導(dǎo)語(yǔ)：如何才能寫好一篇檔案文獻(xiàn)管理，這就需要搜集整理更多的資料和文獻(xiàn)，歡迎閱讀由公務(wù)員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

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1學(xué)校檔案與文獻(xiàn)管理的特點(diǎn)

1.1學(xué)生信息檔案數(shù)量巨大

學(xué)校的檔案大多數(shù)都是以紙質(zhì)形式進(jìn)行保存，而且即使有電子檔案也依舊以紙質(zhì)為準(zhǔn)。規(guī)模較大的中高等院校的檔案管理工作中，有很大一部分是學(xué)生、教職員工的人事檔案，另外則是各類資料、圖書。中等學(xué)校每三年就畢業(yè)一批學(xué)生，而高等院校與較大的中高職校動(dòng)輒就是數(shù)千人的在校生規(guī)模。因此，學(xué)校需要保存的學(xué)生檔案的數(shù)量巨大。綜合類的高校以及較大規(guī)模的高中等學(xué)校，基礎(chǔ)教育與專業(yè)教育對(duì)教育資源的需求量也十分巨大。

1.2檔案及文獻(xiàn)的重要程度高

規(guī)模較大的學(xué)校，比如一些高等院校保存的檔案的重要程度都很高，尤其涉及學(xué)歷檔案與科研資料。當(dāng)前雖然教育部也有電子數(shù)據(jù)可以查詢學(xué)歷信息，但是一旦學(xué)歷學(xué)位證書遺失，最終回到學(xué)校補(bǔ)辦時(shí)，還是要以學(xué)校存底的檔案信息為依據(jù)。而高等院校中還保存有大量重要的科研信息，包括碩博士的論文原本、科研項(xiàng)目資料、科研成果等，因此更是不容有失。

1.3重要文獻(xiàn)資料使用頻繁易破損

學(xué)校的文獻(xiàn)資料主要集中在圖書館，尤其是高等院校，其圖書館的藏書規(guī)模往往很大，老牌院校還保存著一部分?jǐn)?shù)十年甚至上百年歷史的珍貴文獻(xiàn)和圖書。當(dāng)前中學(xué)以下的學(xué)校圖書館基本是完全開架，學(xué)生們能夠隨意借閱，不過(guò)多數(shù)都是較為常見的普通書籍。高等院校圖書館則采取開閉架并行與研究層次權(quán)限分級(jí)的方式。不過(guò)，紙質(zhì)的重要文獻(xiàn)還是直接借閱，因此依舊容易使之破損。

1.4檔案與文獻(xiàn)查閱不便

由于檔案與文獻(xiàn)的數(shù)量巨大，為了有序保存與整理，往往需要一套復(fù)雜的分類與存放管理制度。因此在查閱時(shí)，往往需要耗費(fèi)較多的時(shí)間進(jìn)行查找。而直接借閱紙質(zhì)檔案與文獻(xiàn)，當(dāng)歸還時(shí)需要重新入庫(kù)，又需要逐冊(cè)進(jìn)行歸類，一去一回十分繁瑣，不僅查閱者不便，還需要檔案管理人員大量的精力。

2檔案與文獻(xiàn)信息化管理系統(tǒng)概述

國(guó)家在1997年召開了全國(guó)第一次的信息化工作會(huì)議，并于2006年以后開始全面大力推廣，其信息化管理體系主要是包括以下幾個(gè)方面的內(nèi)容：

2.1檔案及檔案信息數(shù)字化

將借閱頻率高、信息量大、重要程度高的紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化保存與借閱。主要還分為兩個(gè)方面，即人事方面的檔案信息和教育科研方面的文獻(xiàn)資料。人事檔案如教職工履歷信息、職稱信息、畢業(yè)學(xué)生的學(xué)歷、學(xué)位信息等；教育科研方面的文獻(xiàn)資料包括利用率極高的通識(shí)基礎(chǔ)教育書籍、專業(yè)書籍、科研資料、科研成果、論文等。數(shù)字化的形式有多種，常利用掃描技術(shù)、計(jì)算機(jī)圖形文字處理技術(shù)等將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案存儲(chǔ)。檔案資料進(jìn)行數(shù)字化后，還必須將檔案資料的信息進(jìn)行數(shù)字化，即建立目錄與索引，才能將體系完善。

2.2檔案文獻(xiàn)管理的自動(dòng)化

主要的方式是建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，方便人事檔案信息的查詢、傳輸、存儲(chǔ)。現(xiàn)在已經(jīng)建立較完善信息化檔案管理系統(tǒng)的學(xué)校，一般是利用數(shù)字圖書館與檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的形式進(jìn)行自動(dòng)化管理實(shí)現(xiàn)查詢、借閱的自助化。數(shù)字圖書館一般只在校內(nèi)可用，為了防范社會(huì)上的破壞與惡意利用，一般配合權(quán)限、賬戶與登錄線路的限制。利用計(jì)算機(jī)搜索技術(shù)，實(shí)現(xiàn)快速查詢，利用VPN通道等實(shí)現(xiàn)安全下載與上傳，配置專門的服務(wù)器進(jìn)行數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)。

3當(dāng)前學(xué)校檔案文獻(xiàn)信息化管理中存在的問(wèn)題及對(duì)策

3.1管理制度落后

當(dāng)前，有不少學(xué)校，即使已經(jīng)引入了信息化管理系統(tǒng)，仍然采用陳舊的管理系統(tǒng)，多數(shù)情況下還采取傳統(tǒng)模式與信息化體系并存的方式，尤其是借閱登記等管理，紙質(zhì)登記與電子記錄并存，常常發(fā)生兩者不符的現(xiàn)象。因此，應(yīng)該在管理制度上，將能夠信息化的手續(xù)實(shí)現(xiàn)信息化的管理。

3.2管理人員計(jì)算機(jī)技術(shù)水平較低

利用信息化系統(tǒng)進(jìn)行檔案的管理，要求具備一定的計(jì)算機(jī)技能，比如熟悉電腦數(shù)據(jù)庫(kù)軟件的操作，維護(hù)人員更要有信息安全與計(jì)算系統(tǒng)維護(hù)方面的專業(yè)技能。同時(shí)，他們還應(yīng)該具有較高的職業(yè)操守，對(duì)待檔案管理的工作能夠認(rèn)真細(xì)致、耐心謹(jǐn)慎。不過(guò)，當(dāng)前多數(shù)學(xué)校數(shù)字化圖書館與檔案數(shù)據(jù)庫(kù)依舊是原來(lái)管理傳統(tǒng)檔案的人員進(jìn)行管理，計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫(kù)技能上普遍偏低，難以發(fā)揮信息化系統(tǒng)管理上的優(yōu)勢(shì)，而且在信息安全上存在一些漏洞。

3.3缺少通用性較強(qiáng)的數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)軟件

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1.1檔案員隊(duì)伍建設(shè)十分薄弱

當(dāng)前，縣級(jí)機(jī)關(guān)往往安排即將退休的老同志或剛?cè)肼毜哪贻p人擔(dān)任檔案員，檔案員年齡呈現(xiàn)“兩頭化”趨勢(shì)。即將退休的檔案員普遍工作熱情較低，不主動(dòng)鉆研業(yè)務(wù)知識(shí)；剛?cè)肼毜哪贻p人缺乏工作經(jīng)驗(yàn)，且大多不具有檔案學(xué)專業(yè)背景，開展工作困難重重。大多數(shù)單位缺乏開展檔案工作“傳幫帶”機(jī)制，檔案工作質(zhì)量難以保證；少數(shù)單位名義上配備了專職檔案員，但他們只承擔(dān)檔案保管員的工作，不能勝任新時(shí)期機(jī)關(guān)檔案工作的需要；不少單位的檔案員屬于編外人員，無(wú)法享受正式在編人員的福利待遇，且缺乏職位上升空間與渠道，工作積極性低落。

1.2檔案信息資源開發(fā)利用水平低下

當(dāng)前，機(jī)關(guān)單位檔案信息資源以提供本單位內(nèi)部利用為主，一般不對(duì)外公開提供利用，檔案面向全社會(huì)提供利用的通道不暢，這在很大程度上影響了檔案信息資源的共享與開發(fā)利用，使得檔案的價(jià)值難以得到充分體現(xiàn)，檔案工作的重要性也無(wú)法體現(xiàn)。

1.3檔案庫(kù)房和設(shè)施設(shè)備浪費(fèi)嚴(yán)重

以舟山市普陀區(qū)為例，全區(qū)在商務(wù)中心集中辦公的機(jī)關(guān)單位有51家，每家單位都設(shè)置了檔案庫(kù)房，并配備了空調(diào)、去濕機(jī)等檔案工作設(shè)施設(shè)備。然而，各單位產(chǎn)生的檔案數(shù)量普遍較少，庫(kù)藏檔案存放量占庫(kù)房面積的一半還不到，檔案設(shè)施設(shè)備的使用率也較低，存在嚴(yán)重的資源浪費(fèi)現(xiàn)象。

2改革縣級(jí)機(jī)關(guān)檔案管理體制的若干設(shè)想

2.1改革檔案管理機(jī)構(gòu)

改革傳統(tǒng)的各機(jī)關(guān)綜合檔案室門戶獨(dú)立、各自為政的管理體制，探索建立有正式機(jī)構(gòu)編制的實(shí)體機(jī)構(gòu)統(tǒng)一管理機(jī)關(guān)檔案工作，即把縣級(jí)機(jī)關(guān)綜合檔案室整編起來(lái)，成立機(jī)關(guān)文件檔案管理機(jī)構(gòu)，可暫命名為“機(jī)關(guān)文件檔案管理中心”。該中心是隸屬于縣級(jí)檔案行政部門領(lǐng)導(dǎo)的獨(dú)立機(jī)構(gòu)，其工作職能是貫徹執(zhí)行有關(guān)法律法規(guī)和國(guó)家有關(guān)方針政策，建立健全單位檔案工作規(guī)章制度，指導(dǎo)各單位文件資料的形成、積累和歸檔工作，統(tǒng)一管理各單位形成的檔案，并按規(guī)定向國(guó)家檔案館移交。

2.2改革檔案管理機(jī)制

建立機(jī)關(guān)文件檔案管理中心既管檔案也管文件的管理機(jī)制。傳統(tǒng)的檔案管理機(jī)制并沒有將文件材料的前端監(jiān)控涵蓋進(jìn)去。事實(shí)上，文件就是檔案的前身，文件形成是否標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、組成是否齊全完整，將會(huì)直接影響到檔案的齊全完整與規(guī)范管理。為此，需改革傳統(tǒng)的文件檔案收集整理和保管模式，實(shí)現(xiàn)機(jī)關(guān)檔案由傳統(tǒng)的后端收集整理保管變?yōu)榍岸吮O(jiān)控和后端保管同步進(jìn)行，真正實(shí)現(xiàn)文檔管理一體化。

