導(dǎo)語：如何才能寫好一篇檔案信息化建議，這就需要搜集整理更多的資料和文獻(xiàn)，歡迎閱讀由公務(wù)員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

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關(guān)鍵詞：檔案信息化；建議

中圖分類號：G27 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

在當(dāng)前迅猛發(fā)展的信息社會下，檔案信息化和檔案信息化建設(shè)已經(jīng)成為檔案事業(yè)應(yīng)對迅猛發(fā)展的信息社會的必然選擇。從黨和國家明確提出的“已信息化帶動工業(yè)化”的要求，到國家檔案局提出的“已檔案信息化促進(jìn)檔案事業(yè)發(fā)展的目標(biāo)”要求，檔案信息化和檔案信息化建設(shè)已經(jīng)成為檔案信息服務(wù)社會的最佳技術(shù)手段和實現(xiàn)途徑。傳統(tǒng)的檔案實體管理體制已經(jīng)開始徹底改變，檔案信息化和信息化建設(shè)勢在必行。

1 檔案信息化建設(shè)的涵義

“檔案是歷史的原始記錄”，這種記錄就是一種信息。但是在這里我們要弄清信息化中的信息不僅僅限于檔案本身的記錄信息，它還包括將原始信息進(jìn)行處理后與社會其他信息形式融合形成的更廣泛的信息。可見檔案信息化的內(nèi)容就有兩方面:一是狹義上的信息化，就是將檔案自身的內(nèi)容信息化；二是廣義上的信息化，就是將檔案信息與社會政治、、經(jīng)濟(jì)文化等方面的信息進(jìn)行融合處理的信息化。

2 檔案信息化應(yīng)遵循以下三個原則

2.1 規(guī)范性原則：制定和實施檔案工作標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，是檔案工作現(xiàn)代化的需要，是提高工作質(zhì)量和效率的需要。實現(xiàn)館（室）藏檔案信息化，一方面可以將館（室）藏的檔案通過掃描等技術(shù)手段轉(zhuǎn)化成計算機(jī)可識別和處理的數(shù)字化信息，另一方面可以通過接收電子文件進(jìn)館，但不管是通過館（室）藏檔案數(shù)字化還是接收電子文件，都應(yīng)該堅持規(guī)范性原則，制定相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范和法規(guī)。

2.2 安全性原則：隨著數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、信息化建設(shè)的不斷深入，網(wǎng)絡(luò)的脆弱性和潛在威脅也日益顯現(xiàn)出來。因此，我們必須加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)的研究與開發(fā)，采取有力的安全策略，充分保證檔案信息的安全性。在保證檔案信息的安全性方面我們可以采取：物理安全策略；訪問控制策略；（如入網(wǎng)訪問控制、網(wǎng)絡(luò)的權(quán)限控制、目錄級安全控制、屬性安全控制、網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器安全控制、網(wǎng)絡(luò)監(jiān)測和鎖定控制、網(wǎng)絡(luò)端口和節(jié)點的安全控制、防火墻控制等。）信息加密策略；網(wǎng)絡(luò)安全管理策略等。

2.3 效益性原則：由于檔案信息數(shù)字化建設(shè)是一項巨大的系統(tǒng)工程，需要投入相當(dāng)?shù)娜肆Α⑽锪Α⒇斄Γ虼吮仨氁袷匦б嫘栽瓌t，講究信息化工作的效益，要根據(jù)自身的能力，根據(jù)館（室）藏基礎(chǔ)，分析用戶需求，研究館（室）藏體系還要考慮館（室）藏檔案的利用率。選擇數(shù)字化的內(nèi)容要“經(jīng)典”，主題要與社會利用“熱點”相結(jié)合，把重要的，利用率較高的檔案進(jìn)行數(shù)字化，把那些利用率較高且利用后能產(chǎn)生較大經(jīng)濟(jì)效益和社會效益的檔案數(shù)字化，可以帶來巨大的效益。還可以根據(jù)館（室）藏檔案的特色選擇這些檔案進(jìn)行數(shù)字化，提供獨(dú)具優(yōu)勢的服務(wù)。因為從某種意義上說，特色就是優(yōu)勢，特色館藏信息和特色服務(wù)往往是贏得用戶和創(chuàng)造效益與價值的關(guān)鍵所在。在進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)時，要以用戶的需求為導(dǎo)向，做到按“需”數(shù)字化。

3 促進(jìn)檔案信息化建設(shè)的幾點建議

3.1 檔案工作人員要樹立檔案信息意識

檔案工作人員是檔案信息化建設(shè)的基本力量，他們的能動性事關(guān)信息化建設(shè)的成敗，只有讓檔案工作人員在思想上樹立檔案信息的意識，認(rèn)識到檔案信息化建設(shè)的重要性，檔案工作人員才會具有強(qiáng)烈的使命感和責(zé)任心，才會主動關(guān)心檔案信息化建設(shè)事業(yè)，認(rèn)真做好信息化過程中的各項工作，主動思考社會文獻(xiàn)信息系統(tǒng)中各種文獻(xiàn)信息的滲透和融合，促使檔案信息化建設(shè)與其他社會信息事業(yè)相互結(jié)合，共同發(fā)展。

3.2 提高檔案信息化水平技術(shù)

3.2.1 配備計算機(jī)、服務(wù)器、交換器、路由器、掃描儀等硬件設(shè)備。系統(tǒng)軟件的開發(fā)應(yīng)用或完善，可通過計算機(jī)系統(tǒng)軟件的操作進(jìn)行培訓(xùn)及推廣，逐步建立同一平臺為分中心做好前期準(zhǔn)備工作。

3.2.2 檔案中心目錄及全文的數(shù)字化。檔案信息數(shù)據(jù)輸入是目錄中心的基礎(chǔ)性工作，對各職能部門每年移交的大量成果檔案資料，邊整理邊輸入，從信息源頭抓起，建立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)格式標(biāo)準(zhǔn)，實施紙質(zhì)檔案和數(shù)字檔案“雙套制”工作模式，避免重復(fù)勞動，不但能節(jié)約人力和財力，而且也會大大加快了檔案信息數(shù)字化的進(jìn)程。

3.2.3 對上網(wǎng)信息進(jìn)行密級界定。首先制訂密級標(biāo)準(zhǔn)，對室藏檔案按公開、內(nèi)部、秘密、機(jī)密進(jìn)行界定；其次對檔案信息使用者進(jìn)行網(wǎng)上身份驗證，對不同身份的使用者提供不同的信息查詢權(quán)限，以保障軟件系統(tǒng)的安全。

3.3 提高檔案信息管理水平

信息技術(shù)的廣泛采用和電子政務(wù)的加快推進(jìn)，使檔案基礎(chǔ)建設(shè)的重心向檔案信息化建設(shè)轉(zhuǎn)變。現(xiàn)今，在計算機(jī)管理滲透的形式下，計算機(jī)管理軟件的應(yīng)用為實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化做出了巨大貢獻(xiàn)。檔案部門建立自己的局域網(wǎng)，添置計算機(jī)、光盤刻錄機(jī)、掃描儀等，在系統(tǒng)開發(fā)和檔案利用過程中發(fā)揮著重要作用。

3.3.1 檔案管理軟件的對象是電子文件，通過選取合適的檔案管理軟件，不但可以達(dá)到科學(xué)、高效管理電子文件的目的，而且電子文件作為信息資源，經(jīng)過軟件的整合和開發(fā)，既是電子文件形成單位的有益積累，又是經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展過程中的一筆巨大的文化財富。

3.3.2 “工欲善其事，必先利其器”，選取適合的檔案管理軟件是檔案信息化建設(shè)工作付諸實施的重要媒介。信息化建設(shè)理念，需要科學(xué)的檔案管理軟件作支撐，單純以傳統(tǒng)方式管理大量電子文件，絕非明智之舉，檔案管理軟件集功能全面、智能、便捷、高效等優(yōu)點于一身，是疏通信息化建設(shè)管理脈絡(luò)，提高檔案工作質(zhì)量和效率的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，在很大程度上決定著檔案信息化建設(shè)的成敗。

3.3.3 從安全角度來說，優(yōu)良的檔案管理軟件自身的安全設(shè)置，如訪問授權(quán)、用戶安全級別、密碼設(shè)置等功能模塊，已成為電子文件管理、利用的一道堅實屏障，能有效地確保檔案信息安全。

4 對今后開展檔案信息化建設(shè)的展望

4.1 總體規(guī)劃，分步實施

檔案信息化在我國是一項新事物，目前并沒有形成一套較完整的理論，沒有一個檔案現(xiàn)代化、信息化的指標(biāo)體系。我們要科學(xué)地進(jìn)行檔案信息化建設(shè)首先必須對其有一個基本正確地的認(rèn)識，這樣才能克服盲目性，避免在資金、人力、物力和時間等方面造成不必要的損失。我們要認(rèn)真分析研究，按照上級總體目標(biāo)和階段要求，著手調(diào)研、制定未來的檔案信息化建設(shè)目標(biāo)和發(fā)展規(guī)劃，使檔案信息化與院信息化保持同步發(fā)展。同時，要清醒地認(rèn)識到檔案信息化不是一蹴而就的，必須制定詳細(xì)、周全的實施方案，分批分階段地實現(xiàn)。

4.2 突出重點，務(wù)求實效

當(dāng)前檔案信息化建設(shè)的重點應(yīng)放在電子文件的管理上。對于文書檔案、聲像檔案等通用性檔案信息化應(yīng)用系統(tǒng)，要在引進(jìn)成熟軟件的基礎(chǔ)上，主要做好與現(xiàn)有辦公軟件的數(shù)據(jù)接口工作。

4.3 規(guī)范流程，強(qiáng)化服務(wù)

檔案信息化首要前提是檔案管理工作自身流程的規(guī)范化。對于不適應(yīng)、不符合的堅決予以整改。要引進(jìn)國際、國內(nèi)檔案管理的先進(jìn)方法，對照提高。同時要轉(zhuǎn)變工作理念，從傳統(tǒng)的“保管”上升到“服務(wù)”的理念。明確信息資源關(guān)鍵在于利用，否則再好的信息化技術(shù)手段都是“擺設(shè)”。

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【關(guān)鍵詞】信息化；城建檔案信息化；數(shù)字化

一、城建檔案信息化的概述

隨著信息化時代的到來，特別是辦公自動化技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，影響著當(dāng)今世界經(jīng)濟(jì)和社會發(fā)展趨勢，信息化水平的高低能夠作為一個國家或地區(qū)綜合實力的衡量標(biāo)志，已經(jīng)成為我國國民經(jīng)濟(jì)信息化發(fā)展的重要戰(zhàn)略方向。其中，城建檔案信息化也在不斷發(fā)展，通過改變傳統(tǒng)的檔案信息形式和管理方式，對城建檔案信息進(jìn)行分類整理，并且有效地開發(fā)其資源，推動了整體工作效率和服務(wù)質(zhì)量的迅速提升。

