導(dǎo)語(yǔ)：如何才能寫(xiě)好一篇檔案管理基本理論，這就需要搜集整理更多的資料和文獻(xiàn)，歡迎閱讀由公務(wù)員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

篇1

關(guān)鍵詞：復(fù)式記賬原理；本科教學(xué)評(píng)估；檔案管理

教學(xué)檔案是高校本科教學(xué)評(píng)估的重要依據(jù)，各高等院校都根據(jù)國(guó)家教育部頒布的《普通高校本科教學(xué)工作評(píng)估指標(biāo)體系》制定了相應(yīng)的教學(xué)檔案管理制度和實(shí)施細(xì)則，對(duì)教學(xué)檔案的歸檔范圍和立卷歸檔原則作出了明確的規(guī)定，但是原始材料的系統(tǒng)性，完整性和可靠性依然欠缺，同時(shí)由于上級(jí)教育主管部門(mén)對(duì)高校的檢查門(mén)類(lèi)較多，包括學(xué)士學(xué)位授予權(quán)的評(píng)估，新專(zhuān)業(yè)評(píng)審等，在根據(jù)不同評(píng)估指標(biāo)體系進(jìn)行資料整理的過(guò)程中，容易因檔案的交接和流轉(zhuǎn)而發(fā)生遺失現(xiàn)象。

一、會(huì)計(jì)循環(huán)與檔案管理流程

通常情況下，企業(yè)以一年作為一個(gè)會(huì)計(jì)周期，以日常交易為基礎(chǔ)，以記帳憑證為依據(jù)，對(duì)財(cái)物的進(jìn)出進(jìn)行分類(lèi)登記，全面連續(xù)系統(tǒng)地記錄各項(xiàng)交易。因此，會(huì)計(jì)信息處理是一個(gè)周而復(fù)始、循環(huán)往復(fù)的過(guò)程，這個(gè)過(guò)程叫做會(huì)計(jì)循環(huán)。它通常包括以下幾個(gè)環(huán)節(jié)：

(一)開(kāi)設(shè)帳戶：根據(jù)企業(yè)歷史交易情況開(kāi)設(shè)總分類(lèi)帳戶，設(shè)置會(huì)計(jì)科目。

(二)會(huì)計(jì)分錄：根據(jù)會(huì)計(jì)憑證在分錄簿中序時(shí)記錄交易項(xiàng)目，并編制科目匯總表。

(三)過(guò)帳：將分錄簿記錄的內(nèi)容過(guò)到相應(yīng)的總分類(lèi)帳戶中。

(四)試算平衡：即編制試算平衡表，檢驗(yàn)分類(lèi)帳戶中各項(xiàng)借方余額與貸方余額是否相等。

(五)編制財(cái)務(wù)報(bào)表：通過(guò)編制財(cái)務(wù)報(bào)表說(shuō)明本會(huì)計(jì)年度內(nèi)會(huì)計(jì)主體的財(cái)務(wù)狀況、經(jīng)營(yíng)成果和現(xiàn)金流動(dòng)。

會(huì)計(jì)循環(huán)的具體圖示如下：

與會(huì)計(jì)循環(huán)類(lèi)似，高校教學(xué)擋案的收集整理、歸檔、統(tǒng)計(jì)、分析等工作環(huán)節(jié)也是一個(gè)連續(xù)的動(dòng)態(tài)管理過(guò)程，前后繼起，環(huán)環(huán)相扣。與此同時(shí)，對(duì)教學(xué)檔案的交接流轉(zhuǎn)也必須如會(huì)計(jì)帳簿作帳一樣，清楚記錄檔案的來(lái)龍去脈，以避免遺失現(xiàn)象的發(fā)生。但和會(huì)計(jì)循環(huán)不同的是，它通常以一個(gè)學(xué)期為管理周期。因此，我們有必要根據(jù)教學(xué)常規(guī)工作先編制目錄索引，建立目錄與數(shù)字代碼之間的對(duì)應(yīng)關(guān)系，同時(shí)記錄每個(gè)目錄項(xiàng)下資料的存放，交接和流轉(zhuǎn)情況。然后開(kāi)設(shè)總分類(lèi)目錄，根據(jù)總分類(lèi)目錄，設(shè)置文件盒。依據(jù)內(nèi)容需要，建立統(tǒng)一的格式。格式一般包括總目錄代碼、分類(lèi)目錄代碼、材料項(xiàng)目名稱(chēng)和盒編號(hào)四部分組成，按順序依次排列。最后根據(jù)要求將收集的教學(xué)文件分類(lèi)歸檔，以實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化的集成管理模式。其具體操作圖示如下：

二、會(huì)計(jì)科目與檔案目錄

會(huì)計(jì)科目是對(duì)會(huì)計(jì)對(duì)象的具體內(nèi)容進(jìn)行分類(lèi)核算的標(biāo)志或項(xiàng)目。會(huì)計(jì)對(duì)象包含資產(chǎn)、負(fù)債、所有者權(quán)益、收入、費(fèi)用、利潤(rùn)等要素。為了對(duì)會(huì)計(jì)對(duì)象的具體內(nèi)容進(jìn)行會(huì)計(jì)核算和監(jiān)督，就需要根據(jù)其各自不同的特點(diǎn)，分門(mén)別類(lèi)地確定項(xiàng)目。由于會(huì)計(jì)要素反映的經(jīng)濟(jì)內(nèi)容有很大不同，在經(jīng)營(yíng)管理中當(dāng)然也會(huì)有不同的要求，在會(huì)計(jì)核算中不僅要按照各會(huì)計(jì)要素的不同特點(diǎn)，還應(yīng)該根據(jù)經(jīng)濟(jì)管理的要求進(jìn)行分類(lèi)別、分項(xiàng)目的核算。

(一)目錄設(shè)置必須結(jié)合教學(xué)主體的特點(diǎn)。即根據(jù)教學(xué)主體的需要，本著全面反映教學(xué)活動(dòng)的全過(guò)程及結(jié)果的目的來(lái)確定應(yīng)該設(shè)置哪些檔案目錄。

(二)設(shè)置檔案目錄必須滿足本科教學(xué)工作評(píng)估指標(biāo)體系的要求。一是要符合國(guó)家本科教學(xué)工作評(píng)估指標(biāo)體系的要求來(lái)劃分教學(xué)業(yè)務(wù)檔案的類(lèi)別，設(shè)定分類(lèi)的標(biāo)識(shí)；二是要符合高校自身教學(xué)管理的要求，以便于為高校的常規(guī)活動(dòng)、項(xiàng)目決策及信息管理。

(三)設(shè)置檔案目錄要將統(tǒng)一性與靈活性結(jié)合起來(lái)

由于各高校的教學(xué)管理制度和教學(xué)活動(dòng)有一定差別，因此在分類(lèi)目錄的設(shè)置上，需要將統(tǒng)一性與靈活性相結(jié)合。所謂統(tǒng)一性，就是在設(shè)置檔案目錄時(shí)，對(duì)指標(biāo)的設(shè)置標(biāo)準(zhǔn)、口徑需要統(tǒng)一。所謂靈活性，就是在能夠提供統(tǒng)一指標(biāo)體系的前提下，各個(gè)單位根據(jù)自身的具體情況，設(shè)置或者增補(bǔ)反映本高校特色項(xiàng)目的目錄。

(四)設(shè)置檔案目錄的名稱(chēng)要簡(jiǎn)單明確，字義相符，通俗易懂

檔案目錄作為分類(lèi)標(biāo)識(shí)，要求簡(jiǎn)單明確，字義相符，這樣才能避免誤解和混亂。簡(jiǎn)單明確是指根據(jù)教學(xué)活動(dòng)的特點(diǎn)盡可能簡(jiǎn)潔明確地規(guī)定科目名稱(chēng)；字義相符是指按照中文習(xí)慣，能夠望文生義，不致產(chǎn)生誤解；通俗易懂是指要盡量避免使用晦澀難懂的文字，便于大多數(shù)人正確理解，也能夠?yàn)楦咝Ｖg的學(xué)習(xí)交流提供便利。

(五)設(shè)置檔案目錄要保持相對(duì)穩(wěn)定性

為了便于在不同時(shí)期分析比較教學(xué)評(píng)估指標(biāo)和在一定范圍內(nèi)匯總各項(xiàng)指標(biāo)，應(yīng)保持檔案目錄相對(duì)穩(wěn)定，盡量不要變動(dòng)目錄的名稱(chēng)、內(nèi)容、數(shù)量，使分析指標(biāo)保持統(tǒng)一性和可比性。

根據(jù)以上原則，我們可以建立如下主要檔案一級(jí)目錄名稱(chēng)對(duì)照表：

在一級(jí)目錄下，為方便查找和管理，還可以下設(shè)二級(jí)目錄和三級(jí)目錄。此外，對(duì)于跨連續(xù)幾個(gè)學(xué)期的教學(xué)檔案，如 ：專(zhuān)業(yè)建設(shè)，實(shí)踐教學(xué)體系創(chuàng)建，實(shí)驗(yàn)教學(xué)區(qū)，產(chǎn)學(xué)研基地等項(xiàng)目可以靈活處理，單獨(dú)開(kāi)設(shè)獨(dú)立的目錄，突出反映學(xué)校的辦學(xué)特色，而不必仍以一個(gè)學(xué)期作為檔案的管理周期。

三、財(cái)務(wù)報(bào)表與文件匯編

會(huì)計(jì)財(cái)務(wù)報(bào)表是根據(jù)日常會(huì)計(jì)核算資料定期編制的，綜合反映企業(yè)某一特定時(shí)期財(cái)務(wù)狀況和某一會(huì)計(jì)期間經(jīng)營(yíng)成果、現(xiàn)金流量的總結(jié)性書(shū)面文件。它是企業(yè)財(cái)務(wù)報(bào)告的主要部分，是企業(yè)向外傳遞會(huì)計(jì)信息的主要手段。我國(guó)現(xiàn)行制度規(guī)定，企業(yè)向外提供的會(huì)計(jì)報(bào)表包括資產(chǎn)負(fù)債表、利潤(rùn)表、現(xiàn)金流量表、資產(chǎn)減值準(zhǔn)備明細(xì)表、利潤(rùn)分配表、股東權(quán)益增減變動(dòng)表、分部報(bào)表和其他有關(guān)附表。會(huì)計(jì)報(bào)表為評(píng)價(jià)企業(yè)經(jīng)營(yíng)業(yè)績(jī)和改善經(jīng)營(yíng)管理提供重要信息；為國(guó)家經(jīng)濟(jì)管理機(jī)構(gòu)進(jìn)行宏觀調(diào)控與管理提供必要信息，為投資者和貸款者進(jìn)行決策提供有用信息。

與之相類(lèi)似的是，本科教學(xué)評(píng)估過(guò)程中通常要求提供三個(gè)部分的材料，即：（一）自評(píng)匯報(bào)材料，也就是《自評(píng)綜合報(bào)告》。它是在利用原始檔案的基礎(chǔ)上，進(jìn)行歸納后重新撰寫(xiě)制作而成的材料，作用是讓專(zhuān)家了解本科教學(xué)工作的基本情況，使專(zhuān)家看了以后能對(duì)學(xué)校本科教學(xué)的整體水平作出價(jià)值判斷；（二）佐證材料，它是由高校檔案部門(mén)、校內(nèi)各部門(mén)所保存的檔案經(jīng)過(guò)統(tǒng)計(jì)分析等加工處理而來(lái)，作用是支撐自評(píng)材料中所反映出的對(duì)自身教學(xué)工作所作出的正面評(píng)價(jià)，起到增強(qiáng)說(shuō)服力、提高可信度的佐證目的；（三）備查材料。它是由高校檔案部門(mén)、校內(nèi)各部門(mén)所保存的原始檔案直接轉(zhuǎn)化而來(lái)的。其中，備查材料的準(zhǔn)備在每學(xué)期平時(shí)的資料整理過(guò)程中已經(jīng)完成，在迎接本科教學(xué)評(píng)估的準(zhǔn)備過(guò)程中，主要是完成資料的清查工作和部分材料內(nèi)容的查漏補(bǔ)缺工作。佐證材料部分應(yīng)在學(xué)期末聘請(qǐng)專(zhuān)人對(duì)各部分材料進(jìn)行檔案匯編，將材料整理成有組織有體系的內(nèi)容，裝訂成冊(cè)，總結(jié)學(xué)校在辦學(xué)過(guò)程中的進(jìn)步和不足。自評(píng)匯報(bào)材料起到了會(huì)計(jì)財(cái)務(wù)報(bào)表的作用，它是在備查材料和佐證材料基礎(chǔ)上進(jìn)行歸納后重新撰寫(xiě)制作而成的綜合報(bào)告，是全面反映本科教學(xué)水平的總結(jié)性書(shū)面文件，此部分通常于本科教學(xué)評(píng)估前一個(gè)月內(nèi)完成。

