導語：如何才能寫好一篇城鄉建設檔案管理辦法，這就需要搜集整理更多的資料和文獻，歡迎閱讀由公務員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

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關鍵詞:建設工程;檔案;管理;創新

中圖分類號:G271

文獻標識碼:B

文章編號:1008-0422(2010)08-0172-02

1引言

建設工程檔案是城建檔案的重要組成部分,建設工程檔案管理是城建檔案工作最重要的工作內容之一,也是目前城建檔案工作中最具活力、各城建檔案館投入精力最多的部份。近幾年來,隨著城市化持續高速發展,建設工程項目數量和規模都在不斷增長,技術復雜程度在不斷增加,建設工程檔案管理難度也同步增大。在具體操作上,我們往往把建設工程中比較特殊的一部份分開來對待和考慮,如重點工程、市政工程、管線工程、房建工程等等,專門研究其檔案管理的方式和途徑,這是基于建設工程的多樣性、廣泛性和復雜性,希望通過一個突破口,打開建設工程檔案管理的局面。在現實工作中,建設工程檔案管理往往是不平衡的,有的地方重點工程檔案管理比較到位,房建工程檔案管理比較困難,管線工程檔案管理則幾乎是空白;另一些地方可能又有很大不同,重點工程檔案管理比較困難,房建工程檔案管理比較到位,聲像檔案工作也有所推動。建設工程檔案管理創新涵蓋了理念創新和程序創新,根本上是要解決建設工程檔案編制的原始性、真實性、系統性和建設工程檔案報送的程序性、及時性、全面性。本文結合我們的工作實踐嘗試對建設工程檔案管理創新工作進行較全面的分析思考,以期拋磚引玉、共同提高。

2管理模式的創新

加強建設工程檔案管理,關鍵是建立起建設工程檔案管理工作的有效管理模式,“有法可依、有關可把”,建設工程檔案管理就能逐步走上正軌。最近幾年,懷化市城鄉建設檔案館根據國務院第279號令《建設工程質量管理條例》精神并借鑒和完善長沙市、株洲市等地的做法,把建設工程質量終身責任制引入建設工程檔案管理,實行“建設工程檔案終身責任制”,要求建設單位技術負責人及工程資料員對建設檔案負終身責任,有效地提高了建設單位按規范編制并及時報送工程檔案的責任意識和自覺性。建設單位技術負責人和工程資料員在責任書上簽字時,都感受到了一份責任,覺得手中的筆都是沉甸甸的。這一操作,有效地扭轉了“重建設,輕檔案”的現象。在具體操作中,我們通過開展建設工程檔案編制執法檢查、下基層業務指導、開展業務咨詢、舉辦培訓班等活動,加強“建設工程檔案終身責任制”的宣傳和學習教育;我們還把一些重大建設工程事故責任追究的事例整理成冊,作為學習資料,送發給各建設單位負責人和資料員,讓他們提高認識,“警鐘長鳴”。在堅持“依法行政、依法治檔”的同時,我們不斷加強了本地建設工程檔案管理法制建設,也是管理模式創新的重要手段。早在1999年9月,我館就爭取懷化市政府辦出臺了《懷化市城建檔案管理規定》;2006年8月,我們又爭取懷化市政府出臺了《懷化市城市地下管線工程檔案管理辦法》,這一系列規范性文件對促進建設工程檔案編制和報送起到了積極推進作用。有條件的地方還可以更進一步,把政府規范上升到地方立法,工作力度將會大大增強。例如,長沙市在2004年通過省、市人大批準出臺了《長沙市城市地下管線工程檔案管理條例》,有效地解決了地下管線工程檔案管理這一個老大難的問題,使地下管線工程檔案管理做到了“有法可依,應收盡收,應查可查”,長沙市也是目前我國各城市中地下管線工程檔案管理做得最到位的城市之一。據了解,長沙市另一個地方性立法:《長沙市城鄉建設檔案管理條例》即將通過省、市人大批準出臺,必將更進一步推動各類建設工程檔案管理再上新臺階。

3服務方式的創新

城建檔案工作實質上是一種服務性工作。建設工程檔案管理需要城建檔案工作人員加強與建設、施工、監理等各方的協調和交流,為建設、施工、監理等單位提供咨詢和指導,這就需要我們城建檔案工作人員做好相關服務工作。在服務方式上不斷創新,是我們加強建設工程檔案管理的重要手段。最近幾年,懷化市城鄉建設檔案館打破在家坐等檔案送上門的老工作模式,大力實施“外向型”戰略,把建設工程項目按片區掃描式清理,要求工作人員走出城建檔案館辦公室,深入基層,深入工地,大力宣傳城建檔案工作相關法律法規和工作規范、標準,重點是宣傳國務院第279號令《建設工程質量管理條例》、建設部第90號令《城建檔案管理規定》、建設部第136號令《城市地下管線工程檔案管理辦法》、建設部建辦[2007]68號文件《關于加強中小城市城鄉建設檔案工作的意見》、省建設廳湘建[2001]255號文件《關于進一步加強各類建設工程檔案管理的規定》和《懷化市城建檔案管理規定》、《懷化市城市地下管線工程檔案管理辦法》等文件,讓城建檔案工作的重要性深入人心,按規范編制和報送建設工程檔案成為各建設、施工、監理單位的自覺行動。近兩年來,懷化市城鄉建設檔案館還根據深入學習實踐科學發展觀活動要求,在廣泛征求建設單位意見的基礎上,結合目前建設工程個性差異大,專業性強,技術含量日益提高的情況,推出了“建設工程檔案業務指導個性化服務”的新服務模式。重點是將建設工程項目落實到人,具體工程具體要求、具體指導,制定詳細的工程檔案編制規范,全程提供業務指導和咨詢服務,提高工程竣工驗收備案的效率。在具體操作上,對外公布館內業務工作人員的聯系電話、QQ號碼和電子信箱,要求對重點工程和地下管線工程除了定期要下工地督查檔案編制外,還要做到“隨叫隨到”及時開展咨詢指導;對規模比較大的建設工程,還要組織各分部工程資料員集中培訓;即使一般房建工程,我們也要求業務工作人員至少下基層2到3次,并且要參加工程竣工驗收會,發現問題及時提出、及時督促整改。通過個性化服務,提高了建設工程檔案業務指導的針對性,提高了建設工程檔案編制的質量,促進了建設工程項目的規范化管理,受到了建設單位的一致好評。

4工作程序的創新

最近幾年,懷化市城鄉建設檔案館把建設工程檔案工作納入建設行政程序,通過建設口把關,強化工程檔案業務指導、質量驗收和報送接收職能。具體來講就是把簽定《報送建設工程竣工檔案責任書》和報送《建設工程檔案終身責任人登記表》納入施工報建程序,然后在工程開工前對建設單位、施工企業和監理公司等單位的技術負責人、資料員進行建設工程檔案技術交底,詳細講解該工程檔案的具體要求;工程施工過程中加強與質監、安監和監理公司的橫向聯系,形成聯動,定期進行檔案業務指導和檢查;工程竣工驗收會前依國家住房和城鄉建設部規范先對工程檔案進行初步驗收,簽發《建設工程檔案初驗認可證》;領取了《建設工程檔案初驗認可證》的工程方可召開竣工驗收會,我館工作人員一定要參加竣工驗收會,在會上還要對建設工程檔案編制情況進行講評并提出下一步工作要求,確保工程按時竣工驗收備案;竣工備案結束后,督促建設單位按時報送建設工程竣工檔案,辦理《建設工程竣工檔案移交證明》,以便于建設單位及時到規劃局領取《規劃許可證(正本)》,辦理產權產籍手續。在具體操作上,懷化市城鄉建設檔案館還充分考慮建設工程的整體時效性,嚴格要求、規范管理、不斷提高工作效率。另一方面,我們以高標準加強對自身的要求和管理,通過交叉驗收程序,嚴把建設工程檔案質量關,使建設工程檔案管理更加規范、力度更大。

