導語：如何才能寫好一篇畢業生檔案管理制度，這就需要搜集整理更多的資料和文獻，歡迎閱讀由公務員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

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關鍵詞：高校畢業生 就業檔案 原則 措施

注：本文系浙江傳媒學院校級立項課題“論如何利用高校檔案資源建立畢業生就業檔案”（項目編號：11JY004）的研究成果。

近年來，隨著高校的擴招，畢業生日益增多，高校畢業生就業問題成為社會關注的焦點。如何增強大學生就業能力，提高高校大學生就業率，建立系統完善的高校大學生就業檔案，準確反映高校大學生就業動態，就成為時下高校應當關注的重點。高校畢業生就業檔案是高校檔案資源庫中的一部分，建立完善的高校畢業生就業檔案需要充分利用現有的高校檔案資源，充分發揮其在建立系統完善的高校畢業生就業檔案中的作用。

一、目前高校畢業生就業檔案的現狀

目前，高校中就業檔案并不完善，存在諸多問題，主要有以下幾方面：

1.高校就業檔案管理工作管理人員專業化水平不高，主要體現在就業檔案意識薄弱、業務水平不高等方面

高校畢業生就業檔案是一個系統的工程，包括諸多環節。但目前高校中，大多沒有專業人員管理畢業生就業檔案，就業檔案的管理基本由學生工作辦公室的輔導員。在畢業生就業方面，輔導員往往只關注就業率，缺乏建立畢業生就業檔案的意識，認為畢業生已走上工作崗位，建立就業檔案的意義不大。另外，輔導員本身還兼有其他方面的工作，由于時間和精力有限，所以很難做到建立系統完善的畢業生就業檔案。在有些高校中，即便有專門人才管理畢業生就業檔案，但這些人員大多是中途轉行，沒有經過專門培訓，對畢業生就業檔案缺乏深刻認識，甚至將畢業生就業檔案僅僅理解為收集和保存，沒有充分認識到畢業生就業檔案的價值。

2.高校就業檔案管理制度建設不完善，利用率不高

目前，許多高校把教書育人和提高教學質量作為一切工作的中心，忽視了畢業生就業檔案的管理。國家雖然出臺了《檔案法》等相關法律措施，但每個高校都有自身的情況，很難做到具體問題具體分析。高校中沒有系統的制度規定和指導建立畢業生就業檔案。多數高校的畢業生就業檔案管理工作沒有有效的程序、規章制度和政策措施，使得畢業生檔案工作出現了許多問題。在目前大多數高校中，畢業生就業檔案分散于高校的各個二級學院乃至學生手中，尚無部門進行統一管理，這導致畢業生就業檔案的利用難度加大，利用率不高。

3.高校畢業生就業檔案缺乏系統性，畢業生檔案工作投入不足

目前，在大多數高校中，沒有一套完整統一的檔案管理應用系統，畢業生就業檔案的管理尚局限在傳統的、手工操作的實體管理模式。畢業生檔案管理人員只是簡單地將畢業生就業檔案裝袋歸檔，這給畢業生就業檔案的綜合開發利用帶來很大困難，限制了畢業生就業檔案整體水平的提高。另外，高校畢業生就業檔案工作經費等投入不足，導致了畢業生就業檔案管理體系陳舊、管理模式僵化，極大阻礙了和制約了畢業生就業檔案的信息化過程。

二、建立高校畢業生就業檔案的原則

隨著高校畢業生的增多及畢業生就業難度的不斷加大，越來越多的高校意識到建立畢業生就業檔案的重要性，畢業生就業檔案的建立應遵循客觀公正、擇優性與特征性相結合及民主參與性的原則。

1.客觀公正原則

高校畢業生就業檔案是高校記錄畢業生去向的重要材料，是高校檔案資源的重要組成部分，對高校的未來發展有著重要作用。目前，許多高校中畢業生就業檔案虛假化現象嚴重，主要表現在兩方面：高校為了提高就業率，故意編造畢業生就業檔案；有部分畢業生為了提高自身競爭力，凸顯就業優勢，在檔案中填寫部分虛假信息，以次充好，這種情況嚴重阻礙了高校畢業生檔案建立。為此，高校畢業生就業檔案的建立應客觀公正，高校應從長遠角度著眼，全面理解畢業生就業檔案的重要性，做到畢業生就業檔案的客觀真實，對畢業生的學習概況、在校綜合表現等做出全面評價，指出其中存在的不足，分析原因，吸取教訓，克服缺點，為以后的就業工作提供可靠依據。另外，高校應加強對畢業生的教育及對檔案的監管力度，做到畢業生就業檔案的準確可靠。

2.擇優性與特征性相結合的原則

高校畢業生就業檔案對畢業生和高校的發展具有重要作用，在整理畢業生就業檔案過程中除了堅持客觀公正原則外，還要堅持擇優性和特征性相結合的原則。畢業生就業檔案是對畢業生的鑒定和評價，是用人單位選拔人才的重要依據。一份好的畢業生就業檔案可促進大學生就業。所以，在建立畢業生就業檔案的過程中，要始終貫徹擇優性和特征性相結合的原則，除了記錄畢業生的姓名、性別、專業、畢業去向等基本信息外，還要全面準確地體現出畢業生的特長、能力差異等個性特征，準確反映出畢業生平時學業水平，在為用人單位提供依據的同時，進一步提升畢業生就業能力。

3.民主參與原則

高校畢業生是就業檔案的對象和主體，建立完整全面的畢業生就業檔案離不開畢業生本身的參與。在有些高校中，畢業生就業檔案完全是學校就業部門一方操作，忽視了畢業生在建立就業檔案中的作用，這種現象不利于提高高校畢業生就業檔案的整體水平。因此，要充分發揮畢業生本身的作用，使其參與就業檔案的建檔工作，參與對自己及同伴畢業生的評價，在看到自身成績的同時，也要通過和他人的比較發現自身的不足，學別人之長補自己之短，以便相互學習共同進步。這種民主參與的方式不但能真實反映畢業生的全貌，同時還能消除畢業生對檔案內容的疑慮，充分體現了畢業生就業檔案的真實性和教育意義，提高了就業檔案在高校中的作用。

三、建立高校畢業生就業檔案的措施

高校畢業生就業檔案是一個系統的工程，不僅需要硬件方面的條件，更需要高校在就業檔案管理隊伍、管理制度等方面的努力和提高。

1.建立專業化的就業檔案管理隊伍

專業化的就業檔案管理隊伍是高校檔案工作發展的基礎。首先，提高畢業生就業檔案工作人員的思想素質。就業檔案管理人員要更新觀念，充分認識到畢業生就業檔案的重要性，不斷增強事業心和責任感，認真對待檔案工作。其次，切實增強畢業生檔案管理人員的業務素質。提高就業檔案管理人員的職業道德，加強操作規范的培訓，熟練掌握高校的相關就業檔案管理制度，明確就業檔案管理的要求。有計劃、分階段地對就業檔案管理人員進行業務培訓，加強其技能，不斷加強檔案隊伍管理隊伍的業務素質，增強檔案管理工作的科學性。

2.制定規范科學的畢業生就業檔案管理制度

制度是工作順利開展的保證，良好的管理制度可以提高工作效率，達到理想的工作效果。在建立高校畢業生就業檔案的過程中，要制定規范科學的畢業生就業檔案管理制度。高校檔案部門要遵照國家《檔案法》和《高等學校檔案管理辦法》等規定，制定一套切實可行、體現檔案工作專業性和科學性，符合實際的畢業生就業檔案管理制度。在制定相關制度時要分工明確，杜絕籠統，責任不明情況的出現，要制定如畢業生就業檔案歸檔制度、數字檔案備份制度、文件保密制度等相關制度，明確畢業生材料的歸檔范圍和操作流程，在歸檔要求上，要對各項內容記載清楚，最后要按規定權限簽字蓋章。做到制度保障畢業生就業檔案的合理運行，提升畢業生就業檔案的整體水平。

3.通過多種手段，實現高效畢業生就業檔案的信息化、數字化

高效畢業生就業檔案的信息化和數字化是時展的要求，更是高效檔案工作的要求。高效畢業生就業檔案要從傳統紙質材料向網絡辦公轉化，充分利用網絡資源建立完整、快捷和便利的高校畢業生就業檔案。

高校畢業生就業檔案的信息化和數字化不是要放棄傳統紙質版材料，而是將紙質版材料信息化和數字化，提高利用率。為達到這一目標，高校滿足硬件設施和軟件設施的要求。首先，要購置現代化的電腦設備、文字轉化器等，利用現代化的技術手段對畢業生就業檔案進行加工、處理，然后通過多媒體技術、網絡技術、人工智能技術等，快速便捷存儲到網絡中。其次，要通過多種途徑，實現畢業生檔案資源的內部共享，可在檔案館內開設多臺電腦，畢業生可憑借自身用戶名和密碼實現具體操作。此外，也可通過網絡在線等服務方式，為需求者提供相關電子資源信息，充分發揮畢業生就業檔案的優勢，提高其利用率，提升高校畢業生就業檔案的整體水平。

在實現高校畢業生就業檔案信息化和數字化的過程中，要特別注意網絡信息安全問題。在開發利用網絡資源的同時，要加強對畢業生就業檔案電子檔案存儲等方面的保護，要及時更新相關硬件設施，定期進行備份，注意更新網絡防火墻等，確保畢業生電子檔案的安全。

