濟利益。第三，加強合同的財務管理，可以增強合同在財務上的合規性，更準確地滿足企業自身財務制度以及外部監管部門的要求，維護企業形象，避免聲譽受損。

財務部門參與合同管理應該是全流程的，從合同簽訂前的起草與談判，到合同的簽訂，再到合同執行階段變更事項管理，最后到合同的后評價等各個環節都需要積極參與。財務部門需要做的工作包括但不限于參與合同管理辦法的制定、合同簽訂時的財務合規性審核，合同檔案的整理、合同變更事項的財務管理等。

二、企業合同中管理中存在的問題

1.財務人員不能充分參與企業合同管理

財務人員應參與到企業合同管理過程中，但很多企業并沒有很好的做到這一點。造成這種局面的原因有兩方面：財務人員自身的原因。包括財務人員參與合同管理的意識不強，對業務知識掌握不足，無法有效了解合同內容等；合同歸口部門的原因。包括沒有認識到財務管理對企業合同管理的重要意義，擔心財務人員的介入會影響業務拓展等。種種原因的背后其實是企業文化的問題，認為財務人員就只做會計核算工作，但事實上對于以盈利為目的的企業來說，財務管理涉及到企業管理的方方面面，當然也包括合同管理，財務人員可以從財務的角度保證業務合規，并為企業積極爭取經濟利益，降低企業經營風險。

2.缺乏有效的財務管理制度

企業合同涉及財務管理內容一般包括企業合同管理制度、委托授權制度、合同審查制度、印章管理制度、檔案管理制度和統計報表制度等。有效的企業合同管理應該是制度規定明確，執行落實到位，監督問責機制健全。但很多企業根本就沒有制定這些制度規范，或者制定的內容很不系統，導致實際操作中做不到有規可循、有據可依，且在實際工作中對制度的監督和落實不到位，導致制度流于形式，效果大打折扣。

3.合同管理不規范

很多企業在合同管理方面做得不夠系統和科學，隨意性比較強，缺乏統籌安排。比如有的企業合同沒有統一的格式，各個部門在簽訂合同時以對方企業的文本為主，條款不全面，容易遺漏本企業關注的重要條款。有些企業的經濟業務早已經發生然后來補簽合同，使合同簽訂流于形式。有些企業的合同分類管理做的不好，比如所有的合同沒有按照銷售合同、采購合同、轉讓合同、租賃合同等類型進行分類，甚至對合同都沒有登記編號，這樣就無法形成比較成體系的合同檔案，無法及時提供給使用者查閱。也有的企業對合同的保管不當，在交易完成后遲遲不轉交合同副本給財務部門，使財務人員無法及時登記交易信息，及時進行會計處理，并向決策者傳遞相關信息，向稅務機關及時納稅。還有的企業合同財務管理的信息化水平比較低，財務人員對合同進行登記、變更事項管理時全部依賴手工，這樣不僅會使得管理效率低下，出錯的概率也會大大提高。

三、加強企業合同管理的措施

（一）實施有效的財務管理

1.合同審核制度

企業財務部門要參與合同的審核，包括前期的制定和后期的執行，審核內容包括涉及企業經濟利益的財務關鍵問題以及合同是否符合國家和企業財務制度規定。其中涉及企業經濟利益的財務關鍵問題包括：價格是否合理以及企業在稅務方面的考慮、支付方式及發票的開具與收取等。涉及財務合規性的問題包括：合同內容是否符合國家投資要求，是否符合監管部門的行業限制條件，是否符合企業上級部門及自身的管理要求，合同的具體細節是否滿足會計核算要求等。在合同的具體執行過程中，財務人員也要審核承辦部門是否按照合同的相關規定執行，并保留好相關財務會計核算憑證。

2.合同檔案管理制度

企業合同檔案是企業非常重要的商業機密，是企業經營管理的重要參考資料，也是企業進行財務會計核算的重要原始憑證。企業應該高度重視合同檔案管理，承辦部門應該在合同簽署后的第一時間將合同副本送交財務部門；如果公司規定由財務部門歸檔的，財務部門則應該做好合同的登記、編號、建檔工作，歸檔時要注意分類的原則，具體分類標準可按照合同承辦部門、簽署合同主體、合同業務類型、合同簽署時間、合同生效時間、合同履行進度等。企業還應該對合同檔案的查詢、借閱、復印等工作做出明確規定，并做好查詢登記工作。

