導語：如何才能寫好一篇畢業檔案和人事檔案，這就需要搜集整理更多的資料和文獻，歡迎閱讀由公務員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

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一、大中專畢業生人事檔案管理現狀分析

大中專畢業生的人事檔案是全面考察學生多年來的學習、思想和生活狀況，也是為用人單位提供評價人才使用的重要客觀依據。但從人才中心所接轉的的大中專畢業生檔案情況來看：部分檔案存在材料不全、散亂、錯寄、自帶甚至拆封等現象，造成無論是給畢業生的就業還是后期政審、利用等都帶來了負面影響。其存在的問題主要表現為：1.人事檔案的散亂、缺失。大中專畢業生的人事檔案主要包括登記表、成績單、學年鑒定表、獎勵處分材料、黨團組織材料等等。但在畢業生檔案接收中經常出現檔案材料錯放、寄錯，甚至出現一些重要的報到證、黨團組織材料缺失等情況。由于沒有專門的人事檔案庫房以及專業的登記保管等，在收集大中專畢業生的人事檔案材料過程中出現雜亂無章的情況。同時，由于畢業生眾多，大多需要新建檔案，因此在存放過程中容易與其他畢業生檔案混裝在一起，存在檔案保管不規范現象。2.人事檔案的專業性、保密性不強。大中專畢業生的人事檔案需要嚴格依據國家檔案轉遞、管理規定要求執行，但現實中由于專職檔案管理人員少，畢業生在人事檔案轉遞過程中往往由輔導員、班主任甚至是學生代為轉遞，非專業人員的過多介入導致了人事檔案管理的專業性不強。此外，大中專畢業生在后期為了提高知識，參加相關的成人教育、遠程教育或自考，這些后添加的重要的檔案資料為了查閱、復印等在拆封后沒有及時密封，減弱了檔案的保密性和真實性。

二、大中專畢業生人事檔案管理的重要性

基于麥可思研究院的研究報告，《光明日報》于2015年7月20日的《2015年中國大學畢業生就業報告》公布的數據顯示：高職高專院校2014屆畢業生半年后的就業率為91.5%，比2013年提升了0.6個百分點，但2014年的高職高專院校的畢業生失業率為8.5%，每年有數十萬的畢業生處于待業狀態，因此，做好畢業生的人事檔案管理和開發工作意義重大。1.提高人力資源利用率。企事業單位招聘、選拔人才是一種人力資源的資本投資，是為了通過對人進行資本投入、提高人的職業技能或體能，增加勞動產生的一種投資行為。做好畢業生人事檔案管理可以有效將閑置、滯留在社會上的人力資源有效利用，避免人力資源浪費。2.擴大流動人員就業服務保障。大中專學生畢業后往往輾轉多個城市就業，根據《流動人員人事檔案管理暫行規定》的有關要求，需要做好流動人員流動人事檔案的轉遞、保管工作。一方面，各地人才流動服務中心因掌握著流動人員人事檔案，故占絕對優勢；另一方面，要充分調動企事業、教育以及勞動人事等部門的多方力量，共同參與就業人員人事檔案的建檔、轉遞工作，為流動人員就業做好服務。

三、大中專畢業生人事檔案管理對策

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摘 要 人事檔案具有現實性、真實性、動態性、機密性、權威性、流動性等的特點。當今社會，人才的流動性增強，部分大學生認為人事檔案并不重要，出現了很多“棄檔”“斷檔”現象，這樣的行為為自己以后的發展設下了“攔路虎”。

關鍵詞 大學生 檔案管理 誤區

人事檔案是國家機構、社會組織在人事管理活動中形成的，記述和反映個人經歷、思想品德、學識能力、工作業績的，以個人為單位集中保存起來以備考查的文字、表格及其他各種形式的歷史記錄材料。隨著社會的發展，人才的流動性日益加強，部分大學生認為人事檔案并不重要，因而出現了很多“棄檔”“斷檔”現象，殊不知，這樣的行為為自己以后的發展設下了“攔路虎”。

一、學籍檔案和人事檔案的關系

大學畢業生檔案是指通過參加全國統一考試并被錄取和順利完成學業的大中專院校學生的檔案，包括學籍檔案和人事檔案兩部分。

畢業生的人事檔案由學籍檔案轉換而來，是指畢業生畢業后，在其學籍檔案中放入該畢業生的報到證，然后由學校將檔案轉交畢業生就業單位的人事部門或委托的人才交流機構。這時的學籍檔案正式成為人事檔案，它是通過畢業生與用人單位或委托的人才交流機構簽訂就業協議，然后履行相關畢業程序并取得報到證后，才得以實現。

二、大學畢業生檔案管理的現狀

我國的人事管理實行用人單位直接管理職工檔案和縣級以上人才市場人事檔案雙軌制。有資格保管人事檔案的用人單位有：國家機關 、全民事業單位、國有大中型企業、當地政府人事部門所屬的人才服務中心等。

對于升學和找到就業單位的畢業生，檔案直接轉遞到所就讀學校和用人單位的相關部門，而畢業生所就業單位不符合保管檔案條件或不愿保管員工檔案的，以及未就業即在畢業離校辦理派遣手續時，尚未落實就業單位，根據畢業生本人意愿，依據《人國普通高等學校本專科畢業生就業報到證》，將檔案及戶口轉至其入學前戶籍所在地人才交流中心要接收其人事檔案，公安部門為其辦理落戶手續。

另外，允許少數學生如支援西部建設的志愿者把檔案、戶口留校兩年。待落實工作單位后，將戶籍和檔案遷至工作單位所在地。申請檔案留校超過兩年仍未落實工作的，學校將其檔案和戶口遷回生源地，學校不再為其發放就業報到證。

三、大學生對檔案管理的認知與處理的誤區

從目前的情況看，大學生對學籍檔案與人事檔案二者間的關系認識并不太清楚，尤其是對人事檔案的認識和處理方式，還存在著諸多誤區。這主要體現在以下兩個方面：

一是檔案不交人才交流機構托管。國家相關政策規定，畢業生畢業后暫時找不到就業單位的，其檔案可免費由學校保存兩年。有些同學就誤以為既然學校免費保存，就無須再到人才交流機構托管了。這N認識對大學畢業生的個人發展有著極不利的影響。現在，企事業單位招聘員工、國家公務員的選拔等都要審查檔案，并以其檔案記載的相關資訊作為甄選人才的重要證據。學校免費保存的只是學籍檔案，不是真正發揮作用的人事檔案。

二是檔案無用。目前，隨著人事制度改革步伐的加快、社會就業方式和就業渠道的日益多元化，人們對檔案的重要性的認識在日漸減弱，檔案無用論日益泛濫，丟檔、棄檔現象屢屢發生。很多人認為人事檔案沒有用處，一些人干脆棄檔，將檔案丟在學校、人才市場或放在自己手中。

四、檔案管理不善的危害及補救

遺失人事檔案，或人事檔案不能得到有效補和更新，會對個人的生存與發展帶來許多麻煩或損失，主要表現在以下兩個方面：

一是影響個人利益。在辦理社會保險、領取失業金、養老金時，個人檔案記錄的工齡、工資、待遇、職務、社保參保年限等都是主要依據。如退休時需要依據檔案認定個人出生時間，從而確定退休時間；需要確定個人參加工作時間，從而確定開始繳費或視同繳費的時間，以計算養老金金額和一系列有關事項。

二是影響個人的職場發展。畢業生的職稱、調動、深造、出國等人生大事，都依賴人事檔案的支撐。如，大學畢業后，學生檔案需要經過轉正定級后，才能成為干部檔案，才能正常調動，才能在未來領取養老金等，未辦這個手續，無法評職稱，無法調動。

