導(dǎo)語(yǔ)：如何才能寫好一篇各部門檔案管理，這就需要搜集整理更多的資料和文獻(xiàn)，歡迎閱讀由公務(wù)員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

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關(guān)鍵詞：房屋；管理員；電子檔案；檔案管理

中圖分類號(hào)：G271文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A文章編號(hào)：

引言：隨著城鎮(zhèn)化進(jìn)程的加速發(fā)展，城市建設(shè)規(guī)模的不斷擴(kuò)大，道路、市政配套、房屋建設(shè)較之前有了巨大變化。住宅及商業(yè)用地不斷推出，商品房及商業(yè)辦公用房的建設(shè)工作已經(jīng)成為城鎮(zhèn)化發(fā)展的主要表現(xiàn)。在此建設(shè)過程中，房地產(chǎn)企業(yè)作為投資建設(shè)的業(yè)主方，有著重要的地位。房地產(chǎn)企業(yè)作為業(yè)主方，在工程竣工后交付使用前，有兩大驗(yàn)收需要通過，一是工程實(shí)體驗(yàn)收，二是工程檔案驗(yàn)收。由此可見，工程檔案與工程實(shí)體同等重要，兩者密不可分。房地產(chǎn)企業(yè)作為一個(gè)企業(yè)來(lái)說，不單單只有工程檔案，在運(yùn)行過程中還會(huì)形成行政檔案、人事檔案、成本檔案、營(yíng)銷檔案、財(cái)務(wù)檔案等。本文以項(xiàng)目公司為例，就如何做好這些專業(yè)檔案的管理工作來(lái)進(jìn)行探討。

1、房地產(chǎn)企業(yè)項(xiàng)目公司檔案管理現(xiàn)狀

1.1制度執(zhí)行力度不夠，領(lǐng)導(dǎo)重視不夠，各部門檔案未能集中統(tǒng)一管理。集團(tuán)檔案管理制度下發(fā)已經(jīng)較長(zhǎng)時(shí)間，制度培訓(xùn)也已開展幾次，但僅憑檔案管理員個(gè)人能力，無(wú)法完成集中統(tǒng)一管理，公司領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作沒有切實(shí)的重視，對(duì)集中統(tǒng)一管理沒有要求，對(duì)一些財(cái)務(wù)檔案、人事檔案等屬于公司層面的保密資料的考慮，致使各部門檔案沒有集中統(tǒng)一管理。其實(shí)說白了，就是專職檔案管理員，只有責(zé)任，沒有權(quán)利。公司賦予專職檔案管理員有對(duì)接集團(tuán)及外部相關(guān)單位一切檢查及制度執(zhí)行的責(zé)任，但對(duì)下，卻沒有管理各部門兼職檔案管理員的權(quán)利，致使制度執(zhí)行不下去。

1.2由于辦公條件的限制，要實(shí)現(xiàn)檔案的集中統(tǒng)一管理難度較大。檔案室過小，辦公地點(diǎn)不固定。往往很多項(xiàng)目公司，辦公地點(diǎn)根據(jù)項(xiàng)目地點(diǎn)來(lái)定，無(wú)法長(zhǎng)期固定在一個(gè)辦公場(chǎng)所，經(jīng)常搬遷，導(dǎo)致檔案資料在搬遷過程中部份丟失或不同程度的損毀。因辦公環(huán)境限制，公司無(wú)法給專職檔案管理員較大的檔案室，檔案室面積較小，無(wú)法容納公司所有專業(yè)檔案的入庫(kù)保管工作。分配給各部門僅是較小的一個(gè)個(gè)的檔案室，各部門自行保管部門檔案。

1.3兼職檔案管理員專業(yè)知識(shí)不夠，人員變動(dòng)較頻繁。兼職檔案管理員往往不只負(fù)責(zé)本部門檔案業(yè)務(wù)工作，都還有一份主要的本職工作，檔案收集整理僅作為副業(yè)，招聘時(shí)也未注明需有檔案管理業(yè)務(wù)知識(shí)。因僅是兼職的檔案管理員，主管工作并不在此，故工作變動(dòng)機(jī)率較大，移交工作較頻繁，導(dǎo)致移交不細(xì)致，有檔案遺漏現(xiàn)象。

1.4資料繁多，歸檔不及時(shí)，尤其工程施工過程資料。房地產(chǎn)企業(yè)檔案，包含工程檔案、行政檔案、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、成本檔案、營(yíng)銷檔案等，這些檔案分別由責(zé)任部門負(fù)責(zé)收集整理歸檔，經(jīng)辦部門由于考慮到資料的后續(xù)利用問題，往往不會(huì)移交到專職檔案管理員處保存。施工過程中形成的施工資料，往往是現(xiàn)場(chǎng)施工完成后補(bǔ)，等工程竣工后才能完整移交。

1.5電子檔案歸檔工作較差。目前來(lái)講，大家對(duì)電子檔案的歸檔意識(shí)不強(qiáng)，電子檔案都放在經(jīng)辦人電腦里，兼職檔案管理員對(duì)電子檔案的內(nèi)容及數(shù)量并不清楚，造成收集不及時(shí)，不完善，從而導(dǎo)致公司電子檔案歸檔工作的嚴(yán)重缺失。更有一些對(duì)電子文件隨意進(jìn)行增加、刪除、修改等操作，不把電子文件作為檔案來(lái)源對(duì)待，因而是原始的電子稿件面目全非，影響電子檔案的保存價(jià)值。

2、就目前檔案管理的現(xiàn)狀，解決辦法

2.1加強(qiáng)制度學(xué)習(xí)，嚴(yán)格貫徹落實(shí)制度要求集中統(tǒng)一管理。確定檔案收集整理歸檔的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，建立公司檔案管理制度，組織全體員工，認(rèn)真學(xué)習(xí)檔案管理制度，加大各部門負(fù)責(zé)人對(duì)部門檔案歸檔的重視程度，從上而下的引導(dǎo)大家嚴(yán)格按制度執(zhí)行。建立獎(jiǎng)懲措施，對(duì)檔案整理較好移交及時(shí)的個(gè)人予以獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)未按照規(guī)定整理移交的予以處罰。

2.2克服辦公地點(diǎn)不固定的弊端，搬遷過程中切實(shí)做好檔案的打包裝箱工作；搬遷后及時(shí)拆箱整理。不定期對(duì)各部門檔案歸檔工作進(jìn)行檢查，督促及時(shí)整改，對(duì)各部門檔案室進(jìn)行定期檢查，對(duì)檔案整理不規(guī)范情況進(jìn)行整改復(fù)查，對(duì)檔案庫(kù)房里設(shè)備不合要求情況進(jìn)行整改。每年定期對(duì)各部門檔案室檔案歸檔情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，切實(shí)掌握各部門檔案狀況。

2.3定期組織兼職檔案管理員進(jìn)行檔案管理制度培訓(xùn)，加強(qiáng)業(yè)務(wù)知識(shí)學(xué)習(xí)。公司定期組織兼職檔案管理員進(jìn)行集中培訓(xùn)學(xué)習(xí)，相互溝通，對(duì)資料收集過程中產(chǎn)生的問題進(jìn)行集中解答。盡量保持兼職檔案管理員的穩(wěn)定性，兼職檔案管理員離職需專職檔案管理員簽字認(rèn)可，所保管檔案資料需全部移交專職檔案管理員方可離職。

2.4針對(duì)各專業(yè)檔案內(nèi)容繁多，歸檔不及時(shí)現(xiàn)象，制定統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，明確歸檔的時(shí)間節(jié)點(diǎn)和歸檔范圍。公司專門設(shè)置兼職檔案管理員，負(fù)責(zé)各部門歸檔資料的收集整理工作，對(duì)經(jīng)辦人員進(jìn)行催收，及時(shí)整理歸檔入庫(kù)。施工過程中的資料，需由施工單位資料員進(jìn)行收集整理，過程中督促施工單位資料員，不定期對(duì)施工過程資料進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改落實(shí)，對(duì)資料不及時(shí)現(xiàn)象進(jìn)行嚴(yán)肅處理，杜絕事后補(bǔ)資料。

2.5電子檔案的收集主要靠經(jīng)辦人自覺移交，為此，制定一整套電子檔案收集整理保管的制度要求，經(jīng)常組織全員培訓(xùn)，讓大家養(yǎng)成電子檔案自覺移交檔案管理員的習(xí)慣。電子檔案的保存方面，刻錄只讀光盤，使用可保存50年以上無(wú)障礙使用的優(yōu)質(zhì)只讀光盤，索尼、三菱等進(jìn)口光盤。使用專門的光盤檔案盒，并對(duì)每份光盤檔案進(jìn)行說明。

3、總結(jié)

針對(duì)目前大多數(shù)房地產(chǎn)項(xiàng)目公司來(lái)說，要徹底解決檔案管理方面的問題，歸根結(jié)底是制度的制定和貫徹落實(shí)。房地產(chǎn)企業(yè)根據(jù)自身情況及條件，制定一套切實(shí)可行的檔案管理制度及獎(jiǎng)懲措施，根據(jù)企業(yè)發(fā)展的程度不斷完善各項(xiàng)檔案管理制度，堅(jiān)持走依法治檔的道路。引導(dǎo)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)重視檔案管理工作，明確領(lǐng)導(dǎo)的職責(zé)要求，形成企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)主管，各部門協(xié)同，檔案部門檔案管理員具體負(fù)責(zé)的管理模式，才能確保檔案管理制度的最終落到實(shí)處，才能保證房地產(chǎn)企業(yè)檔案的完整性、準(zhǔn)確性。企業(yè)保存檔案的最終目的是為了檔案的利用，只有檔案保管做到的完整性、準(zhǔn)確性，才可能對(duì)最終的利用起到作用，否則，檔案管理工作就是虛的，無(wú)意義的。

參考文獻(xiàn)：

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[3]董桂英：房地產(chǎn)企業(yè)的檔案管理[J].蘭臺(tái)世界，2006.4.