5協作機制的創新

建設工程檔案管理牽涉到方方面面,需要縱向與橫向、建設行政各部門以及各建設、施工、監理單位大家共同協作和共同努力。沒有大家的協作,建設工程檔案編制無法得到保證,建設工程檔案報送無法得到落實,建設工程質量也無法得到保障。針對市政和重點工程越來越多,主管部門不再局限于市建設局,而是由區縣(市)及其它部門分級分散負責建設管理的新情況,懷化市城鄉建設檔案館加強與各級重點辦、各市政和重點工程主管部門及指揮部、城管局等單位的聯系,建立高效協作機制,主動了解工程信息,及時與他們簽定《報送建設工程竣工檔案責任書》,在業務指導過程中,充分發揮個性化服務的優勢,制定具體規范要求,明確了市政和重點工程竣工驗收后必須向市城建檔案館報送合格檔案才能向城管等部門移交的工作機制,保證市政和重點工程檔案管理不留空白、不存死角,應收盡收。通過一系列創新,懷化市城建檔案工作革除了原來“馬后炮”的弊端,杜絕了原來建設工程檔案“編回憶錄”的現象,確保了檔案編制與工程建設同步,確保了建設工程檔案是工程施工的真實記錄和工程實體的真實反映,產生了促進工程質量,促進工程規范管理,促進工程領域反腐敗工作的實際效果,得到了建設單位、質安監部門、紀檢監察部門和檢察院、財政投資評審中心的一致好評,也得到了國家住房和城鄉建設部辦公廳城建檔案辦公室和湖南省城鄉建設廳城建檔案辦公室的充分肯定。全國有六個省還專門組織建設和城建檔案工作相關領導赴我市考察交流。最近幾年,我市建設工程檔案進館量穩步增長,檔案質量也顯著提高。僅2005年至2009年5年內,懷化市城鄉建設檔案館就按規定接受了各類建設工程檔案2萬余卷,建設工程檔案業務指導率、檔案報送率和合格率均達到了100%。懷化市城鄉建設檔案館也連年在市建設局年度目標管理考核中取得優異成績,還被評為“湖南省城建檔案工作先進集體”。

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福建省建設工程造價管理辦法最新版第一章　總則

第一條　為了加強建設工程造價管理，規范建設工程計價活動，保障工程質量與安全，維護工程建設各方的合法權益，根據《中華人民共和國建筑法》等法律、法規規定，結合本省實際，制定本辦法。

第二條　本省行政區域內的建設工程造價管理，適用本辦法。

交通運輸、水利等專業建設工程造價管理，依照國家有關規定執行，國家沒有規定的，省人民政府交通運輸、水利等主管部門可以參照本辦法制定實施細則。

第三條　本辦法所稱建設工程造價，是指建設工程項目從投資決策到竣工投產預計或者實際支出的建設費用，包括建筑安裝工程費、設備購置費、工程建設其他費、預備費、建設期間貸款利息以及按照國家和本省規定應當計入的費用。

本辦法所稱建設工程計價是指對建設工程造價進行確定與控制的活動。

第四條　縣級以上人民政府應當建立健全建設工程造價管理制度，完善監督管理機制，保障相關經費。

第五條　縣級以上人民政府住房城鄉建設主管部門負責本行政區域內建設工程造價管理工作。

縣級以上人民政府發改、財政、審計等部門按照各自職責，負責建設工程造價的相關管理工作。

第六條　建設工程計價應當遵循合法、客觀、公正和誠實信用的原則，不得損害國家利益、社會公共利益和他人的合法權益。

第七條　建設工程造價行業協會應當加強行業自律，發揮行業指導、服務和協調作用。

第二章　建設工程計價依據

第八條　建設工程計價依據包括計價規范與標準、計價定額、造價指標與指數、價格信息以及工程計價規定等。

第九條　省人民政府住房城鄉建設主管部門負責組織編制并全省統一的建設工程計價依據。其中，計價定額由省人民政府住房城鄉建設主管部門會同發改、財政部門。

設區的市人民政府住房城鄉建設主管部門負責編制本行政區域價格信息;對全省統一計價定額缺項且具有地域特點或者工程建設亟需的項目，可以編制補充計價定額。

前款規定的價格信息和補充計價定額應當在后10日內報省人民政府住房城鄉建設主管部門備案。

第十條　編制或者修訂建設工程計價依據，應當與經濟社會發展和工程技術發展水平相適應，反映建筑業的技術和管理水平，促進工程建設領域科學技術成果的推廣和應用，并符合國家有關標準要求。

編制或者修訂建設工程計價依據，應當采取論證會、座談會或者其他方式，征求并充分聽取工程建設各方以及有關專家的意見。

第十一條　縣級以上人民政府住房城鄉建設主管部門應當建立建設工程計價依據動態管理機制，適時調整計價依據。

第十二條　省人民政府住房城鄉建設主管部門負責制定建設工程造價信息化相關數據標準，包括建設工程人工材料設備機械數據標準、建設工程造價電子數據交換標準等。

第十三條　鼓勵開發、應用建設工程造價計價軟件。

軟件開發單位開發的建設工程造價計價軟件應當符合國家和本省有關規定和標準。

第三章　建設工程造價確定與控制

第十四條　建設工程造價按照工程實施的不同階段分為投資估算、初步設計概算、施工圖預算和竣工結(決)算。

國有資金投資的建設工程項目，其不同階段的工程造價應當按照相應的計價依據編制。

第十五條　推廣工程造價咨詢制度，鼓勵國有資金投資的建設工程實行全過程造價管理咨詢。

第十六條　政府直接投資或者資本金注入的建設工程投資估算和初步設計概算應當按照國家和本省有關規定報相關部門審批。

第十七條　國有資金投資的建設工程施工發承包必須采用工程量清單計價。

國有資金投資的建設工程施工招標的，應當設最高投標限價，最高投標限價不得上浮或者下調。招標人在招標文件時，應當公布最高投標限價及其成果文件。

第十八條　國有資金投資的建設工程創建優質工程的，實行優質優價政策。

第十九條　招標人和中標人應當按照招標文件和中標人的投標文件訂立建設工程施工合同。不實行招標投標的工程由發承包雙方協商訂立合同。

合同價款的有關事項由發承包雙方約定，一般包括合同價款約定方式，預付工程款、工程進度款、工程竣工價款的支付和結算方式，以及合同價款的調整情形等。

第二十條　招標文件、施工合同應當明確計價中的風險內容及其范圍，發包方、招標機構不得采用無限風險、所有風險或者類似語句規定計價中的風險內容及其范圍。

第二十一條　實行招標的建設工程，發包方應當按照規定將建設工程施工合同報送工程所在地縣級以上人民政府住房城鄉建設主管部門備案，經備案的建設工程施工合同作為工程價款結算的依據。

第二十二條　工程價款結算，按照建設工程施工合同約定和相關法律、法規、規章的規定辦理。

能夠實行分段即時結算的建設工程，發包方應當按照工程進度實行分段即時結算。

發包方應當在收到工程結算文件后的約定期限內提出結算審核意見;審核期限沒有約定或者約定不明確的，按28個工作日確定。

承包方對發包方提出的結算審核意見有異議的，可以向工程所在地縣級以上人民政府住房城鄉建設主管部門或者有關行業組織申請調解，經調解達成協議的，雙方應當遵照執行。

第二十三條　當事人對結算無爭議部分價款，當事人同意先行支付的，可以先行支付;有爭議部分按照合同約定處理。

第二十四條　已竣工驗收或者雖未經竣工驗收但發包方擅自使用的工程，發包方不得以存在質量爭議為由不辦理工程竣工結算。

第二十五條　發包方違反建設工程施工合同約定，拒絕、逃避或者拖延支付到期工程價款的，承包方可以暫停施工，并可以相應順延工期。

第四章　執(從)業管理

第二十六條　工程造價咨詢企業應當建立造價咨詢成果文件質量控制和檔案管理等相關制度，確保建設工程造價咨詢成果文件質量。

第二十七條　工程造價執(從)業人員應當依法取得造價工程師注冊證書或者造價員資格證書，按照國家和本省有關規定開展執(從)業活動。

第二十八條　工程造價執(從)業人員不得有下列行為：

(一)在從業過程中，行賄、索賄、受賄或者謀取合同約定費用外的其他利益;

(二)簽署有虛假記載、誤導性陳述的工程造價成果文件;

(三)以個人名義承接工程造價業務;

(四)允許他人以自己名義從事工程造價業務;

(五)同時在兩個或者兩個以上單位從業;

(六)涂改、倒賣、出租、出借或者以其他形式非法轉讓注冊證書、資格證書或者從業印章;

(七)法律、法規、規章禁止的其他行為。

第二十九條　工程造價咨詢企業應當按照規定及時向住房城鄉建設主管部門提供本企業以及本企業工程造價執(從)業人員真實、準確、完整的信用檔案信息。

第三十條　工程建設項目招標機構編制本機構建設項目的工程量清單或者最高投標限價的，其成果文件質量及執(從)業人員管理應當遵守本辦法相關規定。

第五章　監督管理

第三十一條　縣級以上人民政府住房城鄉建設主管部門和其他有關部門應當依據各自職責，加強對建設工程計價的監督檢查。有關單位和人員應當予以配合。

第三十二條　縣級以上人民政府住房城鄉建設主管部門應當對工程造價咨詢企業及從事工程造價咨詢活動的人員實行監督管理，依法查處違法、違規行為，并向社會公布檢查結果和查處情況。