四、結(jié)束語(yǔ)

教學(xué)檔案材料內(nèi)容豐富、類(lèi)別繁雜，涉及面廣，如何根據(jù)教學(xué)規(guī)律和教學(xué)工作性質(zhì)并結(jié)合學(xué)校自身特點(diǎn)建立行之有效的檔案管理辦法，對(duì)于整個(gè)教學(xué)管理工作的組織及日常檔案管理的質(zhì)量具有重要意義。本文借鑒財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)賬目處理的方法對(duì)檔案管理進(jìn)行流程再造，為減少工作中的失誤和檔案材料的散失提供解決途徑。總之，遵從客觀性和實(shí)用性的要求，不斷摸索，尋找適合教學(xué)檔案管理的有效方法，是學(xué)校教學(xué)改革與發(fā)展的基礎(chǔ)保證，是每一個(gè)檔案管理工作者的不懈追求。

參考文獻(xiàn)：

[1]趙彥昌,劉柳.高校本科教學(xué)評(píng)估與檔案管理[j].中國(guó)檔案學(xué)研究,2006,(4).

篇2

文秘法律專(zhuān)業(yè)知識(shí)

專(zhuān)業(yè)培養(yǎng)目標(biāo)：培養(yǎng)掌握文秘基本理論和操作技能，了解和掌握相關(guān)法律知識(shí)，從事法律文秘業(yè)務(wù)的高級(jí)技術(shù)應(yīng)用性專(zhuān)門(mén)人才。

專(zhuān)業(yè)核心能力：法律文秘操作技能。

專(zhuān)業(yè)核心課程與主要實(shí)踐環(huán)節(jié)：刑法概論、民商法概論、行政法原理與實(shí)務(wù)、訴訟法概論、應(yīng)用寫(xiě)作、法律文書(shū)、秘書(shū)學(xué)基礎(chǔ)、檔案學(xué)基礎(chǔ)、社會(huì)學(xué)基礎(chǔ)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與辦公自動(dòng)化、電子信息管理、社會(huì)調(diào)研、應(yīng)用文寫(xiě)作、秘書(shū)業(yè)務(wù)訓(xùn)練、辦公自動(dòng)化設(shè)備使用、文秘業(yè)務(wù)綜合實(shí)訓(xùn)、畢業(yè)論文等，以及各校的主要特色課程和實(shí)踐環(huán)節(jié)。

就業(yè)面向：國(guó)家機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、法律服務(wù)部門(mén)的文秘及相關(guān)崗位。

本專(zhuān)業(yè)培養(yǎng)具有必備的法學(xué)和文秘專(zhuān)業(yè)的基本理論知識(shí)和法律職業(yè)崗位文秘工作技能的復(fù)合型高等應(yīng)用性專(zhuān)門(mén)人才。

主要課程：法理學(xué)、憲法學(xué)、刑法學(xué)、民法學(xué)、文獻(xiàn)檢索、司法筆錄訓(xùn)練、書(shū)記員工作概論、檔案管理、法律文書(shū)訓(xùn)練、現(xiàn)代漢語(yǔ)與基礎(chǔ)寫(xiě)作、秘書(shū)理論與實(shí)務(wù)、計(jì)算機(jī)與應(yīng)用。

修業(yè)年限：基本學(xué)制三年，最長(zhǎng)修業(yè)年限五年。

培養(yǎng)目標(biāo)：本專(zhuān)業(yè)主要培養(yǎng)具備法律事務(wù)執(zhí)業(yè)能力、掌握秘書(shū)技能、會(huì)英語(yǔ)、會(huì)電腦的應(yīng)用復(fù)合型人才。學(xué)生畢業(yè)時(shí)，要求取得國(guó)家秘書(shū)職業(yè)資格證書(shū)。

主要課程：大學(xué)英語(yǔ)、英語(yǔ)視聽(tīng)說(shuō)、專(zhuān)業(yè)英語(yǔ)、秘書(shū)實(shí)務(wù)、檔案管理、企業(yè)管理概論、法律文書(shū)、民法、行政法與行政訴訟法、合同法、國(guó)際經(jīng)濟(jì)法、公司法、稅法、電子商務(wù)、商務(wù)談判、溝通技巧、多媒體技術(shù)應(yīng)用、網(wǎng)頁(yè)制作等。

專(zhuān)業(yè)特色：注重塑造形象、提升品味;注重強(qiáng)化實(shí)踐教學(xué)環(huán)節(jié)，培養(yǎng)學(xué)生復(fù)合型多元化的職業(yè)能力。

職業(yè)前景：學(xué)生畢業(yè)后，既能勝任各類(lèi)企事業(yè)單位的法務(wù)助理工作，又能從事法庭助理、書(shū)記員、律師助理職業(yè)，還能從事各類(lèi)企事業(yè)單位的行政助理和商務(wù)管理工作。本專(zhuān)業(yè)就業(yè)面廣，適應(yīng)性強(qiáng)，并有潛力成為高級(jí)管理人才。

培養(yǎng)目標(biāo)和要求

(一)培養(yǎng)目標(biāo)

培養(yǎng)擁護(hù)黨的基本路線，法律文秘專(zhuān)業(yè)第一需要的德、智、體、美全面發(fā)展的高技能人才和高素質(zhì)的勞動(dòng)者，學(xué)生應(yīng)在掌握專(zhuān)業(yè)必備的基本理論知識(shí)和專(zhuān)門(mén)知識(shí)的基礎(chǔ)上，重點(diǎn)掌握從事本專(zhuān)業(yè)領(lǐng)域?qū)嶋H工作的能力、技術(shù)和技能，具有良好的職業(yè)道德和敬業(yè)精神。

(二)素質(zhì)、知識(shí)和能力基本要求

1. 素質(zhì)基本要求

堅(jiān)持黨的基本路線，努力成為中國(guó)特色社會(huì)主義的建設(shè)者和接班人;樹(shù)立正確的世界觀、人生觀、價(jià)值觀，具有辯證唯物主義和歷史唯物主義思想;誠(chéng)實(shí)守信，團(tuán)結(jié)合作，遵紀(jì)守法，愛(ài)崗敬業(yè)，具有高尚的社會(huì)公德和職業(yè)道德;具有本專(zhuān)業(yè)的基本理論知識(shí)，掌握本專(zhuān)業(yè)的高新技術(shù)和技能;養(yǎng)成正確的審美意識(shí)、審美情趣和美感，具有一定的認(rèn)識(shí)美、欣賞美和創(chuàng)造美的能力;積極向上、心理健康，具有自我調(diào)控、建立和諧人際關(guān)系的知識(shí)與技能;積極參加體育鍛煉，養(yǎng)成良好的衛(wèi)生、生活習(xí)慣，具有一定的體育健身知識(shí)和技能，身體素質(zhì)達(dá)到國(guó)家大學(xué)生體質(zhì)健康標(biāo)準(zhǔn)。

2. 知識(shí)基本要求

(1)掌握語(yǔ)言文學(xué)類(lèi)、政治哲學(xué)類(lèi)等基本知識(shí)。

(2)掌握法律專(zhuān)業(yè)知識(shí)、文秘方面基本理論和基本知識(shí)，其中包括辦文、辦事、辦會(huì)方面的基本方法和基本理論。

(2)掌握管理學(xué)、秘書(shū)心理學(xué)的基本理論和基本知識(shí)。

(3)掌握民事訴訟、刑事訴訟等程序的基本知識(shí)。

(4)掌握辦公室管理、檔案管理的基本理論與基本知識(shí)，懂得檔案和信息處理的基本規(guī)則和法律法規(guī)。

(5)掌握公共關(guān)系、社交禮儀的基本知識(shí)和基本規(guī)則。

(6)掌握法律公文及其它常用應(yīng)用文的寫(xiě)作知識(shí)。

(7)熟練掌握計(jì)算機(jī)的理論知識(shí)，能運(yùn)用現(xiàn)代化辦公設(shè)備進(jìn)行法律文秘事務(wù)運(yùn)作。

3. 能力基本要求

(1)熟練運(yùn)用漢語(yǔ)語(yǔ)言的能力，其中包括心領(lǐng)神會(huì)的能力、口頭表達(dá)能力、法律咨詢、中文寫(xiě)作能力。

(2)運(yùn)用法律文秘知識(shí)進(jìn)行辦文的能力。

(3)運(yùn)用法律文秘知識(shí)進(jìn)行辦事的能力。

(4)運(yùn)用法律文秘知識(shí)進(jìn)行辦會(huì)的能力。

(5)具有較強(qiáng)的法律文書(shū)制作和公文處理能力。

(6)運(yùn)用法律和文秘的基本理論知識(shí)從事法律文秘運(yùn)作的能力。

(7)運(yùn)用基本法律知識(shí)進(jìn)行法律咨詢、司法調(diào)解和解決一般法律問(wèn)題的能力。

(8)公關(guān)活動(dòng)策劃能力和人際溝通、接待協(xié)調(diào)能力。

(9)運(yùn)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行辦公事務(wù)處理、法律秘書(shū)實(shí)務(wù)活動(dòng)的能力。

(三)證書(shū)要求

1.獲取相應(yīng)的普通話等級(jí)證書(shū)。

2.獲取全國(guó)大學(xué)生英語(yǔ)應(yīng)用能力考試B級(jí)以上證書(shū)或大學(xué)四極以上證書(shū)。

3.獲取全國(guó)高等院校計(jì)算機(jī)等級(jí)考試二級(jí)證書(shū)或勞動(dòng)部門(mén)計(jì)算機(jī)操作中級(jí)以上證書(shū)。

4.秘書(shū)資格證書(shū)。

篇3

【關(guān)鍵詞】檔案管理；工作；現(xiàn)代化

隨著信息化浪潮涌現(xiàn)，信息化從理論方式技術(shù)手段，都深刻地影響著檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展進(jìn)程，不斷賦予檔案管理現(xiàn)代化以全新的內(nèi)涵。我們要正視這種發(fā)展與變化，準(zhǔn)確地反握新時(shí)期檔案管理現(xiàn)代化的新趨勢(shì)、新要求，以檔案資源信息化推動(dòng)檔案管理現(xiàn)代化。

近年來(lái)，雖然檔案工作得到較快的發(fā)展，檔案管理現(xiàn)代化水平有一定的提高，但在檔案管理方法和手段方面與世界先進(jìn)水平相比，還有一定的差距，不能更好地滿足新形勢(shì)對(duì)檔案工作提出的要求。因此，就采取各種措施，加快檔案工作現(xiàn)代化的步伐。

