導語：如何才能寫好一篇科技檔案管理學，這就需要搜集整理更多的資料和文獻，歡迎閱讀由公務員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

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[關鍵詞]檔案；管理；理念；方法

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1009-914X（2017）16-0320-02

檔案工作是一門科學，有著自身的規律、特點，這就需自覺以科學發展觀為統領，以檔案學理論為指導，以科學的方式方法認真研究、準確把握，具有科學的態度、科學的精神。同時，檔案工作是一項事業，是維護黨和國家歷史真實面貌、服務黨和國家大局、服務社會、惠及民生的崇高事業，是為建設作貢獻、為時歷史、為文明傳薪火的重要工作，這就需腳踏實地、科學務實、真抓實干。

一、抓好檔案管理的基礎工作

（一）抓好基礎制度規范建設，嚴格做好文書檔案的收集、整理和歸檔工作。首先，我們要完善管理方法和工作程序。管理方法是管理主體根據管理目標作用于管理客體以實現管理職能的方式、原則、工具和手段。同時，由于信息網絡的發展，企業管理會更注重于員工的培訓和學習，甚至強調自學和集體學習，以確立員工的共同目標和協調員工的整體行動。因此，我們要根據企業生產和服務的要求，由企業信息部門制定企業的檔案管理辦法，并召集各部門的負責人和資料管理員參加企業檔案管理制度討論會，突出工作重點，講究方式方法，用好責任制，并在會后與企業各事業部進行深入交流和調研，完成管理辦法的起草和征求意見工作后便可頒布相關制度，并開始具體實施。其次，嚴格做好文書檔案的收集、整理和歸檔工作。這對檔案管理員提出了很高的要求。檔案管理員要按照“精之又精，慎之又慎”的原則，做好文檔整理歸檔工作。實踐證明，如果重視文件資料的平時積累，及時收集日常工作中形成的、辦理完畢的文件材料，妥善管理，既有利于歸檔文件的齊全完整，又能使年終的整理歸檔工作得十分輕松。因此，我們要把企業、部門和個人手中分散的、種類和數量繁多的文件材料，根據企業的實際需要及相關檔案管理規定進行收集、整理和歸檔。

（二）加強重點建設，提高檔案管理水準。重點根據實際情況的發展變化，突出三個方面的建設。一是改善檔案保管條件。嚴格按照“八防”的要求盡量提供條件，完善檔案保管各項設施，并及時更新專用檔案柜，盡量拓展檔案存儲空間，確保檔案室建設符合國家標準。二是突出審核審批檔案管理。為解決專員辦審核審批中產生的檔案資料歸檔問題，應專題議定審核審批檔案的歸檔范圍、整理人員、立卷原則、資料排列等具體要求，并動態跟蹤新增審核審批事項情況，及時調整歸檔內容。三是突出財政檢查檔案管理。重點是對檢查檔案的齊全性、歸檔資料的邏輯性進行復核把關，明確具體操作要求。

（三）加強隊伍建設，提高檔案管理能力。按照突出重點、整體提高的基本思路，應采取靈活多樣的方式方法，在組織全體干部普遍學習培訓的同時，重點組織各處室檔案管理人員進行多樣化、經常化的專題學習培訓。一是請進來“講”。專門邀請檔案管理方面的專家作專題講座，介紹業務檔案整理、立卷、歸檔等方面的做法與體會，積極借鑒先進經驗。二是召開現場會“評”。結合對檔案檢查情況，由檢查組對好的做法及時予以肯定推廣，對發現的問題予以通報提示，并有針對性議定整改措施。三是召開座談會“談”。采取每年召開一到兩次座談會的方式，明確年度檔案建設的目標要求，組織檔案管理人員學習檔案法規制度，交流檔案資料收集、整理的經驗，提出加強和改進檔案管理的建議。

二、加快檔案管理信息化建設

（一）加快檔案信息化進程，提高工作效率。計算機網絡是實現檔案數字化管理和網絡化利用的前提條件。因此，如何利用計算機技術對檔案進行信息存儲、檢索，進而實現網絡化管理，已經成為檔案管理工作的重要議題。同時，除文書檔案外，我們必須要堅持以民為本、以需求為導向，開設多種專題數據庫，使檔案的管理實現信息化、網絡化，并在規定相應使用權限的情況下，部分信息對部門和個人開放，建立公開、透明的檔案管理機制。實現館藏檔案資料信息的一體化管理，而且還拓寬服務功能。這樣做能增強全體職工的檔案意識，增加檔案管理工作的透明度。

（二）歸檔雙軌制，是紙質文件向電子文件過渡過程中必須堅持的原則。雖然電子文件大量產生和應用，但它的法律作用和憑證作用尚未取代紙質文件的地位。據專家預計，在較長的時期內，紙質文件和電子文件還會繼續并存。而且按照國家檔案局的要求，電子文件必須與相同版本的紙質文件一同歸檔。

（三）檔案隊伍素質對檔案工作信息化建設的質量起著關鍵的作用。21世紀對檔案管理人員的素質要求越來越高。檔案信息化建設是一項長期、全面而又具體的工作，信息化的實現不是檔案館的工作，也不是單靠幾個計算機技術人員就能實現的，它需要所有檔案人員的積極參與與配合，因此，檔案隊伍計算機技能的提高是目前檔案部門素質教育的重中之重。要實現檔案工作的基礎地位，就必須建設一支忠誠事業、機構合理、業務精良、相對穩定的檔案隊伍。另外，由于信息化是當今世界和社會發展的大趨勢，我們必須迎頭趕上，檔案館（室）只有克服困難，與其他行業同步發展，才能適應社會和時展的需要，更好地服務社會。由此可見，檔案工作如何更好地為社會主義現代化建設服務，是擺在檔案管理者面前一項重要而艱巨的任務，加強檔案人員隊伍建設，加強檔案隊伍素質至關重要。

三、實現檔案管理科學化分析

（一）檔案管理科學化工作是一項系統工程。主要包括兩方面：一是政府政策層面。積極完善和宣傳檔案法律法規，檔案行政管理部門應加強檔案執法隊伍建設，依法監督和指導檔案工作。各地政府應堅持“多宣傳、多聯絡、多接觸、多服務”的工作方法，促進檔案工作規范化建設。并與相關部門加強溝通與協調，共同督促，積極營造建檔氛圍，使機關單位檔案工作走上標準化、規范化、科學化軌道。二是機關單位自身層面。要構建科學化檔案管理機制，只要符合國家檔案法規，做到科學利用信息化手段，并實行集中統一管理原則，就會不斷有利于檔案工作開展。檔案部門要充分利用計算機數據存儲量大，檢索速度快等優勢，大力開發適用于計算機完成的檔案檢索方法和存儲模式。檔案部門要建立嚴格的管理制度，從技術與管理兩方面，確保檔案實體與載體的安全，確保網絡傳輸及檔案數據的安全。

（二）明確定位。檔案管理工作面向黨委政府、社會大眾提供專項服務。上至國家、下至公司單位，檔案管理均為涉及到全局的重要任務，為中心工作提供服務。因此，應積極主動的將檔案管理納入中心，方能做到成績斐然。在前期應做好充分準備，樹立科學發展意識，進行明確定位，貫徹我黨方針路線，把握當前形勢的不斷發展變化趨勢，重視研究國情、地區發展狀況與公司企業的現實狀況。積極的由全局視角分析謀劃，提升政治意識，全局意識以及安全責任意識。應明確著力點，在抓好常態工作的基礎上，應有效的把握并調節階段工作的核心重點，提升檔案服務管理針對性以及綜合效率。

（三）加強基礎建設，提高管理水平。對于檔案管理科學化建設的路徑之一，信息技術已成為當前檔案管理不可缺少的技術基礎，在某種程度上，信息技術應用程度的高低與檔案管理科學化水平的高低具有重要且密切的聯系。因此，提高檔案管理科學化水平，必須加強硬件及軟件基礎建設，做好硬件保障才能為有效提高檔案管理科學化水平提供技術支持；加強軟件管理，通過電子閱覽室、檔案網站、信息共享平臺等軟件系統的建立，方便用戶對信息的檢索，同時實現資源共享，提高檔案資料的利用率。合理運用各項檔案管理載體，使用現代化技術手段，不斷完善電子檔案信息內容。

加快檔案管理標準化建設進程，改變傳統檔案管理模式，加快綜合性檔案室的構建，實現信息、資料統一管理，建立、健全檔案日常管理工作制度，做到專人專責；加強檔案的移交、審批工作的流程化管理及制度化管理，確認審批權限及移交明細，使所有文件都能夠有據可查。做好檔案的動態管理，特點是資料上發生變動的，應及時加以修正，定期組織管理人員對檔案信息資料進行檢閱、規范與完善，使檔案資料與時俱進；加強對檔案管理工作的全面性考核，不斷發現并糾正管理中存在的問題，提升檔案管理的科學化水平。

（四）加強檔案的服務建設。檔案服務工作上，應積極的從以往封閉式形式發展轉變為開放型模式。當前檔案管理工作覆蓋范疇廣泛，涉及的受眾面更大，顯現為較強的全民性以及服務性。更多的公民大眾為了獲取豐富的信息資源，維護合法權益而來到圖書館，主動應用網絡系統查詢想要的資料、文獻。為此，創建方便快捷、多元化、豐富性的資源系統變成現代化檔案管理工作區別于傳統檔案工作的核心環節。新時期，檔案管理只有全面聯系社會實際，深入大眾，提供優質服務，方能拓寬發展空間，提升科學化水平。應積極的更改以往檔案信息利用率不高的狀況，通過信息公開，有序合理的呈現檔案目錄、資料卷宗，組織人性化的資料陳列展覽活動，確保各界人員更全面的了解以及有效的應用。服務管理措施應進一步優化，便于大眾應用查閱。

