導語：如何才能寫好一篇檔案整理案例，這就需要搜集整理更多的資料和文獻，歡迎閱讀由公務員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

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目前，照片檔案的收集和征集工作已引起重視，對收集和征集的照片如何按規范進行整理，這是檔案業務建設中的一項新工作。本人擬依據國家標準《照片檔案管理規范》和《浙江省照片檔案管理規范實施細則》，結合實際，談談照片檔案的征集和整理。

一、照片檔案的征集

檔案室接收照片是依據《檔案館工作通則》的規定，在接收其他載體形態檔案的同時接收照片檔案。但是，一方面由于檔案室照片檔案工作開展較晚，還有大量的照片散存在部門及個人手中，這就不能保證檔案室接收的照片檔案的完整性，另一方面為了豐富檔案室藏，檔案室征集照片在內容上應該貫穿以本單位為主的思想，使室藏具有濃厚的單位特色，所以應隨時收集和征集反映本單位特色的和具有保存價值的照片檔案。

1.檔案室征集照片檔案的途徑與要求

征集照片檔案，一是向社會各方面征集，如向相關的本系統的兄弟單位征集。二是向私人征集。征集采取無償和有償征集相結合的辦法。另外，檔案室還可根據需要與有關單位合作補拍或翻拍一些有價值的照片。

檔案室在征集照片時，盡量要求底片、照片和文字說明齊全，底片與照片的影像相符，以保證照片檔案的完整準確，對于無法確定照片內容的要進行考證。

2.照片檔案的征集范圍

確定征集范圍，是確保照片檔案齊全完整的基本條件，檔案室在征集照片的同時，應根據豐富室藏和反映單位特色的要求，制訂出照片的征集范圍，就本單位來講，本人認為，檔案室征集照片大致有以下幾個方面：

參加黨代會、人代會、工代會、團代會、婦代會和其他重要會議的本單位代表主要照片；

國家局、省、地領導來處視察工作的照片；

領導參加外事活動的照片；

歷屆主要領導、先進生產（工作）者的照片；

本單位各項獎勵證書、獎品的照片；

本單位各項獲得各種榮譽的照片；

引進先進設備和技術的照片；

開展重大活動形式的照片；

反映本系統、本單位建設有一定特色的照片；

本單位發生的重大事故、自然災害的照片。

3.照片檔案的鑒定

照片檔案的鑒定，也就是照片的篩選工作。在篩選照片的過程中，必須注意照片檔案的特性。

客觀性：照片檔案所反映的是真人真事和具體的事物，它不僅能把當時的人物和事物如實的再現出來，而且能把當時的環境、氣氛烘托出來，給人以真實的感覺。照片一經形成，具有其獨立的形態，真實地記錄下客觀外界的反映。照片的價值，首先取決于照片的客觀性、真實性。

直觀性：照片檔案能生動形象地反映出事物的面貌，給人以活靈活現的感覺。照片既可以反映處容處貌、機械設備，又能再現其經營生產狀況，照片檔案的直觀性和形象性是一般文字檔案所無能替代的。

再生性：照片檔案的真實性和形象性，促使它能夠吸引不同的利用者，而被廣泛地利用，雖然照片只有一張，但它可以用底片去加印，根據利用者的需要翻印，去滿足客觀多方面的需要。再生性是照片檔案的一個很大的特性，使它比一般檔案具有更大的通用價值。

鑒于照片檔案有上述特點，因此，對照片檔案鑒定應與其他載體檔案的鑒定有所區別，凡屬反映一定歷史時期各職能管理活動的照片，都是人們活動的歷史記錄，它們都有一定的價值，應作為檔案資料保存下來，具體保存方法有二種：一種是作為檔案組成案卷保存；一種是作為照片材料放在影集或盒子里保存，也就是把鑒定后的照片分兩方面存放。比如說，一個事件的照片歸檔，有多有少，多的幾十張，甚至上百張，對這類照片，就需要作鑒定、篩選，選留精品，剔出重份，把影像好的、有代表性的、能反映該事件全貌或內容的照片挑選出來，組成案卷，成為照片檔案。對挑剩的照片，也應適當保留，不好輕易銷毀，因為憑移交部門和檔案人員鑒定，不能確保鑒定質量，有些剔出的照片可能還會被利用，這在我們實際工作中遇到過這種情況。原因有多方面，主要原因在于挑選的眼光不同，利用目的不同。所以，對挑剩的照片另外加以保存，是有利無害的，還有一類照片，拍攝只有一、二張，而且利用率也很少，但它反映了單位在一定時期的某些職能活動。對這類照片，鑒于它的利用率不大，也可與刪選后剩下的照片放在一起。

總之，照片鑒定工作十分重要，確定照片是否需要保存，不光從其歷史價值、實際使用價值考慮，還應作全面的權衡考慮。

二、照片檔案的整理

照片檔案的整理是科學地管理照片檔案，確保照片檔案的安全、方便使用的重要條件。具體地說就是將一組組、一張張有聯系的照片，通過分類、編排、加注文字說明等系統、規范地整理，組合在一起的工作。照片檔案的整理，有別于其它檔案的整理。究其原因，一是檔案室征集來的照片來源于不同的部門和個人，具有來源廣泛的特點；二是檔案室征集的照片，一般都是反映某一事件、某一問題、某一方面特色，它具有專題性強的特點。根據上述特點，檔案室在整理照片檔案時，首先要對照片檔案的歸屬進行分類、組卷，然后編目。

1.照片檔案的分類、組卷

檔案室照片分類采用一個全宗內按年代—問題進行分類的方法。分類應保持前后一致，同屬一類的，在分類的基礎上按時間的順序將照片用切角或插袋的方式固定在芯頁上，然后加注文字說明。文字說明包括事由、時間、地點、人物、背景、攝影者等六大要素，綜合運用這六要素，可概括地揭示出照片影像反映的全部信息。

若是一組照片，應在一組照片的第一張的上方編寫總說明，說明采用橫寫的格式，寬度最窄不得小于50MM。凡是有總說明的，對總說明中已說過的內容，分說明則不在重復，只要說清楚該張照片的主要內容和主要人物即可，分說明中也可不再加注參見號。分說明在照片號前應注“*”號，單張照片的說明在照片正下方或左右側書寫，其他與總說明同。

照片檔案的組卷，一般掌握在每卷三十頁左右芯頁為宜，若是案卷內照片數量太少時，可把幾個年代中反映同一問題的照片組卷在一起，各年代之間用軟卷皮區分開，在各軟卷皮上分別編寫各自的檔號，統計照片檔案案卷數量時以軟卷為單位進行并注明照片數量。軟卷皮封面書寫與普通案卷封面同，案卷題名應概括卷內全部照片的基本主題。

2.照片檔案的編號和文字說明的編寫

（1）照片編號。同一類的卷內照片按事件發生的時間先后順序排放，然后對每張照片編寫卷內序號，照片號也就是案卷內照片的順序號，一個案卷一個流水號。

（2）編寫文字說明。文字作為檔案的記錄手段，在照片檔案中占有相當重要的地位，它是整個照片的有機組成部分。照片和文字說明是相輔相成的，是密不可分的整體。因此，必須把好文字說明這一關，文字說明包括照片事由、時間、地點、人物、背景、攝影者等六大要素，綜合運用這六要素，可概括地揭示照片影像反映的全部信息。

文字說明既要揭示出每張照片的內容，又要簡潔、明了，不宜過長，避免啰嗦重復。

“說明”分有總說明、分說明。一般以照片的自然張為單元編寫說明，一組（若干張）有密切聯系的照片，開頭一張應編寫總說明，再對編寫總說明的照片及其它各單張照片編寫簡要的分說明。總說明在開頭一張照片的上方書寫。分說明在各單張照片正下方書寫。

