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[關鍵詞] 電子病歷檔案；規范管理；開發利用；病歷質量

[中圖分類號]R197.3 [文獻標識碼]B [文章編號]1673-7210（2008）07（c）-105-02

Standard management and utilization for electronic medical record

CHEN Qiao-ling,LI Shao-ling, LUO Xiu-mei

(Huizhou Municipal Central Hospital of Guangdong Province, Huizhou 516001,China)

[Abstract] In this paper, the standard management and utilization for electronic medical record(EMR) are presented,and as a new idea that can promote the management of medical record and improve both the medical record quality and medical quality, the new management mode ofmedical record and utilization mode should be established according to the status of medical record management.

[Key words] Electronic medical record;Standard management;Development and utilization;Quality of medical record

電子病歷檔案是醫務人員對病人進行問診、查體、檢查、診斷、治療、護理等醫療過程中形成的文字資料的總和；它不僅是病人住院期間診療過程的真實反映，具有法律效用的原始材料，而且還是醫療機構臨床、教學、科研的寶貴財富以及綜合評價醫療質量、技術水平、管理水平的依據。

1電子病歷檔案的規范管理

環節病歷質量的規范管理與監控是病歷管理中最重要的一環，它能及時發現和糾正醫療運行中環節病歷存在的問題，最大限度地減少醫療缺陷的發生，提高醫療安全。醫院質控部門應按《執業醫師法》、《醫療機構管理條例實施細則》、《醫療事故處理條例》、《病歷書寫規范》等相關法律中，規定的三級查房制度、術前討論制度、疑難病例和死亡病例討論記錄、手術分級管理制度等去審核和抽查各科在院病人的環節病歷質量。檢查病歷書寫的及時性、準確性、醫療質量、上級醫師審檢病歷等情況。發現有醫療缺陷的病歷及時糾正，有效地提高了醫療安全，保證病歷質量。

終末病歷是醫務人員對病人診治過程結束后的歸檔病歷，使病歷質量監控由事后檢查向事前預防的方向轉化。終末病歷質量監控是對歸檔病歷認真履行職責，嚴把入庫關工作。對病歷中存在的缺陷，及時給科室反饋信息，對所發現的病歷書寫缺陷，必須在不影響病歷資料的原始性、真實性的情況下進行選擇性的補充和完善。監控措施分兩步：①各科室主任全面負責本科室已完成歸檔前的電子病歷的質檢、評分、簽署等質量管理。②歸檔后由醫院病案統計室的質控部門對終末病歷分病案首頁、病歷記錄、病程記錄和其他四個方面，按《病歷書寫規范》和各種法規進行全面質檢，對于病歷存在不足之處督促書寫人及時整改，并將在病歷中反映出的醫療或管理中的缺陷及時反饋給科室，提高臨床醫生“記錄所做的事，做所記錄的事”的意識，提高各種記錄的有效價值；杜絕和預防丙級病歷的存在。

病歷書寫及時性的規范管理是病歷質量符合客觀、真實、準確的要求。住院志、入院記錄應當于病人入院后24小時內完成；首次病程記錄應當在病人入院8小時內完成；搶救記錄，搶救結束后6小時內完成；手術記錄術后24小時內完成；出院記錄，患者出院后24小時內完成；死亡記錄應當在病人死亡后24小時內完成；出院病歷檔案72小時內完成和歸檔等；這些對病歷書寫時限的具體規定是病歷書寫時必須遵守的。但在臨床醫療過程中，由于受繁瑣的醫療工作和教學任務的沖擊，有些醫務人員也重治療而沒有及時書寫病歷，事后憑印象去補寫，有可能造成記憶的遺漏或混淆，影響其真實性和可信度；病歷書寫按時限完成是保證病歷質量的重要一舉。

2 電子病歷檔案的開發利用

設計醫院電子病歷（EMR）與病案統計模塊進行數據交換的網絡接口，從EMR提取病歷檔案信息內容到病案統計系統，病歷內容就是醫院業務統計重要的原始資料，是醫療業務活動數量和質量統計的可靠依據。經過編輯、整理、分析的病歷檔案資料：①可為醫院管理和上級部門提供報表服務；為臨床業務開展、專科的建設、病床的分布、人員的安排等制訂切實可行的工作計劃，改善管理方式，提高工作效率提供依據。②與醫院信息管理系統銜接，可在醫院的局域網內查詢到醫療動態、臨床經驗、病人診療過程及病人基本情況等資料，為醫院管理和臨床診療提供了必要的內容。③據病歷資料可篩選病種輸出至Excel表中進行量化后，導入SPSS中分析某疾病的發生發展、變化趨勢、密切關系、危險因素的相關關系、設計某疾病的診療模型和鑒別診斷服務于臨床。

在臨床教學中，需要利用大量病歷檔案作為生動的示范教材，通過各種形式的病例討論(如疑難病例、術前病例、死亡病例討論等)，使學生們理論聯系實際，提高感性認識，鞏固理論知識。特別是對典型病例或罕見病例的討論，更讓學生終身難忘，受益匪淺。一份科學的、完整的病歷檔案往往起著教科書無法替代的作用。

電子病歷檔案是病人接受醫療診治過程中的詳細記載，它不僅是病人住院期間疾病診療的真實反映，還是確立疾病診斷和擬定治療方案必不可少的依據。尤其對再次入院病人的診治，病情的追蹤，更要參考以往的病歷檔案。它還可成為診斷疑難病癥、搶救危重病癥的重要參考資料。也是臨床實踐最直接的記錄，通過分析、總結，對提高醫療質量和技術水平，評價醫療業務能力、發展醫療衛生事業起到極其重要的作用。有些在治療過程中還可發現某些特殊的規律，從而提示醫務人員及時修正治療方案，使治療更趨正確、合理，縮短病程，提高治愈率，為醫學研究提供可靠依據，推動醫學的發展。

隨著社會醫療保障體制改革的深化，法律制度的不斷完善和人民法律意識的增強，病歷檔案的使用范圍日益擴大，社會化的利用比例日趨上升。在解決醫療糾紛中，病歷檔案作為真實有效的憑證和判定責任的重要依據，處理各類肇事、事故、傷殘等刑事、民事案件，司法機構往往是根據病歷檔案的原始記錄來處理或判明責任。隨著人們思想觀念的改變和醫療制度改革的深化，大病保險和其他商業性的疾病保險，病歷檔案為醫療保險、保險公司補償或理賠提供真實信息。故病案檔案還是一份具有法律效用的原始材料或作為證明案件真實情況的證據和重要依據。

[參考文獻]

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關鍵詞：二級學院；檔案管理；現代化；規范化

基金項目：麗水學院教學研究項目：“二級學院檔案管理的現代化與規范化對策研究”。項目編號：09JY03

中圖分類號：G647.24 文獻標識碼：A 文章編號：1673-8500（2012）11-0106-02

一、問題的提出

近年來，我國在高等教育體制改革上取得了前所未有的成就，高等學校的辦學規模不斷擴大，越來越多的高校都成立了諸如文學院、理學院、工學院、農學院、醫學院、商學院之類的二級學院。伴隨著高校的升級、升格、合并和擴招，高等教育日益大眾化，二級學院的規模越來越大，二級學院檔案管理工作的重要性日益突顯。

由于大部分高校二級學院成立的時間不長，一切從零開始，檔案管理工作存在著諸多問題，如檔案不全、材料散亂、分類混亂、案卷標題、目錄不規范、電子設備陳舊、電子技術落后、缺乏專職管理人員或管理人員專業素質低下等等，這一切都直接影響了二級學院檔案管理目標的實現。二級學院檔案管理短期目標或最低目標，也是最直接、最現實的目標無疑就是迎接高校評估檢查，長期目標或最終目標則是實現高效、科學、有序的檔案管理。這兩個目標都要求檔案管理規范化與現代化。

二、相關的概念

我們有必要先界定“二級學院”的定義。“二級學院”的概念有廣義狹義之分。狹義的二級學院是指我國近年來高等教育辦學體制出現的一種新的辦學形式，或者說是一種新型的高校，名曰國有民辦二級學院，即指引進社會資金，由本科院校成立或幫助成立的獨立核算、具有獨立法人資格、獨立校園校舍，進行獨立教學管理并實施學歷教育的學校。[1]或者稱為“獨立學院”，它是我國高等教育由精英教育向大眾教育轉變的產物。廣義的二級學院，是指所有以“學院”二字為后綴名的高校下屬的任何一個學院。本文中所論說的“二級學院”，應該是屬于廣義上的二級學院，但又不完全等于廣義的二級學院，因為我們把國有民辦的獨立二級學院排除在外，嚴格的說是中義的二級學院，即指高校下屬的以“學院”二字為后綴名的，從原來的系部發展而來的，沒有獨立法人資格的學院。