2.3建立檔案信息資源共享與利用制度

建立檔案室與中心檔案信息資源共享制度，融合檔案室的檔案信息資源與中心的檔案信息資源，實(shí)現(xiàn)檔案信息一體化的目標(biāo)；建立中心現(xiàn)行文件和檔案信息資源開發(fā)利用制度，整合現(xiàn)有室藏檔案信息資源，利用檔案數(shù)字化成果，最大限度地向各機(jī)關(guān)單位和全社會(huì)提供現(xiàn)行文件和檔案信息資源利用服務(wù)，全面提升檔案工作的社會(huì)地位。

2.4改革檔案員管理體制

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隨著科技的不斷發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)計(jì)算機(jī)技術(shù)不斷地應(yīng)用到各行各業(yè)中，醫(yī)療機(jī)構(gòu)作為現(xiàn)在必不可少的一個(gè)機(jī)構(gòu)，其管理過(guò)程也應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)代化技術(shù)的應(yīng)用。計(jì)算機(jī)在檔案管理中的應(yīng)用較其他領(lǐng)域仍有很大差距。現(xiàn)在，一些醫(yī)院的檔案管理僅停留在檢索工作，計(jì)算機(jī)的許多優(yōu)勢(shì)仍未被發(fā)現(xiàn)和使用。比如海量的儲(chǔ)存量，靈敏的辨別力等。這些都是一種資源的浪費(fèi)。所以，提高醫(yī)院的檔案管理軟件，開發(fā)計(jì)算機(jī)在檔案管理方面的應(yīng)用范圍已經(jīng)是勢(shì)在必行。

二、檔案管理改革的措施

（一）提高全體員工的檔案管理意識(shí)

領(lǐng)導(dǎo)重視是前提，要想提高檔案管理水平，首先要把檔案管理作為重要的議事日程。作為醫(yī)院的首要內(nèi)容來(lái)抓，和醫(yī)院的業(yè)務(wù)水平同步策劃，同步實(shí)施。堅(jiān)持做其他工作時(shí)都不忘檔案工作，堅(jiān)持不懈的抓檔案管理的教育宣傳。提高所有人員對(duì)檔案管理的深刻認(rèn)識(shí)，并采取多種方法，利用各種培訓(xùn)和學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)全員學(xué)習(xí)；聘請(qǐng)專家進(jìn)行知識(shí)講座，并進(jìn)行當(dāng)場(chǎng)指導(dǎo)；利用各種報(bào)欄和宣傳模式宣傳、印發(fā)資料；各科學(xué)習(xí)，提高全員的檔案管理制度的認(rèn)識(shí)，使所有醫(yī)護(hù)人員深刻意識(shí)檔案管理的重要性，并且積極的參與到檔案的管理和維護(hù)的工作中。讓檔案的管理工作更好的為醫(yī)院的發(fā)展做出貢獻(xiàn)。

（二）提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)和水平

檔案管理人員在一定程度上影響了檔案管理的工作質(zhì)量，所以，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該重視檔案管理人員的培訓(xùn)，定期對(duì)檔案的管理人員進(jìn)行專業(yè)技能的培訓(xùn)和教育，同時(shí)可以適當(dāng)?shù)钠刚?qǐng)專家或權(quán)威人士進(jìn)行講座，對(duì)于表現(xiàn)出色的員工為其提供更好的發(fā)展平臺(tái)，并且鼓勵(lì)員工不斷地學(xué)習(xí)，從而提高管理水平。

（三）應(yīng)用現(xiàn)代化的管理設(shè)備并且重視檔案管理信息化

隨著科學(xué)技術(shù)的不斷提高，利用現(xiàn)代化的管理技術(shù)對(duì)檔案管理已是勢(shì)在必行，檔案管理部門應(yīng)結(jié)合現(xiàn)在的形勢(shì)，，努力為檔案管理創(chuàng)造有利條件，力爭(zhēng)用反應(yīng)敏捷、方便查閱的計(jì)算機(jī)作為管理工具，建立系統(tǒng)的管理網(wǎng)絡(luò)，并在系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)上編制與之匹配的自動(dòng)化應(yīng)用軟件，構(gòu)建醫(yī)院信息管理網(wǎng)絡(luò)。從而提高辦公的速度和質(zhì)量，便于相關(guān)人員查閱，實(shí)現(xiàn)檔案的快速利用，在保密條例不受影響的條件下，利用信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)資源共同利用，該系統(tǒng)方便使用者快速準(zhǔn)確的查找所需資料，并且實(shí)現(xiàn)了檔案資料一體化管理。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)給檔案管理提供了新的發(fā)展平臺(tái)，保證醫(yī)院檔案管理工作的順利進(jìn)行。

三、結(jié)語(yǔ)

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關(guān)鍵詞：電力企業(yè) 文書檔案 問(wèn)題 解決

1.新社會(huì)背景下電力企業(yè)文書檔案管理的趨勢(shì)

隨著時(shí)代的發(fā)展，電力企業(yè)檔案管理工作的內(nèi)涵和外延也進(jìn)一步擴(kuò)大。檔案是經(jīng)濟(jì)形態(tài)存在和發(fā)展的必然產(chǎn)物，是電力企業(yè)實(shí)施描述的最原始記錄。隨著時(shí)代的發(fā)展，載體形式也不僅僅局限于目前的微縮、機(jī)讀、光盤、網(wǎng)絡(luò)等技術(shù)，新的載體形式不斷涌現(xiàn)，采用檔案信息內(nèi)用屬性劃分檔案的外延建立起來(lái)的檔案分類體系將日趨完善、科學(xué)、合理。在近些年新產(chǎn)生的檔案管理模式的引導(dǎo)下，電力企業(yè)檔案的管理也出現(xiàn)了一些新模式，這對(duì)電力企業(yè)檔案的處理和分析工作都有著深遠(yuǎn)和重大的影響，從技術(shù)水平和實(shí)踐操作上都加速了電力企業(yè)檔案管理工作的進(jìn)步。

電力企業(yè)是知識(shí)型密集企業(yè)，對(duì)于技術(shù)和科技的要求較高。信息化的發(fā)展趨勢(shì)促進(jìn)了有用信息的開發(fā)利用，要求企業(yè)文書檔案管理和信息化建設(shè)緊密結(jié)合。電力企業(yè)檔案是在企業(yè)的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中產(chǎn)生的，是企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的真實(shí)反映，對(duì)企業(yè)的現(xiàn)狀和發(fā)展規(guī)律研究、日常經(jīng)營(yíng)管理和戰(zhàn)略決策等都有重要的價(jià)值。信息社會(huì)對(duì)電力企業(yè)文書檔案管理發(fā)展提出了新的要求，如何有效的發(fā)揮文書檔案的作用為企業(yè)服務(wù)，為社會(huì)信息管理、建設(shè)服務(wù)成為擺在信息開發(fā)和管理者面前的重要問(wèn)題。當(dāng)前，加快信息自動(dòng)化系統(tǒng)建設(shè)，實(shí)現(xiàn)文書檔案工作各個(gè)環(huán)節(jié)的計(jì)算機(jī)化，是實(shí)現(xiàn)文書檔案工作現(xiàn)代化、提高檔案系統(tǒng)整體功能的物質(zhì)技術(shù)基礎(chǔ)和重要手段。

2.當(dāng)前電力企業(yè)文書檔案管理存在問(wèn)題分析

近年來(lái)，絕大部分電力企業(yè)經(jīng)過(guò)艱辛努力，初步建成了文書檔案處理系統(tǒng)，使系統(tǒng)不斷向信息化管理的目標(biāo)推進(jìn)，其裝備水平和應(yīng)用水平逐步提高，為全面實(shí)現(xiàn)檔案信息處理和管理的現(xiàn)代化做了準(zhǔn)備，但電力企業(yè)文書檔案管理的整體現(xiàn)狀不容樂觀。

2.1檔案機(jī)構(gòu)設(shè)置不明確

在有的電力企業(yè)中，檔案部門沒有良好的分工，對(duì)企業(yè)的文書檔案管理仍然只停留在人事管理的層面。有的企業(yè)雖然有看似龐大的文書檔案管理隊(duì)伍，但根本沒有做到“謀其政”，檔案管理部門是完全混亂的，沒有清晰的機(jī)構(gòu)設(shè)置。當(dāng)需要某方面檔案的時(shí)候，相應(yīng)的負(fù)責(zé)檔案管理的人員不知道自己應(yīng)該做什么，負(fù)責(zé)什么。

2.2文書檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化滯后和應(yīng)用軟件多且亂

系統(tǒng)的主要矛盾不是硬件設(shè)備的缺乏，而是硬件的功能并沒有充分發(fā)揮。要徹底的解決這個(gè)問(wèn)題就要提高檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化水平。檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)從總體上看仍處于由文件處理向信息管理系統(tǒng)的過(guò)渡階段，完成這一步的關(guān)鍵在于數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)。

2.3從業(yè)人員素質(zhì)不高

文書檔案工作人員對(duì)其重視程度不夠，對(duì)電算化環(huán)境和信息技術(shù)不熟悉。特別是在很多電力基層單位中，文書檔案制度不健全，業(yè)務(wù)指導(dǎo)不強(qiáng)，從業(yè)人員沒有一個(gè)是專業(yè)的檔案管理人員。一些檔案管理人員素質(zhì)低，水平差，不具備最基本的業(yè)務(wù)知識(shí)。這些問(wèn)題充分地反映了文書檔案的從業(yè)人員在管理和利用現(xiàn)代技術(shù)方法時(shí)所面臨的困境。

2.4國(guó)家電網(wǎng)協(xié)同辦公系統(tǒng)存在若干問(wèn)題

國(guó)網(wǎng)新版協(xié)同辦公系統(tǒng)主要包括發(fā)文管理、收文管理、簽報(bào)管理、工作計(jì)劃、通知公告、會(huì)議管理等模塊，其中檔案管理模塊使用最為頻繁。文書檔案在文件流轉(zhuǎn)完畢，電子件可自動(dòng)歸入整編庫(kù)。但是本人在實(shí)際操作過(guò)程中存在不少問(wèn)題，如工作量增加的問(wèn)題（如紙質(zhì)材料、電子材料均要組卷）；如果需要在光盤等載體上保存，則存在不能直接導(dǎo)出等等問(wèn)題。