1 檔案工作現(xiàn)代化的必要性

實(shí)現(xiàn)檔案管理工作現(xiàn)代化是檔案事業(yè)發(fā)展的需要。隨著檔案事業(yè)的不斷發(fā)展，檔案的種類(lèi)和數(shù)量急劇增長(zhǎng)，給保管和利用帶來(lái)一系列問(wèn)題。同時(shí)，利用者也對(duì)檔案工作提出了更高的要求，他們希望檔案部門(mén)能及時(shí)地?zé)o遺漏地向其提供所需要的檔案材料，并迅速傳遞到每一個(gè)需要利用的地方。手工管理的落后狀態(tài)，無(wú)法解決檔案工作面臨的種種難題，不可避免地會(huì)影響檔案事業(yè)的發(fā)展。因此改革落后的檔案管理手段已成為十分緊迫的任務(wù)。面科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，特別是電子計(jì)算機(jī)及通訊技術(shù)的廣泛應(yīng)用，能為實(shí)現(xiàn)檔案工作現(xiàn)代化提供可靠的物質(zhì)基礎(chǔ)。

2 檔案管理工作現(xiàn)代化的主要內(nèi)容

新時(shí)期檔案管理現(xiàn)代化是一個(gè)相對(duì)的、運(yùn)態(tài)的、發(fā)展的概念范疇，在不同時(shí)期都被賦予不同的核心內(nèi)容。新時(shí)期檔案管理現(xiàn)代化是在信息時(shí)代背景下產(chǎn)生的檔案理論與實(shí)踐，以檔案資源信息化為核心內(nèi)容的新時(shí)期檔案管理現(xiàn)代化理論和工作體系正逐漸形成和發(fā)展。

2.1 檔案工作技術(shù)現(xiàn)代化

它是指檔案的記錄、存貯、整理、加工、查找、交流、傳遞等用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)裝備起來(lái)，實(shí)現(xiàn)工作手段的現(xiàn)代化。它涉及廣泛運(yùn)用電訊設(shè)備、電子計(jì)算機(jī)技術(shù)、印刷技術(shù)、復(fù)制技術(shù)、縮微技術(shù)、聲像技術(shù)。比如：廣泛使用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案的檢索、編目、庫(kù)房管理、閱覽管理、各種統(tǒng)計(jì)工作，并把電子計(jì)算機(jī)與現(xiàn)代化的縮微技術(shù)、通訊技術(shù)有機(jī)結(jié)合起來(lái)，將會(huì)有效地實(shí)現(xiàn)檔案管理自動(dòng)化。

2.2 檔案工作組織與管理現(xiàn)代化

檔案事業(yè)的建設(shè)和檔案工作的組織與管理，經(jīng)系統(tǒng)論、信息論、控制論等現(xiàn)代化的科學(xué)理論為指導(dǎo)，運(yùn)用管理科學(xué)的原理，遵循檔案工作的客觀規(guī)律，研究和處理工作的各種問(wèn)題，可以做到管理方法科學(xué)化、管理機(jī)構(gòu)高效化，管理工作現(xiàn)代化，檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化，使檔案管理與組織工作更趨于完善。檔案管理手段包括理論手段和技術(shù)手段，即檔案管理的各種管理方法、管理理論以及先進(jìn)的技術(shù)手段、技術(shù)成果，管理手段現(xiàn)代化是檔案管理現(xiàn)代化水平的具體體現(xiàn)，是檔案管理現(xiàn)代化理論的基礎(chǔ)之一。首先是檔案現(xiàn)代管理方法和理論的應(yīng)用。通過(guò)借鑒和利用當(dāng)代管理學(xué)中的科學(xué)理論和方法，形成行之有效的檔案科學(xué)管理理論，這些理論與檔案工作實(shí)際相結(jié)合，不斷地指導(dǎo)檔案管理實(shí)踐，在實(shí)踐中加以總結(jié)和發(fā)展，最終形成檔案管理現(xiàn)代化的理論體系。其次是先進(jìn)的技術(shù)手段應(yīng)用。要不斷地將當(dāng)代先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備、技術(shù)手段和技術(shù)成果引入檔案管理中，實(shí)現(xiàn)檔案管理的專(zhuān)業(yè)化、自動(dòng)化。

2.3 檔案干部知識(shí)化

由于設(shè)備的現(xiàn)代化和管理的科學(xué)化，需要建設(shè)一支具有現(xiàn)代化科技知識(shí)和業(yè)務(wù)知識(shí)的檔案專(zhuān)業(yè)干部隊(duì)伍。他們不僅要具有較高的政治素養(yǎng)和積極進(jìn)取的精神，還應(yīng)懂得電子計(jì)算機(jī)的基本理論和基本技能，能夠進(jìn)行技術(shù)操作和管理，在檔案專(zhuān)業(yè)有較深的造詣和較高的文化和歷史知識(shí)，這樣才能適應(yīng)檔案工作現(xiàn)代化的需要。

2.4 檔案資源信息化

在信息時(shí)代，信息化已成為各行各業(yè)現(xiàn)代化的與主導(dǎo)，以信息化推動(dòng)現(xiàn)代化是今后國(guó)民經(jīng)濟(jì)與社會(huì)發(fā)展的方向。檔案資源信息化作為信息技術(shù)在檔案管理領(lǐng)域的創(chuàng)新實(shí)踐，是將檔案資源和檔案各項(xiàng)管理過(guò)程，通過(guò)信息和系統(tǒng)加工和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)和傳輸，實(shí)現(xiàn)檔案資源的合理配置與有序、有效開(kāi)開(kāi)利用，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的社會(huì)共享。信息化將成為各項(xiàng)檔案工作的重要管理平臺(tái)和技術(shù)支撐，是新時(shí)期檔案管理現(xiàn)代化的核心內(nèi)容，其主要包括：一是檔案信息資源建設(shè)，即通過(guò)數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)手段，建立起各類(lèi)規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、可共享的目錄數(shù)據(jù)庫(kù)和內(nèi)容數(shù)據(jù)庫(kù)；二是檔案基礎(chǔ)平臺(tái)建設(shè)，包括檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)和管理系統(tǒng)開(kāi)發(fā)應(yīng)用，建立檔案作息資源共享的技術(shù)支撐平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案信息傳輸?shù)木W(wǎng)絡(luò)化和檔案信息資源的共享化。檔案管理現(xiàn)代化的出路在于信息化，可以預(yù)見(jiàn)，在未來(lái)20年，檔案資源信息建設(shè)作為檔案管理現(xiàn)代化的核心內(nèi)容，將不斷推動(dòng)檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展。

2.5 檔案保護(hù)現(xiàn)代化

傳統(tǒng)意義上檔案保護(hù)現(xiàn)代化主要是指檔案庫(kù)房、檔案設(shè)施設(shè)備等現(xiàn)代化以及檔案載體保管保護(hù)水平的現(xiàn)代化。隨著新型存儲(chǔ)介質(zhì)的不斷出現(xiàn)和現(xiàn)代信息處理技術(shù)的廣泛應(yīng)用，出現(xiàn)許多新型載體的檔案，如機(jī)讀檔案、聲像檔案、電子檔案等，這此檔案信息的記錄和存儲(chǔ)載體有磁性的、光學(xué)性的和磁光性的，有磁帶、磁盤(pán)、光盤(pán)等不同形式。新型載體檔案與傳統(tǒng)載體檔案在形成介質(zhì)、利用方式、存儲(chǔ)方式等各個(gè)方面都有不同的特點(diǎn)和要求，因此，以新型檔案載體為對(duì)象的檔案分配制度現(xiàn)代化將成為今后研究的重點(diǎn)內(nèi)容，而且，它不僅研究有效保護(hù)和保管檔案載體的方式、方法，還要深入研究如何保護(hù)檔案信息內(nèi)容的安全性、真實(shí)性與完整性。

2.6 檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化

檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化也是檔案管理現(xiàn)代化的一項(xiàng)重要基礎(chǔ)，檔案管理現(xiàn)代化是建立在先進(jìn)的技術(shù)、嚴(yán)密的分工和廣泛協(xié)作的基礎(chǔ)上的，檔案標(biāo)準(zhǔn)化通過(guò)制定和貫徹各種標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范，使技術(shù)應(yīng)用和分工協(xié)作有了統(tǒng)一的科學(xué)準(zhǔn)則和依據(jù)，保證了檔案各項(xiàng)工作能夠有機(jī)地聯(lián)系起來(lái)，并且在檔案的管理中得最佳的效益。在信息時(shí)代，信息的共享與網(wǎng)絡(luò)和溝通更依賴于統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范，如各種檔案數(shù)據(jù)的交換、檔案信息的傳遞、檔案資源的共享、網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的鏈接等等，都需要通過(guò)建立一系列的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范來(lái)實(shí)現(xiàn)，必須通過(guò)制定和建立各類(lèi)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，形成檔案管理標(biāo)準(zhǔn)體系，來(lái)確保檔案管理現(xiàn)代化各項(xiàng)工作的有效實(shí)現(xiàn)。

3 檔案工作現(xiàn)代化的作用

利用計(jì)算機(jī)檢索檔案，將極大地提高檔案的查找速度，有效提高查全率，節(jié)約利用者查閱檔案的時(shí)間，提高服務(wù)質(zhì)量。

利用計(jì)算機(jī)和現(xiàn)代通訊設(shè)備，將使檔案信息的處理傳遞的時(shí)間大大縮短，檔案館將從保管史料的基地，發(fā)展為名副其實(shí)的科學(xué)研究和各方面利用檔案信息的中心。

縮微技術(shù)與計(jì)算機(jī)的廣泛運(yùn)用，將給檔案的保管帶來(lái)極大的方便，檔案的體積大為縮小，以計(jì)算機(jī)輸出縮微膠卷（片）的形式提供檔案材料，能確保檔案原件不受損壞，使之"延年益壽"，留傳給子孫后代。

篇4

教學(xué)檔案管理作為院校教學(xué)活動(dòng)的重要組成部分，其管理的實(shí)質(zhì)就是將各類(lèi)在教學(xué)活動(dòng)中形成的原始的、分散的教學(xué)檔案，通過(guò)管理過(guò)程使其實(shí)現(xiàn)有序化、標(biāo)準(zhǔn)化要求，從而提供科學(xué)、準(zhǔn)確、高效的利用服務(wù)。因此將精細(xì)化的管理理念和手段引入高校教學(xué)檔案管理工作中，有著十分重要的現(xiàn)實(shí)意義，是現(xiàn)代管理發(fā)展的必然趨勢(shì)。

一、精細(xì)化管理概述

（一）精細(xì)化管理的內(nèi)涵。精細(xì)化管理是一種管理理念，一種管理文化，以“精、準(zhǔn)、細(xì)、嚴(yán)”為基本原則。“精”是指做精，求精，追求最佳、最優(yōu)。“準(zhǔn)”是指準(zhǔn)確、準(zhǔn)時(shí)。“細(xì)”是指做細(xì)，具體是把工作做細(xì)，管理做細(xì)，流程管細(xì)。“嚴(yán)”是指執(zhí)行，主要體現(xiàn)對(duì)管理制度和流程的執(zhí)行與控制。精心是態(tài)度，精細(xì)是過(guò)程，精品是成績(jī)。

（二）精細(xì)化管理的基本特征就是重細(xì)節(jié)、重過(guò)程、重落實(shí)、重質(zhì)量、重效果，講究專(zhuān)注地做好每一件事，在每一個(gè)細(xì)節(jié)上精益求精、力爭(zhēng)最佳。

（三）精細(xì)化管理的方法。精細(xì)化管理是一種管理技術(shù)，是通過(guò)規(guī)則的系統(tǒng)化和細(xì)化，運(yùn)用程序化、標(biāo)準(zhǔn)化、數(shù)據(jù)化和信息化的手段，使組織管理各單元精確、高效、協(xié)調(diào)和持續(xù)運(yùn)行。即把復(fù)雜的事情簡(jiǎn)單化；把簡(jiǎn)單的事情流程化；把流程化的事情定量化；把定量的事情信息化。