高校畢業生就業檔案是一個系統的工程，完整的畢業生就業檔案將極大提升高校檔案管理水平，促進大學生就業。在未來的發展中，高校畢業生就業檔案就會有更大地發展。

參考文獻：

[1]李昕陽. 《努力實踐科學發展觀――扎實推進高職畢業生就業檔案信息資源利用》，機電兵船檔案，2009.6

[2]周冀.《高校檔案管理的觀念更新》，中國檔案，2004.12

[3]牛函娟.《知識經濟背景下高校檔案資源育人淺議》，科技情報開發與經濟，2011.19

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關鍵詞：高職院校；學生檔案；管理模式

高職院校作為我國高等教育的重要組成部分,肩負著為國家培養、生產、管理一線高技能人才的重任。高職教育快速發展，為社會、區域輸送的是應用型人才，高職院校學生檔案是學生從高中（中專）階段及大學期間個人學習、經歷和重要社會實踐活動的真實記錄，是對學生的綜合素質及能力水平較全面的考察，成為用人單位選拔人才的真實、可靠的第一手資料。高職院校的學生檔案管理也有其自身的特點，重視和加強學生檔案的管理和利用，是新形勢下高職院校檔案建設工作的重要內容之一。

一高職院校學生檔案管理現狀與不足

1.檔案管理意識淡薄

現在畢業生到社會上工作，只有公務員、事業性單位、國企等少數單位是需要調檔案、辦戶口的，很多公司、企業都不需要辦理戶口，需求調整檔案，導致許多畢業生認為只要有施展才華的舞臺和高收入就可以，人事檔案已經成為無關緊要的東西，無需什么檔案證明自己輝煌的過去；在工作之后，有人認為職稱已不是證明人才能力的惟一標準，如果不參加職稱評定，就不需要使用檔案。我國現行的人事檔案管理制度在很長一段時間還不會取消，隨著人事制度改革的深入推進，人事管理將逐步進入規范化管理階段。畢業生就業以后，要面臨落戶、轉正定級、職稱申報等問題，這些都需要查閱檔案；畢業生繼續升學、報考公務員也需要使用檔案。因此，檔案意識淡漠最終將使個人的權益受到嚴重的損害。

2.學生檔案的內容不夠全面，形式比較單一

現高職院校學生檔案一般包括學生中高考檔案、學生在校期間填寫的登記表、黨(團)籍材料、獎(懲)材料、高職院校畢業生登記表、成績檔案、體檢表等。這些材料基本上能客觀地反映學生在校期間德、智、體及家庭狀況。但對學生平時表現記錄少，如學生參加集體活動、社會實踐活動或輕微違紀情況沒有反映或只有粗略反映。

3.檔案管理標準不統一

隨著招生規模的不斷擴大，專業和學生數量不斷增加，檔案整理和在校期間學籍材料歸檔都大大增加了難度。曾經使用單純流水號的方法，已經不能很好地完成檔案查閱、使用的功能，檔案保管情況混亂。一是歸檔手續不完備，如畢業生登記表沒有本人簽名、沒有學校公章；學生成績單沒有教務部門的公章或用復印件替代。二是書寫用筆不標準，填寫檔案材料時存在采用圓珠筆、純藍墨水、鉛筆書寫的現象。三是紙質材料頁面設置不標準。規格不一的紙張開本和頁邊距設置在學生檔案里隨處可見，增大了檔案標準化管理的難度[1]。

4.入學檔案轉遞途徑不規范，新生檔案內容缺失嚴重

實行網上招生后，紙質檔案寄發轉遞不規范。檔案都由考生自行帶入學校，其中有大部分檔案不密封，檔案材料丟失、破損情況常有發生。高職院校中，中職升高職學生的檔案還經常分地點存放。因中職生畢業后可直接就業，故部分中職院校將學生中職部分的檔案全部派遣至人事局，而僅將高考檔案交由學生帶入學校，造成檔案內容不完整。

隨著高職院校畢業生就業制度改革，國家不再對高職院校畢業生進行統包統分。應該說，生源地的人事部門沒有保管畢業生檔案的權利和責任，畢業生的檔案通常經過多個環節，從學生本人轉到學校立卷各院系，再到就業指導辦、地市級教育局（人事局），最終到就業單位人事部門。由于生源地的人事部門沒有了保管畢業生檔案的權利和責任，因此忽視對高職院校畢業生檔案的管理，加上轉遞環節多、人員雜，導致一些學生檔案錯投、誤投，甚至丟失。

5.管理方式墨守成規

高職院校學生檔案的管理模式、管理方式墨守陳規，過于強調其保密性和安全性，而忽視了其作為檔案的開發利用、為社會提供服務的宗旨，嚴重制約了高職院校學生檔案的提供利用，高職院校學生檔案平時只是束之高閣，利用頻率比較低。

二新形勢下高職院校學生檔案的創新管理模式

1.加大宣傳，提高全社會檔案意識

提高全社會的檔案意識并不單純是學生或學校的事情。想要提高全社會的檔案意識必須由社會、用人單位、高職院校和學生共同做出努力。第一，各級人事檔案管理部門應通過各種形式貫徹宣傳《檔案法》，特別是要通過具體的實例宣傳人事檔案工作，讓大家充分意識到人事檔案的背后是人事管理關系，涉及每個人的合法權益。管理人事檔案的單位就是出具人事證明的擔保單位、職稱評定的申報單位、社會管理的依托單位。由此可見人事檔案的重要性。第二，現在全國大部分地區都實行高中畢業生自帶高中學籍檔案到錄取院校報到的做法，各院校可利用新生入學繳交檔案之機讓學生了解這一做法的作用和意義，讓學生樹立初步的檔案意識。通過加強宣傳教育，讓學生知曉在校期間哪些材料將進入畢業生檔案；在學生畢業前，學校則應把檔案意識教育作為就業教育的重要內容，依托校園網、就業網、校報、就業宣傳欄等平臺宣傳畢業生檔案的內容、作用和去處，提高學生檔案意識[2]。

2.豐富檔案內容，提高檔案利用價值

高職院校培養學生的目標是高等技術應用型人才與高技能人才，其檔案內容也應注重收集體現其實際動手能力方面的材料，如各種技能證書、技術等級證書等。此外，在校期間因考試作弊、打架等原因受過處分的材料、檢查，以及因表現較好撤銷處分的材料都應歸入檔案。這樣一方面能真實、全面、動態地反映學生的成長經歷，同時也可對學生的不良行為起到一定的遏制作用。學生參加社會有益組織的活動情況，如青年志愿者等，以及反映學生貸款信用狀況的助學貸款還款情況、在校期間通過自學同時獲得本科學歷的證書等等，都歸入學生檔案，從而豐富了學生檔案的內容，立體地、全面地反映出學生的發展情況，使學生檔案能真正成為學校或用人單位培養人才、使用人才的可靠依據。

3.建立真實性和完整性相統一的學生檔案管理體系

目前，考生檔案存在日益簡單的趨勢，這與網上招生方式有著密切的聯系。但是，這種簡單化的方式絕不能理解為在檔案內容上的可寫可不寫以及在歸檔材料上的可有可無。相反，為了促進檔案填寫內容的真實性與檔案材料的完整性，必須做到：第一，電子檔案格式要統一，填寫內容要真實、完整，相關指標項目的含義要清晰、準確、有效。第二，考生紙質檔案歸案項目要統一規范。

學生檔案信息的開發利用是提高學生檔案管理整體水平的重要任務。學生檔案管理人員要解放思想，更新觀念，破除“重管輕用”的觀點，轉變“無所作為”的思想認識，把學生檔案信息開發利用作為學生檔案管理工作的重要內容之一來看待。如：可充分利用學生檔案管理軟件，編制學生信息庫，通過跟蹤畢業生的就業信息，對畢業生的就業質量進行分析，為學校進一步改進人才培養模式，加快課程改革，提高教學質量，促進畢業生充分就業提供參考。

4.“雙套制”管理方式

筆者結合自身工作經驗和高職院校學生檔案管理現狀，認為高職院校學生檔案管理必須實行“雙套制”管理方式，即實行紙質檔案和電子檔案共同歸檔保存并進行管理和利用的方式，實現高職院校學生檔案數據庫管理與紙質檔案互補、并存的管理方式。采取“雙套制”管理，可以在盡量保護紙質檔案的同時，便捷、多渠道地利用電子檔案資源。將學生檔案與計算機網絡結合起來,就可以顯示學生檔案的生命力:便捷性；交互性；易操作性；便于做數據統計；便于查閱；可同時滿足不同檔案使用者的需求。

5.完善學生檔案管理各項規章制度，做到有章可循

以《普通高等學校檔案管理辦法》為基礎，結合實際情況，制定相應的《學生檔案管理制度》及《畢業生檔案管理制度》，使工作有章可循。制定統一的入學登記表格和《檔案材料標準填寫方法》，確保歸檔內容的真實性、準確性和一致性。在嚴格遵守《畢業生檔案管理制度》的同時，建立全面的檔案郵寄登記及回執手續，保證畢業生檔案不錯發、不漏遞。根據高職院校某些專業需要借閱檔案的情況，制定一系列檔案查閱和借取的辦法：在由主管領導批準，并嚴格辦理登記手續后，方能將檔案密封借出[3]，確實實現檔案管理的準確、有效，保證檔案材料按時、完整的歸還。建立標準化、規范化的工作程序，在保證檔案管理高質量、高效率的同時，提高檔案管理的基礎工作水平。