3.電力企業(yè)文書檔案現(xiàn)代化管理應(yīng)重點(diǎn)解決的問(wèn)題

電力企業(yè)文書檔案工作現(xiàn)代化管理，就是應(yīng)用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)特別是以電子計(jì)算機(jī)技術(shù)為核心的信息處理技術(shù)，采用科學(xué)的文書檔案管理體制和管理方法，開發(fā)檔案信息資源，提供高質(zhì)量、高效率的檔案服務(wù)，其中人是最重要的因素。

3.1切實(shí)提高電力企業(yè)文書檔案管理發(fā)展意識(shí)

電力企業(yè)文書檔案工作者及分管領(lǐng)導(dǎo)必須樹立起檔案管理及檔案保存的重要意識(shí)。一是要改變檔案工作長(zhǎng)期無(wú)聲無(wú)息的收集整理局面，面向電力企業(yè)文書檔案和科技檔案管理工作，要積極參與，并應(yīng)用相關(guān)檔案的電子計(jì)算機(jī)管理辦法和要求加強(qiáng)管理，提高電子計(jì)算機(jī)管理水平，為文書檔案工作的開展創(chuàng)造良好的企業(yè)環(huán)境，為電力企業(yè)的發(fā)展提供服務(wù)：二是要提高檔案工作人員的工作積極性，把管理檔案工作的作用充分發(fā)揮出來(lái).千方百計(jì)擴(kuò)大服務(wù)領(lǐng)域，只有這樣才能打開電力企業(yè)文書檔案工作的新局面，帶動(dòng)電力企業(yè)檔案事業(yè)的全面發(fā)展。

3.2加大電力企業(yè)文書檔案現(xiàn)代化管理的軟硬件投入

制約電力文書檔案和科技檔案現(xiàn)代化管理的因素有很多，如資金、人才等，但起主要決定因素的是分管領(lǐng)導(dǎo)者的現(xiàn)代化意識(shí)管理水平。一是應(yīng)投入較大的精力關(guān)心和支持這一事業(yè)，沒有資金，應(yīng)想方設(shè)法創(chuàng)造條件投入資金。二是各基層單位領(lǐng)導(dǎo)，尤其是分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，要經(jīng)常過(guò)問(wèn)此項(xiàng)工作，定期聽取檔案工作匯報(bào)，了解檔案工作現(xiàn)狀，指導(dǎo)檔案部門依法開展工作，幫助解決工作中實(shí)際存在的困難和問(wèn)題。三是要有宏觀指導(dǎo)的總體思路，實(shí)現(xiàn)微觀動(dòng)作上管理內(nèi)涵和技術(shù)手段的創(chuàng)新。

3.3建設(shè)高素質(zhì)的電力文書檔案工作者隊(duì)伍

電力企業(yè)文書檔案管理現(xiàn)代化對(duì)檔案管理人員的素質(zhì)提出了新的要求，檔案管理人員應(yīng)具有現(xiàn)代意識(shí)和服務(wù)思想，應(yīng)掌握現(xiàn)代知識(shí)和技能。檔案人才是知識(shí)管理人才。當(dāng)前，文書檔案現(xiàn)代化管理的主要內(nèi)容和核心，就是計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用，即檔案計(jì)算機(jī)管理。電子計(jì)算機(jī)以其高速運(yùn)算與極強(qiáng)的數(shù)據(jù)處理能力給電力檔案工作者帶來(lái)了科學(xué)的管理手段與先進(jìn)的檢索方法。文書檔案管理工作者必須掌握現(xiàn)代化信息技術(shù)，熟練和運(yùn)用電子計(jì)算機(jī)以及現(xiàn)代化辦公設(shè)備來(lái)進(jìn)行電子文件的制作、使用、立卷歸檔和維護(hù)，勝任計(jì)算機(jī)時(shí)代的文書檔案管理工作。電力企業(yè)應(yīng)強(qiáng)化訓(xùn)練，對(duì)檔案專（兼）職工作者分層次進(jìn)行基礎(chǔ)知識(shí)培訓(xùn)及檔案專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，培養(yǎng)一支具有一定數(shù)量和質(zhì)量的年輕的檔案管理生力軍，培養(yǎng)和選拔優(yōu)秀人才，使他們不僅具有較高的業(yè)務(wù)素質(zhì)，而且具有較強(qiáng)的開拓創(chuàng)新意識(shí)。只有這樣才能在實(shí)踐中建設(shè)一支政治合格、業(yè)務(wù)精通、紀(jì)律嚴(yán)明、作風(fēng)過(guò)硬、服務(wù)優(yōu)質(zhì)的文書檔案管理隊(duì)伍，進(jìn)而全面提高電力企業(yè)檔案工作的服務(wù)意識(shí)和管理水平。

3.4加快電力文書檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)程

電力企業(yè)文書檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化是實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的重要中間環(huán)節(jié)。電力文書檔案工作被看成是一項(xiàng)知識(shí)性管理工作。知識(shí)性管理檔案是電力企業(yè)信息管理的延伸和發(fā)展。知識(shí)不是一般的信息，而是能在信息運(yùn)用中改進(jìn)人的行為的特殊信息。知識(shí)管理要求把信息與信息，信息與活動(dòng)、信息與人連接起來(lái)，實(shí)現(xiàn)知識(shí)的共享和社會(huì)化。把檔案管理從信息管理看成知識(shí)管理，這是認(rèn)識(shí)的又一深化，無(wú)疑也提升了電力文書檔案工作的重要地位。文書檔案是企業(yè)資料信息源，是企業(yè)的財(cái)富、智慧的積累，文書檔案管理實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化、信息化和現(xiàn)代化管理，可使信息資料資源更好地發(fā)揮作用。

參考文獻(xiàn)：

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[2]王萍；王強(qiáng)；王志才；電子檔案安全保護(hù)措施的局限性及對(duì)策分析[J]；檔案學(xué)研究；2007年05期

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關(guān)鍵詞：醫(yī)療保險(xiǎn)；檔案管理；重要意義；問(wèn)題及對(duì)策

醫(yī)療保險(xiǎn)是維護(hù)參保群眾身體健康的重要保障，醫(yī)療保險(xiǎn)檔案真實(shí)記錄了參保單位和參保人員基本信息，是支付各種醫(yī)療保險(xiǎn)待遇的重要依據(jù)，也是參保信息、待遇支付的唯一憑證。隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的快速發(fā)展和人民群眾收入水平的逐步提高，城鄉(xiāng)居民醫(yī)療保險(xiǎn)參保人數(shù)逐年增加，醫(yī)保檔案管理的重要性也更加突出，管理中的許多問(wèn)題和矛盾也開始暴露。如何認(rèn)識(shí)醫(yī)保檔案的重要性，正確化解問(wèn)題和矛盾，筆者結(jié)合工作實(shí)際，談一些個(gè)人意見和觀點(diǎn)，供參考。

一、醫(yī)療保險(xiǎn)檔案的重要性

1.醫(yī)療保險(xiǎn)檔案能夠有效推進(jìn)醫(yī)療保險(xiǎn)工作的發(fā)展。醫(yī)療保險(xiǎn)涉及面廣，政策性強(qiáng)，業(yè)務(wù)管理繁雜，與之配套的醫(yī)療保險(xiǎn)檔案作不僅真實(shí)地反映了參保單位和參保人員基本信息，而且作為社保檔案的重要組成部分，以各種不同的形式真實(shí)而客觀的記載著醫(yī)療工作的每一個(gè)環(huán)節(jié)，對(duì)已完成工作信息進(jìn)行歸納總結(jié)，對(duì)新開展業(yè)務(wù)的信息資料進(jìn)行收集和處理，從而讓人們正確認(rèn)識(shí)和把握醫(yī)療保險(xiǎn)工作的客觀規(guī)律。

2.醫(yī)療保險(xiǎn)檔案為參保人員合法權(quán)益提供了保障。醫(yī)保檔案完整記錄了每個(gè)參保者保費(fèi)繳納、待遇享受、記錄信息變更等情況。有些參保群眾既參加了基本醫(yī)療保險(xiǎn)又參加了商業(yè)保險(xiǎn)，醫(yī)療費(fèi)需要兩頭報(bào)銷，但由于相關(guān)資料準(zhǔn)備不充分，往往需要事后到醫(yī)保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)來(lái)調(diào)閱檔案；另外，參保人員在辦理醫(yī)保退休手續(xù)時(shí)，經(jīng)常需要調(diào)閱檔案。如果我們不能準(zhǔn)確及時(shí)提供檔案，將會(huì)影響到參保人員的切身利益。

3.醫(yī)保檔案為領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策提供了重要依據(jù)。隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展與進(jìn)步，醫(yī)療保險(xiǎn)的政策也在不斷地調(diào)整完善，這些政策的制定、調(diào)整、完善都需要充分、完整、高質(zhì)量的資料，領(lǐng)導(dǎo)在決策前準(zhǔn)確掌握了第一手資料，才能作出符合實(shí)際、切實(shí)可行的科學(xué)決策。科學(xué)、規(guī)范的醫(yī)療保險(xiǎn)檔案包含著大量信息，能夠?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)提供準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析，掌握醫(yī)保基金的動(dòng)向，有利于領(lǐng)導(dǎo)作出正確的決策。

二、醫(yī)療保險(xiǎn)檔案管理存在的問(wèn)題

1.領(lǐng)導(dǎo)重視程度不夠，從業(yè)人員業(yè)務(wù)水平不高。有些領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理的知識(shí)所知甚少，對(duì)檔案承載信息的重要性認(rèn)識(shí)不足，缺乏檔案意識(shí)，對(duì)檔案管理工作的支持力度不大。部分從業(yè)人員認(rèn)為檔案管理對(duì)自己沒有多大的意義，對(duì)醫(yī)保檔案對(duì)參保人員的重要性認(rèn)識(shí)不夠，不能專心整理業(yè)務(wù)檔案，有時(shí)甚至為了個(gè)人工作的方便，將一些檔案資料隨意存放，導(dǎo)致檔案丟失或者損壞。從事檔案管理的人員多數(shù)非專業(yè)出身，有的還是兼職，缺乏系統(tǒng)的檔案知識(shí)，致使檔案管理不規(guī)范，許多檔案管理新經(jīng)驗(yàn)得不到及時(shí)推廣應(yīng)用。

2.檔案基礎(chǔ)設(shè)施不配套，設(shè)備投入滯后。要提高檔案管理的現(xiàn)代化水平，必須具備良好的硬件設(shè)施。由于醫(yī)療保險(xiǎn)機(jī)構(gòu)獨(dú)立辦公時(shí)間相對(duì)較短，多數(shù)借用他單位的辦公用房，再加上“八項(xiàng)規(guī)定”嚴(yán)格控制辦公用房面積，導(dǎo)致本單位辦公用房緊張，有些單位甚至出現(xiàn)檔案管理與其他科室合并使用辦公用房，無(wú)法滿足目前醫(yī)療保險(xiǎn)檔案管理的要求。