二級學院檔案管理，是指用科學的原則和方法管理為高校教學科研服務的各類二級學院檔案。二級學院檔案管理規范化指二級學院根據國家有關法律、法規如《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》等，按照高校檔案分類方案標準和規范，對二級學院各類檔案進行規范化系統管理。二級學院檔案管理現代化是指利用計算機、通信、網絡等現代數字化管理技術對二級學院各類檔案進行記錄、存貯、整理、保管、編目、檢索、研究及其利用等。[2]

三、二級學院檔案管理規范化與現代化之關系

要實現二級學院檔案管理的現代化首先要做到檔案管理規范化。二級學院檔案管理的系統化、規范化，為檔案管理的現代化打下了基礎。二級學院檔案管理要切實執行《高等學校檔案實體分類法》，按照《高等學校檔案實體分類法》的著錄標準，從檢索語言、目錄著錄、名詞術語、信息代碼、館庫建筑、技術設備、檔案載體、檔案分類整理、檔案統計等方面全面實行標準化、規范化管理，這無疑為二級學院的檔案管理的現代化打下了堅實的基礎。在此基礎上，二級學院的全部檔案都可輕松地借助計算機輔助處理，借助于檔案軟件系統外在計算機的存儲資料庫上大量檔案數據進行檔案查詢利用。輸入計算機各種檔案數據和有關內容特征信息，如文件題名、責任者、主題詞或關鍵詞、日期、保管期限等，都具備了用于機上檢索的基本條件及功能要求，這就為檔案信息網絡的創建打下了一個良好的基礎，促進了檔案管理的現代化。

二級學院檔案管理的現代化要求規范化。二級學院檔案管理的現代化是按照檔案管理的有關法規，主要通過計算機及其網絡進行電子檔案信息的搜集、整理與傳輸。檔案管理現代化建設必須在統一規劃的基礎上，采取統一的數據格式、軟件程序和技術標準。電子檔案不標準規范，檔案軟件五花八門，檔案管理沒有統一標準、統一規范，沒有建立科學規范的管理機制，就勢必影響檔案管理的現代化的進程。所以二級學院檔案管理的現代化，也必須糾正各自為政的現狀，認真貫徹實施《電子文件歸檔與管理規范》、《CAD 電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理規范》等國家標準，使用既符合檔案信息化規律，又符合國家技術規范標準和檔案部門業務工作實際的應用軟件，才能最有效地使二級學院檔案管理為教學科研服務。

四、實現二級學院檔案管理規范化與現代化之對策

第一，增強意識，主要是增強二級學院檔案管理的理論意識、人才意識、責任意識等。

首先是增強二級學院檔案管理的理論意識。從高校領導到二級學院主管領導，再到專職檔案管理人員都存在檔案管理理論知識不足和檔案管理現代化的意識不強的問題。正因為如此，所以不少二級學院領導都對檔案管理重視不夠，只是迫于評估檢查的壓力，走走過場，檔案意識薄弱，沒有真正的把二級學院的檔案管理當作一件重要事情來抓，在領導的影響下，管理人員當然也沒有動力去認真學習檔案管理的理論知識，努力提高業務水平，這就嚴重影響了檔案管理的現代化進程。所以，從學校領導到部門領導都應該增強檔案理論意識，更新觀念，樹立與時俱進的檔案理論意識，努力構建與我國現代化建設目標、規模和方法相適應、與高校發展相適應的檔案管理規范化現代化體系。

其次是增強人才意識。二級學院檔案管理存在較為嚴重的人才不足和管理人員素質低下的問題。大部分高校由于各個二級學院都有自身的困難，人員編制的確緊張， 很難抽調專職人員出來，所以二級學院的檔案管理人員都是由行政秘書或教學秘書兼任，沒有專門的檔案管理人員，這樣就很難全心全意投入檔案管理工作。還有不少兼職檔案員，身兼數職，既是教學或行政秘書，又兼檔案管理員，又兼授課教學，還兼二級學院其他雜活，以致兼職檔案員形同虛設，沒法履行職責。用人上的隨意性，頻繁換人，也很大程度影響檔案管理水平和效率的提高。二級學院很少有檔案、文秘專業的教師管理檔案，也很少對兼職的管理人員進行專業培訓，復合型的檔案管理人才更是貧乏，這無疑也制約檔案管理規范化現代化建設。檔案管理規范化、現代化的前提是人才現代化。要實現檔案管理規范化、現代化，當務之急是努力培養或大力引進一批既有檔案管理的理論素養，又有較高的計算機運用水平的檔案管理人才。對現有的兼職檔案管理人員除了減輕其兼職負擔外，還要加強檔案管理專業培訓，增長其檔案理論知識，提高其檔案管理專業水平和計算機運用水平。只有這樣，二級學院的檔案管理規范化與現代化才能真正得以實現。

最后是增強責任意識。二級學院檔案規范化、現代化建設人人有責，全院職工都有責任參與或協助做好檔案的管理工作。但是二級學院檔案工作是一項并不引人注目的工作，也仍有老師看不到這項工作的重要性，以為事不關己，高高掛起。這種思想是十分錯誤的，我們每個老師備課、上課、聽課、考試等都與檔案工作相關，所以我們每個人都應當清醒地認識這項工作的重要性和肩負的重任，牢記各自的責任，自覺地做好自己檔案材料，及時上交各種檔案資料，包括紙本、電子本都應做得規范，這樣就可以減輕檔案管理人員的一些負擔，這也無疑有利于檔案規范化現代化建設。檔案管理人員責任感當然要更強，務必把檔案工作真正作為一項崇高的事業，始終充滿激情，腳踏實地，努力創新，在檔案管理領域做出突出的成績。

第二，提高水平，主要是提高檔案管理專業水平和現代化科技水平。專業水平的提高我們前面已經論及，我們這里重點闡述現代化科技水平的提高。現代科技日新月異，計算機等現代化辦公設備已經廣泛應用，大量電子文件應運而生，無紙化辦公的步伐日益加快，科學技術的發展對檔案規范化、現代化管理不斷提出了新的課題。自古以來，從甲骨、金石、木竹發展到紙張、錄音帶、錄像帶，以及到現在儲存電子文件的磁盤、光盤，每次檔案載體的變化都會給檔案工作帶來深刻的變革，電子文件的產生，改變了傳統觀念中對檔案的理解，其形成、歸檔及其傳送、存儲、保存等管理均與傳統的紙質檔案所用技術、方法有質的不同，可以說是文件管理的一場革命。新世紀里的檔案管理現代化將是計算機技術、網絡技術、虛擬技術、數據庫技術、多媒體技術、海量存儲技術和自動控制技術開發利用的綜合環境。其中計算機技術是檔案管理規范化、現代化的最重要的技術基礎，其他技術都必須與計算機技術結合起來，才能發揮真正的效用。如果我們對電子文件的歸檔及電子檔案的管理沒有足夠的思想準備和物質準備，必將會給檔案工作帶來不可彌補的損失。二級學院普遍存在現在技術設備簡陋、管理人員現代科技水平低下的問題，所以我們既要加大現代科技設備的投入，又要不斷提高管理人員的現代科技水平，這樣才有可能盡量減少檔案工作的不必要的損失。以檔案的維護為例，不少二級學院常常忽略這個問題，可是，檔案資料具有唯一性和不可再生性等特點， 一旦遭到損壞將難以彌補，所以檔案管理人員必須嚴格執行安全管理規章制度，熟練運用防火、防盜、防霉變、防磁化、防病毒攻擊等軟硬件設施和現代化技術手段，加強對檔案資料的維護，加強對資料信息的備份，以保證檔案資料安全和長期保存。

第三，恪守標準，依法依章辦事，嚴格執行國家和上級部門制定檔案規范標準。檔案管理規范化、現代化實現的物質基礎是計算機技術的應用，而計算機的高效率必須建立在檔案管理業務和技術標準化的基礎之上。[3]對于雜亂無章、沒有一定規范的檔案業務，計算機是無法進行管理的。檔案存儲也需要建立統一的標準，否則在存儲系統的功能、存儲介質的質量、還原性閱讀、計算機檢索等方面會造成許多困難。要實現網絡化傳遞和交流，更需要標準化，沒有相應的設備標準和語言標準、通信標準、聯接標準，會使網絡的聯接大為復雜，甚至成為不可能。[4]所以二級學院的管理人員必須嚴格執行國家和上級部門制定檔案規范標準，既包括檔案管理業務標準，如《電子文件歸檔與管理規范》、《電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》、《磁性載體檔案管理與保護規范》等；又包括檔案著錄標準、標引語言和標引規則標準、目錄組織標準、檔案編纂標準等檔案信息處理標準，如我國頒布的《檔案著錄規則》、《檔案分類標引規則》、《檔案主題標引規則》等；還包括檔案工作現代化技術與設備標準，如計算機數據庫設計標準、磁記錄交換標準、縮微復制品質量和規格標準、計算機硬件和軟件通用標準、縮微復制設備和視聽設備標準、檔案術語與代號代碼標準等等。這些標準對于二級學院檔案管理的規范化、現代化有著極其重要的意義，二級學院的大多數管理人員因為沒有系統的學習這些標準，因而沒能很好的執行這些標準，這與檔案管理的規范化、現代化是極不適應的。