第三十三條　省人民政府住房城鄉建設主管部門應當對工程造價咨詢企業及其工程造價執(從)業人員建立全省統一的信用檔案和信用評價制度。信用檔案和信用評價結果應當向社會公開。

第六章　法律責任

第三十四條　違反本辦法規定的行為，法律、法規、規章己有行政處罰規定的，從其規定。

第三十五條　違反本辦法第十七條、第二十條規定，有下列行為之一的，由縣級以上人民政府住房城鄉建設主管部門責令限期改正，逾期不改正的，處1萬元以上3萬元以下罰款：

(一)國有資金投資的建設工程施工招標的，招標人在招標文件時，未公布最高投標限價及其成果文件;

(二)發包方、招標機構在招標文件、施工合同中采用無限風險、所有風險或者類似語句規定規避計價中的風險。

第三十六條　建設工程造價執(從)業人員違反本辦法第二十八條規定情形之一的，由縣級以上人民政府住房城鄉建設主管部門給予警告，責令限期改正，有違法所得的，處違法所得3倍以上但不超過3萬元的罰款;沒有違法所得的，處1000元以上1萬元以下的罰款;構成犯罪的，依法追究刑事責任。

第三十七條　縣級以上人民政府住房城鄉建設主管部門和其他有關部門工作人員在建設工程造價監督管理中玩忽職守、濫用職權、徇私舞弊的，依法給予處分;構成犯罪的，依法追究刑事責任。

第七章　附則

第三十八條　本辦法所稱國有資金投資的建設工程項目，是指全部使用國有資金、國家融資資金，以及國有資金投資占投資總額50%以上，或者雖不足50%但國有投資者實際擁有控股權的建設工程。

第三十九條　本辦法自20xx年8月1日起施行。

建設工程造價的構成建設工程造價費用按其性質不同，一 般由建筑工程費、設備安裝工程費、 設備購置費、工器具及生產家具購置 費、工程建設其他費用等八個部分構 成。

(1)建筑工程費;

(2)設備購置費;

(3)設備安裝工程費;

(4)工具、器具及生產家具購置費;

(5)其他工程和費用;

(6)預備費 ;

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【關鍵詞】招投標活動招投標檔案優化管理

中圖分類號：TU723文獻標識碼： A

建設工程招投標檔案是指在房屋建筑和市政基礎設施工程招投標交易活動中直接形成的具有保存價值的文字、數字、符號、圖表、聲像等各種不同載體的原始記錄。其最本質的特征，是在建設工程招投標活動中形成的有價值的原始記錄，這就使得招投標檔案在竣工結算、監察審計、投訴處理、仲裁訴訟等方面都發揮著重要作用，因此實現招投標檔案的優化管理，對于規范招投標活動也具有重要的意義，接下來本文將闡述如何實現招投標檔案的優化管理。

一硬件目標

統一招投標檔案文件規范

招投標檔案具有內容構成的多來源特點，這是由招投標活動的特點決定的。參與招投標活動的主體眾多，包括招標人、投標人、負責監管審批職能的業務部門、負責提供服務功能的服務部門，以及負責評標的專家評審委員會。完整的招投標檔案，應包括以上各單位、組織在參與招投標活動中行使各自職能所形成的全部文件。

由于招投標檔案內容來源多且分散的特點，這就給維護檔案的完整和提高案卷質量帶來很大難度。招投標檔案形成主體多且分散，直接導致了檔案中各類材料規格的不一致，尤其投標人報送的投標文件通常不考慮檔案保管的要求，認為內容越豐富越好，包裝越精美越好，從而導致招投標檔案的體積越來越厚，檔案實體規格不同，很多檔案不便于裝訂入盒，保管起來難度很大。自上而下對招投標檔案各種材料提出一個統一的規范和標準，從紙張載體、大小規格、內容涵蓋等方面都做出明確要求，保證案卷整齊劃一，便于業務人員收集和鑒定，也便于檔案人員立卷歸檔。

建立招投標檔案專用庫房

招投標檔案還具有一定的保密性特點，主要因為招投標檔案的內容還包含了一些招投標人的內部資料，招投標文件的編寫更是各招投標人投入成本制作而成，對其成果應該提供必要的保護。同時由于招投標檔案的重要作用，以及其數量龐大且每年遞增速度較快的特點，這些都要求有一個專門的保管環境。避免與其它門類檔案或資料共存，為檔案的安全保管提

供保障。

建立適合招投標檔案管理需求的庫房保管環境，嚴格遵照庫房保管的“八防”（即防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲）要求。“八防”是檔案庫房保管的最基本要求，是維系檔案壽命的根本所在。招投標檔案作為招投標活動的原始記錄，更是記載政府監管和規范建筑市場活動的第一手資料，只有做到“八防”管理到位，才能使招投標檔案充分發揮其重要的憑證作用，才能更好的為交易主體及研究人員提供服務。

配備檔案現代化管理設施

提到現代化管理設施，諸如計算機、打印機、掃描儀、裝訂機、照相攝像等設備自然必不可少，但實現現代化管理更重要的是建立專門的檔案管理系統。根據招投標檔案自身特點

開發專門的管理系統，能有效的提高管理效率和管理質量，從而提升招投標檔案的現代化管理程度。

雖然招投標檔案的管理目前受招投標活動的工作流程和辦公自動化程度所限，但在現有招投標活動管理模式下，可以通過預留前端接口，在辦公內網中先將檔案的收集、整理、編

目、檢索、提供利用、鑒定銷毀等流程融入設計到整個系統中，這也是實現檔案全程現代化管理的必要過渡和準備。

二、軟件目標

（ 一）自上而下、監管得力的檔案管理體系

檔案管理體系主要是指檔案部門的設置及其上下隸屬關系，良好的檔案管理體系能夠為檔案工作的順利開展提供有力的組織保障。比如首先應該組建招投標檔案工作領導小組，負責協調本單位與上級主管機關之間、市建設工程招標投標管理辦公室（以下簡稱“招標辦”）與市建設工程發包承包交易中心（以下簡稱“交易中心”）之間、以及與下級相關招投標檔案管理機構之間關于招投標檔案管理的有關事宜；其次，成立專門的檔案管理部門或專業檔案室（聯合檔案室），負責招投標檔案的具體管理工作，以及統籌管理各級相關機構的招投標檔案，提規范、定制度、下目標，并定期進行業務指導和監督檢查。至此，自上而下建立健全檔案管理網絡，完善各級檔案管理機構，有條件的單位還可以在本單位業務部門設立專兼職檔案人員，配合本單位檔案部門做好招投標檔案的收集歸檔工作。

（二）科學合理、落實到位的檔案工作制度

制度是一項工作順利開展的重要保障，招投標檔案實現優化管理首先需要一套科學完備的制度來保駕護航。在此，筆者將重點論述關于招投標檔案管理的制度建設問題，即建立健全招投標檔案管理的兩級管理制度。

首先建議由上級行政主管機關（如各省的住房和城鄉建設廳等），聯合同級檔案行政機關（檔案局）共同制定招投標檔案管理辦法，對于本行政區域內的招投標檔案給予明確的定位，并對下級相關單位和機構做出招投標檔案管理的相關要求。

市住房和城鄉建設委員會（以下簡稱“市住建委”）作為“招標辦”和“交易中心”的上級行政主管機關，對于所主管的各項業務的規定以及辦法的制定和頒布，最具有權威性。由其頒布的制度辦法所約束的對象不僅僅包括“市住建委”直屬的“招標辦”、“交易中心”，還包括參與招投標活動的各招投標人（機構）。而檔案行政機構的具體任務之一，就是指導和監督各機關、部隊、團體、企業、事業單位的檔案工作，因此市檔案局對于“市住建委”的檔案工作也具有指導責任。建議市檔案局作為發文機關之一的原因，是從檔案業務工作的層面考慮，對于建設工程招投標領域內的檔案工作的規范要求，以檔案的專業角

度出發，去界定制度辦法的科學性、專業性。

因此， “市住建委”作為上級領導機關，如果能夠聯合市檔案局共同制定宏觀層面的招投標檔案管理辦法，明確招投標檔案的定位作用，指導檔案管理的專業要求，必然使該制度辦法具有較高的約束性、執行性和科學規范性，對于落實制度、規范管理是具有本質意義的。