（五）提高事業單位檔案管理人員業務素質。要建立事業單位檔案管理人員的業務培訓體系，使事業單位檔案管理人員全員接受業務培訓和繼續教育，也可以將檔案管理的相關專家和學者請到事業單位中來，通過理論講述、實際指導、經驗傳授等方式來切實提升事業單位檔案管理人員的業務素質。

（六）加快事業單位檔案管理的更新。要對事業單位傳統的檔案加強更新管理，建立起及時收集和整理的方法與管理體系，這樣就可以對傳統類型的信息與資料進行深入加工，滿足事業單位的職能和服務等功能需要。要加強檔案數據庫建設，將各種音頻、視頻、圖像資料機制加入事業單位檔案數據庫，以達到對事業單位檔案庫的及時更新和整理。

四、注重電子檔案的發展

隨著信息化的發展，傳統的檔案管理模式已不能適應數字化檔案管理的需要，電子檔案已在檔案管理工作中得到了廣泛的應用，這種發展趨勢給檔案管理工作提出了新的挑戰。在新的機遇面前檔案管理部門必須將工作的重點放在如何把文件、圖紙、照片、錄音和錄像等原始的記錄轉化為有用的信息上，并準確、高效地提供給有關信息需求者。

（一） 轉變傳統的檔案管理模式，把實體管理變為信息管理

傳統的檔案管理，就是以紙質、照片、錄音、錄像等載體作為檔案管理的實體，以手工操作為主完成檔案的收集、整理、編目、鑒定、保管、編研、統計和提供利用等方面的檔案管理過程，其工作量巨大，步驟之繁瑣。因為存儲量大，檔案管理部門不能對已經歸檔的檔案材料，進行信息的提煉和加工處理，檔案信息資源在很大程度上被閑置甚至浪費。隨著現代化管理技術和設備的引進，特別是計算機、光盤、縮微、多媒體等技術的發展為檔案管理的現代化提供了良好的的客觀環境，現代技術促使傳統的檔案管理模式面臨著新的挑戰。當前，檔案管理工作的重點也應適應數字化管理的需要，從實體檔案管理轉變為對信息資源的管理，以信息為管理對象，對形成的各種門類的檔案進行數字化加工，利用現代化技術手段對檔案信息資源進行管理。經過信息化的檔案資源是可重復、多平臺利用的信息資源，檔案資源只有通過信息化、才能真正實現檔案資源信息的價值和使用價值，它能為經濟發展、科技進步、社會繁榮等諸多領域提供更全面、更高效、更快捷的服務；它能創造最佳的社會效益和經濟效益，使之真正成為未來信息社會國 民經濟和社會發展的寶貴戰略資源。

（二）建立有效的文件檔案管理計算機信息系統，充分、合理、安全地使用電子檔案

要實現檔案信息化，就必須建立有效的文件檔案管理計算機信息系統，為此，人們要做好以下幾項工作：首先，改進和規范在應用計算機條件下文件檔案管理工作流程，使之適應檔案熔化管理的需要；其次，依據文件處理流程來進行檔案信息化系統軟件功能設計；再次，在信息系統中建立完善的內部控制制度，確保檔案的安全。另外，在電子檔案使用過程中，我們也應注意到一是電子檔案安全性問題。二是子檔案的真實性問題。在實際工作中，由于從電子文件的生成到歸檔缺少規范化和程序化管理；相當數量的草稿性電子文件處于自生自滅的狀況，多數電子檔案與其相對應的紙質檔案之間未建立統一的管理方法；儲存電子檔案選用的載體不耐久等原因，影響了檔案的完整性、可靠性，從而影響了檔案的真實性。三是電子檔案的法律效力問題，通常檔案的法律效力都是與其載體相關來確定，電子檔案由于沒有固定的載體，所以，制定相應的法律認定條文就有一定的困難，這也就是光盤、磁帶、磁盤等載體的電子檔案未被法律認定的原因。

（三）提高檔案管理人員的素質，實現檔案管理科學化

現代化的設備需要人來操作，檔案工作信息化需要人來實現。檔案管理人員必須具備多元化知識背景才能適應要求，現代化知識將成為每一位檔案工作者知識構成的要素，同時，也深刻地影響檔案工作隊伍的結構和檔案管理人員的知識結構，因此，建立一支具有現代科學技術知識和業務知識的專業隊伍是至關重要的：首先，檔案工作者必須具有多元化的知識結構，現代科學成果在檔案管理中在大量運用迫使檔案工作人員支學習和掌握理論、文化和管理等有關知識，其中尤為重要的是計算機、數學、生物學等學科的知識，它們對檔案管理實現現代化、信息化具有直接作用。其次，全面掌握檔案專業知識，如具備檔案學、檔案管理學、文書學、目錄學、檔案自動化管理以及檔案著錄、標引、檢索、編研、復制、修裱等有關檔案專業知識和基本技能。再次，從檔案管理現代化發展趨勢看，檔案工作人員必須具備掌握檔案管理現代化技術、進行檔案信息分析與研究、提供高層次檔案信息服務與咨詢等三方面的能力。檔案管理人員必須學習、學習、再學習，上級檔案管理部門要積極創造條件，有計劃的選送檔案管理人員進行深造，進行離崗培訓，還可以采取以老帶新、以強帶弱的辦法，互幫互學等建立復合型人才群和梯隊型人才結構。另一方面也要加強對原有工作人員的培訓和知識更新，使更多的人熟悉和掌握有關現代化管理技術，科學地管理檔案。

總之，在信息化條件下電子檔案已在檔案管理工作中占有非常重要的地位。檔案部門轉變觀念，改變傳統的檔案管理模式，就能夠建立有效的文件檔案管理計算機信息系統，使檔案管理工作更好地適應信息時展的要求，為經濟建設和社會發展服務。

參考文獻：

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[關鍵詞]高級中學；課題；檔案管理

前言

高級中學科研課題的檔案管理是學校科研課題研究的重要組成部分，也是一所學校對檔案工作重視與否的一個重要考查指標。它如實詳細地記載了學校內科研課題開展的全部過程，包括從課題的構思策劃、立項申報、過程研究到最后的結題工作。它不僅是課題成果的佐證材料和課題驗收時的重要依據，并且更是能否順利開展科研工作的有力保證，同時也是課題研究的基礎和依據，是實踐升華為理論的中介。課題材料的客觀、真實、可靠程度直接關系到課題研究的結論和成果的質量，是課題能否順利完成的重要因素和保證。因此，課題檔案的建立和管理就突顯得尤為重要。

1.加強與課題組的溝通聯系、注重檔案資料的收集與整理工作

1.1專人協助、專題負責

高級中學的學科較多，各課題組所研究的內容也非常豐富，如何加強與各課題組的溝通聯系，及時有效地將課題資料進行收集與整理是我們要認真考慮的問題。我們在實際的操作中建立了一套完整的管理制度，從課題開始的策化、立項到實際研究和結題都有專人進行跟蹤和協助，每一個課題都指定到專題專人負責，課題組的研究日程安排都要做到“心中要有數，文字、音像有記錄”，在整個課題研究過程中，及時地把各種材料和信息收錄在檔，這樣就避免了課題材料的遺漏、缺失和空洞。

1.2注重材料收集的真實性是全面性。

在學校課題研究的過程中，課題資料的占有量及資料的客觀性和真實性決定了課題研究成果的最終質量。所以全面收集整理和保存課題研究資料，是課題檔案管理的中心工作。

課題的研究資料一般包括事實資料、歷史資料和文獻資料。

課題的大量事實資料是通過在實際研究過程中逐漸積累起來的，是課題研究過程中的第一手材料，也是課題檔案的主題部分。如：教案、個案調查、觀察記錄、研究課實錄、學生心理測評資料、調查問卷、訪談記錄、考察資料，各種統計數據等都屬于事實資料。另外，如果對學生或被調查者進行了問卷調查，就需要對問卷進行認真系統的統計和分析，形成文字材料留檔保存。在課題研究的過程中還會出現一些影像和圖片、聲音資料，我們統稱為“多媒體資料”，這些資料的收集與保管也要做到及時和妥善。無論是什么資料，這里需要著重強調的是：收集事實資料必須做到原始、全面、完整和真實。而文獻資料則是課題研究的理論依據，它重點收集與課題研究相關的理論資料，比如：教育行政部門的文件、教育教學理論專著、報刊文章和會議資料等。文獻資料可以是原件，摘錄，節選，網絡下載、裁剪或文獻索引等。歷史資料則是指曾經在國內外教育史上發生過的與課題研究相關的材料，如對同類問題的觀點、認識、經驗、做法、教訓等。

我們要對收集到的資料，進行認真整理，在大量的原始資料中篩選出真實、典型、有用的資料，為課題研究得出科學結論打下良好基礎。

2.要細化課題檔案建立的范圍與類型

2.1細化課題研究的建檔范圍

對課題研究建檔的細化可以提高課題檔案管理的質量，加強和促進課題組對課題的研究工作。細化后的課題檔案應至少包括以下六個方面：

①立項選題階段（表1）、②實踐研究階段（表2）、③反思提高階段（表3）、④總結鑒定階段（表4）、⑤成果推廣階段（表5）⑥成果獲獎材料（表6）。

2.2細化課題的建檔類型

高中課題研究是屬于教育科研的一部分，課題檔案的建立具有其自身的特點，應該形成獨立的檔案體系，我校的基本做法是：

①獨立建檔，實施“一題一檔”制。學科的不同決定了課題研究的范圍和特點不同，而學校課題的建檔應與學校其它教育教學工作檔案區分開，實行獨立建檔，這是構建完整的教育課題檔案體系的基礎。

②分期建檔，體現課題研究軌跡。我們根據課題研究的不同階段，采用分期建檔的形式，分別建立前期、中期、后期檔案，便于通過課題檔案能更好地呈現出課題研究的整個軌跡。

前期檔案就是課題研究的準備階段所形成的各種檔案材料，主要包括：課題申報立項材料、開題論證材料、課題實施方案等。中期檔案是在課題研究的過程中所形成的檔案材料，它是課題研究過程中的真實材料，也是課題檔案的核心部分，主要包括：實驗記錄、實驗數據資料、教案、教學計劃、撰寫的論文、課堂實錄、中期報告等階段性成果等。后期檔案是課題研究結題驗收階段形成的檔案材料，主要包括：課題研究的總結、結題驗收材料、成果鑒定及推廣等。