綜上所述，做好高職院校學生檔案管理工作，是學校人才培養工作的需要，也是社會經濟發展的需要，在當前經濟危機的情況下，不僅有利于畢業生就業，還有利于促進高職院校自身建設，提高社會信譽，檔案工作者在實際工作中仍需加強研究，不斷提高學生檔案管理工作水平，促進學生就業，為畢業生將來的道路鋪設檔案的良好道路，進而提高高職院校的整體管理水平，為社會培養高素質人才。

參考文獻：

陳凱俠：高職院校學生檔案管理工作的問題及措施.黑龍江檔案.2009年3月：85

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【關鍵詞】開放大學;學籍檔案;信息化

當前，無論是基層開放大學學籍管理人員，還是開放教育學生或用人單位，學籍檔案的個性化需求日趨旺盛。如:學校要求學籍管理人員提供某年各專業的畢業人數和畢業率、學生學籍檔案不見了或檔案袋拆開了需要補辦、用人單位需要學籍檔案中的某些材料等。學籍檔案一旦實現信息化，這些問題都將迎刃而解。實際上，基層開放大學學籍檔案管理信息化，不僅能提高工作效率、降低出錯率，而且有利于學校對教學各環節實行監督、進行數據統計，為教學改革與教育評估等提供參考依據;同時，也能為用人單位對人才的選拔、聘任、學歷鑒定及學生辦理出國留學等提供更好的服務;并且，紙質檔案的信息化處理能有效解決檔案備份問題。

一、番禺電大學籍檔案工作現狀

(一)學籍檔案管理沿用傳統模式。當前，番禺電大學籍檔案管理工作沿用傳統的整理紙質檔案手工管理方式，以“保存”或“保管”工作模式為主，工作效率較低且易出現錯漏。檔案資料的收集、交接、歸檔、保密等流程執行不夠嚴格，加上部分管理人員對檔案重視不夠，檔案偶會出現泄密、遺失等情況。多年的積累，紙質檔案越積越多，給學校的保存與管理造成壓力。(二)學籍檔案信息化建設滯后。已有的國家開放大學教務管理系統，可以處理日常的學籍數據，但沒有畢業生管理模塊，不能直接對畢業生數據進行統計，只能通過導出歷年數據篩選處理后再進行人工統計。教務管理系統中只有使用該系統以來的學生數據，而沒有使用該系統之前的學生數據，導致使用該系統前的學生數據只能根據學校內部保留的數據自行處理。中國高等教育學生信息網也未盡完善，在該網中可以查詢畢業生信息，包括學籍信息及畢業信息，但信息單一，沒有學生成績、學籍異動等記錄。(三)學籍檔案管理制度欠缺、團隊建設落后。學籍檔案工作業務規范和管理制度建設很不完善，對學籍檔案的收集、歸檔、整理、保管等的要求可能因人而異或因時而異。相關管理團隊建設落后，無專門的檔案管理人員，相應工作主要由學籍管理人員和班主任承擔。學校對學籍檔案工作不太重視，管理人員從未參加檔案培訓，也極少有學習檔案信息化等方面的機會。

二、番禺電大學籍檔案信息化的可行性分析

當前，建立國家開放大學全系統統一的學籍檔案管理平臺條件還不成熟，而基層開放大學學籍檔案信息化相對容易。如何高效、準確地將文字、圖片變成有效的數字化信息，提供快捷有效、安全性強的查詢等服務，是基層開放大學學籍檔案信息化建設工作的重點。這就需要購買高速掃描儀等設備、構建學籍檔案管理系統、建立和完善相關制度并對相關管理人員進行培訓等。高速掃描儀價格不高、操作簡單便捷。要構建的學籍檔案管理系統是在原有的校園網上運行，有現成的相關經驗可以借鑒，并且對服務器硬件要求不高，成本相對低廉;至于該系統軟件方面，可以組織計算機技術人員和學籍管理人員開發或者直接購買適合番禺電大的學籍檔案管理軟件。可見，學籍檔案信息化無論在技術上還是經濟上都是可行的。隨著形勢的發展和現實的需要，學校領導將進一步重視學籍檔案管理及其信息化，他們對系統軟硬件的采購、建立健全相關管理制度以及對學籍檔案管理人員的培訓也將順勢而為。

三、番禺電大學籍檔案信息化建設展望

完善學籍檔案管理，要從多方面進行改革與創新，包括學籍檔案信息化管理系統建設、管理制度建設和管理人員團隊建設等。針對番禺電大學籍檔案管理中存在的問題，就其信息化建設做出如下展望。(一)構建合適的學籍檔案管理系統。學籍檔案管理系統建設是學籍檔案信息化建設的重要組成部分。將海量的學籍檔案信息(包括紙質檔案和教務管理系統數據等)變成規范化的數字信息、將學籍檔案信息實行統一的數字化管理，是當前信息化建設的首要問題。因此，一是要組織人力(主要是班主任)用高速掃描儀將應屆畢業生的畢業證書、學位證書、畢業檔案材料(包括入學報名登記資料、畢業生登記表、學士學位申報材料、獎勵材料等)及其他重要材料(如英語、計算機等級考試證書等)掃描成規范的圖片文件，并逐步將保留在學校的往屆生重要材料掃描成規范的圖片文件。二是學校計算機技術人員和學籍管理人員參與開發或購買適合當前實際的學籍檔案管理軟件，該軟件系統能提供標準化的電子檔案和數據接口;管理人員充分利用校園網高效、便捷地實現數據的存儲、共享、查詢、統計等服務。三是學籍管理人員要充分利用上級開放大學教務管理系統或拓展系統收集各個時期各類學生、不同系統的學生基本信息、成績數據、學籍情況變化數據等，把這些數據和學生畢業檔案及其他重要材料的掃描數據等進行處理并導入學籍檔案管理系統;管理人員還要按時維護、更新系統數據，保證系統數據的完整性和與上級開放大學及學信網數據的一致性。另外，技術人員要設法加強校園網的安全，保證系統及數據的安全性。(二)建立和完善管理制度，規范管理流程。制度決定行動，學校應根據有關法規并結合學校開放教育的實際情況，建立和完善學籍檔案管理制度和規范。如建立《開放教育學生學籍檔案管理辦法》《學籍檔案歸檔制度》《學籍檔案管理系統信息更新制度》等，規范學籍檔案信息的采集、分類、保存、傳遞和查詢等管理流程，保證學籍檔案信息的有效性和安全性，從而明確管理人員崗位職責，強化管理人員責任意識，實現學籍檔案管理的規范化和信息化，進一步改善學籍檔案管理質量。(三)打造一支高素質的管理人員隊伍。推進學籍檔案信息化就要加強管理人員團隊建設。業務素質水平是做好學籍檔案管理和保證服務質量的決定性因素，故學籍檔案管理人員應提高自身的思想政治素質，包括提升政治素質、服務意識和法律意識等;也要提高自身的業務能力，熟悉檔案管理工作的流程。對學校來說，就應大力提高檔案管理人員的信息化水平，對他們多加以業務培訓，讓他們能充分利用信息技術與管理知識建立和完善學籍檔案信息化管理體系。隨著學籍檔案管理人員綜合素質的提高，他們就能提供更加多樣化的服務，如提供自動化查詢服務等，從而使檔案資源服務信息化。

四、結語

構建好學籍檔案信息化管理系統，就能實現以計算機為載體的學籍檔案信息管理和資源共享，從而提高工作效率和改善服務質量。當然，在信息化過程中，不僅要重視學籍檔案管理系統的建設，也要重視信息安全和管理人員的信息化技能提升，還要研究如何實現學籍檔案信息的利用價值。基層開放大學學籍檔案管理信息化不僅能滿足自身的實際需要，還可為國家開放大學將來開發全系統的學籍檔案信息化管理系統提供實踐經驗。

【參考文獻】

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［2］沈玲．高職院校學生檔案信息化建設探究［J］．資源信息與工程，2019，8:164～165，168

［3］熊焰焰，潘曉璐．加強高等教育學籍管理信息化建設的重要性［J］．當代教育實踐與教學研究，2018，9:37～38

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【關鍵詞】學生；學籍檔案；檔案管理

學籍檔案記載了每個學生在校學習的基本情況，客觀地反映了每個學生在學校期間德、智、體、美等方面發展狀況，也是一個人接受某種教育程度的經歷和他所達到學識水平的信用憑證。學籍檔案主要包括：（1）學生學籍記錄表；（2）新生入學登記表及各年級學生花名冊；（3）學生在籍注冊表；（4）學生學習成績表；（5）學生轉學、轉專業、休學、復學、留級、退學、出國等學籍變動情況登記表；（6）對學生的獎懲文件及登記表；（7）修訂學籍管理條例的各種文件；（8）實結、畢業生論文；（9）學位申報審批表、畢業證書、學位證書及結業證書；（10）畢業生學員鑒定登記表、畢業生調配表、檔案轉遞單、畢業生報到證存根及領取證書的印刷編號及畢業、結業情況等。

學籍檔案從發生、發展、形成到保管利用主要包括檔案的收集整理、立卷歸檔、檔案轉遞及保管利用等幾個階段。但由于學籍檔案種類繁多，形式多樣，在實際管理工作中往往容易出現問題，甚至造成嚴重的后果。因此，重視高校學籍檔案質量，切實抓好和不斷提高高校學籍檔案質量顯得十分必要。

