導語：如何才能寫好一篇檔案管理的價值，這就需要搜集整理更多的資料和文獻，歡迎閱讀由公務員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

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關鍵詞：信息化；醫院檔案管理；價值研究

檔案對于各行各業而言無疑是一種重要的資源，是一種重要的原始記錄，對醫院非常具有重要性。然而隨著經濟的不斷發展，社會也要求醫院實現信息化。在整體信息化的大背景下，對醫院日常檔案信息化管理提出了更高的要求。

一、檔案管理信息化

檔案管理信息化主要就是指將信息化這一技術具體應用到檔案管理的流程中，以實現檔案的高效管理。這種管理模式通過信息流來具體的控制檔案流，實現了一種“無紙化”的辦公模式，是一種新型的檔案管理模式。要想實現檔案的信息化管理，需要做到以下幾點：

1.將相關數據資料進行信息化

通過應用一下現代化的機器設備，可以將一些紙質的數據資料等相關信息以規范的格式錄入到設置好的信息系統里，便于日后的處理。

2.要將工作的流程進行信息化

為了便于對數據資料信息的分類處理，規范的工作流程是必不可少的，這樣不僅可以盡可能的減少人為的各種干預，而且大大提高了信息的處理速度。

3.要將檔案檢索進行信息化

檔案檢索信息化以后，顧客可以通過醫院的信息系統對相關資料在權限范圍內進行檢索。

二、將信息化引入醫院檔案管理中存在的問題

1.醫院人員的信息化意識不足一直以來，醫院人員大多注重醫院的醫療，而對醫院的后勤工作未給予足夠的重視。典型的一種表現就是在臨床醫療中已經成功實施信息化，而醫院的檔案管理工作卻由于醫院領導的不重視等而一直得不到發展。醫院對檔案管理的不重視，投入力度的不足直接導致醫院檔案管理工作停滯不前，信息化的進程非常緩慢。

2.檔案管理相關的軟件開發進程緩慢

軟件開發公司考慮到市場的需求，更加致力于相關財務軟件、醫療軟件的開發，而對檔案管理軟件沒有給予足夠的重視，直接造成的就是檔案管理相關的軟件開發進程緩慢。然而由于檔案需求的不斷擴張，現有的軟件技術已經無法適應這種日益膨脹的需求。因此，開發可兼容的檔案管理軟件變得迫在眉睫。

3.醫院檔案管理方式不統一

醫院檔案的管理，從最開始的收集檔案，到之后的整理檔案以及最終錄入檔案、將檔案進行歸檔等工作都需要一個統一的工作模式以保證最終檔案保管的準確無誤，從而最大限度的發揮檔案的價值。在現實的醫院管理工作中，由于各部門的分散以及各部門不同的標準導致了醫院檔案管理工作的難度不斷加大，信息資源的共享無法順利實現。此外，一個重要的原因就是社會對電子化未形成共識，人們更多的可能更加信賴紙質的相關文件。

4.醫院檔案管理人員的專業化可能不足

要想順利開展醫院的檔案管理工作，相關的管理人員就必須要有一定專業性。對于計算機的相關操作要能夠熟練的進行掌握，對于信息處理能力要比較強，檔案方面的專業知識要精通。可是如今醫院檔案管理人員整體專業性不足而且出現了老齡化的現象。

三、醫院檔案管理信息化的價值

檔案管理的信息化是在檔案管理工作中的一種創新，它改善了醫生與患者之間的緊張關系，有利于醫院內部不同部門之間的信息的溝通與交流，醫院的工作效率會大幅度的提高，患者在醫院的信息能夠真實準確完整無誤的被記錄下來，患者對于醫院的信心會大幅度增強，醫院的形象也將有所改善。

1.可以提高醫院的整體管理水平

醫院整體水平的高低很大程度上取決于其管理水平。現如今醫院檔案的規模在不斷地擴張，這就對醫院檔案管理工作提出了更高的要求。這時，將信息化引入檔案的管理工作是一件非常有利的事情，信息化技術的應用可以在最大程度上為企業提高管理的效益。在信息化技術的幫助下，醫院可以對相關業務進行整治，使得檔案管理信息化這一意識為廣大醫務人員所接受。

2.可以提高檔案管理人員的整體素質

檔案管理人員素質的高低對于檔案管理工作的順利開展起著至關重要的作用，然而，鑒于現如今相關管理人員整體素質的不足，信息化技術的應用就變得非常有必要。檔案管理人員在利用信息化技術時，一方面可以提高操作人員的心理素質，另一方面，在不斷運用計算機的過程中，其計算機的操作技能將大幅度的提升。此外，其對于細節的注重程度也將有所提高。

3.提高醫院的競爭能力

醫院與醫院之間最根本的競爭不在于醫院規模的大小等方面，而在于醫院的整體醫療水平的高低和與之相匹配的檔案管理信息化的高低。有的醫院醫療方面做得不錯，但是檔案管理工作一塌糊涂，這對于醫療水平的提高產生了嚴重的影響。而有的醫院在醫院檔案的管理方面做得非常不錯，能夠及時準確的為醫務人員提供相關的參考信息，有利于其今后醫療水平的提升。醫務人員的專業化水平以及獲取患者信息的能力直接決定著一家醫院整體水平的高低。

4.作為上級進行決策的參考依據

醫院檔案管理信息化將患者的相關信息以電子形式準確完整的記錄到了醫院的信息化系統中，為上級進行決策提供了參考的依據。上級利用網絡這一中介可以直接進入到下級的數據庫中進行查詢、審查的相關工作，為相關政策、制度的制定提供各種參考的依據。四、總結醫院檔案管理信息化是一件刻不容緩的事情。它是各個醫院實現規范化的必須，同時也是為了適應時代的需求，同時更是整個醫療行業為了更好地發展所必須進行的創新與改革。隨著醫療衛生的現代化，醫院檔案管理信息化將會發揮著越來越重要的作用，將會不斷地促進我國醫療事業的不斷發展與進步。

參考文獻：

[1]邵宇波，張冰.實現醫院財務信息數據集中管理的構思[J].現代醫院管理，2012，10（5）：67-69.

[2]金美子.醫院會計電算化軟件應用問題及若干見解[J].中國衛生經濟，2010，29（2）：94-94.

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關鍵詞： 管理現狀；困境；理性選擇

中圖分類號：G647 文獻標識碼：A 文章編號：1006-4311（2012）19-0269-02

0 引言

隨著1999年我國高校開始擴大招生規模，高校畢業生數量迅速增加，高等教育正實現著跨越式大發展。新疆高校也在從外延發展向內涵發展的轉變過程中積極探索新型管理模式，而有效提升學生檔案管理工作的效能已逐漸成為提高高校管理質量的重要增長點，高校學生檔案管理工作涉及面較廣，關系到每一位學生的切實利益，關系到高等教育發展和學校穩定。本文立足于新疆高校學生檔案管理的實際狀況，對新疆大學、新疆師范大學、石河子大學、新疆農業大學、新疆財經大學和新疆警官高等專科學校進行了詳實而全面的調研，闡析了新疆高校學生檔案管理現狀和存在的問題，并對如何解決這些問題做出理性的選擇。

1 高校學生檔案管理的價值分析

學生檔案是高校檔案群中的一個分支，也是學生個人成長過程中人事檔案的重要組成部分。它以獨特的形式和內容，在學生隊伍的建設中發揮著無可替代的作用，越來越引起人們的關注。高校學生在學生管理中的主體地位，決定了抓好學生隊伍建設，是辦好一所大學的關鍵。而學生管理又與高校學生檔案管理密切相聯。高校學生檔案真實地記載了一個學生從高中到大學整個學習期間德、智、體、美、勞等各方面的情況，反映了每一位學生學習成績優劣、水平高低、能力大小，既方便又實用，不論在質方面還是量方面都有較強的可比性，為學生入黨、畢業就業等方面都提供了具有科學性和準確性的依據，避免了憑印象、聽反映、靠關系等日常管理中的弊端。高校學生檔案的建立，對充分調動學生的積極性，提高學生隊伍的整體素質。培養學生的競爭意識，激勵學生奮發向上，不斷進取，以豐碩的成果來書寫自己的歷史，充實了自己學生時代的檔案，起到積極的促進作用。

2 新疆高校學生檔案管理的現狀透視

2.1 學生檔案的基本特點

2.1.1 過渡性 高校學生檔案材料反映的是學生在校學習的過程，以及伴隨這一過程而產生的品德表現和身體健康狀況等，如因考試作弊而受到處分；因身體健康狀況的休學、復學等，這些變化都是今后形成完整檔案的基礎。與此同時，隨著學生的畢業就業，最終其學生檔案將移交就業單位等部門。因此，學生檔案具有過渡性。

