導語：如何才能寫好一篇檔案管理的問題及措施，這就需要搜集整理更多的資料和文獻，歡迎閱讀由公務員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

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關鍵詞：檔案；安全；問題；解決措施

1電子檔案管理中出現的安全問題

1.1電子檔案保存壽命受限。由于電子檔案受其保存介質的壽命長短、質量優劣以及其更新換代的影響，使得其壽命存在各種差異。如計算機設備的更新換代，過時的檔案介質，造成電子檔案信息無打開利用，從而可能會造成檔案信息的損害和丟失，嚴重損害了信息利用者的利益。

1.2病毒的危害性。網絡時代，各種病毒木馬不斷的對計算機進行攻擊與入侵，使得一些機密的電子檔案在傳輸過程中可能會被病毒等感染，電子檔案系統也可能被黑客所攻擊，從而危害電子檔案信息的安全。

1.3電子檔案真實性受到挑戰。由于紙質檔案可加蓋單位公章，領導簽字，比較容易鑒別，而電子檔案由于具有無限修改復制的功能，如果不加以技術處理，則無法辨認其原稿的真實性，從而造成信息的失真。

1.4電子檔案安全不容忽視。網絡時代，由于互聯網的開放性，使得數據被他人盜取、篡改的事件時時發生，這對機密電子檔案的管理提出了很大的挑戰。

2解決電子檔案安全問題的措施

2.1技術安全處理措施

2.1.1加密處理。數據加密是減少電子檔案信息被盜、泄密的有效方法。通過加密處理，使得數據不被非法竊取、閱讀。電子文件在傳輸過程中可采用非對稱式或雙密鑰碼進行加密。發方可使用收方的公開密鑰發文，而收方只用自己知道的密鑰解密。這樣任何人只能通過公開密鑰向收方發文，而收方才能獲得加密文件，而其他人很難破解密文，從而有效的保護電子文件的機密性。

2.1.2電子簽名技術。隨著計算機技術的發展，電子簽名技術被人們廣泛應用起來，電子簽名可分為證書式數字簽名和手寫式數字簽名。主要作用是在于證實該份文件確實出自作者，確保其內容沒被他人改動。通過證書式數字簽名可有效檢驗文件確實來自發方，內容沒有被人改動。手寫式數字簽名則是將專門的軟件模塊嵌入文字處理軟件中，作者可用光筆在計算機屏幕上簽名，或者用壓敏筆在手寫輸入板上簽名，使其顯示的筆跡與在紙質文件上的親筆簽名的字跡一樣，從而保證其信息的真實性、合法性。

2.1.3權限的使用與監控。檔案管理者應對電子檔案數據訪問用戶設置身份驗證，只有通過身份驗證信息的人才可進行訪問。此外還要根據訪問人身份、電子檔案的秘密等級，來確定其訪問權限。目前可使用的監控技術為防火墻技術，防火墻具有很好的保護作用，入侵者想要接觸目標計算機，必須先穿越防火墻的安全防線，因此可將防火墻配置成許多不同保護級別，使數據庫的信息和結構不受侵犯。

2.2制度安全管理

電子檔案在形成、處理、傳遞、歸檔等過程中都有可能出現信息的丟失與篡改，因此為了保證電子信息檔案的安全性，實行必要的制度管理是必不可少的。可根據需要制定相應的制度，如只有電子信息管理人員才能進入相關操作系統，計算機要設置密碼，專人專用，其他無關人員不得打開或使用其計算機，更不得非法進入或操作該系統。同時，對電子檔案生命周期的整個過程進行嚴格管控，防止任何一個環節出現問題，造成信息丟失或失真現象發生。

2.2.1明確電子文件制作傳遞的責任。電子文件要由專人制作，制作完成定稿后要進行加密處理，如需要參考或利用時，只能以只讀形式進行查閱，防止因主觀或客觀原因造成電子文件的篡改或滅失。

2.2.2及時收集電子文件。很多單位電子文件制作完成后，任由于制作者進行保管，使得電子文件處理松散的管理狀態，容易發生失真現象。電子文件一旦定稿就應由領導使用電子筆等進行簽發，如條件不允許，可在紙制文件上簽發，然后將紙稿與電子稿件一同交由文書檔案管理者進行管理，不得擅自修改。如需修改，應經領導批準后方可進行操作。同時對電子文件要進行備份處理，保證電子文件不得丟失，不滅失。

2.2.3歸檔制度。電子文件歸檔時要進行認真檢查，檢查文件是否齊全完整，真實可靠，是否是最終稿本，其與相應的紙質或其它載體文件的內容是否一致。然后將電子文件放入計算機指定的位置，或者備份到相應的介質中。歸檔時要注意標明相應的保密級別，注明了保密級別的電子文件應及時進行邏輯歸檔，并按照電子檔案的目錄對應放置。電子文件可按紙質文件的要求劃分為“絕密”、“機密”、“秘密”。

2.2.4保管制度。電子文件和其他紙質檔案一樣，是獨立的檔案門類和載體，要按制度妥善管理，確保電子檔案不損毀、不失真，從而保證電子檔案的完整、真實，實現其應有的價值。電子檔案要進行統一保管，檔案管理者應熟練的掌握計算機使用技術，能夠使用各種檢索工具，使得歸檔的電子文件利用起來更加方便與及時。檔案管理者應對存放電子文件的介質進行不定期的健康檢查，對發現問題的電子文件要采取維護措施，及時修復，防止文件的丟失與破壞。同時，隨著計算機設備的更新與發展，要對歷史電子檔案介質進行同步更新、復制和備份。

2.2.5電子文件利用條件。電子文件的操作與利用需要具備相應條件，管理者可根據實際情況設置相應權限，無關人員不得借閱、操作該電子文件，同時對管理者提出相應的紀律要求，要遵從保密管

理規定，不得向無關人員泄露屬于工作秘密的電子文件檔案，一旦發生屬于秘密的檔案出現泄露與丟失要嚴格追究檔案管理者的責任。2.2.6不可忽視紙質檔案的管理。雖然目前提倡力行節約，實行無紙化辦公，但由于電子檔案安全性、真實性等受到很多制約，因而紙質檔案的管理依然顯得重要，紙質檔案具有保存時間長、真實可靠性強、可信度高等特點，紙質檔案在當今檔案工作中仍發揮著重要作用，因此我們不可忽視紙質檔案的管理與保存。檔案領導者及管理者仍要把紙質檔案工作做為重要工作來抓。

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【關鍵詞】：園林；檔案管理；問題；解決措施

1 、園林檔案管理存在的問題

1.1 對園林檔案管理不夠重視

不夠重視城市園林檔案管理工作，不愿意為檔案管理工作投人較多的人力、物力以及財力，檔案管理設備過于陳舊，性能不好。城市園林檔案管理工作不能夠給單位創造直接的經濟收益，加之單位領導缺乏長遠的具有戰略性的目光，所以不為檔案管理工作提供必要的設備、人員與金錢，直接阻礙了城市園林檔案管理工作，不能對當今的先進的科學技術與設備予以最大程度的利用。此外，當前的檔案存儲環境與條件是不盡人意的，甚至可以說破陋不堪。存儲條件的惡劣使得檔案被損壞，這種棘手的狀況應該引起我們的高度重視。