城建檔案信息化，是指通過利用現(xiàn)代信息技術(shù)，建立城建檔案信息資源庫，提高城建檔案接收、管理、指導(dǎo)、決策的效率和水平，從而提升了城建檔案工作的經(jīng)濟(jì)和社會效益的過程。通過建立城建檔案信息化，可以減少檔案錄入量，達(dá)成數(shù)據(jù)共享，方便信息查詢、統(tǒng)計、分析等，從而提高了檔案的利用率。一般情況下，城建檔案主要靠人工管理，這樣會產(chǎn)生對報表統(tǒng)計、分析的工作量和難度，如果是通過計算機(jī)將數(shù)據(jù)錄入形成數(shù)據(jù)庫進(jìn)行管理，使用人員就可以通過網(wǎng)絡(luò)連接實現(xiàn)即時查詢，不但不受時空限制，而且在數(shù)據(jù)查詢導(dǎo)出方面，使用人員可以按照自己的需求來設(shè)計出符合自身個性化的檔案信息。建立城建檔案信息化管理后，將收集的檔案信息利用城建檔案管理軟件系統(tǒng)進(jìn)行整理、歸檔，建立涵蓋業(yè)務(wù)范圍的城建檔案數(shù)據(jù)庫的信息網(wǎng)絡(luò)，有利于數(shù)據(jù)庫的開發(fā)利用工作，從而對服務(wù)領(lǐng)域逐步開拓創(chuàng)新。通過城建檔案信息化，大大提升了科技人員對城建檔案的開發(fā)利用，也為城建相關(guān)的工作者減少了工作量，相對應(yīng)地提高了工作效率。

二、城建檔案信息化的發(fā)展趨勢

城建檔案信息化以計算機(jī)等現(xiàn)代化設(shè)備設(shè)施的運(yùn)用為基礎(chǔ)，加快城建檔案信息資源的利用，從而推進(jìn)城建檔案管理手段的信息化。當(dāng)前形勢下，城建檔案信息資源如果要被政府、社會和群眾充分開發(fā)利用，將有用的統(tǒng)計數(shù)據(jù)、資料和決策整理歸檔，就必須重視對城建檔案信息化建設(shè)，這也是一種必然發(fā)展趨勢：

1、城建檔案信息資源的建立必須迎合全球信息化的新趨勢。隨著計算機(jī)技術(shù)的不斷更新開發(fā)利用，對城建檔案信息中聲像、電子文件的接收管理，將檔案信息數(shù)據(jù)庫進(jìn)行控制和優(yōu)化其質(zhì)量，推動建立科學(xué)化的檔案信息數(shù)據(jù)庫。城建檔案信息化的建設(shè)能夠為城建相關(guān)工作者提供豐富的信息資源，推動著城建檔案迎合并且融入全球信息化的數(shù)字時代，也將成為城建檔案信息化建設(shè)的必由之路。

2、城建檔案信息化的最終目的是提供服務(wù)功能，這就決定了城建檔案工作必須走數(shù)字信息化之路。傳統(tǒng)的城建檔案信息已經(jīng)不能滿足當(dāng)今社會發(fā)展的需求。很多中小型城市城建檔案機(jī)構(gòu)鑒于各個方面的制約因素，信息化程度低，管理方法相對與大型城市比較落后，依然采用人工檢索，工作量負(fù)荷重，導(dǎo)師工作效率比較低。因此，中小型城市應(yīng)當(dāng)以提高工作效率為目標(biāo)，利用計算機(jī)整理歸檔實現(xiàn)信息化管理和建立城建檔案檢索目錄數(shù)據(jù)庫，通過數(shù)據(jù)庫自動化檢索來推動工作效率的提高，將成為中小型城市城建檔案信息化建設(shè)的重要戰(zhàn)略之一。順應(yīng)數(shù)字信息化之路，將推動城建檔案的服務(wù)功能產(chǎn)生變化，在施工管理過程中，必將整理歸檔大量的電子檔案，這就促使城建檔案工作必須邁進(jìn)數(shù)字信息化之路。

3、城建檔案信息化決定了城建檔案工作產(chǎn)業(yè)化的形成。由于大量的電子文件與電子檔案需要整理歸檔，讓城建檔案信息能夠得到有效地應(yīng)用，就必須將城建檔案信息的真實歷史永久的存儲并且能夠很好的服務(wù)于社會，推動著提供信息、服務(wù)社會的城建檔案工作融入信息產(chǎn)業(yè)化的潮流之中。

三、城建檔案信息化建設(shè)的建議

1、加強(qiáng)城建檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)主要從兩個方面看：一方面是硬件，對城建檔案信息管理的計算機(jī)應(yīng)當(dāng)根據(jù)實際需求，不能片面追求最新、高級高性能的計算機(jī)硬件和網(wǎng)絡(luò)設(shè)備，只要城建檔案信息化運(yùn)行性能要求的計算機(jī)，符合實際的必要的網(wǎng)絡(luò)設(shè)備，如掃描儀、DV等，應(yīng)用于城建檔案管理服務(wù)領(lǐng)域，就能滿足硬件設(shè)備的需要。另一方面是軟件，要求能夠?qū)I(yè)務(wù)、事務(wù)、服務(wù)順利完成外，更應(yīng)該與信息資源數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)兼容，將數(shù)據(jù)庫形成的全過程有效地整合起來做到相輔相成。有條件的地方，應(yīng)當(dāng)與辦公自動化或電子政務(wù)的基礎(chǔ)設(shè)施共同建設(shè)，形成一個系統(tǒng)平臺和設(shè)備環(huán)境。

2、加強(qiáng)專業(yè)人才隊伍建設(shè)

其一，將人才培養(yǎng)納入信息化的規(guī)劃中，重視提高從業(yè)整體素質(zhì)。當(dāng)前從事城建檔案的工作人員，很多存在知識面比較窄、知識結(jié)構(gòu)混亂，城建管理信息化建設(shè)要求對檔案工作人員知識面廣且新，知識結(jié)構(gòu)清晰，不但要求工作人員具有較高的知識與水平，而且在很大程度上要求他們知識更新的速度，所以，要求對從業(yè)人員在新技術(shù)、新設(shè)備、新方法方面進(jìn)行繼續(xù)深造再教育，普及計算機(jī)硬件、軟件知識，促使檔案從業(yè)人員熟練掌握和運(yùn)用現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的技能。其二，引進(jìn)具有城建檔案信息管理的專業(yè)人才。根據(jù)城建檔案管理的從業(yè)人員現(xiàn)狀看，必須引進(jìn)具有不但熟悉城建檔案管理基本知識，而且掌握計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，擅長使用城建檔案管理軟件，還要具備文檔存儲、編輯、檢索、利用等工作的高級專業(yè)人才。只有加強(qiáng)人才隊伍建設(shè)，培養(yǎng)和引進(jìn)專業(yè)人才，為了城建檔案管理信息化工作能夠適應(yīng)信息化時代的發(fā)展趨勢，就應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)從業(yè)人員的隊伍建設(shè)，吸納并培養(yǎng)一大批具有城建檔案信息化管理的專業(yè)人才。

3、建立城建檔案信息化安全的保障系統(tǒng)

城建檔案信息資源必須受到國家相關(guān)法律的保護(hù)，提供信息安全的法律保障，通過建立合理而健全的管理體制，授權(quán)分級用戶管理。將使用信息資源的人員分層授權(quán)，通過實時記錄登錄人員的操作行為，并利用訪問日志進(jìn)行跟蹤和監(jiān)管。在檔案數(shù)據(jù)信息安全方面，不但要進(jìn)行在線式備份系統(tǒng)保護(hù)，而且還應(yīng)根據(jù)信息資源的重要程度，分出不同的安全等級，有利于建立綜合性強(qiáng)的備份系統(tǒng)。此外，必須安裝城建檔案信息數(shù)據(jù)庫服務(wù)器的防火墻和防病毒軟件，更好地規(guī)避非法入侵和病毒感染。

4、優(yōu)化信息利用方法，推動檔案信息傳遞

開發(fā)利用是城建檔案工作的最終目的。所以，必須適應(yīng)信息化時代的發(fā)展，不同程度轉(zhuǎn)變信息利用的方法，檔案利用者能夠不受到時間與空間的束縛，隨心所欲地通過網(wǎng)絡(luò)查詢各自需要的城建檔案信息資源。注重整理歸檔與城建檔案相關(guān)的圖書、資料，豐富城建檔案信息資源并且科學(xué)地管理好城建檔案。目前，城建檔案主要服務(wù)于科研方面，在服務(wù)經(jīng)營方面卻很少，我國絕大部分的城建檔案館，不管是從經(jīng)濟(jì)方面，還是從檔案信息資源需要方面，由科研轉(zhuǎn)型為經(jīng)營，都需要比較長的時間才能實現(xiàn)。因此，各城建檔案館必須研討出長遠(yuǎn)規(guī)劃，制定出具有可行性、持續(xù)性、穩(wěn)定性的方案，這樣才能更好地推動城建檔案信息為城市現(xiàn)代化建設(shè)、經(jīng)濟(jì)繁榮發(fā)展，提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

參考文獻(xiàn)：

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[2]潘玉鳳.淺談城建檔案工作信息化建設(shè)[J].檔案管理,2011,4.

[3]胡佩,周雪.論城建檔案信息化建設(shè)[J].浙江檔案,2011(12).

篇3

關(guān)鍵詞:信息化 建筑工程設(shè)計 檔案管理

中圖分類號： TU198 文獻(xiàn)標(biāo)識碼： A

檔案信息化建設(shè)，特別是建筑工程設(shè)計項目要建立電子檔案，對于檔案管理人員來說其工作方式不再是只將發(fā)行的設(shè)計文件按冊登錄、完成借閱，而是要面對大量的電子文件。大一點的項目要對上千個電子文件進(jìn)行收集、整理、編目等。建立電子檔案要做信息系統(tǒng)所需的大量而細(xì)致的工作，是紙介檔案管理時初期工作量幾倍甚至幾十倍，這對檔案工作者來說是挑戰(zhàn)也是契機(jī)。

1 目前我國建筑工程設(shè)計檔案管理現(xiàn)狀

建筑工程設(shè)計檔案是設(shè)計項目的重要組成部分之一，直接反映著工程建筑物的質(zhì)量的安全性和可靠性，建筑工程設(shè)計檔案從工程建設(shè)項目的招標(biāo)和投標(biāo)開始，貫穿于工程建設(shè)立項報建審批，工程建設(shè)項目的勘察設(shè)計，工程建設(shè)項目的施工以及施工后期的質(zhì)量驗收等環(huán)節(jié)。 從中，我們不難看出，建筑工程設(shè)計檔案是對工程設(shè)計全程全方位的記錄，建筑工程設(shè)計檔案在一定程度上反映著建筑工程質(zhì)量的安全性和可靠性。

