導語：如何才能寫好一篇檔案管理知識，這就需要搜集整理更多的資料和文獻，歡迎閱讀由公務員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

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企業檔案管理知識管理

一、何為知識管理

知識管理是管理科學更深一個層次的理念及思想的延伸，知識管理的發展主要是依靠人們的知識資源的高度重視和深入了解。一般情況下大眾把知識管理范圍劃分為兩種：第一是隱性知識，第二是顯性知識。顯性知識又稱明晰知識、外顯知識是指“能明確表達的知識”，即人們可以通過人際交流、書籍、期刊雜志、軟件和數據庫等方式獲取，能表明其含義的。在行動中所蘊含的未被表述的知識，稱為隱性知識。知識管理是指組織的管理者通過對組織內外部的顯性知識和隱性知識的獲取、存儲、傳遞和應用活動進行管理和利用，以達到提高組織創造價值的能力。

知識管理其實是一種管理理念，它必須與實際的企業管理相結合才用其生命力。筆者認為，相對于企業而言，知識管理是指企業以信息化的手段來管理企業的各類智力資本，使之與企業其他資本相結合，為企業各項業務發展服務，推動企業整體向前發展。

二、知識管理與檔案管理的關系

檔案記錄著人類在歷史社會活動中的全過程的事實、數據、知識、經驗、教訓等，是知識的一種表現形態，具有存儲信息的知識功能。檔案管理是通過對檔案的收集、整理、管理、開發利用，實現檔案留存歷史，服務當下的價值。通過檔案信息資源的開發利用，是有效傳遞顯性知識和隱性知識的有效途徑。

檔案管理與知識管理的關系，有學者認為，知識管理是現代檔案管理工作的新階段，也有人認為知識管理是檔案開發利用階段的一個組成部分，筆者認為知識管理是檔案管理新的發展方向，是組織檔案開發利用的一次升華。對于檔案來說大致經歷了以下兩次革命，第一次為法國大革命時期頒布的《穡月七日檔案法令》，標志著檔案由封閉走向開放，素有“檔案人權宣言”之稱；檔案的第是基于信息技術革命，帶來的檔案管理手段的進步，解放了檔案工作人員，有計算機和軟件代替了原來繁雜的人工操作。筆者認為檔案管理的第三次革命，將是以知識管理為發展方向的檔案管理變革，知識管理將喚醒沉睡的海量檔案信息資源，將帶來社會、組織對檔案的極大重視。

或者我們可以這樣認為，知識管理是工作的手段，檔案管理是工作的內容，而檔案是企業的資本、資源，通過知識管理的方式來管理企業的檔案資源并配置優化。

三、企業檔案知識管理的開展需要哪些基礎工作

可以說，到目前為止，知識管理還是一個概念化的管理理念，在檔案管理中應用知識管理的模式更是一個創新大膽的嘗試。因為建立一種新的管理模式就意味著對舊的管理模式及其組織結構的否定。知識管理之于舊的管理體系，是推到重建，還是逐步優化，并沒有絕對的對錯之分。企業的檔案管理在向知識管理過渡中，應根據實際情況，實事求是，量力而行。

企業檔案管理要發展成知識管理，需要做好以下幾個方面：

第一，企業檔案知識管理要建立在檔案信息化高度發達的基礎上。可以說檔案信息化是檔案知識管理的基礎。檔案知識管理要建立在海量的檔案信息資源的可獲取、可挖掘、可傳播、可理解的基礎上，在傳統紙質檔案的基礎上開展檔案知識管理，效率低、質量差。對傳統的紙質檔案進行數字化加工，開發檔案系統與其他各業務系統接口，收集電子文件，通過數據挖掘技術和大數據技術，開展數據集成、數據存儲、數據分析、語義處理與可視化數據挖掘問題，研究深層次知識挖掘的方法和技術。

第二，企業檔案知識管理要建立在新型的人與檔案之間的關系上。要建立檔案知識管理，需要檔案充分的融入企業的各項工作中，讓企業員工在工作中能隨時隨地的能查閱到檔案，并能確保在工作中形成的顯性和隱性的知識能通過檔案的形式進行保管和分享。

在信息技術尚未廣泛運用在企業日常管理之前，檔案管理位于整個企業線性管理的未端，與其他企業運營模塊之間是一種單程的點對點關系。隨著信息技術的發展，各種信息系統中企業運營和發展中發揮越來越重要的作用。信息化成為企業管理和運營不可或缺的重要手段。檔案作為信息，也逐漸成為企業發展的智力資本。這種變化不但給檔案利用模式帶來了根本性的變革，也對檔案管理者提出了新的更高的要求。

第三，企業檔案知識管理要建立在新的檔案管理體制。在目前的企業檔案管理體制中，由企業的的檔案部門集中統一管理全企業的檔案，需要同時負責收、管、存、用等各個業務環節，而企業的檔案負責人人數基本都是很少，在應付基本的檔案管理工作已經顯得捉襟見肘，更別提開展檔案知識管理。要企業通過增加檔案工作人員來滿足檔案知識管理，估計也很少有企業有如此的先進之名。企業檔案管理體制的變革，開展檔案管理的社會化，打破以往專職檔案員開展檔案管理工作，發展成為企業全員參與，企業檔案管理和檔案信息資源和檔案知識開發中。甚至是開展企業檔案知識管理外包，由專門的信息資源和知識管理公司負責企業檔案知識開發和提供利用工作。

第四，應作好用戶需求分析，根據需要，建立符合企業發展規劃的知識管理體系。不同的企業對知識管理的需求是不一樣的，同一企業在不同的發展階段也是不一樣的。企業的檔案管理在向知識管理過渡中，實事求是的分析企業實際的需求和發展現狀，以及企業本身信息化建設的水平。并梳理各業務在檔案利用中的具體需求，結合企業業務和原有檔案管理模塊，以用戶需求為導向，以企業自身發展為牽引，建立符合企業長遠發展檔案知識管理系統。參考文獻：

[1]任越，知識管理中檔案價值的重新發現[M]，檔案學通訊，2012（05）.

[2]張曉娟，我國檔案館運用知識管理的案例研究――以武漢市城建檔案館為例[M]，檔案學研究，2010（04）.

[3]賈玲，知識管理不能取代檔案管理――再論檔案管理與知識管理的關系[M]，檔案學研究，2015（04）.

[4]冷雪，近十年我國檔案學與圖書館學領域知識管理研究的計量分析[M]，檔案學研究，2013（12）.

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關鍵詞：檔案管理；知識管理；應用；分析與闡述

檔案管理在企事業單位中發揮著重要的作用，因此企業在實際發展過程中應該保存各項信息，周圍有那個才能方便及時的查閱以及相關提取等，這樣能夠在真正意義上促進企事業單位的良好發展。對于檔案管理來說是一種新型的管理模式，不僅我們提供了信息管理模式，而且還能促進檔案管理自身效率的提高。另外，針對知識管理以及檔案管理內涵進行深入研究，這樣才能真正提高檔案管理效率。本文將針對檔案管理中知識管理應用進行針對性的分析。

一、知識管理內涵概述

伴隨著知識不斷發展當前已經逐漸成為一種價值性的資源為主體的管理方式，在知識社會體系發展過程中，對于知識本身來說具有價值性的特點，對企業良好發展具有決定性意義，在當前形勢下擁有較多的知識對于企業自身發展至關重要。在知識經濟時代，當前社會是一個競爭時代的社會，要想在激烈競爭中占有一席之地，企業就應擁有較多知識，知識自身也應得到及時的更新。因此，企業發展中知識成為了關鍵性因素，知識管理應該以知識為核心，通過整合知識這種資源和利用，才能在激烈競爭中獲得優勢，真正促進企業良好發展。總而言之，知識管理來說在很大程度上是伴隨著社會發展演化來的，在新的形勢下，應該將知識管理進行有效利用，這樣才能促進企業競爭力的不斷提高。

二、檔案管理中知識管理發揮的重要作用

對于檔案來說主要是人們在實踐中以及過程中沉淀具有價值意義的一種信息符號，在整體上主要是將知識信息得到傳播的一種主要形式，同時也是顯示知識的一種代表，具有權威性。但是在實際管理中還是較為落后，大多數是使用立卷式保存，這樣傳統管理方式已經不能順應社會發展要求，最終逐漸會被淘汰。

三、檔案管理中面臨的現狀

（一）檔案管理中的電子化

在信息時代不斷發展的今天，在新的形勢下，檔案管理真正實質上與電子化存在較大的相同之處。將原存中的紙質檔案轉化成信息化儲存，這樣的方式不僅能實現檔案信息中的真正共享，還能保證信息自身存在的真實性，對于檔案閱讀以及提取也是較為方便的。這樣能夠使檔案管理在管理內容對社會大眾提供服務發揮著重要的作用。積極構造信息化檔案管理系統，不僅能提高檔案管理真正效率，還能使檔案管理發揮自身科學化的特點，同時還能為人們所采用，真正實現檔案管理為社會服務這種目的。