1.2 城市園林檔案管理工作人員缺乏足夠的專業素質

我國當前的大部分檔案管理人員都沒有接受過專業的檔案管理工作方面的培訓和教育，業務能力急劇低下，不能按照規定和標準開展檔案管理工作，而是在工作的時候自作主張。此外，由于檔案管理不能為單位帶來直接的經濟效益，所以單位領導不重視檔案管理工作，因此，這就導致存在這樣一種現象，即把檔案管理工作當做是兼職。管理人員的本職工作并不是檔案管理工作，而是在業余之際兼職檔案管理工作。所以，投人到檔案管理工作中的時間和精力是極其有限的，進而導致在開展檔案管理工作的時候力不從心，經常發生檔案管理不到位、檔案被毀壞、檔案分類不正確等明顯而嚴重的錯誤。此外，許多的檔案管理人員不能與時俱進，使用的檔案管理方法落后，不能滿足不斷進步的時代的要求。

1.3 園林檔案整理不夠規范

園林檔案整理作為園林檔案管理中的一個重要環節，只有保證園林檔案整理能夠規范化實施，才能高效地利用其中的信息資料。但由于園林檔案整理工作量大，整理對象多，工作內容枯燥，所以需要更加細致和認真。而在實際工作崗位中，領導的不夠重視，工作人員的素質差異，從而導致園林檔案無法規范整理，進而出現缺損，條目不一，描述不清等情況，嚴重影響到園林檔案管理的質量。

2、 提高園林檔案管理改善措施

2.1 提升園林檔案管理的資金投入

園林檔案作為提高人們生活質量，城鎮化建設和展示城市形象的重要文獻，對城市的發展有著積極的促進作用。為了使園林檔案的管理更加規范，提高園林檔案的利用效率，提升對園林檔案管理的資金投入，進而創造出更好的園林檔案管理環境。使園林檔案的利用更加方便和快捷，并真正體現出其應有的價值和意義。

2.2 加強園林檔案管理的意識

根據城市發展的需要，園林檔案的價值也在與日俱增。無論城市的規劃建設，還是人文生活水平的提升，園林檔案都是必不可缺的一個環節。而相關園林建設單位想要在激烈的競爭中脫穎而出，就必須深刻意識到園林檔案管理的重要價值和作用，從而高效地收集園林工程建設中的各種資料和數據，不斷完善和改進，使園林工程建設更好、更快地進行，讓企事業單位能夠順利完成工程中的各項指標，這樣才能展現出企事業單位強硬的競爭力和高效的管理水平。同時，相關企事業單位應該認真學習園林檔案的管理知識，提高檔案管理技能，通過網絡、新聞媒體、期刊雜志等媒介使其充分認識到園林檔案管理的重要性。這樣，對于提高城鎮化建設、改善人們的生活環境、促進社會和諧有著積極的重要作用。

2.3 提高園林檔案管理人員的全面素質

由于我國園林檔案管理起步晚、底子差，人員專業技術不過關，因此提升園林檔案管理人員的素質和服務勢在必行。相關單位應配備專職和兼職的檔案管理人員，明確相關責任，并落實相關人員待遇。園林檔案的管理具有一定的服務性、專業性和保密性。所以，應加強從業人員自身的職業素養，優先聘用踏實、正直、執行力強的人員進行園林檔案管理工作，可通過淘汰制競聘上崗。有關部門應定期組織專業技能培訓和職業道德教育來提高從業人員的服務水平。使其能夠掌握先進技術和最新知識，從而提高園林檔案管理的規范。

2.4 完善園林檔案管理責任的相關制度

相關部門應聯系國家有關檔案管理的規定，制定出一套合適、規范、嚴謹的責任制度。依照園林建設的工程質量和進度及時整理歸納出相關的數據和資料。同時，完成各項管理制度，讓檔案管理人員有章可循，提高園林檔案的規范化和迅速化，讓園林檔案發揮出其應有的價值。

2.5 城建檔案部門要加大行政執法力度，依法管理

就園林建設的實際過程來說，我們不僅強調正式的規劃和設計階段，同時對園林綠化工程的驗收也容不得一點忽視，這也同時決定了我們需要重視園林建設竣工之后的檔案管理工作，需要實施園林綠化工程檔案驗收備案制。由園林綠化主管部門和城建檔案負責部門共同實施。建設單位在對園林綠化工程進行預驗收前，要提前請有關部門為工程檔案進行預驗收，預驗收合格后，取得兩部門核發的工程檔案預驗收認可文件，方可組織工程驗收。城建檔案部門要加大行政執法力度，不定期對園林綠化工程檔案工作進行檢查指導，增強建設單位的城建檔案意識，依法對沒有繳納園林綠化工程檔案的建設單位進行處理，使園林綠化工程檔案得以順利進館。

3 、結束語

為了能夠更好地提高園林檔案的管理，各單位應當加強對園林檔案管理的投入和重視，認真做好檔案的收集工作，保證檔案資料的全面、準確、完整，提高園林檔案的規范化管理，以及提升從業人員自身的素養和加快園林檔案信息化的建設。隨著社會建設步伐的加快，園林檔案管理也要不斷改變和創新，為城鎮建設和人文的提高貢獻出更多價值。

【參考文獻】：

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關鍵詞：新時期；醫院檔案管理；管理效率

在新時期，醫療體系在不斷的改革之中，而醫院的檔案更對醫院具有重要的意義。在這背景下，有效的總結醫院在檔案管理當中所存在的問題，并針對性的提出解決意見，能夠更好的促進醫院的現代化建設，確保醫院為患者提供更加優質的服務和保障。本研究主要就此進行分析，結果取得滿意成效，現將主要研究情況作出如下匯報。

一、新時期醫院檔案管理中的問題表現

新時期檔案管理中存在的問題較為多樣，主要表現在檔案管理人員自身、檔案資料情況和管理技術等三個等方面：

首先從檔案管理人員來說，很多從事醫院檔案管理的人員并非是專業人員，對醫院的檔案管理缺乏必要的認識，對于檔案管理的相關工作和任務要求并不了解，在工作中，一般都采取邊學邊做，這樣會導致檔案管理不夠科學和規范，也有一些人員存在責任心不夠強的情況，而且很多醫院領導對于檔案管理不夠重視，不了解檔案在醫院中所能發揮的作用，也不過問檔案的管理情況，使檔案管理工作處于應付狀態[1]。從檔案角度來看，如今醫院的檔案資料歸檔并不完整，對于相關的檔案資料不能更好地保存，也未作出妥善的處理和歸檔處置，沒有專業的人員負責整理，進而一些檔案資料不能真實準確地對相關歷史問題作出反應。醫院缺乏對高新技術的應用，很多醫院沒有開展檔案網絡操作系統，檔案管理人員沒有受過專業的檔案系統操作培訓，無法對檔案進行更高效信息錄入及保護，而且對于電子文件的整理等也具有較差的能力，在檔案管理中不能做到適合現代化發展。

二、新時期醫院檔案管理的改進措施分析

針對以上問題，在新時期的檔案中需要從4個方面進行改進，分別是制定合理的檔案制度，做好人員管理工作，完善機構，并對高新技術進行合理的應用：

① 制定合理檔案制度：要保證檔案管理工作的健康發展，確保減少檔案管理的隨意性。需要調動醫院的各級領導從思想上認識到檔案管理的重要意義，對所有運行后的檔案資料進行有序歸類和編號保存。同時確立獎勵機制，對于檔案管理人員進行年終考核的時候，需要參考其檔案管理的業績，適當獎勵，激發其工作熱情。強化檔案管理人員的管理意識；