五、小結

二級學院檔案管理的規范化現代化是現代社會經濟發展和高校日益大眾化發展的客觀要求，也是高校檔案管理規范化、現代化與檔案事業可持續發展動力。我國高校改革在今年取得了長足的進步，高校的教學評估也在如火如荼地進行，二級學院檔案管理的規范化、現代化正是為了適應這一需要。不少高校二級學院的檔案管理在規范化、現代化進程中取得了可喜的成就。

參考文獻：

[1]傅榮校.檔案管理現代化――檔案管理中技術革命進程的動態審視[M].杭州：浙江大學出版社，2002：15.

[2]李晨生.檔案管理現代化[M]. 北京：中國檔案出版社，1994：28.

[3]趙中新.信息社會檔案學理論與實踐[M]. 北京：中國檔案出版社，2006：19.

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一、辦公自動化與傳統檔案工作的主要矛盾

辦公自動化使各種文檔實現電子化，通過電子文件的形式實現對文檔的保管；而傳統的檔案工作以紙質文件為工作對象。因此，以紙質材料為主的檔案載體管理和無紙化辦公所產生的電子檔案管理之間的矛盾是辦公自動化與傳統檔案工作的主要矛盾。

其他方面的矛盾表現為：

1.檔案的原始性與電子信息的可變性

檔案的本質屬性是原始性。紙質檔案是由客觀存在的材料，經手寫、印刷等手段把文字符號、圖形等與客觀存在的紙張緊密結合在一起，它的原始性以最直觀的形式展現出來，合法性為人們所公認。而電子檔案因信息與載體的可分離性，可以通過電子信息技術對信息復制、拷貝、擴大、縮小、改變等，且電子檔案被修改或刪除后幾乎不留任何痕跡。當代世界各國政府和司法部門嚴格限制電子產品作為證據,就是對電子檔案難以反映其原始性和真實性的最好注釋。電子文件的原始記錄性和憑證作用如何確定,電子文件能否作為檔案，是否具有法律憑證作用等等，便成為檔案界的一系列新課題。這些課題是電子文件能否轉化為檔案的關鍵，也是賦予檔案本質屬性新的內涵的客觀需要。

2.不同部門之間文件的發送與接收

電子文件的發送與接收是通過電子郵件機制完成的，它必須依靠一定的辦公自動化系統平臺。當前，由于辦公自動化還沒有完全普及到各部門，紙質化文件和電子文件將會在很長時間內并存。對沒有實現辦公自動化系統的部門就不能發送文件電子文件，還需要形成紙質化文件。辦公自動化部門接收的紙質化文件進入辦公自動化系統，還需要通過掃描等不同輸入方式轉化為電子文檔，才可運行于辦公自動化平臺之上。即使各部門彼此之間均實現了辦公自動化，由于彼此所采用的軟件不同、接口不同、數據處理模式不同，或網絡間彼此不能互聯，同樣無法實現文件的發送和接收。

3.檔案存儲紙質化和電子檔案格式多樣化

以紙質載體檔案為存儲目標的檔案館，不能滿足管理電子檔案的需要。同時面對目前已經產生和正在產生的大量格式不一的電子檔案，真正從模式、存儲模式全部管理起來已非一朝一夕的事情，同時電子檔案館采用何種存儲介質、存儲環境、如何開發利用以及所需的經費、人才和技術，都將成為檔案部門的難點。

二、解決辦公自動化與傳統檔案管理工作存在矛盾的途徑

依靠科技、加強立法，解決電子文件的原始性和合法性問題。對于一些較為特殊的電子檔案，必須以原始形成的格式進行還原顯示。一是保存電子檔案相關支持軟件，即在保存電子檔案的同時，將與電子檔案相關的軟件及整個應用系統一并保存，并與電子檔案存儲在一起，恢復時使之按本來面目進行顯示；二是保存原始檔案的電子圖像；三是保存電子檔案的打印輸出紙質文件。電子文件法律效力的確立，需要解決兩個基本問題：首先要依靠科技真正攻克電子文件原始性的界定關，這是解決電子文件法律效力問題的基礎。其次，要加強立法工作，從法律上明確電子文件的憑證作用，做到有法可依，這解決電子文件法律效力問題的法律依據。

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1.公共管理下的檔案管理方法

公共管理是指以社會公眾為服務對象，并圍繞著服務對象開展管理工作的公共服務管理，在公共管理的過程中需要采用有效的管理方法。公共管理視角下的檔案管理規范化是指將檔案管理工作清晰化，使之能夠更廣泛地表現給大眾。在進行公共管理的檔案管理規范化的過程中，需要考慮檔案利用者的要求，通過對檔案利用者的重視，使公眾觀念在檔案管理中突出顯現。檔案管理與公共管理有相同之處，在服務的理念上來說，都是從廣大受眾利益出發，為社會公眾檔案用戶服務。在服務的對象上來說，都是社會公眾、社會組織、機關團體等。在公共管理視角下，將用戶放在檔案管理工作的重要位置上，通過用戶對公共檔案管理的感受進行反饋，對檔案管理的模式和方法進行改進。

2.公共管理的基本理念

公共責任是檔案管理存在的一個基礎，內在推動著檔案管理的發展。在履行社會責任的前提下，能夠實現檔案管理的合法性。在社會責任的范圍和程度上，現代檔案管理的社會責任明顯與傳統的檔案管理有明顯差別。傳統檔案管理的責任主要是政治責任，而現代檔案管理的責任在原有的責任基礎上增加了全新的社會責任，全新的社會責任包括經濟責任、政治責任、文化責任以及社會責任在內的促進社會事業發展的責任和為公眾提供檔案信息完整性和安全性的責任。在全面發展理念上，表現為檔案信息資源的建設和檔案信息的服務，能夠為社會各項活動提供全面的發展支持，傳統的檔案管理只是針對政治與行政管理、歷史研究等領域展開服務，遠遠少于現代檔案管理的理念。在工作的對象上，摒棄傳統的只面向政府人員、科研人員等人員的服務，轉向廣大人民群眾。檔案管理服務的范圍在朝著整個社會經濟活動上發展，是一項任重而道遠的工作。在公平服務理念上，體現在檔案管理服務在本質上消除了對部分對象的歧視現象，在進行檔案管理的執行過程中，需要秉承開放性的特點，在控制好開放的基礎上，滿足社會上各類人員進行自由的使用的權利。通過原則、政策和標準的同化，保持檔案信息的核心利用群體能夠和公眾一樣共同的享受同等的權利。通過統一的服務標準，對各類利用者的利用權限進行控制。

二、公共管理下的檔案管理規范化

1.文檔集成式

通過集成化的技術能夠形成較為系統的管理規范，然后運用這種系統的管理規范對公共管理下的檔案進行管理的方法就是文檔集成式檔案管理方法。協調各文檔管理的過程是文檔集成式管理方法的核心所在。在文檔管理中，一般將文書部門和檔案部門分離，使其單獨進行工作。文書部門著重于文件的管理部分，而檔案部門是對檔案管理進行負責，這兩個部門相互獨立，互不影響，不能充分保證文件檔案的完整性和準確性，使得檔案管理的質量得不到保障。在文檔集成式管理方法下，將文件管理部門和檔案管理部門這兩個部門有機結合到一起，使之在管理系統中能夠充分發揮自己的作用，在保證文件檔案完整性的基礎上還能體現文件檔案的開放性。

2.資源管理式

電子檔案隨著社會和信息技術的進步得到了越來越快的發展，伴隨著眾多的電子檔案，檔案的管理也需要向信息檔案管理的方向發展。在未來檔案管理的工作中，應大力發展信息資源，這對檔案管理有著十分重要的作用。在信息資源方向加大檔案管理的力度，使得信息資源體系能夠作為一種基礎影響著檔案管理工作。

