導語：如何才能寫好一篇電子檔案管理方案，這就需要搜集整理更多的資料和文獻，歡迎閱讀由公務員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

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一、現代的檔案管理工作的轉變

（一）檔案載體的轉變

在電子檔案管理活動中，電子文件以其快捷的辦文進度和傳遞速度逐步取代了紙質文件。電子圖紙也以手工制作所無可比擬的優勢大量出現。通過計算機輔助設計使產品圖紙的設計、存儲、查詢和修改變得快捷又方便。例如生產或開發一項較大項目的產品就需產生上萬份的圖紙，而其中許多又要承襲老產品的大部分成果，因此電子圖紙顯示了其比紙質圖紙更旺盛的生命力，保存電子圖紙要比保存底圖方便、省時、省力并且有意義得多。

（二）企業檔案的分類變化

舊有的關于文書檔案、科技檔案、產品檔案、基建檔案、會計檔案、人事檔案等傳統分類方案將被打破，取而代之以電子檔案管理系統中各個管理模塊、流程的設置。一份完整的檔案信息分散在幾個管理系統中，計算機依照規定指令根據工作目標隨時設立和調整類目。各企業檔案信息的分類不盡相同，但可以肯定的是電子檔案管理過程中檔案分類更能貼近管理的需要，分類也將更詳細、更科學、更規范。

（三）檔案接收和保管上也有所改變

在電子環境中，如果檔案人員不積極介入文件的形成和保管過程，文件很可能不存在或至少不可能被鑒定、保存、編目或者提供利用。這就是說檔案人員如果不進入到信息集成系統中去，則很難掌握到信息的核心部分甚至接收不到檔案。

無時無刻不在產生的電子文件、電子圖紙使檔案工作者再也無法坐等檔案的最后形成與歸檔了。他們必須在產生電子文件的源頭就行使檔案的監督指導職能。參照國家有關文件制定出本單位的《電子文件管理辦法》，提請信息集成系統的編制人員在其系統的設計和運行過程中加入電子檔案文件的鑒定、歸檔、保存、利用等電子檔案管理內容。檔案工作者要在專業人員的指導下學會運用專門的檔案信息接收管理平臺，要懂得如何控制和維護檔案信息資源的有效性、可靠性和實時性，掌握電子檔案信息的收集、管理。

此時企業檔案的保管也不再只以卷盒和柜架為裝具，更多的經過檔案人員鑒定歸檔的企業檔案信息將存入“虛擬庫房”。

二、電子檔案工作面臨的問題

（一）電子檔案原件的真實性問題

電子文件很容易被刪改，且改后不留任何痕跡。在使用計算機形成文件材料的過程中，擬稿者無法留下自己的筆跡，單位負責人也無法在形成的文件材料磁盤上簽發，日后難以確定該份材料是否具有真實性和權威性。即使有人出于自己的目的將軟盤中存的內容進行了刪改，也難以發現和確定。

（二）電子檔案內容的保密性問題

用網絡的任何終端設備都能索取到存儲在網絡某一個設備上的電子文件。另一方面，一個終端上的電子文件也可同時發給若干個網絡終端。這對于在一段時間需保密的內容或限制提供利用的內容的安全保密問題，帶來了極大的威脅。

（三）電子檔案保笛的長久性問題

隨著辦公自動化的不斷深人，好多單位將會實現無紙辦公，所有的情況、決策、信息存儲在網絡中，人們只要操作一下鍵盤就可以得到所需的信息。這種方法確實為檔案的歸檔存儲簡化了程序，也方便了利用，但是一旦網絡突然癱瘓或被毀，如出現“黑客”問題，遇到病毒問題或其它方面的故障，電子文件可能會在一瞬間同時消失，造成難以彌補的損失。

（四）檔案管理軟件的統一性問題

計算機軟件研制大大落后于硬件的發展，遠不適應各方面存儲的需要。檔案系統各地區之間、單位之間不使用統一的軟件，勢必會影響到互相之間的利用以及全國的聯網。

三、建議采取的對策

（一）盡快培養精通計算機技術的檔案專業人才

培養一批既懂檔案業務又精通計算機專業知識的人才已是檔案部門的當務之急。當前要在加強全員計算機知識培訓的同時，通過招考、送出去深造等渠道選拔、培養高、精、尖的電子檔案管理應用人才，使他們不僅精通計算機技術而且熟悉檔案業務，熱愛檔案事業；不僅會操作而且會設計程序，能夠開發軟件。

（二）建立健全維護電子文件真實和安全的法規

在電子文件的形成、處理、歸檔，電子檔案的保管、利用等各個環節，信息都有被更改、丟失的可能性，即使擁有完善的信息安全技術，也需要有相應的電子檔案管理措施來保證其得以實施。因此，建立健全相關法規和管理制度，對于維護電子檔案的原始性、真實性，保證其安全具有重要的意義。要通過法律形式將電子檔案管理和利用標準規定下來，使人們能夠自覺地遵守這些規定。同時要通過立法確認電子文件、電子檔案的法律憑證作用，確保國家檔案行政管理部門依法管理電子文件和電子檔案。

（三）制定科學、合理、嚴密的電子檔案工作標準和規范

隨著電子文件的大量產生，迫切需要建立一套科學、合理、嚴密的電子檔案管理標準和規范。將電子文件的形成、積累、整理、鑒定、歸檔工作和分類、排列、保存方式，用標準和規范確定下來，使電子檔案從誕生之初就得以科學、有序、規范地管理，這是擺在檔案部門面前的一項重大課題，也是迫切需要解決的基礎性工作。

（四）研制開發數據格式標準統一、可以互相兼容的檔案管理軟件

建議由國家檔案局牽頭，研制開發適應電子檔案管理現代化的軟件，并在全國檔集系統統一推廣。我們盼望國家檔案局能把該問題列為工作重點，以此帶動全國檔案系統現代化管理水平的提高。

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目前階段的電子計算機技術在人們生活和工作當中的作用越來越突出，并且其多樣化的功能以及突出的使用效果，使得計算機的應用層面越來越廣泛，這一點為人們的生活與工作帶來了極大的變革，使得企業很好的節約了成本，并且辦公的質量、辦公的效率得以大大的增長。就目前的信息化時代而言，最為先進的檔案管理方式，就是電子信息檔案的管理，其對于企業的發展和進步有著極為重要的作用和意義。但是，由于電子信息技術在傳輸和存儲的過程當中，存在著一定的安全漏洞，所以，還需要對相關的風險進行防范和控制，更好的保證電子檔案信息管理工作的安全與可靠。

1. 預防風險的措施研究

深入并且細致的對預防風險的措施方案進行研究和分析，是開展一系列工作的基礎性環節，也是一項重要的工作步驟。防患于未然，是避免風險的最為有效的措施方案，而提前性的對存在的風險進行防范，則可以使得風險的代價降至最低。首先，需要建立起嚴格的限制權限，各個級別的工作人員需要在權限的范圍之內進行工作，并且使用檔案。同時，還需要進行逐級別的審批，保證審批工作的嚴格與可靠，進行工作權限的認定，注意針對信息進行管理和保存。最后，則是需要針對使用的規范，對使用的權限進行確認，對備份的文件進行必要的技術處理，防止信息的泄露，盡量的避免出現信息的整理復制備份。在檔案信息使用的過程當中，也需要對其安全性進行研究與探討，避免錯誤的操作、避免外界的干擾對操作造成不利的影響。對于整個檔案信息的使用過程，進行監督和控制，做好相應的記錄。