篇2

本8月14、15日，院辦組織了對(duì)下屬單位的檔案管理培訓(xùn)。兩天的學(xué)習(xí)雖然時(shí)間短暫，但學(xué)習(xí)強(qiáng)度很大，巨大的收獲是不容置疑的。通過學(xué)習(xí)，我系統(tǒng)地了解了檔案與檔案工作概述的基本知識(shí)，以及如何對(duì)各類檔案進(jìn)行收集、分類、立卷、歸檔、利用等管理程序，全方位地了解了檔案管理工作的重要性、檔案管理人員應(yīng)該具備的職業(yè)素養(yǎng)，看到日后管理檔案工作的發(fā)展方向。雖然，目前工作中還有很多問題，但這些正是我以后努力的方向，它促使我不斷地思索，不斷地進(jìn)步。下面我談?wù)勛约旱恼J(rèn)識(shí)、收獲和體會(huì)。本文原創(chuàng)網(wǎng)站為中國(guó)范例網(wǎng)-

一、規(guī)范化、科學(xué)化的檔案管理，是企業(yè)必須做好的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，也是成為一流企業(yè)的一項(xiàng)重要保障。

當(dāng)今世界已進(jìn)入知識(shí)經(jīng)濟(jì)和信息時(shí)代，信息已成為比資產(chǎn)（本）更為

重要的戰(zhàn)略資源。檔案管理工作作為信息業(yè)的組成部分，檔案作為一種信息資源，作為企業(yè)生產(chǎn)、技術(shù)、科研和經(jīng)營(yíng)等活動(dòng)的真實(shí)記錄和一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，同時(shí)作為與企業(yè)同步發(fā)展的無(wú)形資產(chǎn)，在企業(yè)管理等各方面正積極地發(fā)揮應(yīng)有的重要作用。

我公司是首家在香港上市的國(guó)內(nèi)咨詢公司，從默默無(wú)聞的只有二、三十人的小公司發(fā)展到近一百六、七十人的上市公司，在形成和發(fā)展具有顧問特色的企業(yè)文化、經(jīng)營(yíng)管理、業(yè)務(wù)拓展等各方面積累了豐富的資源。為了使公司向國(guó)際化、標(biāo)準(zhǔn)化、質(zhì)量化的軌道前進(jìn)，公司內(nèi)部結(jié)構(gòu)在不斷地改革變遷，公司制度和管理水平也在改革中不斷完善提高，這就對(duì)檔案管理工作的發(fā)展提出了新的要求。在企業(yè)發(fā)展的同時(shí)檔案工作不被削弱，建立一套適應(yīng)本公司業(yè)務(wù)特點(diǎn)、體現(xiàn)公司規(guī)范化、科學(xué)管理水平的檔案體系，使得檔案工作的發(fā)展不置后于企業(yè)發(fā)展速度，全面地記錄和反映公司建立、建設(shè)和發(fā)展的歷史過程，是辦公室行政管理的重要組成部分和必須做好的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，成為一項(xiàng)緊迫的任務(wù)。它將為公司各項(xiàng)綜合業(yè)務(wù)、研究工作的開展創(chuàng)造必要條件，對(duì)規(guī)避和抵御各種風(fēng)險(xiǎn)，提高公司的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力、推動(dòng)公司持續(xù)發(fā)展起重要作用，也成為衡量公司經(jīng)營(yíng)管理水平的重要標(biāo)志。

二、進(jìn)一步增強(qiáng)做好檔案管理工作的自覺性，盡快突破辦公室當(dāng)前檔案初級(jí)保管管理，行政、人事檔案保管單一的階段，在規(guī)范檔案的管理的前提下，積極拓展檔案信息資源。

目前，我公司辦公室的檔案管理是將平時(shí)研究院下發(fā)的收文、公司內(nèi)部發(fā)文和簽報(bào)分別收集，于當(dāng)年年底、次年年初再次篩選，將上一年度的文件分成上述三大類目立卷裝訂保存，內(nèi)容是簡(jiǎn)單地將行政、黨群、人事、經(jīng)營(yíng)管理、綜合業(yè)務(wù)管理制度多方面的集中起來(lái)，基本處在檔案管理的初級(jí)保管的階段。隨著公司的壯大和發(fā)展，業(yè)務(wù)量的增加和形成的文件的部門不斷增多，現(xiàn)有的文件分類、檔案管理方式已逐漸跟不上公司發(fā)展的要求。

培訓(xùn)學(xué)習(xí)期間，我深深地感受到了所面臨檔案管理思路的沖擊，沖擊來(lái)自于資源的搜集、檔案的分類方法，來(lái)自于所探究的如何針對(duì)公司特點(diǎn)構(gòu)建檔案體系、拓展檔案信息資源的沖擊。我深知參加檔案培訓(xùn)的目的，就是要把理論知識(shí)服務(wù)于實(shí)踐。如何把學(xué)習(xí)到的知識(shí)應(yīng)用到實(shí)際工作中去，是當(dāng)前應(yīng)該面對(duì)和解決的首要問題，也是日后檔案管理工作的重中之重。所以，重新構(gòu)建適宜公司業(yè)務(wù)發(fā)展實(shí)際的綜合檔案管理系統(tǒng)性框架、拓展檔案信息資源是當(dāng)務(wù)之急，也是有利于綜合檔案管理工作的開展和日常管理的關(guān)鍵點(diǎn)。

首先，要熟悉、掌握公司的業(yè)務(wù)情況和專業(yè)知識(shí)，針對(duì)公司的業(yè)務(wù)性質(zhì)以及內(nèi)部組織結(jié)構(gòu)重新調(diào)整檔案的類目；其次，還要系統(tǒng)地整理歷史檔案，積極開發(fā)檔案信息資源。目前，我公司檔案管理工作存在的問題：各業(yè)務(wù)部門檔案工作開展并未形成制度，這一問題主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：一是，業(yè)務(wù)部門沒有把檔案工作納入部門職責(zé)范圍，導(dǎo)致部分檔案信息的流失。二是，在日常活動(dòng)中形成的大量檔案均分散保存，檔案散失情況嚴(yán)重。公司檔案信息的流失問題主要表現(xiàn)在：業(yè)務(wù)部門研究人員對(duì)企業(yè)的調(diào)查論證、申報(bào)立項(xiàng)、洽談協(xié)議、審批登記等檔案大多掌管在相應(yīng)的當(dāng)事人手中，不能及時(shí)歸檔。有的即便歸檔也不注意歸原件，經(jīng)常歸復(fù)印件。這些問題直接隨著人員的流動(dòng)導(dǎo)致檔案信息資源的部分流失。

上述檔案信息資源流失部分，正是亟需拓展、開發(fā)的檔案資源。

再比如，我公司上市過程中的文件和材料的也要進(jìn)行目錄收集、公司經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)檔案的要單獨(dú)整理；建立并完備科研、聲像載體、實(shí)物、設(shè)備、外事、會(huì)議及公關(guān)活動(dòng)檔案等文書、科技、專門檔案的工作，此項(xiàng)內(nèi)容也是整體檔案管理工作順利進(jìn)行的前提。只有將檔案有條理地進(jìn)行分門別類，才能保證檔案準(zhǔn)確、有效地收集和利用。為檔案的收集、整理、立卷、歸檔、鑒定與統(tǒng)計(jì)等管理工作提供基礎(chǔ)，體現(xiàn)檔案的價(jià)值所在。

三、檔案管理模式上集中統(tǒng)一，實(shí)體分部門保管利用是賽迪顧問檔案管理工作的發(fā)展方向

檔案工作許多傳統(tǒng)的做法和管理模式對(duì)做好不同時(shí)期的檔案工作起到了積極作用，但結(jié)合顧問公司具體實(shí)際情況來(lái)看，有一些傳統(tǒng)做法似乎不能適應(yīng)當(dāng)前公司發(fā)展的需要，必須進(jìn)行重視和創(chuàng)新。其中包括檔案工作收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)和利用六個(gè)環(huán)節(jié)和一些具體的操作手段的革新。

我公司的產(chǎn)品，是知識(shí)產(chǎn)品，顧問公司又是上市公司，遵照國(guó)家有關(guān)部門對(duì)上市公司的管理規(guī)定， 財(cái)務(wù)部門和綜合業(yè)務(wù)部門是極為特殊的部門，其有關(guān)的文件、報(bào)表、合同管理在是絕對(duì)機(jī)密的，所以這部分檔案以分散保存的形式保管。另外，顧問組織機(jī)構(gòu)眾多，涉及公司業(yè)務(wù)拓展、專項(xiàng)研究、會(huì)議公關(guān)活動(dòng)等方方面面，這些部門承擔(dān)的大量繁重的業(yè)務(wù)支撐工作。針對(duì)這種特性，公司檔案管理也要符合這一企業(yè)特點(diǎn)的模式，要在加強(qiáng)對(duì)知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案和涉及商業(yè)秘密檔案的管理的同時(shí)，確定公司檔案文件材料的歸檔范圍，并在立卷制度上更新。在結(jié)合研究院檔案管理工作精神的前提下，從組卷的形式到裝訂的手段，盡量簡(jiǎn)化檔案部門長(zhǎng)期推行的一些繁瑣的操作步驟和不必要的過程、環(huán)節(jié)，在模式上集中統(tǒng)一，盡快完成歸檔程序，盡量縮短立卷歸檔周期。在模式上集中統(tǒng)一，即要求公司各部門所保管的檔案要相對(duì)集中到一人，這樣不致因各部門檔案的分散保管而使檔案管理不便，甚至造成檔案損壞或丟失等嚴(yán)重情況。同時(shí)各部門都要復(fù)制一套目錄歸辦公室檔案部門備份保存，也就是我們常說的目錄交流，這樣會(huì)更清楚地整體記錄公司發(fā)展和業(yè)務(wù)管理的軌跡，檔案管理工作做到有條不紊，整齊規(guī)范，有規(guī)可循，有目可查。這種企業(yè)檔案的價(jià)值是無(wú)形資產(chǎn)的，同時(shí)也能為日后檔案綜合利用提供便利條件。其他部門，如人力資源部、品牌推廣部、各個(gè)事業(yè)部（定制產(chǎn)品）等研究部門等，這些部門的檔案實(shí)體，都要針對(duì)各自部門的不同性質(zhì)和特點(diǎn)，制定不同的管理方法，進(jìn)行并規(guī)范、科學(xué)化保管。但怎樣做到既不影響日后調(diào)檔利用，又便于推行各部門在繁忙業(yè)務(wù)之余立卷,而不視其為額外負(fù)擔(dān)，值得進(jìn)一步探討。因?yàn)闊o(wú)論是檔案的業(yè)務(wù)工作，還是檔案的管理工作以及檔案信息的交流，其最終的目的都是幫助解決具體問題，提高管理效率和管理水平，而不是增加管理環(huán)節(jié)。

四、努力提高檔案管理人員的專業(yè)知識(shí)和業(yè)務(wù)能力

檔案工作既是一項(xiàng)業(yè)務(wù)性工作，又是一項(xiàng)管理服務(wù)性工作。這要求從事檔案工作的檔案人員，既要有扎扎實(shí)實(shí)的業(yè)務(wù)功底，又要有較強(qiáng)的管理能力和服務(wù)意識(shí)。知識(shí)經(jīng)濟(jì)的挑戰(zhàn)和網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)代的沖擊，以及出現(xiàn)的許多新型載體的檔案和全新的管理手段、方式，給檔案管理人員提出了更高的要求。

目前賽迪顧問為提高工作效率，沒有設(shè)立專門的檔案人員，采取的是兼職的辦法。為加強(qiáng)檔案方面的系統(tǒng)理論和實(shí)踐知識(shí)，建立有效的檔案管理制度，使兼職檔案人員成為一名掌握科學(xué)的、先進(jìn)的工作方法，一專多能的檔案工作人才，公司派出兩名辦公室人員加強(qiáng)檔案管理的專業(yè)學(xué)習(xí)和培訓(xùn)。