一、學籍檔案管理中存在的問題

1．收集整理是建立檔案起始，真實性是這一階段管理的核心內容。在具體工作中，首先應做到內容詳實可信，不能夸大；其次應保證字體工整、清晰，便于永久保存；最后要注意一些細節問題，如，姓名使用同音字代替，出生日期農歷、公歷混淆，與戶口產生沖突等。

2．立卷歸檔是將上一步驟收集整理的檔案材料分類匯總，工作重點是確保檔案材料的完整性。存在的問題主要有檔案管理人員檔案意識淡薄，未按要求及時歸檔，或者材料未及時補充完善，甚至歸錯檔；此外，檔案管理方法陳舊，設備和設施老化也是造成立卷歸檔完整性差的客觀因素之一。

3．檔案轉遞的特點環節多、人員雜，容易丟失造成錯投、誤投及“死檔”等情況。學籍檔案在轉遞的過程中，經過的中間環節較多，從學生本人--學校立卷各院系--就業指導辦（教務處）--機要郵寄部門--地市級教育局（人事局）--縣級教育局（人事局）--就業單位人事部門等，無論中間某環節出現差錯，都會影響學籍檔案的順利轉遞，從而影響畢業生的正常工作和學習。

4．檔案的保管利用。檔案的最終目的是保管利用，因此，檔案的日常維護尤為重要，而該環節常常與檔案的利用結合在一起。完整的學籍檔案不能散存于個人手中，應由專門的檔案管理部門來保管，并要求檔案管理部門要有一套完整的保管利用借閱制度。常常出現有借無還、涂抹、篡改等現象，造成檔案材料遺失或者信息二次失真，內容失實等。

二、完善學籍檔案工作的管理建議

1．增強檔案意識。加強《檔案法》宣傳，增強各職能部門及學生本人對學籍檔案工作的檔案意識，克服人們對檔案管理工作的偏見和錯誤的認識，激發人們自覺收集檔案、保管檔案、利用檔案，真正使大家認識到檔案工作是普通高校教育工作的一個重要組成部分。領導應重視檔案管理，把檔案建設納入教學計劃，納入管理制度，要給檔案管理人員培訓的機會，并在經費、設備、庫房等方面給予支持，改善工作條件，充分發揮管理人員的積極性、主動性和創造性。

2．建立健全收集與補充制度。明確工作職責范圍，崗位職責要制度化、規范化。要制定每項任務的工作程序，必要時做出工作流程圖，要有完善的管理制度。努力做到檔案材料歸案率、準確率符合標準，檔案按存放分類清晰，案卷擺放系統有序。學籍管理制度統一標準，克服各行其是的局面。要建立健全收集整理、檢查核對、保管保密、轉交與管理職責等各項規章制度。在日常工作中，用制度去規范管理工作，使學籍管理工作逐步走向規范化。

3．加強隊伍建設，提高專、兼職檔案員的素質。檔案管理工作是一門管理科學，隨著科技的發展，大大加收了檔案管理工作的現代化，這就要求專職檔案員不僅要學習檔案專業知識、學習檔案法規標準，還要懂得計算機管理檔案的技術和外語知識。檔案工作的職業決定了檔案員不僅要有一定的檔案專業知識和熱情服務的工作態度，還要具有嚴謹細致的工作作風，否則，會給學校造成不可挽回的損失。所以要不斷強化高校專職檔案員的職業道德。

4．大力開發利用學籍檔案信息資源，主動提供服務。學籍檔案信息資源的開發和利用是學籍檔案管理工作的最終目的，也是學籍檔案管理部門的職責。有條件的高校可建立學籍檔案數據庫，如新生錄取登記卡、學生注冊表、學生成績、畢業證書編號、學位證書編號及檔案轉遞情況等，以方便師生們通過計算機網絡檢索，獲得自己需要的學籍檔案材料。如學歷、學位認證、出國留學等提供有效信息。

總之，學籍檔案與個人的利益息息相關，以后就業、提拔干部、晉級、考評、轉正和晉升工資等都離不開學籍檔案。建立健全一整套高校學生學籍檔案管理體系，管理好學籍檔案至關重要。

【參考文獻】

[1]底紅艷．對高校教學檔案管理的幾點認識[J]．晉圖學刊，2002，（3）．

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一、高校學生檔案管理的現狀

（一）學生檔案內容單一

學生檔案應該是對學生在校期間各種表現的綜合體現，但是在部分高校的學生檔案管理工作中，內容比較單一，僅是對學生學習成績以及個人基本狀況的記載，而對于參加社會實踐、科技創新活動、職業技能考核以及心理狀況等沒有詳細的記載。基于就業背景下，用人單位通過學生檔案無法獲取有價值的信息，無法對學生的綜合素質能力進行判斷，由此檔案對于學生就業沒有起到任何作用。

（二）檔案材料歸檔格式不規范

學生檔案管理應該遵循統一的標準格式，不僅便于管理，同時也為后期的開發利用提供方便。但是部分高校的學生檔案沒有統一的格式要求，檔案材料的歸檔標準不統一。用人單位在參考學生檔案時，無法提取到有價值的信息，并且為以后的轉出工作造成一定的制約。

（三）畢業生檔案意識薄弱

檔案是跟隨學生一升的資料，但是仍有部分高校畢業生對自己的檔案不重視，這是高校檔案管理工作中的很大阻礙。學生畢業后，沒有將檔案遷出至用人單位或者人才市場，或者有些畢業生就檔案自己保管，這對于就業后的職稱、出國政審等造成了很大的影響。

（四）學生檔案轉遞不規范

在學生畢業后，檔案會隨學生一起轉出，原則上檔案是跟隨學生轉到用人單位，但是目前很多學生在中小企業、外資企業或者私營企業工作的居多，但是這些企業大部分不具備檔案接收權。而學生由于不了解檔案管理制度，在就業協議書上的檔案轉遞單位填寫工作單位，在學校審查不嚴的情況下，就會造成檔案在轉遞的過程中丟失，這是高校學生檔案轉遞面臨的重要問題。

（五）高校學生檔案管理制度不健全

高校學生檔案由檔案部門集中統一管理，但是，目前仍有部分高校學生檔案成為某些行政管理部門的附屬任務，沒有單獨的人員管理。有的高校學生檔案歸學生工作管理部門或者學工處；有的高校學生檔案歸學生就業部門或招生辦；有的高校為了便于利用，把學生檔案放在各個學院（系），實行分散管理。畢業期間由于短時間內要將全部學生檔案材料完成歸檔，時間緊、任務重，容易出現錯裝、漏裝現象，給學生就業造成時間上的拖延和工作上的不便，也給用人單位造成不良影響。

二、提高高校學生檔案管理水平，發揮就業指導功能

（一）完善高校學生檔案信息收集內容

高校學生檔案除了收集學籍管理方面的材料外，還應該收集學生在校表現的道德品質、組織能力、實踐能力、思想素養、管理能力等比較有價值的檔案材料。學生檔案管理部門，應采取積極主動的收集方式，全面掌握形成學生檔案材料信息的程序，確保材料的完整性、真實性，規范檔案材料的收集內容，做到學期前安排部署，學期中督促落實，學期末檢查審核，將監督檢查工作貫穿始終。

（二）強化學生檔案意識

高校學生是否具備檔案意識，影響到高校能否恰當利用學生檔案管理來培養和教育學生、提高檔案的就業服務功能。一方面高校應充分利用圖書館的優勢，從資源共享、信息一體化管理的角度將檔案、圖書、情報聯合起來，既拓展學生的知識面，又增加學生的學習興趣。另一方面在學生畢業前，學校應把檔案意識教育作為就業教育的重要內容，依托多種平臺宣傳畢業生檔案的內容、作用和去處，提高學生檔案意識。

（三）嚴格畢業生檔案轉遞手續

畢業生檔案收發要由專門的機構管理，保證收發轉遞的渠道單一，管理有序。每年學生畢業時，數千份檔案都要寄送各地，各地市的情況比較復雜，有的公司沒有機要權限，檔案就會退回來，退回來的檔案要嚴格執行登記手續，確保交換環節的準確無誤。

（四）實現高校學生檔案工作的信息化管理

高校招生規模逐漸擴大，學生檔案數量逐年增加，這就要求學生檔案管理工作實現現代化和信息化管理。提高檔案管理工作效率，服務畢業生就業，首先應該制定統一標準，規范紙質檔案的格式，這就有利于檔案的整理，為進一步開發電子檔案奠定基礎。其次，充分利用新技術、新設備，借鑒高等教育學歷證書電子注冊制度，在學生檔案管理上也采用現代技術方式，逐步實現高校學生檔案管理的標準化、規范化。

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關鍵詞：高職院校；學籍檔案；管理

中圖分類號：G717

文獻標識碼：A

文章編號：1673－2111(2009)04－053－03

作者：胡婭麗，湖南體育職業學院辦公室；湖南，長沙，410014

學籍檔案管理是教學行政管理的重要內容，它對學校領導和教師全面了解學生情況，并及時改進教學管理和教學方法均起著重要作用。教育的進步，高校改革的深化，對學籍檔案管理工作的嚴肅性、準確性和適時性，提出了更新、更高的要求。因此，學籍檔案管理人員要不斷的研究學籍檔案管理過程中的新問題，拓展新的工作途徑，充實新的工作內容，尋找新的管理方法，以適應新形勢的需要。