②人員管理：要增強檔案管理人員的責任心和道德素養，使其在檔案管理的過程中認真負責，確保檔案管理的科學規范，有據可循且有目可查。而且要加強檔案管理人員的專業技能的培訓，定期參加各類檔案實操課程的培訓學習，確保檔案管理人員對檔案管理工作有專業的技術水平，并要根據當下的醫療服務理念，增強檔案管理的服務意識和服務觀念，培養起創新意識。檔案管理的最終目的在于利用，因此需要檔案管理者做好日常的系統管理工作，強化對各項檔案的編制工作；

③完善機構：檔案部門的設置對醫院檔案管理工作的效率具有重要的影響，同時也能夠更好的反映出醫院的綜合管理水平。為有效的促進資源的共享，需要要求醫院在進行檔案管理的時候成立系統的綜合性質的檔案室，并且為檔案室配備專業的管理人員。還要成立檔案管理領導小組和檔案管理監督小組，以便于更好的促進對檔案的綜合利用等。需要建立規范的檔案庫，并配備抽濕機、空調機等硬件設備，有針對性的對檔案的管理工作進行規范，對于性質特殊的檔案需要特殊管理，比如專門檔案、聲像檔案等；

④高新技術的應用：當前階段的信息技術高度高達，使得計算機技術已經被廣泛的應用到了社會的各個角度，所以將計算機網絡技術納入到醫院的檔案管理工作當中也成為了實現最為主要的任務。而在確保計算機網絡技術管理醫院的檔案的同時，還要求醫院的相關檔案管理人員必須掌握必要的計算機基本知識，并能夠熟練的使用檔案管理系統，對各類檔案的數據庫進行建立、維護和管理等。能夠有效的將檔案的內容進行分類，同時還能夠借助更多的先進技術，如監視器、錄放機和多媒體電腦技術等來實現對檔案的管理等。

三、新時期關于醫院檔案管理的認識

在社會經濟不斷發展的同時，導致當前我國的醫院的醫療體制的改革也在不斷加快。醫院的管理模式和經營體制都在發生著巨大的變化，這也使得在這種背景下的醫院的檔案管理出現了一定問題[2]。檔案管理對于醫院來說是十分重要的一項工作，所以總結分析其在當下環境下所產生的問題，并采取有針對性的措施進行干預是十分必要的。本研究據此進行研究，從中能夠得出，醫院的檔案管理中主要存在著三個方面的問題，分別是管理人員自身的問題、檔案資料的問題和管理技術方面的問題。而這三大方面的問題所導致的差錯較為嚴重，采取針對性的措施主要從這三方面著手，重點對管理人員進行了管理和統籌，并針對檔案資料自身和管理技術提出相關的措施，結果管理效果尤為突出。

四、結語

本研究主要就新時期醫院檔案管理中存在的問題進行簡要分析，同時有針對性地提出了一些改革措施，也談到了筆者一些自己的主觀看法。新時期醫院檔案室的檔案管理中存在的問題是多方因素造成的，配合有針對性的措施，能夠提高檔案的管理效率，減少差錯發生，更好地促進醫院的全面發展。

參考文獻：

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[關鍵詞]檔案管理 問題 措施

中圖分類號：G275.9 文獻標識碼：A 文章編號：1009-914X（2016）25-0334-01

前言

干部人事檔案管理工作，可以說是人力資源管理中最為重要的環節之一。因此，充分對人事檔案管理工作中存在的問題進行分析，并深入探尋有效的解決措施，加強對人事檔案工作的管理，以此來促進干部管理工作的進一步發展，已成為廣大干部人事檔案管理工作者拭目以待的重要課題。

一、干部檔案管理存在的問題

1、檔案管理不夠重視

隨著干部選拔任用、監督管理的日益嚴格“三齡二歷一身份”的真實性有待統一。一些干部人事檔案中，年齡、工齡、黨齡、學歷往往前后不一致，比如年齡，有的與身份證上的記載出入很大，在實施競爭上崗、公開選拔制度和轉員制度時，這些都關系都到干部本人的切身利益，有時甚至直接決定了干部的進退去留。檔案記載的前后不一，給正常的干部工作帶來了不必要的麻煩。

2、干部檔案管理的硬件設施不齊全

這些硬件包括檔案館和設備。但有些管檔單位至今也沒有建立專門的檔案室和配置相應的設施對檔案的管理名存實亡，導致原始的紙質檔案得不到有效的保護很可能出現蟲蛀、霉變等現象計算機的管理更是不可能實現。

3、干部檔案材料不完整、歸檔不及時

由于不同行業、不同部門對歸檔材料的要求和管理力度的不同，干部在跨行業、跨部門交流時，常有材料歸檔不及時的情況，有些材料還因此造成永久的遺失，限制了檔案工作發揮應有的作用。人事檔案收存的是干部的履歷、自傳、鑒定、學習學歷職稱、入黨材料、獎勵、工資等方面的有關材料，檔案中的材料只有完整、齊全、規范，才能真實地反映干部自身的成長歷史和人生軌跡。

4、管理技術落后

在現代化社會發展中，我們已經不能只關注于以往的人工記錄管理方法，而是采用新時代的新技術，對人事檔案管理進行信息化管理。在科學技術飛速發展的今天，計算機得到了普遍應用，在現代化辦公中起到了重要作用。然而體現在人事檔案管理上，我們就會發現有些先進的技術手段還沒有充分挖掘和發揮，計算機技術還沒有在人事檔案管理中廣泛運用，這些不利于人事管理效率的提高，并且造成一定的資源浪費。

5、檔案管理人員素質偏低

由于受傳統觀念的影響，對檔案管理的認識不足，重視程度不夠，難以勝任檔案工作更換頻繁。究其原因，往往是一些單位分管人事檔案工作的檔案管理人員身兼多職，且一崗多職，造成檔案工作兼而不顧。隨著當前干部材料不斷增多，檔案數量逐漸增多，檔案管理難度增大，有關的管理措施卻未能及時跟進。

二、干部人事檔案管理措施

1、提高檔案管理人員的自身素質和業務素質，增強對檔案的意識

干部檔案是歷史地、全面地了解干部的重要依據，其真實性是干部工作嚴肅性是基本保證，一段時間以來，由于部分地方和單位對于干部檔案工作思想不重視、制度不完善、管理不嚴格，致使出現少數干部涂改、偽造檔案材料，在年齡、學歷、經歷、身份上弄虛作假等問題，給選人用人工作和組織人事部門形象帶來不良影響。因此，提高檔案管理人員的素質，不僅要提高他們自身的業務素質和知識水平，更著眼于政治素質和實際本領的提高，加大教育培訓的力度，努力培養政治強、業務精、作風硬的檔案工作人員，作為檔案工作者始終要加強政治學習，增強黨性黨風修養和思想道德素質，自覺服從黨和政府對這個工作大局，要解放思想、觀念、勤于思考、堅定信心。提高適應崗位要求的實際本領，珍惜檔案工作崗位。要深入進行調查研究，不斷地提高管理水平。