3.公眾參與式

公眾參與模式是公共管理視角下的檔案管理規范化的最為基本的具體表現形式之一。公平、公正和大眾化是公共管理視角下的檔案管理規范化的主要發展方向，為了更好地使得檔案管理服務面向廣大人民群眾，可以讓公眾參與到檔案管理工作中來，提高檔案管理的公共管理。首先應該加強公眾文檔管理的培訓，通過培訓提高群眾的文檔管理能力，使得群眾能夠更好地參與到文檔管理中，提高文檔管理的質量。群眾在檔案管理工作的評價過程中，需要及時向檔案管理的相關人員反映在檔案管理中的問題，使得檔案管理的相關人員能夠及時對出現的問題進行改正處理，提高檔案管理質量。公眾參與能夠顯著的提高檔案管理的公開度，在保證檔案管理的有效性和完整性的基礎上，貫徹落實公共管理視角下的檔案管理規范化。

三、結語

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中圖分類號：R197.323文獻標識碼：B文章編號：1005-0515（2011）8-286-02

隨著臨床安全輸血工作社會化地位的日益提高,安全輸血工作越來越受到人們的重視，對采供血工作的檔案管理提出了更高的要求。2006年《血站質量管理規范》頒布實施，對采供血機構質量管理提出了規范性的要求，其中對采供血質量記錄提出了具體的要求，采血、供血及檢測的原始記錄應至少保存10年，從獻血者招募到病人輸血的“血管―血管”全過程工作提出了具體的質量記錄管理要求。由于記錄可以被證實特定的標準已采用，因此各環節中原始記錄是血液質量的客觀依據，是一個血站采供血工作過程的真實反映，是質量保證體系最重要的部分，采供血檔案管理的有效性和規范性就愈加重要。

1 《血站質量管理規范》涉及的檔案管理范圍

1.1 各級各類人員資質信息 凡從事與血液質量有關崗位工作人員的教育經歷、培訓、再培訓證明、專業技術資格、崗位資質、特殊崗位培訓證明、與質量崗位操作相關的批準、授權等均納入檔案管理范圍。

1.2 采供血工作質量記錄 凡涉及到獻血者獻血信息、血液采集、成分制備、血液檢測、血液發放、運輸、使用、傳染病管理等記錄均應納入歸檔管理范圍。

1.3質量控制記錄 各種血液產品、關鍵設備、環節、工藝衛生、環境、物料等質量抽檢記錄等檔案。

1.4質量管理記錄 質量文件、記錄控制、內部審核、管理評審、過程控制、質量改進及確認、差錯管理、預防糾正措施、顧客滿意調查等檔案。

1.5 基礎設施、設備、耗材管理檔案 設備采購、確認、使用、維護、維修、報廢，耗材采購信息、采購過程及驗證、測量監視設備計量檢定，庫房管理等檔案。

1.6 科研、開發、新技術應用等檔案 科研立項、階段管理、結題、評審、鑒定、應用等技術文件檔案。

1.7采供血數據統計信息 財務報表、采供血工作量、數據統計分析及財務分析等檔案。

2采供血機構檔案管理中存在的問題

2.1 重視不夠，檔案管理工作滯后

在《血站質量管理規范》沒頒布實施前，采供血檔案管理的現狀：一是對采供血質量檔案管理地位和重要性認識不到位，檔案的系統化正規化管理起步較晚，往往在檔案管理不善導致在出現需出示各種質量記錄以獲取證明（如在輸血糾紛訴訟中，未能舉證采供血記錄及記錄汪完整而導致敗訴）時才意識到檔案管理的重要性。二是業務科室人員往往更重視其崗位工作的實際操作而輕視對工作的記錄，導致工作無記錄、記錄不全、不規范，缺乏采供血全過程工作的有效證明；三是缺乏責任感和主動作為意識，認為檔案材料的收集、整理與歸檔是檔案室或檔案員的事，對采供血各環節和過程檔案的管理不到位，暫存、交接、整理、裝訂、建檔等環節脫節，檔案管理缺乏堅實整體的暢通的管理流程。四是對檔案的儲存、查閱、借閱、轉存、銷毀等監管存在漏洞，使檔案的安全性受到影響。上述情況必然影響了檔案管理的規范性和有效性。

2.2 檔案整理 缺乏統一的規范標準

采供血專業機構由于其業務工作的特殊性，決定了檔案管理的獨特性。目前國家和有關部門尚沒有采供血方面檔案管理的專業規范標準，現有的機關或醫院的檔案管理模式，也不完全適用于采供血的檔案管理，因此，目前在采供血檔案管理中，對歸檔文件及質量記錄的范圍、鑒定、整理和管理利用等無標準，很多過期檔案不能及時銷毀，導致庫房漲滿，占用本就有限的庫存空間，很難實現規范化、標準化，難以保證文件及記錄的齊全，檢索時難以提供有效檔案。這種“有檔不歸”或“有文必歸”的現象，影響檔案的完整性和系統性。《血站質量管理規范》提出對血液采集、檢測、供血的原始記錄至少保存10年，僅提出了一個寬泛的保存范圍，但對于采供血各工作環節產生的眾多質量記錄并未規定一個較清晰的歸檔標準，各單位依據各自對規范的理解自行制定各類檔案的歸檔要求和保存時限，造成檔案管理的不規范。

2.3 缺乏高素質的檔案管理專業人才

目前許多采供血機構的檔案管理人員為兼職或由普通行政職員擔任，專業知識匱乏；各業務科室多沒有指定的檔案管理員，多未受過檔案管理方面的培訓，造成檔案產生源頭管理不力的現狀。很多單位配備了專業的檔案專業管理人員，但又缺乏對采供血業務工作流程的充分了解，不了解業務工作和文件產生過程，以及文件之間的聯系，整理立卷工作難度大。對重復過程、科室間的業務交接、與本科室職能無關的參考性材料等，往往被重復歸檔或忽視歸檔，案卷質量也難以保證。

2.4 對待非紙質檔案重視不夠，檔案信息利用有待加強

近年來，非紙質檔案如電子信息、影像、光盤、軟件、通訊等類檔案不斷增多，采供血電子檔案管理中愈加重要，采供血網絡的安全使用、采供血數據定期備份、雙機備份、異地備份，電子文件的管理等也應納入血站檔案管理的范圍，但目前對這類檔案的重視和管理還不到位、不規范，影響檔案的完整性。目前對采供血檔案的使用多是查閱和參考，通過對檔案信息的統計、分析，在對檔案信息安全保存的基礎上，為人們的社會實踐、科學研究服務最大化的實現檔案信息的作用。

3加強血站檔案管理應采取的措施

3.1 提高認識，加強管理領導和監管

把檔案管理工作擺上采供血質量管理的重要位置，落實到各項業務活動的每個環節。單位領導、檔案管理人員和采供血一線的業務人員提高對檔案管理工作重要性的認識。采供血各科室、各環節、各過程都應納入檔案管理的系統工程，在各科室和有關人員的積極配合和參與下，各種檔案資料的收集、整理、歸檔、管理工作才能落實到實處。

3.2 結合采供血行業特點，依法規范檔案管理

貫徹《中華人民共和國檔案法》和《血站質量管理規范》的規范要求，結合采供血行業工作特點，是做好血站檔案管理工作的根本。各采供血機構及檔案管理人員，要把血站檔案管理工作納入法制軌道，做到依法治檔，嚴格管理；采供血機構或檔案管理部門應制定一套適合血站特點的檔案管理標準和規章制度，依照《中華人民共和國檔案法》和《血站質量管理規范》的要求，我單位建立了覆蓋包括質量記錄在內所有工作部門和流程的質量管理體系，規范了采供血工作的歸檔范圍、保管期限及檔案收集、整理、保管和利用的具體要求，在檔案管理上更加規范。建議進一步擴大檔案管理的覆蓋面，注重基礎性檔案的管理，將檔案材料形成的各個環節納入管理范圍，保證檔案的完整性；加強對不歸檔材料的管理，妥善處理和及時銷毀不歸檔材料；應結合采供血工作特點，理順各類記錄、檔案產生、交接、保存的源頭、過程及部門規律，使檔案管理體現行業特色，逐步實現檔案工作法制化、規范化、科學化。

3.3提高檔案人員綜合素質，提高檔案管理水平

努力創造多種培訓、學習機會，除提高檔案管理知識水平外，尤其注重檔案管理人員的采供血業務知識的提高，并且注重全員對檔案管理知識的普及和培訓，形成和諧和順暢的檔案管理流程，在各級部門和過程中指定專人兼管各類文件資料的收集、整理和歸檔工作，強化人人重視檔案意識，才能使檔案管理的水平不斷提高。

3.4 加快檔案管理現代化，提高檔案信息利用率

應借助網絡化管理的條件和優勢，實現采供血檔案的電子信息化管理，對非紙質檔案、尤其是計算機網絡形成的檔案資料的收集、整理、歸檔和管理；進一步加強檔案信息的開發和利用，開展檔案研究，提高檔案信息的有效利用，為血站管理和采供血工作提供優質高效的服務。

參考文獻

[1]中華人民共和國衛生部.血站質量管理規范,2006.4.