一、高職院校學籍檔案的主要內容和主要作用

(一)高職院校學籍檔案的主要內容

學籍檔案是學生從入校到畢業分配的整個在校學習過程的原始記錄，是學生在校期間學習、考試、實習和社會實踐等一系列教學活動中直接形成的具有保存與利用價值的文件材料。依據根據《中華人民共和國檔案法》和國家教委《普通高等學校檔案管理辦法》，結合高職院校的實際情況，高職院校學籍檔案主要包括：(1)招生計劃、新生名冊等；(2)在校學生名冊，新生登記表，學生學籍卡片、考試成績卡，學生學籍變更(休學、復學、轉學、轉專業等)的材料；(3)學生職業技能培訓參訓情況和所獲證書統計表；(4)各年級實習計劃和實習單位合同、學生實習情況、實習報告和實習成績；(5)學生獎懲材料：獲獎、評優、處分等；(6)畢業證書和發放登記表：(7)畢業分配單位統計表和簽約單位合同；(8)擴展材料――畢業生跟蹤調查統計情況：使用單位對畢業生質量的意見、畢業生社會滿意度調查、優秀畢業生情況和典型事跡等。

(二)高職院校學籍檔案的主要作用

學籍檔案對個人、學校和社會都具有重大價值。(1)對個人而言，學籍檔案記錄的內容是評價學生在校表現和學習情況的依據。因此，學生在校期間，通過了解學籍制度，可以明確努力的方向、規范自己的行為，并有意識地遵循有關規則，從而促進良好學風的形成。學籍檔案作為學生在校期間真實情況的證明，學校可據此為學生開具相關證明。(2)對學校而言，學籍檔案的建設是學校基礎性建設之一，學籍檔案的管理是學校日常管理的重要部分。好的學籍檔案管理制度可引導教學活動的有序進行，有效降低學校管理成本。?學籍檔案管理工作的規范化、科學化和標準化水平在一定程度上體現著高職院校的教學管理水平。加強學籍檔案的管理，可大大提高職院校的管理水平。(3)對社會而言，學籍檔案是用人單位挑選人才的重要參考依據，學籍檔案的完整性、真實性在一定程度上影響單位對學生的評價。此外，用人單位對畢業學生的反饋情況進行統計分析和評價，可以為學校擬定人才培養方案提供重要依據，有助于促進高職院校向社會輸送全面發展的、社會迫切需要的合格人才。

二、高職院校學籍檔案管理的現狀

高職院校對學籍檔案工作在宏觀上普遍比較重視，現在許多高職院校不僅安排政治素質好、責任心強、學歷高的同志從事檔案管理工作，而且提供了比較完備的硬件設施條件。但是，高職院校學籍檔案管理在微觀的具體管理上，還存在不少問題，主要體現在以下幾點：

(一)學籍檔案自身的問題

1、學籍檔案繁雜：這是由目前高校自身的教育形式決定的。許多高校不僅有學歷教育，還有非學歷教育。學歷教育又分脫產學習的全日制教育和業余學習的成人教育，成人教育又包括大專教育、專升本教育、遠程教育。非學歷教育的名目則更多，如短期培訓、單科教育、證書教育、職業技能認證等。而每個學員的個人檔案又包括新生錄取審批表、登記表、名冊(含照片)、學籍變動檔案(如轉學、休學、復學、轉專業等)、在校各科成績登記表、畢業生登記表、短期學員名冊、成績冊、結業名冊等。如此，學員從入學到畢業所形成的學籍檔案材料就相當繁雜。

2、學籍檔案缺損：高職院校學籍檔案的缺損表現在材料不齊全，不完整。有些學院、分校在填寫學籍檔案材料時，沒有逐一填滿；有的竟然在畢業生名冊上沒有填寫畢業生情況，給日后的學歷核實、查找帶來了困難。

3、學籍檔案模糊：學籍檔案除漏填現象比較嚴重之外，另一個嚴重的問題是填寫時書寫不工整，字跡潦草，而且多處有涂改的痕跡。有的用圓珠筆或鉛筆填寫，時間長了檔案內容往往模糊不清、難以辨認，客觀上削弱了高職院校學籍檔案的憑證效用。

(二)學籍檔案管理問題

1、學籍檔案整理不規范：主要存在以下幾種情況：一是編排混亂，同一學院的檔案材料年度互相穿插：二是組卷、裝訂不規范。組卷沒有嚴格規定，沒有按學院(或分校)、系、專業的層級關系組卷，有時兩、三個系、或幾個專業一起組卷。

2、學籍檔案管理不嚴：在學籍檔案里竟然發現有假材料，還有篡改學籍的現象，嚴重違背檔案真實性的特點。每年開展干部學歷、學位檔案核查，檔案部門就可能發現不少假畢業證書、假證明。這雖然絕大多數是社會上不法分子的行為，但是與高校部門操作不當、管理不嚴也有一定的關系。

3、學籍檔案檢索不先進：高校自2001年實施《高等教育學歷證書電子注冊管理暫行規定》之后，1991年(含1991)以后的學籍全部實行網絡化管理，電腦檢索，查詢十分便利。但1991年前的學籍檔案資料卻仍是手工查找，加上以前的檔案資料雜亂、不規范，使得查找相當困難。

三、對高職院校學籍檔案管理的幾點思考

(一)增強學習意識：既要學習相關的黨的路線、方針、政策和法律法規，以保證工作中能依法辦事，又要掌握計算機技術、統計分析等專業技能；既要堅持孜孜不倦地自學，又要虛心向老同志請教；既要加強理論知識的學習。又要積極參加實踐鍛煉。

(二)增強服務意識：學籍管理工作事關學校的發展和學生的前途，學籍管理工作者必須時刻牢記黨的全心全意為人民服務的宗旨，在工作中擺正心態，絕不能唯利是圖。

(三)增強政治和法律意識：學生學籍管理有著嚴肅性和規范性的特點，學籍管理工作者的一切行為都不能違背黨的路線、方針、政策，不能違背國家的法律法規。同時，必須時刻保持清醒的頭腦，認清學籍管理工作的嚴肅性，自覺抵制不良風氣的影響。

(四)增強創新意識：在學籍管理工作上，一些舊的學籍管理文件、學籍管理方法和學籍管理手段，已經不再適應時展的需要，必須大膽改革。學籍管理工作 者要勇于探索、敢于創新，淘汰不適應要求的舊方法和舊手段，把新的管理方法和手段運用到學籍管理工作中。

(五)增強統計分析意識：學籍管理工作者應該用好統計知識和統計分析手段，及時、真實、準確地為學校有關領導提供有關學生的學習成績分析、教學計劃的調整和完成情況的資料統計以及分析結果，以便領導能采取有效措施，保證教學質量的不斷提高。

(六)運用好現代化技術：學籍管理是一項嚴謹細致的工作，許多信息用手工處理非常困難，為此，可以運用適合實際需要的計算機軟件，并通過計算機網絡技術對學生的學籍進行管理。

四、高職院校學籍檔案的管理辦法

正確認識目前高職院校學籍檔案管理中存在的問題，制定科學的管理方法，就顯得尤為重要。高職院校有關職能部門應切實加強和完善學籍檔案管理工作，著重做好以下幾方面的工作。

(一)不斷完善管理制度

隨著高等教育的不斷發展，學生學籍管理部門必須結合具體情況，對細則進行適當合理的修訂，使之日趨完善。不斷完善管理制度實施細則，對學生提出更高、更符合時展的要求，以便更好地保證學生素質的提高。

(二)做好原始材料的收集與整理

學籍檔案具有周期長、頭緒多、問題雜的特點。為了確保歸檔材料的準確性、真實性，必須從原始材料的收集整理做起。要做好這一工作，要做好以下幾點：一是要重視學籍檔案和檔案工作的重要性，增強責任感，使各部門上報的有關材料、數據準確無誤，真實可信。二是要加強管理，從嚴要求。對各部門教學管理人員，職能處、室與學籍檔案工作有聯系的工作人員，要加強管理，責任到人。明確應該收集什么材料，何時上交，以保質保量，按時完成。三是要建立相應的規章制度，獎懲分明，調動有關工作人員的積極性。四是要根據不同檔案的分類，設計相應的材料收集上報表格，以便及時匯總，歸入檔案。

(三)加強學生考核管理工作

在對學生的考核中，注意健全和完善考核命題制度，加快考試科學化進程；不斷改進考核方法，實行教考分離制度，并實行口試、論文答辯、演講等多種考試形式；加強考試和考場管理的規范性和制度化，對考試中的違紀行為要及時、嚴肅處理；認真組織好集中閱卷登分工作和緩考、補考工作。

(四)做好學生成績管理工作

做好學生平時成績的登載檢查工作，對學生缺考、作弊、補考科目一定要如實記載；對學生各科考核成績要按照教學計劃要求和學籍管理辦法規定進行登記，并載入學生學籍管理檔案；對成績的查詢、修改一定要嚴格履行學籍管理規定的手續。

(五)做好學籍異動工作

在對學生進行學籍異動處理工作中，要嚴格執行學生學籍管理辦法的有關規定。不管是留降級還是退學處理，都必須堅持“教育先行”的主導思想，要把相關處理看作是教育手段，鼓舞學生進步，而不是機械的處罰，讓學生厭學。