1．1 檔案管理信息化建設(shè)緩慢

隨著我國科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展和創(chuàng)新，建筑設(shè)計行業(yè)加快了建筑工程設(shè)計檔案信息化建設(shè)的步伐。雖然加大了建筑工程設(shè)計檔案管理信息化建設(shè)的關(guān)注和投資力度，但是據(jù)相關(guān)的資料顯示，目前我國的建筑工程設(shè)計檔案信息化建設(shè)還是十分的緩慢，根本無法滿足我國經(jīng)濟(jì)發(fā)展和城市建設(shè)的需求。在建筑工程設(shè)計檔案信息化建設(shè)過程中，由于多數(shù)檔案的來源地不盡相同，因此信息相對的都比較分散，很難進(jìn)行統(tǒng)一的規(guī)范的管理; 其次，部分的建筑設(shè)計單位的檔案管理部門在工作過程中還是更側(cè)重于實體檔案管理，對建筑工程設(shè)計檔案管理的信息化建設(shè)的力度還是十分的薄弱。

1．2 檔案管理信息化建設(shè)動力不足

目前，我國的建筑工程設(shè)計檔案管理在信息化建設(shè)還處于初期的起步階段，在建設(shè)過程中還存在著很多的不足和漏洞，同時，在工程建設(shè)檔案管理信息化建設(shè)過程中，人才緊缺也是阻礙建筑工程設(shè)計檔案管理信息化建設(shè)的一個主要因素之一，檔案管理人員對建筑工程設(shè)計檔案管理的信息化建設(shè)的重要性認(rèn)識不足，在工作過程中出現(xiàn)走形式，無法確保工程建筑檔案管理信息化建設(shè)的真實性和可靠性。

1．3檔案管理信息化建設(shè)目標(biāo)不明確

一直以來，檔案管理人員對實物資料的收集總是能采取各樣方法與手段使其齊全、系統(tǒng)，但面對電子文件收集、整理等工作的時候，往往存在不太了解其工作意義，不明白實物資料與電子文件資料之間如何發(fā)揮互補(bǔ)作用以及電子文件系統(tǒng)收集以后怎樣發(fā)揮其利用上高效率的優(yōu)勢。究其根本原因主要是由于我國的建筑工程設(shè)計檔案在信息化建設(shè)過程中并沒有十分明確的目標(biāo)，這就成為致使我國的建筑工程設(shè)計檔案管理信息化建設(shè)發(fā)展緩慢的直接因素之一。

2 基于信息化的建筑工程設(shè)計檔案管理建設(shè)的方法

近些年來，建筑設(shè)計行業(yè)逐漸認(rèn)識到了工程設(shè)計檔案管理信息化建設(shè)是促進(jìn)行業(yè)向現(xiàn)代化發(fā)展的重要力量，因此，不少企業(yè)和單位紛紛加大了建筑工程設(shè)計檔案管理信息化發(fā)展的關(guān)注和投資力度，完善建筑工程設(shè)計檔案管理信息化的基礎(chǔ)配置，力求能夠不斷的提高建筑工程設(shè)計檔案的收集和管理能力以及檔案的再利用效率。

2．1 增強(qiáng)建筑工程設(shè)計檔案管理的現(xiàn)代化意識

建筑工程設(shè)計檔案作為建筑工程的重要組成部分之一，直接反映著工程建筑物施工質(zhì)量的安全性和可靠性。一直以來，建筑工程設(shè)計檔案信息化的發(fā)展和建設(shè)都比較緩慢，封閉性較強(qiáng)，開放性不夠，自然也就無法實現(xiàn)與時俱進(jìn)，導(dǎo)致檔案的實際利用在一定程度上成為了空話。為了能夠進(jìn)一步提高建筑工程設(shè)計檔案管理的有效性，增強(qiáng)建筑工程設(shè)計檔案管理的現(xiàn)代化意識，將檔案管理工作和信息化建設(shè)進(jìn)行有機(jī)的結(jié)合，確保在工作過程中能夠擺脫傳統(tǒng)工程設(shè)計檔案管理模式的束縛和影響，積極的摸索和建立一套健全的科學(xué)的建筑工程設(shè)計檔案信息化管理模式，為我國的經(jīng)濟(jì)發(fā)展和社會建設(shè)做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)

2．2 加大對建筑工程設(shè)計檔案管理人員的培訓(xùn)力度

檔案管理人員作為建筑工程設(shè)計檔案管理的主要執(zhí)行者和參與者，檔案管理人員的綜合素養(yǎng)和業(yè)務(wù)技能直接影響著建筑工程設(shè)計檔案管理工作的科學(xué)性和合理性。隨著我國科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展和創(chuàng)新，我國多數(shù)的檔案管理人員在對建筑工程設(shè)計檔案進(jìn)行管理的過程中卻還是沿用著傳統(tǒng)的管理方式，顯然已經(jīng)無法滿足我國現(xiàn)階段經(jīng)濟(jì)發(fā)展和社會建設(shè)的需求，加大對建筑工程設(shè)計檔案管理人員的培訓(xùn)力度，是實現(xiàn)我國建筑工程設(shè)計檔案管理信息化的關(guān)鍵因素。建筑工程設(shè)計檔案管理人員在工作過程中需要不斷地充實自我，豐富自己的知識面，從而不斷的提升自己在檔案管理工作中的具體價值; 同時相關(guān)的管理部門也需要不斷的培養(yǎng)和強(qiáng)化建筑工程設(shè)計檔案管理人員的現(xiàn)代化意識，提高檔案管理人員對計算機(jī)技術(shù)的掌握和應(yīng)用能力，為實現(xiàn)檔案管理的信息化建設(shè)奠定堅實的基礎(chǔ)和保障

2．3 樹立建筑工程設(shè)計檔案信息化管理的安全意識

隨著信息技術(shù)在我國的不斷發(fā)展和創(chuàng)新，為建筑工程設(shè)計檔案管理提供了更加方便快捷的管理方法和途徑，在一定程度上提高了我國建筑工程設(shè)計檔案信息化管理以及利用的效率和質(zhì)量，但是由于信息技術(shù)的不確定性同樣也給我國建筑工程設(shè)計檔案的信息化管理埋下了一定的風(fēng)險隱患。目前在我國，部分的建筑設(shè)計單位檔案管理部門在進(jìn)行建筑工程設(shè)計檔案的信息化建設(shè)過程中，忽視了對檔案的機(jī)密性和安全性的相關(guān)設(shè)置，導(dǎo)致部分的建筑設(shè)計檔案出現(xiàn)丟失后或泄密的問題，給相關(guān)的建筑單位和管理單位造成了十分巨大的影響，阻礙了我國建筑行業(yè)的健康持續(xù)發(fā)展。針對這種情況，相關(guān)的管理部門在進(jìn)行建筑工程設(shè)計檔案的信息化建設(shè)過程中，需要結(jié)合建筑工程設(shè)計檔案中的具體內(nèi)容的機(jī)密性對部分檔案進(jìn)行加密設(shè)置，通過運(yùn)用相關(guān)的計算機(jī)操作技術(shù)提高機(jī)密檔案的安全性和可靠性，將建筑工程設(shè)計檔案的信息化管理和實際運(yùn)用進(jìn)行有機(jī)的結(jié)合; 同時，在建筑工程設(shè)計檔案管理信息化建設(shè)過程中，還需要加大對檔案紙質(zhì)文件的保管力度和維護(hù)工作，從而進(jìn)一步提高我國建筑工程設(shè)計檔案管理的科學(xué)性和有效性。

篇4

【關(guān)鍵詞】檔案信息化；醫(yī)院；檔案管理

檔案是組織內(nèi)部的核心資料，檔案管理是現(xiàn)代化企事業(yè)單位或政府服務(wù)部門的重要工作之一。良好的落實檔案管理工作，不僅能夠提高檔案的利用價值，還能使更好的輔助企事業(yè)單位各部門更好的工作，為促進(jìn)企事業(yè)單位良好發(fā)展奠定基礎(chǔ)。但就當(dāng)前我國醫(yī)院檔案管理實際情況來看，檔案管理整體效果不佳。究其原因，與檔案信息細(xì)化建設(shè)不佳有很大關(guān)系。在科學(xué)技術(shù)不斷發(fā)展的今天，有效運(yùn)用計算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息技術(shù)等先進(jìn)技術(shù)來進(jìn)行檔案信息系統(tǒng)建設(shè)，可以將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，并且良好的收集、整理、分、保存檔案，提高檔案的利用價值，并且可以方便工作人員準(zhǔn)確、快速地獲取檔案，使用檔案。所以，良好的建設(shè)檔案信息化，利于提高醫(yī)院檔案管理水平。

一、檔案信息化建設(shè)在醫(yī)院檔案管理中的價值

從傳統(tǒng)意義上來看，檔案管理是現(xiàn)代企業(yè)和單位未做到準(zhǔn)確了解和掌握單位內(nèi)部人事、管理、財務(wù)及員工等方面情況的重要基礎(chǔ)。而對于醫(yī)院來講，檔案管理是醫(yī)院管理的重要部分，其有效的實施，可以提高檔案的利用價值，這對于醫(yī)療研究、臨床治療、人員調(diào)配等工作的良好開展有很大幫助。所以，在信息化建設(shè)已經(jīng)在社會各個行業(yè)領(lǐng)域中迅速鋪開的今天，應(yīng)當(dāng)高度重視檔案信息細(xì)化建設(shè)，輔助檔案管理，促進(jìn)檔案管理與時俱進(jìn)，滿足現(xiàn)代行業(yè)發(fā)展的客觀要求及醫(yī)院檔案應(yīng)用要求，為推動醫(yī)院持續(xù)健康的發(fā)展奠定基礎(chǔ)。所以，檔案信息化建設(shè)在醫(yī)院檔案管理中的價值較高。

二、加快檔案信息化建設(shè)提升醫(yī)院檔案管理實效的有效措施

基于以上內(nèi)容的分析，確定加快檔案信息化建設(shè)是非常重要的，利于提高醫(yī)院檔案管理的實效性。當(dāng)然，要想加快檔案信息化建設(shè)，應(yīng)當(dāng)采取有效的措施。筆者參考相關(guān)文獻(xiàn)及自身工作經(jīng)驗總結(jié)，提出以下建議：

（一）增強(qiáng)檔案信息的管理水平。隨著計算機(jī)管理軟件越來越多地運(yùn)用到現(xiàn)代檔案管理工作中，醫(yī)院應(yīng)當(dāng)注意到這一點，積極增強(qiáng)檔案信息的管理水平。也就是結(jié)合醫(yī)院實際情況，為檔案部門單獨(dú)建立局域網(wǎng)絡(luò)，購置計算機(jī)、掃描儀、管理軟件等，以便這些設(shè)備或軟件為檔案管理工作人員所用，使管理人員通過對其應(yīng)用，可以有效處理各種檔案管理工作，如檔案信息的收集、檔案信息利用價值的分析、電子檔案的錄入等等。所以，在加快醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的今天，應(yīng)當(dāng)高度重視增強(qiáng)檔案信息的管理水平