3.照片檔案檔號的編制

照片檔案檔號的編制以全宗號———目錄號———案卷號———張號的方式進行，根據十大問題類來編制目錄號。主要從以下三方面考慮：（1）便于提供利用。采取問題相對集中的分類方法，可迅速、及時地提供利用；（2）有利于插卷。以后歸檔的照片可按不同類別歸入照片檔案中去。（3）避免案卷號的重復或留有空號，發生漏號等現象。

4.底片的分類和編號

底片是照片檔案的原始材料，照片檔案的再生性就起源于底片，沒底片就沒有照片，因此，做好底片的分類和編號是十分重要的。

（1）底片的分類

按底片的極性分成負片和反轉片兩種。

負片是經曝光、顯影、定影等處理后的膠片，物象的明暗與實物相反，用來印制正片。

反轉片是通過感光、顯影過程，便能直接在底片上得到與原物象明暗和色彩完全相同的正像。反轉片不可復制，用它可直接進行照片制版，反轉片也可稱為正片。廣告片、幻燈片都屬于此類。

在每一全宗內，由于負片和反轉片兩者極性相反，要按不同要求單獨整理和存放。

（2）底片的編號

底片分類后，要對各類底片進行編號。其方法是：同一類底片按歸檔順序編大流水號，其格式為全宗號——底片號。

底片編號應用鐵筆編排刻寫在底片乳劑面右上角，放入袋中保管，底片袋右上角應標明底片號。復制底片應在左上角標注“F”字樣。按底片號順序將底片插入底片冊。底片案卷編號在全宗內編制案卷號并注明卷內底片的起止號。

反轉片與照片一同分類編號，分別保管。

照片檔案的保管期限原則上與所反映的文書、科技等其他檔案保管期限一致。

5.對剔出照片、底片的處理

對整理后刪選下來的照片和底片，另外加以保存，以備選用。照片可裝入相冊或盒子里存放，底片裝入底片冊保存。這些照片、底片，也要分類編號，和組成案卷的照片檔案分類編號一樣。這樣做，是為了萬一利用這些照片、底片時方便查找，及時提供給利用者。

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1 電子檔案與紙質檔案整合管理的觀點

不論是電子檔案還是紙質檔案，從本質上來看都是檔案，都具有檔案的特點，但因為他們的載體不同，所以也存在一定的不同。兩者都有相應的缺點和有點，將兩者綜合起來，才能在應用過程中取長補短，保證檔案管理工作的順利發展。在實踐活動方面來看，電子檔案和紙質檔案均是以人的基本實踐為依據，對人們在社會各階段的生活信息進行收集整合，形成檔案。但是電子檔案的儲存時間要比紙質檔案儲存的實踐要長，檔案的完整性更出色，由于電子檔案是以網絡技術為載體，所以更容易受到病毒的侵襲，安全系數比較低。紙質檔案的載體是紙質文件，安全系數相對就高，能有效保證檔案的真實性，使檔案在使用的過程中更清晰。但是紙質檔案的載體很容易在保存過程中遭受破壞，不易保存，使用的時候檢索也很慢，有一定的排他性。通過分析，不難看出兩種檔案都有利弊，那么要想發揮各自的優勢，更好的為使用者服務，就要對兩種檔案進行整合管理，相互之間各取所長，補己之短。

要想達到電子檔案和紙質檔案共存的局面，就要使檔案管理者適應新形勢的變化，積極創新，制定科學合理的檔案管理方案。首先，要順應時代的變化，積極地應對檔案電子化的轉變，從管理方法、管理制度等技術層面使電子檔案有合理的法律地位；其次，要穩中求進，不光要充分利用電子檔案，還要做好紙質檔案的保管工作，使兩種不同載體的檔案都發揮其所長，最大限度地把握檔案改革的主動性，做好自身的職責工作。當前我國的檔案保管工作是在電子檔案建立的同時，還要對紙質檔案一同保存，既保存了安全可靠真實性強的紙質檔案，又發揮了電子檔案的優勢，檢索快，利用效率高等優勢。從根本上兩種檔案并存是必然的選擇，并對其進行有效的整合管理。

無論是紙質檔案還是電子檔案，都要在記錄在同一個檔案管理系統中，運用自動采集的方式對電子檔案進行數據錄入，運用人錄入的方式進行紙質檔案的錄入方式。同時，對一些重要的紙質檔案進行數字化處理，使其在利用時更方便快捷。在檔案系統中，還要將兩種檔案進行統一的組合，維護檔案之間的相關聯系，便于使用。

2 電子檔案和紙質檔案整合管理的具體要求

現如今，數字化信息技術不斷發展，檔案管理系統也要利用電子技術建立一個網絡的信息辦公平臺。現代化檔案管理和傳統檔案管理的模式有所不同，前者針對的是電子檔案管理，后者針對的是紙質檔案管理。當然，在現代化檔案管理中也要對紙質檔案進行有效的管理，那么，要想有效的實現現代化檔案管理系統，對電子檔案和紙質檔案完美的整合，就要做好下面幾方面工作。

2.1 同步歸檔工作

在對所收集到的紙質文件進行詳細的檢驗和審核之后，需要及時的將紙質檔案進行歸檔處理。而利用網絡所收集的電子信息，在進行有效的審核之后，也要及時的進行歸檔。無論是紙質檔案還是電子檔案，在歸檔的過程中，都需要符合相關的歸檔要求，只有符合歸檔要求的文件才能夠正式的進行歸檔。而在電子檔案歸檔時，要將其存入到制定的計算機硬盤中進行存儲，并且要注意標記上已歸檔的標記。

2.2 同步整理工作

要想使得檔案整理工作可以有效的開展，就需要采用折中的方法，實現對電力檔案和紙質檔案的同步整理，由于電子檔案與紙質檔案都具有檔案的共同入特點，兩者也都擁有一致的檔案號，所錄入的信息也基本上相同，因此，可以采用合二為一的方法對電子檔案以及紙質檔案進行整理，確保在整理歸檔紙質檔案的同時電子檔案也可整理完成。

2.3 同步鑒定工作

對于電子檔案的鑒定最理想的情況是南計算機自動鑒定，系統依照預定的保管期限表判斷保管期限；紙質檔案可隨時鑒定，即時歸檔。

2.4 同步利用

在查閱檔案時，我們可以通過同一著錄的信息檢索紙質和電子兩種不同類型的同一檔案。提供利用時，以電子檔案為主。在需要用紙質檔案時，可按同一檔號提供紙質檔案，這樣既提高了檔案的利用率，又減少了紙質檔案的磨損，有利于紙質檔案的長期保存從實質講，電子檔案與紙質檔案整合管理理念，實際上主張的是傳統檔案生命周期理論指導下檔案分階段管理的電子化實現。

3 加快檔案管理工作人員的知識結構變革

加快檔案人員知識結構的變革，多途徑、多層次培養人才是共存期檔案工作最根本的對策。由于電子檔案的來源廣泛，檔案人員要對電子檔案生成的全程監控，就必須具備良好的計算機知識。現在不少單位的計算機技術人員不了解檔案，檔案管理人員不懂計算機技術，這就要求檔案工作者加強學習，更新知識，提高電子檔案的管理能力，盡快掌握電子檔案管理方面的基本知識和技能，對電子檔案管理涉及到的設備和技術，做到會操作、會管理、會使用，切實擔負起電子檔案管理的工作職責，做好開放教育電子檔案的管理工作。

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根據省委組織部有關文件精神，經市委同意，對鄉鎮（街辦）黨委書記、鄉鎮長（街辦主任）實行備案管理。鄉鎮換屆時，任免前報市委組織部備案，平時個別調整實行任免后備案。

