導語：如何才能寫好一篇檔案管理細則，這就需要搜集整理更多的資料和文獻，歡迎閱讀由公務員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

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第一條 為加強企業安保臺帳資料檔案管理，夯實安全管理基礎工作，合理利用安保臺帳資料檔案信息資源，根據《中華人民共和國安全生產法》、國務院《企業事業單位內部治安保衛條例》和《廣東安全生產條例》等法律法規，按照《廣東××安保檔案管理辦法》的要求，結合我市××企業實際，特制定本管理細則。

第二條 安保檔案是指將企業安全保衛、安全生產管理工作，用文字、圖表、聲像等不同形式的載體，進行收集、歸納和存放保管，即將安保工作臺帳資料收集整理歸檔。內容包括：依據國家安全保衛、安全生產的法律法規，結合企業特點制訂的安全保衛、安全生產規章制度和安全操作規程，安防和消防設施狀況、安全檢查、培訓教育、發破案、事故調查和處理、經警和槍支管理等。

第三條建立健全市、縣（市、區）局以及支局（班組）三級安保臺帳資料檔案管理制度，并作為工作考核內容之一。市、縣（市、區）局安全主管部門以及支局（班組）應明確管理人員（臺帳檔案管理責任人），對本單位安全生產、安全保衛臺帳、檔案資料的收集、登記、整理，規范管理臺帳資料檔案。

第四條安保檔案管理工作實行統一領導，分級管理。在省局和地方政府主管部門指導下，市局監督保障部負責對全市××企業安保檔案實施監督考評管理。

第六條市、縣（市、區）局安全管理部門應依據有關規定將安保臺帳資料檔案管理工作納入評選安全保衛、安全生產先進單位或個人的條件之一。

第七條安保臺帳資料檔案歸檔的范圍：

一、市、縣（市、區）局和市局直屬單位范圍：

（一）安全管理機構，包括：機構設置；安全責任人、專（兼）職安全管理人員（含注冊安全主任）名冊。

（二）安全責任制，包括：各級領導、職能部門和各崗位的安全職責；領導履行安全職責考評的情況；上級單位與本單位簽訂的安全責任書；本單位與所管轄的二級單位簽訂的安全責任書。

（三）各級領導對安全保衛、安全生產工作的批示、講話的文書或聲像。

（四）安全保衛、安全生產的管理規章制度；槍支、設備等安全操作規程。

（五）日常工作臺帳記錄，包括：工作計劃和總結；消防設施（設備）、經警、槍支、金庫、倉儲等安全檢查；安全教育、隱患整改、事故調查和處理等記錄。

（六）安全教育，包括：安全教育的年度計劃；參加地方政府有關部門組織的安全培訓、知識競賽活動記錄；安全責任人、安全管理人員參加安全培訓、持證記錄；職工安全教育記錄；特種作業人員培訓、考核、持證上崗記錄等。

（七）工程建設項目中安防設施審查（驗收），包括：新建、改建、擴建和技術改造等工程項目的安全設施“三同時”報建與審批資料，各種證照領取資料。

（八）安全檢查記錄，包括：歷次（本單位和上級單位）安全檢查記錄；重點部位、專項安全檢查記錄。

（九）事故隱患整改，包括：事故隱患登記；應急防范措施；整改要求、計劃措施；整改結果等記錄。

（十）事故調查和處理，包括：事故上報、登記記錄，事故調查報告、處理結案材料和防范措施等。

安全檢查和事故隱患整改的記錄必須有被檢查（隱患整改）單位負責人和檢查（負責隱患整改）人員簽名。

（十一）發破案記錄，包括：發案報告、破案經過、處理結果等。

各單位可根據上述范圍結合本單位管理權屬范圍進行安保檔案材料收集歸檔。

二、支局（班組）范圍：

（一）安全管理機構，包括：上級安全機構設置文件和本支局安全工作分工；安全責任人、兼職安全員（副支局長擔任，無設副支局長的由支局長負責）及支局人員分工名冊。

（二）安全責任制，包括：上級下發的各級領導、職能部門和各崗位的安全職責文件和本單位負責人、各崗位職工安全工作職責；上級對本單位履行安全職責考評的情況；上級單位與本單位簽訂的安全責任書；本單位與崗位職工簽訂的安全責任書。

（三）各級領導對安全保衛、安全生產工作的批示、講話的文件材料；上級下發的安全工作總結、工作要點；本單位工作計劃和總結；

（四）安全保衛、安全生產的管理規章制度、檢查規范；各種設備的安全操作規程；上級制訂以及本單位結合實際制訂的遇突發事件的應急處置的救援預案和防范措施，包括如：遇盜搶、詐騙、火災、洪澇、地震等突發事件的應急處置預案、辦法。

（五）日常工作記錄臺帳，包括：有關消防設施（設備）、電源線路及電器、物品堆放、門（鎖）重點部位等上級安全檢查隱患及整改（必須有被檢查單位檢查人員簽名）、本支局（班組）每日班前班后自查整改隱患等記錄；網點（金庫）出入登記簿、值守登記簿；防入侵報警設（撤）防登記簿（卡）等。

（六）安全教育臺帳，包括：上級下發的教育的年度計劃和本單位年度安全教育學習安排表；參加上級組織的安全培訓、知識競賽活動記錄；本單位組織進行的職工安全教育學習記錄簿；案例通報等有關學習資料。

（七）案件、事故及事故隱患自查情況上報登記記錄，案件、事故（隱患）報告材料（上報后自留一份存檔）。

第八條 安保檔案工作實行“同步”管理，即：下達任務與提出安全工作要求的文書材料的形成、積累、整理和歸檔同步；檢查工作與檢查記錄材料的形成、積累、整理和歸檔同步；鑒定、驗收安防設施與鑒定、驗收建設工程文件材料的立卷和歸檔同步；發案（事故）情況、調查處理、結案和歸檔同步。

第九條安保臺帳檔案資料的歸檔應在以下時間內完成：

(一)文書和聲像檔案由經辦部門或者經辦人員在每一項工作任務完成后移交檔案管理人員歸檔；

(二)工程建設項目中安防設施檔案，在工程任務下達后安全主管部門督促承建單位在工程驗收后兩個月內，復印一分交安全部門歸檔，周期過長的可以按形成階段分期歸檔；

（三）重要的安全工作會議、專業性技術會議和學術會議的文件材料，在會議結束后一個月內整理、立卷，并移交檔案管理人員歸檔。

（四）帶有密級的安全管理文件材料，應由經辦人隨時形成隨時歸檔。

（五）破案和事故處理后即將材料整理歸檔，隨后將對責任人的處理結果也一并歸檔。

第十條收集安保檔案材料時，應保證安保檔案材料的完整。整理材料時，應遵循檔案材料的形成規律，保持材料之間的有機聯系，便于保管和使用。

第十一條安保檔案材料整理過程中，應根據不同內容和載體分別進行立卷。對未完成的檔案材料，整理時應單獨存放，等完成后組卷歸檔。

第十二條對錄音帶、錄像帶、照片、唱片、光盤等非紙質載體的安保檔案材料進行歸檔時，應將每一單項（盒或盤）作為一個保管單位，單獨編排檔號，并采取按年度結合內容的方法分類整理和編號。其中與文字材料有直接聯系的應編寫互見號或互見卡。

第十三條反映和記錄本單位在安全管理或活動中并對以后有重要參考借鑒作用的安保檔案材料，應永久保存。在本單位組織或參與的重大的安全活動中形成的，并具有一定參考價值的檔案材料，應長期保存。

第十四條 在職務活動中形成的文件材料，必須定期移交檔案管理人員集中管理，任何個人不得據為己有或者拒絕歸檔。

第十五條因機構調整安全部門變動時，應當妥善保管安保檔案，整理登記后向接收部門移交，不得散失。

檔案管理人員調動時，屬于歸檔范圍的文件材料必須全部上交，并辦理移交手續，不得擅自帶走或毀棄。

第十六條 安全部門保存的檔案主要供本單位使用。外單位的工作人員查閱檔案時，需說明使用其目的和使用范圍，并經安全部門負責人批準后方可查閱。

第十七條借用安保檔案者應負責所借檔案的安全和保密，不得擅自轉借，不得折疊、剪貼或抽取、拆散檔案，嚴禁在安保檔案上勾畫、涂抹、填注、加字、改字或以其他方式損害檔案的原有狀態。

