導語：如何才能寫好一篇檔案的數字化管理，這就需要搜集整理更多的資料和文獻，歡迎閱讀由公務員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

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一、房產檔案數字化管理的內容

1．標準規范建設。這是對電子文件的形成、歸檔和電子檔案信息資源標識、掃描、存儲、查詢、交換、網上傳輸和管理等方面，制定標準、規范，并指導實施的過程。房產檔案信息化的標準、規范相當于信息高速公路上的“交通規則”，對于確保計算機管理的房產檔案信息和網絡運行的安全、暢通，具有重要的意義。

2．基礎設施建設。主要指房產檔案信息網絡系統和檔案數字化設備。它是檔案傳輸、交換和資源共享的基礎條件，只有建設先進的房產檔案信息網絡，才能充分發揮房產檔案信息化的整體效益。

3．應用系統建設。主要內容包括房產檔案信息的收集、管理、利用、安全等方面，它關系到信息建設的速度與質量，集中體現了房產檔案信息化建設的效益和房產檔案信息服務的效果。

4．檔案信息化資源建設。主要內容包括館藏檔案數字化和電子文件的采集和接收。主要形式包括檔案目錄中心數據庫建設、各種數字化房產檔案全文及專門數據建設。

5．人才隊伍建設。房產檔案數字化管理，不僅需要檔案專業人才、計算機專業人才，更需要既懂檔案業務，又熟悉信息技術的復合型人才。

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一、 關鍵詞：檔案數據庫；檔案數字化管理；電子文件

信息經濟已成為當今社會經濟發展的新動力和新增長點，信息化成為各企業競爭的制高點。作為企業各個領域、各種生產和社會活動歷史記錄的檔案，其信息載體也正在快速地向數字化發展，數字檔案將成為未來5-10年內新產生檔案的主體。面對這樣的形勢，如果缺乏完善的檔案館數字化解決方案，企業各領域的信息化發展必然也會受到制約。目前，要實現檔案館的數字化管理，我認為要加強以下三個方面的工作。

二、 首先是檔案數據庫的建立和維護。

檔案數據庫是檔案數字化管理系統的核心部分。檔案數據庫設計是檔案計算機處理系統設計的核心和基礎，其效能往往影響到整個系統的功能和效益。檔案數據庫的設計要經歷由現實世界經過概念世界向機器世界轉換的過程。它要解決的問題是：針對一個檔案工作應用領域，設計優化的數據庫邏

輯結構和物理結構，使之滿足用戶的信息管理要求和數據操作要求，有效地支持各種應用系統的開發和運行。數據庫設計的目標是為用戶和各種應用系統提供一個高效率的運行環境。數據庫的設計過程應考慮的約束條件有：計算機軟硬件環境、數據庫管理系統的能力、用戶的需求及系統對完整性、安全性的要求。計算機管理檔案的實質是用數據處理的方式管理檔案信息。檔案計算機管理要適應資源共享的需要建立綜合性網絡數據庫，應遵循多個原則，側重于檔案管理與生產、經營、管理、科技活動的銜接，實現數據管理、整理編目、利用查詢、安全保密等多重功能。其次是現有館藏檔案的數字化，實現從檔案機讀目錄的管理到檔案原文信息的數字化管理。

三、 檔案數字化管理

在對館藏檔案資源進行分級鑒定、有序整理的基礎上，有計劃地分期分批把紙質檔案、照片檔案以及錄音、錄像檔案等進行數字化加工，使這些信息與現有檔案資源數據庫并網。在此筆者著重提及的是紙質檔案和照片檔案的數字化。二者數字化的原理和技術相同。紙質檔案檢索查找不便，保管和利用都受到一定程度地限制。利用數字圖像技術，將紙質檔案文件以及照片、圖片、底片等通過輸入設備(數碼像機、掃描儀、數字攝像機等)所獲得的并以數字格式存儲的圖像，在電腦上利用各種圖象處理軟件，對圖像進行各種技術處理，如對污損、殘缺圖像進行修復、OCR 圖像文件的管理、檢索、打印輸出等，以提高保管質量和現代化管理水平。對這些檔案進行數字化，可以極大地提高檔案和利用效率。一般而言，一個完整的計算機數字圖像應用系統包括輸入、存儲、處理、輸出等主要環節。基于輸入設備的核心技術主要有光點轉換技術、色彩管理技術、色彩校正技術、動態色彩樣正技術、三色同步掃描技術；處理技術主要有色彩增強技術、增強圖形技術、位增強技術、圖像處理軟件；存儲與檢索技術主要涉及圖像壓縮格式(TIFF 與JPEG 格式)和檢索查詢技術；輸出技術可采用不同方法和設備進行：屏幕顯示輸出、熱轉換打印輸出、彩色噴墨打印輸出、數碼擴印技術、膠片記錄儀等。一個理想的數字圖像系統，不應孤立地考慮某一個環節的處理方法和技術，而是要尋求整體綜合效果，系統的每一個環節都必須符合要求，才能保證獲得滿意的最終效果。數字化的設備的性能，決定了數字圖像的質量。

三、是電子文件的收集與歸檔。

1.電子檔案的特點：

（1）、虛擬性：電子檔案是在計算機中產生和處理，其信息形態是數字化的，在沒有與數據處理系統及硬件、軟件相結合時，它是無法顯示出來的，是非實際的事物，因而具有虛擬性。

（2）、依賴性和不可識別性。電子檔案要依賴于計算機軟、硬件和數據庫與網絡系統，離開計算機等設備電子檔案不可用。其對設備的依賴性體現在：一是數字編碼，二是硬件，三是軟件，四是技術設備更新，五是加密。

（3）、信息存儲的高密度性。無論是磁盤、磁帶還是光盤，其存儲量大大高于以往各種人工可識讀的信息介質，特別是光盤，有“海量存儲”之稱，這種信息存儲的高密度性可減少檔案的存儲空間，便于存放。

（4）、載體的多樣性。傳統的檔案，記錄信息的載體是紙，變化也是紙張規格的大小，但電子檔案載體有磁盤、有磁帶、光盤等，呈現多樣性。

（5）、信息共享性，傳統檔案由于受原件的約束，在同一時間只能有一個用戶利用一卷檔案，且要身到現場；但電子檔案可以人在異地，在同一時間，多人不受空間的限制，同時共享同一信息。

（6）、信息與載體之間的可分離性。電子檔案的信息不具有固定的物理位置，可以以非實體進行加工和管理，這種可分離性造成了電子檔案信息易于更改，不留痕跡，易于復制、傳___________輸、便于異地調閱或形成文件。電子檔案的利用雖然快捷方便，并且可以登上“信息高速公路”實現異地遠程調閱，給人類、經濟、商務、科技、文化教育等方面帶來巨大的好處，然而它也帶來了一些新問題如：（一）數據的易消失性；（二）信息的不安全性；（三）信息的易改動性；（四）信息的易出錯性。由于電子檔案這些特性，決定了電子檔案在收集、整理、鑒定、編目、檢索、保護、利用等方面有其自身的特殊要求。

2.電子檔案的收集。

電子文件從文書轉化為檔案過程中，無需分類，組卷，因為在計算機上可以多角度進行分類、組合、檢索，可以盡情地表現文件之間在來源、內容、時間、形式等方面的歷史聯系，因此無需專門分類、組卷。所以就不存在“案卷”這一基本單位了。電子檔案在接收方式上可以采用向檔案部門移交軟盤、磁帶或光盤，或進入檔案部門網絡規定的地址，從網絡歸檔、移交、在接收的過程中，需要必要的設備條件、技術條件和業務準備。檔案部門需要配置專門的電子文件格式轉換設備，對接收檔案進行統一轉換以解決不同格式電子文件的識讀問題。