2、完善干部檔案管理制度

要提高人力資源檔案的管理水平，就要嚴把檔案管理關鍵環節：一、嚴把“入口關”。1、接收干部檔案要嚴格審核。對新納入的檔案必須先審核再入庫。2、實行干部檔案問題清單交接制度。對擬接收的干部檔案要逐份逐頁進行認真審核清點，列出清單，填入《干部檔案交接單》，經轉出、接收雙方簽字確認后存入檔案，理清前后管檔單位責任。3、在散材料收集歸檔時，要對材料的完整性和真實性有效進行嚴格的審核。嚴禁接收涂改、涉嫌造假或來歷不明的材料。其中，干部任免、考核、工資、獎勵等材料，重點審核材料的完整性，看簽字、蓋章是否齊全、材料內容是否完整、手續是否完備等。新取得的學歷學位材料，重點審核材料的完整性，看簽字、蓋章是否齊全、材料內容是否完整、手續是否完備，確認無誤后方可入檔。二、嚴把“保管關”。1、嚴禁無關人員進入干部檔案室接觸檔案。檔案室要配備視頻攝像頭，加強監控，確保安全。2、嚴禁查檔人員單獨查閱檔案。以防出現涂改、圈劃、污損、撤換、抽取、增添檔案材料等問題。3、嚴禁干部檔案工作人員違規處置檔案材料。要注意維護檔案材料原貌，內容不準確或填寫有誤的，不能直接在材料上更改、加校對章，確需更正的重要內容可形成書面說明存檔備查。對已存檔但經調查不實的材料，不能抽取、銷毀，要附上檔案審核說明或調查情況、本人說明等存入檔案第十類，以供參考。4、嚴格執行檔案保管使用回避制度。嚴禁干部個人接觸本人及其親屬檔案。三、嚴把 “出口關”。1、轉出檔案要通過機要轉遞或兩名以上工作人員送取。2、在職干部檔案原則上不予外接。因特殊原因的需經單位負責人簽字審批。借出前要掃描留存副本，以便檔案歸還時檢查核對。

3、干部檔案的數字化管理

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關鍵詞：社會保險 社保檔案 檔案管理

1.前言

隨著經濟建設的快速發展，我國的社會保險改革也不斷深化，社會保險的覆蓋范圍、參保人數都有了極大的變化，社會保險向規模化方向發展。社會保險檔案管理工作是保障參保人員切身利益的需要，與日俱增的社會保險業務量使得檔案數量增長迅速，這給社會保險檔案管理關注增加了一定的負擔。如何在社會保險事業快速發展的今天做好社會保險檔案相關的檔案管理工作，保證社會的和諧穩定，是當前業內人士應當關注的重要課題。

2.社保檔案管理存在的問題

2.1社保檔案管理意識薄弱

社保檔案管理意識薄弱是檔案管理工作中的突出問題。由于缺乏對社會保險檔案管理工作的正確認識，大多社會保險的經辦機構只注重對社會保險工作的領導和資金投入，將社會保險的檔案管理當做可有可無的工作，而忽視了對其的資金支持和技術支持，這增加了社會保險檔案管理工作的難度。有些管理部門的領導只重視社會保險的業務工作，而對社保檔案管理工作沒有采取一定的宣傳措施，使得檔案管理工作人員意識不到社會保險檔案管理的必要性，嚴重降低了社會保險檔案管理的工作效率。

2.2管理手段和方法落后

多頭管理是當前我國社保檔案管理工作的突出問題，社會保險檔案管理的多頭管理與我國社會保險發展歷程有關。社會保險檔案涵蓋的范圍廣泛，內容繁雜，并且全部的社會保險資料并不在一個部門保存，因此，參保人員若想查詢與自己相關的全部社保信息，則需訪問全部的社保檔案管理部門才能完成。雖然近些年來計算機技術發展迅速，有些社會保險檔案管理部門逐漸在工作中使用信息技術，但是受現實條件如資金、設備、專業技術人員等的限制，難以實現社保檔案管理的信息化，大多社保機構仍采用紙質材料檔案管理，增加了社保檔案查詢訪問的難度。有些經濟條件差的地方社保部門甚至沒有建立專門的檔案室，各類檔案資料被分割保管，容易造成社會保險檔案資料的丟失現象。

2.3缺乏專業的檔案資料管理隊伍

缺乏專業的檔案資料管理隊伍，對社保檔案資料的管理工作造成了不良影響。社保檔案信息服務質量與社保檔案管理人員的素質息息相關，但是多數社會保險經辦機構為了節約檔案管理的經費，不注重對檔案管理工作人員的專業技能培養，并且很少聘用專業的檔案管理人才，造成檔案管理專業隊伍缺乏的局面。此外，在有些社保檔案管理部門存在案管理人員身兼數職的現象，對檔案管理工作投入的精力和時間不夠，降低了社會保險檔案管理的工作效率。

2.4管理制度不統一

近些年來，社保檔案管理工作為了滿足社會保險改革的需求，逐漸向標準化、科學化的的方向發展，各地的社會保險經辦機構根據檔案管理工作規范的相關規定而制定了一些必要的社會保險檔案管理制度。但是由于各地社保具有一定的差異性，沒有統一的社保檔案管理的文件，各地的制度也不盡相同，使社保檔案在管理和應用上差別很大。

2.5不注重檔案信息開發

很多社會保險經辦單位忽視了檔案信息開發的重要性，不僅浪費了大量的信息資源，同時也使得社會保險檔案管理工作效率低下。在我國的某些地方，雖然社會保險改革已經歷了十多年的發展歷程，但是社會保險檔案信息開發工作依然停留在“初級管理型”的階段[3]，不能根據當地社會保險的實際情況對各種檔案信息資源進行有效的開發利用，使得大量有利于推動社會保險改革的信息資源變得毫無意義。

3.強化社保檔案管理的措施

3.1培養社保檔案管理意識

強化社會保險檔案管理工作的首要措施是培養人們的社保檔案管理意識，這就給各級社會保險檔案管理部門提出了較高的要求[4]，需要各級管理部門做好社會保險檔案管理的宣傳工作，定期開展檔案管理相關的講座，講述社會保險檔案管理工作的重要性和必要性，將社保檔案管理提高到思想認識的高度。在日常的社保檔案管理工作中，各級管理部門應加強社會保險業務知識的相關交流工作，保證社保檔案管理工作順利展開。

3.2加強基礎設施建設

調整社保局辦公區布局，為建立檔案室和檔案查閱室預留足夠空間（150平米）。投資足夠資金購置移動式檔案柜和其他設備。配備消防、通風、安全設備。購置檔案管理工作必需的硬件設備，如快速掃描儀、計算機等。研發和購置檔案管理軟件。進行電子檔案管理，在電腦公司協助下自行開發管理軟件從靈活就業人員社保檔案掃描存儲起步。移動硬盤構建的數據庫，存儲參保人基本信息（身份證號、檔案號、就業時間、繳費情況等）和人事檔案信息。

3.3建立檔案管理專業隊伍

各級社會保險經辦機構應定期開展社會保險業務的培訓，加強工作人員的檔案管理專業技能。要求相關工作人員掌握一定的計算機技術，為實現社會保險檔案微機化管理打好基礎，便于檔案信息的開發與利用。指定專人從事檔案管理服務，杜絕工作人員一身多職的現象。檔案管理人員配有專用辦公室，提供全時不間斷服務。對檔案管理人員制定專門指標，進行年度考核。從管理人員方面做好社會保險檔案管理工作，有效推動我國的社會保險事業的快速發展。

3.4完善檔案管理制度

針對多頭管理的現狀，相關社保部門應按照《社會保險法》[5]建立統一的社會保險檔案統一管理機構，實現檔案資料的集中化管理。建立標準化檔案工作流程、檔案接收登記制度、檔案查閱、借閱制度、檔案室工作制度、檔案庫保管制度、檔案保存和清理制度、電子檔案管理制度等，加強社會保險檔案管理工作的制度支撐。

3.5建立合理的檔案管理規劃

以統一模式、統一標準、統一要求為原則規范企事業單位的人事檔案數據化。企業年度繳費核定表、人員增減變化表、繳費發票進入系統數據庫。退休人員電子檔案匯集一處，按居住地建立電子檔案庫參。保人社保檔案可以通過互聯網的方式供本人查閱、核對。

4.結語

總之，加強社會保險檔案的管理工作是非常有必要的，在社會保險事業快速發展的今天，從培養社保檔案管理意識、加強基礎設施建設、建立檔案管理專業隊伍、完善檔案管理制度以及建立合理的檔案管理規劃等方面加強社會保險檔案管理的工作，對于保證社會的和諧穩定具有極為重要的現實意義。

參考文獻：

[1]竇國君.新時期農村社會養老保險檔案管理的問題及對策分析[J].黑龍江史志，2012，（09）：15-19.