③分卷建檔，形成檔案系列。在課題檔案的管理上，為了使檔案更加條理化、系統化，便于查閱和研究，我們將課題檔案應分主卷和副卷進行存檔保管。主卷是課題研究過程中的主要文件和階段性反思及總結材料，是永久保存的課題檔案。其中包括前期資料、中期資料和后期資料。副卷是課題研究過程中的形成的全部實驗資料，是形成主卷中結論、文件的原始依據，是主卷的佐證材料。如：作業、會議記錄、調查問卷、訪談紀實、備課筆記、實驗課錄像、學生試卷、考查記錄、文獻論文等等。

3.加強課題檔案管理工作、提高檔案對課題研究的促進作用

3.1課題檔案由課題負責人建立，應有專人負責收集、整理和保管

定期進行檢查，確保材料完整、準確、系統，凡歸檔的文字材料，要求格式統一，工整清晰、規范，便于保存和查閱，所有材料必須有紙質材料和電子文檔。歸檔工作要及時，一般一個階段結束后就要進行歸檔，待課題研究全部結束時，再一并綜合調整，把全部課題資料完整無缺地歸檔保管好。

3.2挖掘課題檔案潛能，提升課題檔案價值

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一、目標任務

整個分析檢查階段于2009年5月上旬開始，2009年6月底基本完成。這一階段的主要任務是分析問題、查找原因、開展評議。要以檔案部門“怎樣服務科學發展，實現科學發展”為主題，廣泛征求意見，深入查找黨員干部和領導班子中存在的與科學發展觀不相適應、不相符合的問題，進一步明確今后一個時期貫徹落實科學發展觀的工作思路和具體舉措，高質量形成領導班子分析檢查報告，使之成為指導本部門本單位科學發展的重要文件。

二、組織實施

這一階段重點抓住召開領導班子專題民主生活會、形成領導班子分析檢查報告、組織群眾評議三個環節。

（一）召開領導班子專題民主生活會環節

一要明確會議主題。領導班子專題民主生活會，要以深入貫徹落實科學發展觀、進一步推動科學發展為主題，緊扣樂清檔案事業發展實際，認真查找個人和班子在深入貫徹落實科學發展觀方面存在的突出問題、黨性黨風黨紀方面群眾反映強烈的突出問題、影響社會和諧穩定的突出問題。

二要廣泛征求意見。會前要以“檔案工作怎樣服務科學發展，實現科學發展”為主題，開展思想大碰撞，廣泛征求群眾意見，向廣大黨員尋計問策。一是對象范圍要廣泛。征求意見、尋計問策的對象不僅是本局黨員群眾，而且要包括利用群眾、基層單位檔案員、退休老同志等各個層面。二是征求意見內容要全面。意見內容要圍繞主題暢所欲言，可涉及檔案事業發展的各個重要環節，尤其要對民生檔案工作建言獻策。三是方式要靈活。采取召開座談會、分析會、設置意見箱、發放征求意見表、邀請有關專家舉行專題講座、在樂清檔案網開辟交流論壇等多種形式征求意見，同時局黨員要以黨支部為單位，召開專題組織生活會。意見建議由領導小組辦公室明確專人負責收集整理。四是反饋要及時。對征求到的各類意見、所尋的計策要進行認真匯總和梳理，有針對性地反饋給個人或組織。

三要把握基本原則。民主生活會前，領導班子要相互談心，交換看法，虛心聽取群眾意見，認真撰寫發言材料，做好充分準備。要認真開展批評與自我批評，做到多談問題少談成績，多談缺點少談優點，積極分析問題、查找原因、提出建議。同時要重在分析問題，重在總結經驗，重在明確方向，對領導干部以往工作中的成績和問題，要歷史地、客觀地、辯證地看待，既要嚴格要求，又不糾纏歷史舊賬，不糾纏個人責任，形成民主、團結、務實、創新的氛圍。

四要通報民主生活會情況。局領導班子專題民主生活會情況要在全局范圍內進行通報。民主生活會情況書面材料要經市委學習實踐活動指導檢查組審閱把關后，上報學習實踐活動領導小組辦公室。

（二）形成領導班子分析檢查報告環節

這是分析檢查階段的中心環節，是對前一段活動成果的集中概況和體現，是整改落實的依據和方向。要在廣泛征求群眾意見建議、開好領導班子專題民主生活會的基礎上，形成高質量的領導班子分析檢查報告。

一要明確報告主要內容。主要內容包括四個方面：1、明確貫徹落實科學發展觀對檔案局提出了哪些具體要求，形成了哪些共識；2、明確黨的十六大以來檔案局貫徹落實科學發展觀的情況，包括取得的成效和存在的問題。對取得的成效，應簡明扼要概述；對存在的問題，應系統全面梳理。要分析在貫徹落實科學發展觀方面存在問題的主客觀原因，特別是主觀方面的原因；3、明確檔案科學發展的主要思路，列出在學習實踐活動中可以立即解決的突出問題，列出經過努力在一段時間內要解決的突出問題，提出解決問題的新舉措；4、明確局按照科學發展觀要求，加強領導班子自身建設的具體措施。

二要突出報告重點。分析檢查報告要突出檢查分析問題、理清科學發展思路這個重點，防止寫成一般的工作性報告，努力使分析檢查報告成為一個指導樂清檔案事業服務科學發展、實現科學發展的重要文件。

三要注意吸取各方意見。局主要領導要全程主持分析檢查報告的撰寫。初稿形成后，要以適當方式在局內廣泛聽取意見，并征求部分部門的意見建議，召開局班子會議討論研究后修改完善，努力形成一份高質量的報告。

（三）組織群眾評議環節

組織群眾評議就是開門納諫，匯集民意。對領導班子分析檢查報告進行評議，是發動和依靠群眾找差距的過程，是傾聽民聲、了解民意、集中民智的過程，是擴大黨內民主、發展人民民主的過程。

一要召開民主懇談會。召開由局黨員、群眾，基層檔案員代表，專家學者，服務對象代表參加的懇談會，對分析檢查報告進行評議，部分代表也可采用書面評議的形式進行。參評人員要體現廣泛性和代表性。

二要明確評議重點。主要是圍繞五個方面對分析檢查報告進行評議，即對科學發展觀的認識深不深、查找問題準不準、原因分析透不透、發展思路清不清、工作措施可行不可行。

三要根據評議意見認真個性完善。要將群眾評議中提出的正確意見體現到修改后的分析檢查報告。修改后的領導班子分析檢查報告及評議結果要在局內部公開，而且要向參加評議的各位代表公開，使評議過程成為充分發揚民主、傾聽群眾意見、凝聚群眾智慧的過程。局領導班子分析檢查報告要向市委學習實踐活動領導小組上報。

三、重點措施

在分析檢查階段要重點開展三項專項行動：

（一）積極參與“千名干部進千企、共渡難關促升級”專項行動

積極參與“千名干部進千企、共渡難關促升級”專項行動，組織局領導干部和業務骨干，開展送信心、送政策、送服務、送資金、送平安等“五個送”活動，幫助企業排憂解難、共渡難關，推動轉型升級。要深入企業，幫助企業找準問題，分析原因，并從企業最關心、最突出、最迫切的問題入手，發揮部門優勢，用足用好惠企政策，助推企業科學發展。

（二）開展“開門納諫”專項行動

要召開一次民主懇談會，每位黨員領導干部都要主持或參加一次以上民主懇談會。要邀請檔案員代表、黨員代表、服務對象代表等參加，面對面征求意見，虛心聽取他們對本部門本單位貫徹落實科學發展觀和領導班子自身建設的意見和建議。要認真匯總梳理征求到的意見和建議，作為撰寫分析檢查報告和民主生活會發言材料的重要依據。

（三）開展“共商對策”專項行動

針對征求到的意見建議，要認真做好匯總梳理，開展一次“共商對策”活動。對照“六型機關”和“四好科室”創建標準，重點查擺機關黨員干部在科學理論學習、服務基層能力、決策審批程序、部門協調合作、機關辦事效率、勤政廉潔節約等方面的問題，邀請部分黨員代表、檔案員代表、服務對象代表等各個層面的對象，共同研究破解對策，及時加以整改落實。

四、具體要求

1、要鞏固和運用好學習調研階段的成果。要在前一階段深入學習調研的基礎上，緊密結合思想實際和分析檢查階段的工作要求，進一步引導黨員干部提高認識、端正態度、擺正位置，增強學習實踐科學發展觀，科學發展檔案事業的自覺性和堅定性。運用好在學習調研階段形成的科學發展的新思想、新理念，組織黨員干部進行對照檢查和分析評議；堅持理論聯系實際，繼續改進思想作風、工作作風，關心干部群眾工作生活，讓群眾不斷得到實實在在的利益。

2、突出工作重點。切實把握分析檢查階段的工作重點，要從分析檢查階段一開始就著手準備分析檢查報告的起草工作，多渠道聽取意見，多角度剖析問題，多形式組織評議，做到認真寫、廣泛聽、充分議、反復改，真正形成高質量的分析檢查報告。

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[關鍵詞] 高校； 外事檔案； 建立； 管理

[中圖分類號] G271 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2013）05- 0077- 02

在當今經濟全球化浪潮的引領下，高等教育國際化成為一種必然的發展趨勢，我國各類型高校不得不面對來自國際、國內的雙重擠壓與競爭。我們應清醒地認識到教育國際化在給高校提出挑戰的同時，也賦予高校更多的發展機遇。在此形勢下，高校的檔案管理部門如何通過建立、管理外事檔案，促進高校更好地開展外事活動，為學校發展提供更強勁的動力，成為高校檔案管理的一項重要內容。