二、高校教學(xué)檔案精細(xì)化管理應(yīng)該注意的問(wèn)題

（一）強(qiáng)化細(xì)節(jié)意識(shí)，明確管理標(biāo)準(zhǔn)，細(xì)化工作流程。教學(xué)檔案管理工作的目標(biāo)是通過(guò)對(duì)教學(xué)活動(dòng)中產(chǎn)生的各類(lèi)文件資料進(jìn)行分類(lèi)、編碼、錄入、裝盒、上柜等一系列環(huán)節(jié)的整理、加工，為人們提供高效、便捷的檔案利用服務(wù)，實(shí)現(xiàn)檔案資源共享。因此必須建立一套科學(xué)的管理標(biāo)準(zhǔn)作為教學(xué)檔案精細(xì)化管理的標(biāo)桿。要避免受“模糊文化”的影響，按照“細(xì)化、量化、標(biāo)準(zhǔn)化、系統(tǒng)化、信息化、適時(shí)化”的要求，制定各個(gè)環(huán)節(jié)管理所要達(dá)到的要求。其中，量化管理是精細(xì)化管理的核心，能夠量化的環(huán)節(jié)要盡量科學(xué)制定數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)以供考量，便于檢查監(jiān)督過(guò)程中進(jìn)行“對(duì)標(biāo)”。同時(shí)還要細(xì)化各個(gè)工作流程，加大監(jiān)督力度，以最大限度的保證各個(gè)環(huán)節(jié)都能達(dá)到預(yù)定標(biāo)準(zhǔn)。

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一、轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理模式，把實(shí)體管理變?yōu)樾畔⒐芾?/p>

傳統(tǒng)的檔案管理，就是以紙質(zhì)、照片、錄音、錄像等載體作為檔案管理的實(shí)體，以手工操作為主完成檔案的收集、整理、編目、鑒定、保管、編研、統(tǒng)計(jì)和提供利用等方面的檔案管理過(guò)程，其工作量巨大，步驟也繁瑣。因?yàn)榇鎯?chǔ)量大，檔案管理部門(mén)不能對(duì)已經(jīng)歸檔的檔案材料，進(jìn)行信息的提煉和加工處理，檔案信息資源在很大程度上被閑置甚至浪費(fèi)。隨著現(xiàn)代化管理技術(shù)和設(shè)備的引進(jìn)，特別是計(jì)算機(jī)、光盤(pán)、縮微、多媒體等技術(shù)的發(fā)展為檔案管理的現(xiàn)代化提供了良好的的客觀環(huán)境，現(xiàn)代技術(shù)促使傳統(tǒng)的檔案管理模式面臨著新的挑戰(zhàn)。當(dāng)前，檔案管理工作的重點(diǎn)也應(yīng)適應(yīng)數(shù)字化管理的需要，從實(shí)體檔案管理轉(zhuǎn)變?yōu)閷?duì)信息資源的管理，以信息為管理對(duì)象，對(duì)形成的各種門(mén)類(lèi)的檔案進(jìn)行數(shù)字化加工，利用現(xiàn)代化技術(shù)手段對(duì)檔案信息資源進(jìn)行管理。經(jīng)過(guò)信息化的檔案資源是可重復(fù)、多平臺(tái)利用的信息資源，檔案資源只有通過(guò)信息化、才能真正實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的價(jià)值和使用價(jià)值，它能為經(jīng)濟(jì)發(fā)展、科技進(jìn)步、社會(huì)繁榮等諸多領(lǐng)域提供更全面、更高效、更快捷的服務(wù)；它能創(chuàng)造最佳的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益，使之真正成為未來(lái)信息社會(huì)國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展的寶貴戰(zhàn)略資源。

二、建立有效的信息系統(tǒng)，充分、合理、安全地使用電子檔案

要實(shí)現(xiàn)檔案信息化，就必須建立有效的文件檔案管理計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)，為此，檔案管理部門(mén)要做好以下幾項(xiàng)工作：首先，改進(jìn)和規(guī)范在應(yīng)用計(jì)算機(jī)條件下文件檔案管理工作流程，使之適應(yīng)檔案信息管理的需要；其次，依據(jù)文件處理流程來(lái)進(jìn)行檔案信息化系統(tǒng)軟件功能設(shè)計(jì)；再次，在信息系統(tǒng)中建立完善的內(nèi)部控制制度，確保檔案的安全。在電子檔案使用過(guò)程中，首先是應(yīng)注意電子檔案安全性問(wèn)題。因?yàn)橛?jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化的快速發(fā)展，電子檔案涉及范圍迅速擴(kuò)展，數(shù)量也急劇增加，特別是計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化的快速發(fā)展，隨之而來(lái)的問(wèn)題就是如何在網(wǎng)絡(luò)下防范計(jì)算機(jī)病毒以及黑客的攻擊，確保電子檔案的安全。其次是電子檔案的真實(shí)性問(wèn)題。在實(shí)際工作中，由于從電子文件的生成到歸檔缺少程序化管理系統(tǒng)，不能實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)間的直接鏈接，目前無(wú)法保證電子文件元數(shù)據(jù)完整歸檔，多數(shù)電子檔案與其相對(duì)應(yīng)的紙質(zhì)檔案之間未建立統(tǒng)一的管理方法；儲(chǔ)存電子檔案選用的載體不耐久等原因，影響了檔案的完整性、可靠性，從而影響了檔案的真實(shí)性。三是電子檔案的法律效力問(wèn)題，通常檔案的法律效力都是與其載體相關(guān)來(lái)確定，電子檔案由于沒(méi)有固定的載體，所以，制定相應(yīng)的法律認(rèn)定條文就有一定的困難，這也就是光盤(pán)、磁帶、磁盤(pán)等載體的電子檔案未被法律認(rèn)定的原因。

三、在檔案信息化建設(shè)過(guò)程中必須重新思考檔案管理的原則、理論與方法

由于現(xiàn)代信息技術(shù)在檔案管理中的運(yùn)用，新的檔案管理理論、方法和原則等不斷涌現(xiàn)，提出了一系列檔案學(xué)基本理論從未遇到過(guò)的新問(wèn)題。如檔案管理機(jī)構(gòu)的職能與檔案工作體制的變化問(wèn)題、檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)問(wèn)題、電子檔案的鑒定問(wèn)題、電子文件數(shù)據(jù)管理問(wèn)題、數(shù)字檔案館（室）建設(shè)問(wèn)題、檔案工作參與信息高速公路建設(shè)的問(wèn)題等等。對(duì)這些在檔案信息化建設(shè)中因新技術(shù)運(yùn)用所引發(fā)的理論問(wèn)題，檔案管理部門(mén)都必須做出理性與科學(xué)的思考。

四、提高檔案工作者的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化

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一、檔案收集

檔案收集工作是貯存檔案信息資源的重要途徑，是實(shí)現(xiàn)檔案集中統(tǒng)一管理的基本手段，是檔案管理其他業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的基礎(chǔ)，是決定檔案工作存在和發(fā)展的前提條件，對(duì)促進(jìn)檔案學(xué)理論發(fā)展、推動(dòng)檔案工作現(xiàn)代化的實(shí)現(xiàn)有重要作用。收集工作在檔案管理中處于特殊地位。收集是檔案業(yè)務(wù)首要環(huán)節(jié)，是檔案室工作的起點(diǎn)。檔案收集工作，就是把分散在各部門(mén)和個(gè)人手中的文件材料，按照規(guī)定集中保存起來(lái)。收集工作是為了解決文件形成后的分散狀態(tài)與利用要求集中的矛盾，它是檔案工作的起點(diǎn)，是檔案工作的第一個(gè)環(huán)節(jié)，也是實(shí)現(xiàn)檔案集中統(tǒng)一管理的一項(xiàng)重要和基本的內(nèi)容。其內(nèi)容主要是檔案室對(duì)本單位需要?dú)w檔的檔案的接收；其指導(dǎo)思想是：歸檔檔案應(yīng)齊全完整；加強(qiáng)室外調(diào)查和指導(dǎo)；推行入室檔案的材料化；保持全宗和全宗群的不可分散性；把一個(gè)機(jī)關(guān)、單位的檔案全部收集完整。要深入廣泛地宣傳《檔案法》使大家知道對(duì)檔案的接收、收集、整理、保管和提供利用是檔案室的職責(zé)是依法進(jìn)行的，使他們認(rèn)識(shí)到檔案收集工作是檔案工作中一個(gè)重要環(huán)節(jié)。讓他們了解相關(guān)知識(shí)，從而提高檔案歸檔的質(zhì)量，增強(qiáng)各有關(guān)部門(mén)對(duì)文件、材料收集、移交的自覺(jué)性。尤其是要爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)的支持，領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識(shí)提高了，檔案工作得到重視和支持，那么檔案收集工作中所遇到一切問(wèn)題就好解決。為了搞好檔案的管理工作提高檔案的收集質(zhì)量，各室、科可明確一人負(fù)責(zé)本部門(mén)、科室的文件材料的平時(shí)歸檔工作，到來(lái)年歸檔時(shí)，由各部門(mén)的檔案負(fù)責(zé)人統(tǒng)一交檔案室歸檔保管，從而確保檔案收集的完整。

二、檔案管理

檔案管理，就是按照一定的原則和方法，對(duì)零散和需要進(jìn)一步條理化的檔案進(jìn)行分類(lèi)、組合、排列、編目，使檔案系統(tǒng)化的工作。檔案整理解決的是檔案由零亂到系統(tǒng)、由無(wú)序到有序的問(wèn)題。檔案整理的基本要求：遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系；區(qū)分文件材料的價(jià)值，確定檔案的保管期限；便于保管和利用。檔案整理是發(fā)揮檔案作用的重要條件。檔案數(shù)量龐大，成分復(fù)雜，如不經(jīng)過(guò)系統(tǒng)整理，處于零亂狀態(tài)的檔案，查找起來(lái)如同“大海撈針”。只有經(jīng)過(guò)系統(tǒng)整理，才能使保存的檔案條理化、系統(tǒng)化，為檔案的管理和提供利用創(chuàng)造良好條件。檔案整理是整個(gè)檔案管理工作的重要基礎(chǔ)。通過(guò)整理，可以全面了解和檢查檔案收集工作的質(zhì)量，促進(jìn)其改善和提高，并為全面確定檔案的價(jià)值和建立檢索體系奠定基礎(chǔ)；同時(shí)又為檔案的保管、統(tǒng)計(jì)和查找提供了單位和完整體系，有利于保護(hù)檔案的完整與安全。檔案整理與檔案工作的各個(gè)環(huán)節(jié)有著密切的聯(lián)系，是檔案利用、開(kāi)發(fā)、發(fā)揮檔案作用的一個(gè)前提條件，是檔案室和檔案館重要的基礎(chǔ)工作和業(yè)務(wù)建設(shè)，它為檔案的鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、編目提供基本保管單位和完整的體系。檔案整理科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化水平的提高，對(duì)于檔案管理工作的總體優(yōu)化具有直接、廣泛的影響。