3.電子檔案的整理。

由于電子文件可以通過計算機系統進行迅速、有效、多角度的整序，可以根據不同的需要，利用自動化系統對電子文件進行自由組合分類，所以電子文件的整理在歸檔前就由各機關單位將磁性載體的、雜亂的電子文件通過分類、標引、組合，使電子文件處于一種有序狀態，并對電子文件進行了分類和編號，組織建立了數據庫。對于脫機保存的歸檔電子文件，即電子檔案其整理工作主要就是組盤，按一定規律，將相關文件通過拷貝組合到同一磁盤、光盤或磁帶等載體上，也就是整理接收來的軟盤、磁帶和光盤。

4.電子檔案的鑒定。

電子檔案的鑒定分為內容鑒定和技術鑒定兩個方面，電子檔案內容鑒定主要是對文件的內容及某些形式特征進行充分的技術分析，電子檔案的完整性、可讀性、可行性在鑒定工作中必須得到全面的體現。技術鑒定包括可讀性鑒定，無病毒鑒定和介質鑒定等。電子檔案的鑒定程序為歸檔以前確定歸檔文件，并劃分保管期限；檔案室在接收電子文件時，進行內容鑒定和技術鑒定，對未進入檔案室的電子文件在保管一定時期后再鑒定，以確定其是否需要繼續保存。

5.電子檔案的保護。

電子檔案的保護是電子檔案管理工作中的重點。電子檔案多為磁性材料，其存放環境和防護設備與紙質檔案相比有明顯差別，電子檔案存儲載體信息容量大，檔案的軟盤、磁帶、光盤的排架長度與占用空間都很小，便于檔案庫房的管理，它對保存場地的面積要求不高，而對環境的溫濕度，防磁性等條件的要求高，需對庫房溫濕度進行嚴格的控制，并配備除塵、防火、防紫外線、防磁場和電場的設施，電子檔案還要嚴格防范計算機病毒，因而保管條件更復雜，保管難度更大。具體要求為：（1）控制適宜的溫濕度。對磁性載體，推薦溫度為18℃，相對濕度為40%，光盤保存推薦溫度為14℃-24℃，相對溫度為45%-60%。（2）防止灰塵。灰塵可以造成電子文件載體表面的污染和劃傷、載體的腐蝕、降解、滋生霉菌等。灰塵是電子檔案載體的最大天敵，在電子檔案的保管過程中，要采取嚴密的防灰塵措施。（3）防止外來磁場和機械震動的影響。外來磁場作用于磁性載體上，能使磁性涂層發生消磁或磁化，破壞記錄信息，影響讀出效果。要防止外磁場的影響，將磁性載體存放在有抗磁性的框架內或金屬盒內等，并避免強烈的機械震動。（4）防止光線和有害氣體的影響。有害氣體具有酸性和氧化反應，使盤基老化、脆性增大、強度下降，導致信號衰減，影響磁性記錄信息的讀寫效果。

6.電子檔案的利用。

電子檔案的全文數字化使得利用計算機可以進行多種形式的信息處理和分析，不僅可以提供原件閱覽，而且能夠根據需要對其信息進行分類、統計、匯總、打印、復制等，滿足利用者的各種需求。檔案人員還可以按照一定的專題對電子檔案進行編輯，形成檔案匯編或其他形式的編研成果提供利用。

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長期以來由于種種客觀原因，計算機技術在檔案工作中沒有發揮其應有的作用和價值，檔案利用需要與檔案所提供的檔案信息，利用方式之間的矛盾遲遲難以解決造成。檔案管理的信息化遠遠落后于社會信息化的發展。檔案管理的數字化建設已經成為加快國家信息化步伐和發展我國檔案事業的需要。如果不重視檔案室數字化檔案館的建設，不能在網絡上有效的傳遞檔案信息，就無法進入信息時代的快車道，最終將會被信息社會淘汰。

檔案管理數字化是經濟社會信息交流的必然需求。隨著經濟社會的發展，社會各階層對檔案信息的需求日益增大，對檔案信息的要求也更加復雜，社會各階層，各部門之間對檔案信息的交流也更加頻繁。人們渴望足不出戶就能隨時隨地享受到便捷的檔案信息服務，迫切要求檔案管理部門之間建立一種檔案信息交流平臺。實現檔案館之間的檔案信息資源共享。檔案管理數字化是實現檔案管理現代化的重要手段，當今信息時代，如果檔案工作不能緊跟社會步伐。瞄準社會對檔案信息資源的需求和加快創新，提高服務水平和管理效率，一味停留在傳統檔案管理止步不前，守著金山找飯吃，無疑是不現實的。因此檔案工作只能堅持與時俱進。

由于傳統的檔案大都保管在檔案室、檔案館、又大都以紙張為載體，造成用戶利用不便。數字化檔案管理可以使用戶更加便捷、準確的查找到自己需要的檔案，網絡化的實現，更使用戶可以不受時間和空間的限制，大大提高了檔案的利用率。

數字化檔案管理使資料能及時歸檔，盡快提供利用，按照以往的傳統管理，必須歸檔后才能查找，而通過網絡計算機管理的數字化檔案管理使查詢資料變得非常簡單，數字化檔案事實上成為了無墻界檔案，檔案庫也從文件實體的保管基地變成了提供方便信息控制中心。

數字化檔案管理將有利于檔案信息資源的開發，與傳統載體的檔案相比，數字化檔案的最大特點是能夠通過網絡迅速流動，數字化檔案的管理，研究和建設將徹底改變檔案的利用方式，沖破檔案利用的限制，促使檔案管理從保管，利用職能向信息采集、管理和信息服務智能轉變。今后隨著計算機，網絡的進一步發展，信息高速公路的進一步拓寬，數字化檔案管理將會得到更好的發展。

各國檔案館都在尋求相適應的現代化檔案運作模式以增強自己在網絡社會中的競爭力，更好的為社會和讀者服務，成為未來社會的公共信息中心和樞紐。在我國，檔案館大部分已經完成檔案業務管理自動化建設，未來的重點應該是檔案的數字化和網絡化建設。

檔案數字化系統分為日常業務管理、檔案數字化采集系統和數字化閱讀系統三大部分組成。每個部分縱向和橫向的各個節點都應到達一定水平，并通過網絡加以聯通，這樣才能發揮整體優勢，提高系統的綜合能力，部分節點甚至一個重要節點的障礙，都可能造成是不現實的，不可能齊步走。

日常業務管理包括文件查閱借閱登記，上級來文登記，公文處理擬稿等檔案室日常辦理的業務，這些有些部分已經形成數字化管理，但是還有一些依然用傳統的紙質記錄。為了實現數字化檔案管理就要一步一步盡量利用計算機進行日常檔案管理工作，慢慢形成一套日常業務管理工作的體系，依照體系將常用日常業務綜合起來，保證信息化數字化處理的時候能做到安全、準確、無誤。

檔案的數字化采集系統指的是檔案在收集的時候把紙質文件轉換成數字信息存儲在電腦中進行保管，轉化的途徑有專業的掃描儀，數碼相機，攝錄機等數字設備。實質是檔案信息的數字化，它是指將檔案信息內容轉換為計算機所能識別的數字代碼的過程。檔案數字化通常包括檔案數字化輸入；檔案數字化轉換；數字化檔案接收。將傳統檔案信息輸入計算機，由計算機提供檔案信息為社會服務。

數字化閱讀指的是，將數字化保存的文件提取，進行閱讀。最重要的就是通過網絡進行檔案文件的檢索和查閱。如果能做到這一步就真正的實現了檔案數字化信息化的建設。

檔案網絡化是充分利用現代網絡技術，將各種數字化檔案信息融為一體，進行管理、傳輸、檢索和利用，真正實現檔案信息資源的共享。檔案網絡化管理改變了傳統管理模式下各類信息資源自立門戶、分而治之的狀態，它是檔案信息化的重要標志。現代網絡技術的快速發展，已經形成了融開放式與互動式于一體的信息網絡環境。在此環境下，一方面檔案作為一種信息，融入信息社會化的浪潮是必然趨勢；另一方面檔案管理可以突破傳統時空的局限，在空問上實現異地歸檔、查詢，在時間上真正實現全天候服務。