1 高校外事檔案的概念、作用及其特點

1.1 高校外事檔案的概念及作用

外事檔案是高校檔案的重要組成部分，在學校對外交流、教學、科研活動中起著重要作用，外事檔案管理工作水平的高低對一所高校的發展和其在國際上的聲譽具有重要影響。外事檔案本質上是學校在與國外團體或個人進行學術交流、學術研究、友好往來、科研合作，聘請外教、國外專家來校講學，參加國際會議、校際交流等活動中直接形成的對學校和社會具有保存價值的各種文字、圖表、聲像、實物等不同形式的歷史記錄，具體形式包括外事活動通知、計劃、總結、簡報，上級關于外事工作的文件，禮品往來，國際學術會議論文等內容。

另外，高校外事檔案具有多方面的作用。反映了高校對外合作交流工作的全貌，對于提高高校對外合作交流工作的水平和促進高校健康持續發展具有重要的借鑒意義；同時以其豐富而真實的內容作為高校外事工作的可靠情報資料，將對高校的整體建設和發展產生較為深遠的影響。

1.2 高校外事檔案的特點

高校外事檔案因其在形成過程中的特殊背景和目的，具備以下一些特點。

（1） 政治性特點：高校外事活動作為國家外事活動重要組成部分，在很大程度上受國家對外政策的指導，由此，國家對外方針、政策等也要在高校外事檔案中體現出明顯的政治傾向性[1]。

（2） 保密性特點：高校外事活動以及外事檔案所具有的政治傾向性，使得高校外事活動必然要涉及黨和國家的機密，同時高校外事活動本身就具有一定的機密性，因此外事檔案具有較強的保密性。

（3） 多樣性特點：隨著國際交流的不斷增多，高校外事活動的范圍不斷擴大，內容和形式也在不斷增多，因此所形成的外事檔案的類別也就多種多樣。

（4） 復雜性特點：當前，隨著教師自費出國出境人數增多，研究生、本科生交流不斷增加，高校外事檔案來源更加復雜，包括學校外事管理部門、各學院、教務處、研究生院及出國出境的師生個人等。

2 高校外事檔案的建立

高校外事檔案的收集、鑒定、分類立卷是建立高校外事檔案的基礎業務環節，每一環節完成的質量高低，將對整個外事檔案的質量產生重要影響，因此，如何建立外事檔案，就成為管理外事檔案的一個首要問題。

2.1 廣泛收集，確保外事檔案不漏項

首先，高校檔案管理部門應以學校在各種外事活動、外事管理中形成的材料對學校和社會是否具有參考價值和憑證作用為依據，建立一套具有較強指導作用的外事檔案收集標準；其次，要明確外事工作上報制度，通過學校各部門上報，擴大學校外事檔案收集來源；再次，為解決各部門開展外事工作上報不及時的問題，外事檔案管理人員應經常與宣傳部、國際合作處等外事部門保持聯系，密切關注學校網頁、校報等學校大事宣傳媒介，從而第一時間掌握學校外事工作開展信息，并與相關部門取得聯系，催促其及時將檔案材料歸檔；最后，要嚴格按照外事檔案歸檔范圍，對所有相關活動進行篩選，將外事活動中有必要記錄并保存的外事檔案信息進行登記注冊，進而便于后續鑒定分類等工作的開展，確保外事檔案不漏項。

2.2 強化鑒定，確保外事檔案分類明確

可以說外事檔案的鑒定分類與收集工作是同步并行的。開展外事檔案的鑒定分類，首先要明確收集范圍，將日常所涉及的各類文件材料按收集目標進行清理，分類存放，同時也為后續工作打下基礎；其次要對經過初步鑒定分類的檔案進行二次鑒定分類，將不要求辦理的參閱文件，重份文件，未定稿、未生效、過時的各類文件、合同、協議、報表等不歸檔文件材料以及校內其他部門的文件進行剔除，將通過鑒定并認定有價值應歸檔的各類文件材料，在充分考慮其數量、密級、載體的情況下，依據不同內容、不同類型來分類組卷，從而便于后續歸檔工作；最后做好檔案系統分類，以便于材料的保管、查閱和利用為前提，充分保持材料彼此之間的有機聯系，將外事檔案細化為港澳臺事務，團體來校訪問，教職工因公出國，外教、留學生管理，政策法規，學校管理條例等門類，使外事檔案工作更加規范化、標準化和精細化。

2.3 注重歸檔，做好外事檔案的保存工作

在建立外事檔案的工作中，首先應做好包括存放地點、檔案裝具等方面的準備工作，同時在案卷封面上標注能夠表明案卷內容的標題；其次要將已收集整理好的文件材料按照類別放入事先準備好的案卷盒內；此外對各階段密不可分的文件材料則按一定順序進行排列，從而保持檔案材料之間的有機聯系，為日后查檔提供便利。

3 高校外事檔案的管理

高校外事檔案管理作為高校檔案管理的重要組成部分，伴隨著外事檔案的形成而產生。同時，信息時代的到來，對高校外事檔案管理工作提出了更新、更高的要求，對傳統的檔案管理方式產生了較大影響。高校檔案管理人員可以從以下幾個方面著手，進一步管理好高校外事檔案。

3.1 樹立高校外事管理工作基本原則

履行工作原則是做好工作的一個基本前提，同時良好的工作原則又能促進工作質量的提高，為此，做好高校外事檔案管理工作，要明確外事檔案管理的基本原則：一是堅持“三個有利于”，即有利于高校的外事交流、有利于高校的國際間交流合作、有利于提高本校綜合素質與國際知名度；二是明確不同部門應承擔的責任，從外事工作的策劃、組織、實施到最后的檔案收集整理做到分工協作，各司其職；三是樹立方便于工作的原則，在外事檔案的建立過程中，注重檔案的建立與材料歸檔，便于日后取閱。

3.2 完善外事檔案管理的相關制度

高校應根據《中華人民共和國檔案法》和教育部制定的《高等學校檔案管理辦法》，結合本校外事工作實際情況，制定出科學合理的外事類檔案管理規章體系，形成規范的、操作性強的外事檔案立卷、歸檔、管理流程，從而確保外事檔案工作的合理開展[2]。

3.3 建立一支業務精、素質高的外事工作隊伍

高校檔案工作的一個最基本特點就是要服務于高校的教學和科研，外事檔案的本質作用也在于此。這就要求高校要組建一支訓練有素、懂技術、高素質的工作隊伍，通過加強培訓、學習與交流，使得從業人員在掌握理論知識的同時，熟悉合作交流的各方面工作，熟練掌握檔案管理技能，適應檔案管理信息化的要求。

3.4 加強外事檔案信息化建設

目前，以計算機技術通信技術和網絡技術為支撐的現代信息技術已經十分成熟，但目前全國各高校檔案館應用信息技術進行檔案管理的步伐還很遲緩，還不能通過先進的信息技術、多媒體技術為各類信息的采集、處理和利用提供便利，因此，如何在外事檔案管理中高效應用信息技術、多媒體技術已成為當務之急。為此，我國高校不妨從建立外事檔案信息網站、外事檔案管理信息系統等方面著手，將分散的外事檔案信息資源鏈接起來，充分地利用計算機來輔助檔案后期管理工作，使檔案管理工作向無紙化方向發展，從而便于綜合利用外事檔案信息資源，并以快速、安全、可靠的途徑為廣大師生提供優質服務。同時通過互聯網技術，將高校外事工作中好的經驗方法、取得的成果對外，從而提升高校的知名度，提升外事檔案工作在高校發展中的作用。

當今時代，高校承擔著教學、科研、管理三大任務， 外事工作滲透于這3個方面并與它們緊密相連，同時，外事活動所形成的外事檔案也深深地刻上了教學、科研、管理的烙印[3]。高校應重視外事檔案工作，加強外事檔案的建立管理，采取切實可行的方式方法，讓外事檔案成為記錄、查閱、提供戰略參考的重要材料，并逐步提升高校在國內外的知名度和影響力。

主要參考文獻

[1] 龍勤. 高校外事檔案的建立與管理研究[J]. 中國林業教育，1995（z1）.

篇5

關鍵詞：會計檔案；科學管理；財會部門

會計檔案是指機關、企業、事業單位或其他經濟組織的財會部門或會計人員在經濟活動中直接形成的并按照統一規律保存起來備查考的會計憑證、會計賬簿、會計報表等會計核算材料，還包括實行會計電算化后的存儲軟件、會計數據磁盤、磁帶、光盤和計算機打印出來的記賬憑證、會計賬簿、會計報表等。會計檔案是重要的經濟檔案，是國家檔案的重要組成部分，也是各單位的重要檔案之一，它在會計工作和經濟管理工作中具有多方面的重要的利用價值，《會計法》和《會計基礎工作規范》以及《會計檔案管理辦法》等都對會計檔案管理做出了規定。會計檔案管理是會計工作的重要組成部分，是會計的基礎工作。規范會計檔案管理有利于堵塞漏洞，防止舞弊行為的發生。因此，會計檔案管理是會計工作的一項重要內容，必須充分重視和加強會計檔案的管理，進一步提高會計檔案的管理水平，充分發揮會計檔案在各項事業中的重要作用。

1會計檔案的特點及作用

1.1會計檔案的特點

會計檔案是國家全部檔案的重要組成部分，具有原始記錄性、信息性、知識性和價值性，但由于它反映的對象內容及業務性質不同，又決定了它具有自己獨有的特點，會計檔案的特點主要表現如下：

（1）來源的廣泛性。會計檔案來源于具有獨立會計核算的單位。因此，凡是實行獨立經濟核算、財務收支的單位都會形成會計檔案。

（2）內容的專業性。會計檔案是通過會計核算的方法形成的，而這種方法是會計特有的專門手段。通過這種專門手段形成的會計檔案是與經濟活動和財務收支緊密相關的，其內容是直接反映機關、企業、事業單位所有各項經濟業務收支情況，表現出會計檔案的專業性。