（二）檔案工作管理中面臨著一些實際問題在檔案實

際管理中一些工作人員實際素質較低，在信息時代不斷發展的今天，對檔案實現電子化存儲以及管理具有一定的要求，但是在實際管理中一些實際檔案管理人員中會存在年齡較大的人群，這類人群自身沒有經過較為全面的培訓，同時對電子檔案系統也是比較陌生的，最終不能對檔案進行存儲和管理。其次在具體管理中存在著檔案工作設備較差這種現象的發生，檔案工作設備沒有更新，最終導致實際中的設備呈現出老舊的狀態，同時工作效率較差，這樣的形式最終會導致工作容易出現故障。最后對檔案工作者來說存在著錯誤的認知觀念，缺乏相應意識，進而導致實際工作較為粗糙，這樣的方式是不能實現對檔案保護的。

四、在檔案管理中知識管理具體應用

（一）在檔案管理中知識管理能夠更加的細化

在傳統檔案管理中將檔案卷宗進行管理，實際中的管理對象主要是以卷宗內容為主體。將知識管理運用在實際檔案管理中，可以進行篩選信息，這樣的方式能夠實現檔案中知識元的管理，真正實現檔案管理的細化。在整體上消除了傳統檔案管理中檔案人員遇到的一些難題，同時也解決了實際中檔案資料查詢以及利用較為困難的狀況，進而提高了實際檔案管理的效率。

（二）提高實際中的檔案知識服務

在整體上通過將知識管理運用在檔案管理中，能夠實現將知識管理以及信息技術相結合，最終實現將檔案知識存儲以及閱讀結合開來，這樣能夠使得檔案知識服務智能化，能夠滿足用戶多樣化需求，真正使檔案效率不斷提高。

（三）提高實際檔案管理的重要意義

在實際檔案管理中將知識管理注入其中發揮著重要的作用，這種方式對檔案管理來說不僅是知識管理中較為詳細的內容，而且還能將傳統中檔案存儲為重點專向為檔案知識為主體的檔案管理。這樣檔案管理思維方式下，能夠實現檔案管理中的實際意義，在整體上通過將檔案知識進行整合，進而促進檔案管理自身價值的提升，提高實際檔案管理發揮的意義。

（四）積極推進檔案管理人員基本素質的不斷提高

在當前信息時代不斷發展狀況下，只有將檔案管理人員基本素質提高上去，才能積極利用檔案知識，能夠在整體上實現知識管理意義。在實際檔案管理中工作人員應該進行積極培訓，這樣的方式不僅能夠有效提高管理人員自身專業水平，還能有效的將知識管理靈活運用在檔案管理知識體系中。另外，檔案管理人員在服務意識這一環節應該進行培訓，這樣能夠在工作中積極轉變觀念，進而為社會服務。最后積極鼓勵檔案管理人員在工作中多學習他人身上的長處，進而彌補自身存在的不足，這樣才能獲得自身成長以及良好發展。

五、結束語

總而言之，對于知識管理是一種新型的資源管理理念，在實際檔案管理過程中應該把握知識管理中的內涵以及意義等，這樣才能掌握知識管理發揮的重要作用，在真正意義上使知識管理應用在檔案管理中，同時也促使檔案管理現存問題得到徹底的解決，將檔案管理變為檔案知識管理，進而使得檔案管理工作內容發揮出真正的意義，不僅能夠為工作人員所利用，而且還能提高檔案管理的效率，為大眾所服務。

作者:唐行俊 單位:青州市社會保險事業管理局

參考文獻

[1]陳松樺.知識管理在檔案管理中的應用研究[J].才智,2010,26:312.

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關鍵詞：企業檔案管理知識管理人員素質

檔案作為記錄人類歷史的文件，在人類社會中起著非常重要的作用。對于企業檔案是記錄企業各項活動，存儲各類信息的主要載體，是企業不可再生的資源和財富，是企業重要的知識資源。隨著企業信息化進程的推進，在企業檔案管理工作中，引入知識管理的理念為企業檔案現代化管理帶來新的發展契機。

1、企業檔案管理與知識管理

1.1、企業檔案管理

企業檔案管理不僅是積累和保存了企業知識，維護著企業發展的真實歷史全貌，而且在保護企業的合法權益不受侵犯和保護企業核心競爭力等方面也起到了重要作用，是企業知識資源管理的重要手段。就是說，企業檔案是企業重要的知識資源，而企業檔案管理就是對知識資源的一種管理活動和過程，包括對企業文件的形成、收集、篩選、整理、歸檔的監督和控制，及其對檔案的整理、鑒定、保管、統計、檢索和開發利用等工作。

1.2、知識管埋

知識管理是應用現代信息技術對知識進行積累組織、評價、傳遞和應用、創新，以實現知識的價值，提升企業的核心競爭力。知識分為顯性知識和隱性知識兩個方面。顯性知識的來源于組織在自身各項職能活動中直接形成的文件、檔案以及外來的文件、資料，而這些文件、檔案屬于知識的范疇，是檔案管理和知識管理共同的管理對象。隱性知識是大量存在企業員工頭腦中的知識，隱性知識是企業知識資源的主體部分。隱性知識往往具有獨占性，它是企業的核心知識資源，也是企業核心競爭力的源泉。實現隱性知識的顯性化、檔案化，對其進行有效存儲，是企業檔案實現知識管理的一項重要任務。

1.3、知識管理對企業檔案管理的要求

檔案管理是知識管理的一個重要組成部分，作為一種新的管理理念和方法，知識管理對檔案管理模式、業務流程、信息技術和人員素質等方面都有新的要求。1）管理模式。從過去對檔案實體的管理轉向注重對檔案內容即知識的管理，并強化對檔案知識的開發利用，實施檔案管理的智能化服務，實現企業檔案知識資源的共享；2）檔案管理業務流程再造。在知識管理中把企業文件檔案看作為一個不可分割的文件連續體，打破企業文件工作與檔案工作的界限，實現企業文件檔案一體化，在業務流程上進行統一的設計。包括文件從產生、運轉、歸檔、永久保存或銷毀的全過程，實現文檔一體化管理；3）檔案信息化。推進檔案信息化建設，在網絡環境下實現檔案信息資源的數據庫、信息庫多樣化管理；4）人員素質。在檔案專業結構上要進行合理配置，除需要信息技術專業人員外，對檔案工作人員的自身業務知識的補充和更新提出了更高的要求。要具備信息技術的使用能力，信息獲取、信息分析和信息加工處理能力，這樣才能勝任數字化和現代化的企業檔寨管理工作。

2、企業檔案管理實現知識管理的關鍵

2.1、在于知識的共享和創新

知識管理的核心是實行知識的共享與創新，它可直接提高企業的核心競爭力。在知識資源管理中，企業檔案不只是"歷史的記憶"和"原始的記錄"，不僅僅處于"備查、待考的史料狀態"，要全面應用現代信息技術，以快速、直接、集成的方式提供服務，并在此造價值。從以檔案實體的保管、利用為重點，轉向以檔案信息的數字化存儲，網絡化傳輸，建立綜合檔案信息管理系統，實現企業檔案信息共享。通過檔案信息管理系統平臺，為企業在新產品研發及企業經營活動提供快速的、主動的、全方位的服務中心，充分發揮檔案信息資源的知識價值，從而提高企業生產效率，縮短新品研發周期，助推企業的管理水平和創新能力的提升。

2. 2、在于知識的拓展

知識管理可以拓展檔案管理的領域。傳統的企業檔案管理過分強調檔案與文件、檔案與圖書情報的區別，將文件和圖書等排除在管理職責之外，極大地限制了自身活動的范圍。傳統的企業檔案管理拘泥于歷史記錄的保管，而不是為現實工作服務，脫離于企業價值創造過程之外，從而極大地限制了自身發揮作用的領域。知識管理要求將包括文件、檔案在內的一切載體形態的知識進行整合與集成，建構一個整體的知識資源體系。知識強調在企業各項生產、經營、管理活動創造知識、共享知識、應用知識，使知識直接服務于企業價值創造活動。這樣，檔案管理就被融入一個更廣闊的活動領域，而與組織的發展戰略、業務活動直接相結合，成為企業工作中必不可少的組成部分。

3、如何做好企業檔案的知識管理

3.1、抓好企業檔案的信息管理

知識管理的重點在于顯性知識與隱性知識的相互轉化。因為企業只有把國內外和自己積累的知識，通過歸檔、整理、提煉傳遞給企業員工，轉化為員工的知識，并運用到每項工作中去，才能對企業目標發生作用。企業檔案的信息管理主要是集中對已有的如文件、檔案、電子信息等媒介載體的管理，在信息增值鏈上，要將數據提升為信息，并對其進行采集與選擇、組織與排序、壓縮與提煉、歸類與導航等，對信息的外部特征的進行和組織，對信息內容進行提煉、比較、挖掘分析等進行信息管理。