一、任免前備案管理的程序

鄉鎮（街辦）領導班子換屆任免前備案一般按下列程序辦理：

1、縣市區委按照規定的程序，經過民主推薦、組織考察、書記辦公會醞釀、常委會研究后，對擬任或推薦任鄉鎮黨政正職人選與換屆領導班子調整方案一并報市委組織部備案。

2、市委組織部召開部長辦公會，對備案任免事項進行審核，提出審核意見，以書面形式予以回復。

3、縣市區委常委會及全委會議審議表決。

4、鄉鎮黨代會或人代會選舉后，將選舉結果書面報市委組織部。

二、任免后備案管理的程序

鄉鎮（街辦）黨政正職個別調整時，縣市區委按規定程序，在辦理任免手續或履行法律程序后，將任免文件及相關干部任免材料書面報市委組織部備案。

三、備案審核的主要內容

鄉鎮（街辦）黨政正職任免備案審核的內容主要包括以下幾個方面：

1、班子職數和結構。包括班子職數、年齡、性別、學歷、專業結構等是否符合有關要求。

2、任職條件和資格。審核擬任或推薦人選的任職條件和資格，破格提拔的是否符合有關規定。

3、任免程序。審核干部任免程序是否符合有關規定。

經審核，對不符合規定和要求的任免事項予以糾正。

四、任免備案材料

任免備案采取書面形式，備案材料按一式六份報送。

任免前備案材料包括：備案請示、縣市區黨委常委會議紀要、干部任免審批表、民主推薦測評情況、群眾反映問題的調查核實材料、需要說明的學歷材料以及其他有關材料。

備案請示標題為《關于××縣市區鄉鎮黨政領導班子換屆人事安排方案的備案請示》。內容包括：換屆人事安排方案的指導思想和原則、換屆方案形成情況、黨政正職調整方案，原任職人員不再繼續提名的應說明原因和安排意向，同時，附黨政正職任免名冊。

備案請示以縣市區委文件報送。

鄉鎮（街辦）換屆時，事前備案材料應在黨代會、人代會召開前一個月內報送；個別調整事后備案材料，應在辦理任免手續或履行法律程序后一個星期內報送。

五、有關要求

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關鍵詞：社會救濟，檔案，整理

 

社會救濟工作是以利他主義價值觀為指導，以科學的知識為基礎，運用科學的方法助人的服務活動，具有極強的社會性和實務性，所以，一系列助人服務的檔案也應該運用科學的方法進行整理。科技論文。社會救濟工作檔案的整理首先要對社會救濟工作進行分類，然后按照具體步驟對每一類社會救濟服務中的每一具體個案進行整理歸檔。

1.按照社會或個人問題的成因進行分類整理

可按自然災害、突發事件、社會環境、家庭變化等進行整理。A、特大自然災害的發生，例如汶川地震，突然間，數萬人失去了生命，數萬家庭失去了親人，財產嚴重受損。受災人員在巨大在壓力下會現絕望、焦慮等感受，全國上下，同心同德，眾志成城，抗震救災，同時國家派出了大批的心理專家深入重災區，開展心理干預和疏導，大部分災民心理基本穩定，逐漸走出大地震的陰霾，鼓起了生存的勇氣，廣大災民大力開展自救運動，生產生活秩序基本走向正常化。B、突發事件的發生，例如車禍，意外的車禍可能導致某人肢體截癱，原有的美滿家庭生活和人生軌跡可能因此而改變。專業的社會工作者對他所做的輔導包括探討車禍帶來的問題和挑戰，使其鼓起生活的勇氣，同自己和妻子、孩子進行溝通，幫助他聯系安排家庭中環境的改造，向他介紹社區康復資源和國家有關殘疾人就業政策等一系列工作，所有這些工作過程都要歸檔整理。C、社會環境的改變，例如企業破產造成員工失業，社會工作者要對因此而求助者進行心理安慰、聯系民政部門提供基本的生活保障、對其進行職業培訓輔導、積極聯系就業單位等，所有這一系列的工作都要按程序整理歸檔。D、家庭變化，由于方方面面的原因，傳統家庭也在發生著變化，包括丈夫和妻子都在外面工作的雙親健全家庭、單親家庭（因為離婚或非婚生子女家庭）以及幾個孩子的相互之間沒有親緣關系的成年男女組成的一種混合性家庭。這些家庭很容易引起成員的心理問題或障礙，社會工作者對此所進行的心理調試工作是主要的，因此，對進行心理調試和疏導的每一個過程和細節都要仔細記錄下來，以分析個人變化和干預的結果。由于社會問題的復雜性，以上分類只是將問題簡單化而言的。科技論文。

2.按人群進行分類整理歸檔

可按兒童、青少年、老年人、婦女、殘疾人等類型劃分整理。A、兒童期作為人的生命中一個特殊階段，具有區別于其他人的特殊性，這種特殊性是多方面的、復雜的，同時也是多角度的。兒童社會問題主要是環境對兒童的傷害和兒童發展障礙兩個方面，由于兒童的特殊性，在實際工作中，有大量的案例需要有專門技巧的兒童社會工作者去服務。在對其服務過程中所使用的談話、調查、資料收集與研究、溝通等技巧，使用的心理輔導、角色轉換等理論和方法都要按程序記錄歸案。B、青少年期是一個充滿變化的時期，青少年社會問題主要是心理和情緒問題、網絡成癮問題、青少年犯罪問題、失學失業問題等，青少年社會工作必須充分尊重青少年的特點，從人與環境互動的視角多層面的開展工作，最終促進青少年健康發展。由于青少年是一個充滿活力的群體，一般按照系統的理論進行處理青少年社會問題，多個系統協同運作，是青少年社會工作者經常運用的策略。因此在整理服務檔案時要對青少年社會工作者系統、青少年服務對象系統、青少年服務目標系統、青少年服務行動系統四個系統中所有工作內容和程序都記錄在案，以保證服務工作檔案的完整性。C、老年人又是人生的特殊階段，主要涉及身體健康、經濟、情緒、代際關系、配偶關系、社會支持網絡等問題，維護健康是老年人最為關注和渴望滿足的需要，另外老年人由于職業生涯的結束，社會交往圈子的大大縮小，老年人晚年生活往往與孤獨、寂寞相伴，老年人的交流渴望也不榮忽視。因此對于每一個老年人社會服務個案的記錄要以健康保障服務、生活照料服務、精神慰藉服務等為重點，對其中的每個環節都認真記錄歸檔。D、我國是世界上人口最多的發展是國家，女性約占13億總人中的一半，在社會發展中起著重要的作用。科技論文。由于歷史原因，婦女還處于相對弱勢的社會地位，有著特殊的需要和問題，需要社會給予特殊的幫助。目前針對婦女服務的個案問題主要是特殊困難女性的求助，重點是為失業女工提供的服務、為單親母親提供的服務、為家庭暴力中被虐婦女提供的服務及為進城打工妹提供的服務等。對于以上種種個案要將求助婦女面臨的問題或困惑、問題的排序、優先解決的問題、問題的成因、用什么方法解決問題、解決問題過程中的細節問題進行整理，寫出詳細的結案記錄并歸檔。E、殘疾人由于心理、生理、人體結構功能喪失而無法從事正常人的工作，如何使他們跨越人生障礙使自己的潛能得到發揮是專業社會工作者以特定的價值觀去服務所做的重點，在整理這類個案案卷時注意對殘疾人的康復服務和基本生活服務為重點進行整理歸類。

3.按社會或個人問題的性質分類整理

可按經濟困難問題和精神問題進行分類整理。A、經濟困難問題，自然災害發生引起的經濟困難、企業破產職工失業使職工生活陷入困境、意外的事故造成身體殘疾而失去勞動能力引起的經濟困難等都可以列為經濟困難問題，然后對每個個案進行整理歸檔，這樣將如何解決經濟困難問題的具體方法提煉出來以備總結使用。B、精神問題，精神問題往往產生于重大疾病纏身、不堪生活工作的壓力、特大自然災害或突發事件的出現而無所適從等。精神問題的服務往往涉及到對服務對象的心理社會評估和介入問題，專業性較強，需要對心理評估所采取的專業方法、評估的過程及結果特別整理歸案，以便總結經驗，提高專業工作水平。