第十八條重要和密級的安保檔案，需要向外單位或個人交換、復制時，須報請單位主管領導批準。

第十九條 安保檔案的保存價值應定期進行鑒定。對保管期限的變動、密級調整和需要銷毀的檔案，必須經安全部門負責人批準。

第二十條 安保檔案的銷毀由檔案管理人員執行，并經安全部門負責人批準。銷毀檔案時，由檔案管理人員和安全部門指派人員監督銷毀并在銷毀清冊上簽字。

檔案銷毀后及時調整檔案柜架，并在目錄及檢索工具中做出相應的注明。

庫存檔案未經鑒定并履行批準手續的，嚴禁銷毀。

第二十一條 凡有下列事跡之一的，應給予獎勵。

（一）安保檔案的收集、整理或者開發利用方面做出成績的；

（二）對安保檔案的保護和現代化管理做出成績的；

（三）執行國家檔案法律、法規和企業檔案管理制度表現突出的。

第二十二條 違反本辦法有下列行為之一的，由所在單位對直接責任人員給予行政處分，造成損失的可以根據檔案的價值和數量，按有關規定責令賠償。

（一）損毀、丟失或擅自銷毀具有保存價值的或者應當保密的安保檔案；

(二) 將職務活動中形成的應當歸檔的文件、資料據為己有或者拒絕向檔案管理人員移交的；

(三)擅自提供、抄錄或者公布有密級檔案的；

（四）涂改、偽造檔案的；

（五）檔案工作人員玩忽職守，造成檔案損失的。

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第一條為加強水利工程建設項目（以下簡稱"水利工程"）檔案管理工作，明確檔案管理職責，規范檔案管理行為，充分發揮檔案在水利工程建設與管理中的作用，根據《中華人民共和國檔案法》、《水利檔案工作規定》及有關業務建設規范，結合水利工程的特點，制定本規定。

第二條水利工程檔案是指水利工程在前期、實施、竣工驗收等各建設階段過程中形成的，具有保存價值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。

第三條水利工程檔案工作是水利工程建設與管理工作的重要組成部分。有關單位應加強領導，將檔案工作納入水利工程建設與管理工作中，明確相關部門、人員的崗位職責，健全制度，統籌安排檔案工作經費,確保水利工程檔案工作的正常開展。

第四條本規定適用于大中型水利工程，其他水利工程可參照執行。

第二章檔案管理

第五條水利工程檔案工作應貫穿于水利工程建設程序的各個階段。即從水利工程建設前期就應進行文件材料的收集和整理工作；在簽訂有關合同、協議時，應對水利工程檔案的收集、整理、移交提出明確要求；檢查水利工程進度與施工質量時，要同時檢查水利工程檔案的收集、整理情況；在進行項目成果評審、鑒定和水利工程重要階段驗收與竣工驗收時，要同時審查、驗收工程檔案的內容與質量，并作出相應的鑒定評語。

第六條各級建設管理部門應積極配合檔案業務主管部門,認真履行監督、檢查和指導職責，共同抓好水利工程檔案工作。

第七條項目法人對水利工程檔案工作負總責，須認真做好自身產生檔案的收集、整理、保管工作，并應加強對各參建單位歸檔工作的監督、檢查和指導。大中型水利工程的項目法人，應設立檔案室，落實專職檔案人員；其他水利工程的項目法人也應配備相應人員負責工程檔案工作。項目法人的檔案人員對各職能處室歸檔工作具有監督、檢查和指導職責。

第八條勘察設計、監理、施工等參建單位，應明確本單位相關部門和人員的歸檔責任，切實做好職責范圍內水利工程檔案的收集、整理、歸檔和保管工作；屬于向項目法人等單位移交的應歸檔文件材料，在完成收集、整理、審核工作后，應及時提交項目法人。項目法人應認真做好有關檔案的接收、歸檔和向流域機構檔案館的移交工作。

第九條工程建設的專業技術人員和管理人員是歸檔工作的直接責任人，須按要求將工作中形成的應歸檔文件材料，進行收集、整理、歸檔，如遇工作變動,須先交清原崗位應歸檔的文件材料。

第十條水利工程檔案的質量是衡量水利工程質量的重要依據，應將其納入工程質量管理程序。質量管理部門應認真把好質量監督檢查關，凡參建單位未按規定要求提交工程檔案的，不得通過驗收或進行質量等級評定。工程檔案達不到規定要求的，項目法人不得返還其工程質量保證金。

第十一條大中型水利工程均應建設與工作任務相適應的、符合規范要求的專用檔案庫房，配備必要的檔案裝具和設備；其他建設項目，也應有滿足檔案工作需要的庫房、裝具和設備。所需費用可分別列入工程總概算的管理房屋建設工程項目類和生產準備費中。

第十二條項目法人應按照國家信息化建設的有關要求，充分利用新技術，開展水利工程檔案數字化工作，建立工程檔案數據庫，大力開發檔案信息資源，提高檔案管理水平，為工程建設與管理服務。

第十三條項目法人應按時向上級主管單位報送《水利工程建設項目檔案管理情況登記表》（附件1）。國家重點建設項目，還應同時向水利部報送《國家重點建設項目檔案管理登記表》(附件2)。

第三章歸檔與移交要求

第十四條水利工程檔案的保管期限分為永久、長期、短期三種。長期檔案的實際保存期限,不得短于工程的實際壽命。

第十五條《水利工程建設項目文件材料歸檔范圍和保管期限表》（附件3）是對項目法人等相關單位應保存檔案的原則規定。項目法人可結合實際，補充制定更加具體的工程檔案歸檔范圍及符合工程建設實際的工程檔案分類方案。

第十六條水利工程檔案的歸檔工作，一般是由產生文件材料的單位或部門負責。總包單位對各分包單位提交的歸檔材料負有匯總責任。各參建單位技術負責人應對其提供檔案的內容及質量負責；監理工程師對施工單位提交的歸檔材料應履行審核簽字手續，監理單位應向項目法人提交對工程檔案內容與整編質量情況的專題審核報告。

第十七條水利工程文件材料的收集、整理應符合《科學技術檔案案卷構成的一般要求》（GB/T1182-2000）。歸檔文件材料的內容與形式均應滿足檔案整理規范要求。即內容應完整、準確、系統；形式應字跡清楚、圖樣清晰、圖表整潔、竣工圖及聲像材料須標注的內容清楚、簽字（章）手續完備，歸檔圖紙應按《技術制圖復制圖的折疊方法》（GB/T10609.3-1989）要求統一折疊。

第十八條竣工圖是水利工程檔案的重要組成部分，必須做到完整、準確、清晰、系統、修改規范、簽字手續完備。項目法人應負責編制項目總平面圖和綜合管線竣工圖。施工單位應以單位工程或專業為單位編制竣工圖。竣工圖須由編制單位在圖標上方空白處逐張加蓋"竣工圖章"（附件4-1），有關單位和責任人應嚴格履行簽字手續。每套竣工圖應附編制說明、鑒定意見及目錄。施工單位應按以下要求編制竣工圖：

（一）按施工圖施工沒有變動的，須在施工圖上加蓋并簽署竣工圖章；

（二）一般性的圖紙變更及符合杠改或劃改要求的，可在原施工圖上更改，在說明欄內注明變更依據，加蓋并簽署竣工圖章；

（三）凡涉及結構形式、工藝、平面布置等重大改變，或圖面變更超過1/3的，應重新繪制竣工圖（可不再加蓋竣工圖章）。重繪圖應按原圖編號，并在說明欄內注明變更依據，在圖標欄內注明"竣工階段"和繪制竣工圖的時間、單位、責任人。監理單位應在圖標上方加蓋并簽署"竣工圖確認章"（見附件4-2）。

第十九條水利工程建設聲像檔案是紙制載體檔案的必要補充。參建單位應指定專人，負責各自產生的照片、膠片、錄音、錄像等聲像材料的收集、整理、歸檔工作，歸檔的聲像材料均應標注事由、時間、地點、人物、作者等內容。工程建設重要階段、重大事件、事故，必須要有完整的聲像材料歸檔。

第二十條電子文件的整理、歸檔，參照《電子文件歸檔與管理規范》（GB/T18894-2002）執行。

第二十一條項目法人可根據實際需要，確定不同文件材料的歸檔份數，但應滿足以下要求：

（一）項目法人與運行管理單位應各保存1套較完整的工程檔案材料（當二者為一個單位時，應異地保存1套）；

（二）工程涉及多家運行管理單位時，各運行管理單位則只保存與其管理范圍有關的工程檔案材料；

（三）當有關文件材料需由若干單位保存時，原件應由項目產權單位保存，其他單位保存復制件；

（四）流域控制性水利樞紐工程或大江、大河、大湖的重要堤防工程，項目法人應負責向流域機構檔案館移交1套完整的工程竣工圖及工程竣工驗收等相關文件材料（具體內容參見附件3）。

第二十二條工程檔案的歸檔與移交必須編制檔案目錄。檔案目錄應為案卷級，并須填寫工程檔案交接單（見附件5）。交接雙方應認真核對目錄與實物，并由經手人簽字、加蓋單位公章確認。