2.1.2 周期性 高校學生檔案隨學生畢業就業而去，在學校僅存放3或4年，最長不超過6年。學制越長，學生在校時間也越長，學生檔案流動的周期就長，相反，學制越短，學生在校時間就越短，學生檔案就流動得較快，周期就短。可見，學制決定了學生檔案的周期性。

2.1.3 私密性 每份檔案都記載了學生的很多個人情況，如家庭情況、成績記載、獎懲情況等，這些都屬于個人隱私，必須要按照國家有關規定嚴格管理，在一定的范圍內需要保密。所以，學生檔案具有私密性。

2.1.4 頻繁性 在實際工作中，學生檔案的使用非常頻繁，學生報考研究生、參加就業、出國留學、參軍入警、報考公務員等，均需利用在校期間的檔案。因而，學生檔案的運用非常頻繁，使用率較高。

2.1.5 多樣性 就生源而言，主要來源于以下幾類學生：即普通高校招生、自主招生、保送生、小語種招生、單招、高水平運動員、體育特長生、藝術特長生等。學生的來源豐富，同時生源地區的多樣性和差異性決定了高校學生檔案的多樣性。

2.2 檔案管理的基本模式 新疆各高校的學生檔案管理機制不同，主要有以下幾種模式：①校院兩級共同管理模式。學生檔案管理工作由學生處宏觀管理和調控，負責學生各類歸檔材料的最終審核工作，各學院（系部）對學生檔案進行集中管理。這種模式有效地將學生檔案管理工作系統化、責任化。石河子大學自2008年起開始采取這種管理模式。②職能部門聯合管理模式。學生檔案由學生處和招生就業處共同管理。其中，在校生檔案的材料歸檔工作主要由學生處負責管理，畢業生檔案的發送及留存畢業生檔案的調取和服務工作由招生就業處負責管理。新疆農業大學就采取了這種管理模式。③學管部門集中管理模式。由學生處負責在校生和畢業生檔案的全程管理工作，學生各類檔案材料的歸檔、整理、調閱等工作都由學生處的學生檔案管理工作人員責任。如：新疆師范大學、新疆財經學院、昌吉學院的管理模式都屬于此類。

2.3 畢業檔案的發送保存 新疆各高校畢業生檔案的發送和保存方式各不相同。各高校對應屆畢業生的檔案管理原則上是按照就業方案發送，在此基礎上，對畢業生檔案的轉遞和存留方式不盡相同，主要為：

①統一發檔與院校留存相結合。畢業生歸檔材料入檔完畢后，按照就業方案發送畢業生檔案，尚未就業的畢業生檔案留存學校。如新疆農業大學和昌吉學院。②統一發檔與檔案轉存相結合。在畢業前夕，畢業生自愿將檔案存放在人才交流中心的，學生處將這部分學生檔案抽出轉往人才交流中心，并代收檔案保管費。剩余的已就業畢業生檔案按照就業方案發送，尚未就業畢業生檔案留存院校。新疆大學近年一直采取這種方式。③統一發檔與個人提取相結合。畢業生在畢業離校前憑報到證或單位調檔函在調檔期集中調取個人檔案。調檔期結束后，不再允許個人調檔，統一按照就業方案發送，未就業的畢業生檔案留存學校。此后，定期將超期保存的歷屆畢業生檔案發往生源地。這種方式可大大減輕歷屆畢業生檔案的留存壓力。如新疆財經大學、石河子大學在2008年以前采取這種方式。

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【關鍵詞】醫院檔案；醫院管理；價值；地位

隨著社會的不斷發展和人們思想觀念的不斷更新，人們的健康意識也在逐漸地增強，因此，對于醫院所提供的醫療服務的要求也在逐步地提升。醫院的檔案管理是決定醫院整體醫療水平高的關鍵性因素之一。開展醫院檔案在醫院檔案管理中的價值和地位探究，將先進的信息技術全面應用于醫院檔案管理工作的開展進程中，將為我國醫院的良好發展奠定穩定的基礎和提供強大的推動力。

一、醫院檔案所包含的主要內容探究

醫院的檔案的內容，主要包括醫院的人事檔案、財務檔案，醫保檔案，以及病歷檔案。其中醫院的人事檔案主要是進行醫院內部的各個員工的資料的詳細記載，醫院的財務檔案主要記載醫院的財務流水，而醫保檔案和病例檔案是醫院的工作人員查找患者信息的重要資料憑據。

二、醫院檔案在醫院檔案管理中的應用現狀

（一）檔案的案卷內容缺乏完善性和系統性。當下我國很多醫院在開展檔案的過程中，缺乏對于工作的開展重視程度，沒有有效的保障檔案的內容的完善性，同時檔案的管理人員在開展檔案的錄入工作的過程中，也沒有詳細的進行檔案內容的分類，使得部分檔案內容丟失，很多的檔案內容也缺乏系統性，查找起來難度較高，為醫院的信息查找工作的正常開展帶來了極大的不便。因此檔案的案卷內容缺乏完善性和系統性，是當下醫院開展檔案管理工作過程中所存在的主要問題。（二）醫院檔案建設工作的開展缺乏獨立性。很多醫院在開展醫院檔案管理工作的過程中，沒有分類設立檔案管理部門，這便使得醫院檔案建設工作的開展嚴重缺乏獨立性。檔案管理工作的獨立性的缺乏，導致醫院的各類檔案與其他的檔案相互混放在一起，醫院的檔案數目較多，檔案種類也較為復雜，在這種情況下根本不能夠真正有效的根據檔案內容順利開展醫院內部各項收入和支出的核算工作，容易導致醫院內部的經濟體系混亂，因此醫院檔案建設工作的獨立性的缺乏，是導致醫院檔案的管理工作開展的弊端。（三）醫院檔案內容更新工作的開展缺乏時效性。醫院檔案管理人員在開展檔案管理工作的過程中，往往忽視了對醫院檔案的及時有效的更新，這便導致很多的醫院檔案管理內容嚴重的缺乏時效性，進而為醫院的管理人員的工作的開展帶來了更多的難題。同時醫院檔案內容不能夠及時更新，也導致檔案內容不能夠真正有效的反映出醫院的經濟運營情況，從而影響了醫院高層人員管理工作的開展，甚至會導致醫院無法得到良好的發展，無法有效的分配自身的資源為公共提供更加優質的醫療服務。（四）醫院檔案的效用未得到真正的發揮。當下醫院在開展醫院檔案的管理工作時，沒有將檔案管理工作列為醫院在運行過程中的重要工作環節之一，這使得醫院檔案管理人員以及醫院的高層管理人員也沒有應用檔案進行醫院營運模式的有效調整，沒有真正地為醫院指明經濟的發展方向以及院內資金的應用方向，因此，醫院檔案的效用未得到真正的發揮，使得醫院檔案在醫院檔案管理中所存在的重要性根本無法得到應有的體現。

三、醫院檔案在醫院檔案管理中的價值

在明確了醫院檔案在醫院檔案管理中的應用現狀后，開展醫院檔案在醫院檔案管理中的價值探究，根據醫院檔案在醫院檔案管理中的特點，主要可以將其所存在的價值總結歸納如下：（一）實現醫院財務檔案和財務資料的有效整理。醫院檔案的有效建立，可以進一步實現相關檔案的有效整理。醫院的檔案管理人員，通過完成醫院檔案的整理工作，可以使得醫院的各類資料的日期和類別得到明確的標注，并且按照其內容的重要性進行進一步的分類存儲。由醫院專門的檔案管理人員進行檔案的管理工作，可以有效地提升醫院資料的安全性，防止醫院的資料被不法人員進行篡改，降低了醫院管理的風險性，繼而提升了醫院整體管理的安全性。（二）進一步明確醫院檔案管理的內容和范圍。以醫院檔案中財務檔案為例，其主要包括醫院的總賬、單項賬、日記賬以及醫院的總體資產和其他不固定的財產。因此，醫院檔案的建立可以有效實現醫院財務管理內容和范圍的明確性提升。同時，醫院的檔案中還包括醫院簽署的各項合同，這些合同內容的明確，也可以為醫院管理工作的良好開展提供巨大的推動力，并增強醫院管理工作的開展的流程性和秩序性。（三）方便醫院內部人員的資料查看。醫院檔案的有效建立，可以使得醫院的高層人員在進行醫院的整體管理工作的過程中，能夠有效地查看醫院的醫療用品的采購合同、工程合同、技術合同，以及各項醫療票據，進而實現對于醫院的各種狀況的進一步有效地掌控。醫院的管理人員以及相關的檔案管理人員對于醫院信息及檔案情況的認識更加明確，可以有效地保障醫院管理水平與成效，與此同時，也提升了醫院內部人員對資料查看查找的便捷性，從而凸顯了檔案在醫院檔案管理中的關鍵性價值。（四）明確醫院財務檔案的管理期限。醫院檔案可以對于醫院的年度財務情況進行整體的統計，進而使得醫院的財務報告可以被按照其管理期限進行排列，有些財務報告重要性較高，其管理期限為永久性期限，而有些財務報告則可以按照其重要性劃分為：五年管理期限、十年管理期限、十五年管理期限等等。醫院會計檔案在醫院檔案管理中的價值若得以充分發揮，則醫院財務管理檔案期限則可以體現出更加理想的明確性。開展醫院檔案在醫院檔案管理中的價值探究，主要可以將其價值總結歸納為：實現醫院財務報告的內容的完整性和系統性的有效保障，同時加強醫院管理工作的開展的針對性，提升了醫院管理人員進行醫院的管理的便捷性，并且明確了醫院財務檔案的管理期限。醫院檔案在醫院檔案管理中的價值的有效發揮，有效地保障了醫院經濟的穩定性以及資源分配的合理性。