提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力和工作技能，我認(rèn)為主要體現(xiàn)在三個(gè)方面：一是要認(rèn)真學(xué)習(xí)檔案管理知識(shí)，提高認(rèn)識(shí)檔案知識(shí)的水平。不僅要熟悉檔案業(yè)務(wù)工作的各個(gè)環(huán)節(jié)、步驟，而且還應(yīng)掌握各門類檔案、各種載體檔案的管理方法，夯實(shí)理論基礎(chǔ)。二是對(duì)檔案工作自身的要求，要全面了解、掌握公司的業(yè)務(wù)，要不斷提高檔案管理方面的業(yè)務(wù)水平和工作技能；三是要勤總結(jié)，勤改進(jìn)，不斷創(chuàng)新。

五、要認(rèn)真研究檔案工作中遇到的新情況、新問題，完善檔案管理制度加強(qiáng)檔案管理的規(guī)范化建設(shè)，健全各項(xiàng)檔案制度，制定相關(guān)管理制度。

檔案信息是一種無(wú)形資產(chǎn)，也是企業(yè)的寶貴財(cái)富。為使檔案信息資源不流失，要建立健全檔案管理制度，有了規(guī)章制度的規(guī)范和約束，才能保證檔案工作合理化的實(shí)施開展，這也是檔案管理工作順利進(jìn)行的保證。

我認(rèn)為賽迪顧問的檔案工作制度管理應(yīng)該包含三個(gè)方面內(nèi)容：一是將檔案管理制度正式納入企業(yè)管理制度，明確管理檔案的部門或人員。二是建立健全公司檔案工作各項(xiàng)制度，依據(jù)制度對(duì)有關(guān)部門進(jìn)行檔案目錄匯集和使用調(diào)控。旨在提高職工檔案意識(shí)，確保檔案完整、準(zhǔn)確和安全。三是辦公室檔案管理人員對(duì)檔案管理的主要環(huán)節(jié)要照章管理，并納入企業(yè)管理運(yùn)行程序，有利于從文件材料的形成、積累、管理、歸檔有序進(jìn)行。從而切實(shí)把公司檔案管理納入制度化軌道。

比如，確定分管領(lǐng)導(dǎo)和專(兼)職檔案人員，負(fù)責(zé)對(duì)檔案管理的組織協(xié)調(diào)工作和檔案的收集和整理工作。各部門指定專門人員可以為兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門的檔案收集、接收、整理、分類、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、移交等工作，業(yè)務(wù)上受公司辦公室的監(jiān)督、指導(dǎo)。

辦公室檔案管理人員平時(shí)也要認(rèn)真做好收集、整理、管理工作。做到及時(shí)、主動(dòng)收集存檔的資料；按時(shí)歸檔、定期整理并經(jīng)常檢查，反復(fù)過濾；整理有序，科學(xué)管理，分柜存放，方便查找。

要將檔案管理工作納入公司業(yè)務(wù)管理程序，納入公司各業(yè)務(wù)部門、職能部門的職責(zé)范圍和有關(guān)人員的崗位責(zé)任制。即部門檔案的管理工作做到“三納入”、“四同步”：納入工作計(jì)劃和規(guī)劃、納入管理制度、納入有關(guān)人員的職責(zé)范圍；在布置、檢查、總結(jié)、驗(yàn)收各項(xiàng)工作的同時(shí)，布置、檢查、總結(jié)、驗(yàn)收檔案工作。

篇3

【關(guān)鍵詞】檔案管理;全面控制;全員參與

在新的形勢(shì)下，如何加強(qiáng)對(duì)企業(yè)檔案工作的全面控制，增強(qiáng)全員檔案意識(shí)，提高檔案工作的規(guī)范化、科學(xué)化、制度化水平，以更好地發(fā)揮檔案在企業(yè)內(nèi)部控制、外部維權(quán)等過程中的憑證和信息價(jià)值作用，就成了當(dāng)前企業(yè)檔案管理工作中的新問題和新方向。A公司自成立以來(lái)，始終把檔案管理作為一項(xiàng)重要工作來(lái)抓，2007年9月公司獲評(píng)“國(guó)家二級(jí)企業(yè)檔案工作目標(biāo)管理單位”。特別是2009年《企業(yè)檔案工作規(guī)范》（DA/T42-2009）以及2011年《廣東省企業(yè)檔案工作規(guī)范測(cè)評(píng)辦法》頒布實(shí)施后，A公司與時(shí)俱進(jìn)，推行檔案工作的全面控制和全員參與，積極推進(jìn)檔案工作規(guī)范化測(cè)評(píng)，并于2014年9月通過廣東省企業(yè)檔案工作“二級(jí)甲等”測(cè)評(píng)。現(xiàn)將A公司推行檔案工作全面控制和全員參與的經(jīng)驗(yàn)做法介紹如下。

一、加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，健全機(jī)構(gòu)，明確責(zé)任，完善體系，并將檔案管理工作納入公司日常管理工作

為加強(qiáng)檔案工作的管理，A公司成立了以總經(jīng)理為檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組組長(zhǎng)的檔案工作機(jī)構(gòu)。明確分管公司綜合行政辦公的副總經(jīng)理為檔案工作分管領(lǐng)導(dǎo)、綜合事務(wù)部經(jīng)理為檔案室負(fù)責(zé)人，安排了適應(yīng)檔案工作需要的專業(yè)技術(shù)人員為專職檔案員，并充實(shí)各部門兼職檔案員。建立了統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)負(fù)責(zé)、責(zé)任到人、層次分明、運(yùn)轉(zhuǎn)高效的檔案管理機(jī)構(gòu)。公司檔案室負(fù)責(zé)統(tǒng)籌、協(xié)調(diào)、組織、管理本公司的全部檔案管理工作。各部門兼職檔案員負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和歸檔工作，同時(shí)，公司將該項(xiàng)工作納入各部門的年終考核。A公司將檔案工作發(fā)展納入《公司“十二五”發(fā)展規(guī)劃》，每年度在公司年度工作報(bào)告中對(duì)檔案工作情況進(jìn)行總結(jié)，并在公司年度工作計(jì)劃中提出具體的目標(biāo)和要求，與公司中心工作同部署、同推進(jìn)、同考核。A公司健全、完善的檔案工作管理機(jī)構(gòu)及領(lǐng)導(dǎo)的高度重視對(duì)公司檔案管理工作實(shí)施全面控制和全員參與起到了保駕護(hù)航的推動(dòng)作用。

二、加強(qiáng)檔案工作制度建設(shè)，完善檔案制度體系，確保檔案工作行之有據(jù)、有章可循

為了實(shí)現(xiàn)檔案工作的全面控制和全員參與，A公司按照國(guó)家、省檔案局檔案工作規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)和要求，公司對(duì)原有的各項(xiàng)業(yè)務(wù)管理辦法和制度進(jìn)行了修訂，對(duì)原來(lái)沒有提出檔案工作要求的予以補(bǔ)充，對(duì)原來(lái)檔案工作要求不明確的予以修改完善，將檔案工作滲透到公司經(jīng)營(yíng)管理的各個(gè)領(lǐng)域、各項(xiàng)工作中，在源頭上對(duì)檔案工作加以全面控制。

A公司建立了以崗位責(zé)任制，檔案收集、整理、移交、借閱、統(tǒng)計(jì)、應(yīng)急預(yù)案等為主要內(nèi)容的檔案工作制度體系，并將檔案工作列入各類業(yè)務(wù)合同、章程、協(xié)議和會(huì)議紀(jì)要中，促使每位員工在日常工作中時(shí)刻注重文件材料的收集和整理。在員工崗位職責(zé)中，明確規(guī)定了文件材料的形成、收集、整理和歸檔的職責(zé)，并將其納入員工年度績(jī)效考核中，確保公司檔案工作全員參與，責(zé)任落實(shí)到位。

三、強(qiáng)化檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)，推行檔案常態(tài)化檢查，嚴(yán)把檔案移交驗(yàn)收關(guān)，做好檔案工作的前端、過程和終端控制

為達(dá)到檔案完整、齊全、規(guī)范的要求，A公司檔案人員從新一年度工作開始就對(duì)各部門文件材料的形成、收集、整理工作進(jìn)行全過程的跟蹤，把工作做在前面。同時(shí)按照國(guó)家《檔案法》和省檔案局《企業(yè)檔案工作規(guī)范》的標(biāo)準(zhǔn)和要求，進(jìn)行不定期的檔案工作檢查，發(fā)現(xiàn)問題后及時(shí)進(jìn)行糾正和指導(dǎo)。到下一年度檔案移交時(shí)，一律堅(jiān)持“不規(guī)范不接收”的原則，退回直到整理規(guī)范后再接收。

針對(duì)較難控制的養(yǎng)護(hù)工程檔案，由于參建單位多，施工周期長(zhǎng)，而且普遍存在參建單位領(lǐng)導(dǎo)檔案意識(shí)薄弱、檔案人員缺乏專業(yè)技術(shù)知識(shí)、施工隊(duì)伍調(diào)動(dòng)頻繁等原因，造成檔案材料歸檔不完整、不規(guī)范，移交不及時(shí)等等問題。A公司積極運(yùn)用各項(xiàng)行政和經(jīng)濟(jì)手段介入檔案管理工作。在項(xiàng)目施工招標(biāo)時(shí)就將檔案工作列入招標(biāo)文件，把項(xiàng)目文件材料的收集、整理、歸檔作為合同的一項(xiàng)內(nèi)容，明確檔案歸檔質(zhì)量和移交時(shí)限，如不能按時(shí)按質(zhì)按量移交，則不給予決算等等，實(shí)行前端控制。同時(shí)A公司檔案人員在工程項(xiàng)目一開始就嚴(yán)格把關(guān)，及時(shí)了解工程進(jìn)展情況，主動(dòng)配合各施工單位，深入施工現(xiàn)場(chǎng)調(diào)查研究，對(duì)養(yǎng)護(hù)工程檔案實(shí)施全過程的跟蹤，執(zhí)行檔案常態(tài)化檢查，并加強(qiáng)監(jiān)督指導(dǎo)力度，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題，并指導(dǎo)其解決問題。最后工程竣工驗(yàn)收時(shí)，嚴(yán)格執(zhí)行檔案有關(guān)的法律法規(guī)，如發(fā)現(xiàn)有歸檔文件材料不符合要求，則不予以驗(yàn)收，直到達(dá)到要求為止。做好檔案工作的前端、過程和終端控制。

四、注重檔案管理隊(duì)伍培訓(xùn)，增強(qiáng)全員檔案意識(shí)，提升檔案業(yè)務(wù)水平

A公司非常重視檔案人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作，每年都結(jié)合工作需要開展對(duì)各職能部門檔案人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)。通過培訓(xùn)，提高其檔案意識(shí)，使其充分意識(shí)到，作為檔案工作人員，應(yīng)主動(dòng)學(xué)習(xí)國(guó)家、省局的關(guān)于檔案方面的政策、法規(guī)，增加法制觀念和依法辦事能力，嚴(yán)格執(zhí)行公司檔案管理職責(zé)，積極參與公司檔案管理的各項(xiàng)活動(dòng)，在實(shí)踐中鍛煉和提高自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)和專業(yè)技能。