如果出現“棄檔”“斷檔”，目前可以采取的補救措施有以下幾種：

1.“口袋檔案”（自己保管的檔案）主人要盡快向人才服務機構咨詢，若檔案袋被私自打開，里面的資料就得經相關部門核實，若檔案資料遺失，還要到原單位去補充和確認。

2.“跳槽”人員將檔案遺留在原單位長期未辦理轉檔手續的，要與原單位協商，解決跳槽后的遺留問題，以便及時將檔案轉交。

3.對于那些不知檔案在何方的，則可以向學校、原戶籍所在地的人事部門及第一份工作的用人單位咨詢。

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關鍵詞：人事檔案，人檔分離，人事制度

 

一、人事檔案管理存在的問題

自謀職業，造成畢業生就業單位的不確定性及變動頻繁，也給人事檔案管理帶來了許多困難。而有些學校或用人單位為了圖省事，無視檔案保密原則，讓畢業生將檔案自揣于身，檔案亂放、涂改、遺失現象屢見不鮮。人事檔案摘要是一些領導以權謀私，部分檔案管理人員政治覺悟、職業道德水平不高，以及管理制度不健全等原因造成的。

（一）整理不規范。

整理人事檔案是一項細致的技術性較強的工作，《干部檔案整理工作細則》要求整理工作做到“認真鑒別、分類準確、編排有序、目錄清楚、裝訂整齊。”“通過整理使每一個檔案達到完整、真實、精練、實用”的目的。把個人材料歸檔成冊是人事檔案規范化的基本前提，許多單位在這個方面做得非常欠缺。材料混雜、散亂，甚至根本沒有清理，有些單位檔案雖己立卷成冊，但沒按要求的格式進行分類處理，給檔案利用帶來了諸多不便。博士論文，人事制度。博士論文，人事制度。

盡管我們對人的評價標準始終是又紅又專、德才兼備，即從政治和業務兩個方面來全面反映一個人的基本情況。然而，事實上由于受“左”的思想影響，我們總是會自覺不自覺地將政治作為唯一的標準來評價人，并且將政治思想與品德作風、工作表現分離開來，因此是空頭政治。在重政治輕業務觀念的影響下，人事檔案部門沒有嚴格把屬于反映個人政治思想、品德作風、業務能力、工作表現、實績貢獻等情況的人事檔案作為收集歸檔的范圍，而是側重于政治思想表現材

料的收集，能反映個人業務能力的活的材料相對較少，即使有數量也有限或者補充不及時。

(二)人檔分離現象日趨嚴重，“無頭檔案”增多。

隨著人事制度改革的深化，人才流動日趨頻繁，人檔分離現象也日趨增多，其中最突出的表現是大量“無頭檔案”的出現。“無頭檔案”是指查不到當事人下落的人事檔案，這種檔案主要產生于下述情況:

第一、人員主管機關變動與檔案的流動未同步進行。產生此種情況的原因有二:一是人事管理部門工作制度不健全，人員調動長期不通知人事檔案管理部門，等人事檔案管理部門發現時，人員已不知去向;二是工作機構或人員大規模急劇變化，造成一些人員的去向不明。

第二、轉遞工作不準確。在人事檔案轉遞過程中經常出現的問題有:

1、在工作調動時，由于社會上不正之風的影響，少數人以不正當的渠道進入接收單位，手續不規范。不是先調檔案后調人，或調檔與調人同步進行，而是先調人后調檔，人調入后，轉檔的事就拖下來了，接收單位沒有及時索要檔案，轉出單位也未能及時將檔案轉出;或是先調檔后調人，但檔案轉出后，調人的事要么遇到人事凍結，要么本人又不愿調出仍留原單位工作，而轉出的檔案又未及時索回，時間拖久了，就造成人與檔案的脫節。

2、有的人事干部對工作不負責任，在檔案轉遞時，不按規定的渠道和方式轉檔，而將檔案直接轉至基層單位，甚至交由本人自帶，因此檔案材料的丟失、錯遞現象時有發生。

3、在大中專畢業生畢業時，有部分學生在就業方案確定后又重新改派，而檔案卻未能及時改轉。

4、個別檔案管理人員工作不仔細，轉遞時對接收單位名稱書寫不清楚，或書寫不準確，接收單位在接收時不仔細核對，誤收誤存，成了“無頭檔案”。

三、解決對策

“無頭檔案”的存在給人事檔案管理工作帶來了極大的麻煩，嚴重影響了人事檔案工作的質量，因此積極預防和妥善處理“無頭檔案”顯得十分重要。

（一）防止“無頭檔案”產生的措施

為了防止“無頭檔案”的產生，各單位人事檔案管理部門必須健全制度，堵塞漏洞，通常可采取以下措施:人事檔案管理部門要與有關人事管理部門建立聯系制度，及時獲得人員工作和職務變動的準確信息，包括人員調出的時間、調入單位的名稱、主管機關的名稱、調動的原因、是否為正式調動等，然后及時將檔案轉入該人員新的主管部門，使檔案與人員流動同步進行。

第一，機關人事檔案管理工作人員要樹立高度的工作責任心，充分認識人事檔案工作的重要性，及時傳遞，認真細致、準確詳細地書寫轉遞檔案通知單和收文機關名稱，杜絕誤轉現象的發生。第二，建立嚴格的人事檔案收進轉出登記制度和定期檢查核對制度。博士論文，人事制度。檔案的進出登記，是檔案流轉的真實記錄，是檢查核對和確定檔案來龍去脈的依據。檢查核對制度，是驗證收進轉出檔案是否準確無誤的手段。要認真進行登記，定期檢查核對，就能及時堵死轉遞和保管工作中的漏洞，從而防止“無頭檔案”的產生。具體而言，要做到以下幾點:

(1)在人事調動或職務變動時，有關單位應及時將其任免通知告訴人事檔案管理部門。檔案管理部門應密切配合，加強聯系，及時催問或索要檔案。轉遞檔案時，必須按照“干部檔案轉遞通知單”的項目詳細填寫。收到檔案的單位經核對無誤后，立即做好入庫登記，并在回執上簽名蓋章。回執在一個月內未退回者，轉出單位應主動催問，以防檔案丟失。

(2)大中專畢業生就業方案確定后，畢業生所在學校應及時將檔案隨同就業名冊同時轉遞到所去單位所在地的縣(市)組織人事部門，在交接檔案時，應與就業名冊逐一對照，登記注冊，做到有檔無人不簽收，有人無檔不分配，重新改分或錯轉的檔案要認真核查，及時改轉。

(3)轉出或接收的檔案必須完整、齊全，任何單位和個人不得以任何理由扣留檔案材料或分批轉出。檔案接收人員在驗收時，如發現材料不齊或丟失，要設法查找或索取必要的組織證明。博士論文，人事制度。

(4)檔案轉遞時，必須嚴格密封，以機密件通過機要渠道轉送或派專人送取，并要簽字注冊。嚴禁公開郵寄或自帶，以保證檔案在轉遞過程中的絕對安全。

（二）對“無頭檔案”的處理

處置“無頭檔案”是一項重要而繁瑣的工作，關系到對人的使用以至人的政治生命問題，必須嚴肅認真，謹慎對待，其處置的辦法是:第一，認真鑒別檔案材料的保存價值。博士論文，人事制度。機關檔案管理工作人員在處置“無頭檔案”時，必須依據有關規定，鑒別判定檔案材料是否具有保存價值。對一般性簡歷登記表格和作為組織參考性的人事檔案，可以登記造冊，報領導批準后銷毀。對重要的有保存價值的人事檔案，要繼續保存，或查清下落，轉給有關部門。

第二，仔細分析，認真查閱檔案人的下落。可以通過人事檔案的形成部門、當事人原來工作單位、甚至愛人、子女或社會關系等線索進行查詢，查詢時一般由查詢機關提供被查人的基本情況，讓有關單位查復。博士論文，人事制度。

第三，經過多方查詢，確實找不到下落的“無頭檔案”，根據規定可轉當事人原籍檔案館保存。當事人人事檔案不齊全的部門，可以向當事人原籍檔案館查詢。

參考文獻

[1]黃霄羽,曹建峰.人事文件中心建立的必要性、可行性和迫切性——我國建立新型人事檔案管理模式的思考之一[J]北京檔案,2002,(07).