三、檔案保管

檔案保管工作，是為了解決檔案的不斷毀損和需要長(zhǎng)遠(yuǎn)利用的矛盾。由于自然和社會(huì)的各種原因，檔案總是處于漸變性的自毀過(guò)程或者可能遭到突變性的破壞。檔案保管工作的任務(wù)，是了解和掌握檔案損壞的規(guī)律，通過(guò)經(jīng)常性的工作，采取專(zhuān)門(mén)的技術(shù)措施，最大限度地防止檔案的損毀，延長(zhǎng)檔案的壽命，維護(hù)檔案的物質(zhì)安全。檔案保管工作的具體內(nèi)容主要包括：（1）檔案庫(kù)房管理，包括庫(kù)房?jī)?nèi)檔案科學(xué)管理的日常工作；（2）檔案?jìng)鬟f、流動(dòng)過(guò)程的保護(hù)，即檔案在各個(gè)管理環(huán)節(jié)和利用過(guò)程的安全防護(hù)；（3）保護(hù)檔案的具體措施，即為延長(zhǎng)檔案的壽命而采取諸如復(fù)制、數(shù)字化和修補(bǔ)等各種專(zhuān)門(mén)的技術(shù)處理，這三個(gè)方面的工作，有的要與收集、整理和利用等工作的有關(guān)業(yè)務(wù)項(xiàng)目同時(shí)結(jié)合進(jìn)行，有的則須單獨(dú)組織進(jìn)行。因此，檔案的保管，既是整個(gè)檔案管理業(yè)務(wù)的一個(gè)方面，又是一個(gè)相對(duì)獨(dú)立環(huán)節(jié)。

四、檔案利用

檔案利用就是檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用即將集中統(tǒng)一管理本單位各種門(mén)類(lèi)和載體的檔案，積極提供利用。檔案室應(yīng)該集中統(tǒng)一管理本單位全部檔案。因此，要?jiǎng)?chuàng)造良好的基礎(chǔ)和物質(zhì)條件，確保檔案的完整與安全。管理是手段，利用是目的。檔案室工作的根本目的，就是充分發(fā)揮檔案的作用，為單位領(lǐng)導(dǎo)決策和各項(xiàng)工作服務(wù)。檔案室工作是否有效，是從利用工作表現(xiàn)出來(lái)的。利用工作的好壞，直接影響檔案室的發(fā)展，影響單位工作效益的提高。如果檔案室內(nèi)只起“一把鎖”的作用，就得不到領(lǐng)導(dǎo)和業(yè)務(wù)人員的重視與支持。檔案室要根據(jù)本單位的工作利用檔案的特點(diǎn)，編制各種檢索工具和參考資料，開(kāi)展各種利用工作，變被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)服務(wù)。要做好檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用工作，健全和熟悉檔案資料是開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源的的必備條件。檔案信息資源開(kāi)發(fā)與利用，既要堅(jiān)持按規(guī)章制度辦事，又要注意改善服務(wù)態(tài)度，提高服務(wù)質(zhì)量。

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[關(guān)鍵詞]博物館；檔案管理；利用

各級(jí)各類(lèi)博物館在其發(fā)展過(guò)程中都積累了大量的檔案資料，這些檔案是前人留下的寶貴財(cái)富。隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)社會(huì)的快速發(fā)展，以及文化大發(fā)展大繁榮戰(zhàn)略的實(shí)施，我國(guó)博物館事業(yè)迎來(lái)了新的發(fā)展機(jī)遇，使文博事業(yè)迅速發(fā)展。要做好博物館工作最重要的是了解有關(guān)文物博物館方面的專(zhuān)業(yè)知識(shí)，掌握博物館業(yè)務(wù)的基本理論、基本知識(shí)和基本技能。博物館的陳列、保管、講解、考古、文物收藏等各項(xiàng)工作都離不開(kāi)查閱相關(guān)圖書(shū)資料，因此，做好檔案的工作非常重要。博物館的檔案室是一個(gè)圍繞博物館工作而展開(kāi)的圖書(shū)、文獻(xiàn)資料的收集、整理、典藏和流通的部門(mén)，是專(zhuān)業(yè)圖書(shū)、情報(bào)、信息傳播的重要機(jī)構(gòu)，但在實(shí)際工作中卻往往對(duì)這項(xiàng)工作的重要性有所忽略，在博物館學(xué)中亦很少論及，在圖書(shū)館學(xué)中又不能詳盡論述博物館的圖書(shū)資料管理工作諸多問(wèn)題。

博物館的檔案工作在構(gòu)建和諧的博物館文化中發(fā)揮重要作用。博物館文化是指博物館在為社會(huì)及其發(fā)展服務(wù)過(guò)程中的各類(lèi)創(chuàng)造。檔案管理工作，作為博物館管理工作的重要組成部分，面對(duì)社會(huì)的發(fā)展，出現(xiàn)了許多亟待研究和解決的新情況、新問(wèn)題。博物館的檔案管理工作者，只有堅(jiān)持科學(xué)規(guī)范的管理制度、認(rèn)真嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)、與時(shí)俱進(jìn)的創(chuàng)新精神，才能適應(yīng)形勢(shì)的需要，才能走上檔案管理法制化的道路，才能充分發(fā)揮檔案特有的價(jià)值。

一、博物館檔案管理工作的作用

博物館應(yīng)最大限度、最大范圍地利用檔案資源，充分發(fā)揮檔案作用。保存檔案是為了更好地利用檔案。領(lǐng)導(dǎo)和工作人員為了有效地實(shí)施管理，開(kāi)展各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)，往往需要借助于檔案。無(wú)論是制訂計(jì)劃、研究案例、進(jìn)行決策、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，還是處理日常事務(wù)等等，往往都需要查考相關(guān)的檔案資料。博物館的檔案記錄了博物館的誕生和成長(zhǎng)，記錄了一代又一代博物館工作者奮斗、拼搏、創(chuàng)新的光輝形象。可以說(shuō)，從設(shè)立博物館開(kāi)始，檔案管理工作就始終圍繞著博物館的中心工作，并為其和其他的各項(xiàng)工作提供服務(wù)，發(fā)揮了非常重要的作用。

（一）收集整理工作

對(duì)中小博物館來(lái)說(shuō)，藏品的數(shù)量多則幾萬(wàn)件，少則幾千件，與之對(duì)應(yīng)的藏品圖像資料也以千計(jì)、以萬(wàn)計(jì)。對(duì)這類(lèi)資料的傳統(tǒng)管理方式，大多數(shù)博物館仍以底片、照片、錄像帶等實(shí)物形式保管，但由于數(shù)量龐大，在具體操作過(guò)程中，難免會(huì)出現(xiàn)霉變、褪色、劃痕、老化、損壞、遺失等情況；而且在使用管理過(guò)程中，許多博物館沒(méi)有指定專(zhuān)人保管，使用時(shí)沒(méi)有履行必要的制度，造成圖像資料管理混亂或引起版權(quán)糾紛等問(wèn)題。因此，如何保護(hù)好館藏文物的圖像資料，使其規(guī)范化、制度化管理，也是擺在資料室面前的一個(gè)重要話題。所以檔案室管理方面重點(diǎn)把好“四關(guān)”。一是把好“收集歸檔關(guān)”。按照收集歸檔的范圍和責(zé)任，要求各科室及時(shí)按規(guī)定歸檔文件、材料，并移交資料室。在案卷規(guī)范上，組織人員集中力量對(duì)資料逐卷逐條地進(jìn)行檢查和對(duì)照，整理、分類(lèi)、組卷、編目和裝訂，確保了入庫(kù)資料的齊全、完整、規(guī)范。二是把好“資料整理關(guān)”。在資料整理過(guò)程中，要嚴(yán)格按照國(guó)家有關(guān)文物工作的法律法規(guī)和自治區(qū)及市文物管理部門(mén)的有關(guān)規(guī)定和要求，對(duì)應(yīng)歸檔的文物資料做好收集、整理、歸檔工作，實(shí)現(xiàn)博物館資料室管理工作的現(xiàn)代化、整理規(guī)范化、排列標(biāo)準(zhǔn)化、檢索科學(xué)化。三是把好“資料保管關(guān)”。檔案室要堅(jiān)持 “五防”原則，定期進(jìn)行庫(kù)房溫濕度測(cè)定調(diào)節(jié)，做到庫(kù)房衛(wèi)生清潔，資料擺放整齊有序，最大限度地延長(zhǎng)資料、圖書(shū)的壽命。四是把好“資料登記關(guān)”。檔案室要做好借閱登記記錄，認(rèn)真查看借閱后交回資料、圖書(shū)是否齊全完整，沒(méi)有按指定日期交回的借閱資料、圖書(shū)一定要催交。

（二）檔案利用工作

用檔案提供服務(wù)是檔案管理的根本所在，也是檔案工作的立身之本，只有把服務(wù)工作搞好了才能使檔案事業(yè)發(fā)展的路子越走越寬。博物館檔案室經(jīng)常協(xié)助其他部門(mén)查閱檔案資料，例如博物館的精品展覽申報(bào)、館藏資產(chǎn)評(píng)估以及與其他單位發(fā)生訴訟糾紛等各項(xiàng)工作提供了確鑿有力的憑證。

二、博物館檔案管理中存在的問(wèn)題

（一）博物館檔案管理工作意識(shí)淡化

博物館陳列展覽、藏品保管和社會(huì)教育等主要業(yè)務(wù)工作的快速發(fā)展，獲得了博物館管理者更多的關(guān)注，而對(duì)博物館檔案管理工作的重要性則被淡化了，而一些博物館檔案管理工作者自身對(duì)檔案管理缺乏足夠的認(rèn)識(shí)，認(rèn)為這項(xiàng)工作可有可無(wú)，在檔案管理工作中缺乏高度的工作責(zé)任感和良好的職業(yè)道德，又沒(méi)有積累扎實(shí)的檔案管理的理論知識(shí)、科技知識(shí)，因而工作存在缺位現(xiàn)象，導(dǎo)致博物館檔案管理工作在管理方式新舊交替的進(jìn)程中遇到障礙。

（二）博物館檔案工作缺乏長(zhǎng)期性、連續(xù)性的發(fā)展規(guī)劃

近幾年，博物館檔案管理工作雖然進(jìn)行了一系列諸如達(dá)標(biāo)升級(jí)之類(lèi)的實(shí)質(zhì)性考核，但達(dá)標(biāo)以后，就出現(xiàn)后勁不足，缺少長(zhǎng)期性和連續(xù)性的管理，再加上部分領(lǐng)導(dǎo)干部對(duì)博物館檔案的重要作用的認(rèn)識(shí)不足，對(duì)檔案綜合管理的參與程度不夠，造成了博物館檔案工作有領(lǐng)導(dǎo)，無(wú)計(jì)劃；有任務(wù)，無(wú)落實(shí)；有形式，無(wú)效果。博物館檔案工作缺乏應(yīng)有的長(zhǎng)期性和連續(xù)性的發(fā)展規(guī)劃。

篇8

【關(guān)鍵詞】檔案信息化；思想意識(shí)；數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化；適用性和有效性

在當(dāng)前信息化建設(shè)大環(huán)境下，越來(lái)越多的企業(yè)、部門(mén)建立了數(shù)字檔案信息系統(tǒng)，成為當(dāng)前最主要的檔案信息服務(wù)方式，如數(shù)字檔案館、數(shù)字檔案資源管理平臺(tái)等。如何更好的體現(xiàn)建設(shè)與應(yīng)用價(jià)值是這種新型的檔案管理模式所面臨的重要問(wèn)題。要把工作重心從前期的“建館”向后期的“利用”轉(zhuǎn)移，重點(diǎn)放在盤(pán)活檔案庫(kù)藏資源，實(shí)現(xiàn)資源共享與網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)上。

自上世紀(jì)末期提出檔案信息化以來(lái)，我國(guó)的檔案信息化建設(shè)工作已經(jīng)初見(jiàn)成效，全新的信息化檔案管理模式也得到了社會(huì)的普遍認(rèn)可。但目前檔案信息化建設(shè)中還存在一些不足，需要在管理過(guò)程中進(jìn)一步完善和創(chuàng)新。本文針對(duì)當(dāng)前檔案信息化管理中存在的若干問(wèn)題，提出了自己的幾點(diǎn)看法。