2. 避免風險的措施研究

針對檔案的風險避免，需要從以下幾個方面做起：

（1）加強最新技術的獲取，同時全面的保證安全的可靠性。在計算機時代當中，信息的發展和安全技術不斷的發展，相關的技術手段也是日新月異，而信息的檔案規避風險，最為有效的方式，就是針對技術進行創新，只有通過這樣的方式，才可以保證電子信息檔案得到相關的安全保護。首先，需要對加密的技術進行提升，分級別、分層次的對檔案信息進行加密處理，同時保證密碼不會在一定的時間之內被更改，這樣的操作方式更加有利于進行風險的防范。其次，還需要對適合的檔案軟件進行制定，選擇最佳的軟件進行數據的加密處理，并且保證用戶安全的級別以及訪問的授權、密碼的設置等等，有效的確保信息的安全和檔案的安全。

（2）培養工作人員的安全管理意識。培養并且提升工作人員的安全管理意識，是全面的提升檔案安全管理的重要步驟之一。而電子檔案使用過程當中的多樣性，相關的操作人員消炎藥保證操作方式的正確、規范和標準，同時避免檔案的管理工作變得更加復雜。所以，必須要在實踐的工作當中加強工作人員的安全管理意識以及檔案管理的能力，這一點對于當前階段的檔案管理工作有著重要的作用和意義。

（3）風險的防范必須要做到及時的發現和及時的處理。檔案信息的管理工作，是數據安全性的核心部分，而對于電子信息檔案的使用過程之中出現的風險問題，也需要做到及時的發現和及時的處理，針對在計算機維修時期之內的風險，有關的企業還需要重點的注重對于可能存在的風險進行防范和控制，采取一系列主動的措施方案進行應對。尤其是對于當前階段安全信息異常敏感的時代而言，還需要采取必要的、有針對性的并且切實可行的防范措施進行風險的控制和管理。

3. 分散風險的措施研究

根據上文的詳細闡述和分析，可以對現階段檔案信息管理過程當中預防風險的措施技術以及避免風險的措施方案有著全面的了解和細致的掌握。接下來，將針對分散風險以及評估風險的措施進行深層次的研究，力求以此為基礎，更進一步的為有關工作的開展與進行，奠定堅實的理論基礎。

將檔案信息管理的風險降至最低，最為常用的是轉移的策略，其實質，是對風險進行分散，并且將風險轉移至其他的地方，達到降低風險的目的和效果。在一般的情況之下，諸如針對配置的基本模式進行修改，并且購買相關的保險、外包至其他的機構等等，都可以達到分散風險的目的和效果，并且這一手段方式也是未來對于電子檔案信息管理的極為有效的措施手段之一。通過這樣的方式，可以使得檔案的風險變得更加簡單化，對于原來的電子信息進行必要的改進，使得電子信息的管理系統更加的先進，保證檔案信息的安全和可靠。

4. 評估風險的措施研究

針對風險進行評估，是非常有效的降低風險的方式和技術，一旦風險發生，如何對風險進行評估，并且如何將風險所導致的損失降至最低，同時找到最佳的處理技術方案，是一項重點性的工作。針對風險進行評估的基本目的，是全面的保證風險的控制計劃更加的合理、更加的科學與可靠，而在現階段電子信息檔案實施的基礎之上，全面的針對風險所帶來的影響進行分析和研究，并且對其后果進行探討，是非常有必要的。對風險所帶來的成本的損失進行探析，同時對檔案管理引起足夠程度的重視，但是在現階段的工作當中，部分檔案的管理者認為電子信息檔案的操作是無危險性和風險的，所以，這樣的觀點就為風險管理工作帶來巨大的阻礙。相關的工作人員，需要時刻的提醒自己，對于風險進行評估和防范，并且采取切實可行的措施手段，對風險進行控制，全面的確保電子檔案信息管理的各個細小的工作環節，都得到了有力的保障，所有的工作都有著全面嚴格的監督控制。最后，在風險評估的工作過程當中，還需要對安全意識進行提升，對于各種類型的安全隱患，需要盡早的發現，及時的進行處理，保證在風險發生之時，將其所帶來的危害降至最低。

5. 結束語

綜上所述，根據對電子信息檔案的風險管理與控制進行全面的分析和研究，從實際的角度出發，深入并且細致的對具體的風險控制和防范的措施方案，進行了深層次的論述，同時，對于分散風險的方式、評估風險的方式技術等，都進行了研究，力求以此為基礎，更進一步的為有關工作的開展與進行，奠定堅實的理論基礎。

參考文獻

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[2]劉昌化.試論現代化的電子信息檔案管理工作的加強以及風險的防治【J】.黑龍江科學信息，2009.7：45-47

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[關鍵詞]單位；檔案管理；現代化；電子化 

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.10.113 

[中圖分類號]G275 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2016）10-0-02 

在信息技術迅速發展的情況下，檔案管理工作也需要逐漸實現信息化發展路徑。我國單位檔案管理工作均面臨重要的改革問題，對于單位檔案管理人員來講，必須結合當前時展需求，創新檔案管理方式，最大化地實現檔案管理的現代化及電子化發展。 

1 檔案管理現代化和電子化發展的必要性 

檔案中詳細記錄著單位的日常工作，對于單位工作效率及工作總結具有重要作用，因此，檔案管理也是一項重要管理任務。所以如果能夠顯著提高檔案管理水平，實現檔案管理的現代化及電子化發展，則能夠顯著提高檔案管理質量及管理工作效率。對于檔案管理來說，也將逐漸脫離傳統紙質媒介。電子檔案更有助于收集及存儲信息，顯著降低信息存儲占據的物理空間。在檔案處理及選擇過程中，電子檔案能夠顯著提高檔案處理的便捷性。隨時可以從電子設備上將電子檔案抽調出來，并能及時依照實際工作需求，選擇相應功能鍵從而選擇信息，有效實現大批量數據的有效處理。電子檔案的應用能夠顯著提高信息選擇及存儲的準確性。最后還能隨時進行電子檔案信息處理及數據修改，和傳統紙質檔案相比具有一定便捷性。 

2 我國單位檔案管理中的弊端 

我國當前的檔案管理普遍采用的是傳統管理方案方法，檔案管理現代化及電子化發展存在較多弊端。首先，檔案管理不夠規范，例如，工作人員在處理電子檔案過程中，由于電子檔案體積小、攜帶方便，導致工作人員忽視檔案信息安全性，檔案管理工作存在較大隨意性，加大了檔案信息遺失及泄漏風險。還有些工作人員只會上傳檔案，不能有效掌握檔案信息管理及重要數據備份管理技能，一旦電子設備發生故障將直接導致檔案信息丟失，給單位帶來嚴重損失。從這一點上來看，提高檔案管理人員業務水平和綜合素質具有重要意義，要不斷強化工作人員業務培養，提高工作人員檔案信息管理意識，加大對檔案丟失及信息泄露防范的重視度。 

以上重點分析的是電子檔案安全問題，其原因主要是檔案管理工作人員工作疏忽所致，另外還有一個原因則是技術問題。一些單位不能與時俱進，電子存儲設備更新速度慢，因此容易出現電子檔案存儲破壞問題及各種故障。有些單位電腦本身的配置比較低，信息處理速度較慢，影響電子檔案信息處理的工作效率。另外，如果在計算機應用中，沒有及時更新軟件，也會導致檔案數據出現各種各樣的錯誤，影響檔案管理質量。針對電子檔案管理中存在的各種問題，一方面需要提高管理人員的安全意識，另一方面需要加強電子檔案的設備管理，及時更新相應設備，提高電子檔案信息處理的速度及管理質量。 