（3）形成過程的嚴密性。會計核算是利用設置賬戶、復式記賬、填制和審核憑證、登記賬簿、成本核算、財產清查和會計報表等一系列專門方法，對會計對象進行連續、系統、完整地記錄、反映和監督。因此，會計核算的嚴密性也就決定了會計檔案形成過程的嚴密性。

1.2會計檔案的作用

會計檔案作為一種經濟檔案，有著不可替代的作用。首先，上市公司需要對外披露真實準確的財務信息，其合法經營的全部經濟活動和經營成果都儲存在會計檔案中。其次，企事業單位對外融、投資，都需要向協作單位提供幾年的有關會計數據，而會計數據也都來源于會計檔案。第三，司法部門查處違法亂紀、貪污受賄問題更需要財務方面的確鑿證據。第四，國家統計部門的統計數據中也有相當一部分來源于財務數據。不僅這些離不開會計檔案，而且隨著經濟、社會的發展，經濟活動更加多樣化和復雜化，會計檔案則保留了全部經濟活動的痕跡，為日后分析經濟情況、總結經驗教訓提供依據。只有加強會計檔案的科學管理，才能充分發揮會計檔案的重要作用，保證為國家、社會、各種機構和企事業單位及時、準確、全面地提供高質量的會計信息。

2會計檔案科學管理工作中存在的問題

2.1對會計檔案管理工作的重要性認識不夠

有的單位領導和財務人員對財務檔案工作缺乏充分的認識，只注重內部財務項目的實施，認為只要出具了財務報告，提出了財務意見，作出了財務決定，該財務項目就結束了。相對忽視文件材料的匯集、整理和歸檔工作，甚至認為財務工作過程中大量原始憑證的整理是一件浪費時間和精力的事情，根本不把財務資料的整理歸檔工作列入議事日程。形成會計人員對會計業務非常熟練，經常參加會計業務的培訓和學習，但對檔案知識，特別是對會計檔案規范化贅理標準知之甚少。也沒有參加過會計檔案管理知識的培訓與學習。不少單位重會計業務，輕會計檔案管理，存在會計業務與會計檔案管理相脫節的現象。會計檔案管理制度也不完善，沒有配備專人管理會計檔案。有的單位甚至由出納會計兼管會計檔案，這是不符合規定的。

2.2會計檔案管理制度不夠健全

有些單位的財務部門，領導對資金的管理比較重視，而對會計檔案的管理不夠重視，沒有建立一整套會計檔案立卷、歸檔、保管、借閱和銷毀等管理制度，會計檔案管理工作無章可循。當今社會，企業經營機制不斷轉換，經營方式不斷更新，新情況、新問題不斷出現，而與之配套的包括會計檔案管理在內的機制并未有效建立和健全，缺乏相應的監管機制和監管辦法。目前，我國在企業會計檔案管理方面的相關法律、法規主要有《會計法》、《檔案法》中的少數內容以及不具備法律競爭力的《會計檔案管理辦法》，而且一些規定與建立現代企業制度的實際不相吻合，沒有專門的適應現代企業制度需要的會計檔案法律規范。在以法制經濟為基本特征的市場經濟體制改革日益深化的大環境下，這顯然不能滿足推進體制改革和實現建立現代企業制度的要求。

2.3會計檔案裝訂、立卷、歸檔不規范

會計檔案不規范主要有以下四個方面：第一，有些單位不能及時裝訂會計憑證，而是將會計憑證隨意放置在辦公桌上，或長時間放在一個紙盒里；第二，裝訂會計憑證不是按照規范的要求進行裝訂而是用訂書釘裝訂，或用一根繩子穿起來；第三，活頁賬簿裝訂時無封面，也不按規定編好頁碼裝訂成冊，會計報表各月份分散存放，未按要求按月裝訂；第四，會計檔案立卷時不按保管期限分別立卷歸檔，而是統統裝在一個檔案盒里；第五，會計檔案銷毀難，會計檔案越堆越多。

2.4會計檔案管理人員綜合素質有待進一步提高

就目前一些部門和單位的實際情況看，存在一些財會檔案人員不堅持原則，甚至違法亂紀、偽造、篡改、變換記錄憑證；開假發票、建假賬、建賬外賬、虛列成本，想方設法偷稅。這不僅給國家稅收征管設置人為障礙，而且造成會計信息失真，進而影響了國家宏觀決策、危害極大。

3完善會計檔案管理工作的對策

3.1統一思想，加強領導，提高認識

各單位要加強對會計檔案管理工作的領導，要提高對加強會計檔案管理的重要性的認識，設立檔案管理部門的一定要把會計檔案同其他檔案同等重視，規范管理，不能厚此薄彼。不具備設立檔案管理部門的，應在會計機構中指定專人負責會計檔案的裝訂立卷歸檔和保管工作，但出納人員不得兼管會計檔案的保管工作。《會計檔案管理辦法》第3條規定，國家機關，社會團體，企業、事業單位，按規定應建賬的個體工商戶和其他組織。應當依照本辦法管理會計檔案。第4條規定：“各單位必須加強會計檔案管理工作的領導……”有關法律法規明確規定，各單位都必須加強會計檔案的管理，如果不加強這方面的管理就是一種違法行為。因此，各單位的領導一定要提高依法加強會計檔案管理的意識，從法律的高度來依法加強管理，使會計檔案管理走上法制化的軌道。

3.2制定規范，健全會計檔案管理各項規章制度

要做好財務檔案管理工作，必須根據《會計檔案管理辦法》、《會計電算化工作規范》并結合實際，建立和健全一整套相關的制度。首先，建立財務檔案歸檔制度，明確歸檔范圍、保管期限、歸檔程序、整理方法、歸檔要求等；其次，建立和健全檔案保管、安全保密制度，采用先進手段和科學方法保管檔案，明確職責，確保檔案不丟失、不損壞、不泄密。各單位要定期組織對財務檔案管理工作的檢查，對做得好的要給予表揚獎勵，充分發揮其工作的積極性、主動性和創造性。反之，對于工作做得差的要提出批評，責令他們及時糾正，并予以必要的處罰。凡涉及到本部門房屋買賣、土地使用、財產劃分、固定資產、債權債務、經濟積案、退休退職材料要另編檢索工具，以便長久保管，方便查找利用。3.3規范會計檔案裝訂、立卷、歸檔和銷毀工作

規范會計檔案管理工作，需要做好以下三個方面：第一，訂會計憑證必須使用會計憑證裝訂封皮，粘封裝訂線，并在粘封處加蓋會計人員印章。封皮表面的有關內容必須逐項填寫齊全。裝訂完畢必須按月份的先后順序放入會計檔案(憑證)盒中，必須認真逐項填寫檔案盒面上的內容。第二，綜合檔案室的單位，財會部門應按綜合檔案室的要求辦理相關手續，將會計檔案移交綜合檔案室保管。未建立綜合檔案室的單位，會計檔案暫由財會部門妥善保管，要明確專人負責保管工作。要配置專用箱柜及防盜、防火、防霉、防蛀設施。第三，各單位的會計檔案的保管期限要嚴格按照《會計檔案管理辦法》的規定執行。會計檔案保管期滿，需要銷毀時，由本單位會計檔案管理部門提出銷毀意見，會同財務會計部門共同鑒定，嚴格審查后，編造會計檔案銷毀清冊。機關和事業單位報本單位領導批準后銷毀；企業單位經企業領導審查，報經上級主管部門批準后銷毀。對于其中未了結的債權債務的原始憑證，應單獨抽出，另行立卷，由會計檔案保管部門保管到結清債權債務時為止。

3.4加強會計檔案人員知識培訓，提高管理人員的綜合素質

會計檔案管理人員的綜合素質既包括思想素質、業務素質。又包括職業道德。作為會計檔案管理人員，首先必須做到嚴格自律、廉潔奉公，保持獨立公正的立場正確運用自己的職能和權力；其次，會計檔案資料內容廣泛，具有專業性、廣泛性、嚴密性的特點。作為一種專門檔案，不能視同一般檔案，應按照專門檔案進行專業化管理。會計檔案的專業化管理，要求檔案管理人員不僅要具備檔案管理學知識，還應具備財會方面的基本知識，能夠熟練使用現代化的管理手段，運用現代化管理軟件。因此，除要搞好關于會計和檔案的崗位培訓外，還要搞好后續教育。主要是通過每年的輪訓學習更新知識，一方面，提高會計檔案法制意識和依法歸檔觀念；另一方面，提高業務水平，使企業會計檔案的管理和監督職能更加有效、更加科學、更加適應建立現代企業制度的要求。

4結語

在財務檔案管理的過程中，如果能夠統一思想，堅持科學管理和責任心，則可以有效地防范檔案管理工作中諸多問題，從而使得財務檔案相關信息在質量上得到較大提高，進而對企事業增強活力、競爭力，適應社會主義市場經濟的發展起到至關重要的作用。

參考文獻：

[1]財政部、國家檔案局.會計檔案管理辦法[M].北京：工商出版社，1984.

[2]馬秀英.談會計檔案管理的規范[J].天津財會，2007，（4）：40-41.

[3]張雪珍.會計管理體制改革中的會計檔案管理[J].財會通訊，2007，（7）：73-74.

[4]時立真.試析改善職業院校財務檔案管理的措施[J].內蒙古水利，2006，（3）：112-113.