3.2、實行檔案數字化，服務網絡化

在現伐信息技術條件下，對企業的各種實體形式文件、檔案、資料等知識資源必須按照統一的和規范的格式進行數字化處理、電子化存儲，整合成為知識資源庫。檔案數字化工作要迅速發展，檔案數字化的規楱要不斷擴大，檔案數字化的規范要日漸成熟 ，逐漸形成檔案數字化加工市場，檔案數字化對象更不斷豐富，不僅僅局限在檔案方面，更擴展到照片、圖像、錄音、錄像、縮微膠片等不同種類，載體檔案的數字化。只有數字化的信息和知識，才能不受時間和地點的限制，及時地提供服務。并要構建綜合辦公自動化平臺（OA系統），推進文檔一體化的實現，建立檔案數據庫，實現檔案的網絡化服務。

3.3、培訓檔案管理隊伍，提高人員素質

推進檔案知識管理的關鍵是人才。檔案管理拓展為知識資源管理之后，原有的檔案人員從檔案的保管者轉變為知識資源的管理者和提供者，其工作性質、內容和方式都發生了根本轉變，對其能力和素質提出了更高的要求。首先，要求能熟練地運用現代信息技術，能夠采

用計算機和網絡技術來改進檔案管理手段。其次，能夠積極了解想要獲得知識的人員和部門的要求并幫助他們有效獲取所需的知識和技巧。三是，能積極通過文件收集、借閱等服務主動引導各知識的擁有部門提供他們的獨有的知識，而不僅是提供工作活動中形成的文件材料，進而豐富檔案信息資源，提高知識資源的質量。四是，通過檔案內容的研究、編輯、開發利用檔案中蘊涵的知識，力求知識最優化地再利用。五是，檔案人員還要不斷地參加系統的知識更新學習與繼續教育培訓，不斷擴展自己的知識，才能適應社會發展的客觀需要。

結束語：知識管理是企業管理未來的發展方向，是運用集團的智慧，提高企業應變能力和創新能力的手段，用知識管理思想改變傳統的企業管理模式--檔案管理模式是檔案工作順應時展趨勢的明智之取，有事檔案事業在現有管理條件基礎上實現跨越式發展的必然選擇。

參考文獻：

[1]黃世酷.檔案管理與知識管理（之一）[ J ]. 檔案管理，2007（4）

[2]黃世酷.檔案管理與知識管理（之二）[ J ]. 檔案管理，2007（5）

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隨著知識經濟時代的到來，知識的力量正在逐漸改變傳統檔案管理的工作模式。信息技術的使用，能夠大幅度提高檔案管理的效率及準確性，改變傳統檔案管理中存在的弊病。面臨著知識經濟時代的新形勢，檔案管理工作必須成為專業化的知識，形成完善的管理系統，才能促進檔案事業的長足發展。

【關鍵詞】

知識經濟;新形勢;檔案管理

當前，知識經濟已經極大的改變了人們的思維方式，也對檔案管理的水平提出了更高的要求。傳統的檔案管理存在著很多不足，已經不能滿足知識經濟時代里管理檔案的需求。因此，檔案管理工作必須順應時代的發展，在管理方法、管理水平上進行突破，才能取得有效的管理成果。本文簡單分析了知識經濟時代下，檔案管理應該如何提高工作效率。

一、知識經濟時代下的檔案管理

知識經濟是一種全新的經濟形態，它主要是通過智力資源、科技資源來影響日常的生活與生產。知識經濟時代的到來改變了經濟發展的主流模式，也給傳統的檔案管理帶來了大量的機遇和挑戰。而檔案事業本身就是知識事業中的一部分，受到知識經濟形態的影響更為明顯。檔案作為知識信息的作用得到了更多的重視。檔案是一種有效的信息資源，它把人類活動中的實踐以信息的方式保存下來，并且能夠以知識的形式傳播、用于生產。檔案管理是整合信息資源的有效手段。在知識經濟時代里，檔案管理的方式發生了根本性的變化，但其社會功能并沒有下降，反而有所上升。檔案管理以系統的方式滲透在各級單位與機構中，形成了對整個社會變遷的一個整體反映。不管是商貿合同，還是基礎設施建設，都需要使用檔案信息。面對新的時代，傳統檔案管理的弊端開始不斷顯現，不僅影響了檔案管理的效率，也阻礙了檔案社會功能的全面發揮。一方面，以前的檔案管理大多是以人工方式進行的，容易出錯且管理效率十分低下。管理人員往往需要花費很大的精力來進行檔案的歸類、整理、存檔等工作，會造成大量人力資源的浪費。這與知識經濟時代的電子信息技術是格格不入的。另一方面，傳統的檔案管理大多以紙質檔案為主，而紙質資料經過多次使用和時間的變遷之后，很容易發生損壞。而且紙質檔案需要耗費大量的紙張，占用大量的空間，不符合現代社會節能減排的生產理念。實體管理的方式多強調對檔案信息的分類和存放，而缺乏對檔案信息的整合利用。這樣一來檔案就只是作為一種歷史記載，難以為實踐提供可靠的參考。

二、檔案管理如何適應知識經濟時代

檔案管理作為一種知識資源，應當在社會生產中發揮積極的創造性作用。但是當前的檔案管理工作還存在著問題。因此，檔案管理工作必須立足自身，不斷優化升級，才能適應知識經濟的新形勢。具體來說，知識經濟時代的檔案管理工作應該做出以下努力:

(一)重視人才培養

檔案管理必須面對全新的管理形勢，其中既包括管理技術的變化，同時也包括了社會對檔案管理要求的變化等因素。但是不管情況如何變化，對專業人才的要求始終是完善檔案管理中不可或缺的一部分。以往的檔案管理工作都將重心放在資料實體上，而忽視了對人才潛能的激發。人力資源也是檔案管理中重要的推動力，培養一批具有專業檔案管理知識、且思想素質好、專業實踐能力強的人才，能夠極大的促進管理工作效率的提升。因此，知識經濟時代里，檔案管理工作必須重視對人才的培養。具體來說，檔案管理首先要求管理人員必須擁有良好的思想道德品質，能夠本著認真負責的態度，懷揣著對工作的熱情來仔細呵護檔案資料。這就要求管理人員在思想上認識到檔案管理的重要性，樹立服務型的管理理念。同時，檔案管理要求工作人員具備專業的管理知識，并且能夠將理論知識與實踐操作相結合，不斷積累檔案管理的經驗，不斷學習。為此，檔案管理部門需要在人力開發中注重吸收引進優秀的人才，給予優秀人才學習的機會和上升的平臺，在實踐中尊重人才、激發人才的創造性和潛能。也需要建設相應的人才管理制度來吸引外來人才、提升內部人才，以制度來激發管理人員的工作積極性。

(二)創新管理模式

知識經濟時代下，檔案管理的模式必須進行改變和創新，才能提高管理的效率，滿足現代檔案管理工作的需要。以前的檔案管理十分重視檔案資料的數量，常常以硬件設備和資料的多少來評價檔案管理的水平。但是在知識經濟時代里，如果只擁有大量的檔案資料和檢索設備還遠遠不夠，必須在保證檔案信息數量與質量的前提下，優化檔案管理的技術和方法，使檔案信息能夠轉化為有價值的、動態的信息資源，為社會生產提供服務。檔案管理模式的創新是針對以前老舊的管理模式而言的。在知識經濟時代里，封閉的管理模式只會阻礙檔案事業的發展，只有面向市場、面向服務才能真正實現檔案管理的優化升級。這就要求檔案管理必須能夠有效整合資源，深度開發信息資源的價值。各管理部門之間應該加強溝通與聯系，主動與外界進行聯系，積極向有需要的人群推薦信息、提供服務，從而共同形成檔案管理的規模效應。當然，擴充檔案資源也是十分重要的工作?，F代社會對于資源信息量的需求與日俱增，如果不能及時補充完善檔案資源的儲量，就不能很好的適應市場的需求。因此，大量原始檔案信息資料的積累對于檔案管理工作來說也是不容忽視的。

(三)轉變發展理念

知識經濟時代的到來，也意味著傳統檔案事業的發展模式成為了落后的理念。想要在激烈的市場競爭中不斷勝出，則檔案管理也必須更新理念，轉變模式。一方面，檔案管理工作應該以知識經濟時代的市場變化為基礎，對自身的發展理念進行反思。不能始終保持僵化固執的發展思路，將檔案管理僅僅視為一種信息載體。而應該學習開放包容的發展理念，將檔案管理與社會生產結合起來，加強檔案管理的實用性既能充分發揮檔案信息的價值，也能以實踐為基礎積累更多的檔案信息，從而完善檔案管理體系。另一方面，檔案管理的發展模式也是改革創新的重點。依靠人才驅動和科技驅動的檔案管理，應該成為改革的前進方向。在研究和運用中，應該發揮主觀能動性，使發展模式符合知識經濟的時代特征。只有在實踐中不斷調整自身的發展模式，才能實現檔案管理事業的根本轉變，由受制于時代因素的境況變為善于利用時代的機遇。