3 單位檔案管理現代化和電子化發展策略 

信息技術已經成為現代社會經濟發展的重要工具之一，基于當前經濟發展需求必須改善傳統的檔案管理方式，提高檔案管理質量及效率，實現檔案管理的現代化及電子化發展路徑，促進單位檔案管理的創新發展。 

3.1 建立健全檔案管理制度，提升工作人員專業素養 

檔案管理工作人員的專業素質及學習能力具有差異，在培訓及教育工作中需要因材施教，可以針對檔案管理工作人員實際情況開展多層次、多渠道的培訓工作，嚴格遵循學以致用的基本原則。對于單位來講，首先需要給管理工作人員提供學習機會，提高工作人員的專業技能及綜合素質。同時在工作人員技能培訓中，要最大化地學習新理論及新技術，并積極改善工作人員的傳統理念，引導工作人員接受最新技術及管理理念。對于單位來講，則需要實現自身管理水平及手段的改革，首先要構建完善的檔案管理制度，明確檔案管理工作人員的具體工作，并落實相關責任，確保工作人員能夠高質量完成檔案管理工作。另外，要加大培訓力度，定期考核工作人員的綜合素質及專業技能，確保檔案管理人員能夠明確認識到電子檔案的重要性，掌握相應管理技能，促進電子檔案管理的發展。 

檔案管理工作不僅涉及管理的專業知識，還涉及很多其他學科知識，如哲學、歷史學以及心理學等知識，因此，在培訓過程中不僅要重視對工作人員的管理專業知識培訓，還要注重對其他學科知識的攝取，促進其知識面的更新。另外，新形勢下培訓的重點應該是加強工作人員科技知識學習。隨著計算機技術運用到檔案管理工作中，對工作人員的技術水平有了很高的要求，很多人甚至連電腦都不能熟練運用，難以滿足新形勢下檔案管理工作的要求，因此，必須加強培訓，為檔案管理工作提供保障。 

3.2 通過計算機管理檔案資料庫房 

在檔案資料管理中，可以加大計算機技術應用，實現檔案管理的現代化及電子化。不斷完善基層單位檔案管理制度，加大計算機技術在庫房資料管理中的應用，以提高檔案保存管理工作效率，提高資料庫房管理的安全性。 

3.3 實現檔案保存和查詢的電子化和現代化 

在信息化及網絡技術發展進程中，檔案管理工作既面臨巨大挑戰，同時也增加了發展機遇。傳統的手寫檔案已無法滿足時代需求，在日益增長的檔案信息管理中，必須加大現代技術應用，加快檔案管理現代化及電子化發展。檔案管理工作本身專業性較強，對于工作人員來講需要具備相應的現代化管理技能，再加上相應的綜合素質，才能提高檔案管理質量。檔案管理十分繁雜，勞動強度大，加之檔案數量越來越多，工作人員面臨著很大壓力，而應用計算機等現代化技術手段則能有效提高檔案工作效率，節省人力、物力資源，節約時間。其信息化和智能化的特點，能有效減少工作人員的手工操作，充分發揮技術優勢，使整個檔案管理工作變得更加系統化和條理化，促進資源的合理利用，提高檔案管理工作效率，并使檔案管理工作更加安全。計算機技術的廣泛應用，使手工錄入和查詢均實現了電子化發展。在檔案錄入過程中，首先管理人員要整理檔案內容，確定無誤后即可錄入，并對其實施統一保存。傳統的檔案文檔在錄入過程中被轉化為電子形式，便于保存，同時還能提高檔案資料的查詢速度。 

3.4 構建檔案管理網絡系統 

在檔案管理工作中，想要有效實現其工作的現代化及電子化轉變，必須構建專業的網絡管理系統。這不但能提高檔案管理工作效率，同時還能實現檔案信息管理的信息化發展。在現代科技發展進程中，管理技術的動態化發展，進一步促進了檔案管理工作的不斷創新。 

4 結 語 

單位需要對自身的檔案管理方式進行不斷優化，以滿足時展需求，實現檔案管理的現代化和電子化，有效開展基層單位檔案管理工作，為單位的其他工作打下堅實基礎。本文在闡述單位檔案管理現代化和電子化的內涵及要求的基礎上，分析當前單位檔案管理存在的弊端，并提出相應的解決辦法，以供參考。 

主要參考文獻 

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[3]李麗鑫.淺談事業單位檔案管理的電子化建設[J].城市建設理論研究，2015（21）. 

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[5]沈彥.企業檔案電子化管理存在的問題和解決方法[J].企業導報，2010（3）. 

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關鍵詞：電子檔案；網絡安全；互聯網技術；計算機技術；防火墻；防范措施

在我國當前的檔案管理制度中，對于普通的紙質檔案的管理工作而言，無論是在制度上還是技術上都已經取得了舉世矚目的成績，在這類檔案管理工作中，采用專門的檔案室防盜技術以及專業的管理人員，且通過嚴格的文件調閱制度和保密文件便可以有效的保證檔案管理安全。但是對于電子檔案而言，這一制度卻遠遠無法滿足實際工作要求，沒有制定出詳細的、可操作的安全制度，電子大難管理人員往往在不經意間造成電子檔案管理的漏洞，形成安全管理隱患。另外，計算機技術的飛速發展使得計算機工作機制和破壞手段層出不窮，這也給電子檔案管理埋下眾多的安全隱患。為此，在這里我們有必要對電子檔案安全管理和防范措施進行分析。

一、電子檔案安全管理問題分析

檔案管理所要求的安全問題主要是針對電子檔案的保存而言的，因此安全問題的存在可謂是每個檔案管理人員都必須要重視和應對的問題之一。在目前的工作中，我們該如何解決科學的解決這些問題，使得其中存在的問題都能夠科學解決，這就必須要從工作意識上給予應有重視，體現出電子檔案安全管理的重要性。

1.傳輸安全問題

電子檔案傳輸問題是最為突出的信息安全問題之一，在傳輸的過程中因為互聯網本身是公開的、公眾性的，因此極容易出現信息截取和盜竊現象，甚至的出現修改和偽造，這對于一些高度機密的檔案而言無疑是致命的威脅。為此在這里我們必須要重點是傳輸問題。

2、真實性問題

電子檔案在管理的過程中，真實性問題也可謂是最為突出的問題之一，它相比紙質檔案而言存在著極為突出的特殊性。紙質檔案上的單位蓋章、領導簽字都是具備著法律效應的，其真實性和合法性都比較容易鑒別和確認；而對于電子檔案而言，由于它本身容易復制和修改的特點，其真實性和合法性很難得到有效的鑒別，從而存在著一定的制約問題。

3.保存安全問題

電子檔案的長期的保存過程中存在著各種不同條件的制約和影響，它包含了載體機械的壽命、計算機軟件和硬件設施的生存環境，電子計算機平臺的一致性，這些問題的存在嚴重的影響著電子檔案的保存問題，甚至給整個檔案工作開展帶來嚴重的影響。

4、病毒威脅

電子檔案是基于計算機為基礎存在的，它的管理、保存和利用都無法離開計算機這一輔助機械，而計算機本身因為存在病毒或者感染病毒的特征，同時其系統也容易受到惡意程序的供給，從而造成檔案信息的安全威脅。

二、常見的電子檔案安全管理與防范措施

電子檔案的安全可靠運行不僅僅取決于數據本身的運行情況，同時也關系到所有與電子檔案業務和服務相關聯工作的開展。因此，電子檔案管理的網絡、主機服務器以及存儲器上都需要具備極高的安全保證、管理以及防范措施，以保證電子檔案工作的正常進行。