數字化檔案管理的好處：

1、提高整個部門的工作效率

實施檔案管理的信息化后，部門管理員工可以從繁重的手工勞動中解脫出來，不再是目錄的打字員和檔案的保管員，可以更好的從事檔案的收集工作和檔案的編研工作，極大提高職能部門的工作效率。

2、提高整個部門的技術水平

企業的信息化、數字化、網絡化是發展的大方向，每個部門都這方面投入很多的精力。只有實現檔案工作的信息化，才能和礦業公司的發展相協調，適應不斷變化的外部環境。

3、有效的進行檔案的收集工作

檔案的收集需要管理人員付出辛苦的勞動；檔案的分類、整編同樣需要付出辛苦的勞動，如果沒有一個好的管理平臺（管理工具），檔案的收集和整編只能是零星的和不完整的。

4、有效的為科研服務

檔案管理的信息化，將檔案在網絡上共享，科技人員可以在自己的計算機上查閱檔案資料，提高了工作效率；同時檔案資料的電子化更便于科技人員的二次利用和開發，提高了研究院整體的工作效率和競爭力。

5、有效的為決策服務

科技檔案是研究院最寶貴的無形資產，是研究院投入大量資金、經過科技人員辛勤勞動，由檔案管理人員分類、編目，最終成為研究院的核心競爭力是研究院領導決策的依據。而文書檔案通常是由院領導親自起草，親自下發的，是領導決策的具體體現。所以檔案的信息可以更好的對檔案進行利用，為決策提供依據。

6、部門職能變保管為服務

檔案管理信息化以后，公司的無形資產（企業檔案，包括文書檔案、科技檔案等）可以在網絡上方便瀏覽（有相關的權限控制），為公司領導和設計部門提供優質服務，這樣檔案管理的職能不再是檔案的保管部門，而是公司內部信息的信息中心。

檔案數字化技術是為了順應新時代新發展的時代潮流，是加強檔案管理效率提升的重要途徑，同時其也是目前檔案事業機構應值得推廣的一項先進技術。另外為了使信息數字化檔案的使用價值更為高效，相關檔案管理機構應該積極學習計算機信息應用的先進技術，從而使檔案資料的使用價值能更好的為社會服務。

參考文獻：

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關鍵詞：房產檔案；數字化管理；策略

房產檔案極具實用價值和保存價值，不僅直接關系到百姓的安居樂業，而且與國民經濟發展和社會穩定息息相關，在信息時代下，房產檔案管理必須與時俱進，順應潮流，加快數字化建設進程，以此提高房產檔案安全性，滿足社會服務需求。但我國房產檔案數字化管理起步較晚，與發達國家的管理水平存在較大差距，因此我們必須加快房產檔案數字化管理建設進程，提升房產檔案服務水平。

一、國內外房產檔案數字化管理的發展形勢

1.國外房產檔案數字化管理發展形勢

通訊技術和計算機技術的有效融合，促使世界檔案管理朝著網絡化、數字化方向發展，美國無疑是走在前列的國家，其普遍采用一體化管理模式，以三項基礎性文件綱要為房產檔案數字化管理建設提供了依據，并借助nail實現了房產檔案信息的網上查詢、檢索和利用，同時利用完善的管理制度和技術優勢使房產檔案信息的完整性和安全性大大提高。而緊隨其后的英國也不甘落后，通過推行《電子文件管理系統功能需求》、《元數據標準》、《鑒定和保護指南》等規定切實為房產檔案數字化管理提供了制定標準，并輔以合理規劃和技術支持，促使房產檔案管理事業健康發展。總之，國外房產檔案數字化管理發展形勢良好，值得我們學習和借鑒。

2.國內房產檔案數字化管理發展形勢

相比之下，我國房產檔案數字化管理由于缺乏先進的理論指導和相關經驗，發展形勢不容樂觀，雖然部分地區取得了較大進展，但問題依舊層出不窮，其中急需解決的問題就是房產檔案數字化管理標準的構建，此外還有不同程度的問題，如數字化管理意識不高、缺乏合理規劃、基礎設施建設不到位、房產檔案信息不完整、管理人員素質不高、忽視檔案信息安全等，這些都嚴重制約著我國房產檔案數字化管理的建設進程，因此我們必須吸收和借鑒先進理念和經驗，立足國情，解決現實問題，促進房產檔案數字化管理健康發展。

二、提高我國房產檔案數字化管理水平的策略探討

1.強化數字化管理意識，合理規劃數字化建設

實現房產檔案數字化管理是房產檔案管理發展的必然趨勢，也是提高其管理效率和效益的必要途徑，因此房產行政管理部門應立足于工作要求、社會需求和時展趨勢，提高對檔案數字化管理的認知，正確認識其價值和意義，為后續房產檔案數字化管理建設奠定思想基礎。在規劃階段，應綜合考慮部門歷史遺留檔案的龐大庫存和新增的房產檔案，然后對其發展作出合理規劃，值得注意的是既應高瞻遠矚構建長遠規劃，又要立足當下完善近期計劃，如針對新增檔案，應在不影響登記發證等日常工作的前提下，可在發證后和實物歸檔前期間實施建檔操作；針對庫存檔案，為盡快彰顯數字化檔案庫的利用價值，可首先對當前有效、利用率高的房產資料進行建檔，然后處理剩余檔案庫存等。

2.規范檔案信息，完善數字化管理標準

規范房產檔案信息是實現數字化管理的基礎，因此在建立檔案信息時，應保證信息的真實性、連續性和完整性，具體應涉及產權來源、姓名、身份證、房產類型、證號和面積、使用期限、界定位置圖、產權變更的時間、形式、證明等各項房產信息，而且字跡要清晰，排序應規范，圖像、數據等準確無誤，以此保證房產權屬真實、可靠、合法。我國房產檔案數字化管理建設的當務之急就是建立一套針對房產檔案數字化管理的標準和規范，其標準應基于利用價值、安全保密等因素進行設置，如明確數字化管理的對象；就紙質、圖像、聲像等不同的檔案載體的文件命名、存儲格式和類型、分辨率等予以統一規定，特別是要明確、詳細劃分數據庫的建立標準；針對整理卷宗、目錄建庫、掃描數據、處理數據、篩選分類、存儲信息、檢索和利用信息等流程和操作標準加以規范；網絡設置、系統安全設置等都應予以明確，以此指導各地房產數字化建設有序開展，優化資源配置，提高房產檔案管理績效。

3.加強基礎設施建設，為數字化管理提供基

保障

房產行政管理部門應綜合考慮實際需求和自身實力，強化基礎設施建設，為數字化管理提供物質保障。應以《電子信息系統機房建設規范》為依據，配備標準機房，并保證機房的配供電、綜合布線、消防安全、溫濕度、防雷、防潮、防塵等條件符合相關要求；配備必要的信息采集設備，如高性能的掃描儀等；在選擇基礎設備時，應兼顧其實用性和可擴展性，要立足于日常工作量、信息管理系統、房地產業發展趨勢等進行設備采購，在選用系統軟件時，應注意系統的兼容性、接口的規范性、資源的共享性以及數據的安全性，盡量對其加以規范和統一，并根據實際需要對硬件設備和系統軟件進行升級換代，實現資源共享，從而為提高數字化管理利用價值打下堅實基礎。

4.提高管理人員綜合素質，加強信息安全保護

一方面房產行政管理部門應加強對房產檔案數字化管理人員的教育和培訓，提高其職業素質，尤其是保密意識，嚴禁其擅自抄錄、外泄、利用、銷毀涉密檔案，督促其嚴于律己，忠于職守；提高其業務水準，督促其及時更新理論內容，熟悉房產電子檔案的特征和管理規范，掌握更多的現代管理技能和計算機技術，激發其創新潛力。同時還應完善管理制度，包括培訓、考核、獎懲等制度，以此約束和激勵員工做好本職工作。另一方面應制定嚴格的安全體系，明確工作細節，如分離工作與休息區，嚴禁私人物品的帶入和工作物品的帶出等，并實行責任到人制；根據檔案的機密程度劃分等級和分類存檔，并設置訪問和使用權限等，針對機密性較強的信息，應利用技術手段檢測其有無潛在威脅；應充分利用防火墻、安全軟件、自主設計等保證系統安全運行；此外管理人員還應加強監督和檢查力度保證房產檔案安全、完整。

結束語：

總之，數字化管理必然是房產檔案事業發展的主流，我們只有把握機遇，敢于挑戰，著力構建房產檔案數字化管理規范，為其提供完善的基礎保障，方能實現數字化管理的科學化、標準化，從而推動房產檔案管理事業穩健發展。

參考文獻：

[1] 李明菊.淺談房產檔案的數字化管理和應用[j].科技視界，2012（07）.