篇4

關(guān)鍵詞：信息化；檔案管理；人員素質(zhì)；方法

在信息時(shí)代的今天，對(duì)人社部門檔案管理工作人員的素質(zhì)素養(yǎng)提出了更高的要求，要求檔案管理工作人員要與時(shí)俱進(jìn)，不斷轉(zhuǎn)變自身的工作理念。同時(shí)也要求人社部門必須建設(shè)出一支專業(yè)化、高水平的檔案管理隊(duì)伍。但結(jié)合實(shí)際情況而言，我國(guó)人社部門檔案管理工作人員素B相對(duì)低、工作效率低，導(dǎo)致我國(guó)檔案管理工作質(zhì)量始終停滯不前。通過有關(guān)實(shí)踐表明，利用信息技術(shù)有助于加強(qiáng)檔案管理工作質(zhì)量、減少檔案人員工作量，可見，在人社部門的檔案管理工作中，通過與信息技術(shù)有效結(jié)合，對(duì)促進(jìn)社會(huì)保障體系的發(fā)展至關(guān)重要。

1 信息化背景下的人社部門檔案管理人員面臨的挑戰(zhàn)

在新形勢(shì)下，檔案管理工作具有技術(shù)先進(jìn)、內(nèi)容豐富和分工專業(yè)等特征，技術(shù)先進(jìn)體現(xiàn)在檔案管理過程中，廣泛使用信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，在最大程度上提高了檔案管理的工作效率；內(nèi)容豐富體現(xiàn)在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的使用下，衍生出很多信息，挑選出重要的信息，都將其歸入到檔案管理范圍中；分工專業(yè)表現(xiàn)在對(duì)檔案管理的專業(yè)性要求更高，各大社保單位都已經(jīng)高度重視起檔案管理的專業(yè)性。在人社部門中，只重視對(duì)其他部門工作人員的繼續(xù)教育，卻忽視了提高了檔案管理人員的綜合素養(yǎng)，很多檔案管理工作人員學(xué)歷低、知識(shí)面窄，甚至有的檔案管理人員是兼職的，并且檔案管理人員接受培訓(xùn)和繼續(xù)學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)很少，缺少系統(tǒng)的、專業(yè)的培訓(xùn)，導(dǎo)致在實(shí)際工作中出現(xiàn)很多問題，造成我國(guó)檔案管理水平低下。在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展下，各部門都開始廣泛應(yīng)用計(jì)算機(jī)信息技術(shù)，但是很多人社部門的檔案管理依然采用傳統(tǒng)模式，造成工作效率低、工作效果差，這些都是我國(guó)人社部門檔案管理管理中主要存在的問題。

2 基于信息化背景下提高人社部門檔案管理人員素質(zhì)的有效方法

2.1 提高思想素質(zhì)

信息化背景下，作為一名人社部門檔案管理人員，必須要有很高的思想素質(zhì)，這樣在實(shí)際工作中，才會(huì)不斷提高自身計(jì)算機(jī)操作能力，主動(dòng)的、積極的完善自身的不足。想要成為一名優(yōu)秀的檔案管理工作人員，熱愛自身本職工作是基礎(chǔ)，唯有充分熱愛自身的本職工作，才會(huì)將更多的熱情投入到工作中，從而做好檔案管理工作。但結(jié)合實(shí)際情況而言，我國(guó)各地區(qū)人社部門，并不注重檔案管理工作人員的思想素質(zhì)，甚至認(rèn)為檔案管理工作是一項(xiàng)很簡(jiǎn)單的工作，人人都能完成、人人都能做好，因此，在提高檔案管理工作人員思想素質(zhì)的前提上，必須要加強(qiáng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作中計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用的重視程度，唯有領(lǐng)導(dǎo)高度重視起檔案管理工作，才能促使下屬重視起計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理中應(yīng)用的重要性。另外，將計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于檔案管理的宣傳工作不到位，也是造成檔案管理工作效率低下的原因之一，所以有關(guān)單位應(yīng)大力宣傳計(jì)算機(jī)的普及和應(yīng)用，進(jìn)一步提高檔案管理工作質(zhì)量。

2.2 提高業(yè)務(wù)素質(zhì)

強(qiáng)化業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，提升自身業(yè)務(wù)素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平是確保人社部門檔案管理工作高效開展的實(shí)際需要。一是，在條件允許的情況下，有計(jì)劃、有目的組織檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，對(duì)他們實(shí)施“多元化、全方位”的培訓(xùn)，對(duì)新上崗的工作人員展開統(tǒng)一的、系統(tǒng)的崗前培訓(xùn)，對(duì)從事檔案管理工作多年的人員實(shí)施更新知識(shí)的培訓(xùn)。與時(shí)俱進(jìn)的更新檔案管理工作人員的意識(shí)和理念，拓寬他們的知識(shí)視野，尤其是要注重開展計(jì)算機(jī)檔案管理方法的培訓(xùn)，提升檔案管理人員的計(jì)算機(jī)操作水平；定期或者不定期聘請(qǐng)有關(guān)專家和學(xué)者舉辦與檔案管理相關(guān)的知識(shí)講座，促使人社部門檔案管理工作人員可以掌握好各項(xiàng)新知識(shí)和新技能，并熟悉和明確與檔案管理有關(guān)的業(yè)務(wù)知識(shí)，并落實(shí)好與檔案管理有關(guān)的新法規(guī)，并積極落實(shí)和執(zhí)行。二是，培養(yǎng)人社部門檔案管理工作人員有創(chuàng)新和發(fā)展意識(shí)，樹立起終身學(xué)習(xí)的意識(shí)，在休息時(shí)間內(nèi)，廣泛閱讀與檔案管理有關(guān)的書籍，以此來(lái)提高自身的工作能力，對(duì)業(yè)務(wù)知識(shí)認(rèn)真研究，熟悉檔案工作的實(shí)際要求，將學(xué)習(xí)和工作有機(jī)融合，從而不斷提高自身的綜合能力。

2.3 更新服務(wù)觀念

強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，提升服務(wù)水平和服務(wù)質(zhì)量是做好檔案管理工作的重要舉措，也是新形勢(shì)下對(duì)人社部門檔案工作提出的新要求。作為一名檔案管理工作人員，應(yīng)具有創(chuàng)新思維，樹立起服務(wù)的理念，主動(dòng)的、積極的服務(wù)，提高檔案服務(wù)水平，不斷探索和研究促進(jìn)檔案工作發(fā)展的新渠道，在服務(wù)中加強(qiáng)工作質(zhì)量，從而讓廣大社會(huì)公眾肯定和滿意檔案管理工作人員的服務(wù)態(tài)度和服務(wù)水平。同時(shí)，人社部門檔案管理工作人員還需要時(shí)刻關(guān)心時(shí)事政治，了解國(guó)家有關(guān)于檔案管理頒布的新法規(guī)，并將新法規(guī)積極落實(shí)和執(zhí)行，結(jié)合工作實(shí)際需要，積極的提供檔案服務(wù)；結(jié)合網(wǎng)絡(luò)數(shù)字化發(fā)展情況，促進(jìn)檔案信息管理的網(wǎng)絡(luò)化、自動(dòng)化和數(shù)字化，在公眾網(wǎng)上提供出查詢檔案信息的服務(wù)，并開設(shè)出檔案館網(wǎng)頁(yè)，為廣大社會(huì)公眾提供出更加便捷的查詢信息服務(wù)。及時(shí)抓住社會(huì)對(duì)信息服務(wù)需求的需求，構(gòu)建起以搜集信息、檢索信息、加工信息等為一體的工作機(jī)制，在充分利用市場(chǎng)運(yùn)作手段的基礎(chǔ)上，為社會(huì)公眾提供出更好的服務(wù)，從而進(jìn)一步完善人社部門信息檔案管理工作的不足。

2.4 統(tǒng)一規(guī)范管理

檔案信息化檢索對(duì)人社部門的檔案工作人員及社會(huì)公眾獲取檔案信息途徑進(jìn)行了有效的拓展，促使檢索、使用檔案信息更加方便、更加快捷。但是，我國(guó)人社部門檔案管理工作人員，在實(shí)際工作中，經(jīng)常出現(xiàn)失職的情況，致使檔案信息泄露、檔案丟失情況越發(fā)嚴(yán)重，檔案信息的泄露，給提供檔案的工作者和獲取檔案的工作者都帶來(lái)了很大的損失，特別是重要的信息，其損失程度無(wú)法估計(jì)。所以，想要完善好這一情況，就要求著人社部門檔案管理工作人員認(rèn)真貫徹執(zhí)行有關(guān)法律法規(guī)，嚴(yán)格要求自身的言行，讓檔案管理工作公開化、透明化。同時(shí)，單位也要制定完善的檔案管理制度規(guī)范，嚴(yán)格監(jiān)督檔案管理人員的信息化操作方法是否符合規(guī)定，一旦發(fā)現(xiàn)未按要求進(jìn)行檔案處理的，要予以嚴(yán)肅處理，防止日后出現(xiàn)類似問題，保證人社部門檔案管理的完整性和安全性。

2.5 創(chuàng)設(shè)出良好的競(jìng)爭(zhēng)氣氛

缺乏競(jìng)爭(zhēng)是人社部門檔案管理工作中存在的主要問題，檔案管理工作人員與單位其他崗位人員對(duì)比而言，檔案管理部門沒有任何實(shí)質(zhì)性的競(jìng)爭(zhēng)，這極大的限制了工作人員的工作熱情，導(dǎo)致檔案管理工作人員整體素養(yǎng)偏低。所以，人社部門應(yīng)對(duì)檔案管理部門營(yíng)造出良好的、積極的競(jìng)爭(zhēng)氣氛，提高檔案管理工作人員的競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)，從而以更加飽滿的熱情進(jìn)行工作。一是，人社部門領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)明確檔案管理的重要性，進(jìn)而提高檔案管理部門的地位，將其與其他部位公平對(duì)待；二是，檔案管理內(nèi)部人員要有競(jìng)爭(zhēng)的意識(shí)，從而引導(dǎo)檔案管理工作人員努力的工作；三是，在推行一系列的激勵(lì)措施后，將競(jìng)爭(zhēng)理念貫穿于檔案管理工作的始終，從而提高檔案管理工作人員的積極性，讓其深入意識(shí)到自身工作的重要性。

3 結(jié)束語(yǔ)

總而言之，當(dāng)前我國(guó)社會(huì)正處于轉(zhuǎn)型的關(guān)鍵時(shí)期，在這個(gè)關(guān)鍵時(shí)期內(nèi)，對(duì)人社部門檔案管理工作人員的素質(zhì)提出了更高的要求，要求檔案管理工作要與時(shí)俱進(jìn)、不斷提高自身的工作能力和工作熱情，確保其具備相應(yīng)的計(jì)算機(jī)技術(shù)水平，從而更好的、積極的為社會(huì)公眾服務(wù)。同時(shí)，只靠檔案管理工作人員一方的努力是不夠的，還需要人社部門檔案管理部門的努力，加大力度培養(yǎng)和監(jiān)督檔案管理工作人員的素養(yǎng)，使用新要求和新思維來(lái)幫助檔案人員提高自身綜合素養(yǎng)，促使人社部門檔案管理更加有效和合理。

參考文獻(xiàn)

[1]孫宏宇.新時(shí)期提高檔案管理人員素質(zhì)的途徑分析[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016，（03）：85-86.