3.資料收集缺乏系統(tǒng)性，檔案管理不規(guī)范。在醫(yī)療保險(xiǎn)實(shí)施的初期，由于制度不健全、管理不完善，導(dǎo)致原始的檔案資料從收集上就不夠全面，后來(lái)雖然逐步的規(guī)范完善，但由于一些習(xí)慣思維的影響，仍有部分資料不能按規(guī)范要求收集存檔。醫(yī)療保險(xiǎn)檔案內(nèi)容不一、管理分類不清，導(dǎo)致不同地區(qū)在調(diào)案時(shí)難以一致起來(lái)，增加了參保人員的負(fù)擔(dān)。

三、對(duì)策與建議

1.加強(qiáng)輿論宣傳，提高各級(jí)重視程度。領(lǐng)導(dǎo)重視和支持是做好檔案管理工作的前提，得到了領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持，才能保證這項(xiàng)工作的順利開展。要加強(qiáng)社會(huì)宣傳力度，廣泛宣傳醫(yī)療保險(xiǎn)檔案工作的重要性，提高各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)醫(yī)療保險(xiǎn)檔案工作的重視程度，從而不斷加大基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)投入，切實(shí)解決存在的專業(yè)人員缺乏、資金不到位、庫(kù)房緊張等現(xiàn)實(shí)問(wèn)題，為提升醫(yī)療保險(xiǎn)檔案工作創(chuàng)造有利條件。

2.抓好隊(duì)伍建設(shè)，提高檔案管理水平。通過(guò)提高待遇，積極吸引專業(yè)人員從事醫(yī)保檔案管理工作。要經(jīng)常加強(qiáng)業(yè)務(wù)人員的培訓(xùn)，努力為檔案人員提供學(xué)習(xí)深造、交流鍛煉的機(jī)會(huì)，重點(diǎn)加強(qiáng)對(duì)信息技術(shù)、檔案保護(hù)技術(shù)學(xué)及文書學(xué)等專業(yè)知識(shí)的學(xué)習(xí)培訓(xùn)。按照制度認(rèn)真細(xì)致地鑒別、收集、分類、整理，實(shí)行檔案綜合管理，對(duì)各種門類、不同載體的檔案及有關(guān)資料實(shí)行統(tǒng)一管理，集中保管，始終把問(wèn)題解決在檔案歸檔之前，確保案卷質(zhì)量。

3.完善硬件配套，提高信息化服務(wù)水平。傳統(tǒng)的管理模式是工作人員手工收集、整理，工作量大，效率也低下，費(fèi)時(shí)費(fèi)力。信息化的快速發(fā)展，對(duì)檔案工作提出了新的要求，要大力運(yùn)用當(dāng)代科技新成果和新手段，提高檔案管理工作的效率和水平。首先要加強(qiáng)檔案硬件設(shè)施建設(shè)，加大資金和技術(shù)投入，按照檔案管理提檔升級(jí)的要求，設(shè)置專門的檔案室，及時(shí)補(bǔ)充更新相關(guān)電子設(shè)備，為檔案管理創(chuàng)造良好的基礎(chǔ)條件。充分利用計(jì)算機(jī)和內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)在檔案管理工作中的作用，將參保單位、參保人員、醫(yī)療待遇享受等檔案信息數(shù)字化，建立完善醫(yī)保檔案信息管理系統(tǒng)，滿足個(gè)人信息查詢、醫(yī)保政策查詢和完整的辦事流程查詢等需要，實(shí)現(xiàn)醫(yī)保信息的共享，這樣既減少了檔案管理人員的工作量，提高了工作效率，也為查詢檔案人員提供了更優(yōu)質(zhì)、更快捷的服務(wù)。

參考文獻(xiàn)：

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關(guān)鍵詞 文書檔案管理 現(xiàn)代化 管理策略

一、引言

計(jì)算機(jī)技術(shù)日益更新，文書管理自然也需要跟上時(shí)代步伐，運(yùn)用信息化的管理手段和管理設(shè)備，促進(jìn)文書檔案的信息化、現(xiàn)代化，在更好滿足檔案利用的同時(shí)，也促進(jìn)本單位文書檔案信息化的發(fā)展。深入學(xué)習(xí)文書檔案現(xiàn)代化管理，對(duì)提升企業(yè)管理水平有很大的幫助。

二、文書檔案在現(xiàn)代化管理中的意義

文書檔案是指，在其產(chǎn)生、內(nèi)容和形式上有一定共性的檔案，[1]如機(jī)關(guān)、事業(yè)單位在行政管理中產(chǎn)生的請(qǐng)示、通知、報(bào)告、總結(jié)、會(huì)議記錄等文件材料。使用文書檔案來(lái)命名是因?yàn)閷?duì)研究管理這類檔案的工作規(guī)律有積極的幫助。文書檔案管理得是否規(guī)范，是企業(yè)管理制度能否履行的關(guān)鍵，對(duì)企業(yè)單位的形象及發(fā)展具有重要影響。文書檔案在現(xiàn)代化管理中是非常重要的，管理的科學(xué)性決定著文書檔案的科學(xué)性和系統(tǒng)性，是文書檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的具體表現(xiàn)。在現(xiàn)代化程度高速發(fā)展的今天，文書檔案管理可以通過(guò)合理運(yùn)用信息技術(shù)，構(gòu)建合理體系，提升文件管理的效率，確保文書檔案管理的高效運(yùn)行。

三、文書檔案管理中存在的現(xiàn)狀

（一）文書檔案管理理念比較陳舊

文書檔案管理是一項(xiàng)具有全局性、長(zhǎng)期性的工作，對(duì)企業(yè)、事業(yè)單位的未來(lái)發(fā)展具有一定影響，在信息化程度較高的現(xiàn)代社會(huì)，能夠運(yùn)用科學(xué)的管理理念歸整檔案，從而達(dá)到方便、快捷的利用目的是非常重要的。但是目前文書檔案管理因各方面的原因，使得管理理念不夠新穎，跟不上信息化的節(jié)奏，所以當(dāng)前文書檔案管理水平整體而言較低。在這樣的情況下，企業(yè)、事業(yè)單位應(yīng)該根據(jù)市場(chǎng)需求，結(jié)合數(shù)據(jù)庫(kù)、智能化系統(tǒng)等有針對(duì)性的方式對(duì)文書檔案進(jìn)行管理。可是也不得不面臨最現(xiàn)實(shí)的問(wèn)題，就是當(dāng)前許多單位在發(fā)展過(guò)程中規(guī)劃不足，對(duì)目前的經(jīng)濟(jì)形勢(shì)的認(rèn)識(shí)還不夠深刻，檔案管理的重視程度更是無(wú)暇顧及，所以依舊采用最簡(jiǎn)單傳統(tǒng)的管理方式，這在一定程度上制約了檔案工作的開展。

（二）文書檔案管理制度不夠完善

當(dāng)前很多單位在對(duì)文書管理方面存在隨意化的問(wèn)題，相關(guān)監(jiān)督制度也缺乏執(zhí)行力，對(duì)檔案是平時(shí)不注重管理，檢查就一把抓瞎。但不得不說(shuō)國(guó)內(nèi)目前對(duì)文書檔案管理還是非常缺乏相應(yīng)的管理手段，管理方式甚至停滯在陳舊模式上，因此制約了檔案工作的順利開展。

（三）管理人員的綜合能力水平有限

目前，很多單位在文書檔案管理方面的人員具有非專業(yè)性、隨意性、缺乏積極性的現(xiàn)狀。一方面是因?yàn)槿狈n案專業(yè)管理知R和管理手段，另一方面是單位投入在檔案管理的資金較少，這些管理人員大都是單位員工中文化水平不高的家屬親戚，對(duì)專業(yè)化、信息化的管理沒有概念，對(duì)檔案管理停留在照本宣科、隨意而為的狀態(tài)。由于管理隨意、混亂，使很多問(wèn)題得不到及時(shí)高效的解決，從而影響了企業(yè)檔案工作的開展。

四、文書檔案現(xiàn)代化管理策略

（一）加強(qiáng)對(duì)文書檔案現(xiàn)代化管理的認(rèn)識(shí)

21世紀(jì)以來(lái)，市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)穩(wěn)步前進(jìn)，企業(yè)、事業(yè)單位越來(lái)越重視未來(lái)的規(guī)劃和發(fā)展，其中文書檔案管理的作用也變得更加重要，檔案工作中產(chǎn)生的包括決定、批復(fù)、通知、會(huì)議記錄、計(jì)劃和總結(jié)等越來(lái)越多，檔案管理已然成為企業(yè)、事業(yè)單位管理公司的一個(gè)重要渠道。[2]單位應(yīng)該在重視文書檔案管理的基礎(chǔ)上，加強(qiáng)管理人員對(duì)文書檔案運(yùn)用現(xiàn)代化信息技術(shù)策略管理的認(rèn)識(shí)，根據(jù)單位需要明確檔案分類并使其歸檔整理體系化，再細(xì)劃各項(xiàng)工作細(xì)節(jié)，各司其職，進(jìn)一步完善檔案管理體系，做到定期甄別鑒定、到期銷毀。

（二）不斷完善和健全文書檔案管理體系

文書檔案管理能夠有條不紊地推進(jìn)，最重要的一點(diǎn)就是文書檔案管理一定要成體系，這也是企業(yè)單位各項(xiàng)工作快速高效運(yùn)轉(zhuǎn)的關(guān)鍵。即“建立完善的管理體系――建立長(zhǎng)效的管理機(jī)制――建立穩(wěn)定的管理隊(duì)伍”。首先，建立完善的管理體系包括建立自上而下的領(lǐng)導(dǎo)管理體系、建立明確的橫向管理體系。[3]前者主要是確保文書檔案管理中各項(xiàng)工作有序開展，使得管理處于一種動(dòng)態(tài)平衡；后者是對(duì)員工的各項(xiàng)管理機(jī)制，只有使得領(lǐng)導(dǎo)部門和員工之間有更多的合作和溝通，才能使各項(xiàng)工作責(zé)任到人、落到實(shí)處。其次，建立長(zhǎng)效的管理機(jī)制是指建立穩(wěn)定長(zhǎng)效的管理運(yùn)行機(jī)制，從管理的角度對(duì)文書檔案進(jìn)行具體的、細(xì)節(jié)的規(guī)范。如施工企業(yè)單位，因其工作性質(zhì)的特殊性，分管文書檔案管理的領(lǐng)導(dǎo)和人員常處于動(dòng)態(tài)管理模式，經(jīng)常隨著施工進(jìn)度調(diào)整工作崗位，也就是說(shuō)文書檔案工作無(wú)專人負(fù)責(zé)管理，常常是前一任調(diào)走，未進(jìn)行有效的工作交接，下一任對(duì)此項(xiàng)業(yè)務(wù)不熟悉，工作無(wú)從下手，往往按照個(gè)人意愿進(jìn)行文件整理，導(dǎo)致文件無(wú)序堆放，檔案利用工作無(wú)法開展。解決這類問(wèn)題最有效的方式就是建立長(zhǎng)效的管理機(jī)制，從領(lǐng)導(dǎo)抓起，層層負(fù)責(zé)，使文件由專人負(fù)責(zé)，專人保管，專人利用，人員更替時(shí)做好檔案移交手序。移交時(shí)要同步做好電子文件的移交歸檔，以便工作查考利用，提高檔案管理效率。第三，建立穩(wěn)定的管理隊(duì)伍，就是要配備專、兼職檔案管理人員，使他們的工作崗位相對(duì)穩(wěn)定，業(yè)務(wù)相對(duì)簡(jiǎn)單，使他們能夠潛心的對(duì)文書檔案進(jìn)行專項(xiàng)管理，避免工作任務(wù)繁雜導(dǎo)致工作遺漏或失誤，從而確保文件的安全和科學(xué)有效利用。