[2]紀紅衛.對人才引進中“重新建檔”的冷思考[J]北京檔案,2002,(07).

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一、目前大中專畢業生檔案管理中存在的問題

1.畢業生對人事檔案不夠重視。隨著市場經濟的發展，就業方式的多樣化，檔案的作用相對降低。一些畢業生對檔案不了解，也不關心。調查中發現，有60%的學生認為“找工作看重的是能力，檔案不怎么重要”；只有15%的學生認為“以后要找工作，檔案很重要，不能遺棄”。據調查，大中專畢業生最容易出現三種檔案問題:一是畢業時未通過正常渠道辦理就業手續，以工人招工手續入職，重新建立職工檔案，放棄學生檔案，成為“棄檔族”。二是很多非公有制用人單位不要求檔案，畢業生在完成向人才流動服務機構存檔手續后就失去了蹤影，長年不見蹤影，成為名副其實的“忘檔族”。三是貪便宜圖方便，將檔案帶在身上，成為“口袋檔案”。這些都是因為缺乏對人事檔案重要性的認識，不知道將來政審、調資、出具證明、介紹信、職稱晉升均要以檔案材料為依據。

2.檔案管理不夠規范。由于種種原因，一些單位在檔案管理上還沒有形成符合各自特點的實施細則和制度，在執行過程中也存在不夠嚴格的現象，使檔案管理流于形式，僅僅充當了檔案“保管員”的角色。每年對接收到畢業生檔案，只是按畢業院校、接收時間、所學專業、生源、學歷等進行登記、編號、錄入，沒有嚴格按照管理檔案的程序操作，這些不規范的操作直接導致檔案材料的不完整。加上無法與畢業生取得聯系，久而久之，檔案管理者也說不清那些無頭檔案的情況，阻礙了人事檔案的開發利用，影響了人事檔案管理工作的可靠性、嚴肅性，降低了人事檔案工作效率。

3.檔案管理手段落后。干部人事檔案工作大多沿用手工操作，整檔手續繁瑣復雜。《干部檔案整理工作細則》要求對檔案材料進行技術加工和裝訂，案卷要做到卷面整潔，整齊平坦。對不規則、破損、卷角、折皺的材料，要進行技術加工，既不損壞檔案原貌，又不造成檔案材料的毀損。信息化時代的人事檔案工作除了要求人事檔案工作者要具備良好的政治、道德素養，還要求人事檔案工作者要掌握豐富的檔案專業知識和具有較強的業務能力，但目前真正能夠達到要求的寥寥無幾。

二、提高對畢業生檔案工作重要性的認識

1.對畢業生做好宣傳工作。利用多種渠道向畢業生宣傳有關人事檔案的重要性，努力做好咨詢服務工作，讓廣大的畢業生充分認識到，在新的形勢下，無論從事什么樣的工作，畢業生人事檔案都不是可有可無的，它對畢業生今后就業、生活方面都有著極其重要的影響。人事檔案是反映畢業生綜合素質的重要載體，是企事業單位選人用人的重要依據，更是公務員招考和升學考試中政審、考察的重要材料，是對畢業生本人進行定位的重要參考，也是人才交流的重要信息。

2.提高檔案管理者自身素質。隨著大中專畢業生由人才資源向人力資源轉化的這個過程不斷深入，畢業生檔案管理和企事業單位工人檔案管理出現融合趨勢，部分單位存在一個弱化現象，這就給我們的畢業生檔案管理工作提出了更高的要求。要充分認識到畢業生人事檔案管理工作在人才資源開發中的重要性，要牢固樹立科學的人才觀，重視畢業生資源的開發，打破以往舊的管理模式，學習運用現代化科技手段和先進的管理方法基本技能，不斷改進工作方式、方法，創新工作模式，提高工作效率，開發、管理和利用好畢業生人事檔案這一信息資源，高標準的做好服務工作。

3.用人單位要高度重視檔案信息。人事檔案真實地記載著一個人的成長過程，它反映了一個人的真實面目。畢業生的檔案材料雖然少，但材料的內容十分重要，它是全面考察、了解和正確使用人才的重要依據，是畢業生綜合素質的體現。因此，用人單位在使用人的同時，必須全面掌握一個人的信息，這樣才能根據需要正確地選擇、使用人才，讓其在適合自己的崗位上發揮特長，為社會創造財富。

三、加強對畢業生檔案的管理

1.建立專門的畢業生人事檔案庫。畢業生檔案要集中統一管理，特別是大型國有企業，要將畢業生檔案和工人檔案分開管理；畢業生就業管理部門要對接收到的派遣期內的畢業生檔案要重新核對、整理，根據畢業生的基本情況，分門別類，按姓名、專業、學歷等統一編號，并建立多種檢索方式，便于查找與利用，為用人單位提供人才信息資源，實行科學、規范的管理。對超出派遣期的畢業生檔案要及時移交人才交流部門管理，盡可能地聯系畢業生到相關部門辦理人事業務。

2.加強收集工作，完善檔案內容。檔案工作者要有高度的責任感，按照《干部人事檔案材料收集歸檔規定》文件精神，結合工作實際，制定相應的制度，全面收集材料，特別要注意收集那些能體現畢業生實踐能力、思想品德、政治素質等方面的材料，還有參加學習、科研成果、等情況，準確、客觀地反映畢業生的綜合素質與現實表現，提高檔案的利用價值。為了獲取大量有用的檔案信息，必須廣開信息渠道，拓寬信息來源，進一步提高人事檔案的自身價值，使檔案內容不僅反映一個人的過去和現狀，而且能根據檔案信息預測一個人未來的發展趨勢，以達到歷史、全面、系統、預見性地展示一個人的目的，從而使人才管理部門依據大量的定量分析、實績考核和綜合評價，公正、客觀地選拔有用人才。

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關鍵詞：人事檔案；人事管理；社會價值；職工檔案

人事檔案和一個人的生活和工作息息相關，極其重要。它是一個人的人生軌跡，是一個人的歷史記錄；它認定一個人的身份、功績、婚姻狀況，涉及到政審手續、職稱申報調整工資養老保險等多方面的具體事務。下面逐做例舉。

一、人事檔案管理的社會價值

人事檔案的社會價值巨大，在我國人事管理制度中頗具特點，它不僅僅具有法律效用，是記載人生軌跡的重要依據，還具有重要的憑證價值和參考價值。無論什么情況，只要進行人事管理活動，就會形成相關的人事資料，就需要開展收集、整理、歸檔、立卷、保管和利用等人事檔案工作，人事檔案就具有存在和利用的社會價值。在市場經濟條件下，隨著社會進入信息時代，信息已成為重要的社會資源，信息的收集和利用也是一項具有戰略意義的社會工程，作為人員信息主要載體的人事檔案有了更加廣闊的價值空間。市場人力資源的合理配置、企業和從業者之間的溝通和聯系、企業自身的人事管理和人才培養、日趨社會化的人事管理和社會保障工作等都需要真實、科學的人員信息為依據、支撐和連接，而這些信息的獲取和利用，離不開人事檔案工作的有效運轉。