[2] 閆冬.淺析房產檔案數字化中的潛在問題與對策[j].科技信息，2013（15）.

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[關鍵詞]檔案信息 管理辦法 數字化

中圖分類號：G27 文獻標識碼：A 文章編號：1009-914X（2015）21-0327-01

隨著數字化技術的不斷發展進步，現代網絡和計算機技術普及到各行各業，我國的檔案信息管理模式也由傳統的方法逐漸過渡到數字化的新型檔案管理形態，利用計算機網絡技術、數據庫技術、多媒體技術等將不同載體、不同形態的信息資源用數字化形式存儲，利用網絡相互連接，方便隨時提取信息，實現資源共享。

1 實現數字化檔案信息管理的優點

檔案信息管理采用數字化存儲，可以提升通用性、提高安全性、增強可視性，便于計算機聯網查詢和實時瀏覽。資源管理實現網絡虛擬，滿足用戶檔案信息即時搜索、即時提取，實現全方位資源共享。信息資源的管理智能化，可以方便利用者智能搜索，檢索速度快、效率高、范圍廣。使用者可以在任何時間、任何地點、通過網絡查閱檔案信息，大大節省人力、物力和財力資源。數字化的檔案信息管理具有保存時間長，保真性高，內容全面、完整、真實等特點，方便用戶隨時訪問。

檔案信息數字化較傳統方法先進，將紙質為載體的檔案信息轉為機讀檔案，不僅節約了保管費用，還節省占地空間，方便迅速查閱，避免反復印刷造成資源浪費。數字化檔案管理使資料及時歸檔，盡快為用戶提供，通過網絡計算機隨時查閱，提供便利的信息控制服務。

2 實現數字化的檔案信息管理方法

2.1 推進規章制度規范化

為了實現數字化科技檔案管理工作，使其發揮重要作用，首先建立健全崗位責任制，制定工作目標、工作職責。把工作目標、工作職責分解到位，落實到人，實現專人保管，專人負責。制定了檔案立卷歸檔制度、檔案保管制度、檔案利用制度、檔案保密制度、檔案統計鑒定制度、檔案移交制度、檔案管理獎懲制度等等，科技檔案管理人員按章辦事，使數字化檔案管理步入正軌。嚴格遵守保密紀律，對于保密檔案妥善保管，絕密檔案單獨保管。

2.2 努力實現信息化管理

實現信息化管理，建設系統工程，實現信息共享。檔案電子化建設是一項系統工程，包括總體設計、設備選型、軟件開發、檔案整理、掃描錄入、系統管理、光盤備份、查詢管理、安全措施等，一套硬件加軟件的系統。由于各企業日常工作每天都要產生大量的文字檔案，需要進行錄人、保管，因此該系統應采用雙服務器、磁盤陳列存儲、高速掃描儀集中掃描、光盤和磁帶雙備份的解決方案。同時，為了提高利用率，還應設置適當的檔案查詢系統，通過觸摸屏查詢及文檔網絡上傳輸達到資源共享的目的。此外，還應將電子檔案管理類別細分為操作目管理、系統環境管理、檔案密級管理、卷內目錄管理、企業分類管理等，從而從機制上提高企業信息共享能力。

（1）建立數據查詢制度

采用科技檔案管理軟件，運用光學掃描復制、文字圖像壓縮、計算機高智能檢索、通信網絡、遠程信息傳輸等先進技術，建立科技檔案數據庫和查詢系統。計算機對科技檔案信息資源進行輔助管理，可以使科技檔案信息更準確及時地為科研事業服務。

（2）建立備份管理制度

一次輸入多次輸出、科技檔案檢索快速、信息存儲量大都是信息時代帶來的好處，信息時代科技檔案管理工作帶來便利快捷的同時，也存在不穩定性和可變性，因此在日常工作中建立備份管理制度是非常必要的，科技檔案管理人員按照制度定期對電子文檔復制，防止科技檔案信息丟失而造成損失。

（3））完善網絡管理手段

檔案信息對于探索和掌握生產規律，確定發展方向，實現合理布局有重要作用。計算機技術、網絡技術的應用，使得科技檔案建立了文獻信息采集體系、數據庫生產體系和現代化文獻信息服務體系，建設以互聯網為基礎的寬帶信息網絡，因此要采用數據加密技術、身份識別技術、信息確認技術對網絡加強管理，確保網絡安全。

2.3 提升檔案管理人員素質和技術水平

隨著當今世界信息且爆炸式地增長，檔案管理也由過去的勞動密集型轉為現在的以現代化的辦公設備為依托的知識密集型工作。這一方面要求管理者具有很強的分析能力，對一些專業性強的檔案要做到精確把握；另一方面，要根據利用者要求提供大且的數據檔案信息。這些都要求具有高素質、高技能的現代化信息管理人員才能勝任，因此有關部門應加大檔案人員的培訓力度，學習電子文件管理知識，提高電子文件管理意識，盡快做好傳統檔案管理向數字化管理轉型的工作，努力提高電子文件管理水平。

信息時代，數字化的檔案管理對科技檔案管理人員無論是在政治素質、能力素質、業務素質都提出了更高要求，為了適應新形式的發展科技檔案管理人員就要不斷加強這些方面的學習，才能更好地完成科技檔案管理工作。要選拔復合人才，提高檔案管理人員的敬業精神和業務素質。全面系統地學習有關檔案管理的新知識，使得科技檔案管理工作得心應手。

2.4 強化服務意識

強化科技檔案服務意識是現代數字化檔案工作不容忽視的課題，特別是對于科技檔案工作如何適應社會主義市場經濟發展而言，科技檔案服務意識的強化顯得尤其重要。所以需要不斷強化服務觀念，加大服務力度，不斷提高服務水平。

3 結論

檔案信息數字化管理是科技發展的必然趨勢，也是檔案管理的現代化進步的必經之路，檔案信息管理部門必須以積極的態度做好數字檔案館的建設，在創新的大環境中不斷提高。

參考文獻

[1] 趙德美，和英.淺議數字化檔案管理[J].科技情報開發與經濟.2006.21.