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關鍵字：高校 檔案管理 問題 對策

在高校學生管理工作中，檔案管理是重要構成部分，從實際工作來看，它具有嚴肅性、真實性、唯一性的特征，是對學生在校學習和成長的一種全過程記錄，同時也是用人單位選拔人才的重要依據。做好檔案管理工作，是現階段高校學生管理必不可少的一項內容，但是，結合實際工作來看，大多數高校在這一工作的落實上并不是很到位，檔案管理水平較低，不利于學生的健全發展，本文就對這一問題進行了系統分析，并提出了相應的解決措施。

1.高校學生檔案管理的現狀分析

1.1認知上的不到位，忽視了重要性

富裕高校學生的管理是一項復雜且繁瑣的工作，涉及到W生在校學習的方方面面，包括心理教育方面、生活教育、思想素質教育方面等等，管理內容較為冗雜，而這些又是構成學生檔案必不可少的要素，一旦在管理中出現失誤或遺漏，就會給學生的未來就業造成不利影響。但是，就目前我國現狀來看，大多數高校在制定管理計劃時，并沒有將檔案管理作為重點來抓，沒有清晰看到學生檔案管理的重要性，認為檔案管理只是一項簡單的工作，不必要花費過多精力和時間，久而久之就導致了檔案管理在實際落實過程中所沉積的失誤越來越多，嚴重制約了檔案管理工作效率的提高，也間接影響到對學生的高校管理，例如經常出現學生檔案的丟失和損壞等現象。同時作為檔案管理工作主體的管理人員綜合素質也亟待提升，在意識上缺少深層次認知，工作責任心較差。

1.2管理上的投入不夠，管理手段過于落后

高校對學生檔案管理重視度的不夠，很大一方面原因是由于管理上的投入不夠造成的，尤其是資金方面的投入，沒有了資金做基礎，相應的管理方法和手段也就難以有效落實。很多高校由于資金不足，對學生的檔案采取的是放任自流管理模式，這種管理模式不僅缺少系統性和協調性，而且科學性也難以保障，這樣只會導致檔案管理效率愈加低下，學生的檔案沒有一個獨立的存放場所，保管條件也很差，即使再有效的管理手段也很難發揮作用。除此之外，高校生源的急劇增加也在一定程度上增加了檔案管理難度，檔案管理所需的成本更高，高校在管理人員任職上也無暇考慮專業素質，這樣管理手段選擇的隨意性和盲目性更為突出，自然也就難以確保管理水平的提升。

1.3檔案內容單一化，管理思維過于局限

隨著素質教育的廣泛普及，高校學生教育工作也得到了整體上的改善，對于學生的教育更加關注學生的綜合發展，而對學生綜合素質的考評和了解最主要的還是以檔案為主，這在側面就需要高校在對學生進行教育和考核時，務必要做到全面性和科學性，將學生的各方面素質都真實記錄在檔案中。而當前大多高校的學生檔案內容過于單一，模式化現象較為嚴重，很多內容都與社會用人需求不相一致，形成一種脫節現象，社會用人單位對人才的考核不再局限于理論知識和實踐技能方面，更多關注的是人才的敬業精神、團隊協作意識、誠信度以及健全的人格等方面，但是，在檔案內容記錄中并不包含這些方面，這會給人才考核造成一定難度，很難全面得到學生各方面的真實信息。此外，管理人員的思維局限性也會直接影響到管理水平的提升，沒有從長遠考慮學生檔案管理的現實意義，工作的中心只放在了檔案的記錄和保管上，忽視了學生的未來就業需要。

2.加強學生檔案管理的措施

2.1提高重視度，強化檔案管理職能

在高校學生管理工作中，檔案管理是重要構成部分，對學生的未來就業發展具有至關重要的作用，從這一點來說，就需要高校切實負起責任，對學生檔案管理工作的重要性有一個明確認知，并將其作為工作重點來抓。一方面需要加強對管理人員綜合素質培訓，從意識上形成重視，有認真負責的態度，另一方面還要健全完善檔案管理相關法律法規，以制度來帶動管理規范性的提高，將學生檔案管理的各項要點實施到位，不斷提高檔案管理職能，從檔案的收集整理到檢查核對、鑒別歸檔以及保管等整個過程都要認真負責，不能粗心大意，應付了事，這樣就可以將管理意識和管理措施有機融合，從而促進檔案管理水平的提升，為學生的未來就業發展提供有力支持。

2.2創新管理技術和手段，增大投入力度

在信息技術帶動下，高校可以充分借助信息技術不斷創新和完善檔案管理方法和手段，在實際管理過程中合理運用計算機技術、檔案管理軟件、掃描儀等現代化設備和技術，減少檔案整理和核對中的誤差，而且這樣也可以為檔案收集所涉及到的各部門提供及時有效的交流平臺，在此基礎上，高校也可以構建學生檔案信息數據庫，通過電子檔案來避免傳統管理模式的弊端，方便學生檔案的查找和鑒別，與此同時，高校還要增加資金、人力方面的投入，安排專業的管理人員擔任管理崗位，為設備和技術創新提供資金上的支持。

2.3檔案內容的多樣化，堅持市場導向原則

現階段，社會用人單位更加關注學生的綜合能力，這就需要高校在制定學生檔案時堅持全面性原則，把握市場動向，將學生的道德素質、技能素質、理論水平等都納入檔案體系，使用人單位可以從檔案直接了解到學生在校期間的各方面素質，同時這對學生的就業也可以提供有力支持，可以準確定位自身，不斷完善自身綜合素質，管理了人員也要以學生的未來發展作為出發點，切實為學生提供服務。

總結：

高校學生檔案管理工作關系著學生未來發展，針對于當前檔案管理中出現的問題，需要高校立足于市場，創新管理思維和管理手段，制定科學合理的管理對策來提高檔案管理效率和水平，滿足學生未來發展的需要。

參考文獻：

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[2]王豫飛.高校學生檔案管理存在的問題及應對措施之我見[J].時代教育，2015，（19）：121 -121.

[3]仝夏蕾.高校學生檔案管理的問題反思及對策探析[J].思想政治課研究，2016，（5）：42 -44.