二、我國人事檔案管理中存在的主要問題

人事檔案是對一個職工的個人學習、工作經歷、生活狀態和工作成績的原始記錄，是職工享受各種社會待遇的憑據以及解決勞動糾紛的依據。它關系到職工的切身利益。隨著市場經濟的建立和社會的發展，原有的企事業人事檔案管理辦法已經不能滿足社會的發展和新型勞動力市場的需求，在工作中遇到了很多問題。

1. 人事檔案管理政出多門。

現有的人事檔案管理體制處于新舊體制轉制時期，管理模式基本上是沿襲舊體制，但又有突破舊體制的趨勢。人事檔案總體上是單位、部門管理，分別由黨委組織部門、政府人事部門所屬人才流動服務中心、勞動部門所屬就業服務中心、教育部門所屬畢業生就業指導中心、企事業單位的主管部門以及有人事管理權的國有企事業單位管理。人事檔案的多頭管理是傳統“檔隨人走”的人事管理模式的反映，它既是束縛人才流動的障礙之一，又是影響人事檔案管理質量的原因之一。近年來，隨著大中專畢業生就業體制的改革和人事制度的逐步推行，在大中專畢業生學籍檔案的管理上，個別部門拘泥于傳統管理模式和自身利益的誘因，檔案管理權限還存在著一定程度的矛盾沖突。

2. 部分企事業的職工檔案存在著客觀性、準確性、完整性差的問題。

沒有嚴肅、負責地填寫好每一份檔案材料，致使有的檔案錯漏百出。職工檔案中記載的出生時間、參加工作時間前后不一致，工作經歷記錄不完整等。一些企業，尤其是私營企業或股份制企業的領導認為職工檔案沒什么用，不給新招用的職工建立檔案，甚至隨意更改，給勞動保障部門辦理職工失業、退休等手續增加了困難。

3. 檔案管理的軟硬件不適應形勢發展的需要，特別是檔案管理人員素質急需提高。

檔案管理是一項政策性、規范性很強的工作，需要從業人員具有較高的政治素質和業務能力。多數檔案室設備陳舊，管理手段落后，防火、防潮、防蛀等達不到標準，檔案管理只滿足于不丟失，裝進袋子，鎖進柜子里。

三、加強人事檔案工作的主要措施

建立用人與管檔相分離的人事檔案管理體制，要改革現行“人檔合一”的單位、部門所有的人事檔案管理體制，按照“人檔分離”和集中統一的改革思路，將政府人事部門所屬人才流動機構、勞動部門所屬就業服務機構、教育部門所屬畢業生就業指導機構以及政府其它部門所屬的相應機構承擔的人事檔案管理職能剝離出來，將國有企事業單位的人事檔案管理權重新收回來，歸政府所有。

1. 嚴肅檔案管理。

當年人事檔案是極為神圣的，單是“檔案”這個詞匯就有著極大的威懾力，記得小的時候，老師就經常嚇唬我們說，如果表現不好，你的劣跡會記入檔案。而到了今天，人事檔案管理卻出現了混亂，如有“工齡越來越早，年齡越來越小，文憑越來越高，資格越來越老”等現象，檔案中甚至還出現了假身份、假學歷，極大地破壞了檔案的嚴肅性。為此，人事檔案管理要以制度化、規范化為基礎，提高檔案的內在質量，為人事工作提供準確、真實可靠的數據。

2. 改善人事檔案管理設施，提高檔案管理人員素質。

現階段的人事檔案管理不論是在檔案保管、保護還是開展檔案業務工作，對所需的設施都提出了更高的要求。現代化的設備和技術手段是實現人事檔案管理現代化的物質基礎。

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[關鍵詞]新時期環境；高校；人事檔案；管理工作

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2015.12.157

[中圖分類號]G647 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2015）12-0-02

人事檔案管理主要是將個人的社會經歷、學歷情況、家庭情況、思想品德、個人能力及相關獎勵和處罰的情況記錄在檔案，這份檔案跟隨并記錄了人的一生。我國目前的檔案保管工作還比較落后，并未完全達到信息化、科技化。高校應該是人才、科技、思想水平都比較高的單位群體，更應當率先發現其內部人事檔案管理工作方面存在的問題，并分析其解決的對策。

1 高校現人事檔案管理中存在的問題

1.1 資料保存不完善

據筆者網上查閱和有關部門工作人員介紹，高校人事檔案主要包括以下內容：學生集體常住人口登記表或戶口遷移證、高校畢業生就業協議書、高校畢業生就業報道證、個人人事檔案等。個人人事檔案中又包括個人基本信息、各個時期的學習經歷、成績單、獎懲經歷等，還有包括思想道德在內的黨團材料。但與此同時也有很多其他資料沒有體現出來，相對來說并不完善，比如個人身體情況、能力情況等。

目前我國的高校人事檔案就資料保存方面來說并不是很完善，不能體現個人的整體情況，僅停留在成績和個人基本情況方面。而且由于大部分都是紙質材料，所以在保存過程中，容易發生破損、霉變、氧化、蟲蛀等情況，一旦檔案室發生火宅等情況，檔案資料極易受到損害，難以保存。

1.2 人力物力不足

高校有專門的檔案科室來保存檔案，用鐵制柜分門別類的進行保存，大多依據年級、性別字母排序、學號排序等。因平時不需要使用檔案，檔案管理部門人員非常清閑；但一旦到了畢業季，檔案室管理任務繁重，大量的畢業生個人資料、成績資料、黨團資料需要整理，這時學校往往會請一些學生或兼職人員幫忙，但由于他們缺乏經驗，且無法確保資料的保密性，給檔案管理工作帶來一定困難。由此可見，我國高校在檔案管理人員的安排和調配方面非常不科學。而且人事檔案管理工作者缺乏專業培訓，專業技能不高。

在物力方面，由于學校對人事檔案管理不甚關注，所以也存在資金不足的情況。要想實現檔案管理科學化、信息化，就需要計算機系統和掃描系統等設備，而目前這些設備都配備不足。同時，由于檔案室空間有限，很多詳細的個人資料都不能保存在個人檔案中，而只能放部分簡單的內容，且由于存儲空間有限，很多時期較早的檔案被移交至其他部門，導致檔案信息不完整。由此可見，我國高校在保存學生人事檔案方面局限性較大。

1.3 檔案調取缺乏靈活性

高校對人事檔案的管理是保密的，學生只有在畢業時才可調取自己的檔案，而且檔案由文件袋包裝，加貼封條，其內容嚴格保密，連本人都不能拆封查看自己的檔案。在檔案調取時，缺乏靈活性，往往由某單位申請去學校調取檔案需要幾天甚至一周的時間，如果是異地單位，則需要的時間更久。而且在調取檔案過程中，檔案保管人員只能手動將檔案從檔案柜中找出來，耗時耗力，對于已經調走的和近期調進的檔案不能一目了然，不利于檔案管理；并且檔案內的內容，是否有缺失、遺漏的情況也不得而知。

1.4 檔案保存環境安全性低

高校本身的檔案保管室，沒有非常嚴密的保管設施，只有一些防護欄門鎖柜子鎖等設施，被偷盜的可能性高。另外，檔案室紙質文件偏多，比較干燥，很多檔案室設施陳舊，存在安全隱患，同時消防設備沒有定期檢查等都造成巨大的安全隱患，不能很好的做到防火防災。