3.合同變更事項管理制度

很多時候，企業合同會由于各種原因導致原合同無法繼續履行，需要進行合同變更或者終止。如果出現這種情況，財務人員需要快速反應、迅速行動，詳細了解合同變更事由，判斷變更的性質及其對企業經濟利益的影響。如無正當理由，不得隨意變更合同；如理由恰當，審批手續完備，則要及時更新合同檔案，并做好登記工作，涉及會計處理變更的要及時恰當處理。

（二）強化合同執行中的財務管理

1.銷售合同的管理

企業的銷售合同一般有現貨交易、賒銷、分期收款等多種結算方式。其中最需要關注的就是賒銷合同。因為賒銷合同中雖然與貨物相關的經濟利益和風險已經轉移，但是企業并沒有收到實際的現金，有一定的壞賬風險。在銷售合同的管理中，財務部門要做好以下工作：一是提醒業務部門催收貨款，把企業的經營成果落袋為安；二是認真審核相關合同憑證是否與真實的交易背景相符，并及時恰當地進行賬務處理；三是根據企業財務制度的規范和客戶的要求準確開好發票。

2.采購合同的管理

企業的采購合同一般有現貨交易、預付貨款、分期付款等多種結算方式。其中最需要關注的就是預付貨款合同。因為預付貨款合同中企業并沒有收到實際的貨物，有一定的違約風險。在采購合同的管理中，財務部門要做好以下工作：一是提醒業務部門催收貨物，確保企業采購的物資在規定的時限內運輸到位；二是認真審核相關合同憑證是否與真實的交易背景相符，并及時恰當的進行賬務處理；三是催促交易對手開好發票，并審核發票真偽、金額、科目、抬頭等關鍵要素的準確性。

3.轉讓合同的管理

企業的轉讓合同需要關注兩種，一種是預付交易款但沒有收到對價資產的合同，這一點與采購合同中的預付貨款合同類似，財務人員要做好提醒業務部門催收對價資產、認真審核相關合同憑證并及時恰當進行賬務處理、催促并審核發票等工作。另一種是發出對價資產但沒有收到交易款項的合同，這一點與銷售合同中的賒銷合同類似。財務人員要做好提醒業務部門催收貨款、審核合同憑證并進行賬務處理、及時準確開好發票等工作。

（三）提高合同管理水平

企業要努力提高合同管理的系統性和科學性，要盡量統一合同格式，規范簽署流程，實現對合同的分類管理，并做好合同檔案的整理和保管。企業要努力提高合同管理的信息化、自動化水平，建立起合同管理的數據庫。企業的合同管理應該達到這樣一種水平，就是財務人員能隨時根據相關要求，按照合同承辦部門、簽署合同主體、合同業務類型、合同簽署時間、合同生效時間、合同履行進度等維度統計并查詢到每一個合同，形成電子化的合同檔案，并可對每一個合同進行實時執行追蹤和后評價。合同到期時，能自動提醒續簽，避免企業重大業務因為沒有簽訂合同而導致的經營風險和稅務風險。財務部門可定期對數據庫進行橫向或縱向對比分析，為企業決策層提供智力支持。

四、結束語

企業要切實加強合同的管理，一是財務人員積極參與企業的合同管理，發揮出應有的專業作用；二是制定嚴格規范的合同管理相關制度，并且加強監督落實，保證實際執行到位；三是企業要提高合同財務管理的系統性和科學性，以及合同財務管理的信息化、自動化水平。從根本上講，就是要形成企業財務部門積極參與合同管理并發揮充分作用的企業文化。企業財務人員不僅僅要做好合同的會計核算工作，還要審核合同的經濟效益和合規性，并監督合同的進度執行，還要能夠通過研究分析合同相關數據，為管理層提供決策支持。

參考文獻：

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[2]郝秀鳳.試論企業合同管理.中國民營科技與經濟，2007年第1 期.