1、防火墻技術

防火墻是計算機內部網絡系統與外部公共網絡系統之間的首要屏障，也是最為關鍵的保護措施。在目前的社會發展中，無論是辦公計算機還是個人計算機，防火墻技術都是普遍受到人們重視的。從理論上分析，防火墻位于網絡安全的最底層，它是負責網絡傳輸信息的安全認可與辨別的關鍵所在。在目前的防火墻技術利用中，不僅需要完成傳統的過濾目的，同時更是要強化網絡服務器的辨別與安全預防功能。當今的社會發展中，隨著病毒種類的增多、黑客入侵的隱蔽，防火墻在研究的過程中也逐漸朝著這一方向邁進，逐漸形成了即會話訪問、應用協議、用戶資源分析為一體的綜合性設置流程，從而保證通過網絡邊界的會話層能夠得到一定的控制，為整個網絡系統安全打下了堅實的基礎。

另外，在電子檔案管理系統和各個地區服務點之間，以及存在不同安全等級的系統之間的互聯邊界處也應采用防火墻和虛擬局域網劃分等安全訪問控制措施。

2、網絡入侵檢測防御

網絡入侵防御設備在網絡入侵行為進入被保護網絡之前通過報警、阻斷等措施為電子檔案管理系統提供保護，目的是對網絡侵入行為進行阻截，同時，在電子檔案管理中的某些網段也需要采用網絡侵入檢測系統，即針對網絡侵入進行監測，它可以自動識別種種侵入模式，在對網絡數據信息進行分析時與這種模式進行匹配，一旦發現黑客有侵入的企圖，就會自動報警，目的是通過對網絡侵入者的檢測，彌補防火墻等邊界安全軟件的不足，及時發現網絡中違反使命策略的行為和受到黑客攻擊的跡象。網絡侵入防御設備也對蠕蟲木馬病毒攻擊進行識別，并進行有效的攔截，在電子檔案管理系統和Internet、POS的邊界布置網絡侵入防御設備，也能夠對進入電子檔案管理系統的網絡請求進行預警防御，避免病毒或黑客入侵內部網絡系統。

3、網關病毒防御

傳統的病毒防御措施大多數都靠計算機終端殺毒軟件進行防御，病毒已經感染到終端后才進行查找殺除，是一種亡羊補牢的方法，而且在查找殺除病毒時將會占用大量的系統資源，當今病毒傳播主要依賴于Internet網絡進行廣泛傳播，因此我們需要將病毒防御體前移，建立網關病毒防御體系。

4、提高電子檔案管理人員的安全意識

在電子檔案的安全管理中，威脅最大的不是計算機軟硬件方面的漏洞，而是計算機使用人員的安全意識。很多病毒的運行或者非法訪問都是人為原因造成的，為此，最好注意以下幾點：

第一，絕對禁止使用電子檔案管理專用電腦訪問外網。網絡上潛在著很多的威脅，每時每刻都有網絡探測工具在掃描，一旦被網絡攻擊者鎖定，就很有可能被非法訪問，輕者數據被非法訪問，嚴重的會造成數據丟失或者修改破壞。

第二，不在電子檔案管理專用電腦上隨意安裝軟件。在電子檔案管理專用電腦上最好安裝正版軟件，正版軟件都是經過廠商檢驗的，不含有任何病毒和木馬軟件，可以防止病毒隨著普通應用軟件一起被安裝，也可以獲得良好的技術服務。另外，不要在電腦上安裝任何與檔案管理工作無關的軟件，以免造成系統緩慢或者沖突，降低系統的可靠性。

三、結束語

檔案管理的安全管理是全國檔案事業正在建設和發展的一項重要工程，檔案管理工作應該轉變傳統的坐守庫房的觀念，利用信息技術提高檔案工作效率，保證信息安全是檔案管理工作的發展趨勢，也是檔案工作者面臨的一個新的機遇和挑戰。

參考文獻

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[2].王春森.系統設計師[M].北京：清華大學出版社，2001.

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一、安全風險

（一）環境風險

計算機的磁性載體性能與儲備載體性能容易受到自然環境的影響，例如：環境中各因素產生磁場對其進行干擾、環境溫度的變化對其造成的影響以及自然災害導致的影響等，都會導致其性能變質，明顯減弱其結構等，最終造成了音、像失真的現象以及數據丟失的情況。在醫院，電子類的病歷檔案的內容是十分豐富的，涵蓋的范圍比較廣，每天錄入數據與調出數據的數量非常大，一旦受到干擾，其安全防護工作也將失去其有效性，使其受到很大的損壞，進而造成了巨大的經濟損失。

（二）技術風險

雖然醫院使用電子類的病歷檔案確保了其工作的便捷性，但是因為信息化科學技術本身的漏洞與缺陷也會導致病歷檔案的安全性受到影響，容易出現被非法增刪、竊取和盜用的情況。這些電子檔案都是存儲于計算機系統里面的，基于信息技術、計算機水平的日益發展，我們只有對其軟件與硬件進行不斷地更新、設置具有高級功能的保護程序，才能確保其安全防護工作的有效性。

（三）人為風險

人為風險指的是相關管理人員、其他的操作人員人為地篡改電子病歷或者人為地破壞電子病歷的情況，一般都是管理工作的疏忽、操作的不規范以及蓄意的破壞導致的，其中，蓄意破壞情況的發生是因為相關操作人員利用電子病歷來謀取利益，使用非正常手段來破壞電子病歷的內容、載體或系統等。

二、安全防范的措施

（一）針對環境風險的防護措施

首先，要做好前端的控制管理工作，這是現代化的一種管理理念，可以促進其管理效率的提升，對其管理功能進行優化，把病歷檔案的保存階段、形成階段與銷毀階段等作為整體性的一個過程，即對電子類的病歷檔案進行管理時，要科學地整合并且系統地分析對其的要求、規則與目標等，通過前端來實現病歷檔案形成階段涉及到的各項管理功能，提前實施各環節及其業務的重復性作業等，促進其重復作業及其滯后作業的減少，使其工作效率能夠得到最大限度的提升。

其次，做好其安全和風險的評估管理工作。對電子類病歷檔案進行安全風險管理的工作涉及到的面比較多，安全風險無處不在，我們應該明確只能盡可能地對其進行有效的控制，無法對其進行消除。因此，對電子類病歷檔案進行安全風險管理的工作時，我們必須堅持風險評估的原則與控制費用的原則。因為對安全風險進行維護工作及其控制措施的實施工作都需要一定的成本作為支撐，與電子類病歷檔案相比，如果這些成本受到損傷的程度更大，就說明對其的控制措施具有較高的不合理性，不適當；我們還要明確，電子類病歷檔案的絕對安全性是無法保障的，所以，我們要有選擇地對其進行安全風險控制，并且做好殘余安全風險的控制工作，使其處于我們的能接受范圍之內。對此，要結合損失的預期值和實施的成本來考慮安全風險的接受范圍。

（二）針對技術風險的防護措施

首先，堅持靜態保護與動態管理相結合的原則。明確系統管理的理念與觀念，對于電子檔案的生命周期及其每個活動、階段與要素之間對接的有效性，我們要給予高度的重視，更好地強調系統的整體性與總體效應。做好靜態風險的管理工作，指的是傳統檔案的安全維護工作，在對傳統檔案進行安全維護的過程中，我們加強對電子檔案及其載體的管理以及對檔案的庫房內進行管理等；對動態風險所進行的管理工作指的是把電子類病歷檔案的管理工作由檔案的庫房內慢慢地延伸到其庫房外，重視電子類檔案信息的安全風險管理工作，在這個過程中，相關管理人員要盡可能地吸收新的安全技術與防護措施，并對其進行有效的應用。堅持靜態保護與動態管理相結合的原則，確保其安全保護網絡的有效性，使醫院電子檔案的安全管理工作能夠得到有效的控制。