（二）加快檔案信息資源的建設(shè)。檔案信息化建設(shè)工作的核心應(yīng)該是檔案信息資源的建設(shè)。因為只有建立檔案信息資源，才能更好地支持檔案管理工作。當(dāng)然，要想更好的建設(shè)檔案信息資源，需要合理地進(jìn)行計算機(jī)軟件和硬件的配置，也就是結(jié)合醫(yī)院檔案管理工作的實際情況，從而選擇適合的、有效的技術(shù)手段來設(shè)置檔案管理軟件，以便其能夠靈活、有效地應(yīng)用，方便檔案管理人員快速、有效地開展各項管理工作，如業(yè)務(wù)管理、事務(wù)管理、檔案資源利用等等。另外，還要注意科學(xué)、合理地應(yīng)用信息技術(shù)，構(gòu)建檔案資源數(shù)據(jù)庫，以便存儲和共享檔案資源，方便醫(yī)院各部門人員應(yīng)用檔案。

（三）做好基礎(chǔ)工作推進(jìn)檔案信息化進(jìn)程。透過表面，看檔案管理的本質(zhì)，確定其是服務(wù)于機(jī)關(guān)事業(yè)單位的各項活動，因此檔案部門對單位的各項活動的記錄文件與相關(guān)材料的收集、規(guī)劃、存檔是非常必要的。而通過對醫(yī)院檔案部門以往工作情況的了解，確定檔案部門工作或多或少會存在一些問題，如檔案資料收集不佳、檔案資料整理存在缺陷、檔案資料分類不合理等等，這給后續(xù)檔案管理帶來諸多不便，并且造成檔案管理效果不佳。為了避免此種情況的持續(xù)發(fā)生，給檔案管理信息化、現(xiàn)代化、高效化推進(jìn)帶來負(fù)面影響，在積極進(jìn)行的醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的過程中，應(yīng)當(dāng)注意整治檔案基礎(chǔ)工作問題，確保檔案資源的完整性和準(zhǔn)確性，特別是在電子檔案資料歸檔方面，為保證電子檔案資料完整、有效、準(zhǔn)確，要制定部門人員工作準(zhǔn)則，以便檔案工作人員嚴(yán)格按照準(zhǔn)則執(zhí)行工作，并且遵守國家相關(guān)數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，統(tǒng)一進(jìn)行電子檔案資料的錄入。另外，對于過去的一些紙質(zhì)檔案，我們不能隨意的堆放，在其數(shù)字化之后要及時處理。

三、結(jié)束語

在科學(xué)技術(shù)不斷發(fā)展的今天，有效運(yùn)用計算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息技術(shù)等先進(jìn)技術(shù)來進(jìn)行檔案信息系統(tǒng)建設(shè)，可以將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，并且較好地收集、整理、分類、保存檔案，提高檔案的利用價值，并且可以方便工作人員準(zhǔn)確、快速地獲取檔案，使用檔案。所以，在醫(yī)療事業(yè)不斷發(fā)展的今天，積極構(gòu)建檔案信息化來提高醫(yī)院檔案管理水平是非常必要的，利于提高檔案的使用價值，使之在醫(yī)院醫(yī)療研究、人事任命、臨床治療等方面充分發(fā)揮作用，促進(jìn)醫(yī)院持續(xù)健康地發(fā)展。

【參考文獻(xiàn)】

[1]尉紅.現(xiàn)代化醫(yī)院管理須加快醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)[J].蘭臺世界，2013（z4）：139-139.

篇5

【摘要】本文分析了高校基建檔案信息化的涵義，以及針對高校基建檔案的特點和實行信息化管理的必要性、信息化建設(shè)過程存在的問題等進(jìn)行闡述，最終能更好地加快高校基建檔案的信息化建設(shè)步伐。

關(guān)鍵詞 基建檔案；信息化

當(dāng)前，在我國信息化快速發(fā)展的形勢下，我國高校招生規(guī)模發(fā)展迅速，高校工程建設(shè)規(guī)模也在不斷擴(kuò)大，高校工程建筑檔案也隨之日益顯現(xiàn)出其在基本建設(shè)中的地位和作用。與此同時，形成了大量的業(yè)內(nèi)資料——高校建筑工程檔案。

一、高校基建檔案信息化含義

所謂高校基建檔案的信息化，就是高校檔案館（室）的專業(yè)技術(shù)人員以紙質(zhì)檔案資料或機(jī)讀形式的檔案資料為主要對象，用計算機(jī)對檔案資料文獻(xiàn)進(jìn)行收集、篩選和不同層次的加工，使之轉(zhuǎn)化成為計算機(jī)軟件的形式提供相關(guān)部門進(jìn)行利用的過程。

二、在新形勢下高校基建檔案存在的特點

（一）高校建筑項目的檔案資料來源的連續(xù)性。高校基建部門的基建檔案，它所涉及的材料從提出項目建議書，到全面完成建設(shè)項目的驗收，這一成套的基建材料來自政府部門的審批、設(shè)計部門的設(shè)計和論證、施工單位的建設(shè)、監(jiān)理單位的監(jiān)督、材料設(shè)備等供應(yīng)單位的供給、質(zhì)檢部門的質(zhì)量監(jiān)察評估等，從而使基建檔案材料的來源有著連續(xù)不可分割性。

（二）建設(shè)項目檔案過程的完整性。基建檔案在項目建設(shè)過程中，包括擬建項目的建議、可行性方案的研究、編制初步工程設(shè)計、編制設(shè)計形成的文件、地質(zhì)地貌的勘察、工程設(shè)計招標(biāo)、企業(yè)簽訂合同以及施工、竣工、驗收的整個過程中所形成的文件和材料，這一過程是工程建設(shè)全程真實的、客觀記錄。這些檔案反映工程各個環(huán)節(jié)的內(nèi)在聯(lián)系和本質(zhì)規(guī)律。

（三）基建項目的檔案數(shù)量眾多。建設(shè)單位在建設(shè)過程中，參與的單位多，涉及的專業(yè)廣泛，則形成了基建歸檔的材料數(shù)量比單位里其它的專業(yè)技術(shù)活動形成的檔案歸檔的材料多。比如我們學(xué)校的新校區(qū)建設(shè)，體育場館建設(shè)等工程項目已形成的基建檔案數(shù)量就達(dá)100 余卷。

（四）基建項目涉及內(nèi)容的繁雜性。基建檔案在建設(shè)過程中，則需要涉及到天氣情況、地質(zhì)地貌、環(huán)境保護(hù)、建筑結(jié)構(gòu)、給排水工程、變電站、采暖系統(tǒng)、通信系統(tǒng)、自動化控制系統(tǒng)、消防等專業(yè)內(nèi)容，這些專業(yè)內(nèi)容的有機(jī)融合，則導(dǎo)致了基建檔案材料內(nèi)容的繁雜性。

三、高校基建檔案實現(xiàn)信息化管理的重要性

（一）采用傳統(tǒng)的人工管理方式來管理繁雜的基建檔案，不利于基建檔案的高效利用。高校基建檔案的高效利用是檔案管理者的最終目標(biāo)，檔案管理技術(shù)人員通過手工的收集、篩選、管理、利用。對管理人員來說，工作量增大且效率低，費(fèi)時費(fèi)力。如果實行信息化管理檔案后，那么檔案管理更多的是體現(xiàn)出信息化和高效性。檔案的利用價值也反映出來了。有些高校在保存整幢樓圖紙檔案時，考慮到該檔案圖紙的完整性并防止使用過程中出現(xiàn)問題，把同幢樓的建筑圖紙訂在一起，所以雖然保證了其完整性，但為每次的使用帶來很大的困難，復(fù)印起來也很困難。并且這種方法受到地域的限制，不利于遠(yuǎn)距離的訪問。

（二）加快高校基建檔案的信息化建設(shè)是最終目標(biāo)。由于當(dāng)前高校辦公的自動化、無紙化和電子化管理的逐步應(yīng)用，高校檔案管理的方法顯著改變，例如學(xué)校文件的起草、簽發(fā)、催辦、歸檔等整個流程都會在計算機(jī)和通信設(shè)備上實行，因此檔案管理工作者將面臨更多機(jī)讀形式的文件。

四、 高校基建檔案管理實現(xiàn)信息化存在的問題

（一）檔案管理人員的檔案專業(yè)知識不強(qiáng)，要求部門歸檔材料質(zhì)量不高。導(dǎo)致高校基建重要檔案缺失現(xiàn)象很嚴(yán)重, 高校基建主管部門以及分管領(lǐng)導(dǎo)對基建檔案歸檔工作認(rèn)識不夠，由于思想重視不夠，宣傳力度不到位，導(dǎo)致部分基建檔案的管理人員存在著“重建設(shè)、輕檔案”的錯誤思想。

（二）基建檔案缺少部門相關(guān)制度的保障, 管理過程不規(guī)范。基于整個基建工程涉及到多個部門，各個部門在檔案管理工作中，則缺乏統(tǒng)一的約束機(jī)制和調(diào)控手段，最終導(dǎo)致歸檔工作難以落實下去，不同部門的管理人員敷衍了事，消極對待。因此歸檔時間嚴(yán)重滯后、拖拉直至遙遙無期。更重要的是，檔案管理部門在人員、經(jīng)費(fèi)保障上也不能滿足，這都是相關(guān)部門缺乏制度保障和管理不規(guī)范造成的。

（三）管理部門缺乏檔案專業(yè)人員。在我國當(dāng)前信息化形勢下，由于招生規(guī)模擴(kuò)大，許多高校在進(jìn)行新校區(qū)擴(kuò)建的建設(shè)，原來基建部門和檔案管理部門的人員都比較少，而專職的檔案管理技術(shù)人員更是嚴(yán)重缺乏，既懂基建業(yè)務(wù)又擅長檔案管理知識的人員更少。因此，作為一名現(xiàn)代的檔案管理技術(shù)人員，既要熟悉基建的整個工作流程，跟蹤好檔案，又能熟練掌握好檔案管理信息化知識,能熟悉檔案數(shù)據(jù)庫技術(shù)和系統(tǒng)操作。如果在建的“新校區(qū)”建設(shè)規(guī)模巨大，如果沒有相應(yīng)地實行信息化技術(shù)管理, 那么很容易導(dǎo)致基建資料的丟失，建設(shè)單位和施工單位沒有相關(guān)人員管理則很容易出現(xiàn)這種情況。

（四）基建檔案的信息化程度不夠。隨著世界信息化技術(shù)的迅猛發(fā)展，檔案管理專業(yè)軟件也在不斷地開發(fā)、升級和利用，對繁雜的基建檔案進(jìn)行有效的信息化管理已成為時展的趨勢。從當(dāng)前情況上看，高校檔案各管理部門的發(fā)展水平還存在著差異，一些新單位的信息化水平程度還遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，這些都影響基建檔案的有效管理。