其次，由“招標辦”和“交易中心”制定具體的招投標檔案管理辦法的實施辦法，作為內部的工作條例施行。

三 實現招投標檔案優化管理的意義

實現招投標檔案的優化管理，有助于內部工作效率的提高。尤其優化管理軟硬件目標的提出，包含了設施、制度、業務、人員等各方面的建設和要求，為檔案工作的優化管理提供必要的基礎保障，也為檔案工作者提供良好的工作環境和氛圍，從而更加有利于實現檔案的規范化、科學化、現代化管理。工作效率的提高，不僅體現在檔案室和檔案工作方面，單位內部相關業務機構和人員在日常工作中也會受益。明確了工作的制度、規范和職責，業務人員才能更好的配合檔案人員做好招投標檔案的歸檔工作，避免反復重復、拖拖拉拉、權責不清的現象，盡量保證歸檔工作一次完成，這也將提高業務人員的工作效率。實現招投標檔案的優化管理，對于建設工程招投標領域也具有重要作用，可以更好的實現為政府部門和交易主體提供服務的功能。計算機檢索系統和網絡化查詢的應用，滿足了為用戶提供快捷便利服務的需求，有助于提高服務質量和服務水平。而工作效率的提高還有利于檔案價值的全面實現，促進檔案工作者主觀能動性的發揮，通過開展檔案編研等工作，為更廣泛的用戶群提供服務，更為全面的實現招投標檔案的價值。

同時，實現招投標檔案的優化管理，對于招投標人而言，也具有積極的意義。無論是明確招投標檔案的歸檔范圍和要求，使招投標人盡量實現一次性提交文件合格，避免重復修改制作；還是明確招投標電子文件的歸檔要求，減少紙質文件的制作裝幀，以及將來完全實現招投標活動和招投標檔案的現代化管理模式，這些都是在不同程度上降低了招投標人的招投標活動成本，也是節約了社會經濟資源。

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城建檔案管理機構不健全，檔案人員嚴重不足，接收與收集工作不力。缺乏行之有效的管理法規和具體辦法。國家建設部、檔案局雖下發了相關法規，一定程度上促進了城建檔案事業的發展。但是，城建檔案管理法規體系建設不健全，特別是基層城建檔案法規和管理制度不健全，使城建檔案工作無法可依、管理混亂。城建檔案管理人員業務素質不高，多數從業人員均為沒有經過檔案知識系統培訓的城建系統內部職工，缺失對城建檔案資料的系統性、完整性、真實性的準確判斷，影響了城建檔案工作的正常進行。領導重視程度欠佳，城建檔案庫房簡陋，且缺少必要的保管保護設施設備，使城建檔案管理存在一定的安全隱患。普遍重收集輕開發利用。檔案保管的目的在于利用，利用是檔案生命價值的體現。編研成果不多，很多館（室）沒有建立檔案計算機檢索系統，絕大部分館（室）的檔案利用還是手工操作。

加強城建檔案建設的具體措施

著重加強城建檔案法規體系建設。加強城建檔案法規體系建設，強化法律法規宣傳力度，是促進城建檔案工作有序進行的法制保障。一是應根據《城鄉規劃法》、《檔案法》、《科學技術檔案工作條例》、《建設工程質量管理條例》《城市地下管線工程檔案管理辦法》（建設部令）等法律法規精神，進一步建立健全城建檔案管理法規。堅持依法治檔，依法管檔。建設行政部門和城建檔案工作機構要結合工作實際，認真落實相關法律法規，從規劃許可、施工許可、質量監督、竣工驗收備案等環節加強城建檔案的監管力度，進一步規范建設、施工、監理等單位的檔案收集、報送工作，依法開展各項城建檔案管理工作。二是各地人民政府和住房城鄉建設行政主管部門應根據國家有關城建檔案法律法規，結合本地實際，制定相應的城建檔案管理規范性文件和有關管理制度，使城建檔案管理工作有法可依、有章可循。三是加大城建檔案行政執法檢查力度。進一步完善城建檔案管理各項規章制度，著力推進城建檔案工作法洽化的同時，要按照有關法規和城建檔案的職能要求，加強城建檔案執法隊伍建設，強化執法監督，提高執法水平和執法能力，開展城建檔案執法大檢查，增強全社會的檔案意識和法制觀念，努力提高依法管檔、依法行政的水平。

著重抓好城建檔案建設的硬件投入。巧婦難為無米之炊，沒有規范、標準的城建檔案專用庫房和辦公用房，是無法滿足城建檔案館藏要求的，一旦發生檔案損毀，其后果不堪設想。因此，應爭取將城建檔案館（室）建設經費列入財政預算，加大資金投入力度，按照建設部、國家發改委聯合的《檔案館建設標準》（建標[2008]51號）要求，結合本地實際需要，建設符合規范化、標準化、現代化的城建檔案館（室）用房，配置必要的檔案保管設施設備，確保城建檔案信息的絕對安全和有效利用。要利用現代管理技術，整合城建檔案信息資源，推進數字化城建檔案館（室）建設。其次，要將城建檔案館（室）規范化管理納入目標考核中去，對城建檔案館（室）工作規范化管理進行考核認定，不斷提高城建檔案規范化、現代化管理水平，推動城建檔案事業持續健康發展。

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關鍵詞：管理體制法規制度動態管理維護運行

萊蕪市城建檔案館在地下管線檔案動態管理方面經過十幾年的探索，逐步形成了一套行之有效的管理和維護運行機制，實現了地下管線的動態管理，為城市規劃、建設和發展提供了有效的地理信息基礎數據服務。

一、建立了五位一體的城建檔案管理體制

萊蕪市城建檔案館成立于1988年，1992年，我市升格為地級市后，城建檔案館隨之升格為地級市城建檔案館，為正科級全額事業單位，同時掛市城建檔案管理處和市建設信息中心兩塊牌子。1999年，為了更好的開展地下管線檔案的管理工作，我市在城建檔案處、館、信息中心合一的基礎上，又成立了企業性質的市城市規劃測繪院、市城市建設信息咨詢服務中心，與市城建檔案館合署辦公，實行一套機構，五塊牌子，建立了五位一體的城建檔案管理體制，理順了地下管線檔案管理程序，為地下管線動態管理工作奠定了良好的組織基礎。

二、建立了比較完備的城市地下管線工程檔案法規制度

2000年，以萊政發〔2000〕24號文頒發了《萊蕪市城建檔案管理辦法》，從法律上對地下管線工程檔案的范圍、城建檔案館應負的職責、地下管線工程檔案的管理措施以及違反城建檔案法規的處罰等做了明確的規定，為萊蕪市地下管線工程檔案管理和動態管理系統的建立與運行起到了巨大的促進作用。為貫徹執行建設部第136號令，更好地推進包括地下管線等管線工程檔案的管理，2007年6月，以市政府文件印發了《萊蕪市管線工程檔案管理辦法》（萊政辦發[2007]46號），將所有管線工程（包括地上地下管線工程）檔案作為管理對象，對城建檔案館的職責進行了調整完善，城建檔案館具體負責管線工程的收集、保管和利用，同時負責對管線工程施工許可手續的辦理、管線工程的測繪和竣工測繪驗收等工作，建設單位在取得建設工程規劃許可證后，必須到城建檔案館辦理管線施工許可手續方可施工，實現了市行政區域內的所有管線工程檔案由市城建檔案館統一管理，為進一步推動管線工程檔案的管理奠定了堅實的基礎。

三、實現了地下管線綜合動態管理，為城市規劃建設管理工作提供了科學依據

在管線管理工作的實踐中，我們逐步形成和制訂了一套管線管理程序,具體情況如下:⑴申辦規劃許可證前，到城建檔案館查詢并購買地下管線圖⑵檔案館進行管線工程會審⑶規劃部門發放規劃許可證⑷檔案備案(簽訂檔案移交合同)⑸檔案館發放管線施工許可證⑹竣工測量(竣工后,覆土前)⑺移交檔案。

首先于1999年，組織開展了萊蕪市萊城地形圖測繪及地下管線普查工作。利用GPS全球衛星定位系統，建立了萊蕪D級、E級兩級大地控制網和黃海四等高程水準測量網；對萊蕪市市域范圍內共計2200平方公里的地形進行了調繪,編制了1:10000地形圖100余幅；利用全數字測圖方式，組織測繪萊城地形63.65平方公里,形成了規劃區范圍內比較齊全的1:500、 1:1000地形圖檔案；探測了當時全部的地下管線、地上管線各400余公里，繪制了詳盡的綜合管線圖1000余幅,形成管線普查檔案資料400余卷；此次普查，第一次從真正意義上建立健全了萊蕪市包括地下管線在內的城市基礎地理信息檔案，也為今后動態管理的數據收集工作打下了良好的基礎。