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1 事業單位實行檔案化管理的必要性

隨著現代科技的高速發展，數字化管理的優勢日益凸顯出來，使用計算機對檔案進行數字化管理，具有傳統檔案管理無法達到的優點，例如：檢索快速、查找方便、節約成本、利用率高、存儲量大、可以實現資源共享等，事業單位應該跟隨信息發展的腳步將數字化管理這一信息產物應用于檔案管理中，提高檔案管理的效率。

1.1 數字化檔案管理有助于提高事業單位經濟效益

我國社會主義經濟的高速發展，信息量突飛猛進的增長，傳統的檔案管理粗放型模式的缺陷暴露出來，為了解決這種模式帶來的問題，就需要增加辦公人員和辦公經費，從而造成檔案管理成本的提高，然而將數字化管理應用于檔案管理中，大大的解決了傳統模式檔案管理造成的人員和成本的浪費，不僅大幅度節約了單位檔案管理的成本費用，還存在著諸多優點，大大的提高了工作效率，從而提高了單位的經濟效益。

1.2 數字化檔案管理有助于提高辦公人員的辦公效率

數字化檔案管理相比于傳統模式的檔案管理具有能夠準確快速的歸檔，并且利用時能夠迅速高效提供的優點。在當今人員流動性極大的企事業單位中，要想快速準確的統計員工的入職、退休以及人員的調動等動態信息，根據以往傳統模式的檔案管理，會耗時耗力，還可能出現信息不全面這一弊端，通過數字化管理的檔案信息，能夠準確快速的查找到所要的信息，還可以查找到相關信息，做到傳統檔案管理模式做不到的全面性、快速性、準確性，由于檔案信息超時空流動的優點，將數字化管理模式應用于檔案管理中，大幅度的提高了辦公人員的工作效率。

1.3 數字化檔案管理有助于提高檔案的利用率

在以紙質為載體的傳統檔案管理模式中，檔案需要保存在固定的檔案室，這種保存模式造成了很大的不便，檔案日積月累，數量繁多，當你在找需要的檔案時會造成很多時間和人員的浪費，實施數字化檔案管理這一模式，可以快速、準確的找出需要的檔案，數字化管理檔案還可以實現共享這一功能，不僅大大的節省檔案保存空間，使檔案管理受時間和空間約束的這一弊端得到完美的解決，大幅度提升了檔案的利用效率。

2 事業單位檔案管理數字化的現狀

2.1 硬件的發展

中國現在很多單位已經普及計算機的使用，能夠基本實現無紙化辦公，并且擁自己的局域網，計算機網絡建設飛速發展，為數字化管理應用于事業單位檔案管理提供了強有力的技術支持。

2.2 軟件的發展

我國目前已經開發并應用于數字化檔案管理的大量軟件，用于收集、信息檢索、整理、編目、利用等功能的軟件，為事業單位數字化檔案管理提供了技術保障。

2.3 具備發展所需的人才支持

將數字化管理應用于檔案管理工作中，不僅需要硬件、軟件的支持，更需要檔案人員進行收集、整理、編目、檢索、統計等工作的后續工作支持，在檔案管理工作中，對檔案管理人員的自身素質也有比較高的要求，不僅需要具有較強的專業知識的儲備，還需要計算機網絡基礎和操作技術以及良好的預防能力，相對而言，事業單位人員的總體素質比較高，具有較強的學習能力和計算機基本操作技術，能夠將計算機技術與工作有機結合，同時，還應該加強對其基本技能的培訓，提高知識儲備的同時，加強業務能力，能夠使其在今后的工作開展中順利進行，提高發現問題、解決問題的能力，達到數字化檔案管理的工作要求。

3 數字化檔案管理的發展措施

3.1 文書處理過程和歸檔實現數字化管理

在檔案管理工作中，作為檔案工作基礎的文書工作發揮著重要的作用，直接影響著檔案的內在品質，為了順應這一時代信息產物的需求，檔案管理人員需要把文件通過計算機進行歸檔處理，在事業單位的局域網內進行傳閱，同時也要設置好催辦時間和傳閱時間。如果中間任一環節出現問題，都可以得到及時的反饋，確保檔案工作能夠有效及時的進行下去，從而避免了檔案堆積這一歷史問題的出現；而且，將數字化管理應用于檔案管理這一模式中可以大幅度節省傳統模式檔案反饋和傳遞過程中浪費的時間，在減輕工作人員工作強度的同時，極大的提高了檔案管理的效率。

3.2 建立工程?w系

檔案數字化是一個復雜的工程體系，從思路設計到設備的選型以及軟件研發再到掃描系統、錄入系統、備份系統、查詢系統、安全措施等都是一個龐大的工作，可以將檔案管理從操作、環境、保密機制、目錄管理等分為幾個方面，這幾個機制相互配合相互聯系，從而能夠提高事業單位的信息共享的能力。

3.3 數字化管理建立好與單位辦公系統的對接

結合數字化檔案的優點，需要結合實際情況制定完善的管理制度，可以從文檔一體化、文檔網絡安全性、文檔保密、歸檔制度這幾個方面入手，其中，尤為重要的是數字化信息的安全性，檔案作為一種特殊的文獻資料，有的檔案是公開化的有的則是需要完全保密的，檔案信息數字化之后，其安全性應該高度重視，應該從硬件和軟件這兩方面的安全措施抓起，第一，硬件方面，應該提高存儲載體本身的質量，還應該提高載體保存時間，為文件的數字化存儲做好長期準備。同時，存儲電子信息的磁盤或者其他載體介質應該有專人看管，能夠保證電子信息檔案不會因為人為因素或者其自身不必要的原因而報廢，同時應該做好電子信息的備份防止意外情況的發生。第二，軟件方面，需要通過設置權限以及密碼這種安全措施進行控制從而降低安全風險，能夠使電子信息能夠不被人為破壞、非法入侵，從而能夠有效的達到電子信息的安全性。

3.4 建立可靠的信息支持系統

做好檔案數字化管理工作，保證能夠高效、安全、持續穩定的運行下去，硬件、軟件都起著不可替代的作用，同時，可靠的信息支持也起著極其重要的作用。第一，數字化檔案管理系統應當具有較好的升級能力，系統擁有較好的升級能力能夠極大的提高、完善系統功能，擁有較好的升級能力的前提即通過光纖來連接存儲系統，提高系統的存儲容量可以通過增加擴展模塊來實現，同時，存儲系統應該具備較高的可擴展性，能夠進行在線擴容，從而能夠實現較好的保護功能，從而達到較好的管理效果。第二，系統應該具備較好的可靠性和良好的性能，數字化檔案系統的可靠性和性能在檔案管理中發揮著極其重要的作用，直接關系著檔案管理工作的成效，因此，要意識到數字化檔案管理可靠性和性能的重要性及其不可替代的地位，所以，采用的存儲系統在硬件和其結構能夠保證整個系統安全有效的運行，同時硬件需要保證整個系統的連續性，系統數據可以根據不同用戶的需求進行設置數據的保密性或者共享從而提高系統數據的安全性。

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【關鍵詞】聲像檔案；管理；數字化建設

聲像檔案具有較高的特殊性、形象性、客觀性及交流性等特點，是一個集合了聲音、文字、圖像等多種信息的集合體，一張簡單的照片，一段并不長的錄像，很有可能會起到大段文字都無法替代的作用。但是，在檔案的管理中，聲像檔案又往往容易被人們所忽視。我們結合醫院的具體實際情況，對現有的管理聲像檔案中所出現的問題進行討論，并對其進行數字化管理的必要性及主要措施做出分析與探討，以期使其得到更好的保護，在醫院未來的發展中發揮出更大的價值。

一、醫院中的聲像檔案數字化的必要性

在傳統的醫院聲像檔案管理當中，由于年限、技術等因素的制約，導致檔案極易報廢或損毀，從而失去其重要的使用價值，與此同時也給管理方面的工作帶來巨大的影響。而且在進行對聲像檔案的管理工作時，還要對灰塵、溫度等多方面的影響因素進行有效的控制，而這些都離不開大量存儲設備的購入。此外，聲像檔案中的磁介質信息載體的穩定性差，在保存的過程中可能會極大地影響資料的質量。并且隨著使用次數的增多，聲像檔案的磨損也會隨之加重，可能會導致無法使用等問題。而且聲像檔案還有需求空間大、手工檢索較難等諸多缺點。在這些問題的影響下，就要求我們加快對于聲像資料數字化的管理腳步。推進數字化管理可以有效地節約空間，利用移動硬盤、光盤等作為有效的存儲工具，將傳統的紙質存儲甩在身后。而且數字化建設還能更加方便相關人員對于相關影像資料的查閱和下載，使檔案資源的共享得到了推動，也提高了聲像檔案的管理質量與效率。