（三）加強(qiáng)檔案基礎(chǔ)建設(shè)，穩(wěn)步推進(jìn)現(xiàn)代化管理

檔案現(xiàn)代化管理的水平高低很大程度上決定了企業(yè)發(fā)展的效益和前景。文書檔案現(xiàn)代化管理水平如何，是體現(xiàn)企業(yè)發(fā)展的風(fēng)向標(biāo)。所以要提高企業(yè)效益，務(wù)必要加大對(duì)檔案現(xiàn)代化管理的投入。建立健全檔案基礎(chǔ)設(shè)施的購(gòu)置與配備，檔案館庫(kù)的建設(shè)，信息化基礎(chǔ)設(shè)施的投入，檔案信息管理軟件的到位，文件流程與檔案系統(tǒng)軟件的無(wú)縫對(duì)接，具有信息化管理水平的人員配備等，這些都是文書檔案現(xiàn)代化得以開展的基本條件。其次，還要選拔具備一定的學(xué)習(xí)能力、表達(dá)能力、執(zhí)行能力，具有既懂檔案業(yè)務(wù)，又懂計(jì)算機(jī)基本技能的檔案人員充實(shí)到檔案隊(duì)伍，對(duì)他們進(jìn)行檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)和信息化管理的培訓(xùn)，使他們把所學(xué)知識(shí)運(yùn)用到實(shí)際工作中來(lái)，并能通過(guò)學(xué)習(xí)掌握各項(xiàng)管理手段，從而確保文書檔案管理工作有條不紊地展開。與此同時(shí)，還要對(duì)他們進(jìn)行信息化業(yè)務(wù)培訓(xùn)，使他們熟悉并掌握檔案管理軟件的操作和使用，運(yùn)用計(jì)算機(jī)知識(shí)對(duì)文書檔案進(jìn)行管理，確保檔案管理工作能夠在信息化的基礎(chǔ)上得到更好的提升，強(qiáng)化檔案信息化管理水平，實(shí)現(xiàn)文書檔案一體化，從而更加方便快捷的為企業(yè)經(jīng)濟(jì)發(fā)展做好利用服務(wù)。

五、結(jié)語(yǔ)

計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)不斷發(fā)展，運(yùn)用信息化手段對(duì)文書檔案進(jìn)行管理已經(jīng)是社會(huì)發(fā)展的當(dāng)務(wù)之急。想要真正提升文書檔案管理的水平，把信息化技術(shù)運(yùn)用在其中，一方面需要加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，另一方面要構(gòu)建具有建設(shè)力和執(zhí)行力的文書檔案管理隊(duì)伍，能落實(shí)管理制度，充分運(yùn)用現(xiàn)代化手段和設(shè)備，使文書檔案現(xiàn)代化管理水平得到真正的提升。

（作者單位為中鐵二局集團(tuán)有限公司檔案館）

[作者簡(jiǎn)介：苗江（1971―），本科，檔案館員，主要從事文書檔案管理。]

參考文獻(xiàn)

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篇7

論文摘要：在我國(guó)社會(huì)實(shí)現(xiàn)由計(jì)劃經(jīng)濟(jì)向市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)轉(zhuǎn)型的過(guò)程中,人才的流動(dòng)已經(jīng)成為一種客觀的事實(shí),,但是在傳統(tǒng)人事檔案管理制度中總是存在著主觀隨意性強(qiáng)、容易弄虛作假、以及多頭管理混亂等弊端,使得檔案制度改革難以實(shí)施。本文主要從人事檔案管理制度改革出發(fā),從人才強(qiáng)國(guó)的戰(zhàn)略高度,提出了相應(yīng)的改革意見和建議。

檔案是知識(shí)的寶庫(kù)與歷史的見證，是人們?cè)陂L(zhǎng)期的社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中積累形成的寶貴歷史材料，記錄社會(huì)不同時(shí)期、不同階段的發(fā)展歷程，對(duì)了解歷史、查考現(xiàn)實(shí)、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)、制定政策規(guī)劃、教人育人，具有極其重要的作用。如一個(gè)單位在制定各項(xiàng)改革方案、描繪未來(lái)發(fā)展藍(lán)圖時(shí)，都要參考檔案資料;又如學(xué)校、單位、企業(yè)，通過(guò)檔案編寫史料、舉辦展覽、電教宣傳等方式來(lái)教育人、感染人，增加職工的責(zé)任感、榮譽(yù)感、歸屬感等等。

一、傳統(tǒng)人事檔案管理中的弊端

（一）主觀隨意性強(qiáng)

傳統(tǒng)人事檔案中有“任何個(gè)人不得查閱或借用本人及其直系親屬的檔案”的規(guī)定。這一規(guī)定源自干部人事檔案制度，并應(yīng)用到其他人事檔案規(guī)定中。對(duì)當(dāng)事人保密的目的一般認(rèn)為是安全的需要以及方便組織管理，但正是這種高度保密性反而降低了人事檔案的真實(shí)性和可靠性，因?yàn)樾畔艛喽埂敖M織意見”主觀隨意性增強(qiáng)。

（二）弄虛作假,以檔謀私

在傳統(tǒng)管理方式控制下，“以檔謀私”現(xiàn)象屢屢出現(xiàn)。欲從行政部門、國(guó)有企事業(yè)單位跳槽的人受到單位扣留檔案不放人的“人質(zhì)檔案”現(xiàn)象并不鮮見。部分“棄檔族”在進(jìn)入需要人事檔案的單位就業(yè)辦理調(diào)轉(zhuǎn)、報(bào)考公務(wù)員、考研等時(shí)候，也徒嘆“檔到用時(shí)方恨無(wú)”。現(xiàn)實(shí)中有個(gè)別人通過(guò)在檔案中偽造干部履歷、入黨材料和專業(yè)證書，靠弄虛作假，平步青云走較高級(jí)領(lǐng)導(dǎo)崗位;也有單位個(gè)別領(lǐng)導(dǎo)通過(guò)檔案打擊報(bào)復(fù)，給職工帶來(lái)極大的傷害。不同形式的虛假檔案,“以檔謀私”現(xiàn)象的屢屢出現(xiàn),使檔案制度的嚴(yán)肅性、準(zhǔn)確性、惟一性屢受挑戰(zhàn)。由于傳統(tǒng)的人事檔案管理無(wú)法適應(yīng)我國(guó)經(jīng)濟(jì)的高速發(fā)展，而新的人事檔案管理方式尚未建立完善，當(dāng)前的檔案管理工作出現(xiàn)一些新情況和新問(wèn)題。

（三）社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)進(jìn)程中呈現(xiàn)“棄檔族”

過(guò)去個(gè)人只能對(duì)人事檔案所決定的命運(yùn)無(wú)條件接受，而在現(xiàn)在這一轉(zhuǎn)軌時(shí)期，大量新階層與流動(dòng)人員在很大程度上擺脫了它的影響。根據(jù)不完全統(tǒng)計(jì)，全國(guó)各級(jí)人才流動(dòng)中心為15.4萬(wàn)個(gè)國(guó)有和非國(guó)有單位代為管理保存的三四百萬(wàn)份人事檔案中，至少有60多萬(wàn)份與主人失去聯(lián)系。作為60多萬(wàn)“棄檔族”中很多人是“漂”到大城市就業(yè)，檔案現(xiàn)在對(duì)他們來(lái)講沒有什么用;有人甚至長(zhǎng)期拖欠人才流動(dòng)服務(wù)中心檔案托管費(fèi)，且未作補(bǔ)交的打算。調(diào)查顯示:有68%的被訪者認(rèn)為檔案在他們求職及職業(yè)發(fā)展中不重要或作用不大，而且越是年輕人和非黨員，越是不重視檔案。對(duì)于流動(dòng)人員而言，調(diào)整檔案工資、進(jìn)行職稱評(píng)審、提供合同鑒證、辦理社會(huì)保險(xiǎn)和出國(guó)政審等人事項(xiàng)目實(shí)際上也并不需要。流動(dòng)人員并不在國(guó)有單位，按照黨政機(jī)關(guān)、事業(yè)單位的工資制度給他們定級(jí)、晉資可謂是畫蛇添足。

（四）在非公企業(yè)，不關(guān)心員工人事檔案

與部分人自動(dòng)拋棄檔案相應(yīng)的是許多非公企業(yè)在招聘員工時(shí)也并不關(guān)心人事檔案。企業(yè)經(jīng)理通常是采取“合格不合格干了就知道”的方式評(píng)價(jià)聘用員工。某咨詢公司的一項(xiàng)調(diào)查表明，不關(guān)心員工人事檔案的企業(yè)占了調(diào)查總數(shù)的80%。在政府機(jī)關(guān)或國(guó)有企事業(yè)單位，情況就不一樣了,人事檔案在提干過(guò)程中“還是相當(dāng)重要的。”如今，企業(yè)必須在市場(chǎng)上尋找最優(yōu)秀的人才，以應(yīng)對(duì)激烈的競(jìng)爭(zhēng)。但現(xiàn)有的人事檔案，在很大程度上已經(jīng)不能夠幫助他們正確判斷某個(gè)人的真實(shí)才能和準(zhǔn)確的客觀背景，有些甚至提供了與實(shí)際情況截然相反的結(jié)論。因此，它已越來(lái)越成為用人單位的一塊“雞肋”:“食之無(wú)味，棄之可惜”。三是對(duì)人事檔案處于越來(lái)越忽略的狀態(tài)。目前，眾多跨國(guó)公司、民營(yíng)企業(yè)、上市公司越來(lái)越多地轉(zhuǎn)向去做人才的背景調(diào)查，而對(duì)人事檔案基本上都處于越來(lái)越忽略的狀態(tài)。用人單位在忽略舊的人事檔案的同時(shí)，卻又發(fā)現(xiàn)或多或少需要建立每個(gè)人員的新“人事檔案”，只不過(guò)這份“人事檔案”現(xiàn)在有著更多不同的形式:有的企業(yè)是建立在人事信息管理系統(tǒng)之中，有的企業(yè)干脆自己建立在人才中心保管的人事檔案之外的“第二人事檔案”;然而這些都處于各自為政的狀況，隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和各種所有制市場(chǎng)參與者的大量涌現(xiàn)，具有社會(huì)公信力的集人才信息與信用的人事檔案管理制度又確實(shí)有其存在的價(jià)值，現(xiàn)行的人事檔案管理制度乃“棄之可惜”。