其次，研究開發了國內領先的城市地理信息動態管理系統。在上述普查資料的基礎上，采用國際先進的GIS軟件ARCGIS作為平臺，開發了城市地理信息動態管理系統。該系統能夠快速實現數據采集、管理、統計分析、圖幅拼接、圖上漫游、生成變比例尺地形圖、三維顯示、無級縮放等功能，系統通過了山東省科技廳組織的專家簽定，2002年被山東省政府授于科技進步三等獎。城市地理信息動態管理系統已成為我市城市規劃建設管理的基礎平臺，系統的應用，有效地避免了規劃不準、盲目施工、挖斷管線等重大事故的發生。

第三，不斷完善和更新地理信息系統數據，保證地下管線檔案的現勢性。近幾年，隨著萊蕪市規劃區域的不斷擴大，萊蕪市城建檔案館也加大了地形圖和地下管線等管網數據的測繪和錄入系統的力度，使地下管線工程檔案數據始終反映現狀、跟上發展，為城市規劃、建設和管理提供了優質的地下管線工程檔案數據資料。隨著市區的不斷調整與擴展，2006年新測北片區張家洼40平方公里，2007年新測南片區高莊45平方公里，對雪野水庫至萊鋼調水專線51公里進行了專項測量并輸入系統。2010年，對規劃區內約70平方公里進行了控制點布控和地形圖普查測繪工作，在測區范圍內新布設E級GPS控制點66個，四等水準測量106公里，共計補測面積30平方公里，2011年，對市規劃區范圍內的所有管線重新進行統一普查測繪，完善和更新地下管線數據庫。截止目前，城市規劃區合計共測約150平方公里，管線約1600公里。

四、形成了較為有效的動態管理和維護運行機制

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一、住房保障檔案的概念和歸檔范圍

（一）住房保障檔案的概念和基本分類

住房保障制度作為社會醫療、失業、養老等社會保障體系中的重要組成部分，對中低收入者的住房問題進行基本保障，是促進房地產市場健康、穩定、可持續發展的重要內容。住房保障檔案，是指在住房保障管理工作中形成的或者依法取得的具有保存價值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。可分為住房保障對象檔案和住房保障房源檔案兩種類型。以余姚市為例，根據住房保障對象的不同，具體可分為公共租賃住房、經濟適用房、限價商品房三種不同的住房保障類型。此外，紙質檔案應當同步建立電子檔案，各類住房保障檔案之間應當彼此關聯，相互印證。

（二）住房保障檔案收集歸檔的具體范圍

1.住房保障對象檔案收集歸檔的范圍

根據住建部《住房保障檔案管理辦法》第九條規定，住房保障對象檔案指正在輪候和已獲得住房保障的住房困難家庭或者個人的檔案材料，收集歸檔范圍為：

（1）申請材料：包括申請書，申請人的基本情況、住房狀況和收入、財產狀況證明，誠信申報記錄等相關資料；

（2）審核材料：包括審核表，審核部門對申請人的基本情況、住房狀況和收入、財產狀況等審核記錄；

（3）實施保障材料：包括輪候記錄、實施保障通知書、房屋租賃合同、房屋買賣合同、貨幣補貼協議等相關材料；

（4）動態管理材料：包括對住房保障對象基本情況和住房、收入、財產狀況等定期或者不定期的審核材料，不良信用記錄及違規行為查處材料，變更或者終止保障等動態變更材料。

2.住房保障房源檔案收集歸檔的范圍

根據住建部《住房保障檔案管理辦法》第十條規定，住房保障房源檔案指已分配使用的保障性住房的檔案材料，收集歸檔范圍為：

（1）申請材料：包括房屋來源和權屬證明材料，房屋地址、所屬項目或者小區名稱、保障性住房類別、房號、戶型、面積等情況記錄材料；

（2）使用管理情況材料：包括房屋承租人、租賃期限、租金標準、租金收繳，房屋購置人、購置價格、產權份額，租售轉換、上市交易，房屋入住、退出交接手續等情況記錄材料。

二、住房保障檔案管理中存在的主要問題

（一）重業務，輕檔案

在具體的住房保障工作過程中，各縣市區往往重視住房保障審核分配環節政策法規的貫徹實施，忽視后續的檔案管理工作。一些縣市區雖能根據上級的法律法規，及時跟進出臺一系列住房保障政策，但在住建部于2013年1月1日正式實施《住房保障檔案管理辦法》以來，各縣市區出臺相關住房保障檔案管理細則的少之甚少，比起對業務的重視度而言，對檔案的關注度顯然是欠缺的。《住房保障檔案管理辦法》只是針對普遍情況適用的管理辦法，由于各地的住房保障工作開展情況不一，需要及時跟進相對應的檔案管理配套政策，才能不斷建立和完善各地的住房保障體系。

（二）重紙質，輕電子

在新形勢新條件下，人們對檔案管理的信息化要求日益提高。但目前，一些縣市區的住房保障主管部門未將住房保障審批納入政務網審批流程，仍以紙質資料審核為主，因涉及的部門多、資料多、流程多，導致審批時間過長，工作效率極其低下。有時一本紙質檔案需數次流經同一個工作人員之手，導致多次重復翻閱，降低工作效率，且在流轉到不同的審核部門時，經常還會因為個別工作人員不慎，發生保障對象檔案資料流失或破損現象，最終導致申報家庭因補交資料而引發不滿情緒，不利于維護政府部門的公信力。

（三）人員散，專業弱

由于住房保障工作的專業性和動態性，檔案材料的歸集形成在具體的工作部門，但歸檔又在不同的工作部門，加上保障家庭成員的人口、經濟收入和住房登記等情況隨時可能發生變化，導致保障檔案資料會不斷發生變化。由于專職檔案員對于住房保障檔案材料的增減、更新不易把握，加之從事保障工作的業務人員因機構編制緊等原因，臨聘編制的工作人員占多數，流動性較大，給住房保障檔案的管理工作帶來一系列不穩定因素。同時，對住房保障檔案管理人員缺少相應的專業培訓，容易因專業基礎薄弱，導致收集歸檔的材料不全、更新不及時，影響日后的利用效率。

三、加強住房保障檔案管理的建議和措施

（一）健全制度，不斷完善管理體制

做好住房保障檔案管理工作，領導重視是關鍵。一是明思路，重發展。從提高認識入手，加強領導干部的責任感。改變工作思路，將住房保障檔案管理工作納入年度重要工作日程，將其作為民生檔案工作的重要組成部分，作為政府提供公共服務的一項重要職責和維護群眾利益的重要工作來抓。二是加大資金投入，不斷提高保障工作的高效性。加大對檔案管理人員、現代化辦公設施設備的投入，逐步解決人員編制問題，減少工作流動性，提高辦事效率。三是加強監督管理力度，規范住房保障檔案管理工作。住房保障主管部門負責本市住房保障檔案的監督和管理工作，定期對住房保障檔案管理工作依法行使監督和指導職權，對違反檔案管理法律法規的行為及時進行處罰，進一步健全檔案的接收、收集、整理、保管、利用等各項規章制度，落實好管理細節。

（二）轉變思路，提高信息化管理水平

新形勢下的住房保障工作需要大量運用先進科學技術，從事該業務工作的人員不但要有過硬的專業知識水平，而且要與時俱進，熟練掌握計算機技術、網絡技術，具備住房保障檔案現代化管理的能力和水平。因此，當下建立住房保障管理信息系統是時代的需要，通過利用檔案特別是電子檔案可隨時掌握保障性住房申請審核材料的審批情況、住房保障對象的情況及實物購房或實物配租情況、貨幣補貼發放等情況，運用云計算等信息化手段對住房保障相關數據進行統計和分析，在最短的時間內完成各級各類報表的生成和管理，大大提高工作效能。同時，在住房保障檔案最初形成時就保證了紙質檔案和電子檔案的雙套并存模式，特別是通過網上審批，一方面可以實現各部門信息數據互通共享，另一方面有利于縮短審批時間，同時避免紙質檔案在流轉審批過程中丟失，加快實現住房保障的規范、高效和動態管理。