二、現有的聲像檔案管理中存在的問題

在醫院的聲像檔案管理中，雖然比傳統的紙質檔案更加方便快捷，但仍然存在著許多的問題。首先，由于聲像檔案的相關制度都不夠完善，歸檔率也偏低。聲像資料一般都是在宣傳科或辦公室進行生成整理，對于日常的活動資料拍攝及錄像都是上述科室準備好后，定期地上交歸檔，若是在此期間生成資料的部門對此事不重視或是較忙，則可能會使歸檔率和檔案的質量難以保證。其次，很多檔案管理人員本身專業素質不夠，這也對其管理質量與工作開展造成了較大的影響。而檔案的相關管理者對其開發利用意識淡薄，導致許多檔案雖有開發價值卻無人問津，發揮不了其自身的作用。除此之外，我國現有的聲像檔案的開發利用以及管理的手段也都相對落后，亟待提高。

三、關于數字化的具體管理辦法

醫院的聲像檔案按照其內容大致分為照片檔案、錄音檔案及錄像檔案。對于照片檔案，我們應首先將其通過掃描的方式轉化為電子的形式。照片長期處于空氣中或者保養不當則會出現發霉、失真失色等問題，而轉化為電子版則能避免上述問題的發生。若是對于一些已經有破損殘缺的老舊照片，也可使用Photoshop等相關的圖像處理軟件進行適當的修復，爭取使其恢復原貌。對于錄音錄像形式的影像檔案，也應用相關軟件進行處理、播放以及錄制，克服傳統保存方法的弊端。而在進行錄像采集時，我們也應采用不同的處理方式對于不同的載體來進行不同的管理。對于聲音類的聲像檔案。在其轉換數字化之前，我們應當采用各種科學手段對其進行剪切壓縮，并集中化管理，必要時采用合適的軟件來進行聲像采集等輔助制作，以保證質量。需要足夠的儲存空間也是檔案數字化重大特點之一。這個空間并非實實在在的空間，而是足夠容納這些資料數據的虛擬空間。并且對于相關的聲像檔案一定要完成備份，可以采用硬盤或是刻錄光盤等各種方式，避免由于網絡等客觀原因導致的不可預測的風險而造成損失。此外從還應設置索引目錄等，方便大家搜索與讀取。最后，還應重點注意安全問題，防止病毒的入侵與損壞。一些重要的資料應設置分級密碼，防止其惡意泄露。

四、結語

聲像檔案是一個單位發展的重要見證，醫院的聲像檔案見證著一個醫院的歷史發展，能給醫院的管理提供重要的依據，因而，對其的檔案管理工作與保護工作都不容忽視。現如今數字化信息化的不斷發展，也為這些聲像資料有效地管理提供了良好的契機。充分地利用現有的數字化技術，加快實現聲像檔案的數字化轉換，可以有效地使醫院的發展得到推動，使其更地為醫院的科研、醫療等工作提供服務。

【參考文獻】

[1]楊曉光.淺析醫院聲像檔案的數字化管理[A].《決策與信息》雜志社、北京大學經濟管理學院.“決策論壇——管理科學與經營決策學術研討會”論文集（上）[C].《決策與信息》雜志社、北京大學經濟管理學院,2016:1.

[2]羅娟,符峰釗,易懷升,高源.淺談醫院聲像檔案的數字化管理[J].蘭臺世界,2014(S3):132-133.

[3]羅娟,高江苓,符峰釗,易懷升,高源.醫院聲像檔案數字化管理[J].醫院管理雜志,2014(05):439-441.

[4]葛書文.醫院聲像檔案管理與利用芻議[J].經濟研究導刊,2009(19):231-232.

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【關鍵詞】社保檔案；作用；數據化管理；必要性；保障措施

社會檔案管理工作包含的種類非常多，主要是依據不同的適用范圍及管理內容進行劃分。對民生檔案而言，社保檔案是其重要組成部分，主要是記錄參保單位和個人的參保情況，同時也是維護參保者社會保險權益的重要依據，對社會個人以及我國社會保險事業的發展都具有重要的現實意義。同時我國對社會保險事業的投入力度不斷加大，并頒布了專門的社會保險制度，投保人數急劇增加，對社保檔案管理工作提出了較大的挑戰。我國數字化技術不斷成熟，其應用范圍也不斷擴大，在社保檔案管理工作中推行數字化管理是推進管理工作發展的必然趨勢和要求。

一、社會保險檔案管理工作的作用分析

（一）社會保險檔案信息具有重要的使用價值和參考價值。社會保險檔案管理具體而言就是對參保單位和個人參保情況的詳細記錄，主要有個人的文字信息、數據圖表以及參保單位的詳細資料。社會保險檔案管理信息具有較強的真實性、專業性，能夠真實有效地反映個體和單位的參保情況，可以直接作為原始信息資源被參保單位或個人使用，同時也是社會個體享有社保福利的重要依據，社保檔案管理信息具有較高的使用價值和參考價值。

（二）社會保險檔案管理工作是社會保險事業發展的重要基礎。近些年來，我國不斷加大對社會保險事業的投入力度，而與其相關的社會保險檔案管理工作也日趨完善和規范化。我國針對社會保險檔案管理工作制定了具體的法律法規，對社保檔案管理年限進行了具體的規定，并且細化社會保險檔案管理材料，針對不同類型、不同項目的參保人，實行差別收費。這在很大程度上說明了我國對社會保險事業的重視力度，并且其配套服務也日趨完善和規范，正確認識了社會保險檔案管理工作對社保工作開展的重要性和必要性。

二、社保檔案管數字化管理的必要性分析

隨著社會經濟的不斷發展，我國對民生事業的投入力度不斷加大，社會保險業務量大幅增長，而與之配套的社保檔案管理的工作量也急劇增加，對社保檔案管理工作提出了更高的要求。社保檔案管理工作是社保事業開展的基礎，它貫穿于社會保險業務的全過程，保障社保工作順利進行。同時隨著社保檔案管理工作量的不斷增加，傳統的檔案管理模式已經無法滿足社保檔案管理工作的需要，建立一套高效率、規范化、容易儲存和利用的社保檔案管理信息系統迫在眉睫。就當前而言，社保檔案實行數字化管理極大地提高了工作效率，使社保檔案信息的使用、儲存以及查詢都更加地方便快捷。

三、社保檔案數字化管理構建的保障措施

社保檔案具有較高的社會使用價值，對我國民生事業的順利發展具有重要作用。相關政府部門應正確認識到社保檔案管理的重要性，不斷加大對社保檔案的管理力度，使其為我國民生政策的制定提供堅實的數據支持。并且我國已經全面進入信息化社會，信息技術、數字技術在檔案管理工作中也得到充分的利用，極大地提高了我國檔案管理工作效率。因此社保檔案數字化管理的構建符合檔案管理工作的發展要求，下文將對社保檔案的數字化管理的實行提出具體的幾點保障措施。

（一）加大對社保檔案管理的投入力度。社保檔案數字化管理體系的構建是在一定的物質基礎上實行的，需要引進先進的信息化設備。因此相關部門一定要加大對社保檔案管理的投入力度，為數字化管理體系的實行奠定堅實的物質基礎。只有有了充足的活動資金，才能合理配置社保檔案的管理部門，配備足夠的檔案管理人員，為社保檔案數字化管理奠定組織基礎。

（二）建立完善的系統風險防范措施。檔案的數字化管理所生成的電子信息，既然和網絡相連接，就存在著一定的風險，這種風險不是主觀的，而是客觀存在的。社保檔案管理者要樹立風險觀念，積極主動地制定一套體系完善的針對多種風險的預防計劃。所以，要在檔案實施數字化管理全面分析的基礎上，積極地制定詳盡的風險防范措施，盡最大努力把風險掌控在一定范圍之內，并且及時發現和消除潛在的風險隱患，切實提高社保檔案數字化管理體系的安全性與可靠性。

四、結語

綜上所述，社保檔案是我國民生檔案管理的重要組成部分，直接關系到參保民眾的社會福利，同時也是我國社會保險事業順利發展的重要基礎，對我國民生事業的發展也具有重要的促進作用。近些年來，隨著社會保險事業的不斷發展，社保檔案管理工作迎來新的挑戰，變革傳統的管理方法和管理模式迫在眉睫。社保檔案管理相關單位應積極引入信息化技術，推行數字化社保檔案管理，提高社保檔案管理工作效率，為我國社會保險事業發展奠定堅實的基礎。

【參考文獻】

[1]劉彥紅.淺析社保檔案的數字化管理[J].現代商業，2014（2）：77.