其次，促進管理實施的全面性與全程性。電子類的病歷檔案應該由文件錄入電腦，然后再對其進行統一的銷毀，或者是把它們作為永久性的數據信息保存于數據庫之中，防止其被隨意地割斷，確保其形成以后整個過程的管理都能夠具有較高的有效性，使每一個環節的信息內容都能夠保持一致性。管理的全程性指的就是管理實施的全面性與系統性，結合其管理規則、操作流程與質量控制工作方面的要求出發，使其所有活動的目標體系、技術體系以及程序體系等得到積極地構建與覆蓋。

（三）針對人為風險的防護措施

病歷檔案的相關管理人員可以對其內容與數據進行更改，并且權限不同的相關管理人員等也可以調取電子病歷與更改電子病歷，在這個過程中，人為操作不可避免。所以，我們要做好相關管理人員的素質加強工作，使他們具有良好的職業道德，增強其對外來誘惑的抵御能力。對此，我們首先可以對病歷檔案的相關管理人員進行培訓，并且加大力度，組織他們學習相應的法律法規與專業知識，提升他們的專業素質與政治素質；其次，做好與各大醫院之間的人員交流工作，促進復合型人才的引進

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關鍵詞：電子檔案；檔案管理；風險管理；信息安全管理體制；不安全因素 文獻標識碼：A

中圖分類號：G276 文章編號：1009-2374（2017）01-0193-02 DOI：10.13535/ki.11-4406/n.2017.01.091

以計算機磁盤為基礎對信息進行儲存是電子檔案的基本特點，在相互關聯的互聯網體系下形成了電子檔案的巨大集合。在此過程中涉及到的形式主要有磁盤和磁帶以及光盤等，而主要的表現形式則主要包括文字、數字、圖表及圖畫等多種形式。上述電子檔案不但可以儲存于上述多種介質中，也可以儲存于云端網絡空間。對于電子檔案來說，其自身具有極強的便捷性，其主要包括高密度和多信息媒體繼承及信息和載體的分離等多種優勢。而電子檔案雖然具有較大優勢，但是自身也存在一定的風險。基于此，必須不斷加強電子檔案安全管理和風險防范的研究。

1 加強檔案信息安全管理的必要性

對于檔案來說，其自身與常規的信息存在一定的差別，檔案會對企業自身的發展歷程形成準確記錄，更會對企業發展過程中的優秀成果進行準確記錄，其將會為企業的經營發展提供極大的資料支持，對于所有資料進行科學分析，并形成企業發展的良好教材。而對于部分涉及國家政治、經濟、科技、軍事及文化等多方面的敏感信息時，倘若被非法利用，則會對社會和國家的安全性和穩定性造成極大的影響作用。在當前的網絡信息時代，對檔案信息的安全性提出了更高的要求。此外，檔案自身所特有的原始性和不可替代性使其在數字環境中進行信息傳遞時對于可靠性的要求更高，因此在后期發展過程中加強電子文件的檔案管理，提升信息安全性將會成為所有檔案工作人員必須考慮的問題。

2 檔案管理過程中存在的風險

2.1 管理方面的問題

（1）重視技術卻嚴重忽視管理。在長期的電子檔案管理過程中都極為重視對于技術的依賴性，但是卻忽視了管理的科學性。在實際發展過程中僅僅認為加強防火墻和入侵檢測等安全技術體系便能夠保證體系的安全，但是安全的電子檔案安全保證必須獲得科學管理和技術的共同支持，因為缺乏管理將會使技術失去用武之地；（2）過于重視外部安全，但是忽視了內部安全管理。其實在電子檔案管理過程中來自于內部的安全威脅遠遠大于外部，譬如對于崗位以及職責范圍劃分的模糊性和業務操作權限配置的混亂性以及計算機密碼設置等多種問題都會使電子檔案的安全性受到極大的威脅；（3）因為電子檔案自身具有的多種特性，使其自身對于計算機系統存在極強的依賴性和非直讀性以及載體不穩定性都和傳統檔案存在一定差別，在傳統檔案管理過程中形成的相關理念和思想并不能滿足電子檔案。在當前的檔案部門針對電子檔案的安全管理進行了大量探索，并形成了前端控制思想和全程管理思想等多種前沿性研究，但是當前所形成的相關理論研究還尚未應用于電子檔案的安全管理方面；（4）當前的電子檔案管理人員自身的綜合素養有待提升。對于從事電子檔案的工作人員來說，其在實際工作過程中不但需要熟悉檔案業務，更要充分掌握現代信息技術。在當前的電子檔案管理過程中將會涉及到建檔、接收、整理和利用等多個環節，在此過程中必須充分掌握計算機操作、網絡技能應用等多項技能。而對于檔案，所涉及到的管理人員都必須經過嚴格審核，并充分強化其自身的安全責任

意識。

2.2 體系認識方面的問題

保證電子檔案的安全性已經成為檔案行業中的基本共識，但是并沒有獲得全社會的普遍關注和認可，普通大眾對于電子檔案的安全管理意識還極為薄弱，對于傳統文件的安全管理的重視程度不夠。在當前的信息技術的發展時代，數字信息獲取變得極為方便，該便利性使人們在電子檔案的實際應用過程中并不能意識到失竊和丟失的可能，進而使電子檔案管理在實際管理過程中缺乏基本的規劃性。

（1）當前的檔案部門在政府電子文件管理和國家信息化建設過程中所占據的地位并不高，而在相關政策法規的實際制定過程中也難以具有檔案部門的加入，此外中央和地方在電子檔案的管理過程中缺乏應有的協調性；（2）大量機構當前并不認為電子文件是正式性文件，更未將其視為重要資源，因此難以形成規范化管理。此外，紙質化的檔案文檔難以形成電子文件，更不會得到有效保管，由此造成的數字信息丟失也是難以忽視的重要問題；（3）當前的電子政務體系中對于電子文化的基本范圍尚未形成準確界定，在實際工作過程中因為不了解郵件系統、網站、數據庫及其他信息體系，對于文本文件之外的圖形和圖像以及多媒體等文件并不了解，最終也不能將其視作有價值的文件進行保存和

管理。

2.3 技術方面的問題

在我國長期的電子文件科學管理過程中都是以技術為基礎進行的，但是因為支撐體系薄弱使得電子文件管理的重要技術指標基本都是空白，核心技g攻關都存在問題。而信息技術更像是雙刃劍，其在保證電子檔案信息安全的同時也對其自身的發展形成了巨大影響，其主要表現在以下四點：（1）硬件質量低下和功能欠缺以及性能落后等多種問題使得硬件系統常常無法發揮應有的作用，進而造成數據的丟失；（2）因為設計過程中存在的漏洞和使用過程中的不恰當，使得軟件在實際運行過程中出現了大量差錯，甚至造成系統的崩潰，最終對檔案管理造成巨大損失；（3）因為計算機病毒和黑客的入侵使得計算機功能和數據受到巨大威脅，而隨著多種病毒在網絡中的蔓延使得數據出現泄漏，進而引發嚴重后果；（4）在服務器和儲存系統的正常工作過程中對于周圍運行環境的要求極高，倘若對于周圍環境處理不當，將會因為惡劣環境使得計算機系統受到巨大