(四)實現信息化管理

伴隨著知識經濟時代到來的還有電子信息的普及。計算機網絡時代的到來意味著檔案館藏資料也應該盡快朝著數字化的方向轉化。傳統紙質檔案資料局限性過大，容易阻礙信息的流通和使用。將傳統紙質的檔案資料盡可能轉化為電子文件和數字信息，能夠吸引更多人群的目光，從而激發更大的市場。這就要求檔案管理必須盡快實現信息化管理，建立龐大的檔案數據庫，以供人們使用。信息化的檔案管理方式不僅節約了大量的紙質資源，減少了對生態環境的破壞，也有利于改善檔案管理工作中人員繁雜但效率低下的問題。利用計算機網絡還可以建立起區域性的大規模檔案共享平臺，使各檔案部門存放的信息能夠作為一種生產動力、決策參照運用到實踐中去，從而產生更大的經濟效益和社會效益。共享型的區域管理網絡提高了檔案資源的利用效率，人們可以按照需要快速便捷地調取所需的檔案信息。同時電子網絡還能夠通過與圖書館、公眾查詢平臺等信息平臺的連接，使檔案信息與其他信息融合成為新的信息系統。這既符合知識經濟時代對資源共享的要求，也是實現檔案信息全方位利用的有效手段。

作者：曹紅梅 單位：博興縣博昌街道辦事處

【參考文獻】

［1］于長江．知識經濟時代的企業檔案管理［J］．明日風尚，2016(10)

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1知識經濟和信息時代對檔案管理的重要性

1.1知識經濟對檔案管理的重要性

在當今時代，知識經濟形態己經成為社會上的主要經濟形態了，也必將是未來的發展趨勢。所以相應的調整管理手段和方法就特別重要，這樣才可以適應時代的發展要求，加快檔案管理的現代化進程，如果檔案管理工作還是運用以前閉關自封的方法，不善溝通的單一管理模式，那么就不能為大眾快捷準確的服務。如果不能突破原來的管理模式，檔案管理的工作肯定會跟不上時代的步伐，久而久之，必將會被其他的管理取代，走向淘汰。

1.2信息技術對檔案管理的重要性

傳統的檔案管理都是以數據庫、信息庫的模式進行管理的，而到了信息時代，信息技術的發展會將檔案管理形成到一個新的格局。而只有不斷地更新完善信息技術，檔案管理的內容才會更加豐富，因為這樣才可以存儲視頻、圖像、聲音等內容。運用先進的信息技術，使檔案管理工作者從傳統的手工操作轉變成計算機操作，這樣既節省了時間，又提高了工作效率。采用先進的信息技術會對檔案資料進行的制作、儲存、傳輸和檢索，為檔案管理提供快速、便捷的信息平臺，解決了檔案管理時空限制的問題，可以隨時隨地查詢獲取。檔案管理信息化平臺的構建，為大眾去提供快捷、方便的檔案查找方式，也滿足了不同使用者對檔案的需求。

2知識經濟沖擊下的檔案管理策略研宄

2.1更新觀念

眾所周知，人類社會的每一次變革，幾乎都是以觀念的更新和思想的進步為先導的。在這個知識經濟的時代，檔案可以說是一種知識資源。管理也是知識的管理，檔案的開發也是在發掘知識，檔案的利用也是在為知識服務。所以，檔案管理的觀念也要有新的拓展才能適應這個時代。

2.2開發資源

在當代社會大環境下，資源的開發將呈現出新的特征和意義。一是以前所開發的資源會得到更好利用，二是資源觀念也將發生轉變，更加重視開發和利用知識資源、信息資源、教育資源等。人類擁有的檔案是知識的重要載體，檔案中收集著人類認識自然和改造自然的各類信息，對檔案資源的開發也是開發知識資源。

2.3培養人才

知識經濟的核心關鍵是看是否掌握現代科技的人才，是否有新的培養方式來培養人才。知識經濟時代的檔案管理需要知識管理的專業人才，他們需要更專深的檔案管理知識和更廣泛的社會知識，并且與科技發展相符合的知識基礎以及獨立獲得知識的基本技能，也要有較好的心理素質從事相對比較冷清的檔案管理工作。因此，檔案機構必須隨時都要重視人才的培養，把人才培養看成最重要的基本建設，爭取擁有一批善于管理、精通科技的檔案管理人才。

2.4堅持創新

知識經濟時代之下，信息的更新速度變得極為迅速，檔案管理的信息也在不斷增加，為了保證檔案管理工作能與時俱進，就必須要堅持創新。這就需要檔案管理需要向知識型轉變，形成知識型的運作機制組織。因此檔案管理機構要對知識結構和人才管理進行一些調整，使檔案管理各級組織之間能夠知識互補與人才交流。同時檔案管理者也要時常學習，使自身的知識儲備能滿足工作的需要，這樣才能適應知識經濟時代的發展。

3信息技術策略下檔案管理策略研宄

3.1提高管理工作服務性

在信息技術時代的檔案管理必須要有先進的硬件設備，在信息技術基礎上實現數字管理模式。首先檔案管理部門應該不斷更新檔案管理設備，運用最新技術快捷的傳遞檔案信息，增強服務建設。其次信息技術的快速發展顛覆了傳統的檔案管理觀念，現代的檔案管理工作不僅要完善檔案管理的硬件設施，還要隨時更新服務理念，更好地為大眾服務。

3.2加快檔案標準化建設

就目前來看，檔案管理的普遍問題是缺乏統一標準的檔案管理工作要求。而現在的檔案信息化和網絡化必須要求檔案信息管理要標準化和規范化，這也要求有關部門在檔案管理工作中采用標準化管理方式，建立具有行業標準或者國家標準的檔案信息管理數據庫，方便推動檔案管理信息化的工作不斷發展。

3.3增強信息的安全性

隨著我國檔案管理信息化的發展，檔案信息的不安全性也非常嚴重。為了確保檔案的安全性，首先法律部門完善相關的法律規定，加強檔案信息法律體系的建設，保證檔案信息資源有法律為依據。其次需要檔案管理部門改善檔案信息的環境，完善檔案信息資源，合理適當的對大眾進行開放。

3.4提高檔案管理人員素質

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一、強化意識,健全機構

既要充分認識中職學校檔案的價值、地位、作用和意義,還要充分認識中職學校檔案現代化建設的重要性。如果對檔案信息服務及檔案工作的重要性認識不充分,就會影響檔案信息服務工作的深入開展。檔案現代化建設的好壞是衡量中職學校現代化水平高低的標尺,搞好檔案現代化建設,能促進中職學校的全面發展。在提高認識的基礎上,要切實轉變觀念,強化檔案意識,要以科學發展觀指導中職學校檔案現代化建設。加強檔案意識,增強服務意識,使檔案工作與時俱進。認真執行檔案法,強化法制教育,增強法制觀念,把檔案法制建設納入普法宣傳計劃。在國家的檔案法規和本校檔案管理制度的貫切執行過程中,努力做到“三納入”,即在工作中,做到檔案工作納入學校的規劃和計劃,納入學校的各項管理制度,納入有關人員的職責范圍,并給予檔案工作以各方面的支持。

二、依法治檔,建章立制

法制化是做好檔案管理工作的基礎,要做好檔案管理工作就必須以依法治檔為根本,實現檔案管理制度化。因此,日新月異的形勢對檔案工作人員在業務知識,科學知識以及管理操作能力等方面都提出了新的要求,檔案事業的發展必須堅持走依法治檔的道路。只有實現檔案管理的制度化,檔案管理工作才能發揮應有的作用。

三、掌握現代化管理技能,提高綜合素質

電子計算機技術在檔案管理中的運用,可以系統地完成文件的起草、修改、刪減、檢索、打印、登記、匯集統計等工作,使文件的形成,運行,轉換等各個環節與自動化辦公銜接起來,這種現代化科技手段和先進操作管理技術,都迫切需要檔案管理工作者去掌握和運用。檔案管理數字化,信息化是信息社會對檔案工作的要求,也是檔案工作者的必然方向。所以,檔案管理工作者要結合自己的崗位工作,邊學習邊操作,在提高業務素質的同時,特別要注重計算機知識,信息文化的學習,努力使自己具備信息知識和網絡文化的綜合性檔案管理人才。

四、專職檔案人員應當拓寬視野,豐富知識

當今社會和經濟生活處于快速發展時期,知識最新呈“爆炸”式發展,新的行業和領域不斷形成,這對檔案業務的管理、服務等各項工作提出了新的要求和挑戰。因此,創造積極向上的學習氛圍非常重要,專職檔案人員要把學習作為生活中的第一需要,把終身教育作為一種必然選擇,努力學習,不斷“充電”,拓寬視野,運用檔案學科新理論、新技術來指導和改進檔案工作。同時可以制訂相應的制度,提出具體要求,努力去多思考,多研究,營造一種銳意進取,積極向上與時俱進的創新氛圍。