2 新時期環境下做好高校人事檔案管理工作

2.1 強化檔案材料搜集的真實性及檔案工作嚴謹性

21世紀是一個競爭和挑戰并存的時代，社會對人才的需求越來越迫切。我國高校也在蓬勃發展，越來越多的人步入大學課堂接受高等教育，未來，90%的人都要接受高等教育，也將有更多的學生選擇讀研、留學，單位企業也將逐漸規范化，建立內部人事檔案管理部門。高校人事管理人員在具體的檔案管理工作過程中，要把搜集內容具體到實踐內容，不能單純停留在在職評選及學歷收集等方面。另外，還應按時向材料搜集部門反映最新的教研結果。工作人員在材料搜集工作過程中，必須保持科學嚴謹的態度，保障材料的真實性和系統性。

2.2 提高檔案管理員工綜合素質

針對于目前高校人事檔案管理人員不足，專業性不強，有以下幾點建議。

2.2.1 擴大范圍、面向社會廣泛錄取檔案管理人員

以往的檔案管理人員多半是由學校內部調動調整的，很多都是年齡較大的行政工作人員，甚至還有返聘人員，這些人大都是奔著清閑的工作崗位去的，這就造成員工隊伍老齡化、缺乏進取精神等問題。因此，學校要面向社會招聘管理人員，讓管理隊伍年輕化，使真正有能力的專業人才投入到這個工作崗位上來。

2.2.2 加強員工專業培訓和績效考核工作

從高校人事檔案的長遠發展來看，既需要員工本身具有較強專業素質，還需要對員工進行不斷的專業培訓，提高他們的業務水平，使其實際操作和理論知識并進。另外，還應完善績效考核制度，通過考核激發員工學習新知識、新技能的熱情，以免其思維僵化、止步不前。

2.2.3 科學安排工作，提前做好部署，提高員工的做事效率，避免使用兼職工

由于人事檔案管理要求極高的保密性和準確性，因此不適宜使用兼職工，他們沒有受過專業的培訓，且責任心較低，在檔案管理工作中極易發生錯誤。對畢業時期檔案科室繁重的工作任務，可提前做好工作部署，盡早做好工作安排和前期準備工作，讓學校其他部門配合工作，提前準備好檔案材料，使檔案管理工作順利、及時開展。

2.3 建立嚴格的高校檔案部門制度

筆者通過網上查閱資料得知目前很多高校人事檔案部門機構不健全，沒有正式的高校行政管理部門統一管理。學校方面要加強關注，通常一個高校有著成千上萬份的畢業生人事檔案，如果沒有統一的領導和健全的職責規范，就很難保證高校的人事檔案管理工作能長遠發展，取得新突破。強化高校人事檔案管理部門的制度規范化工作，設置專門的主管領導，做好整體工作的部署和檢查推動。調整員工結構，如設置專門的檔案整理人員、電腦錄入人員、核查人員等，使每個員工責任清晰、分工合作。配備相應的獎懲措施，降低檔案管理工作的錯誤率。

2.4 加強管理人事檔案信息化建設

隨著新時期的到來，經濟飛速發展，電腦技術不斷進步，高校的人事檔案管理工作也應逐漸信息化，如可將個人的檔案資料輸入電腦，形成電子文檔，方便調閱和整理。雖然初步的錄入階段耗時耗力，但這對長期的高校檔案管理工作來說是非常有好處的。第一，便于管理，調閱方便。第二，不占空間，檔案內有什么缺什么一目了然。第三，可使部門單位間的檔案調轉工作簡單方便，從網上直接傳取。第四，可以開放部門查閱權限，比如學生可通過校園一卡通或學號信息，通過柜臺或網站查閱自己的檔案資料。第五，教育部門可建立轄區內整個高校的人事檔案備份，防止人事檔案因電腦故障或其他原因而丟失。第六，檔案流轉過程清晰，可以看到由誰錄入該份檔案、備份在何處、受何部門管理、于何時調往哪里、何人何時何因調閱，新減了哪些材料等。

3 結 語

我國步入新時期以來，科技飛速發展，高校的人事檔案管理工作也應不斷發展，不能局限于當前。檔案管理人員的素質、專業技能都應不斷提升并運用到實際工作中。利用高校的人事檔案資源，使檔案管理更有意義，發揮其越來越突出的作用。

主要參考文獻

[1]群儀.十二所高校人事檔案管理現狀淺析[J].干部檔案工作研究，2013（1）：27.

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目前，縣級醫院人事檔案管理仍基本上沿用十幾年前的管理模式，醫院人事檔案工作在管理制度、管理手段、管理模式、管理人員等方面尚存在許多問題。

1.1 人事檔案管理制度不健全。近幾年，我院自主引進數位高級專業技術人才，在整理人事檔案時，發現因缺少原始檔案材料，無法辦理正常調動、派遣手續。之后通過人才服務中心辦理人事，但同樣因缺少原始的人事資料，無法核定工資標準。還有的因原單位不同意放人，致使他們的原始檔案至今沒有轉到我院，造成人事檔案材料的不完整，“有檔無人”、“有人無檔”的現象比比皆是，給新錄用單位在人員管理、人事審核、審批工作中帶來不便。

1.2 人事檔案管理不集中、模式單一。縣級醫院檔案管理模式采用“封閉式管理”，過于強調保密性原則。人事檔案調遣、查詢“門檻”太高，一般需領導審批和專門介紹信，甚至是多個或多級領導同意。人事檔案利用范圍小，只用于政審、調資、年終考核、辦理退休。人事檔案管理通常分四個部門，歷年由人社局統一招聘分配的，有編制的正規高校畢業生，檔案由人社局檔案室保管；我院自主聘用的高層次專業技術人才、正規高校畢業生轉正定級前、部分合同制員工，檔案由人才交流中心保管；其他在編員工，但非人社局招考分配的，檔案由主管部門衛生局保管；另部分合同制員工，檔案由我院人力資源科保管。

1.3 人事檔案管理手段滯后。第一，資料收集不及時。如醫護人員的外出進修、科研論文、職稱晉升、各級表彰等檔案多保管在醫院的醫務科、護理部，遇到歸檔或查詢時，檔案員要經常往返于各科室之間進行搜集、整理、復印。第二，檔案信息資源利用率不高。因為存儲量大，檔案管理部門不能對已經歸檔的檔案材料進行信息的提煉和加工處理，檔案信息資源在很大程度上被閑置甚至浪費。第三，歸檔困難。由于資料的變動（增加或更新），如年度考核、工資調整、醫德醫風考核、學歷變更等以及多卷相關檔案同時查詢的情況時有發生，不可避免地發生歸檔錯誤。第四，工作量大。現人事檔案是以紙質、照片等載體作為檔案管理的實體，以手工操作為主，缺乏對檔案出、入庫記錄和檔案變更的管理。遇到檔案的查找、編輯、分析等工作時，工作量巨大，步驟也繁瑣。

1.4 人事檔案管理人員業務不精。在我院從事檔案管理的大多是一些即將退休的老護士長。由于年齡大，從事臨床護理工作吃力，便照顧到行政后勤管理檔案。專業知識不足、檔案業務不熟、變動頻繁，勢必影響檔案管理工作的質量和利用。

2 人事檔案管理工作措施

2.1 重視醫院檔案管理人員的培養。可通過擇優錄用，競聘上崗，把真正優秀的檔案專業人員選拔到檔案管理崗位上來，并且保持檔案管理人員的相對穩定。同時，醫院要將檔案人員的培養納入醫院人才培養計劃。不但要進行檔案管理現代化的知識培養，而且要提高法制觀念，自覺參與檔案的管理與利用。