（三）加強培訓，提高檔案專業管理水平

由于住房保障檔案形成量大，專業性和政策性強。如果將檔案全部移交給本單位綜合檔案室，將大大增加專職檔案員的管理負擔，而且專職檔案員缺乏住房保障的相關業務知識，不利于該項工作的順利推進；如果存放在業務工作部門，雖然利用方便，但不利于檔案的安全保管。因此，建議建立住房保障專業檔案室，由該業務科室的人員專人管理住房保障檔案。同時，需進一步加強檔案管理人員的業務培訓。在不斷提高工作人員業務素質和能力的同時，加強住房保障主管業務部門、審批部門相關工作人員住房保障檔案業務培訓，提高工作人員對做好住房保障檔案管理工作重要性的認識和檔案管理業務水平。

參考文獻：

1.劉豐 王磊.保障性住房檔案的數字化管理.山西檔案.2008.05

2.謝小紅.保障性住房檔案與保障性住房建設.蘭臺世界.2013.04

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一、廈門市地下管線普查的情況

廈門市地下管線探測及信息化建設項目在2002年9月由市計委立項，項目總投資3000萬元。廈門市城市建設檔案館于2001年下半年即積極著手項目的籌備工作，并專門成立了涵蓋檔案管理、物探、測繪、計算機、GIS等多專業技術人員在內的地下管線工作小組，于2005年6月較好地按時保質完成了項目的各項工作，主要完成的工作內容如下：

1. 編制管線探測和數據處理的技術標準。根據廈門市的實際需要和技術要求，編制指導管線項目工作的技術規程、規范、標準，內容涵蓋管線探測、管線監理、數據建庫、系統開發和軟件監理等工作，作為指導管線項目工作的技術標準。

2. 進行工程子項目的招投標工作。主要為招標中介機構提供工程子項目的工程概況、技術要求、技術標準、項目工作內容、造價預算、選擇中標商的條件要求等。所有招標工作都是采用公開招標，并在互聯網上，各投標單位均可從xmztcg.省略(廈門市政府采購信息網)上獲得相關信息。

3. 進行管線探測樣區試驗。主要目的是選定探測隊伍，驗證技術規程可行性，確定探測方法、工作程序、組織方式、技術標準和作業方式等。

4. 布設管線測量控制網。在管線探測工作區域內布設平面控制網和高程控制網，共布設36個D級GPS點，一級、二級導線300公里，四等水準網400多公里，為測定管線點的準確位置提供平面和高程起算坐標。

5. 采用物探方法探測20余種管線的地下位置，同時采集管線的屬性數據，累計探測管線總長度5640多公里，描繪出埋藏于城市地下管線位置圖，為城市規劃、建設和管理提供管線現況資料。

6. 測定近30萬點各類管線點的平面坐標和高程，為精確描繪管線的空間位置提供準確的數據。

7. 測繪1500帶狀地形圖1700多幅，為編制綜合管線圖和各種專業管線圖提供清晰、準確的地形圖背景。

8. 組織專業管線權屬單位進行專業管線圖的審查工作，確保管線成果準確完整，防止管線數據缺漏；按比例對隱蔽管線點進行開挖驗證，確保探測點的精度達到規程的要求。

9. 建立管線數據庫和地形數據庫，把采集到的所有管線數據和地形圖數據進行歸類、整理、標準化并錄入數據庫。

10. 開發綜合地下管線信息管理系統、動態更新子系統、管線公眾服務子系統，對城市地下管線實現信息化管理，為管線數據的更新提供最基本的保障。

11. 建立城域管線局域網絡，實現管線數據共享和數據交換，已聯網的權屬單位16家。

12. 項目工程監理，內容包括控制測量監理、管線探測監理和軟件開發監理。

13. 成果資料組卷歸檔，包括控制測量、管線探測、帶狀圖測繪、軟件開發、探測監理和軟件監理的記錄、計算、成果、文檔等。

14. 完成管線工程檔案管理的立法工作，出臺了《廈門市地下管線工程檔案管理辦法》，該辦法自2004年9月1日起實施。

二、地下管線保密范圍和密級

根據《中華人民共和國保守國家秘密法》、《建設工作中國家秘密及其密級具體范圍的規定》、《涉及國家秘密的信息系統分級保護管理辦法》等規定，“設市城市電力、電訊、給排水、供熱、供氣、防洪、人防各專業工程的整體規劃、現狀圖及管線的綜合圖文資料”，為秘密級國家秘密的精神。此次普查所建立的廈門市綜合地下管線信息管理系統包括入庫與建庫子系統、綜合應用子系統、動態更新管理子系統(客戶端)和公眾服務子系統等四個子系統。地下管線檔案包括紙質檔案和電子檔案，紙質檔案包括普查時的明顯管線點調查表、隱蔽管線點探測手簿、地下管線開挖檢查表、地下管線成果表、管線調繪圖以及普查后所形成的各專業管線圖和綜合圖，均應列為秘密級國家秘密。原建設部《城鄉建設檔案密級劃分暫行規定》(一九八八年一月十五日印發)中均是把管線檔案定為機密級國家秘密，不便于檔案的利用。通過本文章的發表也是使各位同行正確認識地下管線檔案的密級、消除恐懼心理，要不一談起是機密的檔案好像就不能調閱，普查結束了就把檔案鎖在庫房，萬事大吉，難于發揮它應有的作用。

廈門市綜合地下管線信息管理系統開發工作開始于2004年4月中旬，經過嚴格的需求分析、系統設計、編碼、測試、試運行等各階段工作，至2005年4月完成了四個月的系統試運行，系統運行穩定，功能滿足用戶需求和開發合同的要求，并通過了系統開發監理單位檢查驗收和福建省軟件評測中心的測評。在試運行階段，我們專門邀請了市公安局計算機安防中心對機房的安全進行了檢測，使得該系統的運行環境得到保證。2006年10月又邀請了廈門市國家保密局對系統的保密性、安全性進行了驗收。

從2005年年初開始，我館開始向社會提供利用，根據上述的保密范圍和密級，“廈門市綜合地下管線信息管理系統”對外單位提供的電子數據或紙質文檔定密的級別應為：秘密級。

三、地下管線的利用與保密措施

為了充分發揮已經建立的“廈門市綜合地下管線信息管理系統”的作用，我館及時制定了《廈門市地下管線工程檔案利用暫行規定》、《廈門市城建檔案館國家秘密載體保密管理工作制度(暫行)》、《廈門市綜合地下管線信息管理系統數據入庫和信息系統管理規定(暫行)》等，具體保密措施如下：

1. 市城建檔案館對查詢、利用管線工程檔案的單位，既做到熱情接待，又嚴格按保密要求進行逐級審批，凡需調閱和使用秘密載體都必須填寫《廈門市查詢、利用管線工程檔案審批表》，經科室負責人審核和館領導審批后，才可查詢和利用管線工程檔案并簽訂《保密協議》。

2. 所有來館查詢并打印的“廈門市綜合地下管線圖”圖上應有明顯密級標示。

3. 制作和復制秘密載體，必須在本館符合保密要求的辦公場所進行。復制過程中形成的不需歸檔或利用的秘密載體，應當及時銷毀。

4. 銷毀秘密載體，應當經市建設行政主管部門、市城建檔案館主管領導審核批準，并履行清點、登記手續。

5. 銷毀秘密載體，應當確保秘密信息無法還原。禁止將秘密載體作為廢品出售。

2006年1～8月，市城建檔案館共向104個單位提供1893幅各類管線圖及相關數據資料，簽訂《保密協議》104家，《保密協議》一式五份，其中一份送市保密局備案。

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一、農村土地流轉合同檔案管理亟須規范化

土地是我國農村重要的生產資料,隨著經濟結構的變化,農村土地流轉現象越來越多,城鄉建設頻繁征占用農戶承包地,農戶土地承包狀況時常發生變動,這就使得相關合同和檔案管理工作規范化顯得尤為重要,一方面關系到切實維護農民的正當權益,另一方面有助于促進黨的農村土地承包政策的落實與貫徹,事關農民土地承包權益的維護保障。

調查顯示,由于種種原因,當前許多地方農村土地流轉檔案的管理不夠規范化,保護措施疲軟,諸如:有的地方不能對相關合同和檔案材料及時立宗歸檔,可能導致信息遺失;還有工作人員變動時對檔案資料交接不到位,也容易造成信息遺漏和檔案損失;再者就是傳統的書面辦公中存在的材料填寫不規范、筆跡潦草等等。諸如此類顯現出當前許多地方的土地流轉合同管理沒有跟上社會經濟的發展步伐,不符合《檔案法》的規定,更與農村土地承包管理規范化和制度化的精神相悖,甚至帶來實際的消極影響,給維護農民土地承包權益工作帶來重大影響。