威脅。

3 電子檔案管理風險的防范

在電子檔案管理過程中存在多種風險，因此加強網絡監督和監管其實是防范風險的重要方式，其也是保證電子檔案工作正常開展的基礎。在此過程中應當從以下四點入手：（1）對于相關法律的不斷完善。在電子檔案工作的風險控制過程中應當以完善的法律為基礎。雖然當前關于電子文件的歸檔和管理的法律法規已經形成和實施，但是實際工作的效率和規范還必須加強和改善；（2）對于風險的規避與處理。對電子檔案進行風險規避的前提是采用一定手段進行預防，依照電子n案隱藏的漏洞進行把控，避免檔案在把控過程中檔案內部信息遭到丟失。在電腦運行中，可以采取很多措施，其中降低電子檔案風險發生比較有效的方法是引進先進的電子計算機技術，此種方法不僅可以保障電子檔案的安全性，而且在保護其內部信息方面也有著顯著的成效。在規避風險中也可以采用風險評估的方法，此方法主要是為了對電子檔案進行全方位的分析，深入探析引起安全風險的因素以及這些不穩定因素所帶來的安全隱患，所以制定一整套全方位的風險規避計劃對電子檔案管理人員來說也是種不錯的方法。在風險即將發生時，必須通過一定的技術處理方式對于風險進行攔截和去除。在此過程中必須采取一定的既定計劃對風險進行立刻處理，從而避免風險的不斷惡化和蔓延，在風險出現之后，必須通過多種技術手段將系統風險降至最低。基于上述分析，對于風險的防范應當通過風險的識別、回避、轉移、分散、控制等多個步驟進行控制；（3）對于電子檔案的安全處理和管理必須獲得高端技術的支持。該種方式也是風險防范的重要方式，在實際應用過程中通常會使用到數據加密、網絡安全技術、病毒防護、身份認真以及病毒修復等多種安全技術。基于此，在電子檔案管理過程中必須確保相關責任人能夠對計算機網絡技術的尖端知識和技術形成深入學習和理解，并對于所有操作人員的日常操作行為進行規范。在實際運行過程中一旦遇到多種技術問題，必須通過學習和資料查閱的方式，確保電子檔案的真實性和準確性以及連續性；（4）進行規范化管理，在此過程中應當加強對于人員的管理，這是因為電子檔案從形成到最終的存儲都必須由人進行操作。還應當對于內部流程進行規范化管理，保證對所有環節的重視，而對于風險的防范也應當從所有環節入手。只有不斷加強內部管理才能夠保證電子檔案在形成和鑒定以及銷毀等流程的嚴格把控，最終保證工作的連續性。

4 結語

綜上所述，在傳統的電子檔案安全管理中依然存在大量不足，進而使多種安全風險大量出現，對電子檔案體系的發展造成了極大的限制。作為電子檔案安全管理體系中的重要組成部分，在風險管理過程中應當不斷加強風險預估，選擇適當的安全控制方式對安全風險進行控制和規避。通過上述方式不但能夠避免電子檔案受到損壞，還能夠有效促進我國檔案事業的穩步發展。

參考文獻

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【關鍵詞】電子檔案管理；科技進步；電子文件；應用1電子檔案管理的現狀

1.1檔案管理的標準化進展緩慢，制約電子文件的整理與歸檔。 檔案管理的標準化是對全系統實施計算機管理的前提與基礎。許多單位因實施現行分類法有一定難度，僅僅從微觀上考慮本單位的現狀，實施本單位制定的分類方法，沒有從全局利益考慮檔案工作的規范化對未來檔案電子化的影響，出現了各自為政，各行其事的局面，使檔案工作的標準化、規范化難以實現。

1.2計算機技術尚未大規模應用于檔案管理。 由于檔案管理部門的人力、物力有限，有些檔案部門至今仍沒有配備計算機，或者即使有了計算機，對一些重要的電子檔案也在傳遞、承辦之后，又輔以紙質檔案加以保存，形成兩種類型文件共存共用的局面。因電子檔案的推廠仍處于初級階段，很多管理人員沒有受過關于使用和保存電子檔案的系統教育，檔案人員尚不能嫻熟使用電子檔案軟件，或者在選購軟件時帶有一定的盲目性，從而不能充分發揮計算機和計算機網絡在檔案管理中的作用。

2電子檔案管理中出現的問題

2.1電子檔案管理過程中出現的漏洞

2.1.1對電子文件原稿保存的忽視。 目前，在計算機上起草和制作文件，已是辦公常事。往往一旦文件定稿打印后，作為草稿性的電子文件的保存就經常被忽視。許多單位對電子文件沒有采取很好的保護措施。隨意對其進行刪改，不是被清除就是被新文件覆蓋。使具有原始性的電子稿件面目全非，失去了歸檔保存的意義。

2.1.2信息安全與保密問題。 電子檔案存放位置的不固定性、載體的可轉換性、信息接受對象的開放性以及文件內容的可分解性，造成電子檔案與載體的可分離，使電子檔案信息隨時有被修改、竊取、銷毀的危險。互聯網的開放性。使電腦病毒和蓄意破壞的電腦“黑客”對檔案存放載體形成威脅，載體一旦被電腦病毒感染或被“黑客”闖入，就可能造成信息數據無法讀取或載體內所存信息的丟失，甚至造成整個信息系統癱瘓。

2.2電子檔案自身的缺陷

2.2.1電子檔案的原始性、真實性、完整性問題。 對于紙質文件來說，肉容的原始性附著在形式的原始性上，其字體、字跡、圖像、印章等清晰可見，內容真偽易于判別。但電子檔案的內容與形式是相對獨立的，不僅內容易于變化，而且失去了固定的形式，使檔案部門在對電子檔案進行檢驗時，很難對電子檔案的原始性、真實性、完整性、安全性進行認定。

2.2.2電子檔案的長期可讀性問題。 當人們使用技術和設備將信息內容記錄在磁性材料和光盤載體上后，電子檔案就永遠離不開這種技術和設備，人們只有采用這種記錄檔案信息內容的技術和設備，才能識別它的信息內容。因此，電子檔案在閱讀上的間接性和對生成環境的依賴性，決定了要處理、閱讀電子檔案必須借助于電子計算機將信息與載體結合在一起。

3解決電子檔案管理中問題的對策

3．1電子檔案管理的原則

3.1.1規范性原則。 規范性是開展檔案信息電子化最重要的原則，也是確保電子化檔案信息可用性的基本條件。它要求所有檔案信息的電子化必須按照規定的技術模式、文本格式和工作標準進行，并盡可能采用國際通用標準。檔案信息電子化的主要目的是利用網絡這種新的信息傳遞方式提供檔案信息服務。因此，對上網檔案信息的組織與傳遞必須采取各方統一認可的規范與標準。這樣不僅能夠減低因存儲格式和軟件平臺的不同而進行轉換所造成的資源浪費，提高信息存儲傳輸的效率，而且有助于選擇檔案信息電子化的最佳技術方案。

3.1.2可靠性原則。 人們對電子文件的證據性、可靠性問題尚存在很多疑慮。這個問題的解決需要多方面的努力。除了采取各種技術措施、國家制訂必要的認定規范外，文件、檔案工作中相應的制度保障也是十分重要。在電子檔案管理的全過程中，要嚴格制度、堵塞漏洞，不僅要確保歸檔文件和進館檔案的真實有效，還要注意在整理、鑒定、復制、調閱等各個環節遵守操作規程，建立必要的備份等，以防止信息的丟失和失真，維護電子檔案的可靠性。