四、提升醫院檔案在醫院檔案管理中地位的探究

開展提升醫院檔案在醫院檔案管理中的地位探究，根據當下會計檔案管理工作在醫院檔案管理工作中的影響力，具體可分為以下幾點：（一）實現會計檔案管理人員的技術的專業性的有效提升。醫院在開展管理工作的過程中，應當加強對于檔案管理人員的考核和培訓，為其提供學習與交流的機會，并且根據考核結果建立相應的獎罰制度，以此激發其自主學習的積極性。檔案管理人員的技術的專業性的有效保障和進一步提升，可以使得會計檔案更加體現出其價值性，進而保障了醫院檔案在醫院檔案管理中的地位。（二）建立專門的部門開展檔案建設工作。為了實現醫院的檔案的內容完整性以及檔案分類的系統性的有效保障，醫院在開展管理工作的過程中，應當建立專門的部門開展檔案的管理工作，并配備相應的人員，此外，有關人員要加強對于檔案的管理工作的重視程度，以此有效地確保醫院的各項收入的明確性。（三）著重開展醫院的經濟管理工作。醫院經濟管理工作的開展狀況，無疑是決定醫院的發展前景的重要因素之一。在實踐中著重開展醫院的經濟管理工作，將會計檔案應用于工作的開展進程中，可以體現醫院檔案在醫院檔案管理中的地位的不可撼動性。（四）將先進的信息技術應用于醫院管理工作。隨著科學技術的不斷發展，信息技術在各行各業的開展進程中的應用也逐步地呈現出了普及性特點。將先進的信息技術應用于醫院管理工作的開展進程中，可以有效地提升了醫院檔案管理工作的開展的精確性和時效性，進而使得檔案管理工作的開展為醫院的整體發展提供更大的推動力。通過思考醫院檔案在醫院檔案管理中的地位可知，醫院檔案在醫院的管理中具有不可忽視的重要地位。檔案管理人員的技術的專業性的進一步增強，可以有效地提升檔案的真正效用的發揮，同時專門的檔案管理部門的建立以及先進的科學技術的應用，都可以使得檔案在醫院的檔案管理工作開展進程中發揮出更大的功效，實現自身的地位的有效保障，引導醫院獲得更加廣闊的發展空間和更加理想的發展前景。

五、結束語

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關鍵詞：職業院校；學籍檔案；管理

中圖分類號：G712 文獻標識碼：B 文章編號：1002-7661（2016）06-005-01

學籍如同學生的“身份證”，學籍檔案儲存著學生的個人信息。學籍管理的過程實際上就是建立、使用、開發學籍檔案的過程。怎樣做好職業院校的學籍檔案管理工作，使其走出困境，滿足教學、科研、就業及學生發展的要求，成為職業院校管理工作面對一個新問題。

一、學籍檔案管理的特點

學籍檔案是學生通過在校期間的學習實踐等活動中形成的，對個人、學校和社會具有證明、保存、使用價值的歷史記錄，是掌握學生情況、規范學生管理、培養合格人才的依據，也是檔案的重要組成部分。學籍檔案包括學生學習期間的成績、品行、獎懲、組織能力、活動能力、操作能力、身體狀況、畢業鑒定及專業特長、興趣愛好等各方面的內容，是學生在校期間各種表現全面評價。學籍檔案與其他類型的檔案相比，具有原始性、周期性、分散性、保密性等特點。學籍檔案自身的特殊性，要求學籍檔案管理人員要認真、負責，以高度的責任心做好平時的收集、整理、轉遞等工作。

二、學籍檔案管理存在的主要問題

1、文件收集整理、立卷、歸檔不規范

檔案管理方法隨意性大，材料雜亂。主要表現在：一是時間編排混亂、編目不清。有的學生按入學年度編排，有的學生按學習專業編排，有的學生按畢業年度編排。組卷沒有規定，沒有按學院、系、專業的層級關系組卷。二是歸檔、組卷、裝訂不夠規范。三是學院缺乏對各系部檔案管理工作的檢查考核和評比。加之一些學生對檔案的重要性認識不夠，出現學籍檔案、畢業證書多年積壓、無人領取，甚至轉遞丟失的現象。造成以上問題的主要原因：一是領導重視不夠，檔案管理出現空白；二是檔案管理制度不健全，檔案管理人員責任心不強，無制約措施；三是指導培訓不到位，檔案管理盲目、無頭緒。

2、學籍檔案管理制度不夠完善

目前，職業院校學籍檔案管理存在制度規范不一，質量參差不齊、人員構成復雜、管理手段落后等問題。各院校還沿用各自的老辦法、老習慣、老傳統，造成歸檔整理、保管保密和信息利用等方面都不規范。如歸檔材料沒有統一的規格；收集過程中紙張大小不統一；檔案材料沒有進行規范整理，有的甚至沒有進行科學的分類和裝訂；現代化的管理技術和手段尚未得到有效的應用。

3、缺少熟練掌握現代信息技術的工作人員

隨著現代信息技術的不斷發展進步，各院校檔案管理也在逐步進入現代化、網絡化管理，不再是簡單的材料堆積與羅列，不再是機械地保管。從這一點說，學籍管理人員應該是學校決策管理的參謀和智囊。但當前職業院校學籍檔案基本由兼職人員管理，檔案管理處于原始的手工檢索階段。多數檔案管理人員未經過專業培訓，沒有學過先進的計算機網絡管理知識，在一定程度上影響了學籍檔案管理水平提高。

三、加強學籍檔案管理的幾點措施

1、強化檔案意識，規范學籍檔案管理

學籍檔案文件材料未能及時清理歸檔的主要原因是檔案工作領導及檔案管理人員思想重視不夠。因此，應將強化檔案意識作為搞好檔案工作的前提。因為就檔案工作而言，文件材料的收集工作是最為基礎的工作，它有賴于各部門的配合與支持。各院校應通過檔案法律、法規的學習與宣傳，增強各級領導和廣大教職員工的檔案意識，使之充分認識到檔案是黨和國家的寶貴財富，是社會各項事業得以延續和發展的重要條件，是不可再生和替代的信息資源。每位教職工都必須按照《檔案法》的要求，維護檔案的完整與安全，從而使散存于各部門或個人手中的一些有重要保存價值的文件材料及時歸檔。同時，要針對學籍檔案管理方式、方法不盡相同的問題，及時調研，確定科學的檔案管理方法，便于學籍檔案的及時歸檔、集中保管、查詢利用，以形成檔案工作的良性循環。

2、加強制度建設，提高學籍檔案管理的水平

職業院校要建立健全完整科學的檔案管理工作規章制度，使工作有序，有據可依，保證檔案工作逐步法制化、制度化、規范化。學院應建立完善學籍檔案的保管、利用、借閱、保密、歸檔、鑒別、轉遞等制度。及時收集、補充、更新和完善學籍檔案材料， 對那些地點分散、成分復雜、時間跨度較大的學籍檔案，進行認真細致的鑒別，做到學籍檔案的收集和歸檔工作不丟失、不積壓。要制定嚴格的工作程序，細化工作流程，努力提高學籍檔案材料的歸檔率、準確率，做到存放分類準確，案卷排列有序、條目清楚、查找便捷。