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關鍵詞：科研論文 檔案 收集 管理

我院每年都有大量的醫學科研，如何收集好、管理好醫學科研論文，使其能夠為提高醫院的科技實力和醫療工作水平服務[2]，是我們應當探討的問題。

一、醫學科研論文檔案的收集

醫學科研論文檔案主要是收集在國內外正規學術期刊上發表的論文，醫務人員外投科研論文，須經科主任簽字，由科教科審核登記同意后，出具推薦證明信，證明無一稿二投現象，方可投寄。后，要將論文復印件一式兩份報送科教科，科教科將有關數據輸入到科研論文檔案簡易數據庫， 并將一份論文復印件存入論文合訂本，另一份放入專業技術人員業務檔案中[3]。為了方便廣大醫務工作者檢索利用已有科研論文檔案，建立了醫學論文檔案題錄卡，包括標題、作者、科室、刊名、出版日期、主題詞等。并且建立相應的檢索目錄。

醫學科研論文檔案收集分為平時收集、定期收集、年終總匯，科教科平時多與臨床醫護人員交流，了解他們的研究動向及研究進展，督促他們早日將研究成果發表、出版、歸檔，對平時收集不及時的，根據醫護人員的研究進度，定期收集資料進行歸納匯總，聯系雜志社，協助他們。此外，可以利用年終績效考核將論文進行集中收集、分類、整理、歸檔。確保醫學科研論文檔案資料完整、齊全。

二、醫學科研論文檔案的管理

1、加強制度建設，完善科研論文檔案管理制度。

醫學科研論文檔案雖然很重要， 但是由于缺乏單位的足夠重視。

沒有建立行之有效的規章制度，單位應當根據《中華人民共和國檔案法》等相關法律法規的要求，重視制度建設，建立科研獎勵制度，并將與個人年終績效考核和職稱晉升相掛鉤，運用行政手段和方法對醫學科研論文進行搜集、管理。提高科研檔案管理部門的監督、指導的職能，對醫學科研論文檔案進行規范化、系統化的搜集、管理與利用[4]。

2、提高歸檔意識和檔案管理人員的素質

醫學科研論文是廣大醫務工作者研究成果，許多醫務人員認為這是自己私有的東西，所以收集管理起來比較困難，平時應當加強對《檔案法》等相關法律法規的宣傳力度，使廣大醫務工作者意識到及時將自己的論文歸檔是自己的責任和義務，使檔案管理人員意識到將科研論文收集整理好、利用好是自己的職責，提高歸檔意識和檔案管理意識。

為適應飛速發展的信息時代，培養高素質的檔案管理人員也勢在必行，作為檔案管理人員應當具有良好的政治素質、職業道德和業務素質，應努力參加檔案局組織的培訓，學習檔案管理相關業務知識，增強自身業務能力，加強計算機的學習，熟練掌握檔案管理相關軟件的應用，使自己符合時展的要求。

3、加強醫學科研論文檔案信息化建設

傳統的依靠手工收集、檢索、查閱等手段已不能適應時代的飛速發展，傳統方式信息量少，查找速度緩慢，不利于檔案的利用[5]。現在的論文寫作通常都是通過電腦來完成的，這為科研論文的歸檔創造了有利條件，可以利用已有的EXCEL表格及圖書管理軟件，對科研論文進行收集管理，將論文基本信息錄入EXCEL表格，再將表格與圖書管理軟件進行數據轉換，加以修訂與校對，就可以完成論文檔案庫的建立，使用者只需輸入檢索字段就可以查詢到自己需要的文章，這大大縮減了醫學論文的檢索及查閱時間。

醫學科研論文檔案的建立，需要全體醫護人員的共同參與配合，科研論文檔案能直接反映醫院的科研學術水平， 還能為醫務人員晉升職提供可靠的依據。

參考文獻

1. 邵兵.科研論文檔案歸檔管理的可行性與要求[J].蘭臺世界，2006（11）

2. 葛淑苑. 科技論文檔案的管理與利用[J] .中華醫院管理雜志，2001（8）

3. 錢農等. 淺談醫學學術論文檔案的收集和計算機管理[J] .浙江臨床醫學2004 （9）

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關鍵詞：機關單位 檔案管理 科學化

檔案是全部活動的真實記錄，它體現各機關單位成長與發展歷程，是寶貴的經驗財富和重要的信息資源。因此，檔案管理是機關管理工作的重要環節，對機關效益產生重要影響，是機關提高績效，增加效益，科學管理的重要保證。

一、檔案管理科學化的必要性及緊迫性

檔案管理是機關單位管理的基礎環節。檔案材料無序零散保存，勢必為某些重要檔案信息資源持有者提供可趁之機，造成管理上的被動，引起機關內部管理混亂。完善的檔案管理可作為展現單位自身誠信的一個窗口，反映各單位的科技成果、管理水平、財務狀況等重要內容。在社會信用體系建設中，信用檔案建設已成為社會各界關注的焦點。檔案是文化事業的象征，是文化發展的真實記錄，是文化存儲的主要形式。

二、當前事業單位檔案管理工作存在的問題

(一)檔案管理重視程度低

各單位往往重視財務重視人事重視組織等方面的管理，卻很少重視檔案管理，殊不知檔案管理也是機關單位管理的重要一環。許多機關單位忽視檔案管理工作，忽視檔案材料是單位的重要信息資源庫。檔案部門更是作為“冷部門”，極易成為精簡或兼并對象，甚至撤銷專門檔案機構，只設置兼職檔案人員。這些人員崗位不固定，檔案業務知識偏低，待遇較低，再加之檔案機構在單位組織體系中地位低，直接影響檔案工作的發展。

(二)檔案管理模式落后

目前的機關檔案管理雖有一定規模但內部管理與機關單位發展脫節，檔案分散保管在各職能部門，如財務檔案保存在財務部、技術檔案保存在技術部、文書檔案保存在辦公室，雖各部門都保存檔案，但他們之間互相封閉，整體上處于零散無序狀態。大部分檔案管理者又未經過正規培訓，不懂檔案整理，很多檔案實行簡單“信袋式”管理，影響檔案的查閱利用。

(三)檔案管理科學化水平低

隨著信息化的發展，辦公自動化、電子文件、文檔一體化等新生事物相繼出現，使檔案形成方式發生很大變化。這些檔案的管理和利用方式與紙質檔案截然不同，當前檔案傳統的工作模式和技術水平已不能適應。因為文件從起草、修改到印發都通過計算機運行，它具有便于復制的特性，使得最能體現檔案原始記錄性的內容與形式特征不復存在。紙質檔案的載體較為穩定安全，而電子文件的載體穩定性差，易損壞。因此要運用現代化管理手段來解決電子文件中原始信息的長期保存問題任重而道遠。

三、檔案管理科學化的對策

(一)政府政策層面

1.積極完善和宣傳檔案法律法規

檔案行政管理部門應加強檔案執法隊伍建設，依法監督和指導檔案工作。各地政府應利用檔案行政執法檢查及設立《檔案法》宣傳月，通過電視臺、報紙等媒體，并通過張貼標語、召開檔案工作座談會等形式，大力宣傳檔案法律法規，堅持“多宣傳、多聯絡、多接觸、多服務”的工作方法，促進檔案工作規范化建設。并與相關部門加強溝通與協調，共同督促，積極營造建檔氛圍，使更多單位認識到建立健全檔案的重要意義，增強機關單位做好檔案工作的自覺性。

2.積極塑造典型，發揮以點帶面功效

精心選擇一些規模大、作風好、有一定檔案管理基礎的單位作為試點，進行重點指導、培養，樹立典型，以點帶面，全面提升檔案管理水平。采取先學會管理的單位帶動后建檔的單位，以老手帶動新手，先推出部分示范單位，使其成為“領頭羊”，讓后來者有榜樣可學習，有先例可借鑒。

3.積極開展業務培訓和指導

檔案行政管理部門要采取切實措施：一是舉辦培訓班，講授檔案工作的基本業務知識，提高檔案人員的業務素質，使其更快更好地獨立開展檔案工作。二是深入機關單位，現場指導和培訓。要利用執法檢查等時機，深入到各機關單位現場指導。政府部門有必要主動服務，幫助制定合適檔案工作制度、檔案工作管理網絡和檔案分類方案，給專兼職檔案人員上培訓課，使機關單位檔案工作走上標準化、規范化、科學化軌道。

4.積極提供檔案中介服務

通過檔案社會化服務的形式對檔案進行代保管、托管、等，檔案中介服務能滿足這一需求。以檔案中介為依托，開展檔案整理、寄存、代管業務。遵循市場需求，各地檔案部門可以設立“咨詢服務中心”，為那些人手不足、保管條件較差的機關單位提供檔案整理、代管、寄存等服務，為其提供規范的科學化的檔案管理，既節約管理成本，又能促進檔案管理科學化。

(二)機關單位自身層面

1.強化檔案意識，牢固效益觀念在檔案工作建設中，首先要提高檔案意識，確立檔案實用效益觀念后，才會用心去收集、整理、保管、利用好這些檔案資料，做好檔案管理工作。各機關單位應認真學習《檔案法》、《〈檔案法〉實施辦法》及所屬地檔案條例，提高對檔案工作重要性的認識，自覺接受檔案部門的業務指導與監督，主動抓好檔案工作。

2.構建科學化檔案管理機制

只要符合國家檔案法規，實行集中統一管理原則，有利于檔案工作開展，就可以一切從實際出發。建立檔案管理機制，關鍵要保證檔案的及時、完整收集、保管和提供有效利用上，體現在是否滿足時展、社會發展的需要，是否有利于檔案管理可持續發展，沒必要追求設施大而全。如果檔案沒有保存齊全完整，不能提供各項活動服務，檔案室再豪華，設施再完備也是毫無用處，缺少價值。

3.科學利用信息化手段

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關鍵詞：檔案 科學化管理 問題 建議

高校檔案是學校在從事基建、科研、人事、教學、資產、黨政管理等各方面工作的原始材料，它不僅作為各項工作的查考憑證，保證了高校運行的延續性，而且能為高校管理者做出正確決策提供參考。今年來，我國高校教育事業不斷發展壯大，招生規模連續數年大幅度擴充，辦學指導方針由“擴規模”轉為“抓質量”，在這一趨勢下，高等教育學校為了提高辦學質量的任務，在管理創新、基礎設施建設、機構改革等方面均要實行大規模的改革。這些變化無疑會對檔案管理工作提出更高的要求。在高校各職能不斷深化和提升的今天，如何推進高校檔案管理科學化、規范化、現代化建設是高校發展的有效保障和必然要求。