[2]中華人民共和國衛生部.血站實驗室質量管理規范,2006.5.

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關鍵詞：農業基本建設項目；檔案管理；對策

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A DOI編碼：10.3969/j.issn.1006-6500.2014.02.011

Several Issues of the Archives Management for Agricultural Capital Construction Project

YI Ya-lan， LI Li-yin， ZHANG Chun

（Yangtze River Fisheries Research Institute， Chinese Academy of Fishery Sciences， Wuhan， Hubei 430223， China）

Abstract： Archives management of agricultural capital construction project is a very important part of the agricultural capital construction project management.This paper first analyzes the feature of archives management for agricultural capital construction project， then provides a series of problems that exist in archives management of agricultural capital construction project， and propose appropriate advices.

Key words： agricultural capital construction project；archives management； countermeasure

“十一五”以來，我國對“三農”的投資力度不斷加大，農業基本建設也不斷加強。以農業部歸口管理的農業基本建設資金為例，“十一五”期間，國家安排農業基本建設投資830.97億元，較“十五”增長了1.77倍，2010年投資總量是2005年的2.9倍。與此同時，國家對農業基本建設項目的管理力度也在不斷加強，分別于2003年、2004年、2007年頒布了《農業部基本建設項目財務管理辦法》、《農業基本建設項目管理辦法》、《農業基本建設項目竣工驗收管理規定》及《基本建設項目檔案管理辦法》、《建設電子文件與電子檔案管理規范》等一系列管理辦法。但是，農業基本建設項目的承擔單位很大部分是科研事業單位，專業管理意識較差，重建設、輕管理的思想非常嚴重，尤其是對檔案的管理缺乏重視，沒有將檔案管理提高到應有的層次上。

筆者擬就農業基本建設項目建設檔案管理存在的問題進行分析，并結合自身單位在農業基本建設項目檔案管理過程中的經驗教訓，提出相應的解決對策，力爭對農業基本建設檔案管理作出一定的貢獻。

1 農業基本建設項目檔案的概念

農業基本建設項目，是指全部或部分使用農業部管理的基本建設投資，以擴大生產（業務）能力或新增工程效益、增強農業發展后勁和事業發展能力為主要目的而實施的新建、改擴建、續建工程項目。 農業基本建設項目檔案即指在整個農業基本建設項目建設過程中形成的具有保存價值的文字、圖紙、圖表及聲像等各種載體的文件材料。農業基本建設項目檔案在工程建設階段是農業基本建設項目的全過程真實記錄和歷史憑證，在利用中是國家發展和支持農業的憑證和依據，在農業決策中是國家農業建設項目投資的重要參考。

2 農業基本項目建設項目檔案的特點

2.1 涉及主體多方位性

農業基本建設項目從提出項目方案到項目竣工驗收，涉及主管單位審批、農業部及財政部審批、地方政府部門及設計、施工、監理、材料及儀器設備供應商等多方位的主體，這決定了農業基本建設項目檔案材料來源具有廣泛性。

2.2 涉及內容的整體性

農業基本建設項目的檔案應是以該項目或者該項目的一個單項工程為單位形成的一整套資料，從內容上看是一個有機的整體，從項目方案的提出到項目的批復到施工到竣工驗收，每個階段是緊密相連、不可或缺的，這些構成一個整體。

2.3 涉及專業的復雜性

農業基本建設項目涉及勘察設計、環保、建安、結構、給排水、配變電、消防、儀器設備等眾多專業領域，這些專業領域在整個項目建設過程中的有機結合，決定了項目檔案管理所涉及專業內容的復雜性。

2.4 保存時間具有長久性

根據國家建設部《建設工程文件歸檔整理規范》（GB/T 50328—2001）規定，建設項目檔案資料的保管期分為永久、長期和短期三種，長期保管的基本建設項目檔案資料實際保管期限不得短于建設項目的實際壽命。農業基本建設項目檔案資料在項目竣工驗收后相當長一段時間內仍發揮作用，仍具有較高的保存價值，在保存時間上具有長久性。

2.5 服務三農效益評價的重要性

農業基本建設項目的宗旨是服務三農，增強農業發展后勁和事業發展能力，因而項目建成之后的效益評價就顯得十分重要。應從經濟效益、社會效益及生態效益等方面來綜合評價該農業基本建設項目的效益，能讓建設單位對該項目公益能力做一個自我評估，從長遠來看對建設單位的總體布局以及發展方向具有一定的指導意義，也能為上級主管單位投資決策作為一定的參考。

3 農業基本建設項目檔案管理存在的主要問題

3.1 建設主體對檔案管理意識不強

農業基本建設項目檔案資料不齊全、整理不規范的現狀，究其根源是建設主體對檔案規范管理的意識不強，對檔案管理的認識不到位，一味重視工程質量、進度和資金使用情況，沒有意識到檔案管理的重要性。由于建設單位對檔案管理意識不強，從而施工單位、設計單位及監理單位等各相關單位都不會對規范化的檔案管理有足夠的重視，未按照建設項目檔案管理的要求歸檔資料，或者未設置專業人員專門負責檔案資料的收集、整理工作，從而造成部門資料缺失，影響檔案的成套性和完整性。

3.2 檔案資料收集整理缺乏規范性和實效性

部分農業基本建設項目的承擔者是科研事業單位，這些單位的檔案管理人員對農業基本建設項目的建設過程并不了解，對檔案資料的來源認識不清，無法準確、及時地將搜集到的檔案資料歸類。部分具有法律效力的關鍵性資料原件丟失，僅留存復印件，或者重要文件簽字、蓋章不齊全，文件資料存在涂改痕跡等現象普遍存在，文件資料的整理缺乏規范性，使得歸檔資料的價值大打折扣，也給日后項目驗收帶來一定的隱患。

由于農業基本建設項目檔案存在上述涉及主體多方位性及涉及專業復雜性的特點，從項目立項到竣工驗收需要經歷很長的一個周期，檔案資料不能及時歸檔的現象非常普遍。往往某一建設工序完成，相應的檔案資料歸集并未到位，而項目建設卻進入下個環節，檔案資料后補的現象普遍存在，而這樣留下的痕跡會對日后檔案資料的查閱造成很大的誤差，檔案管理工作不能與建設工程同步發展的現象在項目竣工驗收時常會遭到質疑，對建設單位造成不良影響。

3.3 系統化檔案管理意識薄弱

鑒于農業基本建設項目檔案管理存在涉及內容整體性的特點，項目建設的每個階段是緊密相連、不可或缺的，是一個有機整體。因而項目各個階段產生的檔案資料也應是一個連續的、有跡可循的整體，應將各個階段產生的檔案資料進行系統化管理，不能只重視施工階段的工程資料，而輕視項目立項、初步設計等階段的資料，任何一個階段的檔案資料缺失或者不規范都會造成整體檔案質量下降，建設單位應樹立牢固的系統化檔案管理意識。

3.4 檔案管理的硬件投入不足

國家住房和城鄉建設部于2007年頒布的《建設電子文件與電子檔案管理規范》要求建設項目在形成紙質檔案的同時，還應收集、積累、整理、鑒定、驗收、移交電子文件，并加強電子檔案管理。因而，在此基礎上，農業基本建設項目實現信息化管理是十分必要的。在項目建設過程中產生的大量電子文件，須跟紙質文件一樣，嚴格按照國家相應電子文件的歸檔要求，并與紙質版的同步錄入。這較之前的管理理念、技術處理及設備方面都有了較大變革，而農業基本建設項目的承擔單位絕大部分在這方面的投入是明顯不足的。

3.5 檔案管理人員的專業水平有待提高

建設項目檔案管理人員的專業水平也是影響檔案質量的關鍵因素，由于農業基本建設項目檔案涉及內容的廣泛性，大部分建設單位檔案管理人員并不具備這方面的專業知識，甚至存在兼職人員管理檔案的現象，加上基本建設項目檔案管理方面的培訓比較少，他們對檔案的收集、鑒定、分類、歸檔等工作不熟悉，導致項目檔案資料質量不高、流失嚴重。

4 加強農業基本建設項目檔案管理的對策

4.1 增強檔案管理意識，完善檔案管理制度

首先應加強對建設項目檔案管理規范及農業基本建設項目管理辦法中相關檔案管理規范的宣傳力度，從上到下各級領導都要牢固樹立重視檔案管理意識，使建設單位及施工單位、監理單位、設計單位等相關單位都認識到檔案管理工作的重要性，將檔案管理工作放在與工程質量同等重要的位置，這是做好基本建設項目檔案管理工作的有力保證。