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關鍵詞：檔案事業管理體制； 機構改革； 體制改革

在長期的發展中從事各種活動形成并積累了大量的檔案，如何能夠按照一定的原則和要求，建立完善檔案管理制度，科學正確的管理的檔案，并且積極地開發檔案信息資源，為長遠發展服務是相當重要的組成部分。但是，通過廣大檔案工作者多年的理論探討，單從檔案工作的自身要求看，檔案產生的主體、服務對象、工作的環境不斷發生變化，檔案管理理念、技術手段、隊伍素質必然隨之發生深刻變化，這就要求適應新環境的變化，與時俱進地建立起統一的、規范的檔案管理制度體系。

1 加強檔案管理制度體系建設的背景

“制度”是規范人們辦事程序和行為方式的規則，“體系”是制度相互監督、相互制約、相互補充的“集合”，是整體性、協調性、科學性與合理性的統一。加強制度體系建設是各項管理工作永恒的主題，“沒有規矩不成方圓”，檔案管理也不例外。

我們都知道，檔案是在生產經營等活動中形成的有保存價值的歷史紀錄，不但是對過去和現在的業務活動、機構調整等行為的記錄，更是對未來的改革發展、經營決策等重大行為的決策依據以及維護合法權益的歷史憑證，是的寶貴財富。因此，加強檔案管理，建立完善檔案管理制度體系，管理利用好檔案，對的生存和發展起著非常重要的作用。

然而，目前檔案管理工作制度體系建設中存在諸多問題需要我們認真進行反思，如：制度的確立僅以檔案工作的自身業務需要為導向制定，并沒有充分考慮到與這些制度相關的利益主體的需要，總是習慣于“為加強本單位的檔案管理，提高本單位的檔案工作質量，制訂本規范”、“為加強本的檔案保管和管理工作，特制訂本規定”等等，來說明檔案工作制度的建設目的或目標，缺乏與時俱進、為社會服務的理念；有的檔案工作制度的制定沒有充分征求和吸納來自利益相關者的意見和合理化建議。顯然，以這種理念確立的制度難以滿足工作需求和社會需求，缺乏制度應有的約束力、廣泛的影響力和科學的執行力，嚴重影響和制約了制度的貫徹落實，大大降低和弱化了制度的實施效力。

2 加強制度體系建設

建立檔案管理制度體系不能“一概而論”， 也不可能有現成模式可以供“翻版”克隆，這是一個需要長期規劃、逐步推進的系統工程。我們應該看到，在 “向管理要效益” 的大環境下，檔案工作的存在與否，已不再取決于上級部門的行政指令和要求，而是取決于檔案工作是否能在制度中發揮積極的作用。因此，建立與制度融合為有機整體的檔案管理制度體系，在“管理創新、模式創新”的發展規劃中加強制度體系建設，應當是檔案工作求生存、求發展的必然途徑。如何加強制度體系建設呢？筆者認為：

第一，從開發“管理層”入手。檔案是在生產經營活動中產生的，是維護經濟利益、合法權益和歷史真實面貌的憑證和依據，也是重要的無形資產。目前，就本集團公司來看仍有不少下屬的公司還沒有認識到檔案管理在生產、經營等活動中的重要作用，沒有把檔案管理建設工作提到管理的議事日程，這與整個集團公司的發展水平不相適應。究其根源就是這些公司的管理層重視不夠，因此，首先必須提高負責人的檔案管理意識，才能提高的檔案管理意識，在全公司樹立檔案是資產、具有實用效益的觀念。

第二，從管理“規范化”切入。提高檔案工作管理規范化水平，“10號令”為檔案管理工作提供了法律依據。要據此建立完善適宜的檔案管理工作規范，規范別要注重檔案資料的收集工作，“巧婦難為無米之炊”，收集是檔案是規范管理的關鍵環節，檔案資源收集不上來就談不上管理。對于檔案的收集工作，要在制度體系上給予保障，切實將檔案收集工作落實到各職能部門和具體責任人。

第三，從增強“適用性”著眼。并不是說所有類型的都要構建模式相同的體系，而是應從實際出發，不拘一格，與時俱進，建立和完善適合自身發展的檔案管理機制。筆者認為，一些小型只要有檔案管理制度、有專門的庫房和裝具、配備有檔案專業知識的專兼職檔案管理人員、能有效開展檔案工作就可以。大型建立檔案管理機制，關鍵是要保證檔案收集及時完整、保管得當、利用有效，檔案管理工作的好壞標準在于是否能滿足時展，是否符合發展需要，是否有利于檔案管理的可持續發展。

第四，從提高“利用率”發力。提高檔案資源的利用率是檔案管理是否引起管理層、員工重視的“生命線”。目前，仍有一些對檔案管理沒有引起足夠的重視，沒有建立系統的檔案管理機制，檔案分散保管在各個具體經辦的職能部門，如財務檔案保存在財務部、人事檔案保存在人力資源部，而這些部門之間又互相封閉，導致的檔案管理不能做到完整、準確、系統的收集，檔案資源容易流失，不僅不利于檔案的永久保存，還會給檔案的管理留下安全隱患。究其原因就是檔案利用率不高，認為檔案可有可無，“書到用時方恨少”，檔案管理亦如此，只要在制度體系建設中“勾畫”積累檔案資源、豐富檔案內容的“藍圖”，檔案資源一定會有“用武之地”。

第五，從優化“檔案員”隊伍抓起。檔案管理人員是落實檔案管理制度體系的最直接的執行者，貫穿于收集、整理、鑒定、保管、編研、提供利用等各種活動中，如果不精通檔案專業知識，就會影響檔案業務活動的準確性、有效性，檔案管理的質量和水平也就無從說起。因此，要求檔案管理人員必須與時俱進，掌握新技術、吸收新信息和新知識，做到“眼勤、耳勤、腦勤、手勤”，看到新工程、新項目，聽到新活動、新舉措，接觸到與生產經營相關的各類圖書、資料都要認真查驗、及時收集，養成雷厲風行的作風，對發生的檔案信息源抓緊處理，不講代價，并按照一定的屬性分門別類整理，以確保室藏檔案信息資源的齊全、完整、準確、豐富，方便各職能部門的查閱，為管理層決策提供更加廣闊的視野和更深層次的檔案信息資源，這樣才稱得上是合格的檔案員。正如加拿大著名檔案學家特里?庫克所言，檔案管理人員要“停止扮演保管員的角色，而成為概念、知識的提供者”，這樣才能“重新坐回上帝的身邊”，體驗“為上帝服務”的快樂，做檔案管理工作的忠實實踐者。

3 檔案管理工作要更新觀念

綜上所述，我們不難看出，檔案管理制度體系是一種多元、靈活、高效的統一體，主要由檔案規范標準、檔案行政管理規章制度和各職能部門檔案管理崗位職責組成，其中檔案規范標準是整個體系的核心，檔案行政管理規章制度是落實檔案規范標準的組織保障，職能部門檔案管理崗位職責是落實“檔案規范標準”、“檔案行政管理規章制度”的具體體現。無數的案例證明，完善的檔案管理制度體系能減少的管理成本，為創造管理效益。隨著市場競爭的日益激烈，發展的速度和腳步不斷的加快，作為記錄發展軌跡的檔案管理工作也要更新觀念，檔案管理制度體系更要與時俱進，在市場競爭、發展中切實加強檔案管理制度體系建設，才能不斷提高檔案管理水平，使檔案管理工作真正服務于發展的需求。

參考文獻

[1]荀巨虹.煤礦企業檔案管理中存在的問題和對策淺析[J]. 中國集體經濟. 2011（24）

篇6

[摘 要]信息技術的發展及應用使醫院電子檔案管理工作呈現出前所未有的新局面，本文探討了信息技術在醫院電子檔案管理中的價值及其在應用信息技術時存在的問題，并提出了一些醫院電子檔案管理工作的改進策略，以切實提升醫院電子檔案管理的利用率，推進現代醫院檔案工作的發展。

[關鍵詞]信息技術；醫院；電子檔案管理

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.10.119

[中圖分類號]G276 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2017）10-0-02

當前社會進入信息化時代，信息技術已滲透至人們工作生活的方方面面，極大地推動了社會的發展進步，這也為提升醫院電子檔案管理工作的質量及效率提供了契機。但信息技術在給醫院電子檔案管理帶來極大便利的同時，也產生了形式多樣且規格各異的電子文件，那些具備一定保存價值及利用價值的電子文件被加以歸檔，形成電子檔案。加強電子檔案的管理工作，是提高醫院管理效率的必然要求，也是醫院實現跨越式發展的根本項目。