1. 提高檔案工作者的信息安全素質(zhì)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的安全化

對(duì)于信息社會(huì)環(huán)境中的檔案管理工作者，信息安全素質(zhì)是指在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中管理電子文件的信息安全的意識(shí)和能力。檔案信息安全是現(xiàn)今檔案管理工作的生命線，研究檔案管理者的素質(zhì)，有利于拓寬檔案管理保護(hù)領(lǐng)域、發(fā)展檔案管理學(xué)的理論研究；完善檔案信息安全管理體系。促進(jìn)檔案信息化建設(shè)和檔案管理事業(yè)的健康、有序、可持續(xù)發(fā)展具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。

隨著信息化時(shí)代的到來(lái)，新領(lǐng)域、新門(mén)類(lèi)、新載體檔案不斷涌現(xiàn)，給檔案工作者在素質(zhì)上提出了更高的要求，同時(shí)，我們深刻認(rèn)識(shí)到檔案管理工作歷來(lái)是一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)性工作，檔案工作的責(zé)任感即檔案工作者要認(rèn)識(shí)到檔案事業(yè)發(fā)展的必要性，要把工作的著力點(diǎn)轉(zhuǎn)向未來(lái)，深化服務(wù)意識(shí)，樹(shù)立以服務(wù)促管理，以管理完善服務(wù)的觀念，充分發(fā)揮檔案管理的綜合功能，更新服務(wù)觀念，拓展服務(wù)領(lǐng)域，改革服務(wù)方式，大膽探索，努力實(shí)踐，使檔案管理工作真正成為促進(jìn)經(jīng)濟(jì)發(fā)展和社會(huì)全面進(jìn)步的重要保證。

2.檔案信息化應(yīng)該區(qū)別于數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化

檔案信息化建設(shè)包括對(duì)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、人才隊(duì)伍建設(shè)、信息資源建設(shè)和應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)等方面，它是一項(xiàng)涉及多方面內(nèi)容的系統(tǒng)工程，需要管理部門(mén)統(tǒng)籌規(guī)劃，并且結(jié)合實(shí)際有計(jì)劃、有步驟的進(jìn)行，分階段逐步實(shí)施完成。檔案數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化只屬于信息化建設(shè)中的信息資源建設(shè)，是檔案信息化建設(shè)基礎(chǔ)工作的一部分。因此，檔案信息化應(yīng)該區(qū)別于數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化。很多人將檔案信息化和檔案數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的概念相互混淆，這是很不對(duì)的，這也是沒(méi)有弄清檔案信息化建設(shè)的實(shí)質(zhì)，沒(méi)有理解檔案信息化是一項(xiàng)系統(tǒng)的、有規(guī)劃的建設(shè)。檔案信息化的建設(shè)目標(biāo)應(yīng)該將信息資源建設(shè)作為核心，將電子信息管理作為重點(diǎn)內(nèi)容，保障電子文件信息的真實(shí)性、完整性和安全性。同時(shí)以互聯(lián)網(wǎng)作為信息基礎(chǔ)，加快檔案信息資源數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)步伐，對(duì)檔案電子文件進(jìn)行數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，實(shí)現(xiàn)對(duì)電子文件的有效管理和實(shí)時(shí)利用，并且實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化和檔案信息管理的網(wǎng)絡(luò)化。

3.在檔案信息化建設(shè)過(guò)程中必須重新思考檔案管理的原則、理論與方法

由于現(xiàn)代信息技術(shù)在檔案管理中的運(yùn)用，新的檔案管理理論、方法和原則等不斷涌現(xiàn)，提出了一系列檔案學(xué)基本理論從未遇到過(guò)的新問(wèn)題。如檔案管理機(jī)構(gòu)的職能與檔案工作體制的變化問(wèn)題、檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)問(wèn)題、電子檔案的鑒定問(wèn)題、電子文件數(shù)據(jù)管理問(wèn)題、數(shù)字檔案館（室）建設(shè)問(wèn)題、檔案工作參與信息高速公路建設(shè)的問(wèn)題等等。對(duì)這些在檔案信息化建設(shè)中因新技術(shù)運(yùn)用所引發(fā)的理論問(wèn)題，檔案管理部門(mén)都必須做出理性與科學(xué)的思考

4.檔案信息化應(yīng)該注重適用性和有效性

檔案信息化建設(shè)應(yīng)該注重適用性和有效性的原則，建設(shè)過(guò)程中突出重點(diǎn)，并且以點(diǎn)帶面地進(jìn)行各項(xiàng)信息建設(shè)工作。從實(shí)際出發(fā)注重建設(shè)的時(shí)效性，在追求投資效益的同時(shí)也不能搞形式主義[3]。加強(qiáng)對(duì)各項(xiàng)建設(shè)工作的統(tǒng)籌兼顧，做到重點(diǎn)突出、循序漸進(jìn)。檔案信息化建設(shè)的總體目標(biāo)應(yīng)該具有一定的高度，但在實(shí)際建設(shè)過(guò)程中應(yīng)該分階段實(shí)施，按照適用性和有效性的原則有步驟的進(jìn)行建設(shè)。檔案信息建設(shè)過(guò)程中不能盲目追求系統(tǒng)的完整性，或者是缺乏對(duì)檔案信息化建設(shè)復(fù)雜性的估計(jì)，導(dǎo)致預(yù)期目標(biāo)不符合實(shí)際，可能出現(xiàn)后期投入經(jīng)費(fèi)不足、建設(shè)時(shí)間無(wú)法保障等問(wèn)題，甚至讓已有的投入付之東流，帶來(lái)巨大的人力、財(cái)力損失。檔案信息化建設(shè)應(yīng)該以基礎(chǔ)業(yè)務(wù)為依托，并且和基礎(chǔ)性業(yè)務(wù)相互協(xié)調(diào)、相互兼顧，兩者之間取長(zhǎng)補(bǔ)短，以保障信息化建設(shè)能夠發(fā)揮最大的功能和效益。

5.檔案信息化建設(shè)的最終目標(biāo)是提高檔案信息管理和服務(wù)的水平

篇9

關(guān)鍵詞：高校；檔案；信息化建設(shè)

一、正確理解檔案信息化建設(shè)的科學(xué)內(nèi)涵

（一）在高校檔案信息化建設(shè)過(guò)程中必須重新思考檔案管理的原則、理論與方法

由于現(xiàn)代信息技術(shù)在檔案管理中的運(yùn)用，新的檔案管理理論、方法和原則等不斷涌現(xiàn)，提出了一系列檔案學(xué)基本理論從未遇到過(guò)的新問(wèn)題。如高校檔案管理機(jī)構(gòu)的職能與檔案工作體制的變化問(wèn)題、檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)問(wèn)題、電子檔案的鑒定問(wèn)題、電子文件數(shù)據(jù)管理問(wèn)題、數(shù)字檔案館（室）建設(shè)問(wèn)題、檔案工作參與信息高速公路建設(shè)的問(wèn)題等等。對(duì)這些在檔案信息化建設(shè)中因新技術(shù)運(yùn)用所引發(fā)的理論問(wèn)題，高校檔案界都必須做出理性與科學(xué)的回答。

（二）高校檔案信息化建設(shè)的最終目標(biāo)是提高檔案信息管理和服務(wù)的水平

人類(lèi)推進(jìn)信息化進(jìn)程的理想目標(biāo)是在建立良好的信息基礎(chǔ)設(shè)施的前提下，實(shí)現(xiàn)信息的公開(kāi)與信息利用的社會(huì)公平。對(duì)高校檔案信息化建設(shè)而言，這一目標(biāo)也具有非常重要的指導(dǎo)意義。檔案信息化建設(shè)是一個(gè)過(guò)程，在這一過(guò)程中，伴隨著信息技術(shù)水平的提高及其在檔案管理中應(yīng)用程度的變化，高校檔案信息化建設(shè)的階段性目標(biāo)也要及時(shí)做出相應(yīng)調(diào)整，檔案管理理論所面臨的創(chuàng)新與發(fā)展要求也會(huì)表現(xiàn)出一定差異。因此，在檔案信息化建設(shè)中必須認(rèn)識(shí)長(zhǎng)遠(yuǎn)并立足當(dāng)前，認(rèn)真解決檔案信息化建設(shè)中當(dāng)前和今后都會(huì)遇到的各個(gè)方面的問(wèn)題。

二、新時(shí)期推進(jìn)高校檔案信息化建設(shè)的主要任務(wù)

（一）加強(qiáng)電子文件的歸檔和管理

電子文件歸檔和管理是檔案信息化建設(shè)的重中之重，是當(dāng)前迫切需要解決的問(wèn)題。檔案部門(mén)要以國(guó)家的《電子文件歸檔與管理規(guī)范》為依據(jù)，加強(qiáng)檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的電子文件的實(shí)時(shí)接受、歸檔、管理和利用，確保有價(jià)值的電子文件及時(shí)、完整、真實(shí)、有效的保存在檔案部門(mén)，為“電子公文和紙質(zhì)公文一樣得到科學(xué)保管和有效利用”奠定基礎(chǔ)。

（二）加快館藏檔案的全文數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)

高校檔案管理要從提高檔案管理現(xiàn)代化水平、方便利用這出發(fā)，不能僅僅滿足于目錄及的檢索和下載一個(gè)表格等，而應(yīng)當(dāng)提到新的高度，要適應(yīng)信息化的需要、現(xiàn)代化管理的需要、提高利用效率的需要，保證查得快、準(zhǔn)、全。要在建立科學(xué)的檢索體系上下功夫，做好原有館藏檔案文件級(jí)目錄數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)工作的同時(shí)，加強(qiáng)機(jī)讀目錄數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)，加快實(shí)現(xiàn)手工檢索向計(jì)算機(jī)全文檢索的全面過(guò)渡，為檔案利用提供最大方便。作為實(shí)施的領(lǐng)導(dǎo)要充分意識(shí)到數(shù)字信息資源是根本而硬件是手段，要把有限的資金重點(diǎn)用在信息資源的數(shù)字化轉(zhuǎn)換、全文錄入、系統(tǒng)設(shè)計(jì)等環(huán)節(jié)上，特別要優(yōu)先對(duì)一些重要的、珍貴的、容易受損的、利用頻率高的檔案進(jìn)行數(shù)字化加工。

（三）建立檔案信息安全保障體系

在檔案信息化建設(shè)中，安全保障包括兩方面：一是檔案信息存儲(chǔ)安全，一是檔案信息利用安全。在信息存儲(chǔ)安全方面，要增強(qiáng)檔案信息安全和網(wǎng)絡(luò)安全意識(shí)，采取切實(shí)有效的技術(shù)手段和管理措施，做好身份認(rèn)證和密鑰管理，加強(qiáng)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)的監(jiān)控，存儲(chǔ)檔案信息的設(shè)備要加裝有效的防毒軟件，內(nèi)部局域網(wǎng)要與一切外部網(wǎng)實(shí)行物理隔離，各種數(shù)據(jù)庫(kù)要及時(shí)進(jìn)行備份，保存到符合保管要求的脫機(jī)載體上，確保檔案信息的安全保密和系統(tǒng)運(yùn)行安全可靠。在利用安全上既不能只強(qiáng)調(diào)利用而忽視保密，將不該上網(wǎng)公開(kāi)的內(nèi)容公開(kāi)或未設(shè)置訪問(wèn)權(quán)限，又不能只強(qiáng)調(diào)保密而限制利用，使可利用的檔案信息過(guò)少，應(yīng)堅(jiān)持利用和保密并重的原則。

三、有效推進(jìn)高校檔案信息化順利實(shí)施的必要條件

（一）基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)是一項(xiàng)十分重要的工作，關(guān)系到檔案信息化建設(shè)的成敗和整體水平。基礎(chǔ)設(shè)施主要包括計(jì)算機(jī)、交換機(jī)、路由器、服務(wù)器、存儲(chǔ)器、操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)、信息安全系統(tǒng)等。檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的整體規(guī)劃包括了檔案信息化的整個(gè)硬件平臺(tái)和網(wǎng)絡(luò)，信息化建設(shè)的基礎(chǔ)在網(wǎng)絡(luò)，關(guān)鍵在軟件。