4.2 竣工驗收檔案資料管理與工程建設同步進行

從項目的提出、方案的設計開始，隨著項目建設的環環相扣，農業基本建設項目的檔案資料的收集、整理，與建設項目的立項、勘察設計、建設施工、竣工驗收同步進行，形成全過程化的管理體系，將檔案管理的理念貫穿整個項目建成過程，保證檔案資料的齊全、準確。

由于農業基本建設項目涉及主體的多方位性，參與建設的設計、施工、監理、儀器設備供應商等都是該項目檔案管理的范圍，因而對這個范圍內主體的檔案資料也必須管理到位。例如設計單位應向建設單位提交設計文件資料，監理單位應提供監理日志等一系列資料，施工單位應提供竣工圖等，建設單位應及時做好這些文件資料的收集工作，也可由上述單位分階段向建設單位檔案管理人員移交上述資料，并認真檢查檔案內容是否齊全、質量是否符合歸檔要求，如不符合歸檔要求，應停止進入下一步建設程序，待該階段的檔案資料規整到位后方可進入下一步建設，這樣從源頭上對項目建設檔案質量進行把關，確保檔案資料管理與工程建設同步進行。

4.3 建立系統化、規范化的檔案管理制度體系

建立系統化、規范化的檔案管理制度體系是牢固樹立檔案管理意識的具體表現，只有健全檔案管理制度，才能使農業基本建設項目檔案管理有章可循、有法可依。首先，要力爭將建設項目的一整套檔案資料收集、積累、整理及歸檔落到實處，明確建設過程中建設主體與其他參與主體的職責，使檔案管理意識貫穿于項目建設的每一階段，形成從項目的籌劃、立項、開工直至竣工驗收首尾相接、全過程管理的系統化體系。其次，將檔案資料的管理落實到人，通過制定檔案資料歸檔標準，并將檔案資料管理納入合同管理范圍，通過合同對檔案資料的質量、完整程度、數量等作出規范，明確建設單位對檔案資料的要求，以便對各參與主體形成一定的約束，確保檔案資料規范化。對于不符合歸檔要求的資料，應及時與參與單位溝通、協調，并給予指導解決。

4.4 提高檔案管理人員的專業素質

除了制度上對檔案管理加以統籌規范外，檔案管理人員的專業素質也是影響檔案工作的重要因素。電子信息化的應用和普及，推動了檔案管理的信息化，也給檔案管理人員帶來很大的挑戰。面對檔案管理新技術的挑戰，檔案人員應不斷加強業務學習，積極主動參加檔案管理相關理論培訓和講座，及時學習和掌握運用現代信息，與時俱進，以適應檔案管理現代化的需要。

總之，農業基本建設項目檔案管理是一門系統化工程，應不斷探究其內在規律，加強對檔案的系統化、規范化管理，有效利用檔案管理成果，推進農業基本建設的發展。

參考文獻：

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[5]薛媛華.加強漁業科技檔案管理 促進我區水產技術推廣[J].內蒙古農業科技，2006（S1）：175-176.

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檔案是機關、組織和個人在社會活動中直接形成的具有保存價值的文字、圖表及其他各種形式和載體的歷史記錄。它是一種信息資源，是信息和載體的統一體。然而，隨著檔案存放數量冗多、保管條件差、查找利用率低、管理人員知識單一的問題。要解決這些問題最好的辦法就是實現檔案管理信息化。所謂檔案信息化，就是在國家檔案行政管理部門的統一規劃和組織下，在檔案管理活動中全面應用現代信息技術，對檔案信息資源進行處置、管理和為社會提供服務，加速實現檔案管理現代化的進程。那怎樣才能實現檔案管理的信息化呢？

1必須加快檔案管理基礎平臺建設

檔案管理信息化基礎設施的建設，是檔案管理實現現代化的基礎和前提，是檔案信息資源建設的保障，是成功建設各項檔案應用系統的先決條件，檔案管理信息化基礎建設的優劣，直接影響到檔案管理現代化的成敗和整體水平。檔案信息化基礎設施建設整體規劃主要包含了以下兩大部分，即檔案信息化建設的平臺和網絡。首先，我們要加強檔案的網絡化建設，使檔案覆蓋到網絡的每一個節點。其次，要加強檔案管理軟件的開發，使其較好地應用于檔案網絡之中，建立起穩固的檔案信息資源共享的支撐平臺，實現信息傳輸的網絡化。再者，要對現有檔案工作者進行基礎知識教育、高級理論培訓及檔案專業教育，使他們不僅具有較高的業務素質，而且具備較強的開拓創新意識。此外，對檔案信息管理急需人才和高端人才加以引?M，以解除單位檔案信息管理人才缺乏的燃眉之急，并且能即時調整檔案信息管理人員的知識結構。同時，需要建立各種規范化、標準化的目錄和內容數據庫，提高檔案信息服務的整體水平。

2檔案管理信息化與電子政務建設同步發展

檔案信息資源是人類社會發展的歷史產物，是對歷史的一種真實的、有效的記錄，是國家的一種原始的、惟一的、無可取代的信息資源，是建設電子政務過程中不可缺少的重要信息資源。我們應當把檔案信息化建設融入于國家電子政務建設的大環境內，在依法行政、政務公開的大局中去思考，合理建設，合理規劃。這樣，才能使檔案信息化建設、檔案信息資源的應用真正成為電子政務的重要組成部分，發揮其真正的作用。我們不僅要把檔案信息化建設作為檔案部門目前和以后的一項重點工作來做，而且同時也要把檔案信息化建設工作作為政務信息化建設的重要組成部分。兩者合一，穩步推進電子政務建設與檔案信息化建設的協調發展。

3提高檔案管理現代化水平

在信息資源洶涌澎湃的當今社會，高品質、高層次的信息管理手段就變得尤為重要，是信息化建設能否良好運行的條件，提高管理現代化水平已經刻不容緩，是檔案部門能否順利進一步發展的關鍵所在。我們要借鑒當代管理學中優秀的科學理論依據和方法，結合檔案管理的實際工作，在實踐中摸索、總結和發展，最終形成一套趨于完美的、符合我們的檔案管理現代化理論體系。我們還要不斷將現代社會中先進的技術設備、技術手段和成果引入到檔案管理之中來，利用這些現代化的手段和方法，有效地提高檔案管理的專業化和自動化。

4加強檔案管理中信息技術人才的培養

在信息化社會中，決勝的關鍵所在是人的受教育程度及其綜合素質高低。目前，在檔案管理中，能夠掌握檔案管理同時又懂得計算機技術的復合型人才十分缺乏。所以，檔案部門首先要重視對這種復合型人才的培養，加大其培養力度，采用科學的、優質的培養手段，強化人才培養體制，建立起以管理人才為基礎、復合型人才為重點、高科技人才為骨干的檔案管理隊伍，以滿足檔案信息化建設的需要。另一方面，必須對現有檔案工作者進行基礎知識教育、高級理論培訓及檔案專業教育，使他們不僅具有較高的業務素質，而且具備較強的開拓創新意識。此外，對檔案信息管理急需人才和高端人才加以引進，以解除單位檔案信息管理人才缺乏的燃眉之急，并且能即時調整檔案信息管理人員的知識結構。

5統一檔案信息資源管理規范

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（一）信息資源建設情況

1、紙質檔案數字化情況：有相當一批城建檔案館開展了紙質檔案數字化工作。兩種模式：一種是全部館藏檔案數字化。武漢是全國全部館藏檔案數字化第一家；第二種模式：館藏重要檔案、利用率高的檔案先行數字化。目前大部分為此種模式。

2、電子文件歸檔情況：有少數城建檔案館開展了電子文件歸檔工作的實踐。典型城市有珠海、天津、大連、蕪湖、廊坊等。從電子文件歸檔領域來看，僅限于工程領域，還沒有發展到建設系統業務管理。工程電子文件歸檔有四種模式：第一種，無軟件模式，如景德鎮、無錫市城建檔案館。這種模式的優點是簡便；缺點是沒有背景信息，不能前端控制，真實、完整、有效性不能保證；與檔案管理軟件對接困難；成本高；占用空間大。第二種，“歸檔軟件+掃描”模式，如天津、廣州市城建檔案館。這種模式的優點是與檔案軟件對接方便，一定程度上保證了真實、完整、有效性；缺點是成本高，占用空間大。第三種，“歸檔軟件+格式轉換+掃描”模式，如蘇州、昆山市城建檔案館。這種模式優點是格式統一，便于保存和利用；節省掃描費用；節省存儲空間。缺點是仍不能取代一些文件的掃描。第四種，“資料文檔一體化軟件+格式轉換+掃描”模式，如珠海、大連、蕪湖市城建檔案館。這是一種最理想的模式，這種模式的優點是更方便建設、施工、設計、監理單位；缺點是需要協調，兩個軟件融合統一有難度。