第二十三條工程檔案的歸檔時間，可由項目法人根據實際情況確定。可分階段在單位工程或單項工程完工后向項目法人歸檔，也可在主體工程全部完工后向項目法人歸檔。整個項目的歸檔工作和項目法人向有關單位的檔案移交工作，應在工程竣工驗收后三個月內完成。

第四章檔案驗收

第二十四條水利工程檔案驗收是水利工程竣工驗收的重要內容，應提前或與工程竣工驗收同步進行。凡檔案內容與質量達不到要求的水利工程，不得通過檔案驗收；未通過檔案驗收或檔案驗收不合格的，不得進行或通過工程的竣工驗收。

第二十五條各級水行政主管部門組織的水利工程竣工驗收，應有檔案人員作為驗收委員參加。水利部組織的工程驗收，由水利部辦公廳檔案部門派員參加；流域機構或省級水行政主管部門組織的工程驗收，由相應的檔案管理部門派員參加；其他單位組織的有關工程項目的驗收，由組織工程驗收單位的檔案人員參加。

第二十六條大中型水利工程在竣工驗收前要進行檔案專項驗收。其他工程的檔案驗收應與工程竣工驗收同步進行。檔案專項驗收可分為初步驗收和正式驗收。初步驗收可由工程竣工驗收主持單位委托相關單位組織進行；正式驗收應由工程竣工驗收主持單位的檔案業務主管部門負責。

第二十七條水利工程在進行檔案專項驗收前，項目法人應組織工程參建單位對工程檔案的收集、整理、保管與歸檔情況進行自檢，確認工程檔案的內容與質量已達要求后，可向有關單位報送檔案自檢報告，并提出檔案專項驗收申請。

檔案自檢報告應包括:工程概況，工程檔案管理情況，文件材料的收集、整理、歸檔與保管情況，竣工圖的編制與整編質量，工程檔案完整、準確、系統、安全性的自我評價等內容。

第二十八條檔案專項驗收的主持單位在收到申請后，可委托有關單位對其工程檔案進行驗收前檢查評定，對具備驗收條件的項目，應成立檔案專項驗收組進行驗收。檔案專項驗收組由驗收主持單位、國家或地方檔案行政管理部門、地方水行政管理部門及有關流域機構等單位組成。必要時，可聘請相關單位的檔案專家作為驗收組成員參加驗收。

第二十九條檔案專項驗收工作的步驟、方法與內容如下：

（一）聽取項目法人有關工程建設情況和檔案收集、整理、歸檔、移交、管理與保管情況的自檢報告；

（二）聽取監理單位對項目檔案整理情況的審核報告；

（三）對驗收前已進行檔案檢查評定的水利工程，還應聽取被委托單位的檢查評定意見；

（四）查看現場（了解工程建設實際情況）；

（五）根據水利工程建設規模，抽查各單位檔案整理情況。抽查比例一般不得少于項目法人應保存檔案數量的8％，其中竣工圖不得少于一套竣工圖總張數的10%；抽查檔案總量應在200卷以上；

（六）驗收組成員進行綜合評議；

（七）形成檔案專項驗收意見，并向項目法人和所有會議代表反饋；

（八）驗收主持單位以文件形式正式印發檔案專項驗收意見。

第三十條檔案專項驗收意見應包括以下內容：

（一）工程概況。

（二）工程檔案管理情況：

1、工程檔案工作管理體制與管理狀況

2、文件材料的收集、整理、立卷質量與數量

3、竣工圖的編制質量與整編情況

4、工程檔案的完整、準確、系統性評價

（三）存在問題及整改要求。

（四）驗收結論。

（五）驗收組成員簽字表。

第五章附則

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關鍵詞：電子;檔案;管理;原則;體系

我國檔案工作的基本原則對于電子檔案的管理同樣具有宏觀指導作用，紙質檔案管理的一些業務原則在電子檔案管理中也具有生命力。電子檔案管理應該納入我國現行的檔案管理體系，由各級檔案管理部門分別集中管理。

1．電子檔案管理原則

電子檔案是指具有保存價值的、已歸檔的電子文件及相應的支持軟件、參數和其他相關數據。

隨著計算機技術的廣泛應用，機關、團體、企事業單位在管理、生產和科學技術等活動中形成了越來越多的電子文件。這種文件存儲在特定介質上并加以命名，需要時，只要指出其文件名，即可將文件調出來供閱讀或打印用，將電子文件歸檔后即形成電子檔案。在電子檔案中，全部信息是以數字式代碼加以存儲的，信息的編碼和解碼過程都由計算機完成，利用時須借助計算機等機器設備轉換成原有的文字或圖像形態，因此人們亦將電子檔案稱為“機讀檔案”或“數字式檔案”。根據電子檔案的特點，在其管理活動中還應遵循以下原則。

1．1完整性原則

隨著計算機技術的普及，機關電子文件的制作可由各部門甚至個人獨立完成，從而使電子文件的分布呈分散化趨勢。此外，在電子文件中，信息不是固定在特定的物理位置上，“文件實體”的概念將不再存在。這種分散化和非實體化特征，使得對電子文件完整性的把握不像紙質文件那樣直觀，因此在電子檔案管理的各個環節要采取相應措施確保其完整齊全。不僅存儲在電子文件介質上信息要完整，與其相關的程序、軟件以及紙質文件也應完整無缺地歸檔和接收進館。

1．2可讀性原則

目前各機關使用的計算機硬件和軟件不同，由此生成的電子文件的存儲格式也不相同。計算機技術的迅速發展，造成了硬件、軟件的不斷更新換代，新設備對舊設備有時也不具有兼容性。由于電子文件在存儲和識讀方面對系統的依賴性，脫離了賴以支持的軟、硬件系統后，有些文件就會變成無法識讀的“死文件”。因此，在電子檔案管理中要特別注意確保其可讀性。例如：在收集范圍中，除了反映機關工作活動的記錄外，還必須包括這些記錄的支持軟件；在收集要求中，除了對信息內容方面的要求外，還包括對信息格式方面的要求；鑒定工作除了對其內容進行價值分析外，也要對其可讀性進行技術分析等。總之，每一個管理環節都要對日后的檔案利用負責，要保證檔案長期的可識讀性。

1．3可靠性原則

可靠性是檔案的生命。由于電子文件易于修改并可不留痕跡、文件的簽署以及進入網絡后信息的控制需要專門技術等原因，人們對電子文件的證據性、可靠性問題尚存有很大的疑慮。這個問題的解決需要多方面的努力。除了采取各種技術措施、國家制訂必要的認定規范外，文件、檔案工作中相應的制度保障也是十分重要的。在電子檔案管理的全過程中，要嚴格制度、堵塞漏洞，不僅要把住收集關，確保歸檔文件和進館檔案的真實有效，還要注意在整理、鑒定、復制、調閱等各個環節遵守操作規程，建立必要的備份等，以防止信息的丟失和失真，維護電子檔案的可靠性。

2．電子檔案管理體系

電子檔案管理應該納入我國現行的檔案管理體系，由各級檔案管理部門分別集中管理。目前，在對電子檔案進行管理的起步階段需要注意以下問題：

2．1集中統一管理電子檔案的問題

近年來，隨著辦公自動化(OA)和計算機輔助設計(CAD)、計算機輔助制造(CAM)技術的普及，使用計算機制作文件的機關越來越多，大部分機關將電子文件轉換成紙質文件，經正式簽署后歸檔保存，原電子文件保存在各形成部門；也就是說，大部分電子文件沒有歸檔，處于分散保存狀態。從檔案工作的發展看，各機關檔案室應當積極創造條件將具有保存價值的電子文件歸檔，實行對電子檔案的集中統一管理。檔案館也需要對接收電子檔案的問題開展調查研究、前期論證和創造軟硬件技術環境。電子檔案的統一管理有利于對這部分數字化信息的檢索、利用和共享，有利于各機關、各地區對于電子檔案管理進行全面的統籌規劃，有利于加速檔案工作的現代化進程。

2．2紙質文件和電子文件雙套歸檔問題

目前大部分機關將電子文件轉換成紙質文件歸檔保存，是因為在電子文件的證據性、管理制度、管理技術與方法、管理設備、通訊設備等方面仍存在這樣那樣的問題。在這些問題沒有得到有效地解決之前，這種紙質文件和電子文件“同時服役”的狀況有存在的合理性和必要性：一方面，在沒有充分的技術保障和科學的管理制度的條件下，檔案人員不能輕易用電子文件取代紙質文件歸檔保存。另一方面，電子文件的歸檔也有其積極的意義。這樣就形成了雙套歸檔的局面。這是文件介質轉換時期不可避免的一種現象，不應看作不必要的重復。可以預見，紙質文件和電子文件雙套歸檔的局面將持續相當一個時期。隨著技術的成熟和各方面條件的具備，會有越來越多的電子文件獨立地轉化為檔案，但多種介質檔案并存的狀況將長期存在。雙套歸檔帶來的直接影響是需要分別建立兩個管理系統，二者既有聯系，又各有特點，這給各級檔案管理部門提出了許多新的課題。電子檔案的管理原則上應納入現行的檔案管理體系，能夠并軌的就實行并軌。