1 信息技術在醫院電子檔案管理中的價值

1.1 提升醫院電子檔案的管理水平

醫院借助信息化技術，對具有重要憑證性、依據性和參考利用價值的醫院電子文件的形成、收集、整編、編目、移交、歸檔、利用、鑒定、統計以及編研等一系列操作實行全過程管理與監控，可保證管理工作的連續性。根據電子檔案中的不同類型，諸如文字型文件、數據文件、圖形文件、音頻文件、圖像文件、視頻文件、計算機程序以及多媒體文件等，采取與之相符的管理方式及管理規則，可有效提高醫院電子檔案的管理水平。

1.2 提高醫院電子檔案管理的靈活性、時效性

醫院借助信息技術，可以靈活地對電子文檔進行修正或更改，使檔案電子管理工作更具靈活性，將其有效的存儲在計算機中，與此同時，借助光盤、U盤等存儲載體，還可對電子文檔進行移交、轉借。借助信息技術及計算機系統，能夠有效實現資源共享，方便獲取并分享電子檔案及相關信息，檔案管理人員還可根據實際需要，及時獲取有效檔案信息，并加以整合，提升檔案管理的時效及效率。

1.3 完善醫院的信息化建設

信息化時代中，電子檔案在醫院檔案的重要性日益凸顯，應用信息技術亦是醫院整體信息化建設的重要內容。通過建立并不斷完善醫院檔案管理的信息化平臺，并借助信息技術，統籌安排醫院信息及電子檔案工作，可促進醫院各部門的協調管理，提高醫院管理效率，實現電子文檔的全文檢索，大大提升查檔的效率。且在利用及完善的過程中，還能及時發現存在的不足，予以修正，為醫院的信息化建設提供有力的保證。

2 醫院電子檔案管理在應用信息技術時存在的問題

信息技術在應用過程中，難免會存在一定的問題。只有加強對這些問題的重視，不斷改進，才能切實將信息技術有效地應用于醫院電子檔案管理中。使用信息技術管理醫院電子檔案，大多采用批量處理的方式進行操作，批量處理在大大提升工作效率的同時，也容易因為小小的失誤造成嚴重的不良后果，加之文件大多涉及熱萁瞎悖涵蓋方向較雜，需要工作人員及時更新電子文件，以避免出現電子文檔丟失遺漏等問題。電子文件需借由信息技術進行多元化轉變，才能由原本復雜的結構、不一而足的形態、雜亂的存儲方式，轉變為可歸檔、利用的電子文檔，而電子文件在多元化轉變的過程中，時常會受到外界非正常因素的影響，而出現文檔丟失的情況，造成不必要的損壞，破壞了電子檔案的完整性，影響了檔案管理工作順利開展。計算機開放性的特點使信息技術在表現出巨大優越性的同時，也存在較為突出的信息安全、網絡安全等問題。應用信息技術進行醫院電子檔案管理也勢必會存在一定的安全隱患，諸如計算機遭受病毒侵害、醫院網站受到惡意攻擊等，易造成電子文檔遭受損壞，因而對文檔的安全性有著較高的要求，其安全隱患問題不容忽視。此外，利用信息技術管理醫院電子檔案，對檔案管理人員的素質提出了更高的要求，檔案管理人員要具備專業的檔案業務能力、嫻熟的電子信息技術操作能力、豐富的文化涵養等，才能適應強大的數據整理以及難度較大的管理工作。

3 信息技術在醫院電子檔案管理中的有效應用

3.1 完善電子檔案管理體系

優質可行的管理體系是將信息技術有效應用于醫院電子檔案管理中的重要環節，可規范電子檔案形成、收集、歸檔等整個流程，充分發揮信息技術的優勢，促進電子信息技術應用。醫院電子檔案管理體系應結合醫院發展的實際情況加以構建和完善，以充分發揮電子檔案服務于社會、服務于醫院的功能。

一是充分借鑒并利用現代管理學中科學的理論及方法，形成切實可行的醫院電子檔案科學管理理論，并在實踐的過程中加強總結、發展，形成科學、合理的現代化檔案管理體系。

二是采取責任制體系，通過完善的管理制度、健全的管理機制，明確檔案工作職責和任務，使醫院電子文件的形成、積累、收集、整理有據可依，充分發揮和調動檔案工作人員的積極性，嚴格落實規章制度，將電子檔案管理工作的全過程納入到管理體系程序中，與相關人員的崗位職責進行掛鉤，提升管理人員對醫院電子檔案管理有關規章制度的理解，落實責任分工，明確檔案管理的責任歸屬，實現各個環節的有章可循，有據可查，落實到人，有效規范電子檔案管理行為，形成齊抓共管，有效管理的良好格局。

三是構建行之有效的獎懲制度，給予工作表現優異、成果顯著的檔案管理人員獎勵，對表現不佳的人員予以適當的督促，在充分提高職工責任心的同時，增強其工作積極性，從而更好的完善醫院電子文檔管理體系。

3.2 建設電子檔案信息數據庫

建設電子檔案信息數據庫是醫院電子檔案管理的重要舉措，是實現電子檔案信息有效和快速歸檔、提升其利用率的關鍵。檔案信息數據庫的建設不僅要考慮當前電子檔案的需求，還需為以后的電子檔案更新做好充足準備，保證有較高的性能，還應便于反復修改。

一是做好電子文件的收集工作，及時收集草稿性電子文件和輔電子文件，并將電子文件生成的軟硬件環境和元數據的管理也納入收集范圍中，采取建立電子文件臺賬的方法，使每份電子文件均在《電子文件登記表》中登記。電子文件登記表應與電子文件同時保存。做好電子文件的前期控制，并定期或不定期對醫院工作相關的電子文件加以收集、登記和備份，及時保存并登記、更新操作環境及數據，以保證電子文件收集的時效。

二是做好電子文件的歸檔工作，在確定電子文件歸檔范圍的基礎上，歸檔的范圍應包括醫院各項活動中形成的各種載體電子文件，具有永久保存r值的文本或圖形形式的電子文件，如沒有紙質等拷貝件，必須制成紙質文件或縮微品等。歸檔時，應同時保存文件的電子版本、紙質版本或縮微品。歸檔的時間也需保證連續性，同時將保存電子文檔的防磁柜溫度及相對濕度控制在合理范圍內，為避免電子文件在長時間保存過程中可能存在的儲存錯誤，歸檔的電子文件應一式3套，一套封存保管，一套供查閱使用，一套異地保存。對于加密電子文件，應在解密后再制作拷貝，保證其安全性，對需要永久保存的電子文件，應制作成紙質版本予以歸檔。

三是利用信息技術，實現醫院電子檔案管理的網絡化，及時發現并糾正電子檔案管理中存在的不足，不斷豐富醫院檔案網絡系統中檔案信息資料存儲的內容，及時更新并補充信息內容，滿足使用者對電子檔案信息的利用要求。為避免兼容器問題及數據流失，可在進行數據資源管理時，將系統設置成自動備份保存模式，最大限度減小損失，防止黑客襲擊，保證電子檔案數據安全。

四是實現文檔一體化，將檔案管理與文件管理有機的整合起來，實現文件檔案的統一與控制，借此清晰記錄并有效反映電子文件形成和辦理的全部動態過程、相關的背景信息，保證電子文件的原始性和可靠性。

3.3 檔案隊伍專業化

檔案管理人員是開展檔案工作的行為主體，通過建立檔案專家人才庫，提高檔案干部隊伍素質，可實現依法治檔，進而使檔案人才培養模式進一步創新。只有現代化培訓手段得到廣泛利用，檔案專業隊伍規模不斷擴大，檔案人才隊伍結構和整體素質得到顯著提高，才能有效利用信息技術進行醫院電子檔案管理，并充分發揮其價值。

一方面，通過考察、培訓等培養教育方式，強化檔案干部培訓，包括專業檔案理論知識、計算機網絡技術、電子文件知識、知識產權保護知識、基礎網絡安全維護知識以及計算機操作運用能力等素質。醫院可在充分考察本院實際情況的基礎上，詳細分析醫院對電子檔案管理的需要，并根據實際，制訂合理的電子檔案管理人員培訓計劃，定期對電子檔案管理人員進行培訓考核，或是組織其外出學習考察，認真學習電子檔案管理方面的新知識、新規定和新要求，還可邀請行業專家前來醫院，傳授電子檔案管理的知識經驗及研究成果，通過形式多樣的活動，不斷提升醫院檔案管理人員的業務技能及管理綜合能力，提高電子檔案的管理水平，使檔案管理人員在充分了解部門需求的基礎上，正確高效地開展電子檔案管理工作。