二、如何完善農村土地流轉檔案管理工作

各級單位要充分認識到農村土地流轉合同規范管理的緊迫性,在國家相關法律法規的基礎上探索契合當地實情的管理方式,加強責任意識和憂患防范意識,以期確保檔案的完整與安全,為妥善解決農村土地流轉和經營中的糾紛、依法維護農民土地流轉權益奠定基礎。

1.普及檔案管理法制知識,提升管理能力

檔案管理必須全面依循國家的檔案管理法制,要注意宣傳法制知識。首先,要進行分級培訓。對檔案管理法制知識的了解要從基本知識到重點知識和案例進行全面化的分級培訓,加深大家對《檔案法》《檔案法實施辦法》《檔案管理條例》以及土地流轉相關法律法規的理解和認識,促進各單位依法開展檔案工作。其次,要保證檔案員能夠持證上崗。也就是說要在學習法制內容后進行全面的考核,考核合格后領取《法制培訓合格證》,然后才能參加檔案管理工作,這樣一來就可以將法律學習培訓納入全員崗位培訓內容,在綜合培訓中加強法律知識的培訓,以增強全員的法律意識。

2.明確管理責任,嚴格依法歸檔

各級單位對土地流轉合同檔案管理有不同的針對對象和責任,明確管理權限和責任是規范管理的基礎,只有這樣才能落實依法歸檔,才能保證檔案材料不至混亂、遺失及其責任的相互推諉。比如,簽訂五年或五年以上土地流轉合同的,必須一式五份,縣、鄉、村、當事人各存一份,還有一份由鄉鎮管理機構集中向當地綜合檔案館移交備份實行一體化管理。另外,土地流轉過程中生成的其他檔案資料可以由形成單位依法保管,不得遺失。

一般來說,目前土地流轉相關歸檔中的土地承包經營權登記申請書、農村承包土地調整方案批件、土地承包經營權登記簿、土地承包情況匯總清冊、土地承包經營權權屬證明文件、現場勘界確認材料、公告材料、登記核準文件、登記臺賬、權屬變更登記材料、登記發證原始材料、登記管理信息系統備份等交由縣級人民政府農村土地承包管理部門歸檔保存;土地承包工作小組名單、承包土地調整方案、土地承包方案、土地流轉委托書等檔案材料,由村民委員會歸檔保存……唯有如此才能對號入座,責任由歸,防止管理上越俎代庖造成混亂,杜絕責任追究中李代桃僵等不規范的事情發生。

3.嚴審檔案質量,規范收集整理

傳統的檔案大多是手寫體,其中不乏字跡潦草給工作帶來困難者。所以在檔案規范管理中,土地流轉相關合同務必經過嚴審確保材料真實有效,要求數據準確、字跡工整、圖譜易讀,落款、日期及公章簽字等清晰明確,具有可標識性和合法性;紙質合同檔案要使用不易褪色或消失的中性筆用工整的楷體填寫,紙張及裝訂要嚴格按照檔案保護的要求,不易損壞和失散。

及時收集整理歸檔才能確保合同檔案的準確不失。這就要求我們一定要建立健全檔案管理制度,責任到人,及時將合同信息及相關材料進行收集整理,完成歸檔。任何單位及個人不得私自處理抑或拒納歸檔。為了便于檢索和查詢,合同整理歸檔后,應編制目錄以備查詢。

4.注意安全保管,完善信息管理

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關鍵詞：住房公積金；保障性住房建設；內部控制

中圖分類號：F840 文獻標識碼：A 文章編號：1001-828X（2012）11-0-01

一、加強內部控制的重要性

防范資金風險，確保資金安全是住房公積金貸款支持保障性住房建設項目的重中之重。內部控制的目標就是將風險控制在可承受度范圍內。2010年4月26日，財政部、證監會、審計署、銀監會、保監會聯合了《企業內部控制配套指引》，連同此前的《企業內部控制基本規范》，標志著適應我國企業實際情況、融合國際先進經驗的中國內部控制規范體系基本建成。與此同時，國家建設部等部委推出的住房公積金貸款支持保障性住房建設試點工作在全國范圍內逐步推開。如何在內部控制制度體系的指導下，準確識別住房公積金支持保障性住房建設項目貸款中存在的風險、建立健全相應的內部控制、保證資金安全非常重要。

二、存在的風險因素

內部控制有五大要素，包括內部環境、風險評估、控制活動、信息與溝通和內部監督五大方面。其中，風險評估是依據。對于住房公積金支持保障性住房建設貸款這個新生事物，住房公積金管理中心應當全面開展風險評估，關注引起資金風險的主要因素，準確識別項目貸款活動與實現控制目標有關的內部風險和外部風險。

（一）內部風險

1.住房公積金管理中心領導干部的職業操守、職工的專業勝任能力等人力資源因素；2.住房公積金支持保障性住房建設項目貸款管理組織機構、資金運營、業務流程等管理因素；3.項目貸款財務狀況、保值增值、現金流量等財務因素。

（二）外部風險

1.國家推進保障性安居工程建設的經濟形勢、政策法規等經濟因素；2.住房公積金支持保障性住房建設項目相關法律法規、監管要求等法律因素；3.安全穩定、文化理念、社會信用、教育水平、繳存職工消費行為方式等社會因素。

三、權衡風險與收益，制定風險防范措施

（一）提供可靠的組織保障和制度保障

1.強化組織領導，明確分工職責。實行住房公積金支持保障性住房建設項目試點城市應當由政府牽頭，成立專門的“利用住房公積金貸款支持保障性住房建設領導組”，分工負責。住房公積金管理中心作為領導小組中的重要成員，是貸款資金發放的主體單位，將獨立承擔貸款風險，因此，住房公積金管理中心應積極主動地推動相關工作的進展，將領導小組下設的辦公室設在住房公積金管理中心，以更好地實現對項目貸款的管理。

2.做好人員配備工作。項目貸款無論從業務復雜程度還是風險控制等方面都對管理中心提出了更高的要求，住房公積金管理中心應按照住房和城鄉建設部的要求成立專門的部門負責項目貸款的管理及操作，并以職業道德修養和專業勝任能力為標準選拔和配備工作人員，注重工作人員職業道德水平、政策法規、業務流程的培訓，不斷提高管理人員素質。

3.完善制度。住房公積金管理中心除執行國家部委保障性項目貸款相關規定，與開發商簽訂《委托借款合同》、《抵押合同》、《資金封閉管理協議》外，還應建立試點項目貸款工作職責、資金監督管理辦法、檔案管理辦法、責任追究等配套制度。

（二）規范審批程序，實行封閉管理

1.嚴格執行報批程序。住房公積金管理中心應成立審貸領導小組，負責貸款項目的調查評審，對“借款人基本情況、資信情況、項目概況、建設情況、項目市場情況、項目財務情況、貸款抵押情況、還款來源、銷售預測”形成詳細的評審報告；按照職責權限和審批程序報住房公積金管理委員會和市政府審批；落實貸款抵押，貸款必須以在建項目、房產、土地使用權足額抵押，不得重復抵押；建立項目專管員制度，實時掌握銷售情況，監督工程進度。

2.完善會計系統控制。按照《利用住房公積金發放保障性住房建設項目貸款相關業務會計核算辦法》合理設置賬戶，登記會計賬簿，進行會計核算；設立資金監管專項賬戶，對貸款資金流動實行全程封閉管理，嚴格審核資金使用申請，確保專款專用，對建設項目全部流入、流出資金進行全程封閉管理；按照住建部試點項目貸款運行監管平臺的要求，實現與住建部信息系統聯網。確保每筆業務在監管平臺內正常運行，保證信息數據的真實性。

（三）建立住房公積金對保障房貸款擔保機制

風險轉移是風險防范的措施之一。保障性住房非常顯著的特點是建設工作受政策影響大、盈利性差、投資回收期長、利率風險和市場風險大，因此，住房公積金管理中心必須結合當地實際，選擇合適的擔保方式，進行風險轉移，降低資金風險。

（四）加強廉政建設和嚴格落實政策監管

住房公積金管理中心應當從主觀和客觀上全面落實政策要求，加強日常監督和專項監督，保證資金安全。一是自覺接受國家、省、市有關部門的監督檢查；二是適時聘請人大代表、政協委員進行現場監督；三是定期向住房公積金管理委員會和市“利用住房公積金貸款支持保障性住房建設領導組”匯報貸款工作進展情況；四是將項目貸款列入年度審計計劃，對借款人和項目貸款管理部門的運行管理進行專項審計。

（五）建立項目評估制度和責任追究制度

住房公積金管理中心應當按照國家有關檔案管理的規定，及時收集、整理項目貸款實施過程中的文件資料，建立完整的項目貸款檔案；以此為基礎，建立項目貸款評估制度，重點評價項目貸款預期目標的實現情況和項目投資效益等，并作為責任追究的依據。

參考文獻：

[1]高級會計實務[M].經濟科學出版社，2012.