[3]張遠堂.公司合同管理操作指南[M]. 北京：中國法制出版社，2008.

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關鍵字：公路工程；內業材料；管理

中圖分類號：X734 文獻標識碼： A

一、公路工程材料管理的重要性

1、公路工程材料的連接特性。內業材料伴跟著開工而生成，一項公路工程項目從開工開端到竣工完畢的一切活動都將構成內業資料，因而，內業資料是施工進程的實在記載，具有連接性。工程的連續性，賦予了材料的時段性和連接性，從內業材料可以反映出全部公路工程的施工狀況，例如每一項征地、挖填、進程中的質量查驗等材料，都標志著工程進度的不相同期間。施工的每一個環節都伴跟著內業資料的生成，及時搜集和收拾內業材料，是對工程最牢靠的了解，可以實在地反響工程開展。

2、公路工程材料的監督效果。已然公路工程的每一個施工進程都可以從內業資猜中反映出來，那么，從對內業材料的審查進程中就可以清楚地看出該項工程是不是開展如期和現場施工是不是依照施工計劃進行等。內業資料中不只記載了工程期間的時刻、施工量，還包含人員、材料規范等細節數據，完善內業資料也是對施工進程管理認真負責的體現。例如，土方填筑查驗單上必須由施工單位填寫查驗樁號、構造、數量等內容，在進行施工監理時可以經過對現場的查看來進行比照查驗，然后提示施工單位及時糾正未發現的疑問，疑問指向明晰，由此看來，內業資料對工程施工具有必定的監督效果。

3、內業資料的學習效果。公路工程盡管各具代表性，受施工條件和公路規劃等許多因素的影響，公路工程內容各不相同，但仍然存在可以相互學習、總結的當地。內業資料可以經過記載的工程技能、施工等數據，再現工程其時的詳細狀況，乃至記載了施工時發生的疑問與解決計劃，這樣可供其他公路工程施工項目進行參閱，吸取經驗，防止重復發生。此外，關于類似地質條件下的施工處置，也可以作為學習，在其他項目中作為霸占地質難點的一種備選計劃。許多項目在本身施行的時分，通常忽視了內業材料的構成，特別是對一些總結性的材料缺少記載。本來，恰是這些總結資猜中要言不煩地指出了該項工程的優缺點，對往后的施工項目學習效果非常大。因而，工程資料在工程施工中的位置相當重要，是重要的工程資源，認真做好內業資料的管理作業，將會對全部工程項目管理起到無窮的推進效果。

二、公路工程內業資料管理中存在的問題

由于公路工程內業資料在工程完工后需求用來進行工程質量的鑒定等許多評審、參閱作業，所以公路工程內業材料的完好與否至關重要，有關的管理人員需求確保工程內業材料精確齊備、體系規范以及實在牢靠地記載下工程施工以及竣工查驗一切進程，確保物品與初始材料相匹配、所匯總記載的技能數據不存在虛假狀況、各項手續和簽字都徹底而且實在，此外，還需求確保沒有違規操作，徹底符合需求。可是，經過對公路工程內業資料的平常管理的實踐查詢，發現存在許多問題。

1、我國的許多建設領域中，施工單位對已有資料的收拾和保管都體現地較為松懈，不行注重，約定俗成的規矩致使工程施工單位只要在交給工程的時分才開端收拾材料。

2、所擔任工程內業資料的匯總收拾人員本身的事務本質較低，而且作業態度不規矩。施工單位中的工程辦理人員以及技能人員，包含施工單位的領導關于我國的《檔案法》、《基本建造檔案辦理規則》等與工程有關的材料編制所需求的質量規范規范較為陌生，檔案知道和常識較弱或許沒有，所以專業常識本質較為低下。

3、工程的施工人員通常文化本質都不高，而且在資料的填寫等方面缺少必要的培訓，施工單位關于施工人員的管理理也較為松懈，然后致使施工人員關于各種資料的填寫很難齊備和符合規則，進而致使工程內業資料全體都存在著問題。