2．3實行文件、檔案一體化管理問題

在計算機信息系統中，文件與檔案的界限難以截然分清，電子文件的大量出現及其長久保存的需要將促使多年來提倡的文件、檔案一體化管理進入實質性階段。事實上，將電子文件和電子檔案分而管之無論在理論上還是實踐中都是難以成立的。在對電子文件的全程管理中，計算機軟硬件的配置、網絡和節點的規劃、文件格式和數據庫結構的確定以及索引的編制等都需要從文件形成階段開始統籌設計，電子文件的歸檔、整理、鑒定、著錄、生成元數據等大量的“檔案管理性工作”也需要在文件的形成或運轉階段進行，因此電子文件管理必須選擇文件、檔案一體化模式。

這種一體化絕不是文件管理與檔案管理的簡單相加，而是在全程管理和前端控制原則指導下對整個管理流程的重構。根據具體情況，有些單位還可實行包括情報、資料在內的電子信息一體化管理。

參考文獻

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關鍵詞：綜合檔案館 質量管理 基本原則

ISO9000標準是國際化通用的質量管理體系，誕生于工業行業，在吸收各國管理經驗的基礎上，做了多番修改，形成最新的2008版《質量管理體系 要求》。標準1.2指明了其適用范圍“本標準規定的所有要求是通用的，旨在適用于各種類型、不同規模和提供不同產品的組織。”①然而綜合檔案館的質量問題一直被忽視，檔案工作者更多的是關注檔案這一客體的質量，對于其他各方面，如管理質量、服務質量等還未關心。作為黨和國家發展和建設的儲備力量，綜合檔案館更應該適時地引進先進理念完善自身發展，但是在引進先進理念之前，我們首先要明確的是標準所涉及的相關要素及基本原則，秉承“吸收、引進、借鑒、發展”的原則，制定適合綜合檔案館自身發展的質量管理體系。

一、綜合檔案館質量管理體系要素確定

質量管理體系的三大要素，即組織、產品、顧客。這三大基本要素是任何一個組織所具備的，但是綜合檔案館是科學文化事業單位，其在組織管理、輸出產品及服務用戶上與企業略有不同。

（一）關于組織的分析

組織是人們為實現同一目標、按照一定的形式、分工協作結合而成的集體或團體。《檔案法》第八條已明確指出了檔案館的性質、目的、組織形式、職責。“中央和縣級以上地方各級各類檔案館，是集中管理檔案的文化事業機構，負責接收、收集、整理、保管和提供利用各分管范圍內的檔案。”②可見，綜合檔案館是具有自身服務職能及管理權限的組織，同樣存在著“輸入――轉化――輸出”的過程，接收、收集各歸檔單位形成的文件，經過一系列的整理、鑒定、保管、編目、檢索、編研、宣傳等工作，最終形成有序的、方便利用的案卷，以達到最終為其他組織和個人利用的目的，是完全符合ISO9000標準所明示的組織體系。

（二）關于產品的分析

產品是過程的結果。檔案館為用戶提供的產品并非有形的實物產品，而是為用戶提供具有憑證及參考價值的信息及服務，二者都是無形的。

“檔案是社會組織或個人在以往的社會實踐活動中直接形成的具有清晰、確定的原始記錄作用的固化信息。” ③從文件到檔案本身就是一組輸出的過程，檔案信息也就是這個過程的產品，檔案信息是信息的一種存在形式，檔案信息的價值是不可估量的，這取決于不同利用者對檔案信息的不同需求。

服務是檔案館為用戶提供的另一產品。檔案館所提供的服務由三個要素組成：檔案館、用戶及檔案館與用戶之間完成至少一項活動的結果。服務與服務過程都是在與用戶的接觸中發生的，不同的檔案用戶對檔案的需求是截然不同的，隨著時間的推移，檔案的價值形態及作用也在發生變化，檔案館也要及時更新服務觀念、服務方式，適應不同時期不同用戶的需求。

（三）關于顧客的分析

顧客是指享受服務的組織或者個人。檔案館的顧客就是在社會生活中需要檔案信息服務的各層次、各類型的利用者。綜合檔案館的顧客主要有以下四類：機關、企事業單位組織，查找先前的記錄，從中得到依據及參考信息，以保證各項經濟建設工作的順利進行；學術研究者，尋找古今中外可借鑒的信息以填充學術材料，以傳承歷史文化；影視、新聞工作者，借助檔案館豐富的資源制作回首往事、展現地方特色的劇作、記錄片、報道材料等；其他個體，個人利用檔案的目的很明確，就是為了解決生活中所遇到的困難，借助原始檔案以提供憑證，解決爭端及棘手事件。

二、綜合檔案館質量管理體系的基本原則

八項質量管理原則是ISO9000 標準的精華思想，是在總結質量管理實踐過程中的理念與經驗基礎上，用高度概括、精煉準確的語言所表述的、具有一般通用性質管理準則，是建立與實施ISO9000標準質量管理體系的指導思想。結合綜合檔案館質量管理體系，全面把握八項基本原則，是綜合檔案館質量管理體系必須嚴格遵循的準則。

（一）以顧客為關注點

以顧客為關注點是ISO9000標準成功運行的指導思想，也是綜合檔案館存在的動力，只 有用戶有效利用檔案，才能發揮檔案的作用，實現檔案的價值。檔案館的發展依賴于不同層次、不同類型的檔案用戶，一切工作圍繞用戶的需求展開，了解用戶眼前的及長遠的需求，明確用戶潛在的、隱含的需求，并爭取超越顧客的期望。綜合檔案館保存的大多是黨政機關形成的檔案，相對于企業檔案館、專門檔案館來說，綜合檔案館的用戶相對分散，且具有不確定性，有組織，也有個人，對檔案的需求也不盡相同。 綜合檔案館在實施本原則時， 應注意以下幾個方面：

1．運用不同方法調查、識別不同類型檔案用戶現行的及潛在的需求與期望

檔案利用群體不同，檔案所發揮的作用也是不同的，“對于各級各類機構、社會組織而言，檔案具有不可替代的資治作用；對于專家學者而言，檔案具有文化、教育作用；對于個人而言，檔案具有憑證、參考作用等等”，檔案用戶的期望主要體現為檔案的真實性、有效性、實用性。分析檔案用戶各群體的比例、查檔方式，為質量管理體系的有效運行提供依據。

2．確保檔案館的質量目標與用戶的需求和期望相一致

最高管理者在制定質量目標時要始終堅持以用戶需求為宗旨，以實現用戶滿意為最高目標，并在全館范圍內建立溝通與理解的平臺，確保用戶的利益為檔案館工作的方向。檔案用戶的需求是具有時效性的、是不斷變化的，綜合檔案館在體系運行的過程中要時刻與用戶保持聯系，了解用戶需求動態，及時更新服務方式方法，始終與用戶建立良好的合作關系。

（二）領導作用

質量管理體系運行成功的關鍵在于最高管理者及各層管理者的重視度，領導者應求真務實、以身作則，積極參與檔案工作的各個環節，確定綜合檔案館的中長期戰略目標，為確保組織的宗旨與運作方向相統一，為員工創建良好的工作氛圍。具體應做到以下幾點：

1．確立具有創新、發展、挑戰性的戰略目標

最高管理者應在全面考慮各方（包括供方、員工、利用者、社會等）的因素，為綜合檔案館制定具有本館特色、創新發展、富于挑戰性的戰略目標，并與質量方針保持一致，策劃完備的質量管理體系，根據工作的實際情況，及時調整策略，保持質量管理體系的完整性。

2．創造適合員工發展的內部環境

為員工創造適合其發展的空間，對員工在本崗位所作出的特殊貢獻給予肯定并加以褒獎，營造競爭的氛圍，鼓勵創新，激發員工潛能的發揮，調動員工主動參與的積極性，使員工在融洽的工作環境中更好地向著既定的目標努力。協調好各部門之間的合作關系，避免各部門之間權責分化、互相推諉，各崗位員工擅離職守、工作怠慢的現象發生。

3．建立具有良好道德倫理、價值共享的管理文化

尊重人才、吸引人才是綜合檔案館現階段發展的一個重要任務，樹立良好的職業道德，創建良好的人際關系網，將綜合檔案館的管理升級為館內文化，使得員工在軟文化的影響下自覺地遵守各項規章制度，按照質量管理體系文件辦公。同時還要為員工提供可利用的相關軟硬件資源，讓員工在自范圍內發揮其創造性。