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【關鍵詞】 建筑工程；檔案管理；處理措施

一、建筑工程檔案資料的內容

1. 土建工程及水、電、設備安裝工程施工文件資料

主要包括開/竣工報告；圖紙會審、設計變更、技術交底記錄及材料代用單等文件材料；項目的施工組織設計；監理規劃、監理細則、監理月報及工程例會紀要等；原材料、零部件、半成品及成品的質量證明文件或試驗資料；混凝土、砂漿等配合比及試驗報告；隱蔽工程驗收記錄；沉降拉移、變形等觀測記錄；工程質量檢驗及評定文件材料；工程質量事故記錄及處理的文件材料；施工技術總結等。

2. 竣工圖

主要包括總平面布置竣工圖；室外各種管線竣工圖；建筑工程竣工圖；裝飾工程竣工圖；結構工程竣工圖；給水、排水工程竣工圖；強電弱電工程竣工圖；通風、空調工程竣工圖以及其他特殊專業工程竣工圖。

3. 綜合性文件資料

主要包括上級批準文件；計劃任務書；工程地質、水文、氣象、地震等文件資料；征地、拆遷安置等文件資料；項目的方案及初步設計文件資料；規劃、消防、環保、衛生等政府部門的審批文件資料；工程施工、監理中標文件及有關合同、協議書；工程竣工驗收及質量鑒定文件資料；工程竣工結算及其審計報告等文件資料；工程有關的照片、錄像、錄音、光盤等。

二、當前建設工程檔案管理中存在的問題

1.工程竣工時不能整理出完整的竣工檔案

近年來，隨著建筑市場的不斷規范化，國務院、建設部分別頒發《建設工程質量管理條例》《房屋建筑工程和市政基礎設施工程竣工驗收備案管理暫行辦法》，旨在增強建設單位和施工單位對工程竣工檔案管理的重視，但是由于建筑企業的水平參差不齊，部分單位的管理人員檔案管理意識淡薄，致使工程竣工時不能整理出完整的竣工檔案，造成工程竣工檔案不能及時的向城建檔案館報送，例如，一些建設單位注重工程進度、重資金管理，忽視編制工程竣工檔案管理體系，在工程驗收完成時，工程竣工檔案都無法正常完成，造成建設工程檔案移交滯后。

2.檔案材料填寫不真實

建設工程檔案由于其本身的復雜性、特殊性與多樣性，決定了在收集整理的過程中難度大，容易出現失誤等問題，加上有些建設單位未建立工程竣工檔案管理體系，很容易造成管理不嚴或對工程施工現場不了解等。根據建設單位提供不完整的資料編寫竣工檔案，這樣的檔案只是為了應付交檔而做的，不能做到與工程同步進行，所以，往往采用虛假數據，導致建筑工程竣工檔案與事實不符，竣工圖產生誤差。由于不能與工程進度同步，造成了各種建材的質保書和合格證不全，不能全面的反映工程的建設和質量。

3.竣工檔案移交不及時

施工到了后期，大多的技術人員都撤離到了別的地方，加上很多施工單位沒有按照竣工檔案管理的要求在施工中整理必要的資料，造成工程竣工后不能按時完成工程竣工檔案，造成工程竣工檔案移交不及時；有些建設單位、施工單位及建材供應單位之間存在工程款拖欠的情況，致使工期延長，造成檔案歸檔停滯，材料殘缺不全，嚴重影響了工程竣工檔案的編制；有些施工單位在施工期間進行部門重組，檔案管理人員更換，致使材料分散、缺失，在工程驗收后無法收齊，這些原因都會造成了施工檔案移交不及時。

三、建筑工程檔案有效管理的措施

1. 建立健全檔案打理制度是做好建筑工程檔案管理的基礎

為了加強對工程建設各階段檔案資料的有序管理，保證歸檔資料及圖紙的準確、齊全、規范，建設單位在項目建設初期（從工程立項開始）就應按照國家檔案管理的有關規定，結合建筑實際情況，制定相應的檔案管理制度、措施。同時要明確建設單位、勘察設計單位、招投標機構、施工單位、監理單位等工程項目管理人員及檔案人員在工程檔案形成過程中各自所應承擔的職責，規范檔案資料的收集、整理，以保證工程自立項開始與檔案跟蹤管理同步。完整的先期文件很重要，在維護建設單位的合法權益方面有重要的依據、憑證作用。

2. 嚴格把好竣工驗收檔案資料質量關

工程竣工驗收時，建設單位檔案管理人員要會同工程項目管理人員，按照建筑工程檔案歸檔范圍的要求，對工程建設中形成的全部文件進行全面的檢查、審核，發現問題，及時解決，補缺補漏，務必使得竣工材料做到真實、完備、及時，歸檔范圍符合要求，認真貫徹執行《建設工程質量管理條例》和《工程竣工驗收備案制》的有關條文，把好竣工驗收關，把竣工檔案的驗收、移交作為整個工程驗收的一個重要環節和內容，做到工程竣工驗收與檔案驗收同步。移交合格工程檔案的，由建設單位發給《建設工程檔案合格證》，不按規定移交檔案或移交的檔案不符合要求的，不發給《建設工程檔案合格證》，建設單位不結清尾款，以確保工程建設檔案的完整、準確、系統。

3. 加強建筑工程檔案管理工作

建立完善的檔案管理制度是做好工程檔案工作的重要保證。

4. 加強施工管理，強化檔案材料編制工作

按照標準編制工程檔案材料，是施工單位最基本的業務條件。一個施工隊不會編制工程內業材料，就不具備承包工程的資格。工程檔案材料的質量，關鍵在于編制形成過程。施工單位應明確自己的責任，加強對施工技術人員編制檔案材料的訓練，不斷提高編制工程檔案材料的業務水平。開發公司要加強對施工的監督和管理，檢查工程檔案材料編制情況，按照標準形成檔案材料，給后人留下寶貴的財富。

5. 及時做好傳遞和變更記錄

在管理過程中，頻繁傳遞和變更，容易使檔案的完整性、有效性發生變化，各部門只有及時的對檔案的增減變動及傳遞情況做出相關記錄（如傳遞情況記錄、變更情況記錄、修改情況記錄、作廢情況記錄等），才可能有效地了解檔案的來龍去脈，防止其丟失、損毀、失效。確保檔案的完整性和有效性，確保各部門及時獲取有效檔案資料或信息。充分利用現代化手段，多角度、多層次開發建筑工程檔案信息資源，做好檔案信息統計工作。

四、結語

要做好工程竣工檔案資料的管理工作，不僅需要加強對工程檔案人員的培養，更需要施工單位和檔案管理人員共同努力來建立健全的工程竣工管理體系。我們應以積極學習和借鑒國外先進建筑工程檔案管理經驗的態度，充分發揮我們已有的優勢，重視加強建筑工程檔案人才的培養和激勵機制的完善，不斷總結建筑工程檔案管理的經驗，使建筑工程檔案更好地為我們的經濟建設和構建和諧社會服務。

參考文獻

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一、民政社會救助中心電子檔案管理存在的問題

（一）電子檔案歸檔存在缺失。由于民政社會救助中心在以往的工作中保留的紙質檔案資料庫極為龐大，再加上紙質檔案裝訂、整理的過程中也沒有進行科學分類，導致民政社會救助中心在全面實施電子檔案管理以后，許多紙質檔案都沒有得到及時、合理地利用。將紙質版的檔案歸納成電子檔案是一件極為復雜、繁瑣的工作，因為電子檔案歸檔的不完整性，以致電子檔案本身檢索便捷、快速的優勢沒有得到充分的發揮，檔案管理的效率相對較為低下。