（二）保障體系情況政策法規方面：

國家層面的文件有：電子公文歸檔管理暫行辦法(2003.7國家檔案局令第6號)；《電子文件管理暫行辦法》（廳字[2009]39號）；《國家電子文件管理工作規劃》（2011-2015）；住房和城鄉建設部2004年了《全國城建檔案信息化建設規劃與實施綱要》。標準化建設方面：國家建設部門頒布了5個標準：《城市建設檔案著錄規范》（GB/T50323-2002）；《建設電子文件與電子檔案管理規范》（CJJ/T117-2007）；《城建檔案業務管理規范》（CJJ/T158-2011）；《建設電子檔案元數據標準》（CJJ/T187-2012）；正在修訂《建設工程文件歸檔整理規范》（GB/T50328）等。

（三）信息資源服務情況

1、信息化對檔案信息資源開發利用的作用：內部檢索。

2、信息共享問題：各城建檔案館的檔案管理系統彼此獨立，互不相通，形成一個個信息孤島，沒有實現共享。目前沒有全國性和地區性的城建檔案目錄中心，沒有一個權威的中國城建檔案網站，更沒有全國城建檔案數據中心。城建檔案信息資源與相關單位和部門政務網的鏈接很少。

（四）信息安全管理情況

1、信息安全意識很強（上網檔案幾乎沒有），技術措施有待加強。

2、異地備份：各地開展了異地備份相關工作，按照住房和城鄉建設部異地備份工作方案，河北、江西、浙江、貴州、廣西、安徽、江蘇、新疆、湖北、吉林、山西、四川、廣東、山東等省均開展了省際合作。

二、存在的問題

目前，全國城建檔案信息化存在以下問題：法律缺失。受《電子簽名法》局限，電子文檔（接收、數字化）在法律上沒有憑證作用，這對檔案界是個重要打擊。沒有法律地位的電子文檔路在何方？觀念陳舊。一是重要性認識不足。對信息化的認識僅僅停留在：信息化只是為提高工作效率；現代化的名片沒有認識到；信息化是適應社會環境的必然之路，信息化決定了城建檔案館的生存。第一，電子檔案的形成對檔案館的壓力：公文，業務管理文件，工程資料。不能順應形勢必將被歷史淘汰；第二，檔案利用方式對檔案館的壓力：如對地下管線的利用，不能發揮作用的檔案，就如同一堆廢紙；第三，檔案庫房的壓力：二是檔案是保密信息，不能上網、不能信息化。錯誤之處在于：第一，大部分檔案不保密，不能以小部分的不可行排除大部分的可行性。即使是保密文件，最長30年后也必須解密。第二，不是說敏感信息就不能上網。三是沒有證據作用，不接收電子檔案。原始憑證性，信息化難以達到，由此導致許多城建檔案館不接收電子文件，尤其是在地下管線檔案問題上。效果不顯著。一是信息化沒有減輕工程檔案形成單位的負擔。“甩掉圖板”、使用軟件，但是移交檔案仍然必須以紙質形式提交，而且要求兩套制，不僅沒有減輕負擔，反而增加了負擔。二是信息化對城建檔案館起到的作用不夠顯著。動力不足。一是外部沒有用戶導向；二是內部沒有生存壓力。

三、信息化建設的發展方向

總體來看，城建檔案信息化發展方向有以下幾個趨勢：

（一）從檔案管理到信息管理。城建檔案信息化是形勢所迫，全球信息化浪潮、電子計算機的普遍使用、查閱利用的需求。檔案管理與信息管理的區別是，檔案管理只管檔案載體，你查我調，領上路；信息管理要管檔案內容，你求我供，送到家。

（二）從筑建檔案庫到構建數據庫。

（三）從紙質檔案數字化到接收檔案數字化。

（四）從工程檔案庫到城建檔案庫。

（五）從孤立建設到融合發展（數字化城管、數字城市、電子政務等）。

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要】近年來，電子檔案逐漸代替了傳統的紙質檔案，其數量也逐年遞增，因此，如何加強電子檔案的管理工作就成為檔案管理部門必須思考的問題。筆者在詳細分析了電子檔案的優越性的基礎上，對如何加強電子檔案管理工作談談自己的一些思考和看法，可供參考。

【關鍵詞】電子檔案；優越性；制度化建設；全程化管理；合理利用

電子檔案，是指具有保存價值的已歸檔的電子文件及其相關資料。與傳統的紙質檔案相比，電子檔案具有高度時效性、快捷、方便的特點。近年來，電子檔案逐漸代替了傳統的紙質檔案，在日常工作中，其數量逐年遞增，因此，對于電子檔案的管理工作成為檔案管理部門面對的一個重要課題。隨著信息技術的快速發展，檔案管理的電子化程度雖然已有所提高，但由于管理理念、管理方法、管理手段等的不同，其中的問題也日漸顯現。加強電子檔案管理工作的目的，就是為了更準確、更完整、更可靠地利用電子檔案。鑒于此，本文對如何加強電子檔案的管理工作進行了思考。

1、電子檔案的優越性

與傳統的紙質檔案相比，電子檔案具有明顯的優越性。

（1）操作方便：形成檔案之前的電子文件，其增、刪、改等都很方便，而且改后不留任何痕跡，保證了檔案頁面的整潔。并且電子檔案具有高度的標準性，使之對電子檔案的檢索更加方便。

（2）傳遞快捷、實現資源共享：一份紙質檔案只能在某時、某地讓能夠接觸到它的人閱讀，而電子檔案由于其處理環境是計算機和網絡技術，因此可以不受這種限制。網絡上傳遞電子檔案的時間是按秒計算，而同樣距離的紙質檔案傳遞則是以天計算的，二者在速度上的區別非常明顯。而且，一個終端上的電子文件也可以同時發給若干個網絡終端，電子檔案這種不受存儲載體限制的特點，使利用者產生一種共享的感覺，從而擺脫時間和空間的制約。

（3）存儲空間小：無限增長的紙質文件與有限的存儲空間之間存在著日益激烈的矛盾，而電子檔案占據的極少量空間能夠很好地解決這一矛盾。

（4）具有多種表現形式：隨著多媒體電子計算機的應用，電子檔案的形態也隨之多樣化了。文字、圖形。聲音、影像等多種媒體信息都可以單獨或相互搭配成電子檔案的內容，這就造成了電子檔案的多媒體集成性，使電子檔案比紙質檔案更加全面、形象、生動。

（5）復制時不容易丟失：信息紙質文件復制或縮微品拷貝經常會出現清晰度下降、畸變、信息丟失等問題，而電子檔案的復制，由于是數字化的信息處理，幾乎不存在這些問題。

2、加強電子檔案管理工作的思考

2.1　電子檔案的制度化建設

我國從1996年4月國家檔案局將電子檔案研究項目列入科技計劃起，就已陸續出臺了一批標準及規范。如《電子文件歸檔與管理規范》、《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》（GB/T17678．1-2-1999）、《電子文件歸檔與管理規范》（GB/T18894-2002）、《城建電子文件歸檔與電子檔案管理規范》等。電子文件的歸檔，應當按照歸檔工作程序和步驟進行，這樣才能有效地保證歸檔的電子文件的真實性、完整性，有利于歸檔工作的全過程管理。

加強電子檔案的制度化建設，其一，要確定歸檔范圍。電子文件的歸檔范圍的確定，可參照國家的現行有關規定。還有，電子文件歸檔的時間視具體情況可分為階段歸檔和任務完成后歸檔，公文處理周期長和周期長的工程、科研、專業等項目可按階段歸檔。其二，要加強電子檔案的檢測。檢測硬件環境的有效性、軟件環境的有效性及其信息記錄格式等。檢測歸檔電子文件載體的物理狀態，有無病毒，讀出信息的準確性等。檢查歸檔的電子文件是否齊全完整，真實可靠；相應的機讀目錄、軟件、其他說明是否一同歸檔；歸檔的電子文件是否是最終稿本，CAD電子文件是否是反映產品定型技術狀態的版本或本階段產品技術狀態的最終版本；電子文件與相應的紙質或其他載體文件的內容及相關說明是否一致，軟件產品的源程序與文本是否一致等。其三，制定相應的管理規定，建立必要的記錄和登記歸檔電子文件的具體制度。電子文件真實、完整，文本文件應是最后定稿，圖形文件如經更改，須將與當時產品的技術狀態一致的版本歸檔保存，各種文本的草稿、原稿根據需要決定是否歸檔，凡是歸檔范圍內的文件應及時歸檔保存，不可分散保存，除文件外，必要的軟件參數、壓縮算法、管理數據等一并歸檔保存。應對電子文件的載體質量、規格、格式等作統一規定，將帶有歸檔標志的電子文件集中，制成歸檔數據集，拷貝至耐久載體上，至少一式兩套，一套封存保管，一套供查閱使用，必要時復制三套，異地保存。