另一方面，可創新人才競爭機制，營造人盡其才的積極氛圍，促進檔案管理人員自我提升。并將競爭機制引入醫院電子檔案管理中，在電子檔案管理的各個環節中開展效率競爭、時間競爭和服務競爭，使電子檔案管理的工作氛圍充滿活力和生機，這不僅能充分調動起檔案管理人員的工作積極性，還能促使其不斷進取，努力提升自身的專業水準及各項素質，以滿足醫院電子檔案管理的發展需要。

4 結 語

當前社會已進入信息化時代，利用信息技術加強醫院電子檔案管理工作，不僅是時展的需要，也是提升醫院檔案工作效率，推進醫院可持續發展的重要保障。隨著信息技術的不斷發展，醫院電子檔案管理也體現出日新月異的特點，相關人員應正確認識信息技術在醫院電子檔案管理中的價值，充分了解醫院電子檔案管理在應用信息技術時存在的問題，從完善管理體系、建設電子檔案信息數據庫、提高檔案管理人員素質等方面著手，不斷改進醫院電子檔案管理工作，以切實提升其利用率，推進現代醫院檔案工作的發展。

主要參考文獻

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篇7

［關鍵詞］ 職業學校；內部審計；檔案管理

職業學校內部審計檔案是學校內部審計部門在執行審計任務、履行審計職責時收集、制作與使用的各種材料。檔案形式有文字、圖表、聲像、實物、電子光盤等［1］。內部審計檔案內容包括以下4類文件材料：①立項類文件材料；②證明類文件材料；③結論類文件材料；④備查類文件材料。

1職業學校內部審計檔案管理工作的重要性

隨著職業教育改革的深入開展以及各級政府和社會各界對職業教育投入的增加，職業學校的辦學規模在不斷擴大，職業教育經費的使用已越來越受到公眾的關注。因此，加強對教育經費使用的監督十分重要。職業學校內部審計檔案是學校審計工作的重要組成部分，它是審計活動的真實記錄，也是考查內部審計工作質量、研究審計工作歷史的重要依據。因而，建立完整而系統的職校內部審計檔案有著重要的現實意義。

1．1 有利于提高內部審計工作的管理水平，促進內部審計工作積極、高效開展

當前，我國職業學校內部審計工作質量還不高，做好審計檔案管理工作，首先將有助于內審工作者進行工作質量評估，并不斷創新，為職業教育的規范管理創造條件；其次有助于評價內審人員的工作業績和業務水平，有助于新參加工作的審計人員業務能力的提高。

1．2有利于節約審計時間和人力

學校內部審計常常要參照以往的審計數據、審計方案等內容，學校建立的內審檔案規范、管理有效，在學校開展內部審計時就能合理利用審計檔案資源，充分發揮內審檔案的參考和借鑒作用，可以節約人力、物力和時間。

2 職業學校內部審計檔案管理現狀

當前職業教育已從快速發展期進入精致管理期，內部審計檔案管理工作由于起步較晚，研究探索較少，加之領導重視不夠，尚處于不完善狀態，已不適應現代職業學校管理的需要，存在的問題主要有以下幾方面。

2．1對內部審計檔案管理的認識存在偏差

職業學校對內審檔案管理的重要性認識不夠，缺乏相關的制度指導和規范。內部審計管理人員在做審計項目時，往往出具了審計報告，提出了審計意見，審計項目就算完成，有關文件資料沒有及時按相關法規要求歸檔、管理，待今后工作中需要查找相關資料時，因沒有及時歸檔而無法查閱。

2．2 內部審計檔案管理方法有待改進

由于內部審計檔案管理人員多數是由財務部門工作人員兼職的，沒有經過檔案業務知識的專門培訓，不熟悉檔案管理的基本操作流程，缺乏檔案管理工作經驗；另外，檔案設施不完善，沒有專門的場地和必要的存檔工具，文件資料隨處堆放，時間稍長，難免丟失。

2．3內部審計檔案人員管理能力有待提高

由于內部審計檔案管理人員多數是兼職的，本身對審計檔案的開發與利用認識不夠，難以真正發揮內部審計檔案的作用。

3加強職業學校內部審計檔案管理的幾項舉措

內部審計檔案的管理質量直接影響著學校內部審計的工作質量。只有正確處理好審計檔案管理與審計工作的關系才能有效開展審計工作，加強職業學校內部審計檔案管理的舉措有以下幾方面。

3．1正確樹立內部審計檔案管理和檔案服務的理念

內部審計檔案管理是學校做好審計工作的基礎和前提，檔案服務是檔案管理的目標。內部審計相關人員應充分認識內部審計檔案對加強內部審計工作所起的重要作用。

3．2建立和完善內部審計檔案管理制度

制度是行為規范，學校應按照上級部門有關規定，根據學校具體情況制定適合本單位的內審檔案管理制度和內部控制制度，統一立卷歸檔的程序、范圍，有相對固定的檔案管理人員，明確檔案員的職責和權限；建立檔案安全保密制度，避免審計風險；審計檔案管理制度化且具科學性。

3．3提高內審檔案管理人員的業務素質和職業道德修養

制度要靠人來執行，檔案管理工作的好壞，取決于工作人員的綜合素質。因此要通過多渠道加強對檔案管理人員的培訓，不斷提高業務技能，增強敬業愛崗、保守秘密等職業道德修養。

3．4做好內審檔案管理的監管工作

內審檔案立卷、歸檔一般按照“誰審計，誰立卷”的原則，即項目審計組組長為內部審計檔案立卷責任人，負責項目審計過程中形成的全部文件材料的收集、整理、鑒別，并作合理的取舍，經內部審計處負責人審核通過后按立卷方法進行組卷，再移交給審計處檔案員。檔案管理人員負責將這些案卷進行收集、分類，然后登記編號歸檔。為確保內部審計檔案安全、完整，應當將檔案入專柜保管至次年6月30日，再向學校檔案管理部門移交。內審部門負責人要經常督促、檢查內審檔案管理人員的工作，使他們及時做好立卷、歸檔工作，不斷提高內審檔案的管理水平。

3．5采用內部審計紙質檔案和電子檔案并存的管理方式

審計檔案管理人員要努力提高電算化水平，能熟練應用計算機軟件。對一些利用頻率高、又需查閱原件的紙質材料可選擇性地通過掃描等方式轉化為儲存在磁性介質上的電子信息，充分利用計算機儲存量大、查閱方便的特點，首先將要查閱的資料快速、準確定位，然后再查原始資料，以此減少查詢工作量，提高工作效率。

職業學校要根據內部審計發展的時代特點，結合內部審計工作的實際，切實加強內部審計檔案管理工作，進一步完善學校內部審計檔案管理的方式與方法，使內部審計檔案管理制度化、規范化、現代化，為學校加強內部管理發揮更大的作用。

篇8

一、醫院檔案管理中檔案信息化建設的價值及地位

（一）進一步推動醫院的發展。醫院要想進一步發展，就必須進行檔案信息建設，從而有效提升醫院檔案管理工作人員的工作效率，深化醫院內部的管理水平與服務內容，同時這也是社會生產力不斷進步和發展的一種強有力的體現。在醫院開展檔案信息化建設工作，必須充分利用計算機技術保存、歸類檔案信息的功能以及網絡平臺進行信息交互的功能。通過計算機技術以及專門的醫院網絡平臺實現醫療信息資源的傳遞與共享，在掛號、繳費、檢查等許多醫療環節上都不再需要人工操作，從而節省了大量的人力、財力以及物力，降低了醫院的運行成本，推動了醫院的發展。

（二）有效提升醫院的管理水平與服務水平。目前，全社會已經邁入了信息化時代，社會各行各業的運行幾乎都離不開信息化技術，醫院也不例。我國醫院在不斷擴大運營規模、升級服務水平的過程中，必須進一步提高醫院檔的信息化建設程度。現階段，許多醫院都已經采取了有效策略來進行更為規范更為系統化的檔案信息化建設。大部分醫院都已經建立了醫學影像信息系統，將科學先進的計算機圖像處理技術作為醫學影像信息系統的技術依據，在行政信息管理和護理流程管理以及臨床信息管理方面??現了部門跨越，從而推動了醫院的管理服務不斷向全面、高效、優質化方向發展。