篇5

一、合并高校檔案管理中存在的問題及原因

1并校期間文書立卷、歸檔的問題

合并高校在并校前已歸檔的檔案，由于有嚴(yán)格的檔案管理制度和檔案工作人員高度的責(zé)任心做保證，基本不會(huì)出現(xiàn)散失等問題。關(guān)鍵是并校期間牽涉各部門尚未立卷歸檔的文書，由于合校前夕人心思動(dòng)，工作狀態(tài)不穩(wěn)定，一些正常的工作不能按常規(guī)辦理，自然給檔案資料的收集工作增加了難度。如果是責(zé)任心強(qiáng)的部門檔案管理人員會(huì)把沒有立卷的文件材料收集整理、編擬目錄、安全存放；而遇到責(zé)任心不強(qiáng)的檔案管理人員則不予聞問；更有甚者，在部門調(diào)整、辦公室搬遷過程中，將大量的文件材料隨無(wú)用材料一并處理，致使一些珍貴的檔案資料該移交的未移交或丟失嚴(yán)重，無(wú)處尋找，嚴(yán)重影響了檔案的完整性。造成這一問題的主要原因：一是合校期間組織管理出現(xiàn)空白；二是部分檔案部門檔案管理人員責(zé)任心不強(qiáng)，無(wú)制約措施；三是領(lǐng)導(dǎo)忙于合校中的大事，檔案工作顧及不上。

2檔案的集中管理問題

按照規(guī)定，機(jī)關(guān)各種門類和載體的檔案應(yīng)集中統(tǒng)一管理，以便于積極提供利用，為各項(xiàng)工作服務(wù)。這就要求合并高校的檔案盡快集中。而實(shí)際情況是，合并高校的原組成院校大都處在不同的位置，距離有遠(yuǎn)有近，由于各方面的原因，很難集中到一處，大多實(shí)行分校區(qū)管理的模式。在這種情況下，合并高校面臨著教學(xué)硬件配備、科研資金扶持、學(xué)生食宿保障等一系列棘手的問題，檔案工作因其效益滯后等特點(diǎn)，此時(shí)更不易擺上領(lǐng)導(dǎo)案頭，加之并校前原各校檔案管理層次水平不同，人員素質(zhì)不一等，這些共同成為并校后檔案難以集中管理的重要因素。

3檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)問題

高校合并后，機(jī)構(gòu)重新設(shè)置，人員重新劃分，原有的檔案工作領(lǐng)導(dǎo)和檔案員隨并校后歸屬崗位的變化而發(fā)生了變化，并校前的各校經(jīng)多年努力建設(shè)的檔案網(wǎng)絡(luò)隨之解體，新的檔案網(wǎng)絡(luò)在建設(shè)中因并校后分校區(qū)辦學(xué)、管理上的分散性、兼職檔案員與檔案館（室）綜合管理人員之間聯(lián)系困難等因素，使檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)存在溝通欠暢等一系列實(shí)際問題。造成這一問題的主要原因，客觀上看，在于校址不集中所致；主觀上看，仍在于檔案工作沒有被提上議事日程、檔案隊(duì)伍的穩(wěn)定未引起領(lǐng)導(dǎo)的高度重視等因素造成。

4檔案排序、管理重新理順問題

合并高校大多由兩個(gè)或兩個(gè)以上規(guī)模相當(dāng)，類別相近的院校并建而成，由于原各校建立的時(shí)間或早或晚，隸屬關(guān)系不一，各自的辦學(xué)宗旨及基本職能有所差異，合并后檔案全宗由原各校的一個(gè)全宗成為并校后若干全宗，而各校的檔案類目設(shè)置、類目排列及檔號(hào)的編制不盡相同，老校基本沿用文書類、科技類的分類方法，成立較晚的學(xué)校基本統(tǒng)一到了高校檔案實(shí)體分類法上。這便牽扯到檔案排序及管理的重新理順問題。另外，合并高校檔案管理存在著原各校檔案管理體制不統(tǒng)一及檔案管理手段參差不齊等問題，如有的合并高校，原各校區(qū)檔案或?qū)嵭屑泄芾恚蛉耸聶n案歸人事處管理，科研檔案歸科研處管理，聲像檔案歸電教中心管理等；有的合并高校，原各校區(qū)或已配備計(jì)算機(jī)，實(shí)行檔案機(jī)檢，有的檔案則分散于各職能部門，由兼職檔案員管理，檔案管理處于原始的手工檢索階段等；……這些問題也嚴(yán)重制約著合并高校檔案管理工作的開展。為此，筆者以為合并高校的檔案工作要走出困境，應(yīng)對(duì)癥下藥，采取有效的解決措施。

二、合并高校檔案管理應(yīng)把握的幾個(gè)問題

合并高校搞好檔案管理工作的關(guān)鍵是進(jìn)一步強(qiáng)化檔案意識(shí)，建立健全并校后的檔案管理工作制度，合理配備檔案管理人員，妥善確立檔案工作目標(biāo)。

1強(qiáng)化檔案意識(shí)，規(guī)范檔案管理

前已述及，檔案文件材料未能及時(shí)清理歸檔的重要原因是部分檔案工作領(lǐng)導(dǎo)及檔案管理人員思想重視不足，因此，合并高校應(yīng)將強(qiáng)化檔案意識(shí)作為搞好檔案工作的前提。因?yàn)榫蜋n案工作而言，文件材料的收集工作是最為基礎(chǔ)的工作，它有賴于各部門的配合與全員的支持。合并高校應(yīng)通過檔案法律、法規(guī)的學(xué)習(xí)與宣傳，增強(qiáng)各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和廣大教職員工的檔案意識(shí)，使之充分認(rèn)識(shí)到檔案是黨和國(guó)家的寶貴財(cái)富，是社會(huì)各項(xiàng)事業(yè)得以延續(xù)和發(fā)展的重要條件，是不可再生和替代的信息資源。每位教職工都必須按照《檔案法》的要求，維護(hù)檔案的完整與安全，從而使并校前散存于各部門或個(gè)人手中的一些有重要保存價(jià)值的文件材料及時(shí)歸檔。同時(shí)，要針對(duì)并校前各校檔案管理方式、方法不盡相同的問題，及時(shí)調(diào)研，確定整齊劃一的檔案管理方法，便于檔案的集中保管、利用，以形成檔案工作的良性循環(huán)。

2建立健全檔案管理工作制度，依法治檔

總書記指出：“檔案工作是一項(xiàng)基礎(chǔ)工作，有很多問題沒有檔案說不清楚，要狠抓這項(xiàng)工作。如果現(xiàn)在不重視這個(gè)問題，將來(lái)我們要負(fù)歷史責(zé)任”。因此，建立健全檔案管理工作制度，使檔案工作按程序化、規(guī)范化、科學(xué)化的軌道運(yùn)行，是合并高校搞好檔案工作的關(guān)鍵。在這方面，一是要用制度去規(guī)范檔案工作，如，建立健全各部門檔案管理工作責(zé)任制，實(shí)行分工負(fù)責(zé)；制定《黨政檔案管理規(guī)范》、《教學(xué)檔案管理規(guī)范》、《科研檔案管理規(guī)范》等，指導(dǎo)檔案工作。二是要用制度去保障檔案工作，如，通過建立健全《綜合檔案室管理人員職責(zé)》、《兼職檔案員職責(zé)》、《檔案材料清交規(guī)定》、《損壞、丟失檔案材料處罰條例》等一系列配套管理制度，將檔案工作納入學(xué)校各部門的日常工作，確保檔案工作有序開展。

3合理配備檔案管理人員，加強(qiáng)檔案工作隊(duì)伍建設(shè)

不言而喻，人作為檔案工作的主體，對(duì)檔案事業(yè)的興衰起著決定性作用。沒有人，檔案工作的各個(gè)方面均無(wú)從談起。因此，建設(shè)一支忠誠(chéng)事業(yè)，業(yè)務(wù)精良，結(jié)構(gòu)合理的檔案工作隊(duì)伍，是檔案工作擺脫困境的重要保障。對(duì)此，首先要建設(shè)好檔案館（室）隊(duì)伍，確保一定數(shù)量的專職檔案人員，并力求這支專職檔案工作隊(duì)伍在年齡結(jié)構(gòu)、專業(yè)結(jié)構(gòu)、業(yè)務(wù)水平等方面比較合理，便于發(fā)揮整體效應(yīng)；其次要整體推進(jìn)，大力加強(qiáng)檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，發(fā)揮各部門兼職檔案領(lǐng)導(dǎo)和兼職檔案員的作用。實(shí)踐證明，檔案工作涉及學(xué)校各個(gè)方面，僅靠檔案部門單槍匹馬，無(wú)疑是杯水車薪。只有建立穩(wěn)定的校區(qū)檔案工作網(wǎng)絡(luò)，同時(shí)采取定性與定量相結(jié)合的工作方法及相應(yīng)的激勵(lì)措施，提高兼職檔案員的工作積極性，才能增強(qiáng)檔案工作的向心力。

4確定檔案工作目標(biāo)，使檔案工作開展有的放矢

篇6

[關(guān)鍵詞]信息化 新環(huán)境 檔案工作 改革創(chuàng)新

[中圖分類號(hào)]G271 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A [文章編號(hào)]1009-5349（2015）05-0108-01

一、首先要從檔案管理的服務(wù)手段進(jìn)行改革創(chuàng)新

（一）創(chuàng)立各部門檔案室的網(wǎng)絡(luò)頁(yè)面，使檔案管理服務(wù)直接體現(xiàn)在網(wǎng)絡(luò)上

目前，伴隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的飛越發(fā)展，各檔案室內(nèi)部的局域網(wǎng)已經(jīng)逐步建立，各地方的檔案領(lǐng)導(dǎo)部門都在充分的使用各部門和單位的專門網(wǎng)站來(lái)制作屬于自己特點(diǎn)的網(wǎng)絡(luò)頁(yè)面，收集整理相關(guān)入網(wǎng)的數(shù)據(jù)資料，以便檔案管理工作系統(tǒng)準(zhǔn)確地進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)聯(lián)系，更好地為用戶提供服務(wù)。現(xiàn)在，很多單位和部門都在使用網(wǎng)絡(luò)開展業(yè)務(wù)服務(wù)，已成為檔案管理的一項(xiàng)非常重要的工作形式。

（二）成立電子文檔及數(shù)據(jù)的管理服務(wù)中心

檔案室與各部門和單位資料信息的管理要緊密配合起來(lái)，成立電子檔案管理服務(wù)中心。服務(wù)中心設(shè)立在本部門檔案室內(nèi)部，使其成為本部門信息和資源庫(kù)重要的組成部分。電子檔案管理中心把本部門的電子文件收集到一起，經(jīng)過整理和歸納，并在網(wǎng)站上進(jìn)行合理的分類，要有一個(gè)嚴(yán)格的保密限制，以防止被不法分子破壞和竊取，使電子網(wǎng)站在健康環(huán)境下運(yùn)行，真正的實(shí)現(xiàn)資源共享，高效實(shí)用。