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關鍵詞：檔案管理；收集整理；

有很多方法可以提高檔案收集管理工作的水平，但是就我國目前的現狀來說，加大宣傳，提高檔案管理人員的意識尤為重要，因為沒有意識，難以付諸行動。另外，檔案管理部門應該充分的發揮出網絡技術，建設網絡管理體系，落實責任，并且要求各個部門加以配合等。

一、檔案收集整理的意義

做好檔案工作的方法有很多種，但是做好檔案整理收集工作無疑是最為重要的方法。如不做好整理工作，檔案后期管理將會出現很多問題。從中就可以預見到檔案收集整理工作的確十分重要。除了之外，檔案收集整理的意義還體現在如下方面：

首先，檔案收集整理工作有利于挖掘出有價值的檔案信息。很多檔案信息的價值都是在前期整理工作中發現的，針對這樣的檔案信息，整理工作人員會進行重點的記錄，以便后期這些檔案得到有效利用；其次，收集整理工作是檔案形成的一部分，沒有收集整理，檔案難以形成，收集整理的程度直接關系到檔案最終生成的效果，因此重視收集整理工作的確十分必要；最后，收集整理工作是檔案管理的一種重要的手段。檔案管理最基本的管理手段應該就是收集整理，因為收集整理過程中，就可以對檔案進行分類、記錄各個檔案的關鍵詞等，因此檔案管理人員要做好自己的工作，必須加大收集整理力度。

二、提高檔案收集整理水平的對策

檔案收集整理的確是做好檔案管理工作的前提保障，這主要是因為檔案管理的前期工作就是檔案收集整理，如果前期工作未能打好基礎，必然會影響后期工作，基于此，提高檔案收集整理水平顯得格外重要。筆者認為可以通過如下方式：

1、樹立檔案收集整理意識

現階段，仍然有很多管理人員意識不到檔案收集整理的重要性，在這些人口看來，收集整理工作并不是檔案管理的重要工作內容，因為沒有必要投入過多的精力，因此很多時候，檔案收集整理制度完全沒有發揮作用，形同虛設，這是我國檔案收集整理水平一直都不是很高的重要原因。而正是由于檔案收集整理工作不到位，使得很多有價值的檔案信息資源流失，給我國的檔案管理事業造成了非常大的損失，為此，檔案管理部門有必要將提高管理人員的檔案收集整理意識作為重點，大力宣傳檔案法規以及相應的檔案收集整理知識，尤其是檔案管理職工，必須對檔案收集整理知識有著充分的了解。這樣才能夠真正的實現檔案收集整理的規范化。

2、完善檔案收集整理體系、注重突出網絡

各個檔案管理部門應該結合自身的檔案管理體系，按照現有的組織結構設置情況來進行檔案收集整理體系的構建，而在構建該體系的過程中，應該重點的突出網絡，因為網絡時代下，對檔案收集整理工作提出更多的要求，而網絡管理方式完全能夠符合該要求。網絡檔案收集整理體系需要保證從上到下每個環節都能夠有人負責，有人配合。

3、建立和健全管理制度，落實責任部門

檔案收集工作既要加強宣傳工作，通過多種渠道、多種形成、各種場合適時宣傳檔案知識和檔案法規，增強全員的檔案管理意識，使其自覺的配合好文件資料的收集和歸檔工作，又要制定出一系列的規章制度，為確保檔案資料收集的齊全性、完整性，必須建立嚴格的制度，制定檔案移交歸檔制度，明確檔案歸檔范圍、內容及時間；制定電網建設項目檔案管理、檔案崗位規范和責任落實等制度。

4、積極主動上門收集，提高歸檔率

檔案收集工作除了建立健全檔案資料的收集歸檔制度，取得領導重視、各部門配合外，更重要的是專職檔案人員要做到“三勤”即腦勤、手勤、腳勤，愛崗敬業，盡職盡責。檔案員應根據檔案資料來源廣，范圍大的特點，不厭其煩主動上門，跟蹤收集。對于個別不按規定移交的部門，檔案員只要有耐心，經常上門催交，與他們溝通，往往都能收到效果。

5、提高服務質量，改變以往被動服務的局面

檔案室是檔案的管理者，同時也是檔案利用者的服務者。檔案管理員要從思想上樹立高度的服務觀念，克服“守攤式”的被動服務觀念，充分發揮助手作用，利用現代化技術提供遠程服務，利用網上信息量大，傳遞速度快的優勢，實現檔案資源共享。加強編研工作，檔案員應熟悉室藏檔案情況，通過對檔案分析研究，對檔案存在的大量信息進行篩選、歸納、綜合、摘編等步驟，編印成各種檔案參考資料，使利用者充分意識到檔案的價值和重要性。要從實際出發，有針對性的編制必要的檢索工具，為單位的安全生產提供服務。

6、制定檔案職業道德規范，提高從業者的道德水準

當前科學理性的發展對檔案從業者的職業活動與職業行為有了新的要求，職業行為規范化和理性化，因而，建立一種規則性的職業道德體系就成為各行業的迫切需要。為使檔案職業道德在從業者活動與職業行為中得以落實，檔案部門通常要通過制定規章、制度、守則等紀律來約束從業者。這些條款告訴從業者哪些行為符合職業道德，哪些行為不符合職業道德，同時會說明違反這些規定將帶來的負面影響或將給予失職者的處罰措施。在這里除了考慮將外在的檔案職業道德規范強制性地灌輸到從業者的職業活動中外，還應當關注檔案職業人員的內心需要：他們不僅僅是單調枯燥的“辦公室+ 庫房”的生活，他們也需要融入社會各行各業的建設中，職業的價值要在與社會的交往過程中體現，一旦從業者的社會滿足感建立起來，他就能看到所從事的檔案職業的價值，并能自覺遵守各項規章制度。

三、結語

綜上所述，可知管理好檔案的方法不止一種，收集整理是必須要應用的到一種方法，因為作為基礎性工作，檔案資源只有通過前期的收集整理才能夠歸檔，否則將會形成零散的信息，構不成完成的檔案。檔案管理工作的主要來源可以說就是檔案收集工作，檔案收集整理工作水平的高低直接關系到檔案機構在人們心目中的形象。也正是因為如此，很多檔案管理部門都開始重視檔案收集整理工作，并且不斷的研發新型的收集整理方式，這對我國檔案事業發展意義重大。

參考文獻：

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[關鍵詞]檢測機構；檔案管理；計量認證；關系

計量認證是根據《中華人民共和國計量法》(1985年9月)實施的對檢測機構質量管理和技術能力考核的一種活動。計量認證在我國開展二十余年，對規范檢測機構行為，整頓檢測秩序，提高檢測工作質量發揮了積極作用。南寧市疾病預防控制中心作為檢測機構，于1996年通過廣西壯族自治區技術監督局計量認證評審，并在多次評審復審考核中逐步建立了一套較為完整的質量管理體系。隨著這項工作的深入開展，檔案管理工作被推向了質量管理體系運行和認證的前沿，檔案管理已成為質量管理體系認證的重要組成部分。同時計量認證工作進一步推動檢測機構的檔案管理，使檔案管理工作提高到一個新的水平。筆者就檔案管理工作與計量認證之間的關系，結合質量管理體系認證活動的實踐，談幾點認識。

一、計量認證的內涵

質量的概念最先來源于工業生產，其定義是：產品達到或超過其價值所具備的品質。每一種產品必須具備相應的使用價值，因而質量的主題是永恒的。作為檢測機構的疾病預防控制中心，檢驗結果就是它的產品，同樣涉及到質量問題。質量體系認證強調影響產品質量的過程控制，在整個實驗室檢驗的過程中，如何避免可變因素對檢測結果的影響，保證結果的準確、可靠和可重復性，是質量控制的主要目標。隨著人們對質量的認識不斷深入，實驗室質量控制已不僅僅限于對實驗過程的監測，還包括人員培訓、正確地采集和運送樣本、正確選擇質控物和確定質量控制標準以及實驗質量控制的綜合評價和管理等。