（三）全員參與

檔案工作者是檔案館創新發展的源泉，是檔案工作的具體實施者。從人力管理到人力資源管理再到人本管理，體現了以人為本的核心思想。人本管理是從人性出發來分析問題，以人性為中心，按人的基本狀況來進行管理的一種普通管理模式。綜合檔案館在進行人本管理時應采取以下措施：

1．讓檔案工作者明確自身在館中的價值

樹立檔案工作者的主人翁責任感，明確其所處崗位的重要性，對本職工作的職責、權利有所了解，勇于承擔責任，面對挑戰，按照相關要求完成本崗位的工作目標，并配合好下一步的工作，正確處理、解決工作中出現的問題。

2．讓檔案工作者主動進行自我鑒定

檔案工作者的自我鑒定主要是指檔案工作者根據各崗位的目標對其所完成工作進行鑒定，肯定其對檔案工作做出的貢獻，讓檔案工作者在完成任務與目標的同時，獲得成就感，激發繼續工作的熱情與斗志，同時也是檔案工作者發現不足并予以改進的有效措施。

3．加強檔案工作者的自我修養

自我工作意識、服務意識的提高，要比強加的責任更有成效，特別是在信息技術快速發展的今天，科技進步日新月異，單憑某一領導或組織去發現新動力是遠遠不夠的，培養檔案工作者自主思考、領悟的能力，調動全員工作的積極性，才能適應不斷變化的環境。

（四）過程方法

過程方法是將輸入轉化為輸出的活動，是將相關的資源作為過程進行管理的活動。檔案工作從接收直至利用的每一個環節都可以視為一個過程，采用過程方法進行管理，可以確保每個過程都按照最終目標組織運作，達到預期的結果。

1．必須從增值的角度考慮過程方法

增值的活動可以是有形的，也可以是無形的，實現檔案工作質量管理的增值活動，是基于對每項工作環節遵循相應的準則與方法進行有效的管理，為用戶提供超過其期望的服務。采用過程的方法，降低工作中的成本、減少失誤、控制偏差、縮短工作時間、優化工作流程，確保過程間的協調運作、實現資源的高效利用，為持續改進提供動態的循環過程，進而使檔案館的整體工作處于不斷循環上升的過程，每一次的循環都是一次增值活動，為檔案用戶提供符合需求的服務。

2．將檔案管理的所有活動及相關資源視為過程進行管理

檔案質量管理工作由用戶需求分析、立卷歸檔、收集、鑒定、整理、保管、檢索、編研、提供利用、過程監控、反饋、持續改進十二個環節組成，每一個環節都視為一個過程，每一個過程的輸出都是下一個過程的輸入，也可以是多個過程的輸入，將這十二個環節視為一個整體的環節，不斷循環，以達到預期的目標。檔案工作的十二個過程體現了質量管理的四大基本要素，以顧客的要求為輸入，顧客滿意度為輸出，同時也要將各種資源納入到過程控制中，包括人員、方法、設施、環境等。

（五）管理的系統方法

質量管理體系是由相互關聯的過程鏈形成的過程網體系，綜合檔案館本身就是一個龐大的系統，各個部門都是它的子系統，各個科室又是下一層次的子系統，直至每一位館員也是系統構成的一個部分，各系統之間相互制約、相互影響。利用系統的方法實施管理，以提高檔案館工作的整體效率。

1．確定分析系統內各個過程的運行狀態

系統是由相互作用和相互依賴的若干組成部分結合成具有特定功能的有機整體，過程可以說是系統的基礎，每一個過程的運行狀態都對整體的系統運作產生一定的影響，這種影響可以是積極的，也可以是消極的。在系統運行過程中，確保每個過程都處于良性運行狀態，為綜合檔案館的發展產生積極的影響，是綜合檔案館系統功能發揮的前提和保證。

2．識別與控制各過程之間的“接口”

檔案工作的每一個過程都不是獨立存在的，檔案工作質量的形成依靠每個過程的有效實施，每一個過程都有各自要實現的目標，且這些目標都是以滿足用戶為宗旨的。過程與過程之間的對接是保證系統運行的重要節點，控制、協調檔案質量管理各過程的運行，使之有效的運行，減少制約，加強合作，實現綜合檔案館質量管理的終極目標。

（六）持續改進

持續改進是綜合檔案館發展的永恒不變的目標。社會環境的不斷變化、用戶需求的更新與提高是持續改進的內在動力，持續改進的核心是提高綜合檔案館質量管理的有效性和效率，提升綜合檔案館的競爭力、迎接外界挑戰。

1．將持續改進作為一種制度加以強化

持續改進不是一蹴而就的，是一項長期的工作，測量、分析、改進不斷循環的過程。培養檔案工作者持續改進意識，對檔案工作者進行持續改進方法的培訓，將持續改進納入到日常工作中，不斷深化理解，提高檔案工作質量。每一次循環改進都有一個設定的目標，滿足檔案用戶的需求，每一次改進都向著更好的方向發展，始終堅持不懈地貫徹持續改進，使綜合檔案館處于不斷發展和完善的進程中，提高檔案館的應變能力，提升檔案工作者的整體意識。

2．將各類評價結果納入到持續改進的范圍

持續改進是每個過程、每個系統都需不斷堅持的，因此，每一個過程的測評、每一個階段性的測評都是持續改進的動力。基于檔案館總體的質量方針與質量目標，通過對內部審核、用戶滿意度測量、第三方審核結論等相關數據進行客觀的分析與評定，并將測評的結果納入到持續改進的范圍內，這些結論是反映質量管理體系運行狀況的直觀結論，是持續改進工作最準確的數據支撐。

（七）基于事實的決策方法

有效的決策建立在數據和信息分析的基礎上。決策貫穿于綜合檔案館質量管理體系的始終，依靠決策才能持續改進每個過程的業績。可以說，沒有客觀的、基于事實的決策，質量管理體系很難取得有效的管理，最終的目標也難以實現。

1．確保信息、數據來源可靠

在信息收集、整理的過程中，要保證相關信息、數據來源、獲悉渠道、接收方式準確無誤。決策是以所采集的信息、數據為依據的，弄虛作假的信息、數據將會阻礙系統的正常運行，因此，務必要保證所采集的信息、數據源于基層工作及真實的工作記錄。

2．確保分析方法正確

對采集到的信息進行科學的統計技術分析，確保其分析結果的精確性，為改進提供憑證。科學的統計技術可以通過測量、分析、調查、取證等方法對相關信息、數據進行處理，尋找需改進的方面，防止決策失誤。

3．基于事實的分析

基于事實的分析，要求避免主觀的直覺判斷與經驗判讀。客觀的證據是支持綜合檔案館質量管理體系運行的真實性數據，完全依靠經驗或直覺得來的數據往往帶有濃郁的主觀色彩，比較片面，難以準確地說明體系在運行過程中所出現的不利因素，不利于體系的檢驗與改進。

（八）與供方的互利關系

綜合檔案館最關鍵的供方是同級黨政機關，是案卷的來源，也是資金的來源，與其他組織不同的是綜合檔案館與其供方是隸屬關系，二者雖然有互利的關系，卻存在著領導與被領導的關系。其次是相關設備的投入方。在綜合檔案館在與關鍵供方建立互利關系時要處理好以下關系：

1．權衡眼前利益與長遠利益

立檔單位形成的案卷是檔案質量的關鍵，綜合檔案館不能脫離各級政府而存在，同時，黨政機關也是為人民服務的部門，其服務理念同樣是滿足用戶需求，這與綜合檔案館的質量管理目標是一脈相承的。文書部門與檔案部門相互扶持，案卷質量的不高將嚴重阻礙綜合檔案館質量目標的實現，因此，在收集案卷的過程中，正確處理與同級政府之間的關系，深入指導立檔單位進行規范化的立卷歸檔工作，建立長期的互利共贏的工作機制。

2．與供方建立合作基礎上的互利

與供方部門所要建立的互利關系，首先是合作，只要有效的分工協作，才能保證互利。建立有效的溝通渠道，進行透明地、開放式地交流，與同級黨政機關共同理解用戶的需求與期望，肯定黨政機關在管理與控制過程中做出的貢獻，共享成果，增強雙方共同創造價值的能力，密切合作，實現成本最優化，共同取得檔案用戶的滿意。同時關注同級黨政機關的狀況，為其便民服務提供幫助，增強黨政機關提供高質量案卷的積極性，以達到互利的效果。

綜上所述，綜合檔案館具備建立與實施ISO9000標準所描述的三大基本要素，ISO9000標準適用于綜合檔案館。同時有效運用八項質量管理原則，以用戶為關注點、加強領導在組織中的作用、倡導全員參與、采用過程方法與系統方法、以事實為決策方法，堅持持續改進，是建立“公平、公開、公正、透明”的檔案館服務模式的最佳途徑。

注釋：

*本文為黑龍江大學學生學術科技創新項目(項目編號：20110282)階段性研究成果之一.