（三）在電子文檔的使用過程中，做到自行上傳和收集

檔案管理部門要努力改變舊的工作方式，在建立的網(wǎng)頁(yè)上面成立一個(gè)電子文件的自動(dòng)上傳程序的工作欄，以在新文件產(chǎn)生的第一時(shí)間就可以進(jìn)行收集工作，同時(shí)在服務(wù)器內(nèi)做好歸檔工作。這一軟件的使用是非常方便的，可以隨時(shí)利用我們身邊的微機(jī)直接進(jìn)入網(wǎng)站，做到不用出門就可將文件自動(dòng)進(jìn)行歸檔業(yè)務(wù)的辦理。

（四）在新的檔案管理模式下，還可以進(jìn)行在線服務(wù)工作

經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展，可以說是信息的大發(fā)展，信息化改變了人們的工作條件和生活環(huán)境，使人們更加重視信息的功效性，并通過信息系統(tǒng)獲得更加多的信息資源，以獲得更大的經(jīng)濟(jì)效益。所以，過去的傳統(tǒng)的管理模式自然會(huì)被新的服務(wù)方式所替代。

二、檔案管理工作也應(yīng)從服務(wù)的領(lǐng)域上進(jìn)行拓展

（一）檔案管理的信息服務(wù)化和多主體方向發(fā)展

把檔案管理工作從以部門單位為服務(wù)對(duì)象向全社會(huì)開展服務(wù)，這一點(diǎn)已經(jīng)使檔案管理工作者對(duì)此產(chǎn)生了很強(qiáng)烈的共識(shí)。現(xiàn)今的檔案管理部門不僅要針對(duì)各機(jī)關(guān)團(tuán)體的一切社會(huì)生產(chǎn)活動(dòng)當(dāng)中的使用和其中可能使用檔案資料的各種組織或者單個(gè)人，還要有一些較特殊的使用者需要查閱服務(wù)。在這樣信息的背景下，人們對(duì)各方面的信息日益產(chǎn)生了迫切的需求。隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，人們所從事的各項(xiàng)生產(chǎn)活動(dòng)和科學(xué)技術(shù)的創(chuàng)新以及行政的管理工作越是科學(xué)化，越是復(fù)雜化，就自然不能缺少信息服務(wù)這一工作內(nèi)容。當(dāng)然，根據(jù)目前的情況來(lái)看，傳統(tǒng)管理檔案信息的單一性必然會(huì)被多方位需求的檔案、文件、圖書以及資料的檢索等綜合性需要而替代。

（二）面對(duì)當(dāng)今社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的新變革，檔案工作真的需要轉(zhuǎn)換思路

調(diào)整過去舊的觀念，試著走向市場(chǎng)，嘗試一下創(chuàng)辦信息服務(wù)的實(shí)體，把檔案管理這一行業(yè)搞活，使其成為各行各業(yè)的引導(dǎo)者。我們這一代檔案管理者正是處在信息大爆炸的時(shí)期，如果從資源拓展的方向來(lái)看，檔案管理人員已經(jīng)不再僅僅簡(jiǎn)單負(fù)責(zé)檔案工作的管理，而應(yīng)該是當(dāng)今信息資源的捍衛(wèi)者和擁有者；檔案室不應(yīng)該是一個(gè)簡(jiǎn)單的館藏職能，更應(yīng)該是檔案資源的匯集地、交流的中心。社會(huì)發(fā)展的腳步，使得我們的檔案工作的改革和創(chuàng)新的方向必然要走信息市場(chǎng)化的道路，并在為本部門本單位提供信息檔案服務(wù)的層面上，繼續(xù)收集多方面的信息資源，為社會(huì)提供方便。面對(duì)發(fā)展需要信息的迫切性，我們更要不斷的開發(fā)檔案信息的潛力，使信息資源更好地服務(wù)社會(huì)的發(fā)展，這便要求從事檔案管理的人員更應(yīng)具有強(qiáng)烈的服務(wù)方面的意識(shí)和產(chǎn)業(yè)方面的意識(shí)，主動(dòng)向社會(huì)經(jīng)濟(jì)主戰(zhàn)場(chǎng)出擊。比如在編制各種專題信息領(lǐng)域，在引進(jìn)先進(jìn)技術(shù)資源方面，為市場(chǎng)調(diào)整結(jié)構(gòu)服務(wù)方面，尤其是在市場(chǎng)開發(fā)上面，可以為企業(yè)搶得先機(jī)等。

篇7

一、前臺(tái)接待方面

前臺(tái)接待是客服部的服務(wù)窗口，保持信息渠道暢通，監(jiān)督區(qū)域管理、調(diào)度和協(xié)調(diào)各部門工作，是前臺(tái)接待的主要職責(zé)。接待人員是展現(xiàn)公司形象的第一人，一言一行都代表著公司，是聯(lián)系小區(qū)住戶的窗口。

在工作中，我嚴(yán)格按照公司要求，工裝上崗，接待來(lái)訪人員以禮相迎，態(tài)度和藹的接聽和轉(zhuǎn)接電話，仔細(xì)認(rèn)真的處理日常事務(wù)，耐心聽取業(yè)主反映的問題、需要解決的困難，細(xì)心解答并詳細(xì)的記錄，在第一時(shí)間安排人員上門服務(wù)。每個(gè)月月末，將來(lái)電記錄匯總，上半年共接到來(lái)電68個(gè)、去電130個(gè)，業(yè)主有效投訴2宗。業(yè)主的所有咨詢來(lái)電，我們都給予滿意回復(fù)；業(yè)主的報(bào)修問題，通過我們的及時(shí)聯(lián)系，根據(jù)報(bào)修內(nèi)容的不同積極進(jìn)行派工，爭(zhēng)取在最短的時(shí)間內(nèi)將問題解決。同時(shí)，根據(jù)報(bào)修的完成情況及時(shí)的進(jìn)行上門回訪或電話回訪。業(yè)主的投訴，已上報(bào)有關(guān)部門協(xié)調(diào)解決。

通過這些平凡的日常工作，使我的工作水平有了明顯的提高，受到了小區(qū)業(yè)主及領(lǐng)導(dǎo)的一致好評(píng)，也塑造了我們物業(yè)人的新形象。

二、檔案管理方面

檔案是在物業(yè)管理中直接形成的文件材料，嚴(yán)格按照檔案管理規(guī)定對(duì)業(yè)主資料、各部門檔案、報(bào)修單、工作聯(lián)絡(luò)函、放行條等資料進(jìn)行較徹底的分類整理，做到目錄清晰，檢索方便，各棟住戶資料進(jìn)行盒裝化、各部門檔案進(jìn)行袋裝化管理，按期、細(xì)致的整理完成。實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理，同時(shí)制定完善資料的保密制度。定期檢查檔案情況，改動(dòng)或缺少及時(shí)完善。上半年共接到各類報(bào)修共64宗，辦理放行條42張，工作聯(lián)絡(luò)函10張。

三、樣板間方面

樣板間是我們對(duì)外展示的窗口，也是樹立企業(yè)形象的平臺(tái)。每個(gè)月的月末，我都要對(duì)樣板間的物品進(jìn)行盤點(diǎn)，將損壞的物品記錄并上報(bào)工程維修部，確保樣板間的物品完好無(wú)損。上半年樣板間共接到參觀組數(shù)70組，參觀人數(shù)共計(jì)187人。

四、各項(xiàng)費(fèi)用的收繳工作

鑒于物業(yè)管理是一個(gè)高投資、高成本、低回報(bào)的服務(wù)行業(yè)。要確保工作持續(xù)正常進(jìn)行，必須做好各項(xiàng)費(fèi)用的收繳工作，并保證按時(shí)足額收繳。上半年共收取物業(yè)服務(wù)費(fèi)用79212元；

私家花園養(yǎng)護(hù)費(fèi)50386元；光纖使用費(fèi)XX元；預(yù)存水費(fèi)1740元；有線電視初裝費(fèi)450元；燃?xì)獬跹b費(fèi)3300元。

五、經(jīng)驗(yàn)與收獲

半年來(lái)，通過努力學(xué)習(xí)和不斷積累，思想認(rèn)識(shí)上還是工作能力上都有了較大的進(jìn)步，已具備了客服中心工作經(jīng)驗(yàn)，能夠比較從容地處理日常工作中出現(xiàn)的各類問題，在組織管理能力、綜合分析能力、協(xié)調(diào)辦事能力和文字言語(yǔ)表達(dá)能力等方面，經(jīng)過半年的鍛煉都有了很大的提高，保證了本崗位各項(xiàng)工作的正常運(yùn)行，能夠以正確的態(tài)度對(duì)待各項(xiàng)工作任務(wù)，熱愛本職工作，認(rèn)真努力貫徹到實(shí)際工作中去。積極提高自身各項(xiàng)業(yè)務(wù)素質(zhì)，爭(zhēng)取工作的主動(dòng)性，具備較強(qiáng)的專業(yè)心、責(zé)任心，努力提高工作效率和工作質(zhì)量。

六、下半年工作計(jì)劃

1、加強(qiáng)業(yè)務(wù)知識(shí)的學(xué)習(xí)提高，創(chuàng)新工作方法，提高工作效益。

篇8

【關(guān)鍵詞】電力系統(tǒng) 檔案 數(shù)據(jù)采集

計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅速發(fā)展使其應(yīng)用越來(lái)越廣泛，信息化成為社會(huì)生產(chǎn)中各部門特別是電力部門進(jìn)行深化改革、提高效率的重要手段。檔案記錄了生產(chǎn)活動(dòng)中的重要信息，這些信息在各項(xiàng)工作中發(fā)揮了極其重要的作用。傳統(tǒng)的檔案管理方式是人工對(duì)檔案進(jìn)行分類整理，用戶想要查詢和借閱相關(guān)檔案必須去檔案館，非常低效，而且費(fèi)事費(fèi)力，管理成本較高。本系統(tǒng)的研發(fā)可以更快捷地采集檔案信息，更科學(xué)規(guī)范得對(duì)其進(jìn)行管理，也使得檔案的使用更加高效。

1 研究目的及意義

研究設(shè)計(jì)基于Web的檔案數(shù)據(jù)采集系統(tǒng)，利用計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)對(duì)電力部門檔案進(jìn)行數(shù)據(jù)采集、上傳、分類以及檢索等操作，更加高效科學(xué)規(guī)范地對(duì)企業(yè)檔案進(jìn)行管理。其研究意義如下：

（1）按照電力部門檔案管理的需求，設(shè)計(jì)實(shí)現(xiàn)界面友好訪問，提供完善的電力部門檔案管理流程，實(shí)現(xiàn)檔案業(yè)務(wù)處理流程的網(wǎng)絡(luò)化。

（2）考慮到近期檔案類型復(fù)雜，人工整合效率低下，為了順應(yīng)自動(dòng)化辦公趨勢(shì)，提高辦公效率，加快檔案規(guī)范性建設(shè)，設(shè)計(jì)檔案數(shù)據(jù)采集系統(tǒng)。