計量認證就是對向社會提供公證數據的各種技術機構的計量檢定、測試能力、可靠性和公正性，由政府計量行政部門所進行的考核和證明。計量認證合格的檢測機構為社會提供的監測數據，作為公證數據具有法律效力。

計量認證的主要工作，就是由各級計量、質量管理職能機構如省計量局、省技術監督局等部門組織有關專家、學者按照相應的國家標準要求對檢測機構的實驗室管理、質量控制保證、檔案管理等質量情況進行全面的檢查、評估是否符合標準的要求，并決定是否頒發計量認證合格證書。因此計量認證工作是對疾病預防控制機構檢測工作質量的檢驗，促進質量保證體系的健全，也促使檔案管理工作達到標準化、規范化。

二、檔案管理工作在計量認證活動中的作用

檔案的本質屬性是原始性和歷史性，在疾病監測、檢驗工作中形成的大量文件資料，是檢測機構質量體系管理、運行及質量體系有效性、規范性、真實性的反映和記載，它不僅是檢測機構規范化管理的基礎資料，也是日常工作及計量認證評審的重要憑據。在計量認證過程中檔案工作發揮了不可忽視的基礎作用，一方面為計量認證單位提供原始資料和法律依據，另一方面它是質量管理體系重要內容之一，為獲得計量認證提供前提條件和必要保證。

(一)檔案管理為通過計量認證提供重要的基礎依據

在計量認證工作中最重要的一項原則就是以數據為依據。檢測機構的各類檔案是在檢測和管理中形成的各種技術人員狀況、監測數據、設備儀器、原始記錄等最完整、最全面的載體，諸如實驗室的原始記錄、設備儀器的說明書、監測數據的真實性和質量保證的有序性，而這恰恰是計量認證過程中最需要的，是檢測機構質量體系有效運行的歷史見證，為計量認證提供了重要的資料信息和有關文件并整理出能夠證實質量體系合格的完整信息系統。因而檔案是計量認證工作的基礎，檔案工作質量的好壞，體現了質量體系運行的水平，直接影響著質量管理體系的認證。

(二)檔案管理是質量體系有效運行的重要保證

檔案管理工作是質量體系中的重要環節，在質量體系認證中發揮著參與、監督、指導、促進等重要作用。質量體系要求檢測機構為實現質量方針和質量目標，將所有影響質量的要素都采取有效措施管理和控制起來。質量體系文件《質量手冊》《程序文件》中對每一過程、每一質量等要素都進行了相應的規定，其中文件和資料要素就是以檔案資料部門為責任主體來保證其在系統中運轉的質量。一方面，檔案管理部門通過科學管理，能夠及時、全面地為需求者提供準確、完整、系統的技術文件、質量記錄、標準等文件資料；另一方面，通過文件和資料的發放與回收來控制質量體系運行中的文件資料的完整性，保證質量認證及其他活動能夠使用相關文件的有效版本。

(三)檔案管理是質量體系運行的基礎性工作

質量認證的顯著特征之一是質量體系文件化。檔案信息是編寫檢測機構自身質量體系文件的證據。檢測機構制定的質量手冊、質量計劃和程序性文件、技術標準、作業指導書、操作規程、質量表格式樣、檢測程序卡等都來源于檔案。認證過程中檔案部門提供了大量的檔案資料，參與了與檔案工作直接相關的質量體系文件如《文件控制程序》《記錄(檔案)管理程序》的編制、修改過程，對文件資料的形成、分類、編號、保管等方面作了詳細的分析。因此，檔案管理是質量體系運行的基礎性工作。

(四)檔案在質量體系認證中起著直接憑證作用

檔案既是質量體系運行的真實記錄，也是保證質量體系是否符合規定的依據，妥善保管和利用好檔案，可以對監控產品質量和清查發生質量問題的責任原因起直接憑證作用，是質量體系評審機構現場審核的主要客觀憑據。作為質量管理體系文件化直接產物的質量管理檔案，記載了認證單位各種工作的情況、成果、經驗和教訓，一方面充分利用這些檔案，加強全面質量管理，提高工作和服務質量。另一方面，它是在實施質量管理體系標準內審、外審和質量管理評審時主要起原始憑證作用。顯而易見，檔案是質量體系認證過程中的具體反映，在質量管理體系認證中起著直接憑證和科學依據作用，作為今后質量管理體系持續改進的依據和史料。

(五)檔案管理有助于不斷完善質量體系，確保質量體系發揮實際效能

任何一個質量體系的建立和實施都不可能一蹴而就，必然是一個逐步完善、提高的過程，需要經過實踐的檢驗，發現問題并加以修正，逐步達到預期目的。檔案是歷史的原始記錄，不僅凝聚著成果，而且記載著經驗教訓。尤其是作為質量職能活動可追溯證明的質量記錄，包含著與質量體系運行和產品質量有關的所有記錄，從中可發現問題，尋找質量管理的薄弱環節，為采取糾正方法及預防措施提供證明和依據，促使改善質量體系，提高產品質量，發揮質量體系的實際效能。在檔案資料的移交歸檔和文件資料的發放中，管理人員檢查文件資料的編制、簽署、內容是否規范完整時，以及同有關部門的業務往來中，往往會發現許多設計、程序、標準等錯誤或有關部門反映的問題。這些質量與管理信息的反饋，有利于及時糾正質量體系運行中的錯誤，不斷完善質量體系，提高疾控機構管理水平。

三、計量認證推動了檔案管理的進步

質量管理、計量認證的過程是加強檔案工作、積累檔案財富的過程。有效的質量體系是檔案管理工作水平提高的推動力。

(一)質量體系認證對檔案管理的要求

《文件控制程序》針對文件進行有效的控制和管理，確保其有效性和適用性。其對文件和資料的批準、、保存以及更改都作了明確的規定，即：文件和資料前，由授權人批準，確保文件是充分的、適宜的。文件在修改時，要進行評審，進行標識，并得到再次批準、，確保所使用的文件是有效版本，并從所有使用場所及時撤出失效文件，防止誤用。如需要保留失效文件時，加蓋“作廢”印章，對應保留的作廢文件和更改的文件都應進行標識。同時規定管理體系文件和經確認的技術文件是受控文件，受控文件加蓋受控印章并作標記受控編號，發放時作發放記錄。通過此程序的控制知道文件的來龍去脈，一改以往現場使用文件和存檔文件不相符的情況，為提高檔案質量奠定了基礎。

記錄是一種特殊類型的文件，文件是歸檔前的檔案。《記錄(檔案)管理程序》規范了記錄的內容、填寫、更改以及歸檔、貯存和保管的要求：專兼職檔案員要對記錄進行分類、編目。按規定的期限保存記錄，一般保存期為5年。檔案保存室的環境要適宜，能防盜、防火、防蟲、防鼠、防光、防潮、防霉；所有的記錄要保持清潔、字跡清晰、存放有序、便于存取、檢索和借閱，對破損或變質的檔案，要及時修補和復制。這些要求與《科學技術檔案工作條例》的要求是一致的，保證了檔案管理的質量。

(二)通過計量認證，進一步完善檔案管理網絡

各類檢測機構要對業務檔案實行統一領導，分級管理，各科室都指定有兼職檔案員，在質量體系文件中進一步明確了各科室檔案管理的職責。為加強質量管理中的檔案工作，由質量管理科負責收集、整理在質量體系運行中所形成的文件資料，及時歸檔，重要的文件資料定期移交綜合檔案室；綜合檔案室履行指導、監督職責。建立起一個領導親自“抓”、各科室認真“管”、檔案部門負責“理”的良好的文件管理流程，形成從下至上的檔案收集歸檔網絡，使文件程序化、制度規范化。檔案部門把檔案工作與質量管理各項工作相聯系，做到同時發動、同時布置、同時檢查，大大促進了檔案工作的順利開展。