參考文獻(xiàn)：

篇6

一、人事檔案管理信息化

人事檔案管理信息化是將人事檔案管理工作的網(wǎng)絡(luò)化、高效化作為核心，是當(dāng)前人事檔案管理水平提升的重要途徑。在當(dāng)前階段，計算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的快速發(fā)展，為檔案管理工作提供了更為廣闊的發(fā)展空間。傳統(tǒng)的復(fù)雜、繁瑣、雜亂的人事檔案管理模式可以被信息化管理系統(tǒng)所取代，使得人事檔案的價值得到充分發(fā)揮。通過對人事檔案管理工作進(jìn)行信息化處理，能夠?qū)⒕哂袃r值的人事檔案信息轉(zhuǎn)變成為計算機(jī)系統(tǒng)可以識別的數(shù)字代碼，并利用數(shù)字系?y對其中的信息進(jìn)行識別、分類、存儲，實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)互連條件下的人事檔案資源信息共享。

二、當(dāng)前人事檔案信息化建設(shè)存在的問題

（一）人事檔案信息化管理層次較低

目前我國相當(dāng)一部分事業(yè)單位人事檔案管理過程中，因為沒有充分意識到該項工作的重要性，其信息化管理水平還較為落后，信息化管理工作依然停留在應(yīng)用計算機(jī)存儲檔案資料的階段。同時，人事檔案沒有及時的進(jìn)行信息化處理和更新，限制了對人事檔案資源的充分挖掘與利用，也阻礙了人事檔案信息化管理水平的提高。

（二）人事檔案信息化系統(tǒng)管理分散

大部分的人事檔案管理信息化建設(shè)工作中，通常都沒有進(jìn)行統(tǒng)一的規(guī)劃和管理，導(dǎo)致資源浪費(fèi)的情況十分嚴(yán)重。同時，各個部門之間的溝通較少，都只是在自己的崗位范圍內(nèi)開展檔案的信息化建設(shè)工作，存在著工作量重復(fù)、信息資源不共享的問題，與現(xiàn)代檔案管理資源共享的要求相悖，不利于人事檔案管理工作信息化水平的提高。

（三）檔案管理隊伍建設(shè)乏力

檔案管理人員是人事檔案管理工作的主體，其很大程度上影響著人事檔案管理工作及信息化建設(shè)的水平。因此，高水平、高業(yè)務(wù)能力的檔案管理隊伍是保證人事檔案管理信息化水平的關(guān)鍵。但是，當(dāng)前的人事檔案管理工作中，高素質(zhì)的專業(yè)人才嚴(yán)重缺乏，尤其是信息建設(shè)人員的技術(shù)水平較低，不能夠滿足當(dāng)前人事檔案信息化建設(shè)與管理的需要，給人事檔案信息化管理工作留下了較大的隱患。

三、提高人事檔案管理信息化水平的策略與建議

（一）提高人事檔案信息化的整體水平

為了確保人事檔案信息化工作的目標(biāo)得以實現(xiàn)，相關(guān)部門必須制定針對檔案管理信息化的相關(guān)規(guī)章制度，使得人事檔案信息化建設(shè)工作能夠可持續(xù)、穩(wěn)定發(fā)展。在信息化環(huán)境下，檔案使用主要是通過應(yīng)用有效的信息技術(shù)與信息管理方法，在嚴(yán)格的管理制度約束下開展有效的服務(wù)及信息管理工作。只有通過這種方法才可以使得人事檔案管理工作達(dá)到主動服務(wù)的目的，且能夠保證人事檔案信息的安全。用戶若需要檢索人事檔案的相關(guān)信息，則應(yīng)該在制定的安全網(wǎng)絡(luò)中進(jìn)行查詢，在獲得信息獲取權(quán)限之后，在對應(yīng)的安全管理協(xié)議制度下，對人事檔案的信息進(jìn)行有效的管理、合法的應(yīng)用。同時，檔案的另一個基本價值就是作為電子檔案法律憑證，這要求在信息技術(shù)環(huán)境下保證數(shù)字化檔案的真實性。當(dāng)前，我國的相關(guān)法律法規(guī)及檔案管理制度應(yīng)該進(jìn)行相應(yīng)的修改，保證檔案憑證功能得到充分發(fā)揮。

（二） 采用集中統(tǒng)一的管理體制

當(dāng)前人事檔案的管理體制較為松散，使得大梁的信息資源存在重復(fù)輸入、信息重復(fù)錄入等情況，使得信息資源沒有得到充分利用，相關(guān)的信息沒有得到有效的存儲、應(yīng)用。這不但沒有充分發(fā)揮檔案信息資源的重要功能，而且給信息使用帶來了極大的不變。所以，必須集中的采集和應(yīng)用人事檔案信息，建立集中統(tǒng)一的人事檔案管理體制，以現(xiàn)代信息技術(shù)作為支撐，實現(xiàn)人事檔案信息資源的數(shù)字化與共享。在信息化系統(tǒng)構(gòu)建過程中，對應(yīng)的人事檔案信息化軟件、硬件通常是保證自主開發(fā)的基礎(chǔ)上，確保檔案處理的各個環(huán)節(jié)，例如歸檔、編輯、傳遞、借閱等各個環(huán)節(jié)實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化，并最終形成數(shù)據(jù)庫，保證人事檔案信息資源得以快速的整合、使用。

篇7

一、人民法院檔案信息化建設(shè)的概念與沿革

檔案是指“國家機(jī)構(gòu)、社會組織以及個人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。” 人民法院的工作中形成的檔案大部分是訴訟檔案,屬于國家重要的專業(yè)檔案,訴訟檔案是“人民法院審判活動的真實記錄,是做好審判工作,實行審判監(jiān)督的重要依據(jù)和必要條件。” 訴訟檔案的管理工作與審判工作密不可分。數(shù)字化則是“將許多復(fù)雜多變的信息轉(zhuǎn)變?yōu)榭梢远攘康臄?shù)字、數(shù)據(jù),再以這些數(shù)字、數(shù)據(jù)建立起適當(dāng)?shù)臄?shù)字化模型,把它們轉(zhuǎn)變?yōu)橐幌盗卸M(jìn)制代碼,引入計算機(jī)內(nèi)部,進(jìn)行統(tǒng)一處理,這就是數(shù)字化的基本過程。” 人民法院檔案信息化,就是指利用計算機(jī)、掃描儀、圖像處理技術(shù)等現(xiàn)代化信息技術(shù)將傳統(tǒng)介質(zhì)的紙質(zhì)訴訟檔案,進(jìn)行數(shù)字化處理,進(jìn)而形成數(shù)字檔案信息資源并應(yīng)用于實際的過程。

隨著計算機(jī)技術(shù)的發(fā)展興起,法院檔案信息化以此為基礎(chǔ)開始起步。70年代末80年代初,計算機(jī)剛剛引入,我國檔案界便開始嘗試運(yùn)用計算機(jī)輔助檔案管理工作。到了90年代末,在信息化整體戰(zhàn)略的助推下,國家和地方政府對檔案信息化建設(shè)的投入大幅增加,檔案部門配置的信息化設(shè)備增多,檔案從業(yè)人員的計算機(jī)應(yīng)用能力迅速提高,檔案信息化建設(shè)的相關(guān)法規(guī)也得到了進(jìn)一步的完善,檔案信息化建設(shè)進(jìn)入了快速發(fā)展時期。進(jìn)入21世紀(jì)后,國家檔案局相繼頒發(fā)了《全國檔案信息化實施綱要》及《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十二五”規(guī)劃》等文件,要求“建立與國家經(jīng)濟(jì)和社會發(fā)展相適應(yīng)的檔案工作體制與機(jī)制,充分發(fā)揮檔案和檔案工作服務(wù)各項建設(shè)事業(yè)、服務(wù)人民群眾的作用” ,這標(biāo)志著我國的檔案信息化事業(yè)進(jìn)入了系統(tǒng)發(fā)展階段。

二、吳中法院檔案信息化的具體實踐

2012年4月28日,江蘇省檔案局印發(fā)了《江蘇省檔案信息化“十二五”發(fā)展規(guī)劃》,要求各市檔案局、省級機(jī)關(guān)各單位,結(jié)合本地區(qū)、本單位實際貫徹執(zhí)行。如今,江蘇省法院系統(tǒng)已全面邁入檔案數(shù)字化進(jìn)程中,蘇州市吳中區(qū)人民法院亦緊跟步伐,持續(xù)走在全省前列。2008年,吳中法院獲得了江蘇省第一批檔案五星級稱號,并于2010年順利通過復(fù)查。

為更好發(fā)揮檔案資源服務(wù)審判、服務(wù)社會的職能作用,吳中法院于2012年全面啟動檔案數(shù)字化工作。一方面對庫藏的歷史檔案集中進(jìn)行數(shù)字化加工,建立數(shù)據(jù)庫以備連網(wǎng)。截至2014年底,該院共掃描各類檔案186492卷、314546冊,對庫藏所有經(jīng)濟(jì)、執(zhí)行、行政卷宗和自2001年始所有民事、刑事卷宗進(jìn)行了數(shù)字化掃描,順利完成當(dāng)前檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)。另一方面對在辦案件實現(xiàn)“即收即掃”同步數(shù)字化,以備辦案過程中的查詢利用和共享。掃描公司特派專員進(jìn)駐檔案科,書記員整理材料完成后直接交付掃描專員進(jìn)行信息化處理,以保證信息檔案的即時性,借查閱卷宗均實現(xiàn)電子化。

該院的具體做法是:一是黨組重視。吳中法院黨組高度重視檔案數(shù)字化工作,多次召開會議,聽取匯報,研究方案,部署工作。在人案矛盾突出、辦公經(jīng)費(fèi)偏緊的情況下,抽調(diào)人員充實檔案科力量,撥出專款,優(yōu)先保障數(shù)字化掃描工作。二是有序推進(jìn)。精心挑選實力較強(qiáng)、工作經(jīng)驗豐富、具有相應(yīng)保密資質(zhì)的公司負(fù)責(zé)具體掃描工作,并督促該公司嚴(yán)格按文件要求備案;及時安排工作場地,安裝現(xiàn)場監(jiān)控系統(tǒng),制定詳細(xì)工作方案,簽訂協(xié)議,細(xì)化任務(wù),落實責(zé)任;工作過程中加強(qiáng)督促檢查,發(fā)現(xiàn)問題及時溝通解決,確保掃描檔案完整清晰,掛接及時有效,實體及電子檔案安全。三是齊心協(xié)力。檔案科在堅持做好日常查檔、歸檔工作的同時,強(qiáng)化分工合作,密切配合掃描公司開展工作,每天從庫房調(diào)檔、歸檔數(shù)百卷,并加派專員每日值班。法院網(wǎng)絡(luò)部門積極提供技術(shù)保障和支持,擴(kuò)大數(shù)據(jù)庫容量,以保障檔案數(shù)據(jù)的掛接。正是在如此條件下,吳中法院的檔案信息化建設(shè)才得以迅速發(fā)展。 三、法院檔案信息化建設(shè)的優(yōu)勢及存在的問題

相較于以紙質(zhì)為主要載體的檔案保存和管理,法院檔案信息化建設(shè)有三大優(yōu)勢。

第一,提高查詢便捷度。檔案數(shù)字化,是實現(xiàn)檔案信息化的前提條件和基礎(chǔ)。數(shù)字化資源存儲于硬盤、光盤等數(shù)字儲存介質(zhì)上,其優(yōu)勢在于不易遺失損毀,復(fù)制、轉(zhuǎn)移及查詢方便快捷,大大保障了檔案的安全度和使用便捷度。