五、加強業務,提高能力,檔案管理工作水平的高低,質量的優劣,取決于檔案工作人員的素質

在加強政治思想教育和職業道德教育的同時,還應要求檔案員真正堅持“業務精通,愛檔如珍”,加強檔案人員自身業務建設,一方面積極參加檔案業務培訓,掌握現代化管理技能。這種現代化科技手段和先進操作管理技術,都迫切需要檔案管理工作者去掌握和運用。檔案管理數字化、信息化是信息社會對檔案工作的要求,也是檔案工作的必然方向。另一方面建立檔案工作網絡,選拔懂電腦且熱愛檔案事業,默默奉獻的人擔任學校專職檔案管理員,運用現代化管理知識和先進技術設備提高管理水平,使學校的檔案工作跟上辦公自動化步伐,為學校教學和其他工作服務。

六、穩定隊伍,改善條件

要采取切實措施,建立一支有較好政治、業務素質的相對穩定的檔案干部隊伍。專職檔案干部屬專業人員、與教學、科研、圖書管理人員同等對待,檔案干部中的骨干,一般不要輕易調動。學校各職能部門要對與本部門關系密切的歸檔材料設備,從學校經費中給予支持。要為檔案部門添置必要的設備,以便于開展工作。檔案館的庫房建設,應列入學?；窘ㄔO規劃,逐步改善工作條件,維護檔案的完整與安全。

七、注重收集,科學管理

學校檔案材料是領導正確決策研究工作、處理重大問題的依據,搞好文件材料收集的確保檔案材料齊全完整的前提和基礎,也是直接反映本單位工作實績的有力證明。學校文件材料收集整理,一方面,要根據單位檔案管理的要求,抓好上級單位發給本校的文件材料的傳閱和歸檔,定期對文件材料進行清理檢查,確保文件齊全。另一方面,要強化文書管理抓好學校活動所形成的文件材料的收集,對有請示沒有批復或有批復沒有請示等文件材料,檔案人員應及時查詢,保證這類文件材料的按時歸檔。檔案人員在復印文件材料時,對有價值且需要歸檔的文件材料應當留下原件,以備日后歸檔。同時,要按照檔案管理的要求在檔案收集、整理、鑒定、保管等方面下工夫,做好檔案的編目、檢索、編研工作,建立健全檢索體系和檔案文件匯編等參考資料,及時、系統、完整地提供檔案利用工作的需要。

八、利用現代化技術,整理檔案

利用計算機等現代化手段整理檔案,則可以收到事半功倍的效果。在人工立卷時,立卷人根據自己的理解對文件進行分類,盡管都仿照統一的標準,但因每一個人的理解能力不同,對同一個文件有不同的分類,因此不可避免地產生分類不準的現象,影響案卷的質量,給利用工作帶來不便。而利用計算機模擬人工立卷,然后按類別將屬于條目的內容打印出來,作為以前的那種以“卷”為單位時案卷目錄這一檢索工具的替代物,也可按文件形成的先后順序排列打印,既降低了人為因素在文件歸檔工作中的影響,又發揮計算機的管理優勢,減少了手工操作,提高了工作效率,更好地服務于社會。

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【關鍵詞】知識管理；醫院檔案；信息服務體系

一、知識管理與醫院檔案管理的關系

（一）知識管理是醫院檔案管理的新階段。從醫院檔案管理發展的歷程來看，醫院檔案管理經歷了以下個重要階段：1.檔案實體的管理。主要是注重檔案實體資源的整理與保存，目的導向是提供檔案信息利用。2.檔案信息管理。主要是注重開發利用檔案的內容，重在檔案信息的傳播與共享。3.檔案信息資源的管理。主要在于對檔案信息的內容以及其支撐工具的管理。4.知識管理階段。一些發達國家檔案管理已經到了此階段，但目前我國的醫院檔案管理還處在初級階段，醫院管理者還沒有真正認識到知識管理的重要性，對知識管理理念、方法及技術并沒有很好掌握。所以應用知識管理的方法與理念來改變醫院檔案管理工作，轉變管理模式是目前醫院檔案管理所要解決的重要問題。這需要我們不斷學習和實踐，把工作重點由對醫院檔案信息資源的管理轉變為對檔案信息知識的識別、挖掘和重組，從而實現由醫院檔案管理向知識共享和知識的創新轉變。（二）知識管理促進醫院檔案管理觀念創新。傳統的醫院檔案管理工作對檔案信息的服務利用非常欠缺；而且醫院檔案管理特別強調對檔案顯性知識的保管工作，而不注重對檔案隱性知識的信息挖掘和利用。與之不同的是知識管理更為注重對顯性及隱性知識的管理。從這個角度來講，醫院檔案管理可以借鑒知識管理的理念，充分認識并挖掘醫院檔案信息的價值，把單純的醫院保管、存貯的檔案信息進行充分轉化、挖掘并利用，通過知識共享，把醫院原始檔案信息中的隱性知識通過知識管理轉化為顯性知識，最大限度地挖掘醫院檔案信息價值，為醫院管理各項活動所用。（三）知識管理促進醫院檔案管理知識創新。知識管理是一種人與信息資源的動態管理過程，是以人為本，以信息為基礎，以知識創新為目標的動態管理。知識管理的整個過程強調最大限度地實現知識共享，追求信息處理能力與人的知識創新能力的最大結合。醫院檔案管理的創新要充分吸收知識管理的最新理念，利用知識組織和知識應用等知識管理的內容，提高醫院檔案信息的價值和服務價值。要在檔案管理的基礎上發現隱含在檔案信息中的有用知識單元，并對其進行集合組織，實現知識挖掘和知識表示，使利用者快速獲取所需的知識。醫院檔案室既要關注知識的組織與開發，又要重視知識需求與應用，最大限度地實現醫院檔案知識信息的功能與效益，這是醫院檔案管理創新的必由之路。（四）知識管理促進醫院檔案管理及服務模式的創新。受傳統醫院檔案管理觀念的影響，一些醫院管理者認為檔案管理僅僅是保管單純的“歷史記錄”，而忽略了其作為知識載體的重要價值。受這種思維模式的影響，醫院檔案管理者往往將檔案管理工作模式限定在檔案的收集、整理、編碼和保存上，而忽略了開發和利用，或者說開發和利用也僅僅是從表面上，而未實際深入挖掘醫院檔案中隱含的知識資源，這種管理模式嚴重限制著醫院檔案管理的發展。引入知識管理理念后，檔案管理及服務模式將會有極大改變，檔案管理從單純的保管式向深層信息挖掘利用進行轉變，通過利用知識管理的理念、方法及技術，實現醫院檔案的信息化、知識化管理，從而實現對整個檔案實體管理模式流程的創新。

二、目前醫院檔案管理存在的主要問題

目前我國醫院檔案管理還存在較多的問題，主要集中在以下六個方面：一是醫院檔案管理的制度措施還不完善、不系統。二是醫院檔案管理的觀念落后，檔案安全意識淡薄，檔案丟失、損壞風險普遍存在。三是醫院檔案管理的設施設備欠缺。四是醫院檔案管理電子化、信息化程度較低，諸多機構還未實現電子化、信息化管理。五是醫院檔案管理人才欠缺，專業素質參差不齊，缺乏專業教育和培訓。六是醫院檔案資源價值未充分被開發利用，未實現其應用價值、發揮服務功能。