（五）人事檔案管理改革難以推進(jìn)的原因

人事檔案雖小，但關(guān)系到千百萬(wàn)勞動(dòng)者的切身利益，關(guān)系到我國(guó)人事制度改革進(jìn)程的進(jìn)一步深入，關(guān)系到依法治國(guó)和人才強(qiáng)國(guó)戰(zhàn)略的具體實(shí)施。由于傳統(tǒng)體制下人事檔案管理牽涉到組織、人事、勞動(dòng)、檔案等多個(gè)主管部門，檔案的功能則延伸到民政、公安、教育等其他有關(guān)部門，特別是由于檔案收費(fèi)管理為政府所屬人才流動(dòng)服務(wù)機(jī)構(gòu)、職業(yè)介紹機(jī)構(gòu)帶來(lái)巨大收益，致使目前人事檔案制度改革舉步維艱，大大落后于干部人事制度改革的整體進(jìn)程。

二、對(duì)新型人事檔案管理制度的設(shè)想

（一）明確流動(dòng)人員人事檔案管理的公共服務(wù)性質(zhì)

在組織人事部門成立人才交流機(jī)構(gòu)之前，干部人事檔案一直是由組織人事部門集中統(tǒng)一管理的，在性質(zhì)上屬于公共服務(wù)，而且?guī)в泻軓?qiáng)的政治性。出于深化機(jī)構(gòu)改革和機(jī)關(guān)轉(zhuǎn)變職能的需要，黨委組織部門和政府人事部門在成立人才交流服務(wù)機(jī)構(gòu)后，把流動(dòng)人員檔案管理這類比較具體的事務(wù)性工作委托或授權(quán)給人才交流服務(wù)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)，但這并未改變流動(dòng)人員人事檔案管理的公共服務(wù)性質(zhì)。所以應(yīng)當(dāng)進(jìn)一步明確流動(dòng)人員人事檔案管理的公共服務(wù)的性質(zhì)，維護(hù)人事檔案的真實(shí)性、嚴(yán)肅性,完善流動(dòng)人員人事檔案管理的公共服務(wù)體系和人才流動(dòng)社會(huì)化服務(wù)體系。（二）建立人事檔案管理相互分離的管理制度

從長(zhǎng)遠(yuǎn)看，我國(guó)的人事檔案制度改革必須明確所有社會(huì)組織都具有建立和保管本單位人事檔案的權(quán)利和責(zé)任，不管公共部門或三資、民營(yíng)企業(yè)都應(yīng)在法律規(guī)定的制度和原則下享有人事檔案的管理權(quán)。為保障流動(dòng)人員權(quán)益和各單位的專有知識(shí)信息，非公單位的人事檔案應(yīng)以單位為中心建立，主要用于企業(yè)日常管理，不得作為個(gè)人身份證明隨個(gè)人在不同單位之間調(diào)動(dòng)。個(gè)人到新的單位供職服務(wù)，則新的服務(wù)單位應(yīng)重新為其建立檔案。個(gè)人離職后原單位應(yīng)在若干年內(nèi)保留其人事檔案。

個(gè)人求職或服務(wù)的新單位欲了解查閱其原單位的人事檔案由本人書面授權(quán)，原單位應(yīng)無(wú)償提供。非經(jīng)個(gè)人授權(quán)，任何單位和個(gè)人不得以任何理由扣留、公開、披露個(gè)人檔案信息。

（三）發(fā)揮好人事檔案管理工作服務(wù)作用

檔案管理絕不僅僅是單純保管，而是有一系列服務(wù)內(nèi)容。比如《人事檔案管理暫行規(guī)定》第七條明確:“人才流動(dòng)服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)認(rèn)真做好流動(dòng)人員人事檔案的收集、整理、保管、利用、轉(zhuǎn)遞等管理工作，認(rèn)真做好與流動(dòng)人員人事檔案管理有關(guān)的流動(dòng)人員身份認(rèn)定、檔案工資記載、出國(guó)(出境)政審工作，經(jīng)授權(quán)做好相關(guān)的職稱資格考評(píng)、合同鑒證、社會(huì)保險(xiǎn)等社會(huì)化服務(wù)工作。”為了適應(yīng)服務(wù)人事工作的需要,《規(guī)定》還要求“做好流動(dòng)人員檔案材料的收集工作，不斷充實(shí)流動(dòng)人員人事檔案的內(nèi)容。”這些服務(wù)內(nèi)容是今后人事檔案管理的很重要內(nèi)容,也是發(fā)揮檔案作用，促進(jìn)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的有效途徑。

(四)執(zhí)行“收支兩條線”

為了保證規(guī)定落到實(shí)處，應(yīng)當(dāng)收取少量服務(wù)費(fèi)，必須嚴(yán)格執(zhí)行物價(jià)部門批準(zhǔn)的標(biāo)準(zhǔn)，并接受群眾監(jiān)督。但是要堅(jiān)決執(zhí)行“收支兩條線”，收取的服務(wù)費(fèi)要如數(shù)上繳政府財(cái)政部門，不得私自截留。“收支兩條線”是對(duì)行政事業(yè)費(fèi)的管理措施，對(duì)企業(yè)則無(wú)法執(zhí)行，這也從另一個(gè)側(cè)面說(shuō)明了企業(yè)是不能管理流動(dòng)人員人事檔案的,因?yàn)槟菢右粊?lái)，實(shí)際就把這項(xiàng)公共服務(wù)變成了企業(yè)行為。

總之，只有以“以人為本”和“以民為本”來(lái)進(jìn)行人事檔案管理制度的合理改革，才能使人事檔案成為一個(gè)透明、適度開放的個(gè)人社會(huì)公信平臺(tái)，才能充分保障人事檔案當(dāng)事人的合法權(quán)利得到保障，才能解除就業(yè)者的后顧之憂，讓人們安居樂業(yè)，使現(xiàn)有制度的既得利益者在公共平臺(tái)上實(shí)現(xiàn)共贏，促進(jìn)社會(huì)主義和諧社會(huì)建設(shè)。

參考文獻(xiàn)

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[2]孫鵬.人事檔案如何更好地發(fā)揮作用[J].中國(guó)科技信息，2005,(06).

篇8

一、借大眾傳媒，多角度、多形式展示和傳播檔案文化

近年來(lái)，我們與岳陽(yáng)電視合舉辦“岳陽(yáng)市檔案法律法規(guī)知識(shí)電視競(jìng)賽”，聯(lián)合拍攝了“血染的風(fēng)采――紀(jì)念勝利55周年”專題片，聯(lián)合制作了《歷史在這里留存》專題訪談片等，其中，去年推出的電視專題訪談片影響很大，市檔案局領(lǐng)導(dǎo)接受媒體訪談，向社會(huì)集中介紹檔案與社會(huì)、館藏檔案的歷史文化價(jià)值等百姓關(guān)注的話題，2002年，在《岳陽(yáng)晚報(bào)》開辟了“岳陽(yáng)歷史上的今天”專欄，精心選編了1840年至2000年岳陽(yáng)轄區(qū)內(nèi)發(fā)生的重大史事，一日一事，連載一年，許多文史工作者和市民剪輯珍藏。2005年8月，又在《岳陽(yáng)晚報(bào)》辟專版舉辦檔案知識(shí)有獎(jiǎng)競(jìng)賽，印發(fā)4萬(wàn)多份，并舉行隆重的頒獎(jiǎng)儀式。另外，以《零距離撫摸歷史》為題將電視臺(tái)制作的專訪內(nèi)容在《洞庭之聲報(bào)》專版刊載。2004年，在廣播電臺(tái)舉辦了“檔案在我身邊”廣播宣傳活動(dòng)，采用講故事的形式宣傳檔案知識(shí)，共播出10期。接著廣播電臺(tái)又要求將《岳陽(yáng)歷史上的今天》從2004年10月起在廣播電臺(tái)連播一年。2002年，市檔案館率先在全省建起了具有獨(dú)立國(guó)際域名的“岳陽(yáng)檔案”網(wǎng)站，點(diǎn)擊人次已近7萬(wàn)。現(xiàn)網(wǎng)站已與市政府政務(wù)網(wǎng)、國(guó)家檔案局網(wǎng)站等60多個(gè)政務(wù)、40多個(gè)國(guó)內(nèi)外檔案網(wǎng)站鏈接。

二、深度開發(fā)檔案資源，推出檔案文化精品

一是舉辦有品位的展覽，活躍地方文化。近年，我們先后舉辦了《岳陽(yáng)市檔案事業(yè)成就展》、《岳陽(yáng)歷史名人、當(dāng)代英模檔案展覽》、《岳陽(yáng)城肖像檔案展覽》等。其中《名人展》分岳陽(yáng)之靈、古代名人、近代名人、現(xiàn)代驕子和當(dāng)代英模5個(gè)部分，向人們展示了公元前340年至公元2001年間，岳陽(yáng)轄區(qū)內(nèi)160位有作為、有影響人物的概要特點(diǎn)。《肖像展》用260多幅珍貴照片向人們展示了古城岳陽(yáng)的昨天、今天和明天。市直機(jī)關(guān)工委、市委宣傳部專門發(fā)文要求組織社會(huì)各界人士參觀。2003年起，我們又將展覽在市區(qū)大學(xué)、機(jī)關(guān)大院、旅游景點(diǎn)、社區(qū)開展巡展，參觀人數(shù)累計(jì)超過(guò)8萬(wàn)。