一、 高校檔案管理工作存在的幾點問題

1、檔案工作受重視程度偏低

目前在國內高校的教師群體中，大多數認為檔案管理只不過是收集、整理、保存一些已經成為歷史的資料，抓好檔案管理工作難以在短時期內見到成果，沒什么實在意義，對檔案管理工作的認知面窄；領導檔案意識淡薄，對檔案工作缺乏必要的關心和支持，導致教師平時也不注意收集、保存學校開展各項活動的原始資料，致使一些具有保存價值的重要檔案流失；檔案管理部門相比于其他行政部門、科研部門，沒有經濟地位、社會地位、政治地位，被認為是無足輕重、可有可無的部門。

2、 基礎建設經費投入不足，管理手段落后

物質基礎是完善檔案管理必不可少的前提，現代化的管理工作，無論是軟硬件的設備購置，還是檔案信息數字化建設，都要有一定的資金支持。但目前，很多高校對檔案投入經費不足，缺乏安全保存檔案的專門庫房，沒有配備防火、防盜、防蟲的必要措施，這一相對滯后的檔案管理基礎設施一方面致使檔案建設中許多問題得不到及時的解決，另一方面也致使檔案管理人員在查閱檔案時，用手工查找，大大降低了工作效率，檔案現代化管理舉步維艱。

3、 檔案管理工作體系不健全，管理模式陳舊

高校檔案管理工作缺乏職責規范、系統的考核流程，在法制化管理和科學化管理方面嚴重滯后；檔案工作人員在收集、整理檔案的過程中，沒有及時歸檔的檔案意識，經常隨意存放、草率處理，導致原始材料不可挽回；檔案的交接手續不嚴密，如在檔案管理人員的離職或調動工作時，未能按要求嚴格執行交接程序，導致了檔案數量、材料等問題責任不明、界限不清。

4、 檔案未得到充分的利用

某些高校職能部門工作手段老套單一，不充分調取利用數字化的檔案信息，而依舊采用傳統方法工作，耗費了大量的人力、物力。

5、檔案專業人才稀缺、素質不高，工作隊伍穩定性差

高校檔案管理人員很大一部分屬于兼職性質，沒有受過專業檔案管理的培訓，專業技能低，職業素養不高；職稱、待遇、工作時間等與其他行政部門相比偏低，致使檔案管理人員不安于本職工作，很多兼職的檔案管理人員更是頻繁的更換，檔案管理員工流失率居高不下，管理隊伍不穩定，為高校檔案管理的科學化、規范化增添了難度。

二、 加強高校檔案工作科學化管理的建議

1、重視檔案管理工作，制度發展規劃，完善檔案工作的制度化、規范化

高校管理者要加大檔案管理工作的宣傳力度，提高重視程度，在制定學校長期發展規劃中，將檔案工作納入領導管理議程，做到年初有計劃、年中有檢查、年末有總結，同時為了避免在具體工作中出現無章可循、草率行事的情況，需健全和完善檔案工作的各項制度，并且為檔案部門提高一個良好的工作環境，也只有這樣，才有可能將檔案工作向著標準化、規范化、信息化、現代化方向推進。

2、 加大基礎建設經費投入力度，推動管理信息化建設，提高管理手段

提高檔案館的硬件設備，購買專門保存檔案的庫房，增添防火、防盜、防有害生物的必要措施，隨著信息數字化的迅猛發展，檔案儲存的載體也有傳統的紙質轉為了各種載體，如聲像、圖文影像等，因此，高校要配備相應的圖文影像掃描設備、存儲器、數碼攝像機等硬件建設和規范化的檔案信息系統軟件設施；借鑒當今先進的計算機技術、網絡技術、多媒體技術，用數字工具完成高校檔案管理信息數字化，真正實現高效率、高精準、低成本的檔案信息化管理。

3、 規范管理工作體系，創新檔案管理模式

制定高校檔案管理的職責規范、系統的考核流程，可以遵循集中統一、歸口管理的原則，由校級領導帶頭組成一個檔案工作小組，各部門設立檔案聯絡員，及時收集應歸檔的資料，各部門形成的檔案定期移交到學校檔案室集中管理，防止分散管理出現的弊端；建立健全檔案管理制度，從檔案的收集、整理、歸檔、移交、建檔定級到責任追究都要有完善的規章制度，推進檔案管理工作的制度化和規范化；明確規定因檔案人員因失職而造成檔案的流失或損壞的相關懲罰，完善檔案激勵機制；引進競爭機制，推行全員聘任競爭上崗，優勝劣汰，開拓檔案工作充滿活力、創新的新局面。

4、 開發高校檔案資料對實際工作的指導利用價值

高校管理者做決策時，應該參考借鑒檔案資料，實現高校事業科學有序地發展，如教務管理部門依據“課時兩”“學生評教成績”等資料，準確評估新進教師的教學情況，為學校教師的合理安排提供有力依據；再如，高校擴大招生規模，可依據學生檔案、基建檔案，評估招生規模擴大的程度。

5、提高檔案管理人員素質，推進檔案管理人才隊伍建設

一是通過提高現有檔案工作人員的福利待遇水平，穩定人才隊伍；在職稱晉升工作中，加大檔案管理中、高層人員的比例，可以吸引更多高學歷的人才加入檔案管理隊伍之中；定期舉辦檔案管理人員的交流會，分享心得，一方面提高檔案管理效率，另一方面使從業人員有了工作的熱情以及組織的歸屬感。二是引入培訓計劃，定期為現有的檔案管理人員開展加強現代信息技術方面技能的培訓，使管理隊伍滿足新形勢的要求；另外，興趣是最好的老師，可以引導專業技術人員學習業務技能的興趣，從而達到事半功倍的效果，大大提高了檔案工作效率。三是引進具有檔案學歷的畢業生，他們有專業的檔案管理技能，對檔案學科前沿、發展方向有敏銳的觸覺，易接受新事物，改善落后的管理模式。四是提高檔案管理人員的職業道德素質，忠于祖國、愛崗敬業、講道德、守紀律、不計較個人利益，干一行愛一行的職業情操。只有這樣，才能克服困難，刻苦專研，為高校檔案工作作出貢獻。

總之，隨著我國高等教育事業的不斷發展，高校檔案管理工作已經成為衡量學校教育質量、管理水平的重要尺度，只有不斷創新，加強檔案管理的信息科學化、數字化、網絡化、標準化建設，才能更好的為高校的建設和發展服務。

參考資料：

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[2]勞文微.程控交換技術與設備，電子工業出版社，2008.

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[9]趙新旺.提高檔案管理人員素質加強檔案科學化管理[J].管理科學,2011,(3).

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關鍵詞： 教學評估 教學檔案 有效管理

一、獨立學院系級教學檔案有效管理的意義

1994年，我國啟動了普通高校教學工作評估試點工作，2003年正式確立周期性教學工作評估制度。它是我國高等教育的一項重大改革，是用來衡量一所高校本科教育質量的重要依據，其目的是全面考察高校貫徹執行黨的教育方針，促進學校積極落實“以評促建、以評促改、以評促管、評建結合、重在建設”的方針，改善辦學條件，加強教學基本建設，深化教學改革，提高管理水平，建立和完善自我發展、自我約束的機制。

教學檔案，是學校教學經驗、教學活動的記錄，是學校檔案的主體、核心和重點。系級教學檔案是教師、學生從事教學管理實踐活動中直接形成的，具有保存價值的文字、圖表、音像等不同形式的歷史記錄，是系級檔案管理工作的核心。這些系級評估材料是各系辦學歷史、辦學經驗、辦學亮點和特色積淀的反映，是各系教育實踐從感性向理性的飛躍，也是評估專家在走訪過程中對各系形成理性認識的載體。通過查閱完整的檔案資料，可以打開思路，開闊眼界，發揮檔案的查考和憑證作用，也是系級各項管理和決策的重要依據。

可見，對于獨立學院而言，加強和改善系級教學檔案的建設和管理工作，實現有效管理，在本科教學評估中具有舉足輕重的作用。

二、科藝學院系級教學檔案管理的現狀分析

科藝學院搬至西城辦學已達7年，學院各方面的工作都在逐步向科學化、規范化邁進，教學檔案的建設和管理工作也受到了一定的重視，學院層面成立了專門的檔案室，各系也均配備了兼職檔案管理員。筆者作為外國語系的兼職教學檔案管理員，從具體的工作實踐來看，發現當前的系級教學檔案管理仍然存在諸多問題。具體如下：

1.系級教學檔案管理人員專業素質整體不高。

由于機構設置和人員編制的原因，科藝學院所有系的教學檔案管理員均由教學秘書兼任，而這些教學檔案管理員均不是檔案管理專業科班出身，對檔案管理的理論知識和業務技能掌握能力有限，亦沒有系統地接受檔案管理專業知識的教育培訓，可見目前的系級教學檔案管理人員專業素質不高，理論素養匱乏，實踐經驗欠缺。

2.系級教學檔案管理意識薄弱。

由于管理體制等諸多原因，加上長期以來形成的習慣，很多教職工檔案管理意識薄弱，對教學檔案的重要性沒有充分的認識，特別是對于一些應歸檔的文件材料，比如點名冊、試卷、學生論文等，不夠重視，沒有從源頭做好科學的分類和及時的整理，致使很多教學檔案殘缺不全。

3.系級教學檔案收集不系統、不完整。

系里的每一項活動都有其發生、運作、結束等一系列過程，反映在文件材料上必然有策劃、計劃、執行過程的來往文件、會議記錄、總結、表彰、處分、照片等，若依據這些材料就有可能再現該活動的全過程。遺憾的是，有些檔案收集常常是有計劃，無總結；有上學期的材料，無下學期的對應資料；有決議無會議記錄等，缺乏系統性和完整性，這大大降低了教學檔案日后的利用價值。另外，鑒于科藝學院師資構成的特殊性，相當一部分老師來自于下沙本部，還有一些外聘和外教，因為多方面的原因使得學院目前對這部分教師的約束條件較少，致使管理難度加大，教學檔案收集不完整的現象普遍存在。