三、基于知識管理的醫院檔案信息服務體系

在知識管理背景下，醫院檔案管理不應只停留在傳統的檔案保管管理階段，而更重要的是擔負起檔案信息知識交流與利用的任務，成為醫院的知識金庫。醫院檔案管理者應積極利用現代化的管理方法與技術，將大量無序檔案信息整理編研，為醫院搭建知識管理平臺做好檔案信息基礎。同時應積極利用知識挖掘技術，提取醫院檔案中隱含的知識要素，通過知識挖掘、提取整合、分析歸納，將有用的檔案知識要素通過系統平臺的形式為醫院管理者及醫務人員提供知識化服務?；谥R管理的視角，我們參考借鑒有關研究理念探討構建基于知識管理的醫院檔案信息服務體系。（一）服務組織體系?；谥R管理的醫院檔案信息服務組織體系，主要包括服務的目標理念、制度流程以及組織設置這幾個方面。1.服務目標理念。以人為本，以服務醫院用戶需求為出發點，轉變傳統檔案管理服務觀念，將其與知識管理理念相融合，從知識管理的角度促進醫院檔案信息服務的知識化、系統化，為醫院用戶提供系統、全面、有效的醫院檔案信息服務，促進醫院檔案信息服務的知識化建設步伐，從而進一步促進醫院整體知識管理體系的逐步形成。2.服務制度流程。制定基于知識管理的醫院檔案信息服務的相關制度及流程，從制度上對醫院檔案信息服務工作進行規范化、流程化、系統化。同時嚴格設置并規范醫院檔案信息服務的各項業務流程，對檔案信息服務的各個環節進行質量控制，尤其是對于檔案信息的知識化管理流程進行把控，不斷提高檔案信息的知識化水平，促進醫院檔案信息服務向知識化、系統化發展。3.服務組織設置。設立基于知識管理的醫院檔案信息服務職能機構，成立醫院檔案信息服務委員會，對整個醫院檔案信息服務管理工作進行統一協調指導。同時從組織架構上健全醫院檔案信息服務的三級服務網絡，通過對各個服務層級進行組織管理，不僅利于醫院檔案信息服務工作的系統化，也利于對整個服務體系進行組織協調與質量控制。最終拋棄原始的醫院檔案信息服務流程，形成“以檔案數字化為核心、以管理系統化為中心、以服務網絡化為基礎”的新的服務流程。（二）服務支撐體系。知識管理視角下醫院檔案信息服務支撐體系主要指支撐體系所需的軟硬件技術平臺、檔案信息資源系統以及所需的人才資源隊伍這幾個方面。1.支撐體系的軟硬件技術平臺。主要包括軟硬件設備設施，硬件設備設施如存儲設備、服務器、終端設備等等。硬件設備設施是醫院檔案信息服務體系為用戶提供服務的硬件基礎。軟件則主要指的是相應的檔案信息服務軟件服務系統，包括相關業務管理系統、查詢系統、模塊加工系統等等。軟硬件設備設施是服務體系的筋骨，是支撐體系運行的重要基礎。2.支撐體系的檔案信息資源系統。檔案信息資源系統可以說是服務體系的血肉，是體系建設中尤為重要的部分，資源系統的建設質量直接關系到整個服務體系所提供的檔案信息服務質量。因此在建設支撐體系的資源系統時，要尤為注意幾個方面：一要確保服務資源的全性面。即對所提供的信息服務要全面、完整，確保幫助醫院用戶全面了解相關領域內的發展動態和研究進展。二要確保服務資源的準確性。要去偽存真，去粗取精，提供準確可靠的信息資源。三要確保服務資源的連續性。要做好信息資源的動態化、連續化跟蹤和管理，確保檔案信息資源的完整性和可參考性。四要確保服務資源的及時性。確保提供信息知識資源可用、可靠。3.支撐體系的人才資源隊伍。人才是實現醫院發展的根本原動力，也是醫院檔案信息服務的重要支撐，可以說是服務體系的靈魂。醫院檔案信息服務人員的素質和能力直接決定著檔案信息服務的質量和水平。基于知識管理的醫院檔案信息服務體系能否構建成功，能否實現其價值，發揮其作用，關鍵是有一支高素質的檔案信息服務人才隊伍，這是由醫院檔案信息服務的性質和任務所決定的。醫院檔案信息服務人員要在醫院檔案與臨床和科研工作之間建立直接的聯系，了解醫院檔案工作對臨床和科研工作的影響，并分享臨床和科研工作的成果。同時要著力建設檔案人才隊伍：一方面，要不斷汲取并充實人才隊伍；要從人才引進及人才開發兩個途徑，一是選拔優秀人才到檔案服務隊伍中去。二是加強人才培養，通過多種途徑的培訓與繼續教育，進一步提高人才隊伍工作技能和業務水平。另一方面，要建設合理高效的檔案管理人才結構，形成合理的人才梯隊，為檔案信息服務工作提供長期可靠的人才保障。（三）服務輸出體系?；谥R管理視角下的醫院檔案信息服務體系，雖有傳統服務的成分，但更多的是高效的網絡化、數字化、知識化信息服務。它表現為三個方面：一是服務資源的數字化、虛擬化。二是服務內容向知識多樣化發展。為醫院用戶所提供的服務不僅僅是檔案信息線索，更重要的是提供解決問題所需的知識化單元信息。三是服務模式向個性化、主動化發展。醫院檔案服務機構要有針對性主動地為用戶提供有關服務。四是服務環境開放化、多渠道化。醫院檔案服務從傳統的封閉轉變成開放式的空間，最大限度地拓展了醫院檔案信息交流與服務模式。1.服務方式。知識管理視角下的醫院檔案信息服務以“主次相依、多層次結合”為服務理念。主要包括四種類型的服務方式：一是直接型檔案信息服務，包括提供原始性的醫院檔案信息材料，以及經過加工的二、三次檔案信息材料。二是特色型檔案服務，如專題檔案信息匯報等。三是延續型的檔案服務，如某一專題的科研檔案信息資料。四是知識型檔案服務，它是將醫院檔案信息轉化為知識后提供的一種知識化檔案信息服務。2.服務途徑。知識管理視角下醫院檔案信息化服務途徑主要是指服務提供者與用戶之間的溝通交流方式。概括來說主要通過兩個途徑：一是直接交流服務，主要是通過面對面、電子化通信手段等方式進行的即時交流。這種方式提供的服務是最直接的，不需要經過多層次加工的服務，通常提供的服務準確性和及時性能夠得到保證。二是間接交流服務，這種服務方式所提供的服務一般是需要經過多層次加工的服務，通常所提供的信息服務更為完整和全面，服務質量和水平也較高，但在及時性方面有一定弊端。

四、研究小結

本研究所探討構建的醫院檔案信息服務體系是以知識管理為基礎，以用戶服務為最終目的，它的構建不僅有利于醫療機構提升檔案信息服務水平，優化醫院檔案信息服務并提供理論借鑒，同時也為醫療機構自身檔案信息服務體系化建設提供了參考模板，這對于醫院檔案信息服務質量水平的提升有重要的參考意義。從另一方面來講，本研究對知識管理視角下的醫院檔案信息服務體系框架的研究還不太深入、不夠細化，且須在日后的醫院檔案管理實踐中應用驗證并進一步完善。

【參考文獻】

[1]任鑫.知識管理在醫院檔案管理中的應用[J].山東檔案,2009(2):37-39.

[2]張紅麗,鄭紅艷.構建檔案管理體系服務醫院等級評審的研究[J].辦公室業務,2014(19):204-205.

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【關鍵詞】 信息時代 高職院校 檔案管理

檔案管理屬于高職院校管理工作的重要內容，也是評估高職院校人才培養水平的重要標志。因此，在當前的信息化時代，做好高職院校檔案管理工作以充分發揮出檔案的價值，對于提升高職院校的教學質量有著積極的效果。如果從社會整體來看，檔案管理工作也是現代社會不可或缺的一個部分，高職院校的檔案管理工作是社會檔案管理的重要組成元素，為了促進高校院校檔案管理工作朝著規范、科學的方向發展，必須要做好檔案信息化建設工作。

一、信息時代對于高職院校檔案管理工作的影響分析

信息時代的到來，為高職院校的檔案管理工作帶來了更多的機遇，促進檔案管理工作的規范性和先進性，具體的講，實現高職院校檔案管理信息化的意義在于：

1.1可以幫助高職院校更好的適應社會發展

開展高職教育工作的主要目的就是為社會培養出一線技能人才，在社會的發展之下，各個企業對于技能型人才也提出了更高的要求，為了滿足企業需求，國家也不斷增加相關的投入，高職院校的建校規模得到了有效的發展。高職院校的職業教育規模得到了顯著的擴大，對于檔案信息也提出了更為嚴格的要求。在這一背景下，傳統檔案管理模式已經無法滿足高職院校的發展需求了，利用信息技術提升檔案管理水平可以為高職院校的發展提供良好的資源支持。

1.2是保證檔案完整性的必然需求

對于高職院校而言，檔案資料包括科研檔案、學生檔案、人事管理檔案等，是學校在發展過程中的寶貴資源，對于高職院校各項工作的開展有著重大的參考價值。在傳統工作模式下，有相當一部分的檔案采用紙質模式來保存，不僅占據較大的空間，也很容易出現老化、磨損和丟失問題。如果采用信息化檔案即提升了檔案工作的效率，還可以有效保障檔案資源的完整性。

1.3可以滿足檔案開發的需求

傳統檔案管理模式工作的重點是檔案收集和檔案保管，并不關注檔案的開發和利用，以往的檔案資料在歸檔之后，很少進行二次利用，且查找起來也是十分麻煩的，難以實現資源共享，更加無法充分發揮出檔案資源的重要價值。尤其是人事檔案，這些檔案關系著人事任免、考核評定等重要工作，如果全部依靠人工進行查找，不僅容易出錯，也增加了工作人員的工作壓力。在信息化時代下，可以將多元化的信息技術應用在檔案管理中，建立起完善的檔案信息資源庫，這就可以在短時間內檢索出需要的信息，有效提高了檔案管理工作的效率。