（3）目前大多數(shù)企業(yè)檔案管理系統(tǒng)仍然采用C/S模式，但考慮到其開發(fā)維護(hù)成本高，擴(kuò)展性差等問題。在本系統(tǒng)研究中，將采用B/S模式，使系統(tǒng)更易于開發(fā)維護(hù)，同時(shí)提高了系統(tǒng)的可擴(kuò)展性。

2 系統(tǒng)相關(guān)技術(shù)

本設(shè)計(jì)以檔案數(shù)據(jù)采集為設(shè)計(jì)重點(diǎn)，借助作為技術(shù)開發(fā)的平臺(tái)，基于B/S模式，使用C#語(yǔ)言編程，采用SQL Server數(shù)據(jù)庫(kù)，瀏覽器端使用HTML+CSS+ JavaScript的動(dòng)態(tài)網(wǎng)頁(yè)技術(shù)，采用AJAX技術(shù)與服務(wù)器端進(jìn)行通訊，動(dòng)態(tài)網(wǎng)頁(yè)技術(shù)比傳統(tǒng)的靜態(tài)網(wǎng)頁(yè)技術(shù)有更多的可交互性，AJAX通訊消耗更少的網(wǎng)絡(luò)流量設(shè)計(jì)，主體頁(yè)面載入后，整個(gè)頁(yè)面就不再進(jìn)行整體刷新，只有局部數(shù)據(jù)和頁(yè)面元素進(jìn)行改變刷新，這樣用戶與系統(tǒng)的交互反應(yīng)更迅捷、界面更友好地對(duì)人事檔案、工程項(xiàng)目n案等進(jìn)行數(shù)據(jù)采集。

3 系統(tǒng)設(shè)計(jì)

系統(tǒng)登錄：進(jìn)入系統(tǒng)后首先出現(xiàn)系統(tǒng)登錄部分，用于驗(yàn)證用戶的身份。用戶在輸入用戶名及密碼后，點(diǎn)擊登錄按鈕，系統(tǒng)鏈接數(shù)據(jù)庫(kù)，進(jìn)行對(duì)比匹配，從而鑒別其身份信息。如果數(shù)據(jù)庫(kù)中不存在相應(yīng)用戶信息，將會(huì)彈出提示框，顯示登錄失敗。

用戶及權(quán)限管理：系統(tǒng)對(duì)于權(quán)限進(jìn)行設(shè)計(jì)，引入角色的概念。權(quán)限管理主要用于設(shè)置用戶和機(jī)構(gòu)部門，同時(shí)可以對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行賦權(quán)操作。該系統(tǒng)設(shè)計(jì)了普通用戶、檔案管理員、系統(tǒng)管理員三種角色。普通用戶根據(jù)檔案采集要求進(jìn)行人事檔案編輯修改，工程項(xiàng)目檔案上傳；檔案管理員檔案上傳要求、模板并對(duì)普通員工上傳的檔案進(jìn)行編輯修改審核錄入；系統(tǒng)管理員可以設(shè)置用戶角色，增刪用戶。

檔案信息管理：登錄系統(tǒng)之后，用戶根據(jù)自己的需要進(jìn)行相關(guān)操作，這是本系統(tǒng)最主要的部分。在檔案管理界面點(diǎn)擊分類列表名稱，可查看該分類列表所含文件目錄。還可以創(chuàng)建新檔案，上傳、下載文檔。

主界面左側(cè)是菜單功能區(qū)，便于用戶進(jìn)行操作，右側(cè)是相應(yīng)的操作功能區(qū)。系統(tǒng)主要分為兩部分：個(gè)人人事檔案編輯和工程檔案上傳。

個(gè)人人事檔案包括學(xué)歷政治面貌職位工作情況等個(gè)人信息。普通用戶可以查看相應(yīng)信息，并且在系統(tǒng)開放時(shí)對(duì)其編輯修改。如果有需要，可進(jìn)行個(gè)人檔案的電子版的上傳。檔案管理員可以審核編輯修改普通用戶編輯上傳的信息。個(gè)人人事檔案的信息存在SQL Server數(shù)據(jù)庫(kù)中。

對(duì)于電力部門而言，工程項(xiàng)目檔案占檔案總量的絕大部分，主要包括設(shè)計(jì)方案、施工圖紙等信息需要保存。

在工程項(xiàng)目檔案操作功能區(qū)可以進(jìn)行工程檔案的添加、修改、刪除和上傳電子文件等操作。這些操作可由普通用戶或檔案管理員進(jìn)行。在操作完成后，由檔案管理員進(jìn)行審核，并添加當(dāng)前文件的文件標(biāo)題、順序號(hào)、責(zé)任者、備注等信息以及當(dāng)前文件所屬的檔案的檔案題名、年度、分類號(hào)、檔號(hào)、保管期限、密級(jí)、部門、立卷時(shí)間、立卷單位、立卷人等信息。審核成功后檔案目錄進(jìn)行刷新并顯示新上傳的文件和檔案信息，并可由具有相應(yīng)權(quán)限的用戶查看下載。工程檔案信息保存在SQL Server數(shù)據(jù)庫(kù)中。

系統(tǒng)還包括消息通知界面。主要完成如待審核、審核完成等系統(tǒng)通知消息的查看、點(diǎn)擊、過濾、刪除等功能。當(dāng)用戶點(diǎn)擊消息條目后可以直接打開處理此消息的功能模塊。

4 結(jié)語(yǔ)

本文針對(duì)電力部門檔案管理特點(diǎn)，設(shè)計(jì)了基于Web的電力部門檔案數(shù)據(jù)采集系統(tǒng)。采用B/S架構(gòu)，在平臺(tái)上進(jìn)行開發(fā)，并使用SQL Sever數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)，設(shè)計(jì)實(shí)現(xiàn)了系統(tǒng)登錄、用戶及權(quán)限管理、檔案信息管理等幾部分功能，提高了電力部門檔案采集的水平和效率。高效采集、合理利用管理檔案已經(jīng)成為企業(yè)改革的重要工作之一。

作者簡(jiǎn)介

潘金生（1967-），男，高級(jí)工程師，主要從事電網(wǎng)規(guī)劃設(shè)計(jì)及管理工作。

篇9

關(guān)鍵詞：資料收集；整理；移交；歸檔

檔案材料的收集、整理工作是檔案管理工作的一個(gè)起始環(huán)節(jié)，與其他管理環(huán)節(jié)相比，它有其特殊性和重要性，是檔案工作的首要內(nèi)容。巧婦難為無(wú)米之炊，沒有詳盡、齊全的資料來(lái)源，就談不上檔案管理。因?yàn)椴痪邆洳榭純r(jià)值，其他環(huán)節(jié)就不再具有意義。特別是在簡(jiǎn)化檔案整理工作、強(qiáng)化檔案利用工作的今天，檔案的收集工作已變得越來(lái)越重要。

地鐵運(yùn)營(yíng)檔案室的基本任務(wù)是集中統(tǒng)一管理本公司各部門形成的各種門類和載體的全部檔案、資料，為本公司各項(xiàng)工作服務(wù)，為南京地鐵積累檔案史料。檔案收集工作是整個(gè)檔案工作的基礎(chǔ)和起點(diǎn)。為保證我們接收到和收集到檔案資料真實(shí)性和有價(jià)值性，收集工作就是檔案工作的一個(gè)重要環(huán)節(jié)。我們南京地鐵2005年9月開始運(yùn)營(yíng)至今已經(jīng)從單線向多線發(fā)展，從最初的21.72公里已經(jīng)增加到現(xiàn)在的85.154公里.特別是 2010年是南京地鐵發(fā)展的一個(gè)里程碑，5月28日一號(hào)線南延線、二號(hào)線的一次性成功開通，標(biāo)志著南京地鐵從此邁進(jìn)了網(wǎng)絡(luò)化運(yùn)營(yíng)的新時(shí)代。這是一個(gè)質(zhì)的飛躍。從一號(hào)線開通后的四年時(shí)間里，我們陸陸續(xù)續(xù)接受了工程竣工檔案6000多卷、施工設(shè)計(jì)土建和監(jiān)理圖紙800多份、所有小行基地、沿線23個(gè)車站的設(shè)施設(shè)備原始資料1800多套。這些完整的工程資料為一號(hào)線的運(yùn)營(yíng)發(fā)揮了無(wú)法估量的作用。

在網(wǎng)絡(luò)化運(yùn)營(yíng)開通的前期，技術(shù)資料管理工作十分繁重，特別是臨近新線開通運(yùn)營(yíng)時(shí)，各部門、中心對(duì)相關(guān)技術(shù)資料、檔案的需求十分迫切，資料室一方面積極配合新線設(shè)備接管做好資料移交對(duì)接；另一方面將接收的資料、檔案及時(shí)進(jìn)行整理、歸檔、分類、統(tǒng)計(jì)，并將所有的文件與資料目錄公布上網(wǎng)，便于查閱，方便各專業(yè)使用。與此同時(shí)，還深入現(xiàn)場(chǎng)，主動(dòng)了解一線需求，全力做好專業(yè)技術(shù)服務(wù)工作。在新線開通前，根據(jù)專業(yè)需要，及時(shí)復(fù)印了二號(hào)線門禁系統(tǒng)、環(huán)境與設(shè)備系統(tǒng)、一號(hào)南延線給排水及消防系統(tǒng)等文件資料、車站工程的資料，為一線的運(yùn)營(yíng)生產(chǎn)提供了有力支持。

同時(shí)大量的資料和檔案又給我們的管理和利用提出了高標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)要求。作為奮戰(zhàn)在檔案和資料工作一線上的員工，每年對(duì)公司各部門檔案、資料整理收集，我總結(jié)了以下幾點(diǎn)：

一、對(duì)檔案收集工作的重視程度不夠。我們沒有站在檔案為公司服務(wù)的角度去認(rèn)識(shí)檔案、資料的收集。部門采購(gòu)設(shè)備原始資料收集不上來(lái)，有些部門、中心太重視資料的作用了，為了自己用著方便，或者怕交給檔案人員保存不放心而自己收藏。這樣的情況下還影響了其他部門，同樣效法。形成惡性循環(huán)從而使檔案難以收集齊全。

二、對(duì)檔案收集工作的認(rèn)識(shí)不正確。有些部門、中心的兼職人員，或者換得太快不熟悉業(yè)務(wù)，或者不知道收集什么，或者不負(fù)責(zé)任收集等。盡管上級(jí)檔案業(yè)務(wù)部門將檔案、資料的齊全、完整情況列為檔案工作認(rèn)定的重要依據(jù)，但是具體到部門中心，要做到系統(tǒng)地、具體地收集材料，還是有一定的難度。以及造成了運(yùn)營(yíng)資料室的資料不完整性，各專業(yè)技術(shù)人員的技術(shù)需求有時(shí)得不到支持。

三、檔案收集工作權(quán)責(zé)不清。各部門自成一體，是造成收集困難的重要因素。由于各部門中心分工職責(zé)明確，“各人自掃門前雪、不管他人瓦上霜”的現(xiàn)象令人堪憂，各部門之間缺乏溝通，導(dǎo)致技術(shù)資料分散保存。往往重要的、反映部門技術(shù)重點(diǎn)的材料收集不上來(lái)，從而影響了檔案的價(jià)值和后續(xù)工作。