計(jì)算機(jī)軟件分為系統(tǒng)軟件和應(yīng)用軟件。系統(tǒng)軟件是利用計(jì)算機(jī)本身的邏輯功能，管理計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的各種資源，便于用戶使用和管理。包括：計(jì)算機(jī)的監(jiān)控管理程序、調(diào)試程序、語(yǔ)言翻譯程序、數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)、存儲(chǔ)和安全管理系統(tǒng)以及操作系統(tǒng)。應(yīng)用軟件是解決某些具體應(yīng)用問(wèn)題的程序，如：檔案信息管理軟件、電子文件管理系統(tǒng)軟件等。在基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)中，要注意平衡好硬件建設(shè)和軟件建設(shè)的關(guān)系，應(yīng)用軟件的設(shè)計(jì)和開(kāi)發(fā)，務(wù)必精益求精，追求完美。只有做好基礎(chǔ)建設(shè)，才能穩(wěn)步、健康、高效地推進(jìn)檔案信息化建設(shè)。

（二）高校檔案館的經(jīng)費(fèi)投入

經(jīng)費(fèi)不足是影響檔案館走向網(wǎng)絡(luò)化的最大障礙。加大投入取決于學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)現(xiàn)代化檔案館地位和作用的認(rèn)識(shí)程度。通過(guò)Internet、CERnet網(wǎng)可以看到，網(wǎng)絡(luò)化的優(yōu)越性和作用是巨大的，作為學(xué)校信息服務(wù)中心的檔案館，其地位和作用更加突出，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)部門(mén)要充分認(rèn)識(shí)到檔案館信息化建設(shè)的重要性和緊迫性。領(lǐng)導(dǎo)的重視，預(yù)示著經(jīng)費(fèi)的加大投入。檔案館自身也要通過(guò)多種創(chuàng)收渠道增加收入，增強(qiáng)造血功能。近年來(lái)，許多高校撥專(zhuān)款給檔案館購(gòu)置了性能較好的計(jì)算機(jī)、掃描儀、光盤(pán)刻錄機(jī)、激光打印機(jī)等設(shè)備，基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)得到了極大改觀，大大提高了工作效率。

（三）加強(qiáng)檔案信息化人才建設(shè)

檔案工作人員整體素質(zhì)如何，關(guān)系到高校檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程。檔案人員是檔案信息資源與用戶之間相互聯(lián)結(jié)的橋梁和紐帶，檔案的信息化、網(wǎng)絡(luò)化管理需要一大批具有高素質(zhì)的人才。檔案人員必須掌握現(xiàn)代信息技術(shù)，熟練地應(yīng)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案信息現(xiàn)代化的管理和應(yīng)用，否則就無(wú)法適應(yīng)檔案信息化管理的要求，也根本無(wú)法介入到電子文件的收集和管理中去，更不可能高質(zhì)量地實(shí)現(xiàn)檔案信息化、網(wǎng)絡(luò)化的管理和服務(wù)。所以，高校不但要為檔案部門(mén)配備計(jì)算機(jī)專(zhuān)業(yè)人才，還要采取多種方式加強(qiáng)檔案管理人員的在職培訓(xùn)工作，使他們的知識(shí)結(jié)構(gòu)及業(yè)務(wù)水平適應(yīng)高校檔案信息化建設(shè)和發(fā)展的需要，優(yōu)化檔案隊(duì)伍整體結(jié)構(gòu)，為創(chuàng)建高校檔案工作新模式提供有力的人才保障。

參考文獻(xiàn)：

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關(guān)鍵詞:高校檔案管理信息化管理模式

高校檔案是學(xué)校各部門(mén)行使職權(quán)、處理工作所形成的各種文件和教學(xué)、科研等業(yè)務(wù)活動(dòng)中積累的資料,通過(guò)對(duì)具有保存價(jià)值的各種載體的文件資料進(jìn)行整理、組卷、編碼和排列等工作,形成了可供查找利用的檔案。高校檔案真實(shí)地反映了學(xué)校各個(gè)時(shí)期的面貌,對(duì)于學(xué)校編史修志和行政管理、教學(xué)、科研、維護(hù)學(xué)校或師生員工的利益,有著重要而特殊的參考、憑證、借鑒作用,尤其是不同歷史時(shí)期的珍貴史料和科學(xué)技術(shù)領(lǐng)域的尖端成果檔案,對(duì)于發(fā)展教育事業(yè),服務(wù)經(jīng)濟(jì)建設(shè)具有很高的開(kāi)發(fā)利用價(jià)值。因此,在高校建立統(tǒng)一保管的檔案工作實(shí)體對(duì)檔案實(shí)行統(tǒng)一管理,就便于對(duì)本單位各門(mén)類(lèi)檔案從管理制度、規(guī)范要求等方面進(jìn)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo),促進(jìn)檔案信息資源的綜合開(kāi)發(fā),同時(shí)有利于促進(jìn)檔案整體的標(biāo)準(zhǔn)和檔案管理的現(xiàn)代化,有利于實(shí)現(xiàn)信息共享。

一、高校檔案管理工作的重要性

1、高校檔案管理工作是學(xué)校重要的基礎(chǔ)工作之一

高校檔案管理工作是學(xué)校信息管理中的一個(gè)重要環(huán)節(jié),是高校知識(shí)生產(chǎn)十分重要的基礎(chǔ)工作,對(duì)高校總體工作起著十分重要的作用。根據(jù)《檔案法》和《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》的有關(guān)規(guī)定,高校檔案管理工作的主要環(huán)節(jié)有收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)與利用等六個(gè)方面,這六個(gè)方面對(duì)檔案管理工作來(lái)講是缺一不可的。因此我們應(yīng)從多方面加強(qiáng)檔案管理工作,思想上高度重視,充分認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性,確保檔案的齊全、完整、萬(wàn)無(wú)一失。

2、高校檔案管理的規(guī)范化是學(xué)校整體管理規(guī)范化的重要組成部分

高校管理規(guī)范化,是高校的管理工作按照規(guī)定的程序、標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行,它是高校管理科學(xué)化、有序化的必然要求。高校檔案管理規(guī)范化是學(xué)校整體管理規(guī)范化的重要組成部分,它要求學(xué)校組織結(jié)構(gòu)的各層級(jí)、各部門(mén)及專(zhuān)兼職檔案人員從檔案的收集、鑒定、整理、保管到信息開(kāi)發(fā)和利用服務(wù)等各個(gè)環(huán)節(jié)都按照規(guī)定的程序和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行,避免主觀隨意性,保證檔案收集齊全、整理規(guī)范、保管安全、檢索利用便捷高效,同時(shí)對(duì)教學(xué)、科研等各項(xiàng)管理的規(guī)范化起推動(dòng)和促進(jìn)作用。

3、高校檔案管理工作是信息資源開(kāi)發(fā)利用的需要

隨著社會(huì)信息化程度的深入,檔案信息資源備受人們關(guān)注,社會(huì)對(duì)檔案信息的依賴程度越來(lái)越高,而且更需要提供一些及時(shí)的、系統(tǒng)的、全面的檔案信息服務(wù)。對(duì)于檔案部門(mén)來(lái)說(shuō),信息化是一項(xiàng)全新的工作,是一個(gè)系統(tǒng)工程,是檔案工作一次質(zhì)的飛躍。紙質(zhì)檔案的出現(xiàn)對(duì)人類(lèi)文明的迅速發(fā)展起到強(qiáng)有力的助推作用,而電子檔案以其高密度貯存、體積輕巧、使用壽命長(zhǎng)、傳遞速度快和易復(fù)制等特點(diǎn),具有很強(qiáng)的生命力。如今,要從有紙的檔案到無(wú)紙的檔案信息化的飛躍,檔案工作將面臨“脫胎換骨”、“鳳凰涅檠”,其對(duì)傳統(tǒng)檔案工作的沖擊廣度、深度和力度是前所未有的。

4、高校檔案管理工作具有反饋?zhàn)饔?/p>

高校檔案管理工作在高校的發(fā)展歷程中起著很重要的反饋?zhàn)饔谩n案管理部門(mén)根據(jù)收集上來(lái)的檔案資料能隨時(shí)發(fā)現(xiàn)工作中存在的問(wèn)題和不足,可以及時(shí)反饋給有關(guān)部門(mén),力爭(zhēng)在最短的時(shí)間內(nèi)獲得最有效的解決。這樣才能使檔案管理工作做到上下結(jié)合、左右貫通,發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)解決。

二、高校檔案管理工作中存在的問(wèn)題

1、檔案意識(shí)不強(qiáng)

長(zhǎng)期以來(lái),一些高校的領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為高校的主要工作是教學(xué)、科研。檔案工作無(wú)足輕重,加上檔案自身保密性,利用滯后性等特點(diǎn),高校師生員工普遍對(duì)檔案工作缺乏足夠的了解和認(rèn)識(shí)。檔案意識(shí)不強(qiáng)。有些高校在校人數(shù)已達(dá)萬(wàn)人以上,按照有關(guān)文件的規(guī)定應(yīng)設(shè)處級(jí)管理機(jī)構(gòu),可是其檔案管理機(jī)構(gòu)還是一個(gè)非專(zhuān)職的科級(jí)單位。致使檔案工作的管理不得力;校內(nèi)各部門(mén)也常因歸檔立卷不及時(shí)造成資料積壓甚至丟失。這些都使得高校檔案工作長(zhǎng)期處于地位不高,責(zé)任不輕,難度不小的境地。

2、檔案管理信息化水平不高

一是信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)化水平低。由于歷史的原因,高校檔案館建設(shè)各走各的路。目前研制出的不少檔案系統(tǒng)應(yīng)用軟件,都沒(méi)有遵循國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)。功能單一、標(biāo)準(zhǔn)化水平低,數(shù)據(jù)不完整,致使大多數(shù)檔案館無(wú)主題標(biāo)引,共享性差。二是數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)滯后。各高校檔案館建庫(kù)缺乏整體性,數(shù)據(jù)庫(kù)大多自建自用,建成的數(shù)據(jù)庫(kù)規(guī)模小,標(biāo)準(zhǔn)化程度低,類(lèi)型單一,而且大多處于低水平重復(fù)建設(shè),數(shù)據(jù)無(wú)規(guī)范化控制,商業(yè)服務(wù)水平差。三是缺乏統(tǒng)一的網(wǎng)絡(luò)化協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)。由于受高校管理體制和運(yùn)行機(jī)制的影響,不同的高校隸屬于不同的主管部門(mén),這使得高校檔案館形成了條塊分割、各自為政、自我完善、自我發(fā)展的自給自足的局面。

3、檔案管理人員整體素質(zhì)偏低

一個(gè)合格的檔案管理人員不僅要掌握檔案管理方面的政策、檔案工作的基本理論原則和方法,還要懂得現(xiàn)代信息管理技術(shù),熟練地運(yùn)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行電子檔案信息的制作、維護(hù)和管理。同時(shí),還應(yīng)具備較高的外語(yǔ)水平和法律知識(shí),從而為檔案管理實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化提供有力的智力支持。目前,高校檔案管理人員的素質(zhì)能達(dá)到要求的為數(shù)不多,既懂計(jì)算機(jī)技術(shù)、通信技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù),又精通檔案業(yè)務(wù)的復(fù)合型人才缺乏的現(xiàn)象較為突出。首先表現(xiàn)是檔案管理人員知識(shí)結(jié)構(gòu)比較單一。一個(gè)合格的檔案管理人員應(yīng)具備一定的理論水平和政治素養(yǎng),懂得黨和國(guó)家關(guān)于檔案管理方面的政策和法規(guī),懂得檔案工作的基本理論和方法。面對(duì)高速發(fā)展的信息化時(shí)代,高校檔案隊(duì)伍中既懂檔案管理又懂得現(xiàn)代信息化管理技術(shù)的人才奇缺。其次,由于檔案管理人員素質(zhì)不高,直接導(dǎo)致了檔案管理的新技術(shù)、新方法難以在檔案管理工作中使用和推廣。當(dāng)工作中遇到新情況和新問(wèn)題時(shí),檔案管理人員常常感到力不從心。三是檔案管理人員學(xué)歷層次偏低,專(zhuān)業(yè)人員偏少,人員變動(dòng)頻繁,這些都嚴(yán)重影響著高校檔案管理人員整體素質(zhì)的提高,妨礙了高校檔案事業(yè)的持續(xù)發(fā)展。