(三)計量認證為檔案管理積累財富

質量體系認證從質量管理的角度要求各個部門環節應留下痕跡，要有質量記錄并對其進行保存和歸檔。因此說，計量認證的過程，也是形成檔案、積累檔案和加強檔案工作的過程。嚴格的質量管理。規范了檢測機構的檔案工作，為積累檔案財富提供了保證。在貫標過程中，組織人員編寫《質量手冊》，并以此為依據，進而編寫程序文件、作業指導書、質量記錄。通過編制這些文件，規范了質量管理的各項活動，同時也規范了檔案形成的流程，使有考查利用價值的文件、記錄、表格等能夠完整、準確地保存下來。

(四)利用質量體系認證的契機，進一步優化檔案管理

計量認證工作給檔案管理增添了新內容、新活力，為檔案部門做好檔案工作創造了有利的條件，檔案部門應抓住有利時機，健全檔案管理機制，加強檔案的計算機網絡管理，加快文件資料和質量記錄的傳遞，實現資源共享，進一步提高檔案檢索的效率和準確性，推動檔案工作的發展。

(五)通過計量認證，檔案管理人員的素質得到進一步提高

在質量管理工作中，檔案工作被推向計量認證活動的最前列，檔案管理人員成了質量體系認證中文件資料的控制者和質量記錄的管理者，不僅自身要嚴格按照程序做好工作，而且還應指導和協助檢測人員做好文件資料和質量記錄的分類、整理、歸檔等工作，同時對文件信息的完整性、系統性、規范性和有效性進行初步檢查。檔案管理人員置身于質量管理體系中，按照檔案管理工作和質量控制的要求，建立能夠與質量管理體系相適應的工作模式。擺脫了傳統的工作模式，為自身能力及綜合素質的提高產生了重大的作用。

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檔案是在單位管理和實踐中形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像等材料，其內容非常豐富。檔案的收集與整理從一定程度上來講是反映單位管理水平的一個重要標志，是單位各項工作的真實記錄，檔案的規范化管理是提高單位管理質量的重要保障，下面就如何做好檔案的收集和整理工作淺談幾點看法。

一、提高認識，明確檔案在工作中的作用

檔案是具有保存價值的最原始、最準確的記錄，同時具有很高的實用價值。隨著社會的進步以及新形勢發展的需求，檔案基礎工作有了進一步的發展，檔案分類工作更加具體、精細，努力提高認識，在充分認識檔案工作重要性的前提下，把全面加強檔案資源建設作為檔案工作的著力點，提高檔案工作的服務水平和管理水準，因此，檔案工作人員應認真履行職責，做好檔案的收集、整理和歸檔工作，一方面保證各門類檔案的齊全完整，更好地提供利用，另一方面也給國家積累檔案打下一個良好的基礎。

二、檔案的收集與整理工作的意義

檔案的收集與整理工作，對整個檔案工作具有重要意義。它是檔案基礎工作中的關鍵環節。在檔案工作所有環節中，收集工作是起點，提供利用是目的，而檔案的整理則是承上啟下的關鍵所在。上承收集工作，可以進一步了解和檢查檔案收集工作的質量，下繼開發利用，為開發利用創造條件。因此，這是一個很重要的中間環節，其意義為：一是實現檔案科學管理的基礎，要有成效地進行管理，還必須善于實際地進行組織工作。檔案的整理工作，就是對檔案進行有序地組織，以利于查找利用，以利于檔案的安全保管。二是應把檔案整理工作放在利用工作的前頭，檔案整理得好，其分類和組卷的系統本身就具備一種檢索功能，可以分擔檢索工具體系的一部分任務。

三、確保檔案的收集與整理具有真實性

檔案是歷史及社會實踐活動的真實記錄，這是它的價值所在。它是客觀形成的，是確鑿的原始材料和歷史證件。現代國外學者，特別是歷史學家對于檔案史料的重視和迫切要求，充分證明了檔案史料的重要使用價值。檔案記載了許許多多的歷史事件和社會現象，內容十分豐富。檔案又是新的社會實踐最可靠的憑證和依據，檔案是在生產實踐和社會實踐中產生的，它客觀地、真實地記載著各階段的活動，銘刻著歷史上的千秋功過，保留著真切的歷史標記，因此，檔案發生的效用與日俱增。

四、檔案收集與整理工作中存在的主要問題

一是庫房問題。檔案庫房必須選擇寬敞、通風良好的地方，避免檔案收集后保存時，長期受潮發霉而紙張變質、字跡模糊現象；二是由于管理不科學，致使檔案混亂，用時查找不到；三是有些人不了解檔案在整個社會中的重大作用。

五、加強檔案收集與整理工作的對策和措施

（一）做好檔案的收集與整理

檔案的收集是檔案工作的起點和基礎，這項工作做得好與壞會直接影響到檔案的數量與質量，因此，要把檔案這項基礎工作做好，首先要做好檔案的收集工作，才能更好地為經濟社會發展服務。如何把檔案收集齊全、完整、準確，充分發揮檔案在經濟發展工作中的作用，是目前檔案管理部門面臨的一個突出問題。目前，有些人沒有認識到檔案工作的重要性，認為檔案沒有效益，可有可無，導致檔案工作人員工作熱情不高，檔案工作進展緩慢，這就要求我們對檔案進行及時收集、整理、歸檔，為領導提供服務，發揮其重要作用。檔案整理工作，從其中各個環節作業的性質上，又可概括為系統化和編目兩大部分。檔案的系統化包括區分全宗、分類、組卷、卷內文件的排列、案卷的排列。案卷的編目主要包括編制卷內文件目錄，備考表，案卷封面的編目、案卷目錄的編制。系統化是整理工作的開始，編目是整理工作的結束；系統化是編目的基礎，編目是系統化的反映。在實際工作中，二者往往交錯進行。

（二）加強管理，狠抓檔案工作制度落實

要改變檔案工作管理混亂的前提是制定一個切合實際的管理辦法來規范此項工作。同時，要建立相應的檔案管理制度，強化規范管理，從檔案收集、歸檔到整理都進行統一管理，制定一套嚴格的規章制度，防止檔案分散流失。在此基礎上要狠抓落實，要確保有關法規和制度落到實處，必須制定有效的配套措施，明確責任，依法管理，做到有章可循、有法必依，違法必究，使之逐步變成自覺的行動，以確保檔案歸檔質量與管理。

（三）提高檔案信息管理和服務水平

檔案信息化建設是一個過程，在這一過程中，伴隨著信息技術水平的提高及其在檔案管理中應用程度的變化，檔案信息化建設的階段性目標也要及時做出相應調整，檔案管理理論所面臨的創新與發展要求也會表現出一定差異。人類推進信息化進程的理想目標是在建立良好的信息基礎設施的前提下，實現信息的公開與信息利用。因此，在檔案信息化建設中必須認識長遠并立足當前，認真解決檔案信息化建設中當前和今后都會遇到的各個方面的問題。

（四）認真宣傳貫徹《檔案法》，建立獎勵激勵機制

只有加強宣傳《檔案法》，依法辦事，引起各級領導的重視和全社會的廣泛關注，從而提高全民，特別是各級領導及有關人員的檔案意識，營造出一種良好的檔案工作氛圍。同時，要抓住機遇，發揮檔案自身的宣傳教育作用，做好檔案的收集整理工作，通過建立獎勵激勵機制來考核檔案工作人員的工作業績、業務熟練程度、責任心的大小，從而調動廣大檔案工作者的工作積極性。

（五）注重文件材料的收集與整理

存檔的文件、材料要隨時收集并整理，以保證歸檔文件材料的完整性、針對性和時效性。文件資料的收集要齊全、完整、突出重點；整理要符合要求，按照歸檔范圍進行分類整理，力求整齊美觀。同時，要加強檔案保管工作，確保檔案機密安全。集到的原始資料和數據，要進行科學分類和歸納，使資料系統化，便于分析和敘述。