（二）電子檔案缺乏資金保障。因為民政社會救助中心檔案管理信息化建設缺乏有效的資金保障，導致其在硬件設施方面的投入明顯不足，全國各個地區的民政社會救助中心檔案管理部門仍舊采用配置相對較為過時的計算機，導致民政社會救助中心電子檔案管理工作的效率大打折扣。民政社會救助中心檔案管理工作如果要實現高效率的信息化管理，先進的硬件設施是必備的保障，例如：高配置的電腦、掃描儀、打印機以及復印機等等。

（三）檔案管理人員信息素養有待提升。現階段，民政社會救助中心檔案管理隊伍的年齡結構不合理，許多年齡較大的檔案管理人員適應能力相對較差，其在檔案管理信息化操作方面則存在不精通、不熟練的情況，自然也就難以掌握電子檔案的分類、流程以及歸檔等相關工作，導致民政社會救助中心電子檔案管理工作受到一定程度的影響。

二、優化措施與建議

（一）完善電子檔案管理體系。一套科學、合理的制度是保障電子檔案管理工作能有序開展的先決條件。這就需要民政社會救助中心嚴格按照電子檔案管理的相關規范，充分結合民政社會救助中心的實際情況，制定一套具有科學性、合理性的電子檔案管理體系，使得電子檔案的形成、積累流程的管理工作以及檢查鑒定、歸檔責任等相關流程更為規范化、合理化，切實保障各項工作的開展實現有章可循、有矩可循。針對審查完成的電子文件實施統一的收集管理，要產生對應的紙質文件，并且要針對紙質文件實施集中核查，從而有效保障紙質檔案文件能夠與電子檔案保持一致。此外，民政社會救助中心應當逐漸規范電子檔案管理工作所使用的軟件與平臺，從而有效保障電子檔案管理工作的穩定性與便捷性。

（二）加大財務檔案管理信息化發展力度。民政社會救助中心電子檔案管理工作要想更好地發展，就必須要進一步增加硬件方面的投入力度，全面更新電子檔案管理的軟件與硬件，配齊自動打印機、掃描儀、復印機、照相機以及計算機等，切實滿足現代化電子檔案管理工作的相關要求，實現檔案存儲介質的多元化發展。此外，民政社會救助中心還應當逐步實現電子檔案自動化管理的目標，必須要改變傳統管理中“重藏輕管”的理念，高度重視民政社會救助中心檔案的“利用”性質，比如：構建社會救助工作的信息管理系統，使得民政社會救助中心電子檔案工作的檢索更為便捷、內容更為準確，從而有效促進民政社會救助中心電子檔案規范化、科學化的發展，真正實現民政社會救助中心電子檔案的價值。

（三）提升檔案管理人員專業能力。隨著信息技術與科學技術日新月異的變化，電子檔案已經成為檔案管理工作未來的必然發展趨勢。所以，民政社會救助中心應當依照檔案管理的實際需求，針對檔案管理隊伍進行優化，切實保障檔案管理隊伍年齡結構的合理性。進一步加強培訓教育工作，通過開展多門類、多層次的知識體系培訓教育，根據當前檔案管理隊伍的實際情況，組織多形式、多渠道的培訓教育方式，進一步完善檔案管理人員的知識體系與信息素養，全面提升檔案管理隊伍的電子信息知識，力爭打造一支綜合素質過硬、專業結構合理、專業技術強的檔案管理隊伍。

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前言

以信息化為引領的新時代對機關檔案管理工作提出了新的更高的要求，但當前機關檔案管理工作中，還普遍存在人才隊伍建設、制度體系建設和管理模式與信息化建設滯后等問題，與新形勢的要求相比還有較大的差距。只有改進檔案管理工作，著力從隊伍建設、制度建設、檔案信息化與數據庫建設等方面入手，完善機關檔案管理工作機制，才能適應新時期機關檔案管理工作的新要求。

一、檔案服務創新的必要性

1.檔案創新可為企業的各項工作提供更便捷的服務

現今機關單位的檔案種類已不再只有文書檔案，隨著科技的發展，也有了專業檔案、聲像檔案、科技檔案、實物檔案以及從原件檔案中所精簡加工出來的檔案信息。檔案種類的增多使得搜索查找信息所需時間也大大增加，由于對工作效率的需求，機關單位的管理者和員工都在要求以一種新的檔案管理方式代替傳統的服務模式，以滿足員工更方便快捷地查詢到自己所需信息的要求。

2.檔案創新可滿足擴大資料收藏和管理范圍的需求

機關單位在日常工作過程中不僅產生了大量紙質檔案，還有相關電子類文件，檔案室接收的文件變得更多樣化，檔案的存儲量也在不斷上升，擴大檔案資料的收藏和管理范圍已變得勢在必行，通過檔案管理工作的創新可對此問題進行有針對性的解決。

二、當前機關檔案管理工作存在的問題

1.制度建設和執行力度不足

現階段，不少機關檔案管理部門普遍存在制度建設缺位等現象，甚至沒有制定相應的崗位職責，缺乏系統、科學的規章制度，管理模式較為粗放。如在機關檔案材料管理方面，檔案員對于歸檔材料往往疏于審查，導致部分檔案材料嚴重失實，甚至有造假現象發生，嚴重損害了檔案的真實性；檔案員主動收集和保管意識差，對于檔案材料明顯缺失卻瀆于補全完整，損害了檔案的完整性，導致信息缺漏。

2.管理模式相對落后

目前大部分機關檔案管理部門仍沿用傳統管理模式，機關檔案資料的提供、利用、開發仍以紙質媒體為主，檔案管理的信息化、數字化水平較低。不可否認，紙質檔案有其自身存在的優勢，在檔案史上也發揮了重要的記錄和憑證作用，但在信息化和數字化為主導的現代社會，紙質檔案因其重復利用率低，歸檔工作量大，保管條件嚴苛且成本較高，容易丟失或損毀等問題，被電子檔案取代應為不爭之勢。

3.管理平臺偏狹

當前情況下，機關檔案管理平臺以人工管理為主，浩如煙海的機關檔案信息需要檔案管理人員逐一比對翻查，再加上大部分檔案信息載體以紙質為主，數據庫系統建設滯后，導致檔案信息化水平普遍不高，檔案管理人員工作量大、耗時耗力且檔案的準確性、完整性保障較低，管理平臺的工作效率大受制約。

4.人才隊伍建設滯后

一方面，由于我國高校檔案專業設置較晚，從而導致檔案管理專業人才培養和輸出相對較少，人才資源供給受限。另一方面，從現階段機關檔案管理人員構成看，大多數管理人員缺乏檔案管理專業背景。同時，管理機構對這部分管理人員的理論知識與實踐技能培訓缺位，繼續教育難以有效實施，難以形成一支專業能力強、業務素質熟練、構成結構科學合理的機關檔案管理隊伍。此外，相關單位對機關檔案管理工作缺乏相應的重視，預算支付嚴重不足，這在客觀上制約了專職檔案人才的配置和培養。

三、機關檔案工作管理的改進措施

縱觀我國機關檔案工作管理的發展趨勢，其實質就是解決當下存在的問題，實現機關檔案工作的科學化、效益化以及服務功能的社會化，因此應在堅持統一、精簡、效能的前提下，促進機關檔案工作管理健康發展。