[2]郝薇.社保檔案數字化管理的架構探討[J].華章，2012（35）：323.

[3]姜華.新時期事業單位檔案數字化管理的探究[J].決策與信息（下旬刊），2016（5）：223.

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[關鍵詞]房地產　檔案　產權　數字化管理

[中圖分類號]F28

[文獻標識碼]A

[文章編號]1009-5349(2010)09-0048-02

近幾年來，隨著科學技術的不斷發展，房地產檔案的管理正在漸漸深入到高科技領域以計算機為核心的現代信息處理技術。通過網絡為支撐的計算機技術，實現了房地產檔案信息登記查詢、收集測繪、整理管理的現代化模式。很大程度上產生、發展了房產檔案管理新模式。現在已經逐漸向現代先進高技術手段過渡的檔案化管理摒棄了最初的檔案管理以人工管理為主的傳統手段。檔案數字管理化，房產檔案的相關內容的錄入整理是現階段的主要手段，它進行一體化管理在檔案信息管理系統中采用編排目錄，通過編排的目錄進行全文檢索，把全部文字信息、圖像信息及其他相關登記信息全部編寫于目錄數據中進行統一管理，從而實現查詢方便、安全、快捷、保存期限長、內容完整性好、檔案利用不受時間、空間的限制等優勢。使檔案圖文信息的全方位查閱、管理得到了更進一步的效果。

一、房地產檔案數字化權屬管理的內客

數字化房地產權屬檔案管理內容，包括以下幾個方面：

(一)數字化目錄的編寫規則

數字化目錄的編寫規則是編制檢索工具的工作，指房地產權屬檔案管理機構對歸檔的房地產權屬文件材料進行等級的劃分、全面的分類，以及相關的事項。數字一體化檔案對目錄的管理內容包括以下幾個方面：

第一，系統權限的設置要更加人性化，更加合理化，在數字化檔案管理系統中，電子目錄數據是搜索、查詢檔案資料的惟一途徑，根據要查找內容的種類、類型，電子目錄應能正確地判斷是否允許用戶進入。

第二，要保障有完整的檔案目錄，工作人員可以根據實際的應用需要生成檔案目錄表，快速查詢某一卷某一種類型檔案資料(宗)產權登記的資料，或查詢某一卷(宗)產權登記的資料，通過編排的編目，可以簡單、安全、快速查閱。

第三，檔案的統計管理要加以完善，對不同類型的檔案做出數字化的整理是檔案統計的一種方法。對檔案管理人員檔案管理做出及時有效的對策，都是有一定幫助的。

(二)檔案管理網絡一體化

網絡一體化(包括局域網和互聯網)應用是房地產權屬檔案管理和利用的主要形式，也體現了快速、準確、安全的方式。實現檔案管理網絡一體化解決了以往利用檔案的諸多不便，如果我們能夠實現檔案管理網絡一體化，我們才能及時為房地產交易、房地產權屬登記、房地產糾紛仲裁、物業規劃、房屋買賣、住房制度創新、城市策劃管理、城市建設等各項工作提供保障服務。真正體現檔案數字化的各種優勢，可以使檔案利用不受時間和空間的限制，可同時多人多次使用，不會有所沖突。這些功能的實現，讓使用單位提高工作效率，提高檔案信息的利用程度，為資源的利用提供了更大的空間。

(三)數字化檔案的生成

根據《城市房地產權屬檔案管理辦法》，數字化檔案過程即指房地產權屬檔案的收集、登記、整理和歸檔。有三種屬于建檔范圍內的文件材料，如下：

第一種是房產登記申請書、收件收據存根。權屬變更登記表、房地產狀況登記表、房地產勘測調查表、墻界表、房屋面積計算表、房地產登記審批表、房屋滅籍申請表，房地產稅費收據存根等。都是房地產產權登記工作中形成的各種建筑范圍內的文件材料；

第二種是房地產權登記確權、房地產產權變更及轉移、房地產權利人、設定他項權利等有關的屬于建檔范圍內的文件材料：

第三種是房屋屬界定位置圖及其所占用的土地使用權：房地產分幅平面圖、分層分戶平面圖、分丘平面圖等。

這些文件材料掃描建檔中管理人員必須加以輔助的工作，輔助工作融合到實物檔案的人工整理歸檔的過程中，因為頁面紙張厚薄、大小、紙質均不一致；可以直接轉換為位圖格式存儲，有分丘平面圖、分幅平面圖、分層分戶平面圖，已實現計算機繪圖。如直接存儲矢量圖，查閱時還需要安裝專門的工具軟件，并且歸檔后的資料已不能修改，不利于檔案的方便利用，保留矢量圖已無必要；對于超大頁面，可以采用低成本的數字照相方式，或工程掃描儀掃描。

檔案掃描過程與目錄管理實現無縫連接，省去為文件取名、建立對應關系等多余步驟，提高建檔效率。提高建檔效率在檔案數量龐大的房地產權屬檔案管理部門具有特別重大的意義，即使每頁的掃描建檔時間只節約幾秒，最終對整個工作進度的影響可能是幾個月，甚至上年。掃描圖像的存儲有兩種方式：文件方式和數據庫方式，文件方式雖然簡單易于實現，但在檢索效率和安全性方面都得不到保障，只適合于速度、安全性要求不高的小型檔案庫。即使采用數據庫方式，當檔案數量大時，如幾十萬卷檔案的記錄數就有幾百萬，方案設計時應注意選擇高性能、大容量的存儲系統。

二、房地產權屬檔案數字化管理的基本原則

數字化檔案是一種安全又快捷的檔案管理形式，比普通檔案管理有很大的管理優勢。解決了以往利用檔案的諸多不便，可以使檔案利用不受時間和空間的限制，可同時多人多次使用，不會有所沖突。

(一)數字化產權檔案管理的基礎是全程化管理的重要部分

建立一個完整的管理體系，對數字化房地產權屬檔案的整個生命周期從產生到永久保存或銷毀進行全程管理，這個過程稱之為全程管理。這是基于信息技術而建立的數字化檔案管理理念，以實現整個系統(軟、硬件及信息)資源的最大共享和最大效益，其中包括檔案管理的規則、方法質量的要求以及檔案從收集、整理、歸檔、利用各階段活動統籌兼顧的全局調控。

(二)實施數字化權屬檔案的安全性是基礎保障

系統軟件或硬件免受人為破壞和自然災害的能力稱之為安全性，安全性保障應從制度著眼，技術手段著手，也可以指防止房地產權屬檔案的散失、泄密。合理設置用戶權限，健全安全保密制度，堅持定期數據備份。

(三)數字化權屬檔案存在的意義是真實性

真實性指檔案仍然保持其真實性、可理解的方式輸出在經過存儲、傳統、壓縮、加密等處理之后。保障檔案的真實性措施應貫穿于全部管理工作的始終，如不能保證檔案的準確檢索查閱利用，數字化檔案也就失去了存在的價值。要統一數字檔案的一般程序，文件無論如何變化和存儲信息，都必須保證其真實性，必須與原文檔相符。

三、關于房產管理部門建立數字化權屬檔案的一些合理化意見

房地產管理現代化的重要組成部分包含了權屬檔案的數字一體化管理，目前處于初始起步階段的權屬檔案的數字一體化管理，及相關實際情況有幾點合理意見，如下：

第一點：國家檔案局已就電子文件檔案制定了規范標準，房地產權屬檔案的數字化應當建立合理化的統一規則。房地產權屬檔案的特別性決定了其管理的獨特性，房地產權屬檔案的特別性決定了其管理的獨特性，為全國性電子文件管理提供了普通管理標準。當前已經建立了權屬數字化檔案的地方由于種種原因，沒有制定出統一的合理化標準，有的在建設過程中還處于摸索階段，在實際應用中也不是很理想。當務之急應制定出一套適合于房地產管理的數字化檔案統一標準，因此，各地的權屬檔案現代化工作的規范和指導應加以重視。