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檔案管理人員的綜合素質急需提升。公路路政檔案管理工作具有很強的專業性、規范性、獨立性以及保存性，是一項工作量較大并且十分復雜的系統工作，因此，從事這項工作的人也必須具備較強的綜合素質，應具備很好的事業心和責任心，應十分熟悉路政方面的相關人物，同時也要會寫文字、懂管理，應熟悉各類報表、臺帳以及檔案文件，更要做好各類文字材料的撰寫工作，同時還要具備較強的協調溝通的能力。在對路政檔案進行管理的過程中，如果認識上存在差異或是管理上存在問題，那么公路路政的內業工作和外業工作就無法有效的銜接，外業數據就更不可能及時、準確的反饋給檔案管理人員，也就導致了誤報和漏報問題的發生。無法及時的搜集到第一手資料，就無法保證各類數據的真實性和準確性，領導就無法正確的制定決策，既限制路政管理工作的快速發展，同時也造成了大量的人力、無力、財力的浪費。

2公路路政檔案管理工作的改善對策

2.1建立完善的檔案管理工作的運行機制

要想真正的做好公路路政檔案管理工作，首先上層的領導就應充分的認識到路政檔案的重要作用，充分的保證路政檔案管理人員的作用和地位，協調好內外部的關系，保證大家在對待路政檔案時是團結一心的，從而促進路政管理工作的快速發展。路政部門對檔案管理工作應定期的進行檢查，發現問題時應應及時的制定解決對策，合理的解決這些問題，同時還應將檔案管理工作納入到常規的工作中來，認識到路政檔案管理工作的重要性，路政檔案工作應與路政工作一起共同組織、部署和考核，從而真正的實現路政檔案管理的標準化和規范化。

2.2提高檔案管理人員的綜合素質

在管理路政檔案的過程中，檔案管理人員的作用無疑是不可替代的，而檔案管理人員的素質高低對路政整體工作的推進情況將會產生決定性的影響，所以，我們應進一步的提升檔案管理人員的綜合素質和業務水平。定期的對路政檔案管理人員進行培訓和教育工作，而檔案管理人員自身也應不斷學習，準確的掌握公路路政相關的法律法規和規范制度，同時也要具備較高的實踐操作水平，熟悉計算機技術和網絡技術，不斷完善自身的業務水平和知識結構，從而與快速發展的檔案管理事業的需求相適應。

2.3明確檔案管理工作的具體職責

路政檔案具有周期長短不同、文件材料種類繁多以及涉及的內容復雜并且專業廣等特點，因此，要想真正的保證我們所收集到的文件材料的完整性和真實性也是有很大的難度的，這就要求了我們應高度的重視路政檔案管理工作，開展各類管理活動時應始終遵循《中華人民共和國檔案法》中的各項規定，認證研究相關的法律法規和規章制度，制定出適合本單位的檔案管理制度，同時建立相應的檔案查閱和借閱、檔案材料歸檔立卷以及檔案材料銷毀鑒定等制度，對路政檔案科學的進行管理和建檔，明確每一名檔案管理人員的工作職責，根據檔案管理的制度做好資料文件的收集和歸檔工作，并對其進行妥善的保存和歸檔，從而保證路政檔案管理工作是有跡可循、有章可依的。

2.4推進公路路政檔案管理工作的自動化建設

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【關鍵詞】 檔案；證據；客觀性；關聯性；合法性

檔案館所提供的書面材料，通常叫作“檔案證明”。但是很多人把這種書面材料就等同于證據，如劉家真認為電子文件同其它證據一樣具有證明力，即法律效力。對于這種觀點，筆者持不同意見。我國《刑事訴訟法》第42條第1款規定：“證明案件真實情況的一切事實，都是證據。”根據這條規定，可以認為證據是證明（案件）事實的材料，是訴訟的核心問題，法官在司法裁判中認定過去發生事實存在的重要依據，在任何一起案件的審判過程中，都需要通過證據和證據形成的證據鏈再現還原事件的本來面目。根據相關法律規定，客觀性、合法性和相關性是證據的三大特性，一件檔案材料要稱之為證據，必須具備這三個特征。

一、客觀性是成為證據的前提條件

證據的客觀性也叫做證據的真實性或者確實性。它是指證據所體現出的內容應當是真實的、客觀存在的。所有的案件事實都發生在一定的時間和空間內，案件事實發生之后，必然會在客觀外界遺留下某些物品或痕跡。證據的真實性是證據最本質的特征，但這不意味著有關人員收集到的證據一定是客觀真實的，從認識論上講，一個案件發生后，它在客觀外界的遺留物，必須被反映出來。但一切所觀察到的，反映在主體中的通過語言、文字陳述出來的事實，都屬于經驗事實。由于反映過程的復雜性，人們的認識不能完全反映客觀存在。因此，《刑事訴訟法》第42條第1款規定：“一切證據必須經過查證屬實，才能作為定案的依據。”

檔案材料是人在活動中通過語言、文字或物品產生痕跡，雖然留下檔案材料的初衷是不偏不倚地反映某一事實過程，但是檔案材料的出現離不開人類的活動，自然也就不可避免地受人主觀認識的影響。因此，檔案材料中沒有經過證實的屬實內容，不能成為證據。比如，檔案材料中的口述檔案，講述者在回憶過程中會出現記憶的偏差，或者其講述的內容也是經過口口相傳流傳下來，這樣，口述的內容無法證明其真實性，就不能成為證據。檔案材料中紅頭文件、會議紀要等文檔，經過審核、領導簽字等正式程序印發，具有公信力、權威性，因此可以作為證據使用。

二、合法性是成為證據的必要條件

證據的合法性是指證明案件事實真實情況的證據，必須符合法律、法規規定的要求。主要表現以下幾個方面：一是證據必須是依照法律規定的程序和方法去收集的。通過違法侵犯人的身體、住所、函件或者其他通信方式所獲得的證據不能采用。二是證據必須具備合法的形式，我國《民事訴訟法》規定了八種證據形式：當事人的陳述、書證、物證、視聽資料、電子數據、證人證言、鑒定意見、勘驗筆錄。三是必須有合法的來源。

大部分的檔案材料都是通過正當的程序和方法獲得，有正規的來源渠道。但是，在一些檔案材料中，比如視聽資料可能為了某種需要，未征得相關人同意，而進行的暗中拍攝，這種材料只有獲得相關人同意后，才能成為證據。再或者一些電子數據，目前互聯網技術發達，一些企業、公司采用黑客技術獲得競爭對手的商業秘密，成為本單位的核心檔案材料，這種通過非法手段、非正規渠道獲得的材料，也不能成為證據。

三、相關性是成為證據的重要條件

證據的相關性又稱證據的關聯性，是指證據與案件事實之間存在客觀聯系。客^性雖然是證據的基本特征，但一些事實內容僅有客觀性、真實性還不能成為證據。證據是證明案件事實的，要想起到證明作用必須與所證明事實之間存在客觀聯系。證據與案件事實的聯系有很多種類。例如，因果聯系、條件聯系、時間聯系、空間聯系、必然聯系和偶然聯系等。

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一、科技檔案分類的目的

1、實現科技檔案的系統化和科學管理。

2、編制出科技檔案的分類目錄（或專題目錄）。

3、為科技檔案的統計和利用提供條件。

二、科技檔案分類的基本要求

1、分類應力求保持科技檔案之間的有機聯系。

內容相近的科技檔案，只能在同一大類或屬類中出現，而不應在不同的類中出現。

2、分類要符合檔案形成專業或形成單位科技活動的特點。

由于不同專業和不同類型的單位，其生產、技術活動的性質、任務和工作程序是不完全相同的，有的是很不相同的（如機械、冶金、化工、紡織專業系統之間；工業建筑、水利、氣象之間……）。因此，不同的單位，科技檔案的分類不能簡單化地采用同一種方法。