二、加強醫院檔案管理信息化建設的有效策略

（一）對醫院的檔案信息化管理系統不斷進行完善。對醫院的檔案信息化管理系統進行不斷的完善，是有效推動我國各大醫院持續健康發展的重要方法之一。通常要完善醫院檔案信息化管理系統必須要做好以下幾點工作：第一，醫院領導階層必須不斷增強醫院檔案信息化管理意識，加大檔案信息化建設方面的資金投入。第二，檔案信息化管理人員要明確認識到檔案信息化建設對醫院檔案管理工作的重要性，以規范化、系統化以及完整化、標準化為原則來創建檔案信息化管理系統。第三，運用信息化方式、智能化方式管理醫院檔案，雖然在檔案存儲方式、檔案讀取方式與檔案查詢方式上與傳統的檔案管理不一樣，但是仍以收集檔案、整理檔案為基礎，所以，在醫院檔案信息化建設過程中，也一定不能忽略紙質檔案的保存工作。第四，積極利用手機APP以及QQ群、微信平臺等各種現代信息交流方式，在醫院內大力拓寬檔案信息的具體服務范圍，從而方便檔案信息的應用，實現檔案資源的共享，提升檔案信息化管理的社會效益。

（二）不斷提高醫院檔案管理人員的綜合素質。隨著醫院檔案信息化程度的逐步加深，各大醫院必須及時對本醫院的檔案管理工作人員進行相關的信息技術培訓與職業道德培訓，從而進一步提升他們的綜合素質，促使他們正確認識檔案管理工作，并能熟練操作信息化軟件。在具體培訓時，主要從以下幾方面提升醫院檔案管理工作人員的綜合素質。第一，不斷提高醫院檔案管理人員的自我意識，逐步增強他們的奉獻精神與主動服務能力。第二，培養他們良好的職業素養與熟練的專業技能，只有這樣才能有效提高檔案管理人員的工作效率。第三，加強檔案管理人員的心理素質培養，促使他們在平常工作中，關注細節，通過細節完善檔案信息化管理系統。

（三）做好醫院檔案信息的各項安全管理工作。因為醫院的檔案種類眾多，而且很多都具有保密性，所以必須做好醫院檔案信息的各項安全管理工作。第一，醫院中的一些機密性文件、醫院內部員工的人事檔案等都是不可以外泄的，否則將會產生嚴重的后果，影響員工的正常生活與醫院的健康發展。醫院在對這類文件進行信息化管理時，就應該安排專業化程度較高的信息化管理人員進行嚴格的保密管理，同時醫院檔案管理人員也可將醫院檔案信息設置成不同的公開級別，從源頭上加強醫院各類檔案信息的保密性。第二，現階段，我國很多醫院的檔案信息化建設工作還剛起步，在管理過程中經常會遭受病毒侵入與國內外電腦黑客的攻擊，所以醫院在進行檔案信息化建設時，一定要安裝國內外先進的正規廠家出產的電腦安全防護軟件，同時保存好相應的紙質檔案，防止信息檔案突然丟失，破壞了檔案的完整性。

篇9

關鍵詞：中等職業院校學生檔案管理問題對策

在當前就業形勢十分嚴峻，各大中高專院校畢業生就業實行雙向選擇的市場用人機制背景下，大中高專院校學生檔案作為學生就業過程中一份必不可少的重要憑證，是大中高專院校提供的畢業生在校期間德智體等方面發展的綜合情況反映，是畢業生就業和用人單位選用人才的重要材料和依據。以創新的思路認真做好中等職業畢業生的檔案管理主作，充分挖掘學生檔案管理在促進人才培養過程管理中的積極作用，特別是服務中等職業畢業生成功就業的推進作用，使學生檔案管理適應以就業為導向的辦學需要，從而進一步提升中等職業學校檔案管理的整體質量和效益，是一項十分重要而又具有現實意義的工作。但是目前高校學生檔案管理中還存在著不少問題和不足，需要創新管理工作盡快得以解決。

一、當前中等職業學生檔案管理存在的問題

2l世紀以來，信息化浪潮的掀起以及現代化管理理念的深入，傳統的管理模式就需要在急劇變革中尋求新的生存空間。加之中等職業院校各項改革的深入，學生檔案管理也在這些影響之下，表現出如下值得思考的問題：

l、學生檔案歸檔內容程式化，不符合時展需求。

隨著現代信息技術的不斷發展和與國際接軌的市場經濟的形成，與計劃經濟體制相適應的傳統高校學生檔案管理工作受到了沖擊，首先反映在學生檔案的歸檔內容上。學生檔案中記載的許多內容已經失去應用價值，同時許多符合時代需要的新內容卻未被記載。如涉及高校招生錄取材料、大學生入學登記表、學籍成績總表、入黨入團材料、畢業生登記表、學位授予通知書、報到證存根、體檢表等比較多，而用人單位希望了解的個人素質、成績、能力、誠信等方面的材料比較少，學生鑒定材料內容空洞、政治術語多，呈公式化、口號化，沒有全面真實體現學生在校期間的全貌和個性發展特征，檔案材料不完整，信息量不足，檔案材料歸檔跟不上形勢的變化。

2、檔案作用發揮缺位。

在大學生就業進入市場用人機制的大環境下。學生檔案作為記載大學生成長情況重要文本材料，發揮了它無法替代的育人和人力資源開發作用，然而，發揮這些作用的前提是，學生檔案是否具備內容豐富的，能真實反映大學生整體情況的有價植的信息儲量。目前高校學生檔案管理存在的主要問題就是缺乏創新意識。沒有真正從服務大學生實現成功就業的要求來實施管理。由此造成的學生檔案管理中存在的信息不全，信息失真，缺乏過程管理。信息提供滯后于畢業生就業等現象，其服務就業工作的作用發揮也就缺位了。

3、人才培養模式的多樣化變革，帶來新的挑戰。

人才培養模式的多樣化變革，給中等職業院校的檔案管理帶來了新的挑戰。具體表現在反映人才培養模式變革的材料沒有及時的進入檔案，規范性較差。有些中職院校主要注重《學籍卡片》、《考試成績登記表》、《高中學生思想品德考核表》等反映學生學科成績的材料。應該凸顯的《考生職業技能鑒定表》、實習、實訓等反映職業學校特點的內容還較少，難以保證學生檔案的客觀性與真實性。而且，學生檔案材料質量不高，利用率較低。從中職院校的普遍情況來看，學生檔案材料基本上是一些由個人填寫的主觀判斷式材料為主，全面反映個人各方面素質的客觀分析性材料，尤其是實踐過程中的定量分析材料過少。如反映職業技能鑒定結果的材料，只是簡單一句“同意以上意見”，“情況屬實”等評語，沒有給予客觀的、全面的評價，使得檔案材料較為粗糙。

4、電子檔案網絡化管理存在瑕疵。

檔案管理的最終目標是實現檔案信息資源共享，而檔案網絡化管理正是使這一目標得到實現的一種行之有效的手段。它通過計劃、組織、控制、協調與職能一體化來實現檔案管理資源的最佳配置和降低成本，為提高檔案資源的使用效率提供科學依據，現代化電子檔案正是在這種情況下應運而生。計算機和網絡的發展以及相關管理軟件的開發，為電子檔案的出現提供了物質條件上的保障。但是，電子檔案的管理也不是盡善盡美。一般系統軟件都會存在一些技術性問題。另外，學生電子檔案的真實性、安全性還缺乏完善的管理制度來作保證(如系統用戶權限的界定、更改信息必備的條件、查詢信息必須的手續)，還有網絡的不安全性、計算機故障問題、電子檔案的長期保存、軟件技術的完善，等等。這些都將隨著電子檔案的不斷發展而亟待解決

二、加強中等職業院校學生檔案創新管理的幾點對策

1、強化意識，完善學生檔案管理的硬件和軟件。

主管檔案工作的學校領導要更新觀念、提高認識，重視學生檔案管理工作，把其作為學校管理工作的重要事情來抓，強化師生的檔案意識，這是落實科學發展觀的抓手之一。檔案信息化建設的基礎是校園網絡硬件和數據庫的建立。為加快學生檔案信息化進程，學校應抓住中等職業院校快速發展的有利條件，多方籌措資金，加大投入力度，盡早完成校園數字化、網絡化建設，配齊各種必要的硬件設施。這已成為當前高中職業院校檔案管理的當務之急，也是使中等職業院校檔案管理工作取得重要進展的突破口。學生檔案管理工作者也應提高現代化意識，強化信息技術觀念，同時要增強職業道德，敢于抵制不正之風，杜絕私自修改信息現象，堅持原則，確保學籍檔案的真實性。在軟件建設上，要豐富內涵，按照教育部的要求，針對學校辦學特色建立、健全相應的現代化檔案管理制度，使管理工作有章可循。這一切為學生檔案工作趨向規范化、科學化、現代化營造良好的氛圍，打下扎實的基礎。