第二,提高檔案利用率。法院檔案的管理歸根結(jié)底是訴訟檔案信息資源的開發(fā)利用,建立一體化的檔案信息化管理體系,把檔案管理納入局域網(wǎng)建設(shè)總體格局中,減少人力、物力、財力資源的占用,既便于管理,又能夠?qū)崿F(xiàn)資源高度共享,從而擴(kuò)大檔案利用率,提高全社會的檔案意識。

第三,降低空間占用率。現(xiàn)在各級法院檔案室均或多或少面臨著庫

藏檔案“爆滿”的問題,隨著微縮技術(shù)、掃描技術(shù)、光盤技術(shù)的運(yùn)用,檔案信息的儲存量大幅提高,存儲密度大大高于紙質(zhì)檔案,利用很小的空間就可以保存大量的信息,而且開發(fā)利用的速度快,易操作。但在法院檔案信息化實際操作中,也難免遇到一些問題。 首先。法院干警“重紙質(zhì)輕數(shù)據(jù)”的思想仍然存在。一些法院干警對數(shù)字化的檔案存在抵觸情緒,特別是一些工作年限長、年齡較大的干警,對于翻閱傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的工作模式已然習(xí)慣,對數(shù)字化檔案管理的接受度較低,有些甚至不熟悉計算機(jī)操作,仍舊要求借閱紙質(zhì)檔案,造成電子檔案的“有而無用”。

其次,檔案管理軟件本身開發(fā)尚不完善。應(yīng)用于檔案管理的軟件還不成熟,其穩(wěn)定性、實用性還有待加強(qiáng),軟件自身的程序問題造成檔案的丟失、重號狀況時有發(fā)生。

再次,數(shù)據(jù)在不同系統(tǒng)中轉(zhuǎn)錄易出現(xiàn)差錯。法院的數(shù)字化檔案是在多個平臺上產(chǎn)生,以江蘇省法院采用的辦公系統(tǒng)為例,檔案數(shù)據(jù)由信息管理系統(tǒng)轉(zhuǎn)入檔案管理系統(tǒng),或由辦公管理系統(tǒng)轉(zhuǎn)入檔案管理系統(tǒng),需要二次加工,再次錄入難免出現(xiàn)一定比例的人為誤差,不能完全確保檔案的真實性和準(zhǔn)確性。

最后,專業(yè)數(shù)字化公司對法院工作缺乏了解。由于“案多人少”矛盾突出,法院訴訟檔案的掃描工作,大多由相關(guān)專業(yè)公司派駐員工進(jìn)行數(shù)字化處理,這些員工精通數(shù)字化掃描工作,但對法院本身的工作全無了解,對紙質(zhì)訴訟檔案的形式及內(nèi)容亦無基本概念,也會一定程度上增加訴訟檔案數(shù)字化的錯誤率。

四、完善人民法院信息化建設(shè)的建議

第一,加強(qiáng)檔案工作與使用人員的培訓(xùn)。一方面,根據(jù)信息化檔案管理使用的新技術(shù)、新軟件的特點,對法院檔案部門人員進(jìn)行培訓(xùn),另一方面,對外聘的數(shù)字化專業(yè)公司人員進(jìn)行法院檔案基本內(nèi)容、構(gòu)成方面的培訓(xùn)。此外,要抓好檔案的安全教育和維護(hù)教育工作,使檔案調(diào)用人員在接受便捷的信息化檔案服務(wù)的同時,樹立檔案安全負(fù)責(zé)的意識,已有掃描電子檔的訴訟檔案,均不再以實體借閱形式對外借卷,盡量降低檔案安全管理的風(fēng)險。

第二,建立健全安全防范體系。積極應(yīng)用先進(jìn)的計算機(jī)技術(shù),照片修復(fù)技術(shù),電子信息回復(fù)技術(shù),計算機(jī)錄音處理技術(shù)等,為檔案安全提供技術(shù)支持。切實落實異地備份制度,對有多套檔案或檔案復(fù)制件的,確保異地存放至少一套,以防重大災(zāi)害或事故對檔案造成毀滅性損失。

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1.醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的內(nèi)涵及意義

1.1醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的內(nèi)涵

檔案信息化建設(shè)是指應(yīng)用信息技術(shù)生成、管理、開發(fā)利用檔案的過程。醫(yī)院檔案信息化建設(shè)以檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)為基礎(chǔ)，以檔案信息資源建設(shè)為核心，以擴(kuò)大檔案信息資源開發(fā)利用為目標(biāo)，以檔案信息化人才隊伍為依托，以政策法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、管理制度等為保障的信息化工作體系。

1.2醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的意義

由檔案信息化建設(shè)的內(nèi)涵得知，醫(yī)院的檔案信息化建設(shè)不僅包括醫(yī)院檔案信息資源的有序整理、網(wǎng)絡(luò)建設(shè)、數(shù)據(jù)庫建設(shè)、資源開發(fā)利用、人才隊伍建設(shè)，還包括工作的標(biāo)準(zhǔn)和法規(guī)的制定。當(dāng)前醫(yī)院檔案信息化建設(shè)重在利用現(xiàn)代計算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息技術(shù)，對醫(yī)院檔案資源進(jìn)行綜合管理、開發(fā)并提供利用[2]。

伴隨著醫(yī)院日常工作的開展，大量有關(guān)醫(yī)療、科研、黨政、基建、外事、財務(wù)等檔案形成，利用掃描儀、數(shù)碼相機(jī)等設(shè)備將檔案數(shù)字化并通過計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)上傳至檔案管理系統(tǒng)，可以很方便地從中檢索出需要的檔案資料，這大大提高了工作效率；其次，在醫(yī)院內(nèi)部實現(xiàn)檔案資源共享，查閱者通過網(wǎng)絡(luò)可以快速、便捷地查詢到所需要的檔案資料；第三，實行檔案信息化管理，通過對醫(yī)院檔案進(jìn)行信息數(shù)據(jù)備份，有利于提高檔案保管的安全性。

2.目前醫(yī)院檔案管理工作存在的問題

2.1傳統(tǒng)檔案管理方式受空間局限性較大

傳統(tǒng)模式下的檔案資料多由紙質(zhì)檔案構(gòu)成，這就對庫房的存儲空間有一定要求，然而由于近年來歸檔材料的逐年遞增，且檔案庫房的空間有限，紙質(zhì)檔案的保管受存放空間的限制影響越來越顯著，這一問題阻礙了檔案管理工作的有序開展。

2.2傳統(tǒng)檔案管理手段與信息化技術(shù)發(fā)展已不相適應(yīng)

傳統(tǒng)的檔案管理從分類、排序到裝訂入盒都是由人工完成，消耗了大量的時間與人力，工作效率過低。且由于人工操作的隨意性和差錯率高，降低了檔案查找的準(zhǔn)確率，容易出現(xiàn)查詢遺漏的情況，再次利用時需將檔案重新全部查找一邊，影響檔案的利用效率。

2.3傳統(tǒng)檔案管理增加檔案保管成本

涉及不同內(nèi)容不同種類的醫(yī)院檔案都有各自的保存期限，根據(jù)規(guī)定，超過保存期限是需要進(jìn)行銷毀的，但受到傳統(tǒng)檔案管理方式的制約，很難較完整準(zhǔn)確地統(tǒng)計出需要銷毀的檔案數(shù)量，且鑒定工作比較繁瑣困難，這樣容易造成檔案資源的浪費(fèi)，增加檔案保管工作的成本。

2.4檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)欠缺

檔案管理工作者相當(dāng)部分都不是專業(yè)的檔案管理人員，大多數(shù)對檔案手工操作比較熟悉，但是對信息技術(shù)的應(yīng)用管理比較陌生，因此給檔案信息化建設(shè)帶來了一定的阻礙。

3.醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的實施意見

3.1思想上要重視檔案信息化建設(shè)

重視對檔案信息化的建設(shè)是做好檔案管理工作的前提和基礎(chǔ)。只有摒棄舊的思想，改變傳統(tǒng)的檔案管理模式，適應(yīng)現(xiàn)代信息技術(shù)的不斷發(fā)展，明確醫(yī)院檔案管理信息化的發(fā)展目標(biāo)并認(rèn)真落實，才能做好檔案的信息化建設(shè)。

3.2加強(qiáng)檔案信息化的設(shè)施建設(shè)

檔案信息化建設(shè)需要配備完善的基礎(chǔ)設(shè)施和軟硬件設(shè)備。良好的硬件設(shè)施是醫(yī)院開展檔案信息化建設(shè)的物質(zhì)基礎(chǔ)。首先，配備一定數(shù)量的計算機(jī)是必不可少的。其次，需要有較大容量的服務(wù)器來支持檔案信息化處理，從而提高檔案信息化水平。有了基礎(chǔ)設(shè)施才能開展信息資源建設(shè)和應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)，因此需要具備一個完善的檔案管理系統(tǒng)軟件，將經(jīng)過信息化處理的檔案資料上傳至該軟件。此外，做好檔案管理部門與其他部門之間的檔案信息局域網(wǎng)建設(shè)，實現(xiàn)資源的信息共享，提高工作效率。

3.3提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平

轉(zhuǎn)變檔案管理人員陳舊的管理思想和服務(wù)模式，重視檔案工作人員業(yè)務(wù)知識的培養(yǎng)，為檔案工作者提供良好的學(xué)習(xí)條件，安排他們接受有關(guān)計算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息管理技術(shù)及現(xiàn)代管理技術(shù)等知識的培訓(xùn)，提升檔案管理人員應(yīng)用現(xiàn)代化信息技術(shù)的能力。

3.4建立檔案信息化建設(shè)的相關(guān)規(guī)章制度，健全信息化標(biāo)準(zhǔn)體系

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［關(guān)鍵詞］ 醫(yī)院；人事檔案；信息化

doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2012 . 08. 040

［中圖分類號］ R197.324；G270.7 ［文獻(xiàn)標(biāo)識碼］ A ［文章編號］ 1673 - 0194（2012）08- 0061- 02

1 前 言

社會的不斷發(fā)展，讓我們清醒地認(rèn)識到人才在其中發(fā)揮的重要作用。市場經(jīng)濟(jì)體制下，任何形式的競爭，最終都會轉(zhuǎn)化成人才的競爭，所以醫(yī)院想要在競爭中立于不敗之地，就必須做好人才的管理與培養(yǎng)工作。現(xiàn)代醫(yī)院人事管理更加重視對人的管理，而做好能夠反映醫(yī)院人員背景、工作經(jīng)歷以及道德品質(zhì)等方面的人事檔案就越來越受到人們的廣泛關(guān)注。具體來說，人事檔案就是記錄一個人的政治面貌、經(jīng)歷以及品德等方面的，有關(guān)這個人實際情況的文件材料，它主要發(fā)揮著憑證、參考的作用，對人員職稱的申報、轉(zhuǎn)正定級以及辦理各種與當(dāng)事人利益相關(guān)的保險都有著非常重要的影響。

隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)被應(yīng)用于社會生活的每一個角落，信息化也成為現(xiàn)代企事業(yè)單位加強(qiáng)內(nèi)部建設(shè)的必然選擇。特別是領(lǐng)導(dǎo)干部的人事檔案，這是表明一個人信息背景的重要來源，它對醫(yī)院的決策、預(yù)測、管理以及人員調(diào)動有著非常重要的作用。所以說，加強(qiáng)人事檔案管理信息化建設(shè)是醫(yī)院自身發(fā)展的需要，也是社會對醫(yī)院發(fā)展的必然需求。因此，探討如何解決醫(yī)院干部人事業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的若干問題，就有著非常重要的意義。

2 干部人事檔案管理存在的問題

醫(yī)院人事檔案管理工作，特別是對干部人事檔案的管理工作是一項機(jī)密、專業(yè)性很強(qiáng)的工作，干部的人事檔案必須要由專人來負(fù)責(zé)管理，并且要獨(dú)立存放。但是就目前我國醫(yī)院對人事檔案管理的現(xiàn)狀來看，存在著很多問題，亟待我們共同來解決。①管理方式比較落后。現(xiàn)階段，很多醫(yī)院普遍存在著房間資源有限，資料量非常大的現(xiàn)象，這就導(dǎo)致了很多醫(yī)院沒有一個專門的檔案室，或者和其他科室合用一個房間的現(xiàn)象。而且多數(shù)醫(yī)院都存在著管理人員數(shù)量不足的問題，這就使人事檔案管理方面缺少專人對其負(fù)責(zé)；在管理技術(shù)方面，沒有使用檔案管理軟件，或者檔案管理軟件沒有完全的發(fā)揮出其功能；檔案管理人員也缺乏必要的檔案管理知識，計算機(jī)操作有待加強(qiáng)。②干部人事檔案存在不真實的現(xiàn)象。人事檔案的真實可靠是醫(yī)院對人事檔案管理的最基本要求，因為科學(xué)的決策必須是建立在真實檔案信息的基礎(chǔ)上的，但是就目前干部人事檔案的管理現(xiàn)狀來看，某些干部出于個人利益的考慮，擅自對檔案進(jìn)行涂改，甚至是造假，嚴(yán)重影響了檔案材料的嚴(yán)肅性與權(quán)威性。③干部人事檔案存在不完整的現(xiàn)象。醫(yī)院對干部人事檔案進(jìn)行管理，最基本的任務(wù)就是對有價值的信息進(jìn)行搜集與整理，只有不斷豐富干部檔案的內(nèi)容，才能客觀、真實、全面地反映出領(lǐng)導(dǎo)干部自身的情況，才能對醫(yī)院的決策提供幫助。但是筆者在實際工作中發(fā)現(xiàn)，干部人事檔案經(jīng)常出現(xiàn)重要材料缺失、不完整的現(xiàn)象，比如干部的履歷表、培訓(xùn)、晉升以及職稱等反映領(lǐng)導(dǎo)干部基本信息的資料，經(jīng)常存在著不及時歸檔以及收集不完整的現(xiàn)象。

3 加強(qiáng)醫(yī)院干部人事檔案管理信息化的建議

3.1 提高對信息化的認(rèn)識

隨著計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展，企事業(yè)單位內(nèi)部的網(wǎng)絡(luò)化、信息化已經(jīng)成為社會發(fā)展的客觀要求。醫(yī)院的人事檔案管理想要做好信息化，首先就要轉(zhuǎn)變觀念，提高對信息化的認(rèn)識。特別是醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)干部，因為一個項目的能否在醫(yī)院順利展開，很大程度上都取決于醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)對這一項目的關(guān)注程度。因此，領(lǐng)導(dǎo)干部必須加強(qiáng)這方面的學(xué)習(xí)，提高對信息化的認(rèn)識，要做好帶頭作用，使整個醫(yī)院都提高對信息化的認(rèn)識，這是人事業(yè)檔案管理實現(xiàn)信息化的一個重要前提。

3.2 實現(xiàn)干部人事檔案信息的數(shù)字化

醫(yī)院的人事檔案信息化主要是由數(shù)據(jù)維護(hù)、系統(tǒng)設(shè)置、信息檢索以及統(tǒng)計報表幾個部分共同組成的。加強(qiáng)信息化的控制點加強(qiáng)數(shù)據(jù)維護(hù)與系統(tǒng)設(shè)置。如果醫(yī)院選擇了符合自身實際需求的信息管理系統(tǒng)，就可以使用計算機(jī)來進(jìn)行日常的檔案信息管理工作，并且加強(qiáng)局域網(wǎng)與互聯(lián)網(wǎng)建設(shè)可以將信息資源在醫(yī)院內(nèi)部進(jìn)行共享，同時還可以實現(xiàn)遠(yuǎn)程監(jiān)控、數(shù)據(jù)交換以及在線檢索等技術(shù)，提高了檔案的利用效率。但是這些工作的實現(xiàn)都是基于對人事檔案進(jìn)行數(shù)字化處理這一前提。需要檔案管理人員在確定信息的真實性與完整性的前提下，根據(jù)這些檔案數(shù)據(jù)的分類，利用計算機(jī)制作成表格，再將這些信息錄入到計算機(jī)的數(shù)據(jù)庫之中，以方便日后的管理與查詢。檔案信息的數(shù)字化處理，能夠減少檔案管理人員的工作量，降低失誤率，提高工作效率，同時也能夠?qū)Ω刹咳耸聶n案進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、系統(tǒng)化的管理，為干部人事檔案管理的信息化打下基礎(chǔ)。

3.3 增加資金投入

任何一個項目的啟動都需要資金的投入，信息化建設(shè)也不例外，醫(yī)院要從現(xiàn)狀出發(fā)，增加資金的投入，用以購置一些基礎(chǔ)設(shè)施。比如數(shù)據(jù)庫服務(wù)器、掃描設(shè)備、存貯器等設(shè)施，同時還要買檔案信息管理系統(tǒng)、殺毒系統(tǒng)等軟件。檔案信息管理系統(tǒng)軟件的選擇要符合醫(yī)院發(fā)展的實際，這樣才能夠發(fā)揮出信息化管理的效率。軟件系統(tǒng)必須涵蓋收集、歸檔、編目、存儲以及分析等功能，同時還需要很強(qiáng)的兼容性，能夠與在多種硬件平臺、操作系統(tǒng)條件下運(yùn)行，要具有很強(qiáng)的安全控制能力，能夠與其他數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)進(jìn)行有效連接，對數(shù)據(jù)進(jìn)行交換、共享等等。同時安全殺毒軟件、防火墻對檔案信息管理系統(tǒng)進(jìn)行實時保護(hù)，防止資源被盜取、損壞等等。人事檔案信息管理系統(tǒng)的軟件與硬件的投入是無法避免的，否則干部人事檔案信息化根本無從談起。

3.4 加強(qiáng)干部人事檔案管理隊伍的建設(shè)

干部的人事檔案管理工作，是黨政干部建設(shè)的一項重要組成部分。全面、準(zhǔn)確、完整的干部檔案信息是醫(yī)院選拔干部、落實黨的干部路線政策的基礎(chǔ)，而檔案管理人員是干部人事檔案管理工作的直接參與者，其素質(zhì)的高低對檔案管理工作的質(zhì)量有著直接影響，而加強(qiáng)醫(yī)院干部人事檔案管理信息化建設(shè)需要一批既懂檔案管理，又會計算機(jī)操作，同時還要具有崇高的職業(yè)道德的高素質(zhì)人才的加入。加強(qiáng)檔案管理人員的素質(zhì)建設(shè)：①加強(qiáng)職業(yè)道德建設(shè)，提高保密意識。醫(yī)院人事檔案管理工作本身就是一項保密性很強(qiáng)的工作，特別是領(lǐng)導(dǎo)干部的人事檔案資料，對于醫(yī)院的發(fā)展起著至關(guān)重要的作用。所以加強(qiáng)職業(yè)道德建設(shè)，提高保密意識必須要擺在首位。醫(yī)院在選擇檔案管理人員時，必須要全面考核，檔案管理人員必須要具有堅定的政治立場，能夠做到不傳密、不泄密，以保證檔案信息的安全。②定期或者不定期地對檔案管理人員展開培訓(xùn)工作，以更新他們的知識結(jié)構(gòu)，提高其業(yè)務(wù)水平。培訓(xùn)的內(nèi)容要包括：職業(yè)道德素養(yǎng)、檔案管理相關(guān)知識、計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)知識等等。提高檔案管理人員處理信息的能力，使其知識面不斷得到拓展，以適應(yīng)人事檔案工作不斷發(fā)展的需求。

3.5 保證檔案信息的安全性

對干部人事檔案實現(xiàn)信息化管理確實可以提高工作效率，能夠為醫(yī)院提供更加優(yōu)質(zhì)、高效的服務(wù)，但是我們也不能忽視信息化帶來的安全問題。檔案信息的安全問題可能來自錄入、傳送、調(diào)用、儲存等環(huán)節(jié)，所以我們除了要以制度的形式來規(guī)范檔案管理人員的操作行為之外，還要從技術(shù)層面入手，來保證檔案信息的安全。①可以采用網(wǎng)絡(luò)加密技術(shù)，來阻止第三方在數(shù)據(jù)傳輸?shù)倪^程中對數(shù)據(jù)進(jìn)行攔截；②對訪問權(quán)限進(jìn)行設(shè)置，對訪問檔案數(shù)據(jù)庫人員的身份進(jìn)行驗證，以防止沒有訪問級別的人員對數(shù)據(jù)庫的惡意訪問；③采用防火墻技術(shù)，有效阻止對醫(yī)院干部檔案信息的非法訪問，同時阻止沒有訪問權(quán)限的用戶從數(shù)據(jù)庫調(diào)出檔案信息；④采用寫保護(hù)技術(shù)，防止用戶對電子文件進(jìn)行隨意刪改，以保護(hù)信息資源的原始性與真實性；⑤重視數(shù)據(jù)的備份工作，并且對計算機(jī)進(jìn)行定期殺毒，阻止病毒、木馬對管理系統(tǒng)的攻擊。同時，檔案管理人員還要對計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展進(jìn)行持續(xù)關(guān)注，以期將先進(jìn)的技術(shù)引入檔案管理工作當(dāng)中。

4 總 結(jié)

綜上所述，隨著計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，信息化已經(jīng)被應(yīng)用于社會生活的各個領(lǐng)域，醫(yī)院必須把握好這一趨勢，加強(qiáng)干部人事檔案的信息化工作。我們可以從提高對信息化的認(rèn)識；實現(xiàn)干部人事檔案信息的數(shù)字化；增加資金投入；加強(qiáng)干部人事檔案管理隊伍的建設(shè)；保證檔案信息的安全性等方面入手，相信通過我們的共同努力，醫(yī)院的干部人事檔案管理信息化建設(shè)必然會進(jìn)入一個嶄新的階段。