3、在一個專業系統或一個單位內部，同一種科技檔案，在同一層次內的分類標準應該一致。

只有標準一致，科技檔案劃分的類和屬類才能層次清楚、條理清晰，才有利于編目工作的進行，也方便保管和利用。但是對于同一種科技檔案的不同類別層次，其分類標準允許有所不同。分類的結果，同位類之間只能平行，不能交叉重疊。

4、分類應力求按專業系統實現標準化。

專業系統分類的標準化，有利于科技檔案向科技專業檔案館移交，實現科技檔案管理的現代化，也便于同一專業系統內科技檔案工作人員之間的業務交流。

5、分類的詳略程度，由本單位科技檔案數量的多少來決定。

為便于科技檔案管理和利用，在科技檔案分類過程中，科技檔案數量多的應分得細一點，數量少的應分得簡略些。在同一單位內，不同類的分類層次可以有所不同。

三、科技檔案分類的幾種常用方法

1、工程分類法：以工程項目為單元劃分科技檔案的類別。它適用于基本建設檔案。

2、型號分類法：以各個型號的產品或設備為分類單元劃分科技檔案的類別。它適用于機械產品檔案和設備檔案。

3、課題分類法：以各個獨立的研究課題為分類單元劃分科技檔案的類別。它適用于科研課題檔案。

4、專業分類法：按科技檔案反映的專業性質分類。

5、地域分類法：根據科技檔案內容所反映的地域特征劃分類別，如測繪檔案。

6、時間分類法：按照科技檔案內容反映的時間特征進行分類。

在實際分類中，往往是幾種分類方法相結合，才能得出一個較好的分類方案。例如，機械設備檔案，一般采用型號分類法，但如果機械設備很多，我們可以先根據設備的使用性質（專業）進行分類，然后在同一使用性質范圍內再按型號分類。

四、編制科技檔案分類方案

科技檔案分類方案，也稱科技檔案分類表。科技檔案分類表是用來組織科技檔案案卷并將所有案卷分門別類組成科技檔案體系的一種依據和標準。

利用科技檔案分類表，就可將科技檔案性質相同的案卷放在同一類里，相近的放在相近的類內，使每一卷科技檔案都有對號入座的位置，查找時只要說出有關的特征，就能很快地找到。

㈠編制科技檔案分類方案的原則

1、分類方案應以專業系統的分類為指導。

2、分類方案應當有足夠的容量，能包容本單位庫藏科技檔案的全部。

3、平行類目之間應當是互相排斥的，上位類必須包含它所屬的下位類，下位類必須是其上位類的組成部分。

4、分類要科學、合理，分類方案應相對穩定。

㈡科技檔案分類方案的結構

一個完整的科技檔案分類表，主要內容包括：說明和分類表兩部分。

1、說明：分類所依據的原則，大類的次序及其排列的理由，使用該分類方案的方法，編制的經過等等。

2、分類表：是科技檔案分類體系的具體表現，是許多類目依照一定的原則組織起來的一個科學體系。

分類表揭示了科技檔案可分成哪幾大類，每一大類又可分成哪幾個屬類，每一屬類又可分為哪幾個小類，這樣依次下去，每類都有一定的名稱，稱為類目，這就使得科技檔案分類工作有了具體的依據。

在分類方案中，類目的設置一般是以科技檔案所含的內容來作為分類標準的，因為這是科技檔案最主要的東西，是它的本質屬性。

在分類表中，每一個類目應分別給以一定的代號，代號可以用字母也可以用數字，由字母和數字組成的代號稱為混合號碼。

㈢科技檔案分類方案的編制方法

1、了解和掌握庫藏科技檔案的內容構成和形成特點。

2、根據科技檔案分類原理，對每種科技檔案確定具體的分類標準和分類方法。

3、設置科學、合理的類目體系，以文字敘述和圖表的形式表示出來。

類目體系確定后，應給每個類目以固定的代字或代號，并用文字敘述或圖表的形式將類目體系表達出來。

4編寫分類方案（分類表）。示例如下：

㈣科技檔案分類的方法和步驟

1、做好科技檔案分類的準備

⑴熟悉、掌握科技檔案分類方案。

⑵了解科技檔案的基本內容。

2、確定案卷的類目

先找大類，再找屬類，后找小類，層層下推，直至切合為止。這樣確定的類，是這個案卷應歸入的主要類目。主要類目決定案卷在庫房內分類排架的位置。

3、確定案卷的類號

確定每一個案卷所屬類目的過程也是給這個案卷以分類號的過程。但是分類號不等于就是案卷的排架號，因為同一類號下還有眾多的案卷，如果沒有適當的方法把它們區分開來，它們的先后次序就不能在柜架上固定下來。因此，有了分類號還得編制案卷排架次序號碼，分類號加上排架號就是案卷的索取號。

科技檔案的編號

一、什么是科技檔案的編號（定義）

科技檔案的編號，是指科技檔案案卷的編號。它是科技檔案管理部門用來反映科技檔案分類層次和案卷排列次序的一組符號。（是科技檔案分類號和案卷順序號的組合體）

二、科技檔案編號的作用

它是管理科技檔案的一種工具，它起著固定科技檔案的整理成果，反映科技檔案分類和排列次序，指引查找調閱科技檔案的作用。

三、科技檔案號的編制要求

1、要反映科技檔案系統整理后的科學秩序，同科技檔案的分類方法和分類方案的結構層次相一致。

2、科技檔案號由代字和代號組成。

3、編號應力求簡明，不要過于繁雜。

要編號簡明，首先要做到分類簡單，其次是類號表示簡化，否則難以使編號簡明。

4科技檔案號是一個獨立的號，一個科技檔案號只能代表一個案卷，同一個檔案號不能代表兩個以上不同的案卷。

四、科技檔案號的結構

科技檔案案卷檔號的結構：

（全宗號）——實體分類號（含項目代號）——案卷順序號

科技檔案文件的檔號結構：

（全宗號）——實體分類號（含項目代號）——案卷順序號——件號

1、全宗號的編制方法

全宗號是一個進館單位所有檔案（即全宗）的代號，由檔案館給出，如果不屬進館單位，全宗號可以省略。

2、實體分類號的編制方法

科技檔案的實體分類號由實體分類方案中的類目代號和項目代號（即產品、工程、課題、設備的代字或代號）兩部分組成。如果不用項目代號，也可直接用實體分類方案中的代號。各類目代號之間通常用“．”隔開。

3、案卷順序號的編制方法

科技檔案案卷順序號是指該案卷在其分類的最后一級類目下的排列順序號，從“1”開始依次順延。案卷號與分類號之間通常用“—”隔開。

4、件號的編制方法

件號是案卷內每一份文件的排列次序，每卷從“1”開始。

科技檔案分類目錄的編制

科技檔案分類目錄是按照科技檔案分類表中的基本類目，以每一大類為基本單元建立的科技檔案案卷的分類登記帳。

1、科技檔案分類目錄的作用

固定科技檔案分類、排列的次序，揭示科技檔案的內容與成份，是直接按類別查找科技檔案的檢索工具。

2、科技檔案分類目錄的編制要求

嚴格按照科技檔案分類、排列的次序，以案卷為單位進行登記編制。

3、科技檔案分類目錄的編寫方法

科技檔案分類目錄格式如下：

⑴序號：按分類登記的排列次序號，每類從1開始。

⑵檔案號：即“檔號”。科技檔案案卷的編號（見案卷封面）。

⑶案卷題名：（見案卷封面）

⑷頁(件)數：科技檔案案卷內文件的頁數或件數，裝訂案卷為“頁數”，不裝訂案卷為“件數”。

⑸歸檔年度：該項目檔案歸檔時的年度。

⑹密級：（見案卷封面）

⑺保管期限：（見案卷封面）