3.1.3高效率原則。 檔案信息的電子化工作量大、耗時耗財，必須十分講究工作的效率與效益。應在充分分析研究的基礎上選擇最優化的檔案信息電予化方案和最高效、經濟的電子化加工系統設施。合理的技術方案的確定，是整個電子化工程成敗和效率高低的關鍵，而優良的電子化加工系統，是檔案信息電子化工程的助推器。

3.2解決電子檔案管理過程中問題的對策

3.2.1采取切實可行的信息保護措施。 信息安全技術對于維護電子檔案數據的原始性和真實性至關重要。電子檔案上網后必須從入口、傳輸、使用三個方面采取安全保護措施。目前，為防止檔案信息被竊取、刪除和修改，防止網絡“黑客”的進入，常用的技術方法有簽署技術、加密技術、身份驗證、防寫、檔案備份、專‘機專用、設置防火墻、安裝殺毒軟件等。這些技術措施對于證實電子檔案內容的真實、可靠，確保電子文件在存儲、傳輸過程中的安全、保密，防范對電子文件的非法訪問和隨意刪改，都具有很好的效果。應當不斷改進現代化管理手段，努力提升館藏檔案的安全保護水平。

3.2.2重視和加強對檔案管理人員的培養。 在電子文件日益發展的今天，培養和造就一批通電子技術、懂檔案管理的人員是當務之急。檔案部門和各級政府要重視和加強對檔案管理人員的培養，一方面，要多渠道引進專業技術和管理人員，使用素質高、思想好、責任心強的人員做文書、檔案工作。另一方面，要對現有的檔窠人員進行專業培訓，特別是加大對現代科技知識和電子技術的培訓。

3.2.3加強對電子文件所依賴的計算機軟、硬件設施管理。 軟件管理上，要積極開辟電子檔案存儲的新途徑，為檔案管理部門配備必要的計算機刻錄設備，對應歸檔的電子文件、數據資料采用通用格式的光盤存儲。要及時修補管理軟件的安全漏洞，對防火墻和防病毒軟件實現全天候自動升級，搞好檔案上傳、下載的安全等級和訪問權限。在硬件管理上，要進一步完善電子文件和計算機設備的保管設施和環境，強化防磁設施的完善和維護。參考文獻

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一、會計電子檔案信息管理平臺的搭建

1.利用會計電子檔案管理系統整合會計檔案信息

以會計電子檔案管理系統為基礎平臺，整合SAP系統、共享報賬服務平臺、銀企直聯系統、資金稽核平臺等的報賬流程報賬和影像信息、自動收集各種信息，保留調閱其它業務財務管理系統數據的能力，全方位提供會計檔案電子信息。

2.利用會計電子檔案管理系統管理全生命周期紙質會計檔案

通過電子檔案管理系統和影像子系統管理紙質檔案制作、接收、流轉、出入庫、調閱等工作，借此將會計檔案電子信息和紙質會計檔案對應，使電子檔案管理系統成為管理全部周期會計檔案的信息平臺。

3.形成統一的電子會計檔案信息管理平臺

形成1個門戶、2個子系統、3個應用層面構成的統一的會計檔案管理平臺，會計電子檔案管理系統與影像子系統統一按門戶、集中存儲、統一管理、統一安全規則，影像子系統數據在紙質檔案歸檔完成后轉移至電子檔案管理系統統一管理。

二、形成基礎會計檔案影像化整體方案

1.借助報賬流程直接解決報賬類原始憑證影像化

通過掃描前置到報賬發起環節直接對報賬類原始憑證影像化，為后續管理和業務審批、會計處理全流程提供電子檔案信息支撐，通過提升流程效率補償掃描環節發生的勞動耗費。

2.利用信息自動收集手段解決非報賬類原始憑證影像化

直接獲取非報賬類原始憑證所涉及轉固和預轉固、資產、省代、稅費、收入等業務及相應業務管理平臺生成的會計檔案電子信息，方便會計電子化處理及非報賬類原始憑證電子數據的直接生成。

3.通過現有業務管理流程改造引入影像化

對基于紙質檔案流轉的業務管理模式進行改造，在業務管理流程初期引入影像化操作，使業務管理模式由基于紙質流轉的處理模式轉變為基于紙質檔案的電子處理模式，如采購類物料模塊憑證影像化管理試點問題。

三、尋求銀行電子回單解決方案

1.尋求對直聯銀行回單進行電子化對接

取得工行、招行、農行、建行等主要直聯銀行配合，推進銀行回單電子化對接，通過銀企直聯系統取得經過稽核確認的完整銀行電子回單支付數據，同時完成電子回單與電子記賬憑證之間的信息集成與關聯，支持后續電子會計檔案信息利用。

2.建立資金業務稽核機制，保證資金支付安全性

考慮到銀行業目前尚未形成可認證的銀行電子對賬單，電子回單數據完整性無法直接核對確認，需依靠保證電子支付業務安全的及時稽核機制確認資金支付電子回單數據完整性。

3.與第三方支付公司合作實現非直聯銀行回單電子化

除主要直聯銀行外，剩余非直聯銀行全部采用直聯方式進行銀行回單電子化成本過高，且費時費力。通過將剩余銀行賬戶交易轉移到第三方支付公司、交易最終結果直接進入主要直聯銀行的方式可快速、高效地完成剩余銀行的回單電子化工作。

四、會計檔案“去紙質”整理方案

1.形成記賬憑證電子化應用模式

提出基于紙質原始憑證的整理、制檔和檢索模式，通過原始憑證條碼信息解決原始憑證的成檔、檢索以及與記賬憑證之間的匹配問題，并在此基礎上實現取消打印保管紙質記賬憑證，僅保管紙質原始憑證的做法，同時在電子會計檔案管理系統保管記賬憑證完整的電子信息。

實際操作中，原始憑證成檔在電子會計檔案管理系統中依舊以記賬憑證為基本單位，同時通過電子會計檔案管理系統及紙質檔案卷首的記賬憑證與原始憑證勾稽關系表管理卷內紙質原始憑證。

2.推動賬簿及銀行回單電子化應用工作

在各類賬簿、銀行回單初步電子化基礎上取消紙質的打印、處理和保管工作，僅在電子會計檔案管理系統中保管對應電子信息；利用電子會計檔案管理系統的電子數據合成相關檔案信息滿足各項調閱需求。

五、開展業務協作，簡化會計檔案相關操作流程

1.完善流程

通過與法律、檔案管理部門協作，將現有合同管理流程進一步延伸到合同接收保管環節，形成合同閉環管理。在此基礎上將報賬過程直接應用電子合同，節省合同報賬過程中反復提供、掃描、傳遞、稽核、保管紙質合同的勞動，堵塞報賬過程中利用未簽字、未審批合同報賬、利用不同合同版本取得報賬利益的漏洞。

2.引入影像化模式

與采購、工程等部門合作，在業務管理流程中引入影像化模式，通過業務環節掃描提升業務管理流程審批效率，通過自動獲取業務管理系統數據生成影像化原始憑證，減少基于紙質收集和流轉的物料模塊憑證整理勞動及傳遞浪費，為將來壓縮不必要的紙質原始憑證流轉和保管打好基礎。

六、精心打造立體式會計檔案信息質量管控模式

對電子會計檔案信息產生和處理過程的責任，以及檔案信息在處理、交換、全方位收集與跟蹤方面的信息質量予以控制，并通過相關制度體系予以落實。

1.依托報賬流程建立多元化信息質量責任體系

明確報賬流程中報賬單位、報賬人及財務共享服務中心（以下簡稱“FSSC”）之間的責任關系，落實報賬人在信息申報、報賬單位和FSSC在電子會計檔案信息流轉與審核、FSSC在信息處理方面的管控職責，形成三位一體的信息質量責任體系。