1.提高認識，更新模式，完善管理體制

首先機關領導應正確認識檔案工作管理的重要作用，并積極參與檔案工作會議、檔案工作檢查等活動，在切實體會中提高認知，支持檔案工作管理，從而形成機關上下重視和配合檔案工作管理的良好局面。其次應轉變思想，基于集約化管理方式對檔案工作管理進行統籌規劃，以此降低工作成本，優化人員配置，提高管理效益。最后應完善管理體制，要立足于相關規定和自身實際情況，對檔案工作的流程、操作標準等加以明確規范，提高其針對性、全面性和可行性，同時根據實際需要合理設置崗位和人員安排，明確劃分崗位職責，推行責任制，并就培訓、考核、庫房管理等制度加以補充和調整，從而使機關檔案工作管理更規范、更統一。

2.加強檔案工作的基礎建設

一是機關單位在加強庫房建設時應嚴格遵循“十防”措施和庫房管理制度，并單獨設立檔案閱覽室和辦公室，最大限度的提高檔案的安全性和保密性；二是在檔案日常工作管理中，應嚴格按照規范收集、整理、統計不同門類的檔案信息并及時予以歸檔，同時加強全卷宗的建立力度，以此全面而集中的管理檔案，為日后檔案查閱和檢查工作提供基礎保障；三是在安排檔案工作人員時既要符合工作需要又要體現合理性，杜絕一人身兼數職的現象，并盡量減少人員流動，以此保持隊伍的穩定性。

3.著力實現檔案管理信息化

新形勢下，機關應統籌規劃，加大經費投入，完備檔案信息化建設所需的基礎設施，并以國家規定的檔案數字化、技術標準、管理法規等為依據，統一電子檔案的格式，對數據信息加以規范，完善檔案信息的查詢、儲存、管理等功能，并制定完善的電子檔案管理體制，強化其安全建設，從而提高檔案信息的可讀性、共享性和安全性。通過借助信息化手段，可以打破檔案實體的局限性，實現檔案工作的集約化管理，從而提高工作效率和檔案利用率，增加工作效益，并擴展檔案的服務功能，使其趨向于社會化。

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【關鍵詞】行政事業 檔案管理 存在問題 改進措施

行政事業單位檔案是記載行政事業單位一切活動的真實記錄。它可以再現單位一切活動的歷史真實面貌。有了這些檔案，行政事業單位就可以很好的在以往工作的基礎上繼往開來，在繼承中發展。而且重視檔案管理對于規范機關管理提高機關工作效率具有重要意義。

一、行政事業單位檔案管理工作的重要性

行政事業單位是國家機構的組成部分。國家機構正常的運轉與行政事業單位的健康發展有著密切的關系。而行政事業單位對檔案進行科學有效的管理，是保證行政事業單位健康發展的有效措施。行政事業單位檔案記載著本單位各項業務活動的全部信息資料。也記載著本單位內部人員的文檔信息資料。行政事業單位的工作人員要想搞好本職工作，必須對本單位的歷史、現狀有所了解，或參考，或借鑒，或繼承…，而檔案資料就是了解這些的唯一資料憑借。所以做好檔案工作對單位工作的順利健康發展有著十分重要的作用。

二、行政事業單位檔案工作中存在的問題

（一）檔案工作還沒有提高到一定的重視程度。行政事業單位的工作千頭萬緒，放在業務前沿的工作決不是檔案管理。檔案管理只是單位眾多工作中的一個不太起眼的部分。而且還是尚處于幕后的一項隱形的服務性工作。所以往往容易被領導所忽視。個別單位對檔案工作重視不夠，監督不力。對檔案工作所需要的人、財、物沒有給予適當的支持。加之，有的單位年度考核的目標并沒有對檔案工作給予足夠的重視。因而檔案工作滯后，重要的業務檔案沒有及時收集、整理、歸檔的現象時有發生。

（二）行政事業單位檔案管理人員的素質參差不齊

由于一些行政事業單位的領導對檔案管理工作不夠重視，從而忽視了對行政事業單位檔案的嚴格管理。檔案工作，對這些領導來說，只要求進行基本的日常維護，不要求有什么新的改進。所以對檔案館員的人員組成并沒有過多的去考慮他們的專業性。甚至會把一些無關緊要的閑置人員調到檔案管理崗位，也會無緣無故的把剛剛適應工作的人員調離檔案工作崗位。還由于對檔案工作人員只有使用，沒有培養。因而這些單位的檔案管理人員素質基本上不會很高。檔案管理人員業務水平參差不齊，檔案管理工作處于應付地位，是這些單位檔案管理工作的常態。

（三）行政事業單位檔案管理軟硬件跟不上社會發展的需要

隨著科學技術的不斷發展，信息技術進入了各個領域。為了滿足現代行政事業單位檔案管理的需要，大量的應用于檔案管理的先進科學技術應用而生了。這為我國檔案的信息技術不斷完善創造了極好的條件。然而，由于我國行政事業單位檔案制度不夠完善，以及一些行政事業單位的領導對這一工作的不夠重視，從而導致行政事業單位檔案管理的一些現代化的軟硬件設施欠缺。使得現有的檔案管理條件滿足不了現代化的光盤和電子檔案處理的需要。這對行政事業單位檔案資料的保存管理是一個不少的損失。

（四）行政事業單位檔案管理的方法單一缺乏創新

近年來，隨著社會的進步，計算機技術的不斷發展，辦公自動化已遍及各行各業。檔案數字化管理以其方便、快捷、文檔一體化的優越性也已被很多檔案管理部門所采納。但在部分行政事業單位，由于領導的重視程度不夠和資金的缺乏，目前，一些行政事業單位檔案的管理還停留在過去的簡單管理水平上，檔案管理方式不能夠充分利用現代化技術來提高檔案管理的技術含金量。致使行政事業單位的檔案室雖然形成了大量的電子文件，但是電子文件的歸檔和其他各類檔案的數字化工作不能夠很好的開展。其結果造成了大量的檔案信息的丟失和缺損。

三、搞好行政事業單位檔案管理工作應采取的對策

（一）加強行政事業單位領導對檔案管理重要性的認識

行政事業單位領導有決策權，領導的意志決定走向。單位的領導如果對檔案工作重視了，那就會在人力、財力、物力方面給予檔案工作大力的支持。檔案工作也就會在領導的關懷下做的有神有色。反之，如果領導對檔案工作不太重視，那這一工作就會停滯不前。所以為了檔案信息能夠有效的管理，行政事業單位領導應該加強學習，提高認識。只要領導的認識提高了，檔案的順利開展就不是一個問題了。

（二）提升行政事業單位檔案管理人員的專業素質

針對一些行政事業單位檔案管理人員的專業素質不高，業務不精，提升行政事業單位檔案管理人員的專業素質的方法有三。一方面，要引進一批優秀的檔案管理工作人員，并把那些不稱職的人員調離檔案工作崗位。另一反面，加強檔案工作的培訓工作，全面提升在職檔案工作人員的業務素質。第三，作為行政事業單位檔案管理工作人員，為了能夠更好地做好自己的本質工作，應主動加強檔案業務技能的自身學習，以便在行政事業檔案管理工作中做出自己應有的貢獻。

（三）加強行政事業單位檔案管理科學化和信息化建設

行政事業單位檔案管理科學化和信息化建設，離不開引進現代檔案管理的軟硬件設施。同時檔案管理人員也必須對這些先進設備掌握其操作的方法。有了先進設備，也有了能夠熟練操作這些先進設備的管理人員，檔案管理人員就能夠在面對未來龐大的行政事業檔案信息時不再疲于應付，而是能夠運用先進的檔案管理設備和技術來從容應對檔案信息管理。從而讓行政事業單位的檔案管理工作做的更加合理和有序。