二是推出高品位的檔案編研成果，繁榮地方文化。近年來(lái)，我們陸續(xù)編著出版了《岳陽(yáng)自然災(zāi)害史》、《岳陽(yáng)市農(nóng)業(yè)產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)調(diào)整檔案文集》、《岳陽(yáng)史記名人》、《岳陽(yáng)發(fā)展簡(jiǎn)史》、《岳陽(yáng)歷史上的今天》等5本專著計(jì)120余萬(wàn)字。其中，2004年元月正式出版發(fā)行的《岳陽(yáng)史記名人》、《岳陽(yáng)發(fā)展簡(jiǎn)史》、《岳陽(yáng)歷史上的今天》3本書，一本記人、一本敘事、一本講史，既獨(dú)立成書，各有側(cè)重，又互為補(bǔ)充，從不同角度反映了岳陽(yáng)物華天寶，人杰地靈的獨(dú)特魅力，詮釋了“先憂后樂、團(tuán)結(jié)求索”的岳陽(yáng)精神。目前，我們正在進(jìn)行《洞庭湖200年檔案》一書的編著，計(jì)劃成書50萬(wàn)字，今年底出版發(fā)行。它有望成為繼《洞庭湖志》(1805年編修)后又一部反映洞庭湖地理人文特點(diǎn)的一方全史。

檔案是社會(huì)歷史發(fā)展的真實(shí)記錄，是人類文明進(jìn)步的重要見證。檔案館積累和保存檔案，就是保存歷史文化遺產(chǎn)。特別是檔案館所藏檔案具有的獨(dú)特原始記錄性，使它與博物館所收藏的歷史遺物不同，是以具體內(nèi)容反映其形成者特定歷史活動(dòng)的信息載體，具有較強(qiáng)的記錄性特征；同時(shí)，它又與圖書館所收藏的圖書、情報(bào)資料等其他文獻(xiàn)形式不同，是一定的檔案形成者在當(dāng)時(shí)當(dāng)?shù)刂苯邮褂玫脑嘉募霓D(zhuǎn)化物，而非事后追記、編寫或收集來(lái)的間接資料，具有很強(qiáng)的原始性。因此；檔案館的歷史傳承作用相對(duì)于博物館、圖書館來(lái)說(shuō)，尤為突出。

1987年頒布的《檔案法》明確規(guī)定：檔案館是“集中管理檔案的文化事業(yè)機(jī)構(gòu)”。檔案館職能這一重大轉(zhuǎn)變和定位帶來(lái)了檔案館工作深刻的變革，檔案的收藏上突出了文化氛圍，收藏重心開始由機(jī)關(guān)檔案一枝獨(dú)秀逐步轉(zhuǎn)變到人文檔案與機(jī)關(guān)檔案并重。另外，檔案館工作人員文化服務(wù)的意識(shí)和能力不斷增強(qiáng)，檔案館文化服務(wù)設(shè)施不斷完善。所有這些，使檔案館具備了在文化建設(shè)中大有作為的能力。

篇9

信息技術(shù)以及信息產(chǎn)業(yè)的飛速發(fā)展，給檔案管理信息化建設(shè)帶來(lái)了機(jī)會(huì)，同時(shí)也給其帶來(lái)了巨大的沖擊和新的挑戰(zhàn)。信息系統(tǒng)自身所處的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的特點(diǎn)以及信息系統(tǒng)自身的局限性會(huì)導(dǎo)致信息系統(tǒng)的發(fā)展過(guò)程中會(huì)受到一些因素的影響。而且，在使用的過(guò)程中也會(huì)遇到一些認(rèn)為破壞或者是木馬等方面的破壞。所以，檔案管理信息化的過(guò)程中會(huì)遇到一些信息安全隱患，這嚴(yán)重影響信息的安全可靠性。但是，隨著時(shí)代的快速發(fā)展，人們?cè)诓粩嗟奶剿骱脱芯糠乐剐畔⑾到y(tǒng)遭受到破壞的措施，而且在殺毒軟件和入侵檢測(cè)技術(shù)方面獲得了很大的成就。雖然這些檢測(cè)手段的使用在一定程度上可以防止惡意程序?qū)π畔⑾到y(tǒng)的破壞，但是并沒有從根本上解決檔案信息系統(tǒng)的安全問(wèn)題。因?yàn)殡S著信息技術(shù)的發(fā)展，信息系統(tǒng)受到的威脅也在逐漸向著多樣化的趨勢(shì)發(fā)展變化，而且更加的隱蔽化，對(duì)于信息系統(tǒng)的破壞性越來(lái)越大。隨著信息技術(shù)的廣泛使用，信息安全的內(nèi)涵也在不斷的豐富，已經(jīng)不再是最開始的單單對(duì)信息保密，而是向著保證信息的完整性、準(zhǔn)確性方向發(fā)展，使檔案信息變得更加的實(shí)用而且具有不可否認(rèn)性。進(jìn)而實(shí)現(xiàn)多方面的防控實(shí)施技術(shù)。

二、檔案管理信息化中安全風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估的作用

人們?cè)谶M(jìn)行檔案信息管理的過(guò)程中受到認(rèn)識(shí)能力以及實(shí)踐能力的限制，不能夠保證信息管理的完全安全性，所以檔案信息管理系統(tǒng)在一定程度上存在著脆弱性，這種情況導(dǎo)致在使用檔案信息的過(guò)程中面臨著一些人為或者是自然條件的破壞，所以檔案信息管理存在安全風(fēng)險(xiǎn)具有必然性。因此，對(duì)檔案信息管理進(jìn)行安全風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估具有重要的意義，信息安全建設(shè)的前提是，基于對(duì)綜合成本以及效益的考慮，采取有效的安全方法對(duì)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行控制，保證殘余風(fēng)險(xiǎn)降低在最小的程度。因?yàn)椋藗冏非髮?shí)際的信息系統(tǒng)的安全，是指對(duì)信息系統(tǒng)實(shí)施了風(fēng)險(xiǎn)控制之后，接受殘余風(fēng)險(xiǎn)的存在，但是殘余風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)該控制在最小的程度。所以，要保證檔案信息系統(tǒng)的安全可靠性，就應(yīng)該實(shí)施全面、系統(tǒng)的安全風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估，將安全風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估的思想以及觀念貫穿到整個(gè)信息管理的過(guò)程中。通常情況下，信息安全風(fēng)險(xiǎn)主要指的是在整個(gè)信息管理的過(guò)程中，信息的安全屬性所面臨的危害發(fā)生的可能性。產(chǎn)生這種可能性的原因是系統(tǒng)脆弱性、人為因素或者是其他的因素造成的威脅。用來(lái)衡量安全事件發(fā)生的概率以及造成的影響的指標(biāo)主要有兩種。然而，危害的程度并不只取決于安全事件發(fā)展的概率，還與其造成的后果的嚴(yán)重性的大小有著直接的關(guān)系。安全風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估具有很多的特點(diǎn)。首先，它具有決策支持性，這個(gè)特點(diǎn)在整個(gè)安全風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估周期中都存在，只是內(nèi)容不相同，因?yàn)榘踩u(píng)估的真正目的是供給安全管理支持以及服務(wù)的。在系統(tǒng)生命周期中都存在著安全隱患，所以整個(gè)生命周期中都離不開安全風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估。其次，比較分析性，這個(gè)特點(diǎn)主要體現(xiàn)在對(duì)安全管理和運(yùn)營(yíng)的不同的方案能夠進(jìn)行有效的比較以及分析；能夠?qū)Σ煌尘扒闆r下使用的科學(xué)技術(shù)以及資金投入進(jìn)行比較分析；還能夠?qū)Ξa(chǎn)生的結(jié)果進(jìn)行有效的比較分析。最后，前提假設(shè)性，對(duì)檔案信息進(jìn)行管理的過(guò)程中所使用的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估會(huì)涉及到各種評(píng)估數(shù)據(jù)，這些數(shù)據(jù)能夠被分為兩種。其中一種數(shù)據(jù)的功能是對(duì)檔案信息實(shí)際情況的描述，通過(guò)這些數(shù)據(jù)就可以了解整個(gè)檔案管理信息中的情況；另一種數(shù)據(jù)是指預(yù)測(cè)數(shù)據(jù)，主要是根據(jù)系統(tǒng)各種假設(shè)前提條件確定的，因?yàn)樵谛畔⒐芾淼恼麄€(gè)過(guò)程中，都要對(duì)一些未知的情況進(jìn)行事先的預(yù)測(cè)，然后做出必要的假設(shè)，得出相關(guān)的預(yù)測(cè)數(shù)據(jù)，再根據(jù)這些預(yù)測(cè)數(shù)據(jù)對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估。

三、檔案管理不同階段

進(jìn)行不同的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估信息系統(tǒng)的開發(fā)涉及到很多的模型，而且隨著科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，各種模型都在不斷的升級(jí)。從最早期的線性模型到螺旋式模型再到后來(lái)的并發(fā)式的模型，這些系統(tǒng)模型的開發(fā)都是為了滿足不同的系統(tǒng)需求。然而，風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估卻存在于整個(gè)信息系統(tǒng)的生命周期中，但是由于信息系統(tǒng)的生命周期中有很多的階段，而且每一個(gè)階段活動(dòng)的內(nèi)容都有所差別，因此信息管理的安全目標(biāo)以及對(duì)安全風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估的要求也是不同的。

（一）對(duì)于分析階段的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估。其真正的目的是為了實(shí)現(xiàn)規(guī)劃中的檔案信息系統(tǒng)安全風(fēng)險(xiǎn)的獲得，這樣才能夠根據(jù)獲得的信息來(lái)滿足安全建設(shè)的具體需求。分析階段的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估的重點(diǎn)是抓住系統(tǒng)初期的安全風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估，從而有效的滿足對(duì)安全性的需求，然后從宏觀的角度來(lái)分析和評(píng)估檔案信息管理系統(tǒng)中可能存在的危險(xiǎn)因素。

（二）設(shè)計(jì)階段的安全風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估。這個(gè)階段涉及到的安全目標(biāo)比較多，所以能夠有效的確定安全目標(biāo)具有重要的意義。應(yīng)該采取有效的措施，通過(guò)安全風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估，保證檔案信息管理系統(tǒng)中安全目標(biāo)的明確。

（三）集成實(shí)現(xiàn)階段。這個(gè)階段的主要目的是要驗(yàn)證系統(tǒng)安全要求的實(shí)現(xiàn)效果與符合性是否一致，所以，應(yīng)該通過(guò)有效的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估對(duì)其進(jìn)行驗(yàn)證。需要注意的是，在進(jìn)行資產(chǎn)評(píng)估的時(shí)候，如果在分析階段以及設(shè)計(jì)階段已經(jīng)對(duì)資產(chǎn)進(jìn)行了評(píng)估，那么在這個(gè)階段就不需要再重新做資產(chǎn)評(píng)估的工作，防止重復(fù)性工作的發(fā)生。所以，可以直接用前兩個(gè)階段得出的資產(chǎn)評(píng)估的結(jié)果，但是如果在分析階段和設(shè)計(jì)階段都沒有進(jìn)行資產(chǎn)評(píng)估，則需要在此階段先進(jìn)行這項(xiàng)工作。威脅評(píng)估依然著重威脅環(huán)境，而且要對(duì)真實(shí)環(huán)境中的具體威脅進(jìn)行有效的分析。除此之外，還應(yīng)該對(duì)檔案信息管理系統(tǒng)進(jìn)行實(shí)際環(huán)境的脆弱性的有效分析，重點(diǎn)放在信息的運(yùn)行環(huán)境以及管理環(huán)境中的脆弱性的分析。