(六)做好畢業質量把關工作

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【關鍵詞】　聘用制；人事檔案；檔案管理；現狀；對策

1　聘用人員人事檔案管理現狀

1.1　管理的體制相對落后，對聘用人員人事檔案重視程度不夠：努力提升各方面的醫療技術水平，為廣大患者提供優質、精湛的醫療服務是醫院的中心工作。所以大部分管理者都非常重視醫務人員技術水平的提升，對其他方面卻相對輕視，包括人事檔案管理，這就導致醫院人事檔案管理工作停滯不前，始終處于采集、整理及保存等這些基礎層面上，無法真正發揮人事檔案的積極作用[1]。與此同時，許多醫院在聘用制人員的人事檔案管理方面也存有誤解，認為外聘人員只是醫院的臨時工，具有很大的流動性，檔案可有可無，單位只管用人即可。由于思想認識上的誤區，再加上管理欠缺，導致醫院聘用人員的檔案資料缺失和不規范現象較為嚴重。

1.2　各方對聘用制人員人事檔案的重要性認識不夠：很多畢業生畢業后只顧著找工作，很少人知道人事檔案的作用，于是大部分畢業生不理不顧其人事檔案的去向。為了省卻到人才交流中心辦理麻煩的人事手續和繳交高額的人事費，很多畢業生畢業后一走了之，甚至學校將其檔案轉回生源地的人才交流中心，畢業生也不去辦理相關的手續；更甚者，有些學校竟然畢業時就把檔案交由學生個人帶走，根本不指導學生該如何正確處理，造成有的學生自攜檔案，有些還私自拆閱自己的檔案；有些單位招聘聘用制員工，也只是管“用人”，至于其人事關系在哪里，人事檔案在哪里，一概不管，反正是合同管理。

1.3　存在多方面的材料收集問題：通過對醫院外聘人員的檔案資料進行調閱后發現，他們的原始檔案資料不完整甚至遺失，這樣在確定這些人的工作時間及工作經歷時存在一定的困難，也就給人事審核及工資審批帶來了麻煩。在醫院人事檔案管理中，檔案資料缺失現象普遍存在。從檔案材料收集來看，大部分人事檔案資料中很少有真正反映個人特點的，且對檔案資料描述缺乏科學性[2]。因為用人單位和檔案管理單位是兩個獨立的單位，用人單位如果不及時的對這些外聘人員的檔案資料歸集到其檔案所在的人才交流中心，對于反映個人信息的資料，收集往往都是不完善的，因而也就無法對個人情況進行客觀公正完整地評價。

1.4　檔案管理的基礎設施相對落后：在醫療設備及器械等方面，醫院投入了大量的資金，而在人事檔案管理方面，投資數額卻相去甚遠。

2　提高醫院人事檔案管理水平的對策

2.1　健全檔案管理制度，實施科學規范的檔案管理：檔案管理作為人事管理不可或缺的重要組成部分，必須建立健全規章制度，對其加強規范化管理，從而確保檔案管理工作順利開展。對于外聘人員的人事檔案管理，檔案管理人員既要認真遵守醫院的各項規章制度，還要與人事管理工作的實際情況相結合，對本部門的工作制度進行規范和細化，制定出完善的外聘人員檔案資料收集、檢查核對及保密保管等制度。目前，醫院外聘人員的人事檔案是由市人才交流中心保管，而這些人員的個人業務檔案則由用人單位保管，這就要求用人單位要及時的把外聘人員的業務檔案存歸集到人才交流中心，這樣，不但可以確保人事檔案的完整性，也能給員工檔案資料的完整管理和查閱帶來方便。

2.2　各方均要提高對人事檔案重要性的意識：首先各地的人才交流中心相應部門要規范檔案管理的制度建設，完善檔案機要轉遞程序的管理，注重各個環節的管理制度建設；另一方面，用人單位也要充分認識到員工個人人事檔案是雙方勞動關系中不可缺少的組成部分。因此，在進行聘用前必須嚴格查檔，對沒有人事檔案或不按政策進行人事檔案的人員不予錄用，既避免將來可能出現的勞資糾紛，也提醒應聘者必須重視個人檔案。再者，學校更要切實擔負起學生的教育和指導的職責，幫助學生樹立珍惜檔案觀念，了解檔案管理知識，避免“棄檔”、“自揣檔”現象發生。

2.3　科學、規范地進行檔案材料的收集、鑒別和歸檔工作：在進行檔案資料收集過程中，檔案管理人員必須嚴格遵守相關制度和標準，嚴把檔案資料質量關，確保收集的資料真實、可靠、有效。在進行個人檔案資料收集時，必須全面、詳實地對其不同時期的工作經歷進行真實的記錄。另外，對于不同崗位人員的檔案管理，要有針對性地采用與之相匹配的檔案管理模式。

2.4　引進新型網絡設備，實行科學的信息化管理：當今社會是網絡信息化社會，計算機、互聯網已成為人們生活工作不可或缺的組成部分。利用計算機網絡系統對檔案資料進行收集、整理及保管等工作，能夠大量節約人力、物力和財力，從而能大幅度地提升醫院檔案管理部門的工作效率。同時，利用計算機網絡構建完善的人事檔案管理系統，能夠對數量巨大的檔案信息資料進行統計、分析及預測，從而及時準確地為醫院提供符合其招聘要求的專業人才及其詳細資料[3]。

3　結論

對于醫院來說，人事檔案管理工作是基礎性工作。對醫院聘用人員實施科學有效的人事檔案管理是醫院選人、用人的主要參考依據，它有助于醫院人力資源的合理調配，也有助于醫院制定出行之有效的人才發展規劃。與此同時，科學有效的人事檔案管理也有利于醫院樹立良好的社會形象，使醫院在獲得經濟效益的同時贏得更多的社會效益。

參考文獻

[1]張衛，宋慧哂.醫院人事檔案管理的現狀淺析及對策[J]. 中外醫學研究，2011，9（20）：150-151.

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論文關鍵詞：中職學校  教學檔案管理  問題  對策

教學檔案是學校教學活動的真實記錄，它是在學校及教師在從事教學管理和教學實踐活動中直接形成的具有保存價值的文字、圖表、音像、電子載體等材料。它能夠完整、準確、真實、系統地反映教學管理的全過程，直接為教學活動服務，是教學工作的重要組成部分，是學校檔案工作的核心和重點。

1中職學校教學檔案管理的主要內容及特點

1．1中職學校教學檔案管理的主要內容

學校以教學為中心，教學活動是學校教育工作的主體。中職學校教學檔案歸檔范圍應包括教學管理活動中形成的各種材料，其內容主要有以下幾種類型：

(1)綜合類。主要包括上級教育主管部門下達的指令性、指導性文件；學校教學改革、培養目標、培養計劃、專業設置方面的規定和辦法，學校發展規劃、實施計劃及名種會議記錄等。

(2)規章制度類。包括教學管理制度、教師管理制度、學生管理制度、教學設備管理制度等。

(3)課堂教學與實踐教學類。包括教學計劃、教學大綱、授課計劃、課程建設、教案、試題庫、教學實習、實習實訓基地、畢業實習、教學質量檢查、教師考核和教學質量測評等材料。

(4)學科、專業與實驗室建設類。包括專業設置、學科設置及實驗室建設的材料，重點學科、重點專業和精品課程的申報論證，評估及建設方面的材料以及申報國家重點學校的實驗室論證、申報和審批材料、總結等建設性材料。

(5)學生學籍類材料。包括在校學生的基本情況、學籍變更、學習成績、教育實習、實驗實訓實習材料及成績、學生獎懲材料，學生入團、入黨情況，學生參加各種大賽的情況，畢業生材料等。

(6)教材類。包括各專業征訂教材的情況；自編、參編、主編教材的情況；優秀教材的比例、自編教材的比例、各科習題集、實驗報告及實習實訓指導書等。

(7)招生就業類。包括招生宣傳材料和招生申報計劃、上級主管部門的材料、新生錄取材料、報到生的比例、年度招生的總結材料；畢業生就業率、就業情況反饋等材料。

1．2中職學校教學檔案管理的特點

(1)來源渠道多、涉及面廣泛。

教學檔案來自教學活動的各個環節和教學活動的全過程，也包括上級各教育主管部門對教學工作、教學改革和人才培養等方面的指令、規定及條例等。教學檔案既涉及到上級有關部門，也涉及本單位的教研室、實驗室、實訓基地以及教學管理部門和學生工作部門等；人員涉及到各級領導干部、教師、教輔人員、行政管理人員和學生等。

(2)形式多樣。

由于教學活動的多樣性，記錄活動的形式也是多樣的。只有檔案原始資料的多樣性，才能如實反映多樣性教學活動的面貌，才更具有檔案的作用和價值。數學檔案原始資料應包括紙質的、圖片、音像、電子稿、光盤等。

(3)專業性強。

除普發的一般性文件外，教學內容是由名個不同學科、專業組成的。不同學科專業人才的培養采用不同的方案，實施不同的教學計劃，設置不同的課程，安排不同的教學內容，提出不同的培養要求，實現不同的培養目標。各專業的教學工作不同，顯示出不同專業各學科的差異性、系統性和科學性。