2.2　電子檔案的全程化管理

電子檔案全程化管理是信息時代檔案管理的新理念。要做好電子檔案全程化管理，既要繼承紙質檔案管理的經驗，又要有適應電子檔案管理的思路與方法。其一，要確立電子檔案全程化管理的理念，要從電子檔案的形成開始就對其實施控制管理。其二，摒棄歸檔是檔案形成必要條件的觀點，放棄歸檔管理是檔案管理開始的理念。其三，要明確檔案管理者對電子檔案實施全程管理，并不是控制電子檔案的生成，對其內容的形成不得干預，而只是控制電子檔案形成的過程。通過對檔案形成過程的管理來保持電子檔案內容的原貌，保證其內容在整個電子檔案全程管理中不走樣。其四，技術標準問題。對電子檔案全程管理中的技術標準，不應由檔案部門來制定，而應該由檔案部門選出若干個成熟通用的技術標準，讓各單位選擇使用，對于不成熟的技術標準或者有缺陷的技術標準可以禁止使用。就如同對紙質檔案的書寫要求一樣，檔案部門不必專門研制一種耐久的記錄材料要求形成檔案者使用，而是選擇成熟的耐久記錄材料，如碳素墨水或藍黑墨水供選擇使用，但可以禁止使用鉛筆、圓珠筆等不耐久的記錄材料。其五，電子檔案全程化管理的模式。有兩種模式可供選擇，一種是以立檔單位為單元，有統一的檔案管理系統和文件管理系統，檔案室是其系統的中心，各部門形成的檔案最后稿本要在檔案室控制的信息中心服務器中生成，所有的電子文件的復制由檔案室辦理，從而保證檔案部門對電子檔案形成過程的控制，并盡量保證電子檔案的原貌。另一模式是以一個區域為單元，在區域政務網中建立統一開發、統一標準、統一平臺的電子文件和電子檔案管理系統，由該區域的檔案館作為信息中心或單獨為檔案館設立服務器，所有政務網中的各機關單位形成的檔案最后稿本，要在檔案館控制的服務器中生成。

2.3　電子檔案的有效合理利用

當今社會，信息技術的迅速發展，提供檔案服務利用的手段更是豐富多樣，檔案工作者應充分發揮其能動作用，挖掘館藏，開展多種思路的服務創新活動。電子檔案應充分利用網絡信息技術的優勢，開展多角度的檔案編研業務，通過寫史、修志、撰寫著作，充分展示館藏檔案的豐富內涵和文化韻味，使檔案真正成為“今世賴之以知古，后世賴之以知今”的文件源。依照《檔案法》，將能夠開放的檔案在網上，使檔案利用者足不出戶就可以了解和認識檔案，從中汲取更多的信息和知識，為檔案的利用提供多角度、全方位的服務。

為了電子文件、電子檔案方便利用，必須用計算機編制其索引目錄，包括磁帶、磁盤、光盤和磁帶、盤內文件級的索引目錄。在查找利用過程中，應遵守保密規定，須填報查找利用電子檔案審批表，經審批后，按照所規定的權限范圍查找利用。對具有密級的電子檔案，上網時須符合國家或有關部門保密的規定，要有穩妥的安全保密措施，嚴防泄密。在利用電子文檔時，應注意只能提供拷貝件，對電子檔案的封存載體不允許外借。

在利用電子檔案后，還應填寫“電子檔案利用情況登記表”，其字段名可包括查檔者姓名、查檔單位名、查檔目的、查檔范圍、已查檔號、磁帶號、磁盤號、軟件（文件）名稱、查的內容、解決的問題、社會效益、直接經濟效益、間接經濟效益等。

3、結束語

總之，電子檔案的出現是歷史的必然也是社會進步的產物，加強和做好電子檔案管理的目的，就是為了更準確、更完整、更可靠地利用電子檔案。因此，為了適應電子檔案工作需要和檔案事業發展，電子檔案的管理與利用著眼點要高，立足點要實，加大投入建立安全，完整地檔案電子數據庫。只有真正認識到加強電子檔案管理工作的重要性，才能促進企業或單位的穩步發展，才能為企業或單位創造效益。

參考文獻

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【關鍵詞】　采供血機構；檔案管理，電子化；發展

隨著計算機技術的迅速發展和廣泛應用，社會各行業的檔案資料從原有單一的紙質檔案發展為包括紙張、電子文件、聲、像、視頻等各種類型的多媒體檔案。對檔案資料進行數字化綜合處理、電子文件網絡化歸檔、文檔密級管理、授權管理及網上安全查詢利用是檔案管理發展的必然趨勢。各級采供血機構的檔案管理也伴隨著當前新的形勢發生著新的變化，檔案管理的電子化趨勢日益明顯。如何適應新的發展形勢，使檔案管理工作更好的為采供血機構的建設和發展服務，這對檔案管理工作提出了更高要求。

1　數字化綜合處理

首先要建議統一的檔案管理平臺和網絡系統，利用局域網和互聯網的連接，實現數據的實時傳輸。其次，加強檔案數據庫建設和多媒體數據庫建設，通過對各類型載體檔案的數字化工作，使檔案資料實現信息數字化、存儲海量化，以便于檔案資料更方便的服務于采供血事業的發展。第三，嚴格按照《電子文件歸檔與管理規范》（GB/T18894-2002）和國家檔案局6號令《電子公文歸檔與管理規范》的要求，實現采供血機構檔案管理的電子化發展。

2　電子文件網絡化歸檔

局域網內每個用戶的工作記錄、聲像文件等數據實現實時傳輸，實時歸檔。通過網絡進行文件上傳，檔案管理人員可通過軟件對電子文件進行鑒定和檢查，對于符合要求的文件做歸檔處理，并通過網絡向文件發出人員作出確認歸檔的通知。

3　電子檔案的保密措施

電子檔案的易復制和易改動性使得檔案的原始性無法得到充分保障，這就要求要有充分的保障技術來確保電子檔案的安全性。

（1）加密技術。加密技術是電子文件檔案的主要安全保密措施，是最常用的安全保密手段，利用技術手段把重要的數據變為亂碼（加密）傳送，到達目的地后再用相同或不同的手段還原（解密）。由于加密和解密使用不同的密匙，是的第三者很難解出原文，使得電子檔案的原始性真實性得以保障（2）簽署技術。簽署人在電子文件上留下的“印記”， 證實該份文件確實出自于特定的作者，同時將文件內容加以“固化”，簽署后對文件施加的任何改動都將被發現。（3）身份驗證。給每個合法的用戶一個通行字，代表給用戶的身份。（4）風火墻。一種控制訪問技術，防止非法用戶進入，防止電腦黑客侵襲。

4　電子檔案存儲設備的保護技術。

采供血機構的電子檔案存儲設備通常為計算機信息中心，其計算機硬件、軟件及系統中的數據要經受火災、地震、工作環境惡劣等各方面考研。為保證信息中心的正常工作，是系統連續可靠正常的運行，需做好以下幾方面的工作：

（1）場地安全。信息中心控制室要求專人專管，無關人員一律不得入內。空調和防靜電設施齊全，室內溫度控制在14-24攝氏度，相對濕度控制在45%-60%.鋪設防靜電地板。

（2）信息修復技術。是指電子檔案一旦受到破壞和污染后的恢復和搶救措施。包括計算機病毒的查殺、數據庫的修復技術以及光盤、移動硬盤的破損修復等。使電子信息保持長期可讀性。

（3）電子檔案的備份。電子檔案具有易復制性的特點使電子檔案的備份技術成為電子檔案保護有效而又重要的手段。有條件的采供血機構，可使用雙服務器的手段，兩臺服務器同時存儲、互為備份，使電子檔案保存的安全系數大為提高。

采供血機構檔案管理電子化相對于傳統的紙質檔模式，電子檔的優點在于便于儲存，不占實物空間，而且方便查詢等優勢，值得堅持和發展。當然，電子化在帶來優勢的同事亦會有新的問題的出現，所以說，要取得采供血機構檔案管理工作的更進一步發展亦需要相關領導長期的足夠的重視，以及專業的檔案管理人員共同的努力。

參考文獻

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