三、提升高校檔案管理水平的對(duì)策

1、加強(qiáng)檔案管理的基礎(chǔ)建設(shè),做好常規(guī)管理工作

首先,加強(qiáng)檔案管理制度建設(shè)。建立健全學(xué)校檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度及各級(jí)檔案管理考核制度;建立檔案的收集、整理、預(yù)立卷歸檔、保管、借閱、登記、保密、鑒定銷(xiāo)毀、庫(kù)房管理等制度;學(xué)院檔案室負(fù)責(zé)組織和落實(shí)檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度并監(jiān)督實(shí)施;組織和協(xié)調(diào)學(xué)校各單位兼職檔案員做好檔案管理工作;定期召開(kāi)學(xué)校檔案管理工作會(huì)議,解決檔案管理工作中存在的問(wèn)題。

其次,強(qiáng)化高校檔案工作的保障機(jī)制。為保證高校檔案事業(yè)的健康可持續(xù)發(fā)展,為學(xué)校和社會(huì)提供優(yōu)質(zhì)和高水平的服務(wù),《高等學(xué)校檔案管理辦法》強(qiáng)調(diào):高等學(xué)校應(yīng)當(dāng)將高校檔案工作所需經(jīng)費(fèi)列入學(xué)校預(yù)算,保證檔案工作的需求;還進(jìn)一步規(guī)定高等學(xué)校應(yīng)當(dāng)設(shè)立專(zhuān)項(xiàng)經(jīng)費(fèi),促進(jìn)檔案信息化建設(shè),加快數(shù)字檔案館建設(shè),提高檔案工作服務(wù)學(xué)校和社會(huì)的能力。

再次,注重常規(guī)管理文件的歸檔工作。學(xué)校常規(guī)管理的文件材料主要是各部門(mén)在各項(xiàng)工作中形成的材料,是學(xué)校開(kāi)展各項(xiàng)工作的真實(shí)記錄,是學(xué)校的重要信息資源和歷史憑證,它對(duì)提高學(xué)校日常管理質(zhì)量和工作效率有著重要的參考作用。檔案工作應(yīng)當(dāng)與黨群、行政、教學(xué)、科研等各項(xiàng)活動(dòng)實(shí)行“四同步”管理,即下達(dá)計(jì)劃任務(wù)的同時(shí)提出文件材料的歸檔要求。

2、加強(qiáng)檔案工作隊(duì)伍建設(shè),提升管理人員素質(zhì)

首先,要加強(qiáng)檔案人員的職業(yè)道德教育。檔案專(zhuān)業(yè)人員的職業(yè)道德是根據(jù)檔案工作職業(yè)特點(diǎn)而提出的生活準(zhǔn)則和行為規(guī)范。塑造良好的職業(yè)道德素質(zhì)是當(dāng)前高校檔案工作的首要任務(wù)。高校檔案管理人員每天面對(duì)的是眾多檔案文件,所做的工作具體而繁瑣。檔案工作的服務(wù)性和條件性,決定了檔案專(zhuān)業(yè)人員必須具有較好的職業(yè)道德,要牢固樹(shù)立為利用者提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)的宗旨,從而提高服務(wù)質(zhì)量。

其次,加強(qiáng)專(zhuān)業(yè)教育,提高專(zhuān)業(yè)素質(zhì)。針對(duì)目前檔案管理員素質(zhì)普遍偏低的現(xiàn)狀,我們應(yīng)分期舉辦各種專(zhuān)業(yè)技能培訓(xùn),傳授檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí),定期進(jìn)行嚴(yán)格的專(zhuān)業(yè)理論與實(shí)踐測(cè)驗(yàn)。經(jīng)考核合格者持證上崗,不合格者自然淘汰。檔案工作者應(yīng)不斷擴(kuò)展自己的知識(shí),提高學(xué)歷層次。同時(shí),高校的檔案管理人員要努力成為新型的復(fù)合型人才:一方面,熟悉檔案業(yè)務(wù)工作的各個(gè)環(huán)節(jié)和各門(mén)類(lèi)檔案、各種載體檔案的管理方法:另一方面,能掌握檔案網(wǎng)絡(luò)化的新知識(shí),熟練運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù),并將之運(yùn)用到實(shí)際的檔案管理工作中去:再一方面,不僅懂得社會(huì)科學(xué)知識(shí),而且懂得自然科學(xué)知識(shí),既具有較高的人文素養(yǎng),又具有較高的創(chuàng)新意識(shí)和能力。這是檔案管理工作本身的需要,也是時(shí)代、社會(huì)發(fā)展對(duì)檔案管理工作從業(yè)人員的特殊要求。每一位高校的檔案管理人員都應(yīng)朝著這一目標(biāo)而努力。

3、促進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)

高校檔案信息化建設(shè)促使檔案部門(mén)開(kāi)展網(wǎng)絡(luò)服務(wù),對(duì)于檔案部門(mén)和利用者來(lái)說(shuō)都是一種革命性的變革,這不僅表現(xiàn)在利用的方式上,更是表現(xiàn)在工作理念上的主要變化。要把檔案信息化建設(shè)納入本單位的總體規(guī)劃,加強(qiáng)檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè),推進(jìn)運(yùn)用微機(jī)管理檔案進(jìn)程,提高校檔案館和各單位檔案室計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用水平,充分發(fā)揮檔案館的各項(xiàng)功能和作用。

第一是實(shí)行文檔管理一體化。充分利用校園網(wǎng)絡(luò)資源共享的功能,將上級(jí)來(lái)文和學(xué)校及各部門(mén)、單位形成的文件直接轉(zhuǎn)換,進(jìn)入檔案館數(shù)據(jù)庫(kù),減少檔案人員的重復(fù)錄入工作,保證檔案信息的完整性。第二是開(kāi)展館藏檔案數(shù)字化。對(duì)館藏的文書(shū)檔案、磁帶檔案、圖片檔案等進(jìn)行數(shù)字化,形成規(guī)范化、系列化的文字、聲像等檔案數(shù)據(jù)存入數(shù)據(jù)庫(kù),并按照公開(kāi)信息、內(nèi)部信息、保密信息等級(jí)分類(lèi)上網(wǎng),為不同用戶提供相應(yīng)等級(jí)的信息服務(wù)。第三是實(shí)現(xiàn)檔案利用網(wǎng)絡(luò)化。利用校園網(wǎng)建立檔案信息網(wǎng)站,實(shí)行新信息上網(wǎng)、電子郵件服務(wù)、聯(lián)機(jī)公共目錄查詢和光盤(pán)遠(yuǎn)程檢索服務(wù),同時(shí)開(kāi)展檔案信息咨詢服務(wù),為用戶進(jìn)行定向、定題的交互式信息咨詢,運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)對(duì)檔案信息進(jìn)行加工、提煉和深層次開(kāi)發(fā),提供更多二次、三次加工的信息產(chǎn)品,拓展檔案的服務(wù)功能,提高檔案服務(wù)質(zhì)量。

4、創(chuàng)新管理模式,實(shí)現(xiàn)檔案管理可持續(xù)發(fā)展

首先,管理思路要?jiǎng)?chuàng)新。長(zhǎng)期以來(lái),檔案工作者沿襲傳統(tǒng)的管理辦法,日常工作滿足于每年立卷歸檔多少卷,提供利用多少卷次,依然停留在建檔、管檔、看家守?cái)?你查我找的水平上。在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)高速發(fā)展的今天,服務(wù)對(duì)象需要哪些方面的檔案資料,知之甚少,更談不上主動(dòng)超前服務(wù),使得花費(fèi)大量人力物力,歷經(jīng)千辛萬(wàn)苦得來(lái)的檔案資料成為“死”信息。高校檔案人員要密切聯(lián)系實(shí)際,以開(kāi)放的視角,在較高層面上來(lái)籌劃學(xué)校檔案工作的建設(shè)方略,積極尋求檔案工作同學(xué)校中心工作的結(jié)合點(diǎn)與生長(zhǎng)點(diǎn),珍惜機(jī)遇,開(kāi)拓進(jìn)取,形成檔案工作由事后搜集材料變?yōu)槭虑敖槿搿⑹轮袇⑴c的檔案管理工作新理念

其次,管理方式的創(chuàng)新。檔案管理的好壞往往要通過(guò)對(duì)管理水平的評(píng)價(jià)來(lái)確定。根據(jù)時(shí)展的需要,對(duì)檔案館管理水平的評(píng)價(jià)不能單純地看場(chǎng)所、設(shè)備和館藏。檔案管理主要應(yīng)看檔案館對(duì)資源的開(kāi)發(fā)利用程度和服務(wù)效果。檔案館的管理工作重心要從對(duì)館舍設(shè)備、檔案資料的管理轉(zhuǎn)向?qū)τ脩艉蜋n案員的管理。檔案管理人員要面向用戶,走向用戶。想用戶之所想,急用戶之所急,館員與用戶之間的配合關(guān)系將更加融洽與協(xié)調(diào)。

第三,服務(wù)職能要?jiǎng)?chuàng)新。服務(wù)是檔案工作的根本職能,要從“保管存留”的目的向“服務(wù)利用”的目的轉(zhuǎn)變,就要實(shí)現(xiàn)工作模式的轉(zhuǎn)變,而要實(shí)現(xiàn)這種工作模式的轉(zhuǎn)變就要有具備“服務(wù)創(chuàng)新”的理念。首先在確保各類(lèi)檔案的查準(zhǔn)率、查全率的前提下,要做到有預(yù)見(jiàn)性的超前服務(wù),有目的地針對(duì)服務(wù)及有始有終的跟蹤服務(wù)。它還包括如何培訓(xùn)部門(mén)專(zhuān)兼職檔案員、如何指導(dǎo)部門(mén)檔案工作等。檔案人員應(yīng)該充分認(rèn)識(shí)到學(xué)校檔案館是學(xué)校各項(xiàng)工作管理的信息中心,檔案工作人員是這些信息的管理人員;不僅管理檔案實(shí)體,還要管理這些檔案實(shí)體反映的各種信息。通過(guò)對(duì)這些信息進(jìn)行深入細(xì)致的加工、整理、分析,可以從更深層次研究檔案所包含的一些實(shí)質(zhì)問(wèn)題。參與學(xué)校各項(xiàng)工作管理,加強(qiáng)服務(wù)職能,進(jìn)而豐富服務(wù)的形式,擴(kuò)大服務(wù)的范圍,提高服務(wù)的效率和質(zhì)量,充分實(shí)現(xiàn)服務(wù)的價(jià)值。

四、結(jié)束語(yǔ)

總之,高校檔案管理既是一個(gè)重要的系統(tǒng)工作,又是一項(xiàng)幕后的繁瑣工程。高等教育的改革和發(fā)展,為檔案工作的創(chuàng)新開(kāi)辟了廣闊的空間,高校檔案管理人員應(yīng)重視對(duì)現(xiàn)代信息技術(shù)手段的利用,積極探索新形勢(shì)下檔案管理的創(chuàng)新模式,更好地為學(xué)校的發(fā)展服務(wù)。

參考文獻(xiàn):

[1]王紅. 高校檔案工作的創(chuàng)新與發(fā)展[J]. 蘭臺(tái)世界, 2002, (02) .