2中職學校教學檔案管理中存在的問題

2．1教學檔案材料的重視不夠，沒有普及教學檔案管理意識

大部分基層管理人員、教師到學校領導對教學檔案管理工作認識不足。學校重視教學工作和其他管理工作，但對教學檔案的管理投入欠缺，如機構和專兼職人員的配置，檔案管理條件的完善，管理人員的培訓等投入不夠。教師對自己教學活動中的授課計劃、教案等相關文字材料、圖片資料、證書文件等不能主動上交存檔。造成檔案材料采集困難。

2．2缺乏正規的指導和系統的規劃。沒有系統的管理。導致檔案管理混亂

中職學校都存在檔案管理人員不足的問題，對各部門教學檔案的管理缺乏正規的指導和系統的規劃。管理人員和教師大多忙干日常的工作，相當一部分教學檔案材料散存于他們個人手中，導致教學材料不齊全、不完整。在上級教育行政部門來學校進行教學評估時，為了補充檔案材料的缺口，往往花費大量的人力、物力、財力來補全檔案，這不僅造成很大的浪費，而且給正常的教學工作帶來了一定的沖擊，同時使得檔案材料的真實性大打折扣，失去了檔案的真正意義。因為沒有系統的管理，各部門各自為政，為了自身利用的方便將一些重要的文件的和材料自行保管，不移交檔案管理部門，導致材料損壞或丟失而無法查找。

3加強中職學校教學檔案管理工作的主要對策

3．1系統管理，完善檔案管理機制

學校領導要重視教學檔案的建設，要把教學檔案工作提到學校黨政領導的工作議事日程中去，把檔案工作納入教學工作計劃，增加投入，改善檔案保管條件，及時研究和解決檔案工作中存在的問題，特別是要突出教學學校日常工作中的地位和作用。及時調整檔案工作的機構設置，實行統一領導、分級管理的原則。設置綜合檔案室，由一名校長負責統一管理全校檔案工作。各管理部門就建立檔案分室。教學檔案分為校、教務科、教研室三級管理，校辦為一級管理，教務科為二級管理，教研室與實驗室為三級管理各部門要有一名領導分管檔案工作，教務科檔案管理由教務千事兼管，教研室與實驗室檔案管理由主任兼管。檔案管理人員統一管理本部門、本系統的教學文件，并按期向學校綜合檔案室移交檔案。

3．2明確責任，強化檔案管理意識

教學檔案的收集整理，不只是少數人的事情，而是全體人員的共同責任。同時建立健全各項規章制度，落實措施。規章制度是檔案管理的重要組成部分，要通過制度建設，強化監督指導和落實，加大管理力度。

3．3組織檢查，增強檔案管理責任

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[關鍵詞]教學檔案管理；存在問題；對策

一、教學檔案的內容及其變化

教學檔案作為教學活動的原始記錄，是反映教學過程的系統而完整的歷史資料，是日后進行教學改革和教研活動的基礎資料，也是日后研究和處理問題的原始證據。

教學檔案具有來源渠道多，涉及范圍廣等特點。教學檔案的內容主要有以下幾種類型：（1）綜合類。主要包括上級主管部門下達的指令性、指導性文件；學校教學改革、培養目標、培養計劃、專業設置方面的指示、規定和辦法，學校發展規劃、實施計劃和會議記錄等。（2）學生類。主要包括學籍材料、學籍變動材料、學生參加各種大賽的情況，畢業生材料等。（3）課堂教學與實踐教學類。包括教學計劃、教學大綱、課程建設、教學實習、實習基地、畢業實習、教學質量檢查、教師考核和教學質量評估等材料。（4）學科、專業與實驗室建設類。包括專業設置、學科設置及實驗室建設的材料，以及申報國家重點學校和實驗室論證、申報和審批材料，總結等建設性材料。（5）教材類。包括各專業征訂教材的情況；自編、參編、主編教材的情況；優秀教材的比例、自編教材的比例、習題集、實驗報告和實習指導書等。（6）招生類。包括招生宣傳材料和招生申報計劃、上級主管部門的審批材料、新生錄取材料、報到生的比例、年度招生的總結材料等。（7）制度建設類。包括教學管理制度、教師管理制度、學生管理制度、儀器設備管理制度等。

近年來，新的教育理念使高等院校在學科領域建設、辦學方式等方面，呈現出多元化的發展特色。作為高職院校中心工作的教學環節，也隨著教學形式和課程模式的多樣化而趨于復雜化。這就使教學檔案的種類不斷增加，如教師業務檔案、教學評估檔案和學生職業資格檔案等。檔案內容也日趨復雜化和多樣化，這就給高職院校教學檔案工作提出了更高的要求。

二、高職院校教學檔案管理中存在的問題

（一）教學檔案管理制度不健全。目前高職院校檔案管理現狀來看，仍存在著管理制度不健全的問題，其具體表現為：（1）關于教學工作的文件、文件管理，檔案、檔案管理各自為政，缺乏有效的監督、指導和協調，出現了文件的形成與歸檔脫節，導致檔案管理混亂；有些單位教學檔案記錄缺項，學校領導聽課卻沒有聽課記錄；學校每學期都要召開教學工作會議，卻沒有規范的會議紀要；教研室有青年教師培養部署，卻拿不出像樣的培養規劃和總結。（2）有關職能部門檔案記錄不一致。像學生出勤考核、學生違紀、學生參加黨課及社會實踐活動、學籍變動等情況的記載存在著部門之間記錄不一致的現象。（3）從檔案建立上來看，有些高職院校沒有建立規范的部門立卷制度，沒有指定專人負責文件材料的收集歸檔工作，每到年度歸檔立卷時臨時安排人員搞突擊。（4）從檔案保管來看，存在保管不嚴的問題。有些人需要文件時亂翻亂抽；借閱、傳閱從不登記；有的長期借用不歸還，造成重要文件時有流失。

（二）教學檔案管理人員素質不高。目前，高職院校檔案管理員尤其是各院系和部門的檔案管理員素質普遍偏低，具體表現在：一是大多數檔案管理員不是科班出身，缺乏系統的檔案管理知識，對歸檔文件及檔案價值缺乏應有的鑒別能力，使檔案材料的收集與整理存在很大的隨意性；二是有些院系的檔案工作是由院系的老師兼任，沒有專門的檔案管理人員，這些兼職人員一方面由于平時忙于教學、科研、人事、辦公室等事務性工作，沒有多余的時間和精力坐下來學習檔案專業知識；另一方面也沒有機會接受專門的檔案管理業務培訓，無法實現檔案的優化管理。

（三）對檔案工作重視不夠，檔案意識單薄。主要表現在：一、平時對歸檔材料不注意留存，以備歸檔。二、對上負責，只注重當前工作，對歸檔材料不集中管理。三、部門歸檔人員不明，責任不清。拖延歸檔時間，搜集歸檔材料不全。

（四）檔案信息開發不足，檔案管理效率不高。目前，許多高職院校中存在信息開發不足的問題。各系部之間教學檔案的管理互相封閉，無法相互借鑒和交流。盡管高職院校加大了管理改革力度，但從整體上看，問題仍比較突出，不少單位往往只注重設施、設備、技術的投入，而不注重其效益的產出。

三、加強高職院校教學檔案管理工作的對策

（一）規范和完善教學檔案管理制度。高職院校要進一步制定、完善教學檔案管理的規章制度，并確定教學檔案管理人員的職責范圍，使教學檔案管理人員樹立起強烈的責任心，調動其積極性。工作制度的建立要由學校分管的校長負責組織，由校檔案室具體牽頭草擬制定，以體現檔案工作的專業性和科學性。通過相關制度的貫徹執行，以規范教學檔案工作行為，使教學檔案管理工作步入制度化、正規化的軌道。

（二）提高檔案管理人員的素質。高職院校是高學歷人才集中的地方，但由于歷史和現實等方面的原因，在部分檔案管理人員中呈現出學歷不高、專業水平不強的特點，這就給檔案管理工作造成一定的困難。因此，提高檔案管理人員的素質尤為重要。

首先，要提高教學檔案管理人員的思想素質。這里所說的思想素質不只是指政治立場更重要的在于對本職工作的認真負責。教學檔案不得隨意改動，如學生成績、教師考評結果等。作為教學檔案管理人員一定要有強烈的責任感和事業心，要愛崗敬業，無私奉獻。

其次，教學檔案管理人員還必須具備一定的專業素質。針對教學檔案管理人員大都是半路出家，專業素質不強的問題，各單位要做好他們的再教育工作，可以通過全院培訓，自學等方式不斷提高其專業素質，使之盡快適應高職院校建設和發展的需要。

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關鍵詞：市場經濟;大學生;檔案管理;模式

中圖分類號：G64文獻標志碼：A文章編號：1673-291X（2011）22-0266-02

一、實施大學生檔案管理新模式的必要性

1.高校招生規模擴大的需要。為了適應市場經濟建設的需要，國家對高校實施擴招政策。高等教育的大眾化，使高校競相擴大規模，招生人數急劇增加，擴招后一些高校一年的招生人數甚至超過了擴招前歷屆招生人數的總和，很多大學都成了萬人大學。隨著在校大學生數量的增加，大學生檔案管理任務也隨之增多，原有的學生檔案管理人員（且多數是兼職）明顯不足，越來越難以滿足當前工作的需要。