4、許多施工單位同一時刻可能參建多個工程，這就致使管理人員經常會疏于管理，構成工程初始材料的編制無法共同合規。

三、提高工程內業資料管理的措施

1、規范內業資料的填寫。在內業資料的編寫進程中，要依據有關需求進行規范的填寫，特別是關于公路工程的許多規范性表格，要據實填寫，一方面利于統計剖析，另一方面便于裝訂和歸檔。規范填寫不只要對格局有所需求，同時對監理的簽認用語和程序也要規范共同，然后構成內業資料管理上的共同。

2、實現內業資料的檔案化管理理。高度注重內業資料的檔案化管理，對檔案管理的基礎常識以及初始內業資料的管理進行共同培訓，提高工作人員的檔案意識和業務能力。要擬定嚴格的檔案法令，規范內業管理的各項作業。內業資料作業人員應努力應努力提高自身的檔案管理意識，提高專業素質，并把握必要的作業技能，確保歸檔資料的完好性、精確度、規范化。嚴厲檔案準則，依照合同辦理上的內容，嚴厲把關歸檔材料，撤回不符合需求的材料并需求在規則時刻內修正完善，以確保材料的實在牢靠。內業資料查驗合格后方可按流程進入檔案室，共同歸檔。

3、強化管理組織建設。建設單位部屬的詳細施工單位、監理單位等，應需別離有各自獨立的內業資料管理體系及辦理人員。該內業管理人員與其他部分人員相同，需達到必定的規范后于才干予以選用，如持有有關作業證書、具有有關作業經驗等。公路工程的項目單位應在必定時刻內即進行一次有關內容的培訓及理論常識教育，以前進內業資料管理人員的技能本質，并依據本身單位人員構造、辦理水平等、運營狀況等，探索出一套合適自個的科學管理準則。在工程項目的詳細施工上，項目單位應在項目下放是就與是施工單位達成協議，將工程中的各種職責區分明晰，在內業資料的構成的進程中即做到規范化管理。

4、及時建檔及更新管理技能。工程內業資料應在工程項目的進行進程中，經由專業的管理人員經過仔細的收拾剖析之后，依據必定的規范將其科學分類、歸置，分別建立檔案，并妥善保留，并制作出相應的完好查看目錄或檢索表格，前進工程內業資料的管理的條理性，才干確保材料不會被遺失、缺失、或亂七八糟，便于資理者的查閱、查看、或調集材料。內業資料管理部分也應跟著科學技能的前進而與時俱進，及時更新設備及體系，如管理人員配備計算機、引進領先的管理體系，內業資料的載體也可以由傳統單一的紙質文字材料向多樣化開展，如圖像、錄像、音像制品、磁盤等，不相同的方法及載體各自有不相同的特色及優勢，可以全方位的對公路工程信息進行各個角度的記載，提稿材料的全面性。

5、提稿思想認識。在現代工程建設的施工進程中，通常都對施工進程與內業資料的共同性有較多需求，缺少內業資料的工程項目不接受查驗。盡管該項需求在必定程度上可以推進內業資料與工程進度同步，可是該內業資料的搜集、錄入在時刻上，仍是落后于工程項目的建設時間，因而，初始資料在生成時現已存在某些實在性的危險，在后期的搜集收拾及分類等作業中，使得實在性更低。各級領導及辦理者應加強對該狀況的注重程度，前進內業資料重要性的知道，其是工程項目建造的各個環節的基本狀況的記載，應與實踐狀況一直共同，從根本上前進內業資料的全部性、精確性、及時性。應在工程內業資料的管理上實施主要領導擔任制，并將職責細化，下放到各個部屬部分及施工單位，并依據各個部分的實踐狀況擬定必定的獎懲機制，刺激內業材料資理者的作業熱情，調動其積極性。

完畢語

公路工程內業資料是施工進程的真實記載，是工程實體質量等級的體現，是交工查驗、質量評估和公路運營辦理的重要依據。內業資料管理是工程施工的重要內容之一，公路工程內業資料主要有施工進程發生的施工初始記載、工序查驗記載、試驗報告、質量鑒定記載，安全環保記載等，加強對其的管理將對工程的順利開展有著重要含義。

參考文獻