2.2 建立統一的開放式檔案管理模式。由于我院員工原始人事檔案分四個部門管理，導致醫院為員工建立的臨時性檔案材料不全，使醫院在員工職稱晉升、學習培養、干部選拔方面獲取信息量不足。補充完善人事檔案材料，建立統一的開放式檔案管理模式勢在必行。第一，完善基本檔案材料。包括個人基本情況；學歷、學位證明；繼續教育及學習進修證明、證書；年度考核表。第二，收集衛生專業技術人員開展工作檔案資料。包括開展的新技術新項目；參加援川、強基工程、義診等活動；專業技術職務資格證書、聘任證書和聘任合同；發表著作、論文、科研成果鑒定書；典型病歷、搶救成功的病案、手術分析；“三基”、“三嚴”考核及醫德醫風評價材料；參加專業學術會議證書等。第三，開放式檔案管理模式。人事檔案管理必須走向開放性，才能適應經濟發展和人革新形勢。把人事檔案作為記錄員工綜合素質的信息儲存和保管，促進人才合理流動和人才市場主體到位。

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一、大學畢業生如何漠視檔案

目前大學畢業生對自己檔案的“漠視”主要可以歸結為以下幾點：

1、滯留在高校

如今高校畢業生自主就業，部分畢業生因沒有落實工作單位把檔案暫時留在了學校；找到工作后因身在外地或忘記等各種原因，沒有再回學校辦理檔案轉移手續。也有畢業生認為，檔案轉移手續復雜，放在人才市場每年需繳240元管理費，不如丟在學校安全省事。

2008年11月底，從"2008年高校畢業生就業工作總結會”上獲悉，目前北京市高校京外生源畢業生戶口和檔案滯留學校的達到2，2萬余名。據北京市教委的數據顯示，在這2，2萬余戶檔滯留高校的京外生源中，本科生占七成。這些學生滯留戶檔的目的明確，其中就業、考研和出國留學的超過83％。期滿后繼續滯留的戶檔數量逐年增加。超過兩年期限的達到9200余人，其中有3800人甚至已經超過了6年。

2、棄之人才市場

最近，北京市人才檔案公共管理服務中心對失去聯系超過5年的流動人員的人事檔案進行了網上公示。公示檔案中，僅北京市市區就超過5000份；加上各區縣，此次公示的檔案份數超過了3.5萬份，規模堪稱龐大。2008年11月底，北京市人才服務中心有關部門負責人表示30天公示期滿后，即解除對原檔案的托管關系。

江西人才市場是江西省最大的人才流動管理機構，截至目前，該市場已存放兩萬多份人事檔案。然而，許多檔案從放進之日起就成了“死檔”。該市場工作人員介紹，有的檔案甚至已經有十幾年無人過問了。

二、大學畢業生為何漠視檔案

目前，人們的擇業模式越來越多元化，自主擇業已成普遍情況。無論是對于企業用才，還是個人擇業，已經不再受戶口和檔案的限制，不再“惟檔案是尊”，這是整個社會對于市場運轉的一種自我調控，但也引發了大量的“棄檔”現象。

1、企業不看重檔案

近幾年，隨著人事制度改革的深化，人事檔案已不再是企業考察個人能力和選拔人才的惟一標準。

現在深圳某企業工作的黃某曾說：“我換了七八次工作，從來沒有人問我檔案問題。現在企業看重的是能力，檔案有沒有，作用不大。”這代人的職業觀較以前更追求自由和個性，流動也相對頻繁，用處弱化的人事檔案便容易被輕視。

某高校畢業生曾說：“自從大學畢業后，我的人事檔案就一直放在學校，反正也用不著。很多同學都將檔案留在學校，除非有正規的接收單位才想起檔案，否則檔案就永遠地留在學校或人才市場。”還有學生喜歡頻繁調槽，在工作單位變動后，由于嫌轉檔手續煩瑣，便在流動或工作轉換中放棄了檔案。

市場經濟的發展需要生產要素的流動，人力資本的流動也是必然。市場理性對人的要求不再是個人的政治地位和政治身份，而是專業和技能。用人單位在考察人時，也必然把個人能力與企業發展結合起來，從而謀求利潤的最大化，這就是所謂的“考察檔案不如考察現實的人”。

2、對檔案的用途知之甚少

盡管檔案作用的弱化在一定程度上減少了人事檔案中不客觀紀錄現象的發生，杜絕了個人生活被他人主觀操縱的可能性，可以看作是一種社會和公眾理性的選擇。但畢竟目前是社會轉型時期，人事檔案在某些方面仍然具有不可替代的作用。一些剛畢業的大學生們對于檔案的用途知之甚少，不少畢業生甚至不知檔案與自身有何關系。

廣西某職業學院大四學生張某已與湖南一家公司簽訂了就業合同，現正在該公司見習。當檔案調查人員問他打算如何處置自己的檔案時，他表示根本沒有想過此事，并發出了“檔案不是存在學校嗎，還需要遷出來嗎”的疑問。

三、長期漠視檔案有何不妥

盡管檔案的作用現在有很多大學畢業生還知之甚少，但是大學畢業生無論是考公務員，還是到企業就業，或是自主創業，都應該重視并妥善安置自己的檔案，否則，將來會產生許多不必要的麻煩。

1、檔案滯留高校影響計算工齡

畢業生如果沒有及時地將檔案從學校轉出，用人單位將不能為其計算工齡。按照有關規定，未就業的畢業生，檔案放在學校期間不算工齡；須在人才交流服務中心辦理人事，中心才能為其辦理轉正定級、年度考核、檔案工資審批等手續，這樣才能連續計算工齡。學校代為保管畢業生檔案，只是延長了畢業生的擇業期，而畢業生與學校之間并不存在人事隸屬關系，學校不能為畢業生出具涉及人事關系的證明。根據相關政策規定，單位只能按應屆畢業生標準為其辦理就業手續，而工齡也就相應的從“零”開始。檔案滯留學校還將影響今后的轉正定級和職稱評定。

2、無法報考公務員

已畢業多年的饒某這段時間頗為懊惱，年前他本來打算報考國家公務員。但當年畢業時他沒有理會自己的人事檔案，結果人事檔案被學校轉回原籍，自己也渾然不知。由于和原籍檔案管理部門從未聯系過，這幾年他的人事檔案上沒有任何新增記錄，導致沒有地方及時給他出具報考公務員的政審材料，考公務員的事也因此落了空。

3、落不了戶

孫某4年前畢業于遼寧某學院，不久前跳槽去了南寧一家房地產咨詢公司。然而，讓她郁悶的是，到南寧上班，沒想到才過了幾天她就不得不飛回遼寧調檔案。原因是公司要幫她落戶口，而她一直不知道沒有檔案就落不了戶口這個道理。聽孫某講述說，她大學畢業后，把檔案放到人才市場，第一年交了幾百元的檔案管理費，后來逐漸覺得檔案對自己沒什么用，就再也沒有理會過，再到后來根本就忘了有檔案這么一回事，直到遷移戶口要用檔案，才知道它的重要性。

4、辦不了身份證

劉某幾年前從某職業技術學院畢業，當時他揣著檔案輾轉于沿海各城市打工，沒有及時將檔案掛靠在人才市場。今年因為需要辦理第二代身份證，這才想起，戶口從學校轉出后一直沒有落戶。為此，小金在省城和原戶籍所在地的派出所折騰了近一年，費了諸多周折，可至今手續還沒能辦好。

人事部門一負責人曾經在一次訪談中指出，現在很多以檔案為依據的個人證明等手續還是繞不開檔案這一關的，如：工齡、研究生考試、公務員考試、職稱申報、養老保險辦理以及出國、結婚生育等都離不開檔案。