2.大學生就業市場化轉變的需要。市場經濟條件下高等教育向大眾化轉變的同時，也帶來了大學生就業方式的轉變，原來的國家統一分配轉變為現在的學生自主擇業。統一分配的就業方式是由政府主導的行為，帶有組織命令性和強制性，用人單位和畢業生都處于被動服從的地位，沒有相互挑選的自由。在此情況下，非特殊原因，畢業生檔案內容如何、管理的好壞都不會影響到學生的就業。然而，在由市場主導就業的形勢下，檔案成為用人單位錄用人才的重要依據，檔案質量的高低和管理的好壞會直接影響到大學生的就業。

3.高校自身發展的需要。計劃經濟時代，高校作為教育事業單位，其生存和發展一切都由國家決定，沒有自主發展的空間。但市場經濟條件下，高校自身的生存和發展，國家不再統管，一定程度上由市場來調控，存在著激烈地市場競爭。由此，大學生檔案管理的好壞和水平的高低，不僅直接影響到學生的培養和就業，而且還間接地影響到高校自身的社會聲譽和未來的生存發展。

4.信息化時展的必然需要。隨著計算機與網絡技術的成熟和普及，高校迎來了信息化條件下的網上招生時代。在此技術背景下，出現了學生紙質檔案與電子檔案并存的管理情形，傳統的管理手段和管理模式，已經難以適應當今信息化管理的要求。因此，利用當代信息技術，跟隨時展步伐，盡快建立紙質檔案與電子檔案相結合的學生檔案管理新模式勢在必行。

5.大學生綜合素質化培養在檔案內容上的客觀需要。當今高校適應社會發展，不斷深化教育改革，調整課程設置，注重對大學生實施綜合素質的培養。隨之而來便出現一些新的學生檔案材料，如心理測試成績、英語四、六級證書、計算機等級證書、技能競賽證書、社會實踐活動材料等。這些材料都應納入大學生檔案之中，否則，僅按照傳統的歸檔范圍為學生建檔就難以客觀地反應學生素質的全貌，也不能滿足用人單位對畢業生全面了解的需求。

二、實施大學生檔案管理新模式的基本思路

1.要進一步建立健全大學生檔案管理制度，實現檔案管理的制度化、規范化和標準化。健全檔案管理制度是實施大學生檔案管理新模式的重要基礎保證。大學生檔案從新生建檔、歸檔、閱檔到轉檔的整個管理過程，經歷時間長、涉及人員多，如果制度不健全、管理上銜接不好，很容易造成檔案工作上的脫節，出現管理中的漏洞。

2.要對學生入學時檔案的接受、在學期間檔案材料的歸檔和畢業時檔案的發送等環節實行動態監管。近年來，高校對大學生檔案在學生入學時的接受和畢業后的發送環節上沒有規范的要求和規定，檔案收發形式不一，有的通過特快專遞郵寄，有的通過機要局傳遞，也有的讓學生自帶，經常會發生個別檔案到達延誤、丟失以及檔案被私拆、涂改等現象，這不僅影響到檔案在傳遞過程中的安全和時效，同時還影響到檔案的完整和真實。

3.要使學生檔案歸檔內容體現學校教育特色，反映學生專長與個性。當前，“隨著高校改革的深入，高校辦學自的擴大，不少高校根據學校本身的定位和畢業生就業市場的要求，也對教學計劃進行了大量的調整，形成了各具特色的教育模式。因而不同的學校有不同的教學內容，不同的時期人才培養方案不同，這樣各個高校大學生檔案材料是十分豐富和各具特色的。”[1]檔案材料如果仍沿襲計劃經濟時代的老一套格式，只注重記載政治表現和獎懲情況，忽視能力和素質表現，很難反映出學生在校時的整體情況，也不利于用人單位及早發現學生的個性特征、崗位適應情況和未來發展潛能。因此，學生檔案材料的遴選，應從人才競爭與人才管理的高度著眼。要在參照原國家教委頒布的《高等學校檔案實體分類法》和《高等學校檔案工作規范》的基礎上，既要整理好學生的高考報名登記表、入學登記表、考試成績單、入黨材料等傳統檔案內容，還要增加和補充那些能反映學生個性特長以及素質教育成果的重要材料，如大學生英語等級考試成績；計算機等級考試成績；心理測試成績；職業資格證書；社會實踐活動材料以及各種知識競賽和技能證書等，這些材料在某種程度上反映著學生的素質和能力水平，對用人單位選人具有十分重要的參考價值。

4.要建立起一支大學生檔案專職管理人員隊伍。目前高校學生檔案管理基本上存在兩種模式：一是由學校（或在教務處、或在學生處、或在就業指導中心）集中管理；二是由學生所在各院系分散管理。但不論在何處管理，多數是兼職管理。由于沒有專業、專職的管理者，學生檔案在入校后便被束之高閣，對檔案材料缺少日常的及時收集和規范管理，總是到學生將要離校時才倉促進行歸檔，這樣很難確保每一位學生的每一份檔案材料的完整、準確和無誤。“待到用人單位上門查閱參考時，卻到處難覓“芳蹤”，甚至時過境遷，回憶不出材料哪里去了。”[2] 加之學生檔案材料逐年增量，流動性增大，就業分散，投寄單位多等新情況，如果沒有一支專業的人員管理隊伍，就難以適應當前形勢的需要，甚至會影響到學生的就業。

5.要更新管理手段和服務觀念，實施開放管理和主動服務。隨著現代網絡技術的發展和電腦的普及，大學生檔案管理也應在傳統管理的基礎上與現代技術相結合，實現檔案管理的數字化和信息化，以適應市場化應聘就業的新需要。目前，在一些條件好的高校實施大學生檔案計算機管理已成趨勢。將學生檔案按年級和專業等情況逐一錄入電腦，建成檔案存儲數據庫，對每一份檔案的查閱、調出等使用情況進行詳細登記，這樣既保證了檔案的安全又方便使用和查閱。還可以通過網絡將畢業生檔案的轉遞情況在網上，學生可以方便快捷地了解到自己的檔案何時轉出、轉往何地、何人或何單位接收等情況，省卻了檔案郵寄后的查詢麻煩。在過去“統招統分”的年代，檔案一貫執行“檔隨人走”的原則，學生一次性畢業離校，檔案一次性向接受單位寄出。然而，當下大學生的就業已轉變為通過供需見面、雙向選擇的方式，在雙向選擇的過程中，用人單位要通過檔案深入了解學生，學生要通過檔案來說明和推銷自己，檔案的利用對學生就業顯得非常重要。

三、實施大學生檔案管理新模式的意義

1.有利于大學生就業，有利于服務民生。黨的十六大以來，民生工作被提到了國家重要的議事日程。十七大更是把民生工作提高到前所未有的高度來認識和推進。十七大報告第八部分即為“加快推進以改善民生為重點的社會建設”。在黨的十七大報告中明確具體地指出：“就業是民生之本。”[3] 在此背景下，檔案工作被提高到了事關民生的高度。近年來，社會就業壓力增大，通過建立就業類民生檔案有助于政府及時掌握就業信息，及時采取各種擴大就業的措施，提高公民就業率。大學生檔案是就業類民生檔案的重要組成部分。

2.有利于提高學校的聲譽和生存競爭力。隨著中國高等教育由精英教育向大眾化教育的轉變，高校的生存與發展也逐步走向了市場化。由于各種公立、民辦以及聯合辦學等新的教育形式的出現，高校之間在經費、師資、生源等多個方面都存在著激烈的競爭。“現代大學的競爭不僅僅是硬件設施和科研水平的競爭，更多的是聲譽競爭，建立和維護高等院校的良好聲譽，是現代大學在競爭中取勝的必要條件。”[4]由于近年大學生就業形勢日趨嚴峻，政府教育主管部門采取了向社會定期公布高校畢業生就業率的政策，使得就業率已成為衡量一個學校教育質量、辦學水平、社會效益和綜合實力高低的一項重要指標，直接影響到一個學校的競爭力和社會聲譽。學校聲譽的好壞直接影響到學校的生源，生源又影響到學校的生存和發展。可見，做好學生檔案管理工作，不僅有利于學生就業，更有利于學校的生存和發展。

3.有利于國家未來人力資源的開發和管理。人力資源的開發和管理是國家振興的一項重要的偉大戰略性工程，而人事檔案管理是與其密切相關的一項基礎性工作。要全面了解發現人才和正確使用管理人才，除了通過實際工作來考察以外，還必需借助檔案進行更為詳盡和深入地了解。這是因為檔案是一個人基本情況的最原始記錄和其社會成長過程的客觀記載，是歷史地、全面地了解和正確使用人才的重要依據。人事檔案以其具有的真實性、完整性、動態性，決定其在人才資源開發和管理中有著不可替代的作用。利用檔案既能動態分析一個人的人生軌跡，從而預測其發展潛力，有助于發現人才；還能全面把握人的素質，對其作出客觀的評價，有助于人才的培養；還能了解到其他的相關信息，從而對其進行科學管理，有助于人才的發展。中國人才主要是來自大學生，人力資源管理實際上也是從大學生開始，大學生檔案為用人單位提供原始的個人歷史記錄和各項參數。“大學生檔案是個人思想品德、能力、性格和成長情況的反映，是人力資源開發的基礎性工作，為人力資源的開發和人盡其才提供重要依據。”[5]

參考文獻：

[1]張家英.大學生檔案與就業[J].檔案時空,2005,(8):36.

[2]金鑫.檔案管理在大學生就業中存在的問題及對策[J].前沿,2004,(5):101.

[3]十七大報告輔導讀本:第1版[M].北京:人民出版社,2007:10.