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[關鍵詞]檔案信息 數字化 數據轉換

中圖分類號：N9211 文獻標識碼：A 文章編號：1009-914X（2015）13-0314-01

一、檔案數字化的概念

數字化本質就是將人們感受到的信息抽象為可以度量的用符號表達的數字、數據，再將這些數字、數據按照一定的數字化模型轉換為一系列計算機可以識別的二進制代碼，從而可以通過計算機對這些數據進行高效的處理、儲存、傳輸，這就是數字化的基本過程。檔案數字化無疑就是將存儲于傳統載體上的檔案信息進行數字化，在信息化技術日益發展的今天，檔案數字化也隨之迅速發展起來。事實上，各種原始的檔案資料數字化具有技術的可行性，在我們描述信息的二進制序列過程中，無論采樣的頻率有多高，總是存在于實際事物的差別。

檔案是人們處理事務過程中遺留下來的副產品，它使人們進行社會實踐活動附帶的產物，或者它是自然形成的，而不是純粹人為的結果。盡管不能機械地理解原始性的含義，但是毫無疑問檔案的歷史性、真實性是其本質屬性。

檔案信息數字化的工程不能成為一種時尚，而要在保證檔案基本屬性的情況下借助于現代信息技術擴展其作用范圍，提高其效率。因此需要從檔案的特點、成本、效益等方面綜合考慮，確定出數字化與非數字化的界限，按照科學合理的方案進行數字化建設。

二、檔案管理數字化的目標

檔案有兩種基本價值，一種是歷史憑證價值，從檔案的基本屬性和檔案的內容、形式、特征看，檔案是真實可靠的，具有法律效力；另一種是情報信息價值，從檔案的信息存儲和所反映的內容來看，檔案信息可供各項工作借鑒、參考。由此可見檔案管理的主要價值體現在真實的憑證作用方面，而對效率要求相對處于較次要的地位。

對現實中的信息完全數字化的優勢，在于其強大的計算機處理能力、高效的查詢功能及信息管理與共享能力，在效率優先的前提下數字化是必須的工作。而對檔案的數字化處理必須結合其檔案利用的特點與數字化的優勢，找出一個最好的結合點。

因此，我個人認為檔案管理信息化的目標是在保證檔案原始憑證性、真實性、安全性的前提下，利用數字化的優勢，提高其管理、查詢與傳輸效率，擴展其服務功能特別是數據挖掘功能。

三、檔案管理的數字化現狀與問題研究

現有的數字化檔案管理系統大部分基于關系數據庫系統，基本實現了檔案的編目、檢索、統計、出借等日常管理，其本質是在原有的檔案管理體系上附加了計算機軟件，這在一定程度上提高了檔案管理工作的效率。但就當前現狀而言，檔案管理數字化工作面臨著一些問題。主要表現在以下幾個方面：

1.檔案管理數字化的界限問題

檔案中哪些內容數字化、哪些內容以原始的內容保存或者二者都進行，都不能十分明確，極端的做法是盡其所能通過鍵盤、采集卡及掃描設備將其內容全部數字化。

2、檔案管理數字化的標準問題

檔案信息數字化無相關電子數據標準，不同檔案部門數據結構格式不統一，盡管可以通過大量元數據來克服這樣不一致的問題，但不利于網絡條件下的檔案信息的高效率共享。

3、檔案數字化信息的管理問題

工作不協調，數字化過程與對數字化信息的管理不能同步進行，所有原始材料的數字化雖然技術上容易實現，但是對于較大型的檔案管理部門數字化將是漫長的工作，即使完全數字化了，將會涉及大量異構數據的檢索、轉存及管理。如果相應的檢索和驗證管理軟件跟不上的話會使問題復雜化，許多前期工作將會前功盡棄。

4.檔案數字化信息的安全性問題

數字化后的電子信息安全性與可靠性問題十分突出，如何保證數字化后的信息不被隨意訪問、篡改、復制是一個十分復雜的問題。要解決這樣的安全問題，需要利用計算機數據安全技術，單從技術特征來說要解決的問題是數據的完整性、保密性和可用性，涉及的技術包括數據加密與數字水印。檔案信息是需要長期保存的，這將導致加密密鑰的管理變的十分困難，因為密鑰安全性不僅在于計算的復雜性，而且還在于不斷更新，而數字水印技術在一定程度上必然導致原始數字信息的失真，從而進一步破壞檔案的原始憑證。

以上數字化過程中，如何平衡各個影響因素，需要我們仔細分析，事實上，以上所有問題都是由界限不清晰帶來的，即所有檔案材料中，哪些部分數字化、哪些內容不數字化不是十分明確。

四、檔案管理的數字化界限劃分

如果從檔案管理的主要作用來分析，既然是用來作為憑證的，其效率要求相對來說較低。對所要求的憑證信息在一日內一般都能查詢確定，就目前的管理體系來說完全能夠達到其所要求的效率。因此，數字化的作用在于提高利用效率的同時，擴展原有檔案信息的利用價值，即除了其憑證功能外擴展其分析價值，通過對以前檔案資料的統計分析及信息挖掘為決策未來提供必要的支持

在實現了對檔案的目錄、案卷、出借、查詢、統計等基本外延信息計算機管理的基礎上，我們可以將進一步的檔案內容數字化按照需求分為兩種，一種是以方便管理應用為主要需求的數字化工程，一種是以分析應用為主要需求的數字化工程。對于大部分單位的檔案管理來說，前者不具有普遍性，因此通過分析我們知道，從應用的角度分析其所帶來的好處只是檢索速度的提高與信息共享的方便，但是，以上均不是檔案管理信息主要利用價值的體現，因為其存儲、檢索與安全維護的代價是巨大的，況且對大量異構數據的管理與應用會增加檔案利用的復雜性，從成本利益及安全角度考慮也是不科學的。

所以，以分析應用為主的數字化實現才是最佳的選擇，它可以在保證檔案管理最基本特征及利用價值的基礎上，利用現代信息技術擴展其利用價值，通過對其以前的信息進行數據挖掘，從而為決策分析提供服務。在此前提下應該建立檔案管理信息系統、數據倉庫、原始檔案材料三級管理與應用模式。

1.檔案管理信息系統

檔案管理信息系統是對檔案材料存在與利用信息的數字化及管理系統，具體數字化及管理的內容主要包括：檔案的實物存儲位置信息、屬性信息、審核信息、出借利用信息、統計信息等。

2、數據倉庫

與事務處理數據庫系統不同，數據倉庫是從多個數據源中收集的一個信息倉儲，是整合的、主題導向的、長期積累的且內容不頻繁更換的數據集合。采用數據倉庫的技術，將來源于不同檔案部門管理信息的信息資源復制集中到一個數據庫中，形成一個資源信息中心。

由于數據倉庫不常被修改，也不用于通常的事務處理，只是用于查詢、數據挖掘、分析，因此其一定程度的數據冗余是允許的。另外，數據倉庫的特性也是符合檔案管理的基本應用要求的。

基于數據倉庫的數據的單向流動保證了數據的安全性，分布于各個檔案部門的數據單向地轉儲到數據倉庫中可以在兩方面保證數據的安全性，即使從數據共享的角度來看，作為數據倉庫的用戶來說，本質上只有只讀權限，堵塞了數據的安全漏洞。

建立數據倉庫時，數字化的內容并不需要所有的原始檔案材料，而可以是能反映原始檔案信息內容與作用的摘要信息。它既能夠作為查詢與信息共享的數據源，又可以作為數據挖掘從而進行決策分析的數據源。