二、高職院校檔案管理工作中的常見問題

近年來，各個高職院校開始借鑒高校的檔案管理經驗，檔案管理工作也開始朝著制度化和規范化的趨勢發展，但是依然還存在一些問題，這表現在幾個方面：

2.1信息化設備不健全

在科技水平的發展之下，各個高職院校中開始普及電腦等設備，但是，檔案部門的設備卻未跟上時代的發展速度，部分高職院校依然是采用人工法來歸納檔案，在人為因素的影響下，很容易出現失誤，影響檔案信息管理工作的系統性。

2.2管理人員水平參差不齊

很多高職院校不重視檔案工作，沒有嚴格的把好招聘關，致使檔案管理人員綜合水平參差不齊，還有部分高職院校為了留住人才，會安排他們的子女、配偶到學校的檔案部門，由于這些人員未接受過系統的培訓，專業知識不全，也不了解檔案管理工作的意義。

2.3服務觀念落后

通常情況下，檔案管理部門與其他部門的溝通聯系很少，高職院校的檔案管理部門非常的封閉，與其他部門之間的溝通嚴重不足，檔案管理人員思想保守、陳舊，不注重創新，這顯然是不符合現代社會發展要求的。如果缺乏必備的應變能力，是無法真正為檔案使用者提供支持的。

2.4檔案管理制度不完善

由于部分高職院校辦學規模較小，管理模式落后，信息技術的使用狀況不佳，一直都采用傳統的檔案管理方式，既沒有專業的先進設備管理檔案，又沒有針對檔案管理工作而針對性的制定出完善的管理制度，對于檔案管理的質量也沒有進行特別的規范要求，致使檔案信息化管理工作的開展困難重重。

三、信息時代高職院校檔案管理新途徑

在信息時代，各個高職院校需要改變自身傳統的思想觀念，建立起現代化的管理理念，緊緊抓住信息時代的發展步伐，積極應用各類現代化信息技術來提升檔案管理工作的效果，這可以采用如下的措施：

3.1做好網絡建設工作

網絡建設是高職檔案全面實施信息化的基礎，也是實現高職院校檔案管理信息化的第一步，應該加以足夠的重視。在傳統的檔案管理模式中，對于檔案信息技術和設備的要求并不高，但是在信息時代，這種要求就完全不同了。種種實踐顯示，在信息時代，檔案管理工作也變得更加繁瑣與復雜，需要借助專業的網絡信息平臺才能夠順利開展，這種平臺包括硬件、軟件兩個方面，如電腦、掃描儀、應用軟件等等，只有配備好足夠的設備和軟件，才能夠合理的保管、利用和開發檔案信息。鑒于此，各個高職院校需要增加資金投入，在檔案部門增添必備的設備，建設校園網站與檔案信息平臺，讓檔案資源可以發揮出其應用的價值。

3.2加強檔案人員的培訓

高職院校檔案工作人員的綜合素質水平直接影響著檔案工作的順利開展，目前，很多高職院校的檔案工作人員都不是科班出身，對于檔案管理知識缺乏系統、全面的了解，不知道應該怎樣的開發與管理檔案，這顯然是無法提升檔案管理水平的。在信息化時代，檔案人員不僅要掌握必備的專業知識，還要有良好的職業素養和政治素養，因此，學校必須要加強對檔案工作人員的培訓和教育，提升他們的信息化意識，讓他們掌握扎實的檔案基礎知識，提升檔案工作人員的管理水平。

3.3積極利用檔案資源

在信息化背景下，高職院校需要重視檔案資源的利用和開發，讓檔案資源可以在人事管理、教學管理上發揮出更大的作用。在條件許可的情況下，可以建立起專門的檔案管理網站來開發檔案資源，并以此為基礎開展不同類型的服務，還要及時將紙質檔案轉化為電子版，在網站中保存，這樣，檔案信息資源的利用就不會受到外界因素的影響。此外，高職院校還需要制定出辦公自動化管理系統，促進檔案管理工作的信息化發展，加強與其他高職院校之間的合作和交流，實現檔案信息資源的共享，加強信息的共享和交換，充分發揮出每一類型檔案的利用價值。

此外，在信息化時代，高職院校檔案資源的變化速度是非?？斓?，因此，檔案人員需要及時的更新和維護檔案，準確、完整的錄入各類數據，重視后續的檔案更新和維護，讓檔案工作真正的為高職院校的發展來服務。

四、結語

綜上所述，我國高職院校檔案古管理為促進高職院校不斷發展提供了重要資源，應將其納入學校整體發展規劃中來，促進檔案工作建設與學校其他工作協調發展。高職院校作為培養高技能型人才的搖籃，保存了大量、豐富的教育、教學、科研、管理等不同種類的館藏檔案，這些檔案資源只有開發利用起來，才能體現其應有的價值。隨著現代信息技術的廣泛應用和普及，高職院校還要大力推動檔案管理和服務模式的創新，更好地為實現人才培養目標和服務地方社會、經濟發展服務。

參 考 文 獻

[1]黃夢華.淺析信息時代高職院校檔案管理工作創新[J].漯河職業技術學院學報.2012（06）

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一、檔案管理工作的基本原理及其對管理人員的素質要求

（一）檔案管理工作的基本原理。第一，檔案管理的主要環節。檔案主要涉及整理收集、鑒定保管和統計利用等方面。具體環節包括檔案的整理收集、價值鑒定、信息保管、信息編目、檢索和統計、編輯研究和檔案信息的提供利用等八個環節。第二，檔案管理的發展。檔案管理的發展史一個從非獨立到獨立系、從簡單到復雜、從經驗到科學、從手工到電子化管理、從封閉到共享開放的發展過程。第三，檔案管理的性質。從主要作用和基本性質的角度來看，檔案管理是一項具有管理性、服務性和政治性的管理工作。由于檔案管理是專門負責管理各部門運行中形成的歷史文件的一種管理工作，具有管理型性；由于其檔案管理的目的是更好地為社會提供信息服務，所以具有服務性；由于檔案管理會涉及到國家政治和經濟利益方面，所以檔案管理有一定的保密要性，檔案共享具有相對性，因此檔案管理具有一定的政治色彩。第四，檔案管理的要求。進行檔案管理工作要以檔案的完整性、安全性、便利性為管理原則。首先，檔案數量要統計歸納齊全，防止檔案缺失；其次，檔案數據之間要有一定的排列邏輯，方便按照檢索規則快速檢索，最后安全性原則要求檔案本身不被損壞，能長期利用，對于設計國家利益的檔案還要注意保密性維護。同時由于檔案是對歷史的客觀反映，因此管理人員還要注意維護檔案的真實性，保持檔案原始性不被破壞，這也是檔案管理工作人員所需要遵循的原則之一。

（二）信息時代檔案管理對工作人員的素質要求?，F代檔案管理系統正朝著電子化管理方向發展。而檔案信息電子化的管理前提是化要有現代化的管理者。因此信息時代檔案管理對工作人員要有現代化的知識和計算機技術水平，檔案管理人員的一般的計算機操作已經不能滿足管理需要。從現在看，目前許多檔案館現代高技術人才的缺口較大，其中檔案管理的信息處理高素質人才尤其缺乏，檔案管理隊伍整體的技術水平相對低下，甚至部分管理人員不了解計算機，即使檔案館引進了現代化檔案管理設備，和系統也不能有效提高檔案管理效率，嚴重影響檔案信息電子化發展。除此之外，由于檔案管理具有服務性、政治性、專業性等特點，信息時代下檔案管理人員也必須具備較高水平的思想素質、專業能力和素質以及政治覺悟。

二、提高檔案管理工作者的素質和能力

（一）提高檔案管理工作者的思想素質。素質一般指的是在一定的生理素質基礎上，人們在后天不斷的實踐和學習中習得的能力。素質是一個人進行生產活動的基本條件。檔案管理工作者要提高管理水平，（1）樹立正確的世界觀、人生觀，價值觀。管理員作為要在管理工作中要樹立人民服務、維護用戶和國家利益的價值觀。（2）樹立正確的職業理想。對檔案管理事業要有較高的責任感，積極發揮主觀能動性，熱愛并認真地完成檔案管理工作。（3）增強檔案管理的時代意識。檔案管理工作人員，必須意識到信息時代下檔案管理模式的變革趨勢，不斷有意識地提高自己的管理技術。

（二）加強檔案管理工作者的專業素質。（1）基礎知識?；A知識是檔案管理知識結構中的初層知識，也是管理人員進行檔案管理的必須具備的知識。在信息化時代背景下，檔案管理工作者應該掌握與檔案學有關的學科知識，掌握豐富的科學文化知識以適應檔案管理工作需求。（2）專業知識。檔案管理工作人員在進行檔案管理時會利用到與檔案各學科相關的知識和方法，因此管理人員必須強化對檔案基礎知識和技術的學習，如檔案管理技術、檔案管理理論、檔案編研和檔案信息資源開發與利用。（3）現代科學技術知識。電子檔案管理系統的應用涉及到諸多新技術，這就要求管理人員必須強化對現代電子計算機技術的學習，掌握基礎的信息管理方法和技術，以適應信息時代的要求。