①GB/T19001-2008/ISO9001:2008質量管理體系要求[S].北京:中國國家標準化管理委員會,2008:1.2條款.

②中華人民共和國檔案法.北京:中華人民共和國主席令（第七十一號）,1996:第八條.

篇5

檔案管理工作是企業的基礎工作，入職以來我深深地感受到了公司各級領導對檔案管理工作的重視。在公司的全年第二次工作會議中，把檔案管理工作納入了公司下半年工作任務中，也使我這名新入職的檔案管理員感到了自己下半年的工作任務的嚴峻性。我將努力在最短的時間內完成領導提出的工作目標。使公司檔案管理工作向規范化、專業化方向再邁上一步，做到檔案管理工作與公司的發展同步。

現將檔案管理做如下工作計劃，請領導指正。

一、對公司檔案室現存檔案進行了解

作為一名新入職的員工，我先從對公司的了解及對現存檔案的了解而漸漸展開今后的檔案管理工作。所以，入職以來我先學習了公司的檔案管理辦法，及檔案歸檔目錄指引，并對公司的組織架構、部門設置等進行了了解，之后對檔案室現存檔案進行了逐一查閱。目前此項工作已基本完成。

二、對公司檔案室現存檔案進行分類、整理。

通過對公司檔案室檔案的查閱，了解了現存檔案的大致內容，同時結合公司的檔案管理辦法、檔案歸檔目錄指引、濱海新區城建檔案2012年工程檔案歸檔細則及自己以往工作經驗對檔案室現存檔案進行分類、整理，做好卷內目錄的編制工作，使得公司檔案的分類在符合國家檔案管理規定前提下，根據公司實際情況進行分類。保證檔案工作能夠為企業的經營管理和各項工作服務。由于現存檔案基本沒有卷內目錄，需要逐一分類、編碼，并建立電子版的資料索引目錄，使檔案室所有檔案能夠更加方便、快捷的被查閱和有效利用。所以將此項工作的完成時間暫定在8月底。

三、跟領導及同事探討、修訂公司檔案管理辦法。

具體工作計劃為以公司現有檔案管理辦法為基礎，征求各部門兼職檔案管理員意見進行修訂，對于檔案管理辦法的修訂暫時計劃從以下幾方面進行補充修訂，大致提綱為：1總則；2工作職責；3檔案類目設置及分類；4檔案管理實施細則；5檔案借閱規定；6檔案保密規定；7紀律與處分；修訂完成后報部門領導進行審批，之后將根據部門領導的審批意見修改后的修訂版報分管領導審批。(此項工作預計在9月下旬完成)。

    四、根據新版檔案管理辦法進行檔案室的二次整理及檔案收集

       在檔案管理制度修訂完畢后，對初步整理的檔案進行系統整理。同時希望能使各個部門都真正參與到檔案管理工作中，將各自手頭檔案進行分類、整理、制定電子版卷內目錄，并將部分重要檔案移交檔案室，使得每一份檔案都具有可查性。保證公司各類檔案的完成性。此項工作計劃在十月完成。

五、  檔案管理辦法試行、修改

在 10月、11月進行檔案管辦法的試行工作，希望能夠通過兩個月的短暫試行，發現一些檔案管理方面存在的問題，進而為下一輪的修訂工作做準備。

篇6

關鍵詞:德育檔案;管理工作;創新研究

引言

德育檔案管理工作是德育工作的重要環節，在學校教育中德育教育是首要的教育任務，它也是學校教育事業發展的關鍵。在學校教育中只有對德育檔案管理工作規范化才能更好的促進德育教育工作的開展，學生德育檔案管理工作是需要學生與學校雙方來配合完成的，所以學生德育檔案管理工作對于學生的未來發展以及學校教育工作的順利進行都是起到很重要的作用的。

1學生德育檔案管理工作的實際意義

學生具備良好的思想道德素質是其綜合素質的一個關鍵組成部分，正確的思想道德教育才能對學生的人格與個性的形成起到重要的作用，同時也能提高學生的綜合素質。德育工作應該是貫穿學生的所有學習階段的，它也是學校教育工作中不能忽視的重要部分，應該引起足夠的重視。德育工作是一個長久性的工作，本身就有一定的復雜性，在新時代的教育發展階段，它影響著學生的思想觀念和思維結構，會使其發生很大的變化，怎么正確的培養學生的思想價值觀，使其能夠養成良好的道德素質和文化修養，對教育工作者來說都是一個不小的挑戰。

2目前學生德育檔案管理工作的現狀

教育事業的不斷發展，各種教育結構的改革，對于學生的綜合素質、道德品質的關注度越來越高，也就是如此學生德育檔案所發揮的作用也越來越大。在現代企業招聘中對于學生的德育品質的考核被放在了首位，知識與技能的不足可以在實際的工作中進行在培訓是可以很快得到提高的，但是德育品質不好那么其他的都不重要了，這樣德育品質差的人是不被企業所接受的。

2.1不夠重視

我國的教育活動中長久以來對于學生的科學文化知識的關注度一直都是放在首位的，也就是專注的對學生文化素質與文化技能的培養，而對于德育教育的重視程度明顯不足，德育檔案的建立則是屬于長期的空白狀態，即使有也只是對文化檔案的一個補充，并不是完整獨立的檔案體系，發揮的作用很小。隨著教育改革的不斷推進，德育檔案工作與過去有了較明顯的區別，但是也沒有得到全面的普及，只是在一些重點學校會有所涉及，且學校中的教師與學生對于此并不怎么關注，這也是德育檔案管理工作關注低的重要因素之一。

2.2管理制度不完善

雖然我國有專門的《檔案法》，但是在實際的檔案管理工作還是存在著一定的薄弱環節，而德育檔案管理就是屬于其中的薄弱環節，它的相關管理制度還并不是很完全與成熟，在部分地區雖然已經有了明確的德育檔案管理的制度與規定，但是還是存在個別地區的德育檔案管理處于空白狀態，制度的不完善就不能很好的指導德育檔案管理工作的有效開展。現階段在高校中對于學生的德育檔案管理工作主要分為兩種，即集中管理和分散管理。

3學生德育檔案管理工作創新措施

3.1制定德育考核細則

在進行學生德育檔案管理工作之前需要學校根據自身的德育教育特點再結合整體的德育教育方針來制定適合本院校發展的德育考核細則。德育考核細則中要明確的規定德育考核的具體內容，主要的內容有:思想政治方面、文藝體育方面、科技活動與社團活動、社會實踐活動方面、紀律遵守方面以及其他方面等，把每一個方面在進行相關的細化，列出詳細的考核標準，以此來作為學生德育檔案記錄的主要方面與內容。

3.2健全德育檔案管理機制

為了讓德育檔案管理工作更加的科學、合理，就需要健全德育檔案管理機制，這是德育檔案管理工作的基本原則，只有明確了責任才能在德育檔案管理工作中發揮好自身的工作職能，使得德育檔案管理工作長久有效。德育檔案管理工作是需要全體師生共同參與完成的，加大德育工作的宣傳力度，可以克服部分學生和教師對于德育工作的排斥與抵觸心理，并且規范了檔案管理工作的嚴肅性，嚴禁私自修改檔案內容。

3.3建立班級德育考核管理組

可以建立班級德育考核管理組，在班級里為每一個同學建立德育考核檔案，并且在班級里組建考核小組，有專門的同學負責填寫，而學生會下屬的各個部門都要對每個班級學生的思想政治活動、紀律遵守情況等為每個班級進行分類管理，將整理的結果與每個班級的專門負責人進行溝通，如若某個學生覺得自己的德育檔案記錄有問題可以提起申訴，經調查確定情況屬實的可以進行更改，而這些德育檔案最后都要進行電子登記錄入。

4結語

總之，在高校建立學生的德育檔案對于學生德育發展和培養是十分必要的，并且德育檔案管理工作水平的不斷提高，可以使得用人單位對于學生的在校表現能夠了解的更加全面，以此來增加認同感，這也為畢業生的綜合評定提供了可靠的依據，學生德育檔案管理工作也能有效的鍛煉學生的自主管理能力，是對自我的一種管理鍛煉，也是對其德育培養的有力約束，所以學生德育檔案管理工作的不斷創新既是學校檔案管理工作的需求，也是時展的需求。

參考文獻:

［1］馬曉峰.高職院校學生德育檔案管理工作創新研究［J］．蘭臺世界，2013，05:40－41．

［2］馬玉妍，宋巍巍.高校學生檔案管理工作創新研究［J］．邊疆經濟與文化，2016，08:109－110．

［3］吳潔，李婷.高校學生檔案管理工作創新研究［J］．辦公室業務，2016，23:112．

［4］龍潔.通過“以人為本”分析學生檔案管理工作創新［J］．民營科技，2014，11:113．

篇7

關鍵詞：醫院人事檔案；管理信息化；問題；對策

中圖分類號：G2759文獻標識碼：A文章編號：1009-5349（2016）07-0235-01

一、醫院人事檔案管理信息化建設中存在的問題

（一）醫院對人事檔案管理信息化管理重視不夠

醫院管理的中心環節是醫療，各方面力量的投入都可以給醫院帶來效益，然而對于人事檔案的管理一直作為醫院管理的輔工作來對待，所以這種工作并未引起重視，再加上檔案本身就含有輕易不能外泄的信息。由于上述原因，對人事檔案的宣傳力度不夠，由此而產生的經濟效益也就不充足。當前，有很多領導意識不到人事檔案給醫院管理帶來的經濟效益和人事檔案信息化對醫院管理的重要性，對人事檔案信息化的利用不夠熟練和充分，所以造成了對這種資源的開發利用程度不高，就無法顯示信息化的作用。這種信息資源停滯，導致了信息建設的緩慢發展。

（二）檔案管理軟件較落后

目前，大多數醫院關于人事檔案管理方面的設施落后，醫院的人事檔案信息都需要人工來操作，雖然有些醫院配有計算機，也有相對應的人事檔案系統，但是由于計算機的系統落后，不能對人事檔案信息進行及時更新和維護。而這些醫院所掌握的信息都是工作人員的基本信息，不能保證人事檔案的完整性和詳細性。這種信息數據的不完整，造成了信息查閱工作的不便，影響了醫院對人事檔案管理資源的利用和開發。

（三）醫院人事檔案管理信息化建設制度不完善

雖然《檔案法》已經公布實施，《全國檔案系統信息化建設實施綱要》也予以頒布，但醫院人事檔案管理信息化建設的水平遠遠達不到國家檔案局的標準。當前，國家并未針對醫院人事檔案管理信息化建設工作制定專門的指導性的政策、實施細則和相關的法律、法規，這些因素都導致了當前醫院人事檔案管理信息化僅流于形式。

二、改進醫院人事檔案管理信息化建設的措施

（一）加強領導，提高認識

醫院人事檔案的管理工作離不開領導的重視和關注。所以，要想搞好醫院人事檔案管理工作，首先要增強領導關于此方面的認識并加大宣傳力度，使他們努力做到對人事檔案管理工作的全力支持和配合。一方面，主管此工作的部門領導應該認識到這項工作的重要性，將這項工作作為重要日程納入到平時工作中去。把人事檔案這項工作當作和其他工作同樣重要來對待，做到定期檢查，及時更新，盡快使人事檔案管理步入正軌，提高人事檔案管理的責任意識。而另一方面，從事人事檔案管理的工作人員要加強對于本職工作的責任感，并不斷強化專業知識和專業技能，根據社會的發展，不斷更新觀念，提高自身對于人事檔案管理體系的認識，使這種信息化健康發展，同時還要提高自身的工作熱情。把這種管理由封閉式改成開放式管理。管理人員要主動更新和開發信息，使人事檔案工作能更好地為醫療、教學等方面做出貢獻。

（二）建立一套標準化和規范化的人事信息系統應用軟件

要想成功建立標準化和規范化的人事信息系統，首先要對基本框架加以規定，即各種資料數據庫的建立，數據錄入，快捷的網絡系統等，為了節省時間，這幾個步驟可以同時進行。對于這項工作來說，準確采集信息資源是關鍵，也是本項工作的基礎環節，并將信息采集工作制度化、規范化。信息資源的完整直接關系到整個人事檔案管理工作的生命，所以應該作為一項重要工作來抓。其次要加大投入，對整個系統進行完善，補充和改進，提高此工作的整體性。工作人員要在日常工作中不斷積累經驗，相互討論。

（三）健全檔案信息系統維護制度

人事檔案管理工作如果想發揮作用，首先要提高工作人員的素質和培養信息化、現代化意識。錄入的信息要準確和完整，并對數據庫進行定期檢查和及時更新。在此基礎上，要對數據庫的安全加以監控，要確保人事信息不外泄，軟件正常使用和網絡健康運行等。在醫院人事檔案管理工作中，對工作紀律加以明確，嚴格執行規章制度，增強工作人員的責任感和思想政治素質。針對不同的人群，設置不同的檢索權限，規定范圍和內容，這樣既保證了數據庫的安全，也方便了醫院查找信息，最終也就提高了醫院的經濟利益。

篇8

1 醫院基建檔案管理的現狀

1.1 基建檔案收集不夠齊全

工程前期文件，如項目批復、土地批文、規劃許可證、征用紅線圖等工程合法性、依據性文件缺失或為復印件；施工文件中材料合格證、試驗報告是復印件；招投標文件，只有評標、議標等文件；主要設備開箱時由于設備部門沒有及時通知檔案人員到場，造成設備開箱資料不齊全；工程改動缺工程聯系單，工程項目缺監理審核單等。

1.2 基建檔案內容質量與實際不符

基建檔案的內容質量要求檔案所反映的數據必須真實、準確。然而在工程中經常出現一些與實際不符的現象。如合同文件條款中隨意涂改，雙方不簽字不加蓋公章；施工記錄中的數據填寫不真實；竣工圖沒有根據設計變更通知單作相應的修改，使竣工圖紙失去準確性，造成與工程實際不相符。

1.3 文件填寫或書寫簽字不規范

由于參建單位多，各施工單位管理方式不一致，使得某些施工記錄不規范。如在施工報審文件中，只有施工單位申報內容，沒有監理單位審批意見，質量驗評等文件中簽字夫結果或表述不規范。各種簽字不規范問題，如簽訂的合同、試驗報告、質監報告、施工記錄等用私章或用計算機打印代替簽名；只簽名字、不簽日期；簽名字跡潦草，難以辯認；用圓珠筆、純藍墨水筆、復寫紙等不耐久的書寫材料簽名或書寫，使基建檔案質量大打折扣。

2 醫院基建檔案存在問題的原因

醫院領導不夠重視，只重工程建設而輕檔案管理，影響基建檔案管理工作的順利開展；建設單位未及時制訂有關項目檔案管理制度，明確基建項目資料歸檔的范圍和要求，造成某些項目檔案不符合有關的檔案規定；醫院基建項目參建單位多，工程技術人員檔案意識及重視程度差異較大，造成檔案形成質量參差不齊；監理單位、質檢部門、工程部門一些專業技術人員把關不嚴，造成一些檔案文件內容不全或與事實不符。

3 醫院基建檔案管理的對策

3.1 領導重視是搞好醫院基建檔案管理工作的關鍵

醫院領導對檔案的重視程度，是強化檔案管理意識的關鍵。只有領導高度重視檔案工作，建立和落實項目檔案工作領導責任制，并將基建檔案工作納入領導議事日程，對工程檔案集中統一管理，定期召開參建單位檔案管理部門領導會議，協調和解決檔案材料在收集和積累過程中的實際問題，不斷總結經驗和教訓，使檔案工作順利進行。

3.2 建立健全制度是做好醫院基建檔案管理工作的保證

基建項目從工程建設一開始，必須根據《中華人民共和國檔案法》，國務院批準的《科技技術檔案工作條例》、《基本建設項目檔案資料管理暫行規定》等，建立科學、合理、適用和操作性強的一整套基建檔案管理實施細則，以規范基建檔案的管理。實施細則明確了醫院基建檔案的范圍，歸檔的基本要求和基本內容，基建檔案的移交與整理，保存與借閱的要求，用規范的檔案管理行為來推動各參建單位的規范化管理，有效控制檔案形成的質量。

3.3 檔案工作與工程建設同步管理是基建檔案管理的基礎

基建部門應把基建檔案工作納入基建規范、計劃、管理制度和工作技術人員職責范圍之中，做到三個同步：基建項目開工與建立基建檔案規劃同步進行；工程建設實施過程與竣工材料積累、整編、審定工作同步進行；工程交工驗收與提交一整套合格的竣工圖驗收同步進行。如果不“同步”會造成前期資料遺失，施工文件不規范，設備資料不完整，竣工圖編制不規范，檔案不齊全或事后補檔等現象。“同步管理”要求工程檔案工作必須與工程各階段同步，從“事前、事中、事后”加以控制，有利于及時發現問題，解決問題。