資料收集、整理是我們工作的組成部分，是提高公司檔案工作效率和工作質(zhì)量的必要條件，是維護(hù)公司歷史真實(shí)面貌的一項(xiàng)重要工作。資料收集又是一項(xiàng)最基礎(chǔ)、最關(guān)鍵的工作。如何加強(qiáng)檔案、資料室的收集工作，確保檔案的齊全和完整呢？我認(rèn)為，一方面是各部門要自身加強(qiáng)對(duì)資料收集、歸檔的重視程度。另一方面檔案資料室也要加強(qiáng)業(yè)務(wù)指導(dǎo)，確保歸檔文件材料不散失。主要體現(xiàn)在：

一、制定科學(xué)完善的收集標(biāo)準(zhǔn)與范圍。為了完整、系統(tǒng)地保存公司在日常生產(chǎn)活動(dòng)中形成的各種門類和載體的工程技術(shù)資料，提高歸檔材料的質(zhì)量，以適應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)決策科學(xué)化和各項(xiàng)生產(chǎn)工作的需要，為我們南京地鐵積累門類齊全、結(jié)構(gòu)合理的檔案史料，我們?cè)?011年9月份重新修訂下發(fā)了《南京地鐵運(yùn)營(yíng)分公司檔案管理規(guī)定》。明確了檔案管理的職責(zé)、要求、工作規(guī)范以及流程。。為我們的日常收集、資料整理提供了標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。

二、領(lǐng)導(dǎo)重視和支持。因?yàn)闄n案資料的收集涉及到各部門各中心，沒有部門領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持，收集和整理工作就遇到阻力。一方面，將檔案的收集工作納入部門工作職責(zé)范圍，在完成一個(gè)項(xiàng)目之后，經(jīng)辦人員必須把一整套相關(guān)的材料收集歸檔，或交予負(fù)責(zé)人員一同歸檔，否則視同該工作未完成。另一方面，檔案工作人員也要采取多種形式，爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持。廣泛宣傳檔案法律、法規(guī)、規(guī)章，進(jìn)一步提高全公司工員貫徹執(zhí)行檔案法律、法規(guī)的自覺性，提高對(duì)檔案工作的支持度和參與度，營(yíng)造有利于檔案工作發(fā)展的良好氛圍。

三、增強(qiáng)檔案專職人員的業(yè)務(wù)水平。檔案專職人員首先要熟悉機(jī)關(guān)業(yè)務(wù)和流程，其次要熟悉本公司文件材料的收集歸檔范圍，否則，檔案員不知道收什么，各部門不知道交什么。另外，檔案人員要有強(qiáng)烈的責(zé)任心和高度的責(zé)任感，要不厭其煩地開展收集工作，直到完整齊全為止。

總之，檔案、資料收集是貯存檔案信息資源的重要途徑；是實(shí)現(xiàn)檔案集中統(tǒng)一管理的基本手段；是檔案管理其他業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的基礎(chǔ)；是決定檔案存在和發(fā)展的前提條件。收集工作質(zhì)量的高低直接影響到檔案的整理、鑒定和利用等工作。因此，要做好檔案工作必須從源頭抓起，檔案人員要嚴(yán)格按章辦事，加大收集工作力度。檔案行政管理人員要嚴(yán)格執(zhí)法，共同將檔案收集工作做好，為國(guó)家、為我們南京地鐵留下寶貴的歷史資料。

參考文獻(xiàn)：

【1】 王向明 《檔案管理學(xué)原理》 上海大學(xué)出版社 2009年

篇10

關(guān)鍵詞：文件檔案；立卷；歸檔

近年來(lái)，隨著形勢(shì)的發(fā)展，對(duì)檔案管理工作的要求逐漸提高，檔案工作不但是公文一些對(duì)國(guó)計(jì)民生影響較大的工作也都必須存檔，是關(guān)系到國(guó)民經(jīng)濟(jì)的大事，應(yīng)該非常重視檔案的搜集和整理，責(zé)成專人管理，在縣檔案局的具體指導(dǎo)下，各部門檔案按照上級(jí)的要求已經(jīng)整理歸檔。具體工作應(yīng)該遵循一些原則：

一、立卷歸檔要與時(shí)俱進(jìn)，提升服務(wù)水平

根據(jù)《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》，縣檔案局多次下發(fā)文件召開會(huì)議安排部署，要求在一定的時(shí)間內(nèi)根據(jù)本單位的具體情況編制完成，這項(xiàng)工作非常復(fù)雜，涉及到全局各個(gè)部門和整個(gè)工作，以及今后檔案的管理、歸檔和為全縣經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)的大事。當(dāng)前我們?cè)跈n案工作上做了一些工作，但是還存在許多問題，我們現(xiàn)有的檔案還沒有進(jìn)一步規(guī)范化管理，還處于保存階段，還有待于進(jìn)一步開發(fā)進(jìn)級(jí)。我們要加強(qiáng)現(xiàn)有檔案的搜集管理以各部門現(xiàn)有的檔案為基礎(chǔ)，繼續(xù)做好檔案的收集，要把所有涉及環(huán)境方面的檔案納入歸檔范圍，特別是聲像、影像方面的要搜集整理，對(duì)散存的和個(gè)人手中的檔案做好征集工作。為了進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)檔案的管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全提供良好的制度保證。

二、檔案立卷歸檔的具體工作

（一）歸檔范圍。凡本單位行使職能及各項(xiàng)管理工作等活動(dòng)中形成的、已辦理完畢的、具有查考價(jià)值的各種文字、圖紙、表格、聲像等不同形式和載體的文件資料，均應(yīng)依法歸檔。

（二）歸檔時(shí)間。本年度形成的材料歸檔時(shí)間為1月1日至12月31日。跨年度的請(qǐng)示和批復(fù)，放在復(fù)文年立卷；沒有復(fù)文的，放在請(qǐng)示年立卷；跨年度的規(guī)劃放在針對(duì)的第一年立卷；跨年度的總結(jié)在針對(duì)的最后一年立卷；跨年度的會(huì)議文件放在會(huì)議開幕處立卷；表彰文件在6月30日前制發(fā)的放在針對(duì)年立卷、7月1日后制發(fā)的放在制發(fā)年立卷。

（三）歸檔份數(shù)。歸檔的文件一般一式一份。重要或利用頻繁的，可酌情增加歸檔份數(shù)。各類文件應(yīng)將底稿和復(fù)印件一并歸檔。

（四）歸檔要求。

1、歸檔的文件材料應(yīng)收集齊全，核對(duì)準(zhǔn)確、完整。按照文件材料的形成規(guī)律及其內(nèi)在的聯(lián)系分類、立卷，正確地反映本單位各項(xiàng)工作的真實(shí)情況。

2、凡歸檔的文件材料，其制作材料必須易于長(zhǎng)期保存，同時(shí)要保證圖樣清晰、字跡工整、簽署完備、禁止使用鉛筆、圓珠筆和復(fù)寫紙。

3、歸檔案卷封面各個(gè)項(xiàng)目應(yīng)填寫清楚、準(zhǔn)確，卷內(nèi)文件材料按規(guī)定次序排列、編號(hào)，并填寫“卷內(nèi)文件目錄”和“備考表”。

4、歸檔案卷要按一定次序排列、編號(hào)，并編制目錄。

5、歸檔手續(xù)：各科室將文件材料向檔案室移動(dòng)交時(shí)，應(yīng)編制“歸檔移交清單”，一式二份，經(jīng)交接雙方核對(duì)簽字后，各留一份，以備考查。

（五）立卷歸檔職責(zé)

1、各單位、各部門要將檔案工作納入本單位、部門工作職責(zé)范圍。確定一名負(fù)責(zé)人分管此項(xiàng)工作，指定一至二名專（兼）檔案人員，負(fù)責(zé)本單位、本部門檔案的收集、整理和移交工作，做到每項(xiàng)重要工作或具有保存價(jià)值的材料，都要有完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的歸檔保存材料。

2、各單位、各部門對(duì)檔案工作應(yīng)做到“三納入”、“四同步”。“三納入”即納入工作計(jì)劃和規(guī)劃、納入管理制度、納入有關(guān)人員的職責(zé)范圍，“四同步”即在布置、檢查、總結(jié)、驗(yàn)收各項(xiàng)工作的同時(shí)，布置、檢查、總結(jié)、驗(yàn)收檔案工作。

3、各單位、各部門在公共活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件材料，必須按規(guī)定向檔案室移交；凡個(gè)人在從事的活動(dòng)中形成的各種載體的文件材料，也要按規(guī)定向綜合檔案室移交，集中管理。

三、對(duì)檔案立卷歸檔工作的思考

1、收集齊全是前提，價(jià)值重要是關(guān)鍵。我們對(duì)保存檔案的第一要素是齊全，也是我們做好檔案收集工作的前提。在各方面各種檔案收集齊全的前提下，我們要把好檔案的質(zhì)量關(guān)，收集來(lái)的檔案一定要具有保存價(jià)值，尤其是反映重大活動(dòng)、重要事件、重點(diǎn)工程的檔案必須要全部收集，每個(gè)細(xì)節(jié)都不能放過。

2、豐富內(nèi)容是前提，門類齊全是關(guān)鍵。檔案內(nèi)容的豐富是檔案齊全重要表現(xiàn)，也是我們對(duì)檔案收集工作的基本要求之一。檔案內(nèi)容不僅是對(duì)檔案內(nèi)容完整性的要求，還是對(duì)檔案內(nèi)容表現(xiàn)形式多樣性的要求。在收集所有形成檔案齊全的基礎(chǔ)上，對(duì)反映同一內(nèi)容不同形式或載體的檔案也應(yīng)收集齊全，尤其是在當(dāng)今這個(gè)技術(shù)快速發(fā)展的社會(huì)更為重要。現(xiàn)在社會(huì)對(duì)檔案的利用需求，更注重能夠提供檔案門類的多樣化。

3、檔案豐富是前提，防止重復(fù)是關(guān)鍵。所保存的檔案豐富是我們的希望，也是我們的目標(biāo)。但是檔案豐富不是盲目的，不是隨心所欲的。我們不追求不講原則的無(wú)限“豐富”，這就要求檔案收集工作要建立在理性的基礎(chǔ)上，在科學(xué)的規(guī)范要求下進(jìn)行。我們發(fā)現(xiàn)在檔案收集上有不按歸檔原則或過分追求數(shù)量的問題，使得有一些檔案層層保存，出現(xiàn)多處重復(fù)，這是不一個(gè)不可忽視嚴(yán)重問題，不僅給檔案庫(kù)房帶來(lái)壓力，還給今后檔案鑒定工作增添了巨大的麻煩。因此，檔案收集一定要講求原則、遵循科學(xué)規(guī)律，讓我們的收集工作從從“寧多勿缺”中解放出來(lái)，讓我們的保管工作從繁重的負(fù)擔(dān)中解放出來(lái)。