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［5］王林， 閆春梅，李鳳鳴． 事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀及對策研究［J］． 產(chǎn)業(yè)與科技論壇，2011（16）．

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關(guān)鍵詞：醫(yī)院，檔案，信息化，網(wǎng)絡(luò)化

 

檔案信息化、網(wǎng)絡(luò)化是指在檔案管理過程中全面應(yīng)用現(xiàn)代化信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，對檔案信息資源進(jìn)行處理、管理和提供利用服務(wù)的工作。檔案資料實現(xiàn)信息化、網(wǎng)絡(luò)化要經(jīng)過三步處理：首先是檔案資料數(shù)字化；其次是檔案信息存儲、傳遞和提供利用一體化；最后是檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化。醫(yī)院檔案資料是醫(yī)院的信息載體，對醫(yī)院管理有重要的參考價值，也記載了醫(yī)院的發(fā)展歷史，具有重要的歷史和現(xiàn)實價值。檔案資料資源做為醫(yī)院最為寶貴的非物質(zhì)財產(chǎn)，能否對其加以妥善保存、管理以及充分利用，將直接影響到醫(yī)院的生存與發(fā)展。隨著有中國特色社會主義事業(yè)和社會主義市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，計算機(jī)技術(shù)已經(jīng)廣泛應(yīng)用于包括醫(yī)院在內(nèi)的各個部門。包括文書檔案、人事檔案、病歷檔案、圖書館檔案、設(shè)備和后勤管理檔案等醫(yī)院檔案的傳統(tǒng)的工作模式和管理方法已不適應(yīng)新形式的需要，迫切需要現(xiàn)代化。目前各醫(yī)院已經(jīng)不同程度地將計算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于本部門的檔案管理。但是由于各部門使用不同的軟件進(jìn)行檔案管理，對于醫(yī)院各部門信息的整合造成一定的困難。

1.醫(yī)院檔案信息化、網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的主要內(nèi)容

1.1 文書檔案的信息化、網(wǎng)絡(luò)化

文書工作是檔案工作的基礎(chǔ)。為適應(yīng)新形勢下的工作需求，把收到的文件用計算機(jī)登記，按照批辦的次序在網(wǎng)絡(luò)內(nèi)傳閱，并設(shè)定傳閱時間和批辦時間。若傳閱文件未及時返回，催辦程序會向預(yù)先設(shè)定的郵件地址及移動通訊工具發(fā)出信息，提醒承辦人及時閱文，并對處理完畢的文件進(jìn)行自動管理，以減少檔案人員年終的工作量。由擬稿人將稿件輸入計算機(jī)—辦公室審核—簽發(fā)人簽發(fā)—辦公室修改、繕印、蓋章、分發(fā)—信息中心歸檔這樣原來需要幾小時、幾天，現(xiàn)在幾十分鐘、幾小時就可以實現(xiàn)，大大減少了文書處理部門的工作量，減輕了檔案人員的負(fù)擔(dān)，縮短了決策時間，節(jié)約了成本，使得醫(yī)院決策的效率大大提高。

1.2 人事檔案的信息化、網(wǎng)絡(luò)化

隨著社會信息化進(jìn)程的加快、社會人員流動性大大增加，準(zhǔn)確、迅速地提供人事檔案信息尤為重要。科技論文。根據(jù)人事檔案的特點，運(yùn)用現(xiàn)代化手段，建立和完善人事檔案的信息化、網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，從實體管理向網(wǎng)絡(luò)管理轉(zhuǎn)變，實現(xiàn)人事檔案的動態(tài)管理，把日常工作中遇到的問題分門別類，實現(xiàn)查閱統(tǒng)計、檔案變更、報表處理、系統(tǒng)維護(hù)等多種功能的管理。不但便于管理部門管理、監(jiān)督，也便于個人對自己檔案的了解。科技論文。[1]

1.3 病歷檔案的信息化、網(wǎng)絡(luò)化

隨著醫(yī)學(xué)事業(yè)的發(fā)展，各種新的治療手段不斷出現(xiàn)。將各種微創(chuàng)性手術(shù)的開展包括腹腔鏡、胸腔鏡下各種手術(shù)的名稱進(jìn)行分類，運(yùn)用計算機(jī)綜合查詢分析功能，將各類手術(shù)及療效情況進(jìn)行分類匯總，通過網(wǎng)絡(luò)提供給各臨床科室，便于醫(yī)院人員查詢、分析、討論，進(jìn)行統(tǒng)計后編寫相關(guān)的學(xué)術(shù)論文。病歷檔案也包括醫(yī)學(xué)影像圖片的儲存和查詢，使得醫(yī)護(hù)人員及患者可以方便的查詢。

1. 4醫(yī)院圖書館的信息化、網(wǎng)絡(luò)化

隨著圖書館業(yè)務(wù)的拓展，圖書館不僅是圖書資源的管理部門，也是醫(yī)學(xué)情報的提供和搜集部門。對在工作中形成的經(jīng)驗和認(rèn)識以及在各個環(huán)節(jié)中自然形成和產(chǎn)生的知識、數(shù)據(jù)、資料等信息成品或半成品記錄下來，形成檔案，并通過網(wǎng)絡(luò)傳遞來進(jìn)行知識交流，成為共享知識，將隱性知識轉(zhuǎn)化為顯性知識，最大限度地實現(xiàn)檔案信息隱性知識的價值。通過對圖書業(yè)務(wù)檔案的再整合，為讀者提供更快捷、更有價值的信息。

1.5 設(shè)備和后勤管理檔案的信息化、網(wǎng)絡(luò)化

設(shè)備和后勤所管理的醫(yī)療及后勤設(shè)備是醫(yī)院固定資產(chǎn)的重要組成部分，對于醫(yī)院投入產(chǎn)出分析、醫(yī)院資產(chǎn)匯總管理具有重要作用。對于這些設(shè)備的采購時間、采購價格、維修情況、出借情況、報廢處理的資料形成檔案，輸入計算機(jī)系統(tǒng)，通過網(wǎng)絡(luò)達(dá)到有權(quán)限的共享，不但便于設(shè)備和后勤科室對于醫(yī)療和后勤設(shè)備的管理，也便于各使用科室對本科室設(shè)備的管理。[2]

2.醫(yī)院檔案信息化、網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)面臨的主要問題

2.1基礎(chǔ)設(shè)施有待完善

大部分醫(yī)院的局域網(wǎng)建設(shè)還不夠完善，有的辦公自動化系統(tǒng)尚未開始實施，無法形成醫(yī)院檔案體系，檔案信息化管理受此制約。

2.2信息化建設(shè)人才缺乏

由于對檔案信息化、網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)重視程度不夠，醫(yī)院信息化、網(wǎng)絡(luò)化人才梯隊建設(shè)不夠完善，不能滿足當(dāng)前醫(yī)院發(fā)展的要求。科技論文。

2.3電子文件保密性受限制

電子文件檔案的原始性、真實性容易被破壞。保證電子文件的原始性、真實性、完整性的技術(shù)難度較大。檔案的本質(zhì)屬性是原始記錄性。紙質(zhì)文件內(nèi)容原始性很容易被確認(rèn)，電子文件的內(nèi)容不僅易于變化，而且失去了固定的形式，使得文件保密性變?nèi)酢ｋ娮游募子谛薷模腋膭雍罂梢圆涣羧魏魏圹E，雖然已有一些技術(shù)可防止偽造電子文件和在“原稿”上增刪改，但其內(nèi)容發(fā)生變化的可能性總是比紙質(zhì)文件要大得多。計算機(jī)內(nèi)存貯的電子檔案無個人筆跡特征，無書寫墨跡和新舊的區(qū)別，一旦被刪改，復(fù)制或纂改內(nèi)容都很難被識別。以上的種種問題都對電子文件的保密性提出了嚴(yán)峻的考驗，隨著網(wǎng)上竊密技術(shù)的不斷完善，進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)中的任何文件都再難以做到絕對保密。

3.醫(yī)院檔案信息化、網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的對策

3.1提高領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識，加大投入

要拓寬各級領(lǐng)導(dǎo)的知識領(lǐng)域，在提高領(lǐng)導(dǎo)信息化水平方面多進(jìn)行一些培訓(xùn)工作，改變現(xiàn)有的知識結(jié)構(gòu)，以適應(yīng)信息化建設(shè)的需要。要舍得投入財力，配置與檔案信息化相適應(yīng)的軟、硬件設(shè)施。檔案主管部門，要與相關(guān)部門溝通協(xié)商，共同提出解決辦法，使檔案信息化建設(shè)得到更快的發(fā)展。

3.2引進(jìn)和培養(yǎng)信息化建設(shè)人才

從目前醫(yī)院檔案人員學(xué)歷上看，大專院校畢業(yè)的人員比例偏少，對檔案信息化工作的開展十分不利。要改變這種狀況，必要的方法就是調(diào)入大專院校畢業(yè)生，改變隊伍素質(zhì)結(jié)構(gòu)，以適應(yīng)新的工作需要。培養(yǎng)懂得計算機(jī)知識與檔案管理的復(fù)合型人才，為檔案信息化建設(shè)提供必要的人才保障。

3.3加大經(jīng)濟(jì)和技術(shù)投入，確保醫(yī)院電子文件的安全

專用網(wǎng)是最徹底的解決檔案管理安全的方法。其成本較高，也帶來了很大的不便，比如離開鋪設(shè)物理網(wǎng)絡(luò)的區(qū)域就不能查詢網(wǎng)絡(luò)檔案。保存在互聯(lián)網(wǎng)上的檔案，主要通過如下三點保證檔案的安全：一是安裝新一代防火墻。防火墻須具備強(qiáng)大的病毒掃除功能、適應(yīng)IP加密的需求、開發(fā)新型安全協(xié)議、推廣單向防火墻、增強(qiáng)對網(wǎng)絡(luò)攻擊的檢測和預(yù)警功能、完善安全管理工具,特別是可疑活動的日志分析工具等。二是生物識別技術(shù)。指紋識別技術(shù)是行之有效的生物識別技術(shù)，具有不可復(fù)制性。三是加密及數(shù)字簽名技術(shù)。

總之，社會信息化建設(shè)步伐的不斷推進(jìn)，帶動了醫(yī)院檔案工作的進(jìn)步。雖然醫(yī)院檔案的信息化、網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)仍存在一些問題，但已經(jīng)產(chǎn)生了巨大的經(jīng)濟(jì)和社會效益。隨著投入增加、人才引進(jìn)及安全性的增加，醫(yī)院檔案的信息化、網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)必將為醫(yī)院的發(fā)展產(chǎn)生巨大和深遠(yuǎn)的作用。

【參考文獻(xiàn)】

[1]林衛(wèi)華. 電子文件檔案管理存在的問題及對策分析[J],2010,(1).

[2]牟峰等. 淺談醫(yī)院信息化與電子檔案管理[J].中國醫(yī)療前沿,2007,(14).

[3]黃偉. 略論電子信息技術(shù)條件下的檔案保密工作[J].中國經(jīng)貿(mào),2009,(6).