（四）運(yùn)行維護(hù)階段。對(duì)檔案管理系統(tǒng)不斷的進(jìn)行有效的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估，從而確保系統(tǒng)的安全、可靠性，這樣才能夠保證檔案管理系統(tǒng)在整個(gè)生命周期中都處于安全的環(huán)境。

四、檔案信息安全風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估存在的不足

我國(guó)在檔案信息安全風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估方面已經(jīng)取得了很大的成就，積累了一些寶貴的經(jīng)驗(yàn)。但是，由于我國(guó)檔案信息安全風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估工作起步晚，還存在一些不足之處，主要表現(xiàn)在以下幾點(diǎn)。

（一）管理層對(duì)于信息安全風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估缺乏一定的重視，而且缺少一些專業(yè)評(píng)估技術(shù)人員。當(dāng)前評(píng)估技術(shù)人員的專業(yè)技能不高也是現(xiàn)階段存在的問(wèn)題。所以，應(yīng)該對(duì)評(píng)估人員進(jìn)行定期的培訓(xùn)，提高他們的專業(yè)技能，保證風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估工作有效的進(jìn)行，同時(shí)還應(yīng)該采取有效的措施來(lái)提高工作人員對(duì)于風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估的重視，是檔案管理信息化環(huán)境處于安全的運(yùn)行環(huán)境中。

（二）風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估的工作流程還不夠完善，而且一些風(fēng)險(xiǎn)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)也需要進(jìn)一步的更新。檔案信息化管理的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估，不僅僅是一個(gè)管理的過(guò)程，也是一個(gè)技術(shù)性的過(guò)程，所以應(yīng)該根據(jù)實(shí)際情況來(lái)科學(xué)合理地制定工作流程和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。如果所有的環(huán)境和情況都套用一種工作流程和一個(gè)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，就會(huì)導(dǎo)致不匹配現(xiàn)象的出現(xiàn)，不僅影響風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估的效果，而且在一定程度上還影響信息系統(tǒng)的安全性。

（三）評(píng)估工具的發(fā)展比較滯后，隨著科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，信息安全漏洞會(huì)逐漸顯露出來(lái)，所以對(duì)信息系統(tǒng)的威脅逐漸增加。應(yīng)該采用先進(jìn)的評(píng)估工具對(duì)其進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估，從而滿足檔案管理信息化的需求。

五、結(jié)語(yǔ)

篇10

【摘要】

當(dāng)今社會(huì)是一個(gè)信息化技術(shù)飛速發(fā)展的時(shí)代，隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，文件和檔案的形式也不只是局限于傳統(tǒng)的紙質(zhì)圖書和資料，更多的現(xiàn)代化新型的軟格式材料應(yīng)運(yùn)而生，同時(shí)在檔案管理上如果還繼續(xù)使用針對(duì)傳統(tǒng)文件和資料的管理方法，勢(shì)必在對(duì)新型電子化資料的管理中受到限制。

【關(guān)鍵詞】

檔案；現(xiàn)代化；管理

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，檔案文件的形式越來(lái)越多樣化和現(xiàn)代化，傳統(tǒng)文件的管理方式因其管理對(duì)象的性質(zhì)有著根本上的不同，所以不能適應(yīng)新型的現(xiàn)代化檔案管理要求。因此，為了適應(yīng)不斷更新變化的現(xiàn)代檔案形式，只有通過(guò)對(duì)現(xiàn)有檔案管理方法進(jìn)行分析和改進(jìn)，結(jié)合現(xiàn)代化檔案的特點(diǎn)，制定出能夠適應(yīng)新型檔案管理的現(xiàn)代管理方法。

1 存在的問(wèn)題

首先，檔案管理在目前社會(huì)人員的工作中沒有被廣泛重視。多數(shù)的檔案工作僅僅是局限于專業(yè)的檔案管理部門，而沒有將檔案管理普遍進(jìn)行，這對(duì)檔案管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展具有很大的制約作用。其次，目前的傳統(tǒng)檔案管理形式落后，條理性不強(qiáng)，對(duì)傳統(tǒng)檔案的管理僅僅是存在著形式上的管理，并不能真正對(duì)檔案的管理做到細(xì)致、有效，同時(shí)管理人員在工作過(guò)程中對(duì)檔案的執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)不能完全遵守，更導(dǎo)致了傳統(tǒng)檔案管理的混亂狀態(tài)。再次，檔案管理的相關(guān)制度需要完善，目前在檔案管理中出現(xiàn)各種問(wèn)題，很大一部分是由管理制度不科學(xué)、要求不細(xì)致和完善造成的，如果要徹底改善目前檔案管理混亂、無(wú)規(guī)律、不科學(xué)的現(xiàn)狀，必須要改進(jìn)管理制度。最后，檔案管理之所以沒有受到應(yīng)有的重視，還是因?yàn)閷?duì)檔案的使用頻率不高、使用過(guò)程不注意保護(hù)，造成了檔案的缺失和破壞。由于使用頻率低因此對(duì)檔案管理也無(wú)法引起相應(yīng)的重視，長(zhǎng)久的管理缺失導(dǎo)致了檔案管理工作停滯，檔案保管工作更無(wú)法保證檔案的完整性和系統(tǒng)性。

2 檔案管理現(xiàn)代化的對(duì)策

2.1更新檔案管理觀念

要改變當(dāng)前社會(huì)中檔案管理工作落后甚至缺失的現(xiàn)狀，首先要提高社會(huì)對(duì)檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)。檔案是各項(xiàng)工作開展過(guò)程中的重要參考資料，如果不注重檔案保護(hù)和管理工作，對(duì)現(xiàn)代化的檔案繼續(xù)以傳統(tǒng)的落后管理形式進(jìn)行管理，勢(shì)必會(huì)造成檔案被嚴(yán)重破壞，而且對(duì)檔案的有效利用將會(huì)起到直接的制約作用。另外對(duì)檔案管理制度的不完善，進(jìn)一步加重了檔案管理工作的負(fù)面管理效果，造成檔案管理系統(tǒng)性缺失，管理秩序混亂、內(nèi)容無(wú)條理可言。因此，只有對(duì)現(xiàn)代化的檔案特點(diǎn)進(jìn)行分析，提出能夠保證檔案有條理進(jìn)行管理、安全系統(tǒng)的進(jìn)行保管等基本要求得到滿足的新型檔案管理制度，然后結(jié)合傳統(tǒng)檔案管理中出現(xiàn)的問(wèn)題，進(jìn)一步分析原因和管理缺陷，利用科學(xué)的現(xiàn)代化檔案管理理論，對(duì)傳統(tǒng)管理制度進(jìn)行優(yōu)化和改進(jìn)，將管理制度發(fā)展成可以適應(yīng)目前科技化檔案形勢(shì)的現(xiàn)代化檔案管理制度。

2.2采取標(biāo)準(zhǔn)化流程

要適應(yīng)現(xiàn)代化檔案管理要求，更應(yīng)注重管理流程標(biāo)準(zhǔn)化的重要性。只有采用標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理手段，才能使檔案在管理過(guò)程中以一種明確、有條理的形式存在，從而令檔案在使用選取上提高工作效率。另一方面，通過(guò)標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理流程對(duì)現(xiàn)代化檔案進(jìn)行管理還能保證檔案的系統(tǒng)性和完整性，從而保證檔案質(zhì)量和完善保存。

2.3手工處理和現(xiàn)代化技術(shù)的協(xié)調(diào)

檔案的現(xiàn)代化存在形式包括傳統(tǒng)的圖書文獻(xiàn)和一切紙質(zhì)資料，還有現(xiàn)代的新型電子資料和多媒體資料，對(duì)不同形式的檔案管理方法肯定也會(huì)不同，這就需要針對(duì)各種形式檔案的特點(diǎn)，采用相應(yīng)的管理方法，對(duì)檔案進(jìn)行正確的操作和保存。傳統(tǒng)資料的整理和保存都需要通過(guò)手工處理去實(shí)現(xiàn)，現(xiàn)代資料的搜集和審核工作也要一步一步通過(guò)手工完成，因此通過(guò)手工處理方式是對(duì)檔案管理的基本管理要求。另外，針對(duì)傳統(tǒng)資料的歸檔、分類、編目等工作，通過(guò)現(xiàn)代化的科技手段進(jìn)行的話，則比手工處理方式更加高效和精細(xì)，同時(shí)對(duì)先進(jìn)科技資料的保存也是通過(guò)現(xiàn)代化的技術(shù)手段進(jìn)行管理的，所以現(xiàn)代化的管理技術(shù)能夠保證檔案管理工作進(jìn)行更高效、更準(zhǔn)確。綜上所述，檔案管理在技術(shù)方面應(yīng)當(dāng)以手工處理為主要形式，現(xiàn)代化技術(shù)手段為輔助支持，去更好的完成檔案管理工作。

2.4實(shí)現(xiàn)檔案的現(xiàn)代化

傳統(tǒng)的檔案形式在管理和保存的工作中相對(duì)電子化資料更占據(jù)空間，保存環(huán)境要求更加復(fù)雜，而且保管方式要求更繁瑣，而現(xiàn)代化的電子檔案在保存上占據(jù)空間小，保存環(huán)境要求低，保管方式也更加簡(jiǎn)單，如果將檔案的形式逐漸電子化，再利用現(xiàn)代化的管理方式，那么將會(huì)使檔案管理的工作更加容易進(jìn)行。

3 結(jié)束語(yǔ)

目前的科技形勢(shì)下隨著現(xiàn)代化檔案形式的不斷加入，對(duì)檔案管理提出了更高的要求，通過(guò)對(duì)當(dāng)前檔案管理中出現(xiàn)的問(wèn)題進(jìn)行分析，針對(duì)現(xiàn)代化的檔案形式特點(diǎn)，結(jié)合先進(jìn)的檔案管理理論，對(duì)當(dāng)前檔案管理模式進(jìn)行改進(jìn)和創(chuàng)新，建立起現(xiàn)代化的檔案管理制度，保證檔案能夠被更好的利用。

參考文獻(xiàn)：

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