（三）拓寬檔案管理工作者的工作能力。在信息時代條件下，檔案管理工作人員對信息利用和應變能力越來越重要。（1）現代化的管理能力。管理人員要學會基礎的計算機操作技術、制作檔案的網頁技術，對館藏信息實行網絡化檔案編研管理，網上檔案資源有利于用戶更便利地實行對檔案信息的利用。（2）較強的綜合能力。雖然很多檔案館采納了現代化管理模式，但業務工作內容仍然相對簡單，服務管理需要不斷向層次化、寬域化、人性化方向發展，管理人員的綜合能力也必須提高，如檔案信息處理能力、現代信息通訊能力、管理科研能力和網絡語言應用能力。3.熟練操作計算機的能力。信息時代下的計算機在信息的傳播上有重要的作用，信息的獲取、編輯、存儲和傳播都通過計算機實現，因此管理人員必須提高計算機的信息獲取、傳遞、存儲技術，有效開發利用網絡化的檔案信息資源，高效利用檔案信息管理系統，提高檔案信息管理效率。

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關鍵詞：知識服務；事業單位；檔案管理；模式構建

隨著我國現代社會經濟的高水平發展，隨著而來的是與社會經濟發展向相適應的生產生活方式。第三次科技革命的到來，為整個世界的社會進步提供了一種全新的動力支撐，同時產生了一種全新的經濟形態，及知識經濟。知識經濟社會的發展無疑要求“知識”的重要作用，讓知識的力量滲透到現今國民生產生活的各個層面，力圖通過世界的力量改變世界，為社會的可持續發展提供持續的動力支撐?，F今，事業單位作為我國社會生產生活中重要的組成部分，在其發展的過程中為了能夠最大限度的發揮其作用，促使其功能的全面化，并且為了保證其持續發展，其有必要在當前社會發展的基礎上建立以知識服務為基礎的檔案管理模式，健全檔案管理工作，促進事業單位的高水平發展。

1 知識服務基礎上事業單位檔案管理的介紹及必要性分析

知識服務基礎上事業單位檔案管理是對檔案的收集、整理以及后期的保存管理與現代化信息技術完全結合在一起，利用現代化信息技術創新一種全新的檔案管理模式，這同時也是與傳統的檔案管理模式最大的區別。知識服務基礎上事業單位檔案管理模式的構建指的是檔案管理能夠科學有序的進行，能夠使用配備完善的高新技術，并且在完善的現代化檔案管理制度的范圍內，提高檔案管理工作的水平。

當前知識服務基礎上事業單位檔案管理是非常必要的，其中一方面這是現今知識經濟社會發展的必然結果；另一方面現代化信息技術的告訴發展再加上現今事業單位的工作量及工作的按年度在日益的增大，所以建立一種學、有序的檔案管理模式是非常必要的。在事業單位現實發展的基礎上建立以知識服務為基礎的檔案管理模式能夠是檔案管理的流程更加標準化，檔案管理工作的管理力度進一步強化，能夠在繁重的工作中尋找工作正常進行的發展契機，能夠為事業單位檔案管理工作的持續進行奠定重要的基礎。此外，事業單位檔案管理工作本身具有非常重要的作用，其是事業單位今后加強工作的依據憑證，所以改變傳統的檔案管理模式建立一種全新的以知識服務為基礎的檔案管理模式是必要的。

2 知識服務基礎上事業單位檔案管理模式構建應遵循的原則

2.1 目標實現的原則

事業單位在進行檔案管理模式創新構建的過程中，應該在一定的目標指引下進行，力圖通過檔案管理工作的調整促進此目標實現的最大化。對于事業單位來講其最主要的目標并不是實現經濟利益的最大化，而是提供經濟、政治、社會、文化等方面提供幫助的由國有資產出資設置的。事業單位的工作目標一般都是隱形的、潛在利益化的，但是這并不代表其沒有目標而言。雖然檔案管理工作不能直接促成事業單位目標的實現，但是其規范管理可以為事業單位目標的實現提供強大的動力支撐。

2.2 系統集成的原則

事業單位構建以知識服務為基礎的檔案管理模式是一項比較系統的工作，這一工作的進行需要各個方面的協調合作，這就需要其在具體構建的過程中需要遵循系統集成的原則。具體而言這一原則指的是事業單位在具體構建的過程中應該妥善處理管理機制、管理體制以及管理流程三者之間的關系。同時事業單位的上層管理人員應做好指導、支持與監控的工作，檔案管理的具體工作單位接受被指導、被支持、被監督的工作，通過加強事業單位檔案管理人員與管理層的合作與交流，共同促進以知識服務為基礎的檔案管理模式的構建。

2.3 資源整合的原則

事業單位檔案管理構建以知識服務為基礎的模式不僅僅是實現檔案管理科學有序的進行，而且同時要實現資源的整合。事業單位在檔案管理模式的全新構建中要能夠對檔案資源順利的實現科學的轉化、創新，通過檔案的收集、管理、服務等多方面工作的調整提高事業單位檔案管理的水平。檔案管理本身作為一個比較系統的部分，其存在本身就含有矛盾，如果檔案管理人員不能夠對這些矛盾加以處理，那么將會造成檔案管理資源的浪費，所以新模式的構建要能夠從環節檔案管理內部、外部的矛盾，實現資源的整合，促進檔案管理工作的順利進行。

3 知識服務基礎事業單位檔案管理模式構建的具體實施步驟

3.1 知識服務基礎事業單位檔案管理體制的完善建立

事業單位以知識服務基礎的檔案管理模式的構建首先應該在原有管理體制存在的基礎上建立一種適合知識型管理模式存在的管理體制。管理體制指的是事業單位管理層各級系統之間的組成方式和構成關系。事業單位以知識服務為基礎的檔案管理模式構建主要從文化理念、人員組織結構以及管理制度三方面進行的。其中文化理念在事業單位檔案管理單位中的弘揚是非常重要的，努力的在事業單位形成一種知識型管理的檔案文化，使工作人員在知識文化理念的熏陶下做好檔案管理工作，在大檔案管理理念的指導下，積極的創新，而人員組織結構的科學構建是整個事業等單位的核心組成部分，知識型檔案人員組織結構的構建主要是通過專職檔案管理工作人員隊伍的建立，這部分人員并應同時具備檔案管理的專業知識和一定的科學文化知識；其次是對散落在其他管理部門的檔案管理人員，這部分管理人員應熟知新型檔案管理模式的流程和基本工作理論，強化其檔案保存價值的認識，從人員組織結構加強組織人員的知識服務能力與工作水平；此外，對于管理制度的構建主要是在以檔案收集為主要目標的情況下，制定檔案適合事業單位檔案陳本核算和質量控制的制度，同時強化建立以服務為導向的檔案歸檔后的制度建立，增強檔案存在的知識服務的作用。

3.2 知識服務基礎上檔案管理機制的強化完善

在知識服務型檔案管理體制構建的基礎上，建立與其相適應的知識服務型檔案管理機制是必要的工作環節。知識服務型檔案管理機制的建立主要是通過運行機制和監控機制兩個方面進行的。其中運行機制的知識服務化是要在現代化信息技術的發展基礎上構建的，通過利用信息化技術手段在事業單位內部建立依靠計算機網絡系統為主的檔案管理運行機制，大部分工作依靠網絡系統進行工作，提高檔案管理的知識化傾向，知識服務基礎上檔案管理模式的構建在電子化檔案使用的基礎上不能完全的放棄紙質檔案管理模式的運用，通過現代化信息技術構建監控、反饋機制加強對以知識服務為基礎的電子檔案管理運行機制的監督，同時構建完善的監控機制。

3.3 知識服務基礎上檔案管理流程的科學規劃

知識服務基礎上檔案管理流程是貫徹以知識服務為導向的管理體制及管理機制的重要環節，管理流程的的科學規劃最重要的就是體現在管理流程的標準化建設及使用檔案資源從生成、收集、保存利用給管理過程加強檔案知識資源的整合使用。檔案知識資源的整合并不是單純的對檔案進行歸檔與整理，更重要的是實現檔案資源的“創新利用”，提高利用效率。此外，能夠利用現代化信息技術條件構建專門的檔案引擎搜索系統及檔案服務系統，這樣可以促使檔案工作人員通過操作計算機系統調出自己需要的檔案，這一環節的建設是實現檔案管理知識服務型的關鍵內容。

4 結束語

綜上所述，事業單位檔案管理模式的構建在以知識服務為基礎上進行此項工作是當前進一步提高事業單位工作水平和工作效率的重要做法。所以，相關事業單位應從管理體制、管理機制及管理流程等方面全方位的促進事業單位以知識服務為基礎的模式的構建。

參考文獻

[1]聶寓玲.基于知識服務檔案管理模式研究[J].環球人文地理，2016（10）：56-58