[2]牟濤.論住房公積金支持保障性住房建設貸款風險及應對措施[J].經濟研究導刊，2011（09）.

篇10

主導型企業檔案安全管理模式是在確定安全目標和主要工作任務的基礎上，建立公司安委會、檔案室、文件現場分級管理模型并成功實施；在安全技術管理上，全面吸收國家檔案局最新安全指示、理念，貫徹執行檔案安全法規、標準和規范，結合學習其他行業或專業先進安全管理方法，作為檔案管理人員安全技術管理的重要依據，保證檔案安全管理符合規范；對內部各部門文件場所和承包商文件場所實行精細化管理，在程序和過程控制兩個方面，實現公司主導的安全管理思想。

企業檔案安全管理目標

中海福建天然氣有限責任公司承建的福建LNG站線項目，包括接收站終端、碼頭、輸氣干線三個分項，福建LNG接收站是目前國內運營能力最大的接收站。從項目建設初期就把檔案安全納入為企業安全管理的重要組成部分，公司統籌規劃檔案安全方針和政策，承諾“致力于追求零災害、零事故、零泄密的檔案安全管理目標”，力保重大自然災害時檔案零受損，發生人為因素時零事故，采用安全可靠技術措施零泄密。

企業檔案安全工作的主要任務

檔案安全經常是多方面、多層次的問題交織在一起，集偶然性和必然性于一體。企業檔案安全風險包括自然風險、技術風險、人為風險，自然風險主要存在于火災、水災、震災、臺風、雷擊、害蟲、霉菌、灰塵、紫外線、有毒有害氣體；技術風險主要存在于計算機病毒、技術故障、載體壽命；人為風險主要存在于戰爭、、人為攻擊、人為竊取、大意疏忽、檔案員業務能力、團隊檔案意識。認識檔案風險，明確檔案安全工作的主要任務，可避免在日常重復出現的小事上投入太多的資源和精力而迷失工作方向。

1　健全企業檔案安全規定

根據國家檔案局《關于印發(檔案工作突發事件應急處置管理辦法)的通知》及福建省檔案局《檔案安全管理規范》兩個規定，企業檔案規定應包括應急管理和文檔場所安全管理兩個方面內容。公司全面風險管理也包括了檔案室制訂的《企業檔案應急管理細則》、《企業文檔場所安全管理細則》，并把這兩個細則列入合同檔案條款要求承包商統一執行，從制度源頭建立了公司主導型檔案安全模式。公司檔案室組織了施工、設計、監理、主要供應商進行安全規定宣貫和培訓，深化各參建單位對檔案安全規定的理解，提高他們檔案意識，樹立“安全第一”觀念，鼓勵各參建單位采取先進安全措施，積極防范，確保檔案安全。

2　開展檔案安全應急演練

受2011年第11號熱帶風暴“南瑪都”殘留云系影響，9月1日，福建省莆田市區突降特大暴雨，造成大范圍的洪澇災害，主城區內澇受淹，中國農業銀行莆田市分行營業部檔案室地處一層，屬低洼地帶，檔案被水浸泡受損，被淹時水深達2米以上，營業部2009年7月至今文書檔案、會計檔案、信貸檔案共計99個鐵皮箱被水浸泡數小時。應急管理不到位從某種程度上主要是安全意識不夠，思想麻痹，缺乏應急演練。福建LNG站線項目一期工程施工承包商遍布在福建省沿海福州、莆田、泉州、廈門、漳州五個地市多個地方平均每年都受到5個臺風(熱帶氣旋)的影響，自2003年到2009年，僅臺風應急預案就成功運行了24次，所有項目檔案沒有遭受損失。福建LNG站線項目所有參建單位檔案員都參加公司應急辦公室組織的多種形式的應急演練，包括臺風、水災、火災、庫房盜竊、檔案重大泄密五個方面內容，通過應急演練可提高檔案員乃至公司全體員工檔案安全意識和應對經驗。

3　承包商文件場所安全管理

企業成立初期，項目檔案數量占企業檔案85％以上，其中，承包商檔案占項目檔案90％以上，所以須先從源頭上重視承包商文件場所安全管理。主要措施包括：(1)設定檔案安全條款。公司與各承包商的安全條款，都包括文件和檔案安全要求，承包商安全經費明細也包括檔案安全經費計劃，確保承包商安全工作落到實處。(2)承包商開工審查。項目組對承包商開工報告審查時，檔案室參與對承包商文件管理人員資格、文件場所、保管設施方面審查，審查承包商文檔人員是否滿足資格要求，文件場所是否牢固、防盜，檔案經費是否投入到保管設施中。(3)業主、監理聯合檢查。公司檔案室和監理每季度聯合檢查承包商檔案安全管理工作，檢查承包商電子文件安全備份，檢查文件與項目同步性管理，及文件場所的“七防”措施是否落實到位。(4)廢舊文件處理。各參建單位完工后，廢舊文件統一送到當地保密局指定的造紙廠進行銷毀回收，確保廢舊文件不因流失而泄密。

以上措施，是公司進行承包商檔案安全管理的基本方法，也是抓好安全管理的中心環節，必須嚴格落實。

4　檔案安全備份

檔案數字化從某種程度上是檔案內容在載體方面另一種形式再現，檔案安全備份包括紙質備份和電子備份。(1)紙質檔案安全備份。福建LNG站線項目在2006年被列為國家重點建設項目，根據《福建省重點建設項目檔案管理辦法》，竣工后須向福建省檔案館移交一套完整竣工檔案。福建LNG站線項目所有承包合同都明確竣工圖至少3套原件、5套副本或復印件，其他的完工檔案至少1套原件、2套復印件，設備廠商檔案至少1套原件、4套復印件。工程完工驗收后，就分批將其中1套項目檔案副本或復印件移交給福建省檔案館保存。其中，輸氣干線工程竣工圖、竣工測量成果表按福建省檔案局、省住房和城鄉建設廳協調會要求移交給管道沿線五個地市城建檔案館和縣級以上城建檔案機構。檔案室保管項目檔案原件，其他副本和復印件移交給運行部門，供生產運行及搶維修使用。實踐證明，采用這種方式，不但能夠滿足生產需要，也加強了對檔案原件的保護，實現了公司總部辦公大樓、生產現場、檔案館三地備份，強化了檔案安全保護。(2)檔案數字化。除會計檔案、實物檔案外，公司的文書檔案、項目檔案、設備檔案、運行檔案都已經實現了數字化，公司采用了專業檔案管理軟件，錄入了所有案卷目錄和卷內目錄，基本實現了原文掛接，公司員工可按權限查閱所需的檔案，一般員工只能瀏覽而不能下載原文。檔案軟件采用局域網，不外接聯網，保證檔案不泄密。檔案軟件數據庫在福州總部辦公樓實行雙備份，并在莆田秀嶼接收站生產現場進行異地備份，公司信息工程師按制度每周使用移動硬盤對數據庫進行再備份，確保檔案數字化成果安全。

5　檔案庫房建設

根據《檔案館建筑設計規范》，檔案庫房承重要求≥12kN／m2。而辦公樓承重大多在300-500N／m2。通常情況下，企業工程管理人員和沒經驗的檔案員容易忽視檔案庫房承重、庫房面積、保管設施現代化、檔案員辦公室和工作室要求，致使庫房保管設施落后，達不到檔案安全保管要求。

目前，中海福建天然氣有限責任公司辦公大樓正在規劃設計中，檔案室已向公司高層提出了1000m2檔案庫房面積，承重滿足12kN／m2，及現代化保管、消防等設施要求，并提交給辦公樓設計承包商，保證將來辦公大樓能夠給檔案一個安全的家園。

檔案安全分級管理模型

在確定檔案安全目標和主要工作任務的基礎上，為了實行公司主導型管理，建立了分級管理模型。分級管理原則將檔案安全任務進行分解，由牽頭部門進行跟蹤落實，確立了公司全員、全過程管理辦法，是實現主導型企業檔案安全管理的基礎。