四、大學生畢業后檔案該何去何從

隨著越來越多的大學畢業生選擇進入私企或者自主創業，“棄檔”現象也越來越突出。如何妥善處理自己的人事檔案，成為這一群體必須面對的問題。

目前，我國的人事管理實行雙軌制：一種是用人單位直接管理職工檔案；一種是縣級以上人才市場人事檔案。這兩種是平行運行、且能對接的制度。也就是說，假如你畢業后進入私營企業工作了兩年，再考上公務員進入國家機關，你的工齡是從你的檔案進入人才市場的時間開始算起。換句話說，是從進入私營企業工作的時間開始計算。因為檔案放在學校只是學籍檔案，轉到人才市場才成為人事檔案，才能證明你進入社會參加了工作。 那么，大學生畢業后檔案該如何妥善處理呢?專家介紹，對于畢業后找到接收單位的學生，檔案可以直接轉到單位或者單位主管部門，如果單位不接收檔案，畢業生可以將檔案存入當地人才市場，由其進行代管。對于畢業后沒有找到接收單位的，最好是將檔案轉入下列部門之一。

1、生源地人事部門

把檔案轉至生源地，由所在地級市的人事局接收，這種方式比較適合準備在生源地就業的畢業生。其優點是在生源地辦理就業手續時比較方便，但如果畢業生想離開生源地就業，轉出時就會比較麻煩。

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【關鍵詞】流動人員；人事檔案；管理

一、人員流動現狀

改革開放的新形勢下，全國的流動人員人數逐年增加。據統計，“十二五期間”，我國流動人口每年增加約800萬人，2014年年末已達到2.53億人。一方面，高校畢業生在就業的過程中形成了大規模的人員流動。2015年全國高校畢業生人數創歷史新高，達到749萬人，比2014年增加22萬，大學生就業面臨嚴峻的挑戰；另一方面，組織間再就業人員流動的數量也非常龐大。隨著我國經濟增長方式的轉變，產業結構調整、國有企業改革等一系列宏觀政策的穩步推進，造成一大批“下崗待就業”人員。盡管國家出臺一系列保障措施促進下崗職工再就業，但短時間內這類失業人員的基數仍很大。此外，還包括農村剩余勞動力向城市非農產業的流動。這三大類的流動人員對我國國民經濟的發展起著重要的作用。

二、流動人員人事檔案存在的問題分析

（一）檔案材料難以收集，歸檔信息不完整。人事檔案作為記錄個人歷史真實面貌的文件材料，必須具有真實性、完整性。然而，在現實流動人員管理的過程中，檔案歸檔材料很難收集完整。人事檔案包括十大類的材料，涵蓋學歷、工作經歷、政治面貌、獎勵與處分等多個方面，許多單位對人事檔案重視程度不夠，將精力集中在對流動人員的使用上，對工作中形成的檔案材料沒有加以收集和整理。一些單位和高校在人員流出后并未按檔案管理的相關規定，及時將檔案轉移至人才服務中心，而是交由本人代為保管。檔案信息的不完整為流動人員日后在干部選拔、職稱晉升、工齡認定等方面帶來了很大的麻煩。

（二）流動人員的檔案材料的真實性不高。人事檔案是組織考察個人基本情況的重要依據，也是本人在工作、退休期間享受政治待遇、物質待遇、精神待遇的重要參考。“三齡兩歷一身份”（年齡、工齡、黨齡和學歷、工作經歷、干部身份）是人事檔案的核心，也是流動人員人事檔案最容易失真的信息。由于流動人員檔案的管理還不完善，流動人員工作不固定，有些人為了個人私利，擅自涂改出生日期、工作經歷、入黨時間等重要信息，出現年齡越來越小、榮譽越來越多等混亂的現象，這就使得流動人員人事檔案的可信程度大大降低。

（三）檔案轉遞不完善，人檔分離的現象十分突出。流動人員的本質特點決定了檔案傳遞工作在流動人員人事檔案管理中的重要地位。《流動人員人事檔案管理暫行規定》中明確指出，流動人員人事檔案在轉遞時必須完整齊全，應通過機要交通或專人送取，不得郵寄或交流動人員本人自帶。目前，流動人員人事檔案的轉遞很不完善，移交不及時，甚至出現不移交等現象。一些單位在轉移時不按規定采用機要信件的方式，隨意選擇快遞公司投遞檔案，或者交由個人代為移交，導致檔案的缺損、涂改和遺失。在現實的檔案管理工作中，流動人員的檔案因為沒有履行正規的轉遞手續而出現“死檔、黑檔”等人檔分離的情況時有發生。

三、流動人員人事檔案管理的建議

（一）嚴格檔案轉遞手續，實行動態化管理。隨著市場經濟體制改革的不斷深入，人員的流動越來越大，越來越頻繁，這對流動人員的人事檔案轉遞工作提出了更高的要求。單位應嚴格執行檔案管理相關規章制度，切實做好流動人員的人事檔案轉遞工作。在轉遞人事檔案前，單位應對檔案的基本信息進行核對。檔案中缺少的重要材料，如工資審批材料、年度考核材料、政治面貌等，須及時補充，確保檔案的完整性、準確性。通過選派具有檔案管理資質的人員或采用機要信件的方式投遞人事檔案，對于流動人員自帶的檔案材料，人才服務機構不得接收。

（二）做好檔案收集整理工作，確保檔案真實完整。由于流動人員流動的無規律性、不固定性，這給流動人員的檔案收集、整理、核對工作都帶來了很大的難度。要確保流動人員檔案的真實性，首先須建立健全人事檔案收集環節的管理制度。流動人員在與用人單位簽訂勞動合同時，應對檔案的收集、保存、轉遞等工作作出約定，以契約的形式在法律的層面上明確勞資雙方的責任和義務。完善流動人員人事檔案的收集網絡，可采用定時收集、跟蹤收集、補充收集等多種形式和方法。其次，改變以往被動的收集保管方式。人才服務機構應加強與用人單位之間的動態聯系，以單位集體的名義存放流動人員的人事檔案。流動人員的工資晉升材料、年度考核材料、學歷晉升材料、獎懲材料等先由單位完成，正式材料形成之后一定期限內交由人才服務中心，人才服務中心根據檔案管理的規定和要求進行整理和審核。

（三）加強檔案基礎設施建設，優化人才隊伍建設。基礎設施建設是推動流動人員人事檔案發展的前提條件。各級人力資源保障部門應加大對檔案人財物的投入力度和政策扶持，保證流動人員人事檔案存放的安全性、完整性。根據國家檔案的相關規定和要求，參照自身實際情況，改善檔案室的硬件水平，努力把檔案室建設成為符合“十防”要求的合格檔案室，強化安全保障措施。同時，加強檔案信息化建設，管理部門應針對流動人員的特點，開發出適合流動人員人事檔案管理的軟件，結合互聯網技術，建立包含人員信息、業績評價、工資晉升等業務的人才跟蹤系統，實行流動人員人事檔案動態化管理。加強檔案管理人才隊伍建設是推動流動人員人事檔案發展的關鍵。選拔政治素質高，業務能力強的人員充實流動人員檔案管理隊伍，推進檔案人員持證上崗制度，加強崗位管理與考核。積極開展繼續教育、專題討論、學術交流等方式的檔案培訓工作。定期組織檔案管理人員系統的學習檔案學理論知識、學習檔案管理部門、組織部門關于檔案的最新文件和精神、了解本專業的學科發展動態，不斷完善和豐富檔案知識結構體系，提高檔案人員的綜合素質。

【參考文獻】

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[4]嚴建南,紀紅衛.試論“人檔分離”[J].檔案學研究,2003(05).