2.以事前稽核體系保證電子會計檔案信息的真實性和一致性

建立省市一體的兩級事前稽核體系，在防范報賬風險、健全內部管理和控制的同時，保證縱向流程紙質和電子會計檔案信息真實性和一致性，健全保障電子會計檔案信息品質的長效機制。

3.形成各業務管理系統數據交換與校驗機制

統一電子會計檔案管理系統與各業務管理系統數據界面，建立標準化的系統間數據交換模式，設置系統間數據交換后的校驗復核機制，保證檔案數據獲取過程的一致性、完整性和安全性。

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1．檔案保管方式不同。傳統的項目圖紙等實物檔案，按照卷冊號有序地存放于庫房的檔案排架上，依照檔案庫的防火、防霉、防盜等規定進行保管。數字檔案的安全保管建立在數據中心的系統安全管理、設備操作管理、訪問權限管理、數據備份管理等一系列的安全管理措施之上，側重于防病毒、防攻擊、防災害等數據安全管理，其安全性明顯高于傳統檔案。

2．檔案利用方式不同。傳統檔案利用需要設計人員親自到檔案館借閱，且受限于實體檔案的數量、檔案的借閱情況、檔案館的開館時間等，利用率較低。數字檔案充分利用網絡數據傳輸的便捷性和實時性，隨時為用戶提供瀏覽或下載檔案服務。數字檔案的使用率遠遠高于紙質檔案，使檔案充分發揮出其自身的價值。但是，數字檔案的頻繁訪問也對檔案系統的健壯性、數據結構的合理性、檔案編研的科學性，提出了更高的要求。

二、在電力工程設計中加強數字檔案管理的對策

1．加強檔案管理業務平臺建設。檔案管理服務于電力工程設計工作，所以，數字檔案管理平臺不是孤立的，而是與協同設計平臺集成于同一工作平臺。電力設計院的設計人員與檔案管理人員，都使用該平臺進行設計和檔案管理等工作，并通過該平臺實時在線溝通。在協同設計平臺上設計完成的電力工程，其電子檔案基于網絡審核合格后，由檔案管理人員負責接收、整理和網上歸檔。應用檔案管理業務平臺實現在線檔案收集，保證了電子文檔的真實性、及時性和有效性，并能定期對電子文檔進行版本更新，極大地提高了工作效率。

2．構建各類檔案信息庫。檔案數字化是一項細致而繁瑣的工作，底圖和文書檔案需進行掃描，聲像檔案可采用錄像轉視頻文件、照片生成電子圖片等方式，集中進行數字化處理。工程檔案采用大流水工作方式數字化后，需進一步進行網上編目，自動生成流水號、文檔掛接等工作，構建各類檔案信息庫。檔案管理平臺具有電子檔案密級和權限劃分功能，可以根據密級和權限劃分規則，對全部電子檔案進行密級和權限劃分，從而實現了檔案信息庫的自動安全管理。

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一、數字化發展在高職院校檔案管理中的重要價值

首先，電子檔案具有體積小，使用壽命長，容易復制，傳遞速度快和便于存儲等紙質檔案不可比擬的優勢。對目前的社會發展來說，電子檔案具有更高的實用性。高職院校檔案管理的數字化將會實現從紙質檔案到數字化檔案的跨越，對傳統的檔案工作產生了前所未有的沖擊，具有很強大的影響力。其次，選擇數字化也是高職院校檔案信息工作發展的結果。高職院校是人才培養的重要基地，也是傳承中華文明應用先進科技的主要機構，具有先進的文化理念。隨著高職院校的不斷改革發展，檔案的門類不斷增多，內容更加復雜化、多樣化，當然數量也會更為繁多。高職院校檔案數字化的管理方法恰好適應了高職院校的發展要求。再次，實行高職院校檔案管理的信息化也是檔案工作人員不斷發展自身素質適應時代要求的選擇。傳統的紙質檔案管理方式明顯不能滿足新型檔案管理的需要，檔案管理工作的內容也在不斷更新，管理人員的知識結構也會進行相應的調整。

高職院校檔案數字化建設是校園工程的重要組成部分，也是檔案信息化建設的基礎，是檔案信息資源共享的前提。為了使檔案信息的利用更加方便、準確與快捷，更好地服務學校、服務社會，必須發展檔案數字化。同時這也是國家信息化戰略的發展要求。

二、高職院校檔案管理的數字化發展策略

數字化是檔案管理的必然趨勢，目前正值庫存檔案向數字化轉型的重要時期，庫存檔案數字化是檔案數字化建設的核心內容。下文從數字化工作的科學性、實用性、工作途徑和工作手段四個方面對高職院校檔案管理數字化路徑做了詳細分析。

1.實現庫存檔案數字化

（1）優化數字化管理工作。檔案資料數量龐大，其中含有大量鑒定后會做銷毀處理的檔案和未鑒定的檔案。如果盲目地將這些檔案悉數數字化，只會大幅度增加檔案數字化管理工作的負擔和難度，同時白白浪費掉大量的資金、資源。因此，庫存檔案數字化要采取科學合理的方式進行。要制定科學合理的檔案優化方案，做好庫存檔案的優化工作。根據高職院校檔案管理的具體情況以及高職院校檔案所屬年代、使用頻率、保密級別和保管年限等等，對庫存檔案的優化工作制定出一份科學合理的方案。

（2）有選擇性實施數字化發展。根據制定好的檔案優化方案，評估鑒定庫存檔案的利用頻率、實用性和價值，按照高職院校檔案的保密等級、內容優先級和年度優先級三個方面確定檔案數字化的合理范圍。首先對那些急需修補的檔案和利用頻率高的檔案進行數字化，確保庫存檔案資源的有效利用。針對不適合現有的數字化檔案管理方法的檔案，例如沒有解密或密級較高的、暫時不用的和保存價值較高的檔案，可以暫時不進行數字化，待檔案管理的數字化科技條件進一步發展成熟之后再做科學安排處理，檔案信息數字化是有條件有選擇的數字化。

（3）選取多種工作手段。目前使用的數字化手段多種多樣，比如拍照、掃描、著錄編輯等，可以根據庫存檔案的不同類別，采用不同的數字化手段。針對著錄是要特別注意的問題、掃描后的處理辦法和掃描的分辨率等等要制定出合理的規范標準，用以提高檔案管理工作的效率。由于紙質的文檔掃描以后，其本質是圖片，依然不能實現全文檢索，雖然能通過屏幕進行閱讀打印，但打印的文檔存在兩大問題，首先，費用高，其次，不能起到憑證的作用，需要原件復印以后加蓋檔案證明章才能有效。聲像、實物檔案等文件資料可以采用拍音頻視頻采集或拍照的手段首先形成電子文件，然后上傳至高職院校檔案數據庫。之后，還要對電子文件的單位及人員名稱、活動內容、獲獎情況等進行著錄編輯。

2.實現電子文件檔案化

實現高校檔案信息化管理的另一個重點內容就是電子文件的建設。

電子文件檔案化的第一個要求就是完善檔案管理制度，把電子文件的歸檔納入管理制度當中去。完善的檔案管理制度對檔案管理工作起著事半功倍的作用。對于紙質文件相應的電子文件要做到及時的收集并準確注明移交情況，實現文件的遠程利用和全文檢索。電子文件要有統一的的格式命名標準，例如工程圖紙使用DWG格式、圖片統一采用JPEG格式、文檔使用PDF格式等等。同時，由于電子文檔大多是紙質文檔轉換孤傲來的，內容也與紙質文檔相同，因此歸檔時還要注意避免重復。