2、統一建檔標準，明確歸檔內容與范圍。

作為人事檔案基礎的中等職業院校學生檔案，國家有關部門應制定適合高職使用的統一建檔標準，統一的制表內容。同時，各院校要加強領導，高度重視檔案建設，并建立健全收集、歸檔制度，使學生檔案按照統一立卷內容和建檔標準進行規范管理。根據統一的建檔標準，做到歸檔材料收集齊全，保證不缺人、不缺項目、不缺頁，確保每個學生的每份檔案材料填寫清楚、齊全，簽字、蓋章不遺漏。

3、以人為本，做好學生檔案管理工作的創新。

中等職業學校學生檔案工作者應切實解放思想，更新觀念，摒棄重藏輕用的舊思想，樹立以學生為本的思想，提高服務質量，使檔案工作貼近學生的學習、生活和就業，真正做到為學校發展和學生成長服務。結合以人為本思想，重新規范歸檔內容。學生檔案的歸檔內容應該兼顧檔案的全面和個體性。既要收集學生檔案的常規材料，如畢業生登記表、成績單等，也要兼顧學生的個性特長、知識技能方面的材料。在歸檔過程中，學生檔案管理人員必須以對學生高度負責的態度，擴大收集檔案材料范圍，充實檔案內容。如反映學生特長的個人作品、發明創造等材料;還有反映學生道德水平方面的如誠信、助人為樂、道德作風、考試有無違紀行為等方面的社會評價材料;學生參加各種社團活動、班干部、學生會干部工作情況、學校大型活動的參與情況、社會實踐活動、畢業實習與見習情況、畢業論文、參加各種科技創新制作和競賽等材料，都可以歸人檔案，特別是對某些方面表現突出的同學，將學生有關的“亮點”數據細致準確地歸納起來，如獎學金及三好學生、優秀學生干部等及各種獎勵的獲得情況，各種特長及在校對培養的情況(擔任過干部、黨員發展等)匯總成證明材料，使其在推薦就業中更具有說服力和競爭力。就拿上次周寧縣紀委要錄用我校一名往屆畢業生為例，這位學生錄取的筆試不錯,但開始用人單位不了解其在學校的品德表現,由于錄用單位有多人競爭,經過多方面思考，用人單位決定到學校了解情況，從檔案中得知這位學生曾經獲得市級、校級三好生后順利將這位學生錄取。可見，盡量全面客觀地記錄學生的在校表現，擺脫學生檔案千人一面的程式化面目，為用人單位提供翔實、生動的檔案材料，可以更好地為學生就業服務。

4、利用信息技術，實現管理的科學化、現代化。

篇10

Abstract: It is a new trend to prepare the file number of college archives by the new "bar code" technology. But with the use of office automation system, the preparation of file number by "bar code" encountered some technical problems. Taking the "Titan Archives Integrated Management System" for example, this paper describes the role of bar code and how to use the bar code to prepare the file number of college archives.

關鍵詞：檔案；檔號；條型碼；新技術；EXCEL

Key words: archives；file number；bar code；new technology；EXCEL

中圖分類號：G27文獻標識碼：A文章編號：1006-4311（2011）11-0231-01

0引言

條形碼技術作為新技術，尤其在檔案管理領域，是一種從無到有的革命性技術，從它被引入檔案管理領域開始，就立竿見影產生了重大的作用，同時作為一種新技術，它具有不容置疑的強大生命力，其使用價值隨著研究的深入、其它各種外在條件的更加成熟，條形碼技術的作用將更加突出，下面筆者將從當前以及可預見的未來兩個方面，對條形碼技術在檔案管理領域所起的作用分別進行闡述。

1條形碼在檔案管理中的作用

就當前來說，條形碼對檔案管理所起的作用主要有：簡化檔案歸檔過程，節約人力和時間。隨著以“件”為保管單位在檔案管理部門的推行，條形碼技術的應用將更加提高檔案管理部門的工作效率。廣東省高校中，檔號的制作辦法大致有以下三種：第一種：刻一個“檔號章”（章的式樣如圖1），先在每一份歸檔的文件上蓋上這個章，然后再手工往空白格內填上相應的代號。第二種：也是先刻一個“檔號章”，但這種章與上面有所不同，它類似于財務或郵局的“日期章”。這種“章”結構與上面的差不多，但它的空白處事先設好有數字（或英文字符），需要一個什么樣的檔號，先將數字（字符）手工調好，再往歸檔的文件上蓋上這種章。第三種：先用EXCEL報表將要編的檔號制成電子表格，再打印出來，然后再將其一一裁成小紙條，用膠水將它粘貼在相應的檔案上。以上三種方法都存在各種各樣的缺陷。條形碼技術的運用倒較好地解決了這個問題，下面我們以泰坦檔案綜合管理系統為例來闡述該技術的應用。

打開泰坦檔案綜合管理系統，在菜單欄中進入“卷內文件管理”，選擇“檔案類型”，右健點擊要輸出的條目，出現輸出文件格式選擇欄，將年度、分類號、保管期限、件號選進右欄，選擇EXCEL格式，確定要輸出的記錄條目，出現圖2頁面。

然后點擊輸出鍵。這樣就可以將所選的條目生成一個EXCEL表格，選中表格中的檔號數字字段，再連接到條型碼打印機，這樣就可以快速將檔案的檔號分批打印出來了。打印出來的條型碼如圖3。

目前，廣東金融學院已經采用這種條型碼技術來編制2009年度檔案的檔號。檔案工作人員只需對錄入計算機的檔案目錄打印出來粘貼上去即可，這大大提高了檔案工作人員的效率。另外，條形碼技術也讓檔案更加美觀整潔。條形碼技術應用之前，不管用以上哪種方法，檔號都會出現涂改、墨跡不清、裁剪不整等問題，這大大影響了檔案的美觀，而條形碼技術由于直接電腦打印，且打印紙張規格統一，這就讓檔案顯得更加美觀。

2條形碼技術間接或者稍微加以輔助設備所起到的作用

2.1 適應了以科學發展觀為指導的新形勢下檔案工作部門的需要。首先，在新形勢下，以科學發展觀為指導，建設服務型檔案管理部門是時出的強音，這種外在動力是條形碼技術引入到檔案管理領域的主要原因之一。其次，歸檔檔案的逐年大幅增加、檔案利用的直線上升都對檔案管理提出了更高的要求，條形碼技術的產生和發展正是這一需求之下的結果。另外，條形碼技術的應用是檔案基礎業務發展的需求。

2.2 規范檔案實體的出入庫管理，最大限度地保證檔案的安全。在條形碼技術應用前，檔案借出調入必須由手工進行操作，這要求檔案管理人員必須極度細心，即使如此依然很難做到萬無一失，采用條形碼管理，檔案管理人員在調出或者歸還檔案時，通過條形碼掃描快速、準確讀取每“件”檔案信息，確保一“件”不漏，通過專門軟件，對超時未歸還的檔案進行提醒，都較好地防止了檔案外借造成的遺失，最大限度地保證檔案的安全。

2.3 有利于提高工作效率，節省人力。這主要體現在節省了檔案借出歸還登記時間上。使用條形碼技術前，檔案的借出歸還都是利用手工進行登記，這不僅浪費時間，也需要檔案管理人員極大的細心以保證正確。條形碼的技術就搭建了這樣一個平臺，輔于電子磁卡，將讓檔案的借出歸還變得非常快速而且準確，這將大大減少檔案登記時間。

2.4 有利于提高檔案服務部門的形象。檔案的作用在于利用，方便、快速對檔案進行利用，是檔案管理部門永久的課題，也是各界對檔案管理部門永恒的要求。條形碼技術的使用，大大方便了檔案的利用，這必將大大提高檔案管理部門的服務水平和服務質量，也將有助于提高檔案服務部門的形象。

2.5 為檔案進一步信息化、科學化管理奠定了基礎。檔案的電子化、科學化管理還處于起步階段，隨著社會的發展以及對檔案管理自身的要求，檔案管理走向更高程度的電子化、科學化管理成為必然，條形碼技術是把計算機所需的數據用一種條形碼來表示，然后將條形碼數據轉變為計算機可自動讀取的數據，實現了實體檔案跟計算機之間的快速連接，這為實現檔案實體更高程度地科學化、信息化管理，提供了一條便捷的途徑。

3結束語