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關鍵詞：規范化管理 人事檔案 事業單位

人事檔案記載了個人的學習工作經歷、政治思想、品德作風、工作表現等大量重要信息，是全面系統了解和評價一個人的重要參考依據。隨著人事檔案作用的日益明顯化和人事檔案管理的變革，個人信息的真實性和有效性越來越受到關注，人事管理的規范化也日益顯得重要和迫切。事業單位作為我國行政行業劃分體系中的重要組成部分，加強事業單位人事檔案管理規范化成為適應社會發展的步驟。

一、事業單位人事檔案管理中存在的主要問題

1.對檔案管理不夠重視。在部分事業單位的人事檔案日常管理中，存在著一些領導不重視人事檔案管理的現象。傳統的人事檔案管理觀念認為，人事檔案管理的內涵就是信息的有效可查。并且，相當一部分工作人員也認為人事檔案只是簡單的收集材料、整理、裝訂、保管，沒有更多的用途，因此使得很多檔案管理人員養成了散漫、安于現狀的思想，普遍缺乏改革、創新意識。

2.缺少穩定專業的檔案管理人員。社會的發展和檔案管理的革新對檔案工作者素質和文化程度也提出了更高的要求，但是在現階段的檔案管理人員普遍學歷低，檔案專業的工作人員更是少之又少。由于檔案管理比較清閑，常常由即將退休的工作人員或者其他工作人員兼職。因此，檔案管理工作人員變動頻繁，并不穩定，缺乏對檔案管理的深刻認識，使得人事檔案管理難以得到更大的革新和突破。

3.檔案管理基礎設施落后。現階段大部分的事業單位所采用的人事檔案管理辦法和技術手段都很陳舊，距離現代化管理的水平還相差很遠。主要表現在沒有規范的檔案室和先進的信息技術。面積、溫濕度等指標也遠遠達不到檔案室標準化的要求，直接使得檔案管理現代化難以正常實現，并在一定程度上給人事檔案的長期保存帶來了隱患。部分單位則是缺乏計算機技術方面的人才，使得一些現代化的管理設施處于癱瘓狀態，浪費了資源。

4.缺乏健全有效的檔案管理制度。由于人事檔案管理制度的不健全，使得一些單位無法制定適合自身實際、合理有效的實施細則和規章制度，并且不能及時系統地收集相應的檔案管理材料。長此以往，直接導致事業單位人事檔案信息失真的情況。

二、事業單位人事檔案規范化管理的策略

1.加強對檔案管理工作的重視。提高認識，更新相關領導和檔案管理人員對檔案管理工作理念，將人事檔案管理工作的規范化放到事業單位人才隊伍建設的高度去認識和思考，堅持和履行人事檔案管理工作的原則并進行督導、檢查。通過這樣一種方式來全面系統地更新大家對于檔案管理工作的認識和定位，切實做好事業單位人事檔案管理的規范化工作。

2.提高檔案管理人員的綜合素質。在現階段的事業單位人事檔案管理中，絕大部分的工作人員學歷并不高，專業職稱和檔案專業畢業的工作人員更是寥寥無幾，這在一定程度上直接影響了檔案管理的綜合質量，使得檔案管理工作得不到更大的革新和提升。因此，提高人事檔案管理人員的基本素質和業務能力，培養檔案管理工作人員多層次、多形式的業務技能，是做好事業單位人事檔案管理的迫切要求。

3.完善基礎設施建設。事業單位人事檔案管理變革的目的在于實現檔案管理的規范化和現代化，這就要求具備實現這一目標的基礎設施。按照檔案規范化管理標準，檔案室需要具備通風、采光、防潮、防蟲、防火等條件。除此之外，還需要配備必要的計算機、掃描儀等現代化的基礎管理設施，從而達到提高工作效率、利用信息化達到檔案規范化管理的目的。

4.規范完善檔案管理規章制度。加強事業單位人事檔案規范化管理，首先要明確檔案管理工作和檔案管理人員的工作職責，使得人事檔案管理做到有理可依，有理必依。《檔案法》的公布和實施為事業單位人事檔案管理規范化提供了有力保證和依據，根據《檔案法》對規范檔案管理的相關要求和標準，制訂更為詳細、完善、靈活、科學、合理的“規章”和“制度”等細則。

總而言之，檔案管理工作想要得到不斷的發展，必須要在保證和鞏固現有成果的基礎之上，堅持實行人事檔案管理的規范化的探索和改革精神。另外，還要不斷豐富和培養人事檔案管理工作人員的科學文化水平，提高相應的管理能力和業務處理能力，完善制度，使檔案管理改革的成果成為推動檔案管理規范化的不竭動力，為檔案工作的科學化和現代化做出貢獻。

參考文獻

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[3]馬奪正.淺議人事檔案管理中存在的問題及建議[J].科技情報開發與經濟，2010，21：105-106

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1 油田社區綜合管網檔案管理現狀

1.1 檔案收集規范度不高。油田建設開發初期的綜合管網檔案，由于油田檔案機構和管理制度不健全，檔案部門不能準確掌握工程項目開工、竣工時間，無法動態監管和規范約束，造成管網工程建設文件材料歸檔不全，部分管網檔案僅有交工資料無竣工圖紙，特別是部分住宅小區水、電、氣、暖、通信等改擴建、維修施工形成的檔案材料歸檔不全問題突出。

1.2 檔案整理規范度不高。在油田社區綜合管網檔案整理的過程中常有卷內目錄和檔案資料實體不符的情況出現。另外，由于個別施工單位工程技術人員責任心不強，在編制竣工圖時缺乏對管線埋設的深度、節點、材質、管線走向及附屬構筑物進行深入細致的調查，使竣工圖成為所謂的“示意圖”，不能準確反映出管線現場具體的施工建設信息，給以后的檔案利用帶來了一定的困難。

1.3 檔案管理方式落后。隨著住宅小區的改擴建，新管線不斷增多，舊管線也在不斷更換和廢棄，各類管線的規模和復雜程度也越來越高，形成的綜合管網檔案也越來越多，使得傳統手工管理及計算機目錄級查詢的社區綜合管網檔案管理方式已無法迅速、準確地提供檔案信息。

1.4 檔案人員素質待提升。綜合管網檔案是否系統、完整、準確，關鍵是做好管網工程文件材料的收集工作，而能否把好收集關，則取決于整個工程建設工作的管理水平和檔案人員的自身業務素質。而目前一些施工單位不設專人收集、整理管網工程資料，或臨時抽調一些不懂專業的人員管理，這樣就會造成資料收集不齊全、填寫內容不準確，內容不真實的檔案，給今后檔案管理和利用帶來隱患。管理人員的管理知識結構老化，也嚴重影響了檔案管理工作的技術水平。

2 對策

2.1 納入合同管理。工程建設單位在與施工單位簽訂工程項目承包合同時，除對施工單位移交竣工技術文件材料的時間做出具體要求外，還應對竣工技術文件，尤其是竣工圖的編制任務、歸檔文件材料的質量檢查標準等做出明確規定。如明確規定由施工單位編制包括竣工圖在內的竣工檔案資料，并預留工程概算總造價的3%作為竣工檔案保證金，竣工檔案經建設單位和轄區內檔案管理部門驗收合格后，再將保證金如數退還，竣工檔案不合格者保證金不予退還。

2.2 強化日常監管。以質量控制前移為端口，保證歸檔文件材料的質量。檔案人員應當轉變觀念，在加強對建設單位工程技術人員的業務指導的同時，對施工單位技術人員進行業務指導，加強編制竣工技術文件的質量要求和規范，引起施工單位對編制技術文件材料的重視。要做好從形成到歸檔的全過程歸檔文件材料的管理，把綜合管網文件材料的形成納入建設單位的行政、經營、生產技術管理中，做到管網檔案歸檔與項目建設進程同步，保證歸檔文件材料的質量。

2.3 把好工程驗收關。工程施工單位在辦理施工許可證時，如果不附管網工程檔案歸檔承諾書，將不予辦理施工許可證；工程完工后，必須有檔案管理部門參與竣工驗收，了解工程施工內容，審查檔案移交是否齊全完整，否則工程不予通過驗收。

2.4 強化檔案業務培訓。檔案人員應更新觀念，增強責任意識、現代化意識，提高自身業務素質同時，加強對相關部門檔案業務指導力度，定期舉辦由建設單位專兼職檔案員、施工單位和監理部門資料員參加的檔案培訓班，以油田基本建設檔案管理細則、建設項目檔案驗收細則、科學技術檔案案卷質量標準為主要內容，對管網檔案歸檔內容、整理標準、裝訂方法等系統講解和實際操作演示，通過培訓提高人們的檔案意識和業務素質，保證歸檔竣工技術文件質量。