4.系級教學檔案管理手段落后。

雖然辦公自動化設備普遍運用在科藝學院的日常辦公中，但是系級教學檔案工作仍然局限于手工管理和被動服務模式，加上教學秘書本身的工作就比較繁雜，對于教學資料的歸檔只能是疲于應付，工作效率顯然難以提高。

5.系級教學檔案管理不規范。

盡管學院頒布了檔案管理的相關規章制度，但并沒有真正落到實處，系級教學檔案的管理較為混亂，基本沒有專門的教學檔案室，零亂堆放，沒有頭緒，沒有進行科學的分類和立卷，日后查找難度較大。

三、科藝學院系級教學檔案有效管理的舉措

1.加大宣傳力度，增強全員檔案意識。

加強對學院檔案管理制度的宣傳，宣傳教學檔案歸檔的重要性和緊迫性，使教職工認識到教學檔案是具有潛在和現實作用的寶貴財富，主動配合教學檔案管理人員做好教學檔案材料的歸檔工作，確保教學檔案管理工作高效高質完成，尤其對于非定崗科藝學院的教職工和一些外聘教師，更應加大宣傳力度，同時從制度上予以保證。

2.更新觀念，進一步提高教學檔案管理人員的整體素質。

組織教學檔案管理人員參加專業培訓，使他們盡快掌握檔案管理專業技能與方法，提高他們對檔案資料的收集、整理、分類、歸檔和保全過程的創新能力。

3.建立健全系級教學檔案管理規章制度。

切實貫徹執行學院檔案管理制度，并可以根據各系實際情況，制定本部門教學檔案管理的規章制度，包括教學檔案管理工作實施細則、教學檔案編目分類要點、檔案保管借閱制度等。這些制度的建立，使教學檔案管理做到有章可循。

4.推進系級教學檔案管理現代化，提高利用率。

嘗試引進檔案管理的自動化軟件，采用現代化管理方式，用電子化管理取代傳統的紙質管理，從而實現教學檔案管理的科學化、現代化、網絡化。

5.加強系級教學檔案材料的規范管理。

（1）配備系級專職教學檔案管理人員

建立系級專門的教學檔案室，配備一名專職的檔案管理人員負責對系級教學檔案實行集中管理。這樣有利于提高檔案管理的業務水平，保質保量地整理好檔案資料，進而發揮檔案室的最高效率，更好地迎接教學質量評估工作。

（2）建立教研室檔案室

可以建立教研室檔案室，教研室是系部的組成單位，由每個教研室負責本教研室資料的收集、整理、歸檔、審查和移交等工作，這樣有助于教學資料的合理分類和完整保存。

（3）規范教學檔案管理的歸檔格式

對各種原始材料在提交和收集時，應制定相關的規范化格式，并要求所有教師按時、按量、保質，規范地上交各種材料由檔案管理人員整理歸檔。同時，相關管理人員也應及時對有關材料進行關鍵內容的提取和總結。

（4）實行定期檢查制度和獎懲制度

實行定期檢查制度和獎懲制度，將教學檔案材料工作同教師的考核、職稱評聘、獎勵等掛鉤，增強教師的歸檔責任感和積極性。

總之，做好系級教學檔案的管理、開發和利用，使系級教學檔案在教學改革、科研、評估工作、教師職稱評定及學生評獎等方面發揮其應有的作用。只有這樣，才能改變教學檔案收集工作難的被動局面，從而形成系級教學檔案管理的良性循環，使系級教學檔案高效地服務于教學，在本科教學評估中成為一道亮麗的風景線，充分彰顯各系辦學特色。

參考文獻：

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[3]彭韶霜，彭芬輝.本科教學評估背景下的教學檔案建設[J].湖南人文科技學院學報，2007（8）.

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檔案人才是指在檔案事業發展過程中，能以自己的創造性勞動，為檔案學術研究和檔案工作作出一定貢獻的人，包括檔案事業管理干部和實際工作者，檔案學術研究人員和教育工作者，熱愛檔案工作的各類高級知識分子。檔案人才需要穩定，也需要流動。

檔案人才需要穩定。檔案人才的穩定有利于檔案事業的興旺。檔案工作的發展是一個漫長的積累過程，必須有一批腳踏實地干實事的人，在一個較長時間內，發揚奉獻精神，兢兢業業地為之奮斗，檔案事業才能興旺起來，才能發展起來。檔案是歷史的記錄，有很強的連續性和專業性，如果人才不穩定，必然導致檔案工作的混亂，甚至大亂，檔案事業就會停止不前，甚至倒退。“一個檔案工作都不正常的國家，社會必定動蕩不安，人心惶惶”。我們建設有中國特色的社會主義，構建社會主義和諧社會，首先需要社會的全面穩定，人民才能安居樂業，大中有小，眾小成大，全局中有局部。因此，社會的發展，人類的進步，經濟的振興需要“歷史作鑒”，而保持歷史憑證的完整與真實則需要廣大檔案工作者的無私奉獻，就需要檔案人才的相對穩定。

檔案人才需要流動。人才流動（the flow of talent）是指人才在地區、行業、崗位等方面的變動。它是生產社會化、科學技術整體化的客觀要求，是社會按照人才的價值規律和社會要求所進行的空間動態調節。檔案人才需要流動。首先，檔案人才的流動是宏觀事物發展的需要。認為，運動是無條件的、永恒的和絕對的；現代系統論告訴我們，每一個系統都無時無刻不與外界進行物質和能量的交換，隨著科技的進步，社會生產力的逐步提高，檔案事業新的服務領域不斷產生，不斷出現，客觀上使檔案人才在供求總量、空間分布、結構層次等方面必須進行調配和優化，才能發揮檔案人才的作用，提高檔案人才的使用率。其次，檔案人才流動是現實工作的需要。一是檔案人才需要請進來，檔案系統需要引進一些作風好、業務精、知識廣、政治性強的優秀人才，加入進許多新鮮的血液，才能防止出現檔案人才青黃不接和檔案事業斷層情況，給檔案事業帶來生機與活力，提高檔案人才隊伍的整體戰斗力；二是檔案人才需要走出去，一般來講檔案工作者長期默默無聞、無私奉獻卻鮮有人知曉，特別是基層檔案工作枯燥的工作、復雜的環境，能磨煉他們的心志，提高了他們的政治和業務素質，這些藏龍臥虎平時往往不易被發現，通過正常流動則會使其大顯身手，為社會做出更大的貢獻，同時也是激勵檔案工作者奮發向上的一種需要。三是檔案人才自身還需要通過多種途徑來展現自我，檔案人才流動為其展現自我提供了可能，當外界環境不佳時，檔案人才表現自己的能力是有限的，通過流動尋找適合自己的舞臺不失為一個好辦法，這解決了一些少數檔案工作者用非所學、專業不對口，用非所長、難以發揮他們的特長，用非所愿、工作與自己的志趣背道而馳的問題，也解決了一些檔案工作者與領導關系緊張，長期工作條件差、工作不順利，自持清高，認為大材小用，檔案部門不是他用武之地的問題。四是解決一崗定終身這種使一些人才不能發揮自己的興趣、特長，工作積極性不高，工作效率大打折扣的問題。

檔案人才穩定與流動的關系。檔案人才既需要穩定，亦需要流動，這不是自相矛盾嗎？不是。實際上，檔案人才穩定與流動是對立統一的關系，其對立的一面是指檔案人才流動是永恒的、無條件的、絕對的。但只求流動，不顧穩定，要么使檔案人才過剩，出現浪費，要么使檔案人才大量流失，影響檔案工作的正常開展和檔案事業的科學發展。如只求穩定，不注意流動，檔案系統必然死水一潭，缺乏朝氣，更談不上什么創新和發展；其統一的一面是指檔案人才穩定與流動相互依賴、相互貫通、相互滲透、互為前提，檔案人才的穩定是在流動中的相對穩定，檔案人才的流動是在穩定的前提下的合理流動，流進與流出保持一種規范化的比例關系。

正確處理檔案人才穩定與流動的關系。科學發展觀是全面、協調、可持續的發展觀，檔案事業必定需要全面、協調、可持續發展，這必然離不開檔案人才的全面、協調、可持續發展，這顯然要求我們要處理好理檔案人才穩定與流動的關系。正確處理好檔案人才穩定與流動的關系就是保持檔案人才的全面、協調、可持續發展，其關鍵是既要保持其相對穩定，又要注意合理流動，具體說來，就是建立檔案人才合理的穩定與流動機制。這就要求：一是要重視檔案人才的素質的提高。檔案人才，具有檔案專業知識是必要的，但更重要的是必須要有高度的政治思想覺悟，要有較強的社會責任感和使命感，要有一種奉獻和吃苦的精神；二是要建立統一的規章制度。國家檔案行政管理部門應配合人事勞動管理部門制定出規范的檔案人才規章制度，防止吸納人才混戰，各省、各地檔案行政管理部門和各檔案人才用人單位也應該制訂出留住人才、放走人才的制度；三是要堅持原則、一視同仁。有的人不講道理，喜歡糾纏，不達目的誓不罷休，這就要做到在原則問題上不相讓，不能讓糾纏不成，掉頭就走，拍拍屁股一溜煙的人占便宜；四是要發揮作用。檔案人才在一個單位，要有用武之地，要安排適當的崗位，要提供必要的條件，使其有所作為；五是要改善待遇。檔案用人單位內部機制要搞活，要拉開分配檔次，優才優待，關鍵崗位和做出重要貢獻的檔案人才，要給予特殊待遇，在可能的情況下，還可以考慮解決其家屬子女就業問題等后顧之憂；六是要重視檔案人才的培養，從多方面提高檔案人才的總量和質量，搞好檔案人才適當流動、合理配置、優化組合。