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一、要有法律政策的“軟”環境

這就需要國家檔案行政管理部門會同國家人事部門和相關的立法部門共同制定出一些與人事檔案信息開發、利用有關的法律政策，且這些法律政策必須充分考慮到網絡環境下人事檔案信息的利用條件、利用范圍、人事檔案信息的分類等級、查閱權限和授權的條件。需要指出的是，隨著我國立法進程的加快，針對人事檔案信息的分類和利用方面的法律也相繼出臺，這為人事檔案信息網絡化管理提供了基礎保障。例如，國家人事部制定的《流動人員人事檔案管理暫行規定)中第一條規定“流動人員人事檔案是指：辭職或被辭退的機關工作人員、企事業單位專業技術人員和管理人員的人事檔案；與用人單位解除勞動合同或聘用合同的專業技術人員和管理人員的人事檔案；待業的大中專畢業生的人事檔案；自費出國留學人雖的人事檔案；外商投資企業、鄉鎮企業、街道企業、民營科技企業、私營企業等非國有企業聘用的專業技術人員和管理人員的人事檔案；外國企業常駐代表機構的中方雇員的人事檔案；其他流動人員的人事檔案”。既為對流動人員的人事檔案保管提供了法律依據，也為實現這些人員人事檔案信息的網絡化管理提供了依據。

二、要建立必要的信息采集和分類標準體系

人事檔案信息的標準體系主要是指在人事檔案信息的分類、整理及編碼、加密碼、解碼等，必須要有一套適用、科學、統一的標準體系。具體要包括3個方面：

1、人事檔案信息的網絡化管理中電子賬號的編碼設置標準。人事檔案信息管理的電子賬號的編碼是一個基本編碼，它必須要在科學論證的基礎下既便于管理又要能反映出一些相關的信息。現有的居民身份證的編碼不僅值得我們參考而且應充分地加以利用。(中華人民共和國居民身份證法》中詳細地規定了居民身份證編碼的管理要求。居民身份證中規定編碼為18位，其中包含了居民的出生地、年齡、性別、戶籍所在地的一些基本的信息，并且明確規定此號碼為終身不變的惟一號碼，即使公民戶口遷移也不能更改號碼，還明確規定了現役軍人和未滿16周歲的公民均可以自愿申領個人的居民身份證。身份證號的編制成果完全可以被直接地利用，不存在利用上的不便之處，僅僅在公民身份證的基礎上再加上葉些與人事檔案信息有關的編碼就可以完成人事檔案信息的電子賬號的統一編碼。至于人事檔案信息的電子賕號的加密碼的設置只要保證其安全性就可以了，輸入簡單的數字代碼可以快速地查閱相關人事檔案信息。

2、人事檔案信息的等級劃分和權限的規范標準。人事檔案的信息必須劃分等級，既便于利用也能切實保護好個人的信息安全。參考美國的人事檔案管理的制度，將我國的人事檔案信息劃分為三類等級標準：第一類自由查肉的人事檔案信息。第二類申請查閱的人事檔案信息。第三類，嚴格保密的人事檔案信息。在此基礎上，確定具體的權限設置標準。

斗人事檔案信息利用中的加密碼和解密碼的標準設置。人事檔案信息的利用要求必須要有科學、安全、方便的加密碼和解密碼，這些號碼的設置和標準規格都要具有科學性和實用性，因此人事檔案信息在開發利用之前必須要有這些標準設置。

人事檔案信息在采集時就必須附加必要的密碼設置，這些信息內容必須通過加密后在具體的保管和利用中，確保不被泄密和惡意下載的發生。

三、要建立人事檔案信息的專用數據庫

以人事檔案信息化為突破口，積極進行數據庫建設。建立數據庫是一項工作量大、技術含量高的工作，事先要有充分的調研活動，選定了一套通用人事管理軟件，啟動建庫工作。

人事檔案信息是動態的、變化的信息資源，為了保證數據的準確性和真實性，必須保證數據的準確、真實、規范、統一。人事檔案信息的采集是這項工作中最關鍵的環節，信息的準確性是所有工作的立足點，專用人事數據庫建設，必須制定具體科學的信息采集制度、信息審核制度、保密制度，以保證信息建庫工作順利進行。

可以首先建立各級國家人事檔案信息管理中心，然后將中心里保存的人事檔案中的信息根據相關的分類標準整理后輸入并保存在專門的信息數據庫里，最后形成的數據庫不僅包括所有的人事檔案信息，還要包括在信息整理中有關的注冊、登錄、加密等一系列的信息數據。信息數據庫建立起來以后，還要有一定的專門網絡和專門網站才能實現人事檔案信息的交換、流通，也才能真正實現人事檔案信息的異地查詢和人才的流動管理。利用者可以利用專門網絡、公用網絡或者一些信息平臺進行查詢。

四、要進行人事檔案管理制度的必要改革

人事檔案所有權為國家所有，那么國家就應該采取有力的措施建立和保管好這些人事檔案，對于那些人事檔案管理中出現的丟棄檔案及人事檔案流失事件必須嚴格管理，防止這些現象的再次發生。同時人事檔案管理制度的改革也要實現人事檔案能夠集中管理和人事檔案信息能夠被集中采集，

目前國家大力推行人事制度和建立人才服務中心，就可以很好地解決一些流動人才的人事檔案的集中保管和信息的集中采集。例如，2000年3月30公布的(關于深化科研事業單位人事制度改革的實施意見》第16條“有條件的部門和地方可以建立對所屑科研機構的未聘人員實行集中管理和服務的內部人才交流服務機構，有組織地分流安置各類未聘人員，減輕科研機構的冗員負擔。有關部門要加強對人才交流服務機構的指導、扶持和管理”。2000年7月中央組織部、人事部下發的《關于加快推進事業單位人事制度改革的意見)第4條“全面推行聘用制度，破除干部身份終身制，引入競爭機制，在事業單位全面建立和推行聘用制度，把聘用制度作為事業單位一項基本的用人制度。所有事業單位與職工都要按照國家有關法律、法規，在平等自愿、協商一致的基礎上，通過簽訂聘用合同，確定單位和個人的人事關系，明確單位和個人的義務和權利。通過建立和推行聘用制度，實現用人上的公開、公平、公正，促進單位自主用人，保障職工自主擇業，維護單位和職工雙方的合法權益。通過聘用制度轉換事業單位的用人機制，實現事業單位人事管理由身份管理向崗位管理轉變，由單純行政管理向法制管理轉變，由行政依附關系向平等人事主體轉變，由國家用人向單位用人轉變”。人事

制度的推行和人事檔案管理制度的改革為人事檔案信息的網絡化管理服務提供了實際需求。

五、應建立各級國家人事檔案管理中心

現有經濟條件下，人事檔案往往不是一個人一生完整的記錄，由于管理的漏洞，流動會導致一個人的人事檔案出現多份或中斷。為了保證這些人事檔案的信息能夠準確、及時被新的用人單位利用和方便國家全面管理，必須建立各級國家人事檔案中心，建立全國的人事檔案信息庫，在全國范圍內推行人事檔案信息的標準化和網絡化，為相關人員分配個人的人事檔案信息的電子賬號，便于人事流動和用人單位掌握準確的個人信息。

六、要構建人事檔案信息的管理系統

1、人事檔案信息的管理系統組成。①人事檔案信息經過采集、交流、整合后所形成的不同數據庫。②不同數據庫的人事檔案信息進行交換的專用網絡。③人事檔案信息的交流